DIAGRAMAS DE FLUJO cursometria.docx

E. Neira Ponce

CAPITULO II DIAGRAMA DE FLUJO: REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL PROCESO

OBJETIVOS 1. Lograr que el alumno alumno pueda proporcionar proporcionar información de procesos empresariales 2. Lograr que el alumno conozca las técnic cnicas as de organización más util utiliizad zadas y su apli aplica caci ción en las mismas. 3. El alumno alumno conoce conocerrá las las técnicas de flujo gramas y le ayudaran a tomar decisiones empresariales 4. Conocerá procesos y sistemas que que tiene la organización.

ESQUEMA DE CLASE 1. Se proporcionara al alumno la bibliograf ía actualizada de las técnicas de flujogramas. 2. El alumno alumno buscar buscara a la biblio bibliogra graf f ía en biblio bibliotec tecas as tanto tanto f ísicas como virtuales, de temas encargados. 3. El alumno trabajara en grupos para conocer la importancia de las técnicas en las organizaciones. INTRODUCCIÓN 4. Mediante un trabajo iniciara a conocer nociones generales “deUlos naflujogramas imagen vale, mas que mil 5. El alum alumno no real realiz izar ara a práctic cticas as para para la elab elabor orac aciión de palabras”,Si podemos modificar este viejo flujogramas.

Los Los diag diagra rama mass de flujo representan gráficamente ficamente las activi actividad dades es que confo onforrman man un proceso

prov prove erbio bio y am ampl pliiar arllo un poc poco para para que que cubra sus procesos de la empresa, podríamos decir: “Un diagrama de flujo vale mas que mil procedimientos”. Un diagrama de flujo, conocido también como diagra gramacin lgi gica o de flujo, es una !erramienta de gran valor para entender el 1

Técnicas de Organización

func funcio iona nami mien ento to inte intern rno o y la lass rel elac acio ione ness entr entre e lo loss proc proces esos os de la empr mpres esa. a. "ste ste capi ca pitu tulo lo tien tiene e co como mo obje objeti tivo vo ayud ayudar arle le al miembro del equipo de mejoramiento del proceso #"$%& a reali'ar la doble tarea de:

1. (omprender algunas técnicas disponibles sobre diagrama de flujo 2. )plica )plicarr estas estas técni técnicas cas para para compre comprende nderr los procesos de la empresa. *a diagr agramac aciin de flujo se def define como un método pa r a describir gr+f gr+fic icame ament nte e un proc proces eso o eist isten ente te o uno uno nuevo propuesto mediante la utili'acin de símbolos, líneas y palabras simples, demostrando las actividades y su secuencia en el proceso

2.1.¿QUÉ SON LOS DIAGRAMAS DE FLUJO? *os diagramas de flujo - representan gr+f gr+fiica came men nte las ac acttivid ividad ades es que que conforman un proceso, así como un mapa representa un +rea dete deterrmina minada da.. )lgu )lguna nass vent ventaj ajas as de emplear los diagramas de flujo son an+logas a las de utili'ar mapas. %or ejemplo plo, tant anto los unos como omo los otros muestran como se adaptan en forma conjunta los diferentes elementos.

Una ventaj ventaja a consis consiste te en que la construcci ón de los diag diagra rama mass de fluj flujo o nos nos sirv sirve e para para disc discip ipli lina narr nuestro modo de pensar.

)nalicemos la figura -, que nos muestra un diagrama de flujo para el 1 Procesos estructuras y resultados ,Diagramas de Flujo, capitulo V, V, ESAN 2001, 2


func funcio iona nami mien ento to inte intern rno o y la lass rel elac acio ione ness entr entre e lo loss proc proces esos os de la empr mpres esa. a. "ste ste capi ca pitu tulo lo tien tiene e co como mo obje objeti tivo vo ayud ayudar arle le al miembro del equipo de mejoramiento del proceso #"$%& a reali'ar la doble tarea de:

1. (omprender algunas técnicas disponibles sobre diagrama de flujo 2. )plica )plicarr estas estas técni técnicas cas para para compre comprende nderr los procesos de la empresa. *a diagr agramac aciin de flujo se def define como un método pa r a describir gr+f gr+fic icame ament nte e un proc proces eso o eist isten ente te o uno uno nuevo propuesto mediante la utili'acin de símbolos, líneas y palabras simples, demostrando las actividades y su secuencia en el proceso

2.1.¿QUÉ SON LOS DIAGRAMAS DE FLUJO? *os diagramas de flujo - representan gr+f gr+fiica came men nte las ac acttivid ividad ades es que que conforman un proceso, así como un mapa representa un +rea dete deterrmina minada da.. )lgu )lguna nass vent ventaj ajas as de emplear los diagramas de flujo son an+logas a las de utili'ar mapas. %or ejemplo plo, tant anto los unos como omo los otros muestran como se adaptan en forma conjunta los diferentes elementos.

Una ventaj ventaja a consis consiste te en que la construcci ón de los diag diagra rama mass de fluj flujo o nos nos sirv sirve e para para disc discip ipli lina narr nuestro modo de pensar.

)nalicemos la figura -, que nos muestra un diagrama de flujo para el 1 Procesos estructuras y resultados ,Diagramas de Flujo, capitulo V, V, ESAN 2001, 2

E. Neira Ponce

proceso de contratar un nuevo empleado en la empresa ficticia /. "l proceso comien'a con el rec econ onoc ocim imie ient nto o de la nece necesi sidad dad de co cont ntra rata tarr a alguien y termina con la incorporacin del nuevo empleado a su trabajo. "sta breve visin de las pri princip ncipal ale es ac acti tivi vida dade dess que que for orma man n par parte del del proceso les permite, a quienes saben como interpretarlo, comparar r+pidamente l as simi si mili litu tude dess y dife diferrenci ncias entre tre el proc proces eso o de contratacin que se reali'a en / con el de otras empresas. %or ejemplo, usted puede ver f+cilmente que / !ace énfasis en la contratacin dentro de la organi'acin. 0tra *a comparacin del diagrama diagrama de flujo con las actividades del proceso real !ar+ resaltar aquellas +reas en las cuales las normas o políticas no son claras o se est+n violando. Surgir+n las diferencias entre la norma como debe conducirse una actividad y la manera como realmente se dirige. "ntonces, con la ayuda de unos cuantos pasos cort co rtos os,, uste usted d y sus sus co cole lega gass podr podr+n +n dete deterrmina minarr como mejorar tal actividad. *os diagramas de flujo son un elemento muy importante en el mejo me jora rami mie ento nto de lo loss proc oces esos os de la em empr pres esa a #$%"&. *os buenos diagramas de flujo muestran, claramente, las +reas en las cuales los procedimientos confusos interrumpen la calidad y la productividad. 1ada su capacidad para clarificar procesos complejos, los diagramas de flujo facilitan la comunicacin en estas +reas problema.

2.2.DENOMINACIONES

3


*a representacin gr+2ca de procedimientos administrativos recibe diversas denominaciones, entre las principales tenemos: a& 1iagramas de 3ujo b& (ursogramas c& 4lujogramas d& 1iagramas de circuitos administrativos e& 4lo5 6 c!arts f&1iagramas de procedimientos g& 1iagramas de proceso

2.3.FINES DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO Se tienen diversos propsitos de acuerdo a la aplicacin o uso que el analista le !aya determinado, sin embargo eponemos algunos de ellos: a& *a representacin gra2ca de un procedimiento administrativo. b& 7elevar y evaluar los sistemas de control interno, contable, 2nanciero, administrativo, entre otros. c& 1escribir procesos, procesamientos de los documentos y operaciones de la empresa. d& 8ndicar la intervencin y responsabilidad funcional de los departamentos o +reas vinculadas. e& 1eterminar la e2ciencia de los procedimientos administrativos del sistema.

4

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2.4.VENTAJAS GRÁFICA

DE

LA

REPRESENTACIÓN

a& %ermite una visuali'acin y an+lisis r+pido del funcionamiento del procedimiento. b& %ermite fraccionar el procedimiento, cuando su an+lisis lo requiera. c& $uestra objetivamente el funcionamiento real y sistem+tico de los componentes del proceso administrativo, facilitando su lectura, ubicacin de asuntos de investigacin. d& )!orra tiempo a 6los ejecutivos, en la lectura y revisin de los papeles de trabajo en un proceso operacional. e& 1etectar errores o de2ciencias procesos administrativos. f& 7educe espacio sistema.

en

la

de los

descripcin

del

2.5.DESVENTAJAS DE LA REPRESENTACIÓN GRÁFICA a& Siendo un gr+2co, es limitado en su diagramacin. b& "n determinados procedimientos administrativos complejos, se convierte en inoperante al perder su claridad, lo que confunde al usuario. 5


c& *os continuos cambios del proceso administrativo afectan les representaciones. d& %ara la lectura y el entendimiento del diagrama se necesita conocimiento y preparacin. e& *a variedad de símbolos y la falta de claridad del funcionamiento del proceso representado, !ace que su interpretacin del (ursograma sea complejo.

2..VISION GENERAL DEL DIAGRAMA DE FLUJO "laborar un diagrama de flujo para la totalidad del proceso !asta llegar al nivel de tareas, es la base para anali'ar y mejorar el proceso. *a asignacin de partes del proceso a determinados miembros del equipo acelerar+ lo que de otra manera sería una tarea dispendiosa y que demanda muc!o tiempo. (ada situacin y9o proceso presentar+ problemas nicos de diagramacin. "l equipo deber+ enfrentarlos a medida que se vayan presentando. %or ejemplo, la documentacin eistente rara ve' es suficiente para elaborar el diagrama de flujo de cada tarea y actividad sin comunicarse con las personas que ejecutan estas tareas. ;enga la precaucin de distinguir entre lo que la documentacin dice que debería !acerse y lo que realmente se !ace. "isten muc!os tipos diferentes de diagramas de flujo y cada uno de estos tiene su propsito. 6

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%ara obtener efectividad en el "$%, usted debe comprender al menos cuatro de las técnicas a saber. -.1iagramas del bloque, que proporcionan una visin r+pida de un proceso <.1iagramas de flujo del 8nstituto =acional "stadounidense de "standari'acin #)merican =ational Standards 8nstitute > )=S8&, que anali'an las interrelaciones detalladas de un proceso. ?.1iagramas de flujo funcional, que muestran el flujo del proceso entre organi'aciones o +reas. @.1iagramas geogr+ficos de flujo, los cuales muestran el flujo del proceso entre locaciones.

2.!.DIAGRAMAS DE "LOQUE "l diagrama de bloque, conocido también como diagrama de flujo de bloque, es el tipo mas sencillo y frecuente de los diagramas de flujo. "ste proporciona una visin r+pida no compleja del proceso. 7

El propósito de los diagramas de flujo es tener una gráfica que su equipo puede comprender y utilizar con facilidad.


Utilice los diagramas de bloque para simplificar los procesos prolongados y complejos o para documentar tareas individuales. (oloque una frase corta dentro de cada rect+ngulo para describir la actividad que se reali'a. "stas frases descriptivas #nombres de las actividades& deben ser concisas. *os diagramas de bloque proporcionan una visin r+pida del proceso y no un an+lisis detallado. =ormalmente, estos se elaboran en primer lugar para documentar la magnitud del proceso, luego, se utili'a otro tipo de diagrama de flujo para anali'ar el proceso en forma pormenori'ada. Usualmente, no se detallan muc!as actividades e inputs, en forma intencional, en un diagrama de bloqueA por tanto, puede tenerse una gr+fica muy simple de todo el proceso.. e aquí los inputs que tpicamente se requieren: -.6 (antidad de dinero que pueda gastarse <.6 %referencias de los invitados ?.6 *o que nosostros preparamos bien

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Inicio

1 Analice el tiempo e!tra

2 "e#ise el procedimiento para el nue#o empleado

$ Solicite los %ormatos a personal

& 'omplete los %ormatos Los diagramas de bloque proporcionan una visión rápida no compleja del proceso.

( Prepare una descripci)n del tra*ajo

+ *tenga la apro*aci)n del je%e de segundo ni#el

*as actividades típicas incluyen: -.6 *ista de itemes sobre los alimentos que van a servirse

- En#ie el pa.uete de solicitud del empleado al contralor

<.6 *ista Finde lis inputs que se necesitan para el men Acci)n .ue los gerentesel de*en reali/ar para o*tener la apro*aci)n de un nue#o empleado ?.6 (onseguir dinero para pagar los ingredientes.

"n el diagrama de bloques es f+cil observar como pueden desagregarse los bloques para tener una gr+fica detallada de la forma como se reali'a la actividad. =o se preocupe si todos los 9

En el diagrama de bloques es fá cil observar como pueden desagregarse los bloques para tener una gráfica detallada de la forma como se realiza la actividad.


detalles del proceso no se documentan en el diagrama de bloque. *as actividades detalladas se epondr+n m+s adelante en el proceso del diagrama de bloque. "l propsito de los diagramas de flujo es tener una gr+fica que su equipo puede comprender y utili'ar con facilidad. Usted puede modificar las normas, por ejemplo, iniciando el nombre de cada actividad con un verbo o empleando símbolos de notaciones en lugar del nombre del responsable de la actividad dentro del rect+ngulo, si esto mejora significativamente la comprensin y uso del diagrama de flujo. Sin embargo dado que cualquier desviacin no est+ndar podría confundir a otras personas de la organi'acin que utili'ar+n posteriormente el diagrama de flujo. Sería una buena idea !acer que el equipo ejecutivo de mejoramiento #""$& elaborara una lista completa de los símbolos al comien'o de la actividad de $%" para minimi'ar las desviaciones. "s una buena pr+ctica iniciar el diagrama de flujo de su proceso de la empresa elaborando un diagrama de bloque del proceso. "ste puede utili'arse para ayudar a definir cual de los diagramas de flujo ofrece la mejor comprensin detallada de las tareas que forman parte del proceso.

2.#.INFORMACIÓN

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;ambién es probable que un proceso tenga su sistema de comunicacin, con su propio flujo separado y diferente, superpuesto al flujo de actividades. "ste sistema de comunicacin también se puede reconocer, elaborar el diagrama de flujo y comprender como parte integral de las operaciones del proceso. "l organigrama de la empresa es un tipo de diagrama de bloque. "n este caso, la estructura de informacin tiene la forma de gr+fica. "l organigrama muestra como la autoridad, las responsabilidades y las actividades se delegan en sentido descendente dentro de la organi'acin.

2.$.S%M"OLOS ESTANDARES DIAGRAMA DE FLUJO

PARA

EL

)ntes de eaminar los restantes tres tipos de diagramas de flujo, debemos definir algunos símbolos adicionales. *os diagramas de flujo mas efectivos slo utili'an símbolos est+ndares, ampliamente conocidos. %ensemos en cuan f+cil resulta leer un mapa vial cuando se est+ familiari'ado con el significado de cada símbolo y qué molesto es tener una figura etraBa y desconocida en el +rea del mapa que se utili'a para tomar una decisin sobre los planes de viaje.

2.$.1.

S%M"OLOS DE REPRESENTACIÓN 11


"iste una diversidad de símbolos que se emplean para la representacin gr+2ca de procedimientos )dministrativos, al no eistir un lenguaje universal sino mas bien convencional. )=S8 establece un nmero limitado de símbolos, tratando de no compleji'ar el sistema, ni !acer di2cultosa su interpretacin. )sí mismo sus símbolos siguen principios nemotécnicos relacionando su forma con su signi2cado. ) 2n de lograr una mejor comprensin sobre el tema, clasi2caremos a los signos de acuerdo a su naturale'a y funcin que desempeBan en el gr+2co.

2.$.1.1. ACCIÓN

S%M"OLOS DE ACTIVIDAD O

1entro de los principales y generalidad utili'ados, tenemos: 0peracin  (ontrol  1emora  )rc!ivo transitorio  )rc!ivo de2nitivo  1estruccin 

OPERACIÓN "l símbolo de representacin representa toda accin de elaboracin  incorporacin, de 12

de

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informacin o direccin generalmente representan acciones de emisin de formularios o de incorporacin de datos o autori'aciones sobre el mismo, consultas de forma, cumplimiento, etc.

CONTROL "s aquel símbolo que se utili'a en los cursogramas para representar toda accin de veri2cacin, comprobacin, constatacin, supervisin, etc. en el procedimiento administrativo. "l control por lo general se reali'an sobre los soportes de informacin sean formularios u otros, lo mismo que veri2car c+lculos, veracidad de datos suministrados si eisten las debidas autori'aciones etc.

DEMORA "ste símbolo epresa, toda detencin transitoria del proceso en espera de un evento determinado, &' decir representa espera de algn acontecimiento, lo que no implica precisamente la retencin de procedimiento administrativo.

ARC(IVO TRANSITORIO O PROVISIONAL "l arc!ivo transitorio epresa el almacenamiento que reali'a en forma temporal de instrumentos de informacin, consider+ndose a todo 13


elemento que de alguna forma es soportable de informacin que se emplea o consulta, en un procedimiento administrativo, los cuales pueden ser documentos comerciales, formularios, tarjetas, ventas perforadas etc.  )lfabético

#)&  (ronolgico #(&  =umérico #=&

ARC(IVO DEFINITIVO O PERMANENTE "stos símbolos representan el almacenamiento permanente de elementos portadores de informacin. "l arc!ivo de2nitivo puede, ser resultado en cualquier momento por lo que en su ordenamiento debe ser también sistem+tico cual es una característica fundamental de los arc!ivos. *a guardianía de los documentos no necesariamente implica algo inde2nido sino que variar+ de acuerdo a su naturale'a, importancia como, dispositivos legales, lo que si epresa con lapsos prolongados.

DESTRUCCIÓN 8ndica la destruccin o inutili'acin de documentos o informacin. "ste símbolo no necesariamente signi2ca 14

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que se destruya el elemento portador propiamente dic!o sino determina que sé descarte la informacin que se suministra, a su ve' que es uno de los símbolos terminales del proceso administrativo.

OPERACIÓN ) CONTROL "ste símbolo indica le. 7eali'acin de dos actividades, la de 0peracin y (ontrol.

2.$.1.2.S%M"OLOS DE CURSO DE ACCIÓN 7epresenta cursos de accin, como alternativas entre ellos consider+ndose también al traslado físico en las procedimientos administrativos. )sí tenemos:   

)lternativas ;oma de informacin ;raslado

ALTERNATIVAS (uando el procedimiento administrativo pueda originar distintos cursos de accin sean estos por determinar un modo de operar, decisiones programadas y por instructivas que proveen ciertos situaciones.

