CONTOH CHECKLIST AUDIT No Item Audit Item Evaluasi Catatan Auditor

CONTOH CHECKLIST AUDIT No 1

Item Audit

Item Evaluasi

Catatan Auditor

Policy & Objectives (Sasaran dan Kebijakan) Top Manajemen sudah menetapkan kebijakan perusahaan, dan memastikan bahwa kebijakan mutu sesuai dengan tujuan organisasi,termasuk komitmen untuk memenuhi persyaratan dan perbaikan berlanjut dan bisa menjadi kerangka untuk pembentukan sasaran organisasi

4.2.1;5.1;5.3;5.4.1;5.5.3

1.1. Apakah perusahaan memiliki Kebijakan Mutu? isi kebijakan tersebut]

[Apa

1.2.Apakah kebijakan tersebut diupdate secara periodik dan telah diinformasikan kepada seluruh karyawan dan perusahaan rekanan? 1.3. Apakah kebijakan dan sasaran tersebut terdokumentasi? 1.4. Adakah sasaran, bagaimana cara pengukuran dan adakah program untuk mencapainya? 1.5. Apakah penyimpangan terhadap sasaran yang tidak tercapai dianalisa dan diperbaiki?

2

Tanggung Jawab dan wewenang (Responsibility and authority) Tanggung jawab dan wewenang didefinisikan dan dikomunikasikan dalam organisasi

5.5.1

2.1.Apakah ada struktur organisasi yang terdokumentasi dengan baik? 2.2.Apakah tanggung jawab dan wewenang tiap level ditetapkan dengan jelas dan sudah terdokumentasi dengan baik ?

3

Identifikasi Persyaratan Produk : Legal & Customer Requirements Perusahaan berusaha mencapai kepuasan pelanggan melalui penerapan sistem yang efektif termasuk perbaikan berlanjut dan memastikan kesesuaian produk dengan persyaratan customer dan persyaratan hukum/perundangan yang berlaku (Elemen 1.1. ISO9001:2000) Top management harus mengkomunikasikan dalam perusahaan pentingnya kesesuaian dengan persyaratan customer sama pentingnya dengan pemenuhan persyaratan hukum dan perundang-undangan [Elemen 5.1. ISO9001:2000]

5.1;5.5.3;5.2

3.1.Apakah perusahaan memiliki prosedur atau sistem untuk Identifikasi Legal dan Customer Requirement ? [Adakah Peraturan Pemerintah atau Spesifikasi dari customer yang digunakan sebagai acuan kerja dibagian ini] 3.2. Apakah perusahaan sudah menetapkan persyaratan customer terkait mutu? Terkait Lingkungan? 3.3. Bagaimana perusahaan mengkomunikasikan persyaratan customer terkait mutu dan Lingkungan? 3.4.Apakah semua Peraturan Legal , Peraturan dan Persyaratan customer disimpan dan dipelihara ? ( seperti Guideline, Standard , Manual , Peraturan Pemerintah , dsb. ) 3.5.Bagaimana Perusahaan memastikan produk yang dibuat sudah sesuai dengan Persyaratan customer terkait mutu dan lingkungan ? 3.6.Apakah semua Peraturan Legal dan persyaratan customer ditinjau secara periodik untuk melihat kelayakan dari Peraturan / Persyaratan tersebut ?

4

KOMUNIKASI Sumber : Standard ISO9001:2000,APG ISO-Auditing Guidance, Checklist Audit Customer

Author :Aniek Listyowati

1 DARI 7

CONTOH CHECKLIST AUDIT No

Item Audit

Item Evaluasi

Top Manajemen harus memastikan Kebijakan Perusahaan dan Persyaratan Customer dikomunikasikan dan dipahami oleh seluruh Karyawan

3.1.Apakah perusahaan sudah menetapkan standar untuk penyampaian informasi / komunikasi terkait mutu/lingkungan/K3?

