AKUNTANSI HOTEL PROSEDUR AKUNTANSI BIAY BI AYA A (JURNAL KHUSUS KHUSU S PEMBELIAN P EMBELIAN DAN PENGGUNAAN BAHAN) EKA 443 – B1
OLEH: KELOMPOK 2 Ni Putu Putu !"#! !"#! A"$$ A"$$%&i %&i!"! !"! Put'i Put'i (143 (143*1 *1) ) Ni !+!" Ri,"! S-!'#!"i
(143*1.)
/AKULT /AKULTAS AS EKONOMI DAN BISNIS BI SNIS UNI0ERSITAS UDAYANA 21
0
1 P%"#!u&u!"
Industri Perhotelan adalah salah satu industri yang berperan penting dalam perkembangan ekonomi dan dunia pariwisata di Indonesia. Seperti yang kita ketahui secara umum hotel adalah seluruh atau sebagian bangunan yang digunakan untuk pelayanan kamar, makanan, dan minuman serta rekreasi yang dikelola dengan tujuan komersial. Bagian pembelian merupakan jalur pengelolaan biaya terbesar dan terkecil dalam pengeluaran suatu hotel. Bagian Pembelian secara umum berperan dalam pengadaan persediaan hotel, material, serta bagian kebutuhan dapur. Kinerja bagian pembelian membutuhkan proses yang harus sangat teliti,
karena harus
mengikuti
prosedur. Kesalahan
dalam
prosedur akan
mengakibatkan kerugian biaya.
2 P%5!!,!" 21 J%"i,6J%"i, P%5%&i!" Dairy Product P!#! H7t%& 1 P%5%&i!" P%',%#i!!"
Persediaan barang di hotel bisa berupa makanan, minuman, material supplies, dan barang-barang lain. Barang-barang tersebut tersedia untuk dijual maupun untuk membantu kelancaran operasional perhotelan. Besar kecilnya persediaan sangat tergantung pada asilitas yang dimiliki, jumlah kamar, dan tingkat perputaran persediaan. Penyimpanan barang persediaan mempunyai pengaruh yang besar terhadap ketahanan dan keawetan barang, sehingga terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam proses penyimpanan antara lain temperatur ruangan8 kebersihan dan kerapihan penyusunan barang 8 metode penyimpanan barang, dan sistem !entilasi. Pembelian atas persediaan yang dimana barang tersebut bersiat tahan lama, akan disimpan di general store, sedangkan barang yang bersiat mudah rusak, akan disimpan di daily store. "ujuan adanya pembelian persediaan adalah untuk menjaga kontinuitas usaha, mencegah over investment dan barang yang rusak#busuk, menghindari kerugian akibat waktu penyerahan dan menghemat biaya pemesanan 8 membuat perencanaan pembelian yang optimal, menjaga kebutuhan barang dapat seimbang antara pembelian dengan gudang, serta mencegah slow moving item. 2 9!'! P%5%&i!" P%',%#i!!" B!'!"$ #!" B!!"
