CURSO DE
EXCEL Administración Listas y Bases de Datos
Expositor:
DANIEL ALVAREZ BRAVO
[email protected]
99-867-9583
Capítulo 1 MANEJO DE BASES DE DATOS 1.1. DEFINICIÓN Y CREACIÓN DE UNA BASE DE DATOS Una base de datos es una colección de información agrupada por un tema común. Para MS-Excel una base de datos es una “Lista” que consta de filas con encabezados que contienen conjuntos de información similares. La Lista se considera como una simple base de datos donde las filas son los registros (conjunto de campos relacionados) y las columnas los campos (cada uno de los conceptos en que se descompone un conjunto de información). Para MS-Excel existen 2 tipos de bases de datos: Las externas, como Access, dBase, Paradox, FoxPro, Approach, SQL Server, Oracle y las Internas, bases de datos que residen en las hojas de trabajo. El presente manual mostrará como trabajar con bases de datos internas. Muchos usuarios sienten indiferencia hacia las características relacionadas con bases de datos de MS-Excel, sencillamente porque el término “bases de datos” implica algo complejo y difícil de aprender. Esta percepción fue reforzada por el hecho que las primeras versiones de MS-Excel eran realmente complejas. A partir de Ms-Excel 97 hasta la versión 2002-XP (la 2003 ya está en versión Beta), se han simplificado mucho las características de las bases de datos convirtiéndose en una herramienta poderosa, a la vez que sencilla, para resolver, casos verdaderamente complejos. Las siguientes son algunas razones por las que conviene conocer como administra Excel sus bases de datos internas: • Buena parte de la funcionalidad de bases de datos en Excel se aprende con mucha facilidad. • Las características de bases de datos de Excel pueden ayudar a dividir, analizar y producir informes aunque los datos estén almacenados en una base externa. • Casi todas las tablas de datos en las hojas de trabajo se pueden manejar como bases de datos. LIMITACIONES Ms-Excel proporciona importantes facilidades para ingresar, modificar, analizar y manejar los datos, sin embargo existen limitaciones inherentes a todos los programas de hojas de cálculo de las que se debe tomar nota antes de seleccionarlos (por ejemplo, Excel) como el sitio adecuado para almacenar datos: • Una hoja de trabajo está limitada a 256 columnas y 65,536 filas. • Sólo un usuario puede tener acceso a una base de datos interna, a la vez. • Lograr la integridad de datos (no permitir texto en columnas numéricas) requiere de macros y cajas de diálogo personalizadas. • Toda la base de datos debe estar en memoria (a menos que se esté accesando a una base de datos externa). • Los datos almacenados en hojas de trabajo tienden a consumir mucho más espacio en disco que los almacenados en bases de datos externas (una hoja de trabajo almacena fórmulas, formatos, gráficos, etc.) mientras que los manejadores de bases de datos (DBMS - DataBase Manager System) convencionales almacenan datos puros.
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CREAR UNA LISTA EN LA HOJA DE CÁLCULO MS-Excel cuenta con una serie de características automáticas que facilitan la administración y el análisis de los datos de una lista. Para aprovechar al máximo introduzca la información considerando lo siguiente: • La lista puede tener como máximo 256 columnas y 65,536 filas. • Los títulos de columna deben ser ingresados en la primera fila, MS-Excel utilizará dichos títulos para crear informes, buscar y organizar datos. • No se debe tener más de una lista en la hoja de cálculo ya que algunas características de administración como el filtrado sólo pueden usar una sola lista. • Se debe dejar por lo menos una columna y una fila en blanco entre la lista y los demás datos de la hoja, ello permitirá que MS-Excel pueda seleccionar la lista automáticamente cuando ordene, filtre o inserte subtotales automáticos. • Para obtener mejores resultados, evitar guardar datos importantes a la izquierda o derecha de la lista ya que podrían ocultarse al filtrarla. • Se debe utilizar bordes de celdas para insertar líneas debajo de los títulos de columna, no filas en blanco o filas que contengan líneas punteadas. • Utilice un formato para los títulos de columna y otro para los datos. • La lista debe ser diseñada de tal modo que todas las filas tengan elementos similares en la misma columna. • No se debe agregar espacios extra al principio de una celda porque afectarían los procesos de búsqueda y ordenamiento.
1.2. MANTENIMIENTO DE UNA LISTA USANDO FORMULARIO Una ficha de datos es una ventana de diálogo que se puede emplear para ver, editar, agregar o eliminar registros de una lista o base de datos, o para encontrar registros específicos basados en criterios de búsqueda determinados. USO DE UN FORMULARIO • Ingrese los títulos de columna en la hoja de cálculo. Si desea campos calculados ingrese las fórmulas respectivas donde sea necesario. • Seleccione la fila que contiene los títulos de columna. • Seleccione la secuencia DATOS, FORMULARIO. • Aparecerá una ventana de diálogo mostrando el primer registro. • Ingrese los datos correspondientes al primer registro y luego haga un Clic en el botón “Nuevo”. Siga el mismo procedimiento para los demás registros. • Cuando termine de ingresar todos los registros haga un Clic en el botón "Cerrar". BOTONES DEL FORMULARIO ELIMINAR .................. Permite eliminar un registro. EDITAR ...................... Permite efectuar cambios en un registro. RESTAURAR ............... Permite dejar sin efecto los cambios de un registro. CRITERIOS ................ Permite buscar registros en función de una condición. BUSCAR ANTERIOR .... Retrocede un registro. BUSCAR SIGUIENTE ... Avanza un registro.
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1.3. ORDENAR UNA BASE DE DATOS MS-Excel permite reorganizar las filas de una lista según el contenido de una o más columnas. • Colocar el cursor en cualquier celda de la lista. • Seleccionar la secuencia DATOS, ORDENAR, MS-Excel seleccionará automáticamente toda la lista. En caso de que desee ordenar sólo una parte de la lista deberá seleccionar dicho rango. • Elija la columna que desea utilizar como "Primer Criterio" indicando si desea que el ordenamiento sea ascendente o descendente. • Haga lo mismo para el "Segundo Criterio" y "Tercer Criterio". • Haga un Clic en el botón ACEPTAR. Método Abreviado: • Si solamente necesita ordenar por una sola columna, coloque el cursor en una celda de la columna que desea ordenar y haga un Clic en el botón ORDEN ASCENDENTE o el botón ORDEN DESCENDENTE. CRITERIOS DE ORDENACIÓN Podrá ordenar una lista en orden ascendente, descendente o usando un criterio de ordenación personalizado. El contenido y los tipos de datos determinarán cómo se ordena un valor. Criterio de Ordenación Ascendente: • Números, del menor número negativo al mayor número positivo; fechas y horas, de la más antigua a la más reciente. • Valores de Texto, se ordenan los números introducidos como texto primero y luego el texto normal. • Valores lógicos, FALSO y luego VERDADERO. • Valores de error, como #¡VALOR¡ o #¿NOMBRE?, en el orden en que fueron encontrados. • En blanco. Criterio de Ordenación Descendente: Cuando se seleccione el criterio de ordenación descendente, MS-Excel ordenará los valores en el orden contrario al ascendente, salvo en el caso de las celdas en blanco, que siempre se ordenan al final. USO DE CRITERIOS DE ORDENACIÓN PERSONALIZADO • Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, OPCIONES y haga un Clic en la ficha "Listas". • En la opción “Listas Personalizadas” elija la opción “Nueva Lista”.