5.5.3

3.2.Apakah persyaratan customer terkait mutu/lingkungan dikomunikasikan antara top manajemen / President Director, Divisi Terkait dan Pelaksana Kerja?

Catatan Auditor

3.3.Apakah persyaratan customer terkait mutu dan lingkungan sudah disosialisasikan dan dipahami oleh seluruh karyawan dan perusahaan rekanan (supplier)? 3.4.Apakah perusahaan memiliki sistem untuk penanganan produk yang tidak sesuai? 3.5.Adakah sistem atau prosedur untuk menginformasikan ke customer jika terjadi ketidaksesuaian pada produk? 3.6.Apakah ada sistem untuk menginformasikan ke perusahaan jika terdeteksi ketidaksesuaian mutu dan hazardous substance di supplier ?

5

TRAINING & AWARENESS 4.1.Apakah perusahaan mempunyai sistem untuk Identifikasi Perusahaan mempunyai program training dan pelatihan yang diperlukan untuk semua Kebutuhan Pelatihan untuk semua karyawan yang berpengaruh pada mutu dan lingkungan produk ? level karyawan.

6.2.1;6.2.2

4.2.Apakah perusahaan mempunyai standar / prosedur atau rencana untuk pendidikan dan pelatihan , terkait mutu / lingkungan/K3? 4.3. Apakah rencana pelatihan terkait mutu dan lingkungan mencakup semua karyawan dan karyawan baru ? 4.4.Bagaimana perusahaan mengevaluasi hasil pelatihan yang sudah dilaksanakan ? 4.5.Bagaimana perusahaan mengevaluasi hasil pelatihan yang sudah dilaksanakan ?

6

INTERNAL AUDIT Perusahaan memiliki sistem dan prosedur serta rencana tahunan internal audit untuk QMS [&EMS]?

5.1.Apakah perusahaan memiliki sistem/prosedur dan rencana tahunan untuk internal audit ( QMS/EMS ) ? 5.2. Apakah Internal audit QMS/EMS memasukkan point - point masalah persyaratan khusus dari customer (RoHS,dll)? 5.3.Apakah ada sistem atau prosedur yang menetapkan kualifikasi auditor ? 5.4.Apakah internal auditor sudah mendapatkan pendidikan yang mencukupi sebagai auditor ?

Sumber : Standard ISO9001:2000,APG ISO-Auditing Guidance, Checklist Audit Customer


2 DARI 7


Item Audit

Item Evaluasi

Catatan Auditor

5.5.Apakah tindakan perbaikan yang dilakukan terkait hasil audit diimplementasikan , didokumentasikan / direcord , dan dilakukan verifikasi ? 5.6.Apakah hasil audit dilaporkan kepada top management ?

7

MANAGEMENT REVIEW Perusahaan melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen secara periodik ,untuk mereview Kebijakan , Objective dan Program yang telah ditetapkan

5.6.1;5.6.2;5.6.3

6.1.Apakah Perusahaan memiliki sistem / prosedur untuk melaksanakan Rapat Tinjauan Manajemen ? 6.2.Apakah dalam rapat tinjauan tersebut dibahas masalah terkait mutu , lingkungan , K3? [apakah agenda sesuai dengan sasaran/kebijakan perusahaan? 6.3.Apakah management review menghasilkan rekomendasi perbaikan untuk peningkatan sistem mutu/lingkungan/K3 ? 6.4.Apakah rekomendasi tersebut dimonitor pelaksanaannya untuk memastikan sistem mengalami perbaikan berkelanjutan? 6.5.Apakah hasil-hasil management review didokumentasikan,dikomunikasikan dan dipelihara?

