A-16 SISTEM INFORMASI AKUNTANSI TUGAS 8
DosenPembimbing DosenPembimbing
: Drs. Joseph Munthe, M.Si., Ak
Disusun Oleh: Nama
: SerlyOktaviani
NPM
: 115029
Kelas
: A-2011
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI TRIDHARMA JalanP.H.Hasan Mustafa No.33 Bandung Telp. (022) 7201613
PERTANYAAN DISKUSI
1. Dalam bab ini dan dalam bab 10, controller AOE memainkan peranan yang besar dalam mengevaluasi dan merekomendasikan cara menggunakan TI untuk mengembangkan efisiensi dan efektifitas perusahaan. Haruskah CIO (Chief Information Officer) membuat keputusan ini atau sebaliknya? Haruskah controller diikutsertakan dalam pembuatan tipe keputusan ini? Mengapa atau mengapa tidak? JAWAB : CIO tidak harus yang membuat keputusan, karena CIO kurang lebih setara dengan Direktur (dalam jajaran direksi perusahaan) yang langsung bertanggung jawab kepada Presiden Direktur. Selain itu tanggung jawab seorang CIO adalah membangun kredibitilitas direktorat sistem informasi yang dipimpinnya. Hal ini sangat penting mengingat banyak sekali karyawan yang menilai bahwa penggunaan sistem informasi secara strategis merupakan ciri perusahaan di masa mendatang, bukan saat ini. Namun walau bagaimanapun juga, direktorat sistem informasi yang ada harus dapat membuktikan bahwa aktivitias-aktivitas yang dilakukan saat ini adalah merupakan jalan atau jembatan menuju masa depan. Direktorat, departemen, atau divisi sistem informasi (atau teknologi informasi) harus memiliki citra yang baik di mata fungsi-fungsi lain dalam perusahaan. Strategi yang paling efektif adalah dengan cara membantu para SDM di dalam perusahaan untuk meningkatkan kinerjanya melalui utilisasi teknologi informasi, karena hal inilah yang merupakan misi utama dari keberadaan sistem informasi di perusahaan. Pemberian pendidikan dan pelatihan kepada para pengguna (users) sistem informasi, mulai dari staf sampai dengan manajer eksekutif, merupakan salah satu cara lain untuk meningkatkan citra divisi sistem informasi. Dengan menghasilkan “produk - produk” produk” yang terbukti dapat membantu para karyawan dalam melaksanakan aktivitas perkerjaannya sehari-hari, divisi sisten informasi akan dengan mudah mendapatkan kepercayaan dari fungsi-fungsi lain di organisasi untuk membawa mereka ke bentuk perusahaan masa depan. Dan juga seorang CIO memiliki tugas untuk memasyarakatkan teknologi informasi agar dipergunakan secara aktif untuk para karyawan perusahaan. Selain pemberian program-program pelatihan (training) yang bersifat edukatif, diperlukan suatu strategi untuk membuat karyawan tertarik belajar lebih jauh dan memanfaatkan teknologi informasi yang ada. Caranya bisa beraneka ragam, mulai dari yang bersifat hiburan (entertainment) – (entertainment) – seperti seperti melalui permainan pada saat rekreasi perusahaan (company outing) – sampai dengan yang sangat serius, seperti diadakannya workshop khusus. Tujuannya adalah agar para karyawan akrab dengan komputer (computer literate), sehingga selain dapat meningkatkan kualitas kerja mereka, inovasi-inovasi baru berupa ide-ide 1
pengembangan di masa mendatang akan turut berpengaruh pada pengembangan sistem informasi di perusahaan. Misi terakhir dari seorang CIO tentu saja membuat semua hal yang ada di atas menjadi nyata, yaitu merencanakan dan mengembangkan arsitektur sistem informasi perusahaan, yang terdiri dari komponen-komponen seperti software, hardware, brainware, proses dan prosedur, infrastruktur, standard, dan lain sebagainya. Secara berkesinambungan, seorang CIO harus dapat meutilisasikan sistem informasi yang dimiliki perusahaan saat ini secara optimum, sejalan dengan rencana pengembangannya di masa mendatang. Suatu kali seorang praktisi manajemen mengatakan bahwa seorang CIO yang baik akan dapat “memanusiakan” karyawannya dengan cara memanfaatkan teknologi informasi