AUDITORES & ASOCIADOS
CARTA COMPROMISO Babahoyo, 22 de febrero del 2010 Ing. Carlos Vera Espinoza GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA “PASION DE CHOCOLATE”
Ciudad.De mis consideraciones: Por medio de la presente tenemos el agrado de confirmar la aceptación y entendimiento de este compromiso. La Auditoría de Calidad de Procesos será realizada con el propósito de conocer como se elabora el chocolate y bajo que estándares de calidad es sometido el producto. La Auditoría se efectuará de acuerdo a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA), Normas Internacionales de Auditoría (NIA) y las Normas ISO 9002, 9003 y demás procedimientos de auditoria necesarios. Esta auditoría va a incluir un examen al proceso productivo sobre la elaboración o fabricación de chocolates, si durante nuestra revisión observamos errores o irregularidades en el proceso de producción o fabricación del producto, le haremos saber mediante la presentación de un informe al término de la auditoria, la misma que se iniciará el 14 de febrero f ebrero del 2010. Esperamos una cooperación total de su personal y confiamos en que ellos pondrán a nuestra disposición todos los registros, documentación, y otra información que se requiera en relación con nuestra auditoría. Nuestros honorarios serán de $2,500.00 que se facturarán a medida que avance el trabajo, se basan en el tiempo requerido por las personas asignadas al trabajo más gastos gastos directos. Las cuotas por hora individuales varían según el grado de responsabilidad involucrado y la experiencia y pericia requeridas.
Si está de acuerdo con las condiciones establecidas en esta carta favor de firmar y devolver la copia adjunta de esta carta para indicar su comprensión y acuerdo sobre los arreglos para nuestra auditoría.
Atentamente,
AUDITORES & ASOCIADOS
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Mónica Johanna Arias Morejón
Senior
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Leidy Jenniffer Pino García
Paola María Rodríguez Villalva
Junior
Junior ……..…………………………………..
Cinthya Violeta Cruz Cárdenas
Junior
PRE-AUDITORIA
Visita Preliminar Revisión y Entrega de la Carta Compromiso Visita a las Instalaciones de la Empresa (Visita a las diferentes áreas de la Empresa a Auditar). Poner a disposición cuantos documentos relativos a la prevención de riesgos laborales se posean, prioritariamente los tipos internos Poner a disposición cuantos documentos estén relacionados con:
La Estructura Organizativa, incluyendo las funciones y tareas de cada puesto de trabajo
Métodos de Trabajo Procesos de Trabajo
Establecer Reuniones Previas sobre la Auditoría, con el Equipo Auditor
Informar a su Estructura Organizativa sobre el Alcance de la Auditoría, así como su participación en ella
Coordinar con su personal las fechas y horarios de la Auditoría, al objeto de evitar interferencias con el Proceso Productivo de la Empresa (Instalaciones, Centro de Trabajo)
DESARROLLO DE LA AUDITORIA DE CALIDAD DE PROCESOS
Definición Lógica de la Aplicación de los Procesos Desarrollo Técnico de la Aplicación de los Procesos Diseño de Programas de la Aplicación de los Procesos Formulación o Elaboración de Cuestionarios Aplicación de Cuestionarios Entrevistas al Personal de la Empresa Evaluación al Equipo que trabaja en el Departamento de Procesos
POST-AUDITORÍA
Desarrollo del Flujograma de las Actividades de la Fase de Post-Auditoría Evaluación de los Sistemas Productivos Plan de Medidas Correctivas Revisión Preliminar de Avance Seguimiento del POA (Programa de Obras y Actividades) Garantía Interna de Calidad Entrega y Lectura del Borrador (Pre-Informe).
Entrega y Lectura del Informe Final, con sus respectivas Observaciones, Recomendaciones y
Conclusiones sobre la Auditoría.
LOS CRITERIOS Y NORMALIZACIÓN DE LAS ISO 9001-9002-9003 Qué es la ISO 9000? Es una Norma Internacional de Calidad que emplean algunas empresas.
