BAB 10 Penulisan Bad News

BAB 10 PENULISAN BAD NEWS

TUJUAN MENGIRIMKAN BAD NEWS (Bovee, 2007) 1. Menyampaikan berita buruk. 2. Memperoleh penerimaan tentang berita buruk tersebut. 3. Mempertahankan sebanyak mungkin niat baik dengan penerima. 4. Mempertahankan citra baik organisasi. 5. Mengurangi atau menghilangkan kebutuhan korespondensi tentang hal tersebut di waktu yang akan datang.

TUJUAN MENGKOMUNIKASIKAN BAD NEWS (Guffey, Rhodes & Rogin; 2005) • • • •

Penerimaan. Citra positif. Kejelasan Pesan. Proteksi.

STRATEGI PENGORGANISASIAN

1. MENCIPTAKAN AUDIENCE CENTERED TONE Tujuan: – Membantu audiens mengerti bahwa bad news menggambarkan suatu keputusan yang tegas. – Membantu audiens mengerti keputusan. – Membantu audiens agar tetap memberikan goodwill bagi perusahaan.

2. MEMILIH PENDEKATAN ORGANISASIONAL

• Pendekatan Tidak Langsung PEMBUKA

ALASAN

BAD NEWS

Pernyataan Netral

Penjelasan Yang logis

Nyatakan Bad News

PENUTUP Positif, Bersahabat menyenangkan

• Pendekatan Langsung BAD NEWS

ALASAN

Nyatakan Bad News

Penjelasan Yang logis

Digunakan jika: • Penerima senang to the point. • Pesan berpengaruh kecil pada penerima. • Pesan disampaikan secara empati.

PENUTUP Positif, Bersahabat menyenangkan

Beberapa pertanyaan dalam memilih pendekatan untuk pesan negatif (Bovee, 2007): • Apakah berita tersebut akan membuat syok? • Apakah pembaca lebih suka pesan-pesan pendek yang langsung ke pokok masalahnya? • Seberapa penting pesan bagi pembaca tersebut? • Apakah Anda perlu mempertahankan hubungan kerja yang dekat dengan pembaca pesan? • Apakah Anda perlu menarik perhatian pembaca? • Apa gaya yang disukai oleh organisasi Anda? • Seberapa banyak komunikasi lanjut yang Anda inginkan?

Mengkomunikasikan Informasi dan Jawaban Negatif • Bad news tentang produk • Penolakan Kerjasama • Penolakan Undangan

Penyampaian Bad-News ke Pelanggan • • • •

Bad news tentang pesanan Penolakan surat pengaduan dan keluhan Mengganti produk Tidak memenuhi pesanan

Contoh Bad News Penolakan Penggantian Produk Terima kasih atas surat anda tertanggal 10 April 2006 yang bermaksud agar kami mengganti sepatu yang anda pesan dengan model sepatu yang lain. Perlu anda ketahui bahwa kami menganjurkan kepada konsumen untuk mencoba mengenakan sepatu yang baru dibelinya untuk berjalan beberapa saat guna memastikan kesesuaian ukuran dan merasakan kenyamanannya. Apabila anda menghendaki model dan ukuran yang berbeda, kami segera mengirimkannya setelah sepatu yang kurang sesuai dikembalikan. Pada sepatu yang anda kembalikan kami mendapati noda lumpur pada solnya dan goresan pada haknya. Seandainya sepatu yang anda kembalikan kami terima tanpa noda tersebut, kami bersedia menggantinya. Oleh karena itu, dengan menyesal kami tidak dapat memenuhi permintaan anda. Model Black Stancy merupakan sepatu produk kebanggaan kami dengan kualitas terbaik yang terjamin terbuat dari kulit pilihan, tahan lama, dan nyaman dipakai. Meskipun kami tidak dapat memenuhi permintaan anda, kami harap anda dapat memahami alasan kami, dan kami berharap anda tetap bersedia membeli produk-produk kami yang lain pada waktu yang akan datang. Bersama ini kami sertakan kupon diskon yang dapat anda gunakan apabila anda membeli sepatu di toko pengecer resmi produk kami.

Bad News Tentang Orang • Penolakan menulis surat rekomendasi • Penolakan lamaran pekerjaan • Surat penolakan kredit

Daftar Pustaka •

•

•

• •

Bovee, C.L. & Thill, J.V. (2007). Komunikasi Bisnis. Jilid 1& 2. Edisi Kedelapan. Indeks:Jakarta. Guffey, M.E., Rhodes & K., Rogin, P. (2006). Komunikasi Bisnis: Proses & Produk. Edisi Keempat. Jakarta: Salemba Empat. Guffey, M.E., Babcock, B.D. (2008). Essentials of business communication. Asian Edition Singapore: Cengage Learning Purwanto,D. (2006). Komunikasi Bisnis. Edisi Ketiga. Jakarta: Erlangga. http://meily.lecturer.maranatha.edu/wpcontent/uploads/2012/10/KOMBIS_Penulisan-Bad-News-PesanPersuasif_pert.7.ppt