Unidad 3. Proceso de Auditoría Actividad: De la auditoría interna al proceso organizacional Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, tome un (1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice los siguientes puntos: a. Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la asistencia de la “Reunión de apertura ”. Diseñe un formato para la corroboración del personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos (objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar, observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría. FORMATO DE AUDITORIA
Reunión de apertura Proceso organizacional: Logística Compras Fecha: 17 de Junio de 2016
Objetivo: Verificar mediante auditoria interna que se esté cumpliendo con el SGC de MRC al Suministrar materiales, insumos y servicios.
Criterios de Auditoria •
SGC de MRC
•
Política de Gestión Financiera.
•
Política de Logística y Servicio al Cliente
•
Manual de Procedimientos
•
Políticas Corporativa de MRC
Indicadores Cumplimiento en compras y ventas.
Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno Responsable Área: Superintendencia de Logística Asistentes: •
Gerencia General
•
Secretaria de Gerencia
•
Superintendencia de Logística
•
Supervisor de Logística
•
Oficina Asesora de Control interno
b. Revisión documental durante la realización de la auditoría.
N°
Documento revisado
1
Política de Logística y Servicio al Cliente
2
Política de Gestión Financiera
3
Manual de Procedimientos. Cap. Compras y Logística.
Observaciones del documento Última actualización 18 de julio 2013
Última actualización 5 de enero 2016 Última actualización 9 de febrero 2016
c. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación que usará durante la auditoría. La escucha activa.
d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo). Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y escritas. •
e. Generación de hallazgos de auditoría:
Fecha: Fecha: 17 de junio del 2016 Proceso auditado: compras N°
Evidencia de auditoría
Criterios de la auditoría
1 Procedimientos de costos en política de materiales en gestión financiera bodega y stand-by
2 formato único de Cap. Compras y despachos, Manual logística de procedimientos
3
Cambios organizacionales
C: Conformidad
Política de logística y servicio al cliente
Auditor(es): Oficina asesora de control interno. Auditado(s): Superintendencia Logística.
Hallazgos de la auditoría Falta agregar implementación de procedimiento para costos en materiales de bodega y stand-by No se tiene en cuenta el formato único de despachos y recibo de mercancía en el procedimiento Falta actualización de la política de logística, cuya última actualización fue el 18 de julio 2013 y no se han agregado los cambios organizacionales del año 2016
NCM: No Conformidad Mayor
C
NCM
de
NCm
X
X
X
NCm: No Conformidad Menor
f. Prepare y realice las conclusiones de auditoría. Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un procedimiento para el manejo de costos en materiales de bodega y stand-by. •
Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de procedimientos. •
Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no se han agregado los cambios organizacionales del año 2016. •
g. Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad). h. Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad. Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado y documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades de una función las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos dentro de una organización.
CONCLUSIONES Se reconoce la importancia de establecer mecanismos claros de comunicación con el ente a auditar ya que esto facilita el proceso de auditoría. Es importante tener en cuenta cuales son las necesidades que quiere el auditado sean satisfechas mediante el proceso de auditoría, ya que en base a esto se planteara cual es la mejor manera en la que se puede proceder para que se tengan los resultados esperados. Se debe garantizar que el proceso realizado es confidencial y que el cómo son evaluados los diferentes procesos de la compañía auditada son los pertinentes.
REFERENCIAS Planificación y Preparación de Auditorias. Septiembre 07,2015, de Servicio Nacional de Aprendizaje-SENA Sitio web: https://sena.blackboard.com/webapps/blackboard/content/listContent.jsp?course_i d=_209838_1&content_id=_4475693_1
Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a través de la plataforma, en el enlace Actividades / Actividades unidad 3 / Actividad “De la auditoría interna al proceso organizacional ”. No olvide realizar el aporte al foro temático, la actividad interactiva y la evaluación de la unidad en los enlaces disponibles en el botón Actividades / Actividades unidad 3.
Nota: recuerde revisar la guía de aprendizaje de esta unidad con el fin de verificar que ha realizado todas las actividades propuestas, saber cómo desarrollarlas y entregarlas correctamente.
Criterios de evaluación Describe los aspectos generales que permiten la adecuada documentación de observaciones, objetivos, memorandos y revisión documental dentro de un proceso de auditoría de calidad. Define las técnicas de comunicación, recolección, verificación de información y obtención de evidencias de la auditoría. Reflexiona sobre la actividad realizada exponiendo su punto de vista con respecto al aprendizaje adquirido. Entrega a tiempo: envía la actividad en la fecha indicada por el instructor.