untuk membantunya melaksanakan aktivitas pekerjaan sehari-hari. Kesimpulannya memang CIO bukan yang membuat suatu keputusan, akan tetapi CIO dipercayakan oleh CEO (chief executive officer) untuk mengubah data menjadi informasi yang bermanfaat demi membuat keputusan bisnis yang lebih baik. Para CIO masa kini tidak lagi dianggap sebagai ahli teknologi semata, melainkan sebagai sosok yang dapat melahirkan manfaat bisnis yang lebih baik melalui proses dan infrastruktur TI. Controler harus terlibat dalam pengambilan keputusan tipe ini, karena seorang kontroler berfungsi untuk: 1. Merancang dan mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian 2. Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan kepada para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya. 3. Menyiapkan dan menganalisis laporan kinerja, menginterpretasikan laporan-laporan ini untuk para manajer, menganalisis program dan proposal-proposal anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannya ke dalam anggaran tahunan secara keseluruhan. 4. Melakukan supervisi audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk menjamin validitas informasi, menetapkan pengamanan yang memadai terhadap pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit operasional. 5. Mengembangkan personel dalam organisasi pengendali dan berpartisipasi dalam pendidikan personal manajemen dalam kaitannya dengan fungsi pengendali. Dari kelima fungsi controller tersebut, pada akhirnya fungsi controller yang berhubungan dengan TI adalah membuat sebuah keputusan bagi perusahaan.
2
2. Perusahaan seperti Wal-Mart telah berpindah dari sistem JIT ke VMI. Diskusikan keuntungan dan kerugian potensial pengaturan ini. Apakah pengendalian khusus, jika ada, yang harus dikembangkan untuk mengawasi sistem VMI? JAWAB : Vendor Managed Inventory (VMI) pada dasarnya adalah Electronic Data Interchange (EDI) dimana retailer memberikan akses yang legal kepada vendor untuk mengakses sistem Point-Of-Sales (POS) yang mereka miliki. Beberapa keuntungan dan kerugian potensial penggunaan sistem VMI : Keuntungan : 1. Biaya yang lebih rendah – karena pada dasarnya retailer dapat mengalihkan manajemen persediaan kepada vendor mereka. 2. Mengurangi kehilangan penjualan – penjualan – asalkan vendor dapat memenuhi permintaan produk. 3. Prediksi yang lebih akurat – akurat – karena karena vendor memiliki lebih banyak data dari retailer, mereka dapat memprediksi permintaan produk secara lebih akurat sehingga mereka dapat memenuhi permintaan tersebut. Kerugian : 1. Biaya – Retailer dan vendor harus menghabiskan sumber daya yang diperlukan untuk menggunakan teknologi tersebut dan menambah biaya pengeluaran untuk mengubah sistem JIT ke sistem VMI. 2. Keamanan – Keamanan – Retailer Retailer menempatkan satu dari aset paling berharga yang mereka miliki, yaitu data penjualan mereka, di tangan vendor. Sehingga vendor memiliki akses yang penting terhadap data retailer. Akses tersebut membuka pintu segudang data dan masalah-masalah sistem keamanan seperti data perubahan dan penghapusan, akses ilegal ke data yang terkait dengan data non-penjualan, hilangnya data yang disengaja atau bahkan pengintaian terhadap perusahaan. 3. Kelebihan persediaan – Vendor dapat mengirimkan persediaan lebih dari yang dibutuhkan retailer untuk memenuhi permintaan. Pengendalian : 1. Paling sedikit satu kali dan kemudian dilakukan secara periodik, retailer harus mengawasi jumlah persediaan untuk dapat mengetahui apakah vendor mengirimkan persediaan yang cukup untuk mencegah kehabisan persediaan, tapi tidak terlalu banyak yang akan dapat menyebabkan kelebihan persediaan. 2. Analisis biaya persediaan. Jika VMI bekerja, keseluruhan biaya persediaan harus dihapus. 3. Sistem deteksi pembobolan untuk mengetahui jika vendor mencoba mengganggu keamanan sistem retailer.
