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CEDULA DE COMUNICACIÓN NRO. 001-2015 AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO A LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN AGUSTÍN NOMBRE
: Dr. Valdemar Medina Hoyos
CARGO DIRECCIÓN
: Rector de la Universidad Nacional de San Agustín :
UNIDAD ORGÁNICA
:
FINALIDAD
: Comunicación de desviación de cumplimiento
REFERENCIA
: Normas general de control gubernamental Nro. 7.31, aprobada por Resolución de Contraloría Nro. 273-2014
Me dirijo a usted alcanzándole el pliego de desviaciones de cumplimiento __número de folios en documento adjunto, derivados de hechos advertidos como resultado de la auditoria de cumplimiento a la Universidad Nacional de San Agustín en el que ha tenido participación en su condición de Rector de la UNSA. En tal sentido, agradeceré se sirva remitir sus comentarios debidamente documentados autenticados y foliados, sobre su participación en los hechos comunicados, así como el resultado de las opciones que sobre el particular hubiese adoptado, concediéndosele el plazo perentorio de 5 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibido el presente, a la siguiente dirección. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Oficina Regional de control de Arequipa Comisión de Auditoria de la municipalidad Provincial de Arequipa Urb. Pablo VI G 2 – Cercado Teléfono: 988766554
Jefe de la Comisión Auditora
RECIBIÓ CONFORME NOMBRE CARGO FECHAY HORA DIRECCIÓN
Página 2 de 12 FIRMA DNI OBSERVACIÓN
CEDULA DE COMUNICACIÓN NRO. 001-2015 AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO A LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN AGUSTÍN NOMBRE
: Dr. Gerardo Sotelo Bueno
CARGO DIRECCIÓN
: Jefe de la Oficina Universidad de Planificación :
UNIDAD ORGÁNICA
:
FINALIDAD
: Comunicación de desviación de cumplimiento
REFERENCIA
: Normas general de control gubernamental Nro. 7.31, aprobada por Resolución de Contraloría Nro. 273-2014
Me dirijo a usted alcanzándole el pliego de desviaciones de cumplimiento =número de folios= en documento adjunto, derivados de hechos advertidos como resultado de la auditoria de cumplimiento a la Universidad Nacional de San Agustín en el que ha tenido participación en su condición de Rector de la UNSA. En tal sentido, agradeceré se sirva remitir sus comentarios debidamente documentados autenticados y foliados, sobre su participación en los hechos comunicados, así como el resultado de las opciones que sobre el particular hubiese adoptado, concediéndosele el plazo perentorio de 5 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibido el presente, a la siguiente dirección. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Oficina Regional de control de Arequipa Comisión de Auditoria de la municipalidad Provincial de Arequipa Urb. Pablo VI G 2 – Cercado Teléfono: 988766554
Jefe de la Comisión Auditora RECIBIÓ CONFORME NOMBRE CARGO FECHAY HORA
Página 3 de 12 DIRECCIÓN FIRMA DNI OBSERVACIÓN
CEDULA DE COMUNICACIÓN NRO. 001-2015 AUDITORIA DE CUMPLIMIENTO A LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE SAN AGUSTÍN NOMBRE
: Hugo Fausto Cruz Arapa
CARGO DIRECCIÓN
: Jefe de la Oficina Universitaria de logística :
UNIDAD ORGÁNICA
:
FINALIDAD
: Comunicación de desviación de cumplimiento
REFERENCIA
: Normas general de control gubernamental Nro. 7.31, aprobada por Resolución de Contraloría Nro. 273-2014
Me dirijo a usted alcanzándole el pliego de desviaciones de cumplimiento =número de folios= en documento adjunto, derivados de hechos advertidos como resultado de la auditoria de cumplimiento a la Universidad Nacional de San Agustín en el que ha tenido participación en su condición de Rector de la UNSA. En tal sentido, agradeceré se sirva remitir sus comentarios debidamente documentados autenticados y foliados, sobre su participación en los hechos comunicados, así como el resultado de las opciones que sobre el particular hubiese adoptado, concediéndosele el plazo perentorio de 5 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibido el presente, a la siguiente dirección. CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Oficina Regional de control de Arequipa Comisión de Auditoria de la municipalidad Provincial de Arequipa Urb. Pablo VI G 2 – Cercado Teléfono: 988766554
