José Miguel Santa Cruz San Pablo-Chile Asesoramos su obra Décima Región 10 marzo 2009
Correo Electrónico: sc.servicon.gmail.com Blogger (Usar mientras como FORO): http://preciounitario.blogspot.com/2009/02/propue stas-analisis-de-precios.html
Página en internet: http://sites.google.com/site/preciounitario
INTERES Y OBJETIVO:
Nuestro objetivo es ayudar a gestionar la relación entre propietario y constructor o contratista. Y entregar herramientas adecuadas para la gestión de proyectos o emprendimientos personales, comerciales o de servicios. Para ello ponemos a su disposición nuestra experiencia y conocimiento profesional.
DATOS PERSONALES:
Ingeniero Civil, de la Universidad de Chile, con 18 años de experiencia laboral. En empresas de Ingeniería y Construcción. Trabaje en obras Mineras, obras industriales y obras inmobiliarias de desarrollo habitacional, desempeñando los cargos de: a) Ingeniero estudios propuestas. Estudio de propuestas, confección de presupuestos, cubicaciones y control obras. b) Encargado de programación y costos. Programación de proyectos y control de avance, control de costos y cotizaciones. c) Jefe de terreno e Ingeniero residente o Administrador de Contrato. A cargo de la construccion de obras de ingeniería y manejo de subcontratos d) Demás participe en algunos emprendimientos personales. Búsqueda de terrenos para inversión, incluyendo evaluación comercial y preparación de ofertas. Administración de empresa de servicios agrícolas, incluyendo análisis del negocio, gestión financiera, gestión de personal, y gestión de contratos. Evaluación completa de negocios agro industriales.
MANUAL BASICO DE PRECIOS UNITARIOS, USO DE PRESUPUESTOS SC. Rev. 1
A) RESUMEN La planilla tiene una presentación profesional, sirve para ordena las presentaciones y facilitar el análisis de los datos. Usándola en pequeñas obras, emprendimientos personales u otras aplicaciones básicas, se le encuentra inmediatamente una gran utilidad. Para utilizarla, debe tener conocimientos básicos de planillas Excel y conocimientos de presupuestos, como, cotizaciones y análisis de precios unitarios. Esta herramienta fue desarrollada y usada en Microsoft Office Excel 2003. B) INTRODUCCION La implantación de un sistema de administración, en una organización, lleva tiempo y requiere inversiones en hardware, software y especialistas de soporte. Además de la preparación de las condiciones necesarias para absorber un cambio en la disciplina. Esto llevara tiempo y dinero, pero le asegurará a la empresa competitividad y optimización de recursos, dentro de un mercado difícil. Si usted no tiene gran cantidad de recursos, puede usar planillas con herramientas desarrolladas y probadas por personal con experiencia durante
muchos años. Nosotros le explicaremos rápidamente a donde debe llegar y como hacerlo, para que obtenga resultados inmediatos, que pueden ser de gran ayuda en presupuestos complicados o evaluación de emprendimientos personales. Esta herramienta esta basada en uno de los procedimientos más utilizadas y útiles para estudiar y presentar cotizaciones. Le permitirá aumentar el tamaño de las cotizaciones, al incorporar mayor cantidad de recursos, haciendo presupuestos más complejos. Al comienzo usted debe dedicarle un tiempo: Al estudio de estas herramientas. A la recopilación de datos. A la presentación de los primeros presupuestos. Y al análisis de los resultados. Podrá incorporar: Formatos simples, para presentaciones ordenadas de datos e información. Datos actualizados. Comparación de los costos estimados con los costos reales. Tendrá la ventaja de: Facilitar los análisis. Mejorar el control de los costos. Corregir sus cotizaciones, actualizando los datos durante la obra. Podrá utilizar fácilmente los datos en otros presupuestos.
