“
PENGENDALIAN BIAYA INDUSTRI
I.
” ”
HOSPITALITY
Industri Jasa
Industri Jasa khususnya dibidang perhotelan dan culiner semakin berkembang. Perkembangan tersebut selalu diikuti tingginya tingkat persaingan antar industri. Industri Hospitality merupakan industri yang terkait dengan Food Service, Lodging, Tourism and Entertainment. Namun seringkali secara sempit dikaitkan dengan industri perhotelan. Operasional industri hospitality pada umumnya padat karya atau menggunakan banyak tenaga kerja (labor intensive) dan memerlukan pengendalian yang serius dibandingkan dengan industri lainnya. lainnya. Produk dari industri hospitality sangat berbeda dengan produk manufaktur. Produk hospitality sifatnya tidak tahan lama (perishable) dan tidak dapat disimpan kembali ke gudang jika tidak laku dijual. Kamar hotel salah satu contoh, produk hospitality industri yang perishable. Persediaan kamar hotel yang tersedia untuk dijual dihitung secara harian. Jika kamar hotel tidak terjual pada hari itu, maka pendapatan (revenue) akan hilang untuk hari tersebut. Kamar yang tidak terjual tersebut tidak dapat disimpan atau diakumulasikan sebagai tambahan persediaan hari berikutnya. Demikian juga dengan produk makanan, setiap makanan yang dibuat di dapur jika tidak t idak laku pada hari itu maka tidak akan a kan dapat disimpan untuk djual pada hari berikutnya. Manajemen Manajeme n perlu mengevaluasi kegiatan usahanya setiap hari, karena 3 faktor, yaitu: sifat produknya yang tak dapat disimpan kembali sebagai persediaan, Item persediaan bahan baku yang tidak tahan lama, dan membutuhkan banyak tenaga kerja. Produksi yang dilakukukan tiap hari memerlukan biaya, jika produk tersebut tidak tida k terjual pada hari itu maka biaya akan terbuang percuma. Biaya yang tidak tertutup dengan pendapatan maka dapat mengakibatkan kerugian yang besar bagi perusahaan.
II.
Pengertian Pengendalian Biaya
Pengendalian merupakan upaya memelihara ketentuan- ketentuan yang telah ditetapkan agar tidak terjadi penyimpangan dalam operasional. Pengendalian terhadap Produk makanan, bertujuan agar produk tersebut sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan manajemen baik dari segi rasa, kualitas dan kuantitas. Pengendalian atas produk kamar, bertujuan agar kamar yang disiapkan untuk tamu memenuhi standar yang telah ditetapkan oleh manajemen, baik dari segi kebersihan, maupun kelengkapannya. Supervisor (penyelia) dan para manajer merupakan pejabat yang sangat berperan dalam pengedalian operasional setiap harinya. Para manajer terlibat dalam kegiatan perencanaan, perintah dan koordinasi pada seluruh operasional. Apabila, hal tersebut tidak dijalankan dalam operasional, maka operasional semua bagian/departemen tidak akan terkendali. Semua berjalan dengan ukurannya masing- masing. Manajer perlu melakukan pengawasan secara terus-menerus terhadap operasional hotel yang berfluktuasi dari waktu – ke waktu. Pengawasan tidak dapat dilakukan hanya pada periode – periode tertentu saja.
III.
Siklus Pengendalian Operasional
Pengendalian pada prinsipnya dilaksanakan dalam 4 (empat) tahap sebagai berikut: 1. Menetapkan Pengendalian atau Tujuan Langkah pertama yaitu menetapkan suatu standar yang akan digunakan dalam pengendalian. Standar yang ditetapkan hendaknya dapat diukur, misalnya: kualifikasi, jumlah, waktu, biaya dan sebagainya. Pelaksana harus mengetahui sejauh mana tugas yang dikerjakan harus tercapai. Sebaiknya semua standar harus dituliskan sebagai pedoman. Sebagai contoh: Manual Prosedur, Standar Recipe, Standar Cost, Standard Purchase Specification, Budget, dsb.
2. Menginformasikan Kepada Karyawan Karyawan harus memperoleh informasi mengenai standar yang telah ditetapkan manajemen. Bahkan, jika perlu mereka harus memperoleh pelatihan agar setiap pelaksanaan tugas sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Kesalahan dalam pelaksanaan kemungkinan banyak terjadi jika prosedur/standar yang telah ditetapkan jika tidak ada komunikasi atau sosialisasi kepada karyawan.