TOMA DE INFORMACIÓN 15


Símbolo que representa despla'amiento de informacin, no vinculado an despla'amiento, físico de los elementos que intervienen en el procedimiento administrativo. *a informacin puede ser verbal o escrita de una fuente u otra, que por su generalidad se etraen de 2c!eros, arc!ivos, listados, etc.

TRASLADO 8ndican la direccin del movimiento físico que sigue el elemento portador de la informacin o de un objeto.

2.$.1.3. S%M"OLOS DE UNIÓN Son símbolos que indican las vinculaciones entre procedimiento o rutinas administrativas, pudiendo ser vinculaciones entre distintas partes del mismo como aquellos procedimientos que se ignoren, no se necesiten o no se requieren representar y que puedan preceder continuar o signi2quen una derivacin paralela o colateral. 16

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*os símbolos de unin pueden ser: (onectar  %roceso no representado 

CONECTOR CSe utili'a para relacionar o conectar dos D m+s cursogramas o p+ginas sucesivas de, un mismo procedimiento administrativo así mismo se utili'an para determinar partes distintas o difíciles de conectar por medio de líneas en el cursograma, simpli2cando de ésta forma los diagramas.

PROCESO NO REPRESENTADO 7epresentan el conjunto de acciones que se desconocen, no interesa o no es necesario representar. Símbolo utili'ado especialmente cuando se trata de procedimientos que se reali'an fuera del conecto de la organi'acin o cuando se requiere simpli2car el gr+2co eliminando detalles sin mayor importancia para la 2nalidad del gr+2co.

2.$.1.4. S%M"OLOS DIVERSOS "isten una gran variedad de símbolos para representar diversos relaciones especi2cas, soportes de una informacin u objetos. 17


)=S8 con sus 2nes de simpli2cacin y racionalidad slo considera una clase m+s de símbolos a los que denomina símbolos de 4ormulario u. otro soporte de informacin. "ntendiéndose al formulario como documento portador de informacin escrita, verbal, impreso o no, que se utili'a en los procedimientos administrativos. %ero al ser el diagrama de 3ujo un instrumento técnico administrativo donde no eiste una normali'acin legal sino mas bien convencional no podemos negar la eistencia y uso de estos símbolos en el procedimiento administrativo. $as adelante epresamos una variedad de símbolos utili'ados en el tra'ado de 1iagramas de 3ujo destac+ndose a los reconocidos por la )=S8 u otros que por su aplicacin merecen destacar dejando al técnico la libertad para su uso o no sin perder su an+lisis, claridad y objetividad en la representacin de los procedimientos o rutinas administrativas.

2.$.2. CONSIDERACIONES QUE SE DE"EN TENER PRESENTES "s importante tener presente algunas diferencias que se. deben considerar para la elaboracin de cursogramas con la 2nalidad de que no eistan confusiones o malas interpretaciones con su aplicacin entre los m+s relevantes tenemos: 18

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2.$.2.1. EN RELACIÓN A LAS L%NEAS "n los símbolos de cursos de accin especí2camente en los que representan traslado y toma de conformacin se utili'an líneas de tra'o continuo para las primeras y segmentadas o quebrantadas para las segundas. 1e acuerdo a las necesidades del diagrama pueden tra'arse en sentido !ori'ontal o vertical, la generalidad permite apreciar que su uso vertical es empleado para conectar los otros símbolos entre si y de una misma columna !ori'ontal para representar un traslado físico o no entre diferentes +reas de responsabilidad que ocupan distintas columnas.

2.$.2.2.EN RELACIÓN A LOS FORMATOS DE CURSOGRAMA COMO A LAS FILAS ) COLUMNAS %ara el tra'ado de cursogramas se emplean formatos, los cuales se diseBan como la necesidad y criterio del técnico elaborador, los propios que dispone )=S8 pero por ra'ones ye epuestas y por considerar este punto, un segundo plano de importancia buscando la simplicidad en su entendimiento de uso y aplicacin de tra'ado en los procedimientos administrativos se epresan las siguientes, consideraciones al respecto. 19


a& "l tamaBo de los formatos utili'ados no deben de perder su estética ni irracionalidad en su uso es decir deben tener dimensiones pr+cticas !acia el uso que se le quiera dar a cursograma. b& *os formatos deben tener en su encabe'amiento informacin fundamental e identi2carse del procedimiento administrativo y los que pueden contener los siguientes datos: 



 

1enominacin del procedimiento administrativo (aracterísticas del cursograma #relevado, propuesto o aprobado&. Embito de aplicacin 4ec!a.

c& "n los formatos se recomienda que eista una leyenda donde se indique, el signi2cado que eprese las abreviaturas utili'adas como otra indicacin que sea relevante, para su mejor entendimiento del cursograma por el usuario. d& "n cuanto a la disposicin del cursograma en los formatos eisten dos ubicaciones o disposiciones:  



4ilas (olumnas *as 2las que se despla'an de i'quierda a derec!o se utili'a para ubicar las 20

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+reas funcionales vinculadas en el procedimiento administrativo.

FLUJOGRAMA MATERIALES

%roveedor



n

DE

MOVILI*ACIÓN

)lmacé (ompras

(ontabilidad

DE

s

0brera

*as columnas se despla'an de arriba !acia abajo, delimitado por el +rea funcional o de vinculacinA en donde se ubicar+ a los símbolos de acuerdos a su relacin recorrido y rol que desempeBe.

a& %roveedor )lmacén

(ompras

(ontabilidad

0breros

DESA"" DE '"S"A3A



ay que tener presente en el tra'ado del formato la simetría que debe eistir entre el tamaBo +& los símbolos y la, atencin del procedimiento administrativa buscando proporcionalidad.

2.$.2.3.EN RELACIÓN ALTERNATIVA 21

AL

S%M"OLO

DE


*a alternativa se encuentra dentro de los símbolos de cursos de accin y se representa por la 2gura geométrica de un rombo simétrico.

8ndica el tipo de opcin que corresponda a su vértice superior o a la i'quierda del símbolo o línea que antecede a este mostrando posibles respuestas las cuales salen de cualquiera de los tres vértices restantes. "ste símbolo slo acepta !asta tres opciones puesto que uno de los vértices es .de entrada, pero pueda darse que eistan tres opciones para lo cual eisten dos formas de representar. a& Se deben usar tantos símbolos de alternativo como sean necesarios, ubicando junto a cada una de las líneas de salida la alternativa que trate.

22

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Monto

Monto

Monto

(ada ve' que se repita el símbolo de alternativo debe indicarse el tipo de opcin #pregunta condicionante& que corresponda junto al vértice superior y a la i'quierda de la línea. b& (uando eista slo una pregunta condicionante #como en el ejemplo anterior, $0=;0& para todas las opciones de cursos de accin se puede dibujar una sola vea el símbolo de alternativo. (ualquiera sea el nmero posible de cursos de accin #por encima de tres& se tra'a una sola línea de cualquier de los tres vértices !aciéndola rami2car tantas veces sea necesario.

a * c d e

a *c de %g 4 i j

23


2.$.2.4. EN RELACIÓN A LA DIFERENCIA ENTRE LOS S%M"OLOS DE DEMORA ) DE ARC(IVO "l símbolo de demora y los símbolos de arc!ivo representa conceptos y acciones diferentes, pero vale resaltar sus diferencias a. 2n de evitar confusiones o inapropiados Usos cuando surjan dudas de cual utili'ar en el tra'ado del cursograma.

TA"LA COMPARATIVA DE LOS S%M"OLOS DE DEMORA ) DE ARC(IVO ()7);"7GS;8()S "spera (onsulta 0rdenamie de algn Sistem+t nto )conteci ica Sistem+tico miento.

$odi2cac %erman "ventualid in de la ente ad de S8$F0*0 informaci consulta. n contenid a. Si en su =o %uede ser =o =o %uede caracterí necesari para ocurrir DEMORA stica amente facilitar la fundame bsqueda ntal entre varios ARC(IVO "n Sí: es su Sí, para su Sí, en =o Sí TRANSITOR general caracterí consulta. general. IO. =o. stica fundame ntal ARC(IVO =o en lo =o en Sí, para su =o, en Si, y es %uede DEFINITIVO absoluto, general eventual general. su ocurrir salvo consulta. caracter pla'o de ística derec!o fundam ental. 24

"igencia legal o cumplimien to de pla'os legales. =o

"ventualme nte.

