CAPITULO 1 INTRO DUC CIÓN CIÓN Significado Etimo Etimo lógico La palabra “administración” viene del latín administratione que significa acción de administrar. Y el término “administrar” está compuesto por ad y ministrare que significan conjuntamente conjuntamente “servir”, llevando implícito en su sentido que es una actividad cooperativa que tiene el propósito de servir. La definición dada para administración destaca justamente su mismo origen etimológico, cuando expresa ambos aspectos de cooperación y de servicio para el logro de los objetivos.
Definiciones de “administración”
Dar una definición precisa que cubra todos los aspectos de una materia tan amplia y compleja como la administración no es asunto fácil, ya que puede no satisfacer todos los criterios y puede ofrecer el peligro de que por ese solo hecho se llegue a restar su importancia, o bien a destacar aquellos aspectos que probablemente quedaron sin incluir dentro de la definición. A pesar del reconocimiento reconocimiento de tales t ales limitaciones, problemas problemas y probables derivaciones, se da una definición y algunos significados de “administración” que pretenden incluir los aspectos más sobresalientes que contienen las que los autores más destacados han dado. La administración puede definirse de diversas formas, al igual que sucede con otros campos del conocimiento, pero es posible ofrecer una sola definición para efectos didácticos, que incluya sus aspectos más importantes, a través de análisis y síntesis de las principales características que se han dado por diversos tratadistas. “ La administración, es una ciencia social compuestas de principios, técnicas y practicas y cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes comunes que individualmente individualmente no es factible lograr “ WILBRUG JIMENES CASTRO La administración, se define como el proceso de diseñar y mantener un ambiente en que las personas, trabajando en grupos, alcancen con eficiencia metas seleccionadas. HAROLD KOONTZ – KOONTZ – HEINZ HEINZ WEIHRICH W EIHRICH “La administración, es un proceso de planificación, organización, dirección y control del trabajo de los miembros de la organización y de usar los recursos disponibles de la organización organización para alcanzar las metas establecidas. DAVID ZENZO. La administración, es planificación, organización, ejecución y control. GEORGE TERRY. La administración está clasificada entre las ciencias sociales y, por tanto, tiene su propio cuerpo doctrinal, es decir, sus propios principios científicos y adicionalmente sus técnicas o artes aplicadas.
Cuando se habla de administración siempre se debe pensar en el “Ser humano”, y por lo tanto su marco de referencia, principio, medios y fin, y su dinamismo se los da él, no sólo como medio o proceso, sino como principio y meta. Por eso su aplicación debe estar siempre concebida y orientada en términos humanos y así sus sistemas deben ser regidos por normas que tengan tal base, puesto que no puede haber un verdadero esfuerzo cooperativo permanente si tales factores no constituyen la médula, o lo más importante. La coordinación de ideas y voluntades de acción sólo se logra en forma continuada, cuando los componentes coadyuvan para alcanzar un objetivo común. La administración establece un sistema de labor conjunta, en el cual cada uno de sus componentes tiene su propia personalidad, que influye positiva o negativamente, según su participación en el logro de los objetivos comunes. Esa acción cooperativa no puede dejarse en la práctica al azar, a la generación espontánea o al pragmatismo, sino que debe hacerse consciente y sistemáticamente, a través de la aplicación de esos principios administrativos. Dicha sistematización incluye, diversos aspectos, tales como la determinación acertada de objetivos y políticas, la preparación y orientación satisfactorias de planes, la organización de estructuras (humanas y técnicamente adecuadas), el control oportuno de actividades, etc. A través de la correcta aplicación de esos principios administrativos y mediante el necesario equilibrio práctico, es posible que al mismo tiempo que se Logran esos objetivos con eficacia y eficiencia haya satisfacciones humanas e incentivos materiales y espirituales para quienes participan en tal esfuerzo cooperativo. Brook Adams define la administración como “ la capacidad de coordinar hábilmente muchas energías sociales con frecuencia conflictivas, en un solo organismo, para que ellas puedan operar como una sola unidad”. Y tal capacidad no se puede lograr sólo a través de la práctica, sino que demanda un buen conocimiento acerca de los principios sobre los cuales descansa la administración como ciencia, que trata justamente de dar las bases filosóficas administrativas y los métodos adecuados científicos para evitar los conflictos sociales. A su vez, la negociación y la habilidad para transar en aspectos de forma para lograr lo que se considera de fondo, es otra de las importantes características de la administración y un requisito indispensable para todo buen administrador. Respetar el criterio de los demás, especialmente cuando es diferente al propio, es la única forma que realmente existe para exigir también el respeto al nuestro.
