Buku Panduan Team Briefing
PANDUAN TEAM BRIEFING UNTUK PEMBERI BRIEFING
Indosdm Community Portal www.indosdm.com (Wajib menyertakan link ini bila menggandakan dan mempublikasikan ulang buku ini)
1
DAFTAR ISI
PENDAHULUAN
3
Bab 1
4
Bab 2
Peran Manajemen dalam komunikasi Apa itu Team Briefing Tatap Muka Dalam kelompok kecil Dilakukan oleh pemimpin kelompok Dilakukan secara berkala Tentang subyek yang relevan Kesempatan untuk bertanya/menjawab pertanyaan.
5
5 5 5 6 6 6
Bab 3
Persiapan Briefing Lokal dan Briefing Inti Kertas kerja
7 7 7
Bab 4
Apa yang disertakan dalam Team briefing Progres/Kinerja Kebijakan/rencana Orang Poin tindakan
8 8 8 9 9
Bab 5
Memberikan briefing Feedback
10 10
Bab 6
Apa Manfaat Briefing?
11
Lampiran 1
Contoh subyek yang tercakup dalam team briefing
12
Lampiran 2
Briefing Inti
13
Lampiran 3
Briefing Lokal
14
Formulir feedback
15
Lampiran 4
2
PENDAHULUAN Pand Pandua uan n ini ini ditu dituju juka kan n untu untuk k para para mana manage gerr dan dan supe superv rvis isor or yang yang beke bekerj rja a di organisasi di mana terdapat kesempatan untuk berbicara dengan teamnya secara berkala. “Team “Team Briefing” Briefing” adalah sistem sistem yang telah digunakan digunakan dan dikembangkan dikembangkan oleh banyak organisasi selama bertahun-tahun. Ini berdasarkan prinsip bahwa orang lebih berkomitmen terhadap pekerjaannya jika mereka memahami secara peniuh alasan alasan di balik apa yang terjadi terjadi dalam organisas organisasii dan bagaimana bagaimana hal tersebut tersebut terjadi, terutama pada level mereka. Team Briefing menekankan pentingnya seorang pemimpin, meningkatkan moral dan member memberika ikan n perasa perasaan an memilik memilikii tujuan tujuan yang yang sama sama dalam dalam sebuah sebuah team. team. Peng Pengal alam aman an menu menunj njuk ukka kan n bahw bahwa a kebe keberh rhas asil ilan an sebua ebuah h tim tim terg tergan antu tung ng antusiasme dan kemampuan pemberi briefing, daripada desain dari sistem. Tidak Tidak ada peratu peraturan ran yang yang harus harus diikut diikutii secara secara ketat, ketat, tapi tapi ada pandua panduan n yang yang ditarik ditarik dari pengalaman pengalaman mereka mereka yang telah terlibat terlibat dalam dalam bentuk bentuk komunikas komunikasii tatap muka (face to face communication) dari waktu ke waktu. PANDUAN PANDUAN TEAM BRIEFING UNTUK UNTUK PEMBERI PEMBERI BRIEFING BRIEFING berdasarka berdasarkan n pengalaman pengalaman mereka dan didesain untuk membantu agar team briefing berhasil bagi Anda. Anda dapat menerima kesempatan kesempatan team brifing , atau Anda mungkin merasa gugup gugup jika jika harus harus berbic berbicara ara dengan dengan orang orang dengan dengan cara cara demiki demikian. an. Atau Atau Anda Anda bahkan bahkan menemu menemukan kan bahwa bahwa Anda Anda telah telah menjad menjadii pember pemberii tim briefi briefing ng tanpa tanpa menyadarinya. Bagaimanapun, komunikasi dengan orang di tempat kerja menuntut lebih dari sekedar menyampaikan pesan. Sejalan dengan semakin kompleksnya organisasi, kita kita memb membut utuh uhka kan n meto metode de untu untuk k mema memast stik ikan an bahw bahwa a oran orang g bena benarr-be bena narr memahami apa yang terjadi dan mengapa kontribusi mereka sangatlah penting. Panduan ini menjelaskan salah satu cara yang dapat membantu manager dan supervisor mencapai hal tersebut di atas.
3
BAB 1 PERAN MANAJEMEN DALAM KOMUNIKASI KOMUNIKASI Sebaga Sebagaii manaj manajer er dan superv superviso isorr kita kita mendap mendapatk atkan an hasil hasil melalu melaluii orang orang yang yang bekerja pada kita. Karena itu adalah tugas kita untuk memastikan bahwa staf kita memaha memahami mi tugas tugas yang yang harus harus mereka mereka lakuka lakukan. n. Untuk Untuk menjal menjalank ankan an tugas tugas itu dengan dengan efekti efektif, f, kita kita membut membutuhk uhkan an ker kerjas jasama ama dan komitm komitmen en mereka mereka dalam dalam menjalankan tugas. Karyawan tidak dapat bekerjasama secara penuh, kecuali mereka tahu apa yang dibutuhkan dari mereka dan mengapa hal itu sangat penting.
Bagian dari mengelola manusia adalah membuat individu-individu yang berbeda bekerja bersama sebagai sebuah team, memahami tujuan utama dan kesulitan yang dihadapi bersama. Metode Metode yang yang pali paling ng efekt efektif if untu untuk k memb membua uatt indiv individ idu u menj menjadi adi team team adalah berbicara kepada mereka sebagai team, mengenai tujuan team, keberhasilan dan kegagalan.
Adalah Adalah penting penting bahwa bahwa kita, kita, orang yang bertanggung bertanggungjawa jawab b adalah adalah komunikato komunikatorr utama bagi team. Mereka yang mengkomunikasikan adalah mereka yang memimpin. memimpin. Pemimpin yang memberikan briefing kepada teamnya adalah cara yang praktis dan efektif untuk menunjukkan secara jelas mengenai siapa yang memimpin sehingga memperkuat posisi sebagai pemimpin.
Jika komunikasi digunakanuntuk mendapatkan kerjasama, membangun team dan memperkuat peran sebagai pemimpin – hal ini perlu direncanakan dan berjalan secara teratur. Ingatlah
Komuni Komu nika kasi si “pem “pemad adam am keba kebaka kara ran” n” (fire hanya a dapa dapatt fire figh fighti ting ng)) hany menyelesaikan masalah yang langsung; tidak untuk membangun masa depan. Komuni Komunikas kasii membut membutuhka uhkan n waktu, waktu, baik baik atau atau burukn buruknya ya hal itu dikelo dikelola. la. Karena itu penting untuk memastikan bahwa kita memperoleh pengembalian dari investasi waktu yang telah kita berikan. Perencanaan harus mencakup metode pemeriksaan sistematik sehingga • kita dapat memanfaatkan waktu yang tersedia untuk komunikasi. Cara yang paling efektif adalah team briefing. •
•
BAB 2
4
APA ITU TEAM BRIEFING? Team Team Briefi Briefing ng adalah adalah sebuah sebuah proses proses,, di mana mana selama selama seteng setengah ah jam secara secara berkala, pemimpin pada tiap level berbicara kepada teamnya, sehingga semua karyawan mendapatkan informasi informasi tentang hal-hal yang yang relevan bagi mereka dari dari atasan atasan langsu langsungn ngnya. ya. Untuk Untuk mengko mengkoord ordina inasik sikan an hal ini dan menjal menjalank ankann annya ya sebuah instruksi dibuat dengan waktu, tanggal dan tempat. Walaupun kita berkomunikasi secara teratur dengan orang yang bekerja dengan kita, team briefing yang teratur menyediakan kesempatan untuk mereview apa yang terjadi sepanjang sepanjang periode periode sejak tim briefing briefing terakhir terakhir dilakukan, dilakukan, dan apa yang perlu kita fokuskan di masa yang akan datang. Ini bukanlah tugas tambahan yang dilakukan dengan berat hati. Ini adalah bagian dari tugas seorang pemimpin yang efektif , seperti yang terlihat dari jumlah manajer yang telah melakukannya; membawa keuntungan nyata bagi mereka dan bagi organisasi.
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Team Briefing didasari oleh pengalaman tentang apa yang secara berguna dalam tataran praktis. Prinsip dasarnya adalah: Tatap Muka Dalam kelompok kecil Dilakukan oleh pemimpin kelompok Dilakukan secara berkala Tentang su subyek ya yang re relevan Kese Ke semp mpat atan an untu untuk k bert bertan anya ya/m /men enja jawa wab b pert pertan anya yaan an.. Tatap Muka Dalam organisasi organisasi apapun, apapun, banyak banyak sumber sumber informasi informasi yang mungkin mungkin digunakan, digunakan, sepert sepertii rumor, rumor, papan papan pengum pengumuma uman, n, memo memo sirkul sirkuler, er, memo memo dan lain-l lain-lain ain.. Tapi Tapi pengalaman menunjukkan bahwa metode paling efektif untuk memastikan bahwa orang paham adalah komunikasi tatap muka.
