CONTROL TECNICO DE LA OBRA En la actualidad el desarrollo y la ejecución de un proyecto de construcción ha llevado a los diferentes profesionales que intervienen en el proceso, a implementar nuevas técnicas y nuevas políticas de producción acorde con las necesidades de su entorno. Los mecanismos de control se enfocan a la evaluación de los resultados obtenidos esto esto debido a la vertigin vertiginosa osa carrera carrera contra contra el tiempo tiempo y la disponib disponibili ilidad dad de los recursos. Sin embargo embargo los mecanismos mecanismos actuales actuales todavía son artesanales artesanales limitándose limitándose a las actividades de la obra de tal forma que los resultados obtenidos solo son evaluados con algunas operaciones de producción y no con la de ejecución y secuencia de todo el proceso. No se trata de crear nuevos procesos de control sino mas bien de unificar conceptos de tal forma que los los mecanismos mecanismos de control produzcan produzcan efectos mas mas preventivos preventivos y oportunos que curativos. Los controles deben dejar de ser el reporte del error ocurrido o la patología de los hechos ocurridos. Pues bien los mecanismos de control o quien juzga y emite sentencias es aquel que basado en políticas claras y previamente establecidas o en estrategias estrategias concebidas para un proceso especifico especifico controla controla acorde a un grupo de trabajo para el beneficio beneficio total. Es entonces el ejercicio de la profesión quien tiene la responsabilidad de establecer tale taless mecan mecanis ismo mos, s, las las falen falenci cias as en la info inform rmac ació ión n acad académ émic ica a cond conduce ucen n a la desinformaci desinformación ón y a la falta de orientación orientación al proceso, no podemos podemos pretender pretender que median mediante te mecanis mecanismos mos se den soluc solucion iones es a las defici deficienc encias ias e incompe incompeten tencias cias profesionales.
MECANISMOS DE CONTROL El concepto concepto de control control aplica aplicable ble a estos estos casos específ específicos icos signif significa ica que toda activ activid idad ad progr program amad ada a por por el homb hombre re tiene tiene unos unos limi limite tess los los cual cuales es impl implic ica a una una inspección inspección de los hechos ocurridos ocurridos visto visto desde un punto punto de examina examinador dor o de una insp inspec ecci ción ón esto esto impl implic ica a una una revi revisi sión ón tant tanto o de los los prop propós ósititos os como como de su cumpli cumplimie miento nto pero mas aun implic implica a un posici posiciona onamie miento nto,, una evalua evaluació ción, n, unas unas conclusiones. Un control como como simple chequeo chequeo no pasa de ser una lista de observacion observaciones es o una descripción de las situaciones el control debería tener claro los objetivos del por que y para que se aplica de allá su carácter preventivo, no curativo curativo
SIGNIFICADO DEL CONTROL EN LA CONSTRUCCION
Tener el control es sinónimo de PODER en nuestro medio muy apetecido visto en esta forma para que controlar el verdadero sentido de control en la construcción es que nos permita asegurar el hacer bien las cosas el tener los soportes necesarios para que las justificaciones sean antes y no después, el simple hecho de tener un control al desarrollo propio de la etapas del proyecto le da un orden al proceso.
CLASES Y FORMAS DE CONTROL Por las innumerables actividades se hace necesario que existan igual número de clases y formas formas de control, control, mientras mientras la intervent interventoría oría controla controla tareas de verificació verificación n técnica técnica de la calidad técnica técnica de los trabajos, trabajos, la supervisión supervisión administrat administrativa iva de los diferentes contratos es competencia de la dirección general del proyecto
NIVELES DE CONTROL EL RIGOR; □
□
Verd Verdade adera ra dime dimens nsió ión n de la fuerz fuerza a apli aplicab cable le equi equiva vale le tan tan bien bien al grad grado o de participación que tenga a esa actividad en el desarrollo del proyecto Del grado de rigor rigor que se le implante implante a un control depende de de la cantidad cantidad de mecanismos y estrategias propios del control
LA FRECUENCIA DEL CONTROL □
□
No solo es importante el rigor sino la frecuencia de su aplicación o sea el numero de intervalos que se hacen hacen necesarios para que este este sea oportuno y eficiente. En muchas muchas ocasiones ocasiones se plantean plantean controles controles rígidos rígidos pero si su frecuenc frecuencia ia no es debida o acorde con el proceso de ejecución el control es inoperante.
EL CONTROL DE CALIDAD □
□
□
□
□
Es evidente evidente que la sociedad de consumo consumo se ha encargado encargado de aplicar el anterior anterior concepto a la industria de la construcción según sea la capacidad económica de quiere lo habita El no ejecutar actividades en control de calidad la resultante final será mayores cost ostos de mante ntenim nimient ento y meno enor rec recuper upera ació ción para ara el usu usuari ario no necesariament necesariamente e la reducción reducción de la calidad calidad en la obra se hace económica económica al contrario contrario en cuanto sea menor su calidad, calidad, el costo final representa representativo tivo será mas alto. El no ejecutar actividades finales con dotación de equipos puede reducir el costo final del proyecto pero queda en entredicho la calidad del mismo El control de calidad no puede alterar costos finales ya que su control se basa en optimizar las diferentes operaciones. Usualmente existe un mayor control de calidad a lo que se ve que a lo que no se ve
Tener el control es sinónimo de PODER en nuestro medio muy apetecido visto en esta forma para que controlar el verdadero sentido de control en la construcción es que nos permita asegurar el hacer bien las cosas el tener los soportes necesarios para que las justificaciones sean antes y no después, el simple hecho de tener un control al desarrollo propio de la etapas del proyecto le da un orden al proceso.
CLASES Y FORMAS DE CONTROL Por las innumerables actividades se hace necesario que existan igual número de clases y formas formas de control, control, mientras mientras la intervent interventoría oría controla controla tareas de verificació verificación n técnica técnica de la calidad técnica técnica de los trabajos, trabajos, la supervisión supervisión administrat administrativa iva de los diferentes contratos es competencia de la dirección general del proyecto
NIVELES DE CONTROL EL RIGOR; □
□
Verd Verdade adera ra dime dimens nsió ión n de la fuerz fuerza a apli aplicab cable le equi equiva vale le tan tan bien bien al grad grado o de participación que tenga a esa actividad en el desarrollo del proyecto Del grado de rigor rigor que se le implante implante a un control depende de de la cantidad cantidad de mecanismos y estrategias propios del control
LA FRECUENCIA DEL CONTROL □
□
No solo es importante el rigor sino la frecuencia de su aplicación o sea el numero de intervalos que se hacen hacen necesarios para que este este sea oportuno y eficiente. En muchas muchas ocasiones ocasiones se plantean plantean controles controles rígidos rígidos pero si su frecuenc frecuencia ia no es debida o acorde con el proceso de ejecución el control es inoperante.
EL CONTROL DE CALIDAD □
□
□
□
□
Es evidente evidente que la sociedad de consumo consumo se ha encargado encargado de aplicar el anterior anterior concepto a la industria de la construcción según sea la capacidad económica de quiere lo habita El no ejecutar actividades en control de calidad la resultante final será mayores cost ostos de mante ntenim nimient ento y meno enor rec recuper upera ació ción para ara el usu usuari ario no necesariament necesariamente e la reducción reducción de la calidad calidad en la obra se hace económica económica al contrario contrario en cuanto sea menor su calidad, calidad, el costo final representa representativo tivo será mas alto. El no ejecutar actividades finales con dotación de equipos puede reducir el costo final del proyecto pero queda en entredicho la calidad del mismo El control de calidad no puede alterar costos finales ya que su control se basa en optimizar las diferentes operaciones. Usualmente existe un mayor control de calidad a lo que se ve que a lo que no se ve
CIRCULO DE DE CALIDAD DEL CONTROL □ □ □ □ □ □ □ □ □
Objetivo del control Definición de prioridades Definición de estrategias definición de la frecuencia definición del rigor creación del mecanismo aplicación del control evaluación de los resultados ajustes al mecanismo
Las últimas tres dependerán de las 6 anteriores
GERENCIA DE PROYECTOS o o o o o o
Definiciones generales previas Clasificación según el tipo de edificación Tipos de edificación Clasificación según categoría del contratista Alcance servicios profesionales Descripción actividades
GERENCIA DE OBRA o o o o o o o o o o o o
Actividades generales Responsabilidades Selección de personal Capítulos de obra Administración de obra Personal de obra Sistemas de control Formatos de control Procesos administrativos Seguimiento y control Programa de inversión Flujo de caja
CONSTRUCCIÓN • • • •
•
• •
Definiciones Equipo de trabajo Herramientas de trabajo Sistemas de planeación Recursos o Personal o Materiales o Equipos o Selección de recursos Personal o Proveedores o Contratistas o Actividades previas Análisis de documentación: Preparación de licitaciones Evaluación de ofertas Modalidades de contratación Contratos por administración delegada: Descripción o Contratos por precios unitarios fijos: Descripción o Contrato por precio global o alzado Descripción o
• •
•
•
INTERVENTORÍA: Interventoría básica: o o o o
Revisión y análisis de documentos Organización y disposiciones normativas Ajuste de estudios, diseños y planos Control de inversión y buen manejo del anticipo Solicitud del anticipo Apertura de la cuenta de manejo de anticipo Manejo del anticipo Informe mensual de manejo del anticipo Liquidación del anticipo Reintegro de saldos del anticipo en bancos a favor del contratante Manejo de explosivos Señalización Reuniones técnicas
o o o
o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o
Disposiciones legales al área del proyecto Impacto ambiental Seguridad industrial Análisis de documentos del proyecto con el contratista Acta de iniciación Entrega de bienes y/o equipos Verificación del estado, calidad y cantidad del equipo propuesto Replanteo Referencias topográficas Avance del proyecto Modificaciones Control de personal y equipo Control legal y administrativo del contrato Control financiero del contrato Revisiones periódicas Evaluación del cumplimiento del contratista Actas de recibo parcial Resumen mensual de seguimiento Sugerencias, reclamaciones y consultas del contratista Siniestros Manuales de mantenimiento de equipos instalados Terminación del contrato Recibo y aprobación de diseños Recibo definitivo del contrato Liquidación del contrato Cambio de interventoría o supervisión del contrato Entrega del objeto contratado a la entidad contratante Suspensión y reanudación del contrato Adiciones y/o prórrogas
ACTIVIDADES ADICIONALES
o
Diario de la obra Registros de soporte Archivo Ensayos y control de calidad Planos definitivos de la obra Informe mensual Informe final
o
RELACIÓN DE FORMATOS
o o o o o o
ANEXOS
o o
FORMATOS GLOSARIO DE TÉRMINOS BÁSICOS
CAPÍTULO 5.- HERRAMIENTAS DE CONTROL o o
Presupuesto Programación
Gerencia de proyecto
La Gerencia de proyectos de construcción se debe entender como una macroactividad que agrupa las tareas que una persona natural o jurídica debe desarrollar, y/o la coordinación y seguimiento de otras personas o empresas que llevarán a cabo las sub-actividades vinculadas con el proceso de construcción.
Actividades generales: son todas aquellas actividades que tienen que ver con la definición, planeación, diseño, programación, construcción, entrega y puesta en funcionamiento de un proyecto arquitectónico o de construcción, y que involucran aspectos técnicos, legales, administrativos y financieros del mismo. Estas actividades o trabajos se definen en tres fases claramente diferenciadas así:
Preconstrucción - Actividades previas (corresponde a la etapa de planeación del proyecto de construcción) 2. Construcción - Durante la ejecución (corresponde a la construcción o ejecución del proyecto propiamente dicha) 3. Postconstrucción - Actividades posteriores (corresponde a la puesta en operación del proyecto o la construcción, mantenimiento del mismo y garantías de operación de equipos, materiales, aparatos, etc.) 1.
Sector público: es mucho más exigente en cuanto a las definiciones previas y las exigencias en el alcance de los trabajos, ya que se rige por las diferentes normas y leyes de contratación que tiene el Estado, y que son las mismas para todos los niveles de la administración pública. Sector privado: en este sector es más fácil definir con la entidad contratante o promotora de la construcción los
alcances de los servicios profesionales, pues se tienen en cuenta los intereses específicos del contratante y sus beneficios previos en el proceso de planeación y durante el proceso de construcción.
Logística: en esta etapa previa una de las principales actividades que debe desempeñar la gerencia del proyecto es establecer los recursos con que cuenta: el personal que se requiere, pues así como se establecen las necesidades de recursos económicos, es necesario establecer las necesidades de recursos humanos. Éstos pueden ser seleccionados y definidos a través de las mismas metodologías ya expuestas y hay varias modalidades de ejecución. En primer lugar, el personal que depende directamente de la gerencia del proyecto está definido por la modalidad con la cual se va a realizar la construcción, por administración, por contrato por servicios, o por cualquiera que sea se genera un vinculo de dependencia de la gerencia que es importante definir con anticipación. En general, y dependiendo de la magnitud del proyecto, se establece una gerencia de obra, (ver capítulo 2 - Gerencia de obra) con un director de obra cuya responsabilidad es específicamente velar por el cumplimiento de todos lo o recursos aspectos de la misma programados previamente en la etapas precedentes. Así mismo se deben definir los diferentes niveles de responsabilidad y el personal a cargo de cada uno con el fin de establecer el equipo de trabajo que llevará a cabo la construcción. Por otra parte, y de acuerdo con todos los miembros del comité de gerencia, se deben establecer las características y calidades necesarias de quienes participarán como contratistas en el proceso de construcción. Se elaborará una lista de los requerimientos mínimos, la experiencia necesaria, y en general todos aquellos criterios que se deban tener en cuenta para seleccionar a los diferentes contratistas que van a participar. Así mismo se debe establecer en que casos se hará convocatoria a través de licitación pública, licitación privada, o simplemente por invitación a participar. Es conveniente utilizar las mismas metodologías que se han venido mencionando, pues esto genera una “cultura” de procesos de aseguramiento de la calidad en todos los niveles de participantes en la obra. Se deben establecer bases de datos y referencias sobre los posibles participantes o contratistas en los cuales se tiene interés. Algunos de los capítulos de la construcción donde se debe establecer esta selección son los siguientes: o
Selección de contratistas: 1. 2.
Excavaciones Cimentación
3. 4. 5. 6. 7.
Estructura Obra negra Acabados Equipos Proveedores
Ejecución : se refiere a todas las actividades que tienen que ver con la ejecución de la obra misma, como el desarrollo y seguimiento de los diferentes capítulos de la construcción, desde el descapote y excavación hasta el aseo y entrega final de la obra a su propietario . Entrega y puesta en operación: consiste en todas aquellas actividades posteriores a la terminación de la obra, su puesta en operación y entrega al propietario. Dependiendo de la categoría de la construcción surgen diferentes actividades que tienen que ver con la intervención del arquitecto o la empresa que haga sus veces o represente: •
•
En proyectos de vivienda, comercio, bodegas, y en general en proyectos destinados a la venta, deben llevarse a cabo la ejecución de las garantías; la realización y seguimiento de las ventas; la escrituración y entrega a los compradores; los aspectos técnicos, financieros, legales y comerciales del proyecto u obra realizada. En proyectos privados se deben realizar los seguimientos de todos los contratos ejecutados por los diferentes proveedores y contratistas, así como establecer los procedimientos para el cumplimiento de los mantenimientos y de las garantías de los contratos ejecutados.
Gerencia de obra Se entiende por gerencia de obra disciplina que reúne todas las actividades que intervienen en el desarrollo, ejecución y realización de un proyecto de construcción. En general todas las actividades y procedimientos que se realizan con el fin de hacer el seguimiento y control de la construcción deben estar encaminadas a desarrollar con éxito todo el proceso constructivo, cumpliendo a la vez con unos estándares o procesos mínimos de calidad. Si todo esto se cumple, es lo que podemos llamar una eficiente gerencia de obra. Una persona natural o jurídica, responsable final de todos los procedimientos, es quien lleva a cabo esta gerencia. El gerente debe establecer las pautas bajo las cuales se va a desarrollar la obra teniendo en cuenta los factores determinantes propios como son: ubicación, tipo de obra, magnitud, complejidad, disponibilidad de materiales, transportes, además del manejo financiero y económico de la obra.
Analizados estos factores, debe establecer con qué personal se va a contar de planta por administración o personal por contratación, analizando en cada uno de los casos la conveniencia, en el manejo del tiempo de ejecución pero también en el control y buen uso de los materiales. El gerente debe establecer también cómo se va a realizar el manejo ambiental de la obra desde el punto de vista de posible contaminación, tanto del ambiente como visual y auditiva, así como el manejo de escombros y residuos de obra, protecciones, reciclaje, manejo y aprovechamiento de aguas, entre otros. Un procedimiento adecuado para iniciar una obra puede ser: Inicio del proyecto. Campamento (oficinas depósitos, baños, comedor, etc.). Cerramiento, seguridad, seguridad industrial, condiciones ambientales y de higiene, servicios públicos, transporte, entre otros. 4. Estudio de planos. 5. Estudio de programación. 6. Personal de oficina. 7. Personal de obra. 8. Capacitación de personal. 9. Equipos y herramientas (alquiler, compra y manejo). 10. Compras – proceso. 11. Recibo de materiales. 12. Manejo y entrega de materiales. 13. Comités de obra 1. 2. 3.
Actividades generales Siguiendo los pasos en que se desarrolla una obra, los proyectos de construcción se han venido agrupando por capítulos de construcción. Cada capítulo agrupa las actividades afines y facilita el proceso constructivo así como la programación y el desarrollo de la obra. A continuación se enumeran esas actividades que son las generalmente aceptadas y utilizadas en la industria de la construcción.