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• En la opción "Entradas de Lista" escriba el primer elemento del criterio de ordenación que desea crear. Introduzca los elementos en orden ascendente. • Pulse la tecla [ENTER]. • Escriba el resto de los elementos del criterio de ordenación que desea crear. Pulse la tecla [ENTER] para separar cada entrada de la lista. • Haga un Clic en el botón "Agregar" para guardar la nueva lista. • El programa mostrará la lista en el cuadro “Listas Personalizadas”. • Si desea añadir otras listas, repita el procedimiento y cuando termine haga un Clic en el botón ACEPTAR. • El nuevo criterio de ordenación personalizado se convertirá en una opción que se podrá seleccionar en la casilla “Orden del Primer Criterio” de la ventana de diálogo “Opciones de Ordenación”.
1.4. FILTRAR DATOS DE UNA LISTA El filtrado constituye un método fácil y rápido para encontrar subconjuntos de datos en una lista y trabajar con ellos. A diferencia de los ordenamientos, el filtrado no reorganiza los datos, sólo oculta provisionalmente las filas que no desea mostrar. USO DE FILTROS AUTOMÁTICOS • Coloque el cursor dentro de la base de datos. • Seleccione la secuencia DATOS, FILTROS, FILTRO AUTOMÁTICO. • MS-Excel colocará flechas desplegables directamente en todos los títulos de columna de la lista. Si desea filtrar una lista usando ciertas columnas, deberá seleccionarlas antes. • Haga un Clic en la flecha de una de las columnas y aparecerá una lista de todos los elementos únicos de la columna. • Seleccione un Elemento de la Lista (se llama "Criterio del Filtro"), MS-Excel ocultará todas las filas que no contienen el valor seleccionado. • Para mostrar todos las filas ocultas de una lista seleccione la secuencia DATOS; FILTROS, MOSTRAR TODO. • Para mostrar todas las filas ocultas y eliminar las flechas del filtro automático seleccione la secuencia DATOS, FILTROS, FILTRO AUTOMÁTICO.
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USO DE CRITERIOS PERSONALIZADOS • Haga un Clic en la opción "Personalizadas" de la lista desplegable. • Aparecerá la ventana de diálogo "Filtros Personalizados", ingrese los criterios que desee especificar y haga un Clic en el botón ACEPTAR.
FILTRAR UNA LISTA CON CRITERIOS COMPLEJOS Un rango de criterios permite filtrar datos usando dos tipos de criterios complejos:
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Criterios de Comparación, que permiten mostrar las filas que contienen valores especificados o valores que corresponden a los límites establecidos. Criterios Calculados, que evalúan una columna seleccionada de la lista contra valores no contenidos en la misma. • Establezca su rango de criterios. Coloque dicho rango encima o debajo de la lista para que no quede oculto cuando filtre la lista. Dicho rango deberá estar formado por una fila con los títulos de criterio y por lo menos una fila de criterios. • Coloque el cursor dentro de la base de datos. • Seleccione la secuencia DATOS, FILTROS, FILTRO AVANZADO. • Aparecerá la ventana de diálogo "Filtro Avanzado". • Ingrese el rango que contiene la lista que desea filtrar en la opción "Rango de la Lista", si se coloco el cursor dentro de la lista quedará seleccionada automáticamente. • Ingrese el rango que contiene el o los criterios que desea utilizar en la opción "Rango de Criterios", asegúrese de incluir los títulos de columna. • Haga un Clic en el botón ACEPTAR. MS-Excel ocultará temporalmente todas las filas que no cumplan con los criterios especificados. • Si desea copiar los datos filtrados en otro lugar haga un Clic en la opción "Copiar en otro lugar" e ingrese el rango respectivo en la opción "Copiar en" de la ventana de diálogo "Filtro Avanzado".
TIPOS DE CRITERIOS DE COMPARACIÓN • Para encontrar datos que contengan un valor exacto, escriba el texto, el número, la fecha o los valores lógicos en la celda correspondiente debajo del título criterios. • Si introduce texto como criterios, MS-Excel encontrará todos los elementos que comiencen con ese texto. • Para coincidir sólo el texto especificado, escriba la fórmula ="Texto" donde Texto es el texto que desea hacer coincidir. • Para encontrar valores de texto que compartan ciertos caracteres, utilice los caracteres comodín: • ? (signo de interrogación) para encontrar cualquier carácter único en la misma posición que el signo de interrogación. • * (asterisco) para encontrar cualquier número de caracteres en la misma posición que un asterisco. • ~ (tilde) seguido de ?, * o ~ para encontrar un signo de interrogación, un asterisco o una tilde. • Para mostrar sólo las filas comprendidas dentro de ciertos límites, utilice un operador de comparación seguido de un valor en la celda debajo del título de criterios.
