Spotlight Eventos empresari empresariales ales
Evento Corporativo:
Enfocados en vos…
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Misión : Es hacer de cada evento algo único en su clase, para lo que contamos con un extenso abanico de empresas especializadas en su medio, para realizar estas tareas.
Visión : Es llegar a ser una empresa líder en el mercado local y llegar a expandir nuestras líneas de servicios.
Nuestro Staf:
abriela !aponte, "ic. en #omunicaci$n Social. %uan &ablo 'osio, (rganizador de Eventos y Espect)culos. *atías *end+z, "ic. en #omunicaci$n udiovisual. -odrigo &area, "ic. en &ublicidad. *arcelo onz)lez, "ic. en *ar/eting. *atías #arri$, "ic. en -elaciones &úblicas
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RESUMEN EJECUTIVO uestra empresa de Eventos presenta una alternativa para todas aquellas empresas que realizan eventos corporativos 2recuentemente, o2reci+ndoles un servicio personalizado para la coordinaci$n de cada uno de los detalles que conlleva la organizaci$n de un evento. El obetivo 2undamental de este estudio es desarrollar un plan de mar/eting para la realizaci$n de un Evento #orporativo para nuestra empresa contratante, que en este caso es #"-( S, aplicando los principios del mar/eting para su correcta implementaci$n. uestro proyecto plantea una soluci$n a peque3as, medianas o grandes empresas para una mayor comodidad y seguridad al momento de realizar sus eventos corporativos, ya sean estos: lanzamientos de productos, nuevas campa3as publicitarias, 4delizaci$n con los clientes, etc. ormalmente las empresas no cuentan con un departamento que se dedique exclusivamente a organizar estos eventos, algunas porque piensan que es un gasto innecesario y otras porque se lo asignan a otros departamentos como el de -elaciones &úblicas o al de *ar/eting. &ara lograr este evento, se utilizar)n herramientas tanto de mar/eting como 4nancieras para poder establecer sus oportunidades, amenazas y riesgos dentro del mercado. El evento est) apuntado al *ercado Empresas5 #orporativo, #lientes 67& ya existentes con servicios contratados de 4a y m$vil potenciales adquisidores del servicio #loud del &artido de la #osta, &cia de 's s , la selecci$n 2ue en conunto entre los Eecutivos de #uenta y sus %e2es directos , tambi+n primaban las Empresas con renombre en la selecci$n para ser convocados, estos datos nos 2ueron brindados a nuestra empresa para que nos encarguemos de contactarlos, generando mailing con la invitaci$n que era mediante registraci$n . El obetivo de #"-( es di2erenciarse de la competencia, en2ocando directamente a la #"7!! de su servicio, 4delizando con sus principales clientes 67& y adem)s o2recerles un valor agregado a los servicios contratados y actualizarlos con las últimas tecnologías. su vez poder realizar un impacto a nivel medios para mostrar el inter+s de escuchar a los clientes y re2orzar su con4anza en #"-(. &or tal motivo, decidimos organizar un Evento #orporativo, en una sede importante en la ciudad de *ar del &lata, captando la atenci$n y el inter+s para que asistan los invitados, consiguiendo premios y sorteos de la última tecnología de o/ia. demas mostr)ndole a los clientes vip que abrimos un canal de comunicaci$n para que puedan expresarse y plantear sus
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necesidades, asi mismo tienen la ventaa de ser los primeros en acceder a los nuevos servicios de valor agregado que #"-( o2rece con precios pre2erenciales. El evento 2ue costeado econ$micamente en su totalidad por o/ia, principal sponsor y a su vez la sede se consigui$ por cane, por lo tanto el presupuesto pasado a la direcci$n de #"-( , 2ue aprobado ya que no había una inversi$n de su empresa, solo costeaban los vi)ticos de sus empleados .
