Módulo 5
CONTABILIDAD 5
Programa: Alumno:
¨Módulo No. 5 CONTABILIDAD Edición: 3.0 Preparado por: Lic:Olmedo Mora Reservados todos los derechos Prohibida su reproducción total o parcial Diseño e Impresión: Comunicamos Ideas Tel 653 6517
[email protected]
-1-
CONTENIDO
INVENTARIOS DE MERCANCÍAS REGISTRO DE ENTRADAS Y SALIDAS DE MERC MERCANCÍA ANCÍA MÉTODOS PARA LA VALORIZACIÓN DE INVENTARIOS DE MERCANCÍAS KARDEX O AUXILIAR AUXILIAR DE LA CUENTA CUENTA DE INVENTARIOS TALLER
-2-
INVENTARIO DE MERCANCÍAS * IMPORTANCIA En las Empresas Comerciales, cuyo objeto social es la compraventa de mercancías, los inventarios deben ser valorados y controlados técnicamente; ya que son fundamentales para determinar los resultados del ejercicio.
* SISTEMAS DE INVENTARIOS Con el n de registrar y controlar los inventarios, de acuerdo con la magnitud de los negocios, el volumen de ventas y de existencias de mercancías, los comer ciantes pueden elegir el sistema que mejor se adapte a sus necesidades. Los sistemas más utilizados son: Sistema de inventario periódico o juego de inventarios. Sistema de inventario permanente o continuo.
1. Sistema de inventario periódico: El costo de lo vendido en el sistema de juego de inventarios se determina tomando el valor del inventario inicial, más el costo de las mercancías compradas, menos el inventario nal. Este juego de inventarios debe realizarse como mínimo una vez al año para efectos scales. Inventario Inicial, es la relación detallada y minuciosa de las existencias de mercancías que tiene una empresa al iniciar sus actividades, después de hacer un conteo físico. Inventario Final, es la relación de existencias al nalizar un periodo contable.
Registro de entradas y salidas de mercancías Cuando se utiliza este sistema, la cuenta Mercancías no Fabricadas por la Empresa, no se emplea durante el periodo contable; los registros de entradas y salidas de mercancías se hacen en las cuentas Compras y Comercio al por Mayor y al por Menor, respectivamente. Así, mismo, las devoluciones, se registran en las cuentas Devoluciones en Compras, o en Ventas, de acuerdo -3-
El Almacén Lucero & Cía., inició operaciones el 30 de noviembre de 2.001; en diciembre compra mercancías por $8.200.000; IVA 16%; retención en la fuente 3.5%; vendedor gran contribuyente.
6205 2408 2205 2365
De Mercancías Impuesto sobre las ventas por pagar Proveedores Nacionales Retención en la Fuente
DEBE 8.200.000 1.312.000
HABER
9.225.000 287.000
* En diciembre vende mercancías a crédito por $7.000.000; IVA 16%.
13050570 8.120.000 4135 Comercio por Mayor y por Menor 2408 Impuestos sobre ventas por pagar
DEBE HABER Clientes – Mario Rivas 7.000.000 1.120.000
* Devuelve el 5% de la mercancía comprada en el ejemplo 1.
2205 2365 6225 2408
Proveedores Nacionales Retención en la Fuente Devoluciones en compras Impuesto sobre ventas por pagar
DEBE 461.250 14.350
HABER
410.000 65.600
* Los Clientes devuelven el 5% de la mercancía vendida en el ejemplo 2.
4175 Devoluciones en ventas 2408 Impuesto sobre ventas por pagar 1305 Clientes
DEBE 350.000 56.000
HABER
406.000
* Ventas con fnanciación: vende mercancías por $1.000.000, cuota inicial -4-
$200.000, nanciación 4% en un mes sobre saldo. Valor mercancía Cuota inicial 200.000 Saldo a nanciar 800.000 Financiación (800.000 x 4%)
1.000.000
32.000
Subtotal 1.032.000 IVA 16% sobre la mercancía, más nanciación
165.120
Total
1.197.120
Contabilización en el momento de la venta:
1105 1305 4135 2408 4210
Caja General Clientes Comercio por Mayor y por Menor Impuesto sobre ventas por pagar Financieros
DEBE 200.000 997.120
HABER
1.000.000 165.120 32.000
Determinación del costo de venta, Al cierre del periodo contable anual el costo de mercancías vendidas es determinado mediante el juego de inventarios, así:
CONCEPTO TRATAMIENTO CONTABLE Inventario inicial al
Se encuentra registrado en la cuenta 14 iniciar el periodo contable.