CAPÍTULOS 1. PRELIMINARES 2. CIMENTACIÓN 3. DESAGÜES E INSTALACIONES SUBTERRÁNEAS 4. MAMPOSTERÍA 5. PAÑETES 6. ESTRUCTURA DE CONCRETO 7. CUBIERTAS Y CANALES
8. CIELOS RASOS 9. BASES Y PISOS 10. ENCHAPADOS Y ACCESORIOS 11. INSTALACIÓN SANITARIA 12. INSTALACIÓN ELÉCTRICA 13. APARATOS SANITARIOS 14. CARPINTERÍA MADERA y CERRAJERÍA 15. CARPINTERÍA METÁLICA 16. EQUIPOS ESPECIALES 17. VIDRIOS Y ESPEJOS 18. PINTURA 19. VARIOS Y REMATES 20. HERRAMIENTA Y EQUIPO 21. ADMINISTRACIÓN OBRA
Para realizar una gerencia de obra eficaz en cabeza del gerente de obra, es definitivo establecer, identificar y enumerar todas las actividades que se van a desarrollar durante la obra. Esto tiene por objeto implantar? una serie de jerarquías y prioridades dentro de las múltiples actividades por desarrollar y determinar los procedimientos para organizarlas e ir evacuándolas sistemáticamente. En estas actividades es de primordial importancia establecer sistemas y procesos de calidad, así como indicadores de gestión en todos los niveles que se van a trabajar. Éstos son: niveles ejecutivos (gerencias), profesionales (especialistas), técnicos (profesionales y técnicos), operativos (contratistas y personal técnico calificado) y no calificado (personal raso no calificado). Esto se puede observar mejor en los formatos de sistemas de control para cada una de las diferentes actividades.
2.3 Responsabilidades Al referirnos a las actividades, es muy importante tener presente que cada una tiene un responsable, desde la cabeza, en este caso el gerente de obra o director de obra, hasta el último de los operarios de la obra. Por esto, cuando se establezcan los grupos de trabajo y las actividades asignadas a cada uno, es muy importante que se les definan claramente cuáles son las responsabilidades de cada equipo y de cada persona dentro del mismo.
2.4 Selección de personal Para poder conformar un equipo de trabajo, una vez establecidas las magnitudes y alcances de las actividades a desarrollar dentro de la obra, es necesario escoger un personal calificado que permita que todos los miembros
del equipo “hablen el mismo idioma” y actúen en función de las necesidades de la obra tanto en términos de tiempo como de costos.
CARGO:
RESPONSABILIDAD
GERENTE Es el principal responsable de todas las actividades de la obra. A el se reporta todo el personal y es quien debe tomar las decisiones finales en todos los aspectos. Cuenta con el apoyo del comité de obra y se reporta a la Gerencia del Proyecto. COMITÉ DE OBRA Esta constituido por le director de la obra(Gerente), el o los residentes, los profesionales que intervienen externamente como el interventor, el ingeniero de suelos, el calculista y los en cargados de los contratos técnicos especializados según el caso.(Ing. Eléctrico e Hidro-sanitario) INTERVENTOR: Se reporta a la Gerencia del proyecto o al Contratante según el caso, y su principal función es velar por que se realicen todas las obras de acuerdo con las especificaciones y estándares de calidad definidos por el cliente, los diseñadores o los pliegos de condiciones de cada contrato. RESIDENTE ESTRUCTURA: Es un profesional, Arquitecto o Ingeniero que tiene a su cargo la realización de la estructura, cimentación y en general todas aquellas actividades especializadas que tengan que ver con el manejo del concreto , acero, equipos necesarios y personal para la ejecución de estos capítulos de obra. Se reporta al Director (Gerente) de Obra RESIDENTE ACABADOS: También es un profesional, al igual que el anterior que tiene a su cargo la ejecución de todas las actividades de acabados de la obra, la supervisión, coordinación y controles de calidad que se requieren para la correcta realización de cada capitulo. Se reporta al Director (Gerente) de Obra RESIDENTE INTERVENTORIA: Al igual que los anteriores su función esta relacionada con la correcta ejecución de todas las actividades de la construcción. Se reporta al Interventor y es su obligación colaborar con el personal para que se corrijan todas aquellas fallas o errores que se pudiesen cometer. También tiene atribuciones de aprobar o rechazar el recibo de contratos de mano de obra o de suministro de insumos. MAESTRO GENERAL: Es un técnico constructor que por su experiencia y conocimiento de las diferentes actividades se constituye en la mano derecha de los residentes y del Director de la obra. Dentro de sus responsabilidades esta el manejo
del personal, la medición de cantidades de obra, el replanteo y trazado de ejes, muros, etc., la supervisión de la ejecución de los contratos y la aprobación del suministro de insumos al personal de contratistas. MAESTRO ESTRUCTURA: Con el fin de especializar las actividades aparece este cargo, pues es conveniente responsabilizar a una persona de las actividades de mayor responsabilidad como es la estructura, y al igual que el Maestro general tiene funciones de manejo de personal, manejo y pedido de materiales, replanteo y trazado, supervisión de ejecución, y aprobación y recibo de subcontratos. MAESTRO INSPECTOR: También puede ser un Técnico constructor que se reporta en este caso al residente de InterventorÍa y debe supervisar la ejecución de los contratos de mano de obra y realizar en el campo todas las pruebas de calidad en materiales e insumos. Dentro de sus funciones esta la revisión de cantidades y aprobación y recibo a satisfacción de los contratos. JEFE DE COMPRAS: Puede ser un profesional o un tecnólogo, que tiene a su cargo la cotización de materiales, insumos y subcontratos, los pedidos de aquellos, el seguimiento y supervisión de la calidad de los mismos y se reporta al residente y al director de la obra. ALMACENISTA: También es un tecnólogo en construcción, y debe tener la formación necesaria para recibir todos los materiales que lleguen a la obra, llevar los correspondientes inventarios, realizar las entregas de los mismos al personal de contratistas y se reporta al residente y al jefe de compras. AUXILIAR DE ALMACEN : Este cargo corresponde a personal administrativo auxiliar que dependiendo de la magnitud de la obra debe colaborar con el almacenista para que se reciban y entreguen correctamente todos los materiales e insumos que se van a utilizar en la construcción. CONTRAMAESTRO: Las funciones de este cargo corresponden también a un técnico constructor, que aunque no tiene la experiencia del maestro general, debe estar en capacidad de realizar casi todas las actividades del maestro. Su principal función es coordinar y supervisar las cuadrillas de personal encargadas de las diferentes actividades. Se reporta al Maestro general y al Residente EJERO: Cargo que debe ser desempeñado por un oficial de construcción con el suficiente conocimiento de lectura de planos. Su principal responsabilidad es estar verificando constantemente las dimensiones y medidas de los ejes, los muros los niveles de las placas, los niveles de acabados y en general que estas correspondan a lo especificado en los planos de construcción. AUXILIAR DE MEDIDAS: Como su nombre lo indica debe ser auxiliar del ejero y los maestros en la medición y replanteo de las diferentes actividades de la obra.
OFICIALES DE 1ª.: Este personal corresponde a los técnicos o personal especializado en alguna actividad especifica como son: mampostería, pañetes, enchapes, carpintería de obra, pero en general deben poderse desempeñar eficazmente en cualquiera de estas actividades. Generalmente forman una cuadrilla con un ayudante de obra y se reportan al Contramaestro y al maestro. OFICIALES DE 2ª: De las mismas calidades de los anteriores pero sin la experiencia o experticia suficientes para desempeñarse en cualquier actividad. AYUDANTES DE 1ª.: También llamados Media Cuchara, son el personal que junto con los oficiales pueden llevar a cabo actividades muy especializadas. AYUDANTES DE 2ª.: Constituyen el grueso del personal, y aunque deben tener algún conocimiento del proceso de construcción, generalmente se les asignan funciones donde no se requiere experiencia previa. Por ejemplo trasiego de materiales, excavaciones manuales, manejo de carretillas, cernido de arena, acopio de insumos, etc. CELADORES: Este personal generalmente debe ser exclusivo en la actividad de control y seguridad de la obra, y adicional a su función de vigilancia tienen la responsabilidad de registro y control de acceso de todo el personal de la obra. APUNTATIEMPOS: Como su nombre lo indica, su función es supervisar los tiempos de ejecución de las diferentes actividades por parte de las cuadrillas, supervisar las horas de acceso, descanso y salida de la obra y en general llevar el control del personal. Generalmente el cargo lo puede desempeñar un ayudante avanzado.
Capítulos de obra Dentro de cada uno de estos macro-capítulos es posible determinar sub-capítulos según las actividades que se van a desarrollar en cada uno, teniendo en cuenta el orden cronológico desde la iniciación hasta la finalización de la obra, así como algunas actividades de soporte que se dan durante toda la construcción. Aquí se deben incluir todas las actividades preliminares a la iniciación, las actividades de la ejecución propiamente dicha y que tienen que ver con la realización de la obra. A continuación se darán algunos ejemplos de las diferentes actividades en cada uno de los capítulos:
(Estas actividades y su secuencia no son universales y varían de acuerdo con la obra que se vaya a desarrollar. Este Listado da un ejemplo de una obra típica.) PRELIMINARES Copias heliográficas
Limpieza del terreno Descapote del lote Cerramiento obra Replanteo y trazado Campamento obra Excavación manual en tierra Excavación mecánica en tierra Excavación mecánica en roca Extras excavación Retiro de sobrantes Corte y poda de árboles Trasplante árboles Reposición de árboles (especie nativa) Provisional de agua Provisional de energía Instalaciones provisionales de obra
CIMENTACIÓN Excavación en tierra zapatas Excavación en tierra vigas de amarre Excavación en tierra trincheras Excavación en tierra muro contención Excavación en roca Pañete taludes Zapatas Concreto Cimiento Ciclópeo Concreto viga de amarre Concreto cimentación muro de contención Filtros de Gravilla Rellenos de Excavaciones Tubería PVC corrugada sin filtro Geotextil
DESAGUES E INSTALACIONES SUBTERRÁNEAS Cajas de inspección (.6x.6) Cajas de inspección (.8x.8) Tubería de gres 6" Tubería de gres 4" Accesorios en 4" Sumideros con rejillas Accesorios en 6" Cajas de conducción Cámaras de desarenador Trampa de grasas
Tubería campo de filtración Tanques del pozo séptico Pozo de bombeo
MAMPOSTERIA Muro en piedra Muro fachada tolete 0.25 tipo Santa Fe o similar Muro fachada tolete 0.12 tipo Santa Fe o similar Refuerzo muros fachada (dovelas) Enchapes de placas Enchapes de columnas Hiladas de remate fachada prensado Alfajía fachada prensado Ménsulas en prensado Remates cubierta prensado Muros Interiores en bloque #5 Muro seco tolete Antepechos bloque Antepechos tolete Laterales ventana tolete Dinteles puertas y vanos Dinteles ventanas Dintel tolete doble-cara Chazos de madera Jardineras Dinteles clósets Poyos clóset, muebles y baños Chimeneas Instalación shut basuras Corte tolete prensado Remates y resanes generales en ladrillo
PAÑETES Pañete liso bajo/Placas (mortero 1:6 ) Pañete liso sobre/Muros (mortero 1:4) Pañete impermeabilizado sobre/Muros Pañete antepechos Pañete liso dinteles Pañete lateral ventanas Filos Dilataciones Goteras
ESTRUCTURA CONCRETO Concreto muros de contención
Concreto columnas + muros pantalla Concreto muro de contención piscina Placa de repartición Placa de entrepiso piso1 Placa de entrepiso piso2 Placa de entrepiso piso3 Sucesivamente…… Placa maciza para base tanques Concreto escaleras Pasos prefabricados escaleras jardines Tanque de agua concreto
Refuerzos acero Acero refuerzo. Fy=4200 kg/cm2 Acero refuerzo. Fy=2400 kg/cm2 Acero ref. Muro de contención 1er p Mallas H-0,84 Mallas E-0,47 Ensayos concreto cilindros
CUBIERTAS Estructura de madera Listón machihembrado Malla amarre de teja Impermeabilización especificación)
cubierta
inclinada
(ver
Canales en lámina (ver especificación) Impermeabilización especificación)
cubiertas
planas
(ver
Afinado cubiertas planas (mortero impermeabilizado) Media cañas cubiertas planas Teja de barro Caballetes teja de barro
CIELOS RASOS Molduras en yeso Cielo rasos en yeso Listón cielo raso hall principal Cielo raso cocinas
BASES Y PISOS Sub-base recebo contrapiso piso 1 Placa de contrapiso piso 1 Sub-base recebo 1er piso Sardineles piedra/ladrillo Afinado endurecido piso 1
Placa contrapiso rampas Topes llanta concreto Sub-base recebo placa rampa Polisec (polietileno) Afinados simples Afinado impermeabilizado terrazas Afinado impermeabilizado baños Pisos garajes Pisos area húmeda Pirlanes en ladrillo 1er piso Pisos exteriores adoquín Pisos acceso generales Pirlanes de madera halles Pisos baños alcobas Pisos cocina y patio ropas Pisos baños servicio Piso zonas sociales Piso circulación y estar alcobas Alfombras zona alcobas Pisos alcoba servicio Pisos terrazas Impermeabilización terrazas Impermeabilización jardineras1er piso Pisos zonas común (mármol) Enchapes zona húmeda Pisos escaleras principales Pisos escaleras exteriores Piso escalera jardines Piso escalera interiores Guarda escobas madera
ENCHAPES Enchapes muros W.C. principales Enchapes W.C. servicio Enchapes muros zonas comunes Enchapes lineales Tapas registros 20*20 Pirlanes duchas Instalación Wing plástico Juego incrustaciones Ref. Stilo Juego incrustaciones Ref. Nova Juego incrustaciones Ref. Prestigio Instalación incrustaciones
Rejillas piso Rejillas ventilación baños Rejillas ventilación gas (dobles) Enchapes cocinas Poyos cocinas Enchapes lavaderos Enchapes patios ropas Enchapes WC. emergencia Gabinetes W. C. servicio Mesones en mármol baños Divisiones duchas vidrio templado. División poliestireno duchas alcoba servicio Acabado chimeneas
INSTALACIÓN SANITARIA Instalación aparatos Acometidas parciales Red de suministro externa Red de suministro interna Llaves cromadas Puntos suministro AF Puntos suministro AC Instalación calentadores Instalación equipo hidroneumático Puntos desagües 3" Puntos desagües 4" Bajantes A.N. 4" Bajantes A.LL. 3" Reventilaciones Registros 3/4" Registros 1/2" Tubería PVC colgante Acometida parcial gas Punto salida gas Registros gas Medidores de gas Contadores acueducto Acometida de piso 1 1/2" Tubería PVC 6" Accesorios PVC 6" Tubería PVC sanitaria de 4" Válvulas y accesorios especiales Montaje medidores de gas
INSTALACIÓN ELÉCTRICA Acometida exterior Tableros parciales 36 circuitos Tableros parciales 30 circuitos Tableros parciales 24 circuitos Tableros parciales 12 circuitos Tableros parciales 6 circuitos Acometidas parciales Acometida telefónica Acometidas parciales teléfonos Salidas lámparas Interruptor conmutable Salidas extractores baños Tomas dobles monofásicas Tomas bifilares Tomas trifásicas Salidas timbres Salida campanas extractoras Salidas teléfonos Salidas antena TV Cableado antena TV Salidas citófonos Salida sonido Aparatos citófonos Antena y amplificador TV Consola citofonía circuito cerrado TV Cámaras circuito cerrado TV Portero parlante Balas de incrustar común Balas de incrustar halógenas Apliques lámparas Lámparas fluorescentes 2x40 Transformador eléctrico 15 KVA Tablero de transferencia Armario P/15 medidores Strip teléfonos 40 pares Caja 60x60x20 para empalme acometida Contadores energía
APARATOS SANITARIOS Sanitarios color Ref. Prestigio Lavamanos color Ref. Prestigio Sanitarios color Ref. Stilo
Sanitarios color Ref. Nova Lavamanos color incrustar Lavamanos color Nova Tinas (1.6x0.80) Tinas jacuzzi 1,8x1,2 Equipo jacuzzi Desagüe tinas Mezcladores tinas doble salida Mezcladores duchas WC principal con chorro Mezcladores duchas WC servicio Mezcladores duchas WC auxiliar con chorro Duchas teléfonos con desviador Lavaderos cemento Calentadores eléctricos de paso Calentadores de gas de paso Mezcladores lavaplatos doble poceta Mezcladores lavaplatos corriente Sifones y canastilla lavaplatos Llaves con extensión Llaves lavadoras Llaves terrazas
CARPINTERÍA DE MADERA Puertas acceso 1.50 c/marco Puertas alcobas .85 Puertas alcobas y vestieres .75 Puertas baños .75 Puertas baños .70 Puertas baños .65 Puertas vaivén Puertas corredizas, ver detalle (especificación) Puertas ventana ver detalle (especificación) Estantería alacena Puertas dobles? ver detalle (especificación) Portones principales Clóset tipo (ver detalle nomenclatura) H=2.40 Clóset típico vestier fondo .60 Clóset típico inclinado Clóset típico linos F:0.30 Clóset tipo cocinas Clóset tipo alcoba servicio Clóset cajoneras Mueble típico biblioteca fondo:.60
Mueble típico biblioteca fondo:.40 Muebles baños Mueble gabinete baño Difusores claraboyas Difusores domos Pasamanos escaleras Remates muros y antepechos Remates chimeneas Remates ventanas Cortineros madera
CARPINTERÍA METÁLICA Ventanería aluminio Ventanería doble aluminio Puertas ventanas aluminio Ventanas vidrio fijo Ventanas .50x.50 Ventana celosía aluminio (ropas) Barandas escaleras Ductos chimeneas Ductos Shut basuras Ducto planta eléctrica Ductos desfogue gas Ducto gas en cubierta Tapas con tolva Shut basuras Barandas terrazas Baranda escalera jardín Escalera gato jardín H= Variable Marquesinas aluminio Rejas Reja ventana garajes Reja cerramiento vecinos H=Variable Portón reja Claraboya baños Claraboya ropas Claraboyas escaleras Marcos puertas lámina Puertas lámina depósitos Puertas y marcos lámina semisótano Soportes tuberías Fijaciones soportes Soportes andamios lavado
Cajas contadores agua Marcos tapas cajas inspección Rejillas piso garaje.30 Rejillas ventilación garaje. Abrazaderas 1 1/2 Abrazaderas 2" a 4" Soportes en placa de 2" a 4" Niple pasamuros acero inox 1 1/2" Niple pasamuros acero inox 2" Niple pasamuros acero inox 4"
EQUIPOS ESPECIALES Muebles bajos cocinas Muebles altos cocinas Lavaplatos doble poceta Mesones granito cocina Estufas empotrar eléctricas. 2 puestos Estufas empotrar gas 4 puestos Estufas empotrar 4 puestos mixta Lavaplatos sencillo Hornos incrustar Parrilla de empotrar Campanas extractoras Lavaplatos eléctricos Triturador desperdicios Mesones cocina cerámica Equipo presión constante
CERRAJERÍA Cerraduras acceso Cerraduras seguridad Cerraduras alcobas Cerraduras baños Cerraduras depósitos Cerraduras terrazas Instalación cerraduras Topes puertas Manijas puertas Botones muebles Cerraduras puerta ventana madera Manija puertas corredizas Bisagras vaivén
VIDRIOS Y ESPEJOS Vidrios 4mm difusores clara y domos
Vidrios 4mm Vidrios 5mm ventana madera Vidrios 6mm Vidrios puerta acceso Vidrios martillados Vidrios marquesinas 4mm Espejos 3mm Espejos cristal belga 4mm
PINTURA Estuco S/muros Estuco B/techos Vinilo Sobre estuco Vinilo S/techos Vinilo S/pañete Esmalte puertas metálicas. Esmalte marcos puertas. metálicas Laca marcos puertas Laca sobre puertas Tintilla clósets Tintilla listón machihembrado Tintilla muebles baños Tintilla remates madera y pasamanos Tintilla muebles fijos Tintilla muebles linos Tintilla chimeneas Tintilla G/escobas Filos y dilataciones Tintilla puertas ventanas Limpieza e impermeabilización fachada Líneas de tráfico parqueaderos Pintura tuberías
VARIOS Y REMATES Retiro de escombros Jardinería Pradización Resanes y remates Aseo final de la obra Tierra negra Señalización y nomenclatura Elaboración manual de mantenimiento Elaboración planos récord Desinfección sistema de agua potable
HERRAMIENTAS Y EQUIPOS Alquiler andamios Alquiler plumas y grúas Alquiler motobombas Alquiler vibrador Alquiler rana Alquiler cortadora Disco cortadora Decámetro 30 m Flexómetros 3 m Manila 1/2" Cascos plásticos Botas de caucho Cinturón de seguridad Carretillas Buggy Carretillas corrientes Bateas Baldes Palas Picas Barra 16 lbs Escobas Cepillos Almádena Alquiler cizalla Canecas 55 gls Boquilleras metálicas Planchones Manguera de niveles Manguera 1/2" plástica 10 m Malla zaranda Niveles aluminio 18" Poleas Marcos para seguetas Seguetas Cinta barrera protectora Botiquín primeros auxilios Malla protección fachada Lona polipropileno verde Ductos para escombros
Administración de obra Éste es un capítulo importante en cuanto a la selección del personal que se requiere, pues como ya se vio en el organigrama el personal se debe organizar por un sistema jerárquico de responsabilidades en el cual la cabeza, en este caso el gerente de la obra, tiene la responsabilidad total de todo este equipo, así como del éxito o fracaso de las metas que se deben cumplir. Los objetivos principales (metas) en una obra es que se cumplan los tiempos de ejecución (programación) con los costos programados (presupuesto) y con la calidad esperada (procesos de calidad). Por lo anteriormente expuesto, las calidades, condiciones, selección del personal y responsabilidades son fundamentales para conformar el equipo de trabajo. La descripción de los miembros del personal a seleccionar.