SITUACIÓN DE MARKETIN 9oy en día el mercado de la organizaci$n de eventos es un mercado que muestra crecimiento y es sumamente demandado en nuestro país, debido a que en rgentina se realiza un gran número de eventos ya sea por tradici$n o cultura, tales como la organizaci$n de 4estas de sociales , culturales , como corporativas etc. !entro de la red corporativa que posee #laro rgentina, se destaca la relaci$n cotidiana y directa con sus clientes. quellos que depositan su con4anza a3o tras a3o, obligan a la empresa a aplicar planes adicionales a los que o2recen otras compa3ías. En esta oportunidad el mercado seleccionado son las cuentas 67& que posee #laro, con claras intenciones de mantenerlos en la zona de con2ort que la empresa brinda. nte las encuestas de satis2acci$n realizada, se reconoci$ que los consumidores necesitan sistemas amplios de comunicaci$n y seguridad in2orm)tica para continuar su emprendimiento sin inconvenientes. ue la compa3ía de tele2onía celular le de soporte y garantía en todo momento, y adem)s sacarle provecho a las innovaciones. nte la visible conducta de apoyo hacia las ideas tecnol$gicas, hemos analizado que realizar este tipo de eventos y hacerles llegar con anticipaci$n las novedades de los productos estrella se va a 2ortalecer el vínculo y la con4anza que los une con la empresa contratante. ;n Evento #orporativo es un
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#laro constantemente organiza eventos de todo tipo, por eso decide llevar adelante esta idea y establece que una manera amigable y distinta de demostrar sus servicios y su 4loso2ía corporativa. lo largo de su rica historia esta clave de eventos de$ m)rgenes altamente 2avorables, que impactaron directamente en las ventas y renovaci$n de cartera de clientes. En la mayoría de ellos se manearon presupuestos similares pero con la 4rme idea de ser líderes en innovaci$n y creaci$n. #on respecto al historial de este evento? ya 2ue realizado en el norte del país, y el resultado 2ue sumamente positivo. ;n @AB de las empresas presentes, se interesaron en los sistemas adicionales. Eso explica que la conunci$n del evento y los servicios arro$ un buen indicador. ;no de los aspectos m)s importantes a tener en cuenta es la relaci$n costoC bene4cio. "os eventos de alto impacto deben estar siempre orientados a lograr resultados. Est) claro que el lugar debe estar impecable, la comida debe ser per2ecta y el lugar bien ambientado. &ero la esencia del evento pasa por lo que se quiere trasmitir en +l, el contenido que se le pueda dar para garantizar que el mensae llegue a destino. El hecho de mantener los canales con estos clientes importantes, no garantiza que se est+ en una zona de riesgo constante, naturalmente por el v+rtigo que cada empresa lleva balance tras balance, mes a mes. En este sentido, #"-( debe conocer su lugar en el mercado y saber d$nde est)n parados los competidores respecto de ella. En el país las dos empresas que siguen su línea son *ovistar y &ersonal. trav+s de la expansi$n de productos intentar) distanciarse y generar una imagen mental de primera línea para sus clientes 67&. lo largo del evento se realizar)n actividades para identi4car qu+ es lo que necesitan, ya que mismo entre las empresas hay vínculos de negocio. enerar así, una red entre clientes y organizaci$n, que se nutra día a día, y genere cierta relaci$n de necesidad mutua para crecer en conunto. El evento permite realizar un acercamiento con los potenciales $ actuales clientes 2acilitando los obetivos de 4delizaci$n 2rente a los competidores del segmento.
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Según el ultimo estudio por una consultora externa , se evalúo el primer semester del a3o 0B18 y se midio el nivel de satis2acci$n de los clientes de las 8 compa3ias de celulares de rgentina a nivel nacional, haciendo una encuesta en 2orma tele2onica y personalmente en cada centro de atenci$n. dem)s se detectaron los principales reclamos de los clientes acerca de la cobertura, los precios y la mala atenci$n. En base a esto pudimos sacar la conclusion que #"-( tiene la mayor aceptaci$n y es elegida sobre las otras dos compa3ias competidoras, pero que el mayor problema actual que hay que seguir trabaando es en los cliente insatis2echos que el porcentae 2ue mayor que el resto.
AN!"ISIS DE O#ORTUNIDADES $ A"TERNATIVAS n)lisis (!
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%orta&e'as •
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"iderazgo en telecomunicaciones en la regi$n &ersonal cali4cado sesoramiento sobre nuevos medios de comunicaci$n para grandes empresas y soporte t+cnico de alta tecnología. #lientes corporativos obetivos y amplia base de datos de segmento meta "os #E( participaron de numerosos eventos cceso al cane y premios con sponsors.