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• Introduzca todos los criterios en la misma fila para buscar los datos que cumplan con todos los criterios en esa fila. • Introduzca un título de columna más de una vez si desea buscar datos que cumplan más de un criterio para la misma columna. • Introduzca criterios en filas distintas para buscar los datos que cumplan todos los criterios en la primera o segunda fila. • Podrá utilizar una fórmula de la hoja de cálculo para especificar criterios. Una fórmula permite introducir criterios calculados con valores ajenos a la lista. • La fórmula que introduzca deberá crear los valores lógicos VERDADERO o FALSO. Cuando se filtre la lista, sólo se mostrarán las filas que contienen valores que producen VERDADERO. • La fórmula introducida deberá referirse por lo menos a una columna de la lista. Introduzca la Referencia Relativa a la Celda en la primera fila de la lista de esa columna. • Si nombra la fórmula del criterio calculado, utilice como título de criterio un texto que no sea un título de columna existente. TRABAJO CON UNA LISTA FILTRADA • Si desea imprimir una lista filtrada, MS-Excel sólo considerara los datos visibles. • Si utiliza el botón AUTOSUMA para calcular el total de un rango, MS-Excel considerara solamente los datos visibles. Si se cambia de filtro o se muestra toda la información el total se actualizará. • Podrá crear un gráfico considerando sólo los datos presentados. Dicho gráfico mantendrá un vínculo con los datos fuente de la lista, de tal manera que si muestra todos los datos, el gráfico cambiará incluyendo todos los datos presentados. • Cuando se realice un ordenamiento sólo se reorganizarán las filas presentadas. Las filas ocultas no serán desplazadas de sus posiciones originales. Trabajo con rango de criterios – Criterios Múltiples Algo muy importante en el manejo avanzado de bases de datos es el rango de criterios (Rango de celdas que contiene un conjunto de condiciones de búsqueda que se utilizan con el comando Filtro avanzado (menú Datos, submenú Filtros) para filtrar datos de una lista. Un rango de criterios está formado por una fila de rótulos de criterio y, como mínimo, una fila que defina las condiciones de búsqueda). Ejemplos de criterios de filtros avanzados Los criterios de filtro avanzado pueden incluir varias condiciones aplicadas a una sola columna, varios criterios aplicados a varias columnas y condiciones creadas como resultado de una fórmula. Tres o más condiciones en una sola columna Si incluye tres o más condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen "Díaz", "Ramírez" o "Saavedra" en la columna Vendedor. Vendedor Díaz Ramírez Saavedra
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Criterios de dos o más columnas Para buscar datos que cumplan una condición en dos o más columnas, introduzca todos los criterios en la misma fila del rango de criterios. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta todas las filas que contienen "Fruta" en la columna Tipo, "Díaz " en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 1,000.00. Tipo Fruta Nota
Vendedor Díaz
Ventas >1000
También puede especificar varias condiciones para diferentes columnas y presentar sólo las filas que cumplan todas las condiciones mediante el comando Autofiltro del menú Datos. Para buscar datos que cumplan una condición de una columna o una condición de otra, introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta todas las filas que contienen "Fruta" en la columna Tipo, "Díaz " en la columna Vendedor o valores de ventas superiores a 1,000. Tipo Fruta
Vendedor
Ventas
Díaz >1000 Para buscar filas que cumplen una de dos condiciones en una columna y una de dos condiciones en otra, introduzca los criterios en filas independientes. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen Díaz en la columna Vendedor y valores de ventas superiores a 3,000 o las filas del vendedor Ramírez con valores de ventas superiores a 1,500. Vendedor Ventas Díaz >3000 Ramírez >1500
Condiciones creadas como resultado de una fórmula Puede utilizar como criterio un valor calculado resultado de una fórmula. Si emplea una fórmula para crear un criterio, no utilice un rótulo de columna como rótulo de criterios; conserve este rótulo vacío o utilice uno distinto a un rótulo de columna de la lista. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta filas que contienen un valor en la columna G superior al promedio de las celdas E5:E14; no utiliza rótulo de criterios. =G5>=PROMEDIO($E$5:$E$14) Notas •
•
La fórmula que utilice para generar una condición debe hacer referencia al rótulo de columna (por ejemplo, Ventas) o a la referencia del campo correspondiente en el primer registro. En el ejemplo, G5 hace referencia al campo (columna G) del primer registro (fila 5) de la lista. En la fórmula puede utilizar un rótulo de columna en lugar de una referencia relativa a celda o un nombre de rango. Si Microsoft Excel presenta el error #¿NOMBRE? en la celda que contiene el criterio, puede ignorarlo, ya que no afecta a la forma en que se filtra la lista.
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Ejemplos Varios: Se tomará como base de datos, la presentada a continuación: A
B
1
C
D
E
F
G
H
I
HIJOS
SBAS
FECNAC
LISTADO DE TRABAJADORES DE LA EMPRESA
2 3
APELLIDOS
NOMBRE
4 TANG MONTENEGRO DANIEL
DIRECCION
DISTRITO
JR. NAPO 467
SEXO ECIVIL
BREÑA
M
S
1
750.00
21-Sep-93 28-May-93
5 SANCHEZ ORTIZ
OSCAR
JR. IQUIQUE 358
BREÑA
M
D
3
1,900.00
6 CANELO SALDAÑA
BEATRIZ
AV. EMANCIPACION 799
MIRAFLORES
F
C
0
420.00
24-Dic-93
7 RAMIREZ BANDAN
JULIO
AV. DEL PARQUE 234
MIRAFLORES
M
S
1
570.00
31-Dic-93
8 BAUTISTA FLOREZ
PILAR
AV. AREQUIPA 678
MIRAFLORES
F
S
0
280.00
4-Sep-93
JR. PASTAZA 3454
M
C
1
210.00
29-May-99
M
S
0
790.00
9-Jun-95
M
S
2
1,200.00
2-Ago-93
9 CALDERON SANCHEZ ANDRES 10 LEON ALCAZAR
ALBERTO AV. PERU 4567
PUEBLO LIBRE SAN BORJA
11 ORTIZ CHIMA
LUIS
SAN BORJA
12 CESPEDES MERINO
DANIEL
AV. SANCHEZ CERRO 454 JR. RIO NEGRO 466
SAN ISIDRO
M
V
1
780.00
4-Dic-95
13 RAMIREZ SANCHEZ
OSCAR
JR. ANDALUCIA 356
SAN ISIDRO
M
C
0
2,500.00
13-Oct-96
14 MERINO COELLO
PAOLA
AV. CANADA 896
SAN ISIDRO
F
C
2
1,500.00
22-Oct-92 10-Ene-01
15 GAMARRA OCHOA
JOSE
AV. BRASIL 4567
SURCO
M
D
2
350.00
16 CORIA ROBLES
LUISA
AV. LOS SAUCES 4566
SURCO
F
C
2
1,500.00
5-Abr-95
17 PALOMINO CASAS
MARIA
AV. SAN MARTIN 345
SURCO
F
V
1
3,200.00
18-Abr-00
18 PALOMINO CASAS
ZOILA
AV. SAN MARTIN 346
SURCO
F
S
1
3,500.00
10-Ene-73
19
Distrito igual a Surco Y Estado Civil distinto de D (Divorciado) DISTRITO ECIVIL SURCO <>D Estado Civil es distinto de S (Soltero) Y además distinto de C (Casado) ECIVIL ECIVIL <>S <>C Distrito igual a Surco O Sexo es igual a F (Femenino) DISTRITO SEXO Surco F Distrito debe comenzar con S, Sexo es igual a M (Masculino) y FECNAC es posterior al 10/1/73 FECNAC DISTRITO SEXO S* M >10/1/93 Distrito igual que Surco o es igual que Breña o es igual que Miraflores DISTRITO SURCO BREÑA MIRAFLORES Distrito es igual que Surco y SBAS sea mayor que 1,000 o donde Distrito es igual que Surco y FECNAC sea posterior al 20/12/01 FECNAC DISTRITO SBAS SURCO >1000 SURCO >20/12/01
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Criterios Calculados Son criterios de búsqueda que provienen del resultado de una fórmula. Al ingresarlos se deberán tener en cuenta las siguientes condiciones: • • • • •
Se introducen mediante fórmulas que devuelven los valores lógicos VERDADERO o FALSO. No se pueden escribir debajo de una celda con un nombre de campo. Deben ingresarse en una celda vacía debajo de otra que contenga un texto, pero que no coincida con ningún encabezado de la base de datos. No pueden referirse a los nombres de los campos de la base de datos, deben referirse a las celdas de la fila situadas debajo de los encabezados de campo de dicha base de datos. Si las fórmulas hacen referencia a la etiqueta de la lista de datos, deben utilizarse referencias relativas a la celda situada debajo de dicha etiqueta. Si las fórmulas hacen referencia a celdas situadas fuera del rango de la lista de datos, deben utilizarse referencias absolutas, o al menos mixtas, siendo la referencia de la fila absoluta.
