BAB II PENGELOLAAN SEDIAAN FARMASI, ALAT KESEHATAN, DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI Rumah Sakit Alur Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, Dan Bahan Medis Habis Pakai meliputi : 1. Pemilihan 2. Perencanaan 3. Pengadaan 4. Penerimaan 5. Penyimpanan 6. Pendistribusian 7. Pemusnahan dan Penarikan 8. Pengendalian 9. Administrasi
Pemilihan
Pemilihan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai ini berdasarkan: a. Formularium dan standar pengobatan/pedoman diagnosa dan terapi b. Standar Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang telah ditetapkan c. Pola penyakit; d. Efektifitas dan keamanan; e. Pengobatan berbasis bukti; f. Mutu; g. Harga h. Ketersediaan di pasaran.
Apotek Alur Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, Dan Bahan Medis Habis Pakai meliputi : 1. Perencanaan 2. Pengadaan 3. Penerimaan 4. Penyimpanan 5. Pemusnahan 6. Pengendalian 7. Pencatatan dan pelaporan
Tidak ada
Puskesmas Alur Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, Dan Bahan Medis Habis Pakai meliputi : 1. Perencanaan kebutuhan 2. Permintaan 3. Penerimaan 4. Penyimpanan 5. Pendistribusian 6. Pengendalian 7. Pencatatan, pelaporan dan pengarsipan 8. Administrasi 9. Pemantauan dan evaluasi pengelolaan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai Tidak ada
Perencanaan
Pengadaan
Formularium Rumah Sakit disusun mengacu kepada Formularium Nasional. Formularium Rumah Sakit merupakan daftar Obat yang disepakati staf medis, disusun oleh Komite/Tim Farmasi dan Terapi yang ditetapkan oleh Pimpinan Rumah Sakit. Perencanaan dilakukan untuk menghindari kekosongan Obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasardasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi dan disesuaikan dengan anggaran yang tersedia. Pedoman perencanaan harus mempertimbangkan: a. anggaran yang tersedia; b. penetapan prioritas; c. sisa persediaan; d. data pemakaian periode yang lalu; e. waktu tunggu pemesanan; f. rencana pengembangan. Pengadaan dapat dilakukan melalui: a. Pembelian
Dalam membuat perencanaan pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai perlu diperhatikan pola penyakit, pola konsumsi, budaya dan kemampuan masyarakat.
Proses seleksi Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai dilakukan dengan mempertimbangkan pola penyakit, pola konsumsi Sediaan Farmasi periode sebelumnya, data mutasi Sediaan Farmasi, dan rencana pengembangan. Proses seleksi Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai juga harus mengacu pada Daftar Obat Esensial Nasional (DOEN) dan Formularium Nasional.
Untuk menjamin kualitas Pelayanan Kefarmasian maka pengadaan Sediaan Farmasi harus melalui jalur resmi sesuai
Tidak ada tahapan pengadaan didalam Apotek tetapi diganti dengan istilah ‘Permintaan’.
Untuk Rumah Sakit pemerintah pembelian Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai harus sesuai dengan ketentuan pengadaan barang dan jasa yang berlaku. b. Produksi Sediaan Farmasi Instalasi Farmasi dapat memproduksi sediaan tertentu apabila: 1) Sediaan Farmasi tidak ada di pasaran; 2) Sediaan Farmasi lebih murah jika diproduksi sendiri; 3) Sediaan Farmasi dengan formula khusus; 4) Sediaan Farmasi dengan kemasan yang lebih kecil/repacking; 5) Sediaan Farmasi untuk penelitian; 6) Sediaan Farmasi yang tidak stabil dalam penyimpanan/harus dibuat baru (recenter paratus). c. Sumbangan/Dropping/Hibah Instalasi Farmasi harus melakukan pencatatan dan pelaporan terhadap penerimaan dan penggunaan Sediaan Farmasi, Alat
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Tujuan permintaan Se diaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai adalah memenuhi kebutuhan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai di Puskesmas, sesuai dengan perencanaan kebutuhan yang telah dibuat. Permintaan diajukan kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan dan kebijakan pemerintah daerah setempat.
Penerimaan
Penyimpanan
Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sumbangan/dropping/ hibah. Penerimaan merupakan kegiatan Penerimaan merupakan kegiatan untuk untuk menjamin kesesuaian jenis, menjamin kesesuaian jenis spesifikasi, spesifikasi, jumlah, mutu, waktu jumlah, mutu, waktu penyerahan dan harga penyerahan dan harga yang tertera yang tertera dalam surat pesanan dengan dalam kontrak atau surat pesanan kondisi fisik yang diterima. dengan kondisi fisik yang diterima. Semua dokumen terkait penerimaan barang harus tersimpan dengan baik.
Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, bentuk sediaan, dan jenis Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai dan disusun secara alfabetis dengan menerapkan prinsip First Expired First Out (FEFO) dan First In First Out (FIFO) disertai sistem informasi manajemen. Penyimpanan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai yang penampilan dan penamaan yang mirip (LASA, Look Alike Sound Alike) tidak ditempatkan berdekatan dan harus diberi penandaan khusus untuk mencegah terjadinya kesalahan pengambilan Obat
1. Obat/bahan Obat harus disimpan dalam wadah asli dari pabrik. Dalam hal pengecualian atau darurat dimana isi dipindahkan pada wadah lain, maka harus dicegah terjadinya kontaminasi dan harus ditulis informasi yang jelas pada wadah baru. Wadah sekurang- kurangnya memuat nama Obat, nomor batch dan tanggal kadaluwarsa. 2. . Semua Obat/bahan Obat harus disimpan pada kondisi yang sesuai sehingga terjamin keamanan dan stabilitasnya. 3. Tempat penyimpanan obat tidak dipergunakan untuk penyimpanan barang lainnya yang menyebabkan kontaminasi 4. Sistem penyimpanan dilakukan
Tenaga Kefarmasian wajib melakukan pengecekan terhadap Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai yang diserahkan, mencakup jumlah kemasan/peti, jenis dan jumlah Sediaan Farmasi, bentuk Sediaan Farmasi sesuai dengan isi dokumen LPLPO, ditandatangani oleh Tenaga Kefarmasian, dan diketahui oleh Kepala Puskesmas. Bila tidak memenuhi syarat, maka Tenaga Kefarmasian dapat mengajukan keberatan Penyimpanan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut: 1. bentuk dan jenis sediaan; 2. kondisi yang dipersyaratkan dalam penandaan di kemasan Sediaan Farmasi, seperti suhu penyimpanan, cahaya, dan kelembaban; 3. mudah atau tidaknya meledak/terbakar; 4. narkotika dan psikotropika disimpan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; 5. tempat penyimpanan Sediaan Farmasi tidak dipergunakan untuk penyimpanan barang lainnya yang menyebabkan kontaminasi.
Pendistribusian
Sistem distribusi di unit pelayanan dapat dilakukan dengan cara: a. Sistem Persediaan Lengkap di Ruangan (floor stock) b. Sistem resep perorangan c. Sistem unit dosis d. Sistem kombinasi
Pemusnahan dan penarikan
Penarikan sediaan farmasi yang tidak memenuhi standar/ketentuan peraturan perundang-undangan dilakukan oleh pemilik izin edar berdasarkan perintah penarikan oleh BPOM (mandatory recall) atau berdasarkan inisiasi sukarela oleh pemilik izin edar (voluntary recall) dengan tetap memberikan laporan kepada Kepala BPOM.
dengan memperhatikan bentuk sediaan dan kelas terapi Obat serta disusun secara alfabetis. 5. Pengeluaran Obat memakai sistem FEFO (First Expire First Out) dan FIFO (First In First Out) Tidak ada
1. Obat kadaluwarsa atau rusak harus dimusnahkan sesuai dengan jenis dan bentuk sediaan. Pemusnahan Obat kadaluwarsa atau rusak yang mengandung narkotika atau psikotropika dilakukan oleh Apoteker dan disaksikan oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Pemusnahan Obat selain narkotika dan psikotropika dilakukan oleh Apoteker dan disaksikan oleh tenaga kefarmasian lain yang memiliki surat izin praktik atau surat izin kerja. 2. Resep yang telah disimpan melebihi Penarikan Alat Kesehatan dan jangka waktu 5 (lima) tahun dapat Bahan Medis Habis Pakai dilakukan dimusnahkan. Pemusnahan Resep dilakukan terhadap produk yang izin edarnya oleh Apoteker disaksikan oleh sekurangdicabut oleh Menteri. kurangnya petugas lain di Apotek dengan cara dibakar atau cara pemusnahan lain Pemusnahan dilakukan untuk yang dibuktikan dengan Berita Acara
Pendistribusian ke sub unit (ruang rawat inap, UGD, dan lain-lain) dilakukan dengan cara pemberian Obat sesuai resep yang diterima (floor stock), pemberian Obat per sekali minum (dispensing dosis unit) atau kombinasi, sedangkan pendistribusian ke jaringan Puskesmas dilakukan dengan cara penyerahan Obat sesuai dengan kebutuhan (floor stock). Pemusnahan dan penarikan Sediaan Farmasi, dan Bahan Medis Habis Pakai yang tidak dapat digunakan harus dilaksanakan dengan cara yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. Penarikan sediaan farmasi yang tidak memenuhi standar/ketentuan peraturan perundang-undangan dilakukan oleh pemilik izin edar berdasarkan perintah penarikan oleh BPOM (mandatory recall) atau berdasarkan inisiasi sukarela oleh pemilik izin edar (voluntary recall) dengan tetap memberikan laporan kepada Kepala BPOM.
Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai bila: a. produk tidak memenuhi persyaratan mutu; b. telah kadaluwarsa; c. tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan kesehatan atau kepentingan ilmu pengetahuan; dan/atau d. dicabut izin edarnya.
Pengendalian
Pemusnahan Resep 3. Pemusnahan dan penarikan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai yang tidak dapat digunakan harus dilaksanakan dengan cara yang sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. 4. Penarikan sediaan farmasi yang tidak memenuhi standard/ketentuan peraturan perundang-undangan dilakukan oleh pemilik izin edar berdasarkan perintah penarikan oleh BPOM (mandatory recall) atau berdasarkan inisiasi sukarela oleh pemilik izin edar (voluntary recall) dengan tetap memberikan laporan kepada Kepala BPOM. 5. Penarikan Alat Kesehatan dan Bahan Medis Habis Pakai dilakukan terhadap produk yang izin edarnya dicabut oleh Menteri. Pengendalian penggunaan Sediaan Pengendalian persediaan dilakukan Farmasi, Alat Kesehatan, dan menggunakan kartu stok baik dengan cara Bahan Medis Habis Pakai dapat manual atau elektronik. Kartu stok dilakukan oleh Instalasi Farmasi sekurang- kurangnya memuat nama Obat, harus bersama dengan Komite/Tim tanggal kadaluwarsa, jumlah pemasukan, Farmasi dan Terapi di Rumah Sa kit. jumlah pengeluaran dan sisa persediaan. Cara untuk mengendalikan persediaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai adalah: a. melakukan evaluasi persediaan yang jarang digunakan (slow moving); b. melakukan evaluasi persediaan
Pengendalian Sediaan Farmasi terdiri dari: 1. Pengendalian persediaan; 2. Pengendalian penggunaan; 3. Penanganan Sediaan Farmasi hilang, rusak, dan kadaluwarsa.
Pencatatan dan Pelaporan
yang tidak digunakan dalam waktu tiga bulan berturut-turut (death stock); c. Stok opname yang dilakukan secara periodik dan berkala. Sub bagian ini masuk di bagian Administrasi
Administrasi
Kegiatan administrasi terdiri dari: a. Pencatatan dan Pelaporan b. Administrasi Keuangan c.Administrasi Penghapusan
Pemantauan dan evaluasi
Masuk kedalam bagian : Manajemen Risiko Pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai. Manajemen risiko aktivitas Pelayanan
merupakan Kefarmasian
Pencatatan dilakukan pada setiap proses pengelolaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai meliputi pengadaan (surat pesanan, faktur), penyimpanan (kartu stok), penyerahan (nota atau struk penjualan) dan pencatatan lainnya disesuaikan dengan kebutuhan. Pelaporan terdiri dari pelaporan internal dan eksternal. Pelaporan internal merupakan pelaporan yang digunakan untuk kebutuhan manajemen Apotek, meliputi keuangan, barang dan laporan lainnya. Tidak ada
Tidak ada
Sub bagian ini masuk di bagian A dministrasi
Administrasi meliputi pencatatan dan pelaporan terhadap seluruh rangkaian kegiatan dalam pengelolaan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai, baik Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai yang diterima, disimpan, didistribusikan dan digunakan di Puskesmas atau unit pelayanan lainnya. Pemantauan dan evaluasi pengelolaan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai dilakukan secara periodik dengan tujuan untuk: 1. mengendalikan dan menghindari terjadinya kesalahan dalam pengelolaan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis
yang dilakukan untuk identifikasi, evaluasi, dan menurunkan risiko terjadinya kecelakaan pada pasien, tenaga kesehatan dan keluarga pasien, serta risiko kehilangan dalam suatu organisasi
Pakai sehingga dapat menjaga kualitas maupun pemerataan pelayanan; 2. memperbaiki secara terus-menerus pengelolaan Sediaan Farmasi dan Bahan Medis Habis Pakai; 3. memberikan penilaian terhadap capaian kinerja pengelolaan.
