Empresa Unity – Caso práctico. Ernesto Fraga MDGP – DD072 A la organización le han llegado las siguientes propuestas:
CA – Super Project Time Line Project Planner Project Kick Start Fast Track Schedule Microsoft Project ¿Cuál de las anteriores herramientas informáticas recomendaría y porque de la decisión?
Teniendo en cuenta el chart de necesidades que presenta la empresa y considerando el rubro en el que está desarrollando actividades además de la operatividad que plantea la empresa y la situación en la que está, la herramienta que se recomienda es CA – Super Project. Esta herramienta cumple con todos los requerimientos que solicita la empresa además de ser de fácil interacción con el usuario. Considerando que el personal utilizaba herramientas básicas de informática para gestionar el proyecto, se debe tener en cuenta la interface del programa. O se presenta un programa amigable, intuitivo, con un sistema de “ayuda” versátil y eficiente, o se invierte en un programa rígido que requiera una capacitación más profunda al personal. Con respecto a la planificación y el planeamiento de los proyectos, CA Super Project permite trabajar con varios proyectos a la vez y colabora en la coordinación de los mismos como por ejemplo ajustando recursos y disponer de nivelación entre los distintos proyectos (Esto colabora directamente con una de las dificultades que plantea la empresa). Este programa tiene la capacidad de organizar los recursos compartidos interrelacionando los distintos proyectos y presentar gráficas, diagramas de Gantt, histogramas, cálculos totales entre todos los proyectos. Es decir, al permitir controlar las tareas desde varios puntos de vista tales como recursos, costos, cronograma, colabora con información para la toma de decisiones a nivel gerencial. El programa permite la confección de materiales gráficos tales como diagramas de Gantt, Pert, relaciones costo/recursos, Este tipo de información permite ver si estas están dentro del plazo, dentro del costo, control de los recursos, etc. Colabora en el control del proyecto, si tiene desvíos, como recuperar, etc. La versatilidad del programa permite incorporar tareas de control de calidad de forma paralela a los proyectos (como un proyecto en sí).
A efectos de cierre de los proyectos el programa cuenta con una base de datos que respalda la documentación creada, que sirve para comparar con proyectos futuros. La compatibilidad con otros programas como Excel flexibiliza el manejo de la información. Actualmente incorpora un módulo para trabajar a distancia en tiempo real lo que dinamiza la gestión de los proyectos. Otro programa interesante es el Project Planner (Primavera - Oracle) y que en una primera instancia cumple con los requisitos solicitados por la empresa. Es un programa de uso para la arquitectura y construcción, esto es importante tener en cuenta ya que la empresa cuenta con otras unidades estratégicas de negocios que seguramente necesiten de un programa más versátil. La información que se dispone no presenta bondades a la hora de iniciarse intuitivamente con el programa. “Microsoft Project”, “Fast track schedule” y “Project Kick star”, son herramientas muy intuitivas y compatibles con la mayoría de los programas que normalmente se manejan (Office). Cumplen con varios de los requerimientos, pero el proceso de finalización de los proyectos no es muy eficiente. A la hora de generar la documentación, organizarla, archivarla, distribuirla y la generación de informes; requieren de programas complementarios que permitan desarrollar las tareas. Si bien la mayoría son “Drag and Drop” estas tareas interrumpen la dinámica y seguridad de los procesos. No cuentan con un sistema de seguimiento de incidentes lo que no permite controlar las tareas como se solicita. No son una herramienta para administrar un portafolio de proyectos. Los riesgos que se debe asumir con la adquisición de estos programas son los cruces de información entre el personal ya que no disponen de un sistema de comunicación, además de no contar con todos los requerimientos exigidos por la Dirección de Proyectos. Time line no se referencia a un programa especial. Lo que se desprende de esto es que es una herramienta de uso cronológico con poca capacidad de organización para la escala de la empresa.
