SOP Bimbel
SOP (STANDART OPERATING PROCEDURE) BIMBINGAN BELAJAR
BIMBINGAN BELAJAR SD, SMP DAN SMA
1
SOP Bimbel
BAB 1 S.O.P. INVESTOR Pendahuluan Sesuai dengan perkembangan zaman di segala bidang, sekolah menuntut peningkatan SDM anak-anak didik mereka mempunyai pengetahuan yang cukup sebagai bekal kehidupan dan tuntutan kerja. Kurikulum yang melebihi kapasitas otak rata-rata anak Indonesia dijejalkan tanpa henti tanpa menghiraukan apakah mereka mampu atau tidak. Efeknya mereka belajar dengan sangat keras atau sebaliknya, lebih baik bolos di PS atau tempat-tempat hiburan lainnya. Disinilah peluang bimbingan belajar sangat besar, dengan menawarkan pembelajaran yang menyenangkan, fokus dengan penyampaian sederhana tetapi dapat cepat menambah pengetahuan dan ketrampilan siswa. Bimbingan belajar merupakan tambahan belajar bagi siswa yang tidak ingin ketinggalan materi pembelajaran atau siswa yang ingin meningkatkan prestasi belajar. Fenomena-fenomena yang terjadi dalam masyarakat bahwa bimbingan belajar sangat diperlukan : 1. Orang tua atau siswa kurang yakin terhadap pengetahuan mereka sendiri kalau mereka belum mengikuti bimbingan belajar di luar. 2. Kurikulum sekolah terlalu banyak dengan waktu yang kurang memadai, memaksa guru sekolah menuntaskan kegiatan belajar tanpa menghiraukan apakah siswa sudah mampu betul atau belum sehingga siswa akan mencari bimbingan belajar yang dapat menyampaikan materi pelajaran sekolah dengan cepat tetapi dengan cara-cara yang sederhana dan mudah dimengerti. 3. Pembelajaran di sekolah yang monoton tanpa diselingi kegiatan yang menggairahkan siswa membuat siswa cepat bosan sehingga siswa lebih memilih menimba ilmu di
2
SOP Bimbel
bimbingan belajar dan akibatnya sekolah hanya sebagai formalitas saja. 4. Banyak siswa tidak dapat mengikuti pembelajaran di sekolah karena terlalu cepat, banyak kegiatan di luar sekolah, atau kurang suka dengan lingkungan sekolahnya. Hal ini membuat siswa merasa dirinya harus mengikuti bimbingan belajar untuk mengejar materi sekolah. 5. Kriteria Ujian Nasional yang setiap tahun terus berganti tanpa suatu kepastian, membuat orang tua siswa takut untuk membiarkan putra-putrinya belajar hanya dari materi yang diberikan sekolah, karena jika putraputrinya tidak lulus berakibat fatal, misalnya harus mengulang, tambahan biaya yang tidak sedikit, membuat malu keluarga dan masih banyak beban sosial dan materi lainnya yang harus ditanggung siswa itu sendiri maupun orang tuanya. 6. Bimbingan belajar menjadi trend siswa saat ini, siswa malu jika tidak mengikuti salah satu bimbingan belajar yang ada di kota mereka. 7. Orang tua siswa yang mempunyai peringkat paling bawah di kelasnya akan berusaha semaksimal mungkin agar putra-putrinya dapat naik peringkatnya. Berdasarkan fenomena-fenomena tersebut di atas, tidak semua bimbingan belajar dapat menjawab tantangan tersebut. Bimbingan belajar Simpel dan Cepat menghadirkan solusi bimbingan belajar sederhana tetapi cepat dalam penguasaan materi pelajaran. Dengan berbasiskan Teknologi Informasi (IT), Kami memberikan pelayanan kepada siswa dengan berbasis media pembelajaran slide, flash dan java yang membuat penyampaian materi pembelajaran menjadi cepat, sederhana dan menyenangkan. Dengan mengimplementasikan teknologi pembelajaran terbaru, serta model pembelajaran yang telah teruji efektif membuat siswa cepat mengerti materi pelajaran
3
SOP Bimbel
sekolah, Bimbingan belajar Simpel dan cepat merupakan pilihan utama bagi siswa-siswa kita. Kiat-Kiat dalam Menjalankan Bisnis Bimbingan Belajar Perlu ditanamkan dalam diri setiap personil pengurus Bimbingan Belajar bahwa “Semua siswa Bimbingan Belajar adalah Anak / Adik Kita” itulah kunci utama dalam menjalankan bisnis ini.Di depan siswa janganlah membicarakan hal tentang pembayaran, biarlah administrator yang bertanggungjawab akan hal tersebut. Sedikit Kiat-kiat dalam menjalankan Bisnis Bimbingan Belajar antara lain : 1. Jangan mudah menyerah dengan permasalahanpermasalahan siswa, harus siap diprotes orang tua siswa ketika tentor kita tidak memuaskan, hadapi dengan senyuman dan tindak lanjut yang tepat agar bimbel kita maju terus. 2. Bimbingan Belajar bukanlah pabrik atau perusahaan makanan yang dapat berkembang dengan cepat, tetapi harus membangun reputasi terlebih dahulu untuk setiap daerahnya sendiri. 3. Bangunlah kepercayaan masyarakat dan jadikan Oscas Indonesia sebagai brand image mereka. 4. Kerjasama yang baik antara pengelola bimbel, tentor dan orang tua kunci dalam kestabilan bimbel. 5. Komunikatif terhadap perkembangan siswa kepada orang tua menunjukkan perhatian kita terhadap mereka. 6. Ketika ada masalah dengan siswa, siswa tidak bisa diatur atau mengacau segera tindak lanjuti atau dikeluarkan, karena ada siswa yang banyak melanggar aturan bimbel dibiarkan maka akan menjadi kebiasaan dan merembet ke semua siswa. 7. Berikan bonus kepada administrator, marketing atau pegawai lainnya jika melaksanakan tugas dengan lebih baik dan memberikan keuntungan lebih kepada lembaga.
