Características idóneas de los subsistemas en las empresas Subsistema de aprovisionamiento o Procuración Debe encargarse de las siguientes cuestiones: Previsión de las necesidades de materiales en el proceso productivo de la empresa. Contacto con los proveedores: estudio de ofertas, elección de las ofertas más adecuadas y establecimiento de acuerdos sobre precio y forma. Recepción de los materiales, inspección de la calidad y la cantidad y en su caso hacer reclamaciones. Almacenaje y gestión de almacén.
Subsistema de comercialización Este subsistema se encarga de que los nuevos productos sean conocidos por los usuarios potenciales y de facilitar su distribución, el departamento comercial es el que lleva a cabo esta tarea. Subsistema financiero Se encarga de las actividades relacionadas con la obtención de recursos financieros, con los que ha de contar la empresa. De ello se ocupa el departamento de finanzas. Estos recursos pueden proceder de diversas fuentes: propietarios, venta de productos, subvenciones, préstamos. El objetivo de este subsistema es el incremento de la rentabilidad. Subsistema de recursos humanos La actividad de la empresa depende fundamentalmente de las personas que trabajan en ella, desde los que dirigen hasta los trabajadores de producción, así la responsabilidad de la toma de decisiones corresponde a las personas. Pueden establecerse 3 grupos según su participación en la realidad de la empresa: Propietarios: en las empresas pequeñas coincide con los directivos. Directivos: asumen la responsabilidad de la gestión y de la administración. Trabajadores: obtienen a cambio de la aportación de su trabajo un salario.
Subsistema de objetivos y valores Es el primero en que se enfocan los integrantes de una empresa al iniciar la constitución de la misma. Los valores están ligados a las personas, cada ser humano es diferente y esta diferencia estriba en sus cualidades las cuales se potencializan en la empresa. Valores se define como el conjunto de principios, creencias, reglas que regulan la gestión de la organización. Constituyen la filosofía institucional y el soporte de la cultura organizacional
El objetivo básico de la definición de valores corporativos es el de tener un marco de referencia que inspire y regule la vida de la organización. Los Valores que se destacan en algunas empresas son: Lideramos con el ejemplo • Trabajamos en equipo • Respetamos a la persona • Analizamos los hechos y brindamos nuestra opinión • Nos comunicamos abierta y honestamente • Nos comprometemos con la comunidad • Ante todo, actuamos con integridad • La organización cumple con una función para la sociedad, y si quiere tener éxito en recibir utilidades, debe responder a los requerimientos sociales. El subsistema de Objetivos lo integran tres partes: Los Objetivos sociales impuestos a la organización. • Las metas propias de la organización. • Los objetivos de los miembros que la integran • Identificar los objetivos organizacionales es una función básica del administrador. Siempre hay objetivos, por lo menos implícitamente. El sistema de objetivos hace hincapié en las condiciones futuras deseadas que la organización trata de alcanzar. Las metas específicas incluyen cantidades de producción, objetivos de costos, cuotas de ventas y fechas límite para la terminación del trabajo. Subsistema técnico La tecnología se refiere a los conocimientos necesarios para el desarrollo de ciertas tareas o actividades, este subsistema es identificado por la especialización de conocimiento y habilidades requeridas, el equipo, las instalaciones, además de que este subsistema afecta la estructura de la organización. Este subsistema juega un papel central en la determinación de objetivos, planeación, diseño de la organización, control de actividades y en la relación de la organización con su medio ambiente. Subsistema psicosocial En este subsistema están integrados los aspectos que tienen que ver con el factor humano. Desde su trabajo, intelecto hasta sus emociones y cultura, por ser esta parte intrínseca al ser humano su definición afecta al comportamiento de la organización.