3. Evaluasi Pelaksanaan Evaluasi pelaksanaan suatu prosedur/ stndar harus dilaksanakan secara rutin, dan harus dipastikan bahwa setiap tugas telah dilaksanakan sesuai dengan standar. Evaluasi perlu dilakukan secara konsisten, jika tida maka karyawan akan berfikir bahwa standar yang telah ditetapkan tidaklah penting. Manajer atau penyelia harus secara rutin melakukan evaluasi pelaksanaan oleh karyawan.
4. Tanggapan dan Tindakan Perbaikan Dalam pelaksanaan, karyawan perlu memperoleh tanggapan dari hasil pekerjaannya, baik atau jelek. Seringkali manajemen memberikan tanggapan, hanya jika terjadi kesalahan saja. Sebaliknya jika, hasilnya sudah baik, maka tidak diberikan tanggapan sama sekali. Manajemen perlu memberikan tanggapan terhadap hasil kerja karyawan apakah itu benar/ sesuai dengan standar atau salah, sehingga karyawan benar-benar memahami mengenai standar yang dimaksud manajemen. Setiap hasil kerja yang tidak sesuai dengan standar, langsung diberikan koreksi untuk perbaikan. Hal tersebut merupakan proses komunikasi dua arah.
IV.
Apa Yang Harus Dikendalikan?
Suatu pertanyaan penting dalam operasional hotel, yaitu: Apa yang harus di kendalikan?’. Sebagian besar biaya operasional hotel yaitu tenaga kerja, makanan dan minuman maka tiga biaya tersebut hal utama yang harus di monitor oleh manajemen. Manajemen harus mengupayakan agar ke tiga biaya tersebut tetap pada jalurnya atau standar yang telah ditetapkan. Gabungan ke tiga biaya tersebut dapat kita jumpai dalam operasional Food Service atau Restautant. Tanpa adanya suatu pengendalian pada biaya tersebut, akan menyebabkan Restaurant kehilangan daya saingnya. Pengendalian biaya perlu dilakukan pada keseluruhan proses mulai dari purchasing, storing, preparation dan service. Produk harus dibeli sesuai dengan spesifikasi dan harga yang paling optimal. Produk yang disimpan dalam gudang dalam jumlah minimum untuk mencegah terjadinya kerusakan maupun pencurian. Manajemen selalu mengamati proses produksi, meminta pendapat para tamu dan mengevaluasi hal-hal yang menyimpang dari standar. Manajemen harus memberikan umpan balik terhadap kinerja karyawan baik atau buruk secara konsisten. Karyawan memerlukan umpan balik agar mereka mengetahui apakah hasil kerja mereka sesuai dengan standar atau tidak, sehingga kesalahan tidak akan terjadi lagi.
Sumber – sumber daya yang terkendali akan membantu operasional perusahaan yang efektif. Operasional dapat berjalan dengan baik, jika manajer mengontrol sendiri setiap kegiatan operasional. Jika manajer mampu mengendalikan operasi, maka mereka memiliki kesempatan untuk mengendalikan biaya – biaya lainnya. Manajer tidak dapat hanya menyuruh karyawan untuk menghitung dan menetapkan produk pada suatu biaya atau standar. Mengontrol biaya tidak hanya menghitung dan menetapkan produk tanpa adanya pengawasan langsung. Mengontrol biaya juga terkait dengan persepsi yang dimiliki karyawan yang memungkinkan mereka untuk mengambil langkah-langkah diperlukan agar produk sesuai dengan standar. Ada beberapa alasan mengapa bisnis mampu bertahan dalam kurun waktu yang lama, adalah karena mereka memenuhi kebutuhan dan mengoperasikan usaha bisnis yang sehat. Bisnis dalam industri perhotelan adalah fungsi dari tiga kegiatan utama yang merupakan hasil dari operasi suatu usaha yang sehat. Tiga aktivitas utama yang dapat mempertahankan bisnis perhotelan adalah: 1. Memenuhi kebutuhan/keinginan konsumen 2. Keunggulan kompetitif 3. Pengendalian biaya Memenuhi kebutuhan pelanggan, biaya yang kompetitif dan pengendalian biaya sangat penting untuk mempertahankan usaha. Semua fungsi manajemen penting dari perencanaan, pengorganisasian, memimpin dan mengendalikan berlaku untuk industri perhotelan, tetapi tidak ada yang lebih penting daripada fungsi pengendalian. Pengendalian biaya sangat penting untuk industri perhotelan karena banyak usaha hotel dalam usahanya hanya menghasilkan keuntungan yang relatif kecil. Sebaliknya, ada beberapa hal yang menyebabkan bisnis hospitality mengalami kegagalan, antara lain:
Kekurangan Modal Kerja Manajer Yang Kurang Pengalaman Tidak Prosedur Pengendalian Usaha Persaingan Pencurian oleh karyawan Salah Lokasi Salah Konsep Tanpa Pengendalian Persediaan Pengelolaan Piutang Yang Buruk Pengambilan Dana Oleh Pemilik Sikap Yang Tidak Simpatik Tidak Memahami Tugas Jabatan Harapan Yang Tidak Realistis Kurang Perencanaan Usaha.
