PEMERINTAH KABUPATEN BLITAR DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS SANANKULON Jln. Raya Kediri Desa Kalipucung Telp. (0342) 805659 Kode Pos 66151 e-mail:
[email protected]
KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS SANANKULON NOMOR : 440/01/409.104.20/SK/2017
TENTANG PEMBERLAKUAN PEDOMAN TATA NASKAH DAN PENGENDALIAN DOKUMEN INTERNAL
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA UPT PUSKESMAS SANANKULON,
Menimbang
:
a. bahwa organisasi puskemas harus dijalankan dengan melakukan pengorganisasian yang baik, tertib serta memperhatikan kaidah administrasi yang baik; b. bahwa dalam rangka meningkatkan tertib administrasi dan dokumentasi serta dalam mengendalikan dokumen yang ada di Puskesmas sehingga tata kelola dokumen dapat berjalan dengan baik dan lancar; c. bahwa untuk mencapai tujuan tersebut dan memperhatikan huruf a dan b diatas, maka perlu ditetapkan Pemberlakukan Pedoman Tata Naskah dan Pengendalian Dokumen Internal.
Mengingat
:
1. Undang-undang Nomor 23 Tahun 1992
tentang
Kesehatan
(Lembaran Nomor 3495) Lembaran Negara Tahun 1992 Nomor 100; 2. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 71 Tahun 2013 tentang FKTP; 3. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 75 Tahun 2014 tentang Puskesmas; 4. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 46 Tahun 2015 tentang Akreditasi; 5. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Republik Indonesia Nomor 26/KEP/M.PAN/7/2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik; 6. Keputusan
Menteri
Kesehatan
Republik
Indonesia
Nomor
128/MENKES/SK/2004 tentang Kebijakan Dasar Puskesmas;
7. Keputusan Bupati Blitar Nomor 63 63 Tahun 1981 Tentang Kearsipan Pemerintah Kabupaten Blitar; 8. Peraturan Bupati Blitar Nomor 31 Tahun 2010 Tentang Tata Naskah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Blitar;.
MEMUTUSKAN
Menetapkan
:
PEMBERLAKUAN
PEDOMAN
TATA
NASKAH
DAN
PENGENDALIAN DOKUMEN INTERNAL Kesatu
:
Melaksanakan komunikasi dan koordinasi antar program dalam penyusunan pengelolaan dokumen dan pengendalian dokumen meliputi
dokumen induk, dokumen dokumen terkendali dan dokumen tidak
terkendali. Kedua
:
Penyusunan
tata
naskah
diatur
sebagaimana
lampiran
dan
merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari surat keputusan ini. Ketiga
:
Surat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan bila terdapat kekeliruan didalamnya akan dilakukan perubahan sebagaimana mestinya.
Ditetapkan di : Sanankulon Pada tanggal : 1 Nopember 2017 KEPALA UPT PUSKESMAS SANANKULON,
dr. EVI ROSSALINA
NIP.1740126 200604 2 016
LAMPIRAN : SURAT KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS SANANKULON NOMOR : 440/01/409.104.20/SK/2017 TANGGAL : 1 NOPEMBER 2017 TENTANG : PEMBERLAKUAN PEDOMAN TATA NASKAH DAN PENGENDALIAN DOKUMEN INTERNAL PEDOMAN TATA NASKAH DAN PENGENDALIAN DOKUMEN INTERNAL
A. PENDAHULUAN PENDAHULUAN Pengaturan sistem dokumentasi dalam suatu proses implementasi akreditasi FKTP sangat penting karena dokumen merupakan acuan kerja, bukti pelaksanaan dan penerapan kebijakan, program dan kegiatan. Dengan adanya sistem dokumentasi yang baik dalam suatu institusi/organisasi diharapkan fungsi-fungsi setiap personel maupun bagian-bagian dari organisasi dapat berjalan sesuai dengan perencanaan dalam mewujudkan kinerja yang optimal. Dokumen secara garis besar dibagi atas dua bagian yaitu dokumen eksternal dan dokumen internal. Dokumen tersebut digunakan untuk membangun dan membakukan sistem manajemen mutu dan sistem manajemen pelayanan. Regulasi internal berupa kebijakan/SK, Pedoman, Standar Operasional Prosedur (SOP) dan dokumen lain yang disusun berdasarkan peraturan perundangan dan pedoman (regulasi) eksternal yang berlaku. Agar FKTP memiliki acuan dan memudahkan memudahkan dalam melakukan melakukan dokumentasi dokumentasi maka perlu disusun Pedoman Tata Naskah Dinas Akreditasi UPT PUSKESMAS SANANKULON.
B. DASAR PENETAPAN TATA NASKAH PUSKESMAS Didalam penetapan pedoman Tata Naskah Dinas Akreditasi UPT Puskesmas Sanankulon sebagai dasarnya adalah: 1. Undang-Undang No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan; 2. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2014 Tentang Pemerintah Daerah; 3. Peraturan pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah Daerah Propinsi an Pemerintah Daerah Kabupaten/Kota; 4. Peraturan pemerintah Nomor 18 Tahun 2016 Tentang Perangkat Daerah; Daerah; 5. Peraturan Menteri PAN dan RB Nomor 35 Tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan; 6. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 71 tahun 2013 tentang Pelayanan Kesehatan pada Jaminan Kesehatan Nasional;
7. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 71 tahun 2013 tentang Pelayanan Kesehatan pada Jaminan Kesehatan Nasional; 8. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 tahun 2014 tentang Puskesmas; 9. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 59/2015 tentang Komisi Akreditasi FKTP; 10. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 46 tahun 2015 tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktek Mandiri Dokter dan Tempat Praktik Mandiri Dokter Mandiri; 11. Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi FKTP Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan Direktorat Bina Upaya Kesehatan Dasar Tahun 2015; 12. Keputusan Bupati Blitar Nomor 31 tahun 2010 tentang Tata Naskah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Blitar.
C. PENGERTIAN TATA NASKAH DINAS AKREDITASI 1.
Pedoman Tata Naskah Dinas Akreditasi UPT Puskesmas Sanankulon pada pada Puskesmas Kabupaten Blitar
adalah sistem pengelolaan dokumen/surat
menyurat dan rekaman implementasi, yang meliputi sistem penyusunan tata naskah untuk penyelenggaraan manajemen Puskesmas, penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat dan Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perorangan. 2.
Dokumen penyelenggaraan manajemen Puskesmas meliputi Rencana Lima Tahunan Puskesmas, Pedoman/Manual mutu, Pedoman/Panduan teknis yang terkait manajemen, Standar Operasional Prosedur, Perencanaan Tingkat Puskesmas serta Kerangka Acuan Kegiatan.
