Setelah mcmpelajari bab ini, Anda harus mampu; 1. Mempersiapkan dan mengguiiakan diagram arus data untuk memahami, mengevaluasi> dan mendokumentasikan sistem informasi. 2. Mempersiapkan dan menggunakan bagan alir untuk memahami, mengcvalnasi, daii mendokumentasikan sistem informasi. 3. Mempersiapkan dan menggunakan diag' am proses bisni:� untuk memahami, mengevaluasi, dan mendokumentasikan sistem informasi. _:
:
i
Ini mcrupakan minggu yang padal bngi Ashton Fleming! la m e m b a n t u memulai S&S, me mbantu S&S meiewati minggu pembukaan perdana yang panjang dan disibukkan dengan pemrosesan semua transaksi dari pe mbukaan perdana yang sangat sukses. Oleh karena tumbuh dengan sangat ccpat, S&S mengembangkan sistem informasi akuntansi-(SIA) dasar yang dipilHi oleh Ashton. Kekurangan waktu dan keahiian, Ashton bekerja sama dengan Computer AppHcations (CA), perusahaan konsultasi sistem, untuk me mbantu S&S memihh dan memasang SIA yang baru dan lebih kuat. Selama pertemuan pertama Ashton dengan Kimberiy Sierra, manajer CA, ia bertanya tentang persyaratan sistem S&S dan ekspektasi manajemen. Ashton be lu m memikirkan tentang masalah ini, sehingga ia tidak bisa menja vvab secara spesifik. Ketika Kimberiy bertanya bagaimana sistem S&S bekerja, Ashton masuk ke dalam diskusi mengenai penggunaan berbagai dokumen perusahaan, tetapi Kimberiy tampaknya tidak dapat untu k menyerap semua penjelasan yang mendetaiJ. Ashton berpikir bahwa bagian diskusinya sangat membantu, tetapi secara keseluruhan tidak relevan dengan isu yang ada. Ashton tidak terkesan oleh CA dan Kimberiy. Ia juga menyadari kebutuhan untu k me ma ha mi permintaan informasi S&S secara lebih ielas. Sejak hari-harinya sebagai auditor, Ashton mengetahui nilai pendokumentasian sistem yang balk dapat membantu pengguna yang tidak familier untuk me maha mi dan mengevaluasi sistem. Pendokumentasian sistem yang baik akan sangat m e mba nt u ia dan Kimberiy dan juga Scott dan Susan saat mereka mengevaluasi sistem saat ini dan yang diajukan. Setelah membagi kesimpulannya dengan Susan dan Scott, mereka secara antusias '
'
i i:
58
menyetujui rencana Ashton untuk mendokumentasikan sistem saat ini dan yang diajukan. Mereka mendukung ia mengambil peran kepemimpinan dalam berpindah ke sistem yang baru dan secara khusus tertarik pada diagram atau tabel yang akan mendokumentasikan sistem mereka dan me mbantu mereka memahami dan mengevaluasinya.
OAgun� Saputra & )olin Roy Slbarani
Pendahuluan dokumentasi
Dokumentasi {documentation) menjelaskan cara sistem bekerja, termasuk siapa, apa, kapan, di mana, mengapa dan bagaimana entri data, pengolahan data, penyimpanan data, output informasi, dan :istem pengendalian. Arti populer pendokumen�asian sistem meliputi diagram, bagaii alir, tabel, dan representasi grans lainnya dari data dan informasi. Ini dilengk?pi dengan deskripsi naratif {narrative description) dari sistem, penjelasan langkah-demi-langkah yang tertuiis dari komponen sistem dan interaksinya. Dalam bab ini, kita nvMijelaskan tiga aiat
Nafiiii, bagan alir, diagram, dan balian teriulis lainnya yang mcnjcliiskan cara siste;n bekerja.
deskripsi naratif Penjelasan leriulis, langlJah demi langkah dari kanipunen-koinponen sistem dan interaksi dari �emu5rta
dokumentasi sistem yang umum; diagram arus data, bagan alir, dan diagram proses bisnis. Alat dokumentasi sangal penling dalam level berikut ini, Pada level minimum, Anda harus dapat inembaca dokumentasi untuk menentukan cara sistem bekerja. 2. Anda mungkin perlu untuk mengevaluasi dokumentasi guna mengidenlifikasi kckuatan dan kelemahan pengendalian internal, dan merekomendasikan peningkaian. Selain ilu, 1.
untuk menentukan jika sistem yang diajukan memenuhi kebutuhan perusahaan. 3. Lebih baiiyak keterampilan yang dibutuhkan untuk mempersiapkan dokumentasi yang menunjukkan cara beroperasi dari sistem yang sudah ada atau diajukan. Bab ini membahas alat-alat dokumentasi scbagai berikut. 1. Diagram arus data (DAD)y deskripsi grafts sumber data, arus data, proses transformasi, penyimpanan data, dan tujuan data. 2. Bagan ahr, yang merupakan deskripsi grafts sistem. Ada beberapa jenis bagan alir, meliputi: a. Bagan a l i r dokumen, yang menunjukkan arus dokumen dan informasi antardepartemen atau area pertaiiggungjawaban. b. Bagan alir sistem, Yd.ngmtnu.njukkzn hubungan antar-nJpwf, pemrosesan, dan output c 3.
sistem informasi. Bagan a l i r program, yang menunjukkan . menjalankan program.
urutan operasi logis komputer yang
Diagram Proses Bisnis, yang merupakan deskripsi grafts dari proses bisnis yang digunakan oleh perusahaan.
menggunakan teknik dokumentasi secara ekstensif. Standar akuntansi bahwa auditor independen memahami prosedur pengendalian internal mensyaratkan manual dan terotomatisasi yaag digunakan oleh suatu entitas. Satu cara yang baik untuk Akuntan
59 60
B�gian Satu
Undasan Konsepiual Sistem Infornusi AkunUnsi
memperoleh pemahaman ini adalah menggunakan model proses bisnis atau bagan alir untul-mendokumentasikan sistem, karena beberapa penggambaran grafiklebih siap mengungkapkan kelemahan dan kekuatan pengendalian internal. Sarbanes-Oxley Act (SOX) pada tahun 2002 mensyaratkan laporan pengendalian internal dalam laporan tahunan perusahaan publik yang (1) menyatakan bahwa manajemen bertanggung jawab untuk membuat dan menjaga struktur pengendalian internal yang memadai dan (2) mengukur keefektifan pengendalian internal perusahaan. SOX juga merinci bahwa auditor perusahaan harus mengevaluasi pengukuran manajemen struktur pengendalian internal perusahaan dan menguji keakuratannya. Pengesahan auditor sebaiknya meliputi notasi khusus mengenai kerusakan signifikan atau ketidakpatuhan material yang ditemukan selama pengujian pengendalian internal. Untuk melakukannya, mereka harus dapat mempersiapkan, mengevaluasi, dan membaca jenis dokumentasi yang berbeda, seperti model proses bisnis dan bagan alir. Alat dokumentasi juga digunakan secara ekstensif dalam proses pengembangan sistem. Selain itu, anggota tim yang mengembangkan aplikasi sistem informasi sering kaU berubah, dan alat dokumentasi membantu anggota tim yang baru untuk dapat memulai dengan cepat.
diagram arus data (OAD) Penjelasan grafts dafi arus data dalam organtsasi, meiiputi sumbe'Aujuaii data, aius data, proses transformasi dan penyimpanan data.
Dokumentasi lebih mudah untuk mempersiapkan dan merevisi keiika paket perangkal lunak digunakan. Setelah beberapa komando dasar dikuasai, pengguna dapat dengan cepat dan mudah mempersiapkan, menyimpan, merevisi, dan mencetak dokumentasi kualitas presentasi. Ala* dokumentasi dalam bab ini digunakan di seluruh buku.
Diagram Arus Data Diagram arus data (DAD~data flow diagram) menjelaskan arus data dalam organisasi secara grafts. Diagram ini menggunakan empat simbol pertama yang ditunjukkan dalam Figur 3-1 untuk merepresentasikan empat elemen dasar: sumber dan tujuan data, arus data, proses transformasi, dan penyimpanan data. Contohnya, Figur 3-2 nienunjukkan bahwa input untuk memproses C adalah arus data B, yang datang dari sumber data A. Output proses C adalah
sumber data Entitas )fang menghasilkan atau mengiritnkan data yartQ dimastiirkan ke dalam sistem. ti�uandata bititas yang menerima data yang dihasHlcan oleh sistem. anisdata
Pergerakan data d: antara ptoses, penyimpanan, sumber, dan tujuan.
arus data D dan E. Arus data E dikirim ke tujuan data J. Proses F menggunakan arus data D dan G sebagai input dan menghasilkan arus data I d?n G sebagai output. Arus data G datang dari dan mengembalikan ke penyimpanan data H. Arus data I dikirim ke tujuan data K. Figur 3-3 memberikan judul spesifik untuk setiap proses yang digambarkan dalam Figur 3-2. Figur 3-2 dan 3-3 akan digunakan untuk menguji empat elemen dasar DAD secara lebih mendetail. Dalam Bab 12 hingga 16, DAD dasar telah diadaptasi, sehingga menunjukkan pengendalian internal, menggunakan simbol segitiga (simbol peringatan jalan raya) yang ditunjukkan pada Figur 3-1, Pengendalian internal diberi nomor dan tabel yang menjelaskan pengendalian internal. Pengguna yang tidak ingin mengindikasikan pengendalian internal dapat dengan mudah mengabaikan simbol segitiga. Sumber data (data source) dan tujuan data {data destination) adalah entitas yang mengirim atau menerima data yang digunakan atau dihasilkan oleh sistem. Entitas dapat merupakan sumber atau tujuan. Keduanya diwakiU oleh persegi, seperti yang diilustrasikan oleh komponen A (pelanggan),) (bank), dan K (manajer kredit) dalam Figur 3-3. Arus di ta {dataflow) adalah perpindahan data di antara proses, penyimpanan, sumber, dan tujuan. Data yang melewati antara penyimpanan data dan sumber atau tujuan harus melewati proses transformasi data. Arus data dilabeli untuk menunjukkan data apa yang mengalir. Satusatunya pengecualian adalah arus data antara proses dan penyimpanan data, seperti arus data Bab 3
SisiemlelinikOokiimenUsi
61
FIGUR3-1
fistem' cr *
f
Simbo! Diagram Arus Data
>tViter �i�ri§diwiiaii(�0M6lf�qiquanT��
�Arus4ab
� �
' S 1 iS� V (.� i 3 * :�.:'m'I� •J.'! •;• • �.' . >1 »V'' .r ..•*•, f' • � '•• '«.•'• '' • . 'i . ArusdaU �.;y ke%�lQ,:9t9U�� W lehgkungi�M��
�
.io� ke Mtput diwakili o!eh
.�NsCH��s�transformaiiffc fr w«/ ya hj �
:
iS�rapig�iteo � Pengendaliafi Internal
*
■::/ ;■•
�
�
--y-
'. �rigehdaliari internal. Perigendalian internal diberi nomor dan dijeiaskan dalam: label pendamping. U[Mt Bab;12-16.
-
FIGUR 3-2 Penyimpanan Data
(Hj
G dalam Figur 3-3, karena arus datk bia«anya jelas. Dalam arus data G, data dari file piutang diambil, diperbarui, dan disimpan kembali dalam file. Arus data lain dalam Figur 3-3 adalah B (pembayaran pelanggan), D (data pengirimaii uang), E (setoran), dan I (data piutang). Jika dua atau !d)ih arus data bergerak bersama, garis tunggal digunakan. Contchnya, arus data B (pembayaran pelanggan) terdiri dari pembayaran dan data pengiriman uang. Proses 1,0 (proses pembayaran) membagi keduanya dan mengirimkannya ke arah yang berbeda. Data pengiriman uang (D) digunakan untuk memperbarui catatan piutang, dan pembayaran (E)
62 FIGUR 3-3
Data dari Proses DiagR*� Pembayaran Peianggan
Eiemen-Elemen Diagram Arus Data Dasar
Bagian Satu nasi Akunlansi
3-4 menunjukkan dua garis karena permintaan peianggan (L) tidak selalu menyertai pembayaran (B). Jika diwakili oleh arus data yang sania, elcmen-elemen yang terpisah dan tujuan keduanya yang berbeda tidak jelas, dan DAD lebih sulit untukdiinterpretasikan.
landasan Konscptual Sislem Itifwr Figur
didepositokan pada bank. J ika data mengalir secara ter pisah, dua gads digunakan,
Piutang (H)
Conlohnya,
proses
Tindakan yang mentransfofma�kan data ke dalam data atau informasi lain.
p«nylnipar»n data
lempat atau media penyimpanan data sistem.
Proses {processes) nierepresentasikan transformasi data. Figur 3-3 menunjukkan bahwa proses pembayaran (C) membagi pembayaran peianggan ke dalam data pembayaran dan cek, yang didepositokan dalam bank. Proses piutang yang diperbarui (F) menggunakan data pembayaran (D) dan piutang (H) untuk memperbarui catatan piutang dan mengirim data piutang ke manajer kredit. Penyimpanan data (data store) adalah tempat data disimpan. DAD tidak menunjukkan media penyimpanan fisik (sepei ti penyedia atau kertas) yang digunakan untuk menyinipan data. Seperti yang ditunjukkan pada Figur 3-3, penyimpanan data (H) direpresentasikan oleh garis horizontal, dengan nama file yang tertulis di dalam garis.