Significado, naturaleza e imp ortancia de la adm inistración
Las mismas definiciones, propósitos y ámbitos dados anteriormente para la administración han servido para dar a conocer de manera resumida su naturaleza e importancia, pero el tema es tan interesante que bien vale la pena ahondarlo un poco más. Se ha manifestado desde la presentación de esta obra q ue las condiciones imperantes en esta época de crisis, la más grave desde la última guerra mundial, obligan a la convivencia y a la labor de grupo y que sólo en casos verdaderamente excepcionales es posible trabajar de manera aislada. La Humanidad había logrado un gran progreso en las décadas de los sesenta y de los setenta a base de labor y esfuerzos cooperativos y en prosecución de tales metas ha sido imprescindible la sistematización de los trabajos para que cada quien sepa cuáles son sus obligaciones como parte de ese esfuerzo colectivo. En otra forma habría sectarismo y posiblemente mayores discordias y apetitos particulares, en lugar de armonía y realizaciones conjuntas. Pero en la situación actual se requiere actuar con una administración que conjure la crisis.
Es así como la administración adquiría su verdadero significado, naturaleza e importancia al constituirse en :Un proceso necesario a todos los esfuerzos colectivos, bien sean ellos públicos o privados, civiles o militares grandes o pequeños, y a pesar de que en cada caso ese proceso científico puede variar de objeto y forma, según sean las circunstancias que se presenten. Y justamente en esa adaptabilidad a las circunstancias cambiantes es donde los principios administrativos tienen su prueba científica, y su universalidad. Esta universalidad no significa, como se indicará en la Introducción, que se puedan dar siempre normas de aplicación invariable y apriorística, puesto que existen limitaciones al ser la administración una ciencia social y como tal condicionada por factores humanos y por otros económicos, políticos, nacionales e internacionales. Se pueden hacer análisis administrativos cuantitativos y cualitativos de casos particulares, que den a conocer si la administración en referencia es eficaz, eficiente, indiferente o inefectiva; pero para ello la aplicación técnica de los principios administrativos no es suficiente, sino q ue deben desarrollarse y utilizarse prácticamente otras técnicas y métodos de análisis, que teniendo como base doctrinal esos mismos principios, disponen también de otros medios para llegar a conclusiones válidas de posible implantación pragmática. Sobre esta imposibilidad de hacer juicios valorativos generalizados sobre la administración se expresa que: “La administración es sólo buena o mala, si se le compara o juzga con determinados valores abstractos en los cuales cree la persona que está haciendo uso del conocimiento. El conocimiento proporciona al hombre poder: poder para hacer el bien o el mal . .” El conocimiento de la administración es amoral como todo otro saber que da poder puede ser amoral si es mal usado, pero no es amoral por sí mismo, incluso en un sentido más profundo, porque es el conocimiento de cómo se puede manejar a otros seres humanos; cómo lograr que hagan las cosas que uno quiere que hagan. El estudio de la administración nos informa acerca de técnicas capaces de influir el comportamiento humano Uno de los valores fundamentales de la civilización occidental ha sido el de la dignidad del ser humano que significa que todos los que van a participar van a ganar algo. Así la administración se vuelve cooperativa en su sentido más amplio. Puede sintetizarse entonces que la administración es uno de los medios más importantes de que dispone el ser humano para poder satisfacer sus múltiples necesidades, dadas la dinámica y características de la época y las necesidades de labor conjunta que distinguen a la humanidad.