3.
Dokumen penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat meliputi kebijakan Kepala Puskesmas, Pedoman masing-masing UKM, Standar Operasional Prosedur (SOP), Rencana Tahunan untuk masing-masing UKM, Kerangka Acuan Kerja Kerja untuk masing-masing masing-masing UKM.
4.
Dokumen penyelenggaraan Upaya Upaya Kesehatan Perorangan meliputi kebijakan tentang Pelayanan Klinis, Pedoman Pelayanan Klinis, Standar Operasional Prosedur (SOP) klinis, Kerangka Acuan Kerja terkait dengan program/kegiatan Pelayanan Klinis dan Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien.
5. Dokumen eksternal adalah: buku, peraturan, standar, surat keputusan, kebijakan
yang merupakan acuan/referensi di dalam penyusunan dokumen
akreditasi Puskesmas.
D. KETENTUAN TATA NASKAH NASKAH AKREDITASI AKREDITASI DI UPT PUSKESMAS SANANKULON SANANKULON I. KEBIJAKAN
Kebijakan adalah Peraturan/Surat Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala UPT Puskesmas Sanankulon yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib dilaksanakan oleh penanggungjawab maupun pelaksana. Penyusunan Peraturan/Surat Keputusan tersebut harus didasarkan pada peraturan perundangan, baik Undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan Daerah, Peraturan Kepala Daerah, Peraturan Menteri dan pedoman-pedoman teknis yang berlaku seperti yang diterapkan oleh Kementerian Kesehatan, Kementerian Dalam Negeri, Dinas Kesehatan Propinsi, Dan Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota. Format Peraturan/Surat Keputusan disesuaikan dengan Peraturan Daerah yang berlaku atau dapat disusun sebagai berikut : 1.
Kop surat a. Tulisan “PEMERINTAH KABUPATEN BLITAR” BLITAR” menggunakan font arial, size 14, spasi antar huruf 3 pt, menggunakan huruf besar dan tebal. b. Tulisan “DINAS KESEHATAN” menggunakan font arial, size 14, spasi antar huruf 1,9 pt, menggunakan huruf besar dan tebal. c.
Tulisan “UPT “ UPT PUSKESMAS SANANKULON” SANANKULON ” menggunakan font arial, size 16, menggunakan huruf besar dan tebal.
d. Tulisan alamat menggunakan font arial, size 10 Jl. Raya Kediri Desa Kalipucung Telp. (0342) 805659 Kode Pos 66151 e. Tulisan Email menggunakan font Arial size 10 Email:
[email protected] f.
Dibawah kop diberi garis horizontal tebal tipis dari batas margin kiri sampai batas margin kanan ketebalan 2 1/4 pt.
g. Logo sebelah kiri adalah Logo Kabupaten Blitar dengan ukuran ukuran 3 cm x 3 cm 2.
Jarak antara kop surat dengan baris berikutnya 2 enter spasi 1
3.
Memakai Kertas dengan Kop Surat UPT Puskesmas Sanankulon dengan menggunakan
kertas
ukuran
folio
(215x330mm),
dengan
penulisan
menggunakan margin atas 2 cm, margin kiri 2 cm, margin kanan 2 cm dan margin bawah 2 cm. 4.
Pembukaan ditulis dengan huruf kapital :
Kebijakan ditulis dengan menggunakan huruf kapital font Arial size 12 bold dengan spasi 1. >contoh : KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS SANANKULON
Nomor ditulis sesuai sistem penomoran UPT Puskesmas Sanankulon,
menggunakan huruf Arial font 12 bold dengan spasi 1. Kode Kesehatan/Nomor Urut dalam 1 tahun/Kode Kode Puskesmas/ /SK/Tahun Surat >contoh : NOMOR : 440/01/409.104.20/SK/2017
Jarak
antara
tulisan
“ KEPUTUSAN
KEPALA
UPT
PUSKESMAS
SANANKULON” dengan nomor surat adalah spasi 1.
Jarak antara nomor surat dengan tulisan tentang adalah 2 enter spasi 1.
Judul dengan huruf kapital Arial font 12 Bold spasi 1. >contoh : PEDOMAN TATA NASKAH
Jarak
antara
tulisan
“ PEDOMAN TATA NASKAH ”
dengan
tulisan
“DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA ” adalah 2 enter spasi 1. Kalimat “DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA ” diketik dengan
huruf kapital Arial font 12 Bold.
Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, dan diletakkan ditengah margin diakhiri tanda koma (,), menggunakan huruf kapital Arial 12 bold >contoh : KEPALA UPT PUSKESMAS SANANKULON ,
5.
Konsideran meliputi : a. Menimbang 1) Memuat uraian singkat tentang pokok pikiran yang menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan; 2) Huruf awal kata “Menimbang” ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik (:), menggunakan font arial 12 dan diletakkan dibagian kiri; 3) Konsideran “Menimbang” diawali dengan penomoran menggunakan huruf kecil dan dimulai dengan kata “bahwa” dengan “b” huruf kecil, dan diakhiri dengan tanda baca titik koma (;); 4) Jumlah konsideran “Menimbang” ada 3 yang meliputi a (landasan filosofis), b (landasan sosiologis) dan c (konklusi urgensi). b. Mengingat 1)
Memuat
dasar
kewenangan dan
peraturan
perundangan yang
memerintahkan pembuatan kebijakan tersebut; 2)
Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang tingkatannya lebih tinggi atau sederajat;
3)
Kata “Mengingat” diletakkan dibagian kiri sejajar dengan kata “Menimbang” dan ditulis menggunakan huruf kapital didepannya dan menggunakan font arial 12;
4)
Konsideran yang berupa peraturan perundangan perundangan diurutkan sesuai dengan hirarki tata perundangan dengan tahun yang awal disebut terlebih dahulu diawali dengan nomor 1,2,3 dst dan diakhiri dengan tanda baca (;).
c. Diktum 1)
Diktum “MEMUTUSKAN” ditulis simetris ditengah, dan seluruhnya menggunakan huruf kapital dan tebal;
2)
Diktum “Menetapkan” diletakkan dibawah diktum “ MEMUTUSKAN” dengan posisi sejajar dengan dengan kata “Menimbang” dan “Mengingat”, huruf awal kata dengan huruf kapital dan menggunakan font arial 12 diakhiri dengan tanda baca titik dua (:);
3)
Nama keputusan ditulis dengan huruf kapital seluruhnya sesuai judul keputusan.
d. Batang Tubuh 1)
Memuat seluruh substansi surat keputusan yang dirumuskan dalam diktum Kesatu, Kedua dan seterusnya dan diawali dengan huruf kapital;
2)
Dicantumkan
saat
berlakunya
surat
keputusan,
perubahan,
pembatalan dan sebagainya; 3)
Materi teknis kebijakan dapat dicantumkan dalam lampiran surat keputusan
yang
dilengkapi
dengan
tandatangan
pejabat
yang
menetapkan surat keputusan beserta nama dan gelar tanpa garis bawah. 6.