(asi siempre

E. Neira Ponce

2.$.3. REPRESENTACIÓN GRÁFICA DE LOS S%M"OLOS Se deja presente, los símbolos utili'ados en los curso gramas no est+n sujetas a una normatividad vigente se !an !ec!os esfuer'os de reali'arlo como técnicas de simpli2cacinA pero lo cierto es que son convencionales, es decir su empleo esta basado en acuerdos en al aceptacin o conformidad de quienes los aplican. "n el tra'ado de diagramas de 3ujo se aprecia que los símbolos b+sicos no se adaptan a todas las circunstancias que puedan surgir lo que determina que se crean símbolos adicionales buscando un mejor entendimiento de los sistemas administrativos. Se deja libertad a la creatividad, técnica racional como a la eperiencia profesional, que acompaBa al analista en la elaboracin de 1iagramas de 3ujoA pero se recomienda no perder su capacidad informativa, claridad y consistencia racional que debe acompaBar a estos diagramas. ) continuacin se indican los símbolos de mayor utili'acin en la preparacin de 25


1iagramas de 3ujo !aciendo mencin a los símbolos establecidos por )=S8, por su aspecto mnemotécnico, como los que plantea otros especialistas así tenemos:

2.$.4. S%M"OLO ANSI PARA EL DISE,O DE CURSOGRAMAS - S/0' & 6&76&'&89-8 -:9;<;+-+ 5

0%"7)(8H=

5

(0=;70*

5

1"$07)

5

)7(8I0 ;7)=S8;0780

5

)7(8I0 1"48=8;8I0

5

0%"7)(8H= J (0=;70* S8$U*;E="0S

26

E. Neira Ponce

5

1"S;7U((8H=

 S/0' & 6&76&'&89-8 C6'' +& A::;=8 5

)*;"7=);8I)

5

;7)S*)10

5

;0$) 1" 8=407$)(8H=

: S/0' V;8:-:;=8

&

6&76&'&89-8

5

%70("S0 =0 7"K8S;7)10

5

(0="(;07

27

U8;=8




+ S/0' & 6&76&'&89-8 S769& +& I8>60-:;=8 5

407$U*)780 8=407$)(8H=

U

;70

S0%07;"

1"

2.#.5.S%M"OLOS DE MA)OR UTILI*ACIÓN EN CURSOGRAMAS - S/0 +& I8;:;  T60;8 Se Lutili'a generalmente para: ubicar el lugar donde comien'a el proceso administrativo o, al 2nal del cursograma para indicar que, este contina. Se colocan al principio o al 2nal de un proceso administrativo. (uando van al 2nal, indican 2nali'acin o interrupcin del proceso. "n su interior se coloca el nombre de la seccin, departamento, etc. al que se re2ere, o simplemente los términos 8nicio 4in. "stos símbolos a veces se utili'an para indicar el término del cursograma. INI'I  FIN INI'I  FIN

 S/0' +& 7&6-:;=8  76:&' 28

E. Neira Ponce

8ndica cualquier operacin o accin en general relacionada con la confeccin de un artículo, con la ejecucin de una o m+s operaciones, con los cambios de forma, valor o ubicacin de alguna informacin etc. "jemplo: el empleado distribuye la documentacin, el planillero ensobra el jornal de los obrerosA la mecangrafa tipea el informeA el almacenero recepciona la mercadería.

: S/0' +& C896 8ndica toda accin respecto a inspeccin, veri2cacin, comprobacin, c!equeo, etc. "l tipo de control se coloca dentro o al costado del símbolo.

+ S/0' +& O7&6-:;=8 @ C896 8ndica ejecucin simultanea de una operacin y su control correspondiente.

& S/0 +& D&0629


7epresenta cualquier detencin operacional en términos de tiempo #!oras, días, semanas, etc.& 8ndican una demora en cierto período de tiempo y su arc!ivo temporal alfabético.

&

A

S/0 +& 96-8'769& 0<;0;&89

4lec!a anc!e, utilice una 3ec!a anc!a para indicar el movimiento de output entre locaciones #por ejemplo, envío de partes al inventario, envío de una carta por correo&

>S/0 +& D:0&89 8denti2ca cualquier clase de documento: el nombre, cdigo y las características de loe mismos, pueden colocarse tanto dentro corno en la parte inferior o, a los costados del 30

E. Neira Ponce

documento generalmente se anotan características de control interno de la documentacin. %ueden representarse los siguientes documentos: 4acturas, recibos, guías de remisin, notas de cargo y abono, memor+ndumes, solicitud de empleo, certi2cados, estados de cuenta, comprobantes de diario, orden de compra, c!eques, etc. (uando un documento se emite con varias copias, éstas pueden presentarse superpuestas, numeradas6 y en orden ascendente o descendenteA el original se identi2car+ con el M y las copias restantes con los nmeros correlativos. $ 0

1

2

P6&7-6-:;=8 +& 8 D:0&89 *a marca oscura en el +ngulo inferior derec!o en un documento original o provisional, indica que, éstos tienen alguna característica o anotacin especial para loe clientes, proveedores, empleados, etc.

F;60-  VB"B

31


Uno o m+s cuadritos dentro o fuera del símbolo de 1ocumento #como se aprecia en la 2gura&, representan a la persona o departamento que !a visado, !a aprobado algo, !a sellado o !a 2rmado un documento.

"F "F

D:0&89 P6<;';8- 7epresenta la emisin provisional de un documento, debido a que est+ sujeto a determinada condicin.

L;6'  R&;'96' &8 G&8&6- *a raya vertical tra'ada en la parte interior i'quierda del símbolo de documento o bien que el sector formado por esa raya y el borde i'quierdo de ese documento esté pintado, representa cualquier libro o registro principal o auiliar, en los que se registra alguna operacin #8ncluye a los listados mecani'ados&. "s otra forma de representar los libros o registros en general. 32

E. Neira Ponce

D&''& +& 8 D:0&89 7epresenta a un documento que se desgloso, en una o m+s partesA así algunas facturas tienen dos ticNets de aviso de cobran'a al clienteA y las planillas de sueldos tienen una columna desglosable para entregarla al empleado. 6 a l o n

6 a l o n

 S/0 +& T0- +& D&:;';=8 7epresenta, la toma de decisin respecto a una  mas situaciones, alternativas o formas de solucin. "n la 2gura debe indicarse el resultado de la decisin ya sea en sentido positivo o negativo. "jemplo: -& *os muebles adquiridos se pagar+n con letras o en efectivo segn la decisin de la gerencia. <& "l jefe decide !aber la transferencia est+n completos en caso contrario, no se !ar+ la transferencia.

33


N

SI

 S/0 +& T6-- M-8- 7epresenta cualquier trabajo efectuado, por el personal sin ayuda de elementos mec+nicos, es decir, con las manos, "jemplo: "jecucin de conciliaciones de cuentas, diferencias errores etc. recoleccin, conteo y distribucin de documentosA manejo de algn instrumento y otros,

; S/0 +& D;6&::;=8 +& - I8>60-:;=8 V&6-  E':6;9*as líneas quebradas indican la circulacin o traslado de una informacin verbal o escrita de una fuente a, otra. "jemplo: "l sub6contador registra los asientos en el 2le de los empleados las faltas y tardan'as.

34

E. Neira Ponce

C08;:-:;=8 E&:96=8;:7epresenta la informacin autom+ticamente de un lugar #telecomunicaciones&.

trasmitida a otro

 S/0 +& :8&:96 Se utili'a para relacionar o conectar dos o m+s 4lujogramas generalmente cuando uno o m+s de ellos continan en otra p+gina. "n los círculos que tienen un di+metro inclinado, se aprecia que la referencia #letras o nmeros& donde termina el 4lujograma, se coloca en la primera parte del circulo y la referencia, a donde continua se coloca en la segunda parte. "n estos círculos se coloca la misma referencia. tanto al 2nal del primer cursograma como al empe'ar el segundo curso grama. A Viene de A

V o7

' Viene de 7

A

A

D;6&::;=8 +& D:0&89  O7&6-:;=8 35


8ndican la direccin o movimiento físico que sigue un documento también indican elL traslado del objeto. "stas líneas pueden ser !ori'ontales y verticales.

I89&6:&7:;=8  C6:&' +& L/8&-' +& D;6&::;=8 Se utili'an para determinar el sentido de la direccin que deben seguir las líneas, cuando dentro del proceso de la 3ujogramacin se cru'an, para el efecto se utili'an puentes de media circunferencia.

U8;=8 +& L/8&-' +& D;6&::;=8 *a unin de las líneas de direccin puede !acerse con un tra'ado curvo en el etremo, de la línea que va a unirse a otraA la parte curva equivale a un cuarto de circunferencia.

 S/0' +& R&8;=8 +& D:0&89' 36

E. Neira Ponce

)mbos símbolos independiente y con la diagonal en las dos formas como se aprecia, en la 2gura representan la unin de dos o m+s documentos u operaciones para generar otra operacin..

 S/0 +& C07-6-:;=8 Se utili'a para comparar o cotejar dos o m+s operaciones, documentos, etc.

0 S/0 +- M-9&6;-&'  M&6:-+&6/-' 7epresenta productos o mercaderías. (uando se representa varios productosO pueden diferenciarse, diferenciarse, pintando de colores, los lados.

37


8 S/0 Á6&- D&:;&89& (on este símbolo se indican las +reas, actividades procedimientos u operaciones de2cientes.

H S/0 -0-+-  N9- A:-6-96;-

8

1ebe colocarse en un lugar apropiado y visible. "n circuitos pequeBos como el de la 2gura se colocan los nmeros correspondientes a

(ada una de las llamadas. "stos círculos pueden col oloc ocar arse se en el inte interi rior or del del docu docume men nto o muy muy cerca del mismo.

 S/0 A6:;< P6<;';8- "l arc!ivo provisional puede ser: 38

E. Neira Ponce

)lfabético #)& (ronolgico #(& =umérico #=& *os tres tres prim primer eros os sí símb mbol olos os tamb tambié ién n pued pueden en representarse representarse en forma invertida. A

'

N

A

'

N

7 S/0 +& A6:;< P&60-8&89& "st "stos sí símb mbol olo o tamb tambiién pue pueden den adop adopta tarr la for orma ma inve invert rtiid, es dec decir, con el vért vértiice !aci !acia a arribaA asimismo pueden indicar el tipo de arc!ivo, ya sea alfabético, cronolgico, numérico, etc.

A9

N9

' 9

 S/0 +& D&'96::;=8 +& D:0&89' 8ndican la destruccin o inutili'acin de docu docume men ntos. tos. Sobr Sobre e el par particu ticullar es nece cesa sari rio o seBa se Bala larr que que el 3ujo 3ujo docu docume ment ntar arlo lo o el proc proces eso o administrativo en general, termina como sigue: a& "n el ssíímbolo de del conector b& "n un símbolo 2nal c&"n el símbolo s ímbolo del arc!ivo permanente. d& "n el símbol bolo de destruccin. 39


Si en el proceso de la diagramacin no apareciera alguno de los símbolos que se indican su terminacin quiere decir que el 4lujograma contina.

 O96' '/0' :079-+6-'

9;;-+'

C079-+6-

I8;:; F;8

E896-+- M-8-

40

&8

-'

E. Neira Ponce

T-6&9- P&6>6-+-

A6:;< +& 9-6&9-'

C;89-' +& C-:-+6-'

0-;8-'

S0-+6-'

C;89- P&6>6-+- +& 7-7&

C;89- M-89;:- 6'  :-'&9&'.

D;': M-89;: -6:;<  -0-:&8-&.

A0-:&8-0;&89

41

7


R&7&9;:;=8 +& P6:&' $

L-7'

P6&7-6-:;=8 +& +:0&89'

2.$.5.

U"ICACIÓN DE LOS S%M"OLOS

*os símbolos pueden representarse en el desarrollo del procedimiento administrativo en las ubicaciones: 5 5 5

Ubicacin 8nicial Ubicacin $edio Ubicacin 4inal

1ebe dejarse presente que de acuerdo a la naturale'a y rol que desempeBa los símbolos pueden optar cualquier de estas ubicaciones a todas así tenemos:

2.$.5.1. U;:-:;=8 I8;:;- 42

E. Neira Ponce

"s el símbolo que determina el inicio del procedimiento representado el que une distintos procedimientos administrativos. ;ambién se puede a2rmar que es el símbolo donde se origina una línea de traslado sin que ninguna retorne a él. *os símbolos que pueden optar la ubicacin 8nicial son: 5 5 5 5 5

0peracin (onectar %roceso no representado )rc!ivo ;ransitorio )rc!ivo 1e2nitivo

2.$.5.2. U"ICACIÓN MEDIA Son los símbolos que recepcionan una línea de traslado sale una o m+s líneas de traslacin $edia sonA todos los símbolos descontando el de 8nstruccin y el (onectar.

2.$.5.3. U"ICACIÓN FINAL Son los símbolos que recepciona una línea de traslado pero no emite o permite salida. Son símbolos que dan 2n + curso de accin total o parcial, en relacin al segundo puede que se encuentre en una situacin que una a éste con otros que se encuentre en una situacin que una a éste con otros procedimientos administrativos u otra parte del mismo procedimiento. 43


%ueden optar esta ubicacin 2nal los símbolos siguientes: 5 5 5 5 5

0peracin %roceso no representado (onector )rc!ivo ;ransitorio )rc!ivo 1e2nitivo 1estruccin

Se representa acontecimientos un cuadro de posibles ubicaciones de los símbolos %rincipales.

U"ICACIONES PRINCIPALES

Símbolo

POSI"LES

DE

S%M"OLOS

%osibles Ubicaciones 8nicial $edia

4inal

Si

Si

Si Si Si

Si

Si

Si

Si

Si

Si Si

Si Si 44

E. Neira Ponce

Si

Si

Si

Si Si Si

Si

*os símbolos enumerados no son una lista completa de los símbolos para el diagrama de flujo, son los mismos que usted necesitar+ para diagramar adecuadamente su proceso de la empresa. ) medida que adquiera nuevos conocimientos sobre diagramacin de flujo , puede ampliar el nmero de símbolos que utili'a para cubrir su campo y sus necesidades especificas.

2.1K. DIAGRAMA DE FLUJO ESTANDAR DE LA ANSI "l diagrama de flujo est+ndar de la )=S8 proporciona una comprensin detallada de un proceso que ecede, en gran parte, el del diagrama de bloque. "n efecto, el diagrama de bloque constituye frecuentemente el punto de partidaA el diagrama de flujo est+ndar se utili'a para ampliar las actividades dentro de cada bloque al nivel de detalle deseado. (ada tarea del proceso en estudio puede detallarse !asta el punto en el cual el diagrama de flujo est+ndar puede emplearse como parte del manual de entrenamiento para un nuevo colaborador. %ara la mayor parte de las actividades de $%", este tipo de detalle se lleva a cabo nicamente con car+cter 45


de ecepcin durante la etapa de mejoramiento. *a diagramacin de flujo detallada solo se !ace cuando el proceso se acerca a la calidad de categoría mundial, para tener la seguridad de que los mejoramientos no se pierdan con el tiempo. (ualquier persona reali'a muc!os procesos diferentes en su vida diaria. %or ejemplo, se ad!iere a una determinada rutina para tareas tan sencillas como desayunar, tomar una duc!a o disfrutar de un descanso en la maBana del s+bado. ) la mayor parte de estos procesos no se les dedica tipo alguno de reflein. )lgunos involucran a otras personas !asta un grado tal, que no pensamos en nuestro involucramiento. Uno de estos procesos podría ser !acerse cortar el cabello por el peluquero amable de la esquina y9o salir a pescar. "n las figuras D se muestra el diagrama de flujo de estos procesos. "l diagrama de flujo est+ndar de la figura D contiene diamantes como símbolos de decisin que representan puntos en los cuales es posible seguir diferentes caminos ntese que se utili'an las palabras si y no para aclarar alternativas. *os círculos pequeBos son símbolos de conein que lo remiten a la segunda p+gina del diagrama

2.11. DIAGRAMA DE FLUJO SIMPLE PARA EL PROCESO DE LA EMPRESA )unque el diagramas de flujo es muy sencillos, la diagramacin del proceso de la empresa requiere muc!a atencin. ;omemos al gerente de una gran tienda minorista en una ciudad grande. *os procedimientos que debe seguir pueden ser 46

E. Neira Ponce

bastante complejos. 1ebe tener un personal numeroso, delegar autoridad, supervisar varios departamentos, etc. (ada supervisor tiene que completar y revisar informes de ventas versus cambios en el inventario. "l gerente debe dar a cada supervisor instrucciones para ayudar a aliviar la carga de trabajo y promover la uniformidad entre los diferentes departamentos, lo que, a su ve', sirve de ayuda para el departamento de contabilidad. -.6 SeBalar el total semanal de ventas para un empleado, leer el valor de los precios en la columna P y el valor de cada item de ventas de la columna J. <.6 (alcular la comisin P multiplicando el valor de la comuna P por -MQ ?.6 (alcular la comisin J multiplicando el valor 1" *) (0*U$=) y %07 RQ @.6 (alcular "l total por pagar US RM.MM T comisin P T comision J R.6 8ngresar el pago total frente al nombre del empleado en el libro mayor de nmina D.6 Iolver a la actividad - y repetir la anterior operacin para los dem+s empleados. *a figura muestra un diagrama de flujo de procedimiento para calcular las comisiones semanales de los empleados. *as actividades del procedimiento se enumeran al lado de cada símbolo del diagrama de flujo para que las 47


personas comprendan los detalles del diagrama. %or desgracia, esto generalmente no resulta pr+ctico en el caso de diagramas de flujo complejos. *as primeras cinco actividades de la figura corresponden a las actividades -6R del procedimiento que acabamos de describir. =tese, sin embargo, que el diagrama de flujo da cabida a una actividad no seBalada en el procedimiento descrito #es decir, a largo pla'o los totales semanales de ventas para todos los empleados se INI'Iprocesado y no se necesitar+ repetir el !abr+n procedimiento&. "n este caso, el diagrama de flujo a clara y precisa las actividades involucradas en el procedimiento y la secuencia en la cual deben llevarse a cabo. Esta listo pelu.uero

:ay mas de tres personas esperando

N

SI

SI

N

Espere

:;gase cortar el ca*ello

' 48

A

7

E. Neira Ponce

1iagrama de flujo est+ndar correspondiente a la primera parte del proceso de cortarse el cabello o salir a pescar.

2.12.

DIAGRAMA DE FLUJO FUNCIONAL

"l diagrama de flujo funcional es otro tipo de diagrama de flujo, que muestra el movimiento entre diferentes unidades de trabajo, una dimensin adicional que resulta ser especialmente valiosa cuando el tiempo total del ciclo constituye un problema. "l diagrama de flujo funcional puede utili'ar símbolos de los diagramas de flujo est+ndares o de bloque. Un diagrama de flujo funcional identifica como los departamentos funcionales, verticalmente orientados, afectan un proceso que fluye !ori'ontalmente a través de una organi'acin. Si un proceso siempre se mantuviera dentro de un solo departamento y no se cru'ara con otros territorios, la vida del gerente sería muc!o m+s f+cil. Sin embargo, en la mayor parte de las 49


empresas, la organi'acin funcional o vertical es una forma de vida, por cuanto proporciona un centro de competencia altamente entrenado, que no puede compararse cuando se emplea una organi'acin de proceso o de producto. INI'I

ea la columna 9 SeCale y la columna al total?de #entas semanales por empleado ea el #alor de cada item de precios de la columna 9 y l

Asigne el 10 @ de comisi)n a las #entas de la columna 'alcule la 9 comisi)n so*re los itemes de 9 multiplicando el #alor de la columna 9 por el 10 @

Asigne el ( @ de comisi)n a las #entas de la columna 'alcule ?la comisi)n so*re los >tems de ? multiplicando el #alor de la columna ? por 10 @

'alcule el ingreso total sumando 9  'alcule ?  SB(0 la cantidad total a pagar sumando SB(0 a las comisiones calculadas para los >tems 9

Ingrese la cantidad del pago a la n)mina Ingrese el pago total %rente al nom*re del empleado en el li*ro mayor de n)mina

si

1iagrama de flujo y procedimientos para el pago de comisiones. tros empleados

Kerente No

FIN

1pto de personal

ddem;s e "egrese a la acti#idad y repita esto para los empleados a d d (andidato (ontralor i o v p i t m c e ) i ; o t n e i

50

o p m e i ; o l c i c e d

E. Neira Ponce

INI'I

1

2

$

&

( +

A



10

FIN

1(

-



< ? @ R D  V W -M --< -? -@ -R ;o Q

?.M M.? <.< -.M <.M -.M M.-.M -.< <.M M.< -.M -.M.M.? -D.R -VQ

12

11

1$

1&

1iagrama de flujo funcional del proceso interno de bsqueda de empleo.

