UNIVERSIDAD UNIVERSI DAD TECNOLÓGICA DEL VALLE DE TOLUCA DIVISIÓN DE PROCESOS DE PRODUCCIÓN
NOMBRE DEL PROYECTO:
TOMA DE DECISIONES DIMANICAS GRUPALES
PRESENTA:
LOPEZ CRUZ MARIA ELENA LOPEZ PLIEGO VICTOR ROBERTO MARTINEZ HERNANDEZ HUGO RODRIGO MASTACHI GUTIERREZ CRISTIAN MESA FONSECA EDGAR MONTES DE OCA PADILLA LUISA MORALES PEREZ LUIS ALBERTO MUÑOZ MILLÁN JAIME
LERMA, ESTADO DE MÉXICO 07 DE NOVIEMBRE 2011
INTRODUCIÓN Con frecuencia
nos
preguntamos
si las organizaciones tienen normas y
regulaciones relacionadas con un proceso por medio del cual se puedan llegar a alcanzar
objetivos,
y
estrategias.
Tal vez no exista un conjunto de normas únicas para cualquiera de estas funciones, todas están relacionadas con diferentes formas d decisiones. Para poder despertar en cada persona esa capacidad a veces es necesario llevar a cabo ejercicios lo más cercanos a la realidad hablando laboralmente para que así podamos actuar en una situación similar y tomemos una decisión si no acertada al menos lo más apropiada a la circunstancia. Como ya habíamos mencionado en el trabajo anterior las decisiones tienen características importante como que son enfocadas a soluciones en el presente pero pensadas en el futuro, también se debe de tomar en cuenta los valores éticos así como principios básicos de conducta.
“TOMA DE DECISIONES CON LA TÉCNICA DE DELFOS”
OBJETIVO: Demostrar el valor de un enfoque estructurado para obtener concurrencia de opiniones en el proceso de toma de decisiones (predicción)." TIEMPO: Duración: 10 Minutos TAMAÑO DEL GRUPO: 20 participantes. LUGAR: Aula Normal Un salón amplio que permita a los participantes estar sentados MATERIAL: Fácil Adquisición Un frasco con caramelos o similares DESARROLLO: I.
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La técnica de Delfos incluye la selección de un panel de expertos, cada uno con un interés auténtico en la resolución del problema en cuestión. Los problemas incluyen la predicción del futuro estado de los negocios (por ejemplo, las ventas de una empresa dentro de cinco años). Se solicita a los miembros del panel que expresen sus mejores conjeturas; se suministra retroalimentación (promedio del grupo y distribución de frecuencia) y el proceso se repite (en forma anónima) unas cuantas veces. Por lo general, suele aparecer una concurrencia marcada de ideas y, más tarde, se puede demostrar que son exactas. Esta técnica se puede demostrar al grupo en forma rápida. Llene un frasco de vidrio con caramelos (cuéntelos primero). Enseñe el frasco al grupo y pídale que calcule el número de caramelos. Calcule la media, la mediana y la distribución de frecuencia y comuníquelas al grupo (a veces, también se comparten los razonamientos de las conclusiones a que se llega). Revele la respuesta. Repita este proceso tres veces (o hasta que se logre un resultado estable). Revela la respuesta correcta y pida al grupo comparar la exactitud de sus cálculos o estimaciones iniciales contra la exactitud de la conclusión final del grupo. Para terminar, se aplicarán las preguntas para reflexión de los participantes: ¿Cuál fue más exacto: las estimaciones individuales originales o la conclusión final del grupo? ¿Por qué el grupo suele ser más exacto? ¿Por qué hubo concurrencia del grupo en sus respuestas? ¿Qué aplicaciones tiene la técnica de Delfos para su puesto de trabajo? El Facilitador guía un proceso para que el grupo analice, como se puede aplicar lo aprendido en su vida.