Kaki kebijakan Merupakan bagian akhir substansi yang memuat tanda tangan pejabat yang mengesahkan keputusan yang terdiri dari : 1) Tempat dan tanggal penetapan; 2) Nama jabatan diakhiri dengan tanda koma (,); 3) Tanda tangan pejabat; 4) Nama lengkap pejabat dengan gelar dan NIP.
7.
Penandatanganan Peraturan
/
Surat
Keputusan
Kepala
UPT
Puskesmas
Sanankulon
ditandatangani oleh Kepala UPT Puskesmas Sanankulon, dituliskan nama dengan gelar dan NIP. 8.
Lampiran 1) Halaman pertama harus dicantumkan nomor dan judul surat keputusan yang diletakkan di pojok kanan atas dengan huruf kapital Arial font 12;
2) Halaman terakhir harus ditandatangani oleh Kepala UPT Puskesmas Sanankulon dengan gelar dan NIP.
II. MANUAL MUTU
Manual mutu adalah dokumen yang memberi informasi yang kosisten tentang sistem manajemen mutu. Manual mutu disusun, ditetapkan, dan dipelihara UPT Puskesmas Sanankulon. Dalam penyusunan dokumen manual mutu menggunakan kertas ukuran Folio (215 x 330 mm), dengan penulisan menggunakan margin atas 2 cm, margin kiri 3 cm, margin kanan 2 cm dan margin bawah 2 cm, Menggunakan huruf Arial font size 12 dengan spasi 1,5. Adapun susunan susunan dokumen dokumen manual mutu mutu adalah adalah sebagai sebagai berikut : KATA PENGANTAR BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKA BELAKANG NG 1. Profil Organisasi a. Gambaran Umum Organisasi b. Data Demografi c.
Visi Organisasi
d. Misi Organisasi e. Struktur Organisasi f.
Motto Organisasi
g. Tata Nilai 2. Kebijakan Mutu 3. Proses Pelayanan ( Proses Bisnis ) B. RUANG LINGKUP 1. Ruang Lingkup 2. Tanggungjawab 3. Kebijakan 4. Dokumen Terkait C. TUJUAN D. LANDASAN HUKUM DAN ACUAN E. ISTILAH DAN DEFINISI BAB II SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN SISTEM PENYELENGGARAAN PELAYANAN
A. PERSYARATAN PERSYARATAN 1. Persyaratan Umum 2. Persyaratan Dokumentasi
a. Umum b. Manual Mutu B. PENGENDALIAN DOKUMEN C. PENGENDALIAN REKAMAN 1. Tanggung Jawab 2. Format Tata Letak 3.
Pendistribusian
4. Pendistribusian Salinan Terkendali 5. Pendistribusian Salinan Tidak Terkendali 6. Perubahan 7. Tinjauan Dokumen BAB III TANGGUNGJAWAB MANAJEMEN
A. KOMITMEN MANAJEMEN MANAJEMEN B. FOKUS PADA SASARAN/PASIEN C. KEBIJAKAN MUTU D. PERENCANAAN SISTEM MANAJEMEN MUTU DAN PENCAPAIAN SASARAN MUTU 1. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu 2. Sasaran Mutu E. TANGGUNGJAWAB, WEWENANG DAN KOMUNIKASI 1. Tanggungjawab dan Wewenang a. Kepala Puskesmas b. Wakil Manajemen Mutu c.
Penanggungjawab Upaya Kesehatan Masyarakat dan Perkesmas
d. Penanggungjawab Upaya Kesehatan Perorangan, Kefarmasian dan Laboratorium e. Penanggung Jawab Jaringan Pelayanan Puskesmas dan Jejaring Fasilitas Pelayanan Kesehatan 2. Struktur Organisasi F. WAKIL MANAJEMEN MUTU G. KOMUNIKASI INTERNAL BAB IV TINJAUAN MANAJEMEN
A. UMUM B. MASUKAN TINJAUAN MANAJEMEN C. LUARAN TINJAUAN BAB V MANAJEMEN SUMBERDAYA
A. PENYEDIAAN PENYEDIAAN SUMBERD SUMBERDAYA AYA
B. MANAJEMEN SUMBERDAYA MANUSIA 1. Umum 2. Kompetensi, Pelatihan. C. INFRASTRUKTUR D. LINGKUNGAN KERJA BAB VI PENYELENGGARAAN PELAYANAN
A. UPAYA KESEHATAN KESEHATAN MASYARAK MASYARAKAT AT PUSKESMAS PUSKESMAS 1. Perencanaan Upaya Kesehatan Masyarakat, akses dan pengukuran kinerja 2. Proses yang berhubungan dengan sasaran : a. Penetapan persyaratan sasaran b. Tinjauan terhadap persyaratan sasaran c. Komunikasi dengan sasaran 3. Pembelian dan Pengadaan 4. Penyelenggaraan UKM : a. Pengendalian proses penyelenggaraan upaya b. Validasi proses penyelenggaraan upaya c. Identifikasi dan mampu telusur d. Hak dan kewajiban sasaran e. Manajemen resiko dan keselamatan 5. Pengukuran, analisis dan penyempurnaan sasaran kinerja UKM a. Umum b. Pemantauan dan pengukuran 1) Kepuasan pelanggan 2) Audit Internal 3) Pemantauan dan pengukuran proses 4) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan c. Pengendaliaan jika ada hasil yang tidak sesuai d. Analisa Data e. Peningkatan berkelanjutan f. Tindakan korektif g. Tindakan preventif B. UPAYA KESEHATAN PERORANGAN (UKP) 1. Perencanaan Pelayanan Klinis 2. Proses yang berhubungan dengan pelanggan 3. Pembelian/pengadaan barang terkait dengan pelayanan klinis a. Proses pembelian b. Verifikasi barang yang dibeli c. Kontrak dengan pihak ketiga
4. Penyelenggaraan Pelayanan Klinis a. Pengendalian Proses Pelayanan Klinis b. Validasi Proses Pelayanan c.
Identifikasi dan Ketelusuran
d. Hak dan Kewajiban Pasien e. Pemeliharaan Barang Milik Pelanggan f.