Jefe de la Comisión Auditora RECIBIÓ CONFORME
Página 4 de 12 NOMBRE CARGO FECHAY HORA DIRECCIÓN FIRMA DNI OBSERVACIÓN
APÉNDICE A LA CÉLULA DE COMUNICACIÓN DE LA DESVIACIÓN DE CUMPLIMIENTO
OMISION DE NORMAS E IRREGULARIDADES EN EL PROCESO DE ADQUISICIÓN DE EQUIPOS DE INFORMATICA PARA 47 ESCUELAS PROFESIONALES Y 3 CENTROS ACADÉMICOS (IDIOMAS, INFOUNSA, CEPREUNSA) Y PRESUNTA RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA. De la verificación a la documentación remitida por la administración universitaria en relación a la adquisición de equipos de cómputos durante el periodo febrero-octubre del 2013 se observó que mediante oficio n°119-2013OULP/UNSA ,expediente n°3634 de 22 de febrero de 2013 la oficina de planificación solicita al Dr. Valderrama Medina Hoyos Rector de la Universidad Nacional de San Agustín ,el requerimiento de equipos informáticos para cuarenta siete (47) escuelas profesionales y tres (3) centros académicos (Idiomas, Infounsa, Ceprunsa), documento que no especifica las características técnicas mínimas de los equipos .Por lo tanto de la revisión al expediente de contratación ,no se encontró la documentación que acredite los pedidos y necesidades de las Áreas usuarias (47 escuelas profesionales y 3 centros académicos ) En el oficio de requerimiento N°119-2013-OULP/UNSA de la oficina de planificación, no se establece las características técnicas mínimas de los equipos a adquirir, así como en el oficio n°326-2013 –OUP/UNAS Expediente n°3634 de 24 de Mayo de 2013 suscrito por el Dr. Gerardo Sotelo Bueno Jefe de la oficina Universitaria de planificación, tampoco establece tal información. Mediante Resolución Rectorial N°775-2013 de 05 de junio de 2013 es designado el Comité especial para elaborar Bases y Especificaciones técnicas y demás acciones para la ADQUISICIÓN POR EQUIPOS REPOSICION DE EQUIPOS BÁSICOS DE AULAS PARA ESCUELAS PROFESIONALES Y CENTROS ACADÉMICOS ,el mismo que está conformado por: Ing. Lucy Delgado Barra Dr. José Málaga Cruz CPC. Hugo Fausto Cruz Arapa Asimismo, mediante carta del 01 de octubre de 2013 dirigida al Dr. Valdemar Medina Hoyos Rector de la universidad Nacional de San Agustín, El comité
Página 5 de 12 Especial, presento modificación de cantidad, precio y bases de Licitación Pública N°004-2013,1ra convocatoria ,ítem:3.1 y 3.2 de las bases presenta las especificaciones técnicas mínimos para la adquisición de equipos de cómputo como: computadora de escritorio, monitor, computadora portátil, proyector, impresoras; al Rector Dr. Valdemar Medina, información que fue utilizada en el convenio Marco tal como lo informa el CPC. Hugo Fausto Cruz Arapa, jefe de la oficina Universitaria de Logística, mediante oficio Universitaria de logística, mediante oficio 0050-2014-OUL de 20 de enero de 2014. Cabe precisar que en este informe desglosa el pedido inicial de computadora de escritorio que incluía el monitor a computadora de escritorio que incluía el monitor a computadora de escritorio y monitor. Así como, en el ítem II (justificación), propuso :”…...garantizar la vigencia tecnológica…………”y “…....se ha considerado también la necesidad de la virtualización de muchos procesos ,accesos …...” Sin embargo, en el expediente de contratación, no se encontró documentación referida a la evaluación de:
Necesidad del área usuaria (47 escuelas y 03 centros académicos ) Tecnologías que cubran las necesidades de dichos usuarios. Criterios de selección y/o comparación de tecnologías posibles
Que justifique lo establecido por el comité Especial respecto ala vigencia tecnológica y necesidad de los usuarios
Mediante Oficio N°542-A-2013-OUPL/UNSA DE 03 de octubre de 2013 ,el Comité Especial solicita al Dr. Valdemar Medina Hoyos Rector de la Universidad Nacional de San Agustín ,autorización para realizar las modificaciones presupuestales necesarias para la ejecución del proceso: Reposición de Equipos, emitiéndose el Decreto Rectoral N°158-2013 de 03 de octubre de 2013 de aprobación de modificación presupuestal ,asimismo mediante Resolución de Consejo Universitario n°646-2013 del 04 de octubre de 2013 el Dr. Valdemar Medina ,Rector de la UNSA;”………..resuelve: modificar el monto total de la propuesta …. Y autorizar a la Oficina universitaria de Planificación realizar las modificaciones presupuestales”.
