Red Re d PARF Docum Docum ento Técni co No. 6
Red Pa Red Panamericana namericana de Armo nización de la Reglamentación Reglamentación Fa Farmacéutic rmacéutica a P R R A e e N d d D e P R P A H A R R N F F e D D t w o o c o c u r m k u m T e e n e n t c t h o o T n i T é c c a é c l n n i D i c o o c c o N u N o m o . e . 6 n 6 t N D D o o o c . u 6 c u m m e D n o e n t c t o u o d m d e e e A n A u t u t o o n t o e S A v e v a l l a u f -E l a i c v a i ó a ç l ã o n u a d d t i e e o B n B u o o e f a n G s a o P s r P o á d t r i á L c c a a t i s b c o d a s r e a L d t o a e r b L y o a P r b r a o a t r c ó a r t i t i o c o e ( r i s B o ( G P B L ( L ) P P L ) )
Grupo de Trabajo Trabajo en Buenas Prácticas de Laboratorio
Docu ocumento mento de d e Aut Autoeva oevaluación luación de Buenas Buena s Prácticas de d e Laboratorio (BP (BPL) L) Docum ento de Documento d e Au Auto to-A -Avaliação valiação de Boas Práticas Práticas de d e Labor Laboratório atório (BP (BPL) L) Docu ocument ment on Se Self-E lf-Evalua valuatio tion n of of Good Laboratory Practices (GLP)
Red Re d PARF PARF Documento Té Técni cnico co No. 6
Red Pa Red Panamericana namericana de Armoni Arm oniza zació ción n de la Reglamentación Reglamentación Fa Farmacéutic rmacéutica a Grupo de Trabajo en Buenas Prácticas de Laboratorio
Docu ocumento mento de d e Aut Autoeva oevaluación luación de Bue Bu enas Prácti Prácticas cas de Labor Laboratori atorio o (BPL) (BPL) Docum ento de Documento d e Au Auto to-A -Avaliação valiação de Boa Bo as Práti Práticas cas de Labor Laboratóri atório o (BPL) (BPL) Docu ocument ment on o n Self-E lf-Evalua valuatio tion n of Good Laborator Labo ratoryy Pract Practic ices es (GLP (GLP))
Washington, DC Mayo del 2011
Biblioteca Sede OPS – Catalogación en la fuente Organización Panamericana de la Salud. “Documento de Autoevaluación de Buenas Prácticas de Laboratorio (BPL) / Documento de Auto-Avaliação de Boas Práticas de Laboratório (BPL) / Document on Self-Evaluation of Good Laboratory Practices (GLP)”. Washington, D.C.: OPS, © 2011. (Red PARF Documento Técnico N o 6). ISBN 978-92-75-07422-0 I
Título
1. TÉCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE LABORATORIO 2. CONTROL DE CALIDAD 3. CONTROL DE MEDICAMENTOS Y NARCÓTICOS 4. LEGISLACIÓN FARMACÉUTICA - normas 5. EVALUACIÓN DE MEDICAMENTOS NLM QV 25.DA1
© Organizaci ón Panameri cana de l a Salud (OPS), 201 2011 1 Organization, Area of Health Systems Systems based Se reservan todos los derechos. Esta publicación puede solicitarse a: Pan American Health Organization, Area on Primary Health Care, Medicines and Health Technologies, Technologies, 525 23rd Street, NW, Washington, DC 20037, USA [tel.: +(202) 974-3644; fax: +(202) 974-3610; email:
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Las denominaciones empleadas en esta publicación y la forma en que aparecen presentados los datos que contiene no implican, por parte de la OPS, juicio alguno sobre la condición jurídica de países, territorios, ciudades o zonas, o de sus autoridades, ni respecto del trazado de sus fronteras o límites. La mención de determinadas sociedades mercantiles o de nombres comerciales de ciertos productos no implica que la OPS los apruebe o recomiende con preferencia a otros análogos. Salvo error u omisión, las denominaciones de productos patentados llevan letra inicial mayúscula. La OPS ha adoptado todas las precauciones razonables para veri ficar la información que figura en la presente publicación, no obstante lo cual, el material publicado se distribuye sin garantía de ningún tipo, ni explícita ni implícita. El lector es responsable de la interpretación y el uso que haga de ese material, y en ningún caso la OPS podrá ser considerada responsable de daño alguno causado por su utilización. Diseño y diagramación: Matilde E. Molina
Índice Índic e / Sumário / Table Table of Con ontents tents
Versión en Español........ Español........................... ...................................... ...................................... ...................................... ...................... ... 1 Introducción ............. ............................ ............................. ............................. ............................. ............................ ............................. ...........................3 ............3 Antecedentes .............. ............................ ............................ ............................. ............................. ............................. ............................. ........................4 ..........4 Consideraciones Generales y Agradecimientos ................................. ............................................... ........................5 ..........5 Autoevaluación de Buenas Prácticas de Laboratorio (BPL) ............. ............................ .........................7 ..........7
Versão Português .................. .................................... ..................................... ...................................... ............................... ............ 37 Introdução .............. ............................ ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. ...........................39 ............39 Antecedentes .............. ............................ ............................. ............................. ............................. ............................. ............................. .................... .....40 40 Considerações Gerais e Agradecimentos ............... ............................. ............................. ............................. ................... .....41 41 Auto-Avaliação de Boas Práticas de Laboratório (BPL) ............... ............................. ...........................43 .............43
English Version ....................... .......................................... ..................................... ..................................... ............................... ............ 73 Introduction .............. ............................. ............................. ............................. ............................. ............................ ............................. .........................75 ..........75 Background .............. ............................. ............................. ............................. ............................. ............................ ............................. .........................76 ..........76 General Considerations and Acknowledgements ................................. ............................................... .................... ......77 77 Self-Evaluation on Good Laboratory Labor atory Practices (GLP)....................................... (GLP)............................................... ........79 79
Versión en Español
1
Introducción Las guías relacionadas con la garantía de calidad del laboratorio de control fueron actualizadas por la OMS publicándose con el nombre de “Buenas prácticas de la OMS para laboratorios de control de calidad de productos farmacéuticos”, Informe Nº 44, Anexo 1 de la Serie de Informes Técnicos de la OMS, N o 957, 2010 y reemplazan a las “Buenas prácticas para laboratorios nacionales de control farmacéutico de la OMS”, Informe Nº 36, Anexo 3, de la Serie de Informes Técnicos de la OMS, N o 902, 2002. Estas guías se aplican a cualquier laboratorio de control de calidad de productos farmacéuticos, sin incluir aquellos involucrados en el análisis de productos biológi cos, ej. vacunas y productos hemoderivados, para los que la OMS dispone de guías separadas. Para laboratorios microbiológicos se encuentra desarrollada específicamente la Guía para las Buenas Prácticas de Laboratorios Microbiológicos de Productos Farmacéuticos de la OMS (referencia QAS/ 09.297). Esta publicación responde al nombre de “Documento de Autoevaluación de Buenas Prácticas de Laboratorio” y corresponde al Documento Técnico Nº 6 de la Red R ed PARF, PARF, que reemplaza los anteriores Documentos Técnicos Nº 2 y Nº 3. Se presenta en un solo volumen con tres idiomas (español, portugués e inglés) y en forma de cuestionario para mejor interpretación de las actuales Buenas Prácticas de Laboratorio de la OMS1 y de la Guía para las Buenas Prácticas de Laboratorios Microbiológicos de Productos Farmacéuticos de la OMS.
1
WHO. WHO Expert Committee on Speci fications for Pharmaceutical Preparations. Forty-fourth Report. Annex 1: WHO Good practices for pharmaceutical quality control laboratories. Geneva: WHO; 2010: pp. 81–129. Technical Report Series 957.
DOCUMENTO DE A UTOEVALUACIÓN UTOEVALUACIÓN
DE BUENAS PRÁCTICAS DE LABORATORIO (BPL)
3
An A n t ec eced eden entt es El Grupo de Trabajo en Buenas Prácticas de Laboratorio (GT/BPL) creado en junio del año 2005 por recomendación de la IV Conferencia Panamericana para la Armonización de la Reglamentación Farmacéutica (Red PARF), ha venido trabajando desde entonces en el fortalecimiento del desempeño de los laboratorios de control para asegurar que los medicamentos cumplan con estándares internacionales de calidad y sean seguros y eficaces. Cumpliendo las recomendaciones provistas por la OMS se ayuda a la armonización de las buenas prácticas, la cooperación entre laboratorios y el reconocimiento mutuo de resultados, permitiendo además a los laboratorios alcanzar la precalificación OMS, por la cual pasan a ser laboratorios de referencia para las Agencias de las Naciones Unidas que requieran de sus servicios. En el año 2010 la red PARF publicó el Documento Técnico No 2 que comprende en tres idiomas (español, portugués e inglés) las “Buenas Prácticas para Laboratorios Nacionales de Control Farmacéutico de la OMS” (Informe 36, Anexo 3 de la Serie de Informes Técnicos de la OMS, N o 902, 2002). También el mismo año, se publicó el Documento Técnico No 3 “Guía de Autoevaluación de Buenas Prácticas para Laboratorios Nacionales de Control Farmacéutico”, cuyo objetivo principal era orientar, en forma de cuestionario, al personal del laboratorio de control para efectuar una autoevaluación de su sistema de calidad en relación a las BPL/OMS y obtener un diagnóstico de su estado actual para poder mejorar aspectos de ficientes o no implementados.
4
DOCUMENTO TÉCNICO NO 6 - SERIE RED PARF
Cons onsidera ideracio ciones nes Genera nerales les y Agr Agra adecimientos El Documento de Autoevaluación de Buenas Prácticas de Laboratorio (BPL) fue elaborado en español durante la Séptima Reunión del Grupo de Trabajo en Buenas Prácticas de Laboratorio (GT/BPL) realizada en Lima, Perú, del 20 al 22 de julio del 2010. La versión en portugués fue realizada por el grupo de Brasil INCQS ( Instituto Nacional de Controle de Qualidade em Saúde), FUNED (Fundação Ezequiel Dias) y ANVISA ( Agência Agência Nacional de Vigilância Vigilância Sanitaria). Para la versión en inglés se contó con la colaboración del CRDTL ( Caribbean Regional Drug Testing Laboratory), USP (United States Pharmacopeia), PQM ( Promoting the Quality of Medicines Program) y AMI ( Amazon Amazon Malaria Initiative) la cual es financiada por USAID (United States Agency for International Development). La edición fue realizada en la OPS por Matilde E. Molina y José M. Parisi.
Integrantes del Grupo de Trabajo en Buenas Prácticas de Laboratorio (GT/BPL): Miembros titulares ▪
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María Gloria Olate, Coordinadora, LNC-ISP/Chile Ofelia Villalba, CNCC-INS/Perú Nilka M. Guerrero, IEA/Panamá Lucette Cargill, CRDTL/Jamaica Francisco Canindé Gerlândio de Souza, ANVISA/Brasil Sigrid Mathison, MSP/Uruguay Damian Cairatti, USP/USA Thomas Schultz, FIFARMA
Miembros alternos ▪
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Olga Gruc, INAME-ANMAT/Argentina Ana Lara Sterling, CECMED/Cuba
Observadores ▪
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Rosalba Alzate, Universidad de Antioquia/Colombia Ruben Szyszkowsky, Universidad de Buenos Aires/Argentina Carlos Saldarriaga Alzate, Universidad de Antioquia/Colombia Milagros Real Pérez, Instituto Nacional de Salud/Perú Catalina Massa, Universidad de Córdoba/Argentina Antonio Hernández-Cardoso, USP/USA
Sub grupo de trabajo para versión de los documentos en portugués ▪
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Francisco Canindé Gerlândio de Souza, ANVISA/Brasil Amália Soares Santana, LACEN-MG/FUNED/Brasil Reginelena Ferreira da Silva, INCQS/Fiocruz/ Brasil Rodrigo Souza Leite, LACEN-MG/FUNED/Brasil Renata Carvalho, ANVISA/Brasil
DOCUMENTO DE A UTOEVALUACIÓN UTOEVALUACIÓN
DE BUENAS PRÁCTICAS DE LABORATORIO (BPL)
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Secretariado ▪
José M. Parisi OPS-OMS/W OPS-OMS/Washington, ashington, DC
Colaboradores participantes en la 7ª Reunión del Grupo de Trabajo en Buenas Prácticas de Laboratorio (GT- BPL), del 20 al 22 de Julio del 2010 - Lima, Perú ▪
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Cecilia Garnica López, CONCAMYT/Bolivia Eduardo C. Leal, INCQS/Brasil José A. Padilha de Castro, GGLAS/ANVISA/Brasil Julio César Martins Siqueira, IOM/FUNED/Brasil Amália Soares Santana, IOM/FUNED/Brasil IOM/FUNED/Brasil Rubén G. Tabuchi, CNCC/Perú Fernando Alva Ruiz, CNCC/Perú Fredy Mostacero Rodriguez, CNCC/Perú Roberto Torres Torres Olivera, CNCC/Perú Julia Chu Caytopa, CNCC/Perú Juan Ortiz Bernaola, CNCC/Perú Gloria Florez Lovera, CNCC/Perú Werner Hurtado Basualdo, CNCC/Perú Leila Choy Chong, DIGEMID/Perú Flor Espinoza Galindo, DIGEMID/Perú Graciela Laines Lozano, DIGEMID/Perú Kelly Carvajal Ulloa, DIGEMID/Perú Amelia Villar, OPS/Perú Mónica Hirschhorn, CCCM/Uruguay Adrián Barojas, PQM/USP/USA
DOCUMENTO TÉCNICO NO 6 - SERIE RED PARF
A u t o ev Au eval alu u ac acii ó n d e Bu B u en enas as Pr Prác áctt i c as d e Lab L abo o r at ato orio (BPL) Primera Parte. Gestión e Infraestructura 1.
Organización y gestión
2.
Sistema de gestión de calidad
3.
Control de documentos
4.
Registros
5.
Equipos de procesadores de datos
6.
Personal
7.
Instalaciones
8.
Equipos, instrumentos y otros dispositivos
9.
Contratos
Segunda Parte. Materiales, Equipos, Instrumentos y Otros Dispositivos 10. Reactivos 11. Sustancias y materiales de referencia 12. Calibración, verificación y cualificación de equipos, instrumentos y otros dispositivos 13. Trazabilidad Tercera Parte. Procedimientos de Trabajo 14. Ingreso de muestras 15. Haja de trabajo analítico 16. Validación de procedimientos analíticos 17. Ensayos 18. Evaluación de resultados 19. Certificado de análisis 20. Muestras retenidas Cuarta Parte. Seguridad 21. Reglas generales
DOCUMENTO DE A UTOEVALUACIÓN UTOEVALUACIÓN
DE BUENAS PRÁCTICAS DE LABORATORIO (BPL)
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Nº ÍTEM
P R E G U N TA S
CUMPL E
NO CUMPLE
EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
PRIMERA PARTE: GESTIÓN E INFRAESTRUCTURA 1.
Organización y gestión
1.1. 1. 1.
¿El lab ¿El labor orat ator orio io o la la org organ aniz izac ació ión n de de la la cua cuall for forma ma pa part rte, e, es un una a entidad legalmente autorizada para funcionar y legalmente responsable?
1.2. 1. 2.
¿El lab ¿El labor orat ator orio io es está tá or orga gani niza zado do y ope opera ra de ma mane nera ra qu que e cum cumpl pla a con los requerimientos señalados en estas Guías?
1.3. 1. 3.
Indi In diqu que e si si el el lab labor orat ator orio io cu cump mple le lo loss sig sigui uien ente tess req requi uisi sito tos: s:
1.3.(a 1.3 .(a))
¿El lab labora orator torio io tien tiene e pers persona onall dire direct ctivo ivo y técn técnico ico con la aut autori oridad dad y recursos necesarios para: ▪
▪
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▪
cumplir sus obligaciones; identificar la ocurrencia de desviaciones respecto del sistema de calidad; identificar la ocurrencia de desviaciones respecto de los procedimientos para realizar los ensayos, calibraciones, validaciones y veri ficaciones, e iniciar acciones para prevenir o minimizar tales desviaciones?
1.3. 1. 3.(b (b))
¿Cuent ¿Cue nta a con con las las medi medida dass para para ase asegu gura rarr que que la ger geren enci cia a y el personal no estén sujetos a presiones comerciales, políticas, financieras y de otro tipo o con flictos de interés, que puedan afectar en forma adversa la calidad de su trabajo?
1.3.(c 1.3 .(c))
¿Tiene ¿Tien e una una pol políti ítica ca y un un proc procedi edimie miento nto que per permit mita a gara garanti ntizar zar la confidencialidad de: ▪
▪
▪
1.3. 1. 3.(d (d))
la información contenida en las autorizaciones de comercialización; transferencia de resultados o informes, y para proteger los datos en los archivos (en papel y electrónico)?
¿Tie ¿T iene ne un or orga gani nigr gram ama, a, en el qu que e defina: ▪
▪
▪
la organización y la estructura de gestión del laboratorio; su ubicación en cualquier organización matriz, (tal como el ministerio o la autoridad reguladora de medicamentos), y las relaciones entre la gestión, las operaciones técnicas, los servicios de apoyo y el sistema de gestión calidad?
1.3.(e)
¿Tiene es especificada la responsabilidad, autoridad e interrelaciones de todo el personal que gestiona, ejecuta o verifica el trabajo que afecte la calidad de los ensayos y/o calibraciones, validaciones y veri ficaciones?
1.3. 1. 3.(f (f))
¿Tiene ¿Tie ne ga gara rant ntiz izad ada a la as asig igna naci ción ón pr prec ecis isa a de la lass responsabilidades, especialmente especialmente en la designación de unidades específicas para tipos de medicamentos particulares?
1.3. 1. 3.(g (g))
¿Se ha des ¿Se desig igna nado do sus sustititu tuto toss o suba subaltlter erno noss entr entren enad ados os par para a personal gerencial clave y personal cientí fico especializado? ...
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DOCUMENTO TÉCNICO NO 6 - SERIE RED PARF
Nº ÍTEM
P R E G U N TA S
CUMPL E
1.3. 1. 3.(h (h))
¿Propo ¿Pro porc rcio iona na supe superv rvis isió ión n adecu adecuad ada a al perso persona nal,l, incl incluy uyen endo do personal en entrenamiento, por personal competente con los ensayos y/o métodos, procedimientos de calibración, validación y verificación, así como con los objetivos de los ensayos y la evaluación de los resultados?
1.3. 1. 3.(i (i))
¿Tiene ¿Tie ne un un gere gerent nte e o jef jefe e de la labo bora rato tori rio o con con res respo pons nsab abililid idad ad por todas las operaciones técnicas y por la provisión de recursos necesarios para asegurar la calidad requerida de las operaciones del laboratorio?
1.3. 1. 3.(j (j))
¿Ha de ¿Ha desi sign gnad ado o un mi miem embr bro o de dell pe pers rson onal al co como mo ge gere rent nte e de calidad, que además de otras funciones, asegure el cumplimiento con el sistema de gestión de calidad?
NO CUMPLE
EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
¿El gerente de calidad, tiene acceso directo a los más altos niveles de la gerencia donde se toman decisiones sobre la política y los recursos del laboratorio? 1.3.(k)
¿Se as asegura el el flujo adecuado de información entre el personal en todos los niveles? ¿El personal es consciente de la relevancia e importancia de sus actividades?
1.3. 1. 3.(l (l))
¿Se aseg ¿Se asegur ura a la tr traz azab abililid idad ad de de la mu mues estr tra a en to toda dass las las etap etapas as desde su recepción hasta la elaboración del informe de análisis?
1.3. 1. 3.(m (m))
¿Mantitien ¿Man ene e un arc archi hivo vo act actua ualiliza zado do de de toda todass las las espe especi cificaciones y documentos relacionados (en papel o electrónico) utilizado en el laboratorio?
1.3. 1. 3.(n (n))
¿Tiene ¿Tie ne pr proc oced edim imie ient ntos os ap apro ropi piad ados os de se segu guri rida dad? d? (Ver Cuarta Parte)
1.4. 1. 4.
El la labo bora rato tori rio o deb debe e man mante tene nerr un un reg regis istr tro o de de las las si sigu guie ient ntes es funciones:
1.4.(a 1.4 .(a))
¿Tiene ¿Tien e regi registr stros os de la rec recepc epción ión,, dist distrib ribuci ución ón y supe supervi rvisió sión n del del envío de las muestras a las unidades específicas?
1.4. 1. 4.(b (b))
¿Tiene ¿Tie ne reg regis istr tros os de de toda todass las las mues muestr tras as rec recib ibid idas as y los los documentos que las acompañan?
1.5. 1. 5.
¿Está ¿Est á gar garan anti tiza zada da la co comu muni nica caci ción ón y coo coord rdin inac ació ión n ent entre re el personal involucrado en el análisis de la misma muestra en las diferentes unidades?
2.
Sistema de gestión de calidad
2.1. 2. 1.
¿La Ger ¿La Geren enci cia a de de la la org organ aniz izac ació ión n o del del la labo bora rato tori rio o ha ha est estab able leci cido do,, implementado y mantiene un sistema de gestión de calidad apropiado para el alcance de sus actividades, incluyendo el tipo, rango y cantidad de ensayos y/o actividades de calibración, validación y verificación a las que se compromete? ¿La Gerencia del laboratorio ha asegurado que sus políticas, sistemas, programas, procedimientos e instrucciones se describan con la extensión necesaria para que permita al laboratorio garantizar la calidad de los resultados que genera? ¿La documentación usada en este sistema de gestión de calidad es comunicada, está disponible y es entendida e implementada por el personal apropiado? ...
DOCUMENTO DE A UTOEVALUACIÓN UTOEVALUACIÓN
DE BUENAS PRÁCTICAS DE LABORATORIO (BPL)
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Nº ÍTEM
P R E G U N TA S
CUMPL E
NO CUMPLE
EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
¿Los elementos de este sistema están documentados por ejemplo en un manual de calidad, para la organización en su conjunto y/o para un laboratorio dentro de la organización? 2.2.
El ma manual de calidad, como mínimo:
2.2.(a 2.2 .(a))
¿Contiene ¿Conti ene una dec declar laraci ación ón de la pol polít ítica ica de cal calida idad, d, inc incluy luyend endo o al menos lo siguiente:
2.2.(a)(i)
▪
2.2.(a)(ii)
▪
2.2.(a)(iii)
▪
2.2.(a)(iv)
▪
una declaración de la Gerencia del laboratorio respecto al tipo de servicio que proporcionará; el compromiso de establecer establecer,, implementar y mantener un sistema de gestión de la calidad efectivo; el compromiso de la Gerencia del laboratorio con las buenas prácticas profesionales y la calidad del análisis, calibración, validación y verificación; el compromiso de la Gerencia del laboratorio con el cumplimiento del contenido de estas guías, y
2.2.(a)(v)
▪
el requisito de que todo el personal relacionado con las actividades de análisis y calibración dentro del laboratorio esté familiarizado con la documentación de calidad y la implementación de las políticas y procedimientos en su trabajo?
2.2. 2. 2.(b (b))
¿Con ¿C ontitien ene e la est estru ruct ctur ura a del del labo labora rato tori rio o (org (organ anig igra rama ma)? )?
2.2. 2. 2.(c (c))
¿Contitien ¿Con ene e las las acti activi vida dade dess oper operac acio iona nale less y fun funci cion onal ales es relacionadas con la calidad, de manera que el alcance y los límites de sus responsabilidades estén claramente de finidas?
2.2. 2. 2.(d (d))
¿Contitien ¿Con ene e un esq esque uema ma de de la est estru ruct ctur ura a de la la docu docume ment ntac ació ión n utilizada en el sistema de gestión de calidad del laboratorio?
2.2.(e 2.2 .(e))
¿Contiene ¿Conti ene los pro proced cedimi imient entos os gen genera erales les int intern ernos os de ges gestió tión n de calidad?
2.2. 2. 2.(f (f))
¿Contitien ¿Con ene e la lass re refe fere renc ncia iass a pr proc oced edim imie ient ntos os es espe pecí cíficos para cada ensayo?
2.2. 2. 2.(g (g))
¿Conti ¿Con tien ene e inf infor orma maci ción ón so sobr bre e las las ca calilificaciones, experiencia y competencias apropiadas que son requeridas para el personal?
2.2.(h 2.2 .(h))
¿Contiene ¿Conti ene inf inform ormaci ación ón sob sobre re la cap capaci acitac tación ión de per person sonal al nue nuevo vo y en servicio?
2.2. 2. 2.(i (i))
¿Con ¿C ontitien ene e una una po polílítitica ca de au audi dito torí ría a int inter erna na y ext exter erna na? ?
2.2. 2. 2.(j (j))
¿Contitien ¿Con ene e un una a po polílítitica ca pa para ra im impl plem emen enta taci ción ón y ve veri rificación de acciones correctivas y preventivas?
2.2. 2. 2.(k (k))
¿Con ¿C ontitien ene e una una polí polítitica ca par para a aten atende derr quej quejas as y re recl clam amos os? ?
2.2. 2. 2.(l (l))
¿Contitien ¿Con ene e una una polí polítitica ca par para a real realiz izar ar rev revis isio ione ness del del sist sistem ema a de gestión de calidad?
2.2.(m 2.2 .(m))
¿Contiene ¿Conti ene una pol polít ítica ica par para a selec seleccio cionar nar,, estab establec lecer er y aprob aprobar ar procedimientos analíticos?
2.2.(n 2.2 .(n))
¿Contiene ¿Conti ene una pol polít ítica ica par para a el el mane manejo jo de los res result ultado adoss fue fuera ra de especificaciones (OOS)?
2.2.(o 2.2 .(o))
¿Contiene ¿Conti ene una pol políti ítica ca par para a el el empl empleo eo de sus sustan tancia ciass y ma mater terial iales es de referencia apropiados? ...
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DOCUMENTO TÉCNICO NO 6 - SERIE RED PARF
Nº ÍTEM
P R E G U N TA S
CUMPL E
2.2.(p 2.2 .(p))
¿Contiene ¿Conti ene una pol políti ítica ca par para a la par partic ticipa ipació ción n en pro progra gramas mas de ensayos de aptitud, de ensayos colaborativos y de evaluación del desempeño (aplicable a laboratorios o ficiales de control de calidad de productos farmacéuticos, pero que se pueda aplicar a otros laboratorios)?
2.2. 2. 2.(q (q))
¿Contitien ¿Con ene e una una polí polítitica ca par para a sele selecc ccio iona narr prov provee eedo dore ress de servicios y materiales?
2.3. 2. 3.
¿El la ¿El labo bora rato tori rio o ha es esta tabl blec ecid ido, o, im impl plem emen enta tado do y ma mant ntie iene ne procedimientos operativos estándar (POEs) escritos y autorizados para lo siguiente?:
2.3.(a)
¿Calificaciones, entrenamiento, vestimenta e higiene de personal?
2.3.(b)
¿Control de de ca cambios?
2.3.(c)
¿Auditoría in interna?
2.3. 2. 3.((d)
¿Atten ¿A encció ión n de de que queja jass y rec recla lam mos os? ?
2.3.(e)
¿Implementación y verificación de acciones correctivas y preventivas?
2.3. 2. 3.(f (f))
¿Compr ¿Com pra a y rec recep epci ción ón de de reme remesa sass de ma mate teri rial ales es por por eje ejemp mplo lo,, muestras y reactivos?
2.3.(g 2.3 .(g))
¿Obtenció ¿Obten ción, n, pre prepar paraci ación ón y cont control rol de sus sustan tancia ciass y ma mater terial iales es de referencia?
2.3. 2. 3.(h (h))
¿Etiqu ¿Eti quet etad ado o inte intern rno, o, cua cuare rent nten ena a y alma almace cena nami mien ento to de de materiales?
2.3.(i)
¿Calificación de equipos?
2.3. 2. 3.(j (j))
¿Cal ¿C alib ibra raci ción ón de eq equi uipo poss e in inst stru rume ment ntos os? ?
2.3. 2. 3.((k)
¿Anten ¿Ant enim imie ien nto pr prev eve ent ntiv ivo o y ve verificación de instrumentos y equipos?
2.3. 2. 3.(l (l))
¿Mue ¿M uest stre reo o si el lab labor orat ator orio io lo lo real realiz iza, a, e insp inspec ecci ción ón vi visu sual al? ?
2.3.(m 2.3 .(m))
¿Análisis ¿Análi sis de las las mues muestra trass con con desc descrip ripcio ciones nes de los los mét método odoss y equipos usados?
2.3. 2. 3.(n (n))
¿Res ¿R esul ulta tado doss atí atípi pico coss y fu fuer era a de de esp espec ecii ficación?
2.3. 2. 3.(o (o))
¿Val ¿V alid idac ació ión n de pr proc oced edim imie ient ntos os an anal alít ític icos os? ?
2.3. 2. 3.(p (p))
¿limpi ¿lim piez eza a de las las insta instala laci cion ones es de lab labor orat ator orio io,, inclu incluye yend ndo o la parte superior de los mesas, equipos, puestos de trabajo, áreas limpias, (áreas asépticas) y material de vidrio?
2.3. 2. 3.(q (q))
¿Contr ¿Con trol ol de las las con condi dici cion ones es amb ambie ient ntal ales es por por ejem ejempl plo o Hume Humeda dad d y temperatura?
2.3. 2. 3.(r (r))
¿Con ¿C ontr trol ol de de las las cond condic icio ione ness de alm almac acen enam amie ient nto? o?
2.3. 2. 3.(s (s))
¿Elilimi ¿E mina naci ción ón de re reac actitivo voss y mu mues estr tras as de so solv lven ente tes? s?
2.3.(t)
¿Medidas de de se seguridad?
NO CUMPLE
EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
...
DOCUMENTO DE A UTOEVALUACIÓN UTOEVALUACIÓN
DE BUENAS PRÁCTICAS DE LABORATORIO (BPL)
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Nº ÍTEM 2.4. 2. 4.
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CUMPL E
NO CUMPLE
EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
¿Se audi ¿Se audita tan n peri periód ódic ica a y sis siste temá máti tica came ment nte e (aud (audit itor oría íass inte intern rnas as y externas) las actividades del laboratorio para veri ficar el cumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de la calidad y si fuera necesario para aplicar acciones preventivas y correctivas? ¿Son las auditorías llevadas a cabo por personal entrenado, calificado e independiente de la actividad a ser auditada? ¿Es el Gerente de calidad el responsable de plani ficar y organizar las auditorías internas y abordar todos los elementos del sistema de gestión de calidad? ¿Son registradas las auditorías, así como detalles de cualquier acción preventiva y correctiva tomada?
2.5. 2. 5.
¿La re ¿La revi visi sión ón po porr la Di Dire recc cció ión n (g (ger eren enci cia) a) de dell la labo bora rato tori rio o sobre las actividades vinculadas con calidad se lleva a cabo periódicamente (al menos anualmente)? incluyendo:
2.5.(a 2.5 .(a))
¿Los info ¿Los informe rmess sobr sobre e las las ins inspec peccio ciones nes o audi auditor torías ías int intern ernas as y externas y cualquier seguimiento necesario para corregir las deficiencias?
2.5. 2. 5.(b (b))
¿El resu ¿El resultltad ado o de in inve vest stig igac acio ione ness llev llevad adas as a ca cabo bo com como o consecuencia de las quejas y reclamos recibidos, resultados aberrantes o resultados dudosos (atípicos) en los ensayos colaborativos y/o ensayos de aptitud?
2.5. 2. 5.(c (c))
¿Las acc ¿Las accio ione ness corr correc ectitiva vass y prev preven entitiva vass apli aplica cada dass como como resultado de estas investigaciones?
3.
Control de documentos
3.1. 3. 1.
¿El lab ¿El labor orat ator orio io ti tien ene e est estab able leci cido do y man manti tien ene e pro proce cedi dimi mien ento toss para controlar y revisar todos los documentos (generados internamente o de origen externo) que forman parte de la documentación de calidad? ¿Se tiene disponible una lista maestra para identi ficar el estado de la versión actual y la distribución de los documentos elaborados?
3.2.
Aseguran los procedimientos que:
3.2. 3. 2.(a (a))
¿Cada ¿Cad a docu docume ment nto, o, ya ya sea sea un doc docum umen ento to téc técni nico co o de de cali calida dad, d, tiene una identificación única, número de versión y fecha de implementación?
3.2. 3. 2.(b (b))
¿Los proc ¿Los proced edim imie ient ntos os oper operat ativ ivos os está estánd ndar ariz izad ados os (POE (POEs) s) apropiados y autorizados están disponibles en los l ugares de uso, por ejemplo cerca de los instrumentos?
3.2. 3. 2.(c (c))
¿Los doc ¿Los docum umen ento toss se mant mantie iene nen n actu actual aliz izad ados os y revi revisa sado doss segú según n sea requerido?
3.2. 3. 2.(d (d))
¿Cualq ¿Cua lqui uier er doc docum umen ento to no no váli válido do es es elim elimin inad ado o y reem reempl plaz azad ado o con el documento autorizado y revisado, para su inmediata aplicación?
3.2.(e)
¿Se han identificado los cambios entre una versión y otra; incluye referencias al documento previo?
3.2. 3. 2.(f (f))
¿Se cons ¿Se conser erva va un un arch archiv ivo o hist histór óric ico o de do docu cume ment ntos os del del SGC SGC par para a garantizar la trazabilidad de la evolución de los procedimientos? ▪
¿Las copias inválidas se destruyen? ...
12
DOCUMENTO TÉCNICO NO 6 - SERIE RED PARF
Nº ÍTEM
P R E G U N TA S
CUMPL E
3.2.(g 3.2 .(g))
¿Todo el per ¿Todo person sonal al per pertin tinent ente e ha ha sido sido cap capaci acitad tado o en en los los nue nuevos vos procedimientos?
3.2. 3. 2.(h (h))
¿Los doc ¿Los docum umen ento toss de ca calilida dad, d, inc inclu luye yend ndo o los los regi regist stro ross se conserven durante un mínimo de 5 años?
3.3. 3. 3.
¿Exist ¿Exi ste e un un sis siste tema ma de co cont ntro roll de de cam cambi bios os pa para ra in info form rmar ar al personal de los documentos nuevos y de los actualizados? El sistema asegura que:
3.3. 3. 3.(a (a))
¿Los docu ¿Los docume ment ntos os rev revis isad ados os son son pre prepa para rado doss por el el elabo elabora rado dorr inicial, o por una persona que realiza la misma función y que son revisados y aprobados al mismo nivel que el documento original y posteriormente distribuidos por el gerente de calidad (unidad de calidad)? y
3.3. 3. 3.((b)
¿El pe ¿El pers rson ona al de deja ja reg egis istr tro o (firma) que toma conocimiento de los cambios aplicables y su fecha de implementación?
4.
Registros
4.1. 4. 1.
¿El lab ¿El labor orat ator orio io es esta tabl blec ece e y ma mant ntie iene ne pr proc oced edim imie ient ntos os pa para ra la identificación, colección, numeración, recuperación, almacenamiento, mantenimiento mantenimiento y eliminación de registros y para el acceso a todos los registros de calidad y técnico/ científicos?
4.2. 4. 2.
¿Se co ¿Se cons nser erva van n co como mo re regi gist stro ross to toda dass la lass ob obse serv rvac acio ione ness originales, cálculos y datos derivados, registros de calibración, validación y verificación, y resultados finales, por un período apropiado de tiempo en conformidad con las regulaciones nacionales/contractuales?
NO CUMPLE
EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
¿Los registros incluyen los datos consignados en la hoja de trabajo analítico por el técnico o analista en páginas numeradas consecutivamente consecutivamen te con referencias a los apéndices que contienen los registros pertinentes, ej. cromatogramas y espectros? ¿Los registros de cada ensayo contienen información su ficiente para permitir que el mismo se repita y / o los resultados puedan ser recalculados, si fuera necesario? ¿Los registros incluyen la identidad del personal que participa en la toma de muestras, preparación y análisis de las muestras? ¿Los registros de muestras que se emplean en los procedimientos judiciales son mantenidos de acuerdo a los requisitos legales que les sean aplicables? Nota: Por lo general se recomienda mantener los registros, el periodo aceptado de vida útil más un año para un producto farmacéutico en el mercado y 15 años para un producto en investigación, a menos que las regulaciones nacionales sean más exigentes o que convenios contractuales requieran otra forma. ...
DOCUMENTO DE A UTOEVALUACIÓN UTOEVALUACIÓN
DE BUENAS PRÁCTICAS DE LABORATORIO (BPL)
13
Nº ÍTEM 4.3. 4. 3.
P R E G U N TA S
CUMPL E
NO CUMPLE
EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
¿Son to ¿Son todo doss los los re regi gist stro ross leg legib ible les, s, rá rápi pida dame ment nte e rec recup uper erab able les, s, almacenados y retenidos dentro de áreas que proporcionen un medio ambiente adecuado que prevenga modi ficaciones, daño o deterioro y/o pérdida? ¿Las condiciones bajo las cuales todos los registros originales son almacenados garantizan su seguridad y con fidencialidad? ¿El acceso a ellos es restringido y solo para personal autorizado? ¿En el caso de que emplee almacenamiento y firmas electrónicos, cuentan con acceso restringido y en conformidad con los requisitos para los registros electrónicos?
4.4. 4. 4.
¿Los re ¿Los regi gist stro ross de de ges gesti tión ón de ca calilida dad d inc inclu luye yen n inf infor orme mess de de auditorías internas (y externas, si se realizan) y revisiones de la dirección, así como los registros de todas las quejas y sus investigaciones, incluidos los registros de las posibles acciones correctivas y preventivas?
5.
Equipos con procesadores de datos
5.1. 5. 1.
Para co Para comp mput utad ador oras as,, eq equi uipo poss au auto toma mati tiza zado doss o eq equi uipo poss de calibración, y para la recolección, procesamiento, registro, informe, almacenamiento o recuperación de datos de análisis y/o calibración, asegura el laboratorio asegura que:
5.1. 5. 1.(a (a))
¿El prog ¿El progra rama ma inf infor ormá mátitico co des desar arro rollllad ado o por por el usu usuar ario io est esté é documentado con su ficiente detalle y apropiadamente validado o verificado, según sea adecuado para el uso?
5.2. 5. 2.(b (b))
¿Se han ¿Se han esta establ blec ecid ido o e impl implem emen enta tado do pro proce cedi dimi mien ento toss para para proteger la integridad de los datos? ¿Tales procedimientos incluyen medidas para asegurar la ¿Tales integridad y con fidencialidad del ingreso o recolección de datos y el almacenamiento, transmisión y procesamiento de los datos? ¿En particular, los datos electrónicos están protegidos contra el acceso no autorizado y mantienen la trazabilidad de cualquier enmienda?
5.2. 5. 2.(c (c))
¿Las com ¿Las compu puta tado dora rass y equip equipos os auto automa matitiza zado doss son son mant manten enid idos os para que funcionen correctamente y están provistos con las condiciones ambientales y operativas necesarias para asegurar la integridad de los datos de ensayo y calibración?
5.2. 5. 2.(d (d))
¿Se han ¿Se han esta establ blec ecid ido o e impl implem emen enta tado do pro proce cedi dimi mien ento toss para para hacer, documentar documentar y controlar los cambios de la información almacenados en sistemas computarizados?
5.2. 5. 2.(e (e))
¿Exist ¿Exi ste e un pro proce cedi dimi mien ento to doc docum umen enta tado do par para a prot proteg eger er y mantener los respaldos de los datos de computadoras? Los datos copiados ¿son recuperables y almacenados de tal manera de evitar la pérdida de datos?
6.
Personal
6.1.
¿Tiene el laboratorio personal suficiente con la educación, capacitación, conocimiento técnico y experiencia necesarias para las funciones asignadas? ...
14
DOCUMENTO TÉCNICO NO 6 - SERIE RED PARF
Nº ÍTEM 6.2. 6. 2.
P R E G U N TA S
CUMPL E
NO CUMPLE
EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
¿La ge ¿La gere renc ncia ia té técn cnic ica a as aseg egur ura a la co comp mpet eten enci cia a de to todo do el personal que opera equipos especí ficos, instrumentos u otros dispositivos; y que realizan ensayos y/o calibraciones, validaciones o verificaciones? ¿Sus obligaciones incluyen la evaluación de los resultados como también la firma de los registros de ensayos analíticos y certificados de análisis?
6.3. 6. 3.
¿Ell per ¿E perso sona nall en en cap capac acit itac ació ión n es es sup super ervi visa sado do ap apro ropi piad adam amen ente te? ? ¿Se realiza una evaluación formal después de la capacitación? ¿Es el personal que realiza tareas específicas calificado apropiadamente en términos de su educación, capacitación, experiencia y/o habilidades demostradas, según se requiera?
6.4. 6. 4.
¿El per ¿El perso sona nall del del labo labora rato tori rio o est está á emp emple lead ado o en en for forma ma pe perm rman anen ente te o bajo contrato? ¿Se asegura el laboratorio que el personal adicional técnico y de apoyo clave bajo contrato sean supervisados, su ficientemente competentes y su trabajo esté en conformidad con el sistema de gestión de calidad?
6.5. 6. 5.
¿El lab ¿El labor orat ator orio io ma mant ntie iene ne de desc scri ripc pcio ione ness de de car cargo go vi vige gent ntes es pa para ra todo el personal involucrado en los ensayos, y/o calibraciones, validaciones y verificaciones? ¿El laboratorio mantiene también registros de todo el personal técnico, describiendo sus áreas de competencia, capacitación y experiencia?
6.6. 6. 6.
¿Tie ¿T iene ne el la labo bora rato tori rio o el el sig sigui uien ente te pe pers rson onal al té técn cnic ico o y de de ges gesti tión ón?: ?:
6.6.(a 6.6 .(a))
¿Un jef jefe e de de labor laborato atorio rio (su (super pervis visor) or),, con con un alt alto o nive nivell profe profesio sional nal y extensa experiencia en al análisis de productos farmacéuticos y gestión de laboratorio, en laboratorio farmacéutico de control de calidad del sector regulador o de la industria? ¿Tiene el jefe de laboratorio la responsabilidad del contenido de los certificados de análisis e informes de análisis? ¿Es esta persona también responsable de asegurar que:
6.6.(a)(i)
▪
6.6.(a)(ii)
▪
6.6.(a)(iii)
▪
6.6. 6. 6.(b (b))
¿La ¿L a ge gere renc ncia ia té técn cnic ica a as aseg egur ura a qu que: e:
6.6.(b)(i)
▪
6.6.(b)(ii)
▪
6.6.(b)(iii)
▪
todos los miembros clave del laboratorio tengan la competencia necesaria para las funciones requeridas y sus calificaciones de acuerdo a sus responsabilidades; se revisan periódicamente la adecuación del personal actual, la gestión y los procedimientos de capacitación, y las actividades técnicas son adecuadamente supervisadas?
están previstos y que se llevan a cabo según se requiera, los procedimientos para realizar la calibración, veri ficación y re-calificación de instrumentos, control de las condiciones ambientales y de almacenamiento; se preparan programas de capacitación en servicio, para actualizar y mejorar las habilidades del personal profesional y técnico; el resguardo seguro de cualquier sustancia controlada narcótica y psicotrópica, mantenidas en el lugar de trabajo, bajo la supervisión de una persona autorizada, y ...
DOCUMENTO DE A UTOEVALUACIÓN UTOEVALUACIÓN
DE BUENAS PRÁCTICAS DE LABORATORIO (BPL)
15
Nº ÍTEM 6.6.(b)(iv)
P R E G U N TA S ▪
CUMPL E
NO CUMPLE
EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
los laboratorios o ficiales de Control de calidad de productos farmacéuticos participan regularmente en pruebas de competencia y ensayos de colaboración para evaluar los procedimientos de análisis o sustancias de referencia?
6.6. 6. 6.(c (c))
¿Los ana ¿Los analilist stas as,, grad gradua uado doss en farm farmac acia ia,, quím químic ica a analí analítitica ca,, microbiología u otras materias pertinentes cuentan con el requisito de conocimiento, destreza y habilidad para ejecutar adecuadamente las tareas asignadas por los directivos y para supervisar al personal técnico?
6.6. 6. 6.(d (d))
¿El pers ¿El person onal al téc técni nico co cue cuent nta a con con dipl diplom omas as en en sus sus mate materi rias as,, otorgados por escuelas técnicas o vocacionales?
6.6. 6. 6.(e (e))
¿Ell labor ¿E laborat ator orio io cue cuent nta a con con un ger geren ente te o enc encar arga gado do de de cali calida dad? d?
7.
Instalaciones
7.1. 7. 1.
¿Las in ¿Las inst stal alac acio ione ness del del la labo bora rato tori rio o est están án di dise seña ñada dass par para a las las funciones y operaciones que se realizan, con salas de refrigerios y descanso separadas de las áreas de trabajo y con baños y vestuarios de fácil acceso y adecuadas al número de usuarios?
7.2. 7. 2.
¿Se dis ¿Se dispo pone ne de eq equi uipo poss de de seg segur urid idad ad ad adec ecua uado dos, s, si situ tuad ados os y mantenidos apropiadamente? ¿Cuenta el laboratorio con instalaciones y equipos adecuados como ser mesas de trabajo y campanas de extracción?
7.3.
¿Están definidas las condiciones ambientales (iluminación, fuentes de energía, temperatura, humedad, presión de aire) requeridas y las mismas son revisadas, controladas y documentadas y no invalidan los resultados ni afectan negativamente a la calidad de l as mediciones?
7.4. 7. 4.
¿Se tom ¿Se toman an pr prec ecau auci cion ones es es espe peci cial ales es pa para ra ma mane neja jarr, pe pesa sarr y manipular sustancias altamente tóxicas, i ncluyendo sustancias genotóxicas, existiendo una unidad separada y dedicada o equipo (por ejemplo, aislador, mesa de trabajo con flujo laminar) y procedimientos para evitar la exposición y la contaminación?
7.5. 7. 5.
¿Las in ¿Las inst stal alac acio ione ness de de arc archi hivo vos, s, ga gara rant ntiz izan an el alm almac acen enam amie ient nto o seguro y recuperación de todos los documentos, protegiéndolos del deterioro y con acceso restringido al personal autorizado?
7.6. 7. 6.
¿Exist ¿Exi sten en pr proc oced edim imie ient ntos os pa para ra la el elim imin inac ació ión n seg segur ura a de de los los distintos tipos de residuos incluyendo los desechos tóxicos (químicos y biológicos), reactivos, muestras, solventes y filtros de aire?
7.7. 7. 7.
¿Las pr ¿Las prue ueba bass mic micro robi biol ológ ógic icas as,, se se rea realiliza zan, n, en un la labo bora rato tori rio o apropiadamente diseñado y construido de acuerdo a la Guía de la OMS sobre buenas prácticas para los laboratorios de microbiología farmacéutica (referencia QAS/ 09.297)?
7.8. 7. 8.
¿Si el ¿Si el lab labor orat ator orio io re real aliz iza a ens ensay ayos os bi biol ológ ógic icos os in vi vivo vo,, se se encuentran las instalaciones destinadas a los animales aisladas de las otras áreas, con una entrada independiente y sistema de aire acondicionado separado, siguiendo guías y regulaciones pertinentes? Instalaciones de almacenamiento:
7.9. 7. 9.
¿Están ¿Est án la lass ins insta tala laci cion ones es or orga gani niza zada dass par para a el el alm almac acen enam amie ient nto o correcto de las muestras, reactivos y equipos? ...
16
DOCUMENTO TÉCNICO NO 6 - SERIE RED PARF
Nº ÍTEM 7.10 7. 10..
P R E G U N TA S
CUMPL E
NO CUMPLE
EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
¿Se titien ¿Se enen en de depe pend nden enci cias as se sepa para rada dass pa para ra el al alma mace cena nami mien ento to seguro de muestras, muestras retenidas (ver Tercera Parte, sección 18.) reactivos, accesorios de l aboratorio (ver Segunda Parte, sección 10.12.-10.14.) sustancias y materiales de referencia (ver Segunda Parte, sección 11.) contemplando el almacenamiento bajo refrigeración (2ºC a 8ºC) y congelación (-20ºC) cuando corresponda y aseguradas con llave con acceso restringido al personal autorizado? ¿Son las condiciones de almacenamiento especi ficadas, controladas, monitoreadas y registradas?
7.1 7. 11.
¿Exist ¿Exi sten en ár área eass sep separ arad adas as pa para ra el al alma mace cena nami mien ento to de su sust stan anci cias as inflamables, autoinflamables, fumantes, bases y ácidos concentrados, aminas volátiles reactivos tóxicos e in flamables y otros (como ácido clorhídrico, ácido nítrico, amoníaco y bromo) y procedimientos apropiados de seguridad?
7.12 7. 12..
¿Los re ¿Los reac actitivo voss suj sujet etos os a reg regul ulac acio ione ness de de ven venen enos os o sus susta tanc ncia iass controladas narcóticas y psicotrópicas, son identi ficados de acuerdo a la legislación nacional y mantenidos separadamente de otros reactivos en armarios cerrados con llave? ¿El personal responsable mantiene un registro de estas sustancias?
7.13 7. 13..
¿Los ga ¿Los gase sess son son al alma mace cena nado doss en en un un lug lugar ar ex excl clus usiv ivo o y ai aisl slad ado o del del edificio principal? ¿En caso de estar dentro del laboratorio están adecuadamente asegurados?
8.
Equipos, instrumentos y otros dispositivos
8.1. 8. 1.
¿Los equ ¿Los equip ipos os,, inst instru rume ment ntos os y otr otros os dis dispo posi siti tivo voss está están n dise diseña ñado dos, s, construidos, adaptados, ubicados, calibrados, cali ficados, veri ficados y mantenidos de acuerdo a lo requerido por las operaciones realizadas en el ambiente de trabajo? ¿Son realizadas las compras a proveedores capaces de proporcionar soporte técnico completo y mantenimiento?
8.2. 8. 2.
¿Tiene ¿Tie ne el la labo bora rato tori rio o los los eq equi uipo poss req reque ueri rido dos, s, in inst stru rume ment ntos os y otros dispositivos para la ejecución correcta de los ensayos y/o calibraciones, validaciones y veri ficaciones?
8.3. 8. 3.
¿Cumpl ¿Cum plen en lo loss equ equip ipos os,, ins instr trum umen ento toss y ot otro ross dis dispo posi siti tivo vos, s, incluyendo aquellos usados en el muestreo, con los requerimientos del laboratorio y especi ficaciones estándares pertinentes, siendo veri ficados/calificados/calibrados regularmente?
9.
Contratos Compra de servicios y suministros
9.1. 9. 1.
¿Tiene ¿Tie ne el la labo bora rato tori rio o pr proc oced edim imie ient nto o pa para ra la se sele lecc cció ión ny adquisición de servicios y suministros que afectan la calidad del ensayo?
9.2. 9. 2.
¿Evalú ¿Eva lúa a el el lab labor orat ator orio io a los los pr prov ovee eedo dore ress de de ins insum umos os cr crít ític icos os,, suministros y servicios, que afectan la calidad de las pruebas? ¿Mantiene registros de estas evaluaciones y cuenta con una lista de proveedores aprobados? Subcontrataciones ...
DOCUMENTO DE A UTOEVALUACIÓN UTOEVALUACIÓN
DE BUENAS PRÁCTICAS DE LABORATORIO (BPL)
17
Nº ÍTEM
P R E G U N TA S
9.3. 9. 3.
¿Están ¿Est án au auto tori riza zada dass las las or orga gani niza zaci cion ones es a las las qu que e se se sub subco cont ntra rata tan n ensayos y se evalúa periódicamente la competencia de las mismas?
9.4. 9. 4.
¿Infor ¿Inf orma ma po porr es escr crit ito o el la labo bora rato tori rio o a su cl clie ient nte e cu cuan ando do subcontrata parte de los ensayos realizados para el mismo?
9.5. 9. 5.
¿Exist ¿Exi ste e un un con contr trat ato o esc escri rito to qu que e est estab able lezc zca a cla clara rame ment nte e los los derechos y responsabilidades de cada parte, de finiendo los trabajos contratados, posibles acuerdos de carácter técnico en relación a los mismos?
CUMPL E
NO CUMPLE
EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
¿Este contrato permite auditar las instalaciones y las competencias de la organización contratada y asegura el acceso a los registros y muestras retenidas? 9.6. 9. 6.
¿Cuand ¿Cua ndo o la la org organ aniz izac ació ión n con contr trat atad ada a ter terce ceri riza za un una a par parte te de dell trabajo encomendado, se asegura la evaluación previa del laboratorio y la aprobación de los acuerdos?
9.7. 9. 7.
¿El lab ¿El labor orat ator orio io llllev eva a un un reg regis istr tro o de de tod todas as la lass org organ aniz izac acio ione ness subcontratadas y registra la evaluación de la competencia de las mismas?
9.8. 9. 8.
¿El labo ¿El labora rato tori rio o asu asume me la re resp spon onsa sabi bililida dad d de de tod todos os lo loss res resul ulta tado doss reportados, incluyendo los proporcionados por la organización subcontratada?
SEGUNDA PARTE: MATERIAL ES, EQUIPOS, INSTRUMENTOS Y OTROS DISPOSITI DISPOSITIVOS VOS 10.
Reactivos
10.1 10 .1
¿Son tod ¿Son todos os los los re reac acti tivo voss y sus susta tanc ncia iass quí quími mica cas, s, in incl cluy uyen endo do solventes y materiales usados en ensayos y análisis, de la calidad apropiada?
10.2 10 .2..
¿Se com ¿Se compr pran an lo loss rea react ctiv ivos os a fab fabri rica cant ntes es o pro prove veed edor ores es reconocidos y autorizados y van acompañados por el certificado de análisis correspondiente? ¿Se acompaña la hoja de datos de seguridad cuando es requerida?
10.3 10 .3..
En cu cuan anto to a la pr prep epar arac ació ión n de so solu luci cion ones es en el la labo bora rato tori rio: o:
10.3.(a)
¿Se ha especificado la responsabilidad de esta tarea en la descripción del cargo de la persona designada para hacerla?
10.3.( 10. 3.(b) b)
¿Se uti utiliz lizan an proce procedim dimien ientos tos en confo conformi rmidad dad con con lo pub public licado ado en farmacopeas u otros textos reconocidos, cuando estén disponibles ? ¿Disponen de registros de la preparación y estandarización de las soluciones volumétricas?
10.4 10 .4..
¿Indic ¿Ind ican an cl clar aram amen ente te la lass eti etiqu quet etas as de to todo doss los los re reac actitivo voss la la siguiente información?:
10.4.(a)
¿Contenido?
10.4.(b)
¿Fabricante?
10.4.( 10. 4.(c) c)
¿Fecha ¿Fe cha de rec recepc epción ión y fech fecha a de de aper apertur tura a del del env envase ase? ?
10.4 10 .4.( .(d) d)
¿Con ¿C once cent ntra raci ción ón,, si co corr rres espo pond nde? e?
10.4 10 .4.( .(e) e)
¿Con ¿C ondi dici cion ones es de al alma mace cena nami mien ento to? ? ...
18
DOCUMENTO TÉCNICO NO 6 - SERIE RED PARF
Nº ÍTEM
P R E G U N TA S
CUMPL E
10.4 10 .4.( .(f) f)
¿Fec ¿F echa ha de de venc vencim imie ient nto o o de rea reaná nálilisi sis, s, seg según ún se se just justii fique?
10.5 10 .5..
¿Indic ¿Ind ican an cl clar aram amen ente te la lass eti etiqu quet etas as de la lass sol soluc ucio ione ness de de rea react ctiv ivos os preparadas en el laboratorio la siguiente información?:
10.5.(a)
¿Nombre?
10.5.( 10. 5.(b) b)
¿Fecha ¿Fe cha de prep prepara aració ción n e inic inicial iales es del del técn técnico ico o anali analista sta? ?
10.5.( 10. 5.(c) c)
¿Fecha ¿Fe cha de ven vencim cimien iento to o rean reanáli álisis sis,, segú según n se se just justii fique?
10.5 10 .5.( .(d) d)
¿Con ¿C once cent ntra raci ción ón,, si co corr rres espo pond nde? e?
10.6 10 .6..
¿Indic ¿Ind ican an cl clar aram amen ente te la lass eti etiqu quet etas as de la lass sol soluc ucio ione ness vol volum umét étri rica cass preparadas en el laboratorio la siguiente información?:
10.6.(a)
¿Nombre?
10.6 10 .6.( .(b) b)
¿Mol ¿M olar arid idad ad (o (o conce concent ntra raci ción ón)? )?
10.6.( 10. 6.(c) c)
¿Fecha ¿Fe cha de pre prepar paraci ación ón e inici iniciale aless del del técn técnico ico/an /anali alista sta? ?
10.6.( 10. 6.(d) d)
¿Fecha ¿Fe cha de est estand andari arizac zación ión e inici iniciale aless del del técni técnico/ co/ana analis lista? ta?
10.6 10 .6.( .(e) e)
¿Fac ¿F acto torr de de est estan anda dari riza zaci ción ón? ?
NO CUMPLE
EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
¿El laboratorio asegura el valor del factor de estandarización en el momento del uso? 10.7 10 .7..
En el tr tran ansp spor orte te y fra fracc ccio iona nami mien ento to de re reac acti tivo vos: s:
10.7.( 10. 7.(a) a)
¿Se tra transp nsport ortan an en en los los envas envases es orig origina inales les,, siemp siempre re que que sea sea posible?
10.7.( 10. 7.(b) b)
¿Cuando ¿Cuand o sea nece necesar sario io el frac fraccio cionam namien iento to se util utiliza izan n recipi recipient entes es limpios y correctamente etiquetados? Inspección visual
10.8 10 .8..
¿Se ins ¿Se inspe pecc ccio iona nan n vis visua ualm lmen ente te to todo doss los los en enva vase sess de de rea react ctiv ivos os para asegurar que los precintos (sellos) se encuentran intactos, cuando se ingresan a la zona de almacenamiento y cuando se distribuyen a las unidades?
10.9 10 .9..
¿Se rech ¿Se rechaz azan an aqu aquel ello loss rea react ctiv ivos os que que par parec ecen en hab haber er si sido do adulterados? ¿Este requisito se omite excepcionalmente si la identidad y la pureza del reactivo respectivo pueden ser confirmadas por ensayo? Agua
10.1 10 .10. 0.
¿Ell agu ¿E agua a es es con consi side dera rada da co como mo un re reac acti tivo vo? ? ¿Utiliza el laboratorio agua de la calidad apropiada para cada ensayo específico tal y como se describe en las farmacopeas o en ensayos aprobados, si están disponibles?
10.1 10 .11. 1.
¿Se toma ¿Se toman n prec precau auci cion ones es par para a evit evitar ar la la cont contam amin inac ació ión n del del agua agua durante su suministro, almacenamiento y distribución?
10.1 10 .12. 2.
¿Se cont ¿Se contro rola la reg regul ular arme ment nte e la cal calid idad ad del del agu agua a para para ase asegu gura rarr que los diferentes tipos de agua cumplan con los requisitos de farmacopeas u otros requisitos de calidad? Almacenamiento ...
DOCUMENTO DE A UTOEVALUACIÓN UTOEVALUACIÓN
DE BUENAS PRÁCTICAS DE LABORATORIO (BPL)
19
Nº ÍTEM 10.1 10 .13. 3.
P R E G U N TA S
CUMPL E
NO CUMPLE
EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
¿Se mant ¿Se mantie iene nen n las las exis existe tenc ncia iass de re reac actitivo voss en un alm almac acén én bajo condiciones de almacenamiento apropiadas (temperatura ambiente, bajo refrigeración o congelamiento)? ¿Dispone el almacén de recipientes, viales, cucharas, embudos limpios y etiquetas, según el caso, para la dispensación de reactivos de recipientes grandes a otros de menor tamaño? ¿Existe algún dispositivo especial para la transferencia de grandes volúmenes de líquidos corrosivos?
10.1 10 .14. 4.
¿Se enca ¿Se encarg rga a la per perso sona na res respo pons nsab able le del del alm almac acén én,, de co cont ntro rola larr las instalaciones del almacén, del inventario de las existencias almacenadas y de anotar la fecha de vencimiento de las sustancias químicas y reactivos? ¿Ha sido la persona responsable del almacén debidamente capacitada en el manejo seguro de sustancias químicas?
11.
Sustancias y materiales de de re referencia
11. 1.1. 1.
¿Se emp ¿Se emple lean an su sust stan anci cias as de re refe fere renc ncia ia pr prim imar aria iass o se secu cund ndar aria iass en el análisis de las muestras? ¿Se utilizan sustancias de referencia farmacopeica, siempre que estén disponibles y sean apropiados para el análisis?
11. 1.2. 2.
¿Se uti ¿Se utililiza zan n mat mater eria iale less de de ref refer eren enci cia a par para a la la cal calib ibra raci ción ón y/ y/o o calificación de equipos, instrumentos u otros dispositivos? Registro y etiquetado
11. 1.3. 3.
¿Tiene ¿Tie nen n toda todass las las sust sustan anci cias as de de refe refere renc ncia ia,, exce except pto o las las sustancias de referencia farmacopeica, un número de identificación asignado?
11.4.
¿Se as asigna un un nu nuevo nú número de de id identificación a cada nuevo lote?
11. 1.5. 5.
¿Este ¿Est e núm númer ero o se se ind indic ica a sob sobre re la eti etiqu quet eta a de de cad cada a via viall de sustancia de referencia?
11.6.
¿Se indica el número de identificación de sustancias de referencia en la hoja de trabajo analítico cada vez que se le usa? ¿En el caso de sustancias de referencia farmacopeicas, se adjunta a la hoja de trabajo analítico, el número de lote y / o la declaración de validez del lote?
11. 1.7. 7.
¿Se man ¿Se mantitien ene e un un reg regis istr tro o de de tod todas as la lass sus susta tanc ncia iass de de ref refer eren enci cia ay los materiales de referencia? ¿Incluye el registro de la sustancias de referencia y los materiales de referencia la siguiente información?:
11. 1.7. 7.(a (a))
¿Ell núm ¿E úmer ero o de id iden enti tificación de la sustancia o el material?
11.7 1.7.(b .(b))
¿Una ¿Un a descr descripc ipción ión pre precis cisa a de la sust sustanc ancia ia o el mate materia rial? l?
11.7.(c)
¿El or origen?
11. 1.7. 7.(d (d))
¿Fec ¿F echa ha de re rece cepc pció ión? n?
11. 1.7. 7.(e (e))
¿La ¿L a desi design gnac ació ión n del del lote lote u otro otro cód códig igo o de iden identitificación?
11. 1.7. 7.(f (f))
¿Ell uso ¿E uso pr prev evis isto to de la su sust stan anci cia a o el el mat mater eria ial? l?
11.7 1.7.(g .(g))
¿La ubi ubicac cación ión de alma almacen cenami amient ento o en el labo laborat ratori orio o y las condiciones especiales de almacenamiento? ...
20
DOCUMENTO TÉCNICO NO 6 - SERIE RED PARF
Nº ÍTEM
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CUMPL E
11. 1.7. 7.(h (h))
¿Cua ¿C ualq lqui uier er infor informa maci ción ón adici adicion onal al neces necesar aria ia? ?
11. 1.7. 7.(i (i))
¿Fec ¿F echa ha de ve venc ncim imie ient nto o o de re rean anál ális isis is? ?
11.7.(j)
¿Un Certificado (declaración de validez del lote) de una sustancia de referencia farmacopeica y/o de un material de referencia certificado que indique su uso, contenido asignado, si corresponde y su estado (validez)?
11.7.(k)
¿Un Ce Certificado de análisis, en el caso de sustancias de referencia secundarias preparadas y suministradas por el fabricante?
11. 1.8. 8.
¿Cuent ¿Cue nta a el el lab labor orat ator orio io co con n una una pe pers rson ona a nom nombr brad ada a com como o responsable de las sustancias de referencia y los materiales de referencia?
11. 1.9. 9.
¿Está ¿Est á pr prev evis isto to en la lass fu func ncio ione ness de dell la labo bora rato tori rio o na naci cion onal al de control de calidad de productos farmacéuticos establecer sustancias de referencias para uso de otras instituciones?
NO CUMPLE
EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
En caso afirmativo, ¿cuenta con una unidad separada para esta actividad? 11. 1.10 10..
¿Cuent ¿Cue nta a el lab labor orat ator orio io con con un un arch archiv ivo o con con toda toda la la info inform rmac ació ión n sobre las propiedades de cada sustancia de referencia, incluidas las hojas de datos de seguridad?
11. 1.1 11.
¿Para ¿Par a las sus susta tanc ncia iass de refe refere renc ncia ia prep prepar arad adas as en el el labor laborat ator orio io,, el archivo incluye los resultados de todos los ensayos y veri ficaciones empleados para establecer las sustancias de referencia, así como su fecha de vencimiento o fecha de reanálisis firmados por el analista responsable correspondiente? Reanálisis (monitoreo)
11. 1.12 12..
¿Se rean ¿Se reanal aliz izan an a in inte terv rval alos os re regu gula lare ress las las sust sustan anci cias as de de referencia preparados en el laboratorio o suministrados externamente para asegurar que no ha ocurrido deterioro?
11. 1.13 13..
¿Se regi ¿Se regist stra ran n los los resu resultltad ados os de de esto estoss anál anális isis is aco acomp mpañ añad ados os de de la firma del analista responsable?
11. 1.14 14..
En el ca caso so de qu que e com como o res resul ulta tado do de dell rea reaná nálilisi siss de de una una sustancia de referencia se obtenga un resultado no conforme: ¿Está previsto realizar una revisión retrospectiva de los análisis realizados con este mismo estándar? ¿Se evalúan los resultados de la revisión retrospectiva y se consideran posibles medidas correctivas?
11.15.
¿El laboratorio verifica regularmente el estado actual de validez de la sustancia de referencia farmacopeica? ¿Las sustancias de referencia farmacopeica se almacenan de acuerdo a las condiciones de almacenamiento indicadas? En caso contrario, ¿son reanalizadas por el laboratorio?
12.
Calibración, verificación y cuali ficación de equipos, instrumentos y otros dispositivos ...
DOCUMENTO DE A UTOEVALUACIÓN UTOEVALUACIÓN
DE BUENAS PRÁCTICAS DE LABORATORIO (BPL)
21
Nº ÍTEM 12.1 12 .1..
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NO CUMPLE
EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
¿Todos ¿Tod os los los eq equi uipo pos, s, ins instr trum umen ento toss u otr otros os dis dispo posi sititivo voss empl emplea eado doss en el análisis, verificación o calibración están identi ficados individualmente? ¿Están los correspondientes registros (de equipos) disponibles y actualizados? ¿Existe un procedimiento en el que se establece la calibración, validación y verificación regular de todos los equipos, instrumentos y otros dispositivos empleados en la medición de propiedades físicas de sustancias?
12.2.
¿Se identifica de forma visible (etiqueta, código u otros medios) los equipos, instrumentos y otros dispositivos que requieren calibración, el estatus de calibración de los mismos y la fecha en que deben ser recalibrados?
12. 2.3 3.
¿Se ha ¿Se han n se segu guid ido o pr proc oce edi dim mie ient ntos os de cal aliificación de diseño (DQ), calificación de instalación (IQ), cali ficación operativa (OQ) y calificación de desempeño para los equipos del laboratorio? (Dependiendo de la función y el funcionamiento del instrumento, la calificación del diseño de un instrumento estándar comercialmente disponible, puede ser omitido y la cuali ficación de la instalación, calificación operativa y cali ficación de desempeño puede ser considerado como un indicador su ficiente de su diseño adecuado).
12.4.
¿Se verifica el desempeño del equipo en intervalos adecuados, conforme a un plan establecido en el laboratorio?
12.5 12 .5..
¿Se cal ¿Se calib ibra ran n reg regul ular arme ment nte e los los eq equi uipo poss de me medi dici ción ón co conf nfor orme me a un plan establecido por el laboratorio? ¿Están disponibles y actualizados los correspondientes registros?
12.6 12 .6..
¿Ha esta ¿Ha establ blec ecid ido o el la labo bora rato tori rio o proc proced edim imie ient ntos os es espe pecí cíficos para cada tipo de equipo de medición? (Teniendo (Teniendo en cuenta el tipo de equipo, la extensión de su uso y las recomendaciones del fabricante.)
12.7 12 .7..
¿Los ¿L os eq equi uipo poss son son oper operad ados os sol solo o por por pers person onal al aut autor oriz izad ado? o? ¿Disponen de instrucciones actualizadas sobre el uso, mantenimiento, veri ficación y calibración de los equipos, instrumentos y dispositivos (incluyendo cualquier manual pertinente del fabricante) accesibles para el uso por el personal apropiado del laboratorio?
12.8.
¿Existe una planificación conteniendo las fechas en las que se debe efectuar la veri ficación/calibración de equipos e instrumentos? ¿Incluyen los registros de calibración/verificación de equipos e instrumentos, al menos la siguiente información?:
12.8.(a)
¿Identificación del equipo, instrumento o dispositivo?
12.8.( 12. 8.(b) b)
¿Nombre ¿Nombr e del del fabri fabrican cante, te, mo model delo, o, núme número ro de de seri serie e u otr otra a identificación única?
12. 2.8 8.( .(c) c)
¿Lo ¿L os req requ uis isit itos os de cal aliificación, calibración o veri ficación?
12.8 12 .8.( .(d) d)
¿La ¿L a ubi ubica caci ción ón ac actu tual al,, cua cuand ndo o pro proce ceda da? ? ...
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12.8.( 12. 8.(e) e)
¿Las instru ¿Las instrucci ccione oness del fab fabric ricant ante, e, si est están án disp disponi onible bles, s, o una una indicación de su ubicación/disposición?
12.8 12 .8.( .(f) f)
¿Fecha ¿Fec has, s, res resul ulta tado doss y cop copia iass de de info inform rmes es,, ver verii ficaciones y certificados de las calibraciones, ajustes, criterios de aceptación y la fecha de la próxima cuali ficación, verificación y/o calibración?
12.8.( 12. 8.(g) g)
¿Regis ¿Re gistro tro act actual ualiza izado do de de las las activ activida idades des de mant manteni enimie miento nto? ?
12.8 12 .8.( .(h) h)
¿His ¿H isto tori rial al de av aver ería ías, s, da daño ños, s, mo modi dificación o reparación?
12.9 12 .9..
¿Se han ¿Se han in incl clui uido do en lo loss pro proce cedi dimi mien ento toss ins instr truc ucci cion ones es pa para ra el manejo seguro, transporte y almacenamiento de los equipos de medición?
NO CUMPLE
EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
¿Se recalifican los equipos cuando han sido reinstalados? 12.1 12 .10. 0.
¿Se ¿S e han han es esta tabl blec ecid ido o pro proce cedi dimi mien ento toss de de man mante teni nimi mien ento to? ? ¿Se requiere que los mantenimientos periódicos sean realizados por un equipo de especialistas en mantenimiento, ya sea interno o externo, seguido de la comprobación del desempeño?
12.1 12 .11. 1.
¿Se exc ¿Se exclu luye yen n de de la la act activ ivid idad ad ru rutitina nari ria a y se id iden entitifican/rotulan adecuadamente los instrumentos, equipos u otros dispositivos de medición que entreguen resultados sospechosos, que son defectuosos o que están fuera de los límites especi ficados? ¿Para asegurar su correcto desempeño, el laboratorio recali fica el equipo, instrumento u otro dispositivo que ha estado fuera del control directo del laboratorio durante un cierto periodo de tiempo, o que ha sufrido una reparación mayor? ¿Hay registros disponibles y actualizados?
13.
Trazabilidad
13..1. 13
¿El re ¿El ressul ulta tado do de un en enssay ayo o es es tr traz aza abl ble e finalmente a una sustancia de referencia, cuando corresponda?
13.2.
¿Son to todas la las ca calib ibrraciones o calificación de instrumentos trazables a materiales de referencia certi ficados y a unidades estándar internacionales? (trazabilidad metrológica)
TERCERA PARTE: PARTE: PROCEDIMIENTOS DE TRABAJ O 14.
Ingreso de muestras
14.1.
¿Se verifica que las muestras son de la cantidad su ficiente para permitir, si es preciso, la realización del número de análisis replicados así como mantener/conservar/guardar una parte de la misma?
14.2 14 .2..
¿Se tie ¿Se tiene nen n pro proce cedi dimi mien ento toss de de aná anális lisis is bi bien en do docu cume ment ntad ados os pa para ra confirmar la identidad de un principio activo en un producto de investigación (sospechoso, ilegal, falsi ficado) y el contenido y pureza, si es requerido? ¿En el caso de efectuarse la determinación de contenido, se expresa la incertidumbre asociada a la medición, si se requiere? ...
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Nº ÍTEM 14.4 14 .4..
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NO CUMPLE
EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
Si el la labo bora rato tori rio o es es res respo pons nsab able le de ef efec ectu tuar ar la to toma ma de mu mues estr tras as ¿cuenta con plan de muestreo y de un procedimiento interno para el muestreo, disponible/accesible para todos los analistas y técnicos dentro del laboratorio? ¿Existe un procedimiento para garantizar que las muestras son representativas de los lotes de los que se toman? ¿Existe un procedimiento para efectuar la toma de muestras evitando contaminación y otros efectos adversos sobre la calidad, o contaminación cruzada con otros materiales? ¿Existe un procedimiento para registrar todos los datos relevantes del muestreo, como: ▪
identidad de quien toma la muestra;
▪
fecha de muestreo, hora, localización;
▪
plan o procedimiento de muestreo utilizados;
▪
condiciones ambientales, y
▪
acontecimientos reseñables?
Nota: Guías para el muestreo de productos farmacéuticos farmacéuticos y materiales relacionados se encuentran en Informe Nº39, OMS (Serie de Informes Técnicos Especi ficaciones de Preparaciones Farmacéuticas) Solicitud de análisis 14.5 14 .5..
¿Se aco ¿Se acomp mpañ aña a cad cada a mue muest stra ra qu que e se se env envía ía al la labo bora rato tori rio o de de una una solicitud de análisis?
14.6 14 .6..
¿La ¿L a so solilici citu tud d de an anál ális isis is in incl cluy uye e la si sigu guie ient nte e inf infor orma maci ción ón?: ?:
14.6.( 14. 6.(a) a)
¿Nombr ¿No mbre e de la la instit instituci ución ón o insp inspect ector or que que sumin suminist istra ra la mue muestr stra? a?
14. 4.6 6.( .(b) b)
¿Orrig ¿O igen en de dell mat mate eri rial al? ?
14.6.( 14. 6.(c) c)
¿Descripc ¿Descr ipción ión del med medica icamen mento, to, inc incluy luyend endo o su com compos posici ición, ón, denominación común internacional DCI (si está disponible) y marca comercial?
14.6.( 14. 6.(d) d)
¿Forma ¿Form a farmacé farmacéuti utica, ca, conce concentr ntraci ación/ ón/dos dosis, is, fabri fabrican cante, te, númer número o de lote (si está disponible) y el número de autorización de comercialización?
14. 4.6 6.( .(e) e)
¿Tam ¿T amañ año o de de la la mue muesstr tra? a?
14.6 14 .6.( .(f) f)
¿Mot ¿M otiv ivos os de de la sol solic icit itud ud de de anál anális isis is? ?
14.6 14 .6.( .(g) g)
¿Fec ¿F echa ha en en la qu que e se ha rec recog ogid ido o la mu mues estr tra? a?
14.6.( 14. 6.(h) h)
¿Tamaño ¿Tama ño del del enví envío/p o/part artida ida del que se ha ha tomad tomado, o, cuan cuando do proceda?
14.6.( 14. 6.(i) i)
¿Fecha de ven ¿Fecha vencim cimien iento to (me (medic dicame amento ntos) s) o fech fecha a de de re-a re-anál nálisi isiss (principios activos o excipientes farmacéuticos)?
14.6.(j)
¿La especificación que se debe aplicar durante el ensayo?
14.6.( 14. 6.(k) k)
¿Registro ¿Regis tro de come comenta ntario rioss adicio adicional nales es (p. (p. ej. ej. discr discrepa epanci ncias as o riesgos asociados)?
14.6 14 .6.( .(l) l)
¿Con ¿C ondi dici cion ones es de al alma mace cena nami mien ento to? ?
14.7.
¿Verifica/revisa el laboratorio la solicitud de ensayo para asegurarse que: ...
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14.7 14 .7.( .(a) a)
¿Los req ¿Los requi uisi sito toss est estén én ade adecu cuad adam amen ente te definidos y el laboratorio tenga la capacidad y recursos para efectuarlos?
14.7 14 .7.( .(b) b)
¿Se ¿S e apliq aplique uen n las pru prueb ebas as y mét métod odos os apro apropi piad ados os? ?
NO CUMPLE
EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
¿Los ensayos y/o métodos apropiados son capaces de cumplir con los requisitos del cliente? ¿Resuelve cualquier duda con el solicitante antes de empezar los ensayos? Registro y etiquetado (rotulado) 14.8 14 .8..
¿Asign ¿Asi gna a el la labo bora rato tori rio o un nú núme mero ro de re regi gist stro ro a cad cada a mu mues estr tra a entregada/admitida entregada/admitid a y a los documentos que la acompañan? ¿Asigna el laboratorio un número de registro diferente a cada solicitud referida a dos o más medicamentos, formas farmacéuticas o lotes?
14.9 14 .9..
¿Se eti ¿Se etiqu quet eta a (ro (rotu tula la)) cad cada a env envas ase e de de mue muest stra ra co con n el el núm númer ero o de de registro?
14.1 14 .10. 0.
¿Conse ¿Con serv rva a el el labo labora rato tori rio o un un reg regis istr tro o con con la si sigu guie ient nte e información?:
14.10. 14. 10.(a) (a)
¿Númer ¿Nú mero o de de regi registr stro o de de la la mues muestra tra? ?
14.1 14 .10. 0.(b (b))
¿Fec ¿F echa ha de de rece recepc pció ión? n?
14..10 14 10..(c (c))
¿Uni ¿U nida dad d espe especcífica a la que se remitió la muestra? Inspección visual de la muestra
14.1 14 .11. 1.
¿Revis ¿Rev isa a el per perso sona nall del del labor laborat ator orio io las las mue muest stra rass para para ase asegu gura rarr que la etiqueta (el rótulo) concuerda con la información recogida en la solicitud de ensayo? ¿Se registran en la solicitud de análisis, junto con la fecha y la firma, todos los hallazgos y/o discrepancias encontradas? ¿Se remite toda duda inmediatamente al proveedor de la muestra? Almacenamiento
14.1 14 .12. 2.
¿Se alma ¿Se almace cena nan n toda todass las las mues muestr tras as de de form forma a segu segura ra,, teni tenien endo do en cuenta las condiciones de conservación? ¿Se almacena de forma segura, teniendo en cuenta las condiciones de conservación, la muestra (previo al análisis), la muestra retenida, o cualquier porción de muestra remanente, después de realizar los ensayos requeridos? Asignación para el el análisis
14.1 14 .13. 3.
¿Exist ¿Exi ste e una una pers person ona a resp respon onsa sabl ble e de de dete term rmin inar ar la la unid unidad ad específica a la cual se reenvía la muestra para el análisis?
14.1 14 .14. 4.
¿Se proc ¿Se proced ede e a anal analiz izar ar la la mues muestr tra a desp despué uéss de rec recib ibir ir la la soli solici citu tud d de análisis pertinente?
14.1 14 .15. 5.
¿Se cons ¿Se conser erva va la la mue muest stra ra de de form forma a apro apropi piad ada a hast hasta a que que tod toda a la documentación pertinente haya sido recibida? ...
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Nº ÍTEM 14.1 14 .16. 6.
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NO CUMPLE
EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
¿En caso ¿En caso de de acep acepta tarr verb verbal alme ment nte e una una soli solici citu tud d de aná anális lisis is (só (sólo lo en caso de emergencias), se anotan todos los detalles de la solicitud, dejando pendiente la recepción de la con firmación escrita? ¿Se registran inmediatamente los resultados obtenidos en la hoja de trabajo analítico?
14.1 14 .17. 7.
¿A no ser ser que que se se util utilic ice e un sis siste tema ma inf infor orma matitiza zado do,, se aco acomp mpañ añan an copias o duplicados de toda la documentación a cada muestra numerada cuando ésta es enviada a la unidad especí fica para su análisis?
14.1 14 .18. 8.
¿Se real ¿Se realiz iza a el aná análilisi siss segú según n se des descr crib ibe e en Ter erce cera ra Par Parte te,, sección 17?
15.
Hoja de trabajo analítico
15.1 15 .1..
¿El labo ¿El labora rato tori rio o tie tiene ne ho hoja jass de de tra traba bajo jo ana analílítitico co pa para ra re regi gist stra rarr los los datos de los ensayos?
15.2 15 .2..
¿Es la ho ¿Es hoja ja de tr trab abaj ajo o an anal alít ític ico o co cons nsid ider erad ada a co como mo ev evid iden enci cia a documental para confirmar resultados que cumplen especificaciones o para apoyar resultados fuera de especificaciones? Uso
15.3 15 .3..
¿Se uti ¿Se utililiza za un una a hoj hoja a de de tra traba bajo jo an anal alít ític ico o sep separ arad ada a par para a cad cada a muestra numerada o grupo de muestras?
15.4 15 .4..
¿Se com ¿Se compi pila lan n tod todas as la lass hoj hojas as de tr trab abaj ajo o ana analílítitico co re rela laci cion onad adas as con la misma muestra y procedentes de distintas unidades? Contenido
15.5 15 .5..
¿Con ¿C ontitien ene e la la hoj hoja a de de tra traba bajo jo an anal alít ític ico o la la sig sigui uien ente te in info form rmac ació ión? n?::
15.5 15 .5.( .(a) a)
¿El núm ¿El númer ero o de de reg regis istr tro o de de la la mue muest stra ra? ? (Ver Tercera Parte, sección 14.9)
15.5.( 15. 5.(b) b)
¿Páginas ¿Págin as nume numerad radas, as, inc incluy luyend endo o númer número o total total de pági páginas nas? ? (Incluyendo anexos)
15.5 15 .5.( .(c) c)
¿Fec ¿F echa ha de de la so solilici citu tud d de de ensa ensayo yo? ?
15.5 15 .5.( .(d) d)
¿Fec ¿F echa ha de in inic icio io de an anál ális isis is y fec fecha ha de finalización de análisis?
15.5.(e)
¿Nombre y firma del analista?
15.5 15 .5.( .(f) f)
¿Des ¿D escr crip ipci ción ón de de la mue muest stra ra rec recib ibid ida? a?
15.5 15 .5.( .(g) g)
¿Refer ¿Ref eren enci cias as a la lass es espe peci cificaciones aplicadas y una descripción completa de los métodos de ensayo con los que se analiza la muestra, incluyendo los límites?
15.5.(h)
¿Identificación de los equipos usados? (Ver Segunda Parte, sección 12.1.)
15.5.(i)
¿Número de de id identificación de los patrones usados (trazabilidad)? (Ver Segunda Parte, sección 11.5.)
15.5.( 15. 5.(j) j)
¿Si pro proced cede, e, res result ultado adoss del del ens ensayo ayo de ido idonei neidad dad del sis sistem tema? a?
15.5.(k)
¿Identificación de los reactivos y solventes utilizados?
15. 5.5 5.( .(l) l)
¿Res ¿R esul ulttad ado os ob obtten enid ido os? ...