Elabore una tabla comparativa entre las diferentes alternativas donde se evalúen los siguientes criterios: Utilice una escala de Likert para evaluar cada criterio Criterios Excelente Bueno Capacidad Regular Deficiente Excelente Medios para documentación Bueno y ayuda en Regular Línea Deficiente Excelente Bueno Facilidad en uso Regular Deficiente Excelente Características Bueno disponibles Regular Deficiente Excelente Integración con Bueno otros Regular sistemas Deficiente Excelente Requisitos de Bueno instalación Regular Deficiente
Seguridad
Características de Internet
Respaldo del proveedor TOTAL
Excelente Bueno Regular Deficiente Excelente Bueno Regular Deficiente Excelente Bueno Regular Deficiente
CA – Super Project x
Time Line
Project Planner
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Fast Track Schedule
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Microsoft Project
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Realice un reconocimiento de las principales normas técnicas de calidad que la empresa debería tener presente a la hora de evaluar un software en la gestión de proyectos. Como primer punto, la empresa debería evaluar si el proveedor implementa sistemas de calidad. Esto es importante en función de evaluar el respaldo que puede tener un proveedor de software. La implantación de un modelo o un estándar de calidad en el proceso de confección del software es fundamental para la correcta implementación del mismo en la empresa que va a contratarlo. Las principales normas técnicas que una empresa debe tener en cuenta para evaluar un software son las ISO 20000, ISO 25000 y la ISO 27000. La Norma ISO/IEC 20000 es la que tiene el objetivo de asegurar el planeamiento y la implementación de los servicios de TI. La Norma ISO/IEC 25000 es la que tiene el objetivo de marcar los lineamientos de calidad del software además de evaluar el producto software. La Norma ISO/IEC 27000 es la que tiene el objetivo de asegurar la gestión de la calidad en lo que refiere seguridad de información, esto es importante para controlar el flujo de información que se da en empresas con alto tráfico de información.
Acorde con la solución planteada, desarrolle un acta de constitución del proyecto o Project chárter para contratar los servicios, de tal forma que se asegure la calidad, el tiempo y costo. Acta de constitución del proyecto [IMPLEMENTACIÓN DE SOFTWARE DE GESTIÓN DE PROYECTOS] Fecha: [21/08/2017]
Tabla de contenido Información del proyecto ................................................................................................................... 6 Datos ............................................................................................................................................... 6 Patrocinador / Patrocinadores ...................................................................................................... 6 Propósito y justificación del proyecto................................................................................................ 6 Descripción del proyecto y entregables ............................................................................................ 6 Requerimientos de alto nivel ............................................................................................................. 7 Requerimientos del producto ........................................................................................................ 7 Requerimientos del proyecto ........................................................................................................ 7 Objetivos ............................................................................................................................................. 8 Premisas y restricciones .................................................................................................................... 8 Riesgos iniciales de alto nivel ........................................................................................................... 9 Cronograma de hitos principales ...................................................................................................... 9 Presupuesto estimado ....................................................................................................................... 9 Lista de Interesados (stakeholders) ...............................................................................................10 Requisitos de aprobación del proyecto ..........................................................................................10 Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad ..............................................................10 Gerente de proyecto.....................................................................................................................10 Niveles de autoridad ....................................................................................................................10 Personal y recursos preasignados ..................................................................................................11 Aprobaciones ....................................................................................................................................11
Información del proyecto Datos Empresa / Organización Proyecto Fecha de preparación Cliente Patrocinador principal Gerente de proyecto Patrocinador / Patrocinadores
UNITY S.A. Implementación de software de gestión de proyectos 20/08/2017 PMO (Project Management Office) Clark Read Sebastian Martinez (Gerente PMO)
Nombre
Cargo
Clark Read Vanessa Jackard Esteban Segundo
Gerente General Gerente U.E.N. Gerente C.U.H.
Departamento / División Gerencia Gerencia U.E.N. Construcción U.H.
Rama ejecutiva (Vicepresidencia) Gerencia General Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva
Propósito y justificación del proyecto Con el propósito de mejorar la planificación puntual de los proyectos y la planificación del conjunto de los proyectos, así como también mejorar el control y seguimiento de los mismos y dar un cierre adecuado a los mismos, surge la necesidad de contar con una herramienta informática que colabore con la gestión de los proyectos de la oficina PMO. Dicho propósito surge de la necesidad de poder optimizar tareas entre proyectos, desarrollar cronogramas controlables acordes a cada proyecto y hacer el seguimiento de los proyectos de forma dinámica. Tareas que, en este momento, están desarrollándose de manera insatisfactoria generando retrasos, complejidad de los informes y utilizando recursos de forma poco funcional. Descripción del proyecto y entregables El proyecto debe contemplar un software que cumpla con los requerimientos necesarios para la correcta gestión de los diferentes proyectos tanto como proyectos individuales como proyectos consolidados en una empresa. Los entregables serán: -Requerimientos de hardware del sistema e informe del estado actual del que la empresa dispone. -Hardware actualizado. - Software necesario acorde a los requerimientos con licencias para 100 computadoras. -Manual de usuario. -Manual de instalación.