V.
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB COST CONTROLLER DI HOTEL Tugas utama cost controller : Mengatur dan melaksanakan proses inventory setiap bulan. Menerapkan semua kebjakan dan prosedur Cost control kepada semua department dan memastikan semua penghitungan inventory beserta bukti atau document pendukungnya.
Tanggung jawab cost controller :
Mengawasi keluar masuk semua barang Storekeepers dan Receiving. Bekerjasama dengan purchasing dalam hal pembelian harga barang serta penerimaaan barang. Mengecek order pembelian (PO) dan Market list Membuat laporan daily Flash Cost Melaksanakan inventory atau penghitungan semua barang setiap bulan serta membuat laporan bulanan (Cost of product)
Standard Control atau Pengawasan
Mengawasi penerimaan barang yang dilakukan oleh receiving dalam penghitungan quantity dan kualitas barang berdasarkan form order pembelian atau market list. Mengawasi dan memastiakn barang yang keluar dari store harus di sertai dengan document Store Requestion yang lengkap (Quantity Requestion item, Stockonhand,tanggal, nama, tanda tangan ) Mengecek semua document pendukung untuk pembelian (Purchase Order, Purchase Requestion, Market List, Cash Purchase dsb) untuk semua jenis pembelian.
VI.
Menghitung Food & Beverage Cost untuk Hotel dan Restaurant
Hotel sebagai suatu unit bisnis yang menawarkan jasa kamar, makanan, minuman serta berbagai jasa lain yang kesemuanya dimaksudkan untuk melayani tamu. Pendapatan jasa kamar memberikan kontribusi kurang lebih 65% dari total pendapatan hotel, dan pendapatan kedua terbesar dari makanan dan minuman yang memberikan kontribusi kurang lebih 30%, kisaran persentase harga pokok sangat tergantung pada jenis kelas hotel dan restaurant serta target laba yang ditentukan oleh pihak managemant. Khusus makanan dan kisaran harga pokok 30 - 40% dari harga jual, sementara untuk minuman antara 25 - 30 dari harga jual, data ini berdasarkan hasil laporan keuangan beberapa hotel dikawasan wisata bali. Untuk mencapai sasaran pendapatan maka hotel dan restaurant memelukan sistem pengendalian harga pokok sebagai panduan manajemam, dari segi menu didapatkannya konsistensi cita rasa, takaran, penampilan, dan mutu bahan baku yang digunakan. 1. Tujuan Pengendalian Harga Pokok makanan dan minuman
Mengendalikan mutu produk makanan dan minuman yang ditawarkan sesuai yang ditentukan. Mengendalikan harga pokok makanan dan minuman. Dapat dikendalikan jika menetukan ukuran-ukuran baku (standar portion size) Mencapai target laba yang ditentukan. Target laba dapat dicapai bila harga pokok dapat dikendalikan. Melakuakn tindakan koreksi yang diperlukan. Bila terjadi penyimpangan pada target laba yang ditentukan (misalnya 5%) Meningkatkan efisiensi operasional bagian makanan dan minuman. Menu yang tidak populer dapat diganti dengan item menu lain demi optimalisasi laba. Target harga pokok F&B dapat dicapai bila adanya koordinasi yang baik diantara fungsi pembelian (purchasing) penerimaan (receiving) penyimpanan dan pengeluaran (store) pra penyiapan (kitchen) dan fungsi penjualan (sales/resto). Kualifikasi sumber daya manusia Pencapaian sasaran harga pokok memiliki pengaruh yang sangat signifikan pada fungsi kualifikasi sumber daya manusia. Pemilihan bahan pokok yang berkualitas, penyikpajan yang seusai standar dan proses pengeluaran barang, proses produkso sampaimpada fungsi penjualan.
