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SAP Business One
Cont abil idad Electróni ca México
Manual de usuario para la Contabilidad Electrónica
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Contenido Manual de Usuario – Contabilidad Electrónica........................................................................................... 3 Balanza de comprobación y Catálogo de cuentas .................................................................................. 3 Pólizas periodo, Auxiliar de cuentas y Folios fiscales.............................................................................. 5 Campos de usuario en Documentos de Marketing: “UUID Cont. Electrónica” ................................. 5 Configuración de Bancos..................................................................................................................... 7 Campos requeridos para la generación del XML de pólizas del periodo .................. ........................... .................. ............... ...... 10 Añadir la información de gastos de caja chica y nómina en la tabla UUID_COM ................. .......................... ........... .. 12 Carga de Información en la tabla UUID_COM ...................................................................................... 13 Manual .............................................................................................................................................. 13 VÍA DTW (Data Transfer Workbench) ............................................................................................... 14 VÍA XMLReadTool (CARGA MASIVA DE UUID's) ................................................................................ 17 Generación Generació n de XML de contabilidad contabilida d electrónica electrón ica ................................. ............... ................................... .................................. ............................... .............. 19
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Manual de Usuario – Contabilidad Electrónica
Balanza de comprobación y Catálogo de cuentas En el Plan de Cuentas: Para cada cuenta del catálogo contable debe asignarse la siguiente información información en los campos de usuario creados. Considere el archivo “Código Agrupador.pdf”
Código Agrupador Nivel de la cuenta
Para agilizar la colocación del Código Agrupador colocamos la búsqueda formateada como muestra la imagen (Ver archivo código agrupador):
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NOTA: Si cuenta con la versión 1.81 del GEP de catálogo de cuentas, también deberá llenar el campo Naturaleza. La versión del GEP se puede revisar en GESTION – DEFINICIONES – GENERAL – ELECTRONIC FILE MANAGER.
Manejo de las cuentas de orden Para el manejo de las cuentas de orden, se deberá crear un nuevo modelo de informe financiero. Este nuevo modelo no afectará el registro contable ni el saldo de las cuentas, solo fungirá como parámetro para los reportes. Ir a FINANZAS – MODELOS INFORME FINANCIERO. 1. Seleccionar el informe al que se añadirá el nuevo modelo. 2. Definir un nombre para el nuevo modelo de informe financiero. 3.
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Pólizas periodo, Auxiliar de cuentas y Folios fiscales Campos de usuario en Documentos de Marketing: “UUID Cont. Electrónica” Nota 1: Si la facturación se hace mediante el Integration Framework, no es necesario añadir información en el campo UDF_UUID Cont. Electrónica para documentos de venta. Nota 2: Si la facturación no es mediante el Integration Framework (add-on RSG o terceros), será necesario ingresar el UUID en el campo UUID Cont. Electrónica para los documentos de venta. Nota 3: Para documentos de compra el UUID se debe colocar en el campo de usuario UDF_UUID Cont. Electrónica, para versiones de SAP 9.1 pl. 06 y posteriores, el UUID también se puede colocar en el campo Número de documento electrónico de la pestaña “Documento electró nico”.
Añadir el timbre fiscal en el campo UUID Cont. Electrónica
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Para las facturas de proveedores nacionales, nacionales, el identificador de registro de la factura es el UUID. Para las facturas de proveedores extranjeros (en los Datos Maestros del Socio de negocio el país definido es distinto de México), el valor del “Numero de Referencia” es el identificador de registro.
Para las facturas que no indican identificadores, el sistema utiliza el valor del campo “Numero de Referencia”
Para los documentos de marketing cancelados que no tengan un UUID o un Número de factura del SN, es importante dejar en blanco dicho campo.
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Configuración de Bancos Definir la información bancaria basada en el catálogo o ficial de bancos (Anexo 24). El código bancario en SAP debe ir a 4 dígitos, agregar un cero “0” al principio del código.
Ejemplo: BANCO AZTECA Código SAT: 127 Ingresando código en SAP: 0127
Nota: El sistema modifica en automático a 3 dígitos el código bancario al momento de crear el XML. Nota: Validar que en los bancos ya registrados, coincida el código de SAP con el del SAT, de no ser así y no se ha ingresado información con el código erróneo en alguna transacción, crear un registro nuevo con el código correcto.
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En Socios de Negocios → Datos maestros socio de negocios → Pestaña Condiciones de pago
Definir los datos pertinentes de la sección Banco del Socio de Negocios para los proveedores.
Definir las cuentas de banco propio relacionándolas con la cuenta de mayor correspondiente.
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Definir monedas según el catálogo oficial de monedas
En Pagos efectuados en el campo “Pag ar a” seleccionar “Bancos”. Traerá la información por defecto del
banco del socio de negocios, en caso de pagar a otro banco elegir el banco adecuado.
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Campos requeridos para la generación del XML de pólizas del periodo Definir información de la empresa en detalles de la sociedad
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Definir información de socios de negocios en los datos maestros
Verificar que exista información en el campo comentarios en los registros del diario (Asientos manuales).
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Añadir la información de gastos de caja chica y nómina en la tabla UUID_COM Nota: Con esta funcionalidad, ya no será necesario presentar el documento de “Auxiliar de Folios Fiscales”, debido a que la información de UUID se encuentra en el reporte r eporte de pólizas del periodo.
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Carga de Información en la tabla UUID_COM Manual El proceso para la actualización de la información inform ación y la carga de datos se podrá hacer de manera manual, m anual, donde los datos a subir en la tabla UUID_COM son:
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VÍA DTW (Data Transfer Workbench) Para la carga masiva de información se podrá hacer a través de la herramienta herramienta Nativa de de SAP B1 para la carga de información (DTW). Para este proceso pro ceso se debe hacer lo siguiente: Para esto se utilizara la siguiente estructura del template. (Archivo adjunto en el zip) 1. Generar el template template con la estructura siguiente Y GUARDARLO con la extensión “delimitado por tabuladores” –tab delimited-. Es importante que los primero dos renglones queden como en la tabla del ejemplo siguiente:
Es muy importante el CODE y NAME sean número consecutivos al último número existente de este campo en la tabla. Si el último número dentro de SB1 es el 234, el template debe iniciar en el 235. 2. Desde el DTW, hacer conexión conexión con con el servidor servidor y la base base de datos correspondiente:
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3. Desde la opción de “IMPORT”, seleccionar “SETUP DATA”
4. Seleccionar Add New Data y clic en Next
5. Seleccionar la tabla que que vamos a actualizar, siguiendo la ruta:
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User Defined Data > Tables (UDT) > U_UUID_COM
6. Seleccionar la opción de “txt (Tab delimited” y seleccionar el archivo que guardamos previamente del Excel y que incluye los datos a subir.
7. Correr el proceso de actualización y verificar la información en en SAP B1, para verificar que las tablas se actualizaron de la manera correcta. 8. Para mayor información, sobre el manejo del Add-on de DTW DTW (Data Transfer Workbench) revise la documentación sobre el Add-on.
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VÍA XMLReadTool (CARGA MASIVA DE UUID's) Con la finalidad de poder facilitar la carga masiva de UUID’s, necesarios para la elaboración de los reportes, se ha mejorado la herramienta de extracción de XML’s (XMLRead) y se ha ha liberado una versión versión nueva (XMLReadVer6.0) en la cual, dependiendo la naturaleza del movimiento se incorporaran el RFC emisor (para gastos), y el RFC receptor (para el tema de nómina). En este caso, la herramienta nos facilitara la extracción de todos los UUID ’s de los XML’s que pretendamos reportar y nos dará la facilidad de poder referenciarlos a una póliza contable. Iniciar un Command Prompt (Símbolo del sistema) (Ir a Inicio > Ejecutar > escribir “CMD”)
Desde el Command Prompt, escribir: “cd ”. Para este ejemplo seria “cd C:\ContElect ” Escribir el siguiente comando siguiendo los parámetros, como se ejemplifica. Ejemplo: XMLRead6.0.exe FILE;C:\ContElect\Gastos\ SERVER;MEXN00547769A DATABASE;SBODemoMX JE;255
PARAM;2 Donde: Ejecutable FILE;(ruta donde están guardados los XML) SERVER; (nom bre del servidor) DATABASE; (Nombre de la base de datos) JE;(número de póliza a la cual se referencia los XML) PARAM; (1 para gastos, 2 para Nomina) Nota 1: Las L as palabras FILE; SERVER; y DATABASE; son contantes. Nota 2: Es muy importante que los nombre de las carpetas no contengan espacios entre palabras. Incorrecto: Facturación Electrónica Correcto: FacturacionElectronica Y presionar ENTER
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En la consola deberá aparecer apar ecer la palabra "Finished" que indica que el proceso fue correcto
Podemos validar que la información subió correctamente en la tabla UUID_COM, revisando desde SAP Business One que la información sea correcta.
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Generación de XML de contabilidad electrónica Ir al menú Finanzas
Informe financiero
Informes electrónicos
Seguir las instrucciones del asistente para generar el XML de cada reporte. Para el reporte de pólizas periodo y auxiliar de cuentas, tener en cuenta la siguiente tabla al momento de ingresar los datos:
