APLICACIÓN DE METODOLOGIA DE JENKINS CASO PRÁCTICO St. Loren es un refinado licor producido artesanalmente en el monasterio de los padres Albertinos y hecho hecho a partir partir de moras silvestres silvestres y 140 hierbas, hierbas, para cuya fermentación fermentación se requieren aproximadamente dos años. Preocupado por la fuerte caída en la venta de este licor en el último tiempo, el padre Montano,
superior
del
monasterio,
decidió
profesionalizar
la
producción
y
comercialización comercializació n de este producto. Para ello, nombro como encargado de todo el proceso a un nuevo hermano de la fraternidad, Peter, quien ha realizado estudios en una escuela de administración. Peter nombro como responsables de marketing y distribución a dos hermanos de la comunidad. En conjunto con los nuevos encargados se decidió lanzar una campaña a nivel nacional, con tanto éxito, que las ventas y utilidades del primer periodo aumentaron en más de un 100%. El problema de la nueva administración comenzó cuando el stock del producto empezó a agotarse y no había forma de aumentar rápidamente su producción, por lo lento de su periodo de fermentación. Para solucionar este problema se contrató a una importante empresa química para que diseñara un nuevo proceso productivo que disminuía el periodo de fermentación a seis meses. El resultado, una estrepitosa estre pitosa caída en las ventas por la mala calidad del licor bajo esta nueva fórmula.
PROCEDIMIENTO Para la solución del caso práctico mediante la metodología de Jenkins se tomaran las siguientes fases: 1. Análisis de Sistemas 2. Diseño de Sistemas 3. Implementación del Sistema 4. Apreciación y Retrospectiva
CARLOS DANTE
1. ANALISIS DE SISTEMAS En esta fase, el ingeniero de sistemas Carlos, encargado de resolver el problema, inicia su actividad con un análisis de todo lo que está sucediendo en el monasterio y los motivos por los cuales está sucediendo, así como también encontrar formas de cómo hacerse mejor. De esta manera las fases posteriores podrán definirse mejor.
1.1 Identificación y formulación del problema En esta etapa se da una descripción detallada del problema contestando preguntas tales como: ¿Cómo se originó el problema en el Monasterio? ¿Quiénes en el Monasterio lo consideran un problema, y porque? ¿Cuál es la naturaleza del problema? Como resultado de la contestación de estas preguntas, se obtendrá una panorámi ca más clara y detallada del problema que se desea solucionar y de los beneficios que se obtendrían con la solución. En el caso actual, la descripción del problema sería el siguiente: “
El Monasterio St Loren está siendo afectado por una deficiente planificación
tanto del Departamento de Producción, Mercadeo y Administración generando mala comunicación entre estos últimos y además; disminución de la calidad del produ cto, disminu ción d e ingresos y la mala satisfacción hacia el cliente.
“
Es importante mencionar que el problema debe estar bien definido o de lo contrario, los sistemas o alternativas que se propongan para solucionar el mismo, tendrán un impacto muy pobre sobre la problemática. Por otro lado en la descripción del problema se debe tener claro aquellos fact ores que son “causas” y aquellos que son “efectos” para que la descripción tenga coherencia y efectividad hacia el problema.
CARLOS DANTE
1.2 Organización del Proyecto Una vez que se ha definido el problema de forma clara y detallada, se debe identificar la forma en que se va a confrontar; para ello se debe identificar ciertos elementos en la información que se tiene, entre los cuales están: Actores
Componentes
Parámetros (Imputs y Outputs)
Quienes toman decisiones
Quienes Participan
En el caso en estudio se elaboró un esquema de la empresa fabricadora de licores vista como sistema en la cual se encuentra parte de lo antes mencionado: Figura 1: LA EMPRESA COMO SISTEMA
CARLOS DANTE
En la Figura 1 se puede apreciar los componentes, parámetros tanto entradas como salidas del sistema empresa.
¿Quiénes toman decisiones? Padre Montano: Propietario de la empresa Productora de Licor, puede tomar cualquier decisión sin importar el área al cual involucra.
Hermano de Montano (Peter ): Responsable de todas las decisiones en el área administrativa
Hermano 1 de la comuni dad: Responsable de las decisiones de Marketing Hermano 2 de la comunid ad: Responsable de las decisiones de canales de distribución
POSIBLES MALAS DECISIONES QUE GENERARON PROBLEMA Área Admini st rat iva: Nombrar responsables en el área de Marketing y Distribución a personas sin experiencia u con falta de conocimientos.
