Empresa Unity – Unity – Caso Caso práctico. Silvia Carolina Chacón •
A la organización le han llegado las siguientes propuestas: • • • • • •
CA – CA – Super Super Project Time Line Project Planner Project Kick Start Fast Track Schedule Microsoft Project
• ¿Cuál de las anteriores herramientas informáticas recomendaría y porque de la
decisión? Recomiendo Microsoft Microsoft Project, en primer lugar porque cumple con todas las características pedidas pedidas en la tabla anterior. También considerando que el personal utilizaba herramientas básicas de informática para gestionar el proyecto, se debe tener en cuenta la interface del programa. O se presenta un programa amigable, intuitivo, con un sistema de “ayuda” versátil y eficiente, o se invierte en un
programa rígido que requiera una capacitación más profunda al pe rsonal. Por medio de MS se puede obtener ayuda cuando se necesita, además esta herramienta permite la planificación de proyectos incluso a personas no familiarizadas con la gestión de proyectos. Independientemente de la facilidad de manejo, el punto fuerte de este Programa es su integración con la familia de aplicaciones Microsoft Office, labor que no es tan sencilla ni evidente con otros programas de la comparativa, por ejemplo el Súper-Project. Como se menciona en la descripción del caso, utilizan tablas en excel para llevar el control de los proyectos, Microsoft Project está diseñado para recoger toda esa información de distintos archivos y programas de Microsoft, centralizarla, procesarla, y utilizarla para optimizar la gestión de proyectos, aunado a esto importar en Ms Project, o exportar desde Ms Project es muy fácil, por lo que se puede seguir usando los antiguos métodos de gestión mientras se aprende a dominar Microsoft Project, y luego utilizar la integración a nuestro beneficio cuando ya se domine completamente MS Project, se puede además, seguir compartiendo la información de los proyectos con aquellos compañeros, jefes, clientes, etc. que aún no manejan Microsoft Project. En cuanto a la planificación, Microsoft Project tiene la capacidad de Seguimiento del origen de las incidencias, también etiqueta y específica con precisión y claridad, quienes, y el qué, hace cada miembro del equipo tanto a nivel de gestión, como de producción, como de cualquier otra tarea que esté dentro de los proyectos. Permite trabajar con varios proyectos a la vez y colabora en la coordinación de los mismos como por ejemplo ajustando recursos y disponer de nivelación entre los distintos proyectos (Esto colabora directamente con una de las dificultades que plantea la empresa). Este programa tiene la capacidad de organizar los recursos compartidos interrelacionando los distintos proyectos y presentar gráficas, diagramas de Gantt, histogramas, cálculos totales entre todos los proyectos. Es decir, al permitir controlar las tareas desde varios puntos de vista tales como recursos, costos, cronograma, colabora con información para la toma de decisiones a nivel gerencial.
En control y seguimiento este software es capaz de ver la repercusión de un cambio, experimentar con escenarios hipotéticos, facilidad de control de las finanzas, seguimiento y análisis flexibles de los proyectos, uso compartido de la información, contribuye a organizar mejor el trabajo y permite al personal garantizar que los proyectos se entreguen a tiempo y sin sobrepasar el presupuesto, ahorro de tiempo con creación de plantillas personalizadas. El programa permite la confección de materiales gráficos tales como diagramas de Gantt, Pert, relaciones costo/recursos, Este tipo de información permite ver si estas están dentro del plazo, dentro del costo, control de los recursos, etc. Colabora en el control del proyecto, si tiene desvíos, como recuperar, etc. Al final de proyecto que se está ejecutando en Microsoft Project, Aprovechamiento de los gráficos y los diagramas. Además, el programa cuenta con una base de datos que respalda la documentación creada, que sirve para comparar con proyectos futuros. La compatibilidad con otros programas como Excel flexibiliza el manejo de la información.
• Elabore una tabla comparativa entre las diferentes alternativas donde se evalúen los
siguientes criterios: Utilice una escala de Likert para evaluar cada criterio
Criterios
Capacidad
Medios para documentación y ayuda en Línea Facilidad en uso
Características disponibles
Integración con otros sistemas Requisitos de instalación
Excelente Bueno Regular Deficiente Excelente Bueno Regular Deficiente Excelente Bueno Regular Deficiente Excelente Bueno Regular Deficiente Excelente Bueno Regular Deficiente Excelente Bueno Regular
CA – CA – Super Project
Time Line
Project Planner
Project Kick Start
Fast Track Schedule
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Microsoft Project x
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Deficiente
Seguridad
Características de Internet
Respaldo del proveedor
Excelente Bueno Regular Deficiente Excelente Bueno Regular Deficiente Excelente Bueno Regular Deficiente
TOTAL
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10
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27
Realice un reconocimiento de las principales normas técnicas de calidad que la empresa debería tener presente a la hora de evaluar un software en la gestión de proyectos.
Las principales normas técnicas que una empresa debe tener en cuenta para evaluar un software son: ISO/IEC 9126, ISO 20000, ISO/IEC 25000 y la ISO/IEC 27000. También debe tomarse en cuenta el respaldo del proveedor para lograr la correcta implementación del sofware.
Acorde con la solución planteada, desarrolle un acta de constitución del proyecto o Project chárter para contratar los servicios, de tal forma que se asegure la calidad, el tiempo y costo. Acta de constitución del proyecto [IMPLEMENTACIÓN [IMPLEMENTACIÓN DE SOFTWARE DE GESTIÓN DE PROYECTOS] Fecha: [21/01/2018]
Tabla de contenido Información del proyecto ................................................................................................................... 6 Datos ............................................................................................................................................... 6 Patrocinador / Patrocinadores ...................................................................................................... 6 Propósito y justificación del proyecto ............................................................................................... 6
Descripción del proyecto y entregables................. .................. ................. .................. .................. .... 6 Requerimientos de alto nivel ............................................................................................................ 7 Requerimientos del producto ........................................................................................................ 7 Requerimientos del proyecto ........................................................................................................ 7 Objetivos ............................................................................................................................................. 8 Premisas y restricciones .................................................................................................................... 8 Riesgos iniciales de alto nivel ........................................................................................................... 9 Cronograma de hitos principales ...................................................................................................... 9 Presupuesto estimado ....................................................................................................................... 9 Lista de Interesados (stakeholders) ............................................................................................... 10 Requisitos de aprobación del proyecto .......................................................................................... 10 Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad ................................. ................ ................. .................. ........... 11 Gerente de proyecto .................................................................................................................... 11 Niveles de autoridad .................................................................................................................... 11 Personal y recursos preasignados .................................................................................................. 11 Aprobaciones .................................................................................................................................... 11
Datos
Empresa / Organización Proyecto Fecha de preparación Cliente Patrocinador principal Gerente de proyecto
UNITY S.A. Implementación de software de gestión de proyectos 21/01/2018 PMO (Project Management Office) Juan Raulino Axel Doñan (Gerente PMO)
Patrocinador / Patrocinadores
Nombre
Cargo
Juan Raulino Karla Quijano Alejandro Tejada
Gerente General Gerente U.E.N. Gerente C.U.H.
Departamento / División Gerencia Gerencia U.E.N. Construcción U.H.