4
SOP Bimbel
Tata Cara Penggunaan SOP SOP berisi Job Description dan desain produk Bimbingan Belajar Oscas Indonesia. 1. Job Description a. Investor b. Manajer c. Admin d. Marketing e. Tentor 2. Desain Produk a. Front Office b. Kelas Kelompok c. Kelas Privat d. Desain banner dan Brosur e. Desain tata letak banner Investor dan menajer bertanggungjawab memberikan penjelasan tentang Job Description pegawai kepada semua pegawai. Manajer bertanggungjawab mengawasi dan memperbaiki serta melakukan kegiatan pembangunan bimbingan belajar dan melaporkan kepada investor. Fasilitas dan Personalia Di dalam sebuah perusahaan, perlu adanya sumber daya manusia yang handal dan fasilitas yang memadai. Kegiatan penyediaan sumber daya manusia pertama kali adalah investor sebagai penanggungjawab diatas manajer umum. Untuk itu sebelum menjalankan Bimbingan Belajar Pihak Investor harus menyediakan : 1. Manajer sebagai Kepala Cabang. 2. Sarana dan Prasarana / Fasilitas 3. Tenaga Administrasi 4. Tenaga Publikasi / Marketing
5
SOP Bimbel
1.Manajer sebagai Kepala Cabang Seorang Investor dapat merangkap menjadi manajer / Kepala Cabang dalam menjalankan bisinis bimbingan belajar ini, tetapi jika Anda sudah sibuk dengan banyaknya kegiatan bisnis Anda, Anda perlu mengangkat Kepala Cabang demi kelancaran bisnis yang Anda investasikan. Kegiatan Pemilihan Kepala Cabang tidaklah mudah karena kunci keberhasilan pada Manajer tersebut. Manajer minimal mempunyai ciri-ciri sebagai berikut : a. Umur 25 – 35 tahun Umur yang terlalu muda gegabah dan umur terlalu tua kurang produktif, kurang bisa menghasilkan inovasiinovasi baru. Tetapi jika pihak investor benar-benar percaya dengan kemampuan calon manajer, keputusan mutlak di tangan investor. b.Berjiwa pantang menyerah Kegiatan bimbingan belajar banyak saingannya, mulai dari bimbingan belajar kecil sampai dengan bimbingan belajar besar. Kegiatan menjalankan bisnis ini, dapat membuat pusing kepala, jika seorang menajer cepat menyerah pihak investor akan sangat dirugikan. Bagaimana kita dapat tahu bahwa seseorang mempunyai jiwa pantang menyerah ?, saat melamar kerja atau orang yang sudah kenal dan kita tunjuk sebagai manajer berikan tugas yang kira-kira dia tidak dapat melakukannya pada tenggang waktu tertentu, jika Dia dapat melalukan dengan baik, dan tidak terlalu banyak alasan karena hasil tugasnya tidak memuaskan, Dialah yang kita cari. c. Mempunyai Pendidikan yang cukup memadai. Strata I, tidak menjamin bahwa Dia mampu menjadi manajer, tetapi dalam hal ini kita perlu mencari orang yang berpengetahuan luas artinya S 1 yang berpengalaman di luar disiplin ilmunya sendiri.
6
SOP Bimbel
d. Mempunyai jiwa kepemimpinan Dibuktikan dengan sertifikast, pernah menjadi ketua atau menjabat minimal Kepala Bidang dalam suatu organisasi sudah menunjukkan bahwa Dia dapat memimpin e. Dapat berkomonikasi dengan baik. f. Berjiwa Besar 2.Sarana dan Prasarana Fasilitas dalam bimbingan tidak terlalu banyak jenisnya, tetapi membutuhkan biaya tidak sedikit. Tempat bimbingan dicat yang mencolok atau dibuat senyaman mungkin agar mereka betah tinggal disitu. Nyaman bukan berarti mewah, tapi nyaman untuk anak sekolah adalah lebih bebas. Warna Dominan Bimbel RBS adalah Merah Kuning Hijau (kuning kunyit)
‘ Fasilitas yang dibutuhkan dalam Bimbingan belajar ini antara lain : a. Tempat Bimbingan / Rumah Tempat bimbingan dapat menggunakan fasilitas sendiri (rumah sendiri) atau menyewa (kontrak). Kriteria tempat bimbingan yang standar : 1. Dekat dengan jalan raya / mudah dijangkau 2. Mempunyai ruang yang cukup untuk front office, 2 ruang kelas, 4 ruang privat. 3. Mempunyai Kamar mandi minimal 1 buah. 4. Tempat parkir memadai.
7
SOP Bimbel
b.Front Office 1. Meja Front Office 2. Kursi Front Office 3. Kursi Tamu 4. Komputer 5. Printer 6. Perlengkapan admin
1 buah 1 buah 3 buah 1 buah 2 buah 1 set
c. Ruang kelas (per ruang) 1. Whiteboard 2. Kursi Tutor 3. Kursi Kuliah 4. Penghapus 5. Spidol 6. Kipas angin 7. Monitor / LCD Projektor d. Alat Kebersihan
1 buah 1 buah 15 buah 1 buah 2 buah 1 buah 1 buah 1 set
3.Tenaga Administrasi Tenaga administrasi merangkap sebagai front office yang tugas utamanya membantu menajer dalam hal jadwal bimbingan, pembayaran, merekap dan memberikan gaji kepada pegawai. Pengangkatan tenaga administrasi dikonsultasikan antara manajer dan investor, karena administrator haruslah handal. Ciri-ciri minimal dalam memilih Tenaga Admin : a. Berpenampilan menarik b.Komunikatif Dapat berbicara lancar dan tidak membingungkan. c. Persuasif Bersifat mempengaruhi pendapat orang lain. Keahlian ini dibutuhkan saat ada orang tua / siswa yang mendaftar tetapi masih dalam kondisi ragu atau sedang memilih-milih bimbingan belajar yang akan di masuki, tetapi front office yang baik dapat
8
SOP Bimbel
menyakinkan dan akhirnya siswa tersebut mau masuk bimbingan kita. d. Berkahlian komputer dan dapat merekap keuangan e. Jujur dalam administrasi 4.Tenaga Publikasi / Marketing Tenaga publikasi diangkat dengan berkonsultasi antara investor dan manajer. Tugas tenaga publikasi membantu dalam mengajukan proposal kegiatan ke sekolah-sekolah, menyebar brosur, menempel poster dinding dll Ciri dari tenaga publikasi antara lain : 1. Komunikatif 2. Sanggup bekerja di malam hari 3. Mempunyai kendaraan pribadi 4. Persuasif Tugas Investor 1. Meminta dan mengkoreksi laporan tiap bulan kepada manajer 2. Memberikan Biaya pembangunan fasilitas dan gaji bulan pertama kepada semua pegawai 3. Mengawasi dan membayarkan royalti 10 % dari laba bersih ke pusat lembaga Hak Investor 1. Meminta laba investor dari manajer setiap bulan 2. Menerima update dari Pusat. 3. Dapat memberhentikan / memecat semua pegawai termasuk manajer jika dianggap tidak kooperatif dengan investor. Hak Bimbingan Belajar Pusat kepada Cabang 1. Pusat dapat menghentikan update modul dan media jika royalti tidak dibayarkan.
9
SOP Bimbel
2. Pusat dapat mencabut izin penggunaan Nama Oscas Indonesia dan mengambil dan tidak mengizinkan lagi penggunaan semua file yang telah diberikan ke cabang jika a. Cabang tidak membayarkan royalti 10 % dari laba bersih b. Cabang telah melakukan tindakan yang mencemarkan Nama baik Oscas Indonesia c. Cabang tidak menaati peraturan-peraturan yang berlaku sebagai outlet cabang pusat Bimbingan.
STRUKTUR ORGANISASI
Investor Investor Manajer Manajer Admin Admin
Marketing Marketing Tentor Tentor 11 Tentor Tentor 22 Tentor Tentor 33 Tentor Tentor ….dst ….dst
BAB II 10
SOP Bimbel
SOP MANAJER Manajer dalam hal ini bertindak sebagai Kepala Cabang bertanggungjawab penuh terhadap kestabilan, perkembangan dan nama baik bimbingan. Laba atau rugi lembaga bimbingan belajar adalah tanggungjawab seorang manajer sebagai Kepala Cabang. Pada bulan-bulan pertama pendirian bimbingan, seorang manajer harus berusaha sekuat tenaga dengan mencurahkan segala perhatian ke lembaga agar lembaga dapat berjalan dan mendapatkan hasil. Tugas Manajer Tugas utama manajer adalah menjalankan bisnis bimbingan belajar. Tugas tersebut meliputi : a. Bersama dengan investor membeli dan melengkapi fasilitas b.Mencari dan memilih Tentor Tentor / pengajar dalam bimbingan memegang peranan dalam pengembangan kualitatif bimbingan belajar. Tentor yang bagus dapat membuat bimbingan belajar kita cepat maju dan terkenal. Tentor yang kurang bagus hanya akan memperjelek bimbingan belajar kita. Maka langkah kita sebagai pimpinan jika ada komplain dari siswa / orang tua siswa maka kita harus cepat menindaklanjuti dengan memberi peringatan atau mencari pengganti tentor maple tersebut secapatnya. Ciri-ciri Tentor yang baik : a. Penampilan sederhana (tidak menggunakan pakaian yang mencolok tetapi juga tidak berpakaian yang jelek) b. Persuasif (dapat mengambil hati orang lain dan dapat mempengaruhi orang dengan baik) c. Sopan dan gampang bergaul. d. Menguasai materi pelajaran sesuai bidangnya e. Tepat waktu
11
SOP Bimbel
f. g.
Disiplin Komunikatif
Ciri Tentor Tidak Baik a. Suka mengambil keputusan sendiri tanpa konfirmasi, misalnya membuat jadwal pertemuan sendiri ketika tentor tersebut berhalangan hadir b. Terlalu pendiam, siswa kurang menyukai tentor yang hanya mengajar saja, mereka menganggap tentor kurang perhatian. c. Tidak menyukai anak kecil / gampang marah, dalam bimbingan belajar ketika tentor memarahi (membentak) siswa tentu saja siswa akan malas datang dan keluar. d. Kurang percaya diri, saat bicara kurang mantap, hal ini menyebabkan siswa beranggapan materi yang diajarkan belum tentu benar e. Kurang disiplin, berpakaian kurang sopan dsb. Strategi Pencarian dan penerimaan Tentor. a. Membuka lowongan tentor di Tempat-tempat besar seperti Kantor Pos Pusat, Dinaskertran, di Koran, di kampus, atau perkumpulan Guru Honorer. b. Wawancara langsung dengan pelamar tentor c. Memberikan sebuah surat pernyataan tentor untuk ditandatangani d. Memberikan tes akademis berupa soal Ujian Nasional sesuai dengan mata pelajaran yang diampunya
c. Mengambil kebijakan Marketing
12
SOP Bimbel
Pertama kali yang harus dilakukan oleh manajer setelah fasilitas terpenuhi adalah mengambil kebijakan marketing. Beberapa teknik marketing sebagai referensi adalah sebagai berikut : a. Brosur 1) Ditempelkan ditempat strategis (dekat dengan perumahan atau perumahan golongan menengah ke atas) 2) Diletakkan persis didepan pintu rumah (perumahan) jangan di sebar karena hasilnya nihil. Lebih baik jalan kaki dan masuk rumah masing-masing. 3) Diletakkan di Perpus daerah, perpustakaan Sekolah 4) Apabila memungkinkan di Toko Buku 5) Penyebaran Brosur saat siswa masuk sekolah atau saat pulang sekolah kurang efektif karena terlalu banyak yang terbuang. 6) Brosur ditempel di warung-warung bakso, sate dll yang kondisinya lumayan baik. b. Banner 0,5 x 1 meter. Ditempelkan di pohon-pohon pinggir jalan dekat perumahan atau komplek perumahan golongan Menengah ke atas. c. Stiker d. Lomba Melukis antar SD, atau sejenis. e. Membuat rekanan dengan perusahaan kecil, menengah dan atas dalam promosi bimbingan belajar. Rekanan minimal mempunyai idcard (kartu anggota), penawaran dari Bimbel berupa diskon bagi anggota perusahaan / perkumpulan dengan syarat perusahaan / perkumpulan itu mempromosikan bimbingan belajar kita. f. Bekerjasama dengan pihak sekolah (kepala sekolah) untuk promosi di sekolah dengan memberikan bonus kepada Pihak Sekolah.