Cuadro n°01: Modificación de cantidad de equipos Informáticos íte m
1
descripció n
PC´s
requerimie nto 1(und)
2500
requerimie nto 2(und)
comité especial (und)
2500 PC´s
200
convenio marco (und)
2000
Página 6 de 12
250
250
0 200 0 200
250
250
200
100
100
100
monitor 2 3 4
laptop proyector es impresora s
2000 200 200 no hay información
Fuente: Expediente de Contratación n°20468 Elaboración: comisión Especial
La modificación efectuada por el Comité Especial, ha disminuido en 20% menos el número que los equipos programados y presupuestados inicialmente por la oficina de planificación de la Universidad Nacional de San Agustín, ejecutándose finalmente las cantidades propuestos por el Comité Especial. En el ítem 4 en el expediente no se encontró orden de compra para estos equipo, solo se menciona la adquisición de los mismos en el informe N°07272013-OUL-UNSA de Hugo Cruz Arapa Jefe de la oficina Universidad de logística Dr. Valdemar Medina, Rector de la UNSA “…se ha adquirido ….100 unidades de impresoras multifuncionales MARCA EPSON MODELO L355”. Cuadro nº 2 presupuesto de la adquisición de los equipos de cómputo según modalidad y requerimiento requerimiento (1) y (2) cantidad (und)
c. unitari o (s/.)
2500
2300
laptop proyector es
250
2100
250
2200
impresora s
94 6
350 500
íte m
descripci on
1
PC´s
2 3 4
total 5750000. 00 pc monitor 525000.0 0 550000.0 0 32900.00 3000.00 6860900. 00
comité especial cantida d (und)
c. unitari o (s/.)
convenio marco total
cantid ad (und)
2000 2000
4010.68
6021360.0 0
200
5602.73
1120546.0 0
200
200
2507.07
501414.00
200
100
729.07
72907.00
2000 2000
c. unitari o (s/.) 3217.10 5 764.888 5334.48 5 2488.33 7
total 6434209. 6 1529776 1066897 497667.3 6
no hay información
9716227.0 0
9528549. 96
De la revisión al expediente de contratación, para la determinación del valor referencial, se encontró solo cotizaciones. Quedando el valor referencial de acuerdo al siguiente detalle: Cuadro nº 3 valor referencial de equipos informáticos en cada etapa del proceso
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ítem
descripción
comité especial p. unitario S/.