Sistemas de control Una vez establecidos los diferentes niveles de necesidades tanto a escala del personal como de los insumos y materiales, deben definirse los sistemas de control para garantizar el éxito de la construcción. A continuación se presenta una serie de ejemplos de formatos de control para las diferentes actividades que se llevan a cabo en la obra.
Formatos de control FG - 01 Cuadro comparativo propuestas – Obras FG - 02 Cuadro comparativo propuestas - Resumen completo FG - 03 Cuadro comparativo propuestas - Económica completa FG - 04 Cuadro comparativo propuestas - Calificación FG - 06 Recibo y apertura de propuestas FG - 07 Sello de distribución de planos y documentos FG - 08 Control de planos FG - 09 Control de correspondencia recibida FG - 10 Control de correspondencia enviada FG - 11 Entradas y salidas de almacén
FG - 12 Solicitud y entrega de materiales de almacén FG - 13 Utilización de materiales FG - 15 Acta de reunión FG - 19 Reporte diario de actividades FG - 21 Control recibo de concreto FG - 27 Solicitud de revisión de obra ejecutada FG - 33 Corte de obra FG - 34 Control de afiliaciones del personal en obra FG - 35 Orden de compra FG - 36 No conformidades FG - 38 Requisición de material FG - 39 Solicitud de inicio de actividad FG - 40 Formación FG - 41 Control individual de pilotes de tornillo FG - 44 Control de resistencia de concreto FG-
47
Solicitud
y
entrega
de
herramientas
Procesos administrativos Dentro de los formatos vistos anteriormente se pueden establecer unos mínimos procesos administrativos que deben propender para que el personal de la obra siempre lleve un completo control de la ejecución de la misma . Por lo tanto, toda esta información debe ser archivada en forma consecutiva con el fin de que pueda ser consultada, de forma fácil y rápida, por cualquier funcionario tanto de la obra como de las oficinas. También es útil para los contratistas, ya que les permite llevar controles de los suministros de cada capitulo de obra. Esto quiere decir que se puede establecer el día y la hora (por lo menos si fue en mañana o tarde) de la ejecución de una actividad, así como el origen de los
materiales, su fecha de llegada a la obra y quien fue el proveedor. Esto se llama trazabilidad, lo cual permite, en las etapas posteriores y finales de la obra cuando se están realizando los acabados y se presentan por lo general problemas de dimensiones, espesores, etc., saber a ciencia cierta quién ejecutó la actividad, así como quién la supervisó y recibió. Estos procesos también son importantes en lo que se refiere a construcciones para vivienda o comerciales, pues le permite al constructor entregarle a un cliente o comprador una hoja de vida de la unidad inmobiliaria que está adquiriendo y, si es el caso, poder establecer el origen de fallas o los responsables de las garantías tanto de materiales como de mano de obra.
1. Niveles de responsabilidad en los procesos de control Como se pudo observar en los formatos de control, también es posible establecer las responsabilidades de cada uno de los participes en la obra. Por ejemplo, el residente que revisa y tiene a su disposición toda la información puede verificar con el almacenista cuándo y qué cantidades de material salieron, pues en los formatos se establecen las fechas y horas de entrega así como el destino de los mismos. También es posible establecer quién supervisó y recibió o no la ejecución tanto a contratistas como a subcontratistas, quién fue el responsable de la formación o replanteo de muros, o quién estuvo recibiendo un concreto o un mortero, y cuáles fueron las pruebas o controles a los que fue sometido el material. Hoy en día la mayoría de las firmas grandes, tanto de proveedores como de contratistas, tiene ya sus certificados de calidad ISO 9000. Esto las obliga a presentar los protocolos de pruebas de sus materiales y a llevar procesos administrativos unificados que permiten que los controles de obra sean más sencillos, pues la norma ISO exige que los procedimientos sean los mismos para todas las empresas. De ahí radica la importancia de la listas de chequeo ( check list ), que permiten unificar el lenguaje y procesos de todos los participantes en la ejecución de la obra: constructor, proveedores, contratistas, consultores, diseñadores, entre otros.
1. Comités de obra Con el fin de lograr una máxima eficacia en el desarrollo de la obra, es necesario establecer un comité de obra que se debe reunir por lo menos una vez a la semana. El objetivo de este comité es supervisar y hacer seguimiento, junto con el personal responsable de la obra, esto es el propietario o su delegado, el director de obra, el residente, el interventor, el almacenista o el jefe de compras, los contratistas, los diseñadores, etc., de la ejecución de la obra y los diferentes problemas o inconvenientes que se puedan presentar, así como la revisión de la programación y la planeación. Otro tema importante a tratar en los comités es la selección de los proveedores, los contratistas y el personal que se requiera, de acuerdo con las propuestas presentadas en los formatos ya vistos, lo que permite gran agilidad en la toma de decisiones. De estos comités deben quedar actas con el fin de poder llevar
una memoria del desarrollo de la construcción y al final poder realizar la evaluación de cumplimiento de objetivos.
1. Actas parciales De acuerdo con los procedimientos establecidos se pueden y deben realizar mediciones que deben quedar consignadas en actas parciales de avance de obra, con el fin de ir liquidando a los contratistas de acuerdo con la modalidad de contratación que se haya establecido. En estas actas solamente se deben consignar los avances de obra terminada completa evitando avances sobre futuros trabajos, pues de lo contrario se empiezan a pagar anticipos sobre mano de obra no ejecutada. En caso de otorgar anticipos, éstos deben estar respaldados por pólizas de garantía de cumplimiento expedidas por compañías de seguros de reconocida solvencia y seriedad, y en los términos que se presentaron en la solicitud de servicios. Generalmente los pagos se pueden realizar quincenalmente o mensualmente pues casi todos corresponden a mano de obra por lo cual se asimila a quincenas.
1. Pagos y retenciones Cuando se hacen los pagos a los contratistas, es práctica común dejar un mínimo de 10% de retención de garantía de calidad y cumplimiento, la cual se va acumulando, con el fin de tener una reserva en caso de que el contratista por algún motivo no termine el objeto de su contrato. En todo caso, también se deben hacer las retenciones de ley, como la retención en la fuente y otras que indiquen las autoridades, como el IVA y otros aportes parafiscales. En el caso de contratistas a los cuales se les haya entregado un anticipo, se les debe hacer, además del 10% ya mencionado, la amortización de la parte correspondiente al anticipo, con el fin de que la obra siempre esté cubierta ante cualquier eventualidad. Una vez liquidados los contratos y recibidos a satisfacción, se le cancelará al contratista el valor de la retención, previo descuento de las sumas que deba por garantías o por incumplimiento. Esto se realiza generalmente al finalizar la obra, ya que en ese momento es cuando generalmente se presentan los problemas de calidad o de garantía de estabilidad de materiales. 1.
Pólizas y garantías
Con el fin de garantizar los anticipos y el cumplimiento de las obras contratadas, y dependiendo de la modalidad de contratación, se les exige a los contratistas, al firmar el contrato con cada uno, pólizas de garantía que cubran a la obra de cualquier problema que se pueda presentar y que ponga en riesgo la ejecución y desarrollo de la misma. Cuando el contrato exige anticipos, se piden pólizas de buen manejo de anticipo, pólizas de cumplimiento y pólizas de estabilidad de obra. Los términos y detalles de
cada póliza varían de acuerdo con la exigencia de la parte contratante y con las políticas de las compañías de seguros. En el caso de los contratistas de mano de obra, se les debe exigir además una póliza de seguro de accidentes y que todo su personal esté afiliado a una EPS y una ARS pues la industria de la construcción tiene un alto riesgo de accidentes. Así mismo deben garantizar el pago de las prestaciones sociales de sus trabajadores.
Seguimiento y control Si bien la programación es quizás la herramienta más importante para realizar el seguimiento y supervisión? de la obra, como se verá más adelante (VER CAPITULO DE PROGRAMACION), los procesos y formatos de control que se describen ayudan muchísimo, pues permiten estar al día en cuanto a los distintos avances que se presentan en la obra y tomar los correctivos correspondientes en forma inmediata cuando sea el caso. Es aquí donde se observa que los sistemas de evaluación y selección de las diferentes propuestas de los proveedores y contratistas adquieren suma importancia, pues permiten tomar decisiones con mayores criterios ya que están avalados por la información exigida en los formatos que se elaboraron para los pliegos de licitación pública o privada. Los principales ítems que se deben licitar o por lo menos solicitar propuestas o cotizaciones (mínimo tres para poder comparar) son los siguientes: o
Proveedores y suministros selección de contratistas: i. Excavaciones Cimentación ii. Estructura iii. Obra negra iv. Acabados: v. 1. Pisos y alfombras 2. Enchapes 3. Carpintería de madera 4. Carpintería metálica 5. Aparatos sanitarios 6. Cerraduras 7. Pinturas Equipos: vi. 1. Bombas 2. Andamios y formaletas 3. Ascensores 4. Aparatos y equipos eléctricos 5. Cocinas 6. Plantas eléctricas
Subestaciones Sistemas de CCTV Calefacción y aire acondicionado Proveedores: 1. Ladrillo y bloque 2. Cemento 3. Concretos 4. Madera ordinaria y aserrada 5. Morteros 6. Material de patio 7. 8. 9.
vii.
Flujo de caja El flujo de caja sirve para establecer en el tiempo las necesidades de recursos, principalmente económicos, y de acuerdo con el presupuesto y el programa de inversión ayuda a determinar claramente cuándo hay excedentes de caja y cuándo hay déficit, esto con el fin de conseguir los recursos faltantes y no entorpecer el desarrollo de la obra. El siguiente cuadro ilustra un flujo de caja de una obra típica: FLUJO DE CAJA DEL PROYE CTO Agosto Mes 1
Septiem bre Mes 2
Octubre Mes 3
Noviemb re Mes 4
Diciemb re Mes 5
INGRESOS RECURSOS PROPIOS INGRESOS CRÉDITO HIPOTECARIO SUBTOTAL OTROS RECURSOS PROPIOS
0
0
100.000. 000 100.000. 000
100.000. 000 100.000. 000
Enero Mes 6
Febrer o Mes 7
Marzo Mes 8
38.000.0 00
70.000.0 00
60. 0
150.000. 000 150.000. 000
150.000. 000 150.000. 000
200.000. 000 238.000. 000
200.000. 000 270.000. 000
150. 00 210. 00
83.000.0 00 321.000. 000
16.000.0 00 286.000. 000
68. 0 278. 00
112.731. 252
52.268.7 77
0
88.000.00 30.000.00 0 0
PREVENTAS VENTAS FINALES CREDITOS FINANCIEROS TOTAL INGRESOS
EGRESOS COSTOS DIRECTOS OBRA
88.000.00 0 0
30.000.00 100.000. 0 000
100.000. 000
150.000. 000
82.000.0 00 232.000. 000
0
70.342.3 88
63.794.4 08
103.544. 858
48.881.8 13
INCREMENTO C. D. COSTOS INCREMENT. FLUJO NETO
DTOS.
FLUJO ACUMULADO Otros costos Intereses Corrección monetaria TOTAL EGRESOS FLUJO NETO FLUJO NETO ACUMULADO
0
0
0
0
0
0
0
0
19.386.79 7 0 0 19.386.79 7 68.613.20 3 68.613.20 3
10.386.79 6 0 0 10.386.79 6 19.613.20 4 88.226.40 7
1.466.45 4 50.348.2 67 49.651.7 33 49.651.7 33 4.027.86 1 0 0 54.376.1 28 45.623.8 72 133.850. 278
2.110.27 2 72.452.6 59 27.547.3 41 77.199.0 74 5.796.21 3 0 0 78.248.8 72 21.751.1 28 155.601. 406
1.913.83 2 65.708.2 40 84.291.7 60 161.490. 833 5.256.65 9 0 0 70.964.8 99 79.035.1 01 234.636. 507
3.106.34 6 106.651. 204 43.348.7 96 204.839. 629 8.532.09 6 0 0 115.183. 300 116.816. 700 351.453. 206
3.381.93 8 116.113. 189 121.886. 811 326.726. 440 9.289.05 5 0 0 125.402. 245 195.597. 755 547.050. 962
Capítulo 3 1.
La construcción
Son actividades interrelacionadas unas con otras es posible que se dupliquen o superpongan unas actividades con otras o que se repitan nuevamente funciones entre la Gerencia del Proyecto, la gerencia de la Obra y el Constructor responsable. En mi concepto esto no debería suceder, pero como es muy difícil deslindar una función de otra y todos los partícipes tiene una gran responsabilidad, entonces no se vería mal que se repitan algunas funciones, ya que en la construcción nunca sobran los controles y siempre es mejor que la misma actividad sea revisada por varias personas, ya que cualquier error en la ejecución puede ser sumamente costosa. Por otra parte en este capítulo es necesario entrar a ver una serie de definiciones y conceptos que permiten una mejor comprensión de estos procesos .