Manajemen Resiko dan Keselamatan Pasien
5. Peningkatan Mutu Pelayanan Klinis dan Keselamatan Pasien a. Penilaian indikator kinerja klinis b. Pengukuran pencapaian sasaran keselamatan pasien c.
Pelaporan Insiden Keselamatan Pasien
d. Penerapan Manajemen Resiko e. Analisis dan tindak lanjut 6. Pengukuran, analisis dan penyempurnaan Pelayanan Klinis: a. Umum b. Pemantauan dan Pengukuran 1) Kepuasan pelanggan 2) Audit Internal 3) Pemantauan dan pengukuran proses kinerja 4) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan c. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai d. Analisis Data e. Peningkatan berkelanjutan f. Tindakan korektif g. Tindakan preventif BAB VII MONITORING DAN EVALUASI BAB VIII PENUTUP Lampiran (jika ada)
III. RENCANA LIMA TAHUNAN PUSKESMAS
Rencana lima tahunan UPT Puskesmas Sanankulon disusun sejalan dengan Rencana Strategis Dinas Kesehatan Kabupaten Blitar dan digunakan sebagai panduan dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat sesuai dengan target kinerja yang ditetapkan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten Blitar. Rencana lima tahunan disusun sesuai dengan visi misi UPT Puskesmas Sanankulon dan didasarkan pada analisis kebutuhan masyarakat. Rencana lima tahunan ditulis dengan huruf Arial 12 dengan kertas ukuran folio (215 x 330 mm) dengan pengetikan tidak bolak-balik (satu permukaan kertas)
dengan
penulisan
halaman
disebelah
kanan
bawah.
Dengan
penulisan
menggunakan margin atas 2 cm, margin kiri 3 cm, margin kanan 2 cm dan margin bawah 2 cm. Adapun susunan dokumen rencana rencana lima tahunan Puskesmas Puskesmas adalah sebagai berikut : KATA PENGANTAR BAB I
PENDAHULUAN
A.
KEADAAN UMUM PUSKESMAS PUSKESMAS
B.
TUJUAN PENYUSUNAN RENCANA KERJA LIMA TAHUNAN
BAB II
KENDALA DAN MASALAH
A. IDENTIFIKASI IDENTIFIKASI KEADAAN KEADAAN DAN MASALAH MASALAH 1. Tim mempelajari seluruh kebijakan perencanaan baik RPJMN, rencana strategis Kementrian Kesehatan Republik Indonesia, Dinas Kesehatan Kabupaten Blitar, beserta seluruh target kinerja yang harus dicapai UPT Puskesmas SANANKULON. 2. Tim mengumpulkan data : a. Data Umum b. Data Wilayah c.
Data Penduduk sasaran
d. Data cakupan e. Data sumberdaya 3. Tim melakukan analisis data 4. Alternatif pemecahan masalah B. PENYUSUNAN RENCANA 1. Penetapan tujuan dan sasaran 2. Penyusunan rencana a. Penetapan strategi pelaksanaan b. Penetapan kegiatan c.
Pengorganisasian
d. Perhitungan sumberdaya yang diperlukan C. PENYUSUNAN RENCANA PELAKSANAAN /PLAN OF ACTION (POA) 1. Penjadwalan 2. Pengalokasian sumberdaya 3. Pelaksanaan kegiatan 4. Penggerak pelaksanaan D. PENYUSUNAN PELENGKAP DOKUMEN
BAB III INDIKATOR
DAN
STANDAR
KINERJA
UNTUK
TIAP
JENIS
PELAYANAN DAN UPAYA UPT PUSKESMAS SANANKULON BAB IV ANALISIS KINERJA
A. PENCAPAIAN PENCAPAIAN KINERJA UNTUK TIAP JENIS PELAYANAN DAN UPAYA UPT PUSKESMAS SANANKULON B.
ANALISIS
KINERJA
FAKTOR
PENDUKUNG
DAN
PENGHAMBAT
KINERJA BAB V
RENCANA PENCAPAIAN KINERJA LIMA TAHUN
A. PROGRAM KERJA KERJA DAN DAN KEGIATAN KEGIATAN YANG YANG AKAN AKAN DILAKUKAN DILAKUKAN 1. Program kerja dan kegiatan pengembangan sdm. 2. Program kerja dan kegiatan pengembangan sarana. 3. Program kerja dan kegiatan pengembangan manajemen. 4. Program kerja pengembangan UKM dan UKP dan seterusnya. B. RENCANA ANGGARAN TIAP PROGRAM KERJA DAN KEGIATAN BAB VI PEMANTAUAN DAN PENILAIAN BAB VII PENUTUP
Lampiran : 1. Matriks rencana kinerja lima tahunan UPT UPT Puskesmas Sanankulon 2. Langkah-langkah penyusunan rencana kinerja lima tahunan UPT Puskesmas Sanankulon, adalah sebagai berikut : a.
Membentuk
tim
penyusun
rencana
lima
tahunan
UPT
Puskesmas
Sanankulon, yang terdiri dari Kepala Puskesmas, Penanggungjawab UKM, dan Penanggungjawab UKP. b. Tim mempelajari RPJMN, rencana strategis Kementerian Kesehatan Republik Indonesia, Dinas Kesehatan Propinsi, Dinas Kesehatan Kabupaten Blitar, target kinerja lima tahunan yang harus dicapai oleh UPT Puskesmas Sanankulon. c.
Tim menetapkan indikator kinerja tiap upaya Puskesmas
d. Tim mengumpulkan data pencapaian kinerja e. Tim menganalisis kinerja f.
Tim menyusun pentahapan pencapaian indikator kinerja
g. Tim menyusun program kerja dan kegiatan yang yang dilakukan untuk mencapai target tiap indikator kinerja h. Tim menyusun dokumen rencana kinerja lima tahunan untuk disahkan oleh Kepala UPT Puskesmas Sanankulon
i.
Sosialisasi rencana lima tahunan kepada seluruh jajaran di UPT Puskesmas Sanankulon
3. Panduan dalam mengisi matriks rencana kinerja lima tahunan UPT Puskesmas Sanankulon, adalah sebagai berikut: a. Nomor : diisi dengan nomor urut. b. Pelayanan/Upaya Puskesmas : diisi dengan pelayanan klinis (upaya kesehatan
perseorangan),
dan
upaya
kesehatan
masyarakat
yang
dilaksanakan di UPT Puskesmas Sanankulon, misalnya upaya KIA, upaya KB, dan seterusnya. c.