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15.5.( 15. 5.(m) m)
¿Interpre ¿Inter pretac tación ión de de los resu resulta ltados dos y de de las conc conclus lusion iones es finales (si la muestra cumple o no con las especi ficaciones), aprobado y firmado por el supervisor?
15.5.( 15. 5.(n) n)
¿Comentar ¿Comen tarios ios adi adicio cional nales, es, por eje ejempl mplo, o, para para inf inform ormaci ación ón interna?
15.6 15 .6..
¿Se inc ¿Se inclu luye yen n los los re resu sult ltad ados os ob obte teni nido doss en en cad cada a ens ensay ayo, o, incluyendo blancos, en la hoja de resultados?
NO CUMPLE
EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
¿Se anexan todos los datos grá ficos a la hoja de trabajo analítico o están disponibles electrónicamente electrónicamente? ? 15.7.
¿Está firmada la hoja de trabajo analítico completa por los analistas responsables, veri ficada y aprobada y firmada por el supervisor?
15.8 15 .8..
¿Se ase ¿Se asegu gura ra qu que e cua cuand ndo o se se com comet eten en er erro rore ress se se tac tacha ha la información, no se borran ni se deja ilegible, y que el texto/datos corregidos se fechan y firman con las iniciales de la persona que efectúa la corrección? ¿El motivo del cambio figura en la hoja de trabajo? ¿Se cuenta con procedimientos adecuados para enmendar las hojas de trabajo electrónicas y dejar trazabilidad de los cambios efectuados? Selección de las especi ficaciones a ser usadas
15.9 15 .9..
¿Cuent ¿Cue nta a el el lab labor orat ator orio io co con n un un pro proto toco colo lo es escr critito o par para a det deter ermi mina narr las especificaciones a utilizar en cada caso (farmacopea nacional, especificaciones del fabricante aprobadas, u otras reconocidas como o ficiales)?
15.1 15 .10. 0.
¿Está ¿Est á disp dispon onib ible le la la ver versi sión ón act actua ualiliza zada da de de la fa farm rmac acop opea ea aplicable? ¿Está disponible la versión en vigor de las especi ficaciones oficiales, cuando corresponda? Archivo
15.1 15 .11. 1.
¿Se gara ¿Se garant ntiz iza a que que el lab labor orat ator orio io man mantitien ene e de for forma ma seg segur ura a las las hojas de trabajo analítico con los anexos, incluyendo cálculos y los registros de los análisis instrumentales?
16.
Validació ión n de procedimientos analíticos
16.1 16 .1..
¿Se as ¿Se aseg egur ura a el la labo bora rato tori rio o de de que que to todo doss lo loss pr proc oced edim imie ient ntos os analíticos empleados han sido adecuadamente validados para demostrar su adecuación al uso previsto?
16..2. 16
¿Cue ¿C uen nta tan n con con un pr pro oto toccol olo o de de val valid idac ació ión? n? ¿Se aseguran de que la validación se realice conforme al protocolo de validación? ¿Incluye el protocolo de validación veri ficación de los parámetros de desempeño analítico? ¿El procedimiento de validación es conforme a las guías correspondientes de la OMS? ...
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Nº ÍTEM 16.3 16 .3..
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NO CUMPLE
EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
Consid Cons ider eran ando do qu que e lo loss mé méto todo doss fa farm rmac acop opei eico coss es está tán n val valid idad ados os para el uso previsto, como se establece en la monografía. No obstante: ¿Se revalida el método si se aplica a un nuevo producto farmacéutico terminado, que contiene el mismo principio activo pero otros excipientes? ¿Se revalida el método si cambia la síntesis del principio activo? ¿Se revalida si el método se adopta para otro uso?
16.4 16 .4..
¿Se rea ¿Se realiliza zan n los los es estu tudi dios os co corr rres espo pond ndie ient ntes es de ap aptititu tud/ d/id idon onei eida dad d del sistema antes del análisis?
16.5 16 .5..
¿Se ga ¿Se gara rant ntiz iza a qu que e el mé méto todo do se re reva valilida da cu cuan ando do se in intr trod oduc uce e un cambio sustancial en el procedimiento, en la composición del medicamento o en la síntesis de la sustancia activa?
17.
Ensayos
17.1 17 .1..
¿Se ana ¿Se analiliza za la mu mues estr tra a con confo form rme e al al pla plan n de de tra traba bajo jo de dell laboratorio? ¿En el caso de desviaciones del plan de trabajo se deja constancia de las mismas? (Por ej., en la hoja de trabajo analítico.) ¿Se almacena la muestra en un lugar adecuado y de acceso restringido?
17.2 17 .2..
Si se se nece necesi sita ta qu que e cie ciert rtos os ens ensay ayos os sea sean n real realiz izad ados os po porr una una unidad especifica o un laboratorio subcontratista: ¿Se cuenta con una persona responsable de preparar la solicitud y hacer los arreglos para la transferencia del numero requerido de unidades de la muestra? ¿Se identifica adecuadamente cada unidad de la muestra transferida? ¿Se indica en el informe analítico que el ensayo lo ha realizado una entidad subcontratada?
17. 7.3 3.
¿Se ¿S e des descr crib iben en lo loss pro proce ced dim imie ient nto os co con su suficiente detalle? ¿Se incluye en los procedimientos analíticos suficiente información para permitir que un analista adecuadamente preparado realice el análisis de una forma con fiable? ¿Se cumplen los criterios de aptitud de finidos en el método? ¿Se aprueba y documenta cualquier desviación del procedimiento de ensayo?
18.
Evaluación de resultados
18.1 18 .1..
¿Se rev ¿Se revis isan an lo loss res resul ulta tado doss y, y, cua cuand ndo o cor corre resp spon onda da,, se se eva evalú lúan an estadísticamente estadísticamen te una vez completados todos los ensayos para determinar que son consistentes y que cumplen las especificaciones?
18.2.
¿Se in investigan re resultados du dudosos? ¿Se aseguran de que cuando se obtiene un resultado dudoso, el supervisor realiza una revisión de los procedimientos analíticos empleados con el analista o técnico antes de autorizar un reanálisis? ...
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EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
¿La revisión de los procedimientos analíticos sigue los siguientes pasos?: 18.2.(a)
¿Se verifica con el analista/técnico que se ha aplicado el procedimiento adecuado y que se ha seguido de forma correcta?
18.2.(b)
¿Se verifican todos los datos obtenidos para identi ficar las posibles discrepancias?
18.2 18 .2.( .(c) c)
¿Se ¿S e revi revisa san n todo todoss los los cál cálcu culo los? s?
18.2 18 .2.( .(d) d)
¿Se revi ¿Se revisa sa que que los los equ equip ipos os usa usado doss esta estaba ban n cali calificados y calibrados y que las pruebas de aptitud del sistema se realizaron con resultados satisfactorios?
18.2.( 18. 2.(e) e)
¿Los reacti ¿Los reactivos vos,, solven solventes tes y sust sustanc ancias ias de de refere referenci ncia a fueron fueron los los apropiados?
18.2.(f)
¿Se confirma que el material volumétrico utilizado fue el adecuado?
18.2.( 18. 2.(g) g)
¿Se con conser servan van las prep prepara aracio ciones nes de la mue muestr stra a origin original al hast hasta a que la investigación se ha completado?
18.3 18 .3..
¿Cuand ¿Cua ndo o se se det detec ecta ta un er erro rorr que que ha ca caus usad ado o un un res resul ulta tado do aberrante, se invalida el resultado y se reanaliza la muestra? ¿Si durante la investigación de un resultado dudoso no se detecta error, error, se reanaliza la muestra por otro analista cali ficado? ¿Si el resultado no es concluyente se realiza un ensayo de confirmación por otro método si estuviera disponible?
18.4 18 .4..
¿Dispo ¿Dis pone ne el la labo bora rato tori rio o de de un un pro proce cedi dimi mien ento to pa para ra re real aliz izar ar la investigación de un resultado fuera de especi ficaciones? ¿Indica este procedimiento el número de reanálisis permitidos? ¿Se registran todas las investigaciones y conclusiones? ¿Se documentan e implementan en el caso de con firmar un error las acciones correctivas y/o preventivas?
18.5 18 .5..
¿Se inf ¿Se infor orma man n tod todos os lo loss res resul ulta tado doss aco acomp mpañ añad ados os de lo loss cri crite teri rios os de aceptación correspondientes?
18.6 18 .6..
¿La hoj ¿La hoja a de de tra traba bajo jo an anal alít ític ico o con contitien ene e tod todas as la lass con concl clus usio ione ness del del analista y la firma del supervisor? Informe de análisis
18.7 18 .7..
¿Es el ¿Es el Inf Infor orme me de an anál ális isis is em emititid ido o por por el la labo bora rato tori rio o y es está tá basado en la hoja de trabajo analítico?
18.8 18 .8..
¿Se emi ¿Se emite te un nu nuev evo o doc docum umen ento to an ante te cu cual alqu quie ierr cor corre recc cció ión n en en el el informe de análisis original?
18.9 18 .9..
¿Se ind ¿Se indic ica a la la inc incer ertitidu dumb mbre re cu cuan ando do se in info form rman an lo loss res resul ulta tado doss de un análisis de investigación (producto sospechoso, ilegal o falsificado)?
18.1 18 .10. 0.
¿Cóm ¿C ómo o est estim ima a la la ince incert rtid idum umbr bre e de de med medic ició ión? n? Contenido del informe de análisis
18.1 18 .11. 1.
¿Inc ¿I nclu luye ye el el info inform rme e de aná análilisi siss la sig sigui uien ente te inf infor orma maci ción ón?: ?:
18.11.(a 18.1 1.(a))
¿Número ¿Núm ero de regist registro ro asign asignado ado a la muest muestra ra en en el labor laboratori atorio? o?
18.1 18 .11. 1.(b (b))
¿Núm ¿N úmer ero o de info inform rme e de anál anális isis is? ? ...
DOCUMENTO DE A UTOEVALUACIÓN UTOEVALUACIÓN
DE BUENAS PRÁCTICAS DE LABORATORIO (BPL)
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18.11.(c 18.1 1.(c))
¿Nombre ¿Nom bre y direcc dirección ión del labor laboratori atorio o que que analiza analiza la muestr muestra? a?
18.11.(d) 18.1 1.(d)
¿Nombre ¿Nom bre y direcc dirección ión de quien quien origi origina na la la solicitu solicitud d de anális análisis? is?
18.11.(e) 18.1 1.(e)
¿Nombre, descr ¿Nombre, descripción ipción y número número de lote lote de de la mues muestra, tra, cuand cuando o corresponda?
18.1 18. 11.( 1.(f) f)
¿Una introd ¿Una introducc ucción ión que que propo proporci rcione one los los antec antecede edente ntess y el propósito de la investigación?
18.1 18 .11. 1.(g (g))
¿Refer ¿Ref eren enci cia a a la lass esp espec eciificaciones aplicadas en el análisis de la muestra o una descripción detallada de los procedimientos empleados (muestra para el análisis de investigación), incluyendo los límites?
18.11.(h) 18.1 1.(h)
¿Los resul resultados tados de todos todos los anális análisis is realiza realizados dos o los result resultados ados numéricos con la desviación estándar de todos los análisis realizados (si procede)?
18.1 18. 11.( 1.(i) i)
¿Una ¿Un a disc discusi usión ón de los res result ultado adoss obte obtenid nidos? os?
18.1 18. 11.( 1.(j) j)
¿Una conclu ¿Una conclusió sión n en rela relació ción n de si si la mues muestra tra cump cumple le o no no los límites de las especi ficaciones empleados, o para una muestra empleada en un análisis de investigación, las sustancia(s) o ingrediente(s) identificados?
18.1 18. 11.( 1.(k) k)
¿La fec fecha ha en que los aná anális lisis is se han finalizado?
18.11.(l)
¿La firma del jefe del laboratorio o persona autorizada?
18.11.(m 18.1 1.(m))
¿Nombre y direcció ¿Nombre dirección n del fabrican fabricante te originari originario o y, y, si procede, procede, el del del re-envasador y/o distribuidor?
18.1 18. 11.( 1.(n) n)
¿Si la la muest muestra ra cump cumple le o no con los requ requisi isitos tos? ?
18.1 18. 11.( 1.(o) o)
¿La fec fecha ha en en la que que se se recib recibió ió la la muest muestra? ra?
18.1 18. 11.( 1.(p) p)
¿La fech fecha a de vencim vencimien iento/ to/ re-a re-anál nálisi isis, s, si proce procede? de?
18.11.(q) 18.1 1.(q)
¿Una decla declaració ración n indican indicando do que que el el informe informe de anális análisis, is, o una una parte del mismo, no pueden ser reproducidas sin autorización del laboratorio?
19.
Certificado de análisis
19.1.
¿Se elabora un certificado de análisis por cada lote de sustancia o producto que incluye la siguiente información?:
19.1 19 .1.( .(a) a)
¿Ell núm ¿E númer ero o de de reg regis istr tro o de de la la mue muest stra ra? ?
19. 9.1 1.( .(b) b)
¿Fec ¿F echa ha de re rece cepc pció ión? n?
19.1.( 19. 1.(c) c)
¿El nom nombre bre y direc direcció ción n del del labor laborato atorio rio que ana analiz liza a la mue muestr stra? a?
19.1.( 19. 1.(d) d)
¿Nombr ¿No mbre e y dire direcci cción ón de de quien quien ori origin gina a la sol solici icitud tud de anál análisi isis? s?
19.1.( 19. 1.(e) e)
¿Nombre, ¿Nombr e, desc descrip ripció ción n y núme número ro de de lote lote de de la mues muestra tra cua cuando ndo corresponda?
19.1.( 19. 1.(f) f)
¿Nombre ¿Nombr e y dir direcc ección ión del fab fabric ricant ante e y, y, si pro proced cede, e, el el del del rereacondicionamiento/o distribuidor?
19.1 19 .1.( .(g) g)
¿Refer ¿Ref eren enci cia a de la lass es espe peci cificaciones empleadas en el análisis de la muestra?
19.1.( 19. 1.(h) h)
¿Resultad ¿Resul tados os de todo todoss los los ensa ensayos yos rea realiz lizado adoss (med (media ia y desviación estándar, si procede) con los límites establecidos?
19.1.( 19. 1.(i) i)
¿Una concl ¿Una conclusi usión ón de de si la mues muestra tra est está á dentr dentro o de los lím límite itess de de las especificaciones?
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EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
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19.1 19 .1.( .(j) j)
¿La ¿L a fecha fecha de ven venci cimi mien ento to / re-a re-aná nálilisi sis, s, si si corr corres espo pond nde? e?
19..1. 19 1.(k (k))
¿La ¿L a fec fecha ha en qu que e se ha finalizado el análisis?
19.1.(l)
¿La firma del jefe del laboratorio u otra persona autorizada?
20.
Muestras retenidas
20.1 20 .1..
¿Conse ¿Con serv rva a el la labo bora rato tori rio o mue muest stra rass en co conf nfor ormi mida dad d con con la la legislación o con quien solicita el análisis?
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EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
¿La cantidad es suficiente para permitir reanálisis? ¿Las muestras son mantenidas en su envase original? CUARTA PARTE: SEGURIDAD 21.
Reglas generales
21.1 21 .1..
¿Se enc ¿Se encue uent ntra ran n dis dispo poni nibl bles es pa para ra ca cada da mi miem embr bro o del del pe pers rson onal al la lass instrucciones generales y especi ficas de seguridad para el riesgo identificado?
21.2 21 .2..
¿Se cu ¿Se cump mple len n la lass re regl glas as ge gene nera rale less pa para ra el tr trab abaj ajo o se segu guro ro,, en conformidad con las regulaciones nacionales y procedimientos operativos estándares, que incluyen los siguientes requerimientos?:
21.2.( 21. 2.(a) a)
¿Están dis ¿Están dispon ponibl ibles es para para el pers persona onall las las hojas hojas con dat datos os de de seguridad antes de realizar los análisis?
21.2.( 21. 2.(b) b)
¿Está ¿Es tá proh prohibi ibido do fuma fumarr, come comerr y beb beber er en en el lab labora orator torio? io?
21.2.( 21. 2.(c) c)
¿Está el ¿Está el perso personal nal fam famili iliari arizad zado o con con el uso uso de de equip equipos os cont contra ra incendios, incluyendo extintores, mantas de incendios y máscaras de gas?
21.2.( 21. 2.(d) d)
¿El per person sonal al usa usa batas batas de lab labora orator torio io u otra otra ropa ropa prot protect ectora ora,, incluyendo protección de ojos?
21.2.( 21. 2.(e) e)
¿Se tie tiene ne espe especia ciall cuida cuidado do con con el el manej manejo, o, por eje ejempl mplo, o, de sustancias altamente potentes, infecciosas o volátiles?
21.2.( 21. 2.(f) f)
¿La mu muest estras ras alt altam ament ente e tóxic tóxicas as y/o y/o geno genotóx tóxica icas, s, son son mane manejad jadas as en una instalación especialmente diseñada para prevenir el riesgo de contaminación?
21.2.( 21. 2.(g) g)
¿Todoss los ¿Todo los env envase asess de de sust sustanc ancias ias quí químic micas as est están án completamente rotulados e incluyen advertencias destacadas (ej. “veneno“, “in flamable”, “radiación”, etc.)?
21.2.( 21. 2.(h) h)
¿Los cables ¿Los cables eléc eléctri tricos cos y equi equipos pos,, incluy incluyend endo o refrig refrigera erador dores, es, están provistos de aislamiento adecuado y ser a prueba de chispas?
21.2.( 21. 2.(i) i)
¿Se obs observ ervan an reg reglas las de seg seguri uridad dad en el man manejo ejo de cil cilind indros ros de gases comprimidos, y el personal está familiarizado con los códigos de identificación por color?
21.2 21 .2.( .(j) j)
¿Hay ¿H ay per perso sona nall que que tra traba baja ja sol solo o en el lab labor orat ator orio io? ?
21.2 21 .2.( .(k) k)
¿Se ¿S e dispo dispone ne de mat mater eria iale less de prim primer eros os auxi auxililios os? ? ¿El personal está instruido en técnicas de primeros auxilios, cuidados de emergencia y uso de antídotos? ...
DOCUMENTO DE A UTOEVALUACIÓN UTOEVALUACIÓN
DE BUENAS PRÁCTICAS DE LABORATORIO (BPL)
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Nº ÍTEM 21.3 21 .3..
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EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
¿Dispo ¿Dis pone ne de ro ropa pa pr prot otec ecto tora ra,, inc inclu luye yend ndo o pro prote tecc cció ión n de de ojo ojos, s, máscaras y guantes? ¿Existen duchas de seguridad? ¿Se usa bulbos de succión de goma para pipetas manuales y sifones? ¿Está instruido el personal en el manejo seguro de material de vidrio, reactivos corrosivos y solventes? ¿Cómo se transporte los reactivos y solventes en el laboratorio? ¿Existen precauciones e instrucciones para el trabajo con productos peligrosos? ¿Se usan solventes libres de peróxidos? ¿Cómo se elimina los productos peligrosos (neutralización o desactivación, mercurio y sus sales)?
21.4 21 .4..
¿Han si ¿Han sido do ai aisl slad ados os y ro rotu tula lado doss apr aprop opia iada dame ment nte e los los pr prod oduc ucto toss venenosos o peligrosos? ¿Utilizan reactivos citostáticos y mutagénicos?
Laboratorios de Microbiología (Ref.: Guía de la OMS sobre Buenas Prácticas para Laboratorios de Microbiología QAS/09.297/ISO 17025) Nº ÍTEM 1.
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EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
¿Las ens ¿Las nsa ayo yoss mic micro rob bio ioló lógi giccos os,, se se rea realilizzan an,, en en un un lab labor orat ator orio io apropiadamente diseñado y construido para: ▪
▪
▪
ensayo de esterilidad; detección, aislamiento, recuento ye identi ficación de microorganismos (virus, bacterias, hongos y protozoos) y sus metabolitos en diferentes materiales (ej., materias primas, agua, aire), productos, super ficies y medio ambiente, y valoración de contenido usando microorganismos como parte del sistema de ensayo?
2.
Personal
2.1. 2. 1.
¿Están ¿Est án de desc scri rita tass la lass fu func ncio ione ness de dell pe pers rson onal al qu que e es está tá in invo volu lucr crad ado o en los ensayos, calibraciones, validaciones y veri ficaciones del laboratorio de microbiología?
2.2. 2. 2.
¿Si el la ¿Si labo bora rato tori rio o inco incorp rpor ora a al res resul ulta tado do del del ens ensay ayo o opin opinio ione ness e interpretaciones, éstas son autorizadas por la persona responsable con experiencia y conocimiento relevante técnico y normativo?
2.3. 2. 3.
¿El pe ¿El pers rson onal al té técn cnic ico o ha re reci cibi bido do un en entr tren enam amie ient nto o ad adec ecua uado do pa para ra la realización competente de los ensayos y la operación de los equipos del área de microbiología? ¿Se hace monitoreo continuo para identi ficar la necesidad de nuevos entrenamientos?
3.
Condiciones ambientales ...
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3.1. 3. 1.
¿Los eq ¿Los equi uipo poss y la lass ár área eass fí físi sica cass es está tán n ded dedic icad ados os ex excl clus usiv ivam amen ente te a los ensayos microbiológicos?
3.2. 3. 2.
¿El dis ¿El diseñ eño o del del ár área ea de mi micr crob obio iolo logí gía a est está á ade adecu cuad ado o y co con n suficiente espacio para evitar todo tipo de contaminación?
3.3. 3. 3.
¿El áre ¿El área a de dell la labo bora rato tori rio o de mi micr crob obio iolo logí gía a es está tá di divi vidi dida da en fo form rma a adecuada, para guardar las muestras, las cepas de referencias, los medios de cultivo (en ambiente y en refrigeración), los registros, etc.?
3.4. 3. 4.
¿La ins ¿La insta tala laci ción ón y los los ma mate teri rial ales es de co cons nstr truc ucci ción ón pe perm rmit iten en la limpieza y desinfección apropiadas y minimizan el riesgo de contaminación?
3.5. 3. 5.
¿Tiene ¿Tie ne un unid idad ad de ai aire re ac acon ondi dici cion onad ado o con con co cont ntro roll de hu hume meda dad, d, temperatura y presión, separada e independiente de las demás áreas del laboratorio?
3.6. 3. 6.
¿Exi ¿E xist sten en co cont ntro role less pa para ra el ac acce ceso so al la labo bora rato tori rio o de mi micr crob obio iolo logí gía? a?
3.7. 3. 7.
¿Cuent ¿Cue nta a el el labo labora rato tori rio o con con ár área eass sep separ arad adas as pa para ra ac acti tivi vida dade dess como: recepción y almacenamiento de muestras, preparación de muestras, ensayos incluyendo el área de incubación, microorganismos de referencia, equipos para la preparación y esterilización de medios, para los ensayos de esterilidad, la descontaminación y área para limpieza (sanitización de medios después de la incubación)?
3.8. 3. 8.
¿Se apl ¿Se aplic ican an lo loss pri princ ncip ipio ioss de de aná análilisi siss de de rie riesg sgo, o, cu cuan ando do no ha hayy áreas exclusivas para las actividades anteriores?
3.9. 3. 9.
¿Las ár ¿Las área eass de tr trab abaj ajo o cuen cuenta tan n con con sus sus pr prop opio ioss equi equipo poss y mat mater eria iall para realizar las actividades del área?
4.
Monitoreo ambiental en el laboratorio
4.1. 4. 1.
¿Cuent ¿Cue ntan an co con n un un pro progr gram ama a de de mon monit itor oreo eo am ambi bien enta tall que que in incl cluy uya a la temperatura, las diferenciales de presión, control de super ficies y definidos los limites de alerta y los límites de acción?
5.
Limpieza, desinfección e higiene
5.1. 5. 1.
¿Se ¿S e tie tien ne pro progr gram ama a de de lim limpi piez eza a y des esin infe feccci ció ón?
5.2. 5. 2.
¿Se re ¿Se regi gist stra ran n lo loss re resu sultltad ados os de dell mo moni nito tore reo o amb ambie ient ntal al do dond nde e és éste te es relevante?
5.3. 5. 3.
¿Qué se ha ¿Qué hace ce en ca caso so de de derr rram ames es (r (rea eact ctiv ivos os,, med medio ioss de de cul culti tivo vo,, líquidos en general)?
5.4. 5. 4.
¿Las ins ¿Las insta tala laci cion ones es tie tiene nen n disp dispon onib ible less lava lavama mano noss adec adecua uado dos, s, (con sensores para abrir y cerrar la llave del agua)?
6.
Validación de los métodos de ensayo
6.1. 6. 1.
¿Se ti ¿Se tien ene e un pr prot otoc ocol olo o de va valilida daci ción ón de lo loss mé méto todo doss microbiológicos que incluya, muestras positivas con un nivel de contaminación determinada?
6.2. 6. 2.
¿Se titien ¿Se enen en va valilida dado doss lo loss mé méto todo doss mi micr crob obio ioló lógi gico coss cu cual alititat ativ ivos os,, con procedimientos para con firmar e identificar los microorganismos y la determinación de límites de detección, repetibilidad y reproducibilidad (con controles positivos y negativos)?
6.3. 6. 3.
¿Los mé ¿Los méto todo doss cua cuant ntit itat ativ ivos os es está tán n val valid idad ados os y det deter ermi mina nan n sensibilidad, repetibilidad, reproducibilidad y límite de detección mientras se define su variabilidad?
6.4.
¿Se verifica que los afectos inhibitorios de la muestra fueron eliminados con un método apropiado para cada tipo de muestra?
NO CUMPLE
EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
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DOCUMENTO DE A UTOEVALUACIÓN UTOEVALUACIÓN
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Nº ÍTEM
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6.5.
¿Se efectúa la verificación estadística de la determinación de potencia y validez del ensayo?
6.6. 6. 6.
¿Los ¿L os en ensa sayo yoss uti utililiza zado doss en en el el lab labor orat ator orio io es está tán n val valid idad ados os? ?
7.
Equ quip ipos os (de debe ben n cu cum mpl plir ir con lo loss íte tem ms de la guí uía a OM OMS S, ver numeral 8.)
7.1. 7. 1.
¿Cuent ¿Cue nta a con con pr prog ogra rama ma de ma mant nten enim imie ient nto o de lo loss eq equi uipo poss esenciales, se guardan los registros de esta actividad?
8.
Calibración y verificación del desempeño
8.1. 8. 1.
¿Tiene ¿Tie ne es esta tabl blec ecid ido o el el pro progr gram ama a de de cal calib ibra raci ción ón de eq equi uipo poss y verificación del desempeño de los mismos, que in fluyen directamente en los ensayos?
CUMPL E
NO CUMPLE
EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
¿Se evidencia los registros de la actividad? 8.2. 8. 2.
¿Tiene ¿Tie nen n est estab able leci cida da la fr frec ecue uenc ncia ia de ca cada da ca calilibr brac ació ión ny verificación? ¿Se evidencia los registros de la actividad?
9.
Instrumentos de medición: temperatura
9.1. 9. 1.
¿Los te ¿Los term rmóm ómet etro ros, s, te term rmoc ocup upla lass et etc, c, pa para ra me medi dirr la te temp mper erat atur ura a en incubadoras, autoclaves están calibrados?
9.2. 9. 2.
¿La cal ¿La calib ibra raci ción ón de lo loss ter termó móme metr tros os,, ter termo mocu cupl plas as,, et etc. c.,, par para a med medir ir la temperatura en incubadoras, autoclaves tiene trazabilidad a un patrón internacional?
9.3.
¿Se verifica la estabilidad y distribución uniforme de la temperatura después de una reparación de incubadoras, baño de agua, hornos, etc.? ¿Se registra?
10.
Autoclaves y preparación de medios
10.1 10 .1..
¿Cumpl ¿Cum plen en la lass aut autoc ocla lave vess con con el ti tiem empo po es espe peci cificado del ciclo y la temperatura programada?
10.2 10 .2..
¿Se evi ¿Se evide denc ncia ia en la va valilida daci ción ón el de dese semp mpeñ eño o par para a cad cada a cic ciclo lo de operación con respecto a la carga utilizada normalmente? ¿Se revalida después de una reparación, modificación crítica, reprogramación, o cuando se indique?
10.3 10 .3..
¿Se tie ¿Se tiene ne un pr proc oced edim imie ient nto o de de lim limpi piez eza, a, ba basa sado do en he hech chos os (validación o revalidación) con criterios de aceptación y rechazo?
10. 0.4 4.
¿Se ¿S e reg regis istr tra a el el mon monit itor oreo eo ru ruttin inar ario io? ?
10.5 10 .5..
¿Están ¿Est án ca calilibr brad adas as la lass pes pesas as y bal balan anza zass con con tr traz azab abililid idad ad a intervalos regulares?
11.
Equipo volumétrico
11. 1.1. 1.
¿Realiliza ¿Rea zan n la la cal calib ibra raci ción ón de dell equ equip ipo o vol volum umét étri rico co (p (pip ipet etas as volumétricas, dispensadores automáticos, etc.)?
11.2.
¿Tienen certificado de calibración, entregado por el proveedor proveedor,, de los equipos volumétrico descartables?
11. 1.3. 3.
¿Son ot ¿Son otro ross equ equip ipos os de me medi dici ción ón,, com como o los los de co cond nduc uctitivi vida dad, d, pHmetros, etc., veri ficados regularmente o antes de su uso?
12.
Reactivos y medios de cultivo
12.1 12 .1..
¿Se hac ¿Se hace e pr prom omoc oció ión n de cr crec ecim imie ient nto o pa para ra ve veri rificar la calidad de los reactivos (usando controles positivos y negativos)?
12.2 12 .2..
¿Se ¿S e re real aliz izan an co cont ntro role less mi micr crob obio ioló lógi gico cos? s? ...
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CUMPL E
12.3 12 .3..
¿Cuent ¿Cue nta a con con ár área eass sep separ arad adas as pa para ra en ensa sayo yo de es este teri rililida dad d y ot otro ross controles microbiológicos?
12.4.
¿Se cuenta con áreas calificadas y flujo laminar para la realización de ensayos de esterilidad?
12.5.
¿Se verifica periódicamente el estado de los filtros del flujo laminar?
12.6 12 .6..
¿Cuent ¿Cue nta a con con lo loss mat mater eria iale les, s, me medi dios os de cu cultltiv ivo o y re reac actitivo voss necesarios para realizar los controles microbiológicos de rutina?
12.7 12 .7..
¿Se ¿S e enc encue uent ntra ran n den dentr tro o del del pe perí ríod odo o de de val valid idez ez? ?
12.8 12 .8..
¿Se alma ¿Se almace cena nan n los los medi medios os de de cult cultiv ivo o desh deshid idra rata tado doss en condiciones de humedad y temperatura indicadas por el fabricante?
12.9 12 .9..
¿Se regi ¿Se regist stra ran n los los pará paráme metr tros os de cad cada a cicl ciclo o de es este teri rililiza zaci ción ón de de medios de cultivo?
12.10. 12. 10.
¿Se rea realiz liza a el el test test de pro promoc moción ión de cre crecim cimien iento to cad cada a vez vez que se utilizan nuevos lotes de medios de cultivo?
12.1 12 .11. 1.
¿Exist ¿Exi ste e un pro proce cedi dimi mien ento to ope opera ratitivo vo nor norma maliliza zado do par para a la preparación de medios de cultivos?
13.
Cepas
13.1 13 .1..
¿Exi ¿E xist sten en ce cepa pass mi micr crob obia iana nass de re refe fere renc ncia ia? ?
13.2.
¿En caso de exis isttir, son certi ficadas por un organismo reconocido internacionalmente?
13.3.
¿Existe un registro de identi ficación y uso de cepas?
13.4 13 .4..
¿Est ¿E stá á est estab able leci cida da la fr frec ecue uenc ncia ia de lo loss rep repiq ique ues/ s/re resi siem embr bras as? ?
13..5. 13
¿Se ¿S e reg regis isttra ran n los los rep epiq ique ues/ s/re ressie iem mbr bra a?
13.6 13 .6..
¿Se ¿S e lle lleva van n a ca cabo bo co cont ntro role less per perió iódi dico coss par para a ver veriificar la viabilidad?
13.7 13 .7..
¿Se lle ¿Se lleva van n a ca cabo bo co cont ntro role less per perió iódi dico coss par para a ver veriificar la identidad morfológica y bioquímica?
14.
Ensayo de esterilidad
14..1. 14
¿Se ¿S e rea realilizzan en enssay ayos os de es este teri rililida dad? d?
14.2 14 .2..
Para en Para ensa sayo yoss de de est ester erililid idad ad ¿s ¿se e uti utililiza zan n mét métod odos os o ficiales en alguna de las farmacopeas?
14..3. 14
De no ser as así, í, el mét métod odo o ¿es ¿esttá val valid idad ado? o?
14.4 14 .4..
¿Exi ¿E xist ste e un re regi gist stro ro de po porc rcen enta taje je de fa fals lsos os po posi sititivo vos? s?
14..5. 14
¿Est ¿E stos os no exc exced eden en el 0, 0,5% 5% de dell tot total al? ?
14.6 14 .6..
¿Cua ¿C uall es es el el cul cultitivo vo ut utililiz izad ado o par para a la la pru prueb eba a de de est ester erililid idad ad? ?
14.7.
¿Se verifica que cuando no pasa la prueba de esterilidad se hace una investigación completa de las causas y una 2 da prueba sólo se realiza si se demuestra que la prueba original no era válida?
15.
Potencia de de an antibióticos
15.1 15 .1..
¿Se real ¿Se realiz izan an ens ensay ayos os de de dete determ rmin inac ació ión n de pot poten enci cia a de antibióticos?
15.2.
¿Se efectúa la verificación estadística de la determinación de potencia y validez del ensayo?
16.
Muestreo
16.1 16 .1..
¿Se eje ¿Se ejecu cuta tan n el el tra trans nspo port rte e y el alm almac acen enaj aje e baj bajo o con condi dici cion ones es qu que e mantienen la integridad de la muestra?
NO CUMPLE
EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
...
DOCUMENTO DE A UTOEVALUACIÓN UTOEVALUACIÓN
DE BUENAS PRÁCTICAS DE LABORATORIO (BPL)
35
Nº ÍTEM
P R E G U N TA S
16.2 16 .2..
¿Se tie ¿Se tiene ne un pr proc oced edim imie ient nto o que que de dete term rmin ine e el el tie tiemp mpo o ent entre re la toma de la muestra y las realización del ensayo, según el producto específico, sin que se afecte la exactitud del resultado del ensayo?
16.3 16 .3..
¿Está ¿Est á docu docume ment ntad ada a clar claram amen ente te la la resp respon onsa sabi bililida dad d del del tran transp spor orte te,, del almacenaje entre el muestreo y la llegada al laboratorio de ensayo?
16.4 16 .4..
¿Ess el ¿E el mue muest stre reo o rea realiliza zado do po porr per perso sona nall com compe pete tent nte e y en entr tren enad ado? o?
17.
Identificación y manipulación de la muestra
17.1 17 .1..
¿Exist ¿Exi sten en pr proc oced edim imie ient ntos os qu que e inc inclu luya yan n la la ent entre rega ga y rec recib ibo o de de la muestra, y acciones a realzar cuando la muestra sea escasa o llegue en condiciones inaceptables para el ensayo?
17.2 17 .2..
¿Se reg ¿Se regis istr tra a tod toda a la la inf infor orma maci ción ón im impo port rtan ante te co como mo fe fech cha a de de recibo, temperatura de la muestra, especi ficaciones del ensayo?
17.3 17 .3..
¿Est ¿E stán án la lass con condi dici cion ones es de al alma mace cena naje je va valilida dada das? s?
17.4 17 .4..
¿Están ¿Est án doc docum umen enta tado doss los los pro proce cedi dimi mien ento toss de su subm bmue uest stre reo, o, si si se realiza?
17.5 17 .5..
¿Exi ¿E xist ste e un un pro proce cedi dimi mien ento to pa para ra la lass mue muest stra rass de de ret reten enci ción ón? ?
17.6 17 .6
¿Las po ¿Las porc rcio ione ness de de mue muest stra ra co cont ntam amin inad ada a se se des desco cont ntam amin inan an an ante tess de ser descartadas?
18.
Disposición de desechos
18.1 18 .1..
¿Exist ¿Exi sten en pr proc oced edim imie ient ntos os pa para ra la el elim imin inac ació ión n de de mat mater eria iale less contaminados y en concordancia con la legislación ambiental del país?
19.
Garantía de calidad
19.1 19 .1..
¿Tiene ¿Tie ne el la labo bora rato tori rio o un un sis siste tema ma de ga gara rant ntía ía de ca calilida dad d que que garantice la consistencia y la conformidad de los resultados del ensayo?
20.
Métodos de prueba
20.1 20 .1..
¿Utililiza ¿Uti za el la labo bora rato tori rio o mé méto todo doss de en ensa sayo yo oficiales en la farmacopea?
20.2 20 .2..
¿Utililiza ¿Uti za lo loss est están ánda dare ress típ típic icos os ap aplilica cado doss a la in indu dust stri ria a farmacéutica como sigue?: ▪
▪
36
CUMPL E
la prueba de límite microbiana/total bioburden - 1.000 g para las bacterias y 100 g para las levaduras y los moldes; y control del medio ambiente - 15 organismos para TVC en el agar de la soja del Tryptone (TSA) y 5 organismos para las levaduras y moldes en el agar diferenciado de Schwartz (SDA).
20. 0.3 3.
¿Uttililiz ¿U iza a es está tánd ndar ares es típ ípic icos os de dell pa país ís? ?
21.
Reporte
21.1 21 .1..
¿Exist ¿Exi ste e un pro proce cedi dimi mien ento to par para a hace hacerr el rep repor orte te y la int inter erpr pret etac ació ión n de resultados, por ejemplo NO DETECTADO para una unidad definida?
DOCUMENTO TÉCNICO NO 6 - SERIE RED PARF
NO CUMPLE
EVIDENCIA OBJETIVA/ OBSERVACIONES
Versão Português
37
Introdução Os guias relacionados com a garantia de qualidade do laboratório de controle foram atualizados pela OMS e publicados com o nome de Boas Práticas da OMS para Laboratórios de Controle de Qualidade dos Produtos Farmacêuticos, Relatório Nº 44, Anexo 1 da Série de Relatórios Técnicos da OMS, N o 957, 2010, e substituem às Boas Práticas para Laboratórios Nacionais de Controle Farmacêuticos da OMS, Relatório Nº 36, Anexo 3 da Série de Relatórios Técnicos da OMS, No 902, 2002. Estes guias são aplicados a qualquer laboratório de controle de qualidade dos produtos farmacêuticos, não incluindo aqueles envolvidos na análise de produtos biológicos, ex. vacinas e produtos hemoderivados, para os quais a OMS dispõe de guias separadas. Para os laboratórios microbiológicos desenvolveu-se especificamente o Guia para as Boas Práticas de Laboratórios Microbiológicos de Produtos Farmacêuticos da OMS (referência/09.297 QAS). Esta publicação responde no nome de Documento de Auto-Avaliação de Boas Práticas Laboratório e corresponde ao Documento Técnico Nº 6 da Rede PARF, que substitui os Documentos Técnicos anteriores Nº 2 e Nº 3. Apresenta-se em um só volume com três idiomas (espanhol, português e inglês) e em forma de questionário para melhor interpretação das atualmente Boas Práticas de Laboratório da OMS1 e do Guia para as Boas Práticas de Laboratórios Microbiológicos de Produtos Farmacêuticos da OMS.
1
WHO. WHO Expert Committee on Speci fications for Pharmaceutical Preparations. Forty-fourth Report. Annex 1: WHO Good practices for pharmaceutical quality control laboratories. Geneva: WHO; 2010: pp. 81–129. Technical Report Series 957.
DOCUMENTO DE A UTO UTO-A VALIAÇÃO VALIAÇÃO DE BOAS PRÁTICAS DE LABORATÓRIO (BPL)
39
An A n t ec eced eden entt es O Grupo de Trabalho de Boas Práticas de Laboratório (GT/BPL) criado em junho de ano 2005 por recomendação da IV Conferência Pan-americana para a Harmonização da Regulamentação Farmacêutica (Rede PARF), tem trabalhado desde então para o fortalecimento do desempenho dos laboratórios de controle, a fim de assegurar que os medicamentos cumpram as normas internacionais de qualidade e sejam seguros e eficazes. O cumprimento das recomendações providas pela OMS proporciona a harmonização das boas práticas, a cooperação entre laboratórios e o reconhecimento mútuo de resultado. Além disso, permitindo que os laboratórios alcancem a pré-quali ficação OMS, pela qual passam a ser laboratórios de referência para as Agências das Nações Unidas que requeiram seus serviços. Em 2010 a rede PARF publicou o Documento Técnico Nº. 2 em três idiomas (Espanhol, Português e Inglês): as “Boas Práticas para Laboratórios Nacionais de Controle Farmacêuticos da OMS” (Informe 36, Anexo 3 da Serie de Relatórios Técnicos da OMS, N o 902, 2002). Também no mesmo ano, publicou-se o Documento Técnico Nº. 3, em forma de questionário: “Guia de Auto-avaliação de Boas Práticas para Laboratórios Nacionais de Controle Farmacêutico”, cujo objetivo principal era orientar o pessoal do laboratório de controle, efetuar uma auto-avaliação de seu sistema de qualidade em relação às BPL/OMS e obter um diagnóstico de seu estado atual para poder melhorar aspectos de ficientes ou ainda não implementados.