Ejemplo: Se desea crear un rango de criterios que se empleará para mostrar los registros donde el sueldo sea mayor que el valor que especifique el usuario. A
B
1
C
D
E
F
G
H
I
SBAS
FECNAC
LISTADO DE TRABAJADORES DE LA EMPRESA
2 3
SEXO
ECIVIL
HIJOS
4 TANG MONTENEGRO DANIEL
APELLIDOS
NOMBRE
JR. NAPO 467
BREÑA
M
S
1
750.00 21-Sep-93
5 SANCHEZ ORTIZ
OSCAR
JR. IQUIQUE 358
BREÑA
M
D
3
1,900.00 28-May-93
6 CANELO SALDAÑA
BEATRIZ
AV. EMANCIPACION 799 MIRAFLORES
F
C
0
420.00 24-Dic-93
7 RAMIREZ BANDAN
JULIO
AV. DEL PARQUE 234
MIRAFLORES
M
S
1
570.00 31-Dic-93
8 BAUTISTA FLOREZ
PILAR
AV. AREQUIPA 678
MIRAFLORES
F
S
0
280.00
210.00 29-May-99
9 CALDERON SANCHEZ ANDRES
DIRECCION
DISTRITO
4-Sep-93
JR. PASTAZA 3454
PUEBLO LIBRE
M
C
1
10 LEON ALCAZAR
ALBERTO
AV. PERU 4567
SAN BORJA
M
S
0
790.00
9-Jun-95
11 ORTIZ CHIMA
LUIS
SAN BORJA
M
S
2
1,200.00
2-Ago-93
780.00
4-Dic-95
12 CESPEDES MERINO
DANIEL
AV. SANCHEZ CERRO 454 JR. RIO NEGRO 466
SAN ISIDRO
M
V
1
13 RAMIREZ SANCHEZ
OSCAR
JR. ANDALUCIA 356
SAN ISIDRO
M
C
0
2,500.00 13-Oct-96 1,500.00 22-Oct-92
14 MERINO COELLO
PAOLA
AV. CANADA 896
SAN ISIDRO
F
C
2
15 GAMARRA OCHOA
JOSE
AV. BRASIL 4567
SURCO
M
D
2
16 CORIA ROBLES
LUISA
AV. LOS SAUCES 4566
SURCO
F
C
2
1,500.00
17 PALOMINO CASAS
MARIA
AV. SAN MARTIN 345
SURCO
F
V
1
3,200.00 18-Abr-00
18 PALOMINO CASAS
ZOILA
AV. SAN MARTIN 346
SURCO
F
S
1
3,500.00 10-Ene-73
350.00 10-Ene-01
19 20 Mostrar clientes con el sueldo mayor a 21
1000
SUELDO =H4> $C$20
Observaciones: • El nombre del campo del rango de criterios es distinto al rótulo SBAS de la base de datos. • Cuando la comparación se refiere a una celda que está fuera de la base de datos (D21), se utilizarán referencias absolutas. • Con frecuencia las fórmulas empiezan haciendo referencia a la celda que está debajo de los rótulos de campo (ej. H4) y no a las celdas de los encabezados mismos.
11
5-Abr-95
•
El valor resultante a mostrar en la celda F20 será VERDADERO o FALSO. En el cuadro anterior se muestra la fórmula en forma de texto, pero al ingresar la misma el resultado será FALSO.
Otros ejemplos: Para una mejor interpretación se colocarán las referencias de celda correspondientes a cada campo del primer registro de la base de datos. Con ellas se iniciarán dichas fórmulas. No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Rótulo de campo APELLIDOS NOMBRES DIRECCION DISTRITO SEXO ECIVIL HIJOS SBAS FECNAC
Ref. de celda 1er. Registro A4 B4 C4 D4 E4 F4 G4 H4 I4
Recuerde que después de introducida la fórmula se mostrará el resultado de la misma como VERDADERO O FALSO. 1
NACIDOS-AGOSTO =MES(I4) = 8
2
NACIDOS-1974 =AÑO(I4) = 1974 MAYORES- 30 Años =ENTERO((HOY () -I4) / 365) > 30
3
Filtra los registros de los nacidos en el mes de Agosto. Esto es posible sólo con fórmulas Filtra los registros de los nacidos en el año 1974. Filtra los registros según FECNAC mayores a 30 años
1.5. FUNCIONAMIENTO DE LOS SUBTOTALES AUTOMÁTICOS Los subtotales automáticos son una manera rápida de resumir datos en una lista o base de datos. No será necesario introducir fórmulas. Al utilizar los grupos de datos, MS-Excel calculará automáticamente los valores del subtotal y total general, insertando y titulando los totales y esquematizando la lista. • Agrupar las filas de los elementos cuyo subtotal va a calcular. • Seleccione la secuencia DATOS, SUBTOTALES. • MS-Excel seleccionará toda la base datos y utilizará los títulos de columna para identificar los elementos que desea agrupar y los valores que desea resumir. • Aparecerá la ventana de diálogo "Subtotales" con las siguientes opciones: Para cada cambio en Haga un Clic en la flecha desplegable para especificar la columna que contiene los grupos para los cuales desea subtotales. Asegúrese de que la columna seleccionada sea la columna que utilizó para ordenar la lista. Usar función Le permitirá calcular el subtotal usando la función seleccionada. Por omisión usa la función Suma para valores numéricos o la función Cuenta para valores de texto. El subtotal calculado aparecerá debajo de la columna seleccionada en el cuadro "Agregar subtotal a".