13
SOP Bimbel
d. Membuat laporan keuangan bersama dengan admin Laporan keuangan dikirimkan kepada Investor dan Lembaga Pusat. Laporan tersebut dibuat bersama administrasi. Format Laporan, Buku kas Tunai dan Daftar siswa ada dalam lampiran 1.1, lampiran 1.2, dan Lampiran 1.3. e. Mengambil kebijakan jika terjadi masalah di Bimbingan Dalam menjalankan bisnis selalu ada masalah yang harus di selesaikan, tugas manajer adalah mencari solusi terbaik dari permasalahan-permasalahan yang timbul ketika administrasi sudah tidak dapat menyelesaikannya. Masalah-masalah yang terjadi ketika menjalankan bisnis bimbingan belajar antara lain : 1.Pembayaran siswa menunggak Saat pendirian cabang pertama kali, kadang bimbingan mengambil kebijakan pengangsuran SPP agar bimbingan belajar kita laku. Tetapi kebijakan ini berkonsekuensi bahwa pasti ada tunggakan pembayaran. Masalah seperti ini dapat di atasi dengan langkah-lang sebagai berikut : a) Administrasi memberitahukan dengan pelan-pelan secara privasi b) Administrasi membuatkan surat tagihan tunggakan kepada siswa c) Administrasi membuatkan surat tagihan tunggakan kepada orang tua melalui Pos d) Home visit oleh marketing e) Dikeluarkan
2.Siswa melanggar peraturan bimbingan belajar a) Teguran lisan b) Surat Peringatan (SP 1)
14
SOP Bimbel
c) Surat Peringatan (SP 2) d) Surat Peringatan (SP 3) e) Dikeluarkan 3.Persaingan Bisnis Manajer hendaknya tahu berapa jumlah pesaing bisnis kita di daerah setempat. Informasi yang harus diketahui tentang pesaing bisnis kita adalah : a. Harga Bimbingan Patoklah harga bimbingan kita sedang-sedang saja, jangan terlalu tinggi melebihi bimbingan yang paling mahal dan jangan terlalu murah. b. Fasilitas bimbingan Apakah fasilitas bimbingan belajar kita sudah memenuhi standar kalau bisa lebih dari bimbingan belajar pesaing kita. c. Standar pelayanan Carilah kelemahan pada pelayanan kita, apakah masih kurang bagus atau tidak. 4.Tentor melanggar peraturan Tentor kadang membuat suatu kesalahan-kesalahan yang mereka sendiri tidak mengetahui bahwa mereka membuat kesalahan. Contoh-contoh pelanggaran tentor yang sering dilakukan : a. Datang terlambat b. Tentor meminta nomor HP siswa-siswa bimbingan c. Tentor menyukai dan terlibat percintaan dengan siswa d. Tentor mengajar kurang baik e. Tentor kurang disiplin Tugas manajer adalah menegur secara privasi, dan jika pelanggaran masih berlanjut manajer membuat kebijakan yang bersifat progresif.
15
SOP Bimbel
5.Teror dari pesaing bisnis atau seseorang yang tidak menyukai Kita Manajer bekerjasama dengan investor mencari solusi yang harus dilakukan. Baik secara matrial maupun spiritual. f. Membuat target bimbingan serta jadwal kapan target terpenuhi Target dapat diartikan dengan rencana kegiatan suluruh pegawai lembaga. Target dapat dibuat menjadi target bulanan, target semesteran, target tahunan dan target 5 tahunan. Target bulanan meliputi : 1. Jumlah siswa 2. Perlengkapan fasilitas 3. Jumlah pengajar 4. Peningkatan mutu 5. Pembuatan program 6. dan lain-lain secara kondisional g. Membuat daftar ceklist pekerjaan pegawai serta memberikan perintah langsung kepada pegawai h. Memimpin dan menyiapkan bahan rapat tiap bulan i. Mendampingi dan membimbing pegawai yang kurang mengerti dengan job deskripsinya j. Mengawasi dan menegur serta memberikan kebijakan hukuman bagi pegawai yang melanggar peraturan
BAB III SOP PROGRAM BIMBINGAN
16
SOP Bimbel
Setiap bimbingan belajar mempunyai program-program khusus dalam mempromosikan bimbingan belajarnya. Tujuan pembuatan program bimbingan adalah supaya biaya bimbingan terlihat lebih murah daripada sebenarnya. Untuk itu Oscas membuat sebuah program bimbingan dengan pembayaran sistem paket : 1.Paket 12 Sesi / Pertemuan Paket ini terdiri dari 12 kali tatap muka dengan tentor atau 12 kali kedatangan siswa. Paket 12 Sesi ini dapat digunakan untuk a. 3 bulan / 1 minggu 1 sesi b. 1,5 bulan / 1 minggu 2 sesi c. 1 bulan / 1 minggu 3 sesi Pilihan diatas ditawarkan kepada siswa / orang tua siswa agar mereka dapat merencanakan berapa kali intensitas pertemuan dalam setiap minggunya disesuaikan dengan kebutuhan siswa serta besarnya dana bimbingan yang harus dipersiapkan oleh orang tua siswa. Paket 12 sesi ini digunakan sebagai media promosi bimbingan belajar kita saat pendirian pertama, agar terlihat murah. Kita dapat memakai kata-kata “Bimbingan Belajar SD selama 3 bulan hanya Rp 72.000” Pengawasan kedatangan siswa menggunakan kartu Bimbingan dan Kartu Kendali Mutu. Contoh Kartu Dapat dilihat dalam lampiran Kartu bimbingan dibawa oleh siswa dan ditandatangani tentor setelah sesi berakhir. Kartu Kendali Mutu (KKM) di bendel setiap kelompok dan diberikan tentor saat masuk kelas. Kolom-kolom KKM diisi oleh tentor yang terdiri dari Tanggal, Nilai, Sikap dan tanda tangan Tentor. 2.Paket 1 Semester Paket ini diluncurkan bersamaan dengan paket 12 sesi.
