MAKALAH
Case 3.2 – Howard Street Jewelers, Inc
Tugas Mata Kuliah : Seminar Auditing
Dosen Pengampu : Drs. Hanny Wurangian, M.Si., Ak., CA., CPA.
Kelompok : Ahmad Sugianto
041524253028
Mochamad Ali Mansur
041524253037
MAGISTER AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS AIRLANGGA 2017
Case 3.2 Howard Street Jewelers, Inc.
Lore Levi dan Julius adalah sepasang suami istri yang memiliki sebuah usaha kecil bernama Howard Street Jewelers. Howard Street Jewelers telah dibuka sejak Perang Dunia II. Selama itu, bisnis ini mengalami kemajuan dan kemunduran. Beberapa kali juga ketika penjualan telalu rendah, Lore harus memotong biaya di beberapa lini, namun saat ini meskipun telah menekan biaya serendah mungkin, posisi kas bisnis mereka terlihat cukup mengkhawatirkan hingga terancam untuk menutup bisnis mereka ini. Untuk permasalahan ini, Lore mencurigai karyawan mereka sendiri yaitu Betty. Selama ini, Betty tidak memiliki batasan akses penerimaan kas. Betty juga mengembangkan lebih banyak pakaian – pakaian mahal dan seringkali mengadakan liburan berbiaya tinggi. Suatu hari Lore bertemu dengan akuntan mereka untuk membicarakan beberapa masalah, terutama untuk masalah perpajakan. Akuntan mereka mengatakan bahwa ia menemukan kejanggalan pada penerimaan kas yang dianggap terlalu besar untuk bisnis kecil mereka. Akuntan mereka akhirnya menyarankan untuk mengawasi kinerja Betty. Hingga pembicaraan dengan akuntan ini, Julius dan anak mereka Alvin masih tidak percaya dengan kecurigaan Lore terhadap Betty. Hingga pada suatu hari ketika Alvin bekerja menggantikan Betty yang sedang libur, datang seorang pelanggan yang ingin membayar layaway item. Untuk melakukan transaksi tersebut maka Alvin mencari data Layaways Sales Tickets dan catatan penjualan harian namun Alvin tidak menemukannya. Esok harinya ketika Betty masuk, Alvin menanyakan perihal data – data tersebut. Betty terlihat kaget namun berkata akan mencari data – data tersebut sendiri dan tidak lama kemudian Betty menunjukkan data – data yang dicari Alvin hari kemarin. Kecurigaan Alvin setelah kejadian ini adalah bahwa sebelumnya data dan catatan layaway item tersebut memang tidak ada atau tidak tercatat dan baru saja dibuat oleh Betty. Alvin langsung berpendapat sama dengan Lore bahwa Betty lah yang mencuri atau menggelapkan beberapa penjualan dan estimasi kerugian disebabkan oleh Betty adalah $350.000.
=1=
Howard Street Jewelers yang
Pertanyaan dan Jawaban 1. Identify the internal control concepts that the Levis overlooked or ignored. Jawaban: Defenisi internal kontrol menurut COSO adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan direksi, manajemen, dan staff untuk membuat reasonable assurance mengenai; efektifitas dan efisiensi operasional, reliabilitas laporan keuangan, dan kepatuhan atas hukum dan peraturan yang berlaku. Menurut ISA 315 “Internal control – The process designed, implemented and maintained by those charged with governance, management and other personnel to provide reasonable assurance about the achievement of an entity’s objectives with regard to reliability of financial reporting, effectiveness and efficiency of operations, and compliance with applicable laws and regulations. The term “controls” refers to any aspects of one or more of the components of internal control.” Dalam penerapan pengendalian internal, terdapat empat buah konsep yang sering digunakan, yaitu: 1. Proper authorization Konsep ini menjelaskan bahwa setiap kegiatan yang signifikan dalam perusahaan harus dilakukan otorisasi oleh pihak manajemen. Hal ini dilakukan agar pihak karyawan yang tidak memiliki wewenang tidak melakukan tindakan-tindakan yang tidak sesuai dengan seharusnya. 2. Segregation of duties Dalam konsep ini, harus dipastikan bahwa seseorang tidak memiliki tanggung jawab dan wewenang yang terlalu berlebihan. Secara umum, terdapat tiga kategori dari segregation of duties, yaitu: (1) fungsi otorisasi, (2) fungsi pencatatan, dan (3) penjaga aset. 3. Adequate documentation and record Dalam melakukan dokumentasi dan pencatatan, harus dilakukan dengan memadai, lengkap dan terstruktur sehingga dapat dengan mudah ditelusuri apabila dikemudian hari ada terjadi kesalahan dapat dengan mudah diperbaiki dan dicari solusinya.
