Análisis de Puesto y Planeación de Recursos Humanos

Análisis de Puesto y Planeación de Recursos Humanos

Análisis de Puesto

Proceso sistemático que consiste en determinar las habilidades, deberes y conocimientos requeridos para desempeñar trabajos específicos en una organización

Análisis de Puesto

Puesto: grupo de tareas que se deben llevar a cabo para que una organización logre sus metas

Análisis de Puesto

Posición: conjunto de tareas y responsabilidades que desarrolla una persona

Análisis de Puesto 1.

2. 3. 4. 5. 6.

PROPÓSITO ¿Qué tareas mentales y físicas desempeña el trabajador? ¿Cuándo se realizará el trabajo? ¿Dónde se llevará a cabo el trabajo? ¿Cómo realiza el empleado su trabajo? ¿Por qué se realiza el trabajo? ¿Qué competencias se necesitan para realizar el trabajo?

Organización se funda

Análisis del Puesto se realiza en tres ocasiones

Se crean nuevos puestos

Puestos cambian debido a la tecnología, métodos, Procedimientos o sistemas

Tareas Tareas

Responsabilidades Responsabilidades

Deberes Deberes

Descripcionesdel del Descripciones puesto puesto Análisis de puesto

Conocimientos Conocimientos

Especificacionesdel del Especificaciones puesto puesto

Habilidades Habilidades

Capacidades Capacidades

Descripción del Puesto

Documento que proporciona información con respecto a las tareas, deberes y responsabilidades de un puesto

Análisis de Puesto Razones para realizar el Análisis del Puesto

Proceso Empleo: reclutar y seleccionar empleados sin tener instrucciones claras sería un desorden

Capacitación y Desarrollo: Si la especificación del puesto requiere conocimientos, habilidades o capacidades particulares se debe de ayudar a los trabajadores para que desempeñen mejor y con mayores responsabilidades

Análisis del Puesto Razones para realizar el Análisis del Puesto

Compensaciones y Prestaciones: conocimiento del valor relativo de un puesto para la empresa antes de asignarle un valor en dinero.

Cuanto mas sean sus deberes y responsabilidades mayor valor tendrá el puesto


Seguridad social y salud: Información que proviene del análisis de puesto es valiosa para identificar aspectos de seguridad social y salud.

En ciertos puestos peligrosos los trabajadores necesitan información sobre riesgos que enfrentan para desempeñar su trabajo de manera segura


Relaciones laborales y con empleados: toma de decisiones mas objetiva cuando los empleados son considerados para promoción , transferencia o descenso

Consideraciones legales: análisis de puesto preparado adecuadamente es importante para apoyar la legalidad de las prácticas de empleo

Análisis del Puesto

Análisis de puesto para equipos: Históricamente las empresas han establecido puestos permanentes pero en la actualidad contratan a personas como miembro de “equipo” Descripción del puesto “cualquiera”

Técnicas para recabar datos

El analista pregunta al empleado en forma individual respecto al puesto que revisa

Técnicas para recabar datos Observación El analista aprende sobre los puestos al observar las actividades de quienes los realizan y registra en una forma estandarizada. Algunas organizaciones graban los puestos en video para su estudio posterior.

Técnicas para recabar datos Diario o Bitácora

Es posible pedir a los ocupantes del puesto que lleven un diario o Bitácora de sus actividades durante todo un ciclo laborar. El diario se llena en momentos específicos del turno de trabajo. Cada media hora o cada hora. Durante un periodo de dos a cuatro semanas.

Técnicas para recabar datos Cuestionario o Formato diseñado para que los empleados que desempeñan el puesto y el jefe inmediato a quien reportan los llenen por separado

Se utilizan para obtener datos: Áreas de obligaciones Tareas desempeñadas en el puesto Propósito del mismo Entorno físico Requerimientos para desempeñar el puesto (habilidad, educación, experiencia, requerimientos físicos y mentales). Equipo y materiales utilizados y aspectos especiales de salud y seguridad.

