ANALISIS PENYEBAB MASALAH
Pengertian
proses yang dilakukan sekelompok orang dengan menggunakan metode tertentu, untuk menentukan dan mencari penyebab utama masalah tersebut. dilakukan untuk menjawab pertanyaan tentang penyebab masalah utama. mencari penyebab lain dari masalah sehingga dapat menyusun rencana kegiatan yang lebih spesifik dan mampu menyelesaikan masalah.
Metode
Diagram Tulang Ikan (Fishbone ( Fishbone Diagrams atau Ishikawa Diagrams atau Cause Effect Diagrams); Diagrams);
Pohon Masalah;
Pendekatan Blum.
Proses
Focus Group Discussion (FGD);
Brainstorming (Curah Brainstorming (Curah Pendapat).
Diagram Tulang Ikan
suatu cara untuk menganalisis suatu masalah dengan mengkatagori penyebab potensial yang menyebabkan masalah tersebut
berbentuk tulang ikan
Ishikawa Diagrams
Cause and Effect Diagrams
Kelebihan diagram tulang ikan
Lebih terstruktur;
Mengkatagorikan berbagai sebab potensial dari suatu masalah dengan cara yang sistematik;
Mengajarkan pada tim dan individu mengenai proses serta prosedur yang berlaku atau yang baru.
Kekurangan diagram tulang ikan
tulang ikan belum menggambarkan sebab yang sebenarnya (paling mungkin) harus didukung data.
Penggunaan
Melakukan identifikasi penyebab masalah;
Mengkatagorikan berbagai sebab potensial suatu masalah dengan cara yang sistematik;
Mencari akar penyebab masalah;
Menjelaskan hubungan sebab akibat suatu masalah.
Pedoman Pelaksanaan
Identifikasi semua penyebab yang relevan berdasarkan fakta dan data; Karakteristik yang diamati benar-benar nyata berdasarkan fakta, dapat diukur atau diupayakan dapat diukur; Dalam diagram tulang ikan, faktor-faktor yang terkendali sedapat mungkin seimbang peranan atau bobotnya; Faktor penyebab yang ditemukan adalah yang mungkin dapat diperbaiki, bukan yang tidak mungkin diperbaiki atau diselesaikan; Dalam menyelesaikan menyelesaikan fakta dimulai pada pada tulang yang kecil, selanjutnya akan memperbaiki faktor faktor tulang besar yang akan menyelesaikan masalah; Perlu dicatat masukan yang diperoleh selama pertemuan dalam pembuatan diagram tulang ikan.
Kajian masalah MATERIAL MATERIAL
METHODE
MAN Jumlah Personil
Tdk ada Formularium
Sistem Informasi
Distribusi
Perencanaan Pelaksanaan Job Dis
tdk tepat jumlah Penyimpanan
tidak tepat harga
Pengadaan (D ropping) ropping)
Penggunaan Tdk ada SOP
tidak tepat waktu
Standar therapi Kepatuhan user
tidak tepat kualitas Evaluasi kurang
Banyaknya obat Kelompok A yang Stagnant terancam Expired dalam penyimpanan sebesar 50% di Gudang logistik RS Kusta Kediri Tahun 2005
Jumlah pasien
Dana dari Pemerintah
Kebijakan obat dari Dinkes Prop JATIM
MARKET
MONEY
Software belum ada
Rak penyimpanan kurang
MACHINE
Pohon Masalah
suatu cara untuk menggambarkan suatu jawaban yang banyak atas suatu masalah, atau merinci masalah yang pokok menjadi pertanyaan lagi, karena itu ada yang menyebut “ why-why tree diagram “ atau “five “five why tree diagram”. diagram”.
Selanjutnya dirinci lagi bagaimana sehingga ada yang menyebut ““how-how how-how diagram” diagram”
Kelebihan pohon masalah
proses analisis dan penentuan penyebab masalah semakin jelas dan komprehensif.
Kekurangan pohon masalah
membutuhkan waktu yang banyak dan jika masalah semakin kompleks akan lebih sulit dalam menentukan penyebab utama masalah
Proses pelaksanaan pohon masalah
Membuat kerangka pohon masalah; Menentukan masalah yang akan dianalisis; dianalisis; Menuliskan masalah dan menempatkan dalam kotak paling atas pada diagram; Mengidentifikasi Mengidentifikasi penyebab dari masalah yang telah ditentukan melalui FGD atau brainstorming; Dengan cara yang sama seperti langkah 4, dilakukan analisis penyebab masalah sampai tidak terjawab pertanyaan, apa yang menjadi penyebab tersebut melalui proses FGD maupun brainstorming.
POHON MASALAH SASARAN SUBBAG UMUM DAN REKAM MEDIS BELUM TERCAPAI SECARA OPTIMAL
4 akibat
BELUM TERTIBNYA ADMINISTRASI BARANG
MU
1 sebab
a PETUGAS KURANG DISIPLIN
a BARANG INVENTARIS BELUM BERLABEL
b SARANA KURANG MEMADAI
b BARANG INVENTARIS SERING PINDAH TEMPAT
c MPD
2
KESULITAN MENGINVENTARISIR BARANG
MSD c PENGELOLAAN BARANG KURANG TERTIB
3
Analisis Penyebab Utama Masalah
Metode yang bisa digunakan adalah Scoring Technique, Technique, Brainstorming , Focus Group Discussion (FGD) dan Nominal Group Technique (NGT)
Scoring Technique (Metode Skoring)
menggunakan beberapa kriteria pengukuran sehingga disebut sebagai metode Multiple Criteria Utility Assesment Assesment
Langkah-langkah 1.
2.
3.
Penetapan tujuan Penetapan tujuan dalam metode skoring lebih dipusatkan pada sasaran yang dapat diukur atau target. Penetapan kriteria Kriteria adalah refleksi atau penjabaran indikator yang digunakan untuk mengukur adanya masalah. Kriteria ini dianjurkan apabila data atau informasi masalah bersifat kualitatif atau semi-kuantitatif. Apabila data atau informasi sudah kuantitatif maka kriteria tidak diperlukan, dan langsung pada perhitungan menurut besarnya masalah. Penet enetap apan an bobot obot krite riteri ria a atau atau skor kor nila nilaii Bobot menggambarkan derajat kepentingan kriteria, masing-masing kriteria pada metode skoring bobotnya sama. Bila bobot kriteria dipertimbangkan, maka hasil akhir nilai adalah perkalian bobot x nilai.
Lanjutan Langkah-langkah 4.
Inventarisasi masalah atau alternatif prioritas masalah adalah daftar masalah yang telah diidentifikasi pada analisis situasi. Untuk menyusun prioritas masalah maka buat matrik antara masalah dan kriteria yang digunakan.
5.
Penetapan skor (scoring ) Setiap masalah dengan kriteria yang ditetapkan harus ditentukan nilai atau rating , dapat dimulai dari 1 sampai 5. Rating kriteria untuk satu masalah: (5) artinya memberikan kontribusi sangat besar pada timbulnya masalah; (4) artinya memberikan kontribusi besar pada timbulnya masalah; (3) artinya memberikan kontribusi cukup besar pada timbulnya masalah; (2) artinya memberikan kontribusi kurang besar pada timbulnya masalah; (1) artinya memberikan kontribusi sangat kurang besar pada pada timbulnya masalah.
Lanjutan Langkah-langkah 6. Matrik Ke Keputusan Keputusan didasarkan pada nilai komposit atau perkalian atau penjumlahan nilai kriteria. Nilai komposit terbesar diberi urutan pertama. 7. Keputusan fin fina al (pr (priiorit ritas) Keputusan final umumnya mengacu pada prioritas pemecahan masalah, karena faktor tenaga, dana, teknologi merupakan kriteria terlaksananya program.
Brainstorming (Curah Brainstorming (Curah pendapat)
suatu teknik yang efektif untuk membantu melakukan identifikasi masalah, menentukan penyebab masalah dan mencari cara pemecahan masalah, merupakan metoda yang digunakan untuk menggali ide atau pemikiran baru yang secara efektif melibatkan seluruh anggota kelompok.
Kelebihan metoda brainstorming :
Mendapatkan masalah, penyebab masalah dan cara pemecahan masalah dengan cepat; Merupakan data primer karena sumber data dapat langsung diperoleh; Dapat digunakan bila tidak mempunyai data sekunder; Menghasilkan ide atau pemikiran baru yang kreatif dan inovatif dengan cepat.
Kekurangan Metoda Brainstorming tidak dapat digunakan pada sampel atau peserta yang besar serta terjadi dan risiko terjadinya subyektivitas sangat besar bila tidak ditunjang dengan data-data yang ada.
Manfaat
Dapat digunakan secara efektif untuk memperoleh ide untuk menentukan masalah, identifikasi masalah, memilih prioritas masalah serta mengajukan alternatif pemecahan masalah; Untuk memperoleh ide atau pemikiran baru dari sekelompok orang dalam waktu singkat dengan menggunakan dua kemampuan (kreatif dan intuitif); Memberikan kesempatan kepada semua anggota kelompok untuk memberikan konstribusi dan keterlibatan dalam memecahkan masalah.
Definisi FGD
Focus Group Discussion atau Focus Group Discussion (FGD) atau Diskusi Kelompok Terarah (DKT) adalah bentuk diskusi yang bersifat informal dan terstruktur untuk mendiskusikan suatu masalah tertentu atau membahas penyelesaian suatu masalah.
Kelebihan FGD
Waktu yang dibutuhkan relatif singkat karena topik diskusi terfokus.
Dapat memperoleh pendapat yang lebih banyak dari peserta.
Manfaat
Diperoleh masukan dari berbagai pihak mengenai suatu masalah.
Proses Pelaksanaan
Pemanasan dan perkenalan (15 menit)
Pelaksanaan diskusi (60 menit)
Rangkuman dan Kesimpulan (15 menit)
Tujuan FGD
Evaluasi pelaksanaan SOP
Evaluasi penurunan stagnasi persediaan
Evaluasi penyusunan SOP
Tujuan
Menyusun SOP untuk rencana perbaikan untuk mengatasi masalah: Banyaknya obat stagnant stagnant Kelompok Kelompok obat A yang terancam expired expired dalam dalam penyimpanan sebesar 50 % di gudang logistik Rumah Sakit Kusta Kediri tahun 2005.
Nominal Group Technique (NGT) adalah suatu metode yang dilaksanakan melalui suatu forum pertemuan dengan tujuan:
Identifikasi masalah dan penentuan prioritas;
Pemilihan alternatif pemecahan masalah dan penentuan prioritasnya;
Melibatkan personel pada semua tingkatan organisasi dalam pengambilan keputusan final.
Pedoman Pelaksanaan 1.
2. 3. 4. 5. 6.
Menuliskan masalah atau pemecahan masalahnya, sesuai dengan tujuan forum, tanpa diskusi atau tanya jawab; Membuat daftar atau melakukan listing pada hasil no.1 pada flip-chart; Mendiskusikan hasil no.2; Membuat daftar dan pra-penentuan prioritas; Mendiskusikan hasil no.4; Penentuan Prioritas atas dasar hasil no.5.