=2=
4. Independent checks on performance Konsep ini menjelaskan bahwa secara berkala kinerja perusahaan harus di audit oleh pihak independen untuk mengetahui apakah operasional dan aktivitas perusahaan sudah berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Dari keempat konsep yang sering digunakan dalam penerapan pengendalian intenal, hanya konsep independen check on performance yang diterapkan oleh Levi. Dalam hal ini dia menggunakan jasa independen CPA untuk mengaudit keuangan, memberikan saran dalam hal akuntansi dan bisnis dan juga mengenai hal perpajakan. Dengan hanya menjalankan satu konsep saja tidak dapat menolong perusahaan ini dari kegagalan dalam pengendalian internal. Jadi, keempat konsep ini harus diterapkan secara bersama-sama untuk mendapatkan pengendalian internal yang solid sehingga dapat menekan tindakan-tindakan yang dapat mempengaruhi / menggangu going concern perusahaan. Dalam hal ini ada dua konsep yang memiliki dampak yang besar terhadap gagalnya pengendalian pada Howard Street Jewelers, yaitu proper authorization dan segregation of duties. Dari segi proper authorization, seperti halnya banyak usaha kecil. diamana hanya empat orang menjalankan operasional perusahaan, pengendalian internal bukanlah perioritas dalam menjalankan usaha. Permasalahan yang terjadi adalah ketika Betty seorang karyawan yang dipercaya dan dapat diandalkan yang sudah berkerja puluhan tahun dicurigai telah menyalahgunakan wewenangnya. Dimana betty dapat menerima pembayaran tunai dari pelanggan dan tidak pernah mencatat penjualan tanpa diketahui. Hal ini dikarenakan tidak adanya keharusan otorisasi untuk melakukan transaksi, pencatatan transaksi, pemeliharaan fisik aset, dan rekonsiliasi yang dilakukan secara periodik terhadap aset fisik. Dari segi segregation of duties, Tidak ada satu orang harus bertanggung jawab atas semua transaksi dari awal sampai akhir. Betty memiliki terlalu banyak tanggung jawab dan seharusnya dilakukan oleh lebih dari satu orang. Dia menangani uang tunai yang masuk, penerimaan kas dan pencatatan penjualan. Bahwa tidak ada individu yang harus melakukan lebih dari satu dari berikut ini, pencatatan transaksi, otorisasi transaksi dan pemeliharaan aset. Betty mampu melakukan semuanya, menjual perhiasan, menempatkan item dalam angsuran, penjualan rekaman, menjaga penerimaan kas dan menerima uang tunai. Betty diizinkan untuk memiliki tugas yang tidak kompatibel yang memungkinkan dia untuk melakukan penipuan sebesar $ 350.000. =3=
2. When Lore informed the CPA of her suspicious regarding Betty, what responsibilies, if any, did the CPA ave to pursue this matter? Alternatifly, assume that, ind addition to preparing tax returns for Howard Street Jewelers, the CPA (a) audited the business’s annual financial statements, (b) reviewed the annual financial statements, and (c) compiled the annual financial statements. Jawaban: Untuk menjawab hal ini kita perlu mengetahui lebih dulu perbedaan dari audited, review, dan compile terhadap laporan keuangan tahunannya, bagaimana tingkat kemungkinan CPA dapat memberikan keyakinan terhadap kecurigaan Levi terhadap Betty. Kita merujuk pada SAR seksi 100 mengenai hal ini. Kompilasi laporan keuangan adalah penyajian dalam bentuk laporan keuangan, informasi yang merupakan pernyataan manajemen (pemilik) tanpa usaha untuk memberikan pernyataan suatu keyakinan apa pun terhadap laporan tersebut. (akuntan mungkin memandang perlu untuk melakukan jasa akuntansi lainnya agar memungkinkan ia melakukan kompilasi laporan keuangan). Review atas laporan keuangan adalah pelaksanaan prosedur permintaan keterangan dan analisis yang menghasilkan dasar memadai bagi akuntan untuk memberikan keyakinan terbatas, bahwa tidak terdapat modifikasi material yang harus dilakukan atas laporan keuangan agar laporan tersebut sesuai dengan standar akuntansi keuangan di Indonesia, atau sesuai dengan basis akuntansi komprehensif yang lain. (akuntan mungkin memandang perlu untuk melakukan kompilasi laporan keuangan