(CONTOH)
PEMBERIAN NIK (NOMOR INDUK KARYAWAN)
I.
TUJUAN. 1. Setiap Karyawan Master Group harus mempunyai NIK 2. NIK sebagai dasar pengelolaan administrasi karyawan / Master Data
II. SASARAN Kemudahan dan kelancaran proses administrasi karyawana di Personalia. III. PENANGGUNG JAWAB Departement Sumber Daya Manusia ( HR ) bertanggung jawab mencatat karyawan baru dan memberikan NIK. IV.
URUTAN KERJA 1.
Department HR akan memberikan NIK segera setelah calon karyawan diterima sebagai karyawan.
2.
NIK dan data-data karyawan diInformasikan kepada bagian penggajian untuk diproses dan merupakan dasar pengelolaan administrasi keryawan tersebut pada bagian penggajian.
V.
SISTEM PENOMORAN Untuk memudahkan dan kelancaran administrasi, NIK diatur sebagai berikut : NIK terdiri atas 10 digit yang terdiri atas angka-angka. ( contoh; 2004121001 ) Pengaturan digit tersebut sebagai berikut:
Empat angka pada digit pertama – untuk tahun masuk.
Dua angka pada digit kelima dan keenam – untuk bulan lolos training / Masa Percobaan .
Satu angka pada digit ketujuh – untuk posisi / jabatan (Contoh). 1 – Posisi GM
2 – Posisi Manager
3 – Posisi Supervisor
4 – Posisi Pelaksana
(CONTOH) Tiga angka pada digit kedelapan, kesembilan dan kesepuluh – untuk nomor urut masuk pada tahun itu.
PEMBUATAN BADGE KARYAWAN
I.
TUJUAN. 1. Bukti Pengakuan perusahaan atas keberadaan karyawan. 2. Memudahkan mengenal identitas dan status karyawan.
SASARAN Badge sebagai identitas diri karyawan wajib dipakai saat jam kerja/ berada dalam lingkungan perusahaan. PENANGGUNG JAWAB 1. Department HR bertanggung jawab atas pembuatan badge karyawan, baik bagi karyawan baru maupun lama atas permintaan dari setiap bagian melalui kepala Departemennya. 2.
Karyawan yang bersangkutan bertanggung-jawab atas keamanan badge dan memakainya pada saat jam kerja dan atau berada dalam lingkungan perusahaan.
II.
MASUKAN YANG DIBUTUHKAN DALAM PROSES Surat permohonan pembuatan badge dari kepala Departemen karyawan yang bersangkutan.
III. KELUARAN YANG DIHASILKAN Badge karyawan dibedakan berdasarkan: 1. Departemen. 2. Karyawan Trainee (Masa Percobaan) IV.
URUTAN KERJA (PROSES) 1. Pembuatan Badge Karyawan Baru.
(CONTOH) Department HR membuat badge untuk diberikan dan dipakai oleh karyawan baru. Pembuatan ini atas permintaan dari setiap bagian dan ditandatangani oleh Kepala Departemennya. 2. Penggantian Badge. -
Penggantian badge hanya boleh dilakukan karena hal-hal sebagai berikut: a. Hilang. b. Rusak (dengan menunjukkan bukti) c. Mutasi antar depatemen d. Lulus Masa Percobaan.
-
Dalam hal penggantian badge tersebut, yang bersangkutan harus mengisi formulir yang telah disediakan oleh Sub Department HR, dan harus ditandatangani oleh kepala Depatemen yang bersangkutan.
-
Khusus untuk penggantian Badge karena hilang, yang bersangkutan dikenakan denda Rp.5000,- (Lima Ribu Rupiah), Potong Gaji.
-
Selama dalam proses pembuatan badge, yang bersangkutan akan diberikan Badge sementara.
FORMULIR YANG DIGUNAKAN 3. Formulir Permintaan Badge (Terlampir) 4. Contoh Bentuk dan Ukuran Badge.
(CONTOH) FORMULIR PERMINTAAN BADGE Yang bertanda tangan dibawah ini :
Nama
:
Nomor Induk Karyawan
:
Jabatan
:
Tanggall Masuk
:
Status Karyawan
:
Departemen / Divisi
:
Tetap / Kontrak /
Dengan ini mohon dapat dibuatkan Badge, karena Badge yang lama : -
Hilang Lulus Masa Percobaan Mutasi / Promosi Rusak
: : : :
Bayar sebesar Rp. 5.000,- (potong gaji) Ada Bukti Ada Bukti (Surat Mutasi / Promosi) Seluruhnya / Gantungan / Plastik (ada bukti)
Demikian untuk menjadikan periksa. Atas kerja-samanya yang baik diucapkan teima kasih. Jakarta, Mengetahui
Pemohon NB:
Atasan Langsung
Badge hilang / rusak seluruhnya harus melampirkan pas photo berwarna (untuk karyawan tetap) ukuran 3 x 4cm sebanyak 1 lembar dan dibelakang photo harus ditulis Nama dan NIK. Mohon diisi sesuai dengan data yang sebenarnya.