Indikator : diisi dengan indikator-indikator yang menjadi tolok ukur kinerja upaya / pelayanan.
d. Standar : diisi dengan standar kinerja untuk tiap indikator. e. Pencapaian : diisi dengan pencapaian kinerja tahun terakhir. f.
Target pencapaian : diisi dengan target-target yang akan dicapai pada tiap tahap tahunan.
g. Program kerja : diisi dengan program kerja yang akan dilakukan untuk mencapai target pada
tiap tahun berdasarkan hasil analisis kinerja,
misalnya program kerja pengembangan SDM, program kerja peningkatan mutu, program kerja pengembangan SDM, program kerja pengembangan sarana, dsb. h. Kegiatan
:
merupakan
rincian
kegiatan
untuk
tiap
program
yang
direncanakan, misalnya untuk program pengembangan SDM, kegiatan Pelatihan Perawat, Pelatihan Tenaga PKM, dan sebagainya. i.
Volume : diisi dengan volume kegiatan yang direncanakan untuk
tiap
tahapan tahunan. j.
Harga satuan : harga satuan untuk tiap kegiatan.
k.
Perkiraan Biaya : diisi dengan perkalian antara volume dengan harga satuan.
4. Penutup Panduan ini disusun dengan harapan akan membantu Kepala UPT Puskesmas Sanankulon dalam menyusun rencana kinerja lima tahunan, yang kemudian diuraikan dalam rencana tahunan dalam bentuk rencana usulan kegiatan dan rencana pencapaian kegiatan. Lampiran: Lampiran 1. Matriks Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas
IV. PERENCANAAN TINGKAT PUSKESMAS (PTP) TAHUNAN
Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) adalah suatu proses penyusunan perencanaan secara sistematis yang dilakukan oleh Puskesmas untuk mengatasi permasalahan di wilayah kerjanya. Adapun penyusunan penyusunan Perencanaan Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) mengacu format Pedoman Manajemen Puskesmas yang dikeluarkan oleh Kementerian Kesehatan Tahun 2016. V. PEDOMAN / PANDUAN
Pedoman/panduan adalah kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-langkah yang harus dilakukan.
Pedoman merupakan dasar untuk
menentukan dan melaksanakan kegiatan. Panduan adalah petunjuk dalam melaksanakan kegiatan, sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya mengatur satu kegiatan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan dokumen pedoman/ panduan, yaitu : 1. Harus dilengkapi dengan kebijakan Kepala UPT Puskesmas Sanankulon, yaitu berupa Keputusan Kepala UPT Puskesmas Sanankulon. 2. Keputusan Kepala UPT Puskesmas Sanankulon tetap berlaku meskipun terjadi pergantian Kepala Puskesmas. 3. Setiap pedoman/panduan dievaluasi minimal 2 tahun sekali. 4. Pedoman / panduan ditulis dengan huruf Arial 12 dengan kertas ukuran folio (215 x 330 mm) dengan pengetikan tidak bolak-balik (satu permukaan kertas) dengan penulisan halaman disebelah kanan bawah. Dengan penulisan menggunakan margin atas 2 cm, margin kiri 3 cm, margin kanan 2 cm dan margin bawah 2 cm.. 5. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja (untuk UKM dan Mutu) terdiri dari: a. Format Pedoman Pengorganisasian unit kerja KATA PENGANTAR BAB I PENDAHULUAN BAB II GAMBARAN UMUM PUSKESMAS BAB III VISI, MISI, FALSAFAH, NILAI DAN TUJUAN PUSKESMAS BAB IV STRUKTUR ORGANISASI PUSKESMAS BAB V STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA BAB VI URAIAN JABATAN BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA BAB VIIIPOLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL BAB IX KEGIATAN ORIENTASI BAB X PERTEMUAN/RAPAT
BAB XI PELAPORAN b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja (untuk UKP), terdiri dari : Kata Pengantar BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Belakang B. Tujuan Pedoman C. Sasaran Pedoman D. Ruang Lingkup Pedoman E. Batasan Operasional BAB II STANDAR KETENAGAAN A. Kualifikasi Kualifikasi Sumber Daya Manusia Manusia B. Distribusi Ketenagaan C. Jadwal Kegiatan BAB III STANDAR FASILITAS A. Denah Ruang Ruang B. Standar Fasilitas BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN A. Lingkup Kegiatan Kegiatan B. Metode C. Langkah Kegiatan BAB V LOGISTIK BAB VI KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN/PROGRAM BAB VII KESELAMATAN KERJA BAB VIII PENGENDALIAN MUTU BAB IX PENUTUP c. Format Panduan Pelayanan BAB I DEFINISI BAB II RUANG LINGKUP BAB III TATA LAKSANA BAB IV DOKUMENTASI
VI PENYUSUNAN KERANGKA ACUAN PROGRAM/KEGIATAN
Kerangka Acuan Kegiatan (KAK) disusun untuk program atau kegiatan yang akan dilakukan oleh UPT Puskesmas Sanankulon. Program/kegiatan yang akan dibuat kerangka acuan adalah sesuai dengan Standar Akreditasi, antara lain : a. Program pengembangan SDM. b. Program peningkatan mutu UPT Puskesmas Sanankulon dan keselamatan pasien.
c. Program pencegahan bencana. d. Kegiatan pelatihan triase gawat gawat darurat dan sebagainya. Dalam penyusunan KAK harus jelas tujuan dan kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan, Didalam penyusunan KAK menggunakan format yang di terapkan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten Blitar dan Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur. Adapun sistematika kerangka acuan adalah sebagai berikut : 1. Kop Surat 2. Judul KAK
-
Enter 2 kali dari Kop surat
-
Font 12, Huruf besar dan Tebal, spasi 1
-
Contoh judul KAK KERANGKA ACUAN KEGIATAN (KAK) KEGIATAN KESEHATAN GIGI DAN MULUT UPT PUSKESMAS SANANKULON TAHUN 2018
3. Isi spasi 1,5 4. Ukuran kertas F4, 70 gram 5. Margin atas 2 cm, cm, kiri 3 cm, kanan 2 cm dan bawah 2 cm. 6. Isi – Isi – rata rata kanan kiri A. PENDAHULUAN PENDAHULUAN Berisi hal-hal yang bersifat umum yang terkait dengan upaya atau kegiatan. Juga terdapat Visi dan Misi serta Tata Nilai Puskesmas Sanankulon. B. LATAR BELAKANG Berisi justifikasi atau alasan mengapa program tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan diperlukannya program dapat lebih kuat C. TUJUAN UMUM DAN TUJUAN KHUSUS 1. Tujuan umum adalah tujuan secara garis besar. 2. Tujuan khusus adalah tujuan secara rinci D. KEGIATAN POKOK DAN RINCIAN KEGIATAN Berisi langkah-langkah yang harus dilakukan sehingga tercapai tujuan program. E. CARA MELAKSANAKAN KEGIATAN Berisi Metode untuk melaksanakan kegiatan pokok dan rincian kegiatan, misal : membentuk tim, melakukan rapat, melakukan audit dll.