Si usted tiene conocimientos de Excel, puede utilizarla para realizar seguimientos y controles que le ayudaran a controlar los costos de su proyecto. Debemos recordar siempre que es una herramienta, y será el resultado de los datos y registros incorporados. Si usa valores de insumos de hace varios años, precios de contratistas obsoletos, o valores de equipos propios diferentes a los valores comerciales. Tendrá de forma equivalente una propuesta no competitiva. La estimación de proyectos, es una profesión basada en la experiencia, es una rama de la ingeniería que lleva años en dominarse. De diez estimaciones obtendremos diez resultados diferentes. Para utilizar esta herramienta, usted debe tener los conocimientos básicos y una cierta experiencia, en el desarrollo de presupuestos y de análisis de precios unitarios. En caso de que no la tenga hemos agregado un ejemplo para que pueda guiarse y comenzar a utilizar los análisis de precios unitarios fácilmente, de manera que adquirirá experiencia rápidamente. También debe dominar las etapas y rendimientos de los trabajos que esta cotizando. C) CONOCIMIENTOS QUE DEBE TENER Para utilizar esta herramienta y comenzar a confeccionar presupuestos, debe tener
conocimientos de Excel, de presupuestos, análisis de precios unitarios, según el detalle siguiente: 1 Conocimientos básicos de Excel: A Insertar celdas, para ampliar el ítemizado o agregar insumos en el análisis de precios unitarios. B Copiar celdas y grupos de celdas, para agregar formulas en ítemizado y agregar nuevos análisis de precios. C Eliminar celdas o ocultarlas, para eliminar datos innecesarios de las impresiones. D Uso de función SUMA. E Uso del zoom, mejora la vista de la planilla F Llenado de encabezado y pie de página. Para mejorar las presentaciones. G Usos de Formatos de impresión. H Bloquear presupuesto antes de enviarlo. O Copiado especial sin funciones. I Y lo mas importante. Realizar cálculos cruzados, que nos permiten detectar errores. J Eliminar hojas de cooperación que aparecen cada vez que hace cálculos. Para obtener experiencia en el uso de Excel, debe dedicarle TIEMPO, y estar concentrado en lo que hace y en los resultados que obtiene. Lo que evita los numerosos errores que se pueden cometer. 2 Experiencia y conocimientos en análisis de precios. Además debe tener conocimientos y experiencia en el estudio de PROPUESTAS, como: A Análisis de Precios unitarios. B Estimación de uso de recursos.
3 Experiencia en el rubro que cotiza Usted debe tener experiencia y dominar, técnica y comercialmente, el área que esta presupuestando, es la única forma de que sepa llegar con experiencia y tener la seguridad de los valores que estamos cobrando. Si no tiene conocimientos de análisis de precios unitarios, tome un curso rápido y evalué presupuestos realizadas anteriormente hasta que sienta confianza en la realización de nuevos presupuestos. D) USO Regular con el ZOOM un TAMAÑO de 50%, permite ver mejor las planillas. No inserte Columnas, las columnas extras pueden causar problemas de cálculo en las macro. Por ningún motivo debe insertar Filas dentro de los encabezados de las hojas. Las filas solo se agregan donde y como se indican.
1)
2)
Antes de hacer la cotización, debemos hacer una estimación rápida de la cantidad total de recursos (Insumos) que utilizaremos. Cotizar profesionalmente los insumos, y estudiar como consideraremos los descuentos que tienen considerados para constructoras o contratistas.
3)
Como consideraremos los impuestos, y donde se incorporaran. 4) De ser necesario incluir fletas, embalajes y consolidaciones en el valor del insumo, o incorporar los valores, en el precio unitario. 5) Agregar los insumos en la hoja de insumos. 6) Copiar el ITEMISADO en las celdas verdes de la hoja presupuesto. 7) Hacer los análisis de precios unitarios, usando los insumos de la lista y agregando nuevos insumos. 8) Volver a PRESUPUESTO y apretar CTRL P, o hacer correr la macro que actualiza los datos del presupuesto. 9) Chequear los valores de los totales de las tres hojas, al final de la hoja insumos. 10) Corregir las formulas que falte copiar hacia abajo, y detalles menores. 11) Volver a realizar el punto 8, hasta que cuadren los tres valores. 12) Tener presente que es solo una herramienta y el resultado dependerá de la calidad de la información que utilice para realizar los análisis de precios unitarios.