Propósito y justificación del proyecto
Rama ejecutiva (Vicepresidencia) Gerencia General Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva
Debido al crecimiento acelerado de la empresa el control de los proyectos se ha vuelto dificil sin un sofware adecuado, es por ello que con el propósito de mejorar la planificación de los proyectos y del conjunto de estos, además de mejorar el control y seguimiento de los mismos y darles un cierre adecuado, surge la necesidad de contar con una herramienta informática que colabore con la gestión de los proyectos de la oficina PMO. Para que la empresa siga creciendo y que lo haga de forma adecuada, implementar un sofware que ayude a la planificación, control, seguimiento y la finalización del proyecto es más que necesario, sin este no se podrá mantener un crecimiento adecuado dando paso a que los errores en la ejecución de los proyectos pactados sean críticos y esto conlleve al fracaso de la empresa, tomando en cuenta el tiempo que conlleva la planificación, los costos de cada parte del proyecto, es de g ran importancia que estos pasos sean lo mejor posible ejecutados. Con el avance de la tecnología, tec nología, hoy en día es factible tener un sofware para la gestión de proyectos que cumpla con los requisitos que se debe n de tener en cuenta y que sea eficiente su implementación, el programa Miscrosoft Project cumple con lo que se necesita en la empresa, además es de fácil uso lo que permite a los empleados no ser especialistas en la administración de proyectos y lograr un resultado adecuado.
Descripción del proyecto y entregables Se desea implementar un sofware que cumpla con los requerimientos necesarios para la correcta gestión de los proyectos pactados por la empresa, tanto de forma individual como conjunta. Entregables: - Software acorde a los requerimientos con licencias para 70 computadoras. -Hardware -Manual de usuario. -Manual de instalación. -Plan de capacitación al personal.
Requerimientos de alto nivel Requerimientos del producto El producto será el sofware: Microsoft Project que cumple con los requisitos planteados por la empresa, es las diferentes etapas del proyecto, estos son los que se listan a continuación: 1ra etapa: Planificación -Identificación de tareas -Desglosar el trabajo a realizar cuando nivel de detalle -Determinación de actividades paralelas, interdependencias, retrasos. 2da etapa: Control y seguimiento -Seguimiento técnico -Seguimiento económico: horas invertidas, compras o pedidos, subcontrataciones, viajes y otros gastos
3ra etapa: Finalización: -Actualización de datos para incorporar las ultimas modificaciones del trabajo desarrollado -Revisar docuemntación, organizar, eliminar lo innecesario. -Soporte de garantía o mantenimiento. -Realizar copia de seguridad de toda la información en el ordenados -Relaizar conclusiones Requerimientos del proyecto Se requiere un sofware de gestión de proyectos que mejore los controles de ejecución durante el proceso de vida de los proyectos, también optimizar la ejecución de las tareas con el fin de no solapar los diferentes proyectos. El proyecto requiere de la mejora de la oficina de proyectos.
Objetivos
Mejora de equipos Software Capacitación y seguimiento
Cumple Si o No Cumple Si o No Cumple Si o No
Mejora de equipos en cuatro semanas Software en dos semanas Capacitación y seguimiento en cinco semanas
Cumple Si o No Cumple Si o No Cumple Si o No
Mejora de equipos – 20.000 dólares
No sobrepasa presupuesto No sobrepasa presupuesto No sobrepasa presupuesto
Software – 30.000 dólares Capacitación y seguimiento – 40.000 dólares
Mejora de equipos Software Capacitación y seguimiento
Cumple Si o No Cumple Si o No Cumple Si o No
Quejas de usuarios -menor al 10 % Evaluación de usuarios – 75% positivas
Cumple Si o No Cumple Si o No
el el el
Premisas y restricciones El proyecto se debe desarrollar según los requerimientos solicitados por la PMO y avalados por la gerencia. Los recursos económicos que dispone el proyecto son de 100,000 dólares que serán liberados en cuanto los hitos se vayan cumpliendo. El departamento de TI asistirá en el
proyecto dando el soporte técnico en lo que refiere a TI. El plazo tope para el proyecto e s de 12 semanas luego de firmada el acta. La locación principal será en la oficina centr al de UNITY, se deberá contemplar tareas que se deban desarrollar en los distintos puntos de obra. Los procesos de adjudicación y compras como también las comunicaciones se deben alinear con el sistema de gestión de la calidad que la empresa certificó.