Subpembagian DAD DAD dibagi ke dalam level-level yang lebih rendah untuk memberikan jumlah detail yang semaldn meningkat, karena beberapa sistem dap?t secara penuh dibuat menjadi diagram pada satu lembar kertas. Seiain itu, pengguna memiliki kebutuhan yang berbeda, dan berbagai level dapat lebih baik untuk memenuhi permintaan yang berbeda. Bab 3
Sisiem lekiiik Dokumentasi
Level DAD tertinggi disebut sebagai diagram konteks {context diagram) karena memberikan level ringkasan tinjauan sistem kepada pembaca. Ini menggambarkan sistem pengolahan data dan entitas yang merupakan sumber dan tujuan sistem input dan output. Contohnya, Ashton menggambarkan Figur 3-5 untuk mendokumentasikan prosedur pemrosesan penggajian pada S&S. Sistem pemrosesan penggajian menerima data kartu waktu
(time card) dari departemen yang berbeda dan data karyawan dari sumber daya manusia. Sistem mengolah data-data ini dan menghasilkan (1) iaporan dan pembayaran pajak untuk badan pemerintah, (2) cek pembayaran karyawan, (3) cek penggajian pada akun penggajian di bank, dan (4) informasi penggajian untuk manajemen. Ashtcn menggunakan prosedur penggajian S&S dalam Tabel 3-1 untuk menyusun diagram konteks ke dalam level yang lebih rendah secara berturut-turut, masing-masing dengan angka detail yang bertambah. Bacalah deskripsi ini dan tentukan hal berikiH ini.
63 diagram konteks Level DAD tertinggi; tinjauan level ringkasan sistem, menunjukkan sistem pengolahan data, input dan output-nyi. dan sumber serta tujuannya.
• Seberapa banyak aktivitas pengolahan data yang terlibat? • Apa saja input dan output data dari setiap aktivitas (mengabaikan semua referensi ke orang, departemen, dan tujuan dokumen)?
FIGUR 3-5 [diagram Konteks untuk Pemrosesan Penggajian S&S
Narasi daJam Tabel 3-1 menjelaskan lima aktivitas pengolahan data sebagai berikut. i. Memperbarui file induk karyawan/penggajian (paragraf pertama). 2. Menangani kompensasi karyawan (paragraf kedua, kelima, dan keenam). Selanjutnya dalam bab ini, Anda akan melihat pembagian aktivitas ke daiam bagian-bagian lain dalam DAD level rendah. j 3. Membuat Iaporan manajemen (paragraf ketiga). 4. Membayar pajak (paragraf keempat). 5. Memasukkan entri ke buku besar (paragraf terakhir). Kelima aktivitas dan semua arus data masuk dan keluar ditunjukkan dalam Tabel 3-2. 6agianSatu
64 TABEL 3-1
ldndasdr)K(insepIualSRirmlniornia�Ak
Deskripsi Naratif Pemrosesan Penggajian S&S
Ketika karyawan dipekerjakan, mereka melengkapi formulir karyawan baru. Ketika perubahan untuk status penggajian terjadi, seperti meningkatnya atau berubahnya departemen sumber daya manusia melengkapi formulir perubahan karyawan. Salinan formulir ini dikiriin ke penggajian. Formulir-formulir ini digunakan 1 jumlati potongan, untuk membuat atau mempertarul catatan pada Hie karyawan/penggajian dan kemudian disimpan dalam file. Catatan karyawan disimpan secara alfabet. Beberapa karyawan S&S dibert bayaran gaji, tetapi sebagian besar adalah pekerja per jam yang mencatat waktu kerja mereka pada kartu waktu. Pada akhif setiap perldde i kartu waktu ke departemen penggajian. Petugas penggajian menggunakan data kartu waktu, data dan �/e karyawan pembayaran. manajer departemen mengirimkan dan dan tabel pajak yang sesuai untuk mempersiapkan cek dua bagian untuk setiap karyawan. Petugas juga mempersiapkan tahunan], gaji (seperti tingkat pembayaran dua bagicn yang menunjukkan pembayaran kotor, pengurangan. dan pem�yaran bersih untuk setiap karyawan, Petugas memperbarui file kayawan register penggajian untuk mereflekslkan setiap Uba karyawan saat ini. Salinan asli cek pembayaran karyawan diteruskan ke Susan. Register penggajian diteruskan ke petugas utang. Kartu waktu da n salinan duplikasi register penggajian dan cek pembayaran disimpan berddsarkantangg�ldaiam/r/e penggajian. . Setiap periode pembayaran, petugas penggajian menggunakan data dalam file karyawan/penggajian untuk mempersiapkan laporan ringkasan penggajian untuk Susan, ■ : /I seriingga ia dapat mengontrol dan n>engawasi biaya tenaga kerja. Laporan ini diteruskan ke Susan, dengan salitian asli cek pembayaran karyawan. Setiap bulan, petugas penggajian menggunakan data datam file karyawan/penggajian untuk mempersiapkan laporan pajak dua-bagian. Laporan asli diteruskan ke petugas file penggajian. Petugas utang menggunakan laporan pajak untuk mempersiapkan cek dua bagian untuk utang, dan saiinannya ditambahkan ke Catalan pajak p�da pajak dan kas dua dan salinan asli dokumen diteruskan ke Susan. berdasailcan ke file setiap t�t/c�erpengeluaran bagian. Laporan pajak Saiinannya disimpan tangga! utang. " Susan meninjau setiap paket informasi yang ia terima, menyetujuinya, dan menandatangani cek. la meneruskan voudter pengeluaran kas ke Ashton, laporan pajak dan cek penggajian ke bank, dan cekkaryawan ke karyawan. la mengarslpkan laporan penggajian secara berurutan. pembayaran ke badan pemerintah yang sesuai, Ashton menggunakan voucher pengeluaran cek penggajian dan pajak penggajian untuk memperbarui buku besar. la kemudian menunda jumal voucher dengan menandai 'Ai-postinf mengarsipkannya secara numerik.
TABEL 3-2
Aktivitas dan Arus Data dalam Pemrosesan Penggajian di S&S
Aktivitas
Memperbufui Hie penggajian/ karyawan
Membayar karyawan
Mempersiapkan laporan Pajak peinbay:)ran
Input Data
Output Data
Formulir karyawan baru Formulir perubahan karyowan
File penggajian/karyawan yang diperbarui
Kartu waktu
Cek karyawan
file penggajian/'karyawan
Register penggajian
[abei tarif pajak
file penggajian/karyawan yang diperbarui Voucher pengeluaran kas penggajian
Memperbarui buku besar File karyawan/penggajian File karyawan/penggajian
Laporan penggajian Laporan pajak Pembayaran p2jak Voucher pengeluaran kas pajak penggajian nie karyawan/penggajian yang diperbarui
Voucher pengeluaran kas pajak penggajian
Buku besar yang diperbarui
KoucAer pengeluaran kas penggajian
Ashton membuat diagram konteksnya dan membuat DAD Level 0 (disebut Level 0 karena ada titikdesimal yang berartinol—1,0; 2,0; dll.) yangditunjukkan pada Figur3-6. Perhatikan bahwa beberapa input dan output data telah dikeluarkan dari DAD. Contohnya, dalam proses 2,0; arus data masuk dan keiuar tidak tcrkait dengan entitas eksternal atau proses lainnya yang tidak digambarkan (tabe! pajak dan register penggajian). Arus data ini adalah internal untuk aktivitas "membayar karyawan" dan ditunjukkan pada level D A D selanjutnya. Ashton menggambarkan proses 2,0 (membayar karyawan) untuk membuat DAD Level 1 (yang memiliki satu tempat desimal—2,1; 2,2; d l l ) Figwr 3-7 memberikan hal yang lebih mendetail mengenai pengolahan data yang terlibat dalam pembayaran karyawan, dan itu tcrmasuk tabel tarif pajak dan register penggajian arus data yang dihilangkan dari Figur 3-6. Sama halnya, setiap proses Figur �-6 dapat dibuat, menggunakan DAD Level 1, untuk menunjukkan level detail yang lebih besar.
Bab 3 SisiemMOokuineniasi
65
FiGUR 3-6
DAD level C untuk Pemrosesan Penggajian S&S
Forrrujlir Perubahan KaryM/an
FtGUR3-7 DAD Level 1 untuk Proses 2,0 pada Pemrosesdii t'etiggajian S&S
TabdTarifPajak
Beberapa nedoman umum untuk mengembangkan DAD ditunjukkan dalam Fokus 3-1. Anda dapat mempralctikkan level yang berbeda dari DAD dengan menggambarkannya untuk permasalahan komprehensif, yang disebut Accuflow Cash Disbursements Process, pada akhir tiap-tiap konten bab. Anda kemudian bisa membandingkan diagram Anda dengan solusi pada akhir setiap bab. Anda juga dapat membaca penjelasan mendetail mengenai cara solusi dipersiapkan. Bagian Satu
<%
landiyn Konseplual Sisleni Inforniasi Akunianst
FOKUS 3-1/ /' P�doman up(ukiv!ehfl�a 1.
Memahami sistem. Mengembangkan pemahaman ini dengan mengobservasi arus data organisasi, mengobservasi
waktu yang sama dan tem pat yang sama sebaiknya dikelompokkan bersama. Jangan mengombinasikan komponen yang tidak terkait ke dalam proses transformasi
dan mewawancarai mereka yang menggunakan dan mengolah data atau memiliki kuesioner yang lengkap; dengan membaca deskriptif naratif dari sistem; atau dengan menelusuri trans3ksi sistem. 2.
Mengabaikan aspek tertentu dari sistem. DAD adalah diagram asal, arus, transformasi. penyimpanan, dan tiijuan
tunggal. Jika data tidak diproses bersama, atau terkadang diproses secara berbeda, maka pisahkan. 9.
Mengidentifikasi semua file atau penyimpanan data. Mengidentifikasi setlap data temporeratau permanen dan arus data (pergerakan data signifikan) memasuki atau meninggalkan sistem, termasuk tempat data dimulai
data. Hanyu jalur kesalahan yang sangat penting yang tercakup, ja!ur kesalahan yang tidak penting diabaikan.
dan tujuan akhirnya. Semua arus data datang dari dan menuju ke proses transformasi. penyimpanan data {file), atau sumber atau tujuan. Arus data dapat berpindah dalam
Mencntukan cara sistem dimulai dan berhentl tidak ditunjukkan. 3.
4.
Menentukan batasan <;istem. Menentukan apa yang termasukdantidaktermasuk.Termasuksemuaelemendata yang relevan, karena komponen yang tidsk termasuk tidak akan d'pertimbangkan selama pengembangan sistem. Mengembangkan diagram konteks. Diagram konteks
dua arah, ditunjukkan sebagai garis dengan panah pada kedua sisi (lihatG pada Figur 3-3). 6. Mengelompokkan arus data. Arus data dapat terdlri dari satu kepingan datum atau leblh. Elemen-elemen data yang seialu mengalir bersama sebaiknya dikelompokkan bersama seperti yang ditunjukkan saat satu data mengalir
menggambarkan batasan sistem. Dalam pusat diagram adalah lingkaran dengan ncma sistem. Di luar entitas sistem berinteraksi secara langsung dengan kotak-kotak di sisi lain, dihubuiigkan oleh arus data yang menggambarkan data yang terlewati di antaranya. DAD secara berturut-turut lebih detail dalam menggambarkan arus data di dalam sistem. 5.
Mcngidentifikasi arus data. Mengiuentifikasi semua
hingga terpisah. Jika data tidak seialu mengalir bersama, tunjukkan sebagai arus data yang terpisah. 7.
Mengidentifikasi proses transformasi. Menempatkan lingkaran di m a n a p u n yang d i b u t u h ka n untuk mentransformaslkan satu arus data ke arus data lainnya. Semua proses transformasi sebaiknya memiliki satu arus data masuk dan keluar atau lebih.
8.
M e n g e l o m p ok ka n proses transformasi. Proses transformasi yang secara Icgis terkait atau terjadi pada
mengidentifikasi setiap arus data ke dalam dan keluar. 10. Mengidentifikasi semua sumber dan tujuan data. Memasukkannya ke dalam DAD. II.M embe ri nama semua elemen DAD. Kecuali untuk arus data
ke dalam atau
keluar penyimpanan data (nama penyimpanan data biasanya diperlukan untuk mengidentifikasi arus data), elemen-elemen data sebaiknya diberikan nama yang unik dan deskriptifyang mewaklli apa yang diketahui tentangnya. Memberikan nama arus data akan memaksa Anda berkonsentra�i pada semua arus data yang penting. dan bukan pada proses atau penyimpanan. Proses dan penyimpanan data biasanya mengambil nama dari arus data masuk dan keluar. Pilihlz-h nama yang atraktif dan deskriptif, seperti "memperbarui persediaan" dan "memvalidasi trarsaksi" dan bukan "input data" atau "mempfcrbarul proses". Nama proses sebaiknya termasuk kata kerja tindakan seperti memperbarui, mengedit, mempersiapkan, merekonsiliasi, dan mencatat. 12. Membagi (subbagian) DAD. DAD yang kacau sulit dibaca dan dipahami. Jika Anda memiliki lebih dari lima hingga tujuh proses pada satu halaman, dekomposisikan diagram konteks ke dalam proses level tinggi. Bagllah proses level tinggi ini ke dalam proses level berurutan yang lebih rendah. IS.Berikan nomor yang berurutan pada setiap proses. Memberikan nomor yang berurutan pada setiap proses (leblh rendah atau leblh tinggi) membantu pembaca menavigasi antarlevel DAD. 14. Menyempurnakan DAD. Proseslah arus data selama beberapa kali. Setiap langkah tam bahan inembantu menyempurnakan diagram dan mengid�tlfikasikan titik penting. Aturlah DAD untuk mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. IS. Mempersiapkan salinan akhtr. Jangan mengiiinkan garis arus data saling melintasi satu dengan yang lain. Jika dibutuhkan, ulangi penyimpanan atau tujuan data. Tempatkan nama dalam DAD, tanggal dipersiapkan, dan nama yang menyiapkan pada setiap halaman. Bab 3
SislemTeknikDoiuimentasi
Bagan Alir Bagan alir (flowchart) adslah leknik analitis bergambar yang digunakan untuk menjelaskan bebcrapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas> dan logis. Bagan alir mencatat cara proses bisnis dilakukan dan cara dokumen mengalir meialui organisasi. Bagan alir juga digunakan untuk menganalisis cara meningkatkan proses bisnis dan arus dokumen. Sebagian besar bagaji alir digambar menggunakan program perangkat lunak seperti Visio, Microsoft Word, Microsoft Excel, atau Microsoft PowerPoint. Bagan alir menggunakan seperangkat simbol standar untuk menjelaskan gambaran prosedur pemrosesan transaksi yang digunakan oleh perusahaan dan arus data meialui sistem. Simbol bagan alir dibagi ke dalam empat kategori seperti yang ditunjukkan pada Figur 3-8. 1. Simbol input/output menunjukkan input ke atau output dari sistem. 2, Simbol pemrosesan menunjukkan pengolahan data, baik secara elektronik atau dengan tangan. 3. -Simbol penyimpanan menunjukkan tempat data disimpan.
