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APOSTILA PARA CONCURSOS PÚBLICOS
ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAL E PATRIMÔNIO
En c o n t r e o m a t e r i a l d e e st s t u d o p a r a s e u c o n cu cu r s o p r e f e r i d o e m
w w w . a ch c h e i co c o n c u r s o s. s.co m .b r Conteúdo: 1. Administração de materiais; 2. O sistema de administração de materiais e patrimônio; 3. A administração de materiais nas organizações; 4. Identificação, classificação e controle de materiais e bens patrimoniais; 5. O método ABC de classificação de materiais; 6. Sistemas de armazenagem; 7. Dimensionamento e controle de estoques; 8. Planejamento e programação da produção; 9. Material Requirements Planning (MRP); Planning (MRP); 10. A Filosofia JIT e sua importância para a administração de materiais; 11. Os sistemas logísticos, subsistemas e atividades; 12. Os sistemas de distribuição; 13. Os sistemas de transportes; 14. O gerenciamento da cadeia de suprimento (SCM); 15. A cadeia de suprimento digital e os negócios eletrônicos.
Administraç ão de m ateriais
O objetivo deste capítulo é apresentar o conceito de administração de materiais e sua evolução ao longo do tempo, como orma de estabelecer as bases para a aprendizagem desse conteúdo tão importante para a ormação do administrador. A administração de materiais é de vital importância para a redução de custos e aprimoramento dos processos produtivos, quando corretamente compreendida e desempenhada. Analisando-se os balanços das organizações é possível perceber que os investimentos em estoques representam uma média de 1/3 dos ativos totais das empresas. Isso signifca que é undamental gerenciar adequadamente os materiais que são utilizados nos processos produtivos.
Considerações iniciais Essencialmente, a atividade administrativa implica o processo de transormação de recursos de entrada em recursos de saída, conorme se visualiza na fgura a seguir:
Fornecedores
Recursos de entrada
Financeiros Materiais Humanos Energéticos Tecnológicos Equipamentos Etc.
Processamento dos recursos
Processos administrativos Processos operacionais Processos tecnológicos Outros processos
Figura 1 – A dinâmica do uncionamento organizacional.
Recursos de saída
Clientes
Juros/Lucros Produtos Salários Serviços Marcas/Patentes Etc.
. r o t u a O
Administração de Material e Patrimônio
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Do inglês acilities, para signifcar todos os recursos adicionais necessários aos processos produtivos, como: instalações de ar comprimido, instalações elétricas, de gás etc.
Os recursos de entrada são obtidos junto a ornecedores, e podem ser ordenados em grupos principais: recursos fnanceiros; recursos materiais; recursos humanos; recursos energéticos; recursos tecnológicos; equipamentos; acilidades1 etc. A organização agrupa esses recursos e, utilizando-se de processos internos, os transorma em recursos de saída, destinados aos seus clientes. Isso implica que os recursos colocados à disposição da organização, obtidos de seus ornecedores, devem ser bem gerenciados para se obter as saídas de recursos desejados pelos clientes da organização. Essa transormação de recursos depende em grande parte da administração de materiais, que é responsável por obter e gerenciar os recursos que serão processados pela organização. É exatamente sobre essa atividade, a administração de materiais, que vamos discorrer nesta obra, buscando demonstrar o seu papel para a Administração, como ela unciona e os resultados que oerece aos sistemas organizacionais.
Recursos à disposição das organizações Como se percebe, pela fgura 1 (A dinâmica do uncionamento organizacional), os recursos que são disponibilizados às organizações, para que atin jam seus objetivos, têm sua origem naquilo que genericamente chamamos de ornecedores. Tais ornecedores podem disponibilizar às organizações os dierentes tipos de recursos de que elas precisam para operacionalizar seus processos produtivos, podendo ser visualizados na fgura a seguir. . r o t u a O
Recursos organizacionais
Financeiros (capitais)
Energéticos
Tecnológicos
Materiais
Patrimoniais
Figura 2 – Os recursos gerenciáveis pelas organizações.