TOMA DE DECISIONES ADMINISTRATIVAS”
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OBJETIVO Dar una idea de los factores que intervienen en la toma de decisiones, que afectan directamente la vida de los individuos de las organizaciones. Hacer que se experimente un formato o manera particular de tomar este tipo de decisiones. TIEMPO: Duración: 60 Minutos TAMAÑO DEL GRUPO: Ilimitado. LUGAR: Amplio Espacio Un salón amplio bien iluminado acondicionado para que los participantes puedan estar cómodos. MATERIAL: Sencillo Lo necesario para que los participantes escriban. DESARROLLO CON FORMATO I. El Facilitador cuenta a los participantes la siguiente historia: "Tú eres Enrique Gómez, gerente de la división de presupuesto de una planta perteneciente a una gran empresa. El trabajo de tu departamento, consiste en realizar todos los aspectos del proceso de presupuestar para la planta, incluyendo la preparación del presupuesto, su comunicación, el desarrollo de los procedimientos de control, la supervisión del funcionamiento del presupuesto y la recomendación para cambios en el proceso del presupuesto. Las actividades incluyen el procesamiento de grandes cantidades de datos y la preparación de reportes detallados, que son enviados a los diferentes departamentos dentro de la planta y las oficinas matrices. Mientras que parte del trabajo es rutinario, la mayor parte requiere experiencia técnica y otra parte requiere un alto grado de conocimientos, para resolver situaciones conflictivas con otras unidades de la organización, sobre a quién le corresponde la asignación del presupuesto y el control del gasto. Acabas de regresar de una junta que tuviste con otros jefes de los departamentos de presupuesto de la compañía, en las oficinas centrales. En la junta tu jefe te asignó que escogieras a una persona para que ocupe la vacante causada por la muerte del jefe de una oficina de presupuestos en una planta pequeña. El vicepresidente a cargo de presupuestos para toda la Corporación pidió que tú recomendaras a una persona de tu departamento, debido a los excelentes resultados que han tenido, tanto en el desarrollo de nuevas técnicas de presupuesto en su implementación. Aunque tu primera reacción fue de gozo (ya que el
hecho de que escojas a una persona reflejaba un reconocimiento a tu organización) estas teniendo una segunda reacción, pensando en la responsabilidad que esto significa. No sólo debes pensar en la persona a promover sino el efecto que tendrá en tu departamento, cuando esta persona se vaya. Al considerar a tu gente en el departamento, rápidamente llegaste a dos candidatos -Susana y Tomás- cada uno es jefe de las dos secciones principales de tu departamento. Susana tiene 29 años, graduada con título de maestría en contabilidad. Ha estado 4 años en la organización. Aunque es joven para la responsabilidad requerida en su trabajo actual, ha hecho un trabajo sobresaliente. Una de sus características es su habilidad para lograr que la gente trabaje con ella y para ella. Hace un excelente trabajo en la planeación del trabajo y en su delegación. También ha sido clave en lograr que los jefes de los otros departamentos aceptaran los cambios en las formas de presupuestar. El hecho de que es atractiva, le ha abierto muchas puertas y su habilidad para trabajar con otras gentes ha hecho que el número normal de enemigos que tienen un departamento de presupuesto se haya reducido. Aunque Susana es soltera, ha mencionado en diversas ocasiones que ella planea seguir trabajando, se case o no. Al estar meditando, también te acordaste de la junta anterior, en la que se corrió la voz a todos los ejecutivos en la organización para que pusieran más atención, a fin de que las mujeres tengan igualdad de oportunidades en cuanto a las promociones. Por otro lado, Tomás ha hecho un gran trabajo, lleva 15 años trabajando en el departamento y tiene ahora 45 años. Tiene una licenciatura en matemáticas. Su progreso en la organización ha sido lento pero seguro. en los últimos 6 años ha sido un gran jefe para la otra sección del departamento. Cuando analizas el trabajo que ha hecho, te