4. Simb ol arus d an Iainlain men unjukkan arus data , di man a bagan alir dimu lai dan
berakhir, keputusan dibuat, dan cara menambah catatan penjelas untuk bagan atir.
67
Pedoman umum untuk mempersiapkan bagan alir disajikan pada Fokus 3-2.. �
"
"ama
% �
-f
■ I/�
'
- 'I bagan alif
�
Simbol Input/OutpUt
Dokumen atau laporan elektronik atau kertas.
Berbagai salinan dokumen kertas
elektronik
Tekflik analitis yang menggunakan seperangkat simbol standar untuk menjelaskan gambar beberapa aspek dari SI secara jdas. ringkas, dan logis.
Diiiustrasikan dengan meleblhi simbct dokumen dan mencetak nomor dokumen pada muka dokumen di ?'Jdut kanan atas. Infomiasi ditampiikan oleh alat output elektronik seperti terminal, monitor, atau iayar.
Entri data elektronik
Aiat enM�lata elektronik seperti komputer, t�.inal, tablet, ataute!2pon.
Alat input dan output elektronik
Entri data elektronik dan simbol output digunakan bersama untuk menunjukkan alat yang digunakan umuk keduanya.
Pemrosesan komputer j
Fungsi pemrosesan yang dil�kan oM iomtputer; biasaoya . m«tghasilkan perubahan dalarndata atau informal.
Operasi manual
Operas! pemrosesan yang dilakukan secara r�ahuai.
Simhol Pemrosesan
68
BagianSatu
landaynKonseplualSislemlnformasiMunlansi
FIGUR 3-8 Lanjutan
Simbol Penyimpanan
Database
Data yang disimpan secara elektronik daiam database.
Pita magnetis
Data yang disimpan dalam pita magnetis; pita yang merupakan media penyimpanan backup yang populer.
File dokumen kcrtas
File dokumen kertas; liuruf menglndikdSikan file urutan pemesanan, N � secara numerik, A = secara alfabet, D = berdasarkan tanggal.
Jurnal/buku besar
Jurnal atau biiku besar akuntansi berbasis kertas.
Simboi Arus dan LainU ln
□
Ariis dokumen atau pemrosesan Hubungan komunikasi
Konekiof dalam-halaman
Mengarahkan ar\is pemrosesan atau dokumer�; arus normal ke Entri dari, atau keluar ke, halaman lain. bawahdan ke kanan.
Konektor iuar-halaman
TransmisI data dari satu lokasi geografs ke iokasi latnnya Awai. akhir, atau titik interupu dalam proses; juga digunakan untuk mengindikasikan pihak luar. via gariskomunikasi.
} Terminal
Keputusan
Anotasi {Catalan tambahan)
Langkah pembuatan keputusan. Menghubungkan arus pemrosesan pada halaman yang sam a; penggunaannya menghindari garis yang melintasi halaman. Penambahan komentar deskriptif atau catatan penjeiasan sebagai kUrlfikasi.
JENIS-JENIS BAGAK ALIR b«gan alir dokumen Mengilustrasikan anis data dan dokumen di antara area-area p�nggungjawaban dalam organlsasi.
bapn alir pengendalian intefTtal Bagan yang digunai'jn untuk menjelaskan, menganalists, dan mengevaluasi pengendalian internal, termasuk mengidentiiikasi kekuatan. keiemahan, dan ketidakefisienan slstem.
Bagan alir dokumen {document flowchart) dikembangkan untuk mengilustrasikan arus dokumen dan data antar-area pertanggungjawaban dalam organisasi. Bagan ini menelusuri dokumen dari awal hingga akhir, menunjukkan setiap dokumen dimulai, distribusi, tujuan, disposisi, dan semua hal yang terjadi saat mengalir melewati sistem. Jenis khusus bagan alir, yang disebut bagan alir pengendalian internal {internal controlflowchart) digunakan untuk menjelaskan, menganalisis, dan mengevaluasi pengendalian internal. Bagan tersebut digunakaii untuk mengidentifikasi keiemahan atau inefisiensi sistem, sepcrti arus komunikasi yang tidak memadai, pemisahan tugas yang tidak memadai, kompleksitas yang tidak dibutuhkan pada arus dokumen, atau prosedur tanggung jawab yang menyebabkan penundaan pemborosan. Sampai ia mengotomatisasi bagian lain dalam S&S, Ashton memutuskan untuk mempioses proses penggajian di S&S secara manual, seperti yang dijelaskan daiam label 3-1 dan 3-2 yang ditunjukkan dalam Figur 3-9.
71
Bab 3 Sistem lekniiOokumeniasi
FOKUS 3-2 1.
Pedoman untuk Mempersiapkan Bagan Alir
Memahami sistem. Mengembangkan pemaha man Ini dengan mewawancarai pengguna, pengembang, da n manajemen atau memberikan kuesioner yang lengkap, dengan membaca deskripsi naratif sistem; atau dengan menjalankan melalul transaksi sistem.
2.
3.
4.
5.
Secara jelas label! semua simbol. Tulisiah deksripsi sumber, input, proses, output, atau tujuan di dalam simbol. Gunakan kepala panah pada semua garis arus. Konektor halaman. Jika bagan alir tidak sesuai dengan halaman tunggal, secara jelas berilah nomor halaman dan
Mengidentifikast entitas untuk dibuat baoan alir. Mengidentifikasi departemen, fungsi-fungsi pekerjaan, dan
gunakan konektor luar halaman untuk memindahkan satu halaman dari halaman lainnya. Ketika diinginkan, konektor
pihak eksternai. Mengidentifikasi proses bisnis, dokumen, arus data, dan prosedur pengolahan data. Mengelola bagan alk. Mendesain bagan atir, sehingga
dalam
data mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. Ketika sesual pastikan bahwa semua prosedur dan proses
halaman dapa t diguna kan untuk me nc e ga h kelebihan garis arus dan untuk menghasiikan halaman yang terlihat rapi. Secara jetas label! semua konektor untuk 6.
ada dalam urutan yang sesuai.Tunjukkan tempat dokumen atau proses dimulal, te mpat data diproses, dan te mpa t data disimpan dan dikirtm. Tunjukkan disposisi final dari
dibuat bagan alir dalam draf tunggal. Tinjaulah de nga n orang-orang yang mengenal sistem. Pastikan semua bagan
semua dokumen untuk me nce gah kelonggaran yang me mbua t pembaca dibuat berputar-putar. Tunjukkan data yar«g dimasukka. > ke dalam atau diambil dari database yang melewati operasi pemrosesan (program komputer) pertama. Ualam bagan alir dckumen, bagilah bagan ?lir
menghindari kebingungan. Gambar sketsa kasar daiam bagan alir. Perhatikanlah de n ga n saksama konten yang diambil dibandingkan membuat gambar yang sempurna. Beberapa sistem dapat
7.
alir yang digunakan konsisten. Gambarlah salinan final bagan alir. TenipatkDn nama. tanggal, dan nama orang yang mempersiapkan bagan alir pada setiap halaman.
ke dalam kolom-kolom dengan label. 4 19
Anda dapat mempraktikka mbar satu
' '
n membuat bagan alir dokumen dengan niengga
Mataial ixiUasl
porniasalahan komprehensif, disebut Aauf low Cash Disburseme setiap konten bab. Anda kemudian i bagian
'
nts Process, pada akhir dapat membandingkan diagram Anda pada solusi d
b�gan alif sistem MenggambarVan hubungan antar-mpu(, petnrosesan, penyimpanan, dan output sistem.
akhir bab. Anda juga dapat membaca detail penjelasan mengapa solusi dij�ersiapkan. Bagan alir sistem {system flowchart) menggambarkan hubungan antar-znpuf, pemrosesan, pen)impanan dan output sistem. Bagan alir pemrosesan penjualan dalam Figur 3-10 merepresentasikan proposal Ashton untuk mendapatkan data penjualan menggunakan terminal penjualan state-of-the-art. Terminal akan mengambil dan mengedit (semua tanggal yang dibutuhkan dimasukkan, dll.) data penjualan dan mencetak penerimaan pelanggan. Terminal secara periodik mengirini semua data penjualan untuk kantor pusat perusahaan, sehingga piutang, persediaan, dan database penjualan/pemasaran dan buku besar dapat diperbarui. Manajemen dan pei.gguna lainnya dapat mengakses file kapan pun dengan menggunakan sistem pemrosesan penyelidikan. Bagan alir sistem digunakan untuk menjelaskan arus dan prosedur data dalam SIA. Setiap bab proses bisnis (Bab 12-16) menggunakan bagan alir sistem untuk memberikan tinj�uan mengenai cara setiap proses bisnis bekerja.
bagan altr program
Mengilustrasikan urutan operasi togis yang dilakukan oleh komputer dalam melakukan program.
BAGAN ALIR PROGRAM Bagan alir program (pro�awflowdjart) mengilustrasikan urutan operasi logjs vang dilakukan oleh komputer dalam mengeksekusi program. Hubungan antarsistem dan program bagan alir ditunjukkan dalam Figur 3-11. Bagan alir program rnenjelaskan logika khusus yang digunakan untuk melakukan proses yang ditunjukkan pada bagan alir sistem.
72 f | GU R 3 - 1 0 Bagian Satu
landasan Konseptual Sistem infoimasi Akuniansi
5jganAlirSisteinPefnrosesan di S&S penjuatafl
, Tai�T�rima Terminal Penjualan
-�■;V f�ri�an'
■
Masukkan Data Penjualan
�oibv■0a����� l >■5�
IDaubif� ■
'jPem�aiw'
�jT»:r�T.5s
■ : Sistem ; Pemros�n PemiiRtaan
Status Akun Pdanggan
•
Status rAnaiisis
Persediaan
Bagan AHr Program
F I GU R 3- 11 Hubungan antara Bagan All: Sistem dan Program
<-
Pmjualan
';"
m.-.'
Apelbanii
Bab 3
SfifernleMOokufncnysi
73
Diagram Proses Bisnis Diagram Proses Bisnis (DPB—Business Process Diagram) adalali cara visua] untuk menjelaskan langkah-langkah atau aktivitas-aktivitas dalam proses bisnis. Contohnya, ada banyak aktivitas dalam siklus pendapatan. Di antaranya adalah menerima pesanan, mengecek kredit pelanggan, memverifikasi ketersediaan persediaan, dan mengonfirmasi penerimaan pesanan pelanggan. Seperti halnya, ada berbagai aktivitas yang terlibat dalam siklus pengeluaran, Di antaranya adalah mengirimkan barang yang dipesan, menagih pelanggan, dan mengunipulkan pembayaran pelanggan. Semua aktivitas ini ditunjukkan pada DPB untuk memberikan pemahaman yang lebih mudah kepada pembaca mengenai gambaran yang terjadi dalam proses bisnis.
diagram proses bisnis
LngkaMangkahSaS berbedd dalam bisnis.
Saat DPB dapat menjelaskan interaksi dalam entitas dan juga inleraksi antar-entitas, DPB dalam buku teks tidak mendokumentasikan aktivitas yang dilakukan oleh pihak eksternal. Oleh karena itu, DPB untuk siklus pendapaian hanya akan menjelaskan fungsi-fungsi yang dilakukan oleh perusahaan penjual dan DPB untuk siklus pengeluaran hanya menggambarkan aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan pembelian. i o
■M..:
d b
Mulai
'Mularitaup�ulaafrproises�w� -
Althir
; Akhir proses direpresentaslkanokhlingkarankedlbergaristebaj.:
'AfcSvitas'iialam : nig
: •• -'
Arusji��at?u
a
"► 1.
informasi anotasi .
Infonnasi yang dihinjukkap
yang rnembamu menjelaskan proses bisnis yang dir.iasukkan ke dalam DPS dan, jika' dibutuhkaiv.panah yang tebal digambar dari peiijela�n • simboi. .
prose:: bisnis. ini Mengembangkan pemahaman dengan mengobservasi proses bisnis organisasi dan arus daca. mengobservasi dan Mengi dent ifik asi
dan
. ,
"
memahami
mevi/awancarai mereka yang terlibat dalam proses bisnis, membaca deskripsi naratif sistem, atau memasuksi sistem
m Proses Bisnis
karyawan dan departemen ber beda yang terlibat dalam proses bisnis. Kolom kedua me
aktivitas yang dilakukan oleh departemen atau karyawan
kanan dan at?s ke bawah. 5.