$alam usaha untuk mencapai target dan tujuan dari bagian pembelian, ada beberapa cara pembelian barang dan bahan yang dipergunakan, antara lain% &' Pembelian barang dan bahan dengan sistem kontrak a. Kontrak untuk jangka waktu tertentu
&
(otel tidak perlu sulit-sulit mencari pemasok, karena sudah ditetapkannya kontrak atas pembelian barang dan bahan yaitu paling tidak selama ) atau &* bulan +tergantung dari lamanya kontrak'. anaat yang dapat diperoleh dengan adanya kontrak untuk jangka waktu tertentu, yaitu penghematan tenaga dan waktu bisa dihemat serta penetapan harga dan penyusunan anggaran dapat dilakukan dengan mudah karena jumlah pengeluaran sudah dapat dipastikan. b. Kontrak pembelian dalam jumlah tertentu $alam kontrak ini, dilakukan secara tertulis dan jika perlu dilakukan dihadapan notaris untuk dijadikan sebagai dokumen legal. Struktur kontrak dibagi menjadi dua bagian, yaitu bagian pertama dan bagian kedua. Bagian pertama berisi mengenai kondisi umum seperti jangka waktu kontrak, bagaimana pengiriman barang-barang yang
dibeli,
kepada
siapa
invoice
harus
dikirimkan,
bagaimana
sistem
pembayarannya, dan lain sebagainya. Bagian kedua berisi mengenai kondisi khusus dan spesiik, seperti standar spesiikasi untuk setiap jenis bahan yang dibeli + standard purchased spesification'. "ujuan dari kontrak ini adalah untuk menjamin kontinuitas pemasok bahan serta mempunyai kesiapan persediaan khususnya untuk bahan-bahan yang penting dan sulit diperoleh, terutama jenis bahan musiman. *' Pembelian barang dan bahan secara harian Pembelian harian ini biasanya dilakukan untuk bahan-bahan makanan yang tidak tahan lama. leh karena itu, karyawan bagian dapur harus melakukan in!entori setiap harinya untuk menghitung berapa bahan-bahan yang tersisa dan berapa jumlah yang harus dibeli kembali. ntuk mendapatkan bahan-bahan yang sesuai dengan standar, maka bahan bahan tersebut sebaiknya dibeli melalui pemasok yang sudah direkomendasikan. /' Pembelian barang dan bahan secara kuota mingguan ara pembelian bahan makanan secara kuota mingguan, pada umumnya dilakukan untuk bahan-bahan yang tergolong dalam grocery. Standar spesiikasi yang digunakan sulit untuk dirinci secara detail, sehingga yang digunakan adalah nama merk, ukuran, berat, dan jumlah. ekanisme pembelian secara kuota mingguan ini, yaitu setelah bagian pembelian menerima datar barang dan bahan yang harus dibeli dari bagian yang bersangkutan, kemudian bagian pembelian mengirimkan datar bahan#barang kepada pemasok untuk membuat kuota harga. Setelah bagian pembelian menerima datar kuota harga dari masing-masing pemasok, kemudian bagian pembelian akan menentukan pemasoknya.
*
1' Pembelian barang dan bahan secara 2cash and carry3 Pembelian secara cash and carry dilakukan apabila jumlah barang dan bahan yang dibeli tidak dalam jumlah yang besar dan mudah didapat. Pembelian dengan cara ini bisa dilakukan langsung ke pasar, supermarket atau took, dan tempat-tempat yang sudah dijadikan langganan. Keuntungan pembelian barang dan bahan secara cash and carry, antara lain% a. $apat dibeli di lebih banyak tempat, tidak tergantung hanya pada satu pemasok saja. b. (arga lebih kompetiti, walaupun barang dan bahan yang dibeli dalam jumlah sedikit. c. Pembeli tahu secara pasti barang atau bahan yang akan dibeli beserta harganya hanya melalui catalog . d. Bila segera dibutuhkan, pembelian bisa dilakukan langsung atau seketika. 4' Pembelian bahan makanan secara pembayaran pesanan Pembelian dengan cara pembayaran pesanan ini diperlukan apabila hotel atau restoran memerlukan bahan makanan tersebut dalam jumlah yang banyak untuk memenuhi kebutuhan selama beberapa waktu. (al tersebut dilakukan untuk menjamin kontinuitas bahan berkaitan dengan keberadaan jenis makanan tertentu yang dicantumkan di dalam menu. 22 J%"i,6J%"i, P%"$$u"!!" Dairy Product Ku,u,"+! Foods D!" Beverage P!#! H7t%&
5enis-jenis penggunaan dairy product khususnya foods dan beverage pada hotel, dapat dibagi menjadi% &' akanan yang cepat rusak + perishable' Bahan makanan yang termasuk cepat rusak antara lain sayur-sayuran, buah-buahan, bumbu-bumbu segar +bawang merah, bawang putih, cabai, green pepper, red pepper, onion, white cabbage, leeks, lettuce, tomato ', dan jenis sayuran lainnya yang mudah rusak. Pembelian bahan makanan ini dilakukan setiap hari dan hanya bisa bertahan paling lama tiga hari, sehingga dalam proses penyimpanannya memerlukan ruangan khusus. *' akanan yang terbuat dari susu dan sejenisnya +dairy product ' Bahan makanan jenis dairy product antara lain telur, susu dan atau yang dibuat dari bahan susu misalnya ice cream, keju, yoghurt, fresh cream, dan lain sebagainya. Pada saat membeli makanan yang terbuat dari susu dan sejenisnya harus memiliki tingkat ketelitian yang tinggi, karena makanan tersebut hanya mampu bertahan dari & sampai * minggu +sesuai dengan inormasi yang dicantumkan pada kemasan'. Bahan-bahan makanan jenis ini disimpan pada suhu atau temperatur khusus, yaitu &/ 0 - &)0 . /' akanan jenis daging, unggas, dan ikan laut +meat, poultry, fish, and sea food ' akanan jenis daging, unggas, dan ikan laut harus dalam keadaan segar dan disimpan menggunakan peralatan yang bersih serta disimpan pada temperatur khusus. 1' akanan jenis sembako + groceries' /
Bahan jenis sembako + groceries' antara lain tepung terigu, beras, kacang-kacangan, kecap, saos, bahan-bahan kue, dan lain-lain. Penyimpanan bahan makanan jenis groceries tidak diperlukan suhu atau temperatur udara yang khusus, artinya jenis barang ini bisa disimpan pada temperatur yang normal atau sejuk antara *4 0 - /4 0 . 4' 5enis minuman +beverages' a. Soft drink Soft drink seperti Coca-cola, Sprite, Fanta, Seven Up, Beers, dan lain sebagainya disimpan pada ruangan normal dengan suhu udara antara *4 0 - /40 . b. Hard liuor Hard liuor merupakan jenis minuman keras seperti !ohny "alker , #rand arnier, Bwenedectine, Civas $egal , dan lain sebagainya. inuman ini disimpan pada temperatur &/0 - *4 0 . c. "ine atau champagne "ine atau champagne merupakan jenis minuman yang bahan bakunya dari buah anggur, contohnya seperti $ed Burgundy, "hite Burgundy, $ose "ine, "hite "ine, dan lain sebagainya. inuman ini disimpan pada temperatur &0 0 - &)0 .
23 Ju'"!& Ku,u, P%5%&i!" Dairy Product Ku,u,"+! Foods D!" Beverage P!#! H7t%&
Proses akuntansi dimulai dari pencatatan bukti transaksi ke dalam jurnal umum, kemudian posting ke dalam rekening buku besar. Proses tersebut berjalan terus menerus sepanjang tahun buku. Kegiatan semacam itu dapat dilakukan hanya untuk transaksi keuangan yang memiliki rekuensi tidak sering terjadi dan jumlah bukti transaksinya pun tidak banyak. 6pabila transaksi yang sejenis memiliki rekuensi dalam kategori sering terjadi dan jumlah transaksinya banyak, cara posting seperti dikemukakan pada pembahasan jurnal umum tidak lagi eisien dan kurang praktis. Kondisi ini biasanya terjadi pada perusahaan besar ataupun satuan usaha yang mulai berkembang pesat. leh karena itu, bertolak dari jurnal umum yang biasanya digunakan untuk mencatat transaksi sejenis dalam jumlah rekuensi yang cukup sering, dapat dibuatkan jurnal yang mempunyai bentuk khusus. 5urnal tersebut sering dinamakan jurnal khusus. "ransaksitransaksi yang dapat dicatat dalam jurnal khusus misalnya transaksi penerimaan kas, transaksi pengeluaran kas, transaksi penjualan kredit, dan transaksi pembelian kredit. Setelah pencatatan dalam jurnal khusus tersebut selanjutnya diposting ke dalam rekening buku yang dilakukan secara periodik, biasanya setiap bulan sekali. 1
Berkaitan dengan transaksi pembelian barang untuk keperluan operasional hotel, pencatatan bisa dilakukan dengan menggunakan metode isik atau metode perpetual, sebagian besar menggunakan metode perpetual dalam pencataran persediaannya, sebagai berikut% &&&0& %nventory Food
777
*0&0& &rade Collector
777
24 Ju'"!& Ku,u, P%"$$u"!!" Dairy Product Ku,u,"+! Foods D!" Beverage P!#! H7t%&
Penggunaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan baik, karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi departemen yang meminta. Pada setiap akhir periode +akhir bulan', biaya pengendalian +cost control ' akan melakukan in!entasrisasi atas persediaan + stock opname', dimana in!entarisasi pada departemen operasi biasanya dilakukan pada malam hari saat kegiatan hotel mulai berkurang, sedangkan in!entarisasi di daily store dan general store dilakukan setelah kegiatan keluar masuknya barang di gudang dihentikan untuk hari itu. Sebelum in!entarisasi dilakukan biasanya diberitahukan terlebih dahulu bagi departemen yang akan meminta barang. 6dapun pencatatan yang dilakukan berkaitan dengan transaksi pengeluaran persediaan dari gudang untuk digunakan oleh departemen peminta adalah% Biaya departemen Persediaan
777 777
2* M%5!"#i"$!"8 M%"#%,!i"8 D!" M%"+i;u&!" B!$!" A&u' P'7,%#u' P%5%&i!" P!#! H7t%& 1) B!$i!" +!"$ T%'&i5!t
Bagian yang terlibat dalam proses pengadaan bahan adalah% a. b. c. d. e.
$epartemen yang memerlukan barang 8udang + general store'storeroom' Pembelian + purchasing ' Penerimaan +receiving ' Cost(control
. )ccount payable +hutang usaha' 2) D7u%" +!"$ Di$u"!!"
4
a. *urchasing reuisition +P9', ormulir yang mencatat permintaan pembelian barang yang biasanya disiapkan gudang atau departemen outlet atas dasar persediaan minimum. b. *urchase order +P', ormulir yang mencatat pemesanan barang untuk kebutuhan operasional hotel. c. +emorandum invoice +I', pencatatan pembelian barang yang diterima dari supplier sebagai tanda bukti bahwa barang tersebut sudah diterima dengan baik. d. aily receiving report +$99' adalah rekapitulasi pencatatan penerimaan barang untuk kebutuhan operasional hotel. e. -uotation analysis price, merupakan datar harga dari barang-barang yang akan dibeli yang digunakan sebagai pembanding. . Bincard , merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang keluar serta sisa barang. g. Carde, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar dan sisa barang. Carde digunakan sebagai alat kontrol oleh cost control . 3) P'7,%#u' P%5%&i!" P%',%#i!!" &' P9 dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan
tidak tersedia di gudang, atau P9 bisa juga dibuat oleh bagian gudang jika barang yang tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. P9 pada umumnya dibuat dalam / rangkap yang kemudiaan didistribusikan pada% a. Cost control , sebagai alat kontrol b. *urchasing , sebagai dasar untuk membuat P c. 8udang atau departemen yang memerlukan *' Berdasarkan P9 yang dibuat, bagian pembelian akan membuatkan P dimana harus mendapat persetujuan dari )ccounting epartement Head dan #eneral +anager , dan didukung dengan uotation analysis price. P pada umumnya dibuat dalam 4 rangkap yang didistribusikan pada% a. Supplier yang ditunjuk b. Cost control , sebagai kontrol c. 8udang sebagai inormasi pembelian d. )ccount payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang e. *urchasing , sebagai arsip /' Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan P yang diterima, setelah barang siap dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel. 1' Penerimaan barang di hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan I dan memintakan persetujuan +approval ' dari% a. Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kuantitasnya b. Cost control untuk persetujuan harga )
c. Bagian penerimaan barang untuk tanda terima barang I pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada yang membuat dalam 4 rangkap dengan distribusi sebagai berikut% a. Cost control , sebagai kontrol b. 8udang, sebagai inormasi c. *urchasing , sebagai arsip d. )ccount payable, sebagai dasar mencatat hutang e. Supplier , sebagai pendukung penagihan 4' Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian menyimpan barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan I. )' Sedangkan cost control berdasarkan salinan P9, P, I akan mencatat pembelian tersebut dalam carde, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha. :' I setiap hari dipilah per jenis barang + food, beverage, material supplies' oleh bagian penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving point . 4) L!;7'!" +!"$ Di!,i&!" aily receiving report , yang dihasilkan oleh bagian penerimaan barang +receiving ', dimana menjelaskan tentang penerimaan barang harian.
2 B!$!" A&u'6P%5%&i!" P%',%#i!!" G!5!' 1 B!$!" A&u'6P%5%&i!" P%',%#i!!"
:
2 B!$!" A&u'6P%"$%&u!'!" K!, u"tu P%5%&i!" Tu"!i G!5!' 2 B!$!" A&u'6P%"$%&u!'!" K!, u"tu P%5%&i!" Tu"!i
/Sumber0 Buku )kuntansi *erhotelan 1)kuntansi *erhotelan *endekatan Sistem %nformasi23 2< M%5!"#i"$!"8
M%"#%,!i"8
D!"
M%"+i;u&!"
B!$!"
A&u'
P'7,%#u'
P%"$$u"!!" Dairy Product Ku,u,"+! Food D!" Beverage P!#! H7t%&
;
Penggunaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan baik, karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi departemen yang meminta. Pada setiap akhir periode +akhir bulan', cost control akan melakukan in!entarisasi atas persediaan + stock opname', dimana in!entarisasi pada departemen#outlet operasi biasanya dilakukan pada malam hari saat kegiatan hotel mulai berkurang, sedangkan in!entarisasi di daily store dan general store dilakukan setelah kegiatan keluar masuknya barang di gudang dihentikan untuk hari itu. Sebelum in!entarisasi dilakukan biasanya diberitahukan terlebih dahulu bagi departemen yang akan meminta barang. 6dapun pencatatan yang dilakukan berkaitan dengan transaksi pengeluaran persediaan dari gudang untuk digunakan oleh departemen peminta adalah% Biaya departemen Persediaan
777 777
1 B!$i!" +!"$ t%'&i5!t a. $epartemen b. 8udang
c. Cost control 2 D7u%" +!"$ #i$u"!!" a. Storeroom reuisition +S9', biasanya dibuat untuk masing-masing jenis persediaan,
seperti makanan, minuman, material, S9 digunakan sebagai bukti pengeluaran barang b.
dari gudang dan sebagai dasar pembebanan biaya departemen. Bincard , merupakan kartu barang yang menyebutkan nama barang, barang masuk, barang keluar, serta sisa barang.
c.
Carde, adalah kartu barang yang menyebutkan nama barang, ukurannya, harga satuan, barang masuk, barang keluar dan sisa barang. Carde digunakan sebagai alat kontrol oleh cost control .
3 L!;7'!" +!"$ #i!,i&!" a. #eneral food'beverage cost , yang berisi perhitungan biaya makanan dan minuman. b. Stock opname report , laporan yang menjelaskan tentang hasil in!entarisasi persediaan
pada akhir periode untuk dipakai sebagai dasar mencocokkan dengan saldo akhir pada c.
carde'bincard . Cost reconcialiation, merupakan rekonsiliasi atas pengeluaran biaya makanan dan minuman yang akan dipakai sebagai dasar menghitung food'beverage cost .
d.