17
SOP Bimbel
Paket 1 semester berisi 48 sesi dengan hitungan kasar 2 kali x 4 minggu x 6 bulan. Paket ini sering ditanyakan oleh konsumen yang ingin pembayaran cepat selesai tanpa harus memperbaharui paket setiap 1 bulan sekali. Jadwal tiap 2 minggu sekali, untuk siswa baru jadwal menyesuaikan yang sudah ada. Dalam bimbingan belajar Oscas ini Program Bimbingan kita bagi menjadi 3 kelompok : 1. Program Kelompok 2. Program privat 3. Program Khusus 1.Program Kelompok Program kelompok adalah bimbingan secara klasikal terdiri dari 6 – 12 siswa per kelas dengan 1 orang tentor sebagai pengajarnya. Waktu bimbingan belajar kelompok ini adalah 1,5 jam. Program kelompok dikelompokkan per kelas. Siswa kelas 1 SD menjadi 1 kelompok dengan siswa kelas 1 SD juga, tetapi jika jumlah kelompoknya belum memenuhi standar dapat dijadikan satu dengan kelompok kelas 2 SD dan 3 SD, dengan syarat orang tua siswa setuju dengan hal tersebut. Banyak hal yang menjadi hambatan dalam pembelajaran kelompok : 1. Kelompok biasanya hanya terdiri dari 6 – 12 orang, karena untuk SMA kebanyakan siswa tidak mau kalau dijadikan satu dengan kelompok dari SMA lain, jadi mereka membuat kelompok sendiri. Untuk mengatasinya diberi pengarahan untuk membuat kelompok sendiri minimal 6 orang atau menyesuaikan, jadi sementara mereka dijadikan satu dulu. Selama proses itu kita hanya
18
SOP Bimbel
mengeluarkan HR untuk 1 tentor setelah siswa dapat membuat kelompok / terkumpul 6 orang maka kita sudah tidak dirugikan. Atau ditawarkan pada program kelompok khusus. 2. Pada perpanjangan kontrak kadang banyak siswa yang mengundurkan diri, mungkin dari beberapa factor ekonomi, ketidakpuasan, tidak cocok dengan teman, dan lain sebagainya. Untuk mengatasinya kita menghubungi langsung orang tuanya, kenapa tidak hadir dan sebagainya, hal ini merupakan tindakan peduli terhadap siswa, kalau perlu berikan beasiswa / digratiskan. Hal ini akan menjadi promosi gratis untuk kita sendiri, karena dari pengalaman masyarakat sekitar yang salah satu anaknya digratiskan akan berbondong-bondong ke bimbel kita, tentu saja anak yang digratiskan diberikan pengarahan untuk tidak memberitahu siapapun kalau dia gratis. 3. Pembayaran di depan / kontrak 12 kali pertemuan, jika sudah habis ada perpanjangan kontrak. Hal ini penting karena banyak siswa yang jika pembayaran dibelakang mereka tidak membayar, banyak faktor yang mempengaruhinya antara lain orang tua siswa tidak mampu, sudah diberikan kepada siswa tetapi uangnya untuk hal lain seperti pulsa, rokok, dll sehingga uang dari orang tua tidak sampai ke lembaga. 4. Pembelajaran monoton, hanya membahas soal-soal terus, sekali-kali perlu diberikan seperti permainan luar kelas, tetapi masih dalam tujuan pembelajaran, misalnya soal-soal disembuyikan ditempat-tempat diluar ruangan, lalu siswa mencari dan mengerjakan dsb. Untuk lebih jelasnya dalam ”buku metode mengajar tentor” ada dalam CD Setiap kelas kalau memungkinkan diberikan monitor untuk pembelajaran slide, banyak slide yang bisa
19
SOP Bimbel
ditayangkan, bimbel kami untuk animasi pembelajaran dan slide sudah menyediakan walaupun belum semua mapel.
2.Program Privat Untuk melayani konsumen, program privat kita bagi menjadi 2 bagian, yaitu : a. Privat di lembaga Sistem privat di lembaga ini seperti pertemuan kelompok, hanya saja satu tentor satu siswa. Ruang untuk program privat ini khusus, hanya 1 meja 2 kursi, jadi hemat tempat. Sistem privat memakai kartu tentor, dan kartu Siswa. Kartu tentor dibawa tentor dan kartu siswa dibawa siswa. Setiap pertemuan kartu tentor ditandatangani siswa dan kartu siswa ditandatangani tentor. Pelayanan untuk privat sebaik mungkin, karena biasanya orang tua siswa privat lebih sensitif kesalahan-kesalahan kecil yang dibuat oleh bimbel. Harga Privat relatif mahal karena semua biaya operasional kegiatan pembelajaran ditanggung oleh satu orang. Hambatan dalam privat di bimbel a. Kadang siswa tidak memperpanjang kontrak karena didepan terlihat mahal untuk 3 sesi perminggu (1 bulan) sudah membayar 432 ribu jadi kadang orang tua keberatan. Solusinya : pembayaran diangsur dua atau tiga kali. b. Salah dalam perhitungan jumlah pertemuan, tentor sudah merasa 12 kali pertemuan dan siswa / orang tua merasa belum penuh 12 kali pertemuan Solusinya : memakai kartu rangkap, satu untuk tentor dan satu untuk siswa, setiap pertemuan
20
SOP Bimbel
keduanya (tentor dan siswa) tanda tangan di setiap kartu yang dibawa masing-masing. c. Terlihat kita terlalu komersiil terhadap ilmu. Untuk masalah administrasi serahkan kepada administrator, tentor jangan pernah Tanya tentang kedatangan / pembayaran. Keuntungan dalam privat di bimbel a. Pengasawan mudah b. Tidak memakan ruang banyak, cukup 1 meja 2 kursi c. Pembayaran relatif lancar b.Privat di Rumah Sistem privat di rumah adalah program bimbingan dengan cara tentor datang ke rumah siswa dalam waktu tertentu sesuai dengan perjanjian. Ruang untuk program privat ini khusus, hanya 1 meja 2 kursi, jadi hemat tempat. Sistem privat memakai kartu tentor, dan kartu Siswa. Pelayanan untuk privat sebaik mungkin, karena biasanya orang tua siswa privat lebih sensitif kesalahan-kesalahan kecil yang dibuat oleh bimbel. Harga Privat relatif mahal karena semua biaya operasional kegiatan pembelajaran ditanggung oleh satu orang. Hambatan siswa privat dirumah : a. Terlalu banyak komplain, kita harus punya banyak stock tentor b. Tentor memperpanjang kotrak secara pribadi tanpa sepengetahuan lembaga