Memasukkan setiap proses
bisnis daiam diagram.
Tunjukkan setiap proses bisnis dimulai dan berakhir.
DPB tidak perlu untuk direvisi setiap kali teknologi yang
yang sesuai. Menuliskan deskripsi yang sesuai di dalam
seperti bagan allr, Anda tidak perlu menunjukkan dokumen ketika dokumen menqallr melalui sistem atau menunjukkan tempat dokumen itu disimpan. Memutuskan seberapa mendetail yang dimasukkan. Seperti DAD, berbagai level detail dapat ditunjukkan. DPB hanya dapat menunjukkan level aktivitas yang iebih tinggi atau level aktivitas yang lebih tinggi tersebut dapat dlpecah ke dalam subaktivitas-subaktivi�s yang menunjukkan secara lebih mendetail. Jika DPBdigambarkan secara lebih mendetail, mudah untuk mengevaluasi apakah tugastugas dipisahkan secara sesuai dengan menguji tugas yang dilakukan dalam setiap baris. 4.
Pedoman untuk Mempersiapkan Diagr
DAD, DPB menggambarkan apa yang terjadi, tetapi ttdak memerinci bagaimana itu terjadi (contohnya dengan teknologi apa) aktivitas proses terjadi. Oleh karena itu, diguna�ran untuk menyelesaikan aktivitas berubah. Tidak
3.
FOKUS 3-3
yang terindikasi. DPB menggambarkan langkah-langkah besar dalam proses secara berurutan, membaca dari kiri ke
dokumen, arus data, dan prosedur pengolahan data. Mengabaikan komponen-koniponen tertentu. Seperti
a beberapa simbol yang ber eda yang dapat digunakan
nunjukkan aktivitas yang dilakukan oleh karyavt/an yang ditunjukkan dalcm kolom pertama. Setiap baris, menqacu sebaga: 'swim /one" berisi
transaksi. Mengidentifikasi departemen, fungsi-fungsi bisnis, dan pihak eksternal. Mengidentifikasi proses bisnis, 2.
.r...
oleh s�uah wajik. f�jetasan -.li: v ■ •' .VfV.'
fr.V/ iHi
I';
Afus I.
up membuat standar untuk menggambai DPB. A
pers�i y�rig�sisin�a tui�u|. Peojejasan
;.4-; aktiyitjisditemp�n� , ,
Ke}rtitusati'
..
Business Process Modeling In tiative Notation W orking Gr
Mengelota bagan aitr. DPB biasanya terdiri dari due kolom dan sebanyak mungkin garis yang diperlukan untuk menjelaskan proses. Kolom pertama menunjukkan
74
Bagian Satu
Landasan nonsexual Sistetn Informasi Akumansi
Menunjukkan setiap aktivitas dalam proses bisnis yang terjadi dan dalam baris yang sesuai, menggunakan simbol setiap simbol; sebagian beiar deskripsi aktivitas akan dimulai dengan kata kerja tindakan (membuat pesanan, mengirimkan barang. dil.) Tambahkan informasi anotasi yang sesuai untuk membuat diagram lebih dapat dipahami. Gunakan kepala panah pada semua garis arus data untuk menunjukkan arah arus. 6. Menggambar sketsa kasar DPB. Perhatikanlah konten yang ada dengan membuat gambar yang sempurna. Seberap=« sistem dapat dibuat menjadi diagram dalam sebuah draf. Meninjaunya dengan orang yang mengenai sistem. Menyempurnakan DPB yang dibutuhkan hingga proses bisnis digambarkan secara akurat dan diagram Japat dipah?mi dengan mudah. 7. Menggambar salinan final DPB. Tempatkan nama DPB, tanggal dan nama orang yang mempersiapkan pada setiap halaman.
dalan'' menggambar DPB. Buku ini hanya menggunakan seperangkat simbol terbatas, yang ditunjukkan pada Figur 3-12, untuk menghasilkan DPB yang mudah dibuat dan dipahami. Pedoman umum untuk raempersiapkan pedoman proses bisnis yang baik disajikan dalain Fokus 3-3. Dalam buku ini, dasar pada DPB lebih sedikit pada memaluhi aluran yang mengatur persiapan dan lebih banyak pada mengomunikasikan aklivitas dengan jelas yang terlibat dalam proses bisnis yang digambarkan.
FIGUR 3-12 Simbol Diagram Proses Bisnis
FIGUR 3-13
Diagfam Proses Bisnis Pemrosesan Penggajian di S&S
Bab 3
Sistein leknik Dokumentasi
Ashton mempersiapkan DPB dalam Figur 3-13 un tu k mendokumentasikan pemrosesan penggajian p ad a S&S bcrdasarkan pada narasi yang ada dalam Tabel 3-1. Anda dapat mcmpraktikkan membuat DPB dcngan menggambar salah satu problem komprehensif, yang disebut Accuflow Cash Dishursemetus Process, pada akhir konten bab. Anda kemudian dapat m embandingkan diagram Anda pada solusi pada setiap akhir bab. Anda juga dapat membaca detail penjelasan mengenai cara solusi dipersiapkan.
Ringkasan dan Kesimpulan Kasus Ashton mempersiapkan DAD (Figur 3-6 dan 3-7), bagan alir (Figur 3-9), dan DPB (Figur 3-13) dari sistem pemrosesan penggajian S&S untuk m endokum entasikan dan menjelaskan operasi sistem yang sudah ada. la senang melihat Susan dan Scott dapat menangkap esensi sistem dari pendokumentasian ini. DAD menunjukkan arus data logis, dan bagan alir mengilustrasikan dimensi fisik sistem, dan DPB menunjukkan aktivitas-aktivitas pada setiap proses bisnis. Susan dan Scott setuju bahwa Ashton sebaiknya mendokumentasikan sisa sistemnya. Pendokumentasian akan membantu mereka sem ua m e m a h a m i sistem saat ini. Itu juga akan m em bantu Ashton dan konsultan mendesain sistem yang baru. Faktanya, pendokumentasian
p enggaj ian tel ah me mbant u mere ka m' �ngid entifik asi be berapa peruba han ke cil yan g mere ka
inginkan untuk dibuat dalam sistem mereka. Dengan m en ggunakan Figur 3-9, Susan sekarang m en gerti mengapa petugas penggajian sering kali ha rus m em injam satu-satunya saUnan laporan penggajian yang dipersiapkan. la m e r e kom en da s i ka n salinan kedua dibuat dan disimpan dalam departemen penggaji'an. Susan juga mem pertanyakan praktik menyimpan semua catatan penggajian pada satu file penggajian. Untuk mcnjaga agar file tidak menjadi berat, ia merekomendasikan file tersebut dibagi ke daiam tigz file: data karyawan personal,
'
pendokum entasian periode pembayaran, dan data pajak penggajian. Dis!;usi dengan petugas penggajian memverifikasi pendekatan ini dan membuat pemrosesan penggajian menjadi lebih m u d a h dan lebih efisien. Selama beberapa niinggu ke depan, Ashton m endokum entasikan sisa proses bisnisnya. Proses ini m e m b a n t u n y a mengidentifikasi ketida ke f 'sien an dibutuhkan. Ia juga m enemukan bahwa beberapa sistem do kum en memadai. Selain itu, ia mendapatkan beberapa ide mengenai sistem m em ba nt un ya merancang kembali proses bisnis di S&S. Dengan
dan laporan yang tidak tidak dikendaiikan secara yang terotomatisasi dapat mengganti usalia manusia
menggunakan teknologi, proses dan prosedur lama dapat dihilangkan untuk membuat sistem menjadi lebih efektif. Ketika Ashton menyelesaikan analisis dan pendo kum enta sian dari sistem yang sedang di gunakan saat ini, Scott dan Susan m emintanya u n t u k melanjutkan pekerjaannya terkait pendesainan sistem yang baru. Untuk melakukannya, Ashton harus m emahami kebutuhan informasi dari berbagai karyawan dalam perusahaan secara mendalam. Kemudian, ia dapat mendesain sistem baru menggunakan alat-alat yang dijelaskan dalam bab ini. Pengembangan sistem dibahas pada Bab 2-22.
76
Sagian Satu landasan Konseptual Sistem Inioimasi Akunt�mi
arus data (dataflow) bagan alir {flowchart) bagan alir dokumen (documentflowchart) bagan alir pengendalian internal (internal control flowchart) bagan alir program (program flowchart) bagan alir sistem (system flowchart)
deskripsi naratif (narrative description) diagram arus data (DAD— data flow diagram) diagram konteks (context diagram) diagram proses bisnis (DPB—business process diagram) dokumentasi (documentation)
SIA dalam Aksi
1.
2.
5.
3. 6.
4.
pcnyimpanan data (data store) proses (process) sumber data (data source) tujuan data (data destination)
75
DAD adalah rcpresentasi dari... a. operasi logis yang dilakukan oleh program komputer. b. arus data dalam organisasi. c. aturan keputusan daJam pro
b.
Bagan alir dokumen menekankan pada arus dokumen atau catatan yang berisi data. c. DAD membantu menyampaikan waktu kejadian. d. Jawaban a dan b salah. DAD terdiri dari empat elemen dasar ini: sumber dan tujuan data, arus data, proses gram komputer. transformasi, dan penyimpanan data. Masing-masing direpresentasikan oleh DAD d. konfigurasi perangkat keras berdasarkan simbol yang berbeda. komputer. a. Benar. Metodc dokumentasi seperti DA b. Saiah. D, DPB, dan bagaii al»r menghem Semua pedoman di bawah ini ada dalam penamaan elemen data DAD» KECUALI: a. Nama proses sebaiknya meliputi kata kerja seperti memperbarui, mengedit, al banyak waktu dan menambah nilai uang, 'oagi orga mempersiapkan, dan mencatat. b. Memastikan nama menjeiaskan semua data atau keseluruhan proses. nisasi. a. Benar. c. Menamai hanya elemen DAD yang paling penting. b. Salah. d. Memilih nama yang aktif dan deskriptif. Manakah pernyataan yang SALA Kemampuan pendokumentasian yang dibutuhkan oleh akunian bervariasi sesuai dengan H di bavvah ini? fungsi pekerjaan mereka. Namun, di antara pilihan di bawah ini, mana yang sebaiknya a. Bagan alir menibuat penggu dapat mereka lakukan? a. Membaca pendokumentasian untuk menentukan cara sistem bekerja. naan banyak simbol. Bab 3
Sistein Mnik Dokutneniasi
b.
Mengkritik dan mengoreksi pendokumentasian yang dipersiapkan oleh orang lain. c. Mempersiapkan pendokumentasian untuk "sistem informasi yang baru dikembangkan. d. 7.
Mengajari yang lain cara untuk mempersiapkan pendokumentasian. Manakah pernyataan di bawah ini yang SALAH? a. Bagan aiir adalah lekjiik analitis yang digunakan untuk menjelaskan beberapa aspek sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis. b.
Bagan aiir menggunakan seperangkat simbol standar untuk menjelaskan gambaran arus dokumen dan data melalui sistem. c. Bagan aiir madah untuk dipersiapkan dan direvisi ketika pembuat memanfaatkan
8.
paket perangkat lunak bagan aiir. d. Bagan aiir sistem adalah representasi naratif sistem informasi. Manakah bagan aiir di bawah ini yang mengilustrasikan arus data di antara area-area pertanggungjawaban dalam organisasi? a. Bagan aiir program. b.
Tabel konfigurasi komputer. c. Bagan aiir sistem. d. Bagan aiir dokumen. 9.
Semua yang ada di bawah ini adalah pedoi;.an yang direkomendasikan untuk membuat bagan aiir dapat dibaca lebih jelas, konsisten, dan dapat dipahami, KECUALI; a. Membagi bagan aiir dokumen ke dalaj"a kolom-kolom dengan label. b. Membuat bagan aiir semua arus data, khususnya prosedur pengecualian dan kesalahan rutin. c. Mendesain bagan aiir sehingga proses niengalir dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. d. Menunjukkan disposisi fmal dari semua dokumen untuk mencegah adanya
10.
kelonggaran yang membingungkan pembaca. Bagaimana sumber dan tujuan data direpresentasikan dalam diagram arus data? a. Sebagai persegi. b.
Sebagai panah melengkung. c. Sebagai lingkaran. d. Sebagai dua garis paralel. e. Tidak ada yang benar.
R S H K M E N
P
S
P
E
R
K
A
F
W
SoftData, sebuah vendor, mengirimkan faktur kepada Accuflow untuk alat pendukung penyimpanan data. Faktur dikirim secara langsung ke Megan Waters, petugas utang, yang secara manual mencatat faktur dalam buku besar pembantu utang. Setelah faktur dicatat, kemudian diteruskan ke Stan Phillips, petugas pengeluaran kas, untuk pemrosesan, San mempersiapkan cek untuk membayar faktur dan mengirimkan cek dan faktur ke John Sterling, bendahara perusahaan. John menerima dan menandatangani cek dan membatalkan faktur. John kemudian mengirimkan cek ke SoftData dan mengembalikan faktur yang dibatalkan ke Stan untuk dicatat dalam jurnal pengeluaran kas dan diarsipkan. Sekali seminggu, Megan secara manual memasukkan pengeluaran uari jurnal pengeluaran kas ke buku besar pembantu utang. iandasan Konseptual Sistem Inloiniasi Akuniafiii
Bagian Satu
OiMlNTA Persiapkan bagan alir dokumen, DPB, diagram konteks, diagram arus data level 0 dan DAD level 1 unluk proses pengeluaran kas Accuflow! Untuk memaksimalkaii pembelajaran dari permasalahan ini, lakukanlah yang terbaik untuk menyelesaikannya sebelum melihat solusi pada akhir bab ini!