Penerapan pengendalian harga pokok perlu di sosialisasikan oleh managemant secara menyeluruh, dikarenakan sebagian karyawan akan terkejut ketika pengendalian harga pokok tiba-tiba dilaksanakan. Toleransi yang lazim dalam perhitungan harga pokok per porsi adalah sebesar 1%.
2. Pengertian Harga Pokok Makanan dan Minuman
Pada bisnis hotel dan retauran yang dimaksud dengan Harga pokok makanan dan minuman adalah harga semua bahan makanan yang digunakan ujtukmmemproduksi suatu jenis makanan. Harga pokok langsung dikompensasikan pada penjualan makanan yang terjadi. Biaya - biaya lain seperti biaya tenaga kerja tidak dibebankan pada perhitungan harga pokok makanan dan minuman. Akuntansi perhotelan pada dasarnya merupakan akuntansi departemental, karena setiap departemant membuat laporan mengenai penjuLan dan atau biaya- biaya departemen itu sendiri. Menjalankan bisnis rertauran pada sebuah hotel ada dua katagori yaitu mandiri dan terintergrasi. yang dimaksud dengan Restaurant mandiri adalah restaurant yang secara operational menawarkan makanan dan minuman merupakan sutu entitas yang tidak menjadi bagian atau unit dari suatu hotel. Untuk restauran yang merupakan bagian (outlet) dari suatu hotel mengkompensasikan harga pokok makanan dan minuman dengan penjualan yang dicapai.
3. Rumus Perhitungan Harga Pokok Makanan dan Minuman
Tabel ilustrasi (nasi goreng nanas) perhitungan harga pokok takaran baku per porsi;
No
Nama Bahan
Jmlah
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
Udang 6 Ekor Nasi putih Nenas Utuh Sambal Saos Tomat Garam Merica Gula Pasir Bawang Putih Bawang Bombay Daun Bawang Cabe Merah Diiris
450 gr 1500 gr 1 pcs 10 sdk 10 sdk 10 sdk 10 sdk 10 sdk 10 sdk 10 grm 10 grm 20 grma
Harga/Unit
Jumlah Harga Pokok
3.000 1.500 2.000 50 50 25 25 25 25 50 50 25
HP (Rp) 6.000 1.500 2.000 500 500 250 250 250 250 500 500 500
Rp 13.000
Harga pokok per porsi Rp 13.000 Harga jual per porsi Rp 27.000 Persentase harga pokok per porsi : 48,15 % Jadi rumus / formula perhitungan cost sbb: [ Harga Pokok / Harga Jual x 100 = ...... %]
4. Standar Yield
Yield merupakan berat bersih yang didapat setelah suatu makanan segar melalui pra penyiapan hingga siap dimasak. Yield dapat dinyatakan dengan rasio berat mula- mula dengan berat bersih. Sebagai ilustrasi ; beratudang ketika dibeli 1000 gram, agar menjadi bahan siap olah maka kepala dan kulit dihilangkan, berat bersih yang didapat setelah pra penyiapan 700 gram. Yield untuk udang 70% atau 700 gram. Ada 300 gram bagian udang yang terbuang setelah proseshingga masak. Bila harga mula - mula Rp 10.000 untuk 1000 gram maka dapat dinyatakan bahwa harga udang bersih untuk 1000 gram menjadi Rp14.286 (dibulatkan).
5. EFISIENSI BIAYA
Semakin tingginya biaya yang harus dikeluarkan perusahaan Tanpa perhitungan yang matang (biaya) akan berdampak luas terhadap ketahanan dan daya saing perusahaan itu sendiri. Jika ditinjau secara sepintas dari tahun ke tahun, memang biaya selalu mengalami peningkatan, namun para pengusaha perlu lagi meninjau secara mendalam dan lebih bijak, apakah biaya tersebut masih relevan untuk dikeluarkan oleh perusahaan atau tidak, jangan sampai biaya yang seharusnya perlu malah dihapuskan dengan alasan menghindari pemborosan yang berdampak pada peningkatan kualitas perusahaan Bahkan merugikan perusahaan itu sendiri.
Pengertian biaya yang dimaksudkan disini adalah pengorbanan nilai yang memberikan sumbangan yang berguna untuk mencapai suatu sasaran. Terdapat beberapa cara untuk mengefisiensikan biaya, antara lain dengan pengendalian (control) dan memotong biaya. Pengendalian (control) adalah proses untuk menjamin agar kegiatan mengarah ke tujuan yang diinginkan, sedangkan cutting costs (memotong biaya) merupakan cara yang paling sederhana meningkatkan bottom line.