1
PC´s
4010.68
2
laptop
5602.73
3 4
proyectores impresoras
2507.07
total estimado
729.07 9841593.00
convenio marco p. unitario S/. en el expediente, no se encontró evidencia documental del estudio de mercado o de la ficha producto no existe información
Fuente: Expediente de Contratación n°20468 Elaboración: comisión Especial
Con oficio nº 0635-2013-OUL-UNAS de 11 de octubre de 2013 Hugo Cruz Arapa jefe de la oficina universitaria de logística solicita al Dr. Valdemar medina hoyos rector de la UNAS se emita la resolución rectoral de modificación del plan anual de contrataciones de la unas del año 2013, para incluir en el, con el ítem 1) el proceso de selección-licitación publica para adquisición por reposición de equipos en las escuelas profesionales y centros académicos de la UNSA y con resolución rectoral Nº 1447-2013 de 11 de octubre de 2013 se aprueba la modificación del plan anual de contrataciones de la unsa del año 2013, para incluir en el con el ítem 1) el proceso de selección-licitación publica para adquisición de reposición de equipos en las escuelas profesionales y centro académicos de la UNSA. Por otro lado con informe 0727-2013-OUL-UNAS de fecha 28 de octubre del 103, el Comité especial informa al rector de la UNSA, que la adquisición se hizo por convenio marco, asi también en el expediente de contratación no tiene la documentación alguna que sustente el cambio de la modalidad del proceso de selección de licitación pública al antes mencionado. De la revisión del expediente de contratación se advirtió que no se encontró documentación acerca del estudio de mercado de las fichas de producto, tampoco el flete o costo cero de ala compra, el órgano encargado de las contrataciones emitió e imprimió las correspondientes órdenes de compra electrónicas de los equipos las que fueron suscritas por el CPC Hugo Cruz Arapa, jefe de oficina. Según carta de referencia orden de compra Nro. 1728, de 17 octubre del 2013 de la empresa proveedora ganadora INTCOMEX PERU SAC, suscrita por sus respectivos representantes Sergio Marfurt, informa al Vicerrector administrativo el cambio de los siguientes equipos, sin una razón justificada y sustentada: NR O
MAQUINA SOLICITADA
NRO PARTE
MAQUINA ENTREGADA
Página 8 de 12 1
EPSON PL X24+
2
Lenovo Think Vision LT2252p
3
Lenovo modelo T430S
V11H4-34021 2572MB6 2349V94
EPSON PL X24+ Lenovo think visión LT2423 T430
La empresa proveedora ganadora INTCOMEX PERU SAC justifica la modificación, amparado en el artículo Nro 4 de los Principios que rigen las contrataciones inciso J- Principio de la vigencia tecnológica de la LCE al amparo del artículo 143 del reglamento que a la letra dice…durante loa ejecución del contrato, en caso el contratista ofrezca bienes y /o servicios satisfagan su necesidad. Sin embargo, La empresa proveedora ganadora INTCOMEX PERU SAC justifica el cambio de estas características mas no solicita a la entidad o al OCE que acepten dicho cambio, respecto a las modificaciones efectuadas por el proveedor, y se tiene los siguiente: -
No se encontró en el expediente del proceso convenio marco, la documentación sustentatoria para la modificación del contrato No existe documentación del área usuaria, que indique que los bienes no satisfacía su necesidad como criterio, para modificar el contrato No existe documentación dela área usuaria que indique conocimiento y aceptación de dichos cambios.