Keuntungan
21
SOP Bimbel
a. Kita tidak memerlukan ruang, hanya manajemennya harus bagus b. Pembayaran lancar 3.Program Khusus Program khusus adalah Program bimbingan kelompok/privat yang pendaftarannya tidak mengikuti aturan semesteran atau insidental. Kelompok Khusus ini antara lain : a. Program liburan b. Program Siap Ujian Nasional c. Program Menghitung Cepat a. Program Liburan Program liburan antara lain : 7) Program hitung cepat 8) Program english fun learning 9) Program Briliant Solution Program liburan dilakukan selama 2 minggu dengan jumlah pertemuan 12 sesi. Dilaksanakan hari Senin sampai dengan Sabtu. Pembayaran program liburan disesuaikan dengan program 12 sesi untuk masing-masing tingkatan kelas. b.Program Siap Ujian Nasional Program ini dilaksanakan selama 3 bulan, dimulai pada bulan Januari. Konsumen diberikan pilihan program yaitu 1) Program 12 sesi 2) Program 2 sesi per minggu. Harga Program menyesuaikan. (Lampiran) c. Program Menghitung Cepat Program menghitung cepat adalah program dimana konsumennya adalah sd kelas 4, 5 dan 6 yang belum
22
SOP Bimbel
mempunyai ketrampilan menghitung, kecepatan hitung sangat lambat. Paket 12 sesi ditawarkan untuk program 1 sesi, atau 2 sesi perminggu.
23
SOP Bimbel
BAB IV SOP ADMINISTRATOR Administrator adalah orang yang menangani segala teknis kegiatan administrasi di tempat bimbingan. Tugas dan Standar Pelayanan Administrator 1.Administrator sebagai Front Office a. Menerima Tamu sebagai Calon Konsumen Tamu yang datang sebagai Calon konsumen atau konsumen diperlakukan sebaik mungkin. Prosedur Penerimaan Tamu sebagai Konsumen : 1. Tamu dipersilahkan masuk dan dipersilahkan duduk di depan meja Front Office. 2. Ucapkan “Assalamualaikum, Selamat Pagi / Selamat Sore …… , ada yang bisa Saya bantu” 3. Apabila Calon Konsumen menanyakan perihal bimbingan belajar, sodorkan brosur-brosur atau leaflet kepada Calon Konsumen tersebut. 4. Tanyakan untuk anak, atau adik bimbingan yang dibutuhkan dan kelas berapa. 5. Berikan informasi yang mendetil tentang lama bimbingan, kelebihan-kelebihan tentor, Metode mengajar bimbingan, Fasilitas yang didapatkan serta Jumlah pembayaran yang ditanggung Konsumen. 6. Berikan informasi kepada calon konsumen secara perlahan dan persuasif. 7. Jangan terkesan membentak, menggurui, dan berikan waktu mereka untuk bertanya dan berfikir 8. Mendengarkan apa yang calon konsumen utarakan, memberikan jawaban dengan bijaksana, dan yakinkan bahwa bimbingan ini adalah yang terbaik. 9. Setelah calon konsumen yakin, berikan formulir pendaftaran untuk diisi, berikan informasi cara
24
SOP Bimbel
mengisi form pendaftaran jika ditanyakan atau salah dalam pengisian 10. Menerima biaya pendaftaran dan Biaya SPP 11. Berikan kuitansi, peraturan bimbingan belajar, jadwal siswa serta Modul / fasilitas lain yang disediakan. 12. Catat dalam buku siswa baru dan buku pembayaran siswa b. Menerima Tamu sebagai Tamu Tamu dalam bimbingan belajar bukan hanya tamu menanyakana bagaimana cara untuk mengikuti bimbingan tetapi banyak yang datang sebagai tamu, misalkan penwaran kerjasama promosi, penawaran kerjasama outlet, dari pemerintah, memasukkan lamaran pekerjaan dan lain-lain. Prosedur Penerimaan Tamu sebagai Tamu : 1. Tamu dipersilahkan masuk dan dipersilahkan duduk di depan meja Front Office. 2. Ucapkan “Assalamualaikum, Selamat Pagi / Selamat Sore …… , ada yang bisa Saya bantu” 3. Persilahkan Tamu untuk duduk di ruang Tamu dan Administrator bertugas mencari Manajer serta memberitahukan kepada manajer bahwa ada tamu yang ingin …… 4. Persilahkan Tamu untuk menyantap hidangan / minuman dan berikan informasi bahwa manajer akan menemuinya pukul …… , kemudian persilahkan untuk menunggu. c. Menerima Tamu sebagai Tentor Prosedur Penerimaan Tamu sebagai Tentor : 1. Sapalah dengan santai “Hai ….(nama tentor), atau “Pagi / Sore ….” 2. Berikan jadwal hari itu kepada tentor
25
SOP Bimbel
3. Berikan peralatan mengajar seperti Spidol 2 buah dan penghapus, pastikan bahwa spidol sudah terisi tinta. 4. Berikan informasi bahwa siswa telah menunggu / sudah datang ….. (jumlah) d. Menerima Tamu sebagai siswa Prosedur Penerimaan Tamu sebagai Siswa : 1. Sapalah dengan santai “Hai …, atau “Pagi / Sore ….” 2. Tanyakan kepada siswa program yang diikuti 3. Berikan informasi Tempat / ruang bimbingan, dan persilahkan masuk e. Menerima Pembayaran Siswa Prosedur Penerimaan Tamu sebagai Siswa : 1. Siswa dipersilahkan masuk dan dipersilahkan duduk di depan meja Front Office. 2. Ucapkan “Assalamualaikum, Selamat Pagi / Selamat Sore …… , ada yang bisa Saya bantu” 3. Tanyakan program yang diikuti 4. Berikan informasi pembayaran yang sudah dibayarkan dan kekurangan. 5. Tanyakan berapa jumlah pembayaran yang ingin dibayarkan 6. Berikan kuitansi dan catat pembayaran didepan siswa di buku pembayaran. f. Sebagai Pusat Informasi Orang Tua dan Siswa Administator wajib menjawab semua pertanyaan yang diajukan orang tua atau siswa tentang program atau apapun mengenai bimbingan belajar. Administrator tidak diperkenankan memberikan informasi yang bersifat pribadi mengenai pegawai bimbingan kepada siapapun.