6. Tujuan cost control antara lain ;
Menghitung beban biaya Menyusun anggaran, dan Mengendalikan biaya
Untuk mencapai tujuan tersebut, maka biaya – biaya yang terjadi dalam perusahaan harus dicatat dan digolongkan secara tepat dan benar, sehingga memungkinkan untuk dilakukan:
Penentuan biaya secara teliti Pengendalian biaya Analisa biaya
7. Tugas cost control ;
Menentukan anggaran biaya atas tiap jenis biaya yang dikeluarkan ke dalam masing-masing departemen. Mengendalikan pengeluaran biaya dengan membandingkan antara anggaran dengan biaya aktualnya Membuat laporan biaya untuk masing – masing departemen Mengawasi tugas – tugas yang dikerjakan oleh bawahannya menyelesaikan masalah yang tidak dapat diatasi oleh bawahannya
dan
8. Hal hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan cost control : Mengidentifikasi pusat usaha Managing cost control Pihak – pihak yang terlibat Penghematan Mengidentifikasi pusat usaha Identifikasi pusat biaya utama –
Biaya disini bisa meliputi : pembelian, produksi, penjualan dan pemasaran, finance, administrasi, pendapatan, fasilitas manajemen, dan riset dan pengembangan (R&D). Identifikasi biaya yang utama di dalam masing-masing pusat biaya
Biaya disini bisa meliputi : biaya gaji staff, bahan baku dan persediaan, PLN dan PDAM, pengeluaran modal, pembelian lain (promosi dan iklan), pendapatan, postel, perjalanan, dan ongkos pengangkutan. Beberapa pusat biaya, seperti R&D, memang penting tetapi tidak memberikan kontribusi langsung ke bottom line, untuk itu harus ditinjau kontribusi yang dihasilkan sebelum memutuskan untuk memotong anggaran mereka.
9. Managing cost control
Dimulai dari sasaran Usaha Tetapkan biaya standar untuk mencapai tujuan, Biaya standar akan membuat kita berada dalam suatu dunia yang ideal Tetapkan biaya – biaya yang dianggarkan secara realistis(berdasarkan pengalaman) Biaya yang dianggarkan pada umumnya lebih tinggi dibanding biaya standar, namun terkadang biaya yang dianggarkan boleh lebih rendah dari biaya standar apabila sudah ada analisa diperkirakan biaya akan lebih efisien.
10.
Pihak
pihak yang terlibat
–
Dalam satu pusat biaya umumnya menjadi tanggung jawab satu orang manager. Beberapa biaya dapat lebih mudah dikendalikan jika satu orang manager bertanggungjawab untuk biaya itu dalam organisasi. Namun sebelum mengambil keputusan, harus dilakukan pendekatan “top -down” agar tidak kehilangan sesuatu yang berharga jika tidak berhati – hati dalam memotong sesuatu yang vital. Libatkan karyawan yang ada dalam pengendalian biaya. Karyawan dapat menyarankan gagasan penghematan biaya, terutama jika ada suatu perangsang untuk melakukannya (misalkan diberi insentif). Tanyakan apa yang menjadi permasalahnnya atau hanya akan membuang – buang waktu.
11.
Penghematan
Beberapa biaya dengan resiko kecil dapat dikurangi: Mengecek invoice dari supllier, mungkin terdapat biaya tambahan, missal: penagihan double untuk invoice yang sama, koreksi harga, atau hilangnya discount. Hapuskan biaya-biaya yang tidak diperlukan Hindarkan over kapasitas (misalnya line telepon tidaK terpakai, Hilangkan melakukan proses yang sia-sia Pangkas biaya-biaya yang berlebihan Cari alternatif supplier yang mahal dengan yang lebih murah, atau melakukan negosiasi harga dengan diperolehnya diskon Dll. Hindari sering melakukan order pesanan kecil Pertimbangkan mengalihkan tagihan bulanan tunggal untuk langsung dipotongkan via Bank dengan system auto debet (tagihan listrik, air, telepon dipotongkan di Rekening Koran). Dengan melakukan sistem kendali biaya, diharapkan perusahaan dapat lebih efisien dan menghemat biaya-biaya yang seharusnya tidak perlu dikeluarkan, sehingga perusahaan dapat bersaing secara kompetitif dimasa-masa mendatang.
Cost Control Hotel
Nama: Wahyu Dewantoro (2015110018)