D.1.a) TABLA INSUMOS VISTA N°1 Código
Tipo Insumo
Descripción
Uso
Unidad
Costo
Mano Obra SupEst C COG AC
Mano de obra Mano de obra Mano de obra Mano de obra
Supervisor Estructuras Carpintero
HH
8.75
Carpintero Obra Gruesa
HD
16500.00
Ayudante Carpintero
HD
9500.00
HH
4754.38
CUADRILLAS CC
Mano de obra
G20t campl2t
Equipos Equipos
Placa 3/8" clavo5 alambre16 Flete18ton
Materiales Materiales Materiales Materiales
SUBCEXC1
Sub Contrato
Cuadrilla carpintería EQUIPOS grúa Camión pluma MATERIALES Placa polywood de 3/8 terciado Clavos N°5 alambre n16 Flete SUB CONTRATO SUBC. EXCAVACION A MAQUINA
Hora Hora
40000 30000
Moldaje m2 carpintería kg fierro kg viaje
6,000 2,300 2,000 1,300,000
M3
VISTA N°2 OBSERVACONES
Esta en PU, pero no tiene ITEM
Repetición Repetición Cant Total Descripción Código Recurso
Costo Total Recurso $
1 1 1
1 1 1
273.55
2,393.55 447,760.5
1
1
1
1
27.14 0 2,731,079.0 287.48 0
700
PARA INCORPORAR LOS INSUMOS Los insumos se agregan en cualquier parte de la tabla, pero lo mejor es usar el ordenamiento por tipo de recurso, para encontrarlos más fácilmente al hacer los análisis de precios unitarios. Esta hoja permite agregar insumos en cualquier parte de la tabla, insertando filas, desde la número 6. D.1.b) La Tabla de INSUMOS incluye: De VISTA N° 1: Código de Insumo: Básico por que con este código se agregara el insumo en los análisis de precios. Puede contener letras y números, sin tamaño definido. Tipo de Insumo: Básico para la confección del presupuesto, no debe faltar, el tipo de insumo, nos define totales parciales para diferentes tipo de recursos. Descripción: Descripción del insumo, debe dejarlo completamente definido y diferenciarlo con los otros recursos. Debe ser coincidente con la unidad seleccionada. Por ejemplo, el acero tiene un precio, y debemos diferenciar entre aceros de estructuras, perfiles en negro, o estructuras pintadas. USO: Dejamos un espacio para agregar observaciones, que permitan definir su utilización en la propuesta. UNIDAD: Debe estar definida según el uso habitual del insumo, la unidad será utilizada en los análisis de precios unitarios.
En el caso de la mano de obra es muy importante dejarla como HH (Hora Hombre) o HD (Hombre Día), en caso de que defina nuevas unidades, estas no serán sumadas en el total de horas o días del proyecto. Y debieran tomarse del listado de recursos y sumarse en forma independiente. COSTO: Corresponde al costo del insumo, que debe coincidir con la unidad definida.
De VISTA N° 2, OBSERVACIONES: En caso de que sea necesario agregar alguna, esta la puede presentar con los antecedentes del presupuesto, o no imprimirla, para no presentarlas junto a estos antecedentes. Además, incorporamos en las columnas en azul, algunas formulas de chequeo para evitar la repetición de los insumos, que generarían errores en los totales del presupuesto. REPETICION DESCRIPCION: Indica el número de veces que esta repetida la descripción de los insumos en la hoja INSUMOS. Cada insumo debe estar una sola vez. REPETICION CODIGO: Indica el número de veces que se encuentra repetido el código del insumo. Al aparecer un número mayor a uno, nos indica que se encuentra repetido, y se esta considerando su valor dos o más veces. Situación que debe corregirse antes de presentar el presupuesto final, dejando solo uno.
