ALIH MEDIA ARSIP/DOKUMEN KONVENSIONAL KE MEDIA ELEKTRONIK : UPAYA EFESIENSI, PENYELAMATAN DAN PELESTARIAN ARSIP/DOKUMEN KEPEGAWAIAN DI BADAN KEPEGAWAIAN DAERAH PROVINSI JAWA BARAT I. LATAR BELAKANG Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi sekarang ini sudah sedemikan kuat mempengaruhi sendi-sendi kehidupan. Hampir di semua bidang, baik bidang jasa, dalam
layanan profesional, instansi
pemerintah ataupun swasta sudah memanfaatkan dan mengikuti perkembangan teknologi. Perkembangan teknologi khususnya di bidang Informasi dan Komunikasi juga menyebabkan ;
Perubahan cara bekerja
Perubahan cara berkomunikasi
Perubahan persepsi tentang efisiensi
Perubahan dalam penciptaan, pengelolaan dan penggunaan arsip dan informasi Dalam perjalanannya tidak dapat dipungkiri bahwa penggunaan teknologi lebih spesifik lagi perangkat
komputer sangat membantu tercapainya tujuan organisasi atau instansi serta pelaksanaan administrasi menjadi efektif dan efisien. Hal ini sejalan dengan tujuan dari sistem administrasi di suatu instansi atau organisasi manapun. Perkembangan teknologi dan perkembangan dunia ke arah globalisasi berdampak besar terhadap aspek kehidupan manusia termasuk di dalam bidang administrasi yang menuntut adanya profesionalisme dalam melaksanakan setiap aktifitas organisasi, dan tentu saja manajemen kearsipan akan mengikuti kemajuan teknologi tersebut serta, di sisi lain, menjadi suatu tantangan bagi para pengelola arsip dimanapun mereka bertugas. Dalam Undang-Undang No.43 tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah: “Rekaman
kegiatan
atau
peristiwa
dalam
berbagai
bentuk
dan
media
sesuai
dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan
daerah,
lembaga
pendidikan,
perusahaan,
organisasi
politik,
organisasi
kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.” Dari definisi tersebut, maka dapat disimpulkan bahwasanya arsip merupakan salah satu unsur yang sangat menunjang dalam keberadaan dan proses tumbuh kembang suatu organisasi.
ORGANISASI
ARSIP INFORMASI SDM ALAM MODAL
Pada masa kini, arsip merupakan suatu naskah yang diciptakan dan diterima oleh lembaga pemerintah, swasta maupun perorangan meliputi pula arsip elektronik yang dapat disimpan dalam magnetic disk dan optikal disk, termasuk dalam directori atau folder on-line sesuai dengan versinya (ANRI, 2005). Atas dasar tersebut selanjutnya para ahli di bidang kearsipan mengelompokkan arsip berdasarkan bentuk dan formatnya, menjadi dua yaitu Media Konvensional dan Media Baru (Arsip teknologi maju/ Machine readable).Maksud dari machine readable, arsip tersebut dapat dibaca hanya dengan menggunakan alat tertentu, misal ; komputer, micro reader. Media konvensional adalah media yang sudah terbiasa dipergunakan yaitu media kertas atau media tekstual atau dikenal sebagai Human readable. Media Baru ini juga dikenal sebagai arsip non kertas. Judith Ellis dalam buku Keeping Archives menyebutkan special format records
(arsip bentuk khusus) yaitu arsip yang
bentuk media dan ciri catatan informasinya memiliki karakteristik yang bersifat khusus. Arsip bentuk khusus ini merupakan related document yaitu merupakan dokumen terkait atau sebagai lampiran namun juga tidak menutup kemungkinan arsip tersebut berdiri sendiri. Arsip bentuk khusus terdiri dari: arsip audio visual, arsip kartografi dan kearsitekturan, arsip publikasi, arsip ephemera, arsip karya seni, arsip elektronik dan arsip bentuk mikro. Yang sangat perlu untuk diperhatikan dari kedua jenis arsip ini adalah sisi keautentikan dan legalitasnya, sehingga informasi yang terkandung di dalamnya akurat dan terpercaya.
Perkembangan pesat teknologi informasi yakni komputer sangat membantu tercapainya tujuan organisasi atau instansi dengan efektif dan efisien, termasuk administrasi di dalam organisasi yang menuntut adanya profesionalisme dalam melaksanakan setiap aktifitas organisasi. Aktifitas organisasi menghasilkan catatan terekam berbentuk tekstual dan berbagai bentuk media. Arsip merupakan suatu naskah yang diciptakan dan diterima oleh lembaga pemerintah, swasta maupun perorangan meliputi pula arsip elektronik yang dapat disimpan dalam magnetic disk dan optical disk, termasuk dalam directori atau folder on-line sesuai dengan versinya. Arsip elektronik mudah dicopy dan dipindahkan atau ditransfer dari satu media ke media lain sehingga organisasi memakai sistem manajemen informasi yang berbasis komputer untuk melaksanakan kegiatan serta mendokumentasikan transaksi-transaksi penting. Mengingat informasi yang disimpan secara elektronik mudah diubah dan dihapus maka patut diperhatikan pada masa penciptaan dan pemeliharaan arsip elektronik. Selain itu perkembangan teknologi komunikasi juga membuat tugas pemeliharaan bahan bukti kegiatan yang lengkap dan akurat menjadi lebih mudah. Oleh karena itu, suatu organisasi atau instansi perlu menyelenggarakan kegiatan
alih media, guna mengembangkan fungsinya yang berkaitan dengan pengelolaan arsip sebagai sumber informasi. Pada dasarnya arsip elektronik tercipta berdasarkan 2 (dua) alasan ; 1.