das cuenta que si todas las innovaciones creativas en el proceso del presupuesto en tu planta, han sido sus sugerencias. No sólo es creativo, sino también técnicamente es muy capaz. Sientes que probablemente nadie trabaja tan duro en la organización como la hace Tomás. Generalmente llega a trabajar una hora antes que todos y se va una hora después que todos, y no es sorprendente enterarse un lunes en la mañana que Tomás vino a trabajar el fin de semana. Cuando él esta en la oficina, es una persona muy orientada hacia los negocios, así que espera que todos los que trabajan para él sean iguales. Como resultado, parece ser más tosco en su contacto con sus empleados u con otras personas en la empresa. Es casado, tiene 2 hijos y ya ha platicado contigo que si existe alguna oportunidad de promoción le gustaría tener chance para obtenerla. Los empleados en su sección responden a su estilo de "caballo guía"
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trabajando muy duro también. Algunas veces han existido conflictos debidos a comunicaciones mal recibidas, pero por lo general el resultado de su grupo ha sido de gran calidad. Los participantes deberán analizar la información que tienen, la decisión parece no ser muy sencilla. Algunos de los criterios organizacionales importantes para considerar son: Los efectos en las personas envueltas directamente en la decisión, Susana y Tomás. Los efectos en los grupos de trabajo relacionados con estas personas: ¿Cuál sería el efecto de la promoción de cualquiera de estas dos personas en tu departamento? ¿Pensaría el departamento que fue buena la decisión? ¿Continuarán funcionando efectivamente?. También, ¿Qué hay en el nuevo grupo de presupuestos al que la persona seleccionada iría? ¿Cómo encajaría cualquiera de los dos en la organización de una planta más pequeña?. c) ¿Cuáles serían los efectos generales en la organización?. d) ¿Cuáles serían los efectos en ti como ejecutivo, si pierdes los servicios de cualquiera de estas personas? ¿Deberías recomendar mejor a alguien menos calificado, a fin de conservar a estas personas para tu propia operación?. e) El nuevo trabajo requerirá tanto capacidades técnicas como personales. ¿Cuáles serían las más importantes? Mientras consideras a Susana y a Tomás. ¿Cuál de los dos encajaría mejor ese criterio? ¿Cuáles fueron las razones por las que se escogió a tu organización para recomendar a alguien para esta promoción? Mientras ves hacia el pasado te acuerdas que Tomás se relacionaba con la creación de ideas y Susana con su implementación. El Facilitador proporciona a los participantes la siguiente información sobre la planta chica donde irá a trabajar la persona que seleccione: Está a 100 Km de aquí. Tiene 40 personas en el departamento (la mitad del tuyo). El departamento ha tenido problemas en el pasado para tener ideas nuevas para presupuestar y su implementación, así que, en esa planta maneja todavía sistemas de presupuestos obsoletos. El gerente de la planta tenia asegurado que está muy interesado en alguien que modernice el sistema y que él daría su total apoyo. Pero has platicado con otras personas y te han comentado que hay varias personas en el departamento que no ven ninguna razón para cambiar su sistema actual de presupuestos. Estás en el proceso de ver las fuerzas relacionadas con el criterio que usarás para tomar la decisión. Al pensar en esto, te surgen preguntas como: ¿Cómo me afectará personalmente si la persona que escojo tiene éxito? ¿Qué pasará con mi reputación si la persona que escojo fracasa? ?Cómo afectará mi desempeño si pierdo una de mis dos cabezas principales? ¿Cuál me puedo dar el lujo más fácilmente de perder? En el momento actual no ves a nadie en el
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departamento que puede substituir fácilmente ninguno de los dos, pero recuerdas que Susana te comentó de una o dos personas que parecen van por muy buen camino. El Facilitador indica a los participantes que trabajando individualmente, cada uno deberá desarrollar el criterio que seguirá para tomar la decisión de promover a Susana o a Tomás.