atau melakukan jasa akuntansi lain agar memungkinkan ia melakukan suatu review). Audit atas laporan keuangan adalah untuk memberikan dasar memadai untuk menyatakan suatu pendapat mengenai laporan keuangan secara keseluruhan. review tidak memberikan dasar untuk menyatakan pendapat seperti itu, karena review tidak mencakup pemerolehan suatu pemahaman atas pengendalian intern, penetapan risiko pengendalian, pengujian catatan akuntansi dan pengujian atas respon terhadap permintaan keterangan dengan cara pemerolehan bahan bukti yang menguatkan melalui inspeksi, pengamatan, atau konfirmasi, dan prosedur tertentu lainnya yang biasa dilaksanakan dalam suatu audit. Jadi, dari keterangan diatas dapat disimpulkan bahwa untuk membantu Levi menemukan bukti bahwa Betty melakukan kecurangan adalah sebaiknya Levi meminta auditor / CPA untuk melakukan audit. Hal ini dikarenakan scope audit yang menyeluruh dan memberikan suatu pemahaman atas pengendalian intern, penetapan risiko =4=
pengendalian, pengujian catatan akuntansi dan pengujian atas respon terhadap permintaan keterangan dengan cara pemerolehan bahan bukti yang menguatkan melalui inspeksi, pengamatan, atau konfirmasi, dan prosedur tertentu lainnya yang biasa dilaksanakan dalam suatu audit. Jika dibandingkan dengan review dimana Scope nya yg lebih spesifik dan memberikan keyakinan yang mendasar bahwa kemungkinan untuk menemukan kecurangan yang dilakukan oleh Betty lebih kecil. Apalagi jika permintaan untuk melakukan review kepada auditor atas suatu hal yang spesifik misalnya dalam hal arus kas saja dan ternyata Betty melakukan kecurangan dalam fisik persediaan makan hal ini tidak dapat ditemukan. Begitu juga dengan kompile yang benar-benar tidak memberikan keyakinan terhadap laporan keuangan maka kompile tidak bisa diandalkan untuk menemukan bukti kecurangan Betty. 3. Assume that you have a small CPA firm and have been contacted by a husband and wife, John and Myrna Trubey, who are in the final stages of negotiating to purchase a local jewelry store. John will prepare jewelry settings, size jewelry for customers, and perform related tasks, while Myrna will be the head salesclerk. The trubeys intend to retain four of the current employees of the jewelry store – two salesclerks, a cashier, and a college student who cleans the store, runds errands, and does various other odd jobs. They inform you that the average 30 percent of which occur in the six weeks prior to Christmas. The Trubeys are interested in retaining you as their accountant should they purchase the store. They know little about accounting and have no prior experience as business owners. They would require assistance in establishing an accounting system, monthly financial statements for internal use, annual financial statements to be submitted to their banker, and all necessary tax returns. John and Myrna are particularly concerned about control issues – given the dollar value of inventory that will be on hand in the store and the significant amount of cash that will be processed daily. You see this as an excellent opportunity to acquire a good client. However, you have not had a chance to prepare for your meeting with the Trubeys because they came in without an appointment. You do not want to ask them to come back later, since that may encourage them to check out your competitor across the street. Required: Provide the Trubeys with an overview of the key internal control issues the will face in operating a jewelry store. In your overview, identify at least five control activities you believe they should implement if they acquire the store. You have never
=5=