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FUNCIONES PARA SUBTOTALES SUMA ................. Permite obtener la suma de los elementos. CUENTA ............. Permite obtener la cantidad de valores que no son blanco. PROMEDIO ......... Permite obtener el promedio de los elementos en el grupo del
subtotal.
MÁX .................. Permite obtener el valor numérico más grande en el grupo
del subtotal.
MÍN ................... Permite obtener el valor numérico más pequeño en el grupo
del subtotal. PRODUCTO ........ Permite obtener el producto de todos los valores del grupo
del subtotal. obtener la cantidad de registros o filas que contienen datos numéricos en el grupo del subtotal. DESVEST ........... Permite obtener una estimación de la desviación estándar de una población basado en una muestra, donde el grupo del subtotal es la muestra. DESVESTP ......... Permite obtener la desviación estándar de una población, donde el grupo del subtotal es toda la población. VAR ................... Obtiene una estimación de la varianza de una población basada en una muestra, donde el grupo del subtotal es la muestra. VARP ................. Obtiene la varianza de una población donde el grupo del subtotal es toda la población Agregar subtotal a Le permite especificar la columna en la que desea que aparezca el subtotal. Puede seleccionar más de una columna. Reemplazar subtotales actuales Se utiliza para reemplazar todos los subtotales de la lista con los nuevos subtotales seleccionados. Desactive esta opción para conservar los subtotales actuales e insertar nuevos subtotales. Salto de página entre grupos Inserta automáticamente un salto de página antes de cada grupo de datos para los cuales se hace un subtotal. Resumen debajo de los datos Ubica las filas titulares y la fila del total general debajo de los datos asociados. Desactive esta opción para insertar las filas de subtotal y del total general encima de los datos detallados. Eliminar todos Haga un Clic en este botón para eliminar todos los subtotales de la lista actual. CUENTA NÚM. .... Permite
• Haga un Clic en el botón ACEPTAR. MS-Excel insertará una fila de subtotales para cada grupo de elementos idénticos en la columna seleccionada. Para utilizar mas de una función a la vez: • Seleccione la secuencia DATOS, SUBTOTALES y elija la función que desea en la opción "Usar Función", luego haga un Clic en el botón ACEPTAR. • Elija la misma secuencia nuevamente y elija otra función, desactivando la opción "Reemplazar subtotales actuales". Luego haga un Clic en el botón ACEPTAR. Para Ocultar o Mostrar los datos en una Lista de Subtotales: Cuando se muestran los subtotales automáticos, MS-Excel automáticamente esquematiza la lista agrupando las filas de detalle con cada fila de subtotal asociada y las filas de subtotales con la fila del Total General. Mostrará los símbolos del esquema para permitir ver la organización de la lista y ocultar o mostrar datos detallados rápidamente. • Para ocultar las filas de detalle de un sólo grupo de subtotal, haga un Clic en el símbolo OCULTAR DETALLE.
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• Para volver a mostrar las filas ocultas, haga un Clic en el símbolo MOSTRAR DETALLE. Para la creación de Totales avanzados usando Funciones: • Utilice las funciones para hoja de cálculo para mostrar valores resumidos de celdas o de filas que satisfagan ciertos criterios. • Para resumir sólo los valores que satisfacen criterios complejos, use las funciones de base de datos, en cuyo caso será necesario crear un rango de criterios.
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Capítulo 2 ANÁLISIS DE DATOS A PARTIR DE LISTAS Y TABLAS 2.1. USO DE TABLAS DINÁMICAS Uno de los mayores retos en el mundo real es la necesidad de obtener información a partir de grandes cantidades de datos. Las tablas dinámicas proporcionan una manera fácil de resumir y analizar datos usando técnicas especiales de manipulación directa. Derivan su nombre del hecho de que pueden cambiar su diseño “pivoteando” (En la versión en Inglés se les conoce como Pivot Tables) encabezados de fila y columna dinámicamente. Una definición puede ser la siguiente: Se llama Tabla Dinámica a la hoja de cálculo interactiva que se usa para resumir y analizar grandes cantidades de datos usando el formato y métodos de cálculo elegidos. Podrá actualizarse cada vez que cambien los datos fuente originales. Los datos originales permanecerán intactos y la tabla dinámica se conservará en la hoja de cálculo donde fue creada. Una tabla dinámica puede crearse a partir de datos fuente de: • Una lista o una base de datos de Microsoft Excel. • Una base de datos externa, por ejemplo, una tabla o un archivo creados en una aplicación o en un sistema de administración de bases de datos independiente de Microsoft Excel. • Diversos rangos de consolidación de Microsoft Excel. • Otra tabla dinámica en el mismo libro de trabajo. Una vez creada una tabla, los datos se podrán redistribuir, organizar y analizar arrastrando y colocando los campos en la tabla dinámica. También se podrán incluir subtotales, cambiar la función de resumen de un campo o seleccionar un cálculo personalizado para la tabla dinámica. CREACIÓN DE UNA TABLA DINÁMICA • Seleccione la secuencia DATOS, TABLAS DINÁMICAS. • Aparecerá el "Asistente para Tablas Dinámicas", conjunto interactivo de ventanas de diálogo que lo guiarán para que pueda elegir los datos fuente y la distribución que desee usar para la tabla dinámica. • Indique el tipo de datos fuente que desea utilizar, de acuerdo a la siguiente lista: • Lista o base de datos de MS-Excel. • Fuente de datos externa tales como MS-Access, MS-FoxPro, Dbase, etc.. • Rangos de consolidación múltiples. • Otra tabla dinámica. • Indique la ubicación de los datos fuente: ingrese el rango de la hoja que desee utilizar incluyendo los títulos de columna o nombres de campo. • Organice la distribución de la tabla dinámica: arrastre a las áreas de FILA y COLUMNA los campos que desea utilizar como títulos y arrastre al área de DATOS los campos cuyos datos desea resumir. • Indique donde desea que aparezca la tabla dinámica, basta con ingresar la celda de la esquina superior izquierda. Podrá colocarla en cualquier hoja o libro de trabajo. • Haga un Clic en el botón TERMINAR para crear la tabla dinámica.
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Gráficamente, se presentan los 3 pasos para crear una Tabla dinámica usando el Asistente del Excel XP.