Humanos
Administração de materiais
Claro que existem outros recursos que podem ser utilizados pelas organizações, como os recursos inormacionais. Porém, relacionamos apenas os seis encontrados na fgura 2, e daremos ênase aos recursos materiais e aos patrimoniais, uma vez que os mesmos são o objeto de nosso estudo. Os ornecedores dos recursos fnanceiros são chamados de capitalistas e podem ornecer capitais próprios, os sócios ou acionistas, ou capitais de terceiros, os ornecedores, bancos etc. Os ornecedores dos recursos energéticos podem ser os governos (energia elétrica, gás etc.) ou empresas privadas (madeira, óleo diesel etc.). Os ornecedores de recursos tecnológicos (máquinas, equipamentos, sotware, processos etc.) podem ser tanto empresas públicas quanto privadas. Os recursos humanos podem ser ornecidos por empresas terceirizadas ou contratados diretamente pela própria organização. Os recursos materiais são as matérias-primas, materiais auxiliares e os insumos utilizados nos processos produtivos, os de escritório, de higiene e limpeza etc., e devem ser corretamente administrados, uma vez que são recursos de uso contínuo e precisam ser adquiridos e gerenciados visando atingir os objetivos de redução de custos e/ou de maximização de resultados. Geralmente, os recursos materiais encontram-se no chamado Ativo Circulante das organizações e recebem o nome genérico de estoques. Por fm, os recursos patrimoniais são aqueles que compõem o chamado Ativo Permanente das organizações e são representados por máquinas, equipamentos, veículos, móveis, utensílios e demais acilidades necessárias ao uncionamento da organização.
Recursos materiais Essencialmente, entende-se por recursos materiais quaisquer bens que sejam utilizados nos processos produtivos organizacionais. Segundo Martins e Alt (2000, p. 6), “por transmitirem a ideia de que são capazes de gerar produtos e serviços e, portanto, produzir riquezas, os bens são muitas vezes considerados como sinônimo de recursos”. Para a administração de materiais, os bens (parte do patrimônio da organização) são sinônimos de recursos materiais e, assim, são considerados 15
Administração de Material e Patrimônio
apenas aqueles que integram o chamado Ativo Circulante das organizações e que, genericamente, recebem o nome de estoques. Ou seja, o objeto central da administração de materiais é o estoque à disposição das organizações. Os estoques são compostos, basicamente, de materiais auxiliares, matérias-primas, produtos em processo (WIPs – Work in Process) e produtos acabados. Cada um desses materiais merecerá um cuidado e atenção dierenciada para que os objetivos da organização possam ser atingidos. A correta gestão dos estoques é a essência da administração de materiais.
Recursos patrimoniais Para a contabilidade, o patrimônio de uma organização é entendido como o conjunto de bens, direitos e obrigações que são colocados à sua disposição pelos sócios e/ou ornecedores. O papel da administração de materiais e do patrimônio é zelar por tais recursos, gerindo-os de orma a garantir sua utilização racionalmente para permitir que se atinjam os objetivos organizacionais de maximização dos resultados (lucro). Esse “conjunto de bens, direitos e obrigações” representa um conjunto de recursos que, bem administrado, poderá contribuir com os objetivos da organização, uma vez que, ainda segundo a ciência contábil, o patrimônio líquido é representado pela seguinte equação: Patrimônio Líquido = (Bens + Direitos) – Obrigações No conjunto de bens e direitos encontram-se os recursos patrimoniais (ativos permanentes), os estoques, os recursos fnanceiros etc. e, no conjunto dos direitos, encontram-se os resultados da venda dos produtos e/ou serviços gerados pelos processos produtivos, representados, entre outros, por duplicatas a receber. Para a disciplina de administração de materiais quando nos reerimos ao patrimônio, estamos dedicando atenção apenas aos bens que azem parte do ativo permanente. Como se pode perceber, pelos conteúdos acima, a administração de recursos materiais é dierente da administração dos patrimoniais, embora sua gestão tenha a mesma fnalidade, ou seja, contribuir para que se atinjam os objetivos das organizações, em termos de minimizar os recursos (materiais ou patrimoniais) para possibilitar uma maximização dos resultados.
