Nama: Syarif Muhammad Maliki NIM: 1211060075
AUDIT ATAS SIKLUS PEROLEHAN DAN PEMBAYARAN PEMBAYARAN
Perolehan barang dan jasa meliputi hal-hal seperti pembelian bahan baku, peralatan, perlengkapan, prasarana, raparasi dan pemeliharaan serta penelitian dan pengembangan.
SIFAT SIKL SIKL US
Siklus perolehan dan pembayaran melibatkan setiap keputusan dan proses yang dibutuhkan untuk memperoleh barang dan jasa guna melaksanaan operasi perusahaan. Siklus tersebut biasanya dimulai dengan pengajuan permintaan pembelian oleh seorang karyawan berwenang yang membutuhkan barang dan jasa dan berakhir dengan pembayaran atas setiap manfaat yang diterima.
FUNGSI
DAN
ARUS
DOKUMEN
SIKLUS
PEROLE HAN
DAN
PEMBAYARAN
PERUSAHAA PERUSAHAA N MANUFAK MANUFAK TUR
I.Permintaan Pembelian ( purchase requisition ) : Suatu permintaan akan barang dan jasa oleh seorang karyawan yang berwenang. Misalnya : -
Permintaan bahan oleh mandor
-
Reparasi kendaraan ke pihak luar oleh bagian umum kantor
-
Permintaan asuransi inventaris perusahaan oleh manajemen
2.Order Pembelian ( PO ) : Suatu dokumen yang mencatat uraian , jumlah , dan informasi , yang berkaitan dengan barang dan jasa yang hendak dibeli perusahaan .
3.Laporan Penerimaan Barang ( receiving report ) : Suatu dokumen yang dibuat pada saat barang berwujud diterima yang menunjukan uraian tentang barang , jumlah yang diterima , tanggal penerimaan dan data lain yang dipandang perlu .
4. Faktur Penjual ( vendors invoice ): Suatu dokumen yang menunjukan hal-hal seperti uraian dan jumlah barang serta jasa yang diterima, harga termasuk ongkos angkut, syarat-syarat potongan tunai, dan tanggal penagihan.
5. Buku tambahan hutang dagang (accounts payable subsidiary ledger): Buku besar tambahan untuk mencatat masing masing perolehan, pembayaran kas, dan saldo total yang harus dibayar kepada penjual.
6. Cek ( Check ) : Alat
pembayaran
untuk
setiap
perolehan
pada
saat
jatuh
tempo.
Saat
cek
telah
diotorisasi oleh pejabat yang berwenang maka saat itu cek sudah merupakan suatu aktiva.
7. Laporan rekanan penjual ( Vendor's statement ) : Laporan yang dibuat oleh pemasok dari klien yang dibuat setiap akhir bulan, mengenai saldo awal, pembayaran, dan perolehan. Dapat dimanfaatkan untuk dilakukan pemeriksaan silang antara laporan klien dan pemasok.
FUNGSI-FUNGSIDAL AM SIKLUS SERTA PENGENDAL IAN INTERN:
1. Pemrosesan order pembelian
( processing purchase order ) :
Permintaan setiap barang dan jasa yang dibuat oleh pegawai pihak klien merupakan titik awal siklus. Bentuk pasti dari permintaan dan persetujuan yang dibutuhkan tergantung pada sifat barang dan jasa serta kebijaksanaan perusahaan
Agar pengendalian intern berjalan dengan baik , bagian pembelian sebaiknya tidak bertanggung jawab mengotorisasi perolehan atau menerima barang .
2. Penerimaan Barang Dan Jasa : Kalau barang sudah diterima, pengendalian yang memadai mengharuskan dilakukannya penelitaian atas uraian, jumlah, saat kedatangan, serta kondisi barang . Hampir semua perusahaan mempunyai bagian penerimaan barang yang bertugas pembuat laporan penerimaan sebagai bukti bahwa barang sudah diterima dan diteliti.
Biasanya
sebuah
tembusan
dikirimkan
ke
bagian
gudang
dan
lembar
tembusan
lain
di berikan kebagian hutang dagang agar mereka mendapat informasi yang diperlukan.