F. SASARAN Target pertahun yang spesifik dan terukur untuk mencapai tujuan sesuai dengan SMART (Specific, Measurable, Agressive but attainable, Result oriented, Time Bond) G. PERAN TERKAIT 1. Lintas Program 2. Lintas Sektor H. PEMBIAYAAN Berisi tentang asal pembiayaan. I. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN Berisi perencanaan waktu untuk tiap-tiap rincian kegiatan. J. PENCATATAN, PELAPORAN DAN EVALUASI KEGIATAN Pencatatan adalah bagaimana melakukan pencatatan kegiatan atau membuat dokumentasi. Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kapan laporan harus diserahkan dan kepada siapa. Evaluasi adalah bagaimana melakukan evaluasi dan kapan evaluasi harus dilakukan. 7. Tempat dan tanggal dibuatnya KAK diatas tanda tangan penanggung jawab. 8. Tanda tangan penanggung jawab dan Kepala Puskesmas.
Sanankulon, Sanankulon , …………………………. Mengetahui, Kepala UPT Puskesmas Sanankulon
Pelaksana Program
dr. Evi Rossalina NIP. 1740126 200604 2 016
........................... NIP.........................
VII PEDOMAN PENYUSUNAN SOP
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai prosedur penyelenggaraan aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan (Permenpan Nomor 35 Tahun 2012). Manfaat
SOP
adalah
untuk
memenuhi
standar
pelayanan
Puskesmas,
mendokumentasi langkah-langkah kegiatan dan memastikan staf Puskesmas memahami bagaimana pelaksanaan pekerjaannya. Penyusunan SOP mengacu pada Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi FKTP Tahun 2015 dan Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi Dinas Kesehatan Provinsi Jawa Timur Tahun 2016.
Format SOP sebagai berikut: JUDUL SOP
SOP
No. Dokumen
:
No. Revisi
:
Tanggal Terbit
:
Halaman
: Kepala UPT Puskesmas Sanankulon
UPT PUSKESMAS SANANKULON dr.Evi Rossalina NIP. 19740126 200604 2 01
Format SOP meliputi : 1. Kop/heading SOP (terlampir) Judul – Judul – huruf huruf besar dan tebal di tengah Arial 12.
No. Dokumen
:
No. Revisi
: (kosong)
Tanggal Terbit
: (kosong)
Halaman
: (disesuaikan)
“SOP”-Arial “SOP”-Arial 24 – 24 – ditengah ditengah
Arial 10
Logo
-
Sebelah Kiri height 2 cm
-
“Kabupaten Blitar ” Arial 12
-
Sebelah kanan Logo Puskesmas (segi enam) height 2 cm dr. Evi NIP. 1
Arial 8
2. Jika SOP disusun lebih dari satu halaman maka pada halaman kedua dan seterusnya SOP dibuat tanpa menggunakan Kop/heading. 3. Komponen SOP meliputi : 1. Pengertian 2. Tujuan 3. Kebijakan 4. Referensi 5. Alat & Bahan 6. Proses 7. Unit terkait 8. Dokumen terkait 9. Bagan Alir
4. Syarat penyusunan SOP a. SOP harus ditulis oleh mereka yang melakukan pekerjaan atau oleh unit kerjanya b. SOP harus merupakan suatu alur proses dari suatu kegiatan c. Dalam SOP harus mudah dikenali siapa yang yang melakukan, dimana, kapan dan mengapa d. SOP harus menggunakan kalimat instruksi, perintah dengan bahasa yang dimengerti oleh pemakai e. SOP harus jelas, ringkas dan mudah dilaksanakan 5. Evaluasi isi SOP Evaluasi isi SOP dilakukan sesuai dengan kebutuhan yang dilakukan oleh masing-masing unit kerja. Perbaikan/revisi isi SOP bisa dilakukan sebagian atau seluruhnya. 7. Diagram Alir/bagan alir (Flow Chart): Di dalam penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya dalam langkah-langkah kegiatan dilengkapi dengan diagram alir/ bagan alir untuk memudahkan dalam pemahaman langkah-langkahnya. Adapun bagan alir secara garis besar dibagi dibagi menjadi dua macam, yaitu diagram alir makro dan diagram alir mikro.
Diagram alir makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu simbol, yaitu simbol balok:
Diagram alir mikro, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan kegiatan-kegiat an dari
tahapan diagram makro, bentuk simbol sebagai berikut :
Awal kegiatan
:
Akhir kegiatan
:
Simbol keputusan :
?