Clasificación d e la admin istración Ha existido, y se sigue manteniendo, un amplio debate acerca de la clasificación que debe darse a la administración y probablemente la controversia ideológica seguirá por mucho tiempo más, puesto que conforme avanza nuestra época, se modifican y perfeccionan los criterios de lo que debe considerarse una ciencia, mas se quiere darle la categoría de ciencia de acuerdo con los razonamientos que a continuación se indican. Quienes le niegan su carácter científico argumentan que la administración, por su propia naturaleza humana cambiante, no puede reducirse a leyes de validez universal, puesto que cada situación administrativa es única, dado el elemento dinámico que la caracteriza. Se agrega además que los factores que inciden en ella están condicionados a tal variedad de complejidades cuantitativas y cualitativas, que práctica y teóricamente los hechos no se repiten y por lo tanto son únicos y en lugar de principios lo que ofrece son preceptos. Dichos preceptos, se dice, han sido
desarrollados por los estudiosos, pero generalmente no son aceptados o son desconocidos por la gran mayoría de los administradores prácticos, quienes consideran que sólo la experiencia puede guiarlos y darles las verdaderas soluciones. George Terry considera que la filosofía de la administración puede considerarse como una forma del pensamiento administrativo... para contestar en forma satisfactoria el porqué de la administración sale a relucir el tema de la filosofía de la administración y sus valores subsecuentes, así como el ambiente en el que opera... nadie puede administrar sin tener una filosofía de la administración, ya sea implícita o sobreentendida. No puede administrar sin creer en algunos conceptos básicos, que es posible consultar y usar como guías. .. no [se] puede operar en el vacío. Hay algún sistema de pensamiento que prevalece en sus esfuerzos administrativos. Por tanto, ese autor utiliza indistintamente el término filosofía, como sinónimo de ciencia, y esto es posible si se comprende que básicamente, la ciencia es una actitud mental y un sistema para el estudio de la realidad. Cualquier ciencia posee ciertas características: es un cuerpo organizado de conocimientos, y éstos son demostrables y valederos a la luz de la evidencia disponible; permite la descripción de ciertos fenómenos y que sean explicados y predichos dentro de ciertos límites; es universal porque sus [principios] y conceptos básicos no varían mucho de acuerdo con las contingencias de tiempo y espacio; proporciona leyes y principios orientadores, y aplica una metodología y perspectiva definidas al tema pertinente.
El hecho de que algunos de esos hombres prácticos en el campo le nieguen jerarquía científica a la administración, hace que ciertas personas no le reconozcan el mismo nivel que se les da a otras profesiones y además debemos reconocer que infortunadamente existe un divorcio frecuente entre lo que se dice y lo que se hace; entre lo que se escucha y lo que se mira. Y ante situaciones patológicas institucionales que permiten que se alcancen altas posiciones administrativas con muy pequeños conocimientos y experiencia sobre la materia reafirman el errado criterio de la carencia de base científica que tiene, lo cual es también válido en otros quehaceres administrativos, no por falla de la ciencia, sino del comportamiento humano. Pero tampoco el descubrimiento de la liberación del átomo es culpable de la amenaza de una guerra mundial usando su fuerza para destruirnos. Otras son las razones. Si no se restringe el término ciencia a los perímetros restrictivos de las disciplinas físicas, y se concede que existen muchos métodos científicos, entonces la administración acepta esa definición. Las ciencias sociales no proporcionan respuestas del mismo grado de precisión que las ciencias puras, pero sin embargo, tienen características científicas del mismo rigor que las otras ciencias sociales, dentro de los parámetros de sincretismo que nos indica el doctor Juan Ignacio Jiménez Nieto, al cual haremos referencia posteriormente en este mismo punto. La falta de acuerdo de parte de algunos tratadistas sobre el carácter científico indudable que tiene la administración hoy día, es comparable a la que tienen otras ciencias sociales y a la que tuvieron algunas ciencias exactas hace algunos siglos. Y sin embargo, ante los progresos que se han alcanzado en los últimos