Circularizacion

UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS

GABINETE DE AUDITORIA DE SISTEMAS LIC. SALOMON MENDOZA CONDORI

PROCEDIMIENTO DE LA CIRCULARIZACIÓN MODELO DE CIRCULARIZACION DE CUENTAS POR PAGAR Las cartas de circularización tiene que prepararlas la empresa, pero deben ser supervisadas y enviadas por el auditor, y la respuesta ha de recibirla él mismo. Existen dos tipos de circularizaciones: Positiva. El destinatario debe contestar; es decir, ha de responder si está conforme o disconforme con el saldo. Negativa. Del destinatario se solicita saldo y composición. Normalmente este tipo no se utiliza. En la carta de circularización se debe pedir confirmación del saldo; es decir, al cliente se le indica el importe que debe según los libros de la empresa y él tiene que dar o no su conformidad con el mismo. Creación del archivo de circularización La aplicación necesita conocer una serie de datos para poder crear un fichero de circularización adecuadamente. Estos campos obligatorios son los siguientes: Número de envíos: Se puede programar entre 1 y 6 envíos. Modelo de carta: A través del Editor de Cartas se pueden crear diferentes modelos de carta. El modelo de carta que se indique en este apartado se tomará como predeterminado para todas las cartas. NOTA: Posteriormente, en la pantalla de control de envíos se podrá cambiar esta selección de carta y seleccionar un modelo diferente para cada tercero. Una vez establecido el número de envíos y la carta, podremos generar la circularización mediante el botón correspondiente. Otros campos que se deberán completar a medida que se avance con el proceso serán los siguientes: Fechas de envío: Las cartas podrán incorporar en su texto la fecha del envío. Para ello será necesario completar este campo adecuadamente.

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Direcciones: En este apartado se debe incluir un fichero normalizado, es decir, un fichero donde previamente se ha establecido el contenido de cada uno de los campos. Para incluir las direcciones existen los siguientes métodos:

: Al pulsar el botón, si el usuario dispone de la aplicación Excel, ésta se abrirá y visualizará una hoja de cálculo con los campos necesarios para el envío de las cartas. Además en dicha hoja aparecerán ya los terceros que vamos a circularizar, teniendo solo que completar la información de los campos correspondientes a dirección, código postal, etc. Únicamente se deberán rellenar aquellos campos que se vayan a utilizar para el envío de cartas, el resto puede dejarse en blanco (ej. País, email, dirección web). Una vez completado el fichero en formato Excel (por el cliente auditado o por el propio auditor), se deberá realizar la importación y normalización de dicho fichero como se describe en el método importar.

: Si se dispone de un fichero en formato compatible donde se encuentren las direcciones de los terceros que vamos a circularizar, entonces pulsaremos este botón para indicarle a la aplicación donde se encuentra ubicado y poder realizar la importación. Cuando pulsamos este botón se abrirá el importador y, una vez seleccionado el archivo y tabla con las direcciones, deberemos pulsar el botón ‘importar Datos’ y aparecerá la hoja de datos importados con las direcciones. IMPORTANTE: Debe existir un campo que relacione las direcciones con el tercero de nuestra prueba de selección de terceros. Por ejemplo, si estamos trabajando con cuentas contables, el campo CODTERCERO del tercero seleccionado debe encontrar una correspondencia en alguno de los campos del archivo de direcciones. Si esto no sucede, habrá que modificar el archivo de direcciones hasta que los campos sean iguales. A continuación pulsaremos en guardar y elegiremos un nombre y una ubicación para el archivo de direcciones normalizado que se creará. Lo habitual será crear un archivo de direcciones por prueba de circularización y año (ej. “direcciones proveedores 09.smn”).

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En ese momento se lanzará el proceso de normalización del fichero de direcciones, donde el usuario deberá indicar que campos necesarios por la aplicación (columna de la izquierda) corresponden a qué campos dentro del fichero de direcciones importado (columna de la derecha). Esta operación la realizaremos mediante los menús desplegables situados en cada uno de los campos de la columna derecha.

NOTA: Si hemos utilizado una plantilla, el proceso de importar y normalizar será muy rápido y casi sin intervención del usuario, pero para ello es importante que el usuario marque la casilla “Primera fila contiene títulos de columnas” cuando escoja el archivo de direcciones.

: Si ya disponemos de una sesión normalizada de direcciones (archivo SMN de ForSampling) podremos seleccionarla desde este botón. Población definitiva

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Por defecto, la población que se utiliza para la generación de las cartas y el análisis de las contestaciones es la misma que se utilizó para la selección de terceros, pero existen determinadas circunstancias en la que esta población podrá ser sustituida: La selección de terceros se hizo con los datos contables a fecha previa a la fecha de la auditoría (ej. Datos octubre) pero se solicita a los terceros que contesten sobre los saldos a la fecha de auditoría. La contabilidad sobre la que se realizó la selección de terceros ha sufrido cambios y, a pesar de que correspondía con la fecha de auditoría, existe una nueva versión de la contabilidad con modificaciones que sería la que queremos utilizar para analizar las contestaciones de terceros. El proceso de selección de una nueva población es exactamente igual al de la selección de la población de terceros realizado en la prueba de selección de terceros, con la salvedad de que la aplicación memoriza la configuración realizada en cuanto a campos normalizados, filtros de cuentas y códigos de terceros excluidos para facilitar el proceso. NOTA: Para que este proceso surta efecto, los códigos de los terceros presentes en la circularización deberán estar presentes en la nueva población. Es decir, si en nuestra prueba de circularización estamos analizando las contestaciones de 430003 MOTORES PEREZ, el código tercero 430003 deberá estar presente en la nueva población contable que importemos. Añadir terceros adicionales a la prueba de circularización En ocasiones, sobre todo cuando hemos realizado la selección de terceros sobre los datos contables a septiembre u octubre, nos encontramos que cuando tenemos la población contable definitiva, con los datos a diciembre (o la fecha de cierre del ejercicio correspondiente), existen terceros que quizás nos habría interesado circularizar. ¿Qué se puede hacer en estos casos?

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Con la población definitiva introducida y, si ésta es diferente de la utilizada para hacer la selección de terceros, al pulsar el botón ‘añadir / Eliminar manualmente terceros’ nos aparecerá una lista con los terceros según los criterios de filtrado definidos para la población inicial (cuentas de filtro, dígitos de subcuenta, códigos excluidos, etc.) . En esta lista podremos ordenar los elementos para que aparezcan aquellos con mayor saldo, con mayor haber, con menor debe sin apertura, etc. Simplemente pulsando en el encabezado de campo hasta que la lista se ordene como deseemos. En el caso de que exista algún tercero que, por los movimientos contables de los últimos meses, no lo tuvimos en cuenta y no fue seleccionado, podremos marcarlo y añadirlo manualmente.

El nuevo tercero seleccionado tendrá entonces un color verde y del mismo modo que lo seleccionamos podremos eliminarlo. NOTA: Solo se podrán eliminar aquellos valores seleccionados manualmente. Aquellos que se seleccionaron en la prueba de selección de terceros original no se podrán eliminar.

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BIBLIOGRAFIA    

http://es.wikipedia.org https://es.scribd.com www.cpa2biz.com www.cpa.org.ar

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