had a jewelry store as a client but you have several small retail clients. Attempt to impress the Trubeys with your understanding of internal control issues for small retail business. Jawaban: Perusahaan yang akan diakuisisi oleh John dan Myrna Trubey merupakan perusahaan yang menjual perhiasan. Perusahaan perhiasan memiliki karakteristik utama yang membedakan perusahaan perhiasan dengan perusahaan lain, yaitu inventory yang disimpan memiliki nilai yang sangat tinggi dengan kuantitatif yang tidak terlalu banyak, sehingga nilai penjualan satu buah perhiasan sangat tinggi. Oleh karena itu, dalam perusahaan ini, harus terdapat internal control yang baik, terutama dalam menjaga persediaan dan penerimaan kas. Dalam implementasi internal control, terdapat tiga proses pengendalian, yaitu prevention, detection dan correction. Ketiga proses tersebut memang diperlukan, tetapi pengendalian yang paling dibutuhkan adalah prevention, agar risiko-risiko dapat dicegah sebelum terjadi dan tidak menimbulkan kerugian. Namun, detection dan correction juga perlu diimplementasikan, terutama untuk membangun pengendalian yang lebih baik. Internal Control dalam Penjagaan Persediaan Penjagaan persediaan diperlukan dalam perusahaan perhiasan, terutama karena mudah hilangnya perhiasan dan nilai yang sangat tinggi pada setiap perhiasan. Apabila tidak terdapat internal control yang tepat, maka risiko kehilangan atas perhiasan dapat sering terjadi, baik karena tindakan yang disengaja maupun yang tidak disengaja. Oleh karena itu, pengendalian dalam penjagaan persediaan merupakan internal control yang paling diutamakan. Radio Frequency Identifier Dalam menjaga persediaan, dapat dilakukan implementasi key control, yaitu pemasangan RFID pada setiap perhiasan. Radio frequency identifier merupakan teknologi yang sangat membantu dalam memanajemen persediaan. Dengan adanya RFID, proses pengendalian dapat sangat terbantu. Namun, yang perlu diperhatikan dalam mengimplementasi RFID adalah harganya. Untuk perusahaan kecil, implementasi RFID diperlukan sekitar Rp100juta, dimana setiap tag nya dapat serendah Rp2.000 saja. Apabila dibandingkan persedian di perusahaan ini, risiko terhadap kehilangan persediaan lebih besar dibandingkan biaya tersebut. Namun, perlu dilakukan pendalaman lebih lanjut atas cost and benefit dari penerapan RFID dan reliability analysis. =6=
RFID mempunyai kelebihan-kelebihan yang determinatif, yaitu: a. RFID reader dapat mengumpulkan data dengan sangat cepat dan akurat perhiasanperhiasan yang ditempeli dengan RFID, b. RFID reader dapat mencari RFID tertentu yang hilang pada radius tertentu, c. Apabila perhiasan yang masih ditempeli RFID keluar dari toko melalui portal RFID, alarm akan berbunyi dan program dapat langsung mengirimkan sebuah email berisi perhiasan-perhiasan yang keluar dari toko, d. Selain itu, software dari RFID mampu untuk memberikan notifikasi setiap barang yang RFIDnya hendak dilepas paksa, menonaktifkan RFID atau bahkan apabila barang dipindahkan, e. RFID hanya dapat dilepas dari perhiasan jika barang terjual dan karyawan menonaktifkan RFID tersebut setelah memasukkan data-data di software. Dengan kelebihan-kelebihan RFID tersebut, dapat dilakukan pengendalianpengendalian sebagai berikut: a. Melakukan cycle count setiap hari untuk mendeteksi indikasi ketidaksesuaian antara catatan dengan persediaan aktual, b. Sebuah perhiasan kecil memiliki risiko terselip atau hilang. Sistem RFID dapat memitigasi risiko tersebut, dengan cara mencari RFID perhiasan dengan RFID reader, apabila perhiasan masih dalam jangkauan RFID reader. Jika RFID reader tidak menemukannya, maka masih ditemukan jejak terakhir perhiasan tersebut hilang, walaupun sebenarnya apabila sebuah perhiasan tidak terdeteksi oleh RFID, pemilik langsung diberikan notifikasi, c. Tidak jarang risiko bahwa seorang konsumen atau karyawan berniat untuk mengambil perhiasan. Risiko tersebut dapat dideteksi dengan sangat cepat sehingga dapat dilakukan pengendalian-pengendalian preventif, seperti memanggil satpam dan lainnya, d. Setiap perhiasan yang dapat keluar dari toko, hanyalah perhiasan yang sudah dijual dan dimasukkan ke dalam sistem. Selain itu, dapat juga dilakukan pengendalian dimana untuk melepas RFID dari perhiasan, dibutuhkan otorisasi dari pemilik. Pengendalian ini memitigasi risiko bahwa RFID dapat dilepas, baik oleh karyawan maupun konsumen.