2.13. DIAGRAMA DE FLUJO FUNCIONAL DE LA LINEA DE TIEMPO Un diagrama de flujo funcional de la línea de tiempo adiciona el tiempo de procesamiento y del ciclo al diagrama de flujo funcional est+ndar. "ste diagrama de flujo le ofrece algunas percepciones valiosas cuando usted reali'a un an+lisis del costo de la mala calidad, con el fin de determinar que cantidad de dinero est+ perdiendo la organi'acin debido a un proceso ineficiente e inefectivo. )gregar un valor de tiempo a las funciones ya 51

?.M <.M

definidas que interactan dentro del proceso, !ace f+cil identificar las +reas de desperdicio y demora. "l tiempo se monitorea de dos maneras. "n primer lugar, el tiempo que se requiere para reali'ar la actividad se registra en la columna titulada “;iempo de procedimiento #!oras&”. *a columna del lado corresponde al tiempo del ciclo #es decir, el momento en el cual se finali' la ltima actividad y el momento en el que esta actividad se termina&. Usualmente, eiste una diferencia importante entre la suma de las !oras individuales de procedimiento y el tiempo del ciclo para la totalidad del proceso. "sta diferencia obedece al tiempo de espera y transporte. "n la figura el tiempo total de procesamiento solo es -D.R !oras, mientras que el tiempo total del ciclo es W
E. Neira Ponce

"n un proceso de ventas, 8F$ logr acortar el tiempo de procesamiento en un ?MQ, reduciendo de esta forma los costos en un
D;-6-0- +& > >8:;8- V&69;:- 0peracin 0peracin $ovimiento )lmacenaje 8nspeccin oras !ombre 1istancia

peraci)n

6ramitaci)n para solicitar un puesto Departamento Personal *ser#ado por GGGGGG 'arpeta Nro GGGGGGG Folip Nro GGGGGGGG Fec4a GGHGGGH GGG

DIST M

TIEMPO

%res D D ? ? M.@R RV

%rop @ @ < < M.?< RM

1if < < M.-< V

ACTIVIDAD PROCESO PROPUESTO

RX

1ivisin P !ace solicitud. < copias y original )rc!iva la
?X 53


-V



@



-V

?

-V

2.14.

@

"nvía a la 0ficina de %ersonal

?

*a 0ficina de %ersonal controla

<

"l jefe of. %ersonal firma la solicitud

<

"nvía al secretario general

?

"l secretario general controla

<

"l secretario general firma

-

"nvia al $inistro

?

"l $inistro controla

<

"l $inistro firma

-

"nvía al secretario general

<

"nvía a la seccin de personal

?

*a oficina personal arc!iva el original

@

"nvía a la 1ivisin P

?

*a 1iv. P confronta la -ra y
-

*a 1iv. P destruye la
?

*a 1iv. P arc!iva la -ra copia

R

1iv. P !ace solicitud en original y copia "nvía a la oficina de personal

@

DIAGRAMA DE FLUJO GEOGRAFICO

Un diagrama de flujo del plano geogr+fico o físico anali'a el flujo físico de las actividades. "ste ayuda a minimi'ar el desperdicio de tiempo mientras la produccin resultante del trabajo y9o recursos se despla'an entre las actividades. *a figura W presenta un diagrama de flujo geogr+fico referente a la forma como un nuevo colaborador ocupa su primer día en la empresa /. "ste comien'a con un plan geogr+fico de los edificios en las oficinas principales de /. "l movimiento del nuevo subalterno, en su primer 54

E. Neira Ponce

día de trabajo, aparece tra'ado sobre el plan geogr+fico utili'ando líneas punteadas. %ara ayudarle a entender la forma de usar este programa, seguiremos el recorrido del nuevo empleado durante su primer día: -.6 "l nuevo colaborador firma su entrada en la recepcin y le pide a la recepcionista que llame al departamento de personal. <.6 "l encargado de personal lo saluda conduciéndolo a su oficina para revisar los procedimientos pertinentes. ?.6 "l encargado lleva al nuevo empleado al departamento médico con el fin de diligenciar los formularios médicos y acuerda una cita con la enfermera para los e+menes requeridos. @.6 "l subalterno regresa al departamento de personal para completar los formularios de la nmina. R.6 "l nuevo empleado y el encargado van al +rea de seguridad para la toma de fotografías y el distintivo provisional de identificacin.

55


Par.ueadero

3dico 1+ $ - D personal 1- 2 11 & 

FIN

INI'I

D prestaciones 12  o**y 1 1 1( 1$ +

'a%eteria 

Seguridad (

D Ing De Proceso

 Sala con%eren 1&

1iagrama de flujo geogr+fico del primer día de un nuevo colaborador en la "mpresa /. D.6 "l funcionario regresa a la recepcin para esperar la cita con la enfermera. )!ora puede moverse sin acompaBante, por cuanto ya tiene el distintivo provisional de identificacin. .6"l nuevo empleado se dirige al departamento médico para las pruebas de sangre y pide una cita con el médico para el eamen físico. V.6 "l nuevo colaborador regresa al departamento de personal para recibir instrucciones. 56

E. Neira Ponce

W.6 "l encargado lo invita a almor'ar. -M.6 *a persona encargada presenta al nuevo empleado a su nuevo jefe y recorren el departamento. --.6 "l nuevo funcionario va al departamento de personal para enterarse de sus prestaciones sociales. -<.6 "l colaborador revisa el conjunto prestaciones y elige el plan correspondiente.

de

-?.6 "l nuevo empleado va a la recepcin para esperar la reunin de orientacin a los nuevos laboratorios. [email protected] "l funcionario asiste a la reunin de orientacin. -R.6 "l nuevo empleado regresa a la recepcin para esperar la cita con el médico. -D.6 el nuevo subalterno va al departamento médico para su cita y regresa al departamento de personal. -.6 "l departamento de personal revisa la lista de nuevos empleados y llama al departamento médico para averiguar si los resultados de los e+menes fueron favorables. -V.6 "l nuevo empleado regresa a la recepcin, devuelve el distintivo provisional y firma la salida. 57


*as primeras impresiones tienen gran importancia. YZué creen ustedes que piensan los nuevos empleados acerca de esta empresa después de un día de “aprese y espere”[ %robablemente se preguntar+n si !icieron bien en ingresar a la empresa. "l an+lisis r+pido de este diagrama de flujo revela el desperdicio de despla'amiento y tiempo. %or ejemplo, si los nuevos empleados se dirigen a una sala especial de espera en el departamento de personal, se deduciría en gran parte la cantidad de tiempo que los empleados gastarían durante el día. Si el departamento de personal distribuye las identificaciones provisionales, la persona encargada no tendría que acompaBar a los empleados a otros departamentos. %ensemos a!ora en lo que se puede !acer para mejorar el flujo y aprovec!ar mejor el tiempo, tanto el de los nuevos empleados como el del encargado del departamento de personal. -.6 Y1ebe 7eali'arse el eamen físico antes que el empleado se presente al trabajo[. Yno es ésta una parte del proceso de investigacin, no un proceso de adoctrinamiento[. Si el nuevo colaborador !ubiese dejado otro empleo para ingresar a su empresa y, luego, !ubiera fracasado en el eamen físico. Ycu+l sería la obligacin de su empresa para con esa persona[, Ycu+ndo tiempo se retrasaría el proceso para incorporar a un nuevo funcionario[. *gicamente, el eamen físico !a debido !acerse con anterioridad al primer día del nuevo empleado. 58

E. Neira Ponce

<.6 aga que el empleado se presente primero a una pequeBa sala de espera en personal. "n ese momento el responsable puede proporcionarle una identidad provisional. ?.6 1esde el departamento de personal el nuevo funcionario debe ir directamente al +rea de la reunin con el departamento de prestaciones sociales. @.6 *a reunin sobre adiestramiento del empleado debe reali'arse inmediatamente después de la reunin con el departamento de prestaciones sociales. R.6 "l jefe del nuevo empleado debe reunirse con él al finali'ar la reunin de adoctrinamiento y dirigirse luego a seguridad. 1ebe tomarse una fotografía del nuevo colaborador para el distintivo permanente de seguridad. D.6 "n seguida, el jefe debe llevar al nuevo empleado a almor'ar. .6 "l jefe debe acompaBar al subalterno al +rea de trabajo y proceder con el entrenamiento para el cargo. V.6 "l nuevo empleado debe conservar el distintivo provisional !asta cuando se le entregue uno permanente. "sto le permite salir sin problema de las instalaciones de la empresa. (uando se tenga el distintivo permanente para el empleado, el jefe debe devolver a personal el distintivo provisional. 59


"n la figura se muestra el nuevo diagrama de flujo geogr+fico. )dem+s de simplificar el flujo de trabajo, el nuevo colaborador se encuentra a!ora en su +rea de trabajo en la mitad del segundo día. "l resultado es un proceso m+s eficiente que deja al nuevo empleado con una mejor impresin de la empresa. "l diagrama de flujo geogr+fico es una !erramienta til para evaluar el plan del departamento y su flujo de documentos, así como para anali'ar el flujo de productos, identificando el eceso de despla'amiento y las demoras de almacenamiento. "n los procesos de la empresa, el diagrama de flujo geogr+fico sirve para anali'ar los patrones de tr+fico en +reas muy congestionadas como arc!ivos, computadores y fotocopiadoras.