Administração de materiais
Conceito de administração de materiais Para compreender o signifcado da administração de materiais, é necessário compreender o signifcado das duas palavras: administração e materiais. A palavra administração designa tanto a ciência que estuda os enômenos organizacionais, quanto o local onde se localizam os serviços administrativos ou, ainda, o conjunto de regras que objetivam ordenar e controlar os processos organizacionais, com produtividade e efciência, visando atingir resultados predeterminados. Por outro lado, a palavra materiais assume o signifcado do conjunto de objetos, instrumentos, equipamentos, erramentas ou outros que são utilizados em um serviço ou processo produtivo. Ou, ainda, o mobiliário ou conjunto de utensílios de uma organização. Dessas duas palavras, assim conceituadas, podemos inerir que administração de materiais implica gerenciar os recursos à disposição de uma determinada organização para atingir os objetivos estabelecidos. Porém, não são todos os recursos apresentados na fgura 1 que são objeto do gerenciamento pela área de atuação da administração de materiais. Apenas os recursos materiais propriamente ditos e os relacionados com o patrimônio é que são objetos de preocupação da área de materiais. Inicialmente, podemos defnir a administração de materiais como sendo o conjunto de regras, ou normas, que visam ordenar os processos organizacionais relacionados com os materiais à disposição da organização, com produtividade e efciência, de orma a atingir objetivos preestabelecidos.
Segundo dierentes autores, existem ormas diversas de se conceituar a administração de materiais. Segundo Arnold (1999, p. 26), a administração de materiais é a unção “responsável pelo uxo de materiais a partir do ornecedor, passando pela produção até o consumidor” ou, ainda, “planejamento e controle da distribuição e administração da logística”. Para Martins e Alt (2000, p. 5), [...] a administração dos recursos materiais engloba a sequência de operações que tem seu início na identifcação do ornecedor, na compra do bem, em seu recebimento, transporte interno e acondicionamento, em seu transporte durante o processo produtivo, em sua armazenagem como produto acabado e, fnalmente, em sua distribuição ao consumidor fnal.
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Administração de Material e Patrimônio
Para Arnold (1999, p. 26) “administração de materiais é uma unção coordenadora responsável pelo planejamento e controle do uxo de materiais”. Por outro lado, Francischini e Gurgel (2002, p. 5) defnem a administração de materiais como a “atividade que planeja, executa e controla, nas condições mais efcientes e econômicas, o uxo de material, partindo das especifcações dos artigos a comprar até a entrega do produto terminado ao cliente”.
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No original em inglês:
Materials Management -
Inbound logistics rom suppliers through the production process. The movement and management o materials and products rom procurement through production.
Outra defnição útil é a do Council o Supply Chain Management Proessionals (CSCMP), ou Conselho dos Profssionais de Administração das Cadeias de Suprimentos, que defnem a administração de materiais como sendo “a logística de entrada de materiais, desde os ornecedores até o processo produtivo”. Ou, ainda, a movimentação e a administração de materiais e produtos acabados desde a obtenção (compra), até o processo de produção 2. Nos três primeiros conceitos apresentados, temos em comum a existência de um “uxo” de materiais desde o ornecedor, atravessando a organização, até chegar ao cliente fnal. Apenas para o CSCMP é que o uxo se encerra no processo produtivo. Além disso, também está implícita no conceito a existência de uma “quantidade” de materiais em movimentação. Como uxo se relaciona com tempo, isso signifca que temos duas variáveis essenciais a serem consideradas nos conceitos apresentados: (1) quantidade; e (2) tempo. Essas duas variáveis (quantidade e tempo) serão sempre objetos de preocupação da administração de materiais. Importante esclarecer, também, que o objeto de preocupação da administração de materiais, sua razão de ser, deve estar ocada em:
utilizar da maneira mais racional possível os recursos da organização (maximizando-os); e
apresentar um nível de serviço em consonância com o desejado pelo cliente.