Sengaja diciptakan Penciptaan secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan alat yang bersifat elektronik, seperti camera digital, perekam suara, perekam video dan khususnya komputer.
2.
Alih media
Pengalihmediaan merupakan kegiatan pemindahan informasi dari bentuk tekstual ke elektronik, tanpa mengurangi isi informasinya dan disertai dengan catatan bahwa media baru yang digunakan menjamin hasilnya lebih efisien dan efektif. Untuk mengurangi resiko kehilangan informasi maka kegiatan alih media ke dalam bentuk elektronik menggunakan sistem komputer lebih umum dan lebih mudah. Keuntungan yang diperoleh dari kegiatan alih media yaitu, cepat dalam proses penemuan kembali, kerahasiaan arsip lebih terjamin, SDM yang digunakan lebih sedikit sehingga bisa menghemat biaya dan tempat simpan arsip. Proses ini memerlukan beberapa tahapan, yang masing-masing tahap akan memiliki aturan-aturan yang harus dipatuhi, untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan. Selain melalui beberapa tahapan, proses alih media memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang besar.
Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat merupakan lembaga kepegawaian daerah di tingkat provinsi yang menciptakan, menyimpan dan mengolah berbagai bentuk naskah Kepegawaian yang merupakan arsip-arsip penting yang harus dipelihara dan dilestarikan dengan sangat baik untuk kelanjutan sumber informasi pengembangan pegawai (PNS Provinsi Jawa Barat) dan sebagai bahan bukti pertangungjawaban organisasi selain juga menjadi sumber informasi yang bernilai guna primer maupun sekunder mengenai identitas dan entitas PNS provinsi Jawa Barat. Dalam pelaksanaannya di lapangan, arsip /dokumen kepegawaian yang dikelola dan bersifat dinamis aktif ini juga bisa menjadi backup jika arsip/dokumen yang dimiliki oleh pegawai hilang ataupun rusak. Dengan demikian keberadaan arsip/dokumen kepegawaian dianggap bisa berkaitan secara langsung dengan keberadaan pegawai itu sendiri, karena arsip/dokumen kepegawaian bisa menjadi representasi dari sebagian aktivitas pegawai. Berdasarkan uraian di atas, tulisan ini akan diupayakan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini: 1.
Apakah pelaksanaan/prosedur input data ke dalam bentuk elekronik sesuai dengan ketentuan kearsipan yang berlaku?
2.
Arti penting kegiatan alih media dalam rangka pengelolaan dalam menjalankan tujuan dan fungsi pokok organisasi?
3.
Fungsi arsip media baru sebagai pelestarian dan perlindungan arsip yang ada di BKD?
4.
Sejauh mana keterkaitan alih media ke dalam bentuk elektronik dengan masalah hukum dan legalisasi di Indonesia?
II. LANDASAN HUKUM 1.
UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
2.
UU Nomor 15 Tahun 2014 Tentang ASN
3.
PP Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan UU Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
4.
Perka BKN Nomor 18 Tahun 2011 Tentang Pedoman Pengelolaan Tata Naskah Kepegawaian Pegawai Negeri Sipil
III. PROSES ALIH MEDIA A.
Menurut PP Nomor 88 Tahun 1999 Kegiatan kearsipan merupakan kegiatan yang sangat dipengaruhi oleh perkembangan yang ada dalam
kehidupan masyarakat sehingga arsip di dalam lingkungan masyarakat akan tercipta dan dihasilkan oleh masyarakat dengan menggunakan teknologi yang ada pada saat arsip itu tercipta. Pada era teknologi informasi dan komunikasi menjadi bagian yang tidak terpisahkan dalam kehidupan masyarakat , informasi telah menjadi suatu kekuatan baru sehingga menjadikan arsip sebagai sumber informasi utama. Banyak alasan mengapa arsip perlu dikelola dengan baik, karena arsip memiliki fungsi penting secara umum antara lain (Agus Sugiarto, 2005: 9-10): 1. Arsip sebagai sumber ingatan atau memori. Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi apabila diperlukan. Dengan demikinan kita bisa mengingat atau menemukan kembali informasi-informasi yang terekam dalam arsip tersebut. 2.