Ya
Tidak
Penghubung
:
Dokumen
:
Arsip
:
tiap
VIII PENETAPAN PENOMERAN/PENGKODEAN DOKUMEN
A. Surat masuk dan keluar diberi nomer sesuai dengan ketentuan ketentuan Pemerintah Kabupaten Blitar B. Penomeran/pengkodean dalam pengendalian dokumen akreditasi dilakukan di sekretariat akreditasi yaitu penomoran/pengkodean SK dan SOP C. Urutan penomeran dokumen meliputi : SK atau SOP/ Nomor Urut Dokumen/Kode Unit Kerja/ Bulan/Tahun contoh : SK / 01 / 06 / I / 2017 Berikut adalah kode unit kerja di UPT Puskesmas Sanankulon : Kode Unit Kerja
Unit Kerja TIM MUTU
01
Tim Manajemen Mutu
02
Tim Audit Internal
03
Tim Manajemen Risiko dan K3
04
Tim Peningkatan Mutu dan Keselamatan Pasien (PMKP) dan PPI
05
Tim Penanganan Keluhan dan Survei Kepuasan Pelanggan TATA USAHA (ADMEN) DAN KESEKRETARIATAN
06
Sekretariat akreditasi
07
Kepegawaian
08
Keuangan
09
Sarana Prasarana
10
Rumah Tangga/Umum
11
Sistem Informasi dan Pelaporan (SIP) UNIT LAYANAN (UKP)
12
UGD
13
Loket dan Rekam Medik
14
Pelayanan Persalinan
15
Laboratorium
16
Farmasi
17
Pelayanan Umum
18
Pelayanan Gigi dan Mulut
19
Pelayanan KIA/KB (Harmoni)
20
Pelayanan Konsultasi Kesling
21
Pelayanan Konsultasi Gizi dan Laktasi
22
Pelayanan TB
23
Pelayanan Lansia PROGRAM (UKM) ESENSIAL
24
Program KIA/KB
25
Program Kesling
26
Program Promkes
27
Program Gizi
28
Program P2 PROGRAM (UKM) PENGEMBANGAN
29
Program Perkesmas
30
Program Haji
31
Program Jiwa
32
Program Indera
33
Program Battra
34
Program UKK
35
Program Olah Raga
36
Program Lansia
37
Program Kesehatan Gigi dan Mulut PROGRAM LAIN-LAIN
38
Pelayanan Sterilisasi
39
Ambulance
IX. PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
Prosedur pengendalian dokumen di UPT Puskesmas Sanankulon ditetapkan oleh Kepala UPT Puskesmas Sanankulon yang dijadikan acuan oleh seluruh unit di UPT Puskesmas Sanankulon. Tujuan dari pengendalian dokumen adalah terkendalinya kerahasiaan dokumen, proses perubahan, penerbitan, distribusi dan sirkulasi dokumen. Adapun tata cara penulisan penulisan dokumen beserta penetapan penetapan identitas identitas dokumen adalah sebagai berikut : A. PENETAPAN PENETAPAN KETENTUA KETENTUAN N PENULISAN PENULISAN DOKUMEN DOKUMEN Petugas menuliskan dokumen menggunakan ketentuan umum sebagai berikut : 1. Naskah dokumen akreditasi diketik pada satu halaman tidak boleh bolak-balik dengan tipe huruf Arial 12 pt. 2. Judul bab/dokumen menggunakan Arial 12 pt ditebalkan, huruf kapital. 3. Judul sub bab menggunakan Arial 12 pt ditebalkan. 4. Jenis dokumen menggunakan Arial 12pt ditebalkan. 5. Jarak antar baris dibuat 1,5 spasi kecuali untuk judul atau keterangan yang lebih dari 1 baris. 6. Bahasa yang digunakan adalah bahasa Indonesia baku. 7. Ukuran kertas : Folio (215 x 330 mm).
8. Tipe Margin : Normal (batas kanan, kiri, atas bawah bawah 2,54 cm), teks rata tepi kanan kiri (justify). 9. Penomeran ditulis secara konsisten dari awal sampai akhir naskah. Cara yang digunakan adalah gabungan antara angka Romawi dan Arab, seperti contoh berikut : A. 1. a. 1) a) (1) (a) B
PENETAPAN IDENTITAS DOKUMEN Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header di semua halaman yang merupakan identitas dokumen yang berisi : 1.
Nama jenis dokumen
2.
Judul dokumen
3.
Lambang dan identitas Kabupaten Blitar
4.
Lambang dan identitas UPT
5.
Nomer dokumen
6.
Nomer revisi
7.
Tanggal terbit
8.
Jumlah terbit
9.
Halaman
10. Pengesahan Kepala UPT Puskesmas C. STAMPEL DOKUMEN AKREDITASI Berikut adalah macam-macam stampel akreditasi di UPT Puskesmas Sanankulon : 1. Stempel Dokumen Induk Adalah stampel yang digunakan digunakan untuk menandai dokumen yang dijadikan dokumen induk atau dokumen master, dan dokumen induk tersebut tersimpan di arsip milik sekretariatan atau unit tata usaha di UPT Puskesmas Sanankulon. Stampel dokumen induk berwarna biru berukuran 3x5 cm.
DOKUMEN INDUK Contoh stampel dokumen induk BERLAKU TANGGAL :
2. Stampel Dokumen Terkendali Adalah stampel yang digunakan digunakan untuk menandai menandai dokumen hasil dari copy dokumen induk, dokumen terkendali tersimpan di arsip masing-masing unit kerja di UPT Puskesmas Sanankulon. Dokumen terkendali tetap berlaku apabila belum ada revisi atau perbaikan isi dari dokumen induk atau master, dokumen terkendali dijadikan pegangan sekaligus acuan bagi pelaksana didalam menjalankan kegiatan pelayanan ke masyarakat.Stempel dokumen terkendali berwarna biru berukuran 3x5 cm, disertai dengan kode pengendalian dan tanggal berlakunya.
DOKUMEN TERKENDALI Contoh stampel dokumen terkendali
KODE : BERLAKU TANGGAL :
3. Stampel Dokumen Kadaluarsa Adalah stampel yang digunakan digunakan untuk menandai bahwa dokumen lama sudah tidak berlaku kembali, hal ini disebabkan karena adanya revisi atau perbaikan isi dari dokumen induk, dokumen kadaluwarsa akan ditarik peredarannya dari unit kerja kemudian disimpan dan diarsipkan di sekretariat akreditasi UPT Puskesmas Sanankulon.
Stampel dokumen
kadaluarsa berwarna biru berukuran 3x5 cm.
Contoh stampel
DOKUMEN KADALUARSA
dokumen kadaluwarsa
NOMOR : BERLAKU TANGGAL :
X.
DOKUMEN/ARSIP DI UPT PUSKESMAS SANANKULON A.
