Buenas prácticas para redactar un mail profesional El mail es el medio de comunicación más utilizado en la ofcina, aprende cómo utilizarlo y qué no debes hacer en el comunicado electrónico. Un correo electrónico es como una carta, la redacción y ortografía son muy importantes.
20-08-20! "altoni#el
$os correos electrónicos son un arma de in%ormación en las ofcinas. &e acuerdo con un estudio realizado por la Escuela de 'omputación (nteracti#a del (nstituto )eor*ia +ech, un usuario de cuenta corporati#a en#a alrededor de 2 mails dentro de su ornada laboral. +e suena %amiliar/ ero, cuál es la %orma correcta de escribir un mail pro%esional/ Renata Roa,, consultora en ima*en 1blica y 'omunicación acial, ase*ura que Roa el 3correo electrónico es una carta, que no tardará dos meses en lle*ar, pero s necesita una estructura y desarrollo adecuado4. ara ello también e5iste un manual de buenas recomendaciones que tal #ez deberas de poner en acción6
1. Pon atención en el título Es una recomendación de todo e5perto, y es que el subect o ttulo es el que *arantiza que te lean, te archi#en o te e5cluyan. &e acuerdo con la e5perta el ttulo debe simplifcar el obeti#o del mail. El ttulo debe ser especfco y corto. 7simismo se recomienda utilizar la opción de respuesta automática al ser ledo y la alerta de importancia, siempre y cuando la situación lo amerite.
2. El saludo debe ser atemporal 3no de los *randes errores de los mails es saludar como si se estu#iera hablando de manera directa. 'uando se habla de un ambiente laboral, el saludo ser atemporal, esto ayudará a tener un contacto personalizado, sin e#idenciar cuándo se ha en#iado4, indica la e5perta. 9e recomienda saludos como6 :uerido;, Estimado;,
. El cuerpo del mail E#ita hacer escritos inmensos, cuando hablamos de directi#os o *erentes, quienes reciben más de =00 correos al da, es imposible leer mensaes tan lar*os. Es importante que te e5ias simplifcar in%ormación.
!a e"tensión adecuada de un mail no debe rebasar los tres párrafos.
#. $ecesitas una despedida 7unque ten*as prisa o creas que el mail no es tan %ormal, éste necesita una despedida. $os e5pertos ase*uran que demuestra pro%esionalismo.
%. Utili&a 'rmas personali&adas Esto te %acilitará el trabao y te ahorrará tiempo, as como dar presentación y cuerpo al mail. 7se*1rate de utilizar las opciones de frmas personalizadas. +odo ser#icio de mensaera #a mail tiene esta opción.
(.) *uida tu ortografía Esto no es especfco de un mail, cualquier pro%esionista debe tener sumo cuidado al momento de redactar cualquier documento, correo electrónico, mensaes de te5to o estatus en redes sociales, es muy importante. 7se*1rate de cuidar, también, la redacción, es importante para hacer lle*ar el mensae tal cual.
+.) Elimina las conersaciones anteriores 'uando contestamos de manera rápida cometemos el error de no re#isar los mails completos, sin embar*o, en ocasiones aduntar las con#ersaciones anteriores es innecesario, cuida que esto no suceda. >oa recomienda dear las 1ltimas dos, as sabrá el destinatario de qué trata, en caso de que se pierda un poco.
-.) ** y ** on mucha atención a estas opciones, ase*1rate de en#iar la in%ormación a la persona adecuada, recuerda que los correos te permiten llenar de manera automática si ya se tiene *rabado la dirección. E#ita incomodar a otras personas con in%ormación que no les
corresponde. +ambién cuida que tu in%ormación no se di%unda personas que no les corresponda.
/.) *ontesta de manera casi inmediata $os e5pertos en tiempo recomiendan tener horarios especfcos para contestar los mails, sin embar*o, también recomiendan que las respuestas se den en no más de 2! horas después de la lle*ada del correo. Esto sir#e para e#itar que te reen#en la in%ormación o que haya incertidumbre en la persona que lo en#ió. 39i no hay tiempo para hacerlo, con un ?.@. es sufciente. +ambién puedes utilizar6 Enterado o >ecibido.A
10.) i es urgente, con'rma su llegada con una llamada Bay ocasiones que las respuestas no pueden esperar más de minutos, cuando la in%ormación sea muy importante se recomienda realizar una llamada después de en#iarlo, as sabrás si lle*ó adecuadamente y también alertarás a la persona de que la in%ormación es importante y ur*ente.
11.) prende a utili&ar tu correo $o más importante es saber todas las herramientas con las que cuenta tu correo electrónico. 7hora ya puedes hacer a*endas de manera conunta con tus contactos, e5isten alertas de importancia sonoras, respuestas automatizadas, in%ormación compartida y demás. 9aber cómo utilizarlo te ayudará a e5plotar sus benefcios.
Eita los siguientes errores3 Emoticones. $os correos en la empresa deben ser %ormales, e#ita caritas %elices al fnal o al principio, esto demerita tu pro%esionalismo y además no es correcto utilizarlo. 4ay5sculas. $a %orma correcta de escribir es en altas y baas, e#ita hacerlo con may1sculas, esto no brinda una ima*en pro%esional. C si usas may1sculas, Dacent1alas 6ondos. Fo e5isten %ondos pro%esionales, si deseas utilizarlo lo meor es que un diseGador te ayude con esta parte, as que la recomendación es e#itarlos.
Eniado desde3 $os aparatos tecnoló*icos traen consi*o una frma establecida, puede decir6 En#iado desde mi ihone, En#iado desde mi iad, En#iado desde mi ofcina
