CUENTAS NOMINALES
Las cuentas nominales son todos los ingresos y los egresos de una determinada empresa y se presentan en el informe financiero básico que se llama: Estado de Resultados o Estado de Ganancias y Pérdidas. Los ingresos son todas las entradas de dinero que la empresa recibe, bien sea por producto de las operaciones normales o por conceptos extraordinarios. Los egresos son todas las salidas de dinero que la empresa hace para cumplir con su actividad económica, y que también pueden ser normales o extraordinarias. La diferencia entre los ingresos y los egresos es lo que nos va a resultar una Ganancia o una Pérdida. Por eso el informe que se presenta en estos dos renglones de la contabilidad se llama Estado de Resultados o Estado de Ganancias y Pérdidas. El resultado ideal debe ser que los ingresos sean mayores que los egresos, así de esta manera obtenemos utilidad, beneficio o ganancia, como tú la quieras llamar. Los ingresos principales de una empresa deben originarse por las ventas normales de los productos o servicios que ofrece y para la cual se constituyó. Se llaman Ingresos Normales de Operación o Ingresos Operacionales y están representados por las ventas a contado y a crédito que la empresa hizo durante el ejercicio económico. Las ventas se pueden hacer con descuentos o rebajas y también pueden haber devoluciones en las ventas, por lo cual, estos conceptos se deducen de las ingresos operacionales para obtener las Ventas Netas. A los ingresos normales de operación hay que deducirles los egresos normales de operación. Los Egresos normales de operación están representados por los Costos y los Gastos normales de la empresa. Costos y Gastos normales de operación son los desembolsos de efectivo que debe hacer la empresa para cumplir con sus actividades normales de operación, es decir, para poder funcionar necesita comprar mercancías, pagar a empleados, pagar
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servicios públicos, entre otros, todo ello representa salida de dinero necesaria para generar ingresos. Los costos son desembolsos que rinden sus beneficios en el futuro y se convertirán en gastos en el futuro, no se han consumido todavía, los gastos son desembolsos que se consumen corrientemente, son costos que ya han rendido su beneficio. Las cuentas en la contabilidad financiera se clasifican por su función y por su estructura.
CLASIFICACIÓN DE CUENTAS NOMINALES
Cuentas reales o de balance: Son aquellas que representan los recursos y las obligaciones que en un momento dado tiene la empresa o negocio (a una fecha dada), entendiendo por recursos todos aquellos bienes que tiene la empresa y que le permiten desarrollar su objeto social, es decir, la producción de bienes o servicios. En terminología contable los recursos se denominan Activos. Las obligaciones que la empresa tiene con terceros se denomina en la misma terminología Patrimonio es decir, obligaciones internas. Estas cuentas son las que conforman el estado financiero de propósito general, denominado Balance General o Estado de Posición Financiera porque muestra lo que la empresa tiene o debe en un momento determinado es semejante a una fotografía instantánea tomada a la empresa cuando pasó por un punto del continnum espaciotiempo en el cual se mueve hacia el futuro. Cuentas nominales o de resultado: Son aquellas cuentas que representan los ingresos y los egresos producto de las operaciones que la empresa ha tenido entre un periodo determinado comprendido entre dos fechas. Estas cuentas tienen un carácter 4
transitorio o temporal, su duración es la misma del periodo contable. Las cuentas de resultado nacen o se originan a partir del 1º de enero de cada año y se deben cancelar obligatoriamente al 31 de diciembre. Este grupo de cuentas conforma el Estado Financiero denominado Estado de Resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias. Se puede considerar el Estado de Resultados con una vídeograbación del resultado de la explotación económica del objeto social de la empresa durante un período contable. Es por tanto un estado dinámico pues muestra el movimiento entre dos fechas. Las cuentas de resultado representan una utilidad (Ingreso) o una pérdida (Egreso) para la empresa originada en el desarrollo del objeto social de la misma. Cuentas de orden: Son aquellas cuentas que representan valores que no pertenecen a la empresa, ni son obligaciones de la misma, pero que pueden en un futuro representar un recurso o una obligación para el ente económico y por lo tanto deben ser registradas y reveladas en los Estados Financieros por control. Estas cuentas controlan los hechos económicos que no afectan los recursos del ente (Activos), sus obligaciones externas o internas (Pasivo y Patrimonio), pero que las operaciones que las generan representan algún tipo de responsabilidad para la empresa o pueden en el futuro convertirse en un recurso o una obligación para ella. Pueden ser de naturaleza débito o crédito. También se denominan cuentas de memorando.
PASOS PARA CIERRE DE CUENTAS NOMINALES
PASOS: 1.- PRIMERAMENTE SE CIERRA LAS CUENTAS DEL COSTO DE VENTA. LA FORMULA ES:
CV: Inventario Inicial + Compras + Gastos s/compras – Rebajas s/Compras – Devoluciones s/compras - Descuentos s/compras – Inventario Final= 5
CV= II + C + G S/C - R,D y D s/compras – IF =
Saldo deudor
Saldo Acreedor
2.-LUEGO SE CIERRAN LOS EGRESOS, ES DECIR, LOS GASTOS Y EL COSTO DE VENTA 3.-SE CIERRAN LOS INGRESOS 4.-SE CALCULA LA UTILIDAD O PERDIDA 5.-SI HAY UTILIDAD SE CALCULA EL ISLR Y LA RESERVA LEGAL.
PROCESO DE CIERRE DE CUENTAS NOMINALES
El objeto del proceso de cierre contable es el de cerrar o cancelar las cuentas nominales ó de resultados y llevar la ganancia ó pérdida resultante a la cuenta de Balance correspondiente dentro del Patrimonio. Al finalizar un período contable, se deberán realizar los Asientos de Ajustes a fin de registrar los ingresos y gastos realmente causados dentro del Ejercicio, así como reflejar los saldos verdaderos de las cuentas reales a la fecha de cierre, posteriormente se debe proceder a cerrar las cuentas nominales ó de resultados para determinar la ganancia ó pérdida del ejercicio económico. Se debe recordar que las cuentas de resultados son las cuentas de Ingresos y Gastos, y dentro de ellas incluidas las que determinan los Costos de Venta y los 6
Costos de Producción y Ventas dependiendo del tipo de empresa que se trate, y las de Balance son el Activo, el Pasivo y el Patrimonio. El resultado final de la cancelación de las cuentas de resultados, se debe llevar a la respectiva cuenta de Patrimonio. Si el resultado es una pérdida se disminuirá el Patrimonio, y caso contrario, si el resultado es utilidad, la cuenta de Patrimonio se incrementará. No sobra recordar que la utilidad surge cuando los ingresos superan los costos y gastos, y la pérdida cuando los costos y gastos superan los ingresos. Antes de proceder a cancelar las cuentas de resultados, se debe procederá realizar los ajustes y conciliaciones del caso. Entre los ajustes más importantes que se deben hacer está la depreciación de los activos fijos, la amortización de los activos intangibles y diferidos, las provisiones y los ajustes necesarios en los inventarios Es importante también la conciliación de las cuentas bancarias lo que le permitirá realizar los ajustes necesarios a dichas cuentas. Las reclasificaciones de las cuentas es un proceso importante que se debe llevar a cabo, principalmente en la cuentas de bancos, clientes, proveedores, y en cualquier otra cuenta que resulte con un saldo en rojo o negativo. Un ejemplo clásico de las reclasificaciones es cuando la cuenta de bancos arroja un saldo en rojo, caso en el cual se debe reclasificar como una cuenta de pasivo. Otro aspecto importante que no se debe olvidar es la realización de los ajustes necesarios a los diferentes activos para reconocer su valorización o desvalorización, tal como lo establecen los principios de contabilidad generalmente aceptados. Al hacer el cierre contable es muy importante tener presente aspectos como el de los impuestos.
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Los Estados Financieros resultantes, además de ser un requisito legal obligatorio, servirán como base para evaluar resultados, compararlos con lo esperado, y tomar las acciones necesarias para optimizar la rentabilidad de la empresa. Esto conlleva implícitamente a la existencia de una planeación con el objetivo de conseguir el mejor resultado posible según los objetivos que se quieran lograr. La depreciación, las provisiones, los métodos de valuación de inventarios, las políticas de clientes, de proveedores y de inventarios, son elementos que permiten variar los resultados finales, por lo que se deben analizar detenidamente para decidir cuál es el procedimiento más adecuado para la consecución de los objetivos trazados. Aspectos como por ejemplo, el tratamiento que se le da a las adiciones o mejoras de los activos fijos, pueden tener incidencia en el valor patrimonial de los activos que se declaren, por lo que no se deben dejar de lado. La realización de una correcta planeación de políticas contables permite que la empresa, además de mostrar una situación económica y financiera real, pueda incidir sobre la carga tributaria que se debe asumir y sobre la estabilidad económica, en especial de la disponibilidad de capital de trabajo. La definición de las políticas y procedimientos contables no es una tarea que se deba hacer al momento del cierre contable, sino al inicio del periodo, puesto que algunas medidas, sino todas, para que surtan efectos deben ser aplicadas desde el principio y durante todo el tiempo. Al momento del cierre se deben tener en cuenta elementos y variables que afecten el periodo siguiente, de suerte que la planeación debe ser constante, y para nada improvisada. Se debe tener especial cuidado en no abusar de las figuras contables con el objetivo de incidir en los resultados finales. Éstas deben enmarcarse dentro de una política de prudencia que no comprometa para nada ni la situación económica ni financiera de la empresa y no conlleva a la empresa a tener problemas de carácter legal.
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Cuando se hace el cierre contable al finalizar el Ejercicio, se deben elaborar los “asientos contables de cierre”. El “Estados de Ganancias y Pérdidas”, y el “Balance General”.
Los asientos contables tienen como objetivo la cancelación de las cuentas de resultados contra la cuenta de pérdidas y ganancias. Es al momento del cierre contable cuando las cuentas de ingresos se debitan y las cuentas de gastos y costos se acreditan, con el fin de cancelarlas, es decir, dejarlas en ceros. Estas cuentas, para su cancelación, se debitan o acreditan por los saldos que presentan en el Libro Mayor.
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