8

PROCUREMENT MANAGEMENT

A

Perusahaan memiliki sistem dan standar dalam pemilihan supplier dan material produksi ( direct / indirect material )

7.4.1;7.4.2

A71.Apakah perusahaan memiliki prosedur untuk memastikan material /produk yang dibeli sesuai dengan persyaratan customer untuk mutu , environmental , dan persyaratan khusus lainnya(hazardous substances) ? A72.Apakah ada kriteria pemilihan supplier baru yang memenuhi requirement customer untuk mutu dan lingkungan? A73.Apakah ada kriteria pemilihan material baru ? A74. Apakah perusahaan memiliki kontrak kerjasama dengan supplier yang mengandung ketetapan tidak memakai hazardous substance pada material / produk ? A75.Apakah perusahaan sudah meminta ICP data / MSDS /Ingredient list kepada supplier material ? A76.Apakah ICP data / MSDS / Ingredient List direcord , dipelihara dan dikendalikan ? A77.Apakah perusahaan meminta kepada supplier untuk memenuhi requirement khusus dari customer misalnya yang terkait hazardous substances free ? A78.Apakah ada regular audit kepada supplier material ? Bagaimana sistem penilaian supplier?

B

B71.Apakah perusahaan meminta kepada supplier untuk memenuhi requirement terkait hazardous substances free ?



3 DARI 7


Item Audit

Item Evaluasi

Catatan Auditor

B72.Apakah ada record untuk tindakan perbaikan yang dilakukan supplier jika saat audit ditemukan ketidaksesuaian yang harus diperbaiki ?

C

Warehousing

C71.Apakah pengaturan FIFO untuk raw material dan produk sudah dilakukan dengan tepat ? C72.Apakah ada pemisahan dan identifikasi untuk Hazardous Substance dan Non Hazardous Substance material / produk ? C73.Apakah penerimaan material / pengiriman part sudah diatur sehingga aktual inventory sama dengan inventory yang dicatat ? Apakah part / material sudah diatur secara tepat , untuk mencegah kesalahan pengambilan , dan mencegah bocor, tercampur, kotor ?

9

INCOMING INSPECTION Perusahaan memiliki sistem dan prosedur untuk inspeksi penerimaan

Apakah perusahaan memiliki standar untuk inspeksi penerimaan mateial (incoming inspeksi)?

7.4.3; 4.2.1; 6.2.2

Bagaimana metode inspeksi material untuk mutu

Apakah incoming inspeksi berlaku untuk semua material ?

Apakah record inspeksi dipelihara ? Bagaimana metode kontrol dan identifikasi untuk produk /material comply ( OK ) dan tidak comply ( NG ) ? Apakah incoming inspeksi mencatat dan record Lot No. semua material / produk ? Bagaimana Jika ditemukan ketidaksesuaian untuk mutu saat incoming? Apakah incoming inspection untuk hazardous substance sudah dilaksanakan Jika test analisa dilakukan oleh institusi dari luar, apakah akurasi dan data inspeksi sudah diperiksa ? Apakah hasil test analisa internal dan atau external direkam dan dipelihara ? Apakah incoming inspektor sudah diberikan pelatihan cara inspeksi

10 PROCESS CONTROL Perusahaan memastikan tersedia sistem Adakah Quality Plan? untuk pengendalian selama proses produksi Sumber : Standard ISO9001:2000,APG ISO-Auditing Guidance, Checklist Audit Customer


4 DARI 7


Item Audit 7.5.1.;7.5.2

Item Evaluasi

Catatan Auditor

Apakah ada petunjuk pelaksanaan kerja dalam tiap proses produksi ( WI , Flowchart , SOP , etc ) ? Apakah petunjuk kerja ( WI , Flowchart , SOP , etc )terdokumentas dengan baik, dikontrol distribusi dan revisinya? Apakah semua raw material ( termasuk sub material ) yang digunakan dalam proses produksi sudah disahkan oleh Incoming Inspeksi ? Adakah standard pengendalian kualitas dalam proses , dan pakah standar dimengerti oleh setiap inspektor? Apakah item inspeksi mengacu pada persyaratan customer atau standar tertentu ? Apakah inspector sudah mendapatkan pelatihan cara inspeksi? Apakah record hasil inspeksi didokumentasikan dengan baik ? Apakah ada prosedur penanganan dispose waste yang berdampak pada lingkungan ?