(CONTOH) TAHAPAN PERMINTAAN BADGE
SELEKSI
Pelamar Menerima Surat Perjanjian Kerja
Penempatan
NIK
Badge
(CONTOH)
DOKUMENTASI
I.
Dokumen Pribadi 1. Surat Lamaran Kerja 2. Curriculum Vitae 3. Foto copy Akte Kelahiran 4. Foto copy Kartu Keluarga 5. Foto copy Surat Pengalaman Kerja 6. Foto Copy KTP 7. Foto copy SIM (untuk driver) 8. Foto copy Surat Keterangan Kelakuan Baik dari Kepolisian. 9. Pas Photo Terakhir 10. Foto copy Ijazah Terakhir 11. Ijazah Asli terakhir - Untuk Driver, Salesman, Sales Supervisor, Kasir, baru dapat diambil/ dikembalikan
jika
terjadi
pemutusan
hubungan
kerja
dan
hak/
dikembalikan
jika
yang
kewajiban masing-masing pihak telah dipenuhi. - Untuk
pelaksana,
baru
dapat
diambil/
bersangkutan telah lolos training dan atau terjadi pemutusan hubungan kerja. 12. Surat ijin bekerja dari suami bagi karyawati yang sudah nikah. 13. Surat ijin bekerja dari orang tua bagi tenaga kerja yang belum mencapai usia 17 (tujuh belas) tahun. II.
Dokumen Kesehatan Dokumen yang dibuat oleh Dokter Perusahaan atau yang ditunjuk untuk itu pada saat test fisik / kesehatan.
III.
Surat Perjanjian Calon karyawan yang dinyatakan dapat diterima akan diproses dengan diterbitkan Surat Perjanjian Kerja yang intinya berisi hal-hal sebagai berikut:
(CONTOH)
Posisi / Jabatan
Upah
Tanggal penerimaan
Hak dan Kewajiban
Surat Perjanjian Kerja disiapkan oleh Sub Depatment Human Resources dan ditandatangani oleh : Di bawah Supervisor Supervisor Manager Senior Manager Director
Karyawan Kontrak Recr.& Adm. Supervisor Human Resource Manager Director Director -
Karyawan Tetap Human Resources Manager Director Director President Director Chairman
Dokumen tersebut diatas harus disimpan sebagai arsip sejak karyawan baru bergabung dengan ketentuan: 1. Dokumen untuk manager Kebawah disimpan oleh Human Resources Manager 2. Dokumen untuk Manager dan Keatas disimpan oleh Director
(CONTOH) FORM TANDA TERIMA IJAZAH
TANDA TERIMA Telah terima dari Saudara/ i: Nama
: …………………………………………………
Jabatan
: …………………………………………………
Berupa 1 (Satu) lembar STTB / Ijazah asli atas nama ………………………………….. dikeluarkan oleh …………………………… Nomor STTB / Ijazah …………………………
Dokumen tersebut diserahkan kepada Bogor Raya sebagai jaminan, dan akan diserahkan kembali kepada yang bersangkutan apabila telah berhenti atau diberhentikan oleh Bogor Raya dan yang bersangkutan tidak mempunyai tanggungan atau kewajiban-kewajiban lain. Bogor Raya akan bertanggung jawab terhadap pemeliharaan/ penyimpanan dokumen yang diberikan dan menanggung jika terjadi kerusakan/ kehilangan terkecuali yang disebabkan oleh adanya Force Majeur.
Jakarta,……………………………… Penerima,
Yang Menyerahkan
(CONTOH)
LAPORAN DATA KARYAWAN
I.
TUJUAN Akurasi data sesuai dengan perkembangan/ perubahan.
II.
SASARAN Mendukung kegiatan operasional dalam memenuhi kebutuhan data karyawan secara Akurat, Komplit dan Tepat Waktu.
III. PENANGGUNG JAWAB 1. HRD Department (melalui sub. Dept. Employment/ Payroll ) bertanggung-jawab atas pemeliharaan akurasi pencatatan/ pelaporan data karyawan. 2. Sub.