Komunikasi tatap muka memungkinkan Tanya jab dan menyediakan kesempatan bagi pemberi briefing untuk memastikan bahwa pesannya dimengerti. Dalam Kelompok Kecil Ada banyak banyak fakto faktorr yang yang akan akan mempen mempengar garuhi uhi ukuran ukuran kelom kelompok pok,, sperti sperti sifat pekerjaan atau jumlah tingkatan manajemen. Tapi sebisa mungkin, diusahakan agar struktur briefing mengikuti struktur manajemen.
Untuk kepentinga kepentingan n briefing, jumlah jumlah yang terbaik adalah adalah antara 4-15. Semakin Semakin besar besar ukuran ukuran kelom kelompok pok,, menyul menyulitk itkan an untuk untuk mencar mencarii ruang ruang pertem pertemua uan n yang yang memadai, dan membuat orang enggan untuk bertanya. Jika ada kelompok yang berukuran besar, gunakan pendekatan yang berbeda, misalnya membagi menjadi 2 kelompok kecil, dan melakukan 2 sesi briefing. Atau meminta atasan Anda membriefing satu kelompok, sedangkan Anda membriefing kelompok lainya. Dilakukan oleh pemimpin kelompok Sebagai manajer atau supervisor, berkomunikasi secara efektif dengan kelompok Anda, Anda, member memberika ikan n motiv motivasi asi dan mengel mengeluar uarkan kan yang yang terba terbaik ik dari dari dalam dalam diri diri mereka merupakan bagian dari pekerjaan Anda. Ketika ada hal yang memerlukan penjelasan, orang lebih suka mendengar dari Anda, sebagai atasan langsungnya. Kelompok (Team) Amatlah berat bagi seseorang untuk berpisah dari kelompoknya, dan berat pula untuk untuk bekerj bekerja a dalam dalam kelom kelompok pok jika jika kelom kelompok poknya nya tidak tidak kompak kompak.. Karena Karena itu pentin penting g bagi bagi pemimp pemimpin in kelom kelompok pok untuk untuk menjel menjelask askan an sasara sasaran n kelomp kelompok ok dan untuk mereview bagaimana kinerja kelompok.
5
Team Briefing menyediakan kesempatan untuk bertemu, terutama bagi mereka yang berada di garis depan dan tidak terbiasa datang ke pertemuan. Kare Ka rena na itu, itu, pemb pember erii brie briefi fing ng haru harusl slah ah mana manaje jerr lini lini,, atau atau supe superv rvis isor or yang yang bertanggung bertanggungjawab jawab untuk hasil hasil kelompok. kelompok. Semakin tinggi tinggi strukturny strukturnya, a, di mana kelompokny kelompoknya a lebih sedikit, sedikit, manajer manajer dapat dapat memutuska memutuskan n untuk mengumpulka mengumpulkan n beberapa level menjadi satu, karena hal itu akan mengurang jumlah briefing dan mempercepat siklusnya. Dilakukan secara berkala Briefing yang terjadwal sangat menentukan kredibilitas pesan dari manajemen. Seringkali Seringkali timbul godaan godaan untuk menunda briefing sampai ”ada sesuatu sesuatu untuk disampaikan”.
Hal ini dapat dapat mengur mengurang angii wibawa wibawa manaj manajeme emen, n, kar karena ena orangorang-ora orang ng di bawah bawah menjadi curiga terhadap motivasi manajemen. Team Briefing harus dilakukan secara reguler dan paling mudah jika disesuaikan dengan dengan period periode e tersed tersedian ianya ya indica indicato torr kinerj kinerja a ( performance indicator). Dalam prakteknya prakteknya biasanya dilakukan bulanan. Dalam Dalam organisas organisasii di mana informasi informasi tentang indikator kinerja tidak diproduksi secara reguler, mungkin ada pertemuan reguler reguler manajemen manajemen dan senior senior dan siklus siklus briefing briefing dapat dapat diatur diatur menyesuai menyesuaikan kan pertem pertemuan uan terseb tersebut. ut. Tangga Tanggall harus harus dipubl dipublika ikasik sikan an paling paling tidak tidak enam enam bulan bulan sebelumya. Mengenai subyek yang relevan Kunci Kunci sukses sukses dari team team briefi briefing ng terlet terletak ak pada pada releva relevansi nsi dari dari apa yang yang akan akan dibriefing.