-Plan de capacitación al personal.
Requerimientos de alto nivel Requerimientos del producto El producto se basará en un software que cumpla con las necesidades que se listan a continuación: Etapa de planificación: -Identifique tareas. -Desglose de trabajo, según escala de proyecto. - Secuenciación de actividades. Etapa de control y seguimiento: -Seguimiento técnico del proyecto. Control de avance de tareas. -Seguimiento económico, controlar horas invertidas, compras, pedidos realizados, subcontratos, viajes y otros gastos. Control de gastos en función del crédito asignado. Etapa de finalización: -Actualización de datos técnicos y de gestión. -Optimizar documentación útil para el cierre del proyecto y disponibilidad para futuros proyectos. -Copias de seguridad de cada computadora. -Confección de informes de cierre de proyectos. Requerimientos del proyecto El proyecto requiere de la mejora de la oficina de proyectos. Se requiere optimizar la ejecución de las tareas con el fin de no solapar los diferentes proyectos. Mejorar los controles de ejecución durante el proceso de vida de los proyectos. Mejorar la capacidad administrativa de la PMO a efectos acompasar la complejidad de los proyectos y del volumen que esta va absorbiendo.
Objetivos Objetivo Alcance Actualización de equipos Software y capacitación Puesta en marcha y seguimiento Cronograma (Tiempo) Actualización de equipos en cuatro semanas Software y capacitación en cuatro semanas Puesta en marcha y seguimiento en cuatro semanas Costo Actualización de equipos – 35.000 dólares Software y capacitación – 50.000 dólares Puesta en marcha y seguimiento – 15.000 dólares Calidad Actualización de equipos – N.C. menor a 2 Software y capacitación – N.C. menor a 5 Puesta en marcha y seguimiento – N.C. menor a 15 Otros Quejas de usuarios - puesta en marcha – Menor a 10% Evaluación de usuarios – +70% Positivo
Indicador de éxito Cumple Si o No Cumple Si o No Cumple Si o No Cumple Si o No Cumple Si o No Cumple Si o No No excede 10% presupuesto No excede 10% presupuesto No excede 10% presupuesto Cumple Si o No Cumple Si o No Cumple Si o No Cumple Si o No Cumple Si o No
(N.C. = No conformidad), Quejas y evaluación 10% del total de empleados Premisas y restricciones El proyecto se debe desarrollar según los requerimientos solicitados por la PMO y avalados por la gerencia. Los recursos económicos que dispone el proyecto son de 100.000 dólares que serán liberados en cuanto los hitos se vayan cumpliendo. El departamento de TI asistirá en el proyecto dando el soporte técnico en lo que refiere a TI. El plazo tope para el proyecto es de 12 semanas luego de firmada el acta. La locación principal será en la oficina central de UNITY, se deberá contemplar tareas que se deban desarrollar en los distintos puntos de obra. Los procesos de adjudicación y compras como también las comunicaciones se deben alinear con el sistema de gestión de la calidad que la empresa certificó.
Riesgos iniciales de alto nivel Problemas de comunicación: Estos pueden provocar baja productividad incumpliendo tareas y puede conspirar en el logro de los objetivos. Como contingencia, El director debe comunicar de forma clara a todo el grupo las responsabilidades, resoluciones con el fin de evitar malos entendidos. Se organizarán reuniones de coordinación semanales donde se hará entre otros, el reporte del estado del proyecto, los posibles desvíos, situación de cronograma y el seguimiento a las adquisiciones. Probabilidad Media, Impacto Alto. Problemas técnicos: Se debe considerar las fallas en los equipos fundamentalmente los que son de difícil acceso o de difícil reposición. Ejemplo de esto son servidores y computadoras que están en obra, y serán de difícil acceso durante la implementación de este proyecto. Como contingencia se propone generar una base de datos con las existencias y su locación a parte del listado de los nuevos equipos para actualización. Probabilidad Baja, Impacto Medio. Capacitación: Se debe considerar la eventual dificultad que pueden presentar los usuarios del software. Como contingencia se puede hacer una consulta general acerca de la experiencia en el uso del software elegido y en su eventual dificultad se puede organizar un curso de capacitación acorde a las necesidades.