(Más) Compra de Mercancías ble el saldo.
Se registran en la cuenta 6205 Compras y al nal del periodo contasecancela
(Menos) Inventario nal Se registra en la cuenta 14 Inventarios. Este inventario es el inicial del periodo siguiente. (Igual) Costo de ventas
Se registra en la cuenta de costo de ventas al nalizar el periodo conta-5-
ble. * El almacén Lucero y Cía., presenta un inventario inicial a 30 de noviembre de 2.001 por valor de $3.000.000; realizó compras durante diciembre de 2.001 por valor de $8.200.000, efectuó devolución del 5% de esta mercancía. El 31 de diciembre del año 2.001 realizó inventario físico y se determinó por un valor de $4.000.000. Costo de ventas, El costo de ventas se determina mediante el juego de inventarios, así: CONCEPTO
Inventario inicial (Más) Compras netas Compras
3.000.000 7.790.000 8.200.000
Contabilización al cierre del periodo contable: PARCIAL DEBE HABER 6135 Costo Mercancías 6.790.000 613536 Venta de Electrodom.y Muebles . 6.790.000 6205 Compra de Mercancías 7.790.000 620510 Mercancías para la venta 7.790.000 1435 Mercancías no Fabric. Por Empresa 4.000.000 143501 (Inventario Final) 1.000.000 1435 Mercancías no Fabric. Por Empresa 3.000.000 143501 (Inventario Inicial) 3.000.000
2. Sistema de inventario permanente o perpetuo: Mediante este sistema la empresa conoce el valor de la mercancía en existencia cualquier momento, sin necesidad de realizar un inventario físico, porque los movimientos de compraventa de mercancías se registran directamente en la cuenta de Mercancías no fabricadas por la Empresa, a precio de costo. La empresa que adopta este sistema requiere un chero o auxiliar de mercancías denominado kárdex, en el cual se registra cada artículo como subcuenta da el saldo de mercancías, por esta razón este sistema recibe el nombre de inventario permanente o perpetuo y es utilizado manualmente por las empresas que tienen una reducida variedad de mercancías. -6-
Cuando las empresas tienen en existencia una gran variedad de artículos con distintas referencias, para controlar las mercancías es conveniente llevar un kárdex sistematizado. Las empresas obligadas a presentar su declaración tributaria rmada por revisor scal o contador público, deberán utilizar el sistema de inventario permanente.
Registro de entradas y salidas de mercancías En este sistema se registran al costo, en la cuenta Mercancías no fabricadas por la Empresa, cada operación de compra, venta, descuentos y devoluciones en compras y en ventas. Así: Compras La adquisición de mercancías se contabiliza con un débito en la cuenta Mer cancías no Fabricada por la Empresa y un crédito en Bancos o una cuenta de proveedores, según el caso.
Surtimotos Ltda.., gran contribuyente, compra mercancías al contado por $670.000; IVA 16%; retención en la fuente 3.5%; IVA retenido 75%. Paga con cheque, vendedor régimen común.
1435 2408 1110 2365 2367
Mercancías no Fabrc. Por Empresa Impuesto sobre ventas por pagar Bancos Retención en la fuente Impuesto a las ventas retenido
DEBE 670.000 107.200
HABER
673.350 23.450 80.400
-7-
* Compra mercancía a crédito a Fabrilujo por $850.000; IVA 16%; retención en la fuente 3.5%. Comprador gran contribuyente.
1435 2408 2205 2365 2367
Mercancías no Fabrc. Por Empresa Impuesto sobre ventas por pagar Proveedores Nacionales Retención en la fuente Impuesto a las ventas retenido
DEBE 850.000 136.000
HABER
854.250 29.750 102.000
Como se observa, el registro de compras por los dos sistemas de inventarios sólo se diferencia por el nombre de la cuenta que se debita, de acuerdo con el sistema utilizado.
Devoluciones en Compras Estas operaciones se contabilizan así: * Devolución de mercancía comprada al contado por $750.000; IVA 16%; retención en la fuente 3.5%; IVA retenido 75%. Comprador gran contribuyente.
1105 2365 2367 1435 2408
Caja General Retención en la fuente Impuesto a las ventas retenido Mercancías no Fabrc. Por Empresa Impuesto sobre ventas por pagar
DEBE 753.750 26.250 90.000
HABER
750.000 120.000
Se compran a crédito mercancías por $840.000; IVA 16%; r etención en la fuente 3.5%. Se paga el valor de la factura antes de la fecha de vencimiento y se recibe un descuento del 5% sobre el valor de la mercancía; comprador y vendedor son grandes contribuyentes. Asiento de compra:
1435 2408 2205 2365
Mercancías no Fabrc. Por Empresa Impuesto sobre ventas por pagar Proveedores Nacionales Retención en la fuente -8-
DEBE 840.000 134.400
HABER
945.000 29.400
Asiento de pago con descuento: Al recibir descuento por pronto pago, la cuantía se contabiliza con un crédito en la cuenta Ingresos Financieros y no se afectan ni el impuesto sobre las ventas por pagar, ni la retención en la fuente. Descuento = 840.000 x 5% = 42.000
PARCIAL 2205 Proveedores Nacionales 5115 Impuestos 4210 Financieros 421040 Descuentos Comerc. Condicionados 1110 Bancos 903.000 N.D. GMF 3 X mil
DEBE 945.000 2.709
HABER
42.000 905.709
2.709
Ventas En este sistema, para contabilizar la venta de mercancías se requieren dos asientos: En el primer asiento se registra la salida de mercancía al precio de venta, tal como se hace en el inventario periódico, tomando los valores de la factura de venta. En el segundo asiento se registra la venta a precio de costo, debitando la cuenta Costo de Venta y acreditando la cuenta Mercancías no Fabricadas por la Empresa; los valores se toman de la columna Salidas de la tarjeta de kárdex. * Venta de mercancías al contado a varios clientes por $153.276; 16%. Costo de ventas de la mercancía, $97.000.
IVA
Registro de venta: IVA = 153.276 X 16% = 24.524
1105 Caja General 4135 Comercio por mayor y menor 2408 Impuesto sobre las ventas por pagar
DEBE 177.800
HABER 153.276 24.524 -9-
Registro de costo:
6135 Ccio. Por mayor y menor (Costo) 1435 Mercancías no Fabrc. Por Empresa
DEBE 97.000
HABER 97.000
Devoluciones en ventas Por este sistema, igual que las ventas, se requieren dos asientos para registrar las devoluciones, así: En el primer asiento se registra la devolución a precio de venta, según nota crédito, tomando los datos de la factura de venta. En el segundo asiento se registra la devolución a precio de costo con los valores del kárdex. * Alfonso Guzmán devuelve mercancías facturadas a crédito por $285.000; IVA 16%; costo de ventas $171000. Asiento de devolución en ventas a precio de venta:
4175 2408 1305
Devoluciones en ventas Impuesto sobre ventas por pagar Clientes
DEBE 285.000 45.600
HABER
330.600
Asiento de devolución en ventas a precio de costo:
1435 Mercancías no Fabrc. Por Empresa 6135 Ccio. Por mayor y menor (Costo) 171.000
DEBE 171.000
Descuentos en ventas Es este caso, una rebaja no implica de mercancías al almacén; -10-
HABER
por tanto, se registra en un solo asiento, con débito a Gastos Financieros y un crédito a Clientes, Caja o Bancos, según el caso y de igual forma como en el sistema de inventario periódico. - Eduardo Caicedo paga por anticipado la factura de mercancías vendidas a crédito por $687.000; IVA 16% y se acoge al descuento por pronto pago del 5% sobre el valor de la mercancía. IVA = 687.000 x 16% = 109.920; Clientes 687.000 + 109.920 = 796.920 Descuento: 687000 x 5% = 34.350
1105 5305 1305
Caja Financieros Clientes
DEBE 762.570 34.350
HABER
796.920
MÉTODOS PARA LA VALORIZACIÓN DE INVENTARIOS DE MERCANCÍAS Las empresas deben valorar sus mercancías para determinar el costo de sus inventarios, el costo de ventas y la utilidad en ventas en cada periodo contable.