Definimos el origen de los datos
Definimos el origen de los datos
¿Dónde queremos el resultado...? Por último
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Estructuramos la TD arrastrando campos y obtenemos un resultado como el siguiente…….. Suma de Cantidad
Ciudad
Edad
Barcelona Bilbao
31 32 33 34 36 37 38 39 40 41 42 43 45 47 Total general
Madrid
74.000 35.000 350.000 370.000 160.000 130.000 105.000 75.000
80.000 140.000
275.000 176.000 691.000
529.000
750.000
Total general Sevilla Valencia 55.000 55.000 210.000 950.000 1.234.000 35.000 89.000 439.000 55.000 425.000 160.000 540.000 63.000 603.000 130.000 185.000 75.000 140.000 145.000 145.000 275.000 176.000 894.000 1.213.000 4.077.000
ACTUALIZACIÓN DE UNA TABLA DINÁMICA Si cambia los datos de la lista o tabla fuente, podrá actualizar o renovar la tabla dinámica sin volver a crearla. • Seleccione una celda en la tabla dinámica.
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• Seleccione la secuencia DATOS, ACTUALIZAR DATOS o haga un Clic en el botón ACTUALIZAR DATOS de la Barra de Herramientas Query y Tabla Dinámica. ELIMINAR UNA TABLA DINÁMICA • Seleccione toda la tabla dinámica incluyendo los campos de página. • Seleccione la secuencia EDICIÓN, BORRAR, TODO. • Este procedimiento no tiene ningún efecto sobre los datos fuente.
2.2. CREACIÓN DE UN GRÁFICO A PARTIR DE UNA TABLA DINÁMICA Se podrá crear un gráfico que muestre los múltiples niveles de categorías en una tabla dinámica. Cuando se oculten o muestren detalles en la tabla o cuando se muevan campos, estos cambios se reflejarán automáticamente en el gráfico. SUGERENCIAS PARA CREAR UN GRÁFICO • La tabla dinámica no debe tener más de dos campos de filas y dos campos de columnas. • Elimine totales y subtotales de la tabla dinámica antes de crear el gráfico. • No es posible trazar abscisas u ordenadas con elementos de campos de página. Las páginas individuales de una tabla si podrán representarse gráficamente. PASOS PARA CREAR UN GRÁFICO • Seleccione toda la tabla incluyendo campos de columna y de fila, no incluya ningún campo de página. • Haga un Clic en el botón ASISTENTE PARA GRÁFICOS. • Haga un Clic en la hoja de cálculo para anclar el gráfico. • Seleccione el tipo de gráfico que desea y asigne los elementos de tabla dinámica a abscisas y series. • MS-Excel asignará automáticamente la dimensión de la tabla dinámica (dimensión de fila o de columna) con el mayor número de campos al eje de abscisas (X) en el gráfico. • Ingrese los siguientes elementos de información que solicite el Asistente y luego haga un Clic en el botón TERMINAR.
2.3. PERSONALIZACIÓN DE UNA TABLA DINÁMICA AGREGAR UN CAMPO DE FILA, DE COLUMNA O DE PÁGINA Para agregar detalles a los datos existentes en una tabla dinámica agregue un campo de fila o de columna. Para mostrar subconjuntos menores de datos, utilice campos de página. Para agregar un campo de fila, de columna o de página: • Seleccione una celda en la tabla dinámica y luego haga un Clic en el botón ASISTENTE PARA TABLAS DINÁMICAS de la Barra de Herramientas Query y Tabla Dinámica. • Añada los campos deseados con el Asistente. • También podrá agregar una fila de detalle o un campo de columna haciendo Doble-Clic en un elemento del campo más interno de una fila o columna. Luego seleccione de la lista el campo que desea agregar. Empleo
(Todas)
Suma de Salario
Sección
Departamento
Copiadoras
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Fax
Impresoras
Total general
Administración Contabilidad Diseño I+D Ingeniería Mercado Total general
190017,04 135170,16 84048,93 131557,04 623231,66 416602,85 1580627,68
183078,12 140385,21 98273,49 123695,68 526064,24 298295,74 1369792,48
235797,76 146317,86 59024,91 240527,83 714100,37 527848,5 1923617,23
608892,92 421873,23 241347,33 495780,55 1863396,27 1242747,09 4874037,39
ELIMINAR UN CAMPO DE FILA, DE COLUMNA O DE PÁGINA • Seleccione el campo de fila, de columna o de página que desea eliminar. • Arrástrelo fuera del área dinámica. CAMBIAR EL MÉTODO DE CALCULAR LOS DATOS EN UNA TABLA DINÁMICA Cada celda en el rango de datos de una tabla dinámica contiene un valor que resumen los datos de la lista o de la tabla fuente. La función predeterminada usada por MS-Excel para calcular el valor de cada celda es SUMA, si el campo contiene datos numéricos, y CUENTA si contiene texto.
2.4. CONSOLIDACIÓN DE DATOS MS-Excel le permitirá recopilar los datos de una o más hojas extensas en una sola, es decir la consolidación se utiliza para acumular y resumir datos de mas de una fuente. Los datos podrán encontrarse en libros independientes, en el mismo libro o en la misma hoja. Podrá definir solamente una tabla de consolidación en una hoja de cálculo. Para consolidar debe definir las Áreas Fuente (rangos donde se encuentra la información que se consolidará) y un Área de Destino (rango que contendrá la información consolidada). Podrá especificar hasta 255 áreas fuente para una tabla. No será necesario que los libros de trabajo de las áreas fuente estén abiertos durante la consolidación. Las celdas que contienen texto en el área fuente se considerarán en blanco (excepto en la consolidación por categoría) y si incluye celdas con fórmulas, MSExcel sólo consolida los valores resultantes ignorando las fórmulas. CONSOLIDAR POR POSICIÓN Consolide los datos por posición cuando los datos de todas las áreas de origen se organicen en un orden y una ubicación idénticos; por ejemplo, si cuenta con
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datos de una serie de hojas de cálculo creadas desde la misma plantilla, puede consolidar los datos por posición. Puede configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, pero no podrá modificar qué celdas y rangos se incluyen en la consolidación. También puede actualizar la consolidación manualmente, lo que le permitirá cambiar las celdas y los rangos incluidos en ella. Consolidar datos por posición cuando categorías similares de datos ocupan posiciones relativas idénticas en cada área fuente. • Seleccione el un área de destino en donde la información recopilada pueda aparecer. El destino puede estar en la misma hoja de cálculo que los datos fuente, en otra hoja de cálculo o en otro libro de trabajo. • Seleccione la secuencia DATOS, CONSOLIDAR. • En la opción “Función” seleccione la función de resumen que desea utilizar para consolidar los datos. Por omisión asume la función SUMA. • Haga un Clic en el botón “Agregar”. • Repita el procedimiento para todas las áreas que desea consolidar. • Seleccione la casilla “Crear Vínculos con Datos Fuente” para actualizar la tabla de consolidación automáticamente cuando cambien los datos fuente. • Haga un Clic en el botón ACEPTAR.
Consolidar por Posición CONSOLIDAR POR CATEGORÍA Consolide los datos por categorías si desea resumir un conjunto de hojas de cálculo que tienen los mismos rótulos de filas y columnas pero organizan los datos de forma diferente. Este método combina los datos que tienen rótulos coincidentes en cada hoja de cálculo. Puede configurar la consolidación de modo que se actualice automáticamente cuando cambien los datos de origen, pero no podrá modificar qué celdas y rangos se incluyen en la consolidación. Como alternativa, puede actualizar la consolidación manualmente, lo que le permitirá cambiar las celdas y los rangos incluidos en ella. Consolide datos por categoría cuando las áreas fuente contengan datos similares en ubicaciones relativas diferentes y un número diferente de filas o columnas de datos en cada categoría.
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• Seleccione el un área de destino en donde la información recopilada pueda aparecer. El destino puede estar en la misma hoja de cálculo que los datos fuente, en otra hoja de cálculo o en otro libro de trabajo. Si escribió títulos de categoría incluir dichas celdas. • Seleccione la secuencia DATOS, CONSOLIDAR. • En la opción “Función” seleccione la función de resumen que desea utilizar para consolidar los datos. Por omisión asume la función SUMA. • En la opción “Referencia” defina las áreas fuente que desea consolidar. • Haga un Clic en el botón “Agregar”. • Repita el procedimiento para todas las demás áreas. • Si la primera fila de las área fuente contienen títulos, seleccione la casilla “Fila Superior” bajo “Usar rótulos en”. Si la columna de la izquierda es la que contiene los títulos, seleccione la casilla “Columna Izquierda” bajo “Usar Rótulos en”. Las dos casillas pueden seleccionarse en una sola consolidación. • Seleccione la casilla “Crear Vínculos con Datos Fuente” para actualizar la tabla de consolidación automáticamente cuando cambien los datos fuente. • Haga un Clic en el botón ACEPTAR. Podrá anular una consolidación sin vínculos con la secuencia EDICIÓN, DESHACER inmediatamente después de consolidar, pero no podrá emplear la misma secuencia para anular una consolidación vinculada.
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Capítulo 3 SOLUCIÓN DE PROBLEMAS EN EL ANÁLISIS DE DATOS 3.1. BÚSQUEDA DE OBJETIVOS Cuando busque respuestas a las preguntas “que pasaría si?”, tal vez desee saber cual sería el resultado de una fórmula si solo cambiara una variable. Por ejemplo, podría necesitar saber cuanto tendría que incrementar las ventas para alcanzar un objetivo concreto de ingresos operativos, o cuanto tendría que dar como desembolso inicial para comprar una casa. Cuando necesite determinar el cambio de una variable para dar una respuesta concreta a una fórmula, puede utilizar la búsqueda de un objetivo. En este proceso puede trabajar con las ecuaciones o fórmulas a la inversa. Introduzca su valor de objetivo, seleccione la variable que desea cambiar y luego deje que el programa encuentre el valor de variable que le permitirá alcanzar el objetivo deseado. En resumen, la búsqueda de objetivos, se utiliza para encontrar la variable que necesita una fórmula para obtener un resultado determinado. Procedimiento • Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, BUSCAR OBJETIVO. • Utilice la opción "Definir la Celda" para especificar la celda que contiene la fórmula para la cual se desea encontrar una solución. Puede ser una referencia o un nombre. • Utilice la opción "Con el Valor" para ingresar el nuevo valor al que se desea llegar. • Utilice la opción "Cambiando la Celda" para especificar la celda cuyo valor MS-Excel cambia a fin de lograr el resultado deseado. La fórmula para la cual se desea encontrar una solución debe referirse, directa o indirectamente, a esta celda. Puede ingresarse una referencia de celda o un nombre • Haga un Clic en el botón ACEPTAR. Aparecerá una ventana indicando el estado de la búsqueda y las siguientes opciones: PAUSA ..................Utilice este botón para detener la búsqueda del objetivo. PASO A PASO ........Haga un Clic en este botón para avanza paso a paso por el proceso de búsqueda del objetivo. CONTINUAR ..........Utilice este botón para continuar el cálculo después de una pausa. • Haga un Clic en el botón ACEPTAR para reemplazar el valor de la celda especificada en el cuadro "Cambiando la celda" con el nuevo valor.
3.2. ANÁLISIS ESTADÍSTICO DE DATOS MS-Excel proporciona un juego de funciones especiales para análisis denominadas Herramientas para Análisis. Dichas funciones comprenden análisis estadísticos que pueden ser utilizados en varios tipos de datos, así como análisis diseñados específicamente para aplicaciones técnicas. USO DE HERRAMIENTAS PARA EL ANÁLISIS DE DATOS • Antes de utilizar una herramienta para análisis, deberá introducir y organizar en filas o columnas los datos que desea analizar. Dicha disposición será el rango de entrada. • Podrá incluir un título al texto en la primera celda de una fila o columna, para identificar las variables.
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• Los resultados serán presentados en una Tabla de Resultados en la hoja dependiendo de la función de análisis que se este utilizando. Si se ingresaron títulos, serán utilizados en la tabla de resultados. • Podrá guardar la tabla de resultados en la misma hoja o en otra nueva. HERRAMIENTAS, ANÁLISIS DE DATOS • Seleccione la secuencia (COMPLEMENTOS). • Seleccione el nombre de la función que desea y haga un Clic en el botón ACEPTAR. • Especifique los rangos de entrada y de salida y cualquier otra opción que sea necesaria. FUNCIONES PARA EL ANÁLISIS DE DATOS ESTADÍSTICAS
Análisis de varianza de un factor. Análisis de varianza de dos factores con varias muestras por grupo. Análisis de varianza de dos factores con una sola muestra por grupo.
Covarianza Coeficiente de correlación. Estadística descriptiva. Generación aleatoria de números. Histograma. Jerarquía y percentil. Suavización exponencial. Media móvil. Regresión. Prueba F para varianza de dos muestras. Prueba t para medias de dos muestras emparejadas. Prueba t para dos muestras suponiendo varianzas iguales. Prueba t para dos muestras suponiendo varianzas desiguales.
Prueba z para medias de dos muestras.