años en investigaciones sociales aplicadas, o en los propios campos administrativos, se ha demostrado que si bien es cierto que ella no tiene principios inmutables, y no los puede tener ninguna ciencia relacionada con seres humanos (dentro de las cuales deben incluirse la economía, la psicología, la antropología, la sociología, la demografía, etc.), también lo es que ha formado un cuerpo doctrinal que ha mostrado tener validez, dentro de los límites de adaptación que requiere toda ciencia social. No se tiene la intención de encasillar dentro de su pensamiento administrativo al distinguido lector, y por eso se le ofrece otros esclarecidos criterios, que inclusive
pueden discrepar en su totalidad o en algunos aspectos con el suyo. Por ejemplo, el doctor Bernardo Kliksberg se orienta en otro sentido pues considera que no debe existir una”. Atmósfera de respeto reverencial por ciertos mitos completamente ajena al esfuerzo científico serio que debe ser por esencia continuamente crítico”. Hace hincapié en la dificultad de concretar una buena definición de la administración a pesar de lo cual ofrece la siguiente: “. un conjunto de conocimientos referentes a las organizaciones integradas por nociones atinentes a la explicación científica de su comportamiento, y nociones atinentes a u tecnología de conducción.” Concluye el mismo tratadista argentino que - la administración es una disciplina y una tecnología. Como ciencia le cabe determinada ubicación en el campo general del saber científico, y desarrolla ciertas vinculaciones con otras disciplinas, en estrecho contacto con técnicas específicas derivadas de ellas” El doctor Juan Ignacio Jiménez Nieto considera que la administración es una ciencia social interdisciplinaria y la más sincrética entre otras que se clasifican también como ciencias sociales. En su criterio la ciencia administrativa se edifica con, sobre y por las demás ciencias sociales básicas y sólo vale en términos del valor que le transmite el análisis interdisciplinario. Al negarle un contenido propio a la ciencia administrativa pregonamos por igual su limitación y su grandeza. No contiene un solo elemento elaborado primariamente en su propio recinto pero en el seno de la administración se transforman los recibidos de las demás ciencias sociales, brillan con luz propia y se invisten de su peculiar morfología. “La administración- no tiene casa solariega, pero ha adoptado bajo su techo a los hijos legítimos de la sociología, la politología, la economía, el derecho, la antropología y la psicología, les ha brindado un apellido común y les ha enseñado a convivir y a integrarse en una familia de relaciones estables. La administración no tiene vientre epistemológico propio; pero hace suyos los frutos de las demás ciencias” (Jiménez , 1974, a) La administración soporta el análisis más estricto que se le quiera hacer como ciencia social y para demostrarlo se puede aplicar la propia definición: La administración es un conjunto de conocimientos y de investigaciones que tiene sus propios principios y permite obtener conclusiones confiables y susceptibles La demostración de que es un conjunto de conocimientos y de investigaciones con principios científicos propios está en su misma universalidad puesto que el cuerpo doctrinal que constituye la administración puede ser aplicado con igual validez en instituciones o empresas publicas o privadas, militares o civiles grandes o pequeñas, chinas o latinas, puesto que no conoce limitaciones de fronteras tamaños o campos de aplicación. Como sucede con otras ciencias y especialmente con las sociales su eficiencia no consiste sólo en sus principios sino en el arte en la disciplina y en la técnica con que se apliquen. Los estudios más recientes en el campo administrativo han demostrado que por su medio puede lograrse cierta uniformidad en la actuación de los individuos y los grupos pertenecientes a una misma entidad y tal hecho puede probarse a través de observación de casos particulares de experimentación y por medio de principios convertibles a términos matemáticos, guardadas las proporciones y limitaciones a que están sujetas las ciencias sociales en comparación con las ciencias exactas. Aun aceptando el postulado que se hace de que la administración es una ciencia —y una ciencia social en particular —, ella no puede calificarse como una ciencia básica, o un campo del saber por sí sola, sino que tiene una estrecha interrelación con otras ciencias, artes y filosofías y con variadas técnicas y talentos, especialmente con todos aquellos que pertenecen así mismo campo social e igual sucede con el derecho, la economía, la política, etc., que son interdependientes. Pero es cierto también que muchas otras ciencias, como la balística o la medicina, tienen asimismo esas interrelaciones con otras ciencias, artes, técnicas etc. (matemáticas, física, astronomía, química, biología, anatomía, cirugía, etc.), y que a su vez tienen partes de
arte, de técnica, de método, de disciplina, etc., o que son ejercidas utilizando mezclas de varias disciplinas o ciencias como sucede, entre otras profesiones, con la ingeniería, la medicina, la psicología, etc. Las nuevas investigaciones que se están haciendo en el campo administrativo en los países más avanzados podrán confirmarle o negarle en el próximo futuro su carácter de ciencia, puesto que como bien dice un profesional estadígrafo estadounidense: La ciencia avanza mediante el proceso cíclico de obtener observaciones, buscar en ellas uniformidades y contrastes, formular teorías o “modelos” y obtener más observaciones. Estas últimas observaciones pueden resultar confirmatorias o contradictorias de la teoría, y en caso de existir contradicción, pueden conducir a la modificación de la teoría en algún detalle, tal como la introducción de una nueva clase de fuerza en un modelo físico, o más difícilmente, pueden llevar a una reconstrucción drástica del modelo, tal como el reemplazo de la teoría de Ptolomeo sobre el movimiento planetario por la de Copérnico. Si como ciencia se entiende un esquema de cosas en las cuales cada aspecto particular cubierto debe tener un valor matemático, entonces la administración no es una ciencia. Con tal criterio sólo la astrofísica puede considerarse como una ciencia y debe recordarse que las leyes mecánicas del firmamento no nos dicen nada acerca del calor y la composición de las estrellas y no se pueden medir tampoco todas las perturbaciones y explosiones que suceden en el mismo firmamento y que se tienen como accidentales. Si, por cl contrario, se puede usar correctamente el término ciencia para aplicarlo a un cuerpo exacto de conocimientos, y trabajar con base en él como pronóstico, y si así lo aceptamos y deseamos, podemos hablar entonces apropiada y convenientemente de una ciencia de la administración.” Las actuales investigaciones han venido a reafirmar el carácter científico de la administración y también a suprimir algunas de las limitaciones descritas para mediciones astrológicas con la conquista del espacio sideral por el hombre.
Posición de la administración dentro de las ciencias El profesor Glenn Negley, de la Universidad de Duke, considera a la administración como una ciencia legítima, puesto que para él una ciencia no es un compartimiento hermético o una materia sujeta a diferentes categorías sino que es un conjunto de métodos y técnicas que ayudan a integrar el conocimiento y la experiencia del mundo en que vivimos. Para probar su criterio el profesor Negley propone un cuadro analítico de interrelación científica, a través del cual pretende demostrar el importante lugar que ocupa la administración en relación con los grupos y ciencias sociales, la propiedad, la persona, la política, el Estado y la ley, así como su interdependencia con las ciencias psicológicas las matemáticas, la lógica, las ciencias morales, el arte y la religión Algunos epistemólogos y filósofos le dan a la administración categoría de ciencia separadas en tanto que otros se la niegan, como se ha indicado en el, dando los argumentos ya indicados. Es posible que no haya un consenso de opinión tampoco en este campo, al igual que sucede con el de otras ciencias y, por lo tanto, sin pretender convencer a quienes puedan sustentar criterios diferentes, se partirá de la premisa de que la administración es una ciencia social, aspecto que será tratado a continuación.
La adm inis tración, las cienc ias so ciales y las c iencias políticas Se ha indicado en varios de los puntos anteriores, que la administración aplica sus principios a situaciones o aspectos humanos del hombre en sociedad, formando parte de ¡as ciencias sociales y estando en estrecha interrelación con ¡as otras, tales como ¡a economía, la sociología, la historia, la geografía, el derecho, ¡a moral, la psicología, la antropología, la política, etc.
El termino "ciencia social" es muy amplio y se aplica a todos aquellos fenómenos sociales susceptibles de análisis científico y ya se ha manifestado reiteradamente que la administración, a través de su cuerpo de principios, acepta esa clase de pruebas. La confirmación de que la administración es una ciencia social, se obtiene mediante el estudio de su ámbito y propósitos expresados en su propia definición. El trabajo cooperativo que se obtiene por su medio, que es integral para la conducta de la vida civilizada de hoy, permite que los individuos componentes del grupo social satisfagan sus necesidades intelectuales, espirituales y materiales y ayuden a que otros hagan lo mismo. Las nuevas corrientes de opinión sobre la materia y los muchos estudios que se han hecho en el campo demuestran, sin lugar a dudas el carácter eminentemente social que tiene la administración, cuya meta filosófica es actualmente el hombre como fin y no como medida o simple proceso. Sus relaciones con otras ciencias sociales son estrechas e interdependientes. Por ejemplo, la psicología ofrece a la administración principios que se aplican para mejorar las relaciones humanas de grupos, y para equilibrar la personalidad de sus componente para hacer que se alcance el liderazgo en quienes tienen los deberes de dirección y para lograr una disciplina en las labores por dominio de ideas, más que por temor. Por otra parte, la administración ofrece a la psicología el campo experimental para que sus principios se apliquen y prueben en conjuntos humanos y para que a la luz de la experiencia lograda, dichos principios adquieran cuerpo doctrinal. Igual sucede con la ciencia política, base fundamental de la administración pública, que también guarda una estrecha dependencia recíproca con la ciencia administrativa al ofrecer la primera el marco de actuación y la segunda la dinámica humana sistematizada para los asuntos del Estado. Hay quienes consideran que esa relación entre ambas ciencias es tan estrecha que es imposible anal izan as o aun concebirlas separadamente. Similares exámenes podrían realizarse para interrelacionar la administración con las otras ciencias sociales pero ello obligaría a hacer una lista completa de éstas y demandaría un amplio estudio que se considera innecesario, dada la naturaleza introductoria de este libro. Para finalizar con este aspecto, es necesario destacar la importancia que tiene el estudio de otras ciencias sociales para quienes deseen profundizar en el campo administrativo. Se necesitan estudios que unifiquen varias disciplinas y ciencias para poder comprender en todas sus múltiples facetas los problemas del comportamiento humano y especialmente cuando dicho comportamiento se interrelaciona con el de otros individuos y actúa dentro de un marco institucional y jurídico. Carac terísti cas d e la adm ini str ación Se ha indicado que la administración da los principios mediante cuya aplicación es factible alcanzar éxito en la dirección de individuos organizados en un grupo formal que tiene propósitos comunes. Es necesario ahora agregar a tales conceptos las característica administración que pueden ser analizadas bajo dos puntos. vista distintos, pero complementarios, como son los “aspectos sustantivos o particulares". “aspectos generales o comunes”. Los “aspectos sustantivos ” de la administración son los propios de cada empresa o institución en donde se presentan y que le dan su fisonomía característica; vendrían a ser enmarcados por sus labores y problemas propios, tales como los docentes en un centro de enseñanza, los políticos en una asamblea legislativa, los religiosos en un palacio arzobispal, los industriales en una fábrica, etc. Esos aspectos sustantivos incluyen los problemas de política, en su verdadero sentido, y los de procedimientos involucrados en la realización de una actividad particular. El rango que tengan esos aspectos sustantivos dependerá de la naturaleza del trabajo
comprendido en los mismos y sus características cualitativas influirán en la división y especialización del trabajo. Los aspectos generales o comunes son aquellos de carácter mas universal o menos especializado, que se presentan o pueden presentarse frecuentemente en todas las empresas o instituciones, indistintamente de la naturaleza de la actividad que ellas realicen. Son por ejemplo, los aspectos operativos de la planificación, los aspectos formales o humanos de toda la organización, las comunicaciones como medios de coordinación satisfactoria, etc. En consecuencia para iniciar nuestro estudio, principiemos con las siguientes ocho características que son de máxima importancia: 1.
La administración sigue un propósito. Un requisito de la administración es un objetivo, sea este implícito o enunciado específicamente. La administración se refiere al logro de algo especifico. El éxito administrativista comúnmente considerado como el grado hasta el cual se han logrado los objetivos. La administración existe porque es un medio efectivo para lograr que se ejecute el trabajo necesario. El echo de que un ejecutivo tenga cierto numero de subordinados que dependen de el no hace que sea, ipso facto, un gerente. Una calificación es que los esfuerzo del grupo constituyen al logro especifico.
2.
La administración es un medio notable para ejercer un verdadero impacto en la vida humana. La administración influye en su ambiente. Si un administrador así lo desea, puede hacer para mejorar las actividades y logros presentes, para estimular a hombres y mujeres hacia mejores cosas y para hacer que ocurran acciones favorables. Las frustraciones y desengaños presentes y pasados deben tomarse por lo que son y considerarlos pasivamente como inevitable. Un administrador puede progresar; puede aportar visión, esperanza, acción y el logro de las mejores cosas de la vida. El impacto sobre su ambiente es una característica vital de la administración.
3.