40
DOCUMENTO TÉCNICO NO 6 - SÉRIE REDE PARF
Considerações Consi derações Gera Gerais is e Agr Agrade adeci cimento mentoss O Documento de Auto-avaliação de Boas Práticas de Laboratório (BPL) em Espanhol foi elaborado durante a Sétima Reunião do Grupo de Trabalho em Boas Práticas Laboratório (GT/BPL) realizada em Lima, Peru, de 20 a 22 de julho de 2010. A versão versão em Português foi realizada pelo grupo do Brasil INCQS (Instituto Nacional de Controle Controle de Qualidade em Saúde), FUNED (Fundação Ezequiel Dias) e ANVISA (Agência Nacional de Vigilância Sanitaria). Para a versão em Inglês contou-se com a colaboração do CRDTL ( Caribbean Regional Drug Testing Laboratory), USP (United States Pharmacopeia), PQM (Promoting the Quality of Medicines Program ) e AMI ( Amazon Amazon Malaria Initiative) a qual é financiada por USAID (United States Agency for International Development). A edição foi realizada na OPAS por Matilde E. Molina e José M. Parisi.
Integrantes do Grupo de Trabalho de Boas Práticas de Laboratório (GT/BPL): Membros titulares ▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
María Gloria Olate, Coordinadora, LNC-ISP/Chile Ofelia Villalba, CNCC-INS/Peru Nilka M. Guerrero, IEA/Panamá Lucette Cargill, CRDTL/Jamaica Francisco Canindé Gerlândio de Souza, ANVISA/Brasil Sigrid Mathison, MSP/Uruguay Damian Cairatti, USP/USA Thomas Schultz, FIFARMA
Membros alternos ▪
▪
Olga Gruc, INAME-ANMAT/Argentina Ana Lara Sterling, CECMED/Cuba
Observadores ▪
▪
▪
▪
▪
▪
Rosalba Alzate, Universidad de Antioquia/Colombia Ruben Szyszkowsky, Universidad de Buenos Aires/Argentina Carlos Saldarriaga Alzate, Universidad de Antioquia/Colombia Milagros Real Pérez, Instituto Nacional de Salud/Peru Catalina Massa, Universidad de Córdoba/Argentina Antonio Hernández-Cardoso, USP/USA
Sub-Grupo de Trabalho para versão dos documentos em português ▪
▪
▪
▪
▪
Francisco Canindé Gerlândio de Souza, ANVISA/Brasil Amália Soares Santana, LACEN-MG/FUNED/Brasil Reginelena Ferreira da Silva, INCQS/Fiocruz/Brasil Rodrigo Souza Leite, LACEN-MG/FUNED/Brasil Renata Carvalho, ANVISA/Brasil
DOCUMENTO DE A UTO UTO-A VALIAÇÃO VALIAÇÃO DE BOAS PRÁTICAS DE LABORATÓRIO (BPL)
41
Secretariado ▪
José M. Parisi OPS-OMS/W OPS-OMS/Washington, ashington, DC
Colaboradores participantes da 7ª Reunião do Grupo de Trabalho de Boas Práticas Laboratório (GT- BPL) julho 20–22, 2010 - Lima, Peru Cecilia Garnica López, CONCAMYT/Bolivia Eduardo C. Leal, INCQS/Brasil José A. Padilha de Castro, GGLAS/ANVISA/Brasil Julio César Martins Siqueira, IOM/FUNED/Brasil Amália Soares Santana, IOM/FUNED/Brasil IOM/FUNED/Brasil Rubén G. Tabuchi, CNCC/Peru Fernando Alva Ruiz, CNCC/Peru Fredy Mostacero Rodriguez, CNCC/Peru Roberto Torres Torres Olivera, CNCC/Peru Julia Chu Caytopa, CNCC/Peru Juan Ortiz Bernaola, CNCC/Peru Gloria Florez Lovera, CNCC/Peru Werner Hurtado Basualdo, CNCC/Peru Leila Choy Chong, DIGEMID/Peru Flor Espinoza Galindo, DIGEMID/Peru Graciela Laines Lozano, DIGEMID/Peru Kelly Carvajal Ulloa, DIGEMID/Peru Amelia Villar, OPS/Peru Mónica Hirschhorn, CCCM/Uruguay Adrián Barojas, PQM/USP/USA ▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
42
DOCUMENTO TÉCNICO NO 6 - SÉRIE REDE PARF
A u t o -Av Au -Aval alii aç ação ão d e Bo B o as Pr Prát átii c as d e Lab L abo o r at ató ório (BPL) Parte Um. Gestão e Infra-estrutura 1.
Organização e gestão
2.
Sistema de gestão da qualidade
3.
Controle de documentos
4.
Registros
5.
Equipamentos com processadores de dados
6.
Pessoal
7.
Instalações
8.
Equipamentos, instrumentos e outros dispositivos
9.
Contratos
Parte Dois. Materiais, Equipamentos, Instrumentos e Outros Dispositivos 10. Reagentes 11. Substâncias e materiais de referência 12. Calibração, verificação de desempenho e qualificação de equipamentos, instrumentos e outros dispositivos 13. Rastreabilidade Parte Três. Procedimentos de Trabalho 14. Recebimento de amostras 15. Registro de análise 16. Validação de procedimentos analíticos 17. Ensaios 18. Avaliação de resultados dos ensaios 19. Laudo de análise 20. Amostras retidas Parte Quatro. Biossegurança 21. Regras gerais
DOCUMENTO DE A UTO UTO-A VALIAÇÃO VALIAÇÃO DE BOAS PRÁTICAS DE LABORATÓRIO (BPL)
43
N° ITEM
P E R G U N TA S
CUMPRE
NÃO CUMPRE
EVIDÊNCIA / OBSERVAÇÕES
PARTE UM: GESTÃO E INFRA-ESTRUTURA 1.
Organização e gestão
1.1. 1. 1.
O lab labor orat atór ório io ou a org organ aniz izaç ação ão da qu qual al fa fazz par parte te é uma uma en enti tida dade de legalmente responsável e autorizada a funcionar?
1.2. 1. 2.
O lab labor orat atór ório io es está tá or orga gani niza zado do e ope opera ra de fo form rma a a cu cump mpri rirr os os requisitos mencionados neste Guia?
1.3. 1. 3.
Indi In diqu que e se se o la labo bora rató tóri rio o cum cumpr pre e com com os se segu guin inte tess req requi uisi sito tos: s:
1.3.(a 1.3 .(a))
O labo laborat ratóri ório o poss possui ui pes pessoa soall gere gerenci ncial al e técn técnico ico com aut autori oridad dade e e recursos necessários para: ▪
▪
▪
▪
cumprir com suas obrigações? identificar a ocorrência de desvios no sistema da qualidade? identificar a ocorrência de desvios em procedimentos de ensaios, calibrações, validações e veri ficações? iniciar ações para prevenir ou minimizar tais desvios?
1.3. 1. 3.(b (b))
Conta Cont a com com as as med medid idas as par para a asse assegu gura rarr que que a ger gerên ênci cia aeo pessoal não estejam sujeitos a pressões comerciais, políticas, financeiras e/ ou de outro tipo ou con flito de interesses, que possam afetar seu trabalho de forma adversa?
1.3. 1. 3.(c (c))
Possui Poss ui po polílítitica ca e pro proce cedi dime ment ntos os pa para ra ga gara rant ntir ir a con confidencialidade de: ▪
1.3 .3..(d (d))
a informação contida nas autorizações de comercialização?
▪
transferências de resultados ou registros?
▪
proteção de dados em arquivos (em papel e eletrônico)?
Pos ossu suii um um or orga gano nogr gram ama, a, qu que e de de fina: ▪
▪
▪
a organização e a estrutura de gestão do laboratório? sua posição em qualquer organização matriz (tal como o ministério ou a autoridade reguladora de medicamentos)? as relações entre a gestão, operações técnicas, serviços de apoio e um sistema de gestão da qualidade?
1.3.(e)
Estão especificadas as responsabilidades, autoridades e interrelações de todo o pessoal que gerência, executa ou veri fica o trabalho que afete a qualidade dos ensaios e/ou calibrações, validações e veri ficações?
1.3. 1. 3.(f (f))
Está ga Está gara rant ntid ida a a at atri ribu buiç ição ão da dass res respo pons nsab abililid idad ades es,, especialmente na designação de unidades especi ficas para tipos de medicamentos particulares?
1.3. 1. 3.(g (g))
Possui Poss ui sub subst stititut uto o ou pes pesso soal al tre trein inad ado o para para a áre área a gere gerenc ncia iall chave e pessoal cientí fico especializado?
1.3. 1. 3.(h (h))
Propor Prop orci cion ona a supe superv rvis isão ão ade adequ quad ada a ao pes pesso soal al,, incl inclui uind ndo oo pessoal em treinamento, de acordo com a competência por ensaios e/ou métodos, procedimentos de calibração, validação e verificação, assim como com os objetivos dos ensaios e da avaliação dos resultados? ...
44
DOCUMENTO TÉCNICO NO 6 - SÉRIE REDE PARF
N° ITEM
P E R G U N TA S
1.3. 1. 3.(i (i))
Possui Poss ui um um gere gerent nte e ou che chefe fe de de labo labora rató tóri rio o com com resp respon onsa sabi bililida dade de por todas as operações técnicas e pela provisão de recursos necessários para assegurar a qualidade requerida nas operações laboratoriais?
1.3. 1. 3.(j (j))
Possui Poss ui de desi sign gnad ado o um um mem membr bro o da da equ equip ipe e com como o ger geren ente te da qualidade, que além de outras funções, assegure o cumprimento do sistema de gestão da qualidade?
CUMPRE
NÃO CUMPRE
EVIDÊNCIA / OBSERVAÇÕES
O gerente da qualidade tem acesso direto ao mais alto nível da gerência onde se tomam decisões sobre política e recursos para o laboratório? 1.3.(k)
É assegurado o fluxo adequado de informações entre o pessoal em todos os níveis? O pessoal está consciente da relevância e importância de suas atividades?
1.3. 1. 3.(i (i))
É ass asseg egur urad ada a a ras rastr trea eabi bililida dade de da da amos amostr tra a em to toda dass as et etap apas as desde sua recepção até a elaboração do laudo de análise?
1.3. 1. 3.(m (m))
Mantém Mant ém um ar arqu quiv ivo o atua atualiliza zado do de de tod todas as as esp espec ecii ficações e documentos relacionados (em papel ou eletrônico) utilizados no laboratório?
1.3. 1. 3.(n (n))
Possui Poss ui pr proc oced edim imen ento toss apr aprop opri riad ados os de se segu gura ranç nça? a? (Ver Parte Quatro.)
1.4. 1. 4.
O lab labor orat atór ório io de deve ve ma mant nter er um re regi gist stro ro da dass seg segui uint ntes es fu funç nçõe ões: s:
1.4.(a 1.4 .(a))
Da rec recepç epção, ão, dis distri tribui buição ção e supe supervi rvisão são do env envio io das amo amostr stras as às unidades específicas?
1.4. 1. 4.(b (b))
De to toda dass as am amos ostr tras as re rece cebi bida dass e dos dos doc docum umen ento toss que que a acompanham?
1.5. 1. 5.
Está ga Está gara rant ntid ida a a co comu muni nica caçã ção o e a coo coord rden enaç ação ão en entr tre e o pe pess ssoa oall envolvido nas análises de tal amostra nas distintas unidades?
2.
Sistema de Gestão da Qualidade
2.1. 2. 1.
A ge gerê rênc ncia ia da or orga gani niza zaçã ção o ou do la labo bora rató tóri rio o es esta tabe bele lece ce,, implementa e mantém um sistema de gestão da qualidade apropriado ao escopo de suas atividades incluindo o tipo, classificação e quantidade de ensaios e/ou atividades de calibração, validação e veri ficação para as quais se compromete? A gerência gerência do laboratório assegura que suas políticas, sistemas, sistemas, programas, procedimentos e instruções estão descritas com a extensão necessária para permitir ao laboratório garantir a qualidade dos resultados gerados? A documentação documentação usada no sistema de gestão da qualidade é comunicada, está disponível e está compreendida e implementada pelo pessoal apropriado? Os elementos deste sistema estão documentos em um manual de qualidade para a organização em seu conjunto e/ou para um laboratório dentro da organização?
2.2.
O manual da qualidade contém no mínimo:
2.2. 2. 2.(a (a))
Uma decl Uma declar araç ação ão da da polí polítitica ca da da qual qualid idad ade, e, inc inclu luin indo do ao ao meno menoss o seguinte?:
2.2.(a)(i)
▪
uma declaração da gerência do laboratório sobre o tipo de serviço que realizará? ...
DOCUMENTO DE A UTO UTO-A VALIAÇÃO VALIAÇÃO DE BOAS PRÁTICAS DE LABORATÓRIO (BPL)
45
N° ITEM 2.2.(a)(ii)
P E R G U N TA S ▪
2.2.(a)(iii)
▪
2.2.(a)(iv)
▪
2.2.(a)(v)
▪
CUMPRE
NÃO CUMPRE
EVIDÊNCIA / OBSERVAÇÕES
o compromisso de estabelecer, implementar e manter um sistema efetivo de gestão da qualidade? o compromisso da Gerência do laboratório com as boas práticas profissionais e com a qualidade das análises, calibração, validação e veri ficação? o compromisso da Gerência do laboratório com o conteúdo deste guia? o requisito de que todo o pessoal relacionado com as atividades de análises e calibração dentro do laboratório esteja familiarizado com a documentação da qualidade e com a implementação das políticas e procedimentos de seu trabalho?
2.2. 2. 2.(b (b))
A es estr trut utur ura a do la labo bora rató tóri rio o (o (org rgan anog ogra rama ma)? )?
2.2. 2. 2.(c (c))
As ati ativi vida dade dess oper operac acio iona nais is e fun funci cion onai aiss rela relaci cion onad adas as com com a qualidade de modo que a abrangência e os limites de suas responsabilidades estejam claramente de finidos?
2.2.(d 2.2 .(d))
Um esq esquem uema a da da est estrut rutura ura da doc docume umenta ntação ção uti utiliz lizada ada no sis sistem tema a de gestão da qualidade do laboratório?
2.2. 2. 2.(e (e))
Os pro proce cedi dime ment ntos os int inter erno noss gera gerais is de de gest gestão ão da da qual qualid idad ade? e?
2.2. 2. 2.(f (f))
As re refe ferê rênc ncia iass a pr proc oced edim imen ento toss es espe pecí cíficos para cada ensaio?
2.2.(g)
Informação so sobre as as qu quali ficações, experiências e competências apropriadas que são requeridas para o pessoal?
2.2. 2. 2.(h (h))
Info In form rmaç ação ão sob sobre re a cap capac acititaç ação ão de de pess pessoa oall novo novo e em em serv serviç iço? o?
2.2. 2. 2.(i (i))
Uma Um a pol polít ític ica a de de aud audit itor oria ia in inte tern rna a e ex exte tern rna? a?
2.2. 2. 2.(j (j))
Uma po Uma polí líti tica ca pa para ra im impl plem emen enta taçã ção o e ve veri rificação de ações corretivas e preventivas?
2.2. 2. 2.(k (k))
Uma Um a pol polít ític ica a par para a tra trata tarr as as rec recla lama maçõ ções es? ?
2.2. 2. 2.(l (l))
Uma polí Uma polítitica ca par para a real realiz izar ar rev revis isõe õess do si sist stem ema a de ge gest stão ão da da qualidade?
2.2.(m 2.2 .(m))
Uma pol políti ítica ca par para a sel seleci eciona onar, r, est estabe abelec lecer er e apr aprova ovarr procedimentos analíticos?
2.2. 2. 2.(n (n))
Uma polí Uma polítitica ca par para a o trat tratam amen ento to dos dos res resul ulta tado doss fora fora das das especificações (OOS)?
2.2. 2. 2.(o (o))
Uma polí Uma polítitica ca par para a o empr empreg ego o das das subs substâ tânc ncia iass e mat mater eria iais is de de referência apropriados?
2.2. 2. 2.(p (p))
Uma polí Uma polítitica ca par para a a part partic icip ipaç ação ão em em prog progra rama mass de ens ensai aios os de proficiência, ensaios colaborativos e de avaliação de desempenho (aplicável a laboratórios o ficiais de controle de qualidade de produtos farmacêuticos, mas que possa ser aplicado a outros laboratórios)?
2.2. 2. 2.(q (q))
Uma polí Uma polítitica ca par para a sele seleci cion onar ar for forne nece cedo dore ress de ser servi viço çoss e materiais?
2.3. 2. 3.
O la labo bora rató tóri rio o te tem m es esta tabe bele leci cido do,, im impl plem emen enta tado do e ma mant ntêm êm procedimentos operacionais padrão (POPs) escritos e autorizados para:
2.3.(a)
Qualificações, treinamento, vestuário e higiene pessoal?
2.3.(b)
Controle de de al alterações? ...
46
DOCUMENTO TÉCNICO NO 6 - SÉRIE REDE PARF
N° ITEM
P E R G U N TA S
2.3.(c)
Auditoria interna?
2.3.(d)
Reclamações?
2.3.(e)
Implementação e ve veri ficação de ações corretivas e preventivas?
2.3. 2. 3.(f (f))
Comp Co mpra ra e rec receb ebim imen ento to de de mate materi riai ais? s? Ex. Ex.:: amos amostr tras as e rea reage gent ntes es..
2.3.(g 2.3 .(g))
Obtenção, Obtenç ão, pre prepar paraçã ação o e con contro trole le de sub substâ stânci ncias as e mate materia riais is de referência?
2.3.(h 2.3 .(h))
Rotula Rot ulagem gem int intern erna, a, qua quaren renten tena a e arm armaze azenam nament ento o de mat materi eriais ais? ?
2.3.(i)
Qualificação de equipamentos?
2.3. 2. 3.(j (j))
Calilibr Ca braç ação ão de eq equi uipa pame ment ntos os e ins instr trum umen ento tos? s?
2.3. 2. 3.((k)
Manu nutten ençção pr prev even enttiv iva a e ver erii ficação de instrumentos e equipamentos?
2.3. 2. 3.(l (l))
Amos Am ostr trag agem em ca caso so o lab labor orat atór ório io re real aliz ize e ins inspe peçã ção o vis visua ual? l?
2.3. 2. 3.(m (m))
Anális Anál ise e das das amos amostr tras as com com as as desc descri riçõ ções es dos dos mét métod odos os e equipamentos utilizados?
2.3. 2. 3.(n (n))
Resu Re sult ltad ados os at atíp ípic icos os e for fora a de de esp espec ecii ficação?
2.3. 2. 3.(o (o))
Val alid idaç ação ão de pro proce cedi dime ment ntos os ana analí líti tico cos? s?
2.3. 2. 3.(p (p))
Limpez Limp eza a das das inst instal alaç açõe õess do lab labor orat atór ório io,, incl inclui uind ndo o a part parte e superior das mesas, equipamentos, postos de trabalho, áreas limpas (áreas assépticas) e vidraria?
2.3. 2. 3.(q (q))
Contro Cont role le das das co cond ndiç içõe õess amb ambie ient ntai ais? s? Ex Ex.: .: um umid idad ade ee temperatura.
2.3. 2. 3.(r (r))
Cont Co ntro role le da dass con condi diçõ ções es de ar arma maze zena name ment nto? o?
2.3. 2. 3.(s (s))
Elim El imin inaç ação ão de re reag agen ente tess e am amos ostr tras as de so solv lven ente tes? s?
2.3.(t)
Medidas de de bio biosssegurança?
2.4. 2. 4.
São au São audi dita tada dass pe peri riód ódic ica a e sis siste tema mati tica came ment nte e (au (audi dito tori rias as internas e externas) as atividades do laboratório para veri ficar o cumprimento dos requisitos do sistema de gestão da qualidade e se houver necessidade a aplicação de ações preventivas e corretivas?
CUMPRE
NÃO CUMPRE
EVIDÊNCIA / OBSERVAÇÕES
As auditorias são são executadas por pessoal treinado e qualificado, independente da atividade a ser auditada? O Gerente da Qualidade é responsável por planejar e organizar todas as auditorias internas abordando todos os elementos do sistema de gestão da qualidade? As auditorias são são registradas, assim como detalhes detalhes de qualquer ação preventiva e corretiva tomada? 2.5. 2. 5.
A re revi visã são o por por pa part rte e da da Dir Direç eção ão (g (ger erên ênci cia) a) do la labo bora rató tóri rio o sob sobre re as atividades vinculadas com a qualidade são executadas periodicamente (ao menos anualmente)? Incluindo:
2.5. 2. 5.(a (a))
Os rel relat atór ório ioss sobr sobre e as ins inspe peçõ ções es ou ou audi audito tori rias as int inter erna nass e externas e qualquer seguimento necessário para corrigir as deficiências?
2.5.(b 2.5 .(b))
O res result ultado ado de inv invest estiga igaçõe çõess exe execut cutada adass com como o con conseq seqüên üência ciass de reclamações recebidas, resultados discrepantes ou resultados duvidosos (atípicos) nos ensaios colaborativos e/ou ensaios de proficiência? ...
DOCUMENTO DE A UTO UTO-A VALIAÇÃO VALIAÇÃO DE BOAS PRÁTICAS DE LABORATÓRIO (BPL)
47
N° ITEM
P E R G U N TA S
2.5.(c 2.5 .(c))
As açõ ações es cor corret retiva ivass e pre preven ventiv tivas as apl aplica icadas das com como o resu resulta ltado do das investigações?
3.
Controle de Documentos
3.1. 3. 1.
O la labo bora rató tóri rio o es esta tabe bele lece ce e ma mant ntém ém pr proc oced edim imen ento toss pa para ra controlar e revisar todos os documentos (gerados internamente ou de origem externa) que fazem parte da documentação da qualidade?
CUMPRE
NÃO CUMPRE
EVIDÊNCIA / OBSERVAÇÕES
Possui uma lista mestra disponível para identi ficar o estado da versão atual e a distribuição dos documentos elaborados? 3.2.
Os procedimentos asseguram que:
3.2. 3. 2.(a (a))
Cada doc Cada docum umen ento to,, seja seja um um docu docume ment nto o técn técnic ico o ou da da qual qualid idad ade, e, possui uma identi ficação única, número de versão e data de implementação?
3.2. 3. 2.(b (b))
Os proc proced edim imen ento toss opera operaci cion onai aiss padrã padrão o (POPs (POPs)) aprop apropri riad ados os e autorizados estão disponíveis nos locais de uso, ex.: próximo dos instrumentos?
3.2.(c 3.2 .(c))
Os doc docume umento ntoss são ma manti ntidos dos atu atuali alizad zados os e rev revisa isados dos con confor forme me requerido?
3.2. 3. 2.(d (d))
Qualqu Qual quer er docu docume ment nto o invál inválid ido o é elimi elimina nado do e subs substititu tuíd ído o pelo pelo documento autorizado e revisado para sua aplicação imediata?
3.2. 3. 2.(e (e))
Mudanç Muda nças as en entr tre e uma uma ve vers rsão ão e out outra ra es estã tão o ide ident ntii ficadas? Inclui referências ao documento anterior?
3.2. 3. 2.(f (f))
Conser Cons erva va-s -se e um ar arqu quiv ivo o hist histór óric ico o de do docu cume ment ntos os do do SGQ SGQ par para a garantir a rastreabilidade da evolução dos procedimentos? ▪
As cópias inválidas são destruídas?
3.2. 3. 2.(g (g))
Tod odo o o pess pessoa oall pert pertin inen ente te foi foi cap capac acititad ado o com com os no novo voss procedimentos?
3.2. 3. 2.(h (h))
Os doc docum umen ento toss da qua qualid lidad ade, e, inc inclu luin indo do os os regi regist stro ros, s, são são conservados por 5 anos no mínimo?
3.3. 3. 3.
Existe Exis te um si sist stem ema a de de con contr trol ole e de de alt alter eraç açõe õess par para a inf infor orma marr o pessoal dos documentos novos e dos atualizados? O sistema assegura que:
3.3. 3. 3.(a (a))
Os doc docum umen ento toss revi revisa sado doss são são prep prepar arad ados os por por um um elab elabor orad ador or inicial, ou por uma pessoa que realiza a mesma função e que são revisados e aprovados no mesmo nível que o documento original e são posteriormente distribuídos pelo gerente da qualidade (unidade da qualidade)?
3.3. 3. 3.(b (b))
Há reg regis istr tro o (assi (assina natu tura ra)) de que que o pesso pessoal al toma toma con conhe heci cime ment nto o das mudanças aplicáveis e sua data de implementação?
4.
Registros
4.1. 4. 1.
O la labo bora rató tóri rio o es esta tabe bele lece ce e ma mant ntém ém pr proc oced edim imen ento toss pa para ra a identificação, coleção, numeração, indexação, recuperação, armazenamento, manutenção manutenção e eliminação de registros e para o acesso a todos os registros de qualidade e técnico/cientí ficos? ...
48
DOCUMENTO TÉCNICO NO 6 - SÉRIE REDE PARF
N° ITEM 4.2. 4. 2.
P E R G U N TA S
CUMPRE
NÃO CUMPRE
EVIDÊNCIA / OBSERVAÇÕES
São con São conse serv rvad ados os co como mo re regi gist stro ross tod todas as as as obs obser erva vaçõ ções es or orig igin inai ais, s, cálculos e dados derivados, registros de calibração, validação, veri ficação e resultados finais, por um período de tempo em conformidade com as regulações nacionais/contratuais? ▪
▪
▪
▪
os registros incluem os dados registrados nos registros de trabalho analítico pelo técnico ou analista, em páginas numeradas consecutivamente com referências aos apêndices que contém os registros pertinentes, ex.: cromatogramas e espectros? os registros de cada ensaio contêm informação su ficiente para permitir que o mesmo seja repetido e os resultados possam ser recalculados caso seja necessário? os registros incluem a identi ficação do pessoal que participa no processo de tomada de amostras, preparação e análises das amostras? os registros de amostras provenientes de processos judiciais são mantidos de acordo com os requisitos legais aplicáveis?
Nota: Em geral recomenda-se manter os registros pelo período aceitável de vida útil mais um ano para um produto farmacêutico no mercado e 15 anos para um produto em investigação, a menos que as regulações nacionais sejam mais exigentes ou que os convênios contratuais requeiram outra forma. 4.3. 4. 3.
Tod odos os os re regi gist stro ross são são le legí gíve veis is,, rap rapid idam amen ente te re recu cupe perá ráve veis is,, armazenados e retidos dentro das áreas que proporcionem um ambiente adequado que impeça modi ficações, danos ou deterioração e/ou perdas? As condições sob sob as quais todos os registros originais originais são armazenados garantem sua segurança e sua con fidencialidade? O acesso aos registros é restrito e somente acessível a pessoas autorizadas? No caso que se emprega o armazenamento e assinaturas eletrônicas, contam com acesso restrito e em conformidade com os requisitos para os registros eletrônicos?
4.4. 4. 4.
Os re regi gist stro ross de de ges gestã tão o da da qua qualilida dade de in incl clue uem m re rela lató tóri rios os de auditorias internas (e externas que se realizam) e revisões da direção, assim como os registros de todas as denúncias e suas investigações, incluindo os registros das possíveis ações corretivas e preventivas?
5.
Equipamentos co com pr processadores de de da dados
5.1. 5. 1.
Par ara a com compu puta tad dor ores es,, equi equipa pam men ento toss aut autom omat atiz izad ado os ou equipamentos de calibração para a colheita, processamento, registro, relato, armazenamento armazenamento ou recuperação de dados de análises e/ou calibração o laboratório assegura que:
5.1. 5. 1.(a (a))
O prog progra rama ma com compu puta taci cion onal al des desen envo volv lvid ido o pelo pelo usu usuár ário io est está á documentado com detalhes su ficientes e apropriadamente validado ou verificado, conforme a necessidade para uso?
5.1. 5. 1.(b (b))
Os pro proce cedi dime ment ntos os par para a prot proteg eger er a int integ egri rida dade de dos dos dad dados os foi foi estabelecido e implementado? ...
DOCUMENTO DE A UTO UTO-A VALIAÇÃO VALIAÇÃO DE BOAS PRÁTICAS DE LABORATÓRIO (BPL)
49
N° ITEM
P E R G U N TA S
CUMPRE
NÃO CUMPRE
EVIDÊNCIA / OBSERVAÇÕES
Tais procedimentos incluem medidas para assegurar a integridade e confidencialidade na entrada ou re-coleta de dados e no armazenamento, transmissão transmissão e processamento de dados? Em particular, os dados eletrônicos estão protegidos contra o acesso não autorizado e mantém a rastreabilidade de qualquer emenda? 5.1. 5. 1.(c (c))
Os com compu puta tado dore ress e equip equipam amen ento toss auto automa matitiza zado doss são são mant mantid idos os para o correto funcionamento e estão providos das condições ambientais e operacionais necessárias para assegurar a integridade dos dados de ensaio e calibração?
5.1. 5. 1.(d (d))
Estão Estã o estab estabel elec ecid idos os e impl implem emen enta tado doss os proc proced edim imen ento toss para para realizar, documentar documentar e controlar as mudanças das informações armazenadas nos sistemas computadorizados?
5.1.(e 5.1 .(e))
Existe um pro Existe proced cedime imento nto doc docume umenta ntado do par para a prot protege egerr e man manter ter cópia (backup) dos dados de computadores? Os dados copiados são recuperáveis e armazenados de forma que evite a perda de dados?
6.
Pessoal
6.1.
O la laboratório po possui pe pessoal su suficiente com formação, capacitação, conhecimento técnico e experiências necessárias para as funções designadas?
6.2. 6. 2.
A ge gerê rênc ncia ia té técn cnic ica a ass asseg egur ura a a co comp mpet etên ênci cia a de de tod todo o o pe pess ssoa oall que opera os equipamentos especí ficos, instrumentos e outros dispositivos que realizam ensaios e/ou calibrações, validações ou verificações? Suas obrigações incluem a avaliação dos resultados como também a assinatura dos registros de ensaios analíticos e laudos de análises?
6.3. 6. 3.
O pes pesso soal al em ca capa paci cita taçã ção o é su supe perv rvis isio iona nado do ap apro ropr pria iada dame ment nte? e? A avaliação avaliação formal é realizada realizada após a capacitação? capacitação? O pessoal que realiza tarefas especí ficas é apropriadamente qualificado em termos de formação, capacitação, experiência e/ ou habilidades demonstradas, segundo se requeira?
6.4. 6. 4.
O pe pess ssoa oall do la labo bora rató tóri rio o po poss ssui ui ví vínc ncul ulo o em empr preg egat atíc ício io permanente ou por contrato? O pessoal adicional da área técnica ou de apoio chave sob contrato é supervisionado, é su ficientemente competente e seu trabalho está em conformidade com o sistema de gestão da qualidade?
6.5. 6. 5.
O lab labor orat atór ório io ma mant ntém ém de desc scri riçõ ções es de ca carg rgos os vi vige gent ntes es pa para ra to todo do o pessoal envolvido nos ensaios e/ou calibrações, validações e verificações? O laboratório mantém também registro de todo o pessoal técnico, descrevendo suas áreas de competência, capacitação e experiência?
6.6. 6. 6.
O lab labor orat atór ório io po poss ssui ui o seg segui uint nte e pes pesso soal al té técn cnic ico o e de ge gest stão ão?: ?: ...
50
DOCUMENTO TÉCNICO NO 6 - SÉRIE REDE PARF
N° ITEM 6.6. 6. 6.(a (a))
P E R G U N TA S
CUMPRE
NÃO CUMPRE
EVIDÊNCIA / OBSERVAÇÕES
Um che chefe fe de de labo labora rató tóri rio o (sup (super ervi viso sor) r),, com com um al alto to nív nível el profissional e extensa experiência na análise de produtos farmacêuticos e na gestão de laboratório, no laboratório farmacêutico de controle de qualidade do setor regulador ou da indústria? O chefe do laboratório tem a responsabilidade do conteúdo dos certificados e laudos de análises? Esta pessoa também é responsável por assegurar que:
6.6.(a)(i)
▪
6.6.(a)(ii)
▪
6.6.(a)(iii)
▪
todos os membros chave do laboratório tenham a competência necessária para as funções requeridas e qualificações de acordo com suas responsabilidades? periodicamente se revisa a adequação do pessoal, a gestão e os procedimentos de capacitação? as atividades técnicas são adequadamente supervisionadas?
6.6. 6. 6.(b (b))
A ge gerê rênc ncia ia té técn cnic ica a as asse segu gura ra qu que: e:
6.6.(b)(i)
▪
6.6.(b)(ii)
▪
6.6.(b)(iii)
▪
6.6.(b)(iv)
▪
estejam previstos os procedimentos para realizar a calibração, verificação e re-qualificação de instrumentos, controles das condições ambientais e armazenamento? programas de capacitação em serviço são preparados para melhorar e desenvolver as habilidades técnicas e profissionais do pessoal? o armazenamento seguro de qualquer substância narcótica e psicotrópica controlada, mantidas no local de trabalho, sejam supervisionadas por pessoa autorizada? os laboratórios o ficiais de controle de qualidade de produtos farmacêuticos participam regularmente de ensaios de proficiência e ensaios de colaboração para avaliar procedimentos de análise ou substâncias de referência?
6.6. 6. 6.(c (c))
Os ana analilist stas as gra gradu duad ados os em em farm farmác ácia ia,, quím químic ica a anal analít ític ica, a, microbiologia e outras matérias pertinentes contam com conhecimento, destreza e habilidade para executar adequadamente as tarefas designadas pelos dirigentes e para supervisionar o pessoal técnico?
6.6. 6. 6.(d (d))
O pes pesso soal al té técn cnic ico o con conta ta co com m dip diplo loma mass em em mat matér éria iass afins outorgados por escolas técnicas ou vocacionais?
6.6. 6. 6.(e (e))
O lab labor orat atór ório io co cont nta a com com um ge gere rent nte e da da qua qualilida dade de? ?
7.
Instalações
7.1. 7. 1.
As in inst stal alaç açõe õess do do lab labor orat atór ório io es estã tão o pro proje jeta tada dass par para a as as fun funçõ ções es e operações que se realizam, com salas de lanche e descanso separadas da área de trabalho e com banheiros/vestiários de fácil acesso e adequados ao número de usuários?
7.2. 7. 2.
Dispõe Disp õe de eq equi uipa pame ment ntos os de se segu gura ranç nça a ade adequ quad ados os,, sit situa uado doss e mantidos apropriadamente? O laboratório conta com instalações e equipamentos adequados como bancadas de trabalho e sistema de exaustão?
7.3.
As condições ambientais estão de finidas (iluminação, fontes de energia, temperatura, umidade, pressão do ar) requeridas e as mesmas são revisadas, controladas e documentadas de modo que não invalidem os resultados nem afetem negativamente a qualidade das medições? ...
DOCUMENTO DE A UTO UTO-A VALIAÇÃO VALIAÇÃO DE BOAS PRÁTICAS DE LABORATÓRIO (BPL)
51
N° ITEM
P E R G U N TA S
7.4. 7. 4.
São tom São tomad adas as as pr prec ecau auçõ ções es es espe peci ciai aiss par para a man manej ejar ar,, pes pesar ar e manipular substâncias altamente tóxicas, incluindo substâncias genotóxicas, existindo uma unidade separada e dedicada ou equipamento (ex.: isolador, mesa de trabalho com fluxo laminar) e procedimentos para evitar a exposição e a contaminação?
7.5. 7. 5.
As in inst stal alaç açõe õess de de arq arqui uivo voss gar garan ante tem m o se segu guro ro ar arma maze zena name ment nto o e a recuperação de todos os documentos, protegendo-os da deterioração e com acesso restrito ao pessoal autorizado?
7.6. 7. 6.
Existe Exis tem m pro proce cedi dime ment ntos os pa para ra a eli elimi mina naçã ção o seg segur ura a dos dos di dist stin into toss tipos de resíduos, incluindo os descartes tóxicos (químicos e biológicos), reagentes, amostras, solventes e filtros de ar?
7.7. 7. 7.
As an anál ális ises es mi micr crob obio ioló lógi gica cass são são re real aliz izad adas as em um la labo bora rató tóri rio o apropriadamente projetado e construído de acordo com o Guia da OMS sobre as boas práticas para os laboratórios de microbiologia farmacêutica (referência QAS/ 09.292)?
7.8 .8..
Cas aso o o la labo bora rattór ório io re real aliz ize e en enssai aios os bio ioló lógi giccos in vivo, as instalações destinadas aos animais encontram-se isoladas das outras áreas, com uma entrada independente e um sistema de ar condicionado separado, seguindo guias e regulações pertinentes?
CUMPRE
NÃO CUMPRE
EVIDÊNCIA / OBSERVAÇÕES
Instalações de armazenamento 7.9. 7. 9.
As in inst stal alaç açõe õess est estão ão or orga gani niza zada dass par para a o cor corre reto to ar arma maze zena name ment nto o das amostras, reagentes e equipamentos?
7.10 7. 10..
Possui Poss ui de depe pend ndên ênci cias as se sepa para rada dass pa para ra o ar arma maze zena name ment nto o se segu guro ro de amostras, amostras retidas (ver Parte Três, seção 18), reagentes, material de laboratório (ver Parte Dois, seção 10.1210.14), substâncias e materiais de referência (ver parte Dois, seção 11) contemplando o armazenamento sob refrigeração (2 ºC a 8 ºC) e congelamento (-20 ºC), quando corresponda e que sejam protegidas com chave de acesso restrito ao pessoal autorizado? As condições de armazenamento são especificadas, controladas, monitoradas e registradas?
7.1 7. 11.
Existe Exis tem m ár área eass se sepa para rada dass pa para ra a ar arma maze zena nage gem m de su subs bstâ tânc ncia iass inflamáveis, auto-inflamáveis, fumegante, bases e ácidos concentrados, aminas voláteis, reagentes tóxicos e in flamáveis e outros (como ácido clorídrico, ácido nítrico, amoníaco e bromo) e procedimentos apropriados de biossegurança?
7.12 7. 12..
Os re reag agen ente tess suj sujei eito toss a reg regul ulaç ação ão de ve vene neno noss ou ou sub subst stân ânci cias as controladas narcóticas e psicotrópicas são identi ficados de acordo com a legislação nacional e mantidos separadamente de outros reagentes em armários fechados com chave? O pessoal responsável mantém um registro de tais substâncias?
7.13 7. 13..
Os ga gase sess são são ar arma maze zena nado doss em em um um lug lugar ar ex excl clus usiv ivo o e is isol olad ado o do do edifício principal? Em caso de estar dentro do laboratório estão devidamente seguros?
8.
Equipamentos, instrumentos e ou outros dispositivos ...
52
DOCUMENTO TÉCNICO NO 6 - SÉRIE REDE PARF
N° ITEM 8.1. 8. 1.
P E R G U N TA S
CUMPRE
NÃO CUMPRE
EVIDÊNCIA / OBSERVAÇÕES
Os eq equi uipa pame ment ntos os,, ins instr trum umen ento toss e ou outr tros os di disp spos osit itiv ivos os es estã tão o projetados, construídos, adaptados, localizados, calibrados, qualificados, verificados e mantidos de acordo com o requerido pelas operações realizadas no ambiente de trabalho? As compras são realizadas com fornecedores capazes capazes de proporcionar suporte técnico completo e manutenção?
8.2. 8. 2.
O lab labor orat atór ório io po poss ssui ui os eq equi uipa pame ment ntos os,, ins instr trum umen ento toss e ou outr tros os dispositivos necessários para a correta execução de ensaios e/ ou calibrações, validações e veri ficações?
8.3. 8. 3.
Os equ equip ipam amen ento tos, s, ins instr trum umen ento toss e outr outros os dis dispo posi siti tivo vos, s, inc inclu luin indo do aqueles utilizados na amostragem, cumprem com as exigências do laboratório e com especi ficações padrão, sendo veri ficados, qualificados, calibrados regularmente?
9.
Contratos Aquisição de serviços serviços e suprimentos suprimentos
9.1. 9. 1.
O lab labor orat atór ório io po poss ssui ui pr proc oced edim imen ento toss par para a sel seleç eção ão e aqu aquis isiç ição ão de serviços e suprimentos que afetem a qualidade do ensaio?
9.2. 9. 2.
O lab labor orat atór ório io av aval alia ia os fo forn rnec eced edor ores es de in insu sumo moss crí críti tico cos, s, abastecimento e serviços que afetem a qualidade dos ensaios? Mantém os registros destas avaliações e conta com uma lista de fornecedores aprovados? Subcontratações
9.3. 9. 3.
As or orga gani niza zaçõ ções es su subc bcon ontr trat atad adas as pa para ra a rea realiliza zaçã ção o de de ens ensai aios os estão autorizadas e periodicamente são avaliadas quanto a sua competência?
9.4. 9. 4.
O la labo bora rató tóri rio o in info form rma a por por es escr crit ito o ao se seu u cli clien ente te qu quan ando do subcontrata parte dos ensaios realizados?
9.5. 9. 5.
Existe Exis te co cont ntra rato to es escr crit ito o que que es esta tabe bele leça ça cl clar aram amen ente te os di dire reit itos os e responsabilidades de cada parte, de finindo os trabalhos contratados, possíveis acordos de caráter técnico em relação aos mesmos? Presente contrato permite auditar as instalações e as competências da organização contratada e assegura o acesso aos registros e amostras retidas?
9.6. 9. 6.
Quando Quan do a or orga gani niza zaçã ção o co cont ntra rata tada da te terc rcei eiri riza za um uma a pa part rte e do do trabalho encomendado, é assegurada a avaliação prévia do laboratório e da aprovação dos acordos?
9.7. 9. 7.
O lab labor orat atór ório io po poss ssui ui um re regi gist stro ro de to toda dass as as org organ aniz izaç açõe õess subcontratadas e registra a avaliação da competência das mesmas?
9.8. 9. 8.
O lab labor orat atór ório io as assu sume me a res respo pons nsab abililid idad ade e de de tod todos os os re resu sult ltad ados os relatados, incluindo os proporcionados pela organização subcontratada?