Sebagai bahan pengambilan keputusan. Pihak manajemen dalam kegiatan tentunya memerlukan berbagai data atau informasi yang akan digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam pengambilan keputusan. Data dan informasi tersebut dapat ditemukan dalam arsip yang disimpan dalam berbagai media baik media elektronik maupun non elektronik.
3.
Sebagai bukti atau legalitas. Arsip yang dimiliki organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.
4.
Sebagai rujukan historis. Arsip yang merekam informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang. Dengan demikian, arsip dapat digunakan sebagai alat untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika kegiatan oganisasi. Oleh karena itu, arsip selalu diupayakan untuk dapat digunakan secara selektif dan efisien. Banyak upaya yang dapat dilakukan agar informasi yang terekam dalam arsip dengan media apapun agar
dapat diakses kapan saja. Salah satu cara yang efektif adalah dengan cara menyelenggarakan kegiatan alih media. Pada dasarnya penyimpanan arsip ke dalam konsep alih media elektronik memiliki teknik yang hampir sama dengan penyimpanan konvensional. Dalam penyimpanan konvensional dibutuhkan peralatan berupa folderfolder untuk menyimpan arsip-arsip, maka dalam system alih media ke bentuk elektronik (computer) juga terdapat folder-folder untuk meyimpan arsip yang telah dikonversi ke dalam bentuk file gambar (format berupa bitmaps, jpeg, pdf dll) atau dokumen ( berupa format document, text, dll). Jadi secara singkat dapat dikatakan bahwa jika pada kearsipan konvensional memiliki rak, map dan lembar arsip secara fisik (kertas), maka pada bentuk elektronik memiliki rak, map dan arsip secara virtual dalam bentuk file.
Tabel di bawah ini menunjukkan perbedaan kearsipan konvensional dengan kearsipan elektronik. Komponen Kabinet
Kearsipan Konvensional
Kearsipan Elektronik
Berupa rak atau lemari arsip
Berupa cabinet virtual yang
yang dibuat secara fisik
dibuat dengan database
Map
Berupa map fisik untuk
Berupa map virtual atau folder
menyimpanan lembaran arsip
untuk penyimpanan file dokumen
Arsip
Lembaran-lembaran surat hard
Lembaran-lembaran surat yang sudah
copy
ditransfer ke dalam file gambar/teks.
Kabinet dan map virtual merupakan database yang meniru bentuk dari cabinet dan map nyata yang dipergunakan pada system kearsipan konvensional. Hanya bedanya jika di dalam cabinet dan map nyata, kemampuan menampung arsip adalah terbatas, tetapi jika pada cabinet dan map maya ini kemampuan menampung datanya adalah tidak terbatas, yang membatasi adalah kemampuan fisik hard disk dalam menyimpan data digital. Sedangkan lembar arsip yang tersimpan di dalam map virtual, bisa berbentuk file dokumen atau gambar. File dokumen adalah file-file yang dibuat dari Microsoft Word, Excel, Power point dan sebagainya. Sedangkan file gambar adalah file yang berupa gambar sebagai hasil scanner atau import bitmap dari media yang lain. File gambar sebagai hasil scanner merupakan salah satu proses kegiatan alih media. Pengertian alih media sebagaimana diatur pada PP. Nomor 88 Tahun 1999 Tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau media lainnya adalah alih media ke micro film dan media lain yang bukan kertas dengan keamanan tinggi seperti misalnya CD Rom dan Worm. Dengan demikian alih media yang dimaksud adalah transfer informasi dari rekaman yang berbasis kertas ke dalam media lain dengan tujuan efisiensi. Dengan kehadiran komputer sebagai basis teknologi informasi, alih media tersebut dapat dilakukan dengan mudah. Alih Media arsip/dokumen adalah proses alih media dari arsip/dokumen hardcopy ke softcopy (digital). Sehingga arsip atau dokumen dalam format digital diharapkan dapat meningkatkan kinerja di lingkungan instansi yang terlibat langsung dalam penggunaannya, baik dalam pencarian maupun untuk update. Proses pekerjaan alih media dari hardcopy ke digital akan membutuhkan waktu kerja dan alur kerja yang terbagi atas tahapan-tahapan yang tercakup secara menyeluruh. Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 88 Tahun 1999 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke Dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasinya, Pengalihan dokumen perusahaan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 12 dapat dilakukan sejak dokumen dibuat atau diterima oleh perusahaan bersangkutan. Dalam pengalihan dokumen, pimpinan wajib mempertimbangkan kegunaan naskah asli dokumen yang perlu disimpan karena mengandung nilai tertentu demi kepentingan nasional atau kepentingan perusahaan. Pimpinan perusahaan wajib tetap menyimpan naskah dokumen asli dokumen perusahaan yang telah dialihkan ke dalam mikrofilm atau media lainnya, karena dokumen tersebut masih (Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik): a. mempunyai kekuatan pembuktian otentik; b. mengandung kepentingan hukum tertentu Adapun Tata Cara Peralihan Dokumen menurut Peraturan Pemerintah Nomor 11 Tahun 2008 tentang Tata Cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke Dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasinya, pasal 6 adalah: (1) Sebelum melakukan pengalihan, perusahaan yang bersangkutan wajib melakukan persiapan dan penelitian dari berbagai aspek atas dokumen perusahaan yang akan dialihkan.