Flash cost'daily food cost , merupakan laporan yang menunjukkan perbandingan antara total sales dengan total cost .
4 P'7,%#u' P%"$$u"!!" P%',%#i!!"
<
a. $epartemen yang memerlukan barang menyiapkan S9 yang berisi tentang jenis dan jumlah satuan dari barang yang diperlukannya, dimana S9 tersebut harus disetujui oleh head department , yang kemudian diserahkan ke bagian gudang. b. 8udang akan mengecek dan menyiapkan barang yang diminta, dan kemudian menyerahkan barang dan meminta tanda terima dari petugas yang menerima barang tersebut, setelah itu bagian gudang akan menandatangani S9 tersebut. S9 pada umumnya dibuat dalam rangkap / dengan distribusi sebagai berikut% - Cost control , sebagai dasar untuk mencatat carde - 8udang - $epartemen yang memerlukan barang, sebagai arsip c. 8udang akan mencatat pengambilan barang tersebut pada bincard sebagai pengurang berdasarkan S9. * P7t%",i!& K7,
Potensial kos merupakan pengembangan dari sistem point of sale dalam mengkalkulasi penjualan makanan dan minuman. Potensial kos ini merupakan konsep tertua dalam prosedur pengendalian makanan dan minuman. Potensial kos menghitung potensi atau kemampuan antara penjualan dan kos yang dikeluarkan. Potensial kos dibagi menjadi *, yaitu% a. Beverage potentials, dikalkulasi berdasarkan penjualan + sales basis', karena kos minuman sudah bisa dipastikan, akan bisa mendatangkan penjualan yang diharapkan. b. Food potentials, dikalkulasi berdasarkan kos +cost basis', kos makanan per hari sebelum bisa diketahui sampai penjualan terjadi, sehingga potensial kos makanan baru bisa dihitung setelah terjadi penjualan atas menu makanan yang disediakan. Potensial kos minuman bisa dihitung dengan langkah-langkah sebagai berikut% a. Kuantitas minuman yang bisa dikonsumsi +dijual' dikalikan dengan kos per satuan, diperoleh total kos. b. Kuantitas minuman yang dikonsumsi +dijual' dikalikan dengan harga jual per satuan, diperoleh penjualan potensial + potentials sales'. c. Bandingkan antara total kos dengan penjualan potensial, kalikan &00=, maka akan diperoleh persentase potensial kos minuman per item. Perhitungan potensial kos makanan lebih kompleks daripada penghitungan potensial kos minuman, dimana kos yang digunakan harus dipilah untuk masing-masing item menu, dan harus disesuaikan dengan konsumsi makanan untuk keperluan lain yang tidak terkait dengan penjualan potensial, seperti makanan karyawan, transer makanan antar outlet dan penyesuaian lainnya. enu yang dibuatkan resep, besarnya kos bisa ditentukan berdasarkan kos standar. &0
97"t7: Penjualan minuman !odka dan scotch pada *0 >o!ember *0&) masing-masing &0 dan
*0 gelas, dimana kos masing-masing per gelasnya adalah 9p *4.000 dan 9p /0.000. (arga jual per gelas adalah 9p 40.000 dan 9p 14.000. (itung potensial kos dari masing-masing minuman pada tanggal tersebut. P%"+%&%,!i!": 07#! "otal kos ? &0 7 *4.000 ? *40.000 Penjualan potensial ? &07 40.000 ? 400.000 Potensial kos ? *40.000#400.000 7 &00= ? 40= S=7t= "otal kos ? *0 7 /0.000 ? )00.000 Penjualan potensial ? *0 7 14.000 ? <00.000 Potensial kos ? )00.000#<00.000 7 &00= ? )),):=
B!$!" A&u'6P%"$$u"!!" P%',%#i!!"