MÉTODO DEL PROMEDIO PONDERADO Este método consiste en hallar el costo de cada uno de los artículos que hay en el inventario, cuando dichas unidades son idénticas en apariencia pero no en el precio de adquisición, por cuanto se han comprado en distintas épocas y a diferencias precios. Para jar el valor del costo de la mercancía por este método, se efectúa la siguiente operación: valor total de la mercancía del inventario inicial más la compra del periodo, dividido por la cantidad total de unidades del inventario inicial más las compras del mismo periodo.
-11-
Inventario inicial: 10 unidades a $10.000c/u; total $ Compras: 30 unidades a $15.000c/u; total Cantidad total: 40 unidades. Valor total:
$
100.000 450.000 550.000
Costo promedio ponderado: Valor total = $550.000 = $13.750 Cantidad total 40 Ventas en el periodo: 35 unidades Inventario nal: 40 unidades – 35 unidades = 5 unidades El valor promedio de costo por artículo es de $13.750 El valor del inventario nal: 5 unidades x $13.750 = $68.750 El inventario queda así valorado al costo promedio de la mercancía en existencia.
MÉTODO PEPS O FIFO
PEPS, aplicado a la mercancía, signica primera en entrar, primera en salir; FIFO en inglés, frst-in, frst out. Este método se basa en la hipótesis de que la mercancía que se compra es la primera que se vende. -
Con los datos del ejemplo anterior, el valor del inventario nal se determina así: las ventas del periodo (35 unidades) salieron en orden de entrada o sea, 10 unidades del inventario inicial y 25 compradas en el periodo. Para el inventario nal
Valor del inventario nal: 5 unidades a $15.000 = $75.000
El inventario nal queda así valorado al costo de la última mercancía comprada.
MÉTODO UEPS O LIFO
UEPS, signica última mercancía en entrar, primera en salir; o LIFO en inglés, last-in, frst-out. Este método tiene como fundamento el supuesto de que los últimos artículos adquiridos son los primeros que se venden. -
Con los datos del primer ejemplo, el valor del inventario nal se determina así: las ventas del periodo (35 unidades) salieron de las existencias, empezando por las -12-
últimas que entraron, o sea, 30 unidades de la última compra y 5 unidades del inventario inicial. Para el inventario nal quedan 5 unidades al costo más antiguo. Valor del inventario: 5 unidades a $10.000 = $50.000
El inventario queda así valorado al costo de la primera mercancía en existencia.
MÉTODO DE IDENTIFICACIÓN ESPECÍFICA
Este método es apropiado para empresas cuyo inventario consta de mercancías idénticas; cada artículo en existencia de los demás por sus características individuales de número, marca o referencia y tiene un costo determinado. Los vehículos son un ejemplo típico de este caso: varios vehículos, aparentemente -
Vehículos marca Nacional, modelo 2001; el uno serie 234567, color rojo y motor No.904050; el otro; serie 894580, color azul y motor No. 209030; tienen un costo de $18.500.000 cada uno.
En el inventario deben relacionarse por separado cada uno con sus datos y el valor correspondiente a la factura de compra.
MÉTODO RETAIL
Este método consiste en manejas las mercancías a precio de venta. Es de uso corriente en los negocios de venta al detal en grandes volúmenes, como en cadenas de almacenes, ferreterías, droguerías y negocios similares, dada la gran variedad y cantidad de artículos de los inventarios. Este método se basa en el supuesto de que la relación entre la mercancía disponible para la venta y el precio al detal de las mercancías se determina al momento de la compra. El Retail permite el uso de kárdex, sin valorización, únicamente se controla por unidades. Se manejan las mercancías por lotes, divisiones o referencias, a precios de venta, clasicadas de acuerdo con las márgenes de utilidad liquidadas sobre el costo. Para garantizar una correcta aplicación de este método, las mercancías deben clasicarse por grupos homogéneos, a los cuales se les asigna un precio de -13-
venta a partir del costo de compra y del margen de utilidad bruta deseado. El precio de venta debe marcarse en cada artículo y la etiqueta puede contener la clave del factor de costo. El factor de costo se calcula mediante la relación entre mercancía disponible para la venta al costo y la mercancía disponible para la venta a precio al detal. -
Para determinar el costo por el método Retail de zapatos HM-5, código 14350540, se toman los datos de la tarjeta de kárdex.
Mercancía disponible para la venta al costo (Inventario inicial + Compra) = Factor de Costo Mercancía disponible para la venta a precio al detal 150.000 + 600.000 – 75.000 = 675.000 = 0.75 x 100 = 75% 50 unidades por $18.000 c/u 900.000 Inventario nal = Cantidad existente x Precio de venta al detal x Factor de costo Inventarional=17unidadesx$20.000c/ux75%=$255.000
COMPARACIÓN ENTRE LOS MÉTODOS PARA FIJACIÓN DE COSTOS
El valor de un inventario depende del método utilizado para la jación de costos. En el ejemplo mencionado se presentaron tres valores diferentes de costos para el inventario, así: Por el método de promedio ponderado: Por el método PEPS o FIFO: Por el método UEPS o LIFO:
$68.750 $75.000 $50.000
La valorización más alta se obtiene con el PEPS, la valorización más baja con el UEPS y una valorización intermedia con el promedio ponderado.
-14-
KÁRDEX O AUXILIAR DE LA CUENTA INVENTARIOS
CONCEPTO E IMPORTANCIA
Las empresas que adoptan el sistema de inventario permanente deben implantar un procedimiento de rutina, que permita controlar con exactitud el movimiento de las mercancías. Para visualizar claramente esta información se requiere un kárdex. El kárdex de mercancías está formado por tarjetas que permiten controlar las cantidades y costos de las entradas y salidas de un artículo determinado y dar a conocer las existencias en cualquier momento sin necesidad de realizar un inventario físico.
El kárdex constituye un auxiliar de la cuenta Mercancías de productos terminados fabricados o no por la empresa, en la que suma de los saldos de las tarjetas representa el total
de las mercancías en existencias, a precio de costo.
Manejo de kárdex por el método de promedio ponderado
Los movimientos se registran así: En entradas: se anota la cantidad y el costo total de la compra o de la devolución. En salidas: para obtener los valores de esta columna, a los valores del saldo anterior se les adicionan las entradas o se les disminuyen las salidas. Costo unitario: para obtener el costo unitario se toma la columna de saldos y se divide
el costo total, entre la cantidad total de cada renglón. El costo unitario varía siempre que se compran mercancías a precio diferente; cuando se registran las salidas, se mantienen el último costo unitario.
TALLER
La Empresa Comercial Andina presenta los siguientes datos para la tarjeta de kárdex del artículo: Silla referencia M-4 Código: 14350545, Localización: Sala exhibición 2, Máximo: 40, Mínimo 10, Proveedor: Indumuebles de Palmira, teléfono 598765. -15-
01.04.- 05.04.- 07.04.- 12.04.- 20.04.-
Inventarioinicial20unidadesa$12.000c/u. Compra,facturaNo.2050,10unidadesa$15.000c/u. Venta,facturaNo.130,5unidadesa$20.00c/u. Compra,facturaNo.2080,15unidadesa$14.00c/u. Devoluciónencomprade lafactura No. 2080,notacréditoNo. 24, por 5 unidades a $14.000 c/u. Venta,facturaNo.145,25unidadesa$22.000c/u. DevoluciónventafacturaNo.130,N.C.No.17,por5unidades.
25.04.- 30.04.-
Se elaboran los asientos, teniendo en cuenta el IVA y la retención en la fuente aplicables a la fecha.