26
SOP Bimbel
g. Menata, membersihkan dan memperindah Ruang Tamu h. Menerima Telepon Prosedur Penerimaan Telepon : 1. Telepon berdering, diangkat dan dijawab “Assalamualaikum, Selamat Pagi / sore / ….. Bimbel RBS, ada yang bisa kami bantu” 2. Apabila Administrator sedang ada tamu dan Telepon berdering, mintalah ijin kepada tamu terlebih dahulu unutk menjawab telepon dengan kata-kata “Mohon maaf, saya akan menerima telepon sebentar “. 3. Berikan informasi kepada penelpon seperlunya, usahakan sesingkat mungkin tetapi sejelas mungkin dengan tidak terkesan terburu-buru. 4. Dilarang menerima telepon atau menelpon untuk kepentingan pribadi dengan Telepon Kantor. 5. Ucapakan salam dan terima kash saat menutup telepon. 2.Membuat Jadwal Bimbingan Jadwal bimbingan terdiri atas jadwal ruang, jadwal siswa dan jadwal tentor. a. Jadwal Ruang Jadwal ruang dibuat per ruang, 1 ruang ditempatkan pada 1 halaman sendiri. Dalam Kolom Jadwal Ruang di Tulis Kelas dan Mapelnya. Contoh jadwal ruang dalam Lampiran b.Jadwal siswa Ditulis dalam Kartu Siswa c. Jadwal Tentor Jadwal Tentor dibuat berdasarkan jadwal mengajarnya. Satu Tentor dibuat 1 halaman jadwal. Sehingga tidak akan terjadi tabrakan / dobel hitung.
27
SOP Bimbel
Contoh Jadwal tentor ada dalam lampiran 3.Membuat Rekapan HR Pegawai Jumlah mengajar tentor dapat dihitung dari daftar hadir tentor untuk bimbingan di RBS dan Kartu tentor untuk Bimbingan Privat datang ke rumah. Setiap awal bulan Tentor mendapatkan gaji, dari rekapan tersebut gaji dapat di berikan. Contoh Rekapan Tentor dapat dilihat dalam lampiran : 4.Membuat Administrasi Persuratan Surat-surat yang dibuat oleh administrator antara lain : a. Permohonan kerjasama marketing dll b. Surat pemberitahuan tunggakan pembayaran c. Surat pemberitahuan pelanggaran tata tertib d. dll 5.Membuat pembukuan keuangan a. buku kas b. laporan keuangan c. Surat pertanggungjawaban Keuangan Software keuangan dan Rekapitulasi Administrator dalam CD
28
SOP Bimbel
BAB V SOP MARKETING Marketing adalah ujung tombak keberhasilan suatu perusahaan atau lembaga bisnis. Tugas-tugas Marketing : 1.Menempelkan banner kecil 0.5 x 1 meter di pinggir jalan 2.Menyebar Brosur a. Ditempelkan ditempat strategis (dekat dengan perumahan atau perumahan golongan menengah ke atas) b. Diletakkan persis didepan pintu rumah (perumahan) jangan di sebar karena hasilnya nihil. Lebih baik jalan kaki dan masuk rumah masing-masing. c. Diletakkan di Perpus daerah, perpustakaan Sekolah d. Apabila memungkinkan di Toko Buku e. Penyebaran Brosur saat siswa masuk sekolah atau saat pulang sekolah kurang efektif karena terlalu banyak yang terbuang. f. Brosur ditempel di warung-warung bakso, sate dll yang lumayan baik. 3.Membuat rekanan dengan perusahaan kecil, menengah dan atas dalam promosi bimbingan belajar. Rekanan minimal mempunyai idcard (kartu anggota), penawaran dari Bimbel berupa diskon bagi anggota perusahaan / perkumpulan dengan syarat perusahaan / perkumpulan itu mempromosikan bimbingan belajar kita. 4.Mencari dan membuat outlet bimbel Outlet hanya sebagai marketing kedua dalam kegiatan promosi, mereka hanya mempromosikan program privat dirumah. Tetapi dalam prakteknya brosur yang disebar melalui outlet menawarkan banyak program. Sasaran untuk outlet ini adalah Warung Pulsa, Warungwarung makanan ringan di Perumahan dan Lain-lain. Outlet mendapatkan 5 % dari hasil pembayaran siswa.
29
SOP Bimbel
5.Membuat kesepakatan dengan Sekolah Marketing membuat sebuah perjanjian dengan sekolah, untuk promosi disekolah.
Lampiran 1
30
SOP Bimbel
SURAT PERNYATAAN TENTOR Yang bertanda tangan di bawah ini : Nama
: …………………………………………………………….
Tempat/tanggal lahir : ……………………………………………………………. Jabatan Alamat
: ……………………………………………………………. : ……………………………………………………………. …………………………………………………………….
No. HP
: …………………………………………………………….
Ijasah Terakhir: ……………………………………………………………. Setelah saya masuk sebagai Tentor di Bimbel RBS, saya akan menaati peraturan yang berlaku di Lembaga ini dan Saya menyatakan : 1. Beriman dan bertakwa kepada Tuhan yang maha esa, Allah SWT. 2. Tidak akan membuat persetujuan sendiri dengan pihak Orang Tua / Siswa dalam arti memperpanjang kontrak / membuat kontrak baru karena hak membuat dan memperpanjang kontrak adalah hak dari lembaga. 3. Datang tepat waktu sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan 4. Ijin ketidakhadiran minimal 1 hari sebelum jadwal yang telah ditentukan. 5. Berkelakuan baik kepada pengurus lembaga dan siswa. 6. Tidak akan menyebarluaskan teknik-teknik mengajar dan buku-buku dari Bimbingan Belajar RBS kepada siapapun dan kapanpun. Demikian Surat Pernyataan ini Kami buat dengan sebenar-benarnya, dan dapat digunakan seperlunya. Yang Membuat Pernyataan Materai 6000
…………………………….