3.2 Definiciones Equipo de trabajo Hay que mirar el proceso de construcción de una obra como una actividad referida a un proceso industrial, que implica sistemas administrativos modernos, gerenciales y toma de decisiones por parte del constructor y del equipo de trabajo participante en el mismo. Por lo tanto el equipo de trabajo es una unidad de producción que debe actuar como un solo ente y que de
1.568.06 3 53.836.8 40 216.163. 160 542.889. 600 4.306.94 7 0 0 58.143.7 87 227.856. 213 774.907. 175
0 0 210. 00 752. 00 0 0 0 0 278. 00 1.0 .17
acuerdo con las condiciones de sus miembros puede garantizar el éxito de la obra que se va a realizar . Para su selección ya se vieron unos procedimientos que permiten evaluar la capacidad profesional y la experiencia de los mismos. Debemos recordar que existen tres niveles de responsabilidad y trabajo: Ejecutivo o directivo: tiene a su cargo la responsabilidad total de la obra. Profesional o técnico: tiene la responsabilidad de la dirección y supervisión
del personal de la obra. Operativo: ejecuta finalmente las labores de construcción.
Dentro de este mismo esquema es muy importante contar con el equipo de consultoría de la obra, el cual corresponde a las firmas o profesionales que de una u otra manera participan en su ejecución, bien sea en el diseño en la parte técnica o en la planeación de la obra. Algunas de estas personas seguramente formarán parte del comité técnico de la obra, y generalmente corresponden a las siguientes áreas de trabajo: o o o o o o o o o
Arquitectos diseñadores: Ingenieros de suelos: Ingenieros estructurales: Ingenieros eléctricos Ingenieros hidro-sanitarios: Ingenieros mecánicos: Consultores: Constructores especializados(pilotes) Personal de administración de la obra: está constituido por el gerente de obra, los residentes, los maestros generales, contramaestros, supervisores, inspectores, personal de seguridad industrial y por todos aquellos que de una u otra manera contribuyen al buen resultado de la construcción, como porteros, celadores, herramienteros, almacenistas, auxiliares, ejeros, entres otros.
3.3 Herramientas de trabajo Por otra parte están los sistemas y procesos que permiten generar y utilizar herramientas, entendiéndose herramientas como estos procesos que facilitan el trabajo en equipo, como pueden ser los enunciados a continuación:
Sistemas de planeación, presupuesto y control de obra : se entienden como aquellos procesos que permiten establecer de antemano las mejores condiciones para la ejecución de la obra así: Cubicación de cantidades de obra: establece las magnitudes de la obra, los diferentes materiales en cantidades y volúmenes que se van a utilizar, así como la disponibilidad de los mismos dentro del mercado. Programación: establece el tiempo durante el cual se debe desarrollar la obra, así como el orden de ejecución de los diferentes capítulos, las actividades precedentes y simultáneas que pueden realizarse asi como el personal requerido para llevarlas a cabo. En esta etapa? debe establecerse la ruta crítica que corresponde al tiempo mínimo en el cual puede ejecutarse la obra de acuerdo con las diferentes actividades que se van a desarrollar. Presupuesto: determina los costos de los materiales y del personal, con base en las cantidades de obra a ejecutar y los tiempos en los cuáles hay que hacerlo. Establece los cuadros básicos de costos de materiales, los análisis unitarios de las diferentes actividades y los análisis compuestos de las diferentes opciones que se pueden presentar para realizar una misma actividad con el fin de establecer cuál es la más conveniente. Además debe permitir establecer el programa de inversión y el flujo de caja de la obra. Controles: éstas son quizás las herramientas más importantes, pues establecen los sistemas que permiten el desarrollo de la obra en las mejores condiciones que se definieron previamente. Existen varios sistemas o procedimientos de control. Controles de rendimiento de materiales, rendimiento de mano de obra, rendimiento de subcontratos, rendimiento de proveedores, entre otros. Así mismo se deben establecer controles para verificar los costos de ejecución de la obra y si están dentro de los parámetros del presupuesto y la programación. Gracias a estos controles, el comité de obra debe poder analizar los resultados y tomar las decisiones que se requieran. Por ejemplo, en caso de estar avanzados o atrasados en determinada actividad, se pueden tomar los correctivos del caso, bien sea aumentando los frentes de trabajo y el personal o disminuyendo el ritmo de otras actividades que pueden ser simultáneas. (ver cuadros y ejemplos de controles) Selección de recursos: esta actividad también es muy importante, pues una vez definidas la programación y el presupuesto, se debe realizar el inventario de los recursos disponibles para la obra. No es lo mismo construir en una ciudad capital, donde se dispone de todos los recursos, que construir en un pequeño municipio o en el campo, donde los recursos no siempre están a disposición. Dentro del inventario se deben tener en cuenta algunos de los siguientes aspectos:
Personal: es necesario establecer la disponibilidad de personal capacitado o especializado para los diferentes trabajos a realizar. Dentro de esta categoría se
pueden pueden inclui incluirr albañi albañiles les,, mampost mamposteros eros,, electr electrici icista stas, s, plomero plomeros, s, enchapa enchapador dores, es, carpinteros, ventaneros, pintores, y en general todo aquel personal que interviene en la obra. En caso de no contar con alguno de ellos, se debe verificar su disponibilidad en otro lugar y qué costo e incidencia tienen en el presupuesto de obra.
Materiales: es indispensable verificar la calidad y la disponibilidad de los materiales en la ciudad o la región, pues ésta ésta varía en lugares como la costa o el interior. interior. Es el caso del ladrillo o bloque a utilizar, la madera, incluso el cemento, o los agregados pétreos, como los diferentes tipos de arena, el triturado, las gravas y gravillas, los mate materi rial ales es de rell rellen eno o o compa compact ctac ació ión n o las las teja tejas. s. Es preci preciso so solu soluci ciona onarr con con anticipación el suministro de aquellos materiales que por su especial condición no sean sean de fáci fácill conse consecuc cució ión n o sumi sumini nist stro, ro, como como pued pueden en ser apara aparato toss sanit sanitar arios ios,, enchapes, equipos especiales, etc. Equipos: resulta de gran importancia la existencia de equipos adecuados para la ejecución de la obra. Se debe verificar la disponibilidad de andamios, formaletas, bombas, plumas, vibradores de concreto, herramienta básica como carretillas, palas, picas, etc. También es indispensable establecer de antemano la disponibilidad y la cali calida dad d de servi servici cios os como como agua, agua, energ energía ía eléct eléctri rica ca y trans transpo port rtes es,, tant tanto o para para el personal como para los materiales, y evitar inconvenientes durante la ejecución de la obra. Selección del personal y del equipo de trabajo : tal como se indicó anteriormente, con el fin de garantizar el buen desarrollo de la construcción se pueden establecer sistemas que permitan seleccionar el mejor equipo de trabajo posible para la obra. Para ello se deben realizar los exámenes y pruebas que permitan una escogencia del personal dentro de unos parámetros parámetros que se basen en su idoneidad, capacidad capacidad y experiencia. Las convocatorias de personal se realizan de acuerdo con el nivel de responsabilidad de la obra, pues no es lo mismo escoger al residente de la obra, que al personal a cargo de la herramienta. En los cuadros adjuntos de pueden ver algunos ejemplos de formatos y pruebas para selección de personal (ver cuadros). Selec Selecci ción ón de prov provee eedo dore ress: para pued eden en para sele selecc ccio iona narr los los prov provee eedo dore ress se pu establecer sistemas de selección con base en competencias, experiencia, precios, tiempos de entrega y/o ejecución, calidad y garantías ofrecidas de acuerdo con formatos preestablecidos que pueden variar de acuerdo con la naturaleza de la obra (ver cuadros y formatos).
Selección de contratistas: en cuanto a los contratistas, primero hay que definir cuáles son las actividades que se pueden contratar y cuáles son las que se pueden desarrollar directamente. En cualquier caso siempre es recomendable contratar o subcontratar la mayoría de las actividades, ya que esto debe garantizar que los costos y tiempos establecido establecidoss para cada contratista contratista se cumplan. Así el personal es
de su exclusiva responsabilidad, liberando a la administración de la obra para realizar óptimamente el seguimiento y control de las diferentes actividades. Sin embargo, es indispensable que los controles de avance de obra, así como los de costos y presupuesto, presupuesto, se lleven con especial cuidado para no tener que cancelar un contrato contrato que pueda generar traumatismos a la obra. Los criterios para la selección de contratistas se basan en los mismos parámetros de la selección de proveedores, como experiencia en obras similares, calidad, precio, recursos disponibles, tiempo de ejecución, ejecución, garantías, garantías, etc. A continuación continuación se pueden ver algunos formatos o cuadros que ilustran la forma cómo se puede evaluar a los contratistas (ver cuadros).
Normas ISO: la adquisición de la certificación de calidad consiste básicamente en acreditar acreditar que las empresas empresas poseen una serie de procesos que les permiten ser más eficientes y profesionales en su actividad comercial, industrial o económica. Así mismo mismo estos estos proceso procesoss permit permiten en que las diferen diferentes tes empresa empresass “hablen “hablen el mismo mismo lenguaje”, es decir que estandaricen sus procesos, sin importar su actividad, en cuanto a la forma como se manejan y administran los servicios que presta cada una. Están Están basados basados por lo general general en estándare estándaress internaci internaciona onales, les, por lo cual las compañías que ya tiene este certificado tienen un mayor acceso a la prestación de servicios y a la participación en grandes proyectos de construcción tanto a nivel local como internacional. Aunque en algunas otras actividades o industrias los procesos de acreditación de las normas ISO 9000 o similares están bastante avanzadas, en la industria de la construcción muy pocas empresas han iniciado o culminado este proceso. Dentro del campo de los proveedores ya se pueden encontrar compañías que ofrecen la certificación de estos procesos y esto constituye un valor agregado que en el momento de evaluación y selección debe mejorar la calificación de una empresa o persona. En el campo de las empresas constructoras aún son muy pocas las compañías compañías que ofrecen este valor agregado, agregado, y se espera que en el futuro todas las personas y empresas que ejercen esta actividad se encuentren certificadas pues, como como se dijo dijo,, esto esto perm permitite e que que se prof profes esio iona nalilice ce aún aún más más la indu indust stri ria a de la construcción.
Procesos de calidad y control: en concordancia con lo anterior, es necesario que se inicien procesos de calidad que le permitan a una obra, o a sus constructores contar el nivel requerido, tanto por los diseñadores, como por los propietarios. Esto se logra estableciendo estableciendo procesos de calidad calidad que permitan permitan realizar realizar permanenteme permanentemente nte evaluaci evaluacione oness de idoneida idoneidad d en el desemp desempeño eño del personal, personal, de la técnic técnica, a, de los materiales, su origen, el tiempo y la forma de utilización, etc. Las empresas de acero y concreto ya garantizan sus productos con un certificado que debe llegar a la obra con cada uno de sus despachos. Allí se ven las pruebas de laboratorio y de fabricación que le garantizan al constructor que está utilizando un producto de primera calidad (ver ejemplos de formatos de prueba de calidad).
Análisis de los sistemas constructivos : por último, y como complemento a las anteriores herramientas, es recomendable realizar previamente análisis de diferentes sistemas constructivos, con el fin de poder establecer cuál es la mejor opción para el desarrollo desarrollo de la obra. Dentro de éstos se pueden incluir incluir los sistemas sistemas de cimentación cimentación (placas flotantes, pilotes de madera, de concreto, preexcavados, caissons, mixtos, cimient cimientos os corrido corridos, s, ciclóp ciclópeos, eos, etc.), etc.), las diferen diferentes tes alterna alternativ tivas as de la estruct estructura ura prin princi cipa pall de la edif edific icac ació ión, n, (en (en conc concre reto to,, en acer acero, o, con con case caseto tone nes, s, mixt mixta, a, prefabricada, mampostería estructural, etc.), la mampostería o tabiques divisorios (ladrillo macizo, aligerado, bloque de arcilla, de concreto, de yeso y cartón, de made madera ra,, etc. etc.)) Todo Todo esto esto perm permitite e y faci facililita ta esta establ blec ecer er cont contro role less de cost costos os y rendimientos con el fin de escoger la mejor alternativa para la ejecución de la obra.
Como conclusión de estas observaciones, vale la pena anotar que lo mencionado anteriormente es solamente indicativo de las alternativas que existen. La definición sobre la utilización de los materiales y sus especificaciones dependen principalmente de los arquitectos diseñadores y de las necesidades de sus clientes o del dueño de la obra obra.. En est este sent entido ido el cons consttruct ructor or debe ebe ser ser muy muy resp respet etu uoso oso de las las espe especcificaciones ones y det detalles indicado ados en los pla planos y en el anexo exo de especificaciones, y no puede cambiar las mismas sin el pleno consentimiento y autorización de los mencionados arquitectos. De hacerlo, debe dejar las constancias en el libro de obra y en los planos récord de la modificación realizada.
Actividades previas De acuerdo con los parámetros mencionados en el punto anterior, es necesario describir cada una de los diferentes actividades y modalidades en las cuáles se va a desempeñar el constructor en el desarrollo de la construcción.
Análisis de documentación El constructor tiene que definir el alcance de cada una de las modalidades modalidades de los contratos y sus requisitos mínimos. Se debe incluir toda la información necesaria para tener una visión completa del objeto del contrato. Esto es válido para todo tipo de contratos: Preparación de documentos de llamado a licitación o llamado a la presentación documentos y/o pliegos de condiciones condiciones deben incluir los planos con de ofertas. Los documentos las especificaciones y detalles correspondientes, las condiciones de trabajo que se exigen por parte del contratante, las cuales están definidas en el contrato, los tiempos tiempos esperados de ejecución, ejecución, las garantías, garantías, si es el caso un presupuesto básico, con el fin de evaluar las propuestas. En general toda aquella información que sea indispensable para la ejecución del contrato. Se recomienda que por lo menos se inviten a tres oferentes, con el fin de poder evaluar varias opciones (ver ejemplo de formato de licitación).
Evaluación y recomendaciones con respecto a las ofertas recibidas . Una vez recibidas las ofertas, es necesario establecer el procedimiento de evaluación de las mismas, ya que es de primordial importancia que todos hayan ofertado bajo las mismos requerimientos con el fin de que la selección se realice de la forma más objetiva posible. La información recibida se organiza generalmente en un cuadro – resumen con los datos de cada uno con el fín de presentarlo al comité de adjudicación Aprobación de los contratos de los proyectos de construcción. Para aprobar y adjudicar los contratos se recomienda el establecimiento de un comité de adjudicación que es el encargado de analizar las propuestas, teniendo en cuenta los requerimientos establecidos en los pliegos de la licitación, evaluar la conveniencia o inconveniencia de cada una, revisar las recomendaciones de cada participante y finalmente adjudicar el contrato a quien ofrezca las mejores condiciones para la ejecución de las obras. También debe establecer las calidades y condiciones mínimas como tiempos de ejecución, experiencia, precio, forma de pago y garantías ofrecidas (ver formato de acta de adjudicación). Administración de contratos de construcción. Así mismo es recomendable establecer una metodología para la administración de los diferentes contratos que se van a desarrollar, pues dependiendo de la magnitud y complejidad de la obra pueden ser demasiados, por lo cual se debe asignar un responsable del seguimiento, supervisión y aprobación de los mismos o de los avances parciales. Para esto se pueden utilizar los formatos ya vistos de actas de avance parcial de obra (ver formato de chequeo). Supervisión del cumplimiento de las condiciones contractuales y de los requisitos de las autoridades pertinentes. En este caso, y también dependiendo de obras con las características anteriormente enunciadas, es conveniente designar un responsable que realice el seguimiento de las condiciones de ejecución en su parte jurídica. Esto es que cumpla con las normas laborales, los aportes y pagos fiscales y parafiscales, que haya presentado todas las pólizas exigidas en los pliegos, con cubrimiento y fechas de vencimiento de acuerdo con lo solicitado en éstos, y que en caso de prolongación del contrato esté pendiente de que las mismas se renueven en las condiciones exigidas en los pliegos. También se debe estar muy pendiente de los términos de tiempo y los plazos de ejecución , pues cualquier atraso puede afectar negativamente el resto de actividades y contratos en ejecución (ver ejemplo de formato de lista de chequeo). Inspección y evaluación de las obras de construcción, a fin de comprobar que sean compatibles con los requisitos de los documentos contractuales. Esto quiere decir que se deben realizar los chequeos o muestreos, según el método que se escoja, con el fin de verificar que la obra se está realizando dentro de las condiciones expresadas en el contrato, y que se puede aprobar o improbar el recibo a satisfacción del contrato (ver ejemplos de formatos de inspección).
Modalidades de contratación en construcción En la industria de la construcción, y dentro del ejercicio profesional, se utilizan generalmente alguna de las tres modalidades de contratos de construcción, a saber: o o o
Por administración delegada Por precios unitarios Por precio global o alzado
Pueden existir otras variables o combinaciones, pero éstos son los que se van a describir y a explicar por ser los más comunes dentro de la industria.
Descripción de los trabajos. Se entiende por construcción la realización de los trabajos correspondientes a la ejecución de la obra de acuerdo con el proyecto arquitectónico, de ingeniería, estudios técnicos, especificaciones, cantidades de obra y presupuesto, entre otros. La obligación del arquitecto a este respecto comprende los siguientes puntos:. a.
b. c. d.
e. f.
g.
h.
Dirección técnica de la construcción. Explicación de los planos a los operarios y a los subcontratistas. Compra de material, herramientas y alquiler de equipo. Celebración de subcontratos. Consecución, selección, dirección y pago del personal de la obra. Rendición periódica de cuentas, según el tipo de contrato. El cumplimiento en todas aquellas actividades necesarias para la completa terminación de los trabajos que se le hayan encomendado, incluyendo las obligaciones fiscales y parafiscales propias de la construcción. Deberá hacer entrega a la entidad contratante de la construcción, de los planos récord (planos actualizados en general), los planos arquitectónicos, de instalaciones técnicas, de instalaciones mecánicas, de ingeniería, entre otros, y un manual de instrucciones para el uso y mantenimiento de los diferentes equipos e instalaciones de la construcción, así como de las garantías y recomendaciones suministradas por los proveedores en la adquisición de equipos y de otras instalaciones.
Interventoría
La interventoría es uno de los servicios profesionales que más demanda tiene en el ejercicio profesional, en razón de que compendia la totalidad de los aspectos que tienen que ver con la construcción. Específicamente este servicio consiste en verificar, controlar, supervisar, comprobar y aprobar que todas las actividades de la construcción se realicen correctamente y de acuerdo con las especificaciones y condiciones del contrato. Todo esto con el fin de garantizar al dueño o contratante que tanto su inversión como sus necesidades se están cumpliendo correctamente dentro del proceso de construcción por parte de los contratistas. En un sistema corriente de desempeño profesional en el cual los procesos de calidad tengan énfasis dentro de las actividades de construcción, realmente no se debería requerir este servicio profesional. Sin embargo, en un sistema como el nuestro ha sido tradicional que la interventoría juegue un papel preponderante dentro de todos los procesos, ya que es la parte encargada de aprobar el recibo final de la obra con las condiciones de calidad, especificaciones y garantías de la construcción. Sobre este tema se ha escrito mucho y es tal vez el que tiene una mayor literatura de consulta, pues de acuerdo con la Ley 080 de contratación esta figura de la interventoría debe aparecer en prácticamente todos los contratos que se ejecuten para la Nación. Existen entidades que por la magnitud de sus contratos han realizado manuales muy completos donde aparecen todos los procedimientos que se requieren para poder realizar una interventoría eficaz en la ejecución de los contratos. Entre ellas están instituciones de índole nacional o local, como el Ministerio de Transporte o el Instituto de Desarrollo Urbano IDU, las cuales han desarrollado algunos de los más importantes análisis de las actividades de construcción en este aspecto. También hay entidades públicas como ECOPETROL, Ecogás, la Empresa de Energía de Bogotá o Fonade que tienen manuales específicos en estos aspectos, los cuales fueron consultados para complementar este capítulo. A continuación se presenta un compendio de los manuales mencionados que comprenden prácticamente todos los aspectos citados, haciendo énfasis en que el modelo base es el del Ministerio de Transporte, en razón a que anteriormente era el Ministerio de Obras Públicas y Transporte y cubría prácticamente todos los aspectos de las obras públicas y privadas que se llevaban a cabo en el pais. Además este manual ya fue adoptado por la Sociedad Colombiana de Ingenieros como documento oficial de consulta sobre el tema.
Así mismo vale la pena aclarar que este modelo se complementó con el del IDU que permite analizar otros aspectos sobre todo en los formatos que se requieren para la correcta supervisión y control de una obra.
Lineamientos legales Lineamientos generales
Capítulo 4.1 Actividades básicas Revisión y análisis de documentos Organización y disposiciones normativas Ajuste de estudios, diseños y planos Control de inversión y buen manejo del anticipo 1. Solicitud del anticipo 2. Apertura de la cuenta de manejo de anticipo 3. Manejo del anticipo 4. Informe mensual de manejo de anticipo 5. Liquidación del anticipo 6. Reintegro de saldos del anticipo en bancos a favor del contratante 5. Manejo de explosivos 6. Señalización 7. Reuniones técnicas 8. Disposiciones legales al área del proyecto 9. Impacto ambiental 10. Seguridad industrial 11. Análisis de documentos del proyecto con el contratista 12. Acta de iniciación 13. Entrega de bienes y/o equipos 14. Verificación del estado, calidad y cantidad del equipo propuesto 15. Replanteo 16. Referencias topográficas 17. Avance del proyecto 18. Modificaciones 19. Control de personal y equipo 20. Control legal y administrativo del contrato 21. Control financiero del contrato 22. Revisiones periódicas 23. Evaluación del cumplimiento del contratista 24. Actas de recibo parcial 25. Resumen mensual de seguimiento 26. Sugerencias, reclamaciones y consultas del contratista 1. 2. 3. 4.
27. Siniestros 28. Manuales de mantenimiento de equipos instalados 29. Terminación del contrato 30. Recibo y aprobación de diseños 31. Recibo definitivo del contrato 32. Liquidación del contrato 33. Cambio de interventoría o supervisión del contrato 34. Entrega del objeto contratado a la entidad contratante 35. Suspensión y reanudación del contrato 36. Adiciones y/o prórrogas
Actividades adicionales 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Diario de la obra Registros de soporte Archivo Ensayos y control de calidad Planos definitivos de la obra Informe mensual Informe final
Anexos Relación de formatos Formatos Glosario de términos básicos Lineamientos legales El interventor es un representante del contratante en la ejecución de los proyectos que a esta persona natural o jurídica le corresponde adelantar mediante contratación. Su papel es vital, ya que de su buena gestión depende la calidad de los productos obtenidos por la entidad. Por esta razón, el interventor debe ser conciente de sus derechos y obligaciones, contenidos en leyes, decretos, resoluciones y circulares que rigen el ejercicio de la contratación en las entidades estatales y privadas y responder civil, penal, fiscal y disciplinariamente por el incumplimiento de sus obligaciones.
Lineamientos generales 1.
El contratista y el interventor de un contrato son agentes dinámicos que interactúan en torno de la ejecución de un proyecto, con funciones y
2.
3.
4.
5.
responsabilidades traducidas en procedimientos que deben cumplir para su culminación, en el tiempo previsto, con la calidad esperada y dentro del marco normativo. Todos los documentos que se generen en desarrollo de un contrato estarán numerados y fechados, relacionando y referenciando cada uno de sus anexos, si los hay. Toda la correspondencia externa que surja en desarrollo de un contrato será tramitada de la siguiente forma: a. Si es originada por el contratista, el trámite se efectuará a través de la interventoría en original y copias: una para la entidad contratante, una para la interventoría, b. Si la correspondencia proviene de otra entidad, el trámite se efectuará a través del interventor. En todo caso, deberá hacer reparto de copias a la entidad contratante, al contratista, y al interventor. Cuando los documentos se originen en la entidad contratante, éstos irán con copia a la interventoría, según el caso, enviando siempre una copia a los asesores jurídicos, según el caso. El interventor revisará y tramitará todos los documentos recibidos, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes; en caso de requerir un término adicional informará por escrito a la entidad contratante exponiendo las razones e indicando la fecha de entrega. Su control se hará a través del registro de entradas y salidas de correspondencia en cada área. La entidad contratante anexará la hoja de ruta a todos los documentos que requieran trámite y efectuará seguimiento para que éste sea oportuno (según formato FIS-049).
1. Todas las actas que surjan en el desarrollo de un contrato serán elaboradas por el interventor. 2. Todas las actas que son soporte para pagos (anticipo, recibo parcial, etc.) estarán numeradas en forma consecutiva; serán elaboradas y fechadas el mismo día en que sucede el evento y el trámite se hará a más tardar dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la fecha del acta. Cada acta de ajuste se tramitará junto con el acta de recibo parcial de obra correspondiente al mes siguiente. 3. Las demás actas también serán numeradas en forma consecutiva independiente de las anteriores, elaboradas y fechadas el mismo día en que sucede el evento. El trámite se hará dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha del acta. 4. Todas las fechas que figuren en cada una de las actas deben corresponder a la misma fecha en que ocurrió el evento. 5. Los originales de las actas serán remitidos a la entidad contratante por el interventor o supervisor el día hábil siguiente de surtido el trámite. 6. Todos los originales de las actas y demás documentos del contrato, estarán acompañados de sus soportes y serán archivados en la entidad contratante en forma secuencial, foliados y registrados en el índice que debe permanecer en la contraportada de cada carpeta, excepto los originales de los documentos
que sean soporte para pago, los que reposarán en el área de contabilidad (según formato FIS-048). 7. Copia de todos los documentos del contrato reposarán en la entidad contratante, junto con sus soportes, los cuales serán archivados en forma secuencial y registrados en los cuadros de control legal y financiero que deben permanecer en la contraportada de cada carpeta (según formato FIS-029 y FIS-030). 8. Los formatos establecidos para las actas y demás documentos serán diligenciados ajustándose al modelo propuesto; por lo tanto, cualquier constancia adicional que se quiera dejar en los mismos podrá hacerse pero sólo a continuación de las firmas. 9. Cuando el contratista se abstuviere de suscribir alguna de las actas, el interventor le reiterará la solicitud por correo certificado, otorgándole un plazo perentorio de ocho (8) días hábiles contados a partir del día siguiente a la entrega de la misma, término después del cual el acta se remitirá de inmediato a la entidad contratante para que ésta solicite a los abogados las acciones legales correspondientes. 10. El interventor debe advertir oportunamente al contratista sobre el cumplimiento de sus obligaciones y si fuere necesario, solicitarle acciones correctivas, siempre con plazo perentorio. 11. Sin perjuicio de las sanciones previstas en el contrato, cuando el contratista presente atrasos en la ejecución del proyecto, los ajustes pactados se calcularán con los índices del mes programado para realizar los trabajos. Al igual que cuando el contratista se encuentre al día o presente adelantos respecto a la programación. 12.El interventor no podrá recibir trabajos realizados por el contratista después de terminado el plazo de ejecución del contrato, salvo instrucción escrita de la entidad contratante. 13. Sólo en casos de contratos de obra (construcción, diseño y construcción, y mantenimiento y reparaciones) se pactará el pago de anticipo; en contratos de consultoría (interventoría, estudios y diseños, y asesoría) se pactará el pago anticipado. Teniendo en consideración las potenciales situaciones específicas de tipo técnico o presupuestal de algunos contratos, se podrá acordar anticipo o pago anticipado, siempre que se acompañe de una amplia justificación para su aprobación. 14. El interventor interno dispondrá de todo el soporte técnico y económico para el cabal cumplimiento de su función. En caso de requerir recursos adicionales, los solicitará oportunamente a la entidad contratante. 15. Los recibos parciales del objeto contratado se consideran realizados a satisfacción; por lo tanto, el interventor es responsable frente a la entidad por los recibos que realice, sin eximir al contratista de sus responsabilidades por los daños o perjuicios ocasionados en el evento de deficiencia o fallas en parte o todos los trabajos, bienes o servicios consignados en actas de recibo parcial. 16. El interventor interno debe iniciar labores por lo menos diez (10) días antes de la iniciación del contrato.
17. En
el momento en que el interventor, según sea el caso, conozca de una irregularidad, de inmediato la pondrá en conocimiento de la entidad contratante.
Interventoría - Actividades básicas 1.
Revisión y análisis de documentos
Una vez notificado el interventor y legalizado el contrato objeto de vigilancia según sea el caso, y a más tardar dentro del término para la iniciación del mismo, deberá visitar el sitio del proyecto, revisar y analizar en forma completa y detallada: el contrato, términos de referencia o pliegos de condiciones, propuesta del contratista, estudios, planos de diseño, cantidades de obra, fuentes de materiales y demás normas y reglamentaciones aplicables a la ejecución del mismo, documentación que será proporcionada por la entidad contratante.
2. Organización y disposiciones normativas Conocer, consultar y aplicar el presente manual, la organización y disposiciones normativas de la entidad contratante además de la normatividad que regule la materia.
3. Ajuste de estudios, diseños y planos Proponer por escrito a la entidad contratante, el ajuste oportuno de los estudios, diseños y planos generales y de detalles indispensables para la ejecución del proyecto.
4. Control de inversión y buen manejo del anticipo En el manejo del anticipo deberán desarrollarse las siguientes actividades :
4.1. Solicitud del anticipo Para iniciar el trámite del anticipo, el interventor deberá contar con la comunicación de legalización del contrato expedida por la entidad contratante y con el plan de inversión del anticipo aprobado, presentado por el contratista en su propuesta.
4.2 Apertura de la cuenta de manejo de anticipo
Una vez recibido el anticipo, el contratista y la interventoría deberán abrir una cuenta bancaria conjunta, anexando para ello solicitud de apertura de cuenta corriente 4.3 Manejo del anticipo a.
b. c. d.
e.
f.
g. h.
i. j.
Con cargo a la cuenta del anticipo no se autorizan traslados de suma alguna a otra cuenta, persona o entidad (notas débito), ni ingresos por ningún concepto (notas crédito), ya que todo movimiento se hará por medio de cheques. Los extractos bancarios serán enviados directamente al interventor, quien al día siguiente deberá remitirlos al contratista para la e laboración del informe. El interventor informará por escrito a la entidad bancaria para que dé cumplimiento a los puntos a. y b. El dinero proveniente del anticipo sólo será invertido de acuerdo con el programa de inversiones debidamente aprobado. Si se requieren modificaciones, éstas serán aprobadas por la entidad contratante y registradas en el informe de inversión del anticipo. Los materiales, equipos y herramientas, cuya adquisición se financia total o parcialmente con fondos del anticipo, deberán dedicarse exclusivamente a la ejecución del contrato y permanecer en el sitio de éste, hasta cuando se hayan terminado los trabajos a que estén destinados. Estos equipos no podrán retirarse sin la autorización escrita del interventor. Todos los cheques serán cruzados para consignar en la cuenta del primer beneficiario, excepto para el pago de salarios y jornales a personal diferente del directivo, o en caso de demostrada ausencia de entidades bancarias en el sitio de trabajo. La entidad contratante podrá solicitar a la entidad bancaria informes sobre el movimiento de la cuenta. Los rendimientos obtenidos del anticipo se deben liquidar a favor de la entidad contratante y deben ser consignados en la cuenta que ésta determine para ello. El manejo y custodia de la chequera estará a cargo del interventor. Los dineros del anticipo no podrán destinarse a fines distintos a los relacionados con la ejecución y cumplimiento del contrato. Su mal manejo, el cambio de destinación o su apropiación darán lugar a las responsabilidades penales correspondientes y hará efectiva la garantía de buen manejo e inversión del anticipo.
Informe mensual de manejo de anticipo Dentro de los primeros quince (15) días calendario siguientes al período objeto del informe, el contratista deberá presentar al interventor el informe respectivo, debidamente foliado y legajado con el siguiente contenido: a. b.
Extracto bancario Conciliación bancaria
c. d. e.
f.
g.
h. i.
Plan de inversión vigente Cuadro de inversión y buen manejo del anticipo (según formato FIS-034). Comprobante de egresos: se pueden utilizar formas Minerva 20-07 o similares; se debe presentar con fotocopia del cheque girado, debidamente diligenciado; debe contener el número de la cédula de ciudadanía o NIT del beneficiario, además se debe discriminar el concepto de pago y dejar constancia de los descuentos tributarios. Estos comprobantes deben estar debidamente soportados con facturas. Su valor no debe ser inferior a un salario mínimo mensual vigente; deben estar tipografiados e indicar la dirección, el número de teléfono, el número de cédula de ciudadanía o NIT del beneficiario y la constancia de cancelación con el número del cheque y nombre del banco. En cada factura debe consignarse claramente la descripción de los bienes y servicios prestados, indicando la cantidad, unidad, valor unitario y valor total. Además se debe indicar el número del contrato. Recibos de pago: deben tener los mismos requisitos que la factura. Cuando son de nómina y/o planillas de jornales, deben ir firmados por los beneficiarios, consignando el número de identificación, el nombre y el cargo. El comprobante de pago a la Administración de Hacienda, donde conste el pago de la retención en la fuente. No se deben crear cajas menores con los fondos del anticipo.
Liquidación del anticipo Agotado el valor consignado en la entidad bancaria, el contratista y el interventor cancelarán la cuenta y suscribirán el Acta de liquidación del anticipo (según formato FIS-025). Además del acta, deberá presentarse: Certificación, por parte de la entidad bancaria, donde conste la cancelación de la cuenta. b. Constancia de anulación de cheques sobrantes. c. Constancia de cheques anulados por el interventor. a.
Manejo de explosivos Verificar el registro de la provisión, consumo y existencia de los materiales explosivos utilizados en la obra, así como la medición de las obras que se realicen con su aplicación, el equipo utilizado y el personal encargado de su manejo. Exigir, además, el cumplimiento de las normas establecidas por el Ministerio de Defensa Nacional para el manejo y control de explosivos.
Señalización
Exigir y verificar que el contratista coloque y mantenga en su área de trabajo señales de acuerdo con la normatividad vigente, y todas aquellas necesarias para garantizar la seguridad y el adecuado desarrollo del proyecto.
Reuniones técnicas Realizar con el contratista reuniones periódicas de acuerdo con la naturaleza del contrato, a fin de analizar temas y problemas relacionados con el desarrollo del mismo y acordar soluciones prácticas y oportunas; asimismo, efectuar seguimiento a los compromisos pactados en actas anteriores. De lo tratado dejará constancia en actas. En los contratos de obra, debe realizarse como mínimo una reunión mensual en el sitio de las obras (según formato FIS-005).
Disposiciones legales al área del proyecto Velar porque las actividades se desarrollen sujetándose a las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas vigentes e informar de inmediato y por escrito a la entidad contratante y demás autoridades competentes, sobre cualquier anomalía o violación a las disposiciones legales aplicables al área del proyecto, así como cualquier perturbación del orden público que lo afecte. Igualmente, deberá cooperar para el restablecimiento de la normalidad y/o al cumplimiento de dichas disposiciones.
