SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD EN ENTIDADES PÚBLICAS SEGÚN LA NTCGP 1000.
SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
Elija alguna de las fuentes de mejora estudiadas en el primer tema del objeto de aprendizaje (resultados de auditorías, revisión por la dirección, peticiones, quejas, reclamos, sugerencias, resultados de satisfacción) de la entidad en la cual trabaja, o en su defecto, de algún caso al cual pueda acceder. Identifique Id entifique los hallazgos reportados report ados (no conformidades, observaciones, oportunidades de mejora) y realice las siguientes actividades: 1. Detecte y redacte la no conformidad, especificando si es real real o potencial. Tenga en cuenta las recomendaciones dadas en el material de estudio para la redacción de no conformidades. Durante la verificación de los registros en el área de Desarrollo Organizacional, se evidenció que no se lleva el control de d e acuerdo a lo establecido por el Proceso de Gestión Gesti ón Documental, por cuanto no se encontraba debidamente foliados los archivos donde reposan los registros del proceso de asesoría y orientación, También se encontraron algunos documentos perforados, legajados y con ganchos, lo cual incumple lo establecido en las normas del archivo general gener al de la Nación. Al mismo tiempo, en el Grupo de Atención al Ciudadano se evidencia la falta de foliación de los archivos 2012 y 2013, en los cuales reposan los registros del producto de peticiones, quejas, reclamos, denuncias (NO CONFORMIDAD POTENCIAL)
2. Realice el análisis de causa raíz aplicando alguna de las metodologías estudiadas, estud iadas, o en su defecto, utilice alguna otra metodología validada. No Conformidad: Confo rmidad: Durante la auditoría audi toría al proceso p roceso de gestión documental, se evidenció que existe una no conformidad por cuanto no se encontraba debidamente foliados los archivos donde reposan los registros del proceso de asesoría y orientación, También se encontraron algunos documentos perforados, legajados y con ganchos, lo cual incumple lo establecido en las normas del archivo general de la Nación. Al mismo tiempo, en el Grupo de Atención al Ciudadano se evidencia la falta de foliación de los archivos 2012 y 2013, en los cuales reposan los registros del producto de peticiones, quejas, reclamos, denuncias , así como compras recientes de los mismos, incumpliendo con el principio de eficiencia en el uso de los recursos. ¿Por qué existen grandes cantidades de expedientes sin las normas archivísticas? Respuesta: Porque son archivos de común utilización donde son consultados diariamente. ¿Por qué no se le ha dado traslado los archivos al archivo central? Respuesta: Porque no ha cumplido con los tiempos establecidos para hacerlo ¿Por qué se dificulta tener al día los expedientes de acuerdo a las normas archivísticas? Respuesta: Porque los servidores públicos que consultan a diario los expedientes demoran con este lo que dificulta el proceso de archivación. 3. Establezca la acción correctiva o preventiva, según corresponda, con con su respectivo plan de acción. Establecer estrategias de articulación entre las diferentes Direcciones y áreas que intervienen en el proceso de asesoría y orientación Revisar las políticas de operación y ajustar la ejecución del Proceso. Generar cultura en el manejo documental, con capacitaciones. 4. Determine los criterios que le permitirán evaluar si la acción correctiva o preventiva es eficaz o no. Monitoreo permanente por parte de las áreas para asegurar el cumplimiento de lo normado.