&&
(Su5%': Buu Au"t!",i P%'7t%&!" >Au"t!",i P%'7t%&!" P%"#%!t!" Si,t% I"?7'!,i@)
3 K%,i;u&!"
Pembelian atas persediaan yang dimana barang tersebut bersiat tahan lama, akan disimpan di general store, sedangkan barang yang bersiat mudah rusak, akan disimpan di daily store. ntuk mencapai target dan tujuan dari bagian pembelian, ada beberapa cara pembelian barang dan bahan yang dipergunakan, antara lain pembelian barang dan bahan dengan sistem kontrak, pembelian barang dan bahan secara harian, pembelian barang dan bahan secara kuota mingguan, pembelian barang dan bahan secara 2cash and carry3, dan pembelian bahan makanan secara pembayaran pesanan. 5enis-jenis penggunaan dairy product khususnya foods dan beverage pada hotel, dapat dibagi menjadi makanan yang cepat rusak + perishable', makanan yang terbuat dari susu dan sejenisnya +dairy product ', makanan jenis daging, unggas, dan ikan laut + meat, poultry, fish, and sea food ', makanan jenis sembako + groceries', dan jenis minuman +beverages' ntuk mencatat transaksi sejenis dalam jumlah rekuensi yang cukup sering, dapat dibuatkan jurnal yang mempunyai bentuk khusus. 5urnal tersebut sering dinamakan jurnal khusus. "ransaksi-transaksi yang dapat dicatat dalam jurnal khusus misalnya transaksi penerimaan kas, transaksi pengeluaran kas, transaksi penjualan kredit, dan transaksi pembelian kredit. Setelah pencatatan dalam jurnal khusus tersebut selanjutnya diposting ke dalam rekening buku yang dilakukan secara periodik, biasanya setiap bulan sekali.
&*
Penggunaan persediaan untuk operasional perusahaan harus diadministrasikan dengan baik, karena penggunaan sama artinya dengan pemakaian yang merupakan biaya bagi departemen yang meminta. Pencatatan yang dilakukan berkaitan dengan transaksi pengeluaran persediaan dari gudang untuk digunakan oleh departemen peminta adalah biaya departemen +$' dan persediaan +K'. Prosedur pembelian persediaan dimulai dari P9 dibuat oleh departemen yang memerlukan barang, jika barang yang diperlukan tidak tersedia di gudang, atau P9 bisa juga dibuat oleh bagian gudang jika barang yang tersedia di gudang sudah mencapai persediaan minimum. Kedua, berdasarkan P9 yang dibuat, bagian pembelian akan membuatkan P dimana harus mendapat persetujuan dari )ccounting epartement Head dan #eneral +anager , dan didukung dengan uotation analysis price. Ketiga, supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan P yang diterima, setelah barang siap dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel. Keempat, penerimaan barang di hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah barang yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan I dan memintakan persetujuan +approval '. Kelima, bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kemudian menyimpan barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan I. Sedangkan cost control berdasarkan salinan P9, P, I akan mencatat pembelian tersebut dalam carde, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha. I setiap hari dipilah per jenis barang + food, beverage, material supplies' oleh bagian penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving point . Prosedur penggunaan persediaan dimulai dari departemen yang memerlukan barang menyiapkan S9 yang berisi tentang jenis dan jumlah satuan dari barang yang diperlukannya, dimana S9 tersebut harus disetujui oleh head department , yang kemudian diserahkan ke bagian gudang. Kedua, bagian gudang akan mengecek dan menyiapkan barang yang diminta, dan kemudian menyerahkan barang dan meminta tanda terima dari petugas yang menerima barang tersebut, setelah itu bagian gudang akan menandatangani S9 tersebut. "erakhir, bagian gudang akan mencatat pengambilan barang tersebut pada bincard sebagai pengurang berdasarkan S9.
DA/TAR RUJUKAN
&/
@idanaputra, 6.6, 8P., Suprasto, Bambang., 6ryanto, $odik., Sari, 9atna. *00<. 6kuntansi Perhotelan Pendekatan Sistem Inormasi. Aogyakarta% 8raha Ilmu.
&1