Lo expuesto a lo inobservado a lo establecido en: LEY Nº 1017 LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO Y SU REGLAMENTO, que establece lo siguiente: TÍTULO II DE LOS PROCESOS DE SELECCIÓN CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES Artículo 7º.- Expediente De Contratación La entidad llevara un expediente de contratación que contendrá todas las actuaciones del proceso de contratación, desde el requerimiento del área usuaria hasta la culminación del contrato. Artículo 13°.- Características Técnicas De Los Bienes, Servicios Y Obras A Contratar
Página 9 de 12 “…el área usuaria deberá requerir la contratación de los bienes, servicios u obras, teniendo en cuenta los plazos de duración establecidos para cada proceso de selección, con el fin de asegurar la oportuna satisfacciones de sus necesidades”. El área usuaria deberá describir el bien, servicio u obra a contratar, definiendo con precisión su cantidad y calidad Artículo 15°.- Mecanismos de contratación Los procesos de selección son: licitación pública, concurso público, adjudicación directa y adjudicación de menor cuantía, los cuales se podrán realizar de manera corporativa o sujeto a las modalidades de selección de Subasta Inversa o convenio marco, de acuerdo a lo que defina el reglamento Artículo 16°.- Licitación pública y concurso público La licitación pública se convoca para la contratación de bienes, suministros y obras. El concurso público se convoca para la contratación de servicios de toda naturaleza. Artículo 24°.- Del Comité Especial En las licitaciones públicas y concursos públicos, la Entidad designará a un Comité Especial que deberá conducir el proceso…el comité especial tendrá a su cargo la elaboración de las bases y la organización, conducción y ejecución del proceso de selección, hasta que la buena pro quede consentida o administrativamente firme. Artículo 25°.- Responsabilidad Los miembros del Comité Especial son solidariamente responsables de que el proceso de selección realizado se encuentre conforme a ley y responden administrativa y/o judicialmente, en su caso, respecto de cualquier irregularidad cometida en el mismo que les sea imputable por dolo, negligencia y/o culpa inexcusable. Artículo 26°.- Condiciones mínimas de las Bases Las Bases de un proceso de selección serán aprobadas por el Titular de la Entidad o por el funcionario al que le hayan delegado esta facultad. Artículo 27°.- Valor Referencial El Valor Referencial será determinado sobre la base de un estudio de las posibilidades de precios y condiciones que ofrece el mercado, efectuado en función del análisis de los niveles de comercialización a partir de las especificaciones técnicas o términos de referencia y los costos estimados en el Plan Anual de Contrataciones. Artículo 30°.- Presentación de propuestas y otorgamiento de la Buena Pro La presentación de propuestas y el otorgamiento de la Buena Pro, en los casos que señale el Reglamento, se realizará en acto público en una o más fechas señaladas en la convocatoria, con presencia de notario público o juez de paz cuando en la localidad donde se efectúe no hubiera el primero. DECRETO SUPREMO Nº 184-2008-EF “REGLAMENTO DE LA LEY DE CONTRATACIONES DEL ESTADO” ARTICULO Nº 10.- EXPEDIENTE DE CONTRATACIONES
Página 10 de 12 El expediente de contratación se inicia con el requerimiento del área usuaria. Dicho expediente debe contener la información referida a las características técnicas de lo que se va a contratar. ARTICULO Nº 11.- CARACTERISTICAS TECNICAS DE LO QUE SE VA A CONTRATAR El área usuaria es el responsable de definir con precisión las características, las condiciones, cantidad y calidad de los bienes, servicios u obrar que requiera para el cumplimiento de sus funciones. ARTICULO Nº 12.-ESTUDIO DE POSIBILIDADES QUE OFRECE EL MERCADO El estudio tomara en cuenta los siguientes elementos: presupuestos y cotizaciones actualizados, los que deberán prevenir de personas naturales o jurídicas que se dediquen a actividades materia de la convocatoria incluyendo fabricantes cuando corresponda , a través de portales y/o páginas web, catálogos entre otros debiendo emplearse como mínimo dos fuentes. ARTICULO Nº 27.- DESIGNACION DEL COMITÉ ESPECIAL El titular de la entidad o el funcionario a quien se hubiera delegado esta atribución, designara por escrito a los integrantes titulares y suplentes del comité especial. ARTICULO Nº 31.- COMPETENCIAS DEL COMITÉ ESPECIAL 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Consultar los alcances de la información Elaborar las bases Convocar el proceso Absolver las consultas y observaciones Integrar las bases Evaluar las propuestas Adjudicar la buena pro
