CLASIFICACIÓN ABC En cada empresa se utilizan diferentes productos, cada uno de ellos con sus propias características, por lo tanto, cada uno de ellos necesita de un manejo particular, dependiendo de su importancia en los procesos de la compañía y de las posibilidades de adquisición. El pensar que todos los productos se deben controlar de la misma manera, es una visión limitada de la realidad, que implica desgaste y sobrecostos innecesarios. El análisis ABC es una manera de clasificar los productos de acuerdo a criterios preestablecidos, la mayor parte de los textos que manejan este tema, toman como criterio el valor de los inventarios y dan porcentajes relativamente arbitrarios para hacer esta clasificación. Por ejemplo, el 10% de los productos representan el 60% de las compras de la empresa por lo tanto esta es la zona A, un 40% de los productos el 30%, que serian los que están ubicados en la zona B, el resto (50% de los productos y 10% de las compras) son productos C. Los valores anteriores son arbitrarios, cada empresa tiene sus particularidades, si alguien decide utilizar este criterio debe ser consciente de las realidades de su empresa. Se debe pensar no solo en los costos, es importante ver otros otr os criterios, lo que es sin duda la principal dificultad en este tipo de análisis. Es innegable, sin embargo que un pequeño porcentaje de productos, desde cualquier criterio, es indispensable para el funcionamiento de la empresa y/o para mejorar su rentabilidad, estos serian clasificados como productos A típicos, y de acuerdo a este punto de vista se van seleccionando los productos de las demás zonas; si uno considera oportuno podría pensarse en la posibilidad de agregar una zona D, para productos realmente intrascendentes y de costo muy bajo. La siguiente gráfica nos da una visión de la clasificación ABC, no se utilizaron porcentajes en forma explícita, para no caer en la tentación de dogmatizar sobre un valor en particular, la idea es que a los productos de la zona A se le busquen modelos que permitan un control muy fuerte sobre el criterio clave que se esté manejando y a medida que se alejen los productos de esta zona, los modelos puedan ser más flexibles; esto no quiere decir que se descuide el control físico de los inventarios, ya que como se mencionó en la introducción i ntroducción ese no es el objetivo del presente fascículo.
El inventario representa una inversión considerable por parte de las empresas manufactureras, es por ello que se hace indispensable prestarle atención especial a su manejo. Para realizar una eficiente administración los responsables de esta área deben controlar todos los niveles del inventario y considerar que este es una inversión
significativa que si no se maneja de una forma adecuada puede convertirse en un problema que afectaría la gestión financiera de la empresa. ABC y empresa Una empresa que tenga un gran número de artículos de inventario debe analizar cada uno de ellos para determinar la inversión aproximada por unidad.
Apertura temática Una gran cantidad de organizaciones tienen en sus bodegas una gran cantidad de artículos que no tienen una misma característica, muchos de estos artículos son relativamente de bajo costo, en tanto que otros son bastante costosos y representan gran parte de la inversión de la empresa. Algunos de los artículos del inventario, aunque no son especialmente costosos tienen una rotación baja y en consecuencia exigen una inversión considerable; otros artículos, aunque tienen un costo alto por unidad, rotan con suficiente rapidez para que la inversión necesaria sea relativamente baja. En la mayoría de las empresas la distribución de los artículos del inventario es el 20% corresponden al 90% de la inversión en inventario, mientras que el 80% restante de los artículos corresponden solamente al 10% de dicha inversión, es por ello que se hizo necesario formular un nuevo sistema de asignación en la prioridad que se le da a las existencias que maneja la empresa: El sistema de costos basado en las actividades o costeo ABC. La aplicación del sistema de costos ABC en una empresa para el control de inventarios se empieza por la clasificación en grupos de artículos así: 1. Los artículos "A" que son aquellos en los que la empresa tiene la mayor inversión, estos representan aproximadamente el 20% de los artículos del inventario que absorben el 90% de la inversión. Estos son los más costosos o los que rotan más lentamente en el inventario. 2. Los artículos "B" son aquellos que les corresponde la inversión siguiente en términos de costo. Consisten en el 30% de los artículos que requieren el 8% de la inversión. 3. Los artículos "C" son aquellos que normalmente en un gran número de artículos correspondientes a la inversión más pequeña. Consiste aproximadamente el 50% de todos los artículos del inventario pero solo el 2% de la inversión de la empresa en inventario.
Aunque el sistema de costeo ABC tiene algunas deficiencias estructurales, es un método excelente para determinar el grado de intensidad de control que se debe dedicar a cada artículo del inventario.