PARTE DOIS: MATERIAIS, EQUIPAMENTOS, INSTRUMENTOS E OUTROS DISPOSITIVOS 10.
Reagentes
10.1 10 .1..
Tod odos os os re reag agen ente tess e su subs bstâ tânc ncia iass quí quími mica cas, s, in incl clui uind ndo o sol solve vent ntes es e materiais usados em ensaios e análises, são de qualidade apropriada? ...
DOCUMENTO DE A UTO UTO-A VALIAÇÃO VALIAÇÃO DE BOAS PRÁTICAS DE LABORATÓRIO (BPL)
53
N° ITEM 10.2 10 .2..
P E R G U N TA S
CUMPRE
NÃO CUMPRE
EVIDÊNCIA / OBSERVAÇÕES
Os re reag agen ente tess sã são o com compr prad ados os de fa fabr bric ican ante tess ou fo forn rnec eced edor ores es reconhecidos e autorizados e são acompanhados pelo certificado de análises correspondentes? A ficha de dados de segurança é acompanhada quando requerido?
10.3 10 .3..
Quan Qu anto to a pr prep epar araç ação ão de so solu luçõ ções es no la labo bora rató tóri rio: o:
10.3 10 .3.( .(a) a)
A res respo pons nsab abililid idad ade e dest desta a tare tarefa fa foi foi espe especi cificada na descrição do cargo da pessoa designada para fazê-la?
10.3.( 10. 3.(b) b)
São uti utiliz lizado adoss proced procedime imento ntoss em conf conform ormida idade de com com o publi publicad cado o nas farmacopéias e outros textos reconhecidos, quando disponíveis? Dispõe de registros de preparação e padronização das soluções volumétricas?
10.4 10 .4..
Os ró rótu tulo loss de de tod todos os os re reag agen ente tess ind indic icam am cl clar aram amen ente te as seguintes informações?:
10.4.(a)
Conteúdo?
10.4.(b)
Fabricante?
10.4.( 10. 4.(c) c)
Data Dat a de de rece recebim biment ento o e dat data a de de aber abertur tura a do do reci recipie piente nte? ?
10.4 10 .4.( .(d) d)
Conc Co ncen entr traç ação ão,, se se apli aplicá cáve vel? l?
10.4 10 .4.( .(e) e)
Cond Co ndiç içõe õess de ar arma maze zena name ment nto? o?
10.4 10 .4.( .(f) f)
Data Da ta de de venc vencim imen ento to ou ou de rea reaná nálilise se,, quan quando do jus justitificável?
10.5 10 .5..
Os ró rótu tulo loss das das so solu luçõ ções es de re reag agen ente tess pre prepa para rada dass no no lab labor orat atór ório io indicam claramente a seguinte informação?
10.5.(a)
Nome?
10.5.( 10. 5.(b) b)
Data Dat a de de prep prepara aração ção e inic iniciai iaiss do do técn técnico ico ana analis lista? ta?
10.5 10 .5.( .(c) c)
Data Da ta de de venc vencim imen ento to ou ou rean reanál ális ise, e, qua quand ndo o just justii ficável?
10.5 10 .5.( .(d) d)
Conc Co ncen entr traç ação ão,, se se apli aplicá cáve vel? l?
10.6 10 .6..
Os ró rótu tulo loss das das so solu luçõ ções es vo volu lumé métr tric icas as pr prep epar arad adas as no la labo bora rató tóri rio o indicam claramente a seguinte informação?
10.6.(a)
Nome?
10.6 10 .6.( .(b) b)
Mola Mo lari rida dade de (ou (ou conc concen entr traç ação ão)? )?
10.6.( 10. 6.(c) c)
Data Dat a da da prep prepara aração ção e inic iniciai iaiss do do técn técnico ico/an /anali alista sta? ?
10.6.( 10. 6.(d) d)
Data Dat a de de padr padroni onizaç zação ão e inic iniciai iaiss do do técn técnico ico/an /anali alista sta? ?
10. 0.6 6.( .(e) e)
Fattor de Fa de padr padron oniz izaç ação ão? ? O laboratório garante o valor do fator de padronização no momento do uso?
10. 0.7 7.
O tr tran ansspo porrte e fr frac acio iona nam men ento to de re reag agen enttes es::
10.7.( 10. 7.(a) a)
O trans transpor porte te é rea realiz lizado ado em emba embalag lagens ens ori origin ginais ais sem sempre pre que possível?
10.7.( 10. 7.(b) b)
Quando for nec Quando necess essári ário o o frac fracion ioname amento nto,, são são utili utilizad zados os recipientes limpos e corretamente etiquetados? Inspeção visual ...
54
DOCUMENTO TÉCNICO NO 6 - SÉRIE REDE PARF
N° ITEM
P E R G U N TA S
10.8 10 .8..
Tod odos os os re reci cipi pien ente tess de de rea reage gent ntes es sã são o vis visua ualm lmen ente te inspecionados para garantir que os lacres (selos) encontramse intactos, quando dão entrada na área de armazenamento e quando distribuídos nas unidades?
10.9 10 .9..
Aquele Aque less reag reagen ente tess que que par parec ecem em te terr sido sido adu adult lter erad ados os são são recusados?
CUMPRE
NÃO CUMPRE
EVIDÊNCIA / OBSERVAÇÕES
Este requisito é omitido excepcionalmente se a identidade e a pureza do respectivo reagente puder ser con firmada por ensaio? Água 10.1 10 .10. 0.
A ág água ua é con consi side dera rada da co como mo um re reag agen ente te? ? O laboratório utiliza água de qualidade apropriada para cada ensaio específico e como se descreve nas farmacopéias ou em ensaios aprovados, se disponíveis?
10.1 10 .11. 1.
São tom São tomad adas as pr prec ecau auçõ ções es pa para ra evi evita tarr a con conta tami mina naçã ção o da ág água ua durante o abastecimento, armazenamento e distribuição?
10.1 10 .12. 2.
A qu qual alid idad ade e da da águ água a é con contr trol olad ada a par para a ass asseg egur urar ar qu que e os os diferentes tipos de água cumpram com os requisitos de farmacopéias e outros requisitos de qualidade? Armazenamento Armazenament o
10.1 10 .13. 3.
São mant São mantid idas as as as exig exigên ênci cias as de de reag reagen ente tess em um alm almox oxar arififad ado o sob condições de armazenamento apropriadas? (temperatura (temperatura ambiente, sob refrigeração ou congelamento). Dispõem de armazém de recipientes, frascos, colheres, funil limpos e etiquetas conforme o caso para a dispensação de reagentes de recipientes grandes a outros de menor tamanho? Existe algum dispositivo especial para a transferência de grandes volumes de líquidos corrosivos?
10.1 10 .14. 4.
Há pe pess ssoa oa res respo pons nsáv ável el pel pelo o almo almoxa xari rifa fado do par para a con contr trol olar ar suas instalações, o inventário de materiais armazenados e para anotar a data de vencimento de substâncias químicas e reagentes? A pessoa pessoa responsável pelo pelo almoxarifado foi foi devidamente capacitada para o manejo de substâncias químicas?
11.
Substâncias e materiais de referência
11. 1.1. 1.
São empr São empreg egad adas as sub subst stân ânci cias as de de refe referê rênc ncia ia pri primá mári rias as ou ou secundárias nas análises de amostras? São utilizadas substâncias de referência farmacopéicas sempre que estejam disponíveis e sejam apropriadas para a análise?
11. 1.2. 2.
São ut São utililiz izad ados os ma mate teri riai aiss de re refe ferê rênc ncia ia pa para ra a ca calilibr braç ação ão e/ ou qualificação de equipamentos, instrumentos e outros dispositivos? Registro e etiquetagem
11. 1.3. 3.
Tod odas as as su subs bstâ tânc ncia iass de de ref refer erên ênci cia, a, ex exce ceto to as su subs bstâ tânc ncia iass de de referência farmacopéicas, possuem um número de identi ficação determinado?
11.4.
Um novo número de identificação é designado a cada novo lote?
11. 1.5. 5.
Este nú Este núme mero ro es está tá in indi dica cado do na et etiq ique ueta ta de ca cada da fr fras asco co de substância de referência? ...
DOCUMENTO DE A UTO UTO-A VALIAÇÃO VALIAÇÃO DE BOAS PRÁTICAS DE LABORATÓRIO (BPL)
55
N° ITEM 11.6.
P E R G U N TA S
CUMPRE
NÃO CUMPRE
EVIDÊNCIA / OBSERVAÇÕES
O número de identificação de substâncias de referência é indicado no registro de análise cada vez que se utiliza? No caso de substâncias de referência farmacopéicas, é anexada ao registro de análise o número de lote e/ou declaração de validade do lote?
11. 1.7. 7.
É man mantitido do um re regi gist stro ro de to toda dass as su subs bstâ tânc ncia iass e ma mate teri riai aiss de referência? O registro de substâncias e materiais de referência inclui a seguinte informação:
11.7.(a)
O nú número de de id identificação da substância ou do material de referência?
11.7 1.7.(b .(b))
Uma des descri crição ção pre precis cisa a da sub substâ stânci ncia a ou do mate materia riall de referência?
11.7.(c)
A origem?
11. 1.7. 7.(d (d))
Dat ata a de de rec rece ebi bim men entto?
11.7 1.7.(e .(e))
A des design ignaçã ação o do do lote lote ou de out outro ro cód código igo de ide identi ntificação?
11. 1.7. 7.(f (f))
O uso uso pr prev evis isto to da su subs bstâ tânc ncia ia ou ma mate teri rial al? ?
11.7 1.7.(g .(g))
A loca localiz lizaçã ação o de arma armazen zenam ament ento o no labor laborató atório rio e as cond condiçõ ições es especiais de armazenamento?
11. 1.7. 7.(h (h))
Qual Qu alqu quer er info inform rmaç ação ão adic adicio iona nall neces necessá sári ria? a?
11. 1.7. 7.(i (i))
Data Da ta de ve venc ncim imen ento to ou de re rean anál ális ise? e?
11.7.(j)
Um certificado (declaração de validade ou do lote) de uma substância de referência farmacopéica e/ou de um material de referência certi ficado que indique seu uso, conteúdo determinado, se corresponde, e seu estado (validade)?
11.7.(k)
Um certi ficado de análise, no caso de substâncias de referência secundárias preparadas e fornecidas pelo fabricante?
11. 1.8. 8.
O lab labor orat atór ório io co cont nta a com com um uma a pes pesso soa a nom nomea eada da co como mo responsável pelas substâncias e materiais de referência?
11. 1.9. 9.
Está pr Está prev evis isto to na nass fu funç nçõe õess do do lab labor orat atór ório io na naci cion onal al de co cont ntro role le de qualidade de produtos farmacêuticos estabelecer o uso de substâncias de referências para uso de outras instituições? Em caso afirmativo, conta com uma unidade separada para essa atividade?
11. 1.10 10..
O labo labora rató tóri rio o cont conta a com com um um arq arqui uivo vo co com m tod toda a a inf infor orma maçã ção o sobre as propriedades de cada substância, incluindo as fichas de dados de segurança?
11. 1.1 11
Para Pa ra as as sub subst stân ânci cias as de de refe referê rênc ncia ia pre prepa para rada dass no la labo bora rató tóri rio, o, o arquivo inclui os resultados de todos os ensaios e veri ficações empregados para estabelecer as substâncias de referência, assim como sua data de vencimento ou data de reanálise assinados pelo analista responsável correspondente? Reanálise (monitoramento)
11. 1.12 12
As su subs bstâ tânc ncia iass de de ref refer erên ênci cia a pre prepa para rada dass no no lab labor orat atór ório io ou fornecidas externamente, para que não haja deterioração, são reanalisadas em intervalos regulares?
11. 1.13 13..
Os res resul ulta tado doss dest destas as aná anális lises es são são reg regis istr trad ados os e ass assin inad ados os pel pelo o analista responsável? ...
56
DOCUMENTO TÉCNICO NO 6 - SÉRIE REDE PARF
N° ITEM 11. 1.14 14..
P E R G U N TA S
CUMPRE
NÃO CUMPRE
EVIDÊNCIA / OBSERVAÇÕES
No ca caso so em qu que, e, co como mo re resu sultltad ado o da da rea reaná nálilise se de um uma a substância de referência se obtenha um resultado não conforme: Está previsto realizar uma revisão retrospectiva das análises realizada com este mesmo padrão? São avaliados os resultados da revisão retrospectiva e são consideradas as possíveis medidas corretivas?
11.15.
O laboratório verifica regularmente o estado atual de validade da sustância de referência farmacopéica? As substâncias de referência farmacopéica farmacopéica são armazenadas armazenadas de acordo com as condições de armazenamento indicadas? Caso contrário, são reanalisadas pelo laboratório?
12.
Calibração, verificação e qualificação de equipamentos, instrumentos e outros dispositivos
12.1 12 .1..
Tod odos os os eq equi uipa pame ment ntos os,, ins instr trum umen ento toss ou ou out outro ross dis dispo posi sititivo voss empregados na análise, verificação ou calibração estão identificados individualmente? Os registros correspondentes (de equipamentos) estão disponíveis e atualizados? Existe um procedimento no qual se estabeleça a calibração, validação e verificação regular de todos os equipamentos, instrumentos e outros dispositivos empregados na medição das propriedades físicas de substâncias?
12.2.
São identificados de forma visível (etiqueta, código e outros meios) os equipamentos, instrumentos e outros dispositivos que requeiram calibração, o status da calibração dos mesmos e a data em que devem ser recalibrados?
12..3. 12
Foram Fora m se seg gui uido doss os os pro proce ced dim ime ent nto os de de qua qualilificação de projeto (DQ), Qualificação de instalação (IQ), quali ficação de operação (OQ) e qualificação de desempenho para os equipamentos do laboratório? (Dependendo da função e funcionamento do instrumento, a qualificação do projeto de um instrumento padrão comercialmente disponível disponível pode ser omitida e a Quali ficação de instalação (IQ), quali ficação de operação (OQ) e quali ficação de desempenho) podem ser considerados como indicadores suficientes de projeto adequado.
12.4.
Verifica-se o desempenho do equipamento nos intervalos adequados, conforme plano estabelecido no laboratório?
12.5 12 .5..
Os equ equip ipam amen ento toss de med mediç ição ão são são cal calib ibra rado doss regu regula larm rmen ente te conforme plano estabelecido no laboratório? Os registros correspondentes estão disponíveis e atualizados?
12.6 12 .6..
O la labo bora rató tóri rio o es esta tabe bele lece ceu u pr proc oced edim imen ento toss es espe pecí cíficos para cada tipo de equipamento de medição? (Levando em consideração o tipo de equipamento, a extensão de uso e as recomendações do fabricante). ...
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57
N° ITEM 12.7 12 .7..
P E R G U N TA S
CUMPRE
NÃO CUMPRE
EVIDÊNCIA / OBSERVAÇÕES
Os eq equi uipa pame ment ntos os sã são o ope opera rado doss som somen ente te po porr pes pesso soal al autorizado? Dispõem de instruções atualizadas sobre a utilização, manutenção, verificação e calibração dos equipamentos, instrumentos e dispositivos (incluindo qualquer manual pertinente do fabricante) acessíveis para o uso por pessoal apropriado do laboratório?
12.8 12 .8..
Existe Exis te um cr cron onog ogra rama ma co cont nten endo do as da data tass em em que que se de deve ve realizar a verificação / calibração dos equipamentos e instrumentos. Incluem os registros de calibração / veri ficação dos equipamentos e instrumentos, pelo menos as seguintes informações?:
12.8.(a)
Identificação do instrumento, equipamento ou dispositivo?
12.8.( 12. 8.(b) b)
Nome do fab Nome fabric ricant ante, e, mod modelo elo,, númer número o de sér série ie ou ou outra outra identificação única?
12. 2.8 8.( .(c) c)
Os req equi uissit ito os de de qua qualilificação, calibração ou veri ficação?
12.8 12 .8.( .(d) d)
A lo loca caliz lizaç ação ão atu atual al,, quan quando do apl aplic icáv ável el? ?
12.8.( 12. 8.(e) e)
As instr instruçõ uções es do fabr fabrica icante nte estã estão o dispon disponív íveis eis? ? Sua loca localiz lizaçã ação o está disponível?
12.8 12 .8.( .(f) f)
Datas, Data s, res resul ulta tado doss e cóp cópia iass de re rela lató tóri rios os,, veri verificações e certificados das calibrações, ajustes, critérios de aceitação e data da próxima quali ficação, verificação e/ou calibração?
12.8.( 12. 8.(g) g)
Regist Reg istro ro atu atuali alizad zado o das das ati ativid vidade adess de de manu manuten tenção ção? ?
12.8 12 .8.( .(h) h)
Hist Hi stór óric ico o de de av avar aria ias, s, da dano nos, s, mo modi dificação ou reparação?
12.9 12 .9..
Foram Fora m inc inclu luíd ídos os no noss pro proce cedi dime ment ntos os as in inst stru ruçõ ções es pa para ra o man manej ejo o seguro, transporte e armazenamento dos equipamentos de medição? Os equipamentos re-instalados são requali ficados?
12.1 12 .10. 0.
Fora Fo ram m est estab abel elec ecid idos os pr proc oced edim imen ento toss de ma manu nute tenç nção ão? ? Os procedimentos exigem manutenções periódicas a ser realizadas por uma equipe de especialistas em manutenção, interna ou externa, seguida da comprovação do desempenho.
12.1 12. 11.
Os ins instru trumen mentos tos,, equ equipa ipamen mentos tos e out outros ros dis dispos positi itivos vos de med mediçã ição o que forneçam resultados suspeitos, que são defeituosos ou que estão fora dos limites especi ficados, são incluídos na atividade de rotina e são identi ficados/rotulados adequadamente? Para um equipamento, instrumento ou outro dispositivo que esteve fora do controle direto do laboratório durante certo período de tempo, ou que tenha sofrido um reparo maior, o laboratório requalifica o equipamento para assegurar seu desempenho correto? Há registros disponíveis e atualizados?
13.
Rastreabilidade
13.1 13 .1..
O res resul ulta tado do de um en ensa saio io é ras rastr treá eáve vell a uma uma su subs bstâ tânc ncia ia de referência quando aplicável? ...
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N° ITEM 13.2.
P E R G U N TA S
CUMPRE
NÃO CUMPRE
EVIDÊNCIA / OBSERVAÇÕES
Todas as as ca calibrações ou ou qu qualificações de instrumentos são rastreáveis a materiais de referência certi ficados e a unidades de padrões internacionais? (rastreabilidade metrológica)
PARTE TRÊS: PROCEDIMENTOS DE TRABALHO 14.
Recebimento de amostras
14.1.
É verificado se as amostras são em quantidade su ficiente para permitir,, se necessário, a realização de análises em replicata, permitir assim como manter/ conservar/ guardar uma parte da mesma?
14.2 14 .2..
Existe Exis tem m pr proc oced edim imen ento toss de an anál ális ises es be bem m do docu cume ment ntad ados os pa para ra confirmar a identidade de um princípio ativo num produto de investigação (suspeito, ilegal, falsi ficado) em conteúdo e pureza, se necessário? No caso de se efetuar a determinação de conteúdo, expressa a incerteza associada à medição está expressa, se aplicável?
14.3 14 .3
É com comum um o labo labora rató tóri rio o rece recebe berr amos amostr tras as tom tomad adas as e divi dividi dida dass em três porções?
14.4 14 .4..
O lab labor orat atór ório io é re resp spon onsá sáve vell por por ef efet etua uarr a amo amost stra rage gem? m? Conta com um plano de amostragem e um procedimento interno disponível para todos os analistas e técnicos dentro do laboratório? O laboratório é responsável por efetuar a seleção de amostras? Existe um procedimento para garantir que as amostras são a representação dos lotes selecionados? Existe um procedimento para efetuar a seleção de amostras evitando a contaminação e outros efeitos adversos sobre a qualidade, contaminação cruzada com outros materiais? Existe um procedimento para registrar todos os dados relevantes da amostragem? ▪
identidade da pessoa que coleta a amostra
▪
data da amostragem, hora, localização
▪
plano ou procedimento de amostragem utilizado
▪
condições ambientais
▪
acontecimentos descritos
Nota: Guias para a amostragem de produtos farmacêuticos e materiais relacionados se encontram no Relatório Nº 39, OMS (Série de Relatórios Técnicos de Especi ficações de Preparações Farmacêuticas) Solicitação de análises 14.5 14 .5..
Cada amo Cada amost stra ra env envia iada da ao ao labo labora rató tóri rio o é aco acomp mpan anha hada da de de uma uma solicitação de análise?
14.6 14 .6..
A so solilici cita taçã ção o de de aná análilise se in incl clui ui a seg segui uint nte e inf infor orma maçã ção? o?
14..6. 14 6.(a (a))
Nom ome e da da Ins Insttit itu uiç ição ão ou fiscal que enviou a amostra?
14..6. 14 6.(b (b))
Ori rige gem m do mat ater eria ial? l?
14.6.( 14. 6.(c) c)
Descrição Descri ção do med medica icamen mento, to, inc inclui luindo ndo sua com compos posiçã ição, o, denominação comum internacional DCI (se disponível) e a marca comercial? ...
DOCUMENTO DE A UTO UTO-A VALIAÇÃO VALIAÇÃO DE BOAS PRÁTICAS DE LABORATÓRIO (BPL)
59
N° ITEM
P E R G U N TA S
14.6.( 14. 6.(d) d)
Forma farm Forma farmacê acêuti utica, ca, conc concent entraç ração/ ão/dos dose, e, fabri fabrican cante, te, núme número ro de lote (se está disponível) e o número de autorização de comercialização?
14. 4.6 6.( .(e) e)
Tam aman anho ho da amo most stra ra? ?
14.6 14 .6.( .(f) f)
Moti Mo tivo voss da da soli solici cita taçã ção o de an anál ális ise? e?
14.6 14 .6.( .(g) g)
Data Da ta em qu que e se se col colhe heu u a amo amost stra ra? ?
14.6.( 14. 6.(h) h)
Tama amanho nho da par partid tida a da da cole coleta, ta, qua quando ndo apl aplicá icável vel? ?
14.6.( 14. 6.(i) i)
Data de Data de venc vencime imento nto (m (medi edicam cament entos) os) ou dat data a de de rean reanáli álise se (princípios ativos ou excipientes farmacêuticos)?
14.6.(j)
Especificações que devem ser aplicadas durante o ensaio?
14.6.( 14. 6.(k) k)
Registro Regist ro de come comentá ntário rioss adicio adicionai naiss (ex.: (ex.: disc discrep repânc âncias ias ou ou riscos riscos associados)?
14.6 14 .6.( .(l) l)
Cond Co ndiç içõe õess de ar arma maze zena name ment nto? o?
14.7.
O laboratório verifica/revisa a solicitação de ensaio antes da sua aceitação:
14.7.( 14. 7.(a) a)
Para asseg Para assegura urarr que que os req requis uisito itoss estej estejam am adeq adequad uadam ament ente e definidos e o laboratório tenha capacidade e recursos para efetuá-los?
14.7.( 14. 7.(b) b)
Para asse Para assegur gurar ar que se apl apliqu iquem em ens ensaio aioss e mét método odoss apropriados?
CUMPRE
NÃO CUMPRE
EVIDÊNCIA / OBSERVAÇÕES
Registra e arquiva as veri ficações/revisões de solicitações de ensaio? Resolve qualquer dúvida com o solicitante antes de começar os ensaios? Registro e rotulagem 14.8 14 .8..
O labo labora rató tóri rio o atri atribu buii um nú núme mero ro de reg regis istr tro o a cad cada a amos amostr tra a entregue/admitida e aos documentos que a acompanham? O laboratório atribui um número de registro diferente a cada solicitação referente a dois ou mais medicamentos, formas farmacêuticas ou lotes?
14.9 14 .9..
Cada em Cada emba bala lage gem m de de amo amost stra ra é rot rotul ulad ada a com com o núm númer ero o de de registro?
14.1 14 .10. 0.
O lab labor orat atór ório io co cons nser erva va um re regi gist stro ro co com m a se segu guin inte tess informações?
14.1 14 .10. 0.(a (a))
Núme Nú mero ro de reg regis istr tro o da amos amostr tra? a?
14.1 14 .10. 0.(b (b))
Data Da ta de re rece cebi bime ment nto? o?
14. 4.1 10. 0.(c (c))
Uni nida dade de es espe peccífica para onde a amostra foi remetida? Inspeção visual da amostra?
14.1 14 .11. 1.
O pess pessoa oall do lab labor orat atór ório io rev revis isa a as amo amost stra ras, s, par para a asse assegu gura rarr que o rótulo está de acordo com a informação registrada na solicitação do ensaio? São registradas nas solicitações de análises, juntamente com a data e assinatura, todas as conclusões e/ou discrepâncias encontradas Todas as dúvidas são remetidas diretamente ao requerente? ...
60
DOCUMENTO TÉCNICO NO 6 - SÉRIE REDE PARF
N° ITEM
P E R G U N TA S
CUMPRE
NÃO CUMPRE
EVIDÊNCIA / OBSERVAÇÕES
Armazenamento Armazenament o 14.1 14 .12. 2.
Tod odas as as as amos amostr tras as são são arm armaz azen enad adas as de de form forma a segu segura ra,, leva levand ndo o em consideração as condições de conservação? A amostra amostra antes de ser analisada, a amostra retida, ou qualquer porção de amostra remanescente, após a realização dos ensaios requisitados, é armazenada de forma segura levando-se em consideração as condições de conservação? Encaminhamento Encaminhament o para a análise
14.1 14 .13. 3.
Existe Exis te um uma a pess pessoa oa res respo pons nsáv ável el por por det deter ermi mina narr a uni unida dade de específica para onde se envia a amostra para a análise?
14.1 14 .14. 4.
Proced Proc edee-se se a ana analilise se da da amos amostr tra a depo depois is de de rece recebe berr a soli solici cita taçã ção o pertinente?
14.1 14 .15. 5.
A am amos ostr tra a é con conse serv rvad ada a de fo form rma a apro apropr pria iada da até até qu que e tod toda aa documentação pertinente tenha sido recebida?
14.1 14 .16. 6.
Em ca caso so de de acei aceita tarr uma uma soli solici cita taçã ção o verb verbal al de de anál anális ise e (som (somen ente te em caso de emergências), todos os detalhes da solicitação são anotados, deixando a con firmação escrita pendente? Os resultados obtidos são registrados no registro de trabalho analítico imediatamente?
14.17. 14. 17.
A não ser que se uti utiliz lize e um um sist sistema ema inf inform ormati atizad zado, o, são uti utiliz lizada adass cópias ou documentação duplicada de cada amostra quando esta é enviada à unidade específica para análise?
15.
Registro de Análise
15.1 15 .1..
Possue Poss uem m reg regis istr tros os de an anál ális ise e par para a reg regis istr trar ar os da dado doss de de seu seuss ensaios?
15.2 15 .2..
O reg regis istr tro o de de aná análilise se é con consi side dera rado do co como mo ev evid idên ênci cia a doc docum umen enta tall para confirmar os resultados que cumprem as especi ficações ou para apoiar os resultados fora das especificações? Uso
15.3 15 .3..
É uti utililiza zado do um re regi gist stro ro an anal alít ític ico o sep separ arad ado/ o/nu nume mera rado do pa para ra ca cada da amostra ou grupo de amostras?
15.4 15 .4..
São co São comp mpililad ados os to todo doss os re regi gist stro ross de an anál ális ise e re rela laci cion onad ados os com a mesma amostra e as que são procedentes de distintas unidades? Conteúdo
15.5 15 .5..
O reg regis istr tro o anal analít ític ico o con conté tém m as as segu seguin inte tess info inform rmaç açõe ões? s?
15.5.( 15. 5.(a) a)
O númer número o de regi registr stro o da amos amostra tra? ? (Ver (Ver part parte e três, três, seç seção ão 14.9) 14.9)..
15.5.( 15. 5.(b) b)
Páginass numer Página numerada adas, s, incl incluin uindo do o núm número ero tot total al de de págin páginas as (incluindo anexos)?
15.5 15 .5.( .(c) c)
Data Da ta da so solilici cita taçã ção o do do ens ensai aio? o?
15.5 15 .5.( .(d) d)
Data Da ta de in iníc ício io da an anál ális ise e e da data ta de finalização da análise?
15.5 15 .5.( .(e) e)
Nome No me e ass assin inat atur ura a do do ana analilist sta? a?
15.5 15 .5.( .(f) f)
Desc De scri riçã ção o da da amo amost stra ra re rece cebi bida da? ?
15..5. 15 5.(g (g))
Ref efer erê ênc ncia iass às às es espe pecci ficações aplicadas e uma descrição completa dos métodos de ensaio com os quais se analisa a amostra, incluindo os limites? ...
DOCUMENTO DE A UTO UTO-A VALIAÇÃO VALIAÇÃO DE BOAS PRÁTICAS DE LABORATÓRIO (BPL)
61
N° ITEM
P E R G U N TA S
15.5.(h)
Identificação de equipamentos usados? (Ver parte dois, seção 12.1)
15.5.(i)
Número de identificação dos padrões usados (rastreabilidade)? (Ver parte dois, seção 11.5.)
15.5.( 15. 5.(j) j)
Se apl aplicá icável vel,, resu resulta ltados dos do ens ensaio aio de ade adequa quação ção do sis sistem tema/ a/
15.5.(k)
Identificação dos reagentes e solventes utilizados?
15.5.(l)
Result lta ados ob obtidos?
15.5.( 15. 5.(m) m)
Interpret Interp retaçã ação o dos dos resul resultad tados os e das das conc conclus lusões ões finais (se a amostra cumpre ou não com as especi ficações), aprovada e assinada pelo supervisor?
15.5.( 15. 5.(n) n)
Coment Com entári ários os adici adiciona onais, is, por por exemp exemplo, lo, para para a info informa rmação ção inte interna rna? ?
15.6 15 .6
São in São incl cluí uído doss os re resu sultltad ados os ob obtitido doss em ca cada da en ensa saio io,, in incl clui uind ndo o os os brancos, no registro de análise?
CUMPRE
NÃO CUMPRE
EVIDÊNCIA / OBSERVAÇÕES
Dados gráficos são anexados no registro de análise ou estão disponíveis eletronicamente? 15.7 15 .7..
O reg regis istr tro o de de aná anális lise e com compl plet eto o est está á ass assin inad ado o pel pelos os an anal alis ista tass responsáveis, verificado, aprovado e assinado pelo supervisor?
15.8 15 .8..
Quando Quan do err erros os são são com comet etid idos os as asse segu gura ra-s -se e o lan lança çame ment nto o da informação e que a mesma não é apagada e nem deixada de forma ilegível, e que o texto/dados corrigidos são datados e assinados com as iniciais da pessoa que efetuou a correção? O motivo da correção está apresentado no registro de análise? Conta-se com procedimentos adequados para corrigir os registros eletrônicos de trabalho e a rastreabilidade das mudanças efetuadas? Seleção das especificações a serem usadas
15.9 15 .9..
O lab labor orat atór ório io co cont nta a com com pr prot otoc ocol olo o esc escri rito to pa para ra de dete term rmin inar ar as especificações que serão utilizadas em cada caso (farmacopéia nacional, especificações aprovadas do fabricante, ou outras reconhecidas como o ficiais)?
15.1 15 .10. 0.
Esta Es ta dis dispo poní níve vell a vers versão ão atu atual aliz izad ada a da far farma maco copé péia ia apl aplic icáv ável el? ? Está disponível a versão atual das especi ficações oficiais, quando correspondente? Arquivo
15.1 15 .11. 1.
É gara garant ntid ido o ao lab labor orat atór ório io man mante terr de for forma ma seg segur ura a os reg regis istr tros os de análise com seus anexos, incluindo cálculos e registros das análises instrumentais?
16.
Validação de de pr procedimentos an analíticos
16.1 16 .1..
O lab labor orat atór ório io ga gara rant nte e que que to todo doss os os pro proce cedi dime ment ntos os an anal alít ític icos os empregados foram adequadamente validados para demonstrar sua adequação ao uso previsto? ...
62
DOCUMENTO TÉCNICO NO 6 - SÉRIE REDE PARF
N° ITEM 16.2.
P E R G U N TA S
CUMPRE
NÃO CUMPRE
EVIDÊNCIA / OBSERVAÇÕES
Conta co com um um pr protocolo de de va validação? Está assegurado que a validação é realizada conforme protocolo de validação? O protocolo de validação inclui verificação dos parâmetros de desempenho analítico? O procedimento de validação está de acordo com os guias correspondentes da OMS?
16.3 16 .3..
Consid Cons ider eran ando do qu que e os os mé méto todo doss fa farm rmac acop opéi éico coss es estã tão o va valid lidad ados os para o uso previsto, como são estabelecidos na monogra fia. No entanto: O método é revalidado, se utilizado em novo produto farmacêutico acabado, que contenha o mesmo princípio ativo mas outros excipientes? O método é revalidado se mudar a rota de síntese do principio ativo? O método é revalidado quando adaptado para outro uso?
16.4 16 .4..
Os es estu tudo doss cor corre resp spon onde dent ntes es de ap aptitidã dão o /id /idon onei eida dade de do si sist stem ema a são realizados antes da análise?
16.5 16 .5..
Garant Gara ntee-se se qu que e o mé méto todo do é re reva valilida dado do qu quan ando do se in intr trod oduz uz um uma a mudança substancial no procedimento analítico, na composição do medicamento ou na síntese de substâncias ativas?
17.
Ensaios
17.1 17 .1..
A am amos ostr tra a é an anal alis isad ada a con confo form rme e o pl plan ano o de de tra traba balh lho o do do laboratório? No caso de desvios do plano de trabalho, os mesmos são registrados (por ex. no registro de trabalho analítico)? A amostra amostra é armazenada armazenada em local adequado adequado e de acesso restrito?
17.2 17 .2..
Caso ne Caso nece cess ssár ário io qu que e cer certo toss ens ensai aios os se seja jam m rea realiliza zado doss por por um uma a unidade especifica ou um laboratório subcontratado: Há uma pessoa responsável para preparar as solicitações e providenciar ajustes para transferência do número requerido de unidades da amostra? É identificada adequadamente cada unidade de amostra transferida? No laudo de análise é indicado que o ensaio foi realizado por uma entidade subcontratada?
17.3 17 .3..
Os pr proc oced edim imen ento toss sã são o de desc scri rito toss co com m de deta talh lhes es suficientes? Os procedimentos analíticos incluem informação su ficiente para permitir que um analista preparado realize a análise de forma confiável? Os critérios de aptidão de finidos no método são cumpridos? São aprovados e documentados quaisquer desvios de procedimento de ensaio?
18.
Avaliação de de re resultados de de En Ensaios ...
DOCUMENTO DE A UTO UTO-A VALIAÇÃO VALIAÇÃO DE BOAS PRÁTICAS DE LABORATÓRIO (BPL)
63
N° ITEM
P E R G U N TA S
18.1 18 .1..
Os en ensa saio ioss par para a det deter ermi mina narr que que os re resu sultltad ados os sã são o con consi sist sten ente tess e cumprem com as especi ficações são revisados e avaliados estatisticamente?
18. 8.2 2.
Os res esu ult ltad ados os du duvvid idos osos os são in inve vest stig igad ado os?
CUMPRE
NÃO CUMPRE
EVIDÊNCIA / OBSERVAÇÕES
Quando obtidos resultados duvidosos são assegurados ao supervisor realizar uma revisão dos procedimentos analíticos empregados pelo analista técnico antes de autorizar uma reanálise? 18.2.( 18. 2.(a) a)
A revi revisão são dos dos proc procedi edimen mentos tos ana analít lítico icoss segue segue os os segui seguinte ntess passos: Verifica-se com o analista /técnico se foi aplicado o procedimento adequado e se foi seguido de forma correta?
18.2.(b)
São verificados todos as dados obtidos para identi ficar as possíveis discrepâncias?
18.2 18 .2.( .(c) c)
Tod odos os os cá cálc lcul ulos os sã são o re revi visa sado dos? s?
18.2.( 18. 2.(d) d)
É revi revisad sado o se se os os equi equipam pament entos os uti utiliz lizado adoss est estão ão qua qualilificados e/ou calibrados e que as provas de aptidão do sistema foram realizadas com resultados satisfatórios?
18.2.( 18. 2.(e) e)
Os reag reagent entes, es, sol solven ventes tes e subst substânc âncias ias de refe referên rência cia era eram m apropriados?
18.2.(f)
Confirmar se o material volumétrico utilizado foi adequado?
18.2.( 18. 2.(g) g)
São con conser servad vadas as as pre prepar paraçõ ações es da da amost amostra ra orig origina inall até até que a investigação termine?
18.3 18 .3..
Quando Quan do de dete tect ctad ado o um um err erro o que que ca caus usou ou um re resu sultltad ado o abe aberr rran ante te,, o resultado é invalidado e a amostra é reanalisada? Durante a investigação de um resultado duvidoso não foi detectado erro, a amostra é reanalisada por outro analista qualificado? Se o resultado não for conclusivo é realizado um ensaio de confirmação por outro método que esteja disponível?
18.4 18 .4..
O lab labor orat atór ório io di disp spõe õe de pr proc oced edim imen ento to pa para ra re real aliz izar ar in inve vest stig igaç ação ão de um resultado fora das especi ficações? O procedimento indica o número de reanálises permitidas? São registradas todas as investigações e conclusões? Caso haja erros, são documentadas e implementadas as ações corretivas e/ou preventivas?
18.5 18 .5..
Tod odos os os re resu sultltad ados os ac acom ompa panh nhad ados os de cr crititér ério ioss de de ace aceititaç ação ão correspondentes são informados?
18.6 18 .6..
O reg regis istr tro o de de aná anális lise e con conté tém m tod todas as as co conc nclu lusõ sões es do an anal alis ista ta e a assinatura do supervisor? Relatório de Ensaio
18.7 18 .7..
O rel relat atór ório io de an anál ális ise e emi emititido do pe pelo lo la labo bora rató tóri rio o est está á bas basea eado do no registro de análise?
18.8 18 .8..
Um no novo vo do docu cume ment nto o é em emititid ido o me medi dian ante te qu qual alqu quer er co corr rreç eção ão no relatório de análise original? ...
64
DOCUMENTO TÉCNICO NO 6 - SÉRIE REDE PARF
N° ITEM
P E R G U N TA S
18.9 18 .9..
Quando Quan do sã são o inf infor orma mado doss os os res resul ulta tado doss de de uma uma an anál ális ise e de de investigação, é indicada a incerteza de medição (produto suspeito, ilegal ou falsi ficado)?
18.1 18 .10. 0.
Como Co mo es está tá es esti tima mada da a inc incer erte teza za da me medi diçã ção? o?
CUMPRE
NÃO CUMPRE
EVIDÊNCIA / OBSERVAÇÕES
Conteúdo do relatório de ensaios 18..11. 18
O rel elat atór ório io de en enssai aios os in incl clui ui::
18.11.(a 18.1 1.(a))
Número Núme ro de regis registro tro atrib atribuído uído a amost amostra ra pelo labor laboratór atório? io?
18.1 18 .11. 1.(b (b))
Núme Nú mero ro do do relat relatór ório io de aná análilise se? ?
18.1 18. 11.( 1.(c) c)
Nome Nom e e endereç endereço o do labora laboratór tório io que anal analiso isou u a amostra amostra? ?
18.1 18. 11.( 1.(d) d)
Nome Nom e e ende endereç reço o do sol solici icitan tante te da da análi análise? se?
18.1 18. 11.( 1.(e) e)
Nome, descr Nome, descriçã ição o e número número de lote lote da amost amostra, ra, quan quando do corresponda?
18.1 18. 11.( 1.(f) f)
Uma introdu Uma introdução ção que que propo proporci rcione one os os antece anteceden dentes tes e o propó propósit sito o da investigação?
18.1 18 .11. 1.(g (g))
Referê Refe rênc ncia ia às às espe especi cificações aplicadas na análise da amostra ou uma descrição detalhada dos procedimentos empregados (amostra para análise de investigação) incluindo os limites?
18.11.(h 18.1 1.(h))
Os result resultados ados de todas todas as análises análises realiz realizadas adas com os result resultados ados numéricos com desvio padrão de todas as análises (se proceder)?
18.1 18 .11. 1.(i (i))
Uma Um a discu discuss ssão ão dos dos resul resulta tado doss obti obtido dos? s?
18.1 18. 11.( 1.(j) j)
Uma conclu Uma conclusão são se a amos amostra tra cum cumpre pre ou não não os limi limites tes das especificações empregadas, ou para uma amostra empregada em análise de investigação, as substância(s) ou ingrediente(s) identificado(s)?
18.11.(k)
A data de de finalização da análise?
18.1 18. 11.( 1.(l) l)
A assi assinat natura ura do do chefe chefe do labo laborat ratóri ório o ou pesso pessoa a autori autorizad zada? a?
18.11.(m 18.1 1.(m))
Nome e endereço endereço do do fabricant fabricante e original original e, se proceder proceder,, o reembalador ou distribuidor?
18.1 18. 11.( 1.(n) n)
Se a amos amostra tra cump cumpre re ou ou não com os requ requisi isitos tos? ?
18.1 18. 11.( 1.(o) o)
A dat data a do do rece recebim biment ento o da da amo amostr stra? a?
18.1 18. 11.( 1.(p) p)
A data data do do vencim venciment ento/ o/ reaná reanális lise, e, se proc procede eder? r?
18.11.(q 18.1 1.(q))
Uma decla declaração ração indic indicando ando que o relató relatório rio de anális análise, e, ou ou uma uma parte do mesmo, não podem ser reproduzidos sem autorização do laboratório?
19.
Laudo de análise
19.1 19 .1..
É el elab abor orad ado o um um la laud udo o de de aná análilise se pa para ra ca cada da lo lote te de su subs bstâ tânc ncia ia ou produto que inclui a seguinte informação?
19.1 19 .1.( .(a) a)
O núme número ro de de regi regist stro ro da da amos amostr tra? a?
19..1. 19 1.(b (b))
Dat ata a de de rec receb ebim imen entto?
19.1.( 19. 1.(c) c)
Nome Nom e e end endere ereço ço do lab labora oratór tório io que ana analis lisa a a amo amostr stra? a?
19.1.( 19. 1.(d) d)
Número e ender Número endereço eço de quem quem deu ori origem gem a solic solicita itação ção da análise? ...
DOCUMENTO DE A UTO UTO-A VALIAÇÃO VALIAÇÃO DE BOAS PRÁTICAS DE LABORATÓRIO (BPL)
65
N° ITEM
P E R G U N TA S
19.1.( 19. 1.(e) e)
Nome, end Nome, endere ereço, ço, núm número ero do lot lote e da da amos amostra tra,, quan quando do corresponda?
19.1 19 .1.( .(f) f)
Nome e end Nome ender ereç eço o do fab fabri rica cant nte, e, se se proc proced eder er,, ou de de rereembalador/ou distribuidor?
19. 9.1 1.( .(g) g)
Ref efe erê rênc ncia ia da dass es espe peccificações empregadas na análise da amostra?
19.1.( 19. 1.(h) h)
Resultado Result adoss de tod todos os os os ensai ensaios os real realiza izados dos (mé (média dia e desvi desvio o padrão, se proceder) com os limites estabelecidos?
19.1 19 .1.( .(i) i)
Uma conc Uma conclu lusã são o se a amo amost stra ra est está á dent dentro ro dos dos lim limitites es das das especificações?
19.1 19 .1.( .(j) j)
A dat data a do venc vencim imen ento to// rean reanál ális ises es,, se corr corres espo pond nder er? ?
19.1.(k)
A data de finalização da análise?
19.1.( 19. 1.(l) l)
A ass assina inatur tura a do che chefe fe do do labor laborató atório rio ou outr outra a pesso pessoa a autor autoriza izada? da?
20.
Amostras retidas
20.1 20 .1..
O la labo bora rató tóri rio o co cons nser erva va as am amos ostr tras as em co conf nfor ormi mida dade de co com ma legislação ou com o solicitante da análise?
CUMPRE
NÃO CUMPRE
EVIDÊNCIA / OBSERVAÇÕES
A quantidade quantidade é suficiente para permitir a reanálise? As amostras são mantidas na sua embalagem original? original? PARTE QUATRO: BIOSSEGURANÇA 21.
Regras Gerais
21.1 21 .1..
Estão Estã o dis dispo poní níve veis is,, par para a cad cada a mem membr bro o ou ou pes pesso soal al,, ins instr truç uçõe õess gerais e especí ficas de segurança para o risco identi ficado?
21.2 21 .2..
São cum São cumpr prid idas as re regr gras as ge gera rais is pa para ra o tra traba balh lho o seg segur uro, o, em conformidade com a regulamentação nacional e procedimentos operacionais padrão, que incluem os seguintes requisitos?:
21.2 21 .2.( .(a) a)
Está di Está disp spon onív ível el pa para ra o pes pesso soal al as fichas e dados de segurança antes da realização da análise?
21.2.( 21. 2.(b) b)
É proi proibid bido o fuma fumarr, come comerr e beb beber er no lab labora oratór tório? io?
21.2.( 21. 2.(c) c)
O pesso pessoal al está está fam famili iliari arizad zado o com com o uso uso de de equip equipame amento ntoss contr contra a incêndio, incluindo extintores, mantas de incêndios e máscaras de gás?
21.2.( 21. 2.(d) d)
O pessoa pessoall usa uni unifor forme me (gua (guarda rda pó) ou ou outra outra roup roupa a prote protetor tora, a, incluindo proteção de olhos?
21.2.( 21. 2.(e) e)
Existe esp Existe especi ecial al cuid cuidado ado com o manu manusei seio o de sub substâ stânci ncias as altamente potentes, infecciosas e voláteis?
21.2.( 21. 2.(f) f)
As amo amostr stras as alta altamen mente te tóx tóxica icass e gen genotó otóxic xicas as são são mani manipul pulada adass em uma instalação especialmente projetada para prevenir o risco de contaminação?
21.2.( 21. 2.(g) g)
Toda odass as as embal embalage agens ns de de subs substân tância ciass quím química icass estã estão o completamente rotuladas e incluem advertências destacadas? (ex.: “veneno”, “in flamável’’, “radiação’’e etc.)
21.2.( 21. 2.(h) h)
Os cabos cabos elét elétric ricos os e equip equipam ament entos, os, incl incluin uindo do refri refriger gerado adores res,, estão providos de isolamento adequado e a prova de fogo?
21.2.( 21. 2.(i) i)
São obs observ ervada adass as as regr regras as de bio biosse ssegur guranç ança a no no manu manusei seio o de de cilindros de gases comprimidos e o pessoal está familiarizado com os códigos de identi ficação por cor? ...
66
DOCUMENTO TÉCNICO NO 6 - SÉRIE REDE PARF
N° ITEM
P E R G U N TA S
21.2 21 .2.( .(j) j)
Exis Ex iste tem m pesso pessoas as que que traba trabalh lham am some soment nte e no labor laborat atór ório io? ?
21.2.( 21. 2.(k) k)
Estão Es tão dis dispon poníve íveis is mat materi eriais ais de pri primei meiros ros soc socorr orros? os?
CUMPRE
NÃO CUMPRE
EVIDÊNCIA / OBSERVAÇÕES
O pessoal está instruído sobre as técnicas de primeiros socorros, cuidados de emergência e uso de antídotos? 21.3 21 .3..
Dispõe Disp õe de de roup roupa a prot protet etor ora, a, in incl clui uind ndo o prot proteç eção ão de de olho olhos, s, máscaras e luvas? Existem duchas de segurança? São usados bulbos de sucção de borracha e sifão para pipetas manuais? O pessoal está instruído para o manuseio seguro de material de vidro, reativos corrosivos e solventes? Como são transportados os reagentes e solventes no laboratório? Existe precaução e instrução para o trabalho com produtos perigosos? São usados solventes livres de peróxidos? Como são eliminados os produtos perigosos? (neutralização ou desativação, mercúrio e seus sais).
21.4 21 .4..
São iso São isola lado doss e rot rotul ulad ados os ap apro ropr pria iada dame ment nte e os os pro produ duto toss venenosos ou perigosos? São utilizados reagentes citostáticos ou mutagênicos?
Laboratórios de Microbiologia (Ref.: Guia da OMS sobre Boas Práticas em Laboratórios de Microbiologia QAS/09.297/ISO 17025) Nº ITEM 1.
P E R G U N TA S
CUMPRE
NÃO CUMPRE
EVIDÊNCIA OBJETIVA/ OBSERVAÇÕES
Os ens nsa aio ioss mic micrrob obio ioló lóg gic icos os são re rea aliliza zad dos em um la lab bor orat atór ório io projetado e construído para: ▪
▪
▪
Ensaio de esterilidade? Detecção, isolamento, contagem e identi ficação de microorganismos (vírus, bactérias, fungos e protozoários) e seus metabólitos em diferentes materiais (ex, matérias primas, água, ar), produtos, superfícies e meio ambiente? Avaliação do conteúdo conteúdo usando microorganismos microorganismos como como parte do sistema de ensaio?
2.
Pessoal
2.1. 2. 1.
Estão Estã o des descr crit itas as as fu funç nçõe õess do do pes pesso soal al qu que e est está á env envol olvi vido do no noss ensaios, calibrações, validações e veri ficações do laboratório de microbiologia?
2.2. 2. 2.
O lab labor orat atór ório io in inco corp rpor ora a ao ao res resul ulta tado do de en ensa saio io op opin iniã ião oe interpretação que são autorizadas pela mesma pessoa responsável com experiência e conhecimento técnico e normativo relevantes? ...
DOCUMENTO DE A UTO UTO-A VALIAÇÃO VALIAÇÃO DE BOAS PRÁTICAS DE LABORATÓRIO (BPL)
67
Nº ITEM 2.3. 2. 3.
P E R G U N TA S
CUMPRE
NÃO CUMPRE
EVIDÊNCIA OBJETIVA/ OBSERVAÇÕES
O pe pess ssoa oall té técn cnic ico o re rece cebe be tr trei eina name ment nto o ad adeq equa uado do pa para ra a realização competente dos ensaios e operação dos equipamentos da área de microbiologia? É feito monitoramento contínuo para identi ficar a necessidade de novos treinamentos?
3.
Condições am ambientais
3.1. 3. 1.
Os eq equi uipa pame ment ntos os e as ár área eass fí físi sica cass es estã tão o de dedi dica cado doss exclusivamente aos ensaios microbiológicos?
3.2. 3. 2.
O pro proje jeto to da ár área ea mi micr crob obio ioló lógi gica ca é ade adequ quad ado o e co com m esp espaç aço o suficiente para evitar todo tipo de contaminação?
3.3. 3. 3.
A áre área a do do lab labor orat atór ório io de mi micr crob obio iolo logi gia a est está á div divid idid ida a de de for forma ma adequada para guardar as amostras, cepas de referência, os meios de cultura (ambiente refrigerado), com registros?
3.4. 3. 4.
A ins insta tala laçã ção o e os os mat mater eria iais is de co cons nstr truç ução ão pe perm rmit item em a limp limpez eza ae desinfecção apropriadas minimizando o risco de contaminação?
3.5. 3. 5.
Existe Exis te un unid idad ade e de de ar ar con condi dici cion onad ado o com com co cont ntro role le de um umid idad ade, e, temperatura e pressão, separada e independente das demais áreas do laboratório?
3.6. 3. 6.
Exis Ex iste te co cont ntro role le de ac aces esso so ao la labo bora rató tóri rio o de de mic micro robi biol olog ogia ia? ?
3.7. 3. 7.
O labo labora rató tóri rio o pos possu suii áre áreas as se sepa para rada dass par para a ati ativi vida dade dess com como: o: recepção e armazenamento de amostras, preparação de amostras, ensaios incluindo área de incubação, microorganismos de referência, equipamentos para o preparo e esterilização de meios, para os ensaios de esterilidade, a descontaminação e área para limpeza (sanitização de meios depois da incubação)?
3.8. 3. 8.
São apl São aplic icad ados os os pr prin incí cípi pios os de an anál ális ises es de ri risc sco, o, qu quan ando do nã não o existem áreas exclusivas para as atividades anteriores?
3.9. 3. 9.
As ár área eass de de tra traba balh lho o pos possu suem em se seus us pr próp ópri rios os eq equi uipa pame ment ntos os e material para realizar as atividades da área?
4.
Monitoramento ambiental no laboratório
4.1. 4. 1.
Possui Poss ui um pr prog ogra rama ma de mo moni nito tora rame ment nto o amb ambie ient ntal al in incl clui uind ndo oa temperatura, as diferenças de pressão, controle de superfícies e definidos os limites de alerta e os limites de ação?
5.
Limpeza, desinfecção e higiene
5.1 .1..
Exi xist ste e pr prog ogra rama ma de lilim mpe pezza e de dessin infe fecç cção ão? ?
5.2. 5. 2.
São regi São regist stra rado doss os res resul ulta tado doss de mon monit itor oram amen ento to amb ambie ient ntal al ond onde e este for relevante?
5.3. 5. 3.
O que que é fei feito to qu quan ando do é der derra rama mado do re reag agen ente tes, s, me meio ioss de de cul cultu tura ra,, líquidos em geral?
5.4. 5. 4.
As in inst stal alaç açõe õess pos possu suem em pi pias as ad adeq equa uada das? s? (c (com om se sens nsor ores es pa para ra abrir e fechar a torneira)
6.
Validação dos métodos de ensaio
6.1. 6. 1.
Existe Exis te um pr prot otoc ocol olo o de va valilida daçã ção o dos dos mét métod odos os mi micr crob obio ioló lógi gico coss que inclua amostras positivas com um nível de contaminação determinada?
6.2. 6. 2.
Existe Exis tem m méto método doss micr microb obio ioló lógi gico coss qual qualit itat ativ ivos os val valid idad ados os,, com com procedimentos para con firmar e identificar os microorganismos e determinação dos limites de detecção, repetitibilidade e reprodutibilidade? (com controles positivos e negativos)
6.3. 6. 3.
Os mét métod odos os qu quan anti tita tati tivo voss estã estão o vali valida dado doss e det deter ermi mina na-s -se e sua sua sensibilidade, repetitibilidade, reprodutibilidade e limite de detecção enquanto se de fine sua variabilidade? ...
68
DOCUMENTO TÉCNICO NO 6 - SÉRIE REDE PARF
Nº ITEM
P E R G U N TA S
6.4.
São verificados que os efeitos inibitórios de uma amostra foram eliminados com um método apropriado para cada tipo de amostra?
6.5.
É efetuada a veri ficação estatística da determinação de potência e validade do ensaio?
6.6. 6. 6.
Os en ensa saio ioss ut utililiz izad ados os no la labo bora rató tóri rio o es estã tão o val valid idad ados os? ?
7.
Equ quip ipa amen enttos (d (dev eve em se se cum cumpr prir ir com os it iten enss do do gu guia OMS ve verr. número 8)
7.1. 7. 1.
Possui Poss ui pro progr gram ama a de ma manu nute tenç nção ão dos dos equ equip ipam amen ento toss ess essen enci ciai ais? s? São guardados os registros dessa atividade?
8.
Calibração e verificação de desempenho
8.1. 8. 1.
Possui Poss ui est estab abel elec ecid ido o um pro progr gram ama a de cal calib ibra raçã ção o de equ equip ipam amen ento toss e verificação de desempenho dos mesmos, que in fluem diretamente nos ensaios?
CUMPRE
NÃO CUMPRE
EVIDÊNCIA OBJETIVA/ OBSERVAÇÕES
São evidenciados os registros dessa atividade? 8.2. 8. 2.
Possui Poss ui es esta tabe bele leci cida da a fre frequ quên ênci cia a de de cad cada a cal calib ibra raçã ção oe verificação? São evidenciados os registros dessa atividade?
9.
Instrumentos de medição e temperatura
9.1. 9. 1.
Os te term rmôm ômet etro ros, s, te term rmop opar ares es,, et etc. c.,, pa para ra me medi dirr a te temp mper erat atur ura a na nass estufas, autoclaves estão calibrados?
9.2. 9. 2.
A cal calib ibra raçã ção o dos dos ter termô môme metr tros os,, ter termo mopa pare ress e etc etc., ., pa para ra med medir ir a temperatura das estufas, autoclaves são rastreáveis a um padrão internacional?
9.3. 9. 3.
Após o rep Após repar aro o de de uma uma es estu tufa fa,, ban banho ho-m -mar aria ia,, for forno no sã são o ver verii ficadas a estabilidade e distribuição uniforme da temperatura? São registradas?
10.
Autoclaves e preparação de de me meios
10..1. 10
As aut autoc ocla lave vess cu cump mpre rem m co com o te tempo es esp pec ecii ficado do ciclo de temperatura programada?
10.2 10 .2..
Na va valilida daçã ção o é ev evid iden enci ciad ado o o de dese semp mpen enho ho pa para ra ca cada da ci cicl clo o de de operação, com respeito a carga utilizada normalmente? São revalidadas depois de um reparo ou modi ficação crítica, ou reprogramação quando indicado?
10.3 10 .3..
Existe Exis te um pr proc oced edim imen ento to de lim limpe peza za ba base sead ado o em em cri crité téri rios os (validação ou revalidação) de aceitação e rejeição?
10..4. 10
O mon monit itor ora ame ment nto o rot rotin inei eiro ro é reg regis isttra rad do?
10.5 10 .5..
Os pe peso soss e ba bala lanç nças as sã são o cal calib ibra rado doss com com ra rast stre reab abililid idad ade e e co com m intervalos regulares?
11.
Equipamento vo volumétrico
11. 1.1. 1.
É rea realiliza zada da a cal calib ibra raçã ção o de de equ equip ipam amen ento to vo volu lumé métr tric ico o (pi (pipe peta tass volumétricas, dispensadores automáticos, etc.)?
11. 1.2. 2.
Os eq equi uipa pame ment ntos os vo volu lumé métr tric icos os de desc scar artá táve veis is po poss ssue uem m ce cert rtii ficado de calibração entregue pelo fornecedor do serviço?
11. 1.3. 3.
Os eq equi uipa pame ment ntos os de me medi diçã ção o com como o con condu dutitiví víme metr tro, o, pH pHmê mêtr tros os,, etc, são veri ficados regularmente antes do uso?
12.
Reagentes e meios de cultura
12.1 12 .1..
A pr prom omoç oção ão de cr cres esci cime ment nto o é fe feit ita a pa para ra ve veri rificar a qualidade dos reagentes? São usados controles positivos e negativos? ...
DOCUMENTO DE A UTO UTO-A VALIAÇÃO VALIAÇÃO DE BOAS PRÁTICAS DE LABORATÓRIO (BPL)
69
Nº ITEM
P E R G U N TA S
12.2 12 .2..
São Sã o re real aliz izad ados os co cont ntro role less mi micr crob obio ioló lógi gico cos? s?
12.3 12 .3..
Possui Poss ui ár área eass sep separ arad adas as pa para ra en ensa saio io de es este teri rilid lidad ade e e ou outr tros os controles microbiológicos?
12.4.
Possui áreas qualificadas e fluxo laminar para a realização de ensaios de esterilidade?
12.5.
É verificado periodicamente o estado dos filtros do fluxo laminar?
12.6 12 .6..
Possui Poss ui mat mater eria iais is,, mei meios os de de cul cultu tura ra e re reag agen ente tess nece necess ssár ário ioss para para a realização dos controles microbiológicos de rotina?
12. 2.7 7.
Est stão ão de dent ntro ro do pr praz azo o de val alid idad ade? e?
12.8 12 .8..
Os mei meios os de de cult cultur ura a desi desidr drat atad ados os são são arm armaz azen enad ados os em em condições de umidade e temperatura indicadas pelo fabricante?
12.9 12 .9..
São reg São regis istr trad ados os pa parâ râme metr tros os de ca cada da ci cicl clo o de de est ester erili iliza zaçã ção o de de meios de cultura?
12.10. 12. 10.
É real realiza izado do o test teste e de de prom promoçã oção o de de cres crescim ciment ento o a cad cada a novo novo lot lote e meio de cultura?
12.1 12. 11.
Existe um pro Existe proced cedime imento nto ope operac racion ional al pad padrão rão par para a a pre prepar paraçã ação o de meios de cultura?
13.
Cepas
13.1 13 .1..
Poss Po ssui ui ce cepa pass mi micr crob obia iana nass de re refe ferê rênc ncia ia? ?
13.2.
Caso exista, são certi ficadas por um organismo reconhecido internacionalmente?
13.3.
Possui registro de identificação e uso de cepas?
13.4 13 .4..
Está Es tá es esta tabe bele leci cida da a fre frequ quên ênci cia a dos dos re repi piqu ques es/s /sem emea eadu dura ras? s?
13.5 13 .5..
São Sã o re regi gist stra rado doss os re repi piqu ques es/s /sem emea eadu dura ras? s?
13.6 13 .6..
São rea São realiliza zado doss os os con contr trol oles es pe peri riód ódic icos os pa para ra ve veri rificação da viabilidade?
13.7 13 .7..
São rea São realiliza zado doss os os con contr trol oles es pe peri riód ódic icos os pa para ra ve veri rificar a identidade morfológica e bioquímica?
14.
Ensaio de esterilidade
14. 4.1 1.
São Sã o rea realilizzad ados os en ensa saio ioss de de es este teri rililida dade de? ?
14.2 14 .2..
Para os en Para ensa saio ioss de de est ester erililid idad ade e são são ut utililiz izad ados os mé méto todo doss oficiais de alguma farmacopéia?
14.3 14 .3..
Caso Ca so nã não o se se use use,, o mé méto todo do em us uso o est está á val valid idad ado? o?
14.4 14 .4..
Exis Ex iste te re regi gist stro ro da po porc rcen enta tage gem m de de fal falso so po posi siti tivo vo? ?
14.5.
Este não excede 0,5% do total?
14.6 14 .6..
Qual Qu al é o cult cultiv ivo o util utiliz izad ado o para para pro prova va de de este esteri rililida dade de? ?
14.7.
É verificado que quando não passa na prova de esterilidade é feita uma investigação completa das causas e uma segunda prova só é realizada se demonstrada que a prova original não foi válida?
15.
Potência de antibióticos
15.1 15 .1..
São re São real aliz izad ados os en ensa saio ioss de de dete term rmin inaç ação ão de po potê tênc ncia ia de antibióticos?
15.2.
São efetuadas a verificação estatística da determinação de potência e validade de ensaio?
16.
Amostragem
16.1 16 .1..
O tra trans nspo port rte e e ar arma maze zena nage gem m são são ex exec ecut utad adas as so sob b con condi diçõ ções es qu que e mantenham a integridade da amostra?
CUMPRE
NÃO CUMPRE
EVIDÊNCIA OBJETIVA/ OBSERVAÇÕES
...
70
DOCUMENTO TÉCNICO NO 6 - SÉRIE REDE PARF
Nº ITEM
P E R G U N TA S
16.2 16 .2..
Possui Poss ui pr proc oced edim imen ento to qu que e det deter ermi mina na o tem tempo po en entr tre e a to toma mada da da amostra e a realização do ensaio, segundo o produto especi fico, sem que seja afetada a exatidão do resultado do ensaio?
16.3 16 .3..
A re resp spon onsa sabi bililida dade de pe pelo lo tr tran ansp spor orte te e arm armaz azen enag agem em en entr tre e a amostragem e a chegada ao laboratório de ensaio está documentada claramente?
16.4 16 .4..
A am amos ostr trag agem em é rea realiliza zada da po porr pes pesso soal al co comp mpet eten ente te e tre trein inad ado? o?
17.
Identificação e manipulação da amostra
17.1 17 .1..
Existe Exis tem m pro proce cedi dime ment ntos os qu que e incl inclua uam m a en entr treg ega a e o re rece cebi bime ment nto o da amostra, ações a serem realizadas quando a amostra for escassa(pouca) ou chegue em condições inaceitáveis para o ensaio?
17.2 17 .2..
São regi São regist stra rada dass tod todas as as as info inform rmaç açõe õess impo import rtan ante tess como como dat data a de recebimento, temperatura da amostra, especi ficações do ensaio?
17.3 17 .3..
As co cond ndiç içõe õess de de arm armaz azen enag agem em es estã tão o val valid idad adas as? ?
17.4 17 .4..
Estão Estã o doc docum umen enta tado doss os os pro proce cedi dime ment ntos os de su subb-am amos ostr trag agem em,, são são realizados?
17.5 17 .5..
Exis Ex iste te pro proce cedi dime ment nto o para para as as amos amostr tras as de de rete retenç nção ão? ?
17.6 17 .6
As po porç rçõe õess da dass am amos ostr tras as co cont ntam amin inad adas as sã são o de desc scon onta tami mina nada dass antes de serem descartadas?
18.
Disposição dos descartes
18.1 18 .1..
Existe Exis tem m pr proc oced edim imen ento toss pa para ra el elim imin inaç ação ão de ma mate teri riai aiss contaminados em concordância com a legislação ambiental do país?
19.
Garantia da qualidade
19.1 19 .1..
O lab labor orat atór ório io po poss ssui ui um si sist stem ema a de de gar garan antitia a da da qua qualilida dade de qu que e garanta a consistência e conformidade dos resultados de ensaio?
20.
Métodos de ensaio
20..1. 20
O lab labo ora rattór ório io ut utililiz iza a mét métod odos os de ens ensai aio o oficiais da farmacopéia?
20.2 20 .2..
São util São utiliz izad ados os pad padrõ rões es típ típic icos os apl aplic icad ados os na na indú indúst stri ria a farm farmac acêu êutitica ca como os seguintes: ▪
▪
CUMPRE
NÃO CUMPRE
EVIDÊNCIA OBJETIVA/ OBSERVAÇÕES
a prova de limite microbiano/total Bioburden - 1000g para bactérias e 100g para leveduras e outros fungos; e - controle do ambiente? 15 organismos para TVC em ágar e soja com Triptona (TSA) e 5 organismos para leveduras e outros fungos em ágar diferenciado de Schwartz (DAS)?
20.3 20 .3..
São Sã o ut utililiz izad ados os pa padr drõe õess pr prod oduz uzid idos os no pa país ís? ?
21.
Relatório
21.1 21 .1..
Possui Poss ui pr proc oced edim imen ento to pa para ra fa faze zerr rel relat atór ório io e int inter erpr pret etar ar os resultados (por exemplo: NÃO DETECTADO para uma unidade não definida)?
DOCUMENTO DE A UTO UTO-A VALIAÇÃO VALIAÇÃO DE BOAS PRÁTICAS DE LABORATÓRIO (BPL)
71
English Version
73
Introduction The WHO quality assurance of control laboratory guideline has been reviewed and republished under the name “WHO Good Practices for Pharmaceutical Quality Control Laboratories” 44 th Report – Annex 1 of WHO Technical Technical Reports Series, No 957, 2010. Said document will replace “WHO Good Practices for National Control Pharmaceutical Laboratories”, 36 th Report, Annex 3 of WHO Technical Reports Series, N o 902, 2002. This guideline is to be applied to any laboratory of pharmaceutical quality control, excluding those involved in the analysis of biological, i.e. vaccines and hemoderivatives, for which WHO has different guidelines. WHO has specifically developed, for microbiological laboratories, the guidelines for the good practices for pharmaceutical microbiology laboratories (reference QAS/09, 297). This publication, named Good Laboratory Practices Sel f-Evaluation Document, is the Technical Technical Document Nº 6 from PANDRH and replaces the previous Technical Documents Nº 2 and Nº 3. It’s presented in a three languages single volume (Spanish, Portuguese and English) as a questionnaire for a better interpretation of the current WHO Good Laboratory Practices 1 and the WHO Guidelines for the Good Practices for Pharmaceutical Microbiology Laboratories.
1
WHO. WHO Expert Committee on Speci fications for Pharmaceutical Preparations. Forty-fourth Report. Annex 1: WHO Good practices for pharmaceutical quality control laboratories. Geneva: WHO; 2010: pp. 81–129. Technical Report Series 957.
DOCUMENT ON SELF-EVALUATION
PRACTICES (GLP) OF GOOD LABORATORY P
75
Background The Working Group on Good Laboratory Practice (GLP/WG) created in June 2005 through the recommendation of the IV Pan American Conference for the Drug Regul atory Harmonization (PANDRH Network), has been working towards the strengthening of the quality laboratories performance to ensure that the medicines meet the international quality standards, and to ensure they are being effective and safe. By ful filling the WHO recommendations this will help the harmonization of good practices among laboratories and their mutual recognition of results which in tern permits the laboratories to reach the WHO prequali fication by becoming referenced laboratories for the United Nations Agencies that require their services. In 2010, the PANDRH published the Technical Document N o 2 (Spanish and Portuguese version) of the “WHO Good practices for national control pharmaceutical laboratories”, 36th Report - Annex 3 of WHO Technical Reports Series, No 902, 2002, and the Technical Technical Document N o 3 “GLP Self-evaluation Guidelines,” for a better interpretation of the current GLP and to evaluate its compliance by the laboratory.
76
TECHNICAL DOCUMENT NO 6 - PANDRH NETWORK S SERIES
Genera nerall Cons onsiderations iderations and Ackn A cknowledgeme owledgements nts The translation of the original document “WHO good practices for pharmaceutical quality control laboratories” 44th Report – Annex 1 of WHO Technical Technical Reports Series, N o 957, 2010, into Spanish and Portuguese, were carried out by the Working Group on Good Laboratory Practice (GLP/WG) with the collaboration of ANVISA within the framework of the Pan American Network for the Drug Regulatory Harmonization (PANDRH). The GLP self evaluation guideline was done in Spanish during the 7 th Meeting of the Working Group on Good Laboratory Practice (GLP/WG) held in Lima, Peru, from 20 to 22 July 2010. The Portuguese version was carried out by the group of INCQS, FU NED and ANVISA, in Brazil. The collaboration of the CRDTL (Caribbean Regional Drug Testing Laboratory, Jamaica), USP (United States Pharmacopeia), PQM (Promoting the Quality of Medicines Program), with the assistance of the AMI (Amazon Malaria Initiative) which is financed by the USAID (United States Agency for International Development), helped to put together the Engli sh version. The edition was carried out in PAHO by Matilde E. Molina and José M. Parisi.
Members of the Working Group on Good Laboratory Practice (GLP/WG): Of ficial Members ▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
María Gloria Olate, Coordinator, LNC-ISP/Chile Ofelia Villalba, CNCC-INS/Peru Nilka M. Guerrero, IEA/Panama Lucette Cargill, CRDTL/Jamaica Francisco Canindé Gerlândio de Souza, ANVISA/Brazil Sigrid Mathison, MSP/Uruguay Damian Cairatti, USP/USA Thomas Schultz, FIFARMA
Unof ficial Members ▪
▪
Olga Gruc, INAME-ANMAT/Argentina Ana Lara Sterling, CECMED/Cuba
Observers ▪
▪
▪
▪
▪
▪
Rosalba Alzate, Universidad de Antioquia/Colombia Ruben Szyszkowsky, Universidad de Buenos Aires/Argentina Carlos Saldarriaga Alzate, Universidad de Antioquia/Colombia Milagros Real Pérez, Instituto Nacional de Salud/Peru Catalina Massa, Universidad de Córdoba/Argentina Antonio Hernández-Cardoso, USP/USA
Sub Working Group for Portuguese documents ▪
▪
▪
▪
▪
Francisco Canindé Gerlândio de Souza, ANVISA/Brazil Amália Soares Santana, LACEN-MG/FUNED/Brazil Reginelena Ferreira da Silva, INCQS/Fiocruz/Brazil Rodrigo Souza Leite, LACEN-MG/FUNED/Brazil Renata Carvalho, ANVISA/Brazil
Secretariat ▪
José M. Parisi OPS-OMS/W OPS-OMS/Washington, ashington, DC
DOCUMENT ON SELF-EVALUATION
PRACTICES (GLP) OF GOOD LABORATORY P
77
Colaborators who participated in the 7 th Working Group Meeting on Good Laboratory Practice (GLP/WG), 20-22 July, 2010 - Lima, Peru Cecilia Garnica López, CONCAMYT/Bolivia Eduardo C. Leal, INCQS/Brazil José A. Padilha de Castro, GGLAS/ANVISA/Brazil Julio César Martins Siqueira, IOM/FUNED/Brazil Amália Soares Santana, IOM/FUNED/Brazil IOM/FUNED/Brazil Rubén G. Tabuchi, CNCC/Peru Fernando Alva Ruiz, CNCC/Peru Fredy Mostacero Rodriguez, CNCC/Peru Roberto Torres Torres Olivera, CNCC/Peru Julia Chu Caytopa, CNCC/Peru Juan Ortiz Bernaola, CNCC/Peru Gloria Florez Lovera, CNCC/Peru Werner Hurtado Basualdo, CNCC/Peru Leila Choy Chong, DIGEMID/Peru Flor Espinoza Galindo, DIGEMID/Peru Graciela Laines Lozano, DIGEMID/Peru Kelly Carvajal Ulloa, DIGEMID/Peru Amelia Villar, OPS/Peru Mónica Hirschhorn, CCCM/Uruguay Adrián Barojas, PQM/USP/USA ▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
▪
78
TECHNICAL DOCUMENT NO 6 - PANDRH NETWORK S SERIES
Self-E lf-Evalua valuatio tion n on Good Laboratory Practices (GLP) Part One. Management and Infraestructure 1.
Organization and management
2.
Quality management system
3.
Control of documentation
4.
Records
5.
Data-processing equipment
6.
Personnel
7.
Premises
8.
Equipment, instruments and other devices
9.
Contracts
Part Two. Materials, Equipment, Instruments and Other Devices 10. Reagents 11. Reference substances and reference materials 12. Calibration, verification and qualification of equipment, instruments and other devices 13. Traceability Part Three. Working Procedures 14. Incoming samples 15. Analytical worksheet 16. Validation of analytical procedures 17. Testing 18. Evaluation of test results 19. Certificate of analysis 20. Retained samples Part Four. Safety 21. General rules
DOCUMENT ON SELF-EVALUATION
PRACTICES (GLP) OF GOOD LABORATORY P
79
ITEM #
QUESTIONS
COMPL IES
DOES NOT COMPLY
OBJECTIVE EVIDENCE/ REMARKS
PART ONE: MANAGEMENT AND INFRASTRUCTURE 1.
Organization and management
1.1. 1. 1.
Is th the e labo labora rato tory ry,, or or the the or orga gani niza zati tion on of wh whic ich h itit is is par part, t, le lega gallllyy authorized to function and can be held legally responsible?
1.2. 1. 2.
Is th the e lab labor orat ator oryy org organ aniz ized ed an and d ope opera rate ted d so so as as to to mee meett th the e requirements laid down in these Guidelines?
1.3. 1. 3.
Indica Indi cate te wh whet ethe herr th the e la labo bora rato tory ry me meet etss th the e fo follllow owin ing g requirements:
1.3.(a 1.3 .(a))
Does the lab Does labora orator toryy hav have e man manage ageria riall and and tec techni hnical cal per person sonnel nel with the authority and resources needed: ▪
▪
▪
▪
to carry out their duties? to identify the occurrence of departures from the quality management system? to identify the occurrence of departures from the procedures for performing tests, calibrations, validations and verifications? to initiate actions to prevent or minimize such departures?
1.3. 1. 3.(b (b))
Does the Does the lab labor orat ator oryy have have arr arran ange geme ment ntss to ens ensur ure e that that its its management and personnel are not subject to commercial, political, financial and other pressures or con flicts of interest that may adversely affect the quality of their work?
1.3. 1. 3.(c (c))
Does the Does the lab labor orat ator oryy have have a pol polic icyy and and proc proced edur ure e to en ensu sure re the the confidentiality of: ▪
▪
▪
1.3. 1. 3.(d (d))
the information contained in marketing authorizations? transfer of results or reports? data in archives (paper and electronic)?
Does Do es the the lab labor orat ator oryy have have org organ aniz izat atio iona nall char charts ts,, that that de de fine: ▪
▪
▪
the organization and management structure of the laboratory? its place in any parent organization (such as the ministry or the drug regulatory authority)? the relationships between management, technical operations, support services and the quality management system?
1.3.(e 1.3 .(e))
Does the Does the lab labora orator tory’ y’ss docu documen mentat tation ion spe specif cifyy the the res respon ponsib sibili ility ty,, authority and interrelationships of all personnel who manage, perform or verify work that affects the quality of the tests and/or calibrations, validations and veri fications?
1.3. 1. 3.(f (f))
Does th Does the e lab labor orat ator oryy ens ensur ure e the the pr prec ecis ise e all alloc ocat atio ion n of of responsibilities, particularly in the designation of speci fic units for particular types of drugs?
1.3.(g 1.3 .(g))
Does the Does the lab labora orator toryy nomi nominat nate e subs substit titute utess or or subo subordi rdinat nates es tra traine ined d for key management and specialized scienti fic personnel? ...
80
TECHNICAL DOCUMENT NO 6 - PANDRH NETWORK S SERIES
ITEM #
QUESTIONS
COMPL IES
1.3. 1. 3.(h (h))
Does the Does the labo labora rato tory ry pro provi vide de adeq adequa uate te sup super ervi visi sion on of sta staff ff,, including trainees, by quali fied personnel familiar with the test and/or calibration, validation and veri fication methods and procedures, as well as their purpose and the assessment of the results?
1.3. 1. 3.(i (i))
Does the Does the lab labor orat ator oryy have have a Man Manag agem emen entt with with res respo pons nsib ibililitityy for for all technical operations and the provision of resources needed to ensure the required quality of laboratory operations?
1.3. 1. 3.(j (j))
Has the Has the la labo bora rato tory ry de desi sign gnat ated ed a mem membe berr of of sta staff ff as qu qual alitityy manager who, in addition to other functions, ensures compliance with the quality management system?
DOES NOT COMPLY
OBJECTIVE EVIDENCE/ REMARKS
Does the quality manager have direct access to the highest level of management where decisions are taken on laboratory policies and resources? 1.3. 1. 3.(k (k))
Does th Does the e lab labor orat ator oryy ens ensur ure e ade adequ quat ate e inf infor orma matition on flow between staff at all levels? Are staff members aware of the relevance and importance of their activities?
1.3. 1. 3.(l (l))
Does the Does the lab labor orat ator oryy ensu ensure re tra trace ceab abililitityy of th the e sam sampl ple e at al alll stages from receipt to the test report?
1.3. 1. 3.(m (m))
Does th Does the e lab labor orat ator oryy mai maint ntai ain n an an upup-to to-d -dat ate e file of all specifications and related documents (paper or electronic) used in the laboratory?
1.3.(n 1.3 .(n))
Does the lab Does labora orator toryy hav have e appr appropr opriat iate e saf safety ety pro proced cedure uress (se (see e Part four)?
1.4. 1. 4.
Does Do es the the lab labor orat ator oryy mai maint ntai ain n a reg regis istr tryy of th the e foll follow owin ing g acti activi viti ties es::
1.4.(a 1.4 .(a))
For rec receiv eiving ing,, dist distrib ributi uting, ng, and sup superv ervisi ising ng the con consig signme nment nt of the samples to the speci fic units?
1.4. 1. 4.(b (b))
Does the Does the lab labor orat ator oryy keep keep rec recor ords ds of of all all inco incomi ming ng sam sampl ples es and and accompanying documents?
1.5. 1. 5.
Is co comm mmun unic icat atio ion n and and co coor ordi dina nati tion on gu guar aran ante teed ed be betw twee een n the the staff involved in the testing of the same sample in different units?
2.
Quality Management System
2.1. 2. 1.
Does th Does the e lab labor orat ator oryy or or org organ aniz izat atio ion n man manag agem emen entt est estab ablilish sh,, implement, and maintain a quality management system appropriate to the scope of its activities, including the type, range and volume of testing and/or calibration, validation and veri fication activities it undertakes? Does the laboratory Management ensure that its policies, systems, programs, procedures and instructions are described to the extent necessary to enable the laboratory to assure the quality of the test results that it generates? Is the documentation used in this quality management system communicated communicated and available to, and understood and implemented by, the appropriate personnel? Are the elements elements of this system system documented, documented, e.g., in a quality manual, for the organization as a whole and/or for a laboratory within the organization? ...
DOCUMENT ON SELF-EVALUATION
PRACTICES (GLP) OF GOOD LABORATORY P
81
ITEM #
QUESTIONS
2.2. 2. 2.
Does th Does the e Qua Qualility ty Ma Manu nual al co cont ntai ain n as as a mi mini nimu mum m a qu qual alit ityy pol polic icyy statement, including at least the following:
2.2.(a)(i 2.2. (a)(i))
A stat statement ement of the labora laboratory tory mana managemen gement’s t’s inten intentions tions with respect to the standard of service it will provide?
2.2.(a)(i 2.2. (a)(ii) i)
A comm commitme itment nt to estab establishin lishing, g, implem implementin enting, g, and and maintain maintaining ing an effective quality management system?
2.2.(a)(i 2.2. (a)(iii) ii)
The laborato laboratory ry Managem Management’ ent’ss commitme commitment nt to good good profess professional ional practices and quality of testing, calibration, validation and verification?
2.2.(a)(i 2.2. (a)(iv) v)
The laborato laboratory ry Managem Management’ ent’ss commitme commitment nt to compl compliance iance with with the content of these guidelines?
2.2.(a)(v 2.2. (a)(v))
A requi requiremen rementt that that all all personn personnel el concer concerned ned with with test testing ing and calibration activities within the laboratory familiarize themselves with the documentation concerning quality and the implementation of the policies and procedures in their work?
2.2.(b 2.2 .(b))
Does the Does the Qua Qualit lityy Manu Manual al con contai tain n the the st struc ructur ture e of of the the lab labora orator toryy (organizational chart)?
2.2.(c 2.2 .(c))
Does the Qua Does Qualit lityy Man Manual ual con contai tain n the ope operat ration ional al and fun functi ctiona onall activities pertaining to quality, so the extent and the limits of the responsibilities are clearly de fined?
2.2. 2. 2.(d (d))
Does the Does the Qua Qualility ty Man Manua uall cont contai ain n an out outliline ne of of the the stru struct ctur ure e of documentation used in the laboratory quality management system?
2.2. 2. 2.(e (e))
Does the Does the Qual Qualitityy Manu Manual al con conta tain in the the gener general al inte intern rnal al qual qualitityy management procedures?
2.2. 2. 2.(f (f))
Does th Does the e Qua Qualility ty Ma Manu nual al co cont ntai ain n ref refer eren ence cess to to spe speci cific procedures for each test?
2.2.(g 2.2 .(g))
Does the Does the Qua Qualit lityy Manu Manual al con contai tain n info informa rmatio tion n on on the the app approp ropria riate te qualifications, experience, and competencies that laboratory personnel are required to possess?
2.2. 2. 2.(h (h))
Does the Does the Qua Qualility ty Man Manua uall cont contai ain n info inform rmat atio ion n on ini inititial al and and ininservice training of staff?
2.2. 2. 2.(i (i))
Does th Does the e Qua Qualility ty Ma Manu nual al co cont ntai ain n a po polilicy cy fo forr int inter erna nall and and external audit?
2.2. 2. 2.(j (j))
Does the Does the Qua Qualility ty Ma Manu nual al con conta tain in a po polilicy cy fo forr impl implem emen entiting ng and and verifying corrective and preventive actions?
2.2. 2. 2.(k (k))
Does the Does the Qua Qualility ty Ma Manu nual al con conta tain in a po polilicy cy fo forr dea dealiling ng wit with h complaints?
2.2. 2. 2.(l (l))
Does th Does the e Qua Qualility ty Ma Manu nual al co cont ntai ain n a po polilicy cy fo forr per perfo form rmin ing g management reviews of the quality management system?
2.2.(m 2.2 .(m))
Does the Does the Qua Qualit lityy Manu Manual al con contai tain n a pol policy icy for sel select ecting ing,, establishing, and approving analytical procedures?
2.2. 2. 2.(n (n))
Does the Does the Qua Qualility ty Man Manua uall cont contai ain n a poli policy cy for for han handl dlin ing g outout-of of-specification (OOS) results?
2.2. 2. 2.(o (o))
Does the Does the Qua Qualility ty Ma Manu nual al con conta tain in a po polilicy cy fo forr the the use use of appropriate reference substances and reference materials?
COMPL IES
DOES NOT COMPLY
OBJECTIVE EVIDENCE/ REMARKS
...
82
TECHNICAL DOCUMENT NO 6 - PANDRH NETWORK S SERIES
ITEM #
QUESTIONS
COMPL IES
2.2. 2. 2.(p (p))
Does the Does the Qua Qualility ty Man Manua uall cont contai ain n a poli policy cy for for par partitici cipa patition on in proficiency testing programs and collaborative trials, and the evaluation of the performance (applicable to national pharmaceutical quality control laboratories, but may be applied by other laboratories)?
2.2. 2. 2.(q (q))
Does the Does the Qua Qualility ty Man Manua uall cont contai ain n a poli policy cy to to sele select ct ser servi vice ce providers and suppliers?
2.3. 2. 3.
Has the Has the la labo bora rato tory ry es esta tabl blis ishe hed, d, im impl plem emen ente ted, d, an and d mai maint ntai aine ned d authorized written standard operating procedures (SOPs) for:
2.3.(a)
Qualifications, training, clothing and hygiene of personnel?
2.3.(b)
The change control?
2.3.(c)
Internal audit?
2.3.(d)
Dealing wi with co complaints?
2.3.(e)
Implementation an and ve verification of corrective and preventive actions?
2.3. 2. 3.(f (f))
The purc The purcha hase se and and rec recei eipt pt of of cons consig ignm nmen ents ts of of mate materi rial als, s, e.g e.g.. samples and reagents?
2.3. 2. 3.(g (g))
The proc The procur urem emen ent, t, pre prepa para ratition on and and con contr trol ol of of refe refere renc nce e substances and reference materials?
2.3. 2. 3.(h (h))
The Th e inter interna nall label labelin ing, g, qua quara rant ntin ine, e, and and stor storag age e of mate materi rial als? s?
2.3.(i)
The qualification of equipment?
2.3. 2. 3.(j (j))
The Th e cali calibr brat atio ion n of eq equi uipm pmen entt and and inst instru rume ment nts? s?
2.3. 2. 3.((k)
Prev even enti tivve ma main inte tena nanc nce e and and ve veri rification of instruments and equipment?
2.3. 2. 3.(l (l))
Samp Sa mpliling ng,, if per perfo form rmed ed by by the the labo labora rato tory ry? ? Vis Visua uall insp inspec ectition on? ?
2.3.(m 2.3 .(m))
The tes testin ting g of of sam sample pless with with des descri cripti ptions ons of the met method hodss and and equipment used?
2.3. 2. 3.((n)
Atyp ypic ical al an and d ou outt-o -off-sp spe ecification (OOS) results?
2.3. 2. 3.(o (o))
Val alid idat atio ion n of of ana analy lyti tica call pro proce cedu dure res? s?
2.3. 2. 3.(p (p))
Cleani Clea ning ng of of labor laborat ator oryy faci facilit litie ies, s, inc inclu ludi ding ng benc bench h tops tops,, equipment, work stations, clean rooms (aseptic suites) and glassware?
2.3.(q 2.3 .(q))
Monitori Monit oring ng of env enviro ironme nmenta ntall con condit dition ions, s, e.g e.g.. tem temper peratu ature re and humidity?
2.3. 2. 3.((r)
Moni nito tori ring ng st stor orag age e co cond ndit itio ions ns? ?
2.3. 2. 3.(s (s))
Disp Di spos osal al of of rea reage gent ntss and and sol solve vent nt sa samp mple les? s?
2.3.(t)
Safety measures?
DOES NOT COMPLY
OBJECTIVE EVIDENCE/ REMARKS
...
DOCUMENT ON SELF-EVALUATION
PRACTICES (GLP) OF GOOD LABORATORY P
83
ITEM # 2.4. 2. 4.
QUESTIONS
COMPL IES
DOES NOT COMPLY
OBJECTIVE EVIDENCE/ REMARKS
Are th Are the e ac actitivi vitities es of th the e la labo bora rato tory ry sy syst stem emat atic ical ally ly an and d pe peri riod odic ical ally ly audited (internal and external audits) to verify compliance with the requirements of the quality management system and to apply corrective and preventive actions, if necessary? Are the audits carried out by trained trained and qualified personnel, who are independent of the activity to be audited? Is the quality Manager responsible for planning and organizing internal audits addressing all elements of the quality management system? Are audits recorded, recorded, together with with details of any corrective and preventive action taken?
2.5. 2. 5.
Is la labo bora rato tory ry Ma Mana nage geme ment nt re revi view ew on qu qual alit ityy rel relat ated ed ac acti tivi viti ties es regularly undertaken (at least annually)?
2.5.(a)
This re revision in inclu lud des: Reports on inspections or internal and external audits and any follow-up required to correct the de ficiencies?
2.5. 2. 5.(b (b))
The outc The outcom ome e of inv inves estitiga gatition onss carr carrie ied d out out as a resu resultlt of of complaints and claims received, doubtful (atypical) or aberrant results reported in collaborative trials and/or pro ficiency tests?
2.5. 2. 5.(c (c))
Correc Corr ectitive ve and and pre preve vent ntiv ive e acti action onss appl applie ied d as a res resul ultt of the these se investigations?
3.
Control of Documentation
3.1. 3. 1.
Does the Does the lab labor orat ator oryy est estab ablilish sh and and mai maint ntai ain n proc proced edur ures es to to cont contro roll and review all documents (both internally generated and from external sources) that form part of the quality documentation? Is a master list identifying the current version status and distribution of documents established?
3.2.
Do the procedures ensure that:
3.2.(a 3.2 .(a))
Each docu Each documen ment, t, whe whethe therr a tec techni hnical cal or a qual quality ity doc docume ument, nt, has a unique identifier, version number and date of implementation?
3.2. 3. 2.(b (b))
Approp Appr opri riat ate, e, aut autho hori rize zed d SOPs SOPs are are avai availa labl ble e at the the rele releva vant nt locations, e.g. near instruments?
3.2. 3. 2.(c (c))
Docu Do cume ment ntss are are kep keptt up to da date te an and d revi review ewed ed as as requ requir ired ed? ?
3.2. 3. 2.(d (d))
Any inva Any invalilid d docu docume ment nt is is rem remov oved ed and and rep repla lace ced d with with the the authorized, revised document with immediate effect?
3.2.(e 3.2 .(e))
Any cha change ngess betw between een dif differ ferent ent ver versio sions ns of the sam same e docu documen mentt have been identi fied? A revised revised document includes includes references to to the previous document?
3.2. 3. 2.(f (f))
Old doc Old docum umen ents ts of th the e QMS QMS are are re reta tain ined ed in the the ar arch chiv ives es to ensure traceability of the evolution of the procedures? Are invalid copies destroyed?
3.2. 3. 2.(g (g))
Alll rele Al releva vant nt sta staff ff ar are e trai traine ned d for for the the new new and and revi revise sed d SOPs SOPs? ?
3.2.(h 3.2 .(h))
Qualityy doc Qualit docume umenta ntatio tion, n, inc includ luding ing rec record ords, s, is ret retain ained ed for a minimum of five years?
3.3. 3. 3.
Is a sys syste tem m of of cha chang nge e con contr trol ol in pl plac ace e to to inf infor orm m sta stafff of of new new an and d revised documents? ...
84
TECHNICAL DOCUMENT NO 6 - PANDRH NETWORK S SERIES
ITEM #
QUESTIONS
COMPL IES
3.3. 3. 3.(a (a))
The revi The revise sed d docu docume ment ntss are are prep prepar ared ed by by the the init initia iato torr or by by a person who performs the same function, and are reviewed and approved at the same level as the original document and subsequently released by the quality manager (quality unit)?
3.3. 3. 3.(b (b))
Staffs Staf fs ack ackno nowl wled edge ge by by a sig signa natu ture re tha thatt they they are are awa aware re of of applicable changes and their date of implementation?
4.
Records
4.1. 4. 1.
Does th Does the e lab labor orat ator oryy es esta tabl blis ish h and and ma main inta tain in pr proc oced edur ures es fo forr the identification, collection, indexing, retrieval, storage, maintenance and disposal of and access to all quality and technical/scientific records?
4.2. 4. 2.
Are al Are alll or orig igin inal al ob obse serv rvat atio ions ns re reta tain ined ed on re reco cord rd fo forr an appropriate period of time, including calculations and derived data, calibration, validation and veri fication records and final results, in accordance with national regulations and contractual arrangements?
DOES NOT COMPLY
OBJECTIVE EVIDENCE/ REMARKS
Do the records include the data recorded in the analytical worksheet by the technician or analyst on consecutively numbered pages with references to the appendices containing the relevant recordings, e.g. chromatograms and spectra? Do the records for each test contain suf ficient information to permit the tests to be repeated and/or the results to be recalculated, if necessary? Do the records include the identity of the personnel involved in the sampling, preparation and testing of the samples? Are the records records of samples to be used in legal proceedings kept according to the legal requirements applicable to them? Note: The generally accepted retention period of shelf l ife plus one year for a pharmaceutical product on the market and 15 years for an investigational product is recommended, unless national regulations are more stringent or contractual arrangements do not require otherwise.
4.3. 4. 3.
Are all Are all rec recor ords ds leg legib ible le,, read readililyy retr retrie ieva vabl ble, e, st stor ored ed and and ret retai aine ned d within facilities that provide a suitable environment that will prevent modification, damage or deterioration and/or loss? Are the conditions conditions under which all original records are stored such as to ensure their security and con fidentiality? Is the access to these records restricted to authorized personnel only? If electronic storage and signatures are employed, are they subject to restricted access and in conformance with requirements for electronic records?
4.4. 4. 4.
Do qu qual alit ityy man manag agem emen entt rec recor ords ds in incl clud ude e rep repor orts ts fr from om in inte tern rnal al (and external if performed) audits and management reviews, as well as records of all complaints and their investigations, including records of possible corrective and preventive actions?
5.
Data-processing equipment
5.1. 5. 1.
For com For compu pute ters rs,, aut autom omat ated ed eq equi uipm pmen entt or or cal calib ibra rati tion on eq equi uipm pmen ent, t, and the collection, processing, recording, reporting, storage or retrieval of test and/or calibration data, does the laboratory ensure that: ...
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85
ITEM #
QUESTIONS
5.1.(a 5.1 .(a))
The com comput puter er sof softwa tware re dev develo eloped ped by the use userr is is docu documen mented ted in suf ficient detail and appropriately validated or veri fied, as being suitable for use?
5.2.(b 5.2 .(b))
Procedure Proced uress are are est establ ablish ished ed and imp implem lement ented ed for pro protec tectin ting g the the integrity of data?
COMPL IES
DOES NOT COMPLY
OBJECTIVE EVIDENCE/ REMARKS
Do such procedures include, measures to ensure the integrity and confidentiality of data entry or collection and the storage, transmission and processing of data? In particular, are electronic data protected from unauthorized access and maintain the traceability of any amendments? 5.2. 5. 2.(c (c))
Comput Comp uter erss and and auto automa mate ted d equi equipm pmen entt are are main mainta tain ined ed so so as to function properly and provided with the environmental and operating conditions necessary to ensure the integrity of test and calibration data?
5.2. 5. 2.(d (d))
Proced Proc edur ures es are are est estab ablis lishe hed d and and impl implem emen ente ted d for for maki making ng,, documenting and controlling changes to information stored in computerized systems?
5.2. 5. 2.(e (e))
There Ther e is a do docu cume ment nted ed pro proce cedu dure re to to prot protec ectt and and main mainta tain in backups of electronic data? Backed-up data are retrievable and stored in such a manner as to prevent data loss?
6.
Personnel
6.1.
Does the laboratory have suf fi cient personnel with the necessary education, training, technical knowledge and experience necessary for their assigned functions?
6.2. 6. 2.
Does th Does the e te tech chni nica call ma mana nage geme ment nt en ensu sure re th the e com compe pete tenc nce e of all personnel operating speci fic equipment, instruments or other devices, who are performing tests and/or calibrations, validations or veri fications? Do their duties also involve the evaluation of results as well as signing analytical test reports and certi ficates of analysis?
6.3. 6. 3.
Is st staf afff un unde derg rgoi oing ng tr trai aini ning ng ap appr prop opri riat atel elyy su supe perv rvis ised ed? ? Is there a formal evaluation after training? Are personnel performing performing specific tasks, appropriately quali fied in terms of their education, training and experience, and/or abilities, as required?
6.4. 6. 4.
Are la Are labo bora rato tory ry pe pers rson onne nell per perma mane nent ntly ly em empl ploy oyed ed or un unde derr contract? Are the additional technical and key support personnel supervised and suf ficiently competent and is their work in accordance with the quality management system?
6.5. 6. 5.
Does th Does the e lab labor orat ator oryy mai maint ntai ain n cur curre rent nt jo job b des descr crip ipti tion onss for for al alll personnel involved in tests and/or calibrations, validations and verifications? Does the laboratory also maintain records of all technical personnel, describing their qualifications, training and experience?
6.6. 6. 6.
Does th Does the e lab labor orat ator oryy hav have e the the fo follllow owin ing g man manag ager eria iall and and tec techn hnic ical al personnel? ...
86
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ITEM # 6.6.(a 6.6 .(a))
QUESTIONS
COMPL IES
DOES NOT COMPLY
OBJECTIVE EVIDENCE/ REMARKS
A hea head d of lab labora orator toryy (su (super pervis visor) or),, wit with h a hig high h pro profes fessio sional nal level and with extensive experience in medicines analysis and laboratory management in a pharmaceutical quality control laboratory in the regulatory sector or in industry? Is the head of laboratory responsible for the content of certificates of analysis and analytical testing reports? Is this person also responsible for ensuring that:
6.6.(a)(i)
6.6.(a)(ii)
▪
▪
all key members of the laboratory staff have the requisite competence for the required functions and their grades reflect their responsibilities? the adequacy of existing staf fing, management and training procedures is reviewed periodically?
6.6.(a)(iii)
▪
6.6. 6. 6.(b (b))
The Th e te tech chni nica call ma mana nage geme ment nt wh who o en ensu sure ress th that at::
6.6.(b)(i)
▪
6.6.(b)(ii)
▪
6.6.(b)(iii)
6.6.(b)(iv)
▪
▪
the technical activities are adequately supervised?
procedures for performing calibration, veri fication and (re-) qualification of instruments, monitoring of environmental and storage conditions in place and conducted as required? regular in-service training programs arranged to update and extend the skills of both professionals and technicians? the safekeeping of any materials subject to the controls applied to narcotic and psychotropic substances kept in the workplace, under the supervision of an authorized person? national pharmaceutical quality control laboratories regularly participate in suitable pro ficiency testing schemes and collaborative trials to assess analytical procedures or reference substances?
6.6. 6. 6.(c (c))
Analys Anal ysts ts,, gradu graduat ated ed in phar pharma macy cy,, analy analytitica call chemi chemist stry ry,, microbiology or other relevant subjects who have the requisite knowledge, skills and ability, to adequately perform the tasks assigned to them by management and to supervise technical staff?
6.6.(d 6.6 .(d))
Tech echnic nical al staf stafff whom whom hol hold d dipl diplom omas as in the their ir sub subjec jects ts awa awarde rded d by by technical or vocational schools?
6.6. 6. 6.(e (e))
Does Do es th the e la labo bora rato tory ry ha have ve a qu qual alitityy ma mana nage ger? r?
7.
Premises
7.1. 7. 1.
Are the Are the fa faci cililiti ties es de desi sign gned ed to su suit it th the e fun funct ctio ions ns an and d ope opera rati tion onss to be conducted in them with refreshment and rest rooms separated from working areas and changing areas and toilets easily accessible and appropriate for the number of users?
7.2. 7. 2.
Do la labo bora rato tory ry fa faci cililiti ties es ha have ve ad adeq equa uate te sa safe fety ty eq equi uipm pmen entt appropriately located and maintained? Is the laboratory equipped with adequate instruments and equipment, including work benches and fume hoods?
7.3. 7. 3.
Are envi Are enviro ronm nmen enta tall cond condit itio ions ns inc inclu ludi ding ng lig light htin ing, g, ene energ rgyy sour source ces, s, temperature, humidity, humidity, air pressure appropriate to the functions and operations to be performed? Are they monitored, monitored, controlled and documented and and do not invalidate the results or adversely affect the quality of the measurements? ...
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87
ITEM # 7.4. 7. 4.
QUESTIONS
COMPL IES
DOES NOT COMPLY
OBJECTIVE EVIDENCE/ REMARKS
Does th Does the e lab labor orat ator oryy tak take e spe speci cial al pr prec ecau auti tion onss to to han handl dle, e, we weig igh h and manipulate highly toxic substances, including genotoxic agents? Is there a separate and dedicated unit or equipment for this purpose (e.g. insulator, work bench with laminar flow)? Are procedures in place to prevent prevent exposure and contamination?
7.5. 7. 5.
Are arc Are archi hive ve fa faci cililiti ties es pr prov ovid ided ed to en ensu sure re th the e sec secur ure e sto stora rage ge an and d retrieval of all documents? Is the design adequate to protect the contents from deterioration and is access restricted to authorized personnel?
7.6. 7. 6.
Are pro Are proce cedu dure ress in in pla place ce fo forr the the sa safe fe re remo mova vall of of typ types es of wa wast ste e including toxic waste (chemical and biological), reagents, samples, solvents and air filters?
7.7. 7. 7.
Is mi micr crob obio iolo logi gica call te test stin ing g co cont ntai aine ned d in a la labo bora rato tory ry ap appr prop opri riat atel elyy designed and constructed according to the WHO guidelines on good practices for pharmaceutical microbiology laboratories (reference QAS/09.297)?
7.8.
If the laboratory performs in vivo biological testing, are the animal houses isolated from the other laboratory areas with a separate entrance and air-conditioning system following relevant guidance and regulations? Laboratory storage facilities
7.9. 7. 9.
Are the Are the sto stora rage ge fac facililit itie iess wel welll orga organi nize zed d for for the the cor corre rect ct sto stora rage ge of of samples, reagents and equipment?
7.10 7. 10..
Are se Are sepa para rate te st stor orag age e fa faci cililitities es ma main inta tain ined ed fo forr th the e se secu cure re storage of samples, retained samples, reagents and laboratory accessories, reference substances and reference materials including storage under refrigeration (2–8°C) and frozen (-20°C) and securely locked with access restricted to designated personnel? Are all specified storage conditions controlled, monitored and records maintained?
7.1 7. 11.
Does the Does the lab labor orat ator oryy prov provid ide e sepa separa rate te ar area eass for for sto stori ring ng flammable substances, self-igniting materials, fuming and concentrated acids and bases, volatile amines, toxic and flammable reagents, and other reagents (such as, hydrochloric acid, nitric acid, ammonia and bromine)? Are there appropriate appropriate safety procedures? procedures?
7.12 7. 12..
Are rea Are reage gent ntss sub subje ject ct to po pois ison on re regu gula latition onss or or to to the the co cont ntro rols ls applied to narcotic and psychotropic substances clearly marked as required by national legislation and kept separately from other reagents in locked cabinets? Does the designated responsible member of staff maintain a register of these substances?
7.13 7. 13..
Are gas Are gases es st stor ored ed in a ded dedic icat ated ed st stor ore, e, an and d iso isola late ted d fro from m the the main building? If gas bottles are present in the laboratory are they safely secured?
8.
Equipment, instruments and other devices ...
88
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ITEM # 8.1. 8. 1.
QUESTIONS
COMPL IES
DOES NOT COMPLY
OBJECTIVE EVIDENCE/ REMARKS
Are eq Are equi uipm pmen ent, t, in inst stru rume ment ntss an and d ot othe herr de devi vice cess de desi sign gned ed,, constructed, adapted, located, calibrated, quali fied, veri fied and maintained as required by the operations to be carried out in the working environment? Was the equipment purchased from an agent capable of providing full technical support and maintenance?
8.2. 8. 2.
Does th Does the e la labo bora rato tory ry ha have ve th the e re requ quir ired ed te test st eq equi uipm pmen ent, t, instruments and other devices for the correct performance of the tests and/or calibrations, validations and verifications?
8.3. 8. 3.
Do th the e equ equip ipme ment nt,, ins instr trum umen ents ts an and d oth other er de devi vice ces, s, in incl clud udin ing g those used for sampling, meet the laboratory’s requirements and comply with the relevant standard speci fications? Are they veri fied, qualified, and/or calibrated regularly?
9.
Contracts Purchasing services and supplies
9.1. 9. 1.
Does th Does the e lab labor orat ator oryy ha have ve a pro proce cedu dure re fo forr the the se sele lect ctio ion n and and purchasing of services and supplies that affect the quality of testing?
9.2. 9. 2.
Does the Does the lab labor orat ator oryy eva evalu luat ate e supp supplilier erss of cr crit itic ical al con consu suma mabl bles es,, supplies and services which affect quality of testing? Does it maintain records of these evaluations and list approved suppliers? Subcontracting of testing
9.3. 9. 3.
If th the e labo labora rato tory ry sub subco cont ntra ract ctss work work,, is is it do done ne wit with h orga organi niza zati tion onss authorized for the purpose? Is the organization periodically assessed for their competence?
9.4. 9. 4.
When th When the e la labo bora rato tory ry pe perf rfor orms ms te test stin ing g fo forr a cu cust stom omer er an and d subcontracts part of the testing, does the laboratory inform the customer in writing?
9.5. 9. 5.
Is th ther ere e a wri writt tten en co cont ntra ract ct wh whic ich h cle clear arly ly es esta tabl blis ishe hess the the du duti ties es and responsibilities of each party party,, de fines the contracted work and any technical arrangements made in connection with it? Does this contract permit the laboratory to audit the facilities and competencies of the contracted organization and ensures the access of the laboratory to records and retained samples?
9.6. 9. 6.
When th When the e con contr trac acte ted d org organ aniz izat atio ion n pas passe sess to to a th thir ird d par party ty an anyy work entrusted to it, is the laboratory’s prior evaluation and approval of the arrangements ensured?
9.7. 9. 7.
Does the Does the lab labor orat ator oryy mai maint ntai ain n a reg regis iste terr of of all all subc subcon ontr trac acto tors rs tha thatt it uses and a record of the assessment of the competence of subcontractors?
9.8. 9. 8.
Does th Does the e lab labor orat ator oryy tak take e the the re resp spon onsi sibi bilility ty fo forr all all re resu sult ltss reported, including those furnished by the subcontracting organization?
PART TWO: MATERIALS, EQUIPMENT, EQUIPMENT, INSTRUMENTS AND OTHER DEVICES 10.
Reagents
10.1 10 .1
Are all Are all re reag agen ents ts an and d che chemi mica cals ls,, in incl clud udin ing g so solv lven ents ts an and d ma mate teri rial alss used in tests and assays, of appropriate quality? ...
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89
ITEM # 10.2 10 .2..
QUESTIONS
COMPL IES
DOES NOT COMPLY
OBJECTIVE EVIDENCE/ REMARKS
Are rea Are reage gent ntss pur purch chas ased ed fr from om re repu puta tabl ble, e, ap appr prov oved ed su supp pplilier erss and and are they accompanied by the pertinent certi ficate of analysis? Is the material safety data sheet attached, if required?
10.3 10 .3..
In th the e pr prep epar arat atio ion n of re reag agen entt so solu lutition onss in th the e la labo bora rato tory ry::
10.3.( 10. 3.(a) a)
Is the res respon ponsib sibili ility ty for thi thiss task task cle clearl arlyy spec specii fied in the job description of the person assigned to carry it out?
10.3.( 10. 3.(b) b)
Are pre prescr scribe ibed d proced procedure uress used used which which are are in acc accord ordanc ance e with with published pharmacopoeial or other standards where available? Are records kept kept for the preparation preparation and standardization standardization of volumetric solutions?
10.4 10 .4..
Do th the e la labe bels ls of al alll re reag agen ents ts cl clea earl rlyy sp spec ecififyy th the e fo follllow owin ing g information?
10.4.(a)
Content?
10.4.(b)
Manufacturer?
10.4.( 10. 4.(c) c)
Date Dat e rece receive ived d and and dat date e of of open opening ing of the con contai tainer ner? ?
10.4 10 .4.( .(d) d)
Conc Co ncen entr trat atio ion? n? IfIf appl applic icab able le
10. 0.4 4.( .(e) e)
Sto tora rage ge con ondi dittio ions ns? ?
10.4 10 .4.( .(f) f)
Expi Ex pira ratition on da date te or re rete test st da date te,, as as jus justitified?
10.5 10 .5..
Do th the e lab label elss of of rea reage gent nt so solu lutition onss pre prepa pare red d in in the the la labo bora rato tory ry clearly specify the following information?
10.5.(a)
Name?
10.5.( 10. 5.(b) b)
Date Dat e of pre prepar parati ation on and and init initial ialss of tec techni hnicia cian n or ana analys lyst? t?
10.5 10 .5.( .(c) c)
Expi Ex pira ratition on da date te or re rete test st da date te,, as as jus justitified?
10.5.( 10. 5.(d) d)
Date Dat e of stan standar dardiz dizati ation on and and initi initials als of tech technic nician ian/an /analy alyst? st?
10.6 10 .6..
Do th the e lab label elss for for vo volu lume metr tric ic so solu lutition onss pre prepa pare red d in in the the la labo bora rato tory ry clearly specify the following information?
10.6.(a)
Name?
10.6 10 .6.( .(b) b)
Mola Mo lari rity ty (or (or con conce cent ntra rati tion on)? )?
10.6.( 10. 6.(c) c)
Date Dat e of pre prepar parati ation on and and init initial ialss of tec techni hnicia cian/a n/anal nalyst yst? ?
10.6.( 10. 6.(d) d)
Date Dat e of stan standar dardiz dizati ation on and and initi initials als of tech technic nician ian/an /analy alyst? st?
10.6 10 .6.( .(e) e)
Stan St anda dard rdiz izat atio ion n fa fact ctor or? ? Does the laboratory verify the value of the standardization factor at the time of use?
10.7 10 .7..
In th the e tra trans nspo port rtat atio ion n and and su subd bdiv ivis isio ion n of of rea reage gent nts: s:
10.7.( 10. 7.(a) a)
Whenever Whenev er poss possibl ible, e, are are they they tra transp nsport orted ed in in the the origi original nal containers?
10.7.( 10. 7.(b) b)
When subdiv When subdivisi ision on is nec necess essary ary,, are cle clean an conta containe iners rs used used and and appropriately labeled? Visual Inspection
10.8 10 .8..
Are all Are all re reag agen entt con conta tain iner erss vis visua uallllyy ins inspe pect cted ed to en ensu sure re th that at th the e seals are intact, both when they are delivered to the store and when they are distributed to the units? ...
90
TECHNICAL DOCUMENT NO 6 - PANDRH NETWORK S SERIES
ITEM # 10.9 10 .9..
QUESTIONS
COMPL IES
DOES NOT COMPLY
OBJECTIVE EVIDENCE/ REMARKS
Are Ar e rea reage gent ntss th that at ap appe pear ar to ha have ve be been en ta tamp mper ered ed wi with th re reje ject cted ed? ? Is this requirement exceptionally waived if the identity and purity of the reagent concerned can be confirmed by testing? Water
10..10 10 10..
Is wat wate er con consi side dere red d as as a rea eage gen nt? Does the laboratory use water of the appropriate quality for each specific test as described in the pharmacopoeias or in an approved test, when available?
10.1 10. 11.
Are prec Are precaut aution ionss take taken n to to avoi avoid d cont contami aminat nation ion dur during ing its sup supply ply,, storage and distribution?
10..12 10 12..
Is the qu qua alilitty of th the e wat ate er ve verri fied regularly to ensure that the various grades of water meet the requirements of pharmacopeias and other quality speci fications? Storage
10.1 10 .13. 3.
Are sto Are stock ckss of of rea reage gent ntss mai maint ntai aine ned d in in a sto store re un unde derr the the appropriate storage conditions? Does the store contain a supply of clean bottles, vials, spoons, funnels and labels, as required, for dispensing reagents from larger to smaller containers? Is there special equipment needed for the transfer of larger volumes of corrosive liquids?
10.1 10 .14. 4.
Is th the e pers person on in in cha charg rge e of th the e stor store e resp respon onsi sibl ble e for for loo looki king ng after the storage facilities and their inventory and for noting the expiration date of chemical substances and reagents? Has the person responsible for looking after the storage facilities been trained in handling chemical substances safely?
11.
Reference su substances an and re reference ma materials
11. 1.1. 1.
Are pri Are prima mary ry or se seco cond ndar aryy ref refer eren ence ce su subs bsta tanc nces es us used ed fo forr the the testing of a sample? Are pharmacopoeial pharmacopoeial reference substances substances used when available and appropriate for the analysis?
11. 1.2. 2.
Are refe Are refere renc nce e mate materi rial alss used used for for the the cal calib ibra rati tion on and and/o /orr qualification of equipment, instruments or other devices? Registration and labelling
11.3.
Is an identification number assigned to all reference substances, except for pharmacopoeial reference substances?
11.4.
Is a new identification number assigned to each new batch?
11. 1.5. 5.
Is th this is nu numb mber er ma mark rked ed on th the e lab label el of ea each ch vi vial al of th the e ref refer eren ence ce substance?
11.6.
Is the identification number of reference substances quoted on the analytical worksheet every time the reference substance is used? In the case of pharmacopoeial reference substances, are the batch number and/or the batch validity statement attached to the analytical worksheet ? ...
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91
ITEM # 11. 1.7. 7.
QUESTIONS
COMPL IES
DOES NOT COMPLY
OBJECTIVE EVIDENCE/ REMARKS
Is th the e re regi gist ster er fo forr al alll ref refer eren ence ce su subs bsta tanc nces es an and d re refe fere renc nce e materials maintained? Does the register for all reference substances and reference materials include the following information:
11.7.(a)
The identification number of the substance or material?
11.7 1.7.(b .(b))
A pre precis cise e descr descript iption ion of the the subs substan tance ce or mate materia rial? l?
11.7.(c)
The so source?
11. 1.7. 7.(d (d))
The Th e da date te of rec ecei eipt pt? ?
11. 1.7. 7.(e (e))
The Th e bat batch ch de desi sign gnat atio ion n or or oth other er id iden entitification code?
11. 1.7. 7.(f (f))
The Th e inte intend nded ed use use of of the the sub subst stan ance ce or or mat mater eria ial? l?
11.7 1.7.(g .(g))
The loc locati ation on of of stora storage ge in in the the labor laborato atory ry,, and and any any speci special al storage conditions?
11. 1.7. 7.(h (h))
Anyy fur An furth ther er ne nece cess ssar aryy inf infor orma matition on? ?
11. 1.7. 7.(i (i))
Expi Ex pira rati tion on da date te or re rete test st da date te? ?
11.7.(j)
A certificate (batch validity statement) of a pharmacopoeial reference substance and/or a certi fied reference material which indicates its use, the assigned content, if applicable, and its status (validity)?
11.7.(k)
A certi ficate of analysis, in the case of secondary reference substances prepared and supplied by the manufacturer?
11. 1.8. 8.
Does th Does the e lab labor orat ator oryy nom nomin inat ate e a pe pers rson on to be re resp spon onsi sibl ble e for for reference substances and reference materials?
11. 1.9. 9.
Is th the e nati nation onal al pha pharm rmac aceu eutitica call qual qualitityy cont contro roll labo labora rato tory ry re requ quir ired ed to establish reference substances for use by other institutions? If so, is there a separate reference substances unit established?
11.10.
Does th the la laboratory ke keep a file in which all information on the properties of each reference substance is entered, including the safety data sheets?
11. 1.1 11.
For refe For refere renc nce e subs substa tanc nces es pre prepa pare red d in the the lab labor orat ator oryy, does does the file include the results of all tests and veri fications used to establish the reference substances, as well as the expiration date or retest date signed by the appropriate responsible analyst? Retesting (monitoring)
11. 1.12 12..
Are all Are all refe refere renc nce e subs substa tanc nces es pre prepa pare red d in the the lab labor orat ator oryy or supplied externally retested at regular intervals to ensure that deterioration has not occurred?
11. 1.13 13..
Are the Are the res resul ults ts of the these se tes tests ts re reco cord rded ed and and sig signe ned d by th the e responsible analyst?
11.1 1.14. 4.
In the cas case e that that the res result ult of ret retest esting ing of a refe referen rence ce sub substa stance nce is noncompliant: Does the laboratory conduct a retrospective review of tests performed using the same standard? Does the laboratory apply risk analysis when evaluating the outcomes of the retrospective review and considering possible corrective actions? ...
92
TECHNICAL DOCUMENT NO 6 - PANDRH NETWORK S SERIES
ITEM # 11. 1.15 15..
QUESTIONS
COMPL IES
DOES NOT COMPLY
OBJECTIVE EVIDENCE/ REMARKS
Does the Does the lab labor orat ator oryy regu regula larl rlyy veri verify fy the the cur curre rent nt val valid iditityy of pharmacopoeial reference substances? Are pharmacopeial pharmacopeial reference substances substances stored in accordance with the storage conditions indicated? Otherwise, are they reanalyzed by the laboratory?
12.
Calibration, verification and quali fication of equipment, instruments and other devices
12.1 12 .1..
Are all Are all equ equip ipme ment nt,, ins instr trum umen ents ts or ot othe herr dev devic ices es us used ed fo forr tes testiting ng,, veri fication or calibration, when practicable, uniquely identi fied? Are the appropriate appropriate records (of equipment) available and updated? Is there a procedure in establishing the regular calibration, validation and verification of all equipment, instruments and other devices used in measuring the physical properties of substances?
12.2 12 .2..
Does th Does the e lab labor orat ator oryy ide ident ntififyy in in a vi visi sibl ble e man manne nerr (la (labe bel,l, co code de or by other means) all equipment, instruments and other devices that require calibration, and is the calibration status and the date when recalibration is due indicated?
12.3 12 .3..
Has all Has all la labo bora rato tory ry eq equi uipm pmen entt und under ergo gone ne de desi sign gn qu qual aliification (DQ), installation quali fication (IQ), operation quali fication (OQ) and performance quali fication? (Depending on the function and operation of the instrument, the design quali fication of a commercially available standard instrument may be omitted as the installation quali fication, operational qualification and performance quali fication may be considered to be a suf ficient indicator of its suitable design).
12..4. 12
Is the pe perrfo form rman ancce of eq equ uip ipm men entt ver erii fied at suitable intervals, according to a plan established by the laboratory?
12.5 12 .5..
Is me meas asur urin ing g equ equip ipme ment nt re regu gula larl rlyy cal calib ibra rate ted d acc accor ordi ding ng to a pla plan n established by the laboratory? Are the relevant relevant records available and updated?
12..6. 12
Has the la labo borrat ator oryy est stab ablilisshe hed d sp spec ecii fic procedures for each type of measuring equipment? (Taking into account the type of equipment, the extent of use and manufacturer’s recommendations)?
12.7 12 .7..
Is th the e equi equipm pmen entt oper operat ated ed onl onlyy by by auth author oriz ized ed per perso sonn nnel el? ? Does the laboratory have updated instructions on the use, maintenance, verification and calibration of equipment, instruments and devices (including any relevant manuals of the manufacturer)? manufacturer) ? Are these instructions easily available for use by appropriate laboratory personnel together with a schedule of the dates on which veri fication and/or calibration is due?
12.8 12 .8..
Are the Are there re re reco cord rdss of of eac each h ite item m of of equ equip ipme ment nt,, ins instr trum umen entt or or oth other er device used to perform testing, veri fication and /or calibration? Do the records include at least the following information?:
12.8.(a)
Identification of equipment, instrument or device?
12.8.( 12. 8.(b) b)
The ma manuf nufact acture urer’s r’s nam name e and and the the equi equipme pment nt mod model, el, ser serial ial number or other unique identi fication? ...
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93
ITEM #
QUESTIONS
12.8.(c)
The qu qualification, verification or calibration required?
12.8 12 .8.( .(d) d)
The Th e curr curren entt loca locatition on,, wher where e appr approp opri riat ate? e?
12.8.( 12. 8.(e) e)
The manu manufac factur turer’ er’ss instru instructi ctions ons,, if avail availabl able, e, or an an indica indicatio tion n of their location?
12.8 12 .8.( .(f) f)
The date The dates, s, re resu sultltss and and copi copies es of rep repor orts ts,, veri veri fications and certificates of all calibrations, adjustments, acceptance criteria and the due date of the next quali fication, verification and/or calibration?
12.8.( 12. 8.(g) g)
Record of the Record the main mainten tenanc ance e activ activiti ities es carr carried ied out out to to date date and and the the maintenance plan?
12.8 12 .8.( .(h) h)
A his histo tory ry of of any any malf malfun unct ctio ion, n, dam damag age, e, mod modii fication or repair?
12.9 12 .9..
Are ins Are instr truc uctition onss inc inclu lude ded d in in the the pr proc oced edur ures es fo forr saf safe e han handl dlin ing, g, transport and storage of measuring equipment?
COMPL IES
DOES NOT COMPLY
OBJECTIVE EVIDENCE/ REMARKS
On reinstallation, is requali fication of the equipment required? 12.1 12 .10. 0.
Hass the Ha the labo labora rato tory ry est estab ablilish shed ed mai maint nten enan ance ce pro proce cedu dure res? s? Do the procedures require periodic maintenance to be performed by a team of maintenance specialists, either internal or external, followed by veri fication of performance?
12.1 12 .11. 1.
Are instr Are instrum umen ents ts,, equi equipm pmen entt or othe otherr meas measur urin ing g devic devices es giv givin ing g suspect results, shown to be defective or outside speci fied limits, excluded from the routine activity and identi fied and/or properly labeled? When the equipment, instruments and other devices have been outside the direct control of the l aboratory for a certain period or have undergone a major repair, does the laboratory requalify the equipment to ensure its suitablity for use? Are updated records records available?
13.
Traceability
13.1 13 .1..
Is th the e re resu sultlt of an an anal alys ysis is tr trac acea eabl ble, e, wh when en ap appr prop opri riat ate, e, ultimately to a primary reference substance?
13.2.
Are al all ca calibrations or or qu qualification of instruments traceable to certified reference materials and to SI units? (metrological traceability)
PART THREE: WORKING PROCEDURE PROCEDURES S 14.
Incoming samples
14.1 14 .1..
Does the Does the lab labor orat ator oryy ver verif ifyy tha thatt sam sampl ples es for for com compl plia ianc nce e testing are large enough to enable, if required, a number of replicate tests to be carried out and for part of the sample to be maintained, retained, and kept? Note: Considered test samples for compliance testing: routine control samples, samples suspected of not meeting specifications, samples related to marketing authorization processes. ...
94
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ITEM # 14.2 14 .2..
QUESTIONS
COMPL IES
DOES NOT COMPLY
OBJECTIVE EVIDENCE/ REMARKS
Does th Does the e lab labor orat ator oryy hav have e wel welll-do docu cume ment nted ed sc scre reen enin ing g procedures to confirm the identity of an active ingredient for investigative testing (suspicious, illegal, or counterfeit product) and the content and purity, if required? In the event of such determination of content, does it indicate the uncertainty associated with the measurement, if required?
14.3 14 .3..
If th the e lab labor orat ator oryy is is re resp spon onsi sibl ble e for for sa samp mpliling ng,, doe doess itit hav have ea sampling plan and an internal procedure for sampling available and/or accessible to all analysts and technicians working in the laboratory?
14.4 14 .4..
Is th ther ere e a pr proc oced edur ure e to to ens ensur ure e tha thatt sam sampl ples es ar are e rep repre rese sent ntat ativ ive e of the batches of material from which they are taken? Is there a procedure for carrying out sampling to avoid contamination and other adverse effects on the quality, or cross contamination from other materials? Is there a procedure for recording all relevant data related to sampling ▪
identity of the person taking the sample?
▪
sampling date, time, and location?
▪
sampling plan or procedure used?
▪
environmental conditions?
▪
remarkable events?
Note : Guidelines for sampling of pharmaceutical products and related materials are found in Report N o 39, WHO (Technical Report Series Speci fications for Pharmaceutical Preparations) Test request 14.5 14 .5..
Is ea each ch sa samp mple le su subm bmititte ted d to to the the la labo bora rato tory ry,, acc accom ompa pani nied ed by a test request form?
14.6 14 .6..
Does Do es th the e tes testt re requ ques estt fo form rm pr prov ovid ide e the the fo follllow owin ing g inf infor orma matition on::
14.6.( 14. 6.(a) a)
Name Nam e of the the insti institut tution ion or or inspec inspector tor tha thatt suppl supplied ied the the samp sample? le?
14.6 14 .6.( .(b) b)
The Th e sou sourc rce e of of th the e mat mater eria ial? l?
14.6.( 14. 6.(c) c)
A des descri cripti ption on of of the the medic medicine ine,, inclu includin ding g its its comp composi ositio tion, n, international nonproprietary name (INN) (if available) and brand name(s)?