La Calidad: Es el resultado de una actitud enérgica y comprometida, de esfuerzos sinceros, de una ejecución talentosa. Representa la elección más sabia entre muchas alternativas.
El cambio que genera Antiguamente, la calidad era medida en el proceso final de un producto o servicio, lo que persigue la ISO 9000 es involucrar todo el proceso de producción, desde el desarrollo de la idea. Este sistema de calidad alcanza a toda una organización, está enfocada a dar confianza al cliente, las partes interesadas son el cliente y el proveedor, no tiene requisitos legales, este modelo busca efectuar acciones preventivas y correctivas. Hoy cada paso de la producción o del servicio está constantemente en control de calidad. Así, cada etapa del proceso está cooperando para llegar a un producto o servicio óptimo para el mercado, bajando así considerablemente los porcentajes de devoluciones del producto o servicio.
La Certificación según ISO 9000 tiene las siguientes ventajas:
La confianza reforzada entre los actuales y potenciales clientes en la capacidad de la empresa para suministrar en forma consistente los productos y/o servicios acordados. La verificación de esta capacidad es efectuada por un organismo independiente. Existe una mejor posición competitiva. La auditoría externa que implica la certificación según ISO 9000, permite identificar oportunidades de mejoramiento del sistema de calidad. Es posible sustituir las auditorías de calidad de cada uno de los clientes por la efectuada por un solo organismo idóneo, imparcial. Ayuda a su vez en los procesos de mejoramiento de la calidad iniciados por los clientes. Produce un mejoramiento en la motivación y en el trabajo en equipo del personal ya que la certificación es la resultante del esfuerzo colectivo de la empresa.
La Norma ISO 9000 tiene las siguientes desventajas:
Requiere gran esfuerzo y tiempo para lograr el objetivo. El sistema origina cierta burocracia.
NORMAS BÁSICAS: ISO 9002-9003 ISO 9002: Esta Norma fue creada para empresas que no diseñan sus productos o servicios. De los 20 requisitos señalados en la ISO 9001, solamente el ítem Nº4 no se aplica (Control de Diseño)
La ISO 9002 corresponde a la Evaluación del Sistema de Aseguramiento de Calidad. Esto se obtiene luego de un arduo trabajo, el que es capaz de cambiar la mentalidad del personal de una empresa. Esto debido a que cada funcionario tiene una mayor conciencia y conocimiento de lo requerido en su puesto de trabajo.
ISO 9003: Esta Norma fue diseñada solamente para regular el Control de Calidad, y es para empresas que no producen ni dan servicios. Estas empresas corresponden a las que concentran sus esfuerzos en recepcionar, inspeccionar y despachar productos. Su origen viene de las Normas Militares Americanas de los años 40. Esta norma en distintas ocasiones se trató de eliminar, pero debido a que existen empresas con las características descritas anteriormente, se ha mantenido vigente. De los 20 requisitos señalados en la ISO 9001, los siguientes ítems no se aplican:
Control del Diseño Adquisiciones Control de Proceso Servicios
¿Qué es la ISO 14000? Es una Norma de Calidad, que obliga a las compañías a afectar el tema ambiental. Esta norma alcanza a toda la organización, está enfocada a conservar el medio ambiente, sus partes interesadas tienen un alcance de nivel mundial, consta de requisitos legales, y este modelo busca un mejoramiento continuo.
Ventajas de la Norma ISO 14000:
Proporcionan a las empresas una estructura reconocida en el ámbito internacional para controlar el impacto ambiental de sus actividades, productos o servicios. Proveen a las empresas con elementos de un sistema de gestión ambiental efectivo para ayudarles a alcanzar sus objetivos y metas ambientales y económicas. Permiten demostrar a los clientes, la comunidad y autoridades el compromiso de la entidad con la protección del medio ambiente. Ayudan a identificar puntos claves para lograr un ahorro en el consumo de materiales y energía, además de aumentar la productividad de la empresa.
DEFINICIÓN LÓGICA DE LA APLICACIÓN DE LOS PROCESOS El “Control Interno Gerencial” o simplemente el “Control Interno “, es una expresión utilizada
con el objeto de describir todas las medidas adoptadas por los accionistas y directores de empresas para dirigir y controlar las operaciones de sus empresas . Normalmente para una empresa específica se refiere a su “Sistema de Control Interno”, las técnicas específicas para
ejercer un control sobre las operaciones y recursos varía de una empresa o entidad a otra según la magnitud, naturaleza, complejidad y dispersión geográfica de las operaciones de la entidad. Sin embargo, los siguientes pasos básicos deben ser parte de un Sistema de Control interno Gerencial eficaz:
Establecer normas, metas u objetivos (criterios). Analizar el rendimiento y evaluar los resultados (comparación). Tomar acciones correctivas.
DESARROLLO TÉCNICO DE LA APLICACIÓN DE LOS PROCESOS La gestión de recursos de desarrollo de aplicaciones limitados debe resolver forzosamente un dilema generalizado: ¿debería darse rienda suelta a la energía creativa y a veces caótica de los programadores, o deberían las organizaciones adoptar y aplicar metodologías más rigurosas y orientadas a los procesos con la esperanza de conseguir un mayor control sobre los plazos, los productos finales y la calidad? En última instancia, cada organización tiene que encontrar su propio equilibrio. Con la experiencia que hemos acumulado en la realización de proyectos, Lionbridge está convencida de que la disciplina en procesos es la clave para poder ofrecer calidad y asegurar la satisfacción de los clientes. La disciplina en procesos adopta muchas formas, pero la presencia del proceso no garantiza la obtención de beneficios. Tampoco son iguales todos los procesos. La aplicación del proceso adecuado en el momento oportuno es la clave del éxito. En este documento examinaremos los retos de desarrollo y de gestión a los que se enfrentan las organizaciones en el actual entorno orientado a los servicios y ofreceremos modelos y enfoques de disciplina en procesos que podrá adaptar a su situación concreta.
DISEÑO DE PROGRAMAS DE LA APLICACIONES DE LOS PROCESOS Se refiere al equipamiento lógico o soporte lógico de una computadora digital, y comprende el conjunto de los componentes lógicos necesarios para hacer posible la realización de tareas específicas; en contraposición a los componentes físicos del sistema, llamados hardware. Tales componentes lógicos incluyen, entre muchos otros, aplicaciones informáticas como procesador de textos, que permite al usuario realizar todas las tareas concernientes a edición de textos; software de sistema, tal como un sistema operativo, que, básicamente, permite al resto de los programas funcionar adecuadamente, facilitando la interacción con los componentes físicos y el resto de las aplicaciones, también provee una interfaz para el usuario.
Desarrollo del Flujo grama de las actividades de la fase de post-auditoría Es que tiene que desarrollarse un flujo grama para especificar las actividades que se va a realizar en la empresa
Evaluación de los sistemas productivos. Es la revisión de toda la empresa al momento que están produciendo o realizando el producto mediante que sistema realizan.
Plan de medidas correctivas La elaboración de un plan para realizar todo el movimiento en la empresa
Informe Final de Auditoría de Vigilancia de Seguridad Operacional Es el informe que tenemos que rendir como auditores para para ver como los trabajadores se aseguran al momento de ir al trabajo como ellos aseguran su producción.
Revisión preliminar de avance Es la revisión del dueño de la empresa que pide a los auditores de lo que vamos avanzando en nuestra auditoria
Seguimiento del POA (Programa de Obras y Actividades)
Tenemos que seguir las actividades según el plan que hemos hecho
Garantía Interna de Calidad Es la garantía que tienen que dar la empresa por su venta de chocolate como por ejemplo lo de la distribución a Italia y Japón entonces tenemos que dar una buena calidad a nuestro proveedor.
