International Human Resource ManagementFull description
Case Study 9.2 Wages Payroll – Troston plc i.
State the broad objective of the wages system 1. Keterikatan kerjasama : Dengan memberikan gaji maka akan terbentuk ikatan kerja secara hukum antara atasan dengan karyawan. Dimana karyawan memiliki tanggung jawab untuk melakukan pekerjaan, sedangkan pengusaha atau atasan memiliki kewajiban untuk membayar gaji sesuai dengan perjanjian yang disepakati. 2. Kepuasan kerja ; Dengan adanya balas jasa yang diberikam, pekerja dapat memenuhi kebutuhannya sehari-hari, status sosial, dan egoistiknya sehingga memperoleh kepuasan kerja dari pekerjaannya selama ini (Usaha nya terbayarkan, sehingga otomatis akan meningkatkan motivasinya) 3. Meningkakan kedisiplinan ; Dengan melakukan pemberian balas jasa yang cukup besar maka disiplin karyawan semakin baik. Karyawan akan menyadari tanggung jawab yang diemban serta mentaati peraturan - peraturan yang berlaku. 4. Stabilitas karyawan ; Dengan program kompensasi atas prinsip adil dan layak serta eksternal konsistensi yang kompentatif maka stabilitas karyawan lebih terjamin karena turnover relatif kecil. 5. Pengaruh dari Labor Union ; Dengan program kompensasi yang baik pengaruh Labor Union dapat dihindari dan karyawan tetap fokus pada pekerjaannya. Berdasarkan penjabaran kasus, tujuan dari sistem upah komputerisasi Troston Plc adalah untuk memastikan agar upah yang dibayarkan sesuai dengan jasa yang diberikan oleh karyawan untu kepentingan perusahaan, dan sesuai dengan kebijakan yang berlaku di perusahaan, dan dapat dipertanggungjawabkan.
ii.
List the key questions in the wages area Area 1. Pertanyaan terkait
Pertanyaan 1. Apakah perhitungan database input
master file
karyawan seperti jumlah keluarga dan
upah/karyawan
pengurang telah dimasukkan? 2. Apakah lembur diperhitungkan sebagai penambah penghasilan utama? 3. Siapakah yang berhak merubah atau mengakses database masterfile salary karyawan? 4. Apakah pemotongan gaji karyawan sudah dilakukan secara benar dan bagaimana mekanisme penyetorannya ? 5. Apakah Pesangon sudah dicadangkan sesuai dengna jumlah karyawan? 6. Apakah data di-review secara berkala?
Area 2. Pertanyaan terkait proses pembayaran
Pertanyaan 1. Siapakah yang memiliki hak otorisasi pembayaran gaji tersebut? 2. Apakah penggajian sudah dibayarkan kepada orang dengan jumlah yang tepat? 3. Apakah jumlah jam lembur direview oleh pihak independen? (Contoh pada kasus KAP ditemukan bahwa karyawan mengaku lembur 24 jam, dimana karyawan tersebut sebenarnya sedang tidur atau tidak ada di ruangan) 4. Apakah ada pemisahan tugas antara staf karyawan bagian upah yang melakukan review dan menandatangani slip gaji? 5. Apakah dilakukan rekonsiliasi bank?
3. Pertanyaan terkait pencatatan Jam kerja karyawan (time clock)
1. Siapakah yang dapat mengakses data absen yang tercatat dari mesin absensi? 2. Bagaimana prosedur pemeriksaan kewajaran dari data absen harian? 3. Jika ada karyawan yang memiliki jam kerja di atas 8 jam/hari, bagaimana proses download data absen ke sistem penggajian? 4. Apakah mesin absensi dilakukan pengecekkan secara berkala?
Area 4. Pertanyaan terkait sistem penggajian
Pertanyaan 1. Apakah sistem penggajian terintegrasi dengan sistem di department production control dan departemen personalia yang menyimpan data pendukung? 2. Bagaimana cara atau prosedur untuk memasukkan data (data lembur, waktu produksi, data personalia) ke dalam sistem penggajian?
iii.
Review Penggajian dari Troston PLC Keunggulan dari Sistem Penggajian Troston: 1. Proses persetujuan pembayaran gaji menggunakan otorisasi oleh kepala akuntan dan approval oleh direktur. 2. Proses absensi karyawan di mesin absensi diawasi oleh pihak yang berwenang (staf dari kantor pabrik). Pengawasan ini dapat mencegah adanya kecurangan dari pegawai, seperti ‘tipsen’. 3. Perhitungan gaji, lembur, dan bonus mempunyai dasar yang baku dan pada saat pemrosesan selalu menyertakan bukti yang diperlukan. Sebagai contoh: o Perhitungan gaji menggunakan data jam kerja yang berasal dari mesin absensi. o Perhitungan bonus menggunakan data waktu produksi yang dicatat di form BET. Kelemahan dari Sistem Penggajian Troston: 1. Meskipun kendali internal sudah cukup memadai, sistem penggajian belum terintegrasi dengan data di departemen production control dan personalia 2. Beberapa proses dilakukan secara manual sehingga ada kemungkinan human error. 3. Proses absensi pegawai menggunakan kartu. Dimana jika absensi menggunakan kartu memiliki potensi penipuan data dimana kartu absen digunakan oleh orang yang bukan
semestinya(tidak hadir namun telah diabsen). Hal ini dapat diatasi dengan mengganti metode absensi misalnya dengan menggunakan sidik jari atau cara lain dimana proses absen hanya bisa dilakukan oleh pekerja yang bersangkutan.