2.15. ADOPTAR UNA VISION SO"RE EL PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN )dem+s de los cuatro diagramas de flujo b+sicos que ya !emos anali'ado #diagramas de bloque, diagramas de flujo estandar de la )=S8, diagramas funcionales y diagramas geogr+ficos &, eisten diagramas de informacin, que con frecuencia poseen su propia serie de símbolos. (omo norma, éstos tienen mayor interés para los programadores de computadoras y para los analistas de sistemas automati'ados, que para los jefes y empleados que diagraman las actividades de la empresa. *os dos libros que se indican al 60

E. Neira Ponce

final de este capitulo anali'an algunas de estas !erramientas. Usted puede considerar estos tipos de diagramas de flujo como diagramas que siguen el recorrido de la informacin a lo largo de un proceso. ) medida que prepara los diagramas de flujo, piense en sus actividades organi'acionales desde el punto de vista del procesamiento de la informacin. "mpiece con los arc!ivos de sus organi'acin. "stos son valiosos porque contienen informacin que se modifica o que se utili'a en sus procesos de la empresa. "n seguida tenga en cuenta a sus colaboradores. Usted y sus compaBeros de trabajo poseen !abilidades de diferentes niveles y tipos. *gicamente, aun el conocimiento de un solo trabajador es sustancialmente m+s complejo que la informacin en un arc!ivo. %ero, el principio sigue vigente: el valor de un empleado para una organi'acin depende de sus aportes de informacin. ;r+tese de cmo cargas una plataforma, lan'ar un nuevo producto o resolver un conflicto, la informacin constituye un recurso. "sto es particularmente cierto en la industria de servicios, que en -WVW emple a m+s de MQ de los trabajadores de los "stados Unidos. ;odos ellos pueden considerarse como procesadores y proveedores de informacin. )l adoptar una visin del procesamiento de informacin en el momento de preparar sus diagramas de flujo, se crear+ un énfasis comn en la albor de utili'ar un input de calidad para generar un output de calidad. )l mismo tiempo, esta visin referente al procesamiento de 61


informacin ayuda a las personas a tomar decisiones sobre la forma de tra'ar diagramas de flujo y los elementos que deben incluirse. "n forma m+s especifica, usted debería: -.6 1eterminar aquellas partes del proceso para las cuales la valide' y confiabilidad de la informacin tienen la mayor importancia. <.6 (onsiderar las tres dimensiones diferentes del procesamiento de informacin de los procesos de la empresaA que informacin se procesa, qué actividades se involucran en el procesamiento de la informacin y que elementos controlan a otros elementos. Si su diagrama de flujo no produce el impacto que desea, trate de tra'arlo de manera que éste caracterice una de las otras dimensiones. ?.6 7ecuerde que las organi'aciones est+n integradas por personas, y cuando !ay seres !umanos involucrados, la transmisin y el procesamiento de la informacin se dificulta bastante. "n consecuencia, es mejor tra'ar varios diagramas de flujo f+cilmente comprensibles que un solo diagrama maestro completo pero incomprensible

62

E. Neira Ponce

Par.ueadero

3dico

D personal 2 INI'I

D prestaciones $ 

FIN

o**y 'a%eteria +

Seguridad (

D Ing De Proceso

- Sala con%eren &

1iagrama de flujo geogr+fico revisado del primer dia de un empleado en al empresa /.

2.1.

DICCIONARIO DE DATOS

$uc!os de ustedes jam+s tendr+n la necesidad de emplear un diccionario de datos, por cuanto sus diagramas de flujo ser+n ra'onablemente sencillos y directos. =o obstante, algunos de ustedes necesitar+n entrar en un gran nmero de detalles que cubran a una amplia gama de actividades. "n este caso se !ace necesario el uso de un diccionario de datos para tener la seguridad de 63


que todos los títulos y definiciones sean claros y comprensibles. *os diagramas de flujo m+s efectivos emplean palabras y frases que las personas pueden comprender f+cilmente y slo incluyen símbolos est+ndares, ampliamente conocidos. (on frecuencia, puede ser muy til un glosario adjunto de términos, conocido como diccionario de datos, elaborado por profesionales en el procesamiento de informacin. (ada vocablo del diccionario se refiere a un título usado en los diagramas de flujo. Un diccionario de datos cumple una serie de propsitos de referenciacin. %or ejemplo, éste le sirve para permanecer alerta a los !omnimos de la base de datos. Una base de datos es una complicacin de informacin de los arc!ivos de la organi'acin #(on frecuencia, estos arc!ivos se computari'an&. "isten !omnimos cuando el mismo título se refiere a items diferentes. Ieamos, por ejemplo, el titulo 8ngresar la identificacin del empleado”. "n un diagrama de flujo esto puede significar, “7egistre en un formato el nmero del seguro social correspondientes al empleado”. "n otro diagrama de flujo, esto podría significar. “1igite el nombre del empleado en un sistema computacional y espere que el sistema verifique esta entrada”. %or ra'n de sus mltiples significados, los !omnimos de la base de datos pueden crear confusin en una serie de diagramas de flujo. Se presentan !omnimos por cuanto los títulos del diagrama de flujo deben ser breves. 1entro del diagrama mismo usted no cuenta con espacio 64

E. Neira Ponce

para una eplicacin detallada, pero puede incluir la correspondiente definicin en el diccionario de datos. *a revisin de diccionario de datos antes de seleccionar un título le indicar+ si su titulo ya se !a utili'ado. Si este es el caso, deber+ escoger otro titulo o tomar medidas especiales para quienes empleen su diagrama de flujo sepan realmente que quiere decir usted. ;ambién puede utili'ar el diccionario de datos como ayuda al encontrar sinnimos en la base de datos, cuando títulos diferentes tienen definiciones idénticas. %or ejemplo, cobros puede indicar lo mismo que ventas por cobrar. )l igual que los !omnimos, los sinnimos de la base de datos pueden ser necesarios. *as personas prefieren utili'ar términos familiares al construir sus diagramas de flujo, y los empleados que trabajan en diferentes partes de la organi'acin pueden tener palabras diferentes para un mismo ítem. 7econociendo el valor de los términos comunes, los profesionales del procesamiento de informacin emplean sinnimos de la base de datos que se convierten en alias aceptables. %ero los sinnimos deben identificarse. 1e lo contrario, el equipo que elabore un diagrama de flujo general con las actividades de los departamentos de contabilidad y ventas podría incurrir en duplicaciones innecesarias. )quí es donde un diccionario de datos resulta de gran utilidad. (uando al departamento de contabilidad se le pide que defina el arc!ivo de cobros, y al de ventas se le solicita que defina las ventas por cobrar, el equipo que elabora el diagrama de flujo descubrir+ que los dos arc!ivos son iguales. 65


)dem+s , el diccionario de datos puede incluir informacin detallada, m+s all+ de la definicin, sobre la actividad representada en el diagrama de flujo. "n la bsqueda de formas para mejorar las actividades de la empresa, el equipo podría estar interesado en el nmero de registros que contiene un determinado arc!ivo o en el nmero de ítems que cada semana se procesa mediante cierta actividad. "l equipo también puede estar interesado en saber en cuales diagramas de flujo un título especifico parece evaluar con precisin las aplicaciones de un cambio. ;odos estos detalles pueden almacenarse en el diccionario de datos. *os diccionarios de datos pueden mantenerse manualmente o en un sistema computacional. (uando se dispone de este sistema, es m+s f+cil revisar, organi'ar y encontrar la informacin. Si elabora sus diagramas de flujo en el computador, la automati'acin del diccionario de datos le ofrecer+ ventajas an mayores, por cuanto usted puede elaborar un sistema automati'ado de referencias cru'adas entre los diagramas y el diccionario.

2.1!.