3. Pengakuan Kewajiban : Bagian
hutang
dagang
umumnya
bertanggung
jawab
menguji
ketepatan
perolehan dan mencatatnya ke dalam daftar voucher atau buku harian hutang dagang.
setiap
Harus ada cross check antara faktur penjualan dari pemasok dengan dokumen order pembelian, serta dengan dokumen penerimaan barang. Pengendalian penting adalah bagian pencatat hutang dagang tidak mempunyai akses terhadap pengeluaran kas,dan aktiva lainnya.
4. Pemrosesan dan Pencatatan Pembayaran Kas : Pengendalian terpenting dalam fungsi pembayaran kas terdiri dari penandatanganan setiap cek oleh pejabat tertentu dengan otorisasi yang benar, pemisahan tanggung jawab antara yang menandatangani setiap cek dengan yang menangani hutang dagang , dan adanya pemeriksaan yang teliti atas setiap dokumen pendukung oleh penandatanganan cek pada saat cek ditandatangani.
Pengujian Transaks i
Ada 4 pengujian perolehan dan pembayaran yang perlu diperhatikan, yaitu : 1.Perolehan atas barang dan jasa untuk kepentingan perusahaan ( Validitas ) : Untuk memastikan bahwa barang dan jasa memang untuk keperluan perusahaan, bukan untuk kepentingan pribadi atau kelompok manajemen tertentu yang dibebankan menjadi biaya atau aktiva perusahaan.
2.Setiap perolehan yang terjadi telah dicatat ( kelengkapan ) : Kelalaian mencatat suatu perolehan barang dan penerimaan jasa akan berakibat langsung terhadap hutang dagang. Jika klien menggunakan sistem perpetual maka auditor dapat mengurangi pengujian karena sistem tersebut lebih dapat diandalkan.
3.Setiap perolehan diklasifikasi dengan tepat ( klasifikasi ) : Auditor dapat mengurangi pemeriksaan suatu pengujian jika yakin bahwa pengendalian intern telah memadai. Pemisahan atas aktiva dan biaya yang terkait seperti: pemeliharaan aktiva, reparasi, prasarana sangat menyita waktu.
4.Verifikasi terhadap pembayaran Kas : Pengujian terhadap perolehan & pembayaran kas umumnya dilakukan bersamaan.
Pengendalian internal pokok, pengujian pengendalian yang umum , pengujian substantive yang umum untuk setiap tujuan pengendalian intern. Asumsi yang mendasari pengendalian internal dan prosedur-prosedur audit ini adalah adanya buku harian pembelian yang terpisah untuk mencatat
seluruh perolehan. Penting untuk mengaitkan sistem pengendalian intern dengan tujuan -tujuan pengendaliannya, pengujuian pengendalian dengan pengendaliannya, dan pengujian substantive transaksi dengan kesalahan moneter yang mungkin akan ada atau tidak ada tergantung pada pengendalian dan kelemahan yang terdapat di dalam system tersebut. Perlu diingatkan bahwa seperangkat pedoman prosedur untuk suatu penugasan audit tertentu akan berbeda sesuai dengan pengendalian intern serta factor-faktor lainnya. Empat dari tujuh tujuan audit atas perolehan memerlukan perhatian khusus. Kempat tujuan audit tersebut akan dibahas satu persatu berikut ini.
Perolehan
Yang
Dicatat
Adalah
Untuk
Setiap
Barang
Dan
Jasa
Yang
Diterima,
cukup
memadai,
Sejalan Dengan Kepentingan Terbaik Dari Pihak Klien ( Validitas ) Kalau
Auditor
merasa
puas
bahwa
pengendalian
terhadap
tujuan
ini
pengujian setiap transaksi yang tidak tepat dan sah dapat dikurangi. Kecukupan pengendalian mungkin akan mencegah klien untuk memasukkan transaksi-transaksi yang sebenarnya memberikan manfaat bagi manajemen atau karyawan lain dan buka bagi perusahaan yang sedang diaudit, sebagai beban maupun sebagai aktiva perusahaan. Dalam beberapa kasus, transaksi-transaksi seperti itu benar-benar kelihatan, misalnya perolehan suatu barang untuk kepentinagn pribadi yang tidak diotorisasi oleh pejabat yang berwenang, atau penggelapan sebenarnya atas kas dengan cara mencatat pembelian palsu ke dalam daftar voucher. Dalam kejadian lain, kebenaran akan suatu transaksi lebih sukar untuk dievaluasi, seperti pembayaran para pejabat perusahaan kepada suatu perkumpulan yang mempunyai gedung pertemuan dan olahraga diluar kota ( Country club ), beban yang dibayarkan untuk liburan keluar negeri
bagi
para
anggota
manajemen
beserta
keluarganya,
atau
pembayaran
tidak
resmi kepada pejabat luar negeri yang disetujui oleh manajemen. Kalau pengendalian untuk setiap transaksi seperti ini tidak memadai, maka pemeriksaan lebih luas terhadap setiap dokumen pendukungnya harus dilakukan.
Setiap Perolehan Yang Terjadi Telah Dicatat ( Kelengkapan ) Kelalaian untuk mencatat perolehan barang dan jasa yang diterima selalu mempunyai akibat secara langsung terhadap hutang dagang. Auditor dapat memahami dan menguji struktur pengendalian intern untuk mengurangi risiko yang ditetapkan sehingga akan mengurangi pengujian rincian hutang kalau dia merasa pasti bahwa semua perolehan sudah dicatat secara tepat dan sesuai dengan saat terjadinya. waktu,
Karena
maka
strktur
audit
atas
hutang
pengendalian
sangat mengurangi biaya audit.
intern
dagang yang
biasanya efektif
membutuhkan
yang
diuji
dengan
cukup layak,
banyak dapat
Kalau pihak klien menggunakan sistem persediaan perpetual, maka pengujian terhadap rincian persediaan juga dapat sangat dikurangi kalau auditor yakin bahwa catatan perpetual tersebut dapat diandalkan. Pengendalian terhadap perolehan didalam catatan perpetual tersebut biasanya diuji sebagai bagian pengujian transaksi untuk setiap perolehan, dan pengendalian terhadap tujuan ini ememegang peranan kunci dalam audit. Pemasukan maupun jumlah biaya per unit ke dalam catatan persediaan perpetual memungkinkan dikuranginya pengujian atas perhitungan secara phisik berserta biaya per unit kalau setiap pengendalian berlaku secara efektif.
Setiap Perolehan Dinilai Dengan Benar ( Penilaian ) Karena penilaian terhadap banyak perkiraan seperti : •
Aktiva
•
Hutang
•
Biaya
Tergantung pada tempatnya pencatatan setiap transaksi didalam buku harian pembelian, perluasan pengujian rincian terhadap banyak perkiraan neraca dan beban akan tergantung pada hasil evaluasi auditor atas keefektivan pengendalian intern melalui evaluasi yang tepat atas transaksi perolehan itu sendiri. Sebagai
contoh
kalau
auditor
yakin
bahwa
setiap
aktiva
tetap
telah
dinilai
dengan
benar didalam catatan pembukuan awal, maka dapat diterima untuk melakukan vouching lebih kecil terhadap perolehan didalam periode berjalan daripada kalau pengendalain tidak memadai.
Setiap Perolehan Di Klasifikasi dengan tepat ( Klasifikasi ) Seorang auditor dapat mengurangi pengujian rincian beberapa jenis perkiaraan tertentu kalau ia yakin bahwa struktur pengendalian intern sudah memadai untuk memberikan kepastian yang layak tentang klasifikasi yang tepat dalam buku harian pembelian. Walaupun
semua
perkiraan
sampai
tingkat
tertentu
dipengaruhi
oleh
pengendalian
efektif atas klasifikasi, namun ada dua hal yang sangat dipengaruhi, yaitu : •
Perolehan aktiva tetap periode berjalan
•
Semua perkiraan beban seperti reparasi dan pemeliharaan, prasarana dan periklanan.
Karena
vouching
penilaian
dan
prosedur
audit
penting artinya.
terhadap
klasifikasi yang
perolehan
serta
relative
aktiva
verifikasi menyita
tetap
klasifikasi
waktu,
maka
periode
untuk
berjalan
perkiraan
penghematan
untuk
beban waktu
tujuan
merupakan
audit
sangat
Vertifikasi terhadap pembayaran kas Asumsi yang mendasari pengendalian dan prosedur audit ini adalah adanya pemisahan antara pembayaran kas dan buku harian pembelian. Uraian yang menyangkut metodologi dan proses pengembangan prosedir audit utuk perolehan juga berlaku untuk pembayaran kas. Setelah auditor menetapkan prosedurnya, pengujian terhadap perolehan dan pembayaran kas umumnya dilaksanakan bersama-bersama. Contohnya, untuk pemeriksaan sebuah transaksi yang dipilih dari buku harian pembelian, faktur rekanan dan laporan penerimaan barang akan diperiksa bersama-sama dengan cek yang telah dibatalkan untuk pembelian bersangkutan. Jadi, vertifikasi dipercepat tanpa mengurangi keefektifan pengujian tersebut.