(2) Pimpinan perusahaan yang bersangkutan dapat terlebih dahulu menetapkan pedoman intern dalam rangkapengalihan dokumen perusahaan. (3) Pimpinan perusahaan dapat menetapkan pejabat di lingkungan perusahaan yang bersangkutan yang ditunjukdan bertanggung jawab untuk meneliti dan menetapkan dokumen perusahaan yang akan dialihkan. Adapun peralatan yang digunakan sebagai proses kegiatan alih media harus memenuhi persyaratan sesuai dengan pasal 10 dan pasal 11: Pasal 10 (1) Pengalihan dokumen perusahaan dilakukan dengan menggunakan peralatan dan teknologi yang memenuhi standar ketetapan dan kelengkapan sehingga dapat menjamin hasil pengalihan sesuai dengan naskah asli dokumen yang dialihkan. (2) Dalam pengalihan dokumen perusahaan, pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk wajib menjamin keamanan proses pengalihan agar: a.
dokumen perusahaan hasil pengalihan, yang disimpan di dalam mikrofilm atau media lainnya tersebut, merupakan dokumen pengganti yang sepenuhnya sama dengan naskah aslinya;
b.
mikrofilm atau media lainnya tetap dalam keadaan baik untuk dapat disimpan dalam jangka waktu sekurang-kurangnya sesuai dengan ketentuan mengenai daluwarsa suatu tuntutan yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku; dan
c.
dokumen hasil pengalihan dapat dibaca atau dicetak kembali di atas kertas.
Pasal 11 (1) Perusahaan dapat menunjuk perusahaan lain untuk melaksanakan pengalihan dokumen perusahaan ke dalam mikrofilm atau media lainnya. (2) Perusahaan yang ditunjuk melaksanakan pengalihan dokumen sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) wajib memenuhi syarat sebagai berikut: a.
berbadan hukum; dan
b.
memperoleh izin usaha.
B. Pelaksanaan di BKD Provinsi Jawa Barat Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat merupakan lembaga kepegawaian daerah di tingkat provinsi yang menciptakan, menyimpan dan mengolah berbagai bentuk naskah Kepegawaian yang merupakan arsip-arsip penting yang harus dipelihara dan dilestarikan dengan sangat baik untuk kelanjutan sumber informasi pengembangan pegawai (PNS Provinsi Jawa Barat) dan sebagai bahan bukti pertangungjawaban organisasi selain juga menjadi sumber informasi yang bernilai guna primer maupun sekunder mengenai identitas dan entitas PNS provinsi Jawa Barat. Dalam pelaksanaannya di lapangan, arsip /dokumen kepegawaian yang dikelola dan bersifat dinamis aktif ini juga bisa menjadi backup jika arsip/dokumen yang dimiliki oleh pegawai hilang ataupun rusak.Dengan demikian keberadaan arsip/dokumen kepegawaian dianggap bisa berkaitan secara langsung dengan keberadaan pegawai itu sendiri, karena arsip/dokumen kepegawaian bisa menjadi representasi dari sebagian aktivitas pegawai. Seiring dengan perkembangan teknologi serta kemudahan yang didapatkan dari hasil alih media maka Sub Bidang Dokumen dan Arsip Kepegawaian Badan Kepegawaian Daerah Provinsi Jawa Barat
menerapkan kegiatan alih media arsip/dokumen kepegawaian sebagai salah satu proses pemeliharaan dan pelestarian informasinya selain efesiensi dan efektifitas dalam pelayanan.