Kadang Kadang informasi informasi tidak tampak tampak relevansinya relevansinya secara langsung, langsung, dan merupakan merupakan tugas pemberi briefing briefing untuk menjelaskan menjelaskan pentingnya pentingnya informasi informasi tersebut tersebut bagi kelompok. Briefi Briefing ng Inti Inti (Core Brief) atau briefing manajemen manajemen (Manajemen Briefing) akan berisi beberapa item yang dikomunikasikan melalui seluruh organisasi. Briefing lokal (Local Brief) merupakan bagian yang paling penting dari seluruh proses, dan di mana perhatian dan persiapan mutlak diperlukan. Kesempatan untuk bertanya/menjawab pertanyaan. Team Briefing pada dasarnya dasarnya merupakan merupakan sistem sistem informasi informasi manajemen manajemen yang memungkinkan karyawan pada semua tingkat untuk memahami apa yang terjadi dan mengapa. Karena komunikasi yang efektif bukan jalan satu arah, melainkan memerlukan memerlukan 2 arah komunikasi, komunikasi, adalah adalah penting penting bagi orang untuk untuk memahami memahami bahwa team briefing merupakan merupakan kesempatan kesempatan untuk menanyakan menanyakan pertanyaa pertanyaan, n, terutama ”Mengapa?”.
Bebera Beberapa pa Sistem Sistem Team Briefing Briefing mengak mengakomo omodas dasii sistem sistem feedbac feedback, k, di mana mana manajer dan supervisor mencatat pertanyaan yang ditanyakan dan jawaban yang diberikan. Contohnya terdapat pada lampiran 4. Banyak pertanyaan yang ingin ditanyakan oleh orang di dunia kerja mencakup isu lokal dan karena itu adalah vital bahwa manager dan supervisor berada dalam posisi untuk memberikan jawaban langsung, jika memungkinkan.
BAB 3 PERSIAPAN Persiapan yang baik adalah hal yang mendasar untuk memperoleh keuntungan maksimal dari sesi team briefing.
6
Orang harus diinformasikan dengan baik dari awal mengenai waktu dan tempat. Tempat duduk harus diatur sedemikian rupa agar pemberi briefing dapat melihat semua orang dalam team. Interupsi seperti panggilan telepon, dan sebagainya harus sebisa mungkin dihindari . •
•
•
Briefing Inti dan Briefing Lokal
Penekanan dari briefing Anda haruslah informasi lokal – item-item yang relevan bagi team Anda. Sebagai panduan umum, informasi lokal harus menghabiskan 2/3 dari waktu yang tersedia. Team Team leader leader juga juga akan akan dimint diminta a untuk untuk member memberika ikan n briefi briefing ng berisi berisi bebera beberapa pa inf informasi yang dikeluarkan oleh manajemen senior ior dan yang akan dikomu dikomunik nikas asikan ikan kepada kepada selur seluruh uh organi organisas sasi. i. Ini disebu disebutt juga juga ’core ’core brief’ brief’ atau atau Briefing Inti. Meskipun relevansi informasi ini tidak langsung terlihat, Anda harus berusa berusaha ha ker keras as untuk untuk menera menerangk ngkan an bagaim bagaimana ana dampak dampak inform informasi asi terseb tersebut ut kepada team Anda atau apa pentingnya bagi mereka untuk memahami informasi tersebut. Tentu saja anda harus menggunakan nalar Anda, karena beberapa akan lebih relevan dari yang lain. • • • •
•
Persiapkan briafing lokal sebelum Anda mendapat briefing Diskusikan point briefing Anda dengan kolega pada saat pertemuan briefing Buat catatan ketika manajer Anda memberikan briefing Antisipasi Antisipasi pertanyaan pertanyaan yang mungkin muncul muncul dan pastikan pastikan Anda mengetahui mengetahui jawabannya. Persiapkan catatan briefing Anda sendiri dan jika memungkinkan gabungkan antara briefing inti dan briefing lokal.
Kertas kerja
Team briefing tidak boleh menghasilkan banyak kertas, tapi catatan briefing yang dipersiapkan dengan baik, akan membantu Anda untuk menyampaikan pesan dan mengontrol sesi briefing Anda.
Hindari membaca kata per kata dari catatan yang Anda buat, dan usahakan untuk membatasi catatan anda pada poin kunci sehingga Anda dipaksa untuk menggunakan kat-kata Anda sendiri Ketika Ketika Anda menerima briefing dari manajer manajer Anda, Anda, ingatlah ingatlah untuk mencatat mencatat juga poin-poin poin-poin yang diangkat oleh kolega kolega Anda, Anda, tidak hanya kata-kata kata-kata yang disampaikan manajer Anda. Simpan Simpan catata catatan n briefi briefing ng Anda Anda dalam dalam folder folder selam selama a 6 bulan, bulan, sehing sehingga ga Anda Anda dapat melihat dan merefer kembali jika Anda memerlukannya. Anda juga dapat menggunakan folder tersebut untuk catatan antara briefing, sehingga ketika tiba waktunya untuk memberi briefing lokal, beberapa informasi telah ada di dalamnya.
BAB 4 APA YANG PERLU DIMASUKKAN DALAM BRIEFING Subyek briefing daapt dikelompokkan dalam kategori berikut:
7
Progres/Kinerja Kebijakan/rencana Orang Poin tindakan Progres/Kinerja
Satu Satu dari dari pertan pertanyaa yaan n paling paling pentin penting g yang yang harus harus dijawa dijawab b adalah adalah ” bagaim bagaimana ana kinerja kita” Briefing Briefing inti dapat dapat berisi beberapa informasi informasi tentang tentang kinerja kinerja organisasi organisasi secara umum, baik pada bulan sebelumnya atau dibandingkan dengan kinerja pada hari yang sama tahun lalu ( year year to date). Info Inform rmas asii ini ini akan akan lebi lebih h muda mudah h dis disedia ediaka kan n dala dalam m peru perusa saha haan an di mana mana keuntungan keuntungan atau produksi produksi dapat diukur. diukur. Kadangkala Kadangkala sukar sukar untuk menemukan menemukan ukuran dari suatu kinerja, misalnya di area di mana keuntungan atau produksi tidak relevan. Bagaimanapun sulitnya manjawab pertanyaan ”Bagaimana kinerja kita?” yang terpenting adalah untuk berusaha menjawabnya. Lebih krusial lagi pada tingkat lokal di mana leader dapat mereview kinerja team dan kontribusinya terhadap hasil secara keseluruhan. Di mana angka terlibat, kadangkala penyiapan alat bantu visual dapat digunakan untuk mengilustrasikan poin yang ingin kita sampaikan. Jangan berasumsi bahwa orang selalu memahami istilah yang digunakan oleh manajer atau supervisor, ingat bahwa ’budget’, ’forecast’, ’cumulative year to date’, ’rasio’, an sebagainya, adaalah istilah yang biasa digunakan oleh manajer tanpa mengecek apakah apakah orang-oarang memahami memahami apa yang sedang dibicarakan. dibicarakan. Jika orang tidak paham, artinya Anda gagal untuk menjelaskan dengan gamblang. Informasi tentang kinerja lebih mudah dipahami jika diberikan dengan bandingan ukuran misalnya, bulan ini kita mengirim 2000 karton, bulan lalu 1800 karton, dan periode yang sama tahun lalu 2500 karton. Kebijakan/Rencana
Team briefing merupakan merupakan kesempat kesempatan an untuk menjelaskan menjelaskan kebijakan kebijakan yang ada atau bicara dengan tim Anda mengenai rencana di masa yang akan datang. Ketika Ketika Anda berhubungan dengan pertanyaa pertanyaan n ”Bagaiman ”Bagaimana a kinerja kinerja kita’, kita’, Anda mungkin harus menjawab juga pertanyaan ’Kemana arah yang kita tuju?’ Orang lebih suka mendapatkan peringatan dini tentang apa yang akan terjadi. Secara berkala ketika terdapat ketidakpastian atau ketika keputusan akhir belum diambil, manajer membuat kesalahan dengan ’berdiam diri’ daripada berkata – ’ Ya, ini adalah hal yang sedang kita tinjau, tapi belum ada keputusan pasti. Jika ada, Anda akan mengetahuinya langsung dari saya’. Orang
Adalah Adalah tidak tidak mungkin mungkin atau tidak bijak menjadikan menjadikan team briefing satu-satunya satu-satunya metode untuk mengkomunikasikan inforamsi tentang orang, seperti penunjukan, transfer, pengunduran diri, dsb. Akan tetapi akan membantu jika team briefing meng mengko konf nfir irma masi si apa apa yang yang suda sudah h dike diketa tahu huii oleh oleh oran orang, g, teru teruta tama ma dala dalam m menyam menyambut but orang orang baru baru dalam dalam organi organisas sasi, i, yang yang akan akan memili memiliki ki kotak kotak dengan dengan anggota tim Anda.
8
Salah satu kritik yang paling sering ditujukan kepada manajemen adaalh bahwa mereka hanya memperhatikan ketika ada sesuatu yang salah, dan mereka mudah memberikan kritik dan lambat untuk memberikan pujian. Team briefing dapat memberikan kesempatan yang baik untuk menghargai halhal yang telah berjalan dengan baik, dan merayakan keberhasilan daripada hanya menganalisa kegagalan. Hal yang sama pentingnya pentingnya adalah untuk mendapatkan mendapatkan keseimbang keseimbangan an antara antara berita baik dan berita buruk.
Poin Tindakan
Seba Sebaga gaii hasi hasill dari dari meng mengum umpu pulka lkan n angg anggot ota a tim tim Anda Anda,, adal adalah ah anda anda dapa dapatt menangani hal yang membutuhkan tindakan. Jangan mundur dari menjawab pertanyaan ’Apa yang harus dilakukan?’ Jika ada poin praktis yang dapat ditangani pada waktu yang tersedia, klarifikasi apa yang akan akan terja terjadi di,, oleh oleh siap siapa, a, dan dan kapa kapan. n. Mo Moni nito torr kema kemaju juan an pada pada sesi sesi brie briefi fing ng selanjutnya. Contoh Contoh dari dari subyek subyek yang yang dilipu diliputt oleh oleh team team briefin briefing g akan akan dilamp dilampirk irkan an dalam dalam lampir lampiran an 1. Jumlah Jumlah item item yang yang dapat dapat dimasu dimasukka kkan n ditent ditentuka ukan n oleh oleh waktu waktu yang yang tersed tersedia ia (biasa (biasanya nya sekita sekitarr 30 menit) menit) dan dari dari jumlah jumlah item item yang yang harus harus Anda Anda tangani. Jika ragu, seimbangkan dengan briefing lokal.
BAB 5 MEMBERIKAN BRIEFING Pandua Panduan n untuk untuk menyel menyeleng enggar garaka akan n sebua sebuah h sesi sesi briefi briefing ng adalah adalah sama sama dengan dengan penyelenggaraan pertemuan lainnya. Persiapan adalah hal yang vital jika Anda tahu apa yang akan Anda katakan, dan Anda dapat mengontrol kecepatan dan menyelesaikannya tepat pada waktunya.
9
Ucapka Ucapkan n selama selamatt datang datang kepada kepada anggot anggota a team, team, dan ingat ingatkan kan mereka mereka tentang tujuan pertemuan ini. Sebutkan semua topik utama di awal pertemuan. Gunakan kata-kata Anda sendiri Dukung Dukung manaje manajemen men (hinda (hindari ri ungkap ungkapan an sepert sepertii ’dikat ’dikataka akan n di sini’ sini’ atau atau ’saya diminta untuk mengatakan kepada Anda’) Gunakan contoh untuk memberikan ilustrasi Jika anda tidak tahu jawabannya jawabannya katakanla katakanlah h dan jelaskan bahwa Anda akan mencari tahu. Dukung pertanyaan mengenai hal-hal yang telah dibriefing
Feedback
Salah Salah satu satu bagian bagian paling paling pentin penting g dari dari team team brifin brifing g adalah adalah kesemp kesempat atan an untuk untuk bertanya. Kritik lain yang yang paling sering mengenai mengenai manajerda manajerdan n supervisor supervisor adalah mereka mereka gagal untuk menjawab pertanyaan. Pemberi briefing tidak harus mengetahui semua jawaban, tapi penting untuk: Mengantisipasi Mengantisipasi pertanyaan yang mungkin mungkin muncul muncul – bayangkan jika anda berada dalam kelompok, kelompok, pertanyaan pertanyaan apa yang ingin anda tanyakan. tanyakan. Sebe Sebelu lum m anda anda dibr dibrief iefin ing g bias biasak akan an untu untuk k ’men ’menelu elusu suri ri peke pekerj rjaa aan’ n’ dan dan menemukan apa yang ingin diketahui oleh orang lain. Mencari Mencari tahu tahu jawaba jawaban n dari dari pertan pertanyaan yaan yang tidak tidak dapat dapat Anda Anda jawab pada saat itu – kembali kepada orang yang bertanya dan berikan jawaba; gunakan nalar Anda untuk memutuskan apakah anggota tim lainnya dapat menunggu sampai kesempatan berikutnya untuk mendapatkan jawaban yang sama. Pastikan Pastikan Anda mengisi mengisi formulir formulir feedback feedback yang disediakan disediakan dan kirimkan kepada atasan Anda dan kepada koordiantor utama (jika ada). Jik Jika a ada ada meto metode de ’kom ’komun unik ikas asii ke atas atas’, ’, past pastik ikan an team team Anda Anda tahu tahu keberadaan dan cara kerjanya.