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Recursos Humanos: Son el trabajo que aporta el conjunto de los empleados o colaboradores de una organización. También a la función que se ocupa de seleccionar, contratar, formar, emplear y retener a los colaboradores de la organización. Estas actividades las puede desempeñar una persona o departamento en concreto (los profesionales en Recursos Humanos) junto a los directivos de la organización. Cultura Organizacional: Comprende las actitudes, experiencias, creencias y valores, tanto personales como culturales, de una organización. Se ha definido como "una suma determinada de valores y normas que son compartidos por personas y grupos de una organización y que controlan la manera que interaccionan unos con otros y ellos con el entorno de la organización. Los valores organizacionales son creencias e ideas sobre el tipo de objetivos y el modo apropiado en que se deberían conseguir. Los valores de la organización desarrollan normas, guías y expectativas que determinan los comportamientos apropiados de los trabajadores en situaciones particulares y el control del comportamiento de los miembros de la organización de unos con otros Motivación: Es una característica de la Psicología humana que contribuye al grado de compromiso de la persona. Incluye factores que ocasionan canalizan y sustentan la conducta humana de un sentido particular o comprometido. Las metas de la organización son inalcanzables a menos que exista el compromiso permanente de los miembros de la organización. Liderazgo: En forma gerencial es el proceso de dirigir las actividades laborales de los miembro de un grupo y de influir en ellas, el liderazgo involucra a otras personas, empleados o seguidores, si no hubiera a quien mandar las cualidades del liderazgo del gerente serian irrelevantes; también involucra una desigualdad de poder entre los lideres y los miembros del grupo la cual se usa de diferentes forma para influir en la conducta de los seguidores de diferentes manera. Comunicación: La comunicación es el fluido vital de una organización, los errores de comunicación en más de una organización han ocasionado daños muy severos, por tanto la comunicación efectiva es muy importante para los gerentes ya que ella representa la hebra común para las funciones administrativas Los gerentes preparan planes hablando con otras personas, para encontrar la mejor manera de distribuir la autoridad y distribuir los trabajos. De igual manera las políticas motivacionales, el liderazgo, y los grupos y equipos se activan en razón del intercambio regular de información las como cualquier actividad intelectual se pueden perfeccionar enfrentando los retos que representan, las organizaciones pueden ser un lugar ideal para aprender esta lección.
Subsistema administrativo Abarca toda la organización al relacionarla con su medio ambiente, fijar los objetivos, desarrollar planes estratégicos y operativos, diseñar la estructura y establecer procesos de control específicos y definidos en las áreas. Es la capacidad de influir en las personas para que contribuyan a las metas de la organización y del grupo. Implica mandar, influir y motivar a los empleados para que
realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para la tarea de dirección, de hecho la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización, los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus empleados a hacer su mejor esfuerzo. Aunque el administrador forma parte del grupo, es conveniente, por muchas razones, considerarlo como separado de sus subordinados. Para lograr los objetivos de la empresa se le han asignado recursos humanos y de otra índole, y tiene que integrarlos. También es conveniente pensar en el administrador como separado del grupo porque es su jefe. Como jefe no es tanto uno de los del grupo como aquel que ha de persuadir al grupo para que haga lo que él quiere o deba hacerse. La dirección implica el uso inteligente de un sistema de incentivos más una personalidad que despierte interés en otras personas. Respecto a este punto también existen ciertos principios a mencionar como: • • • • • •
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de armonía de objetivos. de motivación. de liderazgo. de claridad en la comunicación. de integridad en la comunicación. de uso de complemento de la organización informal.
Subsistema planeación La Planeación comprende tanto el programa de acción normativo del consejo directivo y/o alta dirección de una empresa, como sus metas y objetivos. El programa de acción define los objetivos, metas, políticas y prioridades a mediano y largo plazo, para cada uno de los niveles de decisión de la empresa (áreas sustantivas y adjetivas). El proceso de planeación consta básicamente de las siguientes etapas: Establecimiento de objetivos. • Formulación de estrategias. • Desarrollo de los planes de operación. • Establecimiento de presupuestos financieros. • Ejecución de las operaciones. • Una vez que se tienen los objetivos, la labor administrativa pasa a planear los medios de alcanzarlos; decidir de antemano qué se va a hacer y cómo. Esto implica el desarrollo de una estrategia global y políticas generales más programas específicos y procedimientos. La integración de la toma de decisiones a través de la organización y en el tiempo. La planeación ofrece un medio a los administradores y a las organizaciones para enfrentar los cambios en su medio ambiente.
