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INFORME DE LA AUDITORIA DE SISTEMAS DE LA EMPRESA ARCHI ARCHIE’S E’S PIZZ PIZZA A Integrantes: Griselda Alpaca Delgado Elizabeth Melgar Sheen Sandra San Julián Zuñiga Enrique Eduardo Minaya Díaz
02 de Febrero del 2012 INDICE UNIVERSIDAD RICARDO PALMA
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INTRODUCCION I.
OBJETIVO DE LA AUDITORIA
II.
ALCANCE DE LA AUDITORIA
III.
METODOLOGIA UTILIZADA
IV.
DIAGNOSTICO
V.
RECOMENDACIONES
VI.
CONCLUSIONES
ANEXOS:
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INTRODUCCIÓN El presente informe de auditoria administrativa desarrollado por el equipo de auditoria auditoria de la EAG y solicitado solicitado por la Gerencia General, General, tuvo como objetivo objetivo fundamental identificar las causas del incremento de los costos originados por deficiencias y vulnerabilidades en los procesos de producción y compras. La empresa ha implementado una solución SAP a fin de optimizar sus procesos, sin embargo el nivel de los costos no se ha reducido en el nivel esperado, debido a que la solución está a una capacidad del 50%. Se han analizado los indicadores de mejora en los procesos principales, sin embargo no ha sido suficiente para la reducción de costos que se espera. El análisis análisis se ha realizado realizado en los los procesos procesos de producción producción y compras compras de la planta planta principal, quien es la generadora de insumos para los diferentes puntos de venta del restaurante.
Si bien es cierto el factor precio no ha sido relevante durante mucho tiempo para ésta empresa, el incremento agresivo de la competencia y el ingreso de
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costos a fin de optimizarlos y poder establecer precios que permitan hacer frente a la competencia. La cadena tiene planes planes de seguir expandiéndose, expandiéndose, para lo cual requiere requiere contar con procesos seguros, consistentes y sostenibles. I.
OBJETIVO DE LA AUDITORIA:
El presente informe de Auditoría de Sistemas desarrollado por el equipo de auditoria de la EAG EAG y solicitado por la Gerencia General de la cadena ARCHIE’S PIZZ PIZZA A tuvo tuvo como como obje objetitivo vo fund fundam amen enta tall eval evalua uarr la impl implem emen enta taci ción ón de la Plat Plataf afor orma ma Tecn Tecnol ológ ógic ica a SAP SAP y su impa impact cto o en los los cost costos os de los los proc proces esos os productivo y compras. Así Así como como tambi ambié én ident dentif ific icar ar dive divers rso os fact factor ores es que pue puedan dan est estar estrechamente relacionados con la utilización del sistema integrado. Sobr Sobre e la base base de iden identitififica caci ción ón de dicha dichass causa causass la EAG EAG pres present entó ó las las recomendaciones pertinentes para lograr la utilización al 100% de funcionalidad.
II.
ALCANCE DE LA AUDITORIA:
Se eval evaluó uó la inte integr grac ació ión n de los los proc proces esos os de las las dife difere rent ntes es unid unidad ades es organizativas en la solución tecnológica y los diferentes puntos de venta en el país y en el extranjero.. Se dete detect ctó ó que que los los proce procesos sos prin princi cipa pale less que que corre corren n sobre sobre la apli aplica cació ción, n, generan un incremento de costos: Producción y Compras.
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III III.
METO METODO DOLO LOGI GIA A UTILI TILIZA ZADA DA
Como ya se ha mencionado mencionado la única fuente de datos ha sido la proporcionada por la empresa en relación a la evolución de algunos indicadores de medición. Se han han real realiz izad ado o inve invest stig igac acio ione ness a trav través és de pági página nass de Inte Intern rnet et y la experiencia evidenciada por la empresa Consultora que implementó la Plataforma Tecnológica SAP.
IV.
DIAGNOSTICO
El crecimiento rápido y desordenado de la empresa desde sus inicios, ocasionó que los procesos se vuelvan complejos y costosos, debido a que no había una integración ni visibilidad de las diferentes unidades organizativas. Las tomas de decisiones estratégicas no podían tomarse a tiempo y tampoco se contaba con herramientas tecnológicas adecuadas. La empresa decide implementar la Plataforma SAP para integrar, optimizar y controlar los procesos a fin de que la calidad y el servicio no se vean afectados.
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Oportunidad de contar con información integrada
Control sobre la valorización de inventarios
Mayor eficiencia en la producción
Reducción de costos operativos
La implementación se realizó en un corto plazo, considerando otras experiencias en soluciones similares. Se logró obtener los siguientes indicadores de mejora:
Eficiencia en compra: Reducción del costo de materia prima en 1,5% lo cual significa 50 MM por mes netos.
Cierre contable: Entrega de los estados financieros dentro de los 10 primeros días del mes.
Inventarios: Disminución de mermas debido al control de cada materia prima Vs la receta, el porcentaje bajo de 0,5% a 0,3%.
Visibilidad de rentabilidad sobre los platos a la carta: Esto se obtuvo mediante el control de los faltantes, los cuales bajaron un 30%.
En el proceso de producción se identificó la elaboración de la masa artesanal de la “Pizza Huerto”, producto bandera de la cadena. En la planta principal se elabora la masa la que es precocida y distribuida a los diferentes puntos de venta.
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un laminado sin tensiones, aplicando cada uno de los factores que intervendrán en el alivio de esa tensión. Sin embargo, en el proceso previo del corte para formar los discos, éstos salían desiguales lo que ocasionaba que al ingresarlos para el proceso de precocción en el horno eléctrico, no todos los círculos conseguía la consi consist sten enci cia a adec adecua uada, da, gene generan rando do un incre increme ment nto o en la merma merma y util utiliz izac ació ión n excesiva del horno eléctrico. No se regi regist stró ró adec adecua uada dame ment nte e el está estánd ndar ar que que debe debe tene tenerr el proc proces eso o de elaboración de la masa precocida, insumo base del producto bandera. Asimismo, no se identificó el exceso de la tarifa por consumo eléctrico, debido a que no se generó un reporte de control.
Proceso de Compras: Si bien bien es cier ciertto, con con la impl imple ement mentac ació ión n del del SAP, SAP, se tiene iene una una mejo mejor r administración de los proveedores, el no tener operativo al 100% la Plataforma, no todos los locales están integrados por lo que no permite tener visibilidad sobre
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V.
RECOMENDACIONES
1. Se debe ejecutar un plan inmediato para revisar y adecuar la Plataforma a
fin de que permita lograr una implementación al 100%. 2. Se debe lograr la integración de todos los locales de la cadena, tanto a nivel
naci nacion onal al como como inte interna rnaci ciona onal,l, con con la fina finalilida dad d de tene tenerr visi visibil bilid idad ad de rentabilida rentabilidad d de cada punto de venta e identificar identificar oportunidades oportunidades de negocio negocio y mejora continua. 3. La empr empres esa a debe debe eval evalua uarr impl implem emen enta tarr una una cert certifific icac ació ión n ISO ISO en los los procesos clave, lo que le permitirá mantener calidad y rentabilidad de forma sostenible.
VI.
CONCLUSIONES
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4. Le ha permitido permitido tener tener informació información n financiera financiera y contable contable confiable confiable y oportuna oportuna que permita una adecuada toma de decisiones.
Anexos Organigrama de Archie’s Pizza
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