DIRECTIVA Nº 017-2012-OSCE/CD “DIRECTIVA MARCO” TÍTULO VII. DISPOSICIONES GENERALES
DE
CONVENIO
7.3. ENTIDAD RESPONSABLE La Entidad responsable tiene a su cargo el planeamiento, programación, coordinación, evaluación y conducción de los procesos de selección para la implementación de la modalidad de Convenio Marco, no siendo necesaria la conformación de un Comité Especial para ello. 7.5. PUBLICACIÓN EN EL SEACE El desarrollo de la fase de selección de los Convenios Marco será registrado y notificado oficialmente a través del SEACE. TÍTULO VIII. DISPOSICIONES ESPECÍFICAS 8.1.2. Bienes y/o servicios materia de inclusión en el proceso de selección bajo modalidad de Convenio Marco
Página 11 de 12 La Entidad responsable previa evaluación, determinará los bienes y/o servicios que se incluirán en el proceso de selección bajo la modalidad de Convenios Marco. 8.1.7. Aprobación del Expediente de Contratación de Convenio Marco La aprobación del Expediente de Contratación de Convenio Marco, será realizada por el Titular de la Entidad responsable o el funcionario a quien se le hubiese delegado dicha función. El Expediente de Contratación de Convenio Marco deberá contener las condiciones de los bienes y/o servicios a ser considerados para la implementación del Catálogo Electrónico respectivo, el informe de demanda, el informe de oferta, el informe de viabilidad y la determinación del valor referencial, de ser el caso. 8.4. DE LA FASE DE EJECUCIÓN CONTRACTUAL 8.4.8. Procedimiento de compra a través de los Catálogos Electrónicos El procedimiento de compra a través de los Catálogos Electrónicos se efectuará según lo establecido en las Bases del proceso de selección bajo la modalidad de Convenio Marco.
8.4.8.3. Del expediente de Contratación Es el conjunto de documentos emitidos por la Entidad contratante, que evidencian el cumplimiento de los requisitos legales necesarios para proceder con la contratación, para lo cual deberán tener en consideración lo siguiente: Para efectuar una compra a través del Catálogo se debe contar con un expediente que, por lo menos, se encuentre conformado por i) el requerimiento, que incluya el listado de bienes y/o servicios por contratar, ii) el sustento de la decisión de contratar y iii) la disponibilidad de recursos. El OEC sustentará su decisión de contratar sobre la base del costo total del bien o servicio, definidos en la presente directiva. Dicha decisión de contratar debe tener en cuenta los principios que rigen la contratación pública. Los bienes y/o servicios incluidos en los Catálogos Electrónicos podrán ser contratados por paquete, siempre y cuando en los Catálogos Electrónicos existan proveedores con la capacidad y disponibilidad para atender dichos bienes y/o servicios. La Entidad deberá incorporar en el expediente de contratación, las razones debidamente sustentadas de dicha decisión. El expediente referido a bienes o servicios contenidos en los Catálogos Electrónicos será autorizado por el funcionario competente quien asumirá la responsabilidad por dichas contrataciones. 8.4.8.4. Validez de la orden de compra o servicio publicada en el Catálogo Electrónico La orden de compra o servicio publicada a través de los Catálogos Electrónicos, se constituye en un documento válido y suficiente para acreditar las obligaciones y derechos de las partes, posee la misma validez y eficacia que los actos realizados por medios manuales, siempre y cuando
Página 12 de 12 no existan discrepancias entre las partes respecto a las condiciones pactadas en dichos catálogos. Sin perjuicio de ello, en las reglas de negocio de cada Convenio Marco podrá establecerse que dicha validación se realice a través de otro mecanismo implementado para tal efecto.
Estos hechos han originado presunta irregularidad en la adquisición y recepción de equipos de informáticos, omisión del proceso de adquisición de contrataciones del estado y presunta responsabilidad administrativa resultado de la no elaboración del cuadro de necesidades de las respectivas áreas usuarias (escuelas profesionales y centros académicos) de la UNSA y de la no especificación de las características técnicas mínimas de los equipos, a ello se suma la omisión del informe del cambio de la modalidad del proceso de adquisición de licitación pública a convenio marco.
Msc. Nilda Pinto Apaza Nancy Orihuela Ordoñez NPA/JQO/NOO´ CC: OCI
Ing. Jorge Quiroz Oviedo
Msc.