Isso signifca que a administração de materiais deve preocupar-se em gerenciar adequadamente os uxos de materiais ao longo dos processos, de orma a garantir sua melhor utilização e, ao mesmo tempo, oerecendo o mais alto nível de serviços possível aos clientes. Na evolução dos conceitos como consequência da evolução da administração, como se verá no próximo tópico, o que existiam eram termos
Administração de materiais
dierentes com signifcados semelhantes. Ou seja, tratava-se de atividades relacionadas com o deslocamento de materiais e um uxo de inormações, desde uma onte de matéria-prima até o cliente fnal. Ao longo do tempo, a evolução natural conduziu ao conceito mais amplo de logística, que vem ocupando espaço nas organizações, conquistando respeito profssional e inuindo na estratégia das organizações. Finalmente, podemos conceituar a administração de materiais como sendo o conjunto de regras, ou normas, que visam adequar os processos organizacionais aos uxos de materiais à disposição da organização, garantindo sua maximização, para atingir os objetivos organizacionais e os de satisação do cliente em termos de nível de serviço .
Ao longo do texto, utilizaremos indistintamente as expressões administração de materiais, suprimentos, gestão de suprimentos ou logística de suprimentos, com o mesmo signifcado acima exposto. Uma vez que sabemos conceitualmente o que é administração de materiais, podemos analisar sua evolução ao longo do tempo e como as organizações evoluíram sob essa perspectiva.
Evolução das organizações e da administração de materiais Para se compreender como as organizações evoluíram, e com elas a administração de materiais, é necessário entender o ambiente no qual as organizações se inserem, ou seja, o cenário (“pano de undo”) em que elas precisam competir. Para isso, eetuamos um corte temporal a partir da II Grande Guerra Mundial (IIGGM), iniciando com a década de 1950 para explicar esse ambiente e suas consequências para as organizações. Uma vez que, segundo Corrêa e Corrêa (2004, p. 34-35): A guerra praticamente ocorreu sobre a Europa e o Japão. Numa situação de guerra, os envolvidos não apenas visam a objetivos militares, mas também industriais de seus inimigos, de onde saem equipamentos e suprimentos. Isso signifca que ao fnal da IIGGM a capacidade produtiva mundial encontrava-se severamente deprimida. Ao mesmo tempo, a capacidade de demanda, reprimida por muitos anos durante a guerra, estava vivendo um período de “bolha de consumo”.
No início da década de 1950, o mundo vivia ainda as consequências do pós-guerra, em que as indústrias estavam ocadas em atender às demandas de um mundo em reconstrução, um mercado rancamente comprador, exi19
Administração de Material e Patrimônio
gindo grandes volumes de produção para atender a duas necessidades básicas: redução de custos operacionais; satisazer clientes ávidos por novidades. Quando as empresas precisam competir através de grandes volumes, para reduzir seus custos operacionais, a administração de materiais deve estar ocada no gerenciamento de seus inventários. Na década de 1960, com o mundo reconstruído e clientes atendidos em suas necessidades, em termos de produtos básicos, surgem os grandes supermercados, sobretudo nos Estados Unidos da América, e com as empresas necessitando realizar grandes esorços para concretizar vendas, passa a ser imperioso agregar valor aos produtos através da adição de serviços. Nesse cenário, o marketing ocupa o espaço central das preocupações organizacionais e a ênase da administração de materiais passa a ser a distribuição dos produtos. Já na década de 1970 o mundo assiste ao enômeno da “invasão” de produtos japoneses, sem compreender muito bem o que acontecia. O início da década teve a primeira grande crise do petróleo (1973), quando o barril de petróleo chegou à casa dos U$30.00, azendo com que os países produtores auerissem grandes ganhos com suas exportações e, como consequência, buscassem aplicações para seus recursos fnanceiros. Isso gerou uma enorme onda de investimentos de capitais, levando as organizações a ocarem na lucratividade, uma vez que precisavam remunerar adequadamente os capitais investidos. Nesse caso, a administração de materiais teve que se concentrar nos processos produtivos para garantir efciência operacional. Na década seguinte, 1980, em virtude da conquista de mercado pelos japoneses, as organizações, compreendendo que o sustentáculo das indústrias japonesas era o enômeno da gestão da qualidade, investiram em programas de qualidade e fzeram com que o cenário passasse a representar uma competição mundial extremamente acirrada, em que conquistava clientes aquela organização com produtos com qualidade, preços competitivos e entregas pontuais. Isso conduziu a administração de materiais a gerenciar os uxos de materiais (matérias-primas) tanto nas compras, quanto na produção, como nas vendas, de orma a assegurar a qualidade desde o início até o fnal do processo. Na década de 1990, como reexo do processo evolutivo, as empresas se tornam globais, ou seja, passam a atuar em dierentes pontos do globo terrestre e, para isso, estabelecem parcerias com seus ornecedores e/ou distri-
Administração de materiais
buidores, para garantir que seus produtos cheguem antes que os do concorrente aos clientes. Também ganha orça a preocupação com as questões ecológicas, levando as organizações a cuidarem com a compra de materiais ecologicamente corretos e com produtos idem. Isso conduz a administração de materiais a novas técnicas de gerenciamento, uma vez que era necessário ajustar os processos internos aos processos dos seus ornecedores e/ou clientes, azendo com que o oco passasse a ser nos processos gerenciais. Ao iniciar o século XXI, na década de 2000, o enômeno da globalização ganha ainda mais orça e a adição de inúmeros novos competidores globais (suportados, inclusive, pelas acilidades da tecnologia da inormação disponível), ao invés de parcerias, as empresas começam a estabelecer alianças tanto com ornecedores quanto com clientes, as preocupações com as questões ecológicas evoluem ainda mais (observe as exigências de certifcação ambiental para inúmeras empresas) e ganha espaço a preocupação com as questões sociais. A esse cenário, a administração de materiais é obrigada a responder com ações exíveis e extremamente ágeis, uma vez que as organizações competem com velocidade cada vez maior e, por outro lado, atuando em um número maior de países. Além disso, o surgimento do comércio eletrônico também exige maior atenção às questões espaço-temporais. Um resumo do processo evolutivo aqui descrito encontra-se no quadro a seguir.
Quadro 1 – Quadro evolutivo da administração de materiais Época
Cenário de negócios
Ênase organizacional
) . o d a t p a d A . 4 0 0 2 , Z E U G I R D O R (
Ênase de materiais
Anos 1950
Volume de produção
Foco nos custos operacionais
Foco no inventário
Anos 1960
Vendas
Agregação de valor através de serviços
Foco na distribuição
Anos 1970
Investimento de capitais
Foco na lucratividade
Foco na produção
Anos 1980
Competição acirrada
Foco na gestão da qualidade total
Foco em compras – produção – vendas
Anos 1990
Globalização, parcerias, ecologia
Competição baseada no tempo
Foco nos processos gerenciais
Anos 2000
Globalização, alianças, ecologia e responsabilidade social
Competição baseada no tempo e no espaço geográfco
Foco na exibilidade e na agilidade
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Administração de Material e Patrimônio
O quadro mostra como as organizações evoluíram e de que orma as exigências sobre os sistemas gerenciais oram se ampliando. Na verdade, as exigências em cada um dos cenários de negócios continuam sendo eitas sobre os sistemas gerenciais. Tudo isso ez com que a administração de materiais osse ganhando cada vez mais relevância para as organizações. A administração de materiais, com o apoio das Tecnologias da Inormação e de Comunicação (TICs), tem atuado de orma integrada na gestão do uxo de materiais através dos processos produtivos. Assim, os sistemas i ntegrados de gestão empresarial (ERPs) são os responsáveis por assegurar que a administração de materiais consiga cumprir os objetivos organizacionais com efciência e efcácia.
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Usamos a expressão cliente, de orma abrangente, para incluir todos os elos da chamada cadeia de suprimentos: atacadistas, distribuidores, varejistas etc., e não apenas o consumidor ou usuário fnal.
A partir dessa evolução, e da inclusão da área dentro do sistema logístico, a expressão mais utilizada para designar a área de materiais é gestão de suprimentos que, segundo Arnold (1999, p. 30), “inclui todas as atividades em movimentar bens, do ornecedor para o início do processo produtivo” e, incluindo-se a distribuição ísica, do fnal do processo produtivo até o cliente fnal (consumidor3).
Importância da administração de materiais Diante do processo evolutivo por que passou, a administração de materiais assume importância essencial para as organizações ao ter que realizar o equilíbrio entre o nível de serviços a ser oerecido aos clientes e o custo de ornecer tal nível de serviços. Ainda segundo Arnold (1999, p. 31), [...] agrupando-se todas as atividades envolvidas na movimentação e estocagem de bens em um departamento, a empresa tem uma oportunidade melhor de ornecer o melhor serviço a um custo mínimo e assim aumentar lucros. A preocupação geral da administração de materiais é balancear prioridade e capacidade. O mercado estabelece a demanda. A administração de materiais deve planejar as prioridades da empresa (quais bens produzir e quando) para atender a essa demanda. A capacidade é a habilidade do sistema de produzir ou entregar bens. Prioridade e capacidade devem ser planejados e controlados para atender à demanda de consumidores a um custo mínimo.
Como é possível perceber, trata-se de um desafo enorme e, para tanto, é necessário compreender o uxo, apresentado na fgura a seguir, que começa nos ornecedores, atravessa a organização, passa pelos canais de distribuição, até chegar aos clientes fnais.
Administração de materiais . r o t u a O
A gestão de suprimentos é a gestão de um fuxo de materiais. Processo Produtivo Fornecedor
Suprimentos
MP
Transormação (WIPs)
PA
Distribuição Física
Clientes
Legenda: MP = Matéria-prima WIPs = Work in Process ou Progress (Produtos em Processo) PA = Produtos Acabados
Figura 3 – O uxo de materiais.
A gestão desse uxo de materiais implica uma série de atividades (que compõem processos) que, em última análise, visam assegurar a disponibilidade dos materiais certos, na hora certa, no lugar correto, em condições de utilização, por um custo que atenda às expectativas da organização e de seus clientes. A área de materiais é, em essência, uma importante área operacional das organizações, “e paradoxalmente, no nível das unidades de operações propriamente dito, a tomada de decisões em muitas empresas ainda não obedece a uma consideração mais sistêmica de impactos nos resultados globais da organização” (CORRÊA; CORRÊA, 2004, p. 45). A área de materiais é uma [...] atividade de gerenciamento estratégico de recursos escassos (humanos, tecnológicos, inormacionais e outros), de sua interação e dos processos que produzem e entregam produtos e serviços visando atender a necessidades e ou desejos de qualidade, tempo e custo de seus clientes. Além disso, deve também compatibilizar este objetivo com as necessidades de efciência no uso dos recursos que os objetivos estratégicos da organização requerem. (CORRÊA; CORRÊA, 2004, p. 45)
O comentário acima deixa clara a importância estratégica da administração de materiais para, com um adequado gerenciamento dos recursos (...) escassos, atender aos interesses dos dierentes públicos das organizações, gerando as saídas esperadas por cada um desses públicos, que estão relacioESTE É UM MODELO DE DEMONSTRAÇÃO DA APOSTILA nadas na fgura 1: juros, para os capitais de terceiros; lucros, para os capitais E CONTÉM APENAS UM TRECHO DO CONTEÚDO ORIGINAL. próprios; produtos e/ou paraCONTINUA os clientes; salários, para os empreO DESENVOLVIMENTO DAserviços, MATÉRIA POR MAIS gados;NA marcas e/ou patentes, para a sobrevivência organização; tributos, PÁGINAS APOSTILA COMPLETA, QUE VOCÊdaPODERÁ paraEM os http://www.acheiconcursos.com.br governos; e, ainda, outras saídas que atendam às. necessidades ou OBTER desejos de outros públicos específcos.
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