“DECIDIR A PESAR DE TODO”
OBJETIVO Estudiar el proceso de la toma de decisiones TIEMPO: Duración: 60 Minutos TAMAÑO DEL GRUPO: Ilimitado Dividido en subgrupos de 5 a 12 participantes. LUGAR: Amplio Espacio Un lugar amplio y bien iluminado, acondicionado para que los participantes puedan formar subgrupos. MATERIAL: Fácil Adquisición Expedientes del caso para cada participante. Hoja de los veredictos del jurado. Papel y lápiz para cada participante. DESARROLLO CON FORMATO I. El Facilitador explica a los participantes, que experimentarán la responsabilidad de tomar decisiones, en un ejercicio. El cual consiste en vivir la experiencia de ser parte de un jurado, que está encargado de dictar un veredicto en dos casos criminales. II. Se divide a los participantes en grupos (o usa los grupos existentes) y los sienta alrededor de las mesas que se encuentran distribuidas en el salón. III. El Facilitador distribuye: el Expediente del caso, así como papel y lápices para el grupo. Explica que cada subgrupo funcionará como un jurado, y contarán con treinta minutos para decidir, al final del tiempo establecido, un veredicto final de: culpable o inocente. Podrán realizar tantas votaciones como lo consideren necesario; pero deberán tener una votación final, al término del tiempo. Si los subgrupos no pueden lograr una decisión unánime, deberán sujetarse a la última votación realizada, antes de que el Facilitador haya anunciado que el tiempo para la actividad, se ha agotado. El Facilitador añade que pueden elegir un presidente del jurado si así lo desean, pero que este deberá ser electo por mayoría.
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El Facilitador les dice a los jurados cuando empezar, y no deberá interrumpir la sesión, excepto, para decir el tiempo transcurrido a intervalos de cada diez minutos. Cuando termina la primera sesión el Facilitador señala que los jurados deben discutir el proceso que surgió durante la toma de decisión. Después distribuye las Hojas del Veredicto. El Facilitador lleva a todo el grupo a una discusión acerca de las diferencias de los procesos que surgieron al dictar los veredictos: tales como la presión para buscar un consenso (por el grupo o por los líderes) así como los diferentes papeles que asumieron los participantes. El Facilitador guía un proceso para que el grupo analice, como se puede aplicar lo aprendido en su vida.
“YO Y TU DECIDIMOS”
OBJETIVO: Analizar los diferentes caminos para solucionar los problemas. Identificar la forma en que los grupos analizan y resuelven problemas. TIEMPO: Duración: 60 Minutos TAMAÑO DEL GRUPO: Ilimitado Dividido en subgrupos de 5 a 8 participantes. LUGAR: Amplio Espacio Un salón amplio y bien iluminado acondicionado para que los participantes puedan trabajar en subgrupos. MATERIAL: Fácil Adquisición Hoja del problema para cada participante Un lápiz para cada participante. DESARROLLO CON FORMATO: El Facilitador divide a los participantes equitativamente, en subgrupos de cinco a ocho miembros cada uno y elige un observador para cada subgrupo. El Facilitador reparte una copia del formato del problema a cada participante y se les indica que trabajando en grupo deberán solucionar el problema que se les presenta. El Facilitador explica a los observadores su papel y los manda de regreso al grupo. Cuando han transcurrido treinta minutos, se da por terminado el trabajo y se les pide a los observadores que proporcionen retroalimentación al subgrupo, sobre el proceso que llevaron a cabo para resolver el problema. (De cinco a diez minutos) Terminada la actividad anterior el Facilitador reúne a todo el grupo en sesión plenaria y cada subgrupo por turno presenta el resultado obtenido. Los observadores presentar su reporte acerca del proceso que empleó el subgrupo para solucionar el problema,. El