PERTANYAAN DISkUSI 3.1
3.2
3.3 3.4
Mentifikasikan elemen-elemen DAD pada narasi berikut ini: pelanggan membeli beberapa barang dari toko bahan makanan lokal. Jill, petugas penjuaian, memasukkan transaksi dalam register kas dan mengambil uang pelanggan. Pada saat penutupan, Jill memberikan kas Jan pita register kepada manajernya. Apakah Anda setuju dengan pernyataan di bawah ini: "Apakah salah satu prosedur pendokumentasian sistem dapat digunakan untuk mendokumentasikan sistem tertentu secara memadai?" Jelaskan! Bandingkan pedoman untuk mempersiapkan bagan alir, DPB, dan DAD! Apa prinsip dan batasan umum untuk semua tekjiik pendokumentasian tersebut? Seorang teman sekelas meminta Anda untuk menjelaskan konvensi bagan alir menggunukan contoh riil. Gambarkan simbol bagan alir utama dari memori, tempatkan ke dalam satu dari empat kategori: inputhutput, pemrosesan, penyimpanan, serta arus dan Iain-lain! Untuk setiap simbol, sarankan beberapa penggunaan!
3.1
Persiapkan segmen bagan alir untuk setiap operasi berikut ini! a. Pemrosesan transaksi disimpan dalam media berurutan seperti pita magnetis untuk memperbarui file induk yang disimpan dalam pita magnetis. b.
Pemrosesan transaksi disimpan dalam pita magnetis untuk memperbarui database. c. Meneliti database dan mencetak hasil penelitian. d. Menggunakan terminal untuk memasukkan data dokumen sumber berbasis kertas dan mengirimkannya ke lokasi tersembunyi tempat komputer perusahaan memperbarui database. e. Menggunakan terminal untuk meneliti database penjuaian pelanggan. f. Backup otomatis yc .ig terjadwal dari suatu database ke hard drive eksternal. g. Menggunakan terminal untuk memasukkan jam kerja karyawan yang dicatat dalam kartu waktu untuk memperbarui file transaksi penggajian dan data upah h.
vendor. Membuat reservasi pesawat terbang menggunakan komputer rumah. Karyawan Dewey Construction Company memasukkan pekerjaan yang mereka lakukan pada tiket waktu kerja. Sebagian besar tempat konstruksi memiliki terminal input data i.
3.2
dalam file induk penggajian. Menggunakan terminal untuk mengakses daftar harga dalam database penjuaian untuk melengkapi pesanan pelanggan. Salinan elektronik pesanan pembelian dikirim ke v«�ndor dan saJinan backup d'cetak dan diajukan berdasarkan nama
77
yang digunakan oleh karyawan untuk memasukkan waktu mereka dalam memulai dan berhenti bekerja dan kode pekerjaan yang merepresentasikan proyek tempat mereka Bab 3
Sislem leknik Dolumentasi
bekerja. Setiap malain data tiket waktu kerja untuk had itu dikirim secara elektronik ke kantor piisat perusahaan tempat data tersebut disimpan hingga penggajian diproses. Beberapa lokasi konstruksi sangat terpencil dan karyawan tetap mengisi tiKet waktu kerja. Tiket-tiket ini dikirimkan dengan cepat secara mingguan ke kantor pusat perusahaan tempat tiket-tiket tersebut diteliti dan diproses. Penggajian diproses setiap minggu. Kartu jam kerja digunakan untuk memperbarui databese penggajian dan juga database barang dalam proses. Oleh karena semua karyawan bekerja secara elektronik, tidak ada cekyang dicetak; tetapi sislem penggajian mendepositkan pembayaran bersih dalam akun bank karyawan. Pembayaran dibuat untuk badan pemerintah dan perusahaan yang menangani kontribusi karyawan dan .rencana karyawan 40IK. Semua pengeluaran diikuti oleh laporan yang meringkas pengeluaran. Sistem juga menghasilkan potongan data pembayaran yang disimpan dalamfile transaksi penggajian yang dapat diakses melalui Internet. Laporan ringkasan penggajian dibuat dan dikirimkan ke supervisor penggajian.
DIMINTA: a.. Persiapkan bagan alir sistem untuk pemrosesan penggajian Dewey Construction Company! b. Persiapkan DPB untuk pemrosesan penggajian Dewey Construction Company! Pada ANGIC Insurance Company dimulai pemrosesan klaim kerelakaan ketika departemen klaim menerima pemberitahuan kerugian dari orang yang mengkJaim. Departemen kiaim mempersiapkan dan mengirimkan empat salinan formulir buktikerugian yang mengharuskan pengklaim untuk menielaskan penyebab, jumlah, dan
aspek lain kerugian secara detail. Departemen klaim juga memulai catatan klaim, yang dikirim dengan pemberitahuan ke departemen pengolahan data> yang diajukan berdasarkan nomor klaim. Pengklaim harus mengisi formulir tersebut dengan bantuan penilai kerugian. Penilai harus menyetujui estimasi jumlah kerugian pengklaim. Pengklaim dan penilai masingmasing menyimpan satu salinan formulir tersebut. Penilai mengarsipkan salinannya berdasarkan nomor. Penilai mengirim dua salinan perlama ke departemen klaim. Secara terpisah, penilai mengajukan laporan ke departemen klaim, mengonfirmasikan estimasi foripulir bukti kerugian pengklaim. Departemen klaim mengotorisasi pembayaran ke pengklaim, meneruskan salinan formulir bukti kerugian ke pengolahan data, dan mengarsipkan formulir bukti kerugian dan laporan penilai menurut abjad. Departemen pengolahan data mempersiapkan catatan pembayaran dan mempersiapkan daftar pengeluaran kas, yang diteruskan ke departemen akuntansi tempatnya akan diperiksa.
DIMINTA. a.
Persiapkan bagan alir dokumen untuk merefleksikan proses klaim kecelakaan ANGIC Insurance Company!
b.
Persiapkan DPB untuk merefleksikan bagaimana ANGIC Insurance Company memproses klaim kecelakaannya! Beccan Company adalah diier ban diskon yang mengoperasikan 25 toko retail di area metropolitan yang besar. Perusahaan membeli semua ban dan perlengkapan terkait menggunakan departemen pembelian pusat perusahaan untukmengoptimalkar diskon kuantitas. Ban dan perlengkapan diterima pada gudang pusat dan didistribusikan ke toko retail saat dibutuhkan. Sistem persediaan perpetual pada fasilitas pusat menyimpan catatan persediaan terbaru, membuat titik pemesanan kembali, dan Sagian Satu
landasan Konsepiual Sistem informas! Akuniansi
kuanlitas pesanan optimal untuk setiap jeiiis dan ukuran ban serta perlengkapan lainnya. Beccan memiliki sistem komputer state of the art dan menggunakan lima dokumen berikut ini daiam sistem pengendalian persediaannya.
•
•
•
•
•
Daftar permintaan toko retail. Toko retail secara elektronik mengajukan daftar permintaan kembali toko retail pada gudang pusat ketika mereka membutuhkan ban atau perlengkapan. Petugas p��ngiriman gudang mengisi pesanan dari persediaan dan mengotorisasi pengiriman ke toko. Daftar permintaan pembeiian. Sistem memberitahukan petugas pengendalian persediaan ketika kuantitas yang ada di tangan untuk barang yang disimpan di gudang pusat ada di bawah titik pemesanan kembali dan mempersiapkan permintaan pembeiian. Petugas pengendalian persediaan menilai permintaan tersebut, menyetujuinya, dan meneruskannya ke departemen pembeiian. Pesanan pembeiian. Sistem menggunakan data dalam permintaan pembeiian untuk mempersiapkan pesanan pembeiian dan secara tentatif memilih vendor berdasarkan pada kriteria tertentu yang dibangun dalam sistem seperti harga dan ketersf diaan. Agen pembeiian menilai pesanan atau pemilihan vendor sesuai dengan yang dibutuhkan, menyetujuinya, dan mengirimkan e-mail ke vendor. Salinan pesanan pembeiian dikirim ke utang. Laporan penerimuan. Untuk setiap pesanan pembeiian, sistem mempersiapkan laporan penerimaan yang menunjukkan barang yang dipesan, tetapi bukan kuantitas yang dipesan. Ketika barang tiba, petugas penerimaan memasukkan tanggal mereka tiba dan kuantitas setiap barang yang diterima. Lapoian penerimaan yang lengkap dikirim ke utang. Faktun Vendor mengirimi Beccan faktur elektronik yang menunjukkan barang yang dikirim, harga, dan jumlah total utang.
Departemen berikut ini terlibat dalam sistem pengendalian persediaan hJeccan. •
•
•
• •
Toko i-etail. Setiap loko menghitung persediannya setiap akhir kuartal dan merekonsiliasinya dengan database perusahaan. Pada setiap minggu, setiap toko meninjau persediaannya untuk menentukan permintaan apa dari gudang pusat. Ketika toko kehabisan persediaan, atau persediaannya menipis, ia dapat mengirim pesanan segera ke gudang. Departemen pengendalian persediaan. Tanggung jawab untuk menyimpan semua catatan persediaan perpetual, termasuk kuantitas dalam persediaan, titik pemesanan kembali, kuantitas pesanan optimal, dan kuantitas pesanan untuk setiap barang yang disimpan. Departemen gudang. Menyimpan persediaan fisik semua barang yang disimpan dalam penyimpanan. Semua pesanan dari vendor diterima (petugas penerimaan) dan semua distribusi ke toko retail dipenuiii (petugas pengiriman) pada departemen ini. Departemen pembeiian. Menempatkan semua pesanan yang dibutuhkan perusahaan. Departemen utang. Menyimpan semua dokumen terbuka untuk vendor dan kreditur lain. Bagian utang memeriksa dan merekonsiliasi faktur vendor, pesanan pembeiian, dan laporan penerimaan. Beberapa perbedaan dijelaskan dan faktur vendor akan dibayar dalam 10 hari saat penerimaan barang dengan mentransfer jumlah berdasarkan akun bank secara elektronik Bab 3
�efn Tebiik Dokumenusi
DIMINTA a. 3.5
Persiapkan DPB yang mendokumentasikaaproses bisnis Beccan! {Diadaptasi dari Ujian CM A)
Sebagai auditor internal u n t u k No-Wear Products, Anda telah diminta untuk inendokumentasikan sistem pemrosesan penggajian perusahaan. Berdasarkan nada pendokumentasian Anda, No-Wear mengharapkan untuk mengembangkan rencana merevisi sistem saat ini untuk mengeliminasi penundaan yang tidak diharapkan dalam pemrosesan cek pembayaran. Petugas kepala penggajian menjelaskan sistem berikut ini. Sistem pemrosesan penggajian pada No-Wear Products cukup sederhana.
Data waklu dicatat dalam setiap departe men menggunakan kartu waktu dan jam. Namun, ini menyebalkan ketika orang tidak mengeiuarkan kartu pada malam hari, dan kita harus mencatat waktu dengan tangan kite sendiri. Pada akhir setiap periode, petugas penggajian kami memasuklcan data kartu waktu ke dalam file penggajian untuk pemrosesan. Petugas kami cukup waktu
bagus—walaupun saya liarus mengoreksi sendiri ketika mereka mengacaukan entri data. Sebelum file penggajian diproses untuk periode saat ini, departe men sumber daya manusia mengirimkan perubahan personel kenada kami, seperti
m
m
a
r m
a
k
peningkatan tarif pembayaran dan karyav/an baru. Petugas kami memasukkan data ke d z l a m f i k penggajian. Biasanya, ketika salah dikembalikan kepada kami,
d
hal ini dikarenakan sumber daya manusia dicatat pada tarif pembayaran yang salah atau karyawan telah pergi dan departemen lupa untuk memindahkan
1
catatan. Data diproses dan cek pembayaran kary��wan individual dibuat. Beberapa laporan dibuat untuk manajemen—walaupun saya tidak tahu apa yang meieka
u
lakukan. Selain itu, pemerintah mensyaratkan laporan potongan federal dan negara bagian untuk tujuan pajak. Baru-baru ini, sistem membuat laporanlaporan ini iccara otomatis, yang dinilai baik.
DIMINTA
3.6
&
a
a
u
m
n
m
l
u
a.
Persiapkan diagram konteks dan DAD Level 0 untuk mendokumentasikan sistem pemrosesan penggajian pada No-Wear Products!
b.
Persiapkan dokumen bagan alir untuk mendokumentasikan sistem pemrosesan penggajian pada No-Wear Products!
i
Ashton Fleming telah memutuskan untuk mendokumentasikan dan menganalisis proses utang di S&S, sehingga transisi untuk sistem terkomputerisasi akan lebih mudah. la juga mengharapkan untuk meningkatkan beberapa kelemahan yang ia temukan dalam
o
p
sistem. Dalam narasi berikut ini, Ashton menjelaskan apa yang terjadi di S&S. Sebelum S&S me mb a ya r faktur vendor, faktur harus dicocokkan melalui pesanan pe mbeh an yang digunakan untuk memesan barang dan laporan peneri maan yang dipersiapkan oleh departemen penerimaan. Oleh karena
a
u
a
m
r a
l
ketiga dokumen ini memasukkan departemen utang pada waktu yang berbeda, file alfabetis yang terpisah disimpan untuk setiap jenis dokumen. Pesanan pe mb el i an diteruskan dari pembelian dan disimpan dalam file pesanan
K
pembelian. Laporan peneri maan disimpan dalam file laporan penerimaan. Ketika faktur vendor diterima, petugas utang mencatat juml ah jatuh tempo di file utang, dan mengarsipkan faktur dalam file faktur vendor.
w
i
t
t
y u
u
m
m
a
r
g
a
81
Sagian Satu
lindasdn t;oflse;Hual Sislem Inlofmasi Akununsi petugas utang mengambil faktur vendor, melampirkan pesaiian pembelian dan iaporan penerimaan, dan mcneruskan dokumen yang dicocokkan ke Ashton Fleming. Ashton
memeriksa
dokumen untuk memastikannya Icngkap, cek dua mempersiapkan bagian, meneruskan scmua dokumen ke Susan, dan mencatat cek dalam jurnal pengeluaran kas. Susan meninjau do ku men un tu k memastikan baiiwa ilu merupakan pemba yaran yang valid dan menandatangani cek. la meneruskan cek ke vendor dan mengembalikan do kumen dan salinan cek ke petugas utang. Petugas mengarsipkan dokumen secara abjad dalam file faktur yang dibayar. Pada a khir sctiap buian, petugas utang menggunakan b u ku besar utang untuk mempersiapkan Iaporan utang yang diteruskan ke Susan, Setelah ia menyelesaikan Iaporan, Susan mengarsipkanny? sccara kronologis.
DIMINTA a.
Persiapkan diagram konteks dan DAD Level 0 untuk mendokumentasikan sistem utang diS&S!
b. Persiapkan doku me n bagan alir untuk mendokumentasikan sistem pemrosesan utang di S&S! 3.7
Ashton Fleming meminta Anda untuK mendokumentasikan sistem penerimaan kas di S&S. Berikut narasi Ashton alas sistem: Pembayaran pelanggan meliputi kas yang diterima pada saat pembelian dan pemba yaran yang diteriiiia dalam surat. Ketika hs**! berakhir, bendahara mengambil semua cek dan mempersiapkan slip setoran untuk cek dan kas. Petugas mendepositokan cek, kas, dan slip setoran pada bank lokal setiap hari. Ketika cek diterima sebagai pembayaran untuk jatuh tempo akun, slip pengiriman uang termasuk dengan pembayaran. Benda'nara mengirim ini ke piutang. Slip penerimaan digunakan untuk memperbarui file piutang pada akhir hari. Slip pengiriman uang disimpan dalamyang diatur berdasarkan tanggal. Setiap minggu, piutang membuat Iaporan penerimaan kas dan saldo umur piutang menggunakan buku besar piutang. Laporan penerimaan kas dikirim ke Scott atau Susan dan salah satu memeriksanya. Salinan saldo u mu r piutang dikirim ke departemen kredit dan pengumpulan tempatnya diperiksa.
DIMINTA a. Kembangkan diagram konteks dan DAD Level 0 untuk sistem penerimaan kas di S&S! b. Persiapkan bagan alir d o ku m e n untuk sistem penerimaan kas di S&S! 3.3
c. Persiapkan diagram prosec bisnis untuk sistem penerimaan kas di S&S! Perusahaan pe mesanan melalui pos produk perawatan tubuh dan kulit beriklan di majalah. Pelanggan majalah m e mb u a t sebagian besar pesanan dengan mengisi dan mengirim kupon secara langsung ke perusahaan. Perusahaan juga mengambil pesanan melalui telepon, menjawab pertanyaan mengenai produk, dan menangani pemba yaran dan pembatalan pesanan. Produk yang telah dipesan dikirim secara langsung ke pelanggan atau kc kantor regional perusahaan yang menangani distribusi yang diminta. Perusahaan memiliki tiga file data dasar, yang berisi informasi surat pelanggan, informasi persediaan produk, dan informasi penagihan berdasarkan pada no mor faktur. Selama beberapa tahun ke depan, perusahaan mengharapkan untuk
Bab 3
SiJtemleknikOokumeniasi
menjadi perusahaan dengan kcuntungan jutaan dolar. Menyadari kebutuhan untuk melakukan komputerisasi pada banyak pesanan yang datang, perusahaan meniulai proses lersebut dengan menelepon Anda.
OlMINTA G a mb a rk a n 3.9
diagram ko n t ek s dan setidakn ya
dua level D AD
untuk operasi
sebelumnya! Kampus iokal mensyaratkan setiap mahasiswa mengisi formulir registrasi online. Sistem mengecek subsistem piutang untuk meyakinkan bahwa tidak ada biaya yang terutang. Selanjutnya, untuk setiap kuUah, sistem mengecek transkrip mahasiswa untuk memastikan bahwa ia telah nienyelesaikan persyaratan kuliah. Kemudian, sistem mengecek ketersediaan kelas dan jika ada ruang yang menambah jumlaii mahasiswa Jaminan Sosial ke daftar kelas. Laporan yang kembali ke mahasiswa menunjukkan hasil pemrosesan registrasi: Jika mahasiswa berutang biaya, tagihan dikirim dan registrasi ditolak. Jika persyaratan mata kuliah tidak dipenuhi, mahasiswa diberitahukan dan bahwa kuliah tersebut tidak teregistrasi. Jika kelasnya penuh, mahasiswa me mint a untuk dijadikan ''course closed". Jika mahasiswa diterima dalam kelas, kemudian waktu, hari, dan ruang ditunjukkan di samping noi aor kuliah. Biaya mahasiswa dan total biaya kuliah dihitung dan ditunjukkan dalam laporan. Data biaya mah�sis\v a dimasukkan ke dalam subsistem piutang. Ketika registrasi selesai, laporan pendaftaran mata kuliah dipersiapkan untuk instruktur.
DIMINTA
3.10
a. Pcrsiapkan diagram konteks dan paling sedikit dua level DAD untuk proses ini! b. Persiapkan bagan alir untuk mendokumentasikan proses ini! Persiapkan diagram konteks dan DAD Level 0 untuk setiap situasi berikut ini! a. Mempersiapkan dan mengajukan pengembalian pajak dengan pajak terutang kepada Internal Revenue Service. b. Pelanggan membayar faktur dengan cek. Piutang diperbarui untuk meretleksikan pembayaran. Cek tersebut dicatat dan disetorkan ke bank. Pelanggan menempatkan pesanan online untuk membeli barang dagangan. Pesanan diterima, diisi, dan dikirim ke pelanggan dengan faktur. d. Permintaan persedia an diterima oleh d e p a r t e m e n pembelian. Departemen c.
pembelian mempersiapkan dan mengirimkan pesanan pembelian ke vendor yang sesuaL e. Faktur vendor diterima, diperiksa, dan dibandingkan dengan pesanan pembelian
3.11
yang sesnai. kemudian dibayar dan diajukan. t. Bill o f lading untuk m e m e s a n persediaan diterima dari vendor, dicatat, dicek dengan pesanan pembelian yang sesuai, dan kemudian diajukan. Melanie melakukan studi pada berbagai rencana penurunan berat badan d?n kebutuhan untuk menentukan status berat badan individual dengan menghitung indcks massa tubuh. Untuk men gh i tun g indeks massa tubuh, tinggi harus diukur dalam meter dan berat diukur dalam kilogram. Indeks dihitung dengan membagi berat badan seseorang dengan tingginya. Hasilnya kemudian dibandingkun untuk skala berikut ini
u
na menentukan status berat seseorang: Di bawah 18,5 = kekurangan berat badan; 18,5-24,5 = berat badan normal; di atas 25 = kelebihan berat badan. Lima ratus orang setuju untuk berpartisipasi dalam studi Melanie. Dengan begitu banyak perhilungan untuk dilakuk?n, ia menginginkan sebuah program komputer yang akan melakukan
83
n 84
Bagian Satu
landasan Konsepluai Sistem Informasi Akuntansl
perhitungan ini untuknya. la memutuskan untuk mempersiapkan bagan alir guna membantunya mendesain program komputer. DIMINTA Persiapkan bagan alir program untuk membantu Melanie memprogram proses ini! 3.12 Pasangkan segmen DAD atau bagan alir di kolom sebelah kanan dengan deskripsi yang sesuai di kolom sebelah kiri! DAD 1. Laporan dipersiapkan dan A. dikirim ke pelanggan dari data dalam penyimpanan data piutang. 2.
3.
Vendor mengirimkan faktur penjualan ke proses utang.
Proses peneriinaan kas memperbarui penyimpanan data penerimaan kas.
BAGAN ALiR 4.
Pengecekan bagian 2 secara
D.
manual dipersiapkan dari data pada faktiu vendor.
5.
Sistem mempersiapkan cek yang dikirimkan ke pelanggan.
6.
Laporan dipersiapkan dari data yang disimpan dalam pita magnetis.
p
7.
Data penagihan dimasukkan ke dalam sistem dari terminal dan digunakan
q.
untuk memperbarui data pesanan penjualan dan database pelanggan.
8.
Data dari faktur kertas yang dibatalkan digunakan untuk
H.
memperbarui file pengeluaran kas.
9.
Sistem mempersiapkan daa salinan pesanan penjualan, satu salinan dikirimkan ke pelanggan
I.
E.
dan yang lain diarsipkan.
10. Laporan umur piutang dipersiapkan dari�/c induk
j
piutang dan file induk penerimaan kas.
86 8agian Satu
3.13.
Landasan Konsepiual Sislem InlornwsiAkuniansi
hMflitiFakiuf� ■Joih*, Lakukan replikasi bagan aJir berikut ini dalam Visio, Microsoft l��lanWord, Microsoft Exce', .�nggaii� alau paket perangkat lunak pendokumentasian lainnya! -i'..--,-. - ■ Laporan fiingkaun;
" rjfctur- , t�jual�fi
AKefelanggan
3.14
KASUS3-1
Lakukan replikasi DAD berikut in.' dalam Visio, Microsoft Word, Microsoft Excel, atau beberapa paket pendokumentasian perangkat lunak lainnya! Bab 3 SislenileknikDokumenlasi
Dub 5
Anda adalah seorang analis untuk Wee Willie Williains Widget Woiis (juga dikenal sebagai Dub 5). Dub 5 telaii meiighasilkaii koniponen keyboard komputer selama lebih dari 20 tahun dan baru-baru ini menandatangani kontrak eksklusif 10 iahun uiituk menyediakan keyboard bagi komputer personal Dell dan HP. Sebagai analis sistem, Anda ditugaskan untuk mendokumentasikan sistem pemrosesan pesanan Dub 5. Pesanau pelanggan, yang semuanya merupakan penjualan kredit, tiba melalui e-mail dan telepon. Ketika semua pesanan diproses, sejumlah dokumen laiii dipersiapkan. Anda membuat diagram proses keseluruhan dan dokumen yang dihasilkan, seperti yang ditunjukkan pada diagram konteks di bawah ini. Berikut mi adalah dokuraen yang dihuat: • Pemrosesan pesanan membuat slip pengepakan, yang digunakan untuk mengisi pesanan. • Faktur peiaiiggan dipersiapkan dan dikirim dengan barang.
•
87
Ketika pesanan tidak diterima, pembatalan pesana
n dikirimkan kepada pelanggan, menjelaskan mengap a •
pesanan tidak bisa diai"sipkan. Pemberitahuan piutang, yang merupakan salman faktu
r pelanggan, dikirim ke departemen akuniansi, sehingg a catatan piutang dapat diperbarui. Setelah memeriks.-* catatan Anda, .�nda menulis ringkasa n narasi berikut ini: Ketika pesanan datang, petugas pemrosesan pesana n mengecekfile kredit pelanggan untuk mengonfirmasikan persetujuan kredit dan memastikanjumlah kredit masih d i
dalam bata:jan kredit lika salah satu dari kondisi ini tidak terpenuhi» pesanan dikirim ke departemen kredit. Jika
J.
pesanan memenuhi kedua kondisi, petugas pemrosesan pesanan memasukkannya ke dalam sistem pada formulir pesanan standar. Data dalam formulir digunakan untuk memperbarui file pelanggan perusahaan (yang nama, alamat, dan data lainnya disimpan), dan formulir ditempatkan padafile pesanaji terbuka perusahaan. Ketika departemen kredit menerima pesanan yang ditolak, petugas kredit menentukan mengapa pesanan tersebut ditolak. Jika batas kredit telah terlampaui, pelanggan dibei itahukan bahwa barang akan dikirimkan sesegera mungkin setelah Dub 5 menerima pembayaran. Jika pelanggan belum menyetujui untuk kredit, aplikasi kredit dikirim ke pelanggan beserta pemberitahuan bahwa pesanan akan dikirimkan sesegera mungkin saat persetujuan kredit diberikan. Sebelum mempersiapkaji slip pengepakan, sistem mengecek catatan persediaan untuk menentukan apakah perusahaan memiliki produk yang dipesan. Jika barang ada dalam stok, slip pengepakan dipersiapkan dan dikirim ke gudang. Setelah pemberitahuan barang yang dikirim telaii diterima dari gudang, faktur pelanggan dipersiapkan. Salinannya diarsipkan oleh departemen pemrosesan pesanan, yang lain dikirim ke departemen akuntansi, sehingga piutang dapat diperbarui Catatan ditempatkaji dalam pelanggan menunjukkan bahwa faktur telah dikirim. Dari informasi y'angdisajikan, DAD Level 0 untuk pemrosesan pesanan yang lengkap, DAD Level 1 guna proses tinjauan kredit untuk Dub 5, dan DPB untuk pemrosesan pesanan.
88
6a|ian Satu
Undasan Konseptual Sistem Inlorinasi totlansi
SIA dalam Aksi Solusi
1.
►
DAD adalah representasi dari... a. operasi logis yang dilakukan oleh program komputer (Saiah. Ini adalah deskripsi bagan alir program). b. arus data dalarii organisasi (Benar). c.
aturan kepulusan dalam program komputer (Salah. DAD adalah representasi grafis mengenai cara data berpindah melalui org?nisasi. Aturan kcputusan adalah pernyataan spesifik objektif untuk program komputer).
d. 2. ►
3.
konfigurasi perangkat keras komputer. (Salah. Konfigurasi perangkat keras komputer menunjukkan berbagai perangkat lunak yang cocok bersama). Metode pendokumentasian seperti DAD, DPB, dan bagan alir menghemat banyak waktu
dan uang, menambah nilai bagi organisasi. a. Benar (Benar. Gambar bernilai ribuan kata-kata: Banyak orang belajar lebih cepat dengan mempelajari DAD, DPB, atau bagan alir sistem dibandingkan dengan mcmbaca deskripsi naratifdari sistem yang sama). b- Salah (Salah). M.inakah pernyataari yang SALAH di bawah ini? a. Bagan ahr membuat penggunaan banyak simbo! (Salah. Pernyataannya benar. Lihat Figur 3-3 untuk ilustrasi banyak simbol yang digunakan dalam bagan alir). b. Bagan alir dokumen menekankan pada arus dokumen atau catatan yang berisi dala (Saiah. Pernyataannya benar. Alasannya disebut bagan alir dokumen adalah
p-
4.
► 5.
bahwa itu menunjukkan arus dokumen atau catatan yang berisi data). D�D membantu menyampaikan waktu kejadian (Benar. DAD menunjukkan pergerakan data, telapi tidak waktu pergerakan). d. Baik a dan b salah (Salah. Seperti yang dijelaskan di atas, a dan b adalah pernyataan c.
yang benar). DAD terdiri dari empat elemen dasar ini: sumber dan tujuan data, arus data, proses transformasi, dan penyimpanan data. Masing-masing direpresentasikan oleh DAD berdasarkan simbol yang berbeda. a. Benar (Benar. Empat elemen DAD diilustrasikan pada Figur 3-1). b. Salah (Salah). Semua pedoman cli bawah ini ada dalam penamaan elemen data DAD, KECUAl I: a. Nama proses sebaiknya meliputi kata kerja seperti memperbarui, mengedit, mempersiapkan, dan mencatat. (Salah. Kata kerja tindakan sebaiknya digunakan untuk menamakan elemen data proses. Lihat komponen 11 pada Fokus 3-1). b. Memastikan nama menjelaskan semua data atau keseluruhan proses. (Salah. Nama-
►
nama elemen data sebaiknya merefleksikan apa yang diketahui mengenai elemen. Lihat Komponen 11 pada Fokus 3-1). c. Menamai hanya elemen DAD yang paling penting. (Benar. Semua elemen data sebaiknya diberi nama. dengan pengecualian arus data ke dalam penyimpanan data, ketika ?\rus masuk dan keluar membuat penamaan penyimpanan data yang berlebihar.. Lihat komponen 11 pada Fokus 3-1). d. Memilih nama yang aktif dan deksriptif. (Salah. Nama deskriptix* dan aktif sebaiknya digunakan dalam menamakan elemen data. Lihat komponen 11 pada Fokus 3.1). Bab 3
Sislem lelinik Dokumenlasi
Kemanipuan pendokumenlasian yang dibutuhkan akuntan bervariasi sesuai dengan fungsi pekerjaan mereka. Namun, di anlara pilihan di bawah ini, mana yaijg sebaikiiya dapat mereka lakukan? a. Membaca pendokumentasian untuk menentukan cara sistem bekerja. (Benar. Semua akuntan setidaknya dapat niembaca dan memahami pendokumentasian sistem.) b. Mengkritik dan mengoreksi pendokumentasian yang dipersiapkan oleh orang lain. (Salah. Walaupun akuntan senior dapat mengkritik ddn memperbaiki pendokumentasian yang dipersiapkan oleh akuntan junior, minimal semua akuntan perlu untuk dapat membaca dan memahami pendokumentasian). c
pendokumentasian untuk sistem informasi yang baru dikembangkan. (Salah. Beberapa akuntan mungkin perlu mengembangkan pendokumentasian pengendalian internal, tetapi pengembang dan analis sistem secara normal mempersiapkan pendokumentasian sistem).
d.
Mengajari yang lain cara untuk mempersiapkan pendokumentasian. (Salah. Sebagian besar akuntan tidak dapat diminta untuk mengajar kemampuan
Mempersiapkan
pendokumentasian). Manakah pernyataan di bawah ini yang SALAH? a. Bagan alir adalah teknik analitis yang digunakan untuk menjelaskan aspek sistem inform-isi dalam urutan yang jelas dan logis. (Salah. Ini adalah definisi bagan alir sebelumnya dalam teks ini). b. Bagan alir menggunakan seperangkat simbol standar untuk menjelaskan gambaran arus dokumen dan data dalam sistem (Salah. Simbol yang digunakan untuk bagan alir ditunjukkan pada Figur 3-8). c. Bagan alir mudah untuk dipersiapkan dan direvisi ketika pcmbuat memanfaatkan paket perangkat lunak bagan alir. (Salah. Ada sejumlah paket perangkat lunak bagan alir yang bagus yang membuatnya mudah untuk digambar dan memodifikasi bagan alir). B�an alir sistem adalah representasi naratif sistem informasi. (Benar. Bagan alir lebih berupa grafis dibandingkan representasi naratif sistem informasi). Manakah bagan alir di bawah ini yang mengilustrasikan arus data di antara area-area
d,
pertanggungjawaban dalam organisasi? a. Bagan alir program (Salah. Bagan alir program mendokumentasikan program b.
komputer). Tabel konfigurasi komputer (Salah. Tabel konf�urasi komputer mengilustrasikan cara perangkat keras komputer diatur dan dimiplementasikan).
c. Bagan alir sistem (Salah. Bagan alir sistem mengilustrasikan hubungan antara input, proses, output sistem, tetapi bukan area pertanggungjawaban). d. Bagan alir dokumen (Benar. Bagan alir dokumen menelusuri keberadaan dokumen dari awal hii�a akliir dan caranya adalah mengikuti area-area pertanggungjawaban dalam organisasi. Semua yang ada di bawah adalah pedoman yang dirckomendasikan untuk membuat in� alir dibaca lebih bagan dapat jelas, konsisten, dan dapat dipahami, KECUALI: a. Membagi bagan alir dokumen ke dalam koioin-kolom dengan label. (Salah. Membagi bagan alir ke dalam kolom-kolom membantu membuatnya dapat dibaca, jeks, konsisten, dan dapat dipahami). b. Membuat bagan alir semua arus data, khususnya prosedur pengecualian dan kesalahan rutin. (Benar. Termasuk semua prosedur pengecualian dan kesalahan rutin bagan alir dan membuatnya sulit untuk dibaca dan dipahami), Landa�n Konseplual Sistem Informasi Aliuntansi
Bagian Satu
c. Mendesain bagan alir, sehingga proses mengalir dari puncak ke bawah dan dari kiri ke kanan. (Salah. Bagan alir sebaiknya dipersiapkan, sehingga mercka dapat dibaca seperti buku). d.
10. ►
Menunjukkan disposisi final dari semua dokumen u n t u k mencegah adanya kelonggaran yang membingungkan pembaca. (Salah. Semua doku men sebaiknya ditempatkan dalam file atau dikirim ke entitas lain).
Bagaimana sumber dan tujuan data direpresentasikan dalam diagram arus data? a. Sebagai persegi (Benar. Lihat Figur3-1). b. Sebagai panah melengkung (Salah. Panah melengkung mewakili arus data. Lihat Figur3-1). c. d.
Sebagai lingkaran (Salah. Lingkaran merepresentasikan proses. Lihat Figur 3-1). Sebagai dua garis paralel (Salah. Dua garis paralel merepresentasikan penyimpanan data. Lihat Figur 3-1).
e. Tidak ada yang benar. (Salah. Dari pilihan di atas ada jawaban yang benar). ' 1- ■
SOLUSI PERMASALAHAN KOMPREHENSIF
'
'
■ ■
. '.'v V'.
BAGAN ADR Langkah pertama dalam me mpe rsi a p kan bagan alir dokumen adalah menjadi familier dengan permasalahan yang ada. Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi aktor atau pemain utamanya. Dalam permasalahan ini, ada tiga pemain utama. Megan Waters (petugas ulang), Stan Phillips (petugas pengeluaran kas), dan John Sterling (bendahara). Sejak kami mendokumentasikan prcses pengeluaran kas Accuflow, kami tidak tertarik dalam pekerjaan ii jternal vendor, SoftData. Sebagai hasilnya, kami tidak memasukkan aktivitasnya dalam bagan alir kami. Sekarang, kami telah mcngidentifikasi pemain utamanya, kami dapat membuat daftar fungsi mereka pada Tabel 3-3. Catatlah bahwa diteruskan kepada dan diterima dari pemain utama selanjuttiya tidak dipertimbangkan fungsi-fungsi dalam mempersiapkan bagan alir dokumen.
TAbEL 3-3
Tabei Fungsi Accuflow
Petugas iltang
■ � �M�anWaters) . •
�
Wen�felcturMmasukkanpengeluarahlas >
�
, Petugas PengeluaraH Kas -
'
'
fondahara' (JohnSterling)
Mempeniapkancek �
�:
Menyetujui&menandatanganicek Membataikdnfeictur'� " Mengirtmkan�
Sekarang, kami akan menjelaskan, langkah demi langkah, cara membuat solusi bagan alir dokumen untuk Accuflow yang ditunjukkan dalam Figur 3-14. Untuk mendokumentasikan fungsi-fungsi pemain utama, bagi bagan alir dokumen ke dalam tiga kolom, satu un tu k setiap pemain. Biasanya pahng baik un t u k mengatur kolom berdasarkan ur ut an terjadinya dan menggunakan fungsi ut;
SisleinlelintkDc�tneiUasi
Selanjutnya, simbol dokumen dengan kata "Faktur Vendor" yang tercetak di dalamnya ditempatkan di bawah simbol terminal. Panah mewakili arus dokumen dan urutan operasi yang menghubungkan dua simbol. Berdasarkan pada narasi, Megan secara manual mencatat faktur dalam buku besar pembantu utang. Oleh karena itu, simbol proses manual dengan kata "Catalan Faktur" ditempatkan di bawah simbol dokumen faktur, dan dua simbol dihubungkan dengan panah. Kemudian, simbol jurnal/buku besar ditempatkan pada sisi proses manual dan panah digunakan untuk menghubungkan dua simbol. Simbol faktur vendor baru digambarkan di bawah simbol catatan faktur. Oleh karena faktur vendor berpindah dari petugas utang ke petugas pengeluaran kas, simbol faktur vendor ditempatkan pada puncak kolom pengeluaran kas dengan panah yang menghubungkan dua perwakilan dokumen yang sama. Kita menggambar ulang simbol faktur vendor dalam kolom petugas pengeluaran kas guna membuat bagan alir lebih mudah untuk dibaca.
91
Untuk menunjukkan bahwa petugas pengeluaran kas mempersiapkan cek untuk membayar faktur vendor, simbol proses manual dengan "Mempersiapkan Cek" di dalamnya ditempatkan pada faktur vendor selanjutnya. Kita dapat menempatkannya di bawah simbol 92
Bagian Satu
[andasantocpiual Sistem Informasi Akuntansi
faktur, tetapi diletakkan di samping untuk menghemat jarak. Dua simbol dokumen ditempatkan di bawah proses manual untuk faktur vendor dan cek yang baru dipersiapkan. Pe'iugas pengeluaran kas kemudian mengirimkan faktur dan cek ke bendahara. Sebagai
hasiinya, faktur vendor dan cek tanipak dalam kolom Bendahara. Simbol manual dengan "Menyetujui dan Menandatangani Cek; Membatalkan Faktur" di dalamnya digunakan untuk menunjukkan bahwa cek ditandatangani dan faktur dibatalkan. Dokumen kembali ditunjukkan dalam bagan alir, saat ini dengan nama baru (Faktur yang Dibatalkan dan Cek yang Ditandatangani) untuk menunjukkan sifat perubahan dokumen. Bendahara mengirim cek yang ditandatangai ke vendor, yang diilustrasikan menggunakan simbol terminal dengan kata "Ke Vendor" yang tertulis di dalamnya. Faktur yang dibatalkan digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas, sehingga ia dikirim kembali ke kolom tengah (Pengeluaran Kas). Simbol proses manual dengan "Mencatat Pembayaran" di dalamnya dan sebaah panah digunakan untuk menunjukkan bahwa pengeluaran dicatat dalam jurnal pengeluaran kas, yang diwakili oleh simbol jurnal/buku besar. Untuk mengilustrasikan bahwa faktur yang dibatalkan telah diajukan berdasarkan tanggal, ditunjukkan menggunakan panah yang sesuai, seperti yang ada dalam proses manual pembayaran dan memasukkan file. "D" ditempatkan dalam file simbol untuk mengindikasikan bahwa dokumen telah diajukan berdasarkan tanggal. Setiap minggunya, petugas utang secara manual mem-posting entri dari jurnal pengeluaran kas ke buku besar pembantu utang. Untuk menunjukkan hal ini, simbol jurnal pengeluaran kas direproduksi dalam kolom petugas utang, dan simbol proses manual dengan kata-kala "Mem-posting Pengeluaran Kas (Mingguan)" ditempatkan di bawahnya. Panah yang menunjukkan data dari jurnal ini dimasukkan ke dalam buku besar pembantu uang. Ini melengkapi bagan alir dokumen untuk proses pengeluaran Accuflow Company
DIAGRAM KONTEKS Diagram konteks adalah tinjauan pengqiahan data yang didokumentasikan. Seperti, diagram konteks tertentu meiiputi proses transformasi tunggaJ (lingkaran atau gelembu ng) serta sumber data dan tujuan data yang mengirim data ke atau menerima data dari proses transformasi. Oleh karena itu, langkah pertama dalam mempersiapkan diagram konteks adalah menggambar lingkaran atau gelemhung tunggal dan kemudian melabelinya dengan nama yang paling baik mendeskripsikan proses yang didokumentasikan. Dalam kasus ini, "Sistem Pengeluaran Kas" secara efektif menjelaskan proses, (lihat Figur 3-15).