La administración esta asociada usualmente con los esfuerzos de un grupo. La asociación administración – grupo es el punto de vista adoptado en este libro. Esta énfasis en el grupo descansa en el hecho fundamental de que una empresa cobra vida para alcanzar determinados objetivos, los que se logran con mas facilidad por medio de un grupo y no por una sola persona. Por ejemplo. Por medio de un grupo los recursos pueden aumentarse, los miembros pueden dispersarse en el tiempo y en el espacio y se mantiene la comunidad del esfuerzo. La gente se convierte en miembro de una empresa con el fin de satisfacer sus necesidades y porque cree que sus ganancias sobrepasaran a sus perdidas o responsabilidades como miembro de un grupo. Sin embargo, también es cierto que la administración es aplicable a los esfuerzos de un individuo. Una persona administra sus asuntos personales. Pero la rfere3ncia más amplia y mas importante es aun grupo.
4.
La administración se logra por., Con y mediante los esfuerzos de otro. Para participar en la administración se requiere abandonar la tendencia a ejecutar todo por uno mismo y hacer que las tareas se cumplan por, con y mediante los esfuerzos de los miembros del grupo. Esto es mucho más difícil de lo que párese. La pauta acostumbrada es que una persona adquiera habilidad en cierto tipo de trabajo especializado y obtener ascensos y progresos adquiriendo mas conocimientos y capacidad en este determinado campo de especialización. Pero llega el momento en que un progreso posterior requiere cambiar de ser un especialista a ser un miembro de la administración. Ahora, la principal medida del éxito se convierte en fijar objetivos apropiados y hacer que otros realicen estos objetivos específicos. El grado de éxito con el que se haga este cambio determina las potencialidades del nuevo gerente. Es importante que el especialista reconozca esta diferencia al entrar al trabajo administrativo. Es muy frecuente que el vendedor que ha sido ascendido a gerente de ventas distrital siga siendo un vendedor; el experto en capacitación de empleados, al ser ascendido a ayudante del gerente de personal, continua siendo un experto capacitador; y el ingeniero de estudio de tiempos promovido a gerente de la planta, fracasa en la administración de la planta, continuando siendo esencialmente un ingeniero de estudio de tiempos. 5.
La administración es una actividad, no una persona o grupo de persona, la palabra ¨dirección¨ es un termino mas preciso y descriptivo que administración. Sin embargo, el uso popular ha hecho de administración el termino mas ampliamente aceptado. En
consecuencia, es erróneo referirse a una clase económica, a una clase social o a una clase política como administración. La administración no es gente, es una actividad igual ala caminar, lee, nadar o correr. Los individuos que administran pueden ser designados como gerentes, miembros de la administración o directores ejecutivos. Además, la administración es una actividad diferente. Puede ser estudiada obteniendo conocimientos acerca de ella y adquiriendo destreza en su aplicación. No existe otra actividad exactamente igual a la administración. 6. La efectividad administrativa requiere el uso de ciertos conocimientos. Actitudes y practica. Hay una gran diferencia entre lograr que los vendedores vendan y saber como vender; entre los empleados hagan uso de su capacitación y capacitar; y entre hacer que los obreros produzcan los artículos de una empresa y conocer los detalles sobre la forma de ejecutar los diversos trabajos. La habilidad técnica es extremadamente importante para cumplir con un trabajo asignado, pero la función del miembro administrativo no requiere básicamente pericia técnica especializada. Muchos gerentes fueron expertos técnicos o especializados antes de entrar al trabajo administrativo. Esto es muy común en una época de especialización. Los antecedentes y la habilidad técnica pueden ayudar mucho al futuro gerente. Sin embargo, la consideración importante es que se requiere otra especialidad al entrar al trabajo administrativo: Administrar con eficiencia. 7.La administración es intangible. Ha sido llamada la fuerza invisible. Su presencia queda evidenciada por el resultado de sus esfuerzos – método, empleados informados, espíritu boyante y adecuada producción de trabajo. Pero, en su mayor parte, estos resultados pasan inadvertidos. Por extraño que parezca, en algunos casos la identidad de la administración queda de relieve por la presencia de su opuestos directo, la mala administración. Los resultados de esta ultima se notan rápidamente, y por su presencia la identidad de la administración queda en un foco claro. 8. Los que practican la administración no son necesariamente los propietarios. En otra palabra, administrador y propietario no necesariamente son sinónimos. Es cierto que en algunas empresas los propietarios y los administradores son los mismos, pero en muchos casos los administradores forman un grupo completamente separado, distinto y aparte del de los propietarios. De hecho, existe un grupo administrativo en nuestra actual sociedad. Los miembros de la administración manejan la empresa a nombre de los propietarios que tienen derechos o poseen riquezas económicas.