Área de Prod uc ción: Producir sin tener un plan maestro de producción Área de Ventas: Tomar pedidos sin saber la capacidad de planta
RETROALIMENTACION Como sabemos, todo sistema necesita retroalimentación para evitar el crecimiento constante de la entropía, para lo cual se hace uso de indicadores que permiten un orden y hacen posible la recolección de información para tomar medidas correctivas y preventivas. Entre los indicadores tenemos:
La percepción del cliente sobre el producto
Nivel de Ingresos
Número de unidades producidas
Tiempo de fabricación del producto
Cantidad de productos defectuosos
CARLOS DANTE
1.3 Definición del Sistema Aquí se definirá en términos precisos el sistema que se va a estudiar. Esta etapa se representará mediante el mapa sistémico de la Fig.2
1.4 Definición del Suprasistema Para la definición del suprasistema se hará un esquema en donde se muestren también los subsistemas y componentes de cada ellos y en el mejor de los casos; indicar las salidas y entradas de cada subsistema. Figura 2: ESQUEMA DEL SUPRASISTEMA
Lo anterior se hizo con el propósito de entender con claridad el papel del sistema y subsistema en el suprasistema, así como también de que forman interactúan, todo esto para definir apropiadamente los objetivos. Para ello se debe responder a las siguientes preguntas:
CARLOS DANTE
¿En qué ambiente está operando el sistema? Se opera en dos ambientes diferentes los cuales son el interno y el externo.
Ambiente Interno : Involucra los aspectos en los cuales la empresa puede manejar, tanto los departamentos y también sus procesos.
Ambiente Exter no : Involucra aquello factores en que la empresa no tiene control alguno sobre ellos, entre los cuales tenemos clientes, competencia, proveedores, etc.
¿Se está tomando en cuenta los efectos posibles de otros suprasistemas? No. No se están tomando los efectos de otros suprasistemas como por ejemplo el suprasistema de la empresa competencia la cual tiene efecto sobre el monasterio y en la problemática. De esto se concluye que solo se está operando en un ambiente Interno; sin considerar las causas de aquellos factores externos antes mencionados.
Organigrama de la empresa Monasterio St Loren
CARLOS DANTE
1.5 Definición de los objetivos del Suprasistema Ofrecer al cliente licores de buena calidad, con un buen servicio y con precios atractivos para que de esta forma la empresa sea más competitiva y las ventas aumenten.
1.6 Definición de los objetivos del sistema
Mejorar la productividad mediante el aumento de la producción a realizar en un determinado plazo de tiempo; a través de una sobresaliente programación de la producción y un mejor control de la misma.
Incrementar el nivel de efectividad organizativa mediante la coordinación.
Garantizar la satisfacción del cliente, entregándole el producto en tiempo y forma.
1.7 Definición de las medidas de desempeño Una vez que los objetivos han sido acordados, se procede a definir en términos más precisos posibles, un criterio que mida la eficiencia con la que el sistema está logrando sus objetivos. De los objetivos planteados anteriormente se identifican 3 factores que tienen que ser medido para poder evaluar el nivel de eficacia del sistema, entre los cuales son: 1. Productividad 2. Efectividad Organizacional 3. Satisfacción del cliente En lo que concierne al primer factor, se utiliza obviamente el indicador “Productividad” como medida de evaluación de desempeño. Luego se tiene que para el segundo factor, se hará uso de indicadores subjetivos tales como “Auditorías internas o externas de comunicación ” en donde se discutirá o se pondrá a prueba el nivel de comunicación que tienen los departamentos y si están cumpliendo con los objetivos de la empresa.
CARLOS DANTE
Por ultimo pero no menos importante, se tiene al “Cliente”, en este se u tilizara indicadores
como “encuestas, entrevistas, cuestionarios, entre otros.”
1.8 Recopilación de datos e información a partir de los indicadores La etapa final del Análisis de sistema corresponde a la recolecció n de datos e información mediante los indicadores antes mencionados; que formaran base para la modelación del sistema. Los datos necesarios para llevar a cabo la modelación del sistema se aprecian en la Fig.1, los cuales son:
Recursos Materiales
Recursos Humanos
Recursos Financieros
Recursos mercadológicos
¿Se tiene información de pronósticos? Sí, actualmente el monasterio tiene pronósticos de ventas tanto de la administración del Padre Montano, como la de su Hermano Peter. Estos Pronósticos están agrupados de forma mensual. [Ver fig.3]
¿Es confiable la información que se tiene? Su supondrá que la información o datos que se tienen sí es confiable, asegurando que estos datos fueron recolectados por personas con experiencias y con habilidades. .
2. DISEÑO DE SISTEMAS En esta fase se presentaran pronósticos para conocer el ambiente futuro del sistema, así como también para generar ideas o hipótesis de modelos de sistemas creando de esta manera alternativas de solución para su posterior evaluación de las mismas.
CARLOS DANTE
2.1 Pronostico de la empresa Monasterio Se hará un supuesto de los pronósticos, para tener como base una proyección de lo que fueron las ventas en el año 2015 (Administración Padre Montano) y en el año 2016 (Administración Peter). Figura 3: Proyección de ventas del Monasterio
Se construirán dos modelos de regresión que describan la situación real: 1. Modelo de Regresión para la administración del Padre Montano 2015 2. Modelo de Regresión para la Administración de Peter 2016 Utilizando los datos de la fig.3 se tiene que los modelos son: ̂ = 243.05 − 3.66
Modelo de regresión del Padre Montano
̂ = 414.05 − 23.43 Modelo de regresión de Peter
De lo anterior se puede observar que ambos modelos tienen una relación inversamente proporcional ya que a medida que pasan los meses, las ventas disminuyen, esto es, debido a que ambos modelos representan la situación problemática actual y por ende, cuando el sistema o solución se defina y posteriormente se implemente, se tienen que actualizar los datos así como también estos modelos.
CARLOS DANTE
2.2 Modelación y simulación del sistema En esta fase se busca diseñar un modelo cuantitativo que describa la situación real, así como también el futuro de la misma. Las funciones que debe tener el modelo son: Comparar
Predecir
De manera general se tiene que el modelo debe tener la siguiente estructura: = ( ; )
En donde: = = =
El tipo de modelo cuantitativo que mejor se adapta al caso en estudio es el modelo
dinámico , ya que se busca describir el comportamiento del sistema en función del tiempo. El modelo de sistema o alternativa que mejor se adapta a la problemática es: “Diseñar un sistema de planificación para el Departamento de Ventas y de Producción
que garantice la buena comunicación entre ambos, mediante métodos de pronósticos de la demanda y plan maestro de producción.” De lo anterior pueden surgir ciertas inquietudes tales como ¿Por qué un solo sistema o alternativa? ¿Al ser un solo sistema; lo convierte en óptimo? La existencia de un solo modelo se debe a que este sistema o alternativa incluye de manera general todo el problema sin necesidad de diseñar otros modelos, esto no quiere decir que el modelo de sistema sea óptimo, para eso el sistema debe optimizarse, usando algún criterio de optimización. [Véase etapa siguiente]
CARLOS DANTE
2.3 Optimización de la operación del sistema Se hará la suposición de que el sistema es óptimo debido a que no se cuenta con otro sistema con el cual compararlo.
2.4 Control de operación del sistema Cuando el modelo de sistema o alternativa ha sido optimizado, se requerirá de un sistema de control que asegure que el sistema estará operando bajo las condiciones para las cuales se optimizó el sistema. Este control es necesario debido a la incidencia o comportamientos impredecibles en el modelo de sistema, los cuales causan que el desempeño real de la alternativa se desvié. Para el caso en estudio, el control de operación del sistema se hará mediante un sistema de retroalimentación. Dicho sistema se ha planteado anteriormente con los siguientes indicadores:
La percepción del cliente sobre el producto
Nivel de Ingresos
Número de unidades producidas
Tiempo de fabricación del producto
Cantidad de productos defectuosos
Estos indicadores brindaran información necesaria para controlar el sistema.
2.5 Confiabilidad del sistema En esta etapa se mencionaran aquellos factores que generalmente quedaron ignorados en la fase de diseño del sistema y que seguramente se presentaran en momentos inesperados causando problemas serios al sistema ya propuesto.
Falta de presupuesto que podría ocasionar que el sistema no se lleve a cabo
Disponibilidad de tiempo de las personas involucradas
Cambios en la Administración
CARLOS DANTE