REGRESIÓN La función Regresión permite realizar un análisis de regresión lineal. La regresión permite ajustar una línea a una serie de observaciones utilizando el método de mínimos cuadrados. La regresión se utiliza en una amplia variedad de aplicaciones con el objeto de analizar la forma en que una sola variable dependiente se ve afectada por los valores de una o más variables independientes. Dependiendo de las opciones seleccionadas durante la utilización de la función Regresión, el programa generará los siguientes resultados: • Una tabla de resumen, incluyendo una tabla de análisis de varianza, una estimación del error típico de y, coeficientes, el error típico de coeficientes, los valores del coeficiente de determinación R2 y el número de observaciones. • Una tabla de análisis de los residuales que puede comprender residuos, residuos estándar y valores pronosticados. • Un gráfico de residuales para cada variable independiente con respecto al residuo. • Un gráfico de la curva de regresión ajustada con los valores observados. • Un gráfico de probabilidad normal. • Una tabla de resultados de datos de probabilidad, de dos columnas, que muestra los valores de la variable dependiente y los percentiles utilizados para generar el trazado de probabilidad normal.
3.3. USO DE GRÁFICOS EN EL ANÁLISIS DE DATOS AGREGAR UNA LÍNEA DE TENDENCIA A UNA SERIE DE DATOS A una serie de datos de un gráfico se le podrá agregar una línea de tendencia con el fin de mostrar la tendencia o la dirección de los datos de dicha serie. Las líneas de tendencia son útiles para analizar problemas de pronóstico, también
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conocidos con el nombre de Análisis de Regresión. Además suelen utilizarse para presentar medias móviles, las cuales reducen las fluctuaciones de los datos para mostrar con claridad el diseño o la tendencia. Para crear una línea de tendencia: • Active el gráfico y seleccione la serie a la que desea agregar una línea de tendencia. • Seleccione la secuencia INSERTAR, LÍNEAS DE TENDENCIAS. • Aparecerá una ventana de diálogo con las siguientes opciones: Tipo Seleccione el tipo de línea que desea entre las opciones: Lineal, Polinómica, Logarítmica, Exponencial, Potencial y Período media móvil. Opciones Nombre de la línea de tendencia Proporciona un nombre a la línea de tendencia; se presenta en la leyenda. Puede ser: Automático (MS-Excel da un nombre a la línea de tendencia basado en el tipo seleccionado y en la serie con la que se asocia) y Personalizado (escriba el nombre que desea, hasta 256 caracteres). Extrapolar Disponible sólo para los tipos de regresión (no para la media móvil). Tiene las opciones: Hacia adelante - períodos (el número de puntos (unidades para los gráficos XY) que la línea de tendencia proyecta hacia el futuro o fuera del eje) y Hacia atrás - períodos (el número de puntos (unidades para los gráficos XY) que la línea de tendencia proyecta hacia el pasado o hacia el eje y). Señalar intersección Disponible sólo para algunos tipos de regresión. El punto en el que la línea de tendencia se encuentra con el eje y. Presentar ecuación en el gráfico Presenta la ecuación de regresión de la línea de tendencia en el rótulo Línea de tendencia en el gráfico. Dependerá del tipo de gráfico. Presentar el valor R cuadrado en el gráfico Presenta el valor de R cuadrado de la línea de tendencia en el rótulo Línea de tendencia en el gráfico. Se prefiere en muchos casos el más cercano a 1. • Haga un Clic en el botón ACEPTAR. Para eliminar una línea de tendencia: • Seleccione la línea de tendencia que desea eliminar. • Seleccione la secuencia EDICIÓN, BORRAR. Luego elija “Líneas de Tendencia”.
3.4. AUDITORÍA MS-Excel proporciona características que le ayudan a detectar problemas en las hojas de cálculo. La mayoría están como comandos o en la barra de herramientas Auditoría.
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BARRA DE HERRAMIENTAS AUDITORÍA Los botones de esta barra facilitan la solución de problemas usando rastreadores y otras características de auditoría. Para mostrar la barra de herramientas auditoría: • Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, AUDITORÍA, MOSTRAR BARRA DE AUDITORÍA.
• Aparecerá la barra con los siguientes botones: Rastrear un nivel precedente Dibuja flechas desde todas las celdas que proporcionan valores directamente a la fórmula en la celda activa (precedentes). Quitar un nivel de precedentes Elimina un nivel de flechas rastreadoras de precedentes de la hoja de cálculo activa. Rastrear un nivel dependiente Dibuja flechas desde la celda activa a celdas con fórmulas que usan los valores de la celda activa (dependientes). Quitar un nivel de dependientes Elimina un nivel de flechas rastreadoras de dependientes de la hoja de cálculo activa. Quitar todas las flechas Elimina todas las flechas rastreadoras de la hoja de cálculo activa. Rastrear este error Dibuja una flecha desde las celdas que pueden haber causado el error hasta el valor de error en la celda activa. Mostrar notas Presenta el cuadro de diálogo Notas para que pueda adjuntar texto o comentarios de audio a una celda. Mostrar ventana de información Presenta la ventana de información. CARACTERÍSTICAS DE RASTREO La característica de rastreo de precedentes, de dependientes y de errores muestra una representación gráfica del flujo de cálculos en la hoja. Podrá ver rápidamente las celdas que utiliza una fórmula seleccionada para sus cálculos
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(precedentes) , o podrá ver todas las fórmulas que utilizan el valor de una celda seleccionada (dependientes). Los precedentes son celdas a las que hace referencia una fórmula directamente. Las dependientes son celdas que contienen fórmulas que se refieren a otras celdas indirectamente. Los precedentes y dependientes también pueden describirse como directos o indirectos. Un precedente directo es una celda a la que se refiere una formula en la celda activa. Un precedente indirecto es una celda a la que se refiere una formula en una celda precedente directa o indirecta. • Seleccione
HERRAMIENTAS, AUDITORÍA, RASTREAR la secuencia PRECEDENTES para dibujar flechas desde todas las celdas que contienen
valores, directamente hasta la fórmula ubicada en la celda activa (precedentes). • Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, AUDITORÍA, RASTREAR DEPENDIENTES para dibujar flechas desde la celda activa hasta las celdas con fórmulas que utilizan los valores en la celda activa (dependientes). • Seleccione la secuencia HERRAMIENTAS, AUDITORÍA, RASTREAR ERROR para dibujar flechas desde el valor de error en la celda activa hasta las celdas que pueden haber causado el error. La celda activa debe contener un valor de error para que este comando pueda funcionar. Las flechas rojas o de puntos indican la primera fórmula precedente que contiene un error. Las flechas azules o sólidas indican las celdas que contienen valores precedentes provenientes de la primera fórmula que contiene un error.
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