Impacto ambiental Exigir la ejecución de las obras de mitigación y medidas de manejo que aparecen en el Plan de Manejo del Estudio de Impacto Ambiental y en la Resolución de Licencia Ambiental otorgada por la entidad competente. Asegurarse de que las fuentes de materiales a utilizar estén debidamente legalizadas ante la autoridad competente. Verificar que se dé cumplimiento a las normas vigentes sobre contaminación atmosférica de plantas fijas (plantas de asfalto, trituradoras y campamentos). Presentar informes mensuales sobre el avance y cumplimiento del Plan de Manejo del Medio Ambiente a la dependencia designada para tal fin por la entidad contratante, en original y dos (2) copias. Lo anterior, sin perjuicio de la responsabilidad que tiene al respecto el contratista y demás personas que participen en la ejecución de la obra. Colaborar con las entidades encargadas del manejo y control de los recursos naturales y del medio ambiente, para prevenir, atenuar o minimizar posibles impactos ambientales que se causen con motivo de la ejecución de las obras, de acuerdo con los estudios ambientales del proyecto.
Seguridad industrial
Cumplir y exigir al contratista el cumplimiento de todas las normas sobre seguridad industrial del personal a su cargo durante el desarrollo del proyecto.
Análisis de documentos del proyecto con el contratista Previamente a la suscripción del acta de iniciación del proyecto, analizar con el contratista: el contrato, pliegos de condiciones o términos de referencia, propuesta del contratista, estudios, planos y especificaciones del proyecto, cantidades de obra, programa de trabajo e inversiones, equipo disponible, fuentes de materiales, requerimientos de mano de obra, sitios de disposición de sobrantes, mantenimiento del tránsito, seguridad de los trabajadores y del público, y en general, todo aquello que permita un correcto desarrollo, presentando a la entidad contratante para su aprobación, alternativas de solución a los problemas encontrados.
Acta de iniciación Suscribir con el contratista el acta de iniciación dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al recibo de la comunicación enviada por la entidad contratante informando que el contrato se encuentra legalizado y verificar la efectiva iniciación del proyecto (según formatos FIS-002, para contratos de obra - construcción, diseño y construcción y mantenimiento y reparación; FIS-003 para contratos de consultoría - estudios y diseños, interventoría y asesoría-; FIS-004 para contratos de prestación de servicios y otros).
Entrega de bienes y/o equipos Suscribir el acta de entrega a la entidad contratante o el recibo de bienes y/o equipos por parte de la misma en caso de que el contrato así lo contemple. El recibo de los mismos debe hacerse a más tardar a la terminación del contrato (según formato FIS024).
Verificación del estado, calidad y cantidad del equipo propuesto Verificar que el equipo ofrecido por el contratista en su propuesta se encuentre en el sitio del proyecto y en óptimo estado de funcionamiento.
Replanteo De acuerdo con lo estipulado en el contrato, verificar el replanteo que el contratista realice con base en las referencias entregadas por la entidad contratante y ordenar la corrección cuando encuentre diferencias.
Referencias topográficas Revisar durante la construcción la permanencia de las referencias topográficas y exigir al constructor su protección, traslado o reposición cuando sea necesario.
Avance del proyecto Controlar el avance del contrato de acuerdo con el programa de ejecución e inversión vigente; cuando sea necesario, impartir instrucciones sobre el orden de prioridad en que se deban acometer los trabajos.
Modificaciones Analizar las necesidades de modificaciones requeridas durante la ejecución del proyecto y enviarlas para aprobación y trámite oportuno de la entidad contratante correspondiente, con la debida justificación técnico-económica. Las modificaciones que usualmente se presentan durante la ejecución del contrato son: Modificación de cantidades (según formato FIS-013). Cambio de especificaciones (según formato FIS-014). Aprobación de ítems y fijación de precios no previstos (según formatos FIS-015 y FIS-036). d. Reprogramación (según formato Programa de inversiones presentado en la propuesta).
a. b. c.
Control de personal y equipo Controlar que el contratista mantenga el personal profesional, técnico, operativo y administrativo de acuerdo con lo ofrecido en su propuesta. En caso de que se requieran cambios durante el transcurso del proyecto, el personal será reemplazado dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su requerimiento, por otro de las mismas o mejores calidades profesionales y técnicas propuestas y serán aprobados por la interventoría o supervisión. De igual forma controlará la permanencia, estado y utilización del equipo ofrecido en la propuesta. Cuando se requiera cambio de equipo, la interventoría exigirá su reemplazo por otro de iguales o superiores especificaciones, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su requerimiento, sin perjuicio del cumplimiento del programa de ejecución. Cuando los equipos sean de la entidad contratante, verificará el debido uso, mantenimiento y custodia de los mismos (según formatos FIS-040 y 041). De no darse cumplimiento a lo anterior, deberá informar a la entidad contratante correspondiente para la aplicación de las sanciones previstas en el contrato. Así mismo, verificar que el contratista mantenga actualizada una relación diaria del personal y equipo a emplear (según formato FIS- 046).
Control legal y administrativo del contrato
El interventor debe conocer sobre el manejo legal y administrativo del contrato, para lograr un control detallado de cada uno de los documentos y trámites efectuados durante su ejecución (según Formato FIS-029). Igualmente, debe controlar el vencimiento de la vigencia de las pólizas e informar a la entidad contratante para que ésta requiera al contratista, las modificaciones a que haya lugar. En caso de presentarse siniestro en cualquiera de los amparos, deberá informar por escrito a la entidad contratante, a más tardar al día hábil siguiente de la ocurrencia de este hecho, para que allí se adelanten las acciones correspondientes.
Control financiero del contrato Mantenerse informado del estado financiero del contrato y del registro de las operaciones efectuadas con los fondos del mismo, así como de las modificaciones financieras que surjan dentro de su desarrollo, requiriendo periódicamente información sobre estos aspectos a la entidad contratante (según formato FIS-030).
Revisiones periódicas La interventoría debe verificar el cumplimiento de las normas y especificaciones técnicas del proyecto. Para tal efecto realizará las correspondientes pruebas, ensayos de laboratorio, monitoreos, control de calidad, levantamientos topográficos y demás. Igualmente debe reportar los daños que aparezcan en los trabajos ejecutados, señalando sus causas; ordenar la suspensión temporal de los trabajos que se estén ejecutando en forma similar, hasta tanto el contratista cumpla con las especificaciones estipuladas en el contrato. Si las fallas no son causadas por incumplimiento de lo especificado, deberá analizar y conceptuar sobre las alternativas de solución propuestas, a efecto de que sean aprobadas por la entidad contratante.
Evaluación del cumplimiento del contratista La Interventoría deberá hacer evaluación mensual del cumplimiento de las obligaciones del contratista y en caso de incumplimiento de alguna de ellas, deberá hacer el respectivo requerimiento mediante oficio, que registrará en el formato FIS032. Si el interventor lo encuentra procedente, remitirá este formato con su firma a la entidad contratante dentro de los primeros cinco (5) días hábiles siguientes al mes evaluado, para que se adelanten las acciones tendientes a la aplicación de las multas estipuladas en el contrato (según formato FIS-032).
Actas de recibo parcial
Previa cuantificación de los trabajos ejecutados por el contratista, elaborar y suscribir, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes al período de ejecución, las actas de recibo parcial, de acuerdo con lo pactado en el contrato, adjuntando los respectivos soportes. Esta acta constituye el fundamento para el pago parcial al contratista y la liquidación del contrato y no exime al contratista de su responsabilidad, hasta tanto se efectúe el recibo definitivo del mismo. Una vez surtido este trámite y dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, el interventor la remitirá mediante escrito a la dependencia competente para el respectivo trámite de pago, informando de inmediato por escrito de este hecho al contratista para que presente la respectiva factura, si fuere necesario.
Resumen mensual de seguimiento Elaborar y presentar un informe mensual a la entidad contratante, dentro de los diez (10) primeros días calendario siguiente al mes de ejecución (según formato FIS031).
Sugerencias, reclamaciones y consultas del contratista Estudiar las sugerencias, reclamaciones y consultas del contratista, resolver oportunamente aquellas que sean de su competencia y las que no lo sean remitirlas con su respectivo concepto a la entidad contratante, para su trámite oportuno.
Siniestros Una vez ocurrido un siniestro, el interventor o supervisor informará de inmediato o a más tardar al día hábil siguiente de la ocurrencia a la entidad contratante, para que ésta inicie las acciones correspondientes.
Manuales de mantenimiento de equipos instalados Cuando el contrato lo requiera, estudiar y conceptuar respecto de los manuales entregados por el contratista sobre el mantenimiento y conservación de los equipos instalados.
Terminación del contrato Una vez terminado el contrato dentro del plazo pactado para ello, el interventor procederá a elaborar el acta de terminación del mismo (según formato FIS-016). Si el contratista no termina completamente el objeto contratado dentro del plazo pactado para la ejecución del mismo, el interventor procederá a elaborar el acta de terminación por vencimiento del plazo (según formatos FIS-017, FIS-018 o FIS-019).
Recibo y aprobación de diseños Si el contrato es de diseño y construcción, se debe elaborar el acta de recibo y aprobación de estudios y diseños, la cual formará parte integral del acta de recibo definitivo del contrato (según formato FIS-020 ).
Recibo definitivo del contrato El interventor deberá elaborar el acta de recibo definitivo dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha del acta de terminación del contrato y remitirla a la entidad contratante (según formatos FIS-021, FIS-022 o FIS-023).
Liquidación del contrato Solicitar a la dependencia competente la relación de pagos efectuados al contratista. Con base en ésta y en toda la información relacionada con los hechos surgidos en el desarrollo del contrato, elaborar y remitir a la entidad contratante el proyecto de acta de liquidación del contrato, dentro del mes siguiente a la fecha de suscripción del acta de recibo definitivo del mismo (según formato FIS-026). Deberá adjuntar el acta de entrega de bienes y/o equipos (según FIS-024) cuando se hayan prestado equipos o elementos de la entidad contratante al contratista. El acta de liquidación deberá ser suscrita por el contratista y la entidad contratante; su trámite estará a cargo del interventor. Si el contratista no se presentara a suscribirla o se abstuviere de firmarla, ésta será firmada por la entidad contratante, procediendo el interventor a elaborar el proyecto de la liquidación unilateral, el cual enviará a la entidad contratante para revisión y trámite correspondiente. El interventor estará dispuesto a atender las aclaraciones que se requieran durante este proceso.
Cambio de interventoría o supervisión del contrato Cuando se requiera el cambio de supervisor o interventor, éste deberá realizarse mediante el acta de entrega por cambio de interventoría o de supervisión (según formato FIS-008).
Entrega del objeto contratado a la entidad usuaria Cuando sea el caso, al día siguiente de terminado el contrato, dar aviso por escrito a la entidad contratante para que inicie las acciones necesarias tendientes a la entrega de los bienes objeto del contrato a la entidad correspondiente.
Suspensión y reanudación del contrato
Suscribir y remitir a la entidad contratante, para su firma, las actas de suspensión de los contratos, cuando se presenten circunstancias ajenas a la voluntad del contratista o de la entidad, de fuerza mayor, caso fortuito o de otra índole, que impidan inequívocamente su desarrollo normal (según formato FIS-006). Cuando persistan las causales de suspensión, igualmente deberá suscribir y tramitar Acta de ampliación de la suspensión (según formato FIS-006). Asimismo, suscribir y remitir el acta de reanudación, una vez cesen las causales que motivaron la suspensión
Adiciones y/o prórrogas Si durante el desarrollo del contrato se hace necesario adicionarlo en valor o plazo, el interventor remitirá la solicitud de esta modificación a más tardar quince (15) días hábiles antes del vencimiento del plazo a la entidad contratante para su respectivo trámite
Actividades adicionales Si la interventoría es contratada externamente, además del cumplimiento de las normas vigentes, de las obligaciones contractuales y de las señaladas para la interventoría interna en el capítulo anterior, deberá realizar las siguientes actividades:
1. Diario de la obra Llevar junto con el contratista un diario de la obra debidamente foliado, que deberá permanecer en la misma, en el cual se consignarán con tinta negra y sin enmendaduras, todas las situaciones y eventos que se presenten a diario durante el desarrollo del contrato. Este diario deberá ser firmado por los residentes de la interventoría y de la obra.
2. Registros de soporte • •
Los registros mínimos de soporte que se deben diligenciar son: - Operación y mantenimiento de máquinas, en caso de equipo perteneciente a la entidad contratante (según formatos FIS-040 y FIS-041) - Diario de personal y equipo (según formato FIS-046).
3. Archivo Llevar y mantener actualizado y foliado el archivo del contrato con sus soportes y registrado en un índice en forma secuencial; este archivo comprende todos los documentos que se generen en desarrollo y control de la ejecución del contrato. Cuando la entidad contratante requiera de esta información, deberá estar disponible en forma completa y en buen estado.
4. Ensayos y control de calidad Efectuar ensayos de campo, de laboratorio y control de calidad y cantidad de materiales para verificar el cumplimiento de las normas y especificaciones requeridas por la entidad contratante. En caso de incumplimiento de éstas, solicitará los correctivos a que haya lugar y se abstendrá de recibir los trabajos ejecutados hasta tanto sean atendidos, informando a la entidad contratante.
5. Planos definitivos de la obra De acuerdo con lo estipulado en el contrato, elaborar los planos definitivos del proyecto, los cuales deben mostrar todas las modificaciones realizadas durante la ejecución del mismo, incluyendo cualquier información que sea pertinente. Las modificaciones surgidas, según su complejidad, deben ser coordinadas con el proyectista y demás consultores técnicos que hayan intervenido en los diseños, quienes deberán realizar los ajustes necesarios para la ejecución. Para los contratos de dragado, deberán entregarse los planos de seguimiento o de monitoreo de las obras de dragado, los cuales deben contener el detalle de orillas.
6. Informe mensual Elaborar y presentar un informe mensual a la entidad contratante correspondiente dentro de los quince (15) primeros días calendario siguientes al mes de ejecución. Este informe debe contener como mínimo: a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k.
Descripción de los trabajos ejecutados Aspectos económicos y financieros Aspectos legales Aspectos ambientales Registro de maquinaria y equipos Registro de personal Materiales Programa de trabajo y avance del proyecto Cantidad de trabajos realizados y control de calidad Problemas presentados y soluciones planteadas y adoptadas Registro fotográfico
En general, todo aquello que de una u otra forma esté relacionado con el desarrollo del contrato.
7. Informe final Deberán tenerse en cuenta para el informe final los siguientes aspectos:
a.
b.
c. d. e. f. g.
h.
Antecedentes y descripción general del objeto del contrato, características geográficas y topográficas, estudios realizados y datos generales relacionados con el mismo. Proceso constructivo de la obra, condiciones geológicas, topográficas, hidrológicas, estructurales y meteorológicas encontradas, rendimiento de personal, equipo y materiales utilizados, cantidades de obra ejecutada, ensayos realizados, problemas presentados y soluciones adoptadas, desarrollo de los trabajos en tiempo y espacio. Fuentes de materiales utilizadas para cada tipo de obra, disponibilidad de materiales para conservación y mejoramiento posteriores. Financiación y costos de construcción, globales por ítem y porcentajes de cada ítem en relación con el costo total. Registro fotográfico. Medidas de mitigación del impacto ambiental y recomendaciones de control. En general todo aquello que permita determinar completamente las características particulares de la obra ejecutada, así como las recomendaciones especiales que sea conveniente presentar. Si el contrato fue desarrollado en su totalidad, si hubo incumplimiento, etc.