Facilitador guía un proceso para que el grupo discuta la actividad, centrándose en cuestiones como: 1.- ¿Cuáles fueron las dificultades a las que se enfrentaron al resolver el problema? 2.- ¿Cuál fue el proceso que emplearon para resolver el problema 3.- ¿Qué caminos parecían mejores o más efectivos para resolver el problema? ¿Por qué estos caminos o métodos fueron más apropiados, dada la naturaleza del problema y los recursos disponibles? 4.- ¿Qué tanto pueden aplicarse estos métodos, a los problemas cotidianos? 5.- ¿Cuáles son las variables que deben tomarse en cuenta, para seleccionar el mejor método o camino para resolver un problema? El Facilitador guía un proceso para que el grupo analice, como se puede aplicar lo aprendido en su vida. RESOLVIENDO PROBLEMAS”
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OBJETIVO Analizar los diferentes caminos para solucionar los problemas. Identificar la forma en que los grupos analizan y resuelven problemas TIEMPO: Duración: 40 Minutos TAMAÑO DEL GRUPO: Ilimitado Dividido en subgrupos de 5 a 8 participantes. LUGAR: Amplio Espacio Un salón amplio y bien iluminado acondicionado para que los participantes puedan trabajar en subgrupos MATERIAL: Fácil Adquisición Hoja del problema para cada participante Un lápiz para cada participante DESARROLLO CON FORMATO El instructor divide a los participantes equitativamente, en subgrupos de cinco a ocho miembros cada uno y elige un observador para cada subgrupo. El instructor reparte una copia del formato del problema a cada participante y se les indica que trabajando en grupo deberán solucionar el problema que se les presenta. El instructor explica a los observadores su papel y los manda de regreso al grupo. Cuando han transcurrido quince minutos, se da por terminado el trabajo y se les pide a los observadores que proporcionen retroalimentación al subgrupo, sobre el proceso que llevaron a cabo para resolver el problema. (De cinco a diez minutos) Terminada la actividad anterior el instructor reúne a todo el grupo en sesión plenaria y cada subgrupo por turno presenta el resultado obtenido. Los observadores presentar su reporte acerca del proceso que empleó el subgrupo para solucionar el problema,. El instructor guía un proceso para que el grupo discuta la actividad, centrándose en cuestiones como:
1.- ¿Cuáles fueron las dificultades a las que se enfrentaron al resolver el problema? 2.- ¿Cuál fue el proceso que emplearon para resolver el problema 3.- ¿Qué caminos parecían mejores o más efectivos para resolver el problema? ¿Por qué estos caminos o métodos fueron más apropiados, dada la naturaleza del problema y los recursos disponibles? 4.- ¿Qué tanto pueden aplicarse estos métodos, a los problemas cotidianos? 5.- ¿Cuáles son las variables que deben tomarse en cuenta, para seleccionar el mejor método o camino para resolver un problema?.
CONCLUSIONES: Una persona tiene que familiarizarse la toma de las decisiones, tanto individualmente como en grupo. Debido a que la mayoría de las decisiones tienen efecto sobre la gente, las personas involucradas no puede ignorar la influencia de las relaciones humanas en una decisión, especialmente cuando se selecciona una técnica para tomarla. Las dinámicas representan, formas diferentes y puede ser una ayuda invaluable para reunir y mostrar el problema en particular o los parámetros de la decisión. Las personas que no desee correr riesgos nunca tendrá éxito . Un buen tomador de decisiones debe tener el buen juicio para saber qué tanta información debe recoger, la inteligencia para dirigir la información y, lo más importante de todo, el valor para tomar la decisión que se requiere cuando ésta conlleva un riesgo. La cualidad personal del valor para aceptar la responsabilidad de una decisión ( sea ésta buena o mala) separa a las personas ordinarias de quienes toman decisiones excelentes.
Bibliografía MOODY PAUL E., Toma de decisiones gerenciales. Editorial McGraw Hill Latinoamericana, S.A. TERRY & FRANKLIN, Principios de Administración. Editorial Pañazo S.R.L., Caracas, Venezuela. GIBSON IVANCEVICH DONELY, Las Organizaciones. Octava Edición. McGraw Hill. Barcelona (España). LEON ORFELIO, Tomar Decisiones difíciles. Segunda Edición. Editorial McGraw Hill. Madrid (España). GOMEZ CEJA GUILLERMO, Planeación y Organización de Empresas. Octava Edición McGraw Hill México.