B.1. Peralatan a. PC/Laptop sebagai sarana untuk memproses penyimpanan data arsip digital/elektronik, b. Server untuk menyimpan data arsip digital secara terpusat c. Scanner untuk memindasi arsip konvensional/tekstual d. Daftar d.1. Arsip yang akan dialih mediakan Berisikan kolom Nomor, Nip, Nama, Tgl. Cabut Berkas, TTD Petugas d.2. Arsip yang sudah dialih mediakan Berisikan kolom Nomor, Nip, Nama, Tgl. Alih Media, TTD Petugas, Keterangan e. Harddisk eksternal sebagai sarana penyimpanan backup f. Kertas berwarna untuk menandai berkas arsip yang sudah dialih mediakan Peralatan yang digunakan oleh BKD dalam alih media arsip/dokumen kepegawaian ini berupa perangkat komputer yang dibantu dengan perangkat scanner beresolusi tinggi. Dalam satu proses scaning sudah bisa memuat kertas setebal empat sentimeter. Jadi tidak harus satu per satu kertas discan, sehingga sangat cepat dalam proses alih media. Keamanan data belum dapat dipastikan apakah benar-benar aman dari virus, walaupun file yang ada berbentuk gambar (* jpg), text dan gambar (*pdf). Sehingga pihak BKD juga perlu mengkopi arsip yang telah dialihmediakan ke dalam CD-ROM atau WORM. Pada awal pengadaan peralatan, biaya yang dikeluarkan cukup mahal, akan tetapi mengingat banyak sekali keuntungan yang diperoleh pada akhirnya, maka BKD berusaha untuk terus mengalih mediakan seluruh arsip/dokumen yang tersimpan. B.2. Proses Alih Media Meskipun proses alih media yang diterapkan di BKD belum memanfaatkan aplikasi, namun dalam pelaksanaannya termasuk mudah (user friendly). System kerjanya sederhana, karena dalam prosesnya pengelola tinggal meng-klik bagian-bagian tertentu dan secara otomatis naskah-naskah yang dialih mediakan akan berubah bentuk ke dalam bentuk soft file ( format Pdf). Tahapan Kerja ; 1. Sebelum melaksanakan alih media, dilakukan pemilihan berkas perorangan yang akan discann. Pada dasarnya pemilihan berkas perorangan ini disesuaikan dengan penataan arsip manual yaitu berdasarkan urutan NIP. Berkas arsip perorangan yang sudah terpilih terlebih dahulu akan dilakukan penyortiran agar input yang akan dialih mediakan adalah betul-betul arsip. Sebelum arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam perangkat scanner, harus dipastikan dulu bahwa naskah tersebut sudah terpisah (tidak terikat dengan staples) dan lembaran kertasnya tidak ada
yang menempel. Jika naskah tersebut masih terikat dengan staples atau paperclip maka dapat menimbulkan kerusakan pada mesin, 2. Mengisi data pada Daftar Arsip Yang Akan Dialih Mediakan. 3. Naskah-naskah yang akan dialih mediakan sebelumnya dikelompokkan
terlebih dahulu.
Pengelompokkan tersebut didasarkan pada kesamaan permasalahan/subyek, sehingga pada saat proses alih media dapat dengan mudah dimasukan ke dalam sub-sub folder virtual yang ada dalam folder induk (berkas virtual perorangan), 4. Proses scanning dengan ukuran ≥ 100 kb dan dalam format Pdf, penamaan file sesuai dengan manajemen folder yang sudah ditentukan dan penyimpanan ke dalam server. Sistem penyimpanan file didalam komputer berdasarkan masalah. Contoh, untuk file Konversi NIP maka akan disimpan ke dalam sub folder 01, SK CPNS di sub folder 02, dan seterusnya. MANAJAMEN FOLDER ALIH MEDIA ARSIP/DOKUMEN KEPEGAWAIAN NIP NAMA (HURUF KAPITAL TANPA GELAR) 01 (KONVERSI NIP) nama file 01 02 (CPNS) 01 (BERKAS LAMARAN) nama file 0201 02 (NOTA PERSETUJUAN BKN) nama file 0202 01 (SK) nama file 0203 03 (PNS) 01 (NOTA PERSETUJUAN BKN) nama file 0301 02 (SK) nama file 0302 03 (PENAMBAHAN MASA KERJA) nama file 0303 04 (KEPANGKATAN) 01 (I/b) nama file 0401 01 (I/c) nama file 0402 01 (I/d) nama file 0403 01 (II/a) nama file 0404 01 (II/b) nama file 0405 01 (II/c) nama file 0406 01 (II/d) nama file 0407 01 (III/a) nama file 0408 01 (III/b) nama file 0409 01 (III/c) nama file 0410 01 (III/d) nama file 0411 01 (IV/a) nama file 0412 01 (IV/b) nama file 0413 01 (IV/c) nama file 0414 01 (IV/d) nama file 0415 01 (IV/e) nama file 0416 05 (ALIH TUGAS/JABATAN) 01 (UNIT KERJA) nama file 0501 02 (STRUKTURAL) 01 (SK) nama file 050201 Jika ada lebih dari satu Skpenamaan file ditambahkan dua digit dibelakang contoh; 05020101, 05020102, 05020103 dst