En lo operativo la planeación es la respuesta a necesidades específicas, tales como la toma de decisiones, solución de problemas y pronóstico de tendencias y sucesos. Subsistema organización La eficiencia de cualquier sistema organizacional estará en relación directa con la coordinación, misma que se obtiene a través del establecimiento de: Una adecuada estructura organizacional. • Una planeación y un proceso de toma de decisiones eficientes. • Sistemas de información y comunicación. • Si lo anterior existe, la coordinación se facilitará grandemente. Esta función está implícita en todo el proceso administrativo. Individuos: Las personas son el sustento de toda organización. El hombre espera satisfacer todo un rango de expectativas. Organización Formal: Es la estructura o esqueleto del sistema. Conjunto de relaciones preestablecidas que determinan los derechos y obligaciones de las personas en el ejercicio de sus funciones, la jerarquía, tipo de autoridad, responsabilidad, etc. Organización Informal: Relaciones entre los individuos y los grupos, requerimientos y urgencias de tipo social, las normas grupales, etc., es el área más importante la empresa. Tecnología: Agente de cambio social, modificador de los objetivos de la organización, de sus estructuras formales y actitudes y conductas de individuos y grupos. Contorno socio- económico: Es el medio donde obtiene sus recursos (humanos, financieros y materiales), y es a ese medio donde se enfocan sus objetivos. Interdependencia: Es el mecanismo a través del cual la organización se desarrolla. Se instrumenta a través de procesos que unen o ligan a las partes:
Comunicaciones: son las que permiten que la organización actúe correctamente posibilitando la coordinación y control de sus acciones. Aporta información y hacen coherentes a las organizaciones. Equilibrio: hace que las partes se relacionen entre sí funcionando integralmente como sistema. Es el proceso mantenedor del sincronismo frente a los cambios internos y externos. Decisión: es el resultado de las interacciones entre los individuos y sus actitudes y los requerimientos de la organización. La decisión hace que ésta marche hacia sus fines sin desviarse del camino planificado, es el nexo entre el pensamiento y la acción.
La interrelación está dada por las actividades recíprocas que desarrollan las diferentes partes de la organización y hace que un cambio en alguna de esas partes produzca efectos en las demás. Subsistema de dirección Dentro de las partes de la empresa está el subsistema de Dirección o pilotaje empresarial, fruto de la necesidad de un pensamiento director que proporcione la coherencia interna y externa para la consecución de sus objetivos. Esta función es llamada también Ejecución –Comando o Liderazgo, es una función de tal trascendencia que algunos tratadistas consideran que la administración y la dirección son una misma cosa. Esto es en gran parte, debido que al dirigir es cuando se ejercen las funciones administrativas. El pilotaje tiene que adecuar los medios a los objetivos de la organización aplicando los criterios: De carácter operativo (eficiencia y economía de recursos, equidad, eficacia) De carácter estratégico (de coherencia con las características del entorno)
El empresario ha evolucionado, pasando del empresario capitalista (patrón), a ser el líder y estratega de la organización. Se hace una distinción entre el empresario de riesgo (capitalista) y el de control (elite directiva de expertos responsables de gestión global de la empresa). La actuación se sustenta en tres ejes:
La innovación, por la importancia del cambio tecnológico en la competitividad. El liderazgo para la conducción de los grupos humanos hacia la consecución de los objetivos procurando la motivación y cohesión del mismo. La estrategia que ofrece en cada momento, una adecuada respuesta al entorno cambiante.
Las aptitudes o cualidades principales son:
Una clara aptitud de liderazgo y capacidad empresarial Ser un experto estratega con grandes dotes de organización. Tener una especial orientación al mercado y hacia el cliente Ser un buen director de personal con facilidad y habilidad en la comunicación Gran capacidad negociadora y de resolución de conflictos, lo que exige flexibilidad y aptitud para gestionar el cambio.
El punto de vista de sistemas sugiere que el administrador debe enfrentarse a situaciones dinámicas, inciertas, y frecuentemente ambiguas.
La cultura organizacional es el resultado de un proceso histórico. Está formada por una serie de valores que los miembros de la organización comparten, que se traducen en una determinada forma de entender y orientar la gestión de la empresa, en una determinada manera de afrontar los problemas. Se transforma en comportamientos y actitudes individuales que la dirección deberá ajustar a los intereses de la empresa. El proceso de dirección Planificar: determinar un plan de acción. Organizar: Estructurar y organizar las actividades para cumplir los objetivos. Integrar los Recursos Humanos: elegir a los individuos competentes para los puestos de la organización. Dirigir los Recursos Humanos: guiar sus acciones hacia los objetivos.
La sensibilidad respecto a las relaciones interpersonales es esencial si un directivo espera influir sobre cualquiera de los hechos humanos que lo circundan y es obvio que la dirección debe dejar sentir su influjo para cumplir con su misión de que se materialice la labor a través de otros. Subsistema de control El sistema de control persigue un objetivo de eficacia para la empresa, es decir, se concibe como el instrumento para mantener en condiciones de eficiencia. Esto abarca que el administrador se aboque a tres grandes aspectos:
Lograr los Objetivos, dentro de plazos oportunos. Lograr los con economía de medios, esto es logrando beneficios. Mantener motivado al equipo humano implicado en su consecución.