Anda mungkin menyelenggarakan pertemuan lain, ketika dibutukan kesempatan untuk diskusi, pemecahan masalah, dan konsultasi. Team briefing bukan didesain untuk untuk menang menangani ani keluha keluhan, n, bukan bukan pula pula sesi sesi disipli disiplin. n. Negos Negosias iasii dan konsul konsultas tasii adalah adalah juga proses proses yang berbed berbeda a dan harus dijaga dijaga tetap tetap berada berada di luar luar sesi sesi briefing.
BAB 6 APA KEUNTUNGAN TEAM BRIEFING? Mendapatkan komitmen, efisiensi dan keuntungan. Untuk semua organisasi yang ingin beroperasi secara efisien ien dan mengun menguntun tungka gkan, n, komitm komitmen en dan antusi antusiasm asme e kar karyaw yawan an adalah adalah hal yang yang vital. vital. Namun sulit untuk mencapai salah satunya kecuali orang memahami pentingnya kontribusi mereka. Team briefing membantu mencapai hal ini.
10
Orang akan Orang akan member memberika ikan n hal yang yang terbai terbaik k ketika ketika mereka mereka memaha memahami mi secara secara penuh dan menghargai pentingnya kontribusi mereka. Mengurangi kesalahpahaman melalui komunikasi tatapmuka Ketika Ketika orang memahami memahami tujuan tujuan dari perusahaan perusahaan dan alasan alasan terjadinya terjadinya segala sesu sesuat atu u di seki sekita tarr mere mereka ka,, resi resiko ko penu penund ndaa aan n yang yang tida tidak k perl perlu u kare karena na kesalahpahaman dapat dikurangi. Adalah vital untuk menjelaskan prioritas dan keputusan, untuk memastikan semua orang melihat signifikansinya. Memastikan manajemen mempertahankan inisiatifnya. Jika anda adalah pemimpin dari kelompok kerja, anda perlu untuk memahami informasi dengan baik, sehingga Anda adalah adalah sumber primer dari informasi dan merupakan orang yang berkompeten untuk menjawab pertanyaan. Dengan cara ini posisi manajemen semakin meningkat. Melucuti akar rumput Akar rumput (rumor) selalu membuat interpretasi paling destruktif atas alasan suatu keputusan, kecuali jika fakta-fakta dijelaskan dengan gamblang dan dapat dipercaya, secara berkala. Meningkatkan konsultasi Karyawan atau wakilnya dapat diajak berkonsultasi secara produktif hanya jika mereka diinformasikan tentang isu yang ada. Team briefing memastikan bahwa karyawan karyawan diinformas diinformasikan ikan dan merupakan merupakan langkah yang vital vital untuk konsultasi konsultasi yang efektif.
LAMPIRAN 1
CONTOH SUBYEK YANG DAPAT DIMASUKKAN DALAM TEAM BRIEFING Progress/Kinerja Hasil finansial Angka produksi Order
Orang Menyambut orang baru Perjanjian Lowongan
11
Sales Indikator kualitas Kontrak yang diapat Peluncuran Produk Baru Prestasi yangsignifikan Kondisi pasar Akuisisi
Jam kerja Pensiun Kesehatan dan keselamatan Fasilitas Overtime Training Liburan
Kebijakan/Rencana Reorganisasi Pelayanan baru Sasaran perusahaan Pemindahan gedung/kantor Investasi Rencana produk baru Perubahan prosedur Proyek baru Pameran Komputerisasi
Poin Tindakan Reminder Deadlines Keamanan Cost control Latihan administratif Customer service Telepon Prosedur baru
Lampiran 2
BRIEFING INTI
MANAGEMENT CORE BRIEF Tanggal disiapkan __________ Pembuat BOD Catatan untuk Pemimpin Team Briefing: 1.