02 (BA SUMPAH JABATAN) nama file 050202 03 (SURAT PERNYATAAN MENDUDUKI JABATAN) nama file 050203 04 (SURAT PERNYATAAN MELAKSANAKAN TUGAS) nama file 050204 05 (BA SERAH TERIMA JABATAN) nama file 050205 06 (SURAT PERNYATAAN PELANTIKAN) nama file 050206 03 (FUNGSIONAL AK) 01 (SK) nama file 050301 02 (BA SUMPAH JABATAN) nama file 050302 03 (SURAT PERNYATAAN MENDUDUKI JABATAN) nama file 050303 04 (SURAT PERNYATAAN MELAKSANAKAN) TUGAS nama file 050304 04 (FUNGSIONAL UMUM) nama file 0504 06 (PENILAIAN KINERJA) 01 (DP3/SKP) nama file 0601TAHUN CONTOH SKP TAHUN 2015 MAKA NAMA FILE 06012015 02 (PAK) nama file 0602TAHUN CONTOH PAK TAHUN 2015 MAKA NAMA FILE 06022015 07 (PENDIDIKAN UMUM) 01 (SD/SEDERAJAT DISCAN DUA SISI) nama file 0701 02 (SLTP/SEDERAJAT DISCAN DUA SISI) nama file 0702 03 (SLTA/SEDERAJAT DISCAN DUA SISI) nama file 0703 04 (D1/SEDERAJAT DISCAN DENGAN TRANSKRIPT) nama file 0704 05 (D2/SEDERAJAT DISCAN DENGAN TRANSKRIPT) nama file 0705 06 (D3/SEDERAJAT DISCAN DENGAN TRANSKRIPT) nama file 0706 Jika ada Akta III maka penamaan file D3 070601 Akta III 070602 07 (D4/SEDERAJAT DISCAN DENGAN TRANSKRIPT) nama file 0707 08 (S1/SEDERAJAT DISCAN DENGAN TRANSKRIPT) nama file 0708 Jika ada Akta IV maka penamaan file S1 070801 Akta IV 070802, jika ada S1 lainnya nama file 070803 dst. 09 (S2/SEDERAJAT DISCAN DENGAN TRANSKRIPT) nama file 0709 10 (S3/SEDERAJAT DISCAN DENGAN TRANSKRIPT) nama file 0710 11 (SK IJIN BELAJAR DISCAN DENGAN TRANSKRIPT) nama file 0711 12 (SK TUGAS BELAJAR) nama file 0712 13 (IJIN PEMAKAIAN GELAR) nama file 0713 08 (DIKLAT) 01 (TEKNIS) nama file 0801 Jika ada lebih dari satu Diklat penamaan file tambahkan 2 digit dibelakang contoh; 080101, 080102, 080103 dst 02 (STRUKTURAL) 01 (PRAJABATAN) nama file 080201 02 (DIKLATPIM IV) nama file 080202 03 (DIKLATPIM III) nama file 080203 04 (DIKLATPIM II) nama file 080204 05 (DIKLATPIM I) nama file 080205 03 (FUNGSIONAL) nama file 0803 Jika ada lebih dari satu Diklat penamaan file tambahkan 2 digit dibelakang contoh; 080101, 080102, 080103 dst 09 (SERTIFIKAT) 01 (SERTIFIKASI) nama file 0901 02 (BIMTEK/KURSUS/SEMINAR DLL) nama file 0902 Jika ada lebih dari satu sertifikat, maka penamaan file tambahkan 2 digit di belakang 090201, 090202, 090203 dst
10 (PENGHARGAAN) 01 (5 TAHUN) 01 (WALIKOTA/BUPATI) nama file 100101 02 (GUBERNUR) nama file 100102 03 (PRESIDEN) nama file 100103 02 (10 TAHUN ) 01 (WALIKOTA/BUPATI) nama file 100201 02 (GUBERNUR) nama file 100202 03 (PRESIDEN) nama file 100203 03 (15 TAHUN) 01 (WALIKOTA/BUPATI) nama file 100301 02 (GUBERNUR) nama file 100302 03 (PRESIDEN) nama file 100303 04 (20 TAHUN) 01 (WALIKOTA/BUPATI) nama file 100401 02 (GUBERNUR) nama file 100402 03 (PRESIDEN) nama file 100403 05 (25 TAHUN) 01 (WALIKOTA/BUPATI) nama file 100501 02 (GUBERNUR) nama file 100502 03 (PRESIDEN) nama file 100503 06 (30 TAHUN) 01 (WALIKOTA/BUPATI) nama file 100601 02 (GUBERNUR) nama file 100602 03 (PRESIDEN) nama file 100603 11 (HUKUMAN) 01 (RINGAN) nama file 1101 02 (SEDANG) nama file 1102 03 (BERAT) nama file 1103 12 (GAJI) 01 (BERKALA) nama file 1201TAHUN CONTOH GAJI BERKALA TAHUN 2015 MAKA NAMA FILE 12012015 02 (INFASING) nama file 1202TAHUN 13 (KELENGKAPAN LAIN) 01 (KTP) nama file 1301 02 (KARPEG) nama file 1302 03 (KPE) nama file 1303 04 (NPWP) nama file 1304 05 (KARIS/KARSU) 01 (KARIS) nama file 130501 02 (KARSU) nama file 130502 06 (AKTA NIKAH) 01 (PERTAMA) nama file 130601 02 (KEDUA) nama file 130602 07 (AKTA CERAI) 01 (PERTAMA) nama file 130701 02 (KEDUA) nama file 130702 08 (AKTA KELAHIRAN)
01 (PEGAWAI) nama file 130801 02 (ISTRI/SUAMI) 01 (PERTAMA) nama file 13080201 02 (KEDUA) nama file 13080202 03 (ANAK) 01 (PERTAMA) nama file 13080301 02 (KEDUA) nama file 13080302 03 (KETIGA) nama file 13080303 04 (KEEMPAT) nama file 13080304 05 (KELIMA) nama file 13080305 09 (AKTA KEMATIAN) 01 (PEGAWAI) nama file 130901 02 (ISTRI/SUAMI) 01 (PERTAMA) nama file 13090201 02 (KEDUA) nama file 13090202 03 (ANAK) 01 (PERTAMA) nama file 13090301 02 (KEDUA) nama file 13090302 03 (KETIGA) nama file 13090303 04 (KEEMPAT) nama file 13090304 05 (KELIMA) nama file 13090305 10 (KARTU KELUARGA) nama file 1310 11 (ASKES/BPJS) 01 (PEGAWAI) nama file 131101 02 (ISTRI/SUAMI) 01 (PERTAMA) nama file 13110201 02 (KEDUA) nama file 13110202 03 (ANAK) 01 (PERTAMA) nama file 13110301 02 (KEDUA) nama file 13110302 03 (KETIGA) nama file 13110303 04 (KEEMPAT) nama file 13110304 05 (KELIMA) nama file 13110305 12 (TASPEN) nama file 13110305 13 (DRH/FIP) 01 (DRH) nama file 131301 02 (FIP) nama file 131302 14 (NUPTK) nama file 1314 15 (REKENING BANK) nama file 1315 16 (CUTI) 01 (SK CUTI DI LUAR TANGGUNGAN NEGARA) nama file 131601 02 (SK CUTI HAJI/UMROH) nama file 131602 03 (SK CUTI HAMIL/MELAHIRKAN) nama file 131603 17 (LAIN-LAIN) nama file 1317
14 (PENSIUN) 01 (SK MPP) nama file 1401 02 (PENAMBAHAN MASA KERJA) nama file 1402 03 (SK PENSIUN) 01 (BUP) nama file 131401 02 (APS) nama file 131402 01 (MENINGGAL) nama file 131403 04 (SK PEMBERHENTIAN TIDAK DENGAN HORMAT) nama file 131404
Catatan : Penambahan dua digit di belakang (01, 02, 03 dst) diberlakukan sama pada setiap naskah/SK/Surat yang lebih dari satu
5. Lembaran naskah-naskah setelah dilakukan alih media maka akan keluar dengan sendirinya, dan secara otomatis sudah berubah bentuk menjadi soft file di computer setelah sebelumnya disimpan di dalam sub folder yang sudah ditentukan. Setelah terkopi maka yang muncul dilayar monitor adalah berupa gambar file yang telah dialihmediakan lengkap dengan jumlah naskah. 6.
Berkas arsip/dokumen (berkas perorangan) yang sudah dilakukan scanning akan diberi tanda. Pemberian tanda tersebut dimaksudkan untuk membedakan antara arsip yang telah dialih mediakan dan yang belum dialih mediakan, diisikan datanya pada Daftar Arsip Yang sudah Dialih Mediakan kemudian disimpan kembali dalam rollopack.
IV. LEGALITAS HUKUM ARSIP/DOKUMEN HASIL ALIH MEDIA Perkembangan teknologi informasi yang demikian pesat telah menyebabkan perubahan kegiatan kehidupan manusia dalam berbagai bidang yang secara langsung telah mempengaruhi lahirnya bentuk-bentuk perbuatan hukum baru. Satu contoh bentuk perbuatan hukum baru yang ada di Indonesia yaitu, yang menyangkut peraturan dan legalitas alih media arsip/dokumen ( Undang-Undang RI No. 8 Tahun 1997 tentang
Dokumen Perusahaan, Undang-Undang RI no 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik dan Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi). Meskipun Undang-Undang RI No.8 Tahun 1997 tentang Dokumen Perusahaan pada dasarnya mengatur tentang alih media arsip/dokumen di perusahaan yang bersifan NGO, namun kandungannya dapat diadaptasikan bagi instansi pemerintahan. Dokumen Elektronik yang dimaksudkan adalah setiap informasi elektronik yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima atau disimpan dalam bentuk analog, digital, eletro, magnetik, optikal, atau sejenisnya yang dapat dilihat, ditampilkan, dan atau didengar melalui komputer atau sistem elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta, rancangan foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, kode akses, symbol atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang yang memahaminya ( vide pasal 1 angka 4 Undang-Undang RI nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik). Sedangkan
legalisasi
adalah
tindakan
pengesahan
isi
dokumen
perusahaan
yang
dialihkan
atau
ditransformasikan ke dalam Mikrofilm atau media lain, yang menerangkan atau menyatakan bahwa isi dokumen perusahaan yang terkandung di dalam microfilm atau media lain tersebut sesuai naskah aslinya. (pasal 1 angka 3 PP RI Nomor 88 Tahun 1999 Tentang tata cara Pengalihan Dokumen Perusahaan ke dalam Mikrofilm atau Media Lainnya dan Legalisasi ). Pasal 12 ayat (1) UU RI No.8 / 1997 Tentang dokumen Perusahaan yang bunyinya Dokumen Perusahaan dapat dialihkan ke dalam microfilm atau media lainnya, dan pasal 2 PP Nomor 88/1999 yang bunyinya. Setiap perusahaan dapat mengalihkan dokumen perusahaan yang dibuat atau diterima baik diatas kertas maupun dalam sarana lainnya ke dalam microfilm atau media lainnya. Yang dimaksud dengan media lainnya adalah alat penyimpan informasi yang bukan kertas dan mempunyai tingkat pengamanan yang dapat menjamin keaslian dokumen yang dialihkan atau ditarnsformasikan, misalnya Compact Disk-Read Only Memory (CD-ROM), dan Write-Once-Read-Many (WORM). (Vide penjelasan pasal 12 ayat 1). Jadi hasil proses alih media yang ada di BKD merupakan salah satu bentuk dokumen Pemerintahan Daerah dalam media lainnya. Arsip bentuk dokumen elektronik (arsip tekologi informasi) sebagi alat bukti terdapat dalam beberapa hukum tindak pidana antara lain:
A. Dalam Undang-Undang Tindak Pidana Korupsi Arsip bentuk elektronik dalam tindak pidana Korupsi dapat dipergunakan untuk memperoleh bukti petunjuk. Hal ini sebagaimana bunyi pasal 26 A Undang-Undang Tindak Pidana Korupsi: Alat bukti yang sah dalam bentuk sebagaimana dimaksud dalam pasal 188 ayat (2) KUHAP, khusus untuk tindak pidana korupsi juga dapat diperoleh dari: 1.