Riesgos iniciales de alto nivel Problemas de comunicación: Estos pueden provocar baja productividad incumpliendo tareas y puede conspirar en el logro de los objetivos. Como contingencia, El director debe comunicar de forma clara a todo el grupo las responsabilidades, resoluciones con el fin de evitar malos entendidos. Se organizarán reuniones de coordinación semanales donde se hará entre otros, el reporte del estado del proyecto, los posibles desvíos, situación de cronograma y el seguimiento a las adquisiciones. Probabilidad Media, Impacto Alto. Problemas técnicos: Se debe considerar las fallas en los equipos fundamentalmente los que son de difícil acceso o de difícil reposición. Ejemplo de esto son servidores y computadoras que están en obra, y serán de difícil acceso durante la implementación de este proyecto . Como contingencia se propone generar una base de datos con las existencias y su locación a parte del listado de los nuevos equipos para actualización. Probabilidad Baja, Impacto Medio. Capacitación: Se debe considerar la eventual dificultad que pueden pr esentar los usuarios del software. Como contingencia se puede hacer una co nsulta general acerca de la experiencia e n el uso del software elegido y e n su eventual dificultad se puede organizar un curso de capacitación acorde a las necesidades.
Cronograma de hitos principales Hito Apertura y adjudicación de Licitación de software. Apertura Licitación hardware complementario y adjudicación Instalación de equipos e instalación de software Puesta en marcha Cierre de proyecto.
Fecha tope 25/08/2017 01/09/2017 13/10/2017 03/11/2017 10/11/2017
Presupuesto estimado El presupuesto estimado es de 100.000 dólares permitiendo un desvío del 1 0% en imprevistos debidamente justificados. Se estima en 35.000 dólares para actualización de equipamiento, 50.000 dólares para adquisición de software y 15.000 dólares para la puesta en m archa y seguimiento del proyecto.
Lista de Interesados (stakeholders) Nombre
Cargo
Juan Raulino Karla Quijano Alejandro Tejada Ileana Carpio Rodrigo Abrego Guadalupe Carranza Mónica Bernal Varios Varios
Gerente General Gerente U.E.N. Gerente C.U.H. Gerente compras Gerente de Admin. Gerente RR.HH. Gerente IT Director de proyecto Administrativos
Departamento / División Gerencia Gerencia Construcción Administración Administración Administración IT Construcción Construcción
Rama ejecutiva (Vicepresidencia) Gerencia General Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva
Requisitos de aprobación del proyecto La evaluación final del proyecto será dada por la Gerencia General basándose en los indicadores suministrados por los objetivos y comentarios personales finales.
Asignación del gerente de proyecto y nivel de autoridad Gerente de proyecto
Nombre
Cargo
Axel Doñan
Gerente PMO
Departamento / División Construcción
Rama ejecutiva (Vicepresidencia) Gerencia ejecutiva
Niveles de autoridad
Área de autoridad
Decisiones de personal (Staffing)
Gestión de presupuesto y de sus variaciones
Descripción del nivel de autoridad Decide la vinculación o desvinculación de personal en el proyecto. Presenta a RR.HH. los cronogramas de capacitación. RR.HH. comunica los cambios. Tiene el control del presupuesto. No tiene permitido desvíos mayores al 10% del total. t otal. Liberará certificaciones a el sector de
Decisiones técnicas
Resolución de conflictos Ruta de escalamiento y limitaciones de autoridad
Administración. Es responsable por todas las decisiones técnicas que el proyecto demande. Encargado de confeccionar los requerimientos. Libertad de resolver conflictos que no están considerados en esta acta. Se deberá presentar fundamentos a las soluciones. Manejo de personal según organigrama de la empresa.
Personal y recursos pre asignados Recurso 1 ingeniero sistemas y 3 técnicos 3 Arquitectos y 10 sobrestantes 1 Ingeniero y 2 administrativos 1 Contador y 2 administrativos
Departamento / División IT Construcción U.H. Gerencia U.E.N. Administración
Aprobaciones Juan Raulino
21/08/2017
Karla Quijano
21/08/2017
Alejandro Tejada
21/08/2017
Rama ejecutiva (Vicepresidencia) Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva Gerencia ejecutiva