Desarrollar el cuadro de kárdex con el docente. Contabilización: 05.04.- Compra: factura No. 2050
1435 Mercancías no Fabrc. Por Empresa 2408 Impuesto sobre ventas por pagar 2205 Nacionales
DEBE 150.000 24.000
HABER
174.000
07.04.- Venta
1305 Clientes 4135 Comercio por mayor y menor 2408 Impuesto sobre ventas por pagar
DEBE 116.000
HABER 100.000 16.000
07.04.- Costo de venta (a precio de costo): factura No. 130 (tomando del kárdex de la columna de salidas)
6135
Comercio por mayor y menor (costo)
DEBE 65.000
HABER
Manejo de kárdex por el método PEPS o FIFO
Por este método, la tarjeta de kárdex se maneja así: En entradas: se registra, igual que en el método del promedio ponderado, can-
tidad y costo total liquidado, según la factura de compra o la nota crédito por devolución en compras. -16-
En salidas: para determinar el costo por registrarse en esta columna, primero
se traza una línea para conocer los niveles de costos de los saldos anteriores; luego se registra el movimiento teniendo en cuenta que la primera mercancía que entró, es la primera que sale. En saldos: a diferencia del método de promedio ponderado, en esta columna no
se agrupan las existencias de cada entrada, excepto cuando tengan el mismo costo; de lo contrario, se presentan en niveles por cada precio de costo, el cual se mantiene hasta que la existencia se agote. El valor de la existencia se obtiene al sumar los niveles del último saldo. Costo unitario: se determinar de igual forma que en el método de promedio ponderado (dividiendo el costo total por la cantidad total de la columna de saldos); se diferencian en que esto se hace por nivel y se presentan generalmente varios costos unitarios correspondientes al último saldo; es decir, un costo unitario diferente por cada nivel.
Desarrollar el cuadro de kárdex con el docente.
Contabilización: 05.04.- Compra: factura No. 2050
1435 2408 2205
Mercancías no Fabrc. Por Empresa Impuesto sobre ventas por pagar Nacionales
DEBE 150.000 24.000
HABER
174.000
07.04.- Venta: factura No. 130
1305 Clientes 4135 Comercio por mayor y menor 2408 Impuesto sobre ventas por pagar 16.000
DEBE 116.000
HABER 100.000
07.04.- Costo de venta (a precio de costo): factura No. 130
6135 1435
Comercio por mayor y menor (costo) Mercancías no Fabrc. Por Empresa
DEBE 60.000
HABER 60.000 -17-
Manejo de kárdex por el método UEPS o LIFO
La tarjeta de kárdex por este método se registra así: En entradas: se registra de igual forma que en los métodos promedio ponderado
y UEPS. En salidas: igual que en el PEPS, se traza una línea para determinar el costo de
mercancías que se van a registrar en el movimiento. Por este método se da salida a los últimos artículos que entraron hasta completar la cantidad de mercancía vendida en cada operación.
Desarrollar el cuadro de kárdex con el docente.
En saldos: igual que en el PEPS, se establecen niveles de acuerdo con los dis-
tintos costos de las existencias, sin agrupar distintos precios en un solo nivel. Costo unitario: se sigue el mismo proceso utilizando en los métodos anteriores
(dividiendo el costo total entre la cantidad total de la columna de saldos en cada nivel). El valor del inventario nal se obtiene con la suma de los niveles del último saldo de la mercancía en existencia. Contabilización: 05.04.- Compra: factura No. 2050
1435 2408 2205
Mercancías no Fabrc. Por Empresa Impuesto sobre ventas por pagar Nacionales
DEBE 150.000 24.000
HABER
174.000
07.04.- Venta
1305 4135
Clientes Comercio por mayor y menor
-18-
DEBE 116.000
HABER 100.000
07.04.- Costo de venta (a precio de costo): factura No. 130
6135 1435
DEBE Comercio por mayor y menor (costo) 75.000 Mercancías no Fabrc. Por Empresa
HABER 75.000
COMPARACIÓN DEL COSTO DE VENTAS LA UTILIDAD POR LOS TRES MÉTODOS
Al restar del valor de venta el costo de ventas de la mercancía, se observa que la diferencia o utilidad varía de acuerdo con el método utilizado, así:
PROMEDIO 4135 4175 6153
PONDERADO
Comercio por Mayor y Menor 650.000 DevolucionesenVentas 100.000 = Ventas Netas 550.000 = Comercio por Mayor y Menor (costo) 332.150 = Utilidad Bruta en Comercio al por Mayor y al por Menor $ 217.850
PEPS
UEPS
650.000 100.000 550.000
650.000 100.000 550.000
330.000
335.000
$220.000
$215.000
-19-
NOTAS NOTAS
-20-