CANTIDAD TOTAL DE RECURSO: Es la suma de las cantidades usadas del recurso en los diferentes Análisis de Precios Unitarios. Nos da el total cada insumo considerado en la propuesta. COSTO TOTAL RECURSO: Corresponde a la cantidad total de recurso, multiplicada por el precio del recurso. La suma de todos estos valores (Columna) nos da el valor total de la propuesta.
D.1.c) ANALISIS DE TABLA INSUMOS: El análisis de los datos es muy importante, ya que permite, con cierta experiencia, detectar rápidamente errores importantes. Para agregar un INSUMO inserto una línea en la hoja y en la línea nueva agrego el insumo, si quiero eliminar uno, lo marco y lo elimino, en caso de que se este usando en el análisis de precios unitarios aparecerá cono N/A, es decir, se llama un recurso que no existe, y debe eliminarse de la hoja de análisis de precios manualmente.
D.2.a) ITEMISADO O PRESUPUESTO VISTA N° 1 (A) CODIGO P.U. C1 C1.01 P1.01.01
(A)
(A)
Item
(A)
Descripcion OBRA GRUESA MOVIMIENTO DE TERRA ASEO Y LIMPIEZA TERRENO
(A)
Unidad
GL
Cantidad
1.00
VISTA N° 2 Formula (B) Precio Unitario
Formula (B) Prec Total
Formula (B)
Formula (B)
Materiales
Equipos
-
-
15,0 00
15,00 0
-
-
15,00 0
Formula (B) Mano de Obra
Formula (B) Sub contrato
Formula (B) Mano de O. HD
Mano de O. HH
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
VISTA N° 3 Comprueba ( C)
Obs
Unidad #N/A #N/A GL
Observaciones #N/A #N/A Coinciden
Comprueba ( C)
Formula ( C) N°Usos del Cantidad de APU P.U. #N/A #N/A 101
(D) Obs. 1 1 4 hay 4 items usando el APU
El ítemizado o presupuesto, es sencillo de llenar, solo debemos copiar las partidas, y asignarlas la unidad considerada para ella y la cantidad de unidades que tiene en la propuesta. Tal vez sea para usted más complicado definir que partidas considerar, o que cantidad colocar. Esto
se basa en una cubicación de las obras que estamos cotizando. D.2.b) COLUMNAS QUE DEBEMOS LLENAR MANUALMENTE VISTA N° 1 (Verdes) CODIGO: Corresponde a la referencia que usamos para relacionar cada partida del presupuesto con su respectivo precio unitario, este código puede repetirse. Este código es definido por el analista de costos y siempre debemos chequear que coincida con la descripción del ítemizado. Es muy común colocar análisis de precios que no corresponden con la partida del ítemizado. ITEM: Corresponde al orden definido para el ítemizado o presupuesto, se define de manera que los presupuestos queden correlativos. DESCRIPCION: Es la descripción de cada partida del presupuesto, esta descripción es la que se entregara a nuestro mandante como detalle de nuestra cotización. UNIDAD: Corresponde a la unidad seleccionada para evaluar cada partida de la propuesta. CANTIDAD: Corresponde a la cantidad de obra estimada, que se debe hacer en el proyecto. Generalmente, se basan en cubicaciones muy precisas de las obras a realizar. NUNCA ponga cantidad en los analisis de precio que no esta usando. Genera errores. Estas columnas es posible copiarlas de otras planillas Excel, Pero sin modificar los encabezados y títulos.
D.2.c) COLUMNAS DE LLENADO AUTOMATICO VISTA N° 2 (Color Canela) Corresponden a las 8 columnas siguientes, con datos para la presentación del presupuesto, se llenan automáticamente al presionar CONTROL+P No podemos cambiar de lugar las columnas y debemos conservar los títulos, cualquier modificación cambia los datos de las macros y nos lleva a errores en el presupuesto. D.2.d) COLUMNAS DE COMPROBACIONES VISTA N° 3 UNIDAD: Coloca la unidad del Análisis de Precios, que debe ser igual con la unidad del presupