Activdad 3 Organizacion Dtal

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

 ACTIVIDAD 3 LIGIA ORTIZ GARZON  Aprendiz

ROCIO DEL CARMEN CORENA ALFARO

Tutora

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE  – SENA ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

2014

INTRODUCCION La promulgación de la Ley General de Archivos (594/2002) está orientada básicamente a racionalizar el trámite de los documentos de la Administración Pública, promover la organización técnica de los archivos de gestión, garantizar la conservación de los documentos de valor histórico de las entidades oficiales y estimular la conservación y consulta de los archivos históricos. En los tiempos actuales el manejo de la información es esencial para todas las actividades y para el avance del conocimiento. En los archivos se conserva parte significativa de ese creciente mundo de la información, ya que en ellos quedan los registros no solo de los hechos de la gestión pública o privada, sino muchos datos que genera la ciencia, la técnica y el arte, motivo por el cual es fundamental regular su organización.

Este mini-manual se constituye en una herramienta de apoyo y consulta para que la Gestión Documental para la aplicación de la Tabla de Retención Documental y organización de los  Archivos de Gestión (Archivo General de la Nación: Ley 594 de 2000 Art. 24, Decreto 1382 de 1995, Acuerdo 039 de 2002,  Acuerdo 042 de 2002). Su contenido permite detallar la metodología para la identificación y conformación de las series y subseries documentales; organización de los Archivos de Gestión, teniendo en cuenta la ubicación, clasificación y conformación de expedientes; ordenación y foliación de los tipos documentales en los expedientes; descripción de cajas, expedientes y carpetas; preparación de la documentación para realizar las transferencias documentales y cómo diligenciar el inventario documental para mantener un control permanente de las series que conforman cada archivo.

CONCEPTOS BASICOS TA B L A DE series  con

RETENCION DOCUMENTA L : Listado de sus correspondientes T i p o s    documentales a

los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los de documentos. Remisión de los documentos del archivo de gestión al central , y de este al histórico, de conformidad con las tablas de retención y valoración documental vigentes. TRANSFRENCIA

DOCUMENTAL :

ACTIVIDAD 3 Teniendo en cuenta la lectura de la actividad de contextualización, realice en la herramienta ofimática de su preferencia un mapa conceptual en el cual se logre visualizar de manera ilustrativa los siguientes aspectos: 1. Importancia de la aplicación de las Transferencias documentales. •Garantizar •Evitan

a los ciudadanos el acceso a la información.

la producción y acumulación irracional de documentos.

• Aseguran

y facilitan el control efectivo y ordenado de la documentación. •Solucionan

a nivel físico y funcional el problema de la acumulación de documentos en las dependencias e instituciones productoras.

2. La necesidad e implementación de las Transferencias en el archivo de gestión, central e histórico.

3. La preparación física de los documentos.

MAPA CONCEPTUAL

CONCLUSIONES Las Tablas de Retención Documental son una herramienta para mejorar la gestión documental de una entidad, sin embargo sino existe previamente una buena organización de los documentos de cualquier entidad, como un archivo real, será muy difícil para la entidad el manejo de las tablas de Retención Documental de ahí que sea importante tener un orden en los diferentes archivos , ya que “existe un lugar para cada cosa” . En conclusión se observo que las transferencias documentales son un proceso por el cual debe pasar el documento para llegar al lugar donde serán conservados durante más tiempo.  Además es importante que todas las entidades realicen las transferencias para aprovechar espacio y tener los documentos de manera organizada, e importante recalcar que para este proceso tomamos como base las tablas de retención documental.

BIBLIOGRAFIA s.n.) Procesos Archivísticos. (Video). Tomado dehttps://www.youtube.com/watch?v=8S6WbeqZnYw Enlace - Mini manual. Tablas de Retención y Transferencias Documentales.

Este documento es un manual donde indica cómo se realizan las Tablas de Retención Documental y las Transferencias Documentales. cdim.esap.edu.co www.sgc.gov.co/Intranet/.../INSTRUCITVO-DE- TRANSFERENCIA.asp..