INSUMOS PARA LA ELABORACIÓN DE DESCRIPCIONES DE PUESTOS

• REGLAMENTO INTERIOR • LEYES Y DECRETOS DE CREACIÓN • ESTATUTOS ORGANICOS

• DEFINICION DE MACRO-PROCESOS DE LA INSTITUCIÓN

• MANUAL DE ORGANIZACIÓN • PLANEACIÓN ESTRATÉGICA • MISIÓN, VISIÓN Y OBJETIVOS ESTRATEGICOS DE LA INSTITUCIÓN • ORGANIGRAMA ACTUALIZADO

FORMATO PARA RECOPILAR INFORMACIÓN

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS

REGLAS PARA LA DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS

1. Iniciar la descripción de forma descendente. Grupo organizacional superior Grupos subsecuentes

=

Alineación y congruencia organizacional

Grupo de menor jerarquía

2. Describir el puesto, no al ocupante. 3. Describir hechos objetivos, no opiniones e interpretaciones subjetivas. 4. Ajustar los contenidos de las afirmaciones a la estructura del formato, para evitar duplicidades y redundancias innecesarias.

REGLAS PARA LA DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS 5. En la descripción cuando se indique la relación con otra área o puesto debe especificarse su denominación formal. 6. Buscar lo esencial de cada función , para no caer en detalles innecesarios.

7. Una buena descripción dependerá del conocimiento que tenga el ocupante y su jefe inmediato sobre el objetivo del proceso y sobre la información que le solicitemos. 8. Evitar que el ocupante del puesto maximice las funciones y las características necesarias para desempeñar el puesto.

REGLAS PARA LA DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS

CLARIDAD

Utilizar verbos en infinitivo y acciones específicas.

SENCILLEZ

Utilizar un lenguaje accesible para que se entienda fácilmente lo que se hace en el puesto

CONCISIÓN

Utilizar el menor número de palabras.

PRECISIÓN

Evitar palabras ambiguas

VIVEZA

La descripción debe despertar el interés de quien lo está leyendo.

CONSIDERACIONES PARA EL LLENADO DEL FORMATO DE DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS

Deberá ser efectuado por el ocupante del puesto

con la supervisión del jefe directo del mismo

apoyado por el especialista en descripción y perfil de puestos y el área de recursos humanos de la dependencia, órgano desconcentrado o entidad.

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Es el proceso de ubicación, identificación y análisis del mismo en el contexto organizacional. Se integra por:

La Misión

Los Objetivos

Las Funciones

El Entorno Operativo que incluye el tipo de relaciones que el puesto mantiene con su entorno y las características de la Información a la que tiene acceso, maneja o administra.

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO MISIÓN DEL PUESTO Es la razón de ser o existir del puesto Para la elaboración de la misión pueden considerarse las siguientes interrogantes, considera que además de lo que respondas, el puesto tiene un impacto en la ciudadanía: ¿Qué haces en tu puesto? ¿Quiénes son tus principales usuarios/beneficiarios/clientes

y servicios o productos que les proporcionas? Finalmente , considerando las respuestas anteriores se redacta la misión contestando a la pregunta

¿PARA QUÉ EXISTE EL PUESTO?

MISIONES VALIDADAS

CHOFER QUE EL SERVICIO DE TRANSPORTE DE PERSONAL, DOCUMENTOS Y/O BIENES MUEBLES CONTRIBUYA AL CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DEL ÁREA DE ADSCRIPCIÓN.

SECRETARIA EJECUTIVA QUE LOS PROCEDIMIENTOS SECRETARIALES Y ASPECTOS LOGÍSTICOS APOYEN AL CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES DEL ÁREA DE ADSCRIPCIÓN.

COORDINADOR ADMINISTRATIVO QUE LOS RECURSOS HUMANOS, FINANCIEROS, MATERIALES Y SERVICIOS, SEAN ADMINISTRADOS DE ACUERDO A LA NORMATIVIDAD VIGENTE PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA.