RELACIÓN DE FORMATOS CÓDIGO FORMATO
DESCRIPCIÓN
FIS-001 ACTA DE ANTICIPO O DE PAGO ANTICIPADO FIS-001-A SOLICITUD DE DESEMBOLSO FIS-002 ACTA DE INICIACIÓN DE CONTRATO DE OBRA FIS-003 ACTA DE INICIACIÓN DE CONTRATO DE CONSULTORÍA FIS-004 ACTA DE INICIACIÓN DE CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y OTROS FIS-005 ACTA DE REUNIÓN TÉCNICA FIS-006 ACTA DE SUSPENSIÓN O AMPLIACIÓN DE LA SUSPENSIÓN DEL CONTRATO FIS-007 ACTA DE REANUDACIÓN DE CONTRATO
FIS-008 ACTA DE ENTREGA POR CAMBIO DE INTERVENTOR O SUPERVISOR FIS-009 ACTA DE RECIBO PARCIAL DE OBRA FIS-010 ACTA DE RECIBO PARCIAL DE CONSULTORÍA FIS-011 ACTA DE RECIBO PARCIAL DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y OTROS FIS-012 ACTA DE AJUSTES FIS-013 ACTA DE MODIFICACIÓN DE CANTIDADES FIS-014 ACTA DE CAMBIO DE ESPECIFICACIONES FIS-015 ACTA DE APROBACIÓN DE ÍTEMS Y FIJACIÓN DE PRECIOS NO PREVISTOS FIS-016 ACTA DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO EN EL PLAZO PACTADO FIS-017 ACTA DE TERMINACIÓN POR VENCIMIENTO DEL PLAZO DEL CONTRATO DE OBRA FIS-018 ACTA DE TERMINACIÓN POR VENCIMIENTO DEL PLAZO DEL CONTRATO DE CONSULTORÍA FIS-019 ACTA DE TERMINACIÓN POR VENCIMIENTO DEL PLAZO DEL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y OTROS
FIS-020 ACTA DE RECIBO Y APROBACIÓN DE ESTUDIOS Y DISEÑOS FIS-021 ACTA DE RECIBO DEFINITIVO DEL CONTRATO DE OBRA FIS-022 ACTA DE RECIBO DEFINITIVO DEL CONTRATO
DE CONSULTORÍA FIS-023 ACTA DE RECIBO DEFINITIVO DEL CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Y OTROS FIS-024 ACTA DE ENTREGA DE BIENES Y/O EQUIPOS FIS-025 ACTA DE LIQUIDACIÓN DEL ANTICIPO FIS-026 ACTA DE LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO FIS-027 CARTA SOLICITUD APERTURA CUENTA ANTICIPO FIS-028 SOLICITUD DE ADICIÓN O PRÓRROGA FIS-029 CONTROL LEGAL DEL CONTRATO FIS-030 CONTROL FINANCIERO DEL CONTRATO FIS-031 RESUMEN MENSUAL DE SEGUIMIENTO FIS-032 EVALUACIÓN MENSUAL DEL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATISTA FIS-033 EVALUACIÓN MENSUAL DEL CUMPLIMIENTO DEL INTERVENTOR FIS-034 INFORME MENSUAL DE INVERSIÓN Y BUEN MANEJO DEL ANTICIPO FIS-035 AUTORIZACIÓN PARA REINTEGRO DE SALDO DEL ANTICIPO FIS-036 ANÁLISIS DE PRECIOS UNITARIOS FIS-040 REGISTRO DIARIO DE OPERACIÓN Y ESTADO DE MÁQUINAS DE LA ENTIDAD CONTRATANTE FIS-041 REGISTRO MENSUAL CONSOLIDADO DE OPERACIÓN Y ESTADO DE MÁQUINAS DE LA ENTIDAD CONTRATANTE
FIS-046 REGISTRO DIARIO DE PERSONAL Y EQUIPO FIS-048 ÍNDICE DOCUMENTACIÓN FIS-049 HOJA DE RUTA - TRÁMITE DE DOCUMENTOS
Herramientas de control Como conclusión de los diferentes procesos que se han venido exponiendo, es importante también tener en cuenta las herramientas de control que se requieren para el cumplimiento exitoso del proceso constructivo. Dentro de estas herramientas posiblemente las más importantes son el presupuesto, la programación y el control y seguimiento que se debe realizar de las mismas. A continuación se expone un resumen de estos conceptos con el fin de poder complementar la labor del arquitecto en todos los campos anteriormente expuestos.
Presupuestos Introducción Por definición, el presupuesto corresponde a todos los aspectos que se pueden suponer y planear previamente a la construcción. Dentro de éstos va a aparecer una serie de conceptos que es importante aclarar y explicar, pues forman parte muy importante del conjunto de actividades que se desarrollan en el proceso constructivo. Los diferentes componentes del presupuesto están divididos en varias categorías de acuerdo con el tipo de incidencia que tienen en el proceso de la obra. Por lo tanto, los siguientes son los macro-capítulos o aspectos principales que componen un presupuesto de obra.
CAPÍTULOS DEL PRESUPUESTO COSTOS DIRECTOS PRELIMINARES CIMENTACIÓIN DESAGUES E INSTAL. S UBTERRÁNEAS MAMPOSTERÍA PAÑETES ESTRUCTURA CONCRETO CUBIERTAS CIELOS RASOS BASES Y PISOS ENCHAPES Y ACCESORIOS INSTALACIÓN SANITARIA INSTALACIÓN ELÉCTRICA APARATOS SANITARIOS
CARPINTERÍA DE MADERA CARPINTERÍA METÁLICA EQUIPOS ESPECIALES Y COCINAS CERRAJERÍA VIDRIOS Y ESPEJOS PINTURA VARIOS Y REMATES HERRAMIENTAS Y EQUIPOS ADMNISTRACIÓN DE OBRA SUBTOTAL COSTOS DIRECTOS IMPREVISTOS % VARIABLE C.D. INCREMENTO C.D. % VARIABLE COSTOS INDIRECTOS PLANOS, ESTUDIOS, PROYECTOS Proyecto arquitectónico Levantamiento topográfico Estudio de suelos Cálculos estructurales Administración de construcción Programación Presupuesto InterventorÍa Proyecto eléctrico y mecánico Proyecto hidráulico y sanitario COSTOS INDIRECTOS GENERALES IMPUESTOS Y SERVICIOS Impuesto predial Impuesto delineación Impuesto 4x1000 Impuesto patrimonial Honorarios curaduría Póliza Todo Riesgo Constructor Derechos conexión acueducto Derechos conexión energía Ampliación redes teléfonos Derechos conexión gas Domiciliaria alcantarillado Impuesto Industria y Comercio Aportes Sena y cajas parafiscales
COSTOS GENERALES GASTOS LEGALES Hipoteca Banco Hipotecario? Derechos notariales Impuesto beneficencia, tesorería Registro hipoteca Avalúo lote Derechos escrituración ventas 50% Reglamento Propiedad Horizontal Gastos constitución sociedad Derechos escritura venta lote
COSTOS FINANCIEROS Intereses UVR Gastos fiducia anual Timbres pagares PUBLICIDAD, PROMOCIÓN, VENTAS Valla corporación Publicidad Comisiones ventas Gerencia de proyecto SUBTOTAL COSTOS GENERALES TOTAL COSTO CONSTRUCCIÓN TERRENO TOTAL COSTO EDIFICACIÓN
Como se observa en el cuadro, los costos están divididos en costos directos y costos indirectos según sea la naturaleza e incidencia del costo. A continuación se explican los aspectos principales de cada uno.
5.2 Costos directos de obra. Los costos directos de la obra corresponden a aquellas actividades que inciden directamente en el proceso constructivo y que tienen que ver directamente con el avance o atraso de la obra así como con su correcta ejecución. Generalmente se acepta en nuestro medio que los costos directos corresponden a los materiales e insumos, a la mano de obra directa y a los equipos que se utilizan en la misma. Para poder establecer exactamente los costos es necesario establecer una metodología que sea comprensible para todo el mundo, lo cual permite que tanto el propietario, como el contratista, el proveedor y en general todos los participes del proceso constructivo hablen el mismo idioma y se rijan por las mismas reglas. Como ya vimos es necesario establecer las actividades o capítulos de los cuales se compone la obra y realizar el cómputo de las cantidades a ejecutar con el fin de establecer las magnitudes de los diferentes frentes de trabajo. Estas cantidades son las que hay que empezar a presupuestar con el fin de obtener el estimativo final con la mayor precisión posible. Para esto se utilizan varios métodos siendo el más común el análisis de precios unitarios APU, que permite realizar el estudio de cada actividad de acuerdo con los tres componentes básicos de cada análisis: materiales, mano de obra y equipos y herramientas. Con estos resultados es posible hacer análisis compuestos que permiten realizar prácticamente cualquier cálculo de presupuesto. Así mismo es necesario insistir en que todos estos análisis se deben basar en las listas de precios básicos de los proveedores usuales que tienen el constructor y la obra, o los que por las especificaciones del proyecto exige
cada tipo de construcción. El siguiente es un cuadro sencillo de lista de precios básicos (LPB).
CUADRO 5.01 Rodrigo Millán Sánchez –arquitecto
ARCHIVO GENERAL PARA ANÁLISIS DE PRECIOS UNITARIOS OBRA : XXXXXXXX LISTA DE PRECIOS DE
Fecha Febrero 2006
MATERIALES BÁSICOS No.
DESCRIPCIÓN
UN.
UNID AD
VALOR UNITARIO
VR. UNITARIO
1
CEMENTO DIAMANTE
KG.
BULT O
10.500,00
210,00
2
CEMENTO SAMPER 50KG
UN.
BULT O
10.500,00
210,00
3
CEMENTO BOYACÁ 50KG
UN.
BULT O
17.500,00
350,00
4
ARENA DE PEÑA (1m3)
m3
m3
20.000,00
20.000,00
5
ARENA LAVADA DE PEÑA 1m3
m3
m3
22.500,00
22.500,00
6
ARENA LAVADA DE RÍO CONIGRAVAS
m3
m3
25.000,00
25.000,00
7
GRAVILLA 1"-CONIGRAVAS
m3
m3
25.000,00
25.000,00
8
PIEDRA MEDIA ZONGA
m3
m3
50.000,00
50.000,00
9
RECEBO
m3
m3
20.000,00
20.000,00
10
RAJÓN
m3
m3
40.000,00
40.000,00
11
ARENA DE PEÑA 5M3
VIAJE
160.000,00
32.000,00
12
ARENA LAVADA DE POZO 5M3
VIAJE
180.000,00
36.000,00
13
ARENA DE RÍO 5M3
VIAJE
220.000,00
44.000,00
14
MIXTO 5m3
VIAJE
220.000,00
44.000,00
15
RECEBO 5m3
VIAJE
90.000,00
18.000,00
16
PIEDRA MEDIA ZONGA
VIAJE
150.000,00
30.000,00
17
RETIRO DE ESCOMBROS 5m3
VIAJE
60.000,00
12.000,00
18
CONCRETO CORR. 2.000 PSI
m3
166.396,00
166.396,00
19
CONCRETO CORR. 2.500 PSI
m3
176.188,00
176.188,00
20
CONCRETO CORR. 3.000 PSI
m3
183.668,00
183.668,00
21
AGUA DE CARROTANQUE
m3
0,00
0,00
22
HORA AYUDANTE + PRESTACIONES
DÍA
MES
469.200,00
15.640,00
23
HORA OFICIAL + PRESTACIONES
DÍA
MES
714.000,00
23.800,00
24
CUADRILLA AYUDANTES + PREST.
HH
5.331,82
5.331,82
25
CUADRILLA OFIC+AYUD.+PREST.
HH
6.722,73
6.722,73
26
HIERRO 1/4 Chipa
KG.
1.500,00
1.500,00
27
HIERRO 3/8 Chipa
KG.
1.500,00
1.500,00
28
HIERRO Recto de 1/2 X 6m
KG.
8.700,00
1.450,00
29
VARILLA de 1"x 6m
UN.
4.500,00
1.400,00
30
ALAMBRE NEGRO No.18
KG.
2.000,00
2.000,00
31
LADRILLO RECOCIDO GAVERA
UN.
220,00
220,00
32
LADRILLO TOLETE COMÚN
UN.
230,00
230,00
33
LADRILLO TOLETE FINO PERFORADO
UN.
400,00
400,00
34
LADRILLO PRENSADO Santa Fe
UN.
450,00
450,00
35
BLOQUE No. 3 Puesto en obra
UN.
450,00
450,00
36
BLOQUE No. 4
UN.
0,00
0,00
37
BLOQUE No. 5
UN.
0,00
0,00
38
BLOQUE No. 4 San José
UN.
0,00
0,00
39
BLOQUE No. 5 San José
UN.
0,00
0,00
40
BLOQUE No. 4 Santa Fe
UN.
0,00
0,00
41
BLOQUE No. 5 Santa f e
UN.
0,00
0,00
42
LADRILLO SILICAL P-6
UN.
0,00
43
BLOQUE CONCRETO 10*20*40
UN.
0,00
44
BLOQUE CONCRETO 15*20*40
UN.
0,00
45
BLOQUE CONCRETO 20*20*40
UN.
0,00
46
Planchones Abarco L:3.00
UN.
30.000,00
10.000,00
47
Planchones Abarco L:4.00
UN.
45.000,00
11.250,00
48
Repisas Abarco L.3.00
UN.
12.000,00
4.000,00
49
Repisas Abarco L.4.00
UN.
16.000,00
4.000,00
50
Cerco ordinario L.6.00
UN.
2.700,00
450,00
51
Varas de corredor
UN.
1.800,00
600,00
52
Limatón
UN.
3.500,00
1.166,67
53
Guadua 6M (4.00X0.40)
M2
BTO.
3.000,00
1.875,00
54
Tabla burra ordinaria
UN.
UN.
6.600,00
2.200,00
55
Planchón ordinario L:3.00
UN.
9.500,00
3.166,67
56
Repisas ordinario L.3.00
UN.
4.200,00
1.400,00
57
Durmiente ordinario L:3.00
UN.
2.400,00
800,00
58 59 60
Una vez se ha establecido esto, se pueden realizar los análisis de precios unitarios. Los siguientes son ejemplos de cuadros de APU. para morteros y concretos especiales que se van a utilizar en obra:
CUADRO 5.02 3
MORTERO 1:4 Arena pañetes) Descripción
semilavada (pisos Canti
Unid.
Vr.
y
UN: M.3 Valor
dad
unitari o
total
3.1
Cemento
362,5 0
Kg
210,00
76.125,0 0
3.2
Arena semilavada
1,16
m3
18.000, 00
20.880,0 0
3.3
Agua
243,0 0
Lt
7,60
1.846,80
Subtot al
98.851,8 0
3.4
.-5% Desperdicio
4.942,59
3.5
.-2% Equipo
1.977,04
3.6
Subtotal materiales
105.771, 43
Mano de obra y 3.7
Prestaciones
4.346,59
TOTAL COSTO DIRECTO VALOR POR LITRO:
110.118, 02 110,12
Además es muy importante que se establezcan las unidades de medición de los materiales, así como las unidades de producción, o de medida de rendimientos. Esto por ejemplo en el caso de cuadrillas para la ejecución de las diferentes actividades de cada capitulo. Mampostería, pañetes, pintura, etc. Esto mismo se debe realizar para los análisis compuestos donde se hacen estudios unitarios de varias actividades. Por ejemplo muros, donde aparecen cemento, morteros de pega, ladrillo o bloque, morteros para pañetes, estuco, vinilo, etc., así como los diferentes componentes de mano de obra. Los resultados de los rendimientos para el caso de mano de obra generalmente se pueden obtener de los cuadros de rendimiento de las diferentes cuadrillas. De acuerdo con el análisis de cada actividad la cuadrilla tendrá un costo diferente, pues entre más especializada es la mano de obra, más costosa será tanto a nivel de oficiales como de ayudantes.
CUADRO 5-03 12.0 SOBRECIMIENTO EN CONCRETO REFORZADO
UN: M.L.
(Sección 20x20) Descripción
Cantid ad.
Unida d.
Vr. unitario
Valor total
12.1 Concreto (1:2:3)
0,0625
m3
170.631, 99
10.664,5 0
12.2 Hierro 3/8"
2,24
kg
1.510,00
3.382,40
12.3 Hierro 1/4
1,75
kg
1.510,00
2.642,50
12.4 Alambre
0,15
kg
1.950,00
292,50
12.5 Formaleta y puntilla
Global
250,00
250,00
12.6
12.7
simple
imp.
Subtot al
17.231,9 0
.-5% Desperdicio
861,59
Subtotal material
18.093,4 9
Mano de obra y prestaciones
4.346,59
TOTAL COSTO DIRECTO
22.440,0 9
Con esta información disponible, es posible elaborar ya el presupuesto definitivo. En el presupuesto aparecen los costos directos únicamente, por lo cual es importante analizar cuáles son los costos indirectos que puedan afectar el presupuesto de costos directos, e incluirlos en el mismo.
Costos indirectos: éstos corresponden a todos aquellos gastos que tienen que ver con la construcción pero que no necesariamente son mano de obra o materiales. A continuación se enumeran las actividades que generalmente se incluyen dentro de estos costos. Gastos generales Administración: corresponde a los costos administrativos en los que incurre el constructor para poder llevar a cabo el objeto de su contrato. En éstos deben incluirse los costos de oficina, personal asignado a la obra y los gastos generales que se causen por la administración como son contabilidad, correspondencia, papelería, etc. Licencias: corresponde al pago de todos aquellos gastos en los que se debe incurrir para realizar la obra como son la licencia de construcción, los costos de curadurías, impuestos de delineación, etc. Así mismo, si hay otros trámites como son licencias de urbanismo, planes zonales, etc., también se deben incluir en este capítulo. Derechos: estos costos corresponden a los derechos que se deben cancelar por concepto de registros de contratos, gastos de escrituración, hipotecas, etc.
Tarifas: aquí se incluyen generalmente los gastos que corresponden a los derechos de conexión de los servicios públicos, tal como energía, acueducto, gas, teléfonos, etc. Así mismo se pueden incluir aquellos impuestos indirectos que se deben cancelar por concepto de retenciones, IVA, ICA, costos parafiscales como son contribuciones a cajas de compensación, Sena, Bienestar Familiar, etc. Honorarios: aquí se incluyen todos los gastos que se generan por concepto de honorarios profesionales como son proyecto arquitectónico, estudios de suelos, cálculos estructurales, Interventoría, proyectos hidráulicos, eléctricos y mecánicos, y en general todos aquellos honorarios que se causen por conceptos profesionales como pueden ser consultorías externas o legales. Una vez que el presupuesto está totalmente elaborado, es indispensable cruzar esta información con los tiempos de ejecución de la obra, esto con el fin de garantizar que el presupuesto se cumpla, además que en virtud del tiempo transcurrido desde su elaboración pueda modificarse o afectarse algún capitulo y se deben hacer los ajustes correspondientes Por último, es necesario comentar que la sola preparación del presupuesto no tiene mayor valor en cuanto que solamente nos indica el costo final de la obra. Por esto es indispensable realizar y utilizar una serie de controles y seguimientos del mismo con el fin de que realmente sirva como indicativo de cumplimiento de los parámetros establecidos en las metas de construcción. Estos controles solamente pueden llevarse a cabo en relación directa con la programación y el presupuesto de la obra. A continuación se explicara con algún nivel de detalle este proceso. En todo caso vale la pena mencionar que hoy en día la mayoría de los programas ( software ) de presupuesto tiene incluidos los controles y formatos necesarios para realizar el seguimiento y cumplimiento de las metas. Una planificación y un control total de los procesos permiten optimizar el uso de los recursos y conducen a una mayor calidad, a un menor tiempo de ejecución y a un costo más bajo.
