SEP
SNEST
DGEST
INSTITUTO TECNOLOGICO DE CIUDAD JUAREZ
ADMINISTRACION DE PROYECTOS TRABAJO UNIDAD IV:
CIERRE DE PROYECTO EQUIPO 9: Payan Mendoza Luis: 09110779 Vázquez Dozal Cesar Alberto: 09110827
PROFESOR ING. JAVIER ARMENDARIZ VILLEGAS
Cd. Juárez, Chihuahua, México, 22 Mayo de 2012
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INDICE 4.1. CONTROL: IMPORTANCIA DE LOS MÉTODOS DE CONTROL.............2 4.1.1. Graficas de avance...................................................................................2 4.1.2. Graficas de rendimiento..........................................................................3
4.2. CIERRE DEL PROYECTO..............................................................................4 4.2.1. Objetivos del cierre de proyecto............................................................5 4.2.2. Aceptación del proyecto.........................................................................6 4.2.3. Informe del cierre del proyecto…………………………………………..7 4.4.4. Evaluación y retroalimentación…………………………………………..9
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CONTROL Y CIERRE DEL PROYECTO 4.1 CONTROL: IMPORTANCIA Y MÉTODOS DE CONTROL El control es un proceso mediante el cual la administración se cerciora si lo que ocurre concuerda con lo que supuestamente debiera ocurrir, de los contrario, será necesario que se hagan los ajustes o correcciones necesarios. El control dentro de un proyecto se encarga de, determinar con precisión tanto el avance de cada una de las actividades como el que corresponde al proyecto total. •
Vigilar las desviaciones del plan
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Emprender acciones correctivas
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Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados
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Cambiar los calendarios del proyecto
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Adaptar los niveles de recursos
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Cambiar el alcance del proyecto
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Regresar a la etapa de planeación para hacer ajustes
4.1.1 GRÁFICAS DE AVANCE La curva de avance, es un documento muy útil cuando llegamos a la etapa de ejecución del proyecto. Es un documento adicional de programación donde se ve, gráficamente, el avance del proyecto a través de una escala de tiempo, en % de avance del proyecto total.
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Esto se logra a través de sumar los avances parciales de cada una de las actividades en un período de tiempo. La curva de avance, se elabora en dos modalidades, una curva de avance programado y también sobre este mismo gráfico, se traza la curva de avance real, durante la ejecución de los trabajos.
La principal utilidad que tiene esta gráfica, es la de visualizar de manera resumida y rápida, el desarrollo en la ejecución del proyecto, y le sirve al Jefe del proyecto para efectuar un análisis de las desviaciones que van ocurriendo a lo largo del proyecto, con lo cual puede tomar las decisiones más acertadas para llevar a cabo acciones preventivas y/o correctivas, incluso para reprogramar todo el proyecto.
4.1.2. GRAFICAS DE RENDIMIENTO La grafica de rendimiento nos va a servir para observar el ritmo o velocidad de trabajo al mismo tiempo que las metas parciales que se van logrando con el transcurso del tiempo. En la ordenada presentamos una escala con porcentajes y en la abscisa los días de duración del proyecto mas la tolerancia calculada. En esta grafica se señala la meta final que se encuentra en el renglón del 100 % de eficiencia y la coordenada del tiempo final del proyecto.
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4.2. CIERRE DEL PROYECTO El cierre de un proyecto es la culminación del proceso proyectual, y el momento de hacer balance del mismo. Durante el cierre se advierte cómo de bien o de mal se a terminado y, en especial, si se han alcanzado los objetivos (beneficios) previstos. Un proyecto ha finalizado cuando:
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Desde el punto de vista técnico, que todas las actividades hayan finalizado por completo, o en el peor caso, que se haya agotado el tiempo para llevarlos a cabo.
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Desde el punto de vista administrativo, que no van a presentarse costes adicionales y de que se han facturado todas las cantidades al cliente, (independientemente de que aún no se hayan cobrado).
El cierre del proyecto incluye la aceptación oficial del proyecto y la finalización del mismo. Las actividades administrativas de incluir el archivo de los expedientes y la documentación de todo lo aprendido a lo largo de la ejecución del proyecto.
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En el transcurso de cualquier proyecto se realizan cambios, que deben de valorarse y adjuntase en el cierre del proyecto. El cambio es una parte normal y prevista del proceso de ejecución del proyecto. Los cambios pueden ser el resultado de las necesarias modificaciones de diseño, las diferentes condiciones del lugar, la disponibilidad de material, contratista de cambios solicitados, el valor de ingeniería y de impacto por parte de terceros, por citar algunos. Más allá de la ejecución de los cambios en el terreno, el cambio normalmente es necesario documentar para mostrar lo que de hecho se construye.
4.2.1 OBJETIVO DEL CIERRE DEL PROYECTO Objetivos principales • Analizar desde la perspectiva económica; balance de los recursos gastados y los beneficios obtenidos. • Diagnosticar el funcionamiento, tratando de analizar las desviaciones entre las previsiones iniciales y el resultado. • Corregir (proyectos futuros) las actuaciones que dieron pie a tales desviaciones.