MISIONES VALIDADAS

RECURSOS HUMANOS QUE LA DIRECCIÓN Y PLANEACIÓN INTEGRAL DE LOS RECURSOS HUMANOS, FACILITE A LA INSTITUCIÓN EL LOGRO DE SUS OBJETIVOS Y CONSOLIDE SU TRASCENDENCIA EN LA APF.

RECURSOS MATERIALES QUE SE ADMINISTREN LOS RECURSOS MATERIALES QUE LA INSTITUCIÓN REQUIERA PARA SU OPERACIÓN, EL DESARROLLO DE LOS PROGRAMAS Y EL LOGRO DE METAS EN BENEFICIO DE LA CIUDADANÍA, ASEGURANDO SE CUMPLAN LOS CRITERIOS DE AUSTERIDAD, EFICIENCIA Y CALIDAD.

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO OBJETIVOS Son los resultados cuantificables y medibles a ser alcanzados por el ocupante del puesto y contribuyen al logro de la misión del mismo. USOS Determinar las metas de evaluación del desempeño de los

servidores públicos que ocupan el puesto. Para

determinar la unidad de medida que verifique la efectividad de la organización y sus trabajadores.

Presentar una situación deseable y establecer un plan de

trabajo para alcanzarlo.

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO ENTORNO OPERATIVO Tipo de relación.- Se refiere al tipo de contactos que establece el puesto de manera más sustantiva o prioritaria.

INTERNA

EXTERNA

AMBAS

Explicación de la relación seleccionada.- Es una breve descripción, a captura libre, de las relaciones establecidas y el objetivo de las mismas. Características de la información.- Es la identificación de la naturaleza del impacto que la información que se maneja puede tener en el entorno del puesto.

PERFIL DEL PUESTO ESCOLARIDAD Y/O ÁREAS DE CONOCIMIENTO

Se compone del nivel de estudio

y grado de avance alcanzado

Primaria Secundaria Preparatoria o Bachillerato Bachillerato Técnico o especializado Normal Carrera técnica o comercial Técnico superior universitario Licenciatura o Profesional Diplomado Posgrado Maestría Doctorado Pasante y carrera terminada Titulado

PERFIL DEL PUESTO

En este apartado se deben identificar las condiciones en las que se deberán desarrollar las actividades del puesto:

PERFIL DEL PUESTO

•Disponibilidad para viajar

Condiciones de Trabajo

•Cambio de residencia •Condiciones especiales de trabajo •Condiciones de estrés y riesgo

Observaciones / Observaciones del Especialista

Se refiere a consideraciones adicionales aportadas ya sea por el ocupante del puesto o por el especialista, mismas que enriquecen o clarifican el contenido del puesto tanto en su descripción como en el perfil.

Especificación del Puesto

Documento que contiene las competencias mínimas aceptables que debe tener una persona para desempeñar un trabajo en particular Incluye: requisitos educativos, experiencia, rasgos de la personalidad y habilidades físicas

Especificación del Puesto Competencia: Palabra polisémica La palabra tiene muchos significados:

En el contexto legal: ámbito de acción; facultad o potestad para tratar un asunto Como término de marketing: competidor, persona o institución que ofrece un servicio similar En el deporte para hablar de una competencia deportiva

En recursos humanos: conocimiento, habilidad y actitud para

desempeñar un conjunto de actividades de acuerdo a criterios establecidos

¿Como identificar las competencias?

a.

Análisis Constructivista

b.

Análisis Funcional

a.

Análisis Conductista


Este enfoque toma a la persona como un ser integral construyendo la teoría a través de la práctica

Promueve la participación de los trabajadores en los procesos de enseñanza-aprendizaje como formación continua y permanente

Trabajadores con menor nivel de desempeño


Formación en Alternancia

Pedagogía de la disfunción

- Construido a partir del hacer

- La persona tiene que estar consciente de lo que está aprendiendo, así como los conocimientos requeridos para generar el saber hacer - Utilizan las experiencias piloto


Limitaciones: a. No hay medida estandarizada para evaluar a los trabajadores b. Requiere de un período prolongado para su implementación c. Proceso largo significa pérdida de tiempo y dinero y una vez capacitado el personal busca otros trabajos o exija mejores condiciones laborales

Análisis Funcional

Consiste en el desglose y ordenamiento lógico de las funciones productivas de un sector, empresa o área ocupacional, a partir de la misión del área analizada hasta llegar a las funciones productivas realizadas en forma individual por una persona

Se representa en forma gráfica de un Mapa Funcional o Árbol de Funciones

Análisis Funcional

El propósito principal es describir la razón de ser de la actividad productiva, empresa o sector

Para una organización: “Construir obras que satisfagan las necesidades de los clientes,

cumpliendo la normativa y legislación vigentes

Para una División “ Operar sistemas de capacitación y educación técnica basados

en las normas de competencia”

Análisis Funcional

Es ideal realizarlo con un grupo de trabajadores (grupos técnicos) que conozcan la función analizada, ya que su valor como herramienta parte de su representatividad Se centra en los logros del trabajador, en sus resultados, jamás en el proceso para obtenerlos

Análisis Conductista

Método que identifica los conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes que influyen en el comportamiento laboral de la persona y lo relaciona con las actividades, puestos y ocupaciones que demanda el mercado de trabajo

“el buen funcionamiento de una empresa, no depende tanto de que todos tengan asignadas claramente sus funciones, sino, más bien, de las actitudes de los trabajadores ante el trabajo. (...). Al SABER y PODER trabajar hay que añadir el QUERER trabajar, y esto no depende de un buen análisis de tareas, sino de la motivación de los que ocupan estos puestos de trabajo”

Básicas

Tipos de Competencias para Guatemala

Genéricas

Específicas

Competencias Básicas

9 9 9 9 9 9 9

Comportamientos elementales que posee y deberá demostrar un individuo y que están asociados con conocimientos relacionados con la educación formal, como son las destrezas , habilidades y capacidades de: Lectura Expresión Comunicación Análisis Síntesis Evaluación Transformación de situaciones o hechos

Competencias Básicas Las competencias básicas son adquiridas sistemática y gradualmente: A lo largo de la vida, ya que la persona 1. pertenece a un grupo social e interactúa Educación formal cuando acude a la 2. escuela: leer, escribir, reglas de cálculo, operaciones aritméticas básicas, sumar, restar, etc.

Competencias Básicas En Guatemala el INTECAP, identificó seis campos de competencias básicas: Aplicación de la matemática 1. Dominio de la lectura 2. Adaptación al ambiente 3. Dominio de la escritura 4. Comunicación oral 5. Localización de la información 6.

Competencias Genéricas

Competencias Genéricas Son comportamientos comunes a diversas funciones productivas de acuerdo a su complejidad, autonomía y variedad. Trabajar en equipo, planear, programar, negociar y entrenar Estas competencias se pueden adquirir en forma autodidacta, experiencia obtenida en el trabajo y pueden mejorar a través de la capacitación

Competencias Genéricas 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Tipos de competencia genérica Planificación de actividades Calidad en el trabajo Administración de actividades Administración de la información Trabajo en equipo Servicio al cliente Productividad en el trabajo Innovación en el trabajo Uso de tecnología Conservación del ambiente y seguridad laboral

Competencias Específicas

Son comportamientos laborales de índole técnica, vinculados a un área ocupacional específica; están asociados a un área laboral técnica y relacionados con el uso de instrumentos y lenguaje técnico de una determinada función productiva o área funcional

Las competencias específicas son adquiridas a través del estudio y la experiencia

Estas competencias crean un valor para la organización, ya que la diferencian de las demás creando una ventaja competitiva

Competencias Básicas

Competencias Genéricas

Competenc ias Específicas

Aplicación de matemática

Dominio de lectura

Planificación

Servicio al cliente

Funciones

Nivel 1

Nivel 1

Nivel 2

Nivel 3

Soldar pieza (Ver norma)

Secretaria Nivel 2

Nivel 3

Nivel 2

Nivel 2

Mecanogra fiar documento s (ver norma)

Herrero

BENEFICIOS PARA LOS TRABAJADORES Fomento de la formación Continua y para toda la vida

Desarrollo de multihabilidades

Trabajadores

Reconocimiento de la experiencia

Mayores oportunidades De empleo

Mejora la calidad De vida

Beneficios para la Empresa

Mayor compromiso y Responsabilidad de y con los trabajadores

Mejora el flujo de información

Empresa

Mejora la gestión Del Recurso humano

Dispone del Recurso humano competente

Optimiza el trabajo En equipo en la empresa Mejora de calidad, Productividad y Competitividad de la organización

Identificación de Competencias a. b.

c.

d. e.

Identificar las actividades esenciales del puesto Calificar las actividades sobre la base de: frecuencia, impacto de errores y complejidad Identificar los conocimientos formales e informativos Identificar destrezas necesarias para el puesto Determinar competencias para Selección y Capacitación

Enumere todas las actividades del puesto 1

2

3

4, etc.

Frecuencia

Impacto de errores

Complejidad

Total

Estructura básica par la redacción de actividades Verbo en Indicativo

Objeto del Verbo (Qué/ Quién)

1. Asiste

a las reuniones semanales del área

2. Atiende

a los clientes que llegan al mostrador

3. Elabora

los balances de situación general

4. Redacta

Las funciones de los puestos

5. Inspecciona

La calidad de los productos

Descripciones Incorrectas

Problema de descripción

Descripción corregida

1. Elabora informes

Genérico, especificar tipo de informe

Elabora los informes de producción mensual

2. Control operativo

Falta un verbo, confuso, describe función no actividad

Controla el proceso operativo en planta

3. Contesta rápidamente las llamadas telefónicas

No debe contener adverbios, adjetivos, ni indicadores de logro o eficacia

Contesta las llamadas telefónicas

4. Todas las actividades que el asignen

Falta un verbo, no dice nada significativo

No usar esta forma

Descripciones Incorrectas

Problema de descripción

Redactó los informes de venta

Verbos no pueden estar en primera persona

No abandona la recepción durante la jornada

Descripciones no deben empezar con negativo, es una normativa no actividad

Concreta cinco ventas del producto X al mes

Descripción de resultados no actividades

Revisa diariamente los despachos efectuados

Descripción no debe tener adverbio de lugar o tiempo

Instala el sistema eléctrico de los vehículos

Si se trata de trabajo en equipo debe usar verbos como: colabora, apoya soporta, participa

Descripción corregida

Categorías de verbos que Ejemplos de verbos tipo no deben usarse en la redacción de actividades específicas Verbos genéricos que resumen muchas actividades

Procesar, tramitar, ejecutar, administrar, realizar

Verbos que hacen referencia al logro de resultados

Lograr, concretar, alcanzar, obtener, etc.

Verbos que hacen referencia al cumplimento de normativas

Cumplir, observar (una ley), velar, garantizar

Verbos de conducta interiorizada

Conocer, comprender, entender, interiorizar, darse cuenta, concientizar

No se deben confundir actividades con normativas y resultados 9

Normativas: señalan deberes u obligaciones sobre que hacer y que no hacer

9

Resultados: especifican lo que debe lograrse, obtenerse o alcanzarse

9

Actividades: describen acciones o comportamientos que deben ejecutarse como parte del trabajo. Las acciones deben ser observables y verificables

Planeación estratégica y proceso de planeación de recursos humanos

Planeación Estratégica: proceso mediante el cual la gerencia de alto nivel determina los propósitos y objetivos generales de la organización y la manera de lograrlos

Planeación estratégica y proceso de planeación de recursos humanos

Planeación de recursos humanos: proceso que consiste en revisar sistemáticamente las necesidades de recursos humanos para garantizar que el número requerido de empleados con las habilidades requeridas, estén disponible cuando y donde se necesite