Briefing Briefing ini menyed menyediaka iakan n briefing briefing inti – tambahka tambahkan n informasi informasi ini ke materi materi briefing briefing Anda Anda
12
2. Ubah artiny artinya a ke kata-kata kata-kata Anda Anda sendiri, sendiri, yang yang dapat dapat dipahami dipahami orang orang lian, lian, dan jika mungk mungkin in ilustrasikan dengan contoh praktis yang relevan untuk team Anda. 3. Kata-kata Kata-kata atau atau frase frase yang perlu perlu Anda sampa sampaikan ikan dengan dengan arti arti yang persi persis s sama akan akan digarisbawahi. digarisbawahi. Ini tidak boleh dirubah ketika briefing. 4. Dukung Dukung pertanyaa pertanyaan. n. Jika anda tidak tidak tahu tahu jawabanny jawabannya, a, katakanla katakanlah, h, buat catatan catatan,, dapatkan dapatkan jawaban dan jawab kepada penanya pada kesempatan berikutnya. 5. Pastikan Pastikan bahwa bahwa Anda Anda telah menyiap menyiapkan kan briefing briefing lokal lokal dan mengece mengeceknya knya dengan dengan manaje manajerr Anda sebelum mereka membriefing Anda.
SUBYEK DAN POIN KUNCI 1.
CATATAN
Kinerja
Secara umum kita masuk ranking terbaik
Survey terbaru menunjukkan bahwa kita rangking pertama dalam kategori ’Companies dealt with nowadays’ dan tertinggi di antara ’Companies mainly dealt with’. Kriteria kunci untuk menilai imaje perusahaan adalah; Klaim yang efisien dan tepat waktu Penawaran yang kompetitif Pelayanan yang baik
Kita ranking satu untuk area ini
Sales Angka kumulatif kumulatif kasar pada akhir Juli adalah adalah 900 juta £. Sebagai bandingan bandingan tahun lalu 800 juta £ dan budget 840 juta £.
Hasil yang baik di semua area terutama commercial
Organisasi Fase 3: Oktober-Desember Tanggal mulai dan berakhir telah disepakati dengan cabang Sistem konversi komputer mungkin akan dibagi dalam 2-3 minggu Draft akhir dari spesifikasi pekerjaan menunggu persetujuan dari kantor pusat
Orang Tim Breton diangkat sebagai Manager Regional mulai tanggal 1 Oktober. Ia kan mengunjungi cabang untuk bertemu para staf pada tanggal 15 Oktober.
Bogor dan Depok sekarang disertakan dalam fase 3
Kebijakan relokasi telah disetujuai menyusul proposal reorganisasi.
(ex
Masalah keterlambatan diangkat oleh HO
Depok) dari Staff Officer Lampiran 3
BRIEFING LOKAL
13
TEAM BRIEFING 10/8/89 Poin lokal Sumber Department Lebih baik dari yang kita harapkan: Forecast Actual Juli 17.500 18.200 Agustus 16.700 Agustus tampak menjanjikan Dampak Reorganisasi Dua bagian yang terlibat – review meeting hari Selasa, rencananya akan diimplementasikan dalam 2 tahap di cabang ini. Rencana Konversi computer – 2 minggu awal September Orang Margaret dan Toni akan dipindah ke bagian baru di pertengahan September, pindahan dari Birmingham akan datang akhir September. Visit untuk familiarisasi pada pada bulan Agustus. Agustus. Penting untuk menyambut mereka. mereka. Terimakasih kepada mereka yang telah bekerja bekerja lembur weekend lalu karena karena aplikasi DR 2 mendadak. Briefing berikutnya tanggal 12/9/89
Lampiran 4
FORMULIR FEEDBACK FORMULIR FEEDBACK
14
Team Leader : __________________________________________ Briefing selesai Tanggal : ___________________ Waktu : _______________ Daftar pertanyaan tak terjawab
Catatan singkat atas pertanyaan yang ditanyakan
Apa yang paling menarik bagi team Anda?
Saran-saran positif
15