Oportuni(a(es •
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De)i&i(a(es
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&roblema de cobertura en todas las )reas de la regi$n "a casa matriz no se ubica en el partido de la #osta. Soporte t+cnico en la localidad de *ar del &lata. !esconocimiento del obetivo de este tipo de eventos.
;tilizar el evento como un soporte de comunicaci$n para optimizar sus servicios idelizar con clientes 67& y atraer nuevas propuestas y alianzas para ampliar nuestro cartera de negocios Evitar la migraci$n a la competencia. 7mpacto en los medios sobre el evento. racias a las alianzas estrat+gicas podrían 2usionarse con otras empresas que cuenten con tecnología necesaria para desarrollar su negocio.
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"a novedad del servicio puede generar resistencia al consumidor &otencial competencia de empresas con nuevas o di2erentes tecnologías uevas tendencias de protecci$n medioambiental y tecnol$gica Faparatos, antenas, bateríasG *ala 7magen y reputaci$n de algunos clientes hacia la empresa. "a no asistencia al evento del cliente por desinter+s. -elacionar las malas experiencias con las marcas de los equipos F o/ia, *otorola, Samsung, etcG haciendo responsable a #"-(.
En nuestroa an)lisis (! tuvimos en cuenta, tanto la imagen y reputaci$n de nuestro cliente #"-( como a la realizaci$n de un evento corporativo de esta tem)tica. H sacamos como conclusi$n que nuestra mayor 2ortaleza es que la imagen de #"-( como empresa es 2uerte en el mercado y que los clientes 67& que son en general los #E( de las principales empresas del partido de la #osta, est)n acostumbrados a asistir a numerosos eventos , por lo tanto tuvieron r)pida aceptaci$n ante nuestra invitaci$n, adem)s al tener cane con el 9otel I
#osta alana y acceder a premios para los invitados de la empresa (J7, nos 2acilita aumentar el inter+s y le dan prestigio a nuestro evento. En contrapartida identi4camos como principal debilidad las 2alencias que tiene como empresa #"-( en el &artido de la #osta y el malestar de algunos clientes por sus 2altas de respuesta o solucion r)pida, sumado a que como hay muchos eventos que son exclusivamente de lanzamientos de productos o de ventas de servicios, cuesta poder trasmitir que la 4nalidad de este evento es otro. &or último como (portunidades, 2ocalizamos lograr los principales obetivos que tiene #"-( con su nueva campa3a de 4delizaci$n de sus cliente vip y ademas poder vender sus nuevos productos de valor agregado, mostr)ndolos como un bene4cio exclusivo y de bao costo para los presentes en este evento. dem)s poder abrir el canal de comunicaci$n y lograr un seguimiento de las principales necesidades de los clientes. H lograr un gran impacto en los medios para que genere una buena imagen tanto de #"-( como de la realizaci$n de nuestro evento. "ogrando que se tome como eemplo para otras organizaciones y que nuestro mercado de eventos siga creciendo. H las menazas principales, tiene que ver con la mala imagen o reputaci$n que tienen algunos clientes sobre #"-( y el desinteres de algunos invitados para asistir al evento, por no entender su 4nalidad o por no creer que un evento puede ser un buen canal de comunicaci$n.
'arreras de 7ngreso y Salida al mercado
#onsideramos que una de las barreras 2undamentales a la entrada de nuevas empresas al mercado es la in2ormaci$n imper2ecta que se dispone sobre los clientes, o2erentes y contactos para brindar un e4ciente servicio, ademas se necesita personal altamente capacitado y proveedores responsables, realizando una inversi$n signi4cativa para comenzar a gestionar cualquier evento de estas envergaduras. Sin embargo, a priori no es una condici$n excluyente a la entrada de nuevos competidores. &or otro lado, los costos incurridos en la actividad se desglosan en salarios del personal y costos directos sobre el plan en eecuci$n, no observamos costos hundidos por lo que la barrera de salida no presentaría una 2uerte imposibilidad 4nanciera, ya que la mayoría de los inmuebles, tecnología y prestaciones son tercearisadas por proveedores externos.