3
3. Kartu pengadaan dirancang untuk mengembangkan efisiensi pembelian skala kecil barang bukan persediaan. Pengendalian apa yang harus ditempatkan pada penggunaan kartu pengadaan? Mengapa? JAWAB : Pengendalian kartu pengadaan harus difokuskan pada awal penggunaan kartu dan selanjutnya mengkaji ulang dan mengaudit pembelian yang dilakukan oleh karyawan yang telah dipercaya untuk menggunakan kartu pengadaan tersebut. Jika karyawan mengetahui bahwa setiap pembelian yang mereka buat akan menjadi subjek kaji ulang dan audit, mereka akan lebih cenderung melakukan pembelian secara legal. Karena manfaat utama kartu pengadaan adalah untuk memberikan kemampuan pada para karyawan untuk melakukan pembelian skala kecil barang bukan buk an persediaan yang dibutuhkan dibutuh kan dalam d alam lingkup tanggung tan ggung jawab j awab mereka baik berupa perlengkapan kantor, komputer atau peralatan kantor, biaya makan/perjalanan, sebuah proses persetujuan resmi untuk setiap pembelian akan meniadakan manfaat kartu pengadaan. 4. Dalam kondisi apa Anda dapat menerapkan prosedur pengendalian yang didiskusikan dalam bab ini untuk pembayaran hutang pribadi (misalnya tagihan kartu kredit)? JAWAB : Prosedur pengendalian yang didiskusikan dalam bab ini dapat diterapkan dalam penanganan hutang pribadi, kartu kredit, bunga, dan masalah pribadi yang disebabkan oleh hutang. Dalam pembelian produk secara kredit, banyak orang yang tidak memperhatikan tagihan kartu kreditnya. Jika pelanggan tidak memperhatikannya, bagaimana mereka tahu apakah tagihan kartu kredit mereka akurat? Oleh karena itu, pengguna kartu kredit harus memverifikasi setiap biaya pada tagihan mereka. Selain itu, tagihan kartu kredit harus ditinjau ulang untuk pengembalian yang akurat terhadap barang-barang yang dikembalikan atau layanan yang dibatalkan. Pengguna juga harus waspada terhadap pencurian dan bahaya melakukan pembayaran barang dan jasa dengan menggunakan kartu kredit melalui saluran yang tidak dilindungi. 5. Bagaimana bisa penggunaan TI yang inovatif dalam menunjukkan aktivitas siklus pengeluaran juga bisa digunakan untuk u ntuk mengembangkan efisiensi dan efektifitas efek tifitas aktivitas siklus pendapatan pemasok? Mengapa sebuah perusahaan bisa membantu pemasoknya dengan cara ini? JAWAB : Aktivitas siklus pengeluaran suatu perusahaan dapat digunakan untuk mengembangkan efisiensi dan efektifitas aktivitas siklus pendapatan pemasok dalam berbagai cara. Sebagai contoh, jika sebuah perusahaan menggunakan bar-coding atau RFID (Radio Frequency Identification)
4
untuk mempercepat penganganan persediaan, vendor mereka dapat mengefektifkan pengiriman mereka dengan menggunakan teknologi yang sama. Selain itu, EDI dapat digunakan oleh vendor untuk memberitahu pelanggan bahwa persediaan telah dikirimkan dan sedang dalam perjalanan, sehingga pelanggan dapat mempersiapkan gudang untuk menyimpan persediaan tersebut. EDI dan teknologi satelit juga memungkinkan pemasok dan pelanggan untuk melacak status dan lokasi semua pengiriman dalam perjalanan. Dengan mengunakan perusahaan pengiriman yang truknya dilengkapi dilengkap i data terminal yang terhubung dengan den gan satelit, hal ini memungkinkan pemasok dan pelanggan melacak lokasi yang tepat dan jika terjadi keadaan mendesak pemasok atau pelanggan. Supir truk dapat diarahkan menuju dermaga bongkar muat tertentu yang telah siap sehingga dapat mengefektifkan penggunaan waktu. Cara-cara tersebut dapat mengembangkan efisiensi aktivitas siklus pengeluaran suatu perusahaan dan memungkinkan pemasok untuk mengeluarkan biaya pengiriman yang lebih rendah. 