CASO VIP

CASO VIP INTRODUCCIÓN En el presente trabajo vamos a analizar a la empresa VIP encargada de comercializar vehículos y repuestos automotrices, la cual presenta varios problemas en su organización. Pero a pesar de ello, cuento con un destacado éxito en el mercado. COLABORADORES QUE INTERVIENEN AREA ALMACEN CENTRAL LIMA PLANTA PRE-ENTREGA TIENDA MANCO CAPAC CONTABILIDAD VENTAS ESPECIALES GERENCIA

NOMBRE JAIME RAÚL ESTEBAN ESTEB AN CARLOS CARLO S PEDRO SANTIAGO RENZO ARTURO FELIPE SR. VEIN

PUESTO Jefe de Almacén Central Control de Inventarios Almacener Alma ceneroo N° 1 Almacener Alma ceneroo N° 2 Encargado Mecánico de Planta Vendedor Encargado de Facturación Ventas Especiales de Autos Dueño

PROBLEMAS ESPECÍFICOS

DIALOGO

PROBLEMA

AREAS INVOLUCRADAS

EXPLICACIÓN

Contabilidad y Almacén Central Lima Contabilidad y Almacén Central Lima Contabilidad y Almacén Central Lima Contabilidad y Almacén Central Lima Almacén de Planta PreEntrega y Mecánico de Planta. Almacén de Planta PreEntrega y Mecánico de Planta.

Su sistema no permite diferenciar las salidas de mercadería por venta o para pre-entrega. La información no es exacta ya que lo actualizan cada semana.

1

NO CONTROL PARA DIFERENCIAR LAS SALIDAS NO FIGURA EL STOCK EN TIEMPO REAL NO HAY UN SISTEMA INTEGRADO FALTA DE INTERES DE LAS FUNCIONES DE OTRAS ÁREAS NO CUMPLEN CON LOS PROCEDIMIENTOS

2

NO EXISTE ESTADISTICA DE ROTACIÓN DE LOS PRODUCTOS

No hay interrelación o una red de información entre las áreas. Usan sistemas aislados. Hay una evidente desinterés de las funciones de las otras áreas. Al momento de solicitar productos en el almacén no se sigue siempre el conducto regular. No se tiene cifras exactas de rotación de los productos.

MERCADERÍA ESCRITA NO COINCIDE CON LO FÍSICO.

3

4

5

6

7

que figura escrita en su Bin Almacén Central Mercadería Lima y Tienda Card no tiene relación con lo habido Manco Capac. físicamente en almacén. Como no hay una estadística de la rotación de los productos, se basa de AL NO EXISTIR números aproximados sin considerar las ESTADÍSTICA DE Almacén Central cantidades que contiene un empaque. ROTACIÓN, NO SE Lima y Tienda Ya que si lo hubiera, se entregaría por CONSIDERAN LAS Manco Capac. cantidades de empaque y no por CANTIDADES DE UN producto suelto (Ejem: Si su estadística EMPAQUE es 95 y el empaque es de 100 unids, se entregaría 100). NO FIGURA EL No tienen información a tiempo real. No STOCK EN TIEMPO Almacén Central hay comunicación entre la misma área. Lima REAL No se debe asignar las responsabilidad DELEGACIÓN DE inherentes al cargo de uno a terceros, SUS Almacén Central ya que puede ocasionar descontrol y RESPONSABILIDADE Lima hasta generar la duplicidad de S A OTROS información. No hay control en las perdidas del producto y no se establece un NO HAY CONTROL Almacén Central procedimiento para encontrar a los DE PÉRDIDAS Lima responsables. Además, se muestra desinterés en encontrar alguna explicación a las pérdidas. Almacén Central Al no contar con una debida estadística NO HAY STOCK Lima y Ventas de rotación de inventarios y por ende de CRÍTICO un stock crítico, no se puede atender los Especiales pedidos. NO FIGURA EL Almacén Central No hay una información real del stock cada área. Ejem: Almacén Central STOCK EN TIEMPO Lima y Ventas en debía llamar a Planta o a tienda para REAL Especiales recabar la información. LA GERENCIA NO Almacén Central Los dueños no dan el ejemplo y no CUMPLE LOS Lima y Dueño siguen los procedimientos para requerir PROCEDIMIENTOS los productos de almacén. NO HAY BUEN Los dueños no son atentos y se TRATO ENTRE Almacén Central muestran demasiado autoritarios con los GERENCIA Y LOS Lima y Dueño trabajadores. TRABAJADORES Los dueños no se encuentran de las NO HAY INTERES DE ventas ni de la pre-entrega que tiene la LOS DUEÑOS Almacén Central empresa. Ejem: Había un pedido SOBRE EL MANEJO Lima y Dueño importante que atender y con este DE LA EMPRESA requerimiento del dueño, se acorta la posibilidad de cumplir con el cliente. Almacén de Existe una falta de control de los NO HAY CONTROL Planta Preingresos de existencias ya que éstas DEL INGRESO DE Entrega y ingresan sin Kardex. EXISTENCIAS Almacén Central Lima FALTA DE INTERÉS Almacén de Falta de dar solución a los problemas, EN LA SOLUCIÓN DE Planta Preya que no le dan la debida importancia a

PROBLEMAS

Entrega y los requerimientos que existen en otras Almacén Central áreas. Hay personal negligente. Lima

PROBLEMA GENERAL Se encuentra una falta de control por parte del personal encargado del Almacén Central con la Planta y Tienda. No se cuenta con información a tiempo real, ya que existe una falta de coordinación entre las distintas áreas. Asimismo, no se cumplen con los procedimientos y normas mínimas de control de las áreas involucradas, lo cual es consecuencia de que el personal realiza sus labores de forma negligente. RECOMENDACIONES 

Elaborar un checklist de los procedimientos, parámetros y normas que deben de cumplir todo el personal involucrado.



Realizar auditorías de control interno cada 15 días para verificar si se están cumpliendo con las normas y procedimientos.



Realizar auditorías de control en forma sorpresiva.



Capacitar al personal en forma continua en los distintos procesos como control de inventarios y seguridad.



Mejorar los procesos de estiba, despacho para evitar el desmedro y mermas de inventario.



Habilitar un sistema integrado entre las áreas para que obtenga la información a tiempo real.