14.6.( 14. 6.(d) d)
Dosage form, Dosage form, conc concent entrat ration ion/do /dose, se, manu manufac factur turer er,, batch batch number number (if available) and the marketing authorization number?
14..6. 14 6.(e (e))
The Th e siz size e of of th the sam sampl ple? e?
14.6 14 .6.( .(f) f)
The Th e rea reaso son n fo forr re requ ques estiting ng th the e an anal alys ysis is? ?
14.6 14 .6.( .(g) g)
The Th e date date on on whic which h the the sam sampl ple e was was col colle lect cted ed? ?
14.6.( 14. 6.(h) h)
The siz size e of the con consig signme nment/ nt/bat batch ch from from whi which ch itit was was taken taken,, when appropriate?
14.6.( 14. 6.(i) i)
The exp expira iratio tion n date date (for (for med medici icines nes)) or ret retest est dat date e (for (for API APIss and and pharmaceutical excipients)?
14.6.(j)
The specification to be used for testing? ...
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95
ITEM #
QUESTIONS
14.6.( 14. 6.(k) k)
A reco record rd of any furt further her comm comment entss (e.g. (e.g. dis discre crepan pancie ciess found found or or associated hazard)?
14. 4.6 6.( .(l) l)
The Th e sto tora rage ge con ondi dittio ions ns? ?
14.7 14 .7..
Does th Does the e lab labor orat ator oryy ver verifify/ y/re revi view ew th the e tes testt re requ ques estt pr prio iorr to to acceptance:
14.7.( 14. 7.(a) a)
To ensu ensure re tha thatt requ require iremen ments ts are ade adequa quatel telyy de de fined and the laboratory has the capability and resources to meet them?
14.7.( 14. 7.(b) b)
To ensur ensure e that that the the appr appropr opriat iate e tests tests and and/or /or met method hodss are are selected?
COMPL IES
DOES NOT COMPLY
OBJECTIVE EVIDENCE/ REMARKS
Is a record of the review kept? Does the laboratory resolve any issue with the originator of the request for analysis before testing starts? Registration and labelling 14.8 14 .8..
Does th Does the e la labo bora rato tory ry as assi sign gn a uni uniqu que e re regi gist stra ratition on nu numb mber er to each sample delivered and/or accepted and accompanying documents? Does the laboratory assign a different registration number to each request referring to two or more medicines, dosage forms or batches?
14. 4.9 9.
Is a lab label el be bear arin ing g th the reg regis istr trat atio ion n num numbe berr af af fixed to each container of the sample?
14.1 14 .10. 0.
Does th Does the e lab labor orat ator oryy kee keep p a re reco cord rd wi with th th the e fol follo lowi wing ng information?
14.10. 14. 10.(a) (a)
The reg regist istrat ration ion num number ber of the the samp sample? le?
14.1 14 .10. 0.(b (b))
The Th e date date of of rec recei eipt pt? ?
14.10.(c)
The specific unit to which the sample was forwarded? Visual inspection of the submitted sample
14.1 14. 11.
Are the sam sample pless visu visuall allyy insp inspect ected ed by lab labora orator toryy staf stafff to ens ensure ure that the labeling conforms to the information contained in the test request? Are the findings of the inspection recorded, dated and signed? In the event of discrepancies or damage, does the laboratory make a record on the request form? Are any queries immediately referred referred back to the the provider of the sample? Storage
14.1 14 .12. 2.
Are all Are all samp sample less stor stored ed saf safel elyy, taki taking ng int into o acco accoun untt the the spec specii fied storage conditions? Is the retained sample or any portion of the sample remaining after performance of all the required tests also properly stored? Forwarding to testing
14.1 14 .13. 3.
Is th ther ere e a pe pers rson on re resp spon onsi sibl ble e for for de dete term rmin inin ing g the the sp spec ecii fic unit to which the sample is sent for analysis?
14.1 14 .14. 4.
Is the the exa exami mina natition on of of a samp sample le sta start rted ed onl onlyy afte afterr the the rele releva vant nt test request has been received? ...
96
TECHNICAL DOCUMENT NO 6 - PANDRH NETWORK S SERIES
ITEM #
QUESTIONS
COMPL IES
14.1 14 .15. 5.
Is the the sam sampl ple e prop proper erly ly sto store red d unti untill all all rele releva vant nt doc docum umen enta tatition on has been received?
14.1 14 .16. 6.
If a ve verb rbal al req reque uest st for for ana analy lysi siss has has been been acc accep epte ted d (onl (onlyy in cas case e of emergencies), are all details of the request placed on record, pending the receipt of the written con firmation?
DOES NOT COMPLY
OBJECTIVE EVIDENCE/ REMARKS
Are the results results obtained in the analytical worksheet immediately registered? 14.1 14 .17. 7.
Unless Unle ss a co comp mput uter eriz ized ed sys syste tem m is use used, d, do do copi copies es or or dupl duplic icat ates es of all documentation accompany each numbered sample when it is sent to the speci fic unit for analysis?
15.
Analytical worksheet
15.1 15 .1..
Does th Does the e lab labor orat ator oryy hav have e ana analy lytitica call wor works kshe heet etss for for re reco cord rdin ing g data from testing?
15.2 15 .2..
Does th Does the e ana analy lytitica call wor works kshe heet et co cont ntai ain n doc docum umen enta tary ry ev evid iden ence ce to confirm that the sample meets the requirements, or to support OOS results? Use
15.3 15 .3..
Is a se sepa para rate te an anal alyt ytic ical al wo work rksh shee eett us used ed fo forr ea each ch nu numb mber ered ed sample or group of samples?
15.4 15 .4..
Are ana Are analy lytitica call wor works kshe heet etss fro from m dif diffe fere rent nt un unititss rel relat atin ing g to to the the same sample assembled together? Content
15.5 15 .5..
Does Do es th the e ana analy lytitica call work worksh shee eett pro provi vide de th the e fol follo lowi wing ng in info form rmat atio ion? n?
15.5 15 .5.( .(a) a)
The regi The regist stra ratition on nu numb mber er of of the the samp sample le? ? (See Part three, section 14.9.)
15.5.( 15. 5.(b) b)
Page number Page numbering ing,, includ including ing the the total total numb number er of pag pages es (inc (includ luding ing annexes)?
15.5 15 .5.( .(c) c)
The Th e dat date e of of the the te test st re requ ques est? t?
15.5.( 15. 5.(d) d)
The dat date e on whic which h the the analy analysis sis was st start arted ed and and comp complet leted? ed?
15.5 15 .5.( .(e) e)
The Th e nam name e and and si sign gnat atur ure e of of the the an anal alys yst? t?
15.5 15 .5.( .(f) f)
A de desc scri ript ptio ion n of of the the sa samp mple le re rece ceiv ived ed? ?
15.5 15 .5.( .(g) g)
Refere Refe renc nces es to to the the appl applie ied d spec specii fications and a full description of test methods by which the sample was tested, including the limits?
15.5.(h)
Identification of the test equipment used? (See Part two, section 12.1.)
15.5.(i)
Identification number of any reference substance used (traceability)? (See Part two, section 11.5.)
15.5.( 15. 5.(j) j)
If app applic licabl able, e, the res result ultss of of the the sys system tem sui suitab tabili ility ty tes test? t?
15.5.(k)
Identification of reagents and solvents used?
15.5.(l)
Results obtained?
15.5 15 .5.( .(m) m)
Interp Inte rpre reta tatition on of the the resu resultltss and the the final conclusions (whether or not the sample was found to comply with the speci fications), approved and signed by the supervisor?
15.5.( 15. 5.(n) n)
Any fur furthe therr commen comments, ts, for exa exampl mple, e, for for inter internal nal info inform rmati ation? on? ...
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97
ITEM # 15.6 15 .6..
QUESTIONS
COMPL IES
DOES NOT COMPLY
OBJECTIVE EVIDENCE/ REMARKS
Are all Are all va valu lues es ob obta tain ined ed fr from om ea each ch te test st,, inc inclu ludi ding ng bl blan ankk res resul ults ts,, entered on the analytical worksheet? Are all graphical data data attached to the analytical worksheet worksheet or are available electronically?
15.7 15 .7..
Is th the e com compl plet eted ed an anal alyt ytic ical al wo work rksh shee eett sig signe ned d by by the the re resp spon onsi sibl ble e analyst(s), veri fied and approved and signed by the supervisor?
15.8 15 .8..
When mis When mista take kess are are mad made, e, is is the the old old inf infor orma mati tion on del delet eted ed by by putting a single line through it and not erased or made illegible, and are the text and/or corrected data dated and signed with the initials of the person making the correction? Is the reason for the change given on the worksheet? Are suitable procedures procedures in place for amending electronic worksheets? Selection of the speci fications to be used
15.9 15 .9..
If no pr prec ecis ise e ins instr truc uctition on is gi give ven n in in the the te test st re requ ques est, t, do does es th the e laboratory have a written protocol to select the speci fications to be used to assess the sample (national pharmacopoeia, manufacturer’s approved speci fications, or other nationally recognized)?
15.1 15 .10. 0.
Is the the cur curre rent nt ver versi sion on of of the the rele releva vant nt pha pharm rmac acop opoe oeia ia ava availa ilabl ble? e? Is the current version of the of ficial specifications, available, where applicable? Filing
15.1 15 .11. 1.
Are anal Are analyt ytic ical al wor works kshe heet etss with with any any att attac achm hmen ents ts,, incl includ udin ing g calculations and recordings of instrumental analysis kept safely together?
16.
Validation of analytical procedures
16.1 16 .1..
Does th Does the e la labo bora rato tory ry en ensu sure re th that at al alll an anal alyt ytic ical al pr proc oced edur ures es employed have been adequately validated to demonstrate they are suitable for the intended use?
16.2.
Does itit ha have a valid ida atio ion n pr protocol? Are all validations performed according according to the validation validation protocol? Does the validation protocol include veri fication of analytical performance parameters? Is the validation procedure compatible with the corresponding WHO guidelines? ...
98
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ITEM # 16.3 16 .3..
QUESTIONS
COMPL IES
DOES NOT COMPLY
OBJECTIVE EVIDENCE/ REMARKS
Pharma Phar maco copo poei eial al me meth thod odss are are co cons nsid ider ered ed to be va valid lidat ated ed fo forr the the intended use as prescribed in the monograph(s). However: Does the laboratory con firm that, for example, for a particular finished pharmaceutical product (FPP) examined for the first time, no interference arises from the excipients present? Does the laboratory con firm that, for example, for an API, impurities coming from a new route of synthesis are adequately differentiated? If the pharmacopoeial method is adapted for another use, does the laboratory validate the method for such a use to demonstrate that it is fit-for-purpose?
16.4 16 .4..
Is sy syst stem em su suititab abililitityy te test stin ing g pe perf rfor orme med d pr prio iorr to an anal alys ysis is? ?
16.5 16 .5..
Is it en ensu sure red d tha thatt the the me meth thod od is re reva valilida date ted d whe when n a su subs bsta tant ntia iall change in the procedure, the composition of the medicine or in the synthesis of the active substance is introduced?
17.
Testing
17.1 17 .1..
Is th the e sam sampl ple e tes teste ted d in in acc accor orda danc nce e wit with h the the wo work rk pl plan an of th the e laboratory? In the case of deviations from the work plan, are the reasons noted, e.g., in the analytical worksheet? Is the sample stored in a suitable location and with restricted access?
17.2 17 .2..
If ce cert rtai ain n tes tests ts ne need ed to be ca carr rrie ied d out out by a spe speci cific unit or a laboratory subcontractor: Is there a person responsible for preparing the request and making arrangements to transfer the required number of sample units? Does the laboratory properly identify each unit of the transferred sample? Is it indicated in the analytical report that the test was performed by an outsourced entity?
17..3. 17
Are the pr proc oce edu dure ress de desscr crib ibed ed wi witth su suf f ficient detail? Do the analytical procedures include suf ficient information to allow a properly trained analyst to perform the analysis in a reliable manner? Are system suitability criteria met as defined in the method? Are any deviations deviations from the test test procedure approved approved and documented?
18.
Evaluation of test results
18.1 18 .1..
Are the Are the re resu sultltss re revi view ewed ed an and, d, wh wher ere e ap appr prop opri riat ate, e, ev eval alua uate ted d statistically after completion of all the tests to determine whether they are mutually consistent and if they meet the speci fications?
18.2 18 .2..
Are Ar e do doub ubtf tful ul (a (aty typi pica cal) l) re resu sult ltss in inve vest stig igat ated ed? ? Does the laboratory ensure that when a doubtful result has been identified, the supervisor reviews the analytical procedures used with the analyst or technician before retesting is permitted? ...
DOCUMENT ON SELF-EVALUATION
PRACTICES (GLP) OF GOOD LABORATORY P
99
ITEM #
QUESTIONS
COMPL IES
DOES NOT COMPLY
OBJECTIVE EVIDENCE/ REMARKS
Does the review of analytical procedures include the following steps? 18.2.(a)
Is it con firmed with the analyst and/or technician that the appropriate procedure was applied and followed correctly?
18.2.( 18. 2.(b) b)
Is the the raw raw data data exami examined ned to to identi identify fy poss possibl ible e discre discrepan pancie cies? s?
18.2 18 .2.( .(c) c)
Are Ar e al alll th the e ca calc lcul ulat atio ions ns ch chec ecke ked? d?
18.2 18 .2.( .(d) d)
Is itit chec checke ked d that that the the equ equip ipme ment nt use used d was was qual qualii fied and calibrated, and that system suitability tests were performed and were acceptable?
18.2.( 18. 2.(e) e)
Is itit ensur ensured ed that that the app approp ropria riate te reag reagent ents, s, solv solvent entss and and reference substances were used?
18.2.(f)
Is it con firmed that the volumetric material used was appropriate?
18.2.( 18. 2.(g) g)
Is it ensu ensured red that that orig origina inall sample sample prep prepara aratio tions ns are are not disc discard arded ed until the investigation is complete?
18.3 18 .3..
When an er When erro rorr tha thatt has has ca caus used ed an ab aber erra rant nt re resu sultlt is de dete tect cted ed,, is is the result invalidated and the sample retested? If during the investigation of a doubtful result no error is detected, is the sample retested by another quali fied analyst? If the result is inconclusive, is a con firmatory test performed by another method if available?
18.4 18 .4..
Does the Does the lab labor orat ator oryy hav have e a pro proce cedu dure re for for con condu duct ctin ing g the the investigation of an out-off-speci fication (OOS) result? Does the procedure indicate the number of retests allowed? Are all investigations investigations and their conclusions conclusions recorded? In the event of an error, are corrective and/or preventive actions recorded and implemented?
18.5 18 .5..
Are al Are alll in indi divi vidu dual al re resu sultltss to toge geth ther er wi with th th the e co corr rres espo pond ndin ing g acceptance criteria reported?
18.6 18 .6..
Does th Does the e ana analy lytitica call wor works kshe heet et co cont ntai ain n all all co conc nclu lusi sion onss ent enter ered ed by the analyst and signed by the supervisor? Analytical test report
18.7 18 .7..
Is th the e ana analy lytitica call tes testt rep repor ortt iss issue ued d by by the the la labo bora rato tory ry an and d is is itit based on the analytical worksheet?
18.8 18 .8..
Is a new new do docu cume ment nt is issu sued ed wh when en am amen endm dmen ents ts to th the e ori origi gina nall analytical test report are required?
18.9 18 .9..
Does it in Does indi dica cate te th the e unc uncer erta tain inty ty wh when en re repo port rtin ing g the the re resu sultltss of of investigative testing (a suspicious, illegal or counterfeit product)?
18.1 18 .10. 0.
How do you How you est estim imat ate e meas measur urem emen entt unce uncert rtai aint nty? y? a) by preparing an uncertainty budget for each uncertainty component identified in an analytical procedure (bottom-up approach)? b) from validation data and control charts? c) from the data obtained from pro ficiency tests or collaborative trials (top-down approach)? Content of the analytical test report ...
100
TECHNICAL DOCUMENT NO 6 - PANDRH NETWORK S SERIES
ITEM #
QUESTIONS
COMPL IES
18.1 18 .11. 1.
Does Do es th the e ana analy lyti tica call tes testt rep repor ortt inc inclu lude de::
18.11.(a 18.1 1.(a))
Laboratory Labor atory regis registrati tration on numb number er assig assigned ned to the samp sample? le?
18.1 18. 11.( 1.(b) b)
Labora Lab orator toryy tes testt rep report ort num number ber? ?
18.1 18. 11.( 1.(c) c)
Name Nam e and addre address ss of the the labora laborator toryy testin testing g the sampl sample? e?
18.11.(d 18.1 1.(d))
Name and addres addresss of the origi originator nator of the the reques requestt for for analysis analysis? ?
18.11.(e 18.1 1.(e))
Name, descri Name, description ption and batc batch h number number of the sampl sample, e, where appropriate?
18.1 18. 11.( 1.(f) f)
An intro introduc ductio tion n giving giving the the backgr backgroun ound d to and the the purpo purpose se of the the investigation?
18.1 18 .11. 1.(g (g))
A re refe fere renc nce e to to the the sp spec ecii fications used for testing the sample or a detailed description of the procedures used, including the limits?
18.11.(h 18.1 1.(h))
The resul results ts of of all the tests tests perf performed ormed or the the numeric numerical al results results with the standard deviation of all the tests performed (if applicable)?
18.1 18 .11. 1.(i (i))
A dis discu cuss ssio ion n of the the res resul ults ts obt obtai aine ned? d?
18.1 18. 11.( 1.(j) j)
A conc conclus lusion ion as as to wheth whether er or not not the the sample sample(s) (s) was was (were (were)) found to be within the limits of the speci fications used, or for a sample for investigative testing, the substance(s) or ingredient(s) identified?
18.1 18. 11.( 1.(k) k)
The date date on on which which the the test(s test(s)) was (wer (were) e) compl complete eted? d?
18.1 18. 11.( 1.(l) l)
The sig signat nature ure of the the head head of the labo laborat ratory ory or autho authoriz rized ed person?
18.11.(m 18.1 1.(m))
Name and address address of the the original original manuf manufactur acturer er and, and, if applicable, those of the re-packer and/or trader?
18.11.(n 18.1 1.(n))
Whether Whet her or or not the samp sample(s) le(s) meet meetss (meet) (meet) the requi requiremen rements? ts?
18.1 18. 11.( 1.(o) o)
The dat date e on whic which h the the sampl sample e was was recei received ved? ?
18.1 18. 11.( 1.(p) p)
The expi expirat ration ion date date or or retest retest date date,, if appli applicab cable? le?
18.11.(q 18.1 1.(q))
A stat statemen ementt indicatin indicating g that the analyt analytical ical test test report report,, or any any portion thereof, cannot be reproduced without the authorization of the laboratory?
19.
Certificate of analysis
19.1.
Is a certi ficate of analysis prepared for each batch of a substance or product? Does it contain the following information?
19.1 19 .1.( .(a) a)
The Th e reg regis istr trat atio ion n num numbe berr of of the the sa samp mple le? ?
19.1.(b)
Date of receipt?
19.1.( 19. 1.(c) c)
The nam name e and and addre address ss of the the labo laborat ratory ory tes testin ting g the the samp sample? le?
19.1.( 19. 1.(d) d)
Name Nam e and add addres resss of the the origi originat nator or of the req reques uestt for for analys analysis? is?
19.1.( 19. 1.(e) e)
Name, desc Name, descrip riptio tion n and and batc batch h numbe numberr of the sam sample ple whe where re appropriate?
19.1.( 19. 1.(f) f)
Name and Name and add addres resss of of the the ori origin ginal al man manufa ufactu cturer rer and and,, ifif applicable, those of the re-packer and/or trader?
19.1 19 .1.( .(g) g)
The Th e re refe fere renc nce e to th the e sp spec ecii fication used for testing the sample?
DOES NOT COMPLY
OBJECTIVE EVIDENCE/ REMARKS
...
DOCUMENT ON SELF-EVALUATION
PRACTICES (GLP) OF GOOD LABORATORY P
101
ITEM #
QUESTIONS
19.1.( 19. 1.(h) h)
The resu results lts of of all test testss perfor performed med (mea (mean n and stan standar dard d deviat deviation ion,, if applicable) with the prescribed limits?
19.1.( 19. 1.(i) i)
A con conclu clusio sion n as to whe whethe therr or not the sam sample ple was fou found nd to be be within the limits of the specification?
19.1 19 .1.( .(j) j)
The Th e expi expira ratition on dat date e or ret retes ests ts dat date e if app applic licab able le? ?
19.1.( 19. 1.(k) k)
The dat date e on on whic which h the the tes test(s t(s)) was was (we (were) re) com comple pleted ted? ?
19.1.( 19. 1.(l) l)
The sig signat nature ure of the hea head d of of labo laborat ratory ory or oth other er aut author horize ized d person?
20.
Retained samples
20.1 20 .1..
Does th Does the e lab labor orat ator oryy ret retai ain n sam sampl ples es as re requ quir ired ed by th the e leg legis isla latition on or by the originator of the request for analysis?
COMPL IES
DOES NOT COMPLY
OBJECTIVE EVIDENCE/ REMARKS
Is the amount of retained sample suf ficient to allow re-analyses? Are the samples samples kept in their original packaging? PART FOUR: SAFETY 21.
General rules
21.1.
Are general and specific safety instructions re flecting identified risk available to each staff member?
21.2 21 .2..
Do ge gene nera rall rul rules es fo forr saf safe e wor worki king ng co comp mply ly wi with th na nati tion onal al regulations and standard operating procedures? Do they include the following requirements?
21.2.( 21. 2.(a) a)
Are saf safety ety dat data a sheet sheetss avail availabl able e for for the the perso personne nnell prior prior to testing?
21.2.( 21. 2.(b) b)
Is smok smoking ing,, eatin eating g and dri drinki nking ng in the lab labora orator toryy prohi prohibit bited? ed?
21.2 21 .2.( .(c) c)
Are memb Are member erss of sta staff ff fa fami mililiar ar wit with h the the use use of fire equipment including fire extinguishers, fire blankets and gas masks?
21.2.( 21. 2.(d) d)
Does the staf Does stafff wear wear labora laborator toryy coats coats or othe otherr protec protectiv tive e clothi clothing ng including eye protection?
21.2.( 21. 2.(e) e)
Does the Does the labora laborator toryy take take spec special ial care care in handl handling ing high highly ly poten potent, t, infectious or volatile substances?
21.2.( 21. 2.(f) f)
Are the hig highly hly tox toxic ic and and/or /or gen genoto otoxic xic sam sample ples, s, han handle dled d in in a specially designed facility to prevent the risk of contamination?
21.2.( 21. 2.(g) g)
Are all chem chemica icall contai container nerss fully fully labe labeled led and and inclu include de prom promine inent nt warnings as appropriate (e.g. “poison”, “ flammable”, “radiation”, etc.)?
21.2.( 21. 2.(h) h)
Are elec electri trical cal cabl cables es and and equipm equipment ent,, includ including ing refr refrige igerat rators ors,, provided with adequate insulation and spark-proo fing?
21.2.( 21. 2.(i) i)
Do mem member berss of of staf stafff obse observe rve saf safety ety rul rules es whe when n hand handlin ling g cylinders of compressed gases, and are they familiar with the color identification codes?
21.2.( 21. 2.(j) j)
Are mem member berss of st staff aff awa aware re of of the the need need to avo avoid id work working ing alo alone ne in the laboratory?
21.2 21 .2.( .(k) k)
Does Do es th the e lab labor orat ator oryy pro provi vide de first-aid materials? Are members of staff trained in first-aid techniques, emergency care and use of antidotes? ...
102
TECHNICAL DOCUMENT NO 6 - PANDRH NETWORK S SERIES
ITEM # 21.3 21 .3..
QUESTIONS
COMPL IES
DOES NOT COMPLY
OBJECTIVE EVIDENCE/ REMARKS
Is pr prot otec ectitive ve clo cloth thin ing g avai availa labl ble, e, inc inclu ludi ding ng eye eye pr prot otec ectition on,, mas masks ks and gloves? Are safety showers installed? Are rubber suction suction bulbs used for for manual pipettes and siphons? Are members of staff trained in the safe safe handling of glassware, glassware, corrosive reagents and solvents? Are safety containers or baskets baskets in use to avoid spillage? Are there precautions precautions and instructions instructions given for working with hazardous products? Are solvents in use peroxide-free? peroxide-free? Is staff aware of methods for safe disposal of dangerous products (e.g., neutralization or deactivation, safe disposal of mercury and its salts, etc.)?
21.4 21 .4..
Have poi Have poiso sono nous us or or haza hazard rdou ouss prod produc ucts ts bee been n isol isolat ated ed and and properly labeled? Does the laboratory limit—or totally exclude—the use of known carcinogens and mutagens as reagents?
Microbiology Laboratories (Ref: WHO Guidelines on Good Practices for Pharmaceutical Microbiology Laboratories QAS/09.297/ISO 17025) ITEM # 1.
QUESTIONS
COMPL IES
DOES NOT COMPLY
OBJECTIVE EVIDENCE/ REMARKS
Is mi micr crob obio iolo logi gica call tes testi ting ng pe perf rfor orme med d in in a la labo bora rato tory ry ap appr prop opri riat atel elyy designed and constructed for: ▪
▪
▪
Sterility testing? Detection, isolation, enumeration and identi fication of microorganisms (viruses, bacteria, fungi and protozoa) and their metabolites in different materials (e.g., starting materials, water, air), products, surfaces and the environment? Assay using microorganisms microorganisms as part of the test test system?
2.
Personnel
2.1. 2. 1.
Does th Does the e lab labor orat ator oryy des descr crib ibe e the the fu func ncti tion onss of of the the pe pers rson onne nell involved in testing, calibration, validation and veri fication of the microbiology laboratory?
2.2. 2. 2.
If th the e la labo bora rato tory ry in incl clud udes es op opin inio ions ns an and d in inte terp rpre reta tatition onss to te test st results, are they authorized by the responsible person with experience and relevant knowledge, both technical and legislative?
2.3. 2. 3.
Have th Have the e per perso sonn nnel el re rece ceiv ived ed ad adeq equa uate te tr trai aini ning ng to ca carr rryy out out competent performance of tests and operation of equipment in the area of microbiology? Is continuous monitoring performed to identify the need for further training?
3.
Environmental co conditions
3.1. 3. 1.
Are equ Are equip ipme ment nt an and d phy physi sica call are areas as de devo vote ted d exc exclu lusi sive vely ly to microbiological testing? ...
DOCUMENT ON SELF-EVALUATION
PRACTICES (GLP) OF GOOD LABORATORY P
103
ITEM #
QUESTIONS
3.2. 3. 2.
Is th the e des desig ign n of of the the ar area ea of mi micr crob obio iolo logy gy ap appr prop opri riat ate e and and wi with th suf ficient space to avoid any type of contamination?
3.3. 3. 3.
Is th the e area area of of the the mic micro robi biol olog ogyy labo labora rato tory ry div divid ided ed in in a sui suita tabl ble e space to store the samples, reference organisms, culture media (at room temperature and with cooling), records, etc.?
3.4. 3. 4.
Do th the e in inst stal alla latition on an and d co cons nstr truc uctition on ma mate teri rial alss en enab able le ap appr prop opri riat ate e cleaning, disinfection and minimize the risk of contamination?
3.5. 3. 5.
Does th Does the e la labo bora rato tory ry ha have ve an ai airr co cond ndititio ioni ning ng un unitit wi with th hu humi midi dity ty,, temperature and pressure control, separate and independent from other areas of the laboratory?
3.6. 3. 6.
Are Ar e ther there e cont contro rols ls for for acc acces esss to to the the mic micro robi biol olog ogyy labo labora rato tory ry? ?
3.7. 3. 7.
Does th Does the e lab labor orat ator oryy hav have e sep separ arat ate e are areas as fo forr act activ ivititie iess su such ch as as:: re re-ceipt and storage of samples, sample preparation, testing including the area of incubation, reference microorganisms, equipment preparation and sterilization of culture media for sterility testing, the decontamination and area for cleaning (sanitizing of media after incubation)?
3.8. 3. 8.
Where Wher e no nonn-de dedi dica cate ted d ar area eass fo forr th the e abo above ve ac actitivi vitities es ar are e av avai aila labl ble, e, are the principles of risk analysis applied?
3.9. 3. 9.
Do wo work rk ar area eass hav have e the their ir ow own n equ equip ipme ment nt an and d mat mater eria iall for for pe perrforming the activities of the area?
4.
Environmental mo monitoring in in th the la laboratory
4.1. 4. 1.
Does th Does the e labo labora rato tory ry hav have e in pl plac ace e an en envi viro ronm nmen enta tall mon monit itor orin ing g program, including temperature, pressure differentials, surface control, and are alert and action limits de fined?
5.
Cleaning, disinfection and hygiene
5.1 .1..
Is th the ere a cle clea ani ning ng an and d dis disin infe fect ctio ion n pro progr gram am? ?
5.2. 5. 2.
Are the Are the re resu sult ltss of of env envir iron onme ment ntal al mo moni nito tori ring ng re reco cord rded ed wh wher ere e relevant?
5.3. 5. 3.
Are ad Are adeq equa uate te me meas asur ures es ta take ken n in ca case se of sp spilills ls (r (rea eage gent nts, s, cu cultltur ure e media, liquids in general)?
5.4. 5. 4.
Do the the fac facililit itie iess have have ava availilab able le ade adequ quat ate e hand hand-w -was ashi hing ng and and han hand d sanitization (with sensors to open and close the faucet)?
6.
Validation of test methods
6.1. 6. 1.
Is th ther ere e a pr prot otoc ocol ol fo forr va valilida datition on of mi micr crob obio iolo logi gica call met metho hods ds in in-cluding, positive samples with a determined contamination level?
6.2. 6. 2.
Has th Has the e la labo bora rato tory ry va valid lidat ated ed th the e qu qual alititat ativ ive e mi micr crob obio iolo logi gica call met methhods, with procedures to con firm and identify microorganisms and determination of limits of detection, repeatability and reproducibility (using positive and negative controls)?
6.3. 6. 3.
Are qua Are quant ntititat ativ ive e tes testt met metho hods ds va valid lidat ated ed by de dete term rmin inin ing g sen sensi sititivi vity ty,, repeatability,, reproducibility and limit of detection within a de fined repeatability variability?
6.4.
Is it veri fied that inhibitory effects from the sample were eliminated by an appropriate method for each type of sample?
6.5.
Is it performed the statistical veri fication for the determination of potency and validity of the test?
6.6.
Are th the la laboratory te tests us used va valilid dated?
7.
Equ quip ipm men entt (i (ittem emss mus ustt co com mpl plyy wi with th the WH WHO O gu guid idan ance ce se see e paragraph 8)
COMPL IES
DOES NOT COMPLY
OBJECTIVE EVIDENCE/ REMARKS
...
104
TECHNICAL DOCUMENT NO 6 - PANDRH NETWORK S SERIES
ITEM #
QUESTIONS
COMPL IES
7.1. 7. 1.
Does th Does the e lab labor orat ator oryy car carry ry ou outt a mai maint nten enan ance ce pr prog ogra ram m for for es esse senntial equipment? Are records kept for this activity?
8.
Calibration and performance verification
8.1. 8. 1.
Has th Has the e la labo bora rato tory ry es esta tabl blis ishe hed d a eq equi uipm pmen entt ca calilibr brat atio ion n pr prog ogra ram m and verification of their performance, which directly in fluence the tests?
DOES NOT COMPLY
OBJECTIVE EVIDENCE/ REMARKS
Are records to evidence the activity? 8.2. 8. 2.
Has th Has the e la labo bora rato tory ry es esta tabl blis ishe hed d th the e fr freq eque uenc ncyy fo forr ea each ch ca calilibr brat atio ion n and verification? Are records to evidence the activity?
9.
Measurement devices: temperature
9.1. 9. 1.
Are th Are ther ermo mome mete ters rs,, th ther ermo moco coup uple les, s, et etc. c.,, to me meas asur ure e th the e te temp mper eraature in incubators and autoclaves calibrated?
9.2. 9. 2.
Is th the e cal calib ibra ratition on of th ther ermo mome mete ters rs,, te term rmoc ocou oupl ples es et etc, c, to me meas asur ure e the temperature in incubators and autoclaves traceable to international standards?
9.3. 9. 3.
Afterr a re Afte repa pair ir,, are are in incu cuba bato tors rs,, wa wate terr bat baths hs an and d ove ovens ns ch chec ecke ked d for for stability and uniform distribution of temperature? Is it recorded?
10.
Autoclaves and media preparators
10.1 10 .1..
Are au Are auto tocl clav aves es ca capa pabl ble e of me meet etin ing g the the sp spec ecii fied time of the cycle and the programmed temperature?
10.2 10 .2..
Does the Does the val valid idat atio ion n incl includ ude e the the per perfo form rman ance ce fo forr each each ope opera ratiting ng cycle related to the load con figuration used in practice? Is the revalidation performed after a signi ficant repair or modi fication, or reprogramming or where indicated?
10.3 10 .3..
Is th ther ere e a cle clean anin ing g proc proced edur ure, e, ba base sed d on fa fact ctss (val (valid idat atio ion n or re reva valilidation) with acceptance/rejec acceptance/rejection tion criteria?
10..4. 10
Is the ro rout utin ine e mon onit itor orin ing g rec recor orde ded? d?
10.5 10 .5..
Are weig Are weight htss and and bala balanc nces es cal calib ibra rate ted? d? Wit With h trac tracea eabi bilility ty at at regu regula larr intervals?
11.
Volumetric equipment
11. 1.1. 1.
Does the Does the lab labor orat ator oryy perf perfor orm m calib calibra ratition on of of volu volume metr tric ic equ equip ipme ment nt (volumetric pipettes, automatic dispensers, etc.)?
11. 1.2. 2.
Does th Does the e lab labor orat ator oryy hav have e a ca calilibr brat atio ion n cer certi tificate delivered by the supplier, for disposable volumetric equipment?
11. 1.3. 3.
Are othe Are otherr mea measu sure reme ment nt de devi vice cess suc such h as co cond nduc uctitivi vity ty met meter ers, s, pH pH meters, etc. veri fied regularly or before each use?
12.
Reagents and culture media
12.1 12 .1..
Is gr grow owth th pr prom omot otio ion n mad made e to to veri verify fy th the e qual qualitityy of of reag reagen ents ts? ? Usi Using ng positive and negative controls?
12.2 12 .2..
Are Ar e mi micr crob obio iolo logi gica call co cont ntro rols ls pe perf rfor orme med? d?
12.3 12 .3..
Does the Does the lab labor orat ator oryy hav have e sep separ arat ate e area areass for for ste steri rilility ty te test stin ing g and and other microbiological controls?
12.4.
Are there qualified areas and laminar air flow to perform sterility testing?
12.5.
Is th the st state of of la laminar ai air flow filters periodically verified?
12.6 12 .6..
Does th Does the e lab labor orat ator oryy hav have e the the ma mate teri rial als, s, cu cultltur ure e med media ia an and d reagents needed to perform routine microbiological controls? ...
DOCUMENT ON SELF-EVALUATION
PRACTICES (GLP) OF GOOD LABORATORY P
105
ITEM #
QUESTIONS
12. 2.7 7.
Are th they ey wi witthi hin n th the e val valid idit ityy pe perrio iod? d?
12.8 12 .8..
Are the Are the dehy dehydr drat ated ed cul cultu ture re med media ia sto store red d in hu humi midi dity ty and and tem tempe pera ra-ture conditions speci fied by the manufacturer?
12.9 12 .9..
Are the Are the para parame mete ters rs for for eac each h cycl cycle e of ste steri rililiza zatition on of of cult cultur ure e medi media a registered?
12.10. 12. 10.
Is the gro growth wth pro promot motion ion tes testt perf perform ormed ed whe whenev never er new bat batche chess of of culture media were used?
12.1 12. 11.
Is the there re a stan standar dard d oper operati ating ng pro proced cedure ure in pla place ce for the pre prepar paraation of culture media?
13.
Reference strains
13. 3.1 1.
Are th ther ere e refe referren encce mic micro rob bia iall str strai ains ns? ?
13. 3.2 2.
In cas ase e of ex exis isttin ing, g, ar are e th the ey ce cert rtii fied by an internationally recognized organization?
13.3.
Is there a record fo for id identi fication and use of strains?
13. 3.4 4.
Is th the ere a set set fr freq eque uenc ncyy of of su subc bcu ult ltur ure? e?
13.5.
Is the subculture recorded?
13.6 13 .6..
Does Do es the the lab labor orat ator oryy carr carryy out out peri period odic ic con contr trol olss to ver verififyy viab viabililitity? y?
13.7 13 .7..
Does th Does the e labo labora rato tory ry ca carr rryy out out pe peri riod odic ic co cont ntro rols ls to ve veri rify fy th the e morphological and biochemical identity?
14.
Sterility testing
14.1 14 .1..
Does Do es th the e lab labor orat ator oryy per perfo form rm st ster erililit ityy tes testi ting ng? ?
14.2 14 .2..
For ste For steri rilility ty te test stin ing, g, do does es th the e lab labor orat ator oryy use use of ficial methods from any of the pharmacopoeias?
14. 4.3 3.
Othe Ot herw rwis ise, e, is th the e me meth tho od val valid idat ated ed? ?
14. 4.4 4.
Is th the ere a rec recor ord d of of % fo forr fa fals lse e pos posit itiv ives es? ?
14. 4.5 5.
They Th ey do not not ex exce ceed ed 0. 0.5 5% of of tot total al,, do do the theyy?
14.6 14 .6..
What Wh at is th the e cul cultu ture re us used ed fo forr the the st ster erililit ityy tes test? t?
14.7.
Is it veri fied that when it fails the sterility testing there is a full investigation into the causes and a 2 nd test is performed only if it is shown that the original test was invalid?
15.
Potency of antibiotics
15.1 15 .1..
Does th Does the e labo labora rato tory ry per perfo form rm te test stss for for det deter ermi mini ning ng the the pot poten ency cy of antibiotics?
15.2.
Is the statistical veri fication of the determination of potency and validity of the test performed?
16.
Sampling
16.1 16 .1..
Are tran Are transp spor ortt and and sto stora rage ge car carri ried ed out out und under er con condi ditition onss tha thatt mai mainntain the integrity of the sample?
16.2 16 .2..
Is th ther ere e a pr proc oced edur ure e to to det deter ermi mine ne th the e tim time e bet betwe ween en sa samp mpliling ng an and d performance of testing, according to the speci fic product, without affecting the accuracy of the test result?
16.3 16 .3..
Is the the res respo pons nsib ibililitityy for for tran transp spor ort, t, sto stora rage ge bet betwe ween en sam sampl plin ing g and and arrival at the testing laboratory clearly documented?
16. 6.4 4.
Is th the e sam ampl plin ing g pe perrfo form rmed ed by qua ualilified and trained personnel?
17.
Sample handling and identification
17.1 17 .1..
Are the Are there re pr proc oced edur ures es th that at in incl clud ude e the the de delilive very ry an and d rec recei eipt pt of samples, and actions to take when the sample is insuf ficient or arrives in poor conditions for the testing?
COMPL IES
DOES NOT COMPLY
OBJECTIVE EVIDENCE/ REMARKS
...
106
TECHNICAL DOCUMENT NO 6 - PANDRH NETWORK S SERIES
ITEM #
QUESTIONS
COMPL IES
17.2 17 .2..
Is al alll rel relev evan antt inf infor orma matition on su such ch as da date te of re rece ceip ipt, t, sa samp mple le te temmperature and the test speci fications recorded?
17..3. 17
Are sto torrag age e con ondi dittio ions ns val alid idat ated ed? ?
17.4 17 .4..
Are Ar e su subb-sa samp mpliling ng pr proc oced edur ures es do docu cume ment nted ed,, if pe perf rfor orme med? d?
17.5 17 .5..
Is th ther ere e a pr proc oced edur ure e for for th the e ret reten enti tion on of sa samp mple les? s?
17.6 17 .6
Are the Are the po port rtio ions ns of a con conta tami mina nate ted d sam sampl ple e dec decon onta tami mina nate ted d pri prior or to being discarded?
18.
Waste disposal
18.1 18 .1..
Are ther Are there e proc proced edur ures es for for the the dis dispo posa sall of con conta tami mina nate ted d mate materi rial alss in accordance with the environmental regulations of the country?
19.
Quality assurance
19.1 19 .1..
Does th Does the e lab labor orat ator oryy hav have e a qu qual alitityy ass assur uran ance ce sy syst stem em to en ensu sure re consistency and conformity of the test results?
20.
Testing procedures
20.1.
Does the laboratory use offi cial test procedures found in the pharmacopoeias?
20.2 20 .2..
Does itit use Does use the the typ typic ical al sta stand ndar ards ds app applie lied d by th the e phar pharma mace ceut utic ical al industry as follows? ▪
▪
DOES NOT COMPLY
OBJECTIVE EVIDENCE/ REMARKS
The microbial limit testing/total bioburden - 1000 g for bacteria and 100 g for yeasts and molds?, and environmental monitoring - 15 organisms for TVC on Tryptone Soy Agar (TSA) and 5 organisms for yeasts and molds in the Schwartz Differential Agar (SDA)?
20.3 20 .3..
Does Do es th the e lab labor orat ator oryy use use ty typi pica call sta stand ndar ards ds fo forr the the co coun untr try? y?
21.
Test reports
21.1 21 .1..
Is th ther ere e a pro proce cedu dure re for for rep repor ortiting ng and and int inter erpr pret etin ing g resu resultlts, s, i.i.e. e. NOT DETECTED for a de fined unit?
DOCUMENT ON SELF-EVALUATION
PRACTICES (GLP) OF GOOD LABORATORY P
107
ISBN 978-92-75-0742 978-92-75-07422-0 2-0