6. Apakah terdapat batasan seberapa kecil persediaan yang harus dibawa perusahaan? Apakah memungkinkan untuk secara keseluruhan mengurangi seluruh persediaan? JAWAB : Menurut saya ada batasan seberapa kecil persediaan yang harus dimiliki suatu perusahaan. Karena jika persediaan terlalu sedikit, maka akan berakibat permintaan pelanggan tidak dapat dipenuhi. Namun jumlahnya disesuaikan dengan keperluan perusahaan, agar persediaan tidak terlalu banyak dan tidak terlalu sedikit. Menurut saya tidak mungkin mengurangi persediaan secara keseluruhan, karena perusahaan akan mendapat berbagai resiko. Resiko utama dari meminimalkan atau menghilangkan persediaan adalah resiko tidak dapat memenuhi permintaan. Jika sebuah perusahaan tidak memiliki persediaan yang cukup atau tidak mampu untuk mendapatkan persediaan yang cukup untuk memenuhi permintaan, maka kemungkinan perusahaan perusahaan tersebut akan kehilangan penjualan dan pelanggan akan berpindah kepada pesaingnya yang memiliki persediaan cukup cuku p untuk memenuhi permintaan mereka. Selain itu, pada tahap awal, jika suatu perusahaan mengalami kekurangan persediaan atau tidak memiliki persediaan, kenapa pelanggan membeli persediaan dari mereka?
5
7. Haruskah perusahaan mengijinkan agen pembelian untuk memulai bisnis pribadi mereka yang memproduksi barang yang sering dibeli perusahaan? Mengapa? Akankah Anda mengubah jawaban Anda jika agen pembelian perusahaan tersebut dinilai oleh sebuah jasa layanan independen, independ en, seperti Laporan Pelanggan, sebagai penyedia nilai terbaik suatu harga? Mengapa? JAWAB : Menurut saya, perusahaan tidak boleh mengijinkan agen pembelian untuk memulai bisnis pribadinya yang memproduksi barang yang sering dibeli perusahaan. Karena hal ini akan menyebabkan beberapa masalah diantara perusahaan dan agen pembelian. Masalah utama yang akan terjadi adalah konflik kepentingan. Jika agen pembelian memiliki sebuah bisnis yang memasok barang kepada perusahaan atasannya, bagaimana bisa atasannya tahu bahwa mereka menerima barang dengan kualitas yang bagus dan harga yang lebih murah? Dengan mengijinkan agen pembelian memiliki bisnis yang memasok barang kepada perusahaan atasannya, atasannya tersebut berada dalam pengaruh ketidakselarasan dari kepentingan antara agen pembelian dengan kepentingan perusahaan, bahwa semakin tinggi harga yang harus dibayar perusahaan untuk pembelian barang, makin banyak keuntungan yang didapat agen pembelian. pembe lian. Jika agen pembelian perusahaan tersebut dinilai oleh sebuah jasa layanan independen sebagai penyedia nilai terbaik suatu harga, saya tetap tidak akan mengubah pendapat saya. Pimpinan perusahaan mungkin menemukan kenyamanan tersendiri jika pasokan agen pembelian telah ditinjau ulang atau telah diaudit oleh beberapa organisasi independen, namun bagaimanapun, peringkat organisasi independen tidak dapat mengaudit setiap transaksi. Karena agen pembelian telah mengetahui secara mendalam struktur biaya dan operasi perusahaan pimpinan, hal ini memungkinkan agen pembelian untuk mentupi pembelian yang menguntungkan bagi bisnis pribadinya namun merugikan perusahaan pimpinannya.
6