Diferencias fun damentales y sim ilitudes entre la adminis tración p ública y la privada La administración pública y la privada son ramas especializadas de la misma ciencia administrativa y, por tanto, sus principios teóricos tienen bases científicas comunes, puesto que ambas son partes de un todo. Muchas de las técnicas que se usan pueden aplicarse indistintamente en los dos sectores requiriendo, desde luego diferencias sustantivas de fondo y de ambiente y ajustes de forma para adaptarlas a las situaciones variables de tamaño y naturaleza de la empresa o institución. Existen algunas diferencias significantes entre la administración pública y la privada debido a algunos aspectos que caracterizan a la primera, que en resumen son los siguientes: El tamaño y la complejidad de las estructuras y procedimientos de la maquinaria pública y la diversidad de las actividades que la componen que dificultan la toma de decisiones y la coordinación entre sus diferentes partes, la participación múltiple de personas y grupos y el alto grado de interrelación e Interdependencia que existe entre diversos factores que componen ese sector público. Existe también un mando múltiple ejercido por diferentes personas y grupos que toman liderazgo y que actúan a través de funciones directas o indirectas en las decisiones legislativas y ejecutivas. Las presiones de grupos son de mayor magnitud y variedad en el sector público que en el privado. Hay variaciones fundamentales también entre ambas administraciones en sus incentivos o motivaciones, que en el caso del sector público son carentes de ambiciones lucrativas, y también en las formas de medición que se tienen a falta de ganancias.
Existen también diferencias en los medios y límites de acción que se tienen en uno y otro sector, puesto que existe una mayor rigidez legal y reglamentaria en la administración pública, para garantizar así, al menos en un sistema democrático de gobierno, que el poder se ejerza dentro de ciertos limites de interés de las mayorías. En la administración privada la aplicación de los principios y sus propias realizaciones se logran con mayor dinámica y de allí posiblemente surja el criterio bastante generalizado de que la administración de los negocios es eficiente, en tanto que la pública no lo es. Esas diferencias radicales no corresponden siempre a los hechos. Aunque es preciso reconocer que por varias razones de complejidad, numero de personal, etc., la administración pública, salvo casos de excepción es menos eficiente que la privada.En los países más desarrollados la administración pública se interesa grandemente en la investigación y a pesar de que también las empresas privadas de gran tamaño y poder económico lo hacen no igualan el énfasis que pone en ella aquel sector. Por otro lado las situaciones internacionales condicionan o restringen la libertad irrestricta que se tenía anteriormente en la administración pública y así, el mismo concepto de soberanía de los países ha disminuido y cambiado su connotación, siendo grande la influencia directa o indirecta que tienen algunos organismos regionales e internacionales especialmente en la fijación de normas comunes de actuación, a las cuales se supeditan en gran medida las nacionales. Para ser un administrador efectivo, bien sea en los negocios o en las actividades estatales, se requieren conocimientos y destrezas muy parecidas y especialmente la misma capacidad de poder amalgamar los esfuerzos individuales en uno colectivo, sin que ello signifique ¡a pérdida de la personalidad de cada cual, sino la constitución de un verdadero espíritu de cuerpo para lograr los propósitos de servicio a la comunidad y también los diferentes incentivos de lucro o de prestación de mejores labores, según sea el ámbito administrativo. Las diferencias que existen entre las administraciones pública y privada son también circunstanciales (de funciones, campos de actividad, etc.), y del tamaño de las organizaciones. Tanto es así que en ciertas condiciones, es probable encontrar mayores similitudes y problemas comunes en dos grandes organizaciones, una de ellas pública (por ejemplo, el gobierno central) y la otra privada (como una compañía nacional de transportes, o de electricidad) que entre dos empresas particulares, una de ellas de gran volumen (las mismas compañías nacionales de transportes o de electricidad) y otra pequeña como podría ser una industria, un almacén o un negocio de reducido giro comercial. Es decir, que esas diferencias son más bien de grado y de ámbito que de clase, y tal afirmación puede comprobarse plenamente a través de la aplicación de los principios científicos administrativos en uno y otro sector.