Kalibrasi Alat ukur dan Perawatan / Maintenance

Apakah ada prosedur terdokumentasi untuk kalibrasi alat ukur Apakah daftar alat ukur dan schedule kalibrasi sudah didokumentasikan , dikendalikan dan direcord ? Apakah status kalibrasi tiap alat ukur sudah jelas ?

Apakah perusahaan memiliki peralatan standard kalibrasi?

Bagaimana kompetensi petugas kalibrasi dan maintenance? Apakah perusahaan memiliki standar / prosedur preventive maintenance untuk mesin , jig , tooling , fixture , dsb ? Apakah tersedia standar cleaning proses untuk mesin dan peralatan pendukung proses? Bagaimana perusahaan memastikan cleaning proses dan maintenance yang dilakukan tepat , sehingga tidak terjadi cacat produksi? 11

Penanganan Ketidaksesuaian (Handling non conformance),Tindakan Perbaikan & Pencegahan Perusahaan memiliki sistem untuk Product Traceability dan Identifikasi produk.

Apakah ada sistem yang tersedia untuk Product Traceability dalam tiap proses produksi , inspeksi sampai delivery ?

7.5.3.

Apakah prosedur identifikasi / pemisahan status produk sudah jelas ? Apakah ada sistem yang mengatur jika ketidaksesuaian produk sudah sampai ke customer ( customer claim / market claim ) ?



5 DARI 7


Item Audit

Item Evaluasi

Catatan Auditor

Apakah tindakan perbaikan yang tepat sudah dilakukan jika terjadi ketidaksesuaian ? Dan dipastikan tindakan agar tidak terulang lagi? Apakah tindakan perbaikan tersebut diterapkan juga untuk produk sejenis ? Apakah ketidaksesuaian produk diinformasikan ke divisi terkait? Apakah tindakan / countermeasure tersebut diverifikasi, dimonitor pelaksanaan dan keefektifannya? Apakah informasi ketidaksesuaian dan countermeasure report diinformasikan ke customer , internal departement terkait dan Top Management ? Apakah ada analisa sebelum terjadinya ketidaksesuaian dan dibuatkan tindakan pencegahannya? 12

Shipping Verification / Final Inspeksi Perusahaan memiliki sistem / prosedur Apakah perusahaan memiliki standard Packaging/penyimpanan untuk Final Inspection / Shipping verification produk agar tidak mempengaruhi kualitasnya? sebelum produk dikirim ke customer Bagaimana sistem identifikasi pada produk yang dikirim ke customer ?( record , dokumen , labelling ) Apakah standar final inspeksi serta item inspeksi mengacu kepada persyaratan customer ? Apakah referensi standar dipelihara dan dikendalikan dengan baik ? Apakah semua inspektor sudah mendapatkan pelatihan? Apakah record inspeksi didokumentasikan dengan baik ?

13

Kontrol 4M (Kontrol Perubahan Material, Mesin, Metode dan Manusia) Perusahaan memastikan setiap ada perubahan 4M di internal , maupun di supplier harus dapat dikontrol.

Apakah perusahaan mempunyai sistem / prosedur untuk perubahan 4M ? Apakah ruang lingkup dan tanggung jawab jika terjadi perubahan 4M sudah jelas ? Apakah ada sistem yang mengatur , jika perubahan 4M terjadi di supplier raw material ( memastikan produk setelah perubahan 4M masih sesuai standar / requirement customer ? Apakah informasi perubahan 4M dikomunikasikan ?



6 DARI 7


Item Audit

Item Evaluasi

Catatan Auditor

Apakah history perubahan 4M , dan point perubahan direkam dan dipelihara ? Apakah produk yang mengalami perubahan 4M dilakukan inspeksi ulang untuk memastikan kesesuaian dengan customer requirement ?( mutu dan hazardous substances ) 14

Lingkungan Kerja



7 DARI 7

CONTOH CHECKLIST AUDIT No Item Audit Item Evaluasi Catatan Auditor

Recommend Documents