=7=
Physical Control Pengendalian ini merupakan pengendalian yang paling penting dalam penjagaan persediaan. Pada umumnya, persediaan dengan nilai yang tinggi, sebaiknya disimpan di tempat khusus yang terkunci dan hanya orang yang mempunyai otorisasi saja yang mampu mengambilnya. Namun, hal tersebut berbeda pada toko perhiasan. Terdapat masalah yang cukup pelik, dimana perhiasan harus terpajang dan terlihat oleh konsumen, namun harus memiliki penjagaan yang ketat. Oleh karena itu, selain perhiasan dipasangi dengan RFID, perlu dipasang CCTV dan satpam yang mengawasi. Kedua pengendalian tersebut sebenarnya merupakan pengendalian preventif, dimana orang akan kehilangan kesempatan dan takut untuk melakukan pencurian. Perolehan Persediaan (Segregation duties, Information process, authorization) Dalam perolehan persediaan, harus dilakukan pengendalian internal yang baik, mulai dari proses pemesanan, penerimaan persediaan, pencatatan persediaan. Pada proses pemesanan, diberitakan bahwa pemilik sendiri yang akan melakukan proses tersebut. Dalam proses penerimaan persediaan, karyawan wajib mengonfirmasikan datangnya persediaan dan tidak boleh menerima barang tersebut tanpa adanya pemilik. Sedangkan persediaan harus dicatat oleh karyawan ke dalam system, dan harus direview kembali oleh pemilik. Apabila pengendalian internal ini tidak dilakukan, dapat menimbulkan risiko pencurian barang oleh karyawan. Untuk melakukan manajemen yang baik dalam toko, diperlukan adanya system IT. Pada system IT tersebut, berbagai pengendalian data berjalan, seperti pengendalian dalam implementasi RFID. Namun, pengendalian-pengendalian tersebut akan percuma apabila tidak terdapat pengendalian pada system itu sendiri. Sistem sebaiknya mempunyai pengendalian pada identification, authentication dan authorization. Selain itu juga terdapat access level yang berbeda-beda pada masingmasing karyawan dan pemilik. Pemilik mempunyai tingkat otorisasi penuh, dimana kasir dapat melakukan penjualan dan sales clerk hanya mampu melihat daftar inventory. Internal Control dalam Penerimaan Kas Penjualan dalam toko perhiasan memiliki peran yang penting. Jika dibandingkan dengan toko-toko lain, toko perhiasan memiliki tingkat penjualan yang cukup rendah, namun setiap penjualannya mempunyai nilai yang sangat tinggi. Oleh karena itu, pengendalian dalam penerimaan kas ini perlu menjadi perhatian utama setelah penjagaan persediaan. =8=
Penerimaan Kas Pada umumnya, orang yang melakukan pembelian yang bernilai tinggi, tidak membayar dengan kas. Pembayaran biasanya dilakukan dengan kartu debit atau kartu kredit. Oleh karena itu, pengendalian internal dalam penerimaan kas dapat diatasi. Namun, apabila terdapat konsumen yang ingin melakukan pembayaran dengan kas, sebaiknya dilakukan pengendalian khusus, dimana hanya pemilik saja yang dapat melakukan penerimaan kas oleh konsumen. Apabila pemilik sedang tidak berada di lokasi, kasir harus memasukkan kas tersebut kedalam amplop dan dituliskan jenis, harga dan jumlah barang yang terjual. Kemudian, amplop tersebut dimasukkan kedalam deposit box dan dikunci. Internal Control for Small Business - Transaction Cycle - Little knowledge - Weak internal control - Structure to infomal - Weak budget
=9=