Planeación Estratégica

Planeación de Recursos Humanos

Pronóstico de las Necesidades de Recursos humanos

Demanda = Oferta

No se requiere Ninguna acción

Comparación de las Necesidades y la disponibilidad

Exceso de trabajadores

Contratación restringida, Reducción de horas, Jubilación anticipada, Despidos, recorte de personal

Pronóstico de la Disponibilidad de Recursos humanos

Escasez de trabajadores

Reclutamiento

Selección

Pronóstico de necesidades de recursos humanos

Es el cálculo del número y tipo de empleados que la organización necesitará en el futuro para lograr sus objetivos establecidos

Ejemplo: la manufactura de 1000 computadoras laptop por semana podría requerir 10000 horas de trabajo de los ensambladores en una semana de 40 horas. 10000/40= 250 se requieren 250 ensambladores

Pronóstico de disponibilidad de recursos humanos

Proceso para determinar si una empresa tendrá capacidad de proporcionar a los empleados las habilidades necesarias y de que fuentes provendrán Los empleados se pueden obtener dentro de la empresa, del exterior de la organización o de ambas fuentes.

Contratación restringida

Exceso de empleados pronosticado

Reducción de horas

Jubilación anticipada

Despidos


Contratación restringida: cuando la empresa implementa esta política, reduce al fuerza laboral al no reemplazar a los empleados que se van. Sólo se contratan nuevos trabajadores cuando el desempeño general de la organización se puede afectar


Reducción de horas: La empresa puede reducir el número de horas trabajadas, solo a los empleados que trabajan por hora ya que los profesionales y la gerencia están exentos

Jubilación anticipada: otra forma de reducir el número de empleados, siempre y cuando el paquete de jubilación sea suficientemente atractivo

Despidos: Cuando la empresa no tiene otra opción despide a su fuerza laboral especialmente con los cambios que afectan la economía local e internacional

Reclutamiento creativo

Escasez de trabajo pronosticada

Incentivos de compensación

Programas de capacitación

Diferentes estándares De selección

Escasez de trabajadores pronosticada

Reclutamiento creativo: cuando existe escasez de personal, la empresa debe reclutar en diferentes áreas geográficas, explorar nuevos métodos y buscar diferentes tipos de candidatos

Incentivos de Compensación: primas, semanas de trabajo de cuatro días, horarios de trabajo flexibles, trabajo desde casa, empleo de tiempo parcial y centros de cuidado infantil


Programas de capacitación: educación compensatoria y capacitación en habilidades son dos formas de atraer a las personas a una empresa en particular

Diferentes estándares de selección: reducir los estándares de empleo y contratar a personal inexperto y capacitarlo para que realice el trabajo

Conceptos de diseño de puestos

Diseño de puesto: proceso para determinar las tareas específicas que se llevarán a cabo, los métodos utilizados para desempeñar estas tareas y como se relaciona el puesto con otros trabajos de una organización


Enriquecimiento del puesto: cambios básicos en el contenido y nivel de responsabilidad de un puesto con el fin de plantear un reto mayor al trabajador El trabajador puede tener una sensación de logro, reconocimiento, responsabilidad y crecimiento personal al desempeñar el trabajo

Conceptos de diseño de puestos Principios de implementación del enriquecimiento del puesto: 1. 2. 3. 4. 5.

Aumentar las demandas del puesto Aumentar la responsabilidad del trabajador Proporcionar libertad para programar el trabajo Proporcionar retroalimentación Proporcionar nuevas experiencias de aprendizaje En la actualidad, el enriquecimiento de puestos se dirige al nivel de equipos, a medida que mas equipos se vuelven autónomos y autodirigidos


Crecimiento del puesto: incremento del número de tareas que realiza un trabajador sin aumentar el nivel de responsabilidad

Reingeniería: reconcepción fundamental y el rediseño radical de los procesos de los negocios para lograr mejoramientos drásticos de las medidas decisivas y contemporáneas de desempeño, como el costo, la calidad, el servicio y la velocidad

Análisis de Puesto y Planeación de Recursos Humanos

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