Langkah selanjutnya adalah menggambar dan memberikan label untuk entitas pada persegi yang mengirim data ke proses pengeluaran kas atau menerima data dari proses pengeluaran kas. Dalam contoh ini, ada entitas tunggal—vendor yang bertindak sebagai sumber dan tujuan data ke/dari proses pengeluaran kas. Dalam proses lain, entitas luar dapat berupa hanya sumber atau tujuan data dan bisa ada lebih dari satu sumber atau tujuan data. Langkah terakhir adalah menghubungkan proses (lingkaran) dengan sumber/tujuan
(persegi) dengan panah yang merepresentasikan arus data. Kita memiliki dua panah yang
n
93 Bab 3
SfStemTeMDokumentasi
merepresentasikan fakturyang mengirim proses pengeluaran kas Accuflowdan cek dikirim ke vendor dari Accuflow.
DIAGRAM ARUS DATA LEVEL 0 Dalam diagram konteks, kita melihat keseluruhan proses pengeluaran kas dalam satu gelembung. Dalam DAD Level 0, kita membagi proses pengeluaran kas ke dalam fungsi utamanya. Dalam membaca narasi ini, kita menemukan lima langkah utama dalam proses pengeluaran kas berikut ini.
1. Menerima faktur vendor dan mencatat utang. 2. Mempersiapkan cek. 3. Menandatangani dan meagirimkan cek dan membatalkan faktur. 4. Mencatat pengeluaran kas. 5. Memasukkan pengeluaran kas ke buku besar utang. Setiap proses ini direpresentasikan oleh lingkaran atau gelembung pada Figur 3-16. Oleh karena ini adalah DAD level 0, kita memberikan setiap proses ini angka sebenarnnya, dengan digit pertama setelah titik desimal menjadi nol. Kita juga menempatkan lingkaran dengan tujuan agar data mengalir dalam proses ini. Sebagai hasilnya, "Menerima dan Mencatat Fakiur" diberikan proses 1,0; "Mempersiapkan cek" diberikan proses 2,0. "Menyetujui dan menandatangani cek" diben nomor 3,0; "Mencatat Pengeluaran Kas" diberi nomor 4>0 dan 'Memasukkan Pengeluaran Kas ke Buku Besar Utang" diberi 5,0. Sistem penomoran ini memungkinkan kita untuk melakukan dekomposisi pada proses ini ke dalam subproses yang lebih mendetail dan masih menjaga konsistensi penomoran sistem. Oleh karena itu, jika kita perlu untuk melakukan dekomposisi pada proses 3,0 ke level yang lebih mendetail, kita dapat
FIGUR 3-16 Diagram Afus Data Level 0
Bagian Satu iandasan Konsepliial Sistein Informasi Akuniansi memberikap lingkaran subproses 3,1; 3,2; 3,3 dan seterusnya. Kita bahkan dapat memberikan detail lebih dengan melakukan dekomposisi pada proses 3,1 ke dalam subproses 3,1,1; 3,1,2; 3,1,3; dan seterusnya. Selanjutnya, kita menempatkaii sumber dan tujuan data pada DAD Level 0. Oieh karena hanya memiiiki satu sumber dan tujuan data (contohnya vendor), kita menggambar persegi dan menarnakannya "Vendor". Ini sangat penting bahwa kita dapat merekonsiliasi kembali ke diagram konteks ketika kita mempersiapkan level DAD yang berbeda. Oleh karena itu, sumber data dan tujuan yang sama yang tampak dalam diagram konteks harus juga tanipak pada DAD Level 0. fika, ketika mempersiapkan DAD Level 0, Anda menemukan bahwa sumber/tujuan data dibutuhkan untuk mendokunientasikan sistem secara sesuai, Anda kemudian harus merevisi diagram konteks dengan sumber/tujuan data yang baru, karena diagram konteks sebaiknya merepresentasikan keseluruhan proses. Setelah sumber/tujuan data dan proses digambarkan, kita kemudian menghubungkannya dengan menggambar panah di antara simboi-simbol yang sesuai. Panah-panah ini merepresentasikan data yang bergerak dari satu proses ke proses lain dan dari satu sumber atau tujuan ke proses tertentu. Kits* juga memiiiki foktur vendor yang berpindah dari vendor ke proses "Menerima dan Mencatat Fakiur" dan dari proses itu ke proses "Mempersiapkan Cek". Faktur vendor dan cek berpindah dari proses "Mempersiapkan Cek" ke proses "Menyetujui dan Menandatangani Cek". Kita juga memiiiki panah yang meninggalkan proses 3,0 uiUuk merepresentasikan cek yang ditandatangani dan dikirim ke vendor dan faktur yang dibatalkan
ke proses 4,0. "Mencat-it Pengeluaran Kas". Beberapa proses mensyaratkan data tersebut disimpan. Sebagai hasilnyn, kita juga menggambar beberapa file atau penyimpanan data yang diminta. DAD Level 0 adalah penyimpanan data pertama yang tampak dalam rangkaian DAD. (Catatan: Penyimpanan data sebaiknya tidak direpresentasikan dalam diagram konteks). Label penyimpanan data sebaiknya rnengidentifikasi data yang dikirim kepada atau dari sana. Sebagai hasilnya,'melabeli arus data ke atau dari penyimpanan data normalnya tidak diperlukan. Penyimpanan data dipersiapkan dengan menggambarkan dua garis paralel dan memasukkan nama penyimpanan data antara garis paralel. Dalam Figur 3-16 terdapal tiga penyimpanan data: jurnal pengeluaran kas, buku besar pembantu utang, dan penyimpanan data faktur yang dibatalkan. Oleh karena jurnal pengeluaran kas diperbarui dalam proses 4,0; arus data dikirim dari proses lingkaran 4,0 ke penyimpanan data jurnal pengeluaran kas. Untuk menunjukkan bahwa buku besar utang diperbarui ketika faktur diterima (proses 1,0), panah digambarkan dari proses tersebut ke buku besar utang. Untuk menunjukkan bahwa utang diperbarui dengan data dari jurnal pengeluaran kas (proses 5,0), panah arus data digambarkan dari penyimpanan data pengeluaran kas ke proses 5,0; dan panah arus data lainnya digambarkan dari proses 5,0 ke penyimpanan data buku besar pembantu utang 5,0. Pembaruan ini memakan waktu berminggu-minggu tetapi tidak seperti bagan alir dokumen, DAD tidak mengindikasikan waktu arus data.
DIAGRAM ARUS DATA LEVEL 1 Ketika detail tambahan dibutuhkan untuk mendokumentasikan arus data, lingkaran proses niungkin diuraikan selanjutnya. Seperti yang ditunjukkan dalam Fokus 3-1, agar menjadi jelas, dapat dipahami, dan mutlah dibaca, DAD sebaiknya berisi tidak lebih dari tujuh lingkaran proses. Dalam contnh Accuflow, kita membagi arus data perusahaan ke dalam lima proses utama. Setiap lima proses ini kemudian dapat diuraikan. Untuk mengilustrasikan ini, kita akan menguraikan proses 3,0. Narasi tersebut menunjukkan bahwa bendahara menyetujui dan menandatangani cek yang dipersiapkan, mengirimkannya ke vendor, dan membatalkan faktur
Bab 3 SistemleknikDokumentasi untuk mencegah duplikasi pembayaran. Lebih lanjut lagi,4cita akan membagi proses 3,0 ke dalam proses 3,1 (menyetujui dan menandatangani cek), 3,2 (mengirim cek ke vendor) dan 3,3 (membatalkan faktur). Untuk menampilkan tiga proses ini, kita menggambar tiga lingkaran dan menamainya seperti yang ditunjiikkan dalam Figur 3-17. Kita juga menggambarkan arus data dan melabelinya. Perhatikan bahwa sumber/tujuan data tidak diperlukan pada DAD Level 1 karena telah ditunjukkan pada Level 0. Oleh karena hal itu akan mengumpulkan DAD, dar karena kita menunjukkan detail lebih pada Level 1 dibandingkan Level 0 untuk satu proses khusus, kita tidak mereplikasi semua proses dan penyimpanan data dalam DAD Level 0. DIAGRAM PROSES BISNIS
Langkah pertama dalam mempersiapkan diagram proses bisnis adaiah mengidentifikasi dan memahami proses bisnis untuk dibuat diagram. Ini termasuk mengidentifikasi pemain utama dalam proses pengeluaran kas Accuflow; Megan Waters (petugas utang), Stan Phillips (petugas pengeluaran kas), dan John Sterling (bendahara). Oleh karena kita mendokumentasikan proses pengeluaran kas Accuflow, kita tidak memasukkan vendor, SoftData, sebagai salah satu pemain utama kita. Tabel 3-3 berisi daftar fungsi-fungsi yang dilakukan oleh tiga orang yang terlibat dalam pengeluaian kas. Kita akan nienjelaskan setiap langkah dalam membuat solusi DPP untuk Accuflow yang ditunjukkan dalam Figur 3-18. Langkah pertama adaiah dengan membuat dua kolom untuk menunjukkan karyawan yang terlibat dan aktivitas yang mereka lakukan. Seianjutnya, kita membuat tiga baris yang sering kali disebut "swim lanes" untuk menunjukkan tiga karyawan dan aktivitas masing-masing yang dilakukan dalam proses pengeluaran kas. Oleh karena proses dimulai ketika Megan Waters menerima faktur dari vendor, lingkaran ditempatkan pada bagian kiri atas kolom Petugas Utang untuk menunjukkan proses pengeluaran kas dimulai (Lihat Figur3-J2 untuksimbol DPB).Aktivitas pertama (yang
d
u
ukkan dalam persegi DPB) memasuki faktur vendor dalam buku besar pembantu utang. Panah merepresentasikan arus dokumen dan urutan operasi yang menghubungkan awalproses
95
FIGUR 3-17 Diagram Arus Data U vei 1 Accuflow
/ yang [)itar.datanqdnj
16
Bagian Satu Undasan KtNKeplual Srslem Iniomiasi Akuntansi
Faktur yang Dibatalkan
FIGUR 3-18 Didgram Proses Bisnis Accuflow
(lingkaran) dan aktivitas pert?.ma (persegi melingkar). Oleh karena kita mendapatkan faktur dari seseorang yang tidak direpresentasikan dalam swim lane, kita menulis "Dari Vendor" di atas persegi. Aktivitas selanjutnya adaiah meitipersiapkan cek untuk membayar faktur. Oleh karena dilakukan oleh Stan Phillips, petugas pengeluaran kas, kita menggambarkan persegi yang sesuai dalam swim lane ini dan menghubunghan dua persegi dengan panah untuk menunjukkan arus proses. Catatlah bahwa, tidak seperti bagan alir, dalam DPB kita tidak menunjukkan dokumen yang dibuat, arusnya atau di mana disimpan. Dasnrnya adaiah dari aktivitas yang dilakukan dan arus proses. Akivitas ketiga dalam proses pengeluaran kas adaiah John Sterling, sang hendahara, yang menyetujui dan menandatangani cek dari membatalkan faKtur (menandainya sudah dibayar). Persegi tersebut digambarkan, penjelasan yang sesuai ditempatkan di daiamnya, dan sebuah panah digambarkaii untuk menunjukkan arus proses. Aktivitas keempat adaiah sang bendahara mengirimkan cek yang ditandatangani kembali ke vendor. Tidak ada baris atau swim lane untuk vendor; yang ada adaiah persegi dengan "cek pengeluaran vendor" yang menyampaikan babwa cek dikirim ke pihak eksternal. Pengendalian internal dapat digarisbawahi pada DPB dengan menjelaskannya dan menggambarkan panah bertitik ke akt'vitas yang sesuai. Dalam DPB Accuflow, sirabol anotasi (lihat Figur 3-8) digunakan, dengan penjelasan pe rgendalian internal yang tertulis di dalam persegi tiga sisi. John mengirimkan faktur yang dibatalkan ke Stan yang memperbarui jurnal pengeluaran kas, yang diwakiii oleh persegi lain dalam swim lane Stan dan menghubungkan panah antara dua swim lane. Accuflow menerima dan membayar faktur setiap hari dan memperbarui pengeluaran kas adaiah akhir dari aktivitas harian dalam proses bisnis tersebut. Oleh karena itu, lingkaran yang bergaris tebal ke bagian kanan persegi untuk menunjukkan akhir proses. Ada satu lagi aktivitas dalam proses—Megan menggunakan jurnal pengeluaran kas untuk memperbarui jurnal utang. Oleh karena waktu aktivitas berbeda (mingguan dan bukan harian), ini ditunjukkan sebagai aktivitas terpisah dengan awal dan akhir. Garis bertitik menghubungkan persegi dalam swim lane Megan dan Stan untuk menunjukkan bahwa arusnya berbeda dibandingkan arus lain. Kata "mingguan" ditempatkan di atas aktivitas persegi untuk menunjukkan waktu yang berbeda. Hal ini menyelesaikan diagram proses bisnis untuk proses pengeluaran kas Accuflow.