CASOS PRACTICOS

0bjetivos 66

E. Neira Ponce

1. 1esarrollar en el estudiantes objetivos de formacin profesional en: (onocimientos de organi'acin y sistemas de procedimientos 7elacin directa con el entorno empresarial 7a'onamiento analítico inductivo y deductivo

2. *ogar que el alumno pueda interpretar procedimientos anali'ando los flujogramas 3. 7elacionar la teoría con la pr+ctica a fin de que el alumno maneje conceptos y técnicas empresariales en el momento de puesta en marc!a de la organi'acin. )cciones del "studiante

1. "l alumno presentar+ la practica peridicamente segn el avance del contenido sil+bico 2. *as pr+cticas ser+n resueltas en clase, el alumno tiene que comparar su respuesta con las reali'adas en el aula 3. *as pr+cticas ser+n presentadas en !ojas con la debida rotulacin, en las que consignaran nombres seccin y aBo de estudios EMPRESA DISTRI"UIDORA MOVIMIENTO DE FACTURAS *as 4acturas se elaboran en original y tres copias, la 0riginal es el )dquiriente, la copia #-& "misorA copia #<& Sunat y la copia #?& (ontrol )dministrativo, las ventas se elaboran mediante 67


notas de pedido, las facturas son elaboradas en la empresa, qued+ndose la primer copia en el departamento de contabilidad. (aso (ontra entrega Iendedor 7eali'a la venta de productos a contra entrega y recepciona del asistente contable factura 0riginal, sunat y (ontrol )dministrativo, la copia < y original son entregadas al cliente junto con la mercadería, quedando en espera la factura numero ? (liente Ierifica mercadería con las factura, si encuentra algn problema procede a devolver mercadería y si no entrega dinero al vendedor reali'ando el pago establecido. Iendedor 7ecepciona el dinero y entrega a caja de la empresa el dinero con la copia de factura numero ?. (ajera

Ierifica y controla el dinero con la factura y lo registra en su diario caja y procede a entregar la factura copia numero ? a (ontabilidad

(ontabilidad $ediante el asistente contable verifica y controla factura copia ? y emisor procediendo a ingresar el documento al sistema informatico. (aso (ontado  y <- días Iendedor 7eali'a la venta de los productos a  y <- días, procede a entregar factura numero < al cliente junto con la $ercadería 68

E. Neira Ponce

(lienteIerifica mercadería con copia de factura y si encuentra algn error procede a devolver la mercadería y si no recepciona mercadería y lo almacena Iendedor (on copia de factura numero ? y la original , lo lleva a la empresa y lo entrega al asistente de créditos y cobran'as )sis.(re.7ecepciona 4actura copia ? y original, los registra en un libro de control y espera el tiempo establecido, teniendo los documentos en arc!ivo temporal, pasado los  o <- días, establecidos en un cronograma especifico, entrega al vendedor las facturas copia ? y original para que proceda a la cobran'a. Iendedor 7ecepciona documentos y reali'a cobran'a, entregando al cliente la factura original. (liente7ecepciona la factura en original y procede a reali'ar el pago, arc!ivando la factura original Iendedor 7ecepciona dinero y con la factura copia ? son entregados posteriormente a caja de la empresa. (ajera 7ecepciona dinero y factura ? registr+ndolo en el libro caja !aciendo el arqueo respectivo y procede a entregar la factura copia numero ? a (ontabilidad (aso 4acturas al (rédito

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)u. (onta .7ecoge de )lmacén 4acturas a crédito, lo registra en su cuaderno coloc+ndole un sello de canje y elabora letra, retornando las facturas al almacén junto con la letra Iendedor 7ecoge mercadería y lleva al cliente junto con las facturas original y copia < y ?. (liente7ecepciona y firma letra a ?M, DM o WM días, qued+ndose con la copia de factura =ro < y entregando al vendedor la letra firmada con la factura copia numero ?. Iendedor 7ecepciona y entrega al asistente de créditos facturas original y control administrativo junto con letra firmada. )sis. (red.7ecibe facturas y letras procediendo a elaborar planilla de cobran'a en original y una copia, si la venta es con instituciones y montos elevados la planilla copia y letras son negociadas en el banco para que esta institucin financiera realice la cobran'a, pero si los montos no son muy elevados se le entrega al vendedor copia de planilla, letras y facturas para que realice la cobran'a. Iendedor 7ecepciona planilla de cobran'a esperando un tiempo apropiado para y si el cliente le paga entrega a caja de la empresa dinero con la copia de factura numero ? y si el cliente no le paga procede a volver a negociar el pago. 70

E. Neira Ponce

PLANILLA "ANCOS Iendedor 7ecepciona del cliente la letra firmada y procede a entregar al asistente de créditos 4actura 0riginal y (ontrol )dministrativo mas la letra firmada )sis (red. 7ecepciona factura original copia ? y elabora planilla bancos en original y una copia, entregando al asistente bancos planillas y letras )sis Fanc 7ecepciona documentos y negociaciones con el banco

reali'a

Fanco 7ecepciona copia de planilla y letras, registra en su base de datos, esperando un tiempo prudente #dos días& y envía copia de base a la empresa )sis Fanc (ompara %lanilla Fancos 0riginal con copia de planilla elaborando por el banco verificando y controlando para ser arc!ivado temporalmente.

INGRESO DE MERCADERIA A ALMACEN ;ransport *leva mercadería al almacén de la empresa con guía de remisin transportista 7ecepcin. 7ecepciona mercadería con guías de remisin y procede a verificar guía de remisin proveedor, y guía de remisin 71


transportista colocando un aspa en cada articulo (!equead Simult+neamente con recepcin desembala la mercadería la misma que trae una copia de guía de remisin del proveedor y se procede a c!equear mercadería y colocarle un visto bueno al documento. *uego de la verificacin y control se entrega mercadería al almacenero )lmacene %revia limpie'a de anaqueles selecciona la mercadería por comparacin de artículos así como del proveedor e inicia el almacenamiento propiamente dic!o levantando posteriormente \ardeN físicos.

PROCESO COMPRAS *as compras en la empresa son elaboradas en base a stocN mínimos, solicitud del /efe ventas , pedido especial de instituciones o para stocNearse por suba de precio. )sis *ogis "labora 0rden de (ompra en original y una copia, la copia la arc!iva !asta que llegue el pedido y la original la envía a la secretaria. Secretaria recepciona 0rden de compra y envía 4a a *ima al %roveedor, arc!ivando orden de compra en espera de llegada de mercadería.

72

E. Neira Ponce

%roveedor 7ecepciona 4a y procede a elaborar guía de remisin y 4actura, embalando mercadería, y mediante el transportista es enviada la mercadería con guías de remisin y la factura dentro del embalaje, lo que es entregado a )lmacén de la "mpresa. )lmacénprevia verificacin y control de mercadería con Kuía remisin transportista y %roveedor y firma en los documentos, son enviados al asistente de *ogística )sis.*ogis 7ecepciona Kuía de 7emisin %roveedor y la compara con la orden de compra copia y reali'a la verificacin de los documentos si no !ay error procede a ingresar al sistema para colocar precio, bonificacin o producto nuevo elaborando un cuadro estadístico y enviado a finan'asA si !ay error procede a consultar a la Kerencias de (omerciali'acin para verificar si los productos en eceso pueden ser utili'ados o no, si los productos pueden utili'arse se procede al ingreso del sistema y si no se procede al reclamo o devolucin de mercadería.

EMPRESA DE SERVICIOS DE EMPLEO PROCESO DE RECLUTAMIENTO Se inicia con la negociacin de alguna empresa que requiera trabajadores para cubrir algunos de los puestos dentro del desarrollo de las mismas. $ercado de ;rabajo #$.;.& 73


/efe $.;. 7eali'a un an+lisis del puesto a ocupar el cual se reali'a mediante informacin #internet, tetos, observacin de otros puestos&, procede a elaborar los requerimientos para ocupar el puesto, levando un 7equerimiento de %ersonal con todas las características establecidas y proceder a difundirlas la cual son enviadas a tres instancias #diarios, 8nstituciones, portales & 1iarios7ecepciona documentacin y elabora orden de publicacin para la fec!a establecida, reali'ando a la ve' modelo de publicacin y orden de ubicacin en el diario 8nstitucin 7ecepciona documentacin y elabora orden de publicacin para la fec!a establecida, anali'a los lugares donde pueden ser publicados, estableciendo uno en el peridico mural y otros en las oficinas de la institucin. /efe $.;. "n espera de la entrega de solicitudes de los candidatos elabora encuestas basadas en entrevistas y cuestionarios las que son entregadas en primera instancia al %siclogo junto con los requerimientos para el puesto. %siclogo 7eali'a un an+lisis del cuestionario con los requerimientos del puesto y procede a reali'ar un test que ser+ presentado al candidato para su calificacin, luego de elaborado procede a 74

E. Neira Ponce

enviar todos los documentos a Kerencia. %ara su aprobacin . Kerencia. %revio an+lisis de los documentos pone visto bueno en caso de ser aprobado caso contrario son devueltos al psiclogo para su modificacin.

PROCESO DE SELECCIÓN Secretaria 7ecepciona curriculum vitae de los candidatos y les entrega solicitud de trabajo a los candidatos. (andidato *lena solicitud, firma y entrega a secretaria el documento. Secretaria )rc!iva (urriculum con solicitud y lo envía al asistente del /efe de $ercado de ;rabajo. )sis.$.;.7ecepciona documentos y procede a comparar los datos del curriculum con la solicitud verificando si !ay coincidencia en los datos presentados si !ay coincidencia los envía a secretaria y si no !ay coincidencia envía también a secretaria indicando la devolucin de epedientes. Secretaria Ierifica los epedientes si son para devolucin los arc!iva !asta que el candidato pueda reclamarlo y si son epedientes candidatos posibles procede a reali'ar llamadas telefnicas para citar a la entrevista a los candidatos al puesto. (andidato 7ecepciona llamada y se presenta a la entrevista "ntrevist a "n orden alfabético va llamando a cada uno de los candidatos para 75

DIAGRAMAS DE FLUJO cursometria.docx

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