El diferenciar el inventario en artículos "A", "B" y "C" permite que la empresa determine el nivel y los tipos de procedimientos de control de inventario necesarios. El control de los artículos "A" del inventario debe ser muy intensivo por razón de la inversión considerable que se hace. A este tipo de artículos se les debe implementar las técnicas más sofisticadas de control de inventario. En los artículos "B" se pueden controlar utilizando técnicas menos sofisticadas pero eficientes en sus resultados. En los artículos "C" el control que se realiza es mínimo. Debe tenerse en cuenta que el modelo de costeo ABC de control de inventario no tiene aplicación en todas las empresas, ya que ciertos artículos de inventario que son de bajo costo, pueden ser definitivos en el proceso de producción y no son de fácil consecución en el mercado, es por ello que necesitan una atención especial. El control que se ejerce en este sistema se relaciona directamente con el control que se hace de los costos, ya que al tener una mejor distribución de los inventarios, el costo de bodegaje, manutención, vigilancia, pérdidas y obsolescencia se pueden contrastar de una mejor forma.
Por último, es necesario conocer todos los fundamentos teóricos y técnicas aplicadas para la implantación de un sistema basado en la actividades, ya que su metodología es mucho más profunda y depende del tipo de empresa en el que es utilizado.
RESUMEN El objetivo que persigue este artículo, es desarrollar un nuevo enfoque en la aplicación del método ABC para clasificar los productos en inventario y establecer estrategias diferenciadas que posibiliten una gestión de aprovisionamiento eficiente y orientada a los clientes.
ABSTRACT The objective that pursues this article, is to develop a new focus in the application of the method ABC to classify the products in inventory and to establish strategies differentiated that enable a management of aprovisionamiento efficient and oriented the clients.
INTRODUCCIÓN Un eficiente sistema de control de inventario no tratará por igual a todos los renglones en existencia, sino que aplicará métodos de control y análisis en correspondencia con la importancia económica relativa de cada producto. Es generalizada la tendencia de diferenciar la gestión de inventario en dependencia de las características de los artículos que lo componen. El mismo nivel de generalización presenta en la literatura revisada la recomendación de aplicar como método de clasificación el Método ABC a partir del empleo de una variable o parámetro base cuantificable. Se denominan parámetros bases a los criterios de clasificación que son cuantificables y expresan la importancia económica de los productos en inventario. El parámetro base más comúnmente utilizado es el valor del consumo. No obstante, existen otros parámetros que pueden ser empleados como: el valor del saldo real en existencia, el valor del inventario medio, la cantidad de movimientos, el volumen que ocupan los productos en el almacén, entre otros.
DESARROLLO La Clasificación del Inventario: El Método ABC El planteamiento general del Método ABC puede ser enunciado de la siguiente forma: "En cualquier inventario, una pequeña fracción determinada en términos de elementos, representa una fracción mayoritaria en términos de efectos".
Desde el punto de vista de la efectividad económica, este planteamiento fundamenta la necesidad de la clasificación del inventario y de su control selectivo. Al aplicarse el método se obtiene una curva que representa la distribución estadística del efecto de los renglones considerados. En esta curva quedan definidas tres zonas, cuyos límites están determinados por los rangos que se le asignen. Las características de cada zona son las siguientes:
ZONA A: Agrupa del 10 al 20 % del total de los renglones y representa del 60 al 80% del efecto económico total. Estos renglones serán clasificados como A y son los más importantes para la empresa según el parámetro base considerado.
ZONA B: Agrupa del 20 al 30% del total de los renglones y representa del 20 al 30% del efecto económico total. Estos renglones son clasificados como B y tienen una importancia media para la empresa.
ZONA C: Agrupa del 50 al 70 % del total de los renglones y representa del 5 al 15 % del efecto económico total. Estos renglones serán clasificados como C y son los de menor importancia para la empresa según el parámetro base considerado. Existe consenso en los autores consultados en emplear para definir los rangos de las zonas de clasificación los criterios de los especialistas que expresan la magnitud del efecto económico que se quiere controlar estrictamente. Las experiencias más generalizadas suponen para la Zona A adoptar hasta un 80 % de participación en el efecto económico total y para las Zonas B y C hasta un 15 % y un 5 % respectivamente. El autor como parte del equipo de investigación sobre la Economía Material en la Empresa, perteneciente a la Facultad de Economía de la Universidad de Oriente, participa de las primeras experiencias en la aplicación del Método ABC en la Refinería Hermanos Díaz de Santiago de Cuba en 1985. Posteriormente en 1987 en el Combinado Textil Celia Sánchez Manduley se generalizó su aplicación en los almacenes de la Planta Poliéster Viscosa y Acabado. De igual forma en 1992 en la Empresa Laboratorio Farmacéutico Oriente se experimentó en la clasificación del inventario mediante las variables consumo y movimientos con resultados satisfactorios para la toma de decisiones en la gestión de aprovisionamiento. Estos trabajos permitieron continuar las investigaciones dirigidas a perfeccionar el empleo del método en diversas direcciones: información primaria, la inclusión de otros parámetros bases, la consideración de diferentes criterios de esencialidad de los productos, el perfeccionamiento del sistema computacional que sirve de soporte al método para su aplicación en la gestión de aprovisionamiento hotelera.
Concepción de un Enfoque Multicriterio en la Aplicación del Método ABC La mayor parte de las aplicaciones del Método ABC emplean como parámetro base el valor del consumo, no obstante, el autor, sugiere para el proceso de toma de decisiones la interacción conjunta de este y otros parámetros bases.
La consideración de varios criterios o parámetros bases aplicados al mismo inventario, determina que un mismo producto en correspondencia a los parámetros considerados clasifique en varias zonas. El empleo de uno u otro parámetro en la aplicación del método no introduce ninguna variación conceptual en el procedimiento a seguir, sino que varía solamente el criterio de clasificación y facilita obtener una clasificación integral ajustada a las características de los productos.
Regla de Decisión para la Asignación del Código Selectivo Integral La asignación de un código selectivo integral ABC parte de las premisas siguientes: •
Disponer por cada producto de la clasificación obtenida de la aplicación del Método ABC para cada uno de los parámetros bases seleccionados. Por ejemplo: CLASIFICACION SEGÚN: CONSUMO CONSUMO MOVIMIENTO INVENTARIO MEDIO Jabón A B C
•
•
•
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EXISTENCIA A
Evaluar el nivel de importancia desde el punto de vista cualitativo que tiene cada producto para la organización a través de criterios de esencialidad. Según las experiencias del autor en diferentes empresas hoteleras se recomiendan los criterios siguientes: Si el Producto es Crítico o Reservado : Consiste en evaluar si la carencia del producto en el inventario puede ocasionar una ruptura en el proceso de servicios, o si su salida del almacén es controlada por la dirección. Impacto del producto en la organización: Presupone evaluar si el producto posee incidencia en la imagen del punto de venta, en la calidad del servicio y en el beneficio de la organización. Riesgo en el suministro del producto: Considera el grado de variabilidad en el tiempo de entrega, la estabilidad de la oferta y la procedencia de los proveedores.
La asignación del código selectivo integral supone los siguientes pasos: 1. Fijar los factores de ponderación cuantitativos que expresan la importancia relativa que para la organización tienen los renglones clasificados en cada una de las zonas según los parámetros bases seleccionados. Los factores de ponderación se representan a través de la nomenclatura siguiente:
Fij: Factor de ponderación de la Zona i para el parámetro base j. Fij Donde: i: A,B,C j: 1, 2,..,n n: Cantidad de parámetros bases.
0
Los factores de ponderación quedan distribuidos como se muestra a continuación: ZONAS B
PARÁMETROS
A
1
FA1
FB1
FC1
C
2
FA2
FB2
FC2
3
FA3
FB3
FC3
N
FAn
FBn
FCn
Por las características y el nivel de importancia de cada Zona de clasificación los factores de ponderación deben cumplir la restricción:
FAj > FBj > FCj (1) 2. Determinar la puntuación total (Pk) de cada producto k a través de la suma de los factores de ponderación según la zona de clasificación en cada parámetro base j. W= 1 W= 0
(1)
Donde:
W: Coeficiente de decisión del término. i: A,B,C j: 1,..,n k : 1,..,m m: Cantidad de productos. Vk : Vector de clasificación del producto k. Para el producto tomado como ejemplo en el primer paso del procedimiento, el vector de clasificación sería V = (A,B,C,A). •
Formulación de la Regla de Decisión para la asignación del Código Selectivo Unico.
Para formular la regla de decisión se define el valor máximo y mínimo de los valores que pueden adoptar Pk por cada producto. De acuerdo con la restricción planteada en (1), los valores máximos y mínimos están determinados por las relaciones siguientes:
(3)
(4)
Donde: Vmax: Suma de los factores de ponderación de la zona A para cada parámetro base j. Vmin: Suma de los factores de ponderación de la zona C para cada parámetro base j. n: Cantidad de parámetros bases. Vmax y Vmin definen un intervalo (Vmax, Vmin) que se divide en tres clases para poder establecer el código selectivo integral. La amplitud de cada clase estará dada por el valor del cociente que se muestra a continuación:
(5) El autor, para la asignación del código selectivo único plantea la siguiente regla de decisión:
Código Selectivo A: Clasifican como A aquellos productos que cumplen la condición siguiente: Vmax – ACL < Pk < Vmax
(6)
Código Selectivo B: Clasifican como B aquellos productos que cumplen la condición siguiente: Vmin + ACL < Pk < Vmax – ACL
(7)
Código Selectivo C: Clasifican como C aquellos productos que cumplen la condición siguiente: Vmin < = Pk < = Vmin + ACL
(8)
Establecer las estrategias diferenciadas para cada producto o grupo de productos a partir de los criterios de esencialidad y el código selectivo integral de clasificación respectivamente. No es la intención del autor limitar, ni sustituir la importancia de la aplicación del Método ABC, considerando los parámetros bases de un modo particular, sino presentar un enfoque alternativo que pudiera ser también utilizado para la clasificación de los productos en inventario y que sirva, a su vez, de soporte a una gestión de aprovisionamiento eficiente y orientada hacia el cliente. La aplicación del Método ABC con un enfoque multicriterio, posibilita en los marcos de la empresa hotelera hacer más efectiva la gestión de los aprovisionamientos. Algunas ventajas susceptibles de considerar son las siguientes:
Constituye un instrumento que permite medir la calidad y la adaptación de la política de inventarios a la estacionalidad que experimenta la demanda turística. Es un medio que sirve para identificar los artículos que tienen más peso en materia de existencias y que, por lo tanto, merecen una mayor atención por las consecuencias potenciales que se derivan de ese hecho y que afectan de un modo esencial a los resultados de la organización. Sienta las bases para realizar estudios del mercado de proveedores. Contribuye a la fundamentación económica de los niveles de servicios diferenciados para los productos en existencia, con una incidencia directa en el inventario de seguridad, punto de pedido, inventario mínimo, medio y máximo. Posibilita medir la efectividad del movimiento de los productos más importantes y su disposición en el almacén atendiendo a la demanda. Posibilita determinar cuáles son los renglones que son de poco movimiento, así como la naturaleza de los mismos. Contribuye a la reducción del tiempo invertido en las operaciones de control de existencias. Mejora el proceso de toma de decisiones al permitir realizar una evaluación integral de cada producto.
CONCLUSIONES 1. El desarrollo de un enfoque multicriterio mejora el control selectivo de los inventarios y el proceso de toma de decisiones. 2. Para la aplicación del método ABC con un enfoque multicriterio, resulta indispensable la utilización de las técnicas de computación. Se recomienda el uso del sistema computacional "ABCI", diseñado y programado por el autor en el lenguaje de programación FOXPRO para Windows. 3. El Ssitema Computacional ABCI fue aplicado a productos en inventario de los almacenes de Víveres-Bebidas y Regiduría de Pisos que satisfacen las necesidades de los servicios gastronómicos y de alojamiento respectivamente, contribuyendo a mejorar sensiblemente el control de inventarios de acuerdo con la estacionalidad de la demanda hotelera y la eficiencia que a ella se asocia.
Clasificación ABC. La clasificación ABC es utilizada para el control de inventarios, se trata de clasificar los materiales en tipo A,B ó C según un criterio y un porcentaje establecido. Se puede clasificar los materiales por valor de inventario, por valor de venta, por valor de consumo, por cantidad consumida ó el criterio que desees, lo que se trata es que los materiales tipo A sean los más importantes según el criterio que se desee, los tipo B los intermedios y los tipo C l os menos importantes. Es muy similar al análisis de pareto, ya que por lo general un pequeño porcentaje de los materiales representan a los materiales tipo A, que
a su vez pesan en un amplio porcentaje sobre el criterio definido. Por ejemplo, si se realiza un ABC por valor de consumo, entonces es posible que el 10% de los artículos representen el 80% del valor de consumo total, un 20 % de los materiales puede representar el 15% del valor de consumo, y un 70% de los artículos puede representar solamente un 5% del valor de consumo. La clasificación ABC se utiliza para definir parámetros de control de inventario o de tratamiento de los materiales, ya que se debe prestar más atención a los materiales tipo A que a los tipo C. LA CLASIFICACION ABC
Es un método para agrupar artículos en 3 clases respecto al valor total monetario, con el fin de identificar aquellos artículos que tienen el mayor impacto sobre los costos de inventarios. Resuelve, Cuál artículo de un gran número de artículos diferentes necesira comprobarse mas estrechamente?. En la realidad, es común pedir cientos y miles de artículos diferentes, como por ejemplo: Medicinas para una farmacia, utiles para una universidad, etc. En tales casos, el seguimiento de miles de artículos puede requerir con frecuencia recursos excesivos de tiempo y trabajo. La clasificación ABC es adecuado en tales situaciones ya que permite identificar cuáles de los diversos artículos son los mas importantes; según los costos involucrados. Categorías : 1) Artículos Clase A.- Representan la mayor proporción del valor total global monetario. Necesita un inventario minucioso y cuidadoso. 2) Artículos Clase B.- Son la mayoría de los artículos; cuyo valor total monetario resulta pequeño comparado con los de la clase A. El inventario de estos artículos, no necesita mayor cuidado; su variación no tiene mayor efecto en los costos totales. 3) Artículos Clase C.- No son tan importantes como los de la clase A, pero son mas significativos que los de la clase B.