SKEMA PENGORGANISASIAN DAN DAN TATA KELOLA DOKUMEN AKREDITASI PUSKESMAS PUSKESMAS
KEPALA SUB BAGIAN TATA USAHA
KEPALA PUSKESMAS
Dokumen diperiksa oleh Kepala Sub Bagian Bagian Tata
Usaha
Dokumen
ditanda
tangani
tanpa
dilakukan stempel (sebagai DOKUMEN INDUK)
Dipastikan kebenaran sesuai Pedoman Tata Naskah
Dilakukan paraf
Dibuatkan
daftar
Distempel
DOKUMEN
INDUK
dan
diberikan Kode dokumen
dan
dilakukan
Diserahkan kepada SEKRETARIS TIM
penomoran dalam buku agenda 2
2
TIM PENGENDALI MUTU/ WAKIL MANAJEMEN MUTU
SEKRETARIS TIM AKREDITASI (Proses I)
Dokumen diperiksa oleh
Wakil Manajemen Mutu Dipastikan kebenaran
implementasinya
Dibuatkan daftar dokumen
Dibuat disposisi kepada
SEKRETARIS TIM AKREDITASI (Proses 2)
Dipastikan kebenaran sesuai
Dokumen di foto copy dan diserahkan kepada UNIT sebagai
Dilakukan print /cetak /cetak
DOKUMEN TERKENDALI
dokumen
Pedoman Tata Naskah
Dilakukan stempel (sebagai DOKUMEN TERKENDALI) dan
Dibuatkan daftar dokumen
diberikan Kode Pengendalian
Kepala Sub Bagian Tata Usaha
Dibuatkan Daftar Dokumen Terkendali
PELAKSANA UNIT/INSTALASI/ POKJA (Kebijakan, Pedoman, SOP, KAK dibuat)
Diserahkan kepada UNIT/INSTALASI
B. PENYIMPANAN DOKUMEN/ ARSIP. 1. Dokumen asli (master dokumen yang sudah dinomori dan sudah ditanda tangani) agar disimpan di sekretariat Tim Akreditasi Puskesmas atau bagian Tata Usaha Puskesmas sesuai dengan tata cara pengarsipan dokumen yang diatur dalam pedoman tata naskah. Penyimpanan dokumen asli harus rapi, sesuai dengan metode pengarsipan sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan. 2. Dokumen fotocopy fotocopy disimpan disimpan dimasing-masing dimasing-masing unit di UPT UPT Puskesmas Puskesmas Sanankulon, dimana dokumen tersebut dipergunakan. Bila dokumen tersebut tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan maka unit kerja wajib mengembalikan dokumen yang sudah tidak berlaku tersebut ke sekretariat Tim Akreditasi Puskesmas atau Tata Usaha Puskesmas. 3. Dokumen yang berada di masing-masing masing-m asing unit harus disimpan di tempat yang mudah dilihat, diambil, dan dibaca oleh pelaksana. D. PENATAAN DOKUMEN DAN REKAMAN Untuk memudahkan didalam pencarian dokumen akreditasi di UPT Puskesmas Sanankulon maka dokumen dikelompokkan sesuai dengan jenis dokumen yang ada dan penyimpanannya dimasing-masing pelayanan, sedangkan rekaman/hasil pelaksanaan kegiatan dimasukan kedalam file secara berurutan sesuai urutan kriteria, elemen penilaian, dan diberikan daftar secara berurutan. E. PEMINJAMAN DOKUMEN. Peminjaman
dokumen
dari
antar
unit/lintas
unit
dengan
B. PENYIMPANAN DOKUMEN/ ARSIP. 1. Dokumen asli (master dokumen yang sudah dinomori dan sudah ditanda tangani) agar disimpan di sekretariat Tim Akreditasi Puskesmas atau bagian Tata Usaha Puskesmas sesuai dengan tata cara pengarsipan dokumen yang diatur dalam pedoman tata naskah. Penyimpanan dokumen asli harus rapi, sesuai dengan metode pengarsipan sehingga mudah dicari kembali bila diperlukan. 2. Dokumen fotocopy fotocopy disimpan disimpan dimasing-masing dimasing-masing unit di UPT UPT Puskesmas Puskesmas Sanankulon, dimana dokumen tersebut dipergunakan. Bila dokumen tersebut tidak berlaku lagi atau tidak dipergunakan maka unit kerja wajib mengembalikan dokumen yang sudah tidak berlaku tersebut ke sekretariat Tim Akreditasi Puskesmas atau Tata Usaha Puskesmas. 3. Dokumen yang berada di masing-masing masing-m asing unit harus disimpan di tempat yang mudah dilihat, diambil, dan dibaca oleh pelaksana. D. PENATAAN DOKUMEN DAN REKAMAN Untuk memudahkan didalam pencarian dokumen akreditasi di UPT Puskesmas Sanankulon maka dokumen dikelompokkan sesuai dengan jenis dokumen yang ada dan penyimpanannya dimasing-masing pelayanan, sedangkan rekaman/hasil pelaksanaan kegiatan dimasukan kedalam file secara berurutan sesuai urutan kriteria, elemen penilaian, dan diberikan daftar secara berurutan. E. PEMINJAMAN DOKUMEN. Peminjaman mempergunakan
dokumen ekpedisi
dari
antar
peminjaman,
unit/lintas
sedangkan
unit
dengan
peminjaman
yang
dilakukan oleh lintas sektor atau dinas atasan harus memakai surat resmi dan melalui ketatausahaan. ketatausahaan. XI. FORMAT- FORMAT Untuk menyeragamkan format yang digunakan di UPT Puskesmas Sanankulon dilampirkan format- format sebagai berikut:
A.
Format Sampul Dokumen
JUDUL DOKUMEN
UPT PUSKESMAS SANANKULON KABUPATEN BLITAR TAHUN 2018
B.
Format Standar Prosedur Operasional (SOP) JUDUL SOP No. Dokumen
SOP
SOP/
/
:
/
No. Revisi
:
Tanggal Terbit
: Kepala UPT Puskesmas Sanankulon
UPT PUSKESMAS SANANKULON dr.Evi Rossalina NIP. 19740126 200604 2 01
1. Pengertian 2. Tujuan 3. Kebijakan 4. Referensi
Bahan 5. Alat & Bahan 6. Proses 7. Unit Terkait 8. Dokumen terkait 9. Bagan Alir
C.
Format SK
PEMERINTAH KABUPATEN BLITAR DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS SANANKULON Jln. Raya Kediri Desa Kalipucung Telp. (0342) 805659 Kode Pos 66151 e-mail:
[email protected]
KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS SANANKULON NOMOR : 440/ /409.104.20/SK/2017 /409.104.20/S K/2017
TENTANG (J U D U L SK)
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA KEPALA UPT PUSKESMAS SANANKULON,
Menimbang
: a. bahwa……….. b. Bahwa………. c. bahwa sesuai pertimbangan pe rtimbangan pada p ada huruf a dan b, maka perlu menetapkan keputusan kepala puskesmas tentang …………....... dii UPT Puskesmas Sanankulon.
Mengingat
: a. ………..……….. b. …………………. c. (diurutkan berdasarkan hierarki tata urutan perundang-undangan UU No.11 Tahun 2012 tentang tata urutan perundang-undanagan)
MEMUTUSKAN
Menetapkan
: KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS SANANKULON TENTANG (sesuai JUDUL SK)
Satu
: ………………………………
Dua
: ………………………………
Tiga
: ………………………………
D.
Format KAK A.
Pendahuluan Pendahuluan
B.
Latar belakang
C.
Tujuan umum dan tujuan khusus
D.
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
E.
Cara melaksanakan kegiatan
F.
Sasaran
G.
Jadual pelaksanaan kegiatan
H.
Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
I.
Pencatatatan, Pencatatatan, pelaporan, dan evaluasi kegiatan
PEDOMAN TATA NASKAH AKREDITASI UPT PUSKESMAS SANANKULON
UPT PUSKESMAS SANANKULON KABUPATEN BLITAR TAHUN 2018