Situaci$n del *acroambiente ctualmente en la rgentina la empresa #"-( S.. de telecomunicaciones se encuentra correctamente posicionada, debido al cumplimiento del conunto K
de leyes de las agencias gubernamentales que inLuyen y norman la conducta de la organizaci$n y personas en la sociedad. Según las creencias, valores, normas, leyes, costumbres y h)bitos de la sociedad, es un mercado $ptimo de aceptaci$n y 2)cil adaptaci$n para las nuevas tecnologías ya que logramos a trav+s de esta, un meor desarrollo de las comunicaciones tanto internas como externas de las organizaciones a las que pertenecen, brind)ndoles la con4abilidad y seguridad que necesitan. sí mismo contamos con un plan de adaptabilidad de nuestros servicios en caso de que la situaci$n econ$mica y 4nanciera del país u organizaci$n se viese a2ectada, aunque los servicios que o2recen son de 2)cil acceso y costos mu y baos de mantenimiento, lo cual brinda seguridad econ$mica a los consumidores. ctualmente ninguna empresa de la competencia cuenta con los servicios que brindamos, con el alcance, crecimiento y bio sustentabilidad que nuestro soporte le puede brindar a las comunicaciones de la regi$n. 9ay muchos de aspectos a tener en cuenta para lograr un evento de calidad, que pueden organizarse a partir de dos ees: el comunicacional, y el logístico. En el ee comunicacional, habr) que considerar cu)l es el plan de comunicaciones internas de la #ompa3ía? cu)l es la cultura organizacional? qu+ se quiere comunicar? cu)l es el resultado de la última en cuesta de clima, y c$mo se puede aprovechar este momento para dar algún tipo de respuesta o devoluci$n? En el ee logístico, habr) que analizar la cantidad de asistentes, la necesidad de una misma empresa de realizar eventos simult)neos? la duraci$n del evento, los requerimientos de seguridad e higiene, el tipo de shoM, la acreditaci$n, etc. En resum+n, tenemos en cuenta que el *ercado de Eventos esta en plena expanci$n y hoy es una herramienta 2undamental en la #omunicaci$n institucional, por lo tanto los principales obst)culos son el econ$mico por la situaci$n de inestabilidad e inLaci$n que a2ecta a nuestro país y adem)s que muchas empresas no contratan a empresas organizadoras de eventos y lo delegan a departamentos internos de sus empresas que no estan aptas para realizarlos correctamente.
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%IJACIÓN DE O+JETIVOS 1C !emostrar para que sirven los eventos deportivos y c$mo podemos utilizarlos para cumplir los obetivos de mar/eting de la empresa 0C #onseguir minimamente el ID @ de la asistencia al evento de los clientes seleccionados por ivea 8C *edir la satis2acci$n real de los clientes de las empresas del partido de la costa y generar un 2eedbac/ >C #aptar la atenci$n de nuestro mercado meta para la contrataci$n de nuestros productos de valor agregado DC *edir cuantitativa y cualitativamente el impacto de la acci$n en los medios
ESTRATEIAS De la estrategia que se utilice depende la aceptación del evento a realizar y del tiempo que este permanezca dentro de los medios de comunicación !e la estrategia que se utilice depende la aceptaci$n del producto o servicio y del tiempo que este permanezca dentro del mercado, debido a que si no hay una buena estrategia de posicionamiento el consumidor no tendr) dentro de sus posibilidades de compra el producto o servicio que estamos o2reciendo, lo que llevaría a que las ventas no sean signi4cativas y en un corto plazo que el producto sea retirado del mercado, por tal motivo nosotros hicimos hincapi+ principalmente en este punto y queremos que cada evento que realicemos, cumpla su obetivo y dee una impronta en cada cliente que nos elige. Lo que queremos lograr en la mente de nuestro cliente de NIVEA es que la idea de que contratar a una compaña que preste el servicio de organización de eventos deportivos es un gasto muy !til para la empresa" ya que el contar con una prestación que agilice y facilite la organización de un evento signi#ca una venta$a frente a sus competidores% En2oc)ndonos en nuestro plan de mar/eting para el evento, la estrategia de posicionamiento que vamos a emplear es la de <&recio5#alidad= Fque vaOG. #on