5.2.2. Las actividades de construcción Con el ánimo de tener un control más apropiado de la construcción, los proyectos se dividen en diferentes actividades independientes o tareas, que deben poseer todas o algunas de las siguientes características: •
Deben ser claramente identificables (ejemplo: excavación a máquina de cimentación con evacuación de estéril; fundición de la placa del tercer piso, etc.).
•
•
•
•
•
Se deben llevar a cabo en un momento específico (la excavación de cimentación debe iniciarse el 6 de julio de 2006; la fundición de la placa del tercer piso tiene prevista su iniciación el 20 de octubre de 2006). Toman un tiempo determinado para su realización (la excavación de cimentación se demora dos semanas calendario o diez días laborables; la fundición de la placa del tercer piso tiene una duración de un día). Consumen determinados recursos humanos (la excavación de cimentación requiere de operadores de equipo pesado, topógrafo, cadeneros, ayudantes; la fundición de la losa del tercer piso requiere de un maestro general, seis oficiales y doce ayudantes). Consumen determinados recursos físicos (para excavar la cimentación se necesitan retroexcavadoras, cargador, volquetas; para fundir la placa del tercer piso se necesita una mezcladora de concreto de un bulto y dos vibradores). Tienen un costo económico (el metro cúbico de excavación de sótanos cuesta $16.000; el metro cúbico de concreto en placas cuesta $280.000).
En la construcción de un edificio están contempladas las actividades que ya se vieron en el capítulo anterior y que aparecen en el cuadro 5.01 Dada la gran cantidad de actividades que llegan a definirse (en la construcción de un edificio podrían fácilmente detectarse más de 200 actividades), puede resultar conveniente, debido a ciertas afinidades, agruparlas en una sola actividad. Limpieza + Descapote = Limpieza y descapote Replanteo + Nivelación = Replanteo y nivelación Excavación + Retiro sobrantes = Excavación y retiro de sobrantes En otras ocasiones, debido a su complejidad o al hecho de que ciertas actividades deben ser ejecutadas por fases o emplean diferentes recursos, puede convenir que una actividad se divida en varias etapas, con el objeto de controlar adecuadamente tanto la actividad como el proyecto total. Otra razón por la cual puede resultar conveniente dividir una actividad es el flujo económico diferente que requieren dos o más fases de ésta. Adicionalmente a las actividades normales, existen sucesos que constituyen puntos claves en el desarrollo de la construcción, que no tienen tiempo de duración pero deben realizarse en un momento específico, pudiendo inclusive consumir recursos y tener un costo. Estos sucesos reciben el nombre de hitos, y condicionan el desarrollo de determinadas actividades y del proyecto en general. Algunos ejemplos de hitos podrían ser:
• • • • •
Inicio del proyecto Fin del proyecto Llegada a obra del ascensor adquirido por el propietario Instalación carpintería de madera Instalación de ventanería Esto se puede aplicar a cualquier obra dependiendo del grado de complejidad de la misma.
GLOSARIO DE TÉRMINOS BÁSICOS ACTA: documento donde se describe un evento del contrato o lo tratado en una reunión, dejando constancia de los compromisos y tareas pactadas e indicando el responsable de cada uno de ellas (ver definición de las diversas actas al final del glosario). AJUSTES: diferencia de precios que se genera por la variación de los costos entre la fecha de presentación de la propuesta y la fecha de ejecución y que fueron pactados inicialmente en el contrato. ANTICIPO: recursos públicos entregados por la entidad contratante al contratista, quien se obliga a destinarlos en forma exclusiva a la ejecución del contrato, de acuerdo con el programa de inversión aprobado por el contratante, bajo su supervisión y vigilancia.
El anticipo corresponde a un porcentaje pactado máximo del 50% del valor total del contrato sin IVA, el cual será amortizado, descontándolo proporcionalmente de cada acta de recibo que se presente hasta su total amortización.
Como es un pago no causado a ingreso alguno, éste constituye para el contratista un pasivo (cuenta por pagar).
CADUCIDAD: potestad excepcional de la entidad para dar por terminado y ordenar la liquidación del contrato. Se hace efectiva mediante resolución motivada por el incumplimiento de las obligaciones a cargo del contratista, que afecte de manera grave y directa el contrato y evidencie que puede conducir a su paralización. CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL: documento expedido por el responsable del presupuesto, mediante el cual se garantiza la existencia de
apropiación presupuestal disponible, libre de toda afectación para la asunción de compromisos y suficiente para respaldar el contrato. Puede ser mayor al valor del contrato.
CONCURSO DE MÉRITOS: proceso público de selección que se aplica para la contratación de consultorías. CONSORCIO: asociación de dos o más personas, las cuales presentan en forma conjunta una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, respondiendo solidariamente de todas y cada una de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato. En consecuencia, las actuaciones, hechos y omisiones que se presenten en desarrollo de la propuesta y del contrato afectarán a todos los miembros que la conforman. CONTRATACIÓN DIRECTA: proceso de selección para la contratación prescindiendo de las formalidades establecidas para el proceso licitatorio o concursal, en los casos enumerados taxativamente por la ley, garantizando el cumplimiento de los principios consagrados en el Estatuto de Contratación. CONTRATISTA: persona natural o jurídica, consorcio o unión temporal, a quien se le ha adjudicado una licitación, concurso o convocatoria o? contratación directa? y con quien se celebra el respectivo contrato. CONTRATO ADICIONAL: a cuerdo que celebra la entidad contratante y el contratista para prorrogar el plazo y/o adicionar el valor de un contrato. Ningún contrato podrá adicionarse en más del 50% de su valor inicial, expresado éste en salarios mínimos mensuales legales vigentes (smmlv). CONTRATO DE CONCESIÓN: aquel que celebre la entidad contratante con el objeto de otorgar a una persona llamada concesionario, la prestación, operación, explotación, organización o gestión, total o parcial, de una obra, bien o servicio público, o la construcción, explotación o conservación total o parcial de una obra o bien destinados al servicio o uso público, así como todas aquellas actividades necesarias para la adecuada prestación o funcionamiento de la obra o servicio por cuenta y riesgo del concesionario y bajo la vigilancia y control de la entidad concedente, a cambio de una remuneración que puede consistir en derechos, tarifas, tasas, valorización, o en la participación que se le otorgue en la explotación del bien, o en una suma periódica, única o porcentual y, en general, en cualquier otra modalidad de contraprestación que las partes acuerden. CONTRATO DE CONSULTORÍA: aquel que celebre la entidad contratante referido a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudio de diagnóstico, prefactibilidad o factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión.
Son también contratos de consultoría los que tienen por objeto la interventoría, asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos.
CONTRATO DE FIDUCIA PÚBLICA: negocio jurídico en virtud del cual una persona, llamada fiduciante o fideicomitente (la entidad contratante), transfiere uno o más bienes especificados a otra, llamado fiduciario, quien se obliga a administrarlos o enajenarlos para cumplir una finalidad determinada por el constituyente, en provecho de éste o de un tercero llamado beneficiario o fideicomisario. CONTRATO DE OBRA: aquel que celebre la entidad contratante para la construcción, mantenimiento, instalación y en general para la realización de cualquier otro trabajo material sobre bienes inmuebles, cualquiera que sea la modalidad de ejecución y pago.
CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS: aquel que celebre la entidad contratante para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando tales actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimientos especializados. CONTRATO ESTATAL: acuerdo celebrado entre la entidad contratante y el oferente favorecido con la adjudicación de una licitación, concurso, convocatoria o contratación directa, en el cual se fijan el objeto, valor, plazo y demás condiciones que regirán la relación contractual. CONTROL DE CALIDAD: proceso mediante el cual se verifican las condiciones de los materiales, elementos, métodos, modelos, normas, etc., que se utilizan de acuerdo con las especificaciones requeridas para la ejecución del contrato. CONVOCATORIA: proceso público de selección que se aplica para la contratación en general dependiendo del presupuesto asignado a la entidad. CUENTA DE ANTICIPO: cuenta bancaria especial que se abre con el valor total del anticipo que entrega la entidad contratante, para ser manejada por el contratista con la vigilancia y control del interventor. Los rendimientos que genere esta cuenta serán de la entidad contratante. ENCARGOS FIDUCIARIOS Y FIDUCIA PÚBLICA: los encargos fiduciarios que celebre la entidad contratante con las sociedades fiduciarias autorizadas por la Superintendencia Bancaria tendrán por objeto la administración o el manejo de los recursos vinculados a los contratos que tales entidades celebren.
GARANTÍA ÚNICA: póliza expedida por una compañía de seguros legalmente autorizada para funcionar en Colombia o garantía bancaria a través de la cual el contratista avala el cumplimiento de las obligaciones que surjan a su cargo, por razón de la celebración, ejecución y liquidación de un contrato estatal. Debe contener entre otros y de acuerdo con la naturaleza del contrato, los amparos de: correcta inversión y buen manejo del anticipo; calidad del bien o servicio suministrado; pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones; estabilidad de la obra, provisión de repuestos y accesorios. IMPREVISTOS: porcentaje de los costos indirectos del contrato incluidos en el AIU. INTERPRETACIÓN UNILATERAL: poder excepcional de la entidad para interpretar algunas estipulaciones o cláusulas del contrato cuando surjan discrepancias entre las partes, sobre la interpretación de alguna de éstas?, que puedan conducir a la paralización o a la afectación grave del servicio público que se pretende satisfacer con el objeto contratado. INTERVENTORÍA: conjunto de actividades de vigilancia y control para la verificación del cumplimiento de las obligaciones pactadas en el contrato. INTERVENTOR EXTERNO: persona natural o jurídica a quien se le ha adjudicado un contrato para ejercer el control y vigilancia durante todas las etapas del contrato y representa a la entidad contratante ante el contratista. INTERVENTOR INTERNO: profesional especializado que representa a la entidad contratante designado mediante resolución para ejercer el control y vigilancia durante todas las etapas del contrato. ÍTEMS NO PREVISTOS: actividades suplementarias a las inicialmente contratadas que surgen súbitamente durante la ejecución de un contrato que deberán realizarse previo estudio y aprobación del justo precio. LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO: evento mediante el cual la entidad contratante informa que se dio cumplimiento a los requisitos (aprobación de las garantías) y? a partir del cual se puede dar inicio al contrato. LICITACIÓN: proceso público de selección que se aplica para la contratación en general salvo para las consultorías. MODIFICACIÓN UNILATERAL: facultad excepcional que tiene la entidad para introducir mediante acto administrativo debidamente motivado, variaciones en el contrato con el fin de evitar la paralización o afectación grave del servicio público que se deba satisfacer cuando las partes previamente no lleguen al acuerdo respectivo.
ORDEN DE PAGO: documento a través del cual la entidad contratante efectúa el pago al contratista por las labores ejecutadas durante el período respectivo, de acuerdo con la modalidad de pago estipulada en el contrato. ORDEN DE SERVICIO: es también un contrato, pero sin formalidades plenas. OTROSI: documento contentivo de una modificación o aclaración a las cláusulas estipuladas inicialmente en el contrato. Debe ser firmado por las mismas personas que firman el contrato original, o quienes hagan sus veces. PAGO ANTICIPADO: recursos públicos pagados en forma adelantada por la entidad contratante al contratista, los cuales representan una verdadera forma de pago por la ejecución del contrato y pueden ser invertidos libremente por el contratista, sin perjuicio de su obligación de cumplir con el objeto contratado y del deber de la entidad contratante de velar por tal cumplimiento. El pago anticipado será pagado antes de la iniciación del contrato o durante su desarrollo, razón por la cual ésta constituye para el contratista una cuenta por cobrar.
PERFECCIONAMIENTO DEL CONTRATO: evento jurídico que se surte mediante la firma de las partes y la expedición del registro presupuestal. PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO: período entre la fecha de iniciación y el vencimiento del término estipulado en el contrato para la ejecución del objeto contratado. PLIEGO DE CONDICIONES: marco normativo bajo el cual se desarrolla el procedimiento licitatorio que contiene los derechos y obligaciones de las partes, describe el objeto a contratar, con la inclusión de los requisitos técnicos, financieros y jurídicos que deben cumplir los proponentes y, posteriormente, el contratista durante la ejecución del contrato. PÓLIZA DE RESPONSABILIDAD CIVIL: amparo autónomo que debe ser constituido por los contratistas en contratos de obra y en los demás que considere necesario la entidad, con el que se cubre la responsabilidad civil frente a daños a terceros, derivados de la ejecución del contrato respectivo. REGISTRO PRESUPUESTAL: imputación presupuestal mediante la cual se afecta en forma definitiva la apropiación, garantizando que ésta se utilizará sólo para este fin. El valor total del contrato estará respaldado por un registro presupuestal o la suma de varios.
REVERSIÓN: pacto que se debe incluir en los contratos de explotación o de concesión de bienes estatales, a través del cual las partes disponen que al finalizar el término de explotación o de concesión, los elementos y bienes directamente afectados a la misma, pasan a ser propiedad de la entidad contratante, sin que por ello ésta deba efectuar compensación alguna. REVISIÓN DE PRECIOS: mecanismo para restablecer el equilibrio económico del contrato mediante el cual la entidad a solicitud del contratista podrá revisar y actualizar los precios pactados inicialmente en el contrato, incorporando incrementos ocurridos por causas excepcionales, diferentes a las generadas por los ajustes. SUPERVISOR: servidor público designado mediante resolución para ejercer control y vigilancia sobre la ejecución de un contrato de interventoría. TERMINACIÓN POR MUTUO ACUERDO: mecanismo que tienen las partes para la terminación anticipada de un contrato, mediante acta debidamente motivada, y su posterior liquidación?. TERMINACIÓN UNILATERAL: mecanismo excepcional que tiene la entidad para la terminación anticipada de un contrato; se presenta en los eventos citados en el Artículo 17 de la Ley 80 de 1993. TÉRMINOS DE REFERENCIA: marco normativo bajo el cual se desarrolla un concurso de méritos, que contiene los derechos y obligaciones de las partes, describe el objeto a contratar, con la inclusión de los requisitos técnicos, financieros y jurídicos que deben cumplir los proponentes y, posteriormente, el contratista durante la ejecución del contrato. TRABAJO ADICIONAL: actividades suplementarias a las inicialmente contratadas, las cuales por su naturaleza pueden ejecutarse de acuerdo con las especificaciones y precios del contrato, respecto de las cuales el Ministerio? podrá ordenar su ejecución y el contratista está obligado a ejecutarlas. UNIÓN TEMPORAL: asociación de dos o más personas, quienes en forma conjunta presentan una misma propuesta para la adjudicación, celebración y ejecución de un contrato, velando? solidariamente por el cumplimiento total de la propuesta y del objeto contratado; sin embargo, las sanciones por el incumplimiento de las obligaciones derivadas de la propuesta y del contrato se impondrán de acuerdo con la participación en la ejecución de cada uno de los miembros de la unión temporal. VALOR FINAL DEL CONTRATO: resultante de la suma de todos los pagos y deducciones efectuadas al contratista en el momento de hacer la liquidación del contrato.
VIGENCIA DEL CONTRATO: plazo de ejecución del contrato, más el término estipulado en el mismo para todos los efectos legales a que haya lugar. DIVERSOS TIPOS DE ACTAS ACTA DE AJUSTES: documento mediante el cual se reconocen los ajustes de precios pactados en el contrato, correspondientes a un acta de recibo parcial o de recibo final. ACTA DE ANTICIPO: documento mediante el cual se deja constancia de que el anticipo a entregar al contratista corresponde al porcentaje pactado en el contrato y cuenta con el amparo de manejo y correcta inversión en la póliza única de cumplimiento. ACTA DE CAMBIO DE ESPECIFICACIONES: documento donde constan los cambios de especificaciones técnicas de los ítems inicialmente contratados. ACTA DE ENTREGA DE BIENES Y/O EQUIPOS: documento mediante el cual se formaliza el recibo y la entrega de bienes y/o equipos por parte del contratista al Ministerio? ACTA DE ENTREGA POR CAMBIO DE INTERVENTOR O SUPERVISOR: dcumento mediante el cual se protocoliza el empalme entre el interventor o supervisor saliente y el entrante. ACTA DE FIJACIÓN DE PRECIOS NO PREVISTOS: documento mediante el cual se aprueba el justo precio de ítems no previstos. ACTA DE INICIACIÓN: documento en el cual se estipula la fecha de iniciación del contrato. A partir de dicha fecha se comienza a contabilizar el plazo de ejecución y se establece la fecha de terminación de lo pactado en el objeto del contrato. ACTA DE LIQUIDACIÓN DEL ANTICIPO: documento que incluye un balance final del manejo del anticipo e indica la cancelación de la respectiva cuenta bancaria. ACTA DE LIQUIDACIÓN DEL CONTRATO: documento donde constan los acuerdos, conciliaciones y transacciones a que llegaren las partes, para poner fin al contrato y poder declararse a paz y salvo. Incluye un balance final del contrato. ACTA DE REANUDACIÓN: documento mediante el cual se levanta la suspensión y se ordena la reanudación de las actividades debidamente firmado por las partes. El contratista se obliga a actualizar sus pólizas a esta fecha.