Objetivos secundarios • Consolidar los resultados técnicos del proyecto en el “curriculum” de la empresa (conocimientos adquiridos, tecnología utilizada, documentación, productos, etc.). • Evaluación de proyectos futuros. Identificar las nuevas
oportunidades
comerciales nacidas a partir de la consecución del proyecto y darle continuidad con nuevos contratos. El cierre provoca obligatoriamente la facturación y las reuniones de evaluación; donde se examinará cuál ha sido el transcurso en fase del proyecto, cuál es el margen obtenido de beneficios y se extraerán conclusiones sobre ello. 7
4.2.2. ACEPTACION DEL PROYECTO Con el fin de evitar ambigüedades que se propagan hasta el momento de la aceptación del trabajo, cada requisito individual del proyecto debe quedar claro antes de comenzar el proyecto y, a ser posible, plasmado en algún documento.
Con la firma del acta de aceptación, el cliente certifica que ha revisado los trabajos presentados y que está conforme con ellos.
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4.2.3 INFORME DEL CIERRE DEL PROYECTO El Informe de cierre de proyecto es un documento final producido en el proyecto y usado por la directiva de la organización para evitar que persistan aún faltas y de esa manera concluirlo formalmente. El mismo debe desarrollarse para detallar las actividades realizadas como cierre formal y definir los problemas, riesgos, y recomendaciones fundamentales que deben seguirse a partir de ese momento. De manera general, el documento debe listar las actividades de cierre y cualquier elemento importante que se considere. Normalmente debe ser producido una vez que el proyecto ha sido completado exitosamente y entregado a los clientes, o cuando se decida cerrar el proyecto por alguna razón. Se recomienda siempre hacer un Informe de chequeo de cada fase que se vaya terminando en el caso de que el proyecto sea grande o complejo, de manera tal que luego sea mucho más simple. A continuación se muestran algunos elementos que se considera importante incluir en el informe, aunque puede definirse un formato propio con los acápites que se entiendan necesarios: • Descripción del proyecto: Resumen con la descripción general del proyecto, que brinde una visión global acerca de sus objetivos. • Razones de ejecución del cierre: Definir por qué está cerrándose el proyecto, ya sea porque los resultados han sido alcanzados, la fecha de conclusión ha llegado, o el presupuesto ha sido agotado. En determinados casos podría ser cerrado por otras razones, como cambios en las políticas y prioridades de la organización. Listar cada uno de los elementos que definan y justifiquen la razón mencionada anteriormente, de manera que facilite a las personas que controlen el cierre el tomar las decisiones correspondientes.
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• Equipo de proyecto: Describe los roles y la estructura que existe, los elementos que fueron tenidos en cuenta, así como su comportamiento a lo largo del ciclo de vida. Define, en el caso de que sea necesario, qué pasos se darán con cada miembro del equipo, o qué sugerencias se tienen para su incorporación a nuevas tareas. • Gestión de conflictos: Identifica los problemas que aún perduran o que pueden aparecer, y cómo se procederá a partir del cierre. • Gestión de riesgos: Identifica los riesgos que serán transferidos con el producto en operación y cómo se debe proceder para su monitoreo. • Gestión financiera: Identifica cualquier problema financiero, tales como fondos excedentes, y define o propone cómo serán manejados. • Gestión de los recursos: Describe los recursos que fueron adquiridos por el proyecto y qué uso posterior se les dará. • Gestión documental: Identifica cada elemento de la documentación a almacenar, indicar el lugar de almacenamiento correspondiente, además de dónde serán ubicadas sus copias, ya sean duras o electrónicas, definir al responsable de esta actividad. • Responsabilidades post proyecto: Lista todas las responsabilidades que aún se tienen con el proyecto, qué acciones se requieren y quién es el responsable a partir de ese momento. Aquí pueden incluirse salidas que no han sido entregadas, o que no poseen el rendimiento adecuado y deben seguir trabajándose, cómo se realizará el mantenimiento y soporte de los productos en operación, entre otras cosas. • Recomendaciones: Lista cualquier recomendación que se tengan, tales cómo continuar la operación, cómo solucionar problemas que se enfrenten, etc.
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• Anexos: Incluir cualquier documento que pueda brinda información adicional importante, tales como copias de la aceptación por parte del cliente para cada entregable, copias de revisiones o evaluaciones previas del proyecto, etc.
4.2.4 EVALUACION Y CIERRE DEL PROYECTO PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN Cuando las actividades se adelantan en su ejecución a las fechas programadas, generalmente no modifican sus costos directos y en cambio sí disminuyen los costos indirectos. En términos generales podemos decir que benefician los resultados de los presupuestos al terminar las actividades antes de la fecha programada. También es sencilla la decisión para adelantar la actividad siguiente a aquella terminada con anticipación y sólo debe investigarse la posibilidad de hacerlo en cuanto a tener en ese momento los recursos humanos y materiales que se
requieren.
Tratándose de retardos, la evaluación y la decisión no son tan sencillas porque, por regla general, se modifican los costos, se trastornan las secuencias y se pierde la disponibilidad del tiempo, por lo que hay necesidad de tener un procedimiento de evaluación que permita determinar todas las consecuencias de un
retraso
en
una
actividad
del
proyecto.
Los retrasos deben ser absorbidos por las holguras y en el caso de que no existan éstas, aquellos deben neutralizarse por medio de compresiones en las actividades.
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