Alat bukti yang berupa informasi yang diucapkan, dikirim, diterima, atau disimpan secara elektronik dengan itu; dan
2.
Dokumen, yakni setiap rekaman data atau informasi yang dapat dilihat, dibaca, dan atau didengar yang dapat dikeluarkan dengan atau tanpa bantuan suatu sarana, baik yang tertuang di atas kertas, benda fisik ataupun selain kertas, maupun yang terekam secara elektronik, yang berupa tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, huruf, tanda angka, atau perforasi yang memiliki makna. Apa yang dimaksud dengan disimpan secara elektronik misalnya data yang disimpan dalam microfilm,
Compact Disk Read Only Memory (CD-ROM) atau Write Once Read Many (WORM). Sedangkan yang dimaksud dengan Alat optic atau serupa dengan itu dalam ayat ini tidak terbatas pada data penghubung elektronik (electronic data interchance), surat elektronnik (e-mail) telegram, teleks dan faksimili. Dari bunyi pasal 26 A beserta penjelasannya dapat disimpulkan bahwa Arsip bentuk elektronik dalam tindak pidana
korupsi adalah dokumen yang terekam secara elektronik yang berupa tulisan, suara, gambar, peta, rancangan, foto, huruf, tanda angka, atau perforasi yang memiliki makna, data yang disimpan dalam microfilm, CD-ROM atau WORM, surat elktronik, telegram, teleks, dan faksimili.
B. Kaitan dengan UU Nomor 11 dan Nomor 14 Tahun 2008
V. KESIMPULAN Sistem arsip kepegawaian elektronik merupakan otomasi dari sistem arsip kepegawaian manual. Maka sistem arsip kepegawaian elektronik sangatlah bergantung dengan sistem arsip kepegawaian manual yang telah dilaksanakan sebelumnya. Dengan kata lain sistem arsip kepegawaian elektronik tidak akan terbentuk tanpa adanya sistem arsip kepegawaian manual. Dengan demikian untuk memulai proses alih media, maka arsip konvensional yang ada haruslah terberkaskan dan tertata dengan rapi. Selain itu segala aspek yang dibutuhkan untuk melaksanakan proses alih media harus betul-betul siap, sehingga hasil yang didapatkan tidak akan percuma. Dukungan dari berbagai pihak yang terkait juga sangat diperlukan khususnya dalam hal alur arsip yang “seharusnya” masuk ke dalam berkas perorangan. Pengalih mediaan arsip/dokumen kepegawaian yang dilaksanakan di BKD Provinsi Jawa Barat seyogyanya dapat menjadi sarana bagi tercapainya efesiensi dan efektifitas dalam layanan arsip/dokumen kepegawaian baik internal maupun eksternal.
Alih media arsip/dokumen kepegawaian dengan kriteria (ukuran, format, manajemen folder) yang sama juga diharapkan dapat dilaksanakan di unit kepegawaian OPD. Tentu saja proses alih media disesuaikan dengan arsip/dokumen kepegawaian yang tersimpan di masing-masing unit kepegawaian. Hal ini bertujuan agar ; 1.
Adanya kesamaan persepsi dan pelaksanaan proses alih media serta penyimpanannya,
2.
Dapat saling mengisi dalam hal kelengkapang berkas yang ada,
3.
Proses administrasi yang tidak berkaitan dengan pembuktian hukum dapat diselesaikan dengan hanya mengirimkan arsip digital/elektronik. Penggabungan antara penataan arsip secara manual yang baik dan rapi serta alih media yang
dilaksanakan sesuai dengan ketentuan akan menghasilkan penataan arsip Hybrida yang mendekati sempurna.