Sampling atribut untuk pengujian transaksi Karena
pentingnya
dengan
yang
arti
pengujian
diterapkan
untuk
atas
transaksi
pengujian
perolehan
transaksi
dan
penjualan
dasarnya
seperti
sama
ysng
telah
dibahas dalam bab sebelumnya.
Akan tetapi harus diperhatikan, dengan mengacu terhadap hampir seluruh tujuan utama yang disajikan sebelumnya, bahwa sebagian besar atribut penting dalam siklus perolehan dan pembayaran mempunyai akibat langsung secara moneter terhadap setiap perkiraan yang bersangkutan. Selain itu banyak jenis kesalahan yang kemungkinan ditemukan merupakan kesalahan pendapatan laba dan hal ini sangat penting bagi auditor.
Sebagai
contoh,
pencatatan yang
suatu
jumlah
dipilih
rendah.
mungkin
rentang
beban
auditor
Karena
ada
yang
tertentu.
dalam
jumlah luas,
kesalahan
pengujian
dolar
pisah
Akibatnya banyak
pos-pos
persediaan
tingkat atribut
masing-masing
umumnya
batas
deviasi dalam
transaksi yang
sangat
atau
yang
siklus
dalam besar
tidak
dapat ini
siklus
tepatnya ditoleransi
secara ini
jumlahnya
relative
mencakup dan
tidak
sering terjadi dipisahkan dan diuji dengan dasar 100%.
Dalam audit yang biasa, perkiraan-perkiraan yang paling banyak menyita waktu untuk diverifikasi dengan pengujian rincian saldo keuangan adalah : •
Perkiraan piutang dagang
•
Persediaan
•
Aktiva tetap
•
Hutang dagang
•
Perkiraan beban
Dari kelima perkiraan tersebut, ada empat yang berhubungan langsung dengan siklus perolehan dan pembayaran. Jumlah penghematan waktu secara keseluruhan dapat begitu besar kalau auditor dapat mengurangi pengujian rincian saldo setiap perkiraan dengan menggunakan pengujian transaksi untuk memverifikasi keefektifan struktur pengendalian intern perolehan. Oleh sebab itu, tidak mengherankan bahwa pengujian transaksi atas siklus perolehan dan pembayaran mendapat perhatian yang besar dalam setiap audit yang dilaksanakan dengan baik, terutama kalau pihak klien sudah memiliki struktur pengendalian intern yang efektif.
Untuk
setiap
tujuan
tersebut,
auditor
harus
menempuh
proses
yang
sama
dan
logis
seperti yang telah dibahas dalam bab-bab terdahulu. Pertama, ia harus memahami struktur pengendalian intern untuk menentukan jenis pengendalian mana yang ada. Setelah auditor mengidentifikasikan semua pengendalian dan kelemahan untuk setiap tujuan, ia dapat melakukan penilaian pendahuluan atas resiko pengendalian atas setiap tujuan. Pada saat ini, ia harus memutuskan pengendalian mana yang direncanakan hendak diuji untuk memenuhi penilaian pendahuluan atau resiko pengendalian .
Setiap jenis pengendalian ini harus diuji untuk melihat kesesuaiannnya (compliance) dan dievaluasi untuk melihat keefektifannya . Pengujian substansif untuk melihat kesalahan moneter yang berkaitan dengan tujuan tersebut sebagian besar dapat ditetapkan berdasarkan penilaian dan perencanaan pengujian.
Setelah auditor mengembangkan prosedur untuk setiap tujuan, maka prosedur- prosedur dapat digabungkan ke dalam program audit yang dapat digunakan secara efisien. Metodologi ini juga sama dengan metodologi yang digunakan dalam bab sebelumnya untuk penjualan dan penerimaan kas.
Kembali lagi, penekanan dalam setiap metodologi tersebut adalah pada tepatnya : •
Penentuan prosedur
•
Ukuran sampel
•
Jenis perkiraan yang akan dipilih
•
Waktunya