Dept. Employment/
Payroll bertanggung-jawab
melaporkan
posisi
perubahan/ keadaan tenaga kerja setiap bulan. 3. Relator HRD Department bertanggung-jawab memberikan masukan dan koreksi bila terdapat kekeliruan dalam Laporan bulanan yang difeedbackkan oleh HRD Department. IV.
MASUKAN YANG DIBUTUHKAN DALAM PROSES Laporan data karyawan dan perubahan-perubahannya.
V.
KELUARAN YANG DIHASILKAN 1. Laporan data karyawan dikelompokkan sesuai dengan Departemen. 2. Rekapitulasi profile data karyawan. 3. Daftar penambahan dan pengurangan karyawan.
VI.
KRITERIA KARYAWAN YANG DILAPORKAN 1. Karyawan Tetap dengan status Bulanan. 2. Karyawan Tetap dengan status Mingguan. 3. Karyawan untuk jangka Waktu Tertentu (Karyawan training/ percobaan)
(CONTOH) VII. Jenis Form Pelaporan Data 1. Form Daftar Karyawan dikelompokkan menurut Departemen. 2. Form Daftar Karyawan Tambahan. 3. Form Daftar Pengurangan Karyawan. VIII. URUTAN KERJA (PROSES) a. Pelaporan Data dilakukan tiap bulan dan diserahkan selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya. b. Data tersebut disiapkan oleh Sub. Dept. Employment / Payroll. c. HRD Department c.q Personnel
Manager akan mengirimkan data per
Department ke masing-masing manajernya sebagai bahan informasi.
(CONTOH)
IJIN PADA JAM KERJA
I.
TUJUAN. Untuk menjaga disiplin kerja, tata tertib dan keselamatan karyawan.
II.
SASARAN 1. Tertib Hukum 2. Tertib Administrasi.
III. KEBIJAKAN UMUM 1. Karyawan yang karena alasan-alasan tertentu (mendasar) sehingga harus meninggalkan pekerjaan sebelum waktu yang telah ditetapkan baik akan kembali bekerja atau tidak pada hari kerja tersebut, wajib memberitahukan kepada Atasannya / Kepala Departemennya. 2. Atas pertimbangan Atasa / Kepala Departemennya yang bersangkutan ijin pada jam kerja dapat diberikan. IV.
PENANGGUNG JAWAB 1. Atasan
/
Kepala
Departemen
yang
bersangkutan
bertanggung
jawab
memberikan pertimbangan dan mengeluarkan Surat Ijin. 2. Security bertanggung jawab memeriksa Surat Ijin yang diberikan sebelum karyawan yang bersangkutan meninggalkan lokasi kerja. V.
MASUKAN YANG DIBUTUHKAN Surat Ijin Meninggalkan Pekerjaan.
VI.
KELUARAN YANG DIHASILKAN Form Surat Ijin Meninggalkan Pekerjaan yang telah ditandatangani oleh Atasan/ Kepala Departemen yang bersangkutan.
(CONTOH) VII. URUTAN KERJA (PROSES) 1. Karyawan yang pada hari kerja dan atau jam kerja yang akan keluar lokasi kerja karena keperluan tertentu, mengajukan permohonan ijin kepada Atasan / Kepala Departemen yang bersangkutan. 2. Atasan / Kepala Departemen yang bersangkutan mempertimbangkan dan memutuskan pemberian ijin. 3. Karyawan yang telah mendapat ijin dapat meninggalkan lokasi kerja dengan melapor pada HRD dengan menyerahkan Surat Ijin yang sudah ditandatangani oleh Atasan / Kepala Departemen yang bersangkutan. 4. Menyerahkan
Form
Surat
Ijin
Meninggalkan
Pekerjaan
yang
telah
ditandatangani oleh Atasan / Kepala Departemen yang bersangkutan dan HRD ke Security. 5. Security mencatat dan membuat rekap setiap bulan dan melaporkan ke HRD.
Karyawan
Atasan/Kepala Departemen
Isi Form Surat Ijin Meninggalkan Pekerjaan
Kembali ke tempat kerja
Persetujuan
Bogor Raya HRD
disetujui
Tanda tangan dikolom mengetahui
ditolak Hasil Rekapan Ijin
Security
Catat buat laporan
(CONTOH) >>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>>
VERSI GRATIS!!! LENGKAPNYA SAMPAI HALAMAN 110 BISA DAPATKAAN DI www.contohsop.com