Las organizaciones no funcionan al azar sino, de acuerdo a planes establecidos para lograr los objetivos. Las organizaciones fijan sus misiones y establecen estrategias, su comportamiento es racional y deliberado. Y para que exista esto es necesario el “Control”. Debe existir el subsistema de control para que las diversas secciones de la empresa puedan desempeñar su responsabilidad y su orden. En el subsistema de control se divide en bases de datos y sistema de información y auditoria de recursos humanos. El objetivo del control es asegurar que cada departamento de las organizaciones marche de acuerdo a lo previsto. Si no trabajan con armonía y al mismo ritmo, las organizaciones dejan de funcionar eficiente. La palabra control se puede definir de varias maneras:
Función administrativa; forma parte del proceso administrativo de planear, organizar, dirigir y controlar. En este caso, control tiene es la función acompañar y evaluar lo planeado, organizado y dirigido. Medio de regulación para mantener el funcionamiento dentro de los estándares deseado; funciona como detector es para mantener proceso en los estándares establecidos. Función restrictiva y limitadora de un sistema para mantener a los miembros dentro de los patrones de comportamiento deseado; se refiere al expediente del personal de las organizaciones.
El control trata de garantizar que todo ocurre con la planeación adoptada y los objetivos establecidos, señalando fallas y errores para corregirlos. Características del Sistema de Control:
Claridad y Simplicidad. Adaptabilidad. Eficiencia y Eficacia. Continuidad. Objetividad. Adecuación. Oportunidad
Procesos de control Este proceso es cíclico y repetitivo, sirve para ajustar las operaciones de los estándares preestablecidos, compuesto de 4 etapas:
Establecimientos de los estándares deseados: representa el desempeño deseado, proporcionan medios para establecer lo que deberá hacerse y cuál es el desempeño o resultado más normal o deseable. Los estándares se pueden expresar en costo, cantidad, calidad y tiempo. Seguimiento y monitoreo del desempeño: es el control que acompaña y mide el desempeño. Monitorear significa acompañar, observar de cerca, ver cómo marchan las cosas. Para controlar el desempeño es necesario conocerlo y obtener información. La observación o verificación del desempeño o del resultado busca obtener información precisa de la operación. Comparación del desempeño con los estándares deseados: obtenida la información del desempeño o resultado, la próxima etapa es compararla con los estándares establecidos. Esto se lleva a cabo por medios de informes, indicadores, porcentajes, estadísticas, gráficos, etc. Esto no quiere decir que busca los errores, sino también localizar las dificultades apara mejorar los resultados en las operaciones futuras.
Acción correctiva: los errores deben corregirse para que las operaciones se normalicen. Esto busca lograr que lo realizado este de acuerdo con lo que se pretendía realizar.
Criterios de control Para que el proceso de control sea eficaz debe tener en cuenta los siguientes criterios: El proceso debe controlar las actividades apropiadas: el control debe dirigirse a las actividades que deben y requieren ser controladas. El proceso debe ser oportuno: el control debe efectuarse en el momento adecuado para señalar las desviaciones necesarias en tiempo real y permite emprender las acciones correctivas. El proceso debe tener una relación favorable entre costo y beneficio: el control no puede costar más que el elemento controlado, sino debe ofrecer un beneficio mayor que el costo para que valga la pena ejercerlo. En general los costo incluye: o Sistema de monitoreo y procesamiento. o Personal para operar el sistema. o Tiempo del personal para suministrar los datos al personal de control. o El proceso debe ser preciso: los procesos de control son indicadores de progreso y son la base para las acciones correctivas. El control debe ser objetivo, claro y preciso. o El procesos de control debe ser aceptado: es necesario que las personas acepten el control y comprendan los objetivos del proceso, que sientan que le control es necesario y debe ejercerse.
Medios de control Las organizaciones utilizan diversos medios de control para asegurar los estándares deseados: Jerarquía de auditoría: estructura organizacional, niveles jerárquicos para asignar autoridad y exigir obediencia. Reglas y procedimientos: preestablecen reglas y procedimientos que rigen el comportamiento de las personas. Establecimiento de objetivos: los objetivos sirven de guiar a la acción de las personas. Sistema de información vertical: puede transitar en 2 sentidos ascendente y descendente. La descendente lleva las órdenes, mandatos, decisiones, aclaraciones y orientaciones para los subordinados; se utiliza para controlar el desempeño de los subordinados. Ascendente lleva las noticias de eventos, resultados, que indican a los superiores que las tareas se ejecutaron; realiza la retroalimentación con los niveles superiores. Relaciones laterales: comunicaciones entre pares es decir, entre persona y cargo, ocupan el mismo nivel jerárquico. Sirve para integrar y coordinar las relaciones con los pares.
Organización matricial: Cada cargo tiene el doble de obediencia al gerente de la función y al gerente de producto.