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esta, vamos a concentrarnos en mostrar a nuestros clientes que todos nuestros servicios tienen un costo accesible con una excelente calidad. H ademas nuestro inter+s de abrir un canal de comunicaci$n, mediante este evento para que sean escuchados y poder satis2acer sus necesidades unto a esto contaremos con personal altamente capacitado para brindarles un servicio de excelente calidad. dicionalmente a esta estrategia debemos hacer hincapi+ en los 2actores que nos di2erencian de la competencia al momento de posicionarnos. !e estos, la exclusividad, es el 2actor de di2erenciaci$n m)s importante y en el que debemos concentrarnos m)s para lograr superar a la competencia. 7nicialmente trabaamos conuntamente con una consultora externa que hizo un relevamiento del nivel de satis2acci$n de los clientes de tele2onía celular de nuestro país , haciendo incapie en el partido de la #osta que era nuestro mercado meta en este momento, de esta manera nos pudimos interiorizar en el posicionamiento en el mercado de nuestro cliente y como manearnos ante las problematicas y necesidades que tienen los usuarios. si mismo, se trabao en buscar un incentivo para lograr la mayor asistencia, buscando premios y una sede atractiva para generar el inter+s y prestigio. Se realizara en encuestas de satis2acci$n y conocimientos de los productos de #"-(, para lograr un eedbac/ real con el cliente y adem)s tener datos de la in2ormaci$n que manean. Se organizar) un exposici$n de especialistas , t+cnicos y comerciales, para que realicen una explicaci$n clara y concisa de los nuevos productos de valor agregado que pueden acceder a precios pre2erenciales los invitados al evento. H por último se invitar) a la prensa local y a la de 'uenos ires, para que cubran el evento y tenga repercusi$n en los medios gra4cos empresariales.
#"AN DE ACCIÓN nivel interno Spotlight analiz$ los requerimientos y puede llevar a cabo el evento que nuestro cliente necesita. #ontamos con los recursos necesarios para a2rontar el armado del evento y ante esto se desarroll$ un plan de trabao especí4co para que el evento sea exitoso y se pueda respetar los lineamientos solicitados. "uego de hacer un relevamiento sobre las localidades del partido de la #osta, proponemos *ar del &lata. Esta ciudad surgi$ del imaginario del equipo de plani4caci$n por varias razones: est) preparada para desarrollar eventos de gran envergadura, excelencia en sus recursos humanos y una importante in2raestructura disponible.
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En adici$n, se destaca por: P ;bicaci$n estrat+gica en &artido de la #osta P ccesibilidad P 7nstalaciones adecuadas para la realizaci$n de eventos P Servicios de alta calidad . 9ospitalidad P &ro2esionalismo y cordialidad P !iversidad de atracciones turísticas en los alrededores P mplia o2erta de actividades recreativas En cuanto a la 2echa y duraci$n del evento propusimos hacerlo el 0K de noviembre del corriente durante la ma3ana con una duraci$n de D:8B hs. ;na de las razones es que el mes de diciembre es muy complicado para conseguir sede y coordinar que los invitados puedan asistir por las numerosas celebraciones que se realizan por 4n de a3o a nivel empresarial y personal. #omo adicional, sostenemos que es una buena +poca, ya que es temporada baa? los precios son m)s convenientes y h ay mayor disponibilidad hotelera. • • • •
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Se(e: 9otel #osta alana, *ar del &lata, &cia de 'uenos ires. ,orario: N a 18.8Bhs. Asistentes: DB Ar*a(o: *esas redondas con 2rente libre para A persona, con escenario armado hasta para 8 oradores, con podio. %o-er: Se dispondr) de un 2oyer contiguo para la ubicaci$n de las promotoras, los banners y dem)s materiales promocionales. Desa-uno (e .asta /0 *inutos: Servicio de desayuno &remium, compuesto por ca2+, variedad de t+s, leche, agua, ugos y gaseosas, acompa3ado por medialunas, tostadas, masas, budines, tortas y 2rutas. &orario a de#nir% Cofee )rea1 (e .asta 23 *inutos: Servicio de coQee brea/ &remium, compuesto por ca2+, variedad de t+s, leche, agua, ugos y gaseosas, acompa3ado por masas y scons dulces y salados. Au(io - vi(eo: Servicio de proyecci$n de audio y video con un proyector, una pantalla, dos "#!Rs, dos micr$2onos inal)mbricos y un operador. #on tres conexiones 9!*7 y micro5min 9!*7. 4i5%i sin cargo disponible para todos los asistentes, m)s una conexi$n MiC4 exclusiva para los oradores.
#omo disertante para la charla y explicaci$n de lo productos nuevos se eligio al erente de Servicios de 6alor gregado F*ariano reysselinardG realiza una breve descripci$n del servicio #loud y luego de ello se realiza un -oll &lay en vivo y en directo de la contrataci$n de un empleado de una bodega F#liente de #laroG del servicio mencionado, todo se desarrolla on line, la contrataci$n, activaci$n y
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aprovisionamiento. &resentaci$n o/ia mostrando las ventaas del su nuevo equipo para la utilizaci$n de este nuevo servicio. ambi+n conuntamente con el area de mar/eting y publicidad de #"-( se con2ecciono una encuesta de satis2acci$n F se aduntaG para evaluar los conocimientos de los servicios o2recidos y observaciones acerca del evento y para incentivar su participaci$n , adicionamos al 4nal de la encuesta un tal$n para el sorteo que se realizar) al 4nal del evento de productos de o/ia. F smarthphones y abletsG &ara con4rmar la asistencia al evento, se realizo un mailing exahustivo, conuntamente con el area comercial, quien los eecutivos de cuenta se contaron para hablar con sus clientes y darle a conocer este evento y darnos la oportunidad que nosotros tambi+n nos podamos contactar y explicar un poco sobre la tem)tica y los bene4cios de asistir. H por último se trabao unto con el )rea de &rensa de #"-( para invitar 2ormalmente a los medios y adem)s que tengan la misma atenci$n con respecto a los invitados para que puedan apreciar la organizaci$n y +xito del evento.
67 CONTRO"ES E" DIA #REVIO A" EVENTO:
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7. -epasar -equerimientos de Sistema y Equipo con el #ontacto del #osta alana: Servicio de proyecci$n de audio y video con un proyector y pantalla. 0 micr$2onos inal)mbricos T una conexi$n para ampli4car la salida de audio de una "aptop. ( estaríamos necesitando los 0 mics adicionales. 0 "#!s o "E!s de >B=5DB= con puerto 9!*7 8 cables de conexi$n 9!*7 de por lo menos 8 metros de extensi$n ;n adaptador microC9!*7 a una inter2az que sea compatible con la entrada del proyector Ftanto para audio como para videoG Ui4 con 0 redes, una con clave exclusiva para #laro FUiCi con 0 SS7! di2erentesG 77. #oordinar Entrega de "#! Fcon sonidoG T mobiliario tipo living con la gencia &robar el 2uncionamiento del -eel
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87 E" DIA DE" EVENTO: • • •
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"as 0 promotoras deber)n usar zapatos negros T los uni2ormes #laro #olocar 'anners, a4ches, y Lyers rmar bolsas #laro con 7nserts de #"-(5 *7#-(S(5 (J7 T *erchandising #on4rmar la agenda con el contacto del #osta alana, a saber: N:BB a N:>D -ecepci$n5 !esayuno 1B:BB a 11:8B &resentaci$n 11:8B a 10:BB #oQee 'rea/ 10:BB a 18:8B &resentaci$n5 En9uestas (e Satisa99ión;
Sorteo • •
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&asar el -eel en "#! al ingreso "as promotoras deber)n realizar la registraci$n de (!(S los clientes -ealizar al 4nal de la %ornada Encuestas de Satis2acci$n y Sorteo Sacar otos Fpromotoras5 presentaciones5 catering5 decoraci$nG
&rograma de ctividades N:BB a N:>D 1B:BB a 11:8B 11:8B a 10:BB 10:BB a 18:8B 8ADG5 #7E--E:
-ecepci$n y acreditaci$n5 !esayuno &resentaci$n de #laro #loud5®untas #oQee 'rea/ &resentaci$n de o/ia Fen conunto con *icroso2t, servicio
En9uestas (e Satisa99ión; Sorteo No1ia
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7n2orme acerca de las encuestas de satis2acci$n de los invitados. n)lisis de la repercusi$n de los medios, diarios, portales empresariales de internet. -euni$n con los directivos de #"-( para la devoluci$n del evento.
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