Lampiran 2
31
SOP Bimbel
PERATURAN BIMBINGAN BELAJAR 1. Kelompok a. Siswa datang tepat waktu b. Siswa membawa modul yang telah diberikan kepada siswa, sesuai dengan mapel yang telah ditentukan. c. Siswa tidak datang dalam pertemuan kelompok maka tetap dihitung dalam jumlah pertemuan per paket (1 paket kelompok 12 kali pertemuan) d. Siswa menjaga kebersihan dan kesopanan kepada siapapun di dalam lembaga bimbingan belajar e. Saat pembelajaran di dalam lembaga siswa dilarang : a) membawa senjata tajam b) berkelahi c) membuat gaduh dalam kelas d) merusak inventaris lembaga e) tidak sopan kepada tentor maupun teman sebaya f. Siswa yang melanggar peraturan dan dirasa lembaga sudah tidak mampu untuk mengendalikannya maka akan dikembalikan kepada orang tua. g. Semua administrasi pembayaran dilakukan dimuka sebelum kegiatan pembelajaran dimulai. 2. Privat di Lembaga a. Siswa datang tepat waktu b. Siswa membawa modul yang telah diberikan kepada siswa, sesuai dengan mapel yang telah ditentukan. c. Siswa yang berhalangan hadir maksimal ijin 1 hari (1 x 24 jam) kepada lembaga dengan surat / telpon kepada administrasi. Ijin yang kurang dari 24 jam maka tetap dianggap datang dan tetap dianggap dalam 1 pertemuan. d. Siswa menjaga kebersihan dan kesopanan kepada siapapun di dalam lembaga bimbingan belajar e. Saat pembelajaran di dalam lembaga siswa dilarang : a) membawa senjata tajam b) berkelahi c) merusak inventaris lembaga d) tidak sopan kepada tentor maupun teman sebaya f. Siswa yang melanggar peraturan dan dirasa lembaga sudah tidak mampu untuk mengendalikannya maka akan dikembalikan kepada orang tua 3. Privat di Rumah a. Siswa wajib menghormati, menjaga sopan santun terhadapt tentor yang dating ke rumah. b. Siswa yang berhalangan dalam bimbingan maksimal ijin 1 hari (1 x 24 jam) kepada lembaga dengan surat / telpon kepada administrasi. Ijin yang kurang dari 24 jam maka tetap dianggap bimbingan dilaksanakan dan tetap dianggap dalam 1 pertemuan. c. Siswa yang melanggar peraturan dan dirasa lembaga sudah tidak mampu untuk mengendalikannya maka akan dikembalikan kepada orang tua d. Pembayaran administrasi dilaksanakan di lembaga, orang tua / siswa tidak diperkenankan untuk menitipkan atau membayar melalui tentor. e. Orang tua / siswa yang membuat kontrak sendiri atau menambah jam pelajaran dengan tentor tanpa sepengatahuan admin akan diberikan sanksi berupa penghentian bimbingan dan tentor yang bersangkutan akan dikeluarkan dari bimbingan Saya telah membaca dan menyetujui peraturan bimbingan di atas ……………………, ……………… Orang Tua / Wali Siswa ………………………………
32
SOP Bimbel BIMBINGAN BELAJAR SD, SMP DAN SMA
Rumah Belajar Sukses Jl. Pondok Pinang 3, Pondok Pinang, Kebayoran Lama, Jakarta Website www.bimbelrbs.com
Nomor Hal
: / RBS.eks/ /2012 : Pemberitahuan Pelunasan SPP
Kepada : Yth. Bapak / Ibu Orang Tua dari
………………………………….
Kelas
………………………………….
Di Tempat. Dengan Hormat, Diberitahukan bagi semua siswa peserta Bimbel RBS, demi kelancaran program Bimbingan sesuai dengan peraturan yang berlaku di bimbel RBS yaitu “Pelunasan Paket bimbingan Maksimal setelah 2 kali pertemuan” maka dengan ini Nama
: …………………………………………………..
Kelas
: …………………………………………………..
Telah menjadi siswa Bimbingan Belajar RBS sejak tanggal ……………………. Dan telah mengikuti Bimbingan …………. Kali. Untuk itu demi kelancaran dan terpenuhinya biaya operasional bimbingan belajar Kami, Kami mohon pelunasan administrasi pembayaran kepada Kami. Berikut rincian Pembayaran : Jumlah pembayaran yang harus dibayarkan
Rp …………………………
Telah membayar
Rp …………………………
Kekurangan Pembayaran
Rp …………………………
Demikian surat pemberitahuan ini Kami sampaikan, untuk menjadikan periksa.
Jakarta, ……………………2015 Manajer Bimbel RBS
Administrator
…………………………
……………………………….
Lampiran 3
33
SOP Bimbel BIMBINGAN BELAJAR SD, SMP DAN SMA
Rumah Belajar Sukses Jl. Pondok Pinang 3, Pondok Pinang, Kebayoran Lama, Jakarta Website www.bimbelrbs.com
Nomor Hal
: / OCS.eks/ /2011 : Surat Peringatan ke-….
Kepada : Yth. Bapak / Ibu
………………………………….
Orang Tua dari
………………………………….
Kelas
………………………………….
Di Tempat. Dengan Hormat, Diberitahukan bahwa Nama
: …………………………………………………..
Kelas
: …………………………………………………..
Alamat
: …………………………………………………...
Telah melakukan pelanggaran peraturan Bimbingan Belajar RBS berupa …………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………….. Demi ketertiban dan kelancaran proses bimbingan, Kami mohon kepada Bapak / Ibu untuk menindaklanjuti dengan memberi perhatian lebih kepada Putra-putri Bapak / Ibu di rumah. Demikian surat pemberitahuan ini Kami sampaikan, untuk menjadikan periksa.
Manajer Bimbel RBS
Jakarta, ……………………2011 Administrator
………………………… ……………………………….
34