Cronograma de hitos principales Hito Apertura y adjudicación de Licitación de software. Apertura Licitación hardware complementario y adjudicación Instalación de equipos e instalación de software Puesta en marcha Cierre de proyecto.
Fecha tope 25/08/2017 01/09/2017 13/10/2017 03/11/2017 10/11/2017
Presupuesto estimado El presupuesto estimado es de 100.000 dólares permitiendo un desvío del 10% en imprevistos debidamente justificados. Se estima en 35.000 dólares para actualización de equipamiento, 50.000 dólares para adquisición de software y 15.000 dólares para la puesta en marcha y seguimiento del proyecto.
Lista de Interesados (stakeholders) Nombre
Cargo
Clark Read Vanessa Jackard Esteban Segundo Nicolás Espinoza Andrés Sócrates Santiago Romero Joaquín Demetrio Varios Varios
Gerente General Gerente U.E.N. Gerente C.U.H. Gerente compras Gerente de Admin. Gerente RR.HH. Gerente IT Director de proyecto Administrativos
Departamento / División Gerencia Gerencia Construcción Administración Administración Administración IT Construcción Construcción
Rama ejecutiva (Vicepresidencia) Gerencia General Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva
Requisitos de aprobación del proyecto La evaluación final del proyecto será dada por la Gerencia General basándose en los indicadores suministrados por los objetivos y comentarios personales finales.
Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad Gerente de proyecto Nombre Sebastián Martinez
Departamento / División Gerente PMO Construcción Niveles de autoridad Cargo
Área de autoridad
Decisiones de personal (Staffing)
Gestión de presupuesto y de sus variaciones
Decisiones técnicas
Resolución de conflictos
Rama ejecutiva (Vicepresidencia) Gerencia ejecutiva
Descripción del nivel de autoridad Decide la vinculación o desvinculación de personal en el proyecto. Presenta a RR.HH. los cronogramas de capacitación. RR.HH. comunica los cambios. Tiene el control del presupuesto. No tiene permitido desvíos mayores al 10% del total. Liberará certificaciones a el sector de Administración. Es responsable por todas las decisiones técnicas que el proyecto demande. Encargado de confeccionar los requerimientos. Libertad de resolver conflictos que no están considerados en esta acta. Se deberá presentar fundamentos a las soluciones.
Ruta de escalamiento y limitaciones de autoridad
Manejo de personal según organigrama de la empresa.
Personal y recursos pre asignados Recurso 1 ingeniero sistemas y 3 técnicos 3 Arquitectos y 10 sobrestantes 1 Ingeniero y 2 administrativos 1 Contador y 2 administrativos
Departamento / División IT Construcción U.H. Gerencia U.E.N. Administración
Rama ejecutiva (Vicepresidencia) Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva
Aprobaciones Patrocinador Clark Read Vanessa Jackard Esteban Segundo
Fecha 21/08/2017 21/08/2017 21/08/2017
Firma
Referencias aplicadas: -
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Contenido Multimedia producido por UNINI (Carpeta Contenidos). SUPERPROJECT 5 - http://www.abox.com PROJECT KICK START - http://www.projectkickstart.com PROJECT PLANNER - http://www.oracle.com MICROSOFT OFFICE - https://products.office.com/es/project/project-and-portfoliomanagement-software?tab=tabs-1 Fatores que influenciam o uso e a seleção de um software de gerenciamento de projetos: aplicando o modelo de liberatore e pollack-johnson em uma empresa pública brasileira de desenvolvimento de software - Da Silva Radaiesk, G., Feier Fróes, M. & Lindstrom Bandeira, D. Norma ISO 9001 Norma ISO/IEC 20000 Norma ISO/IEC 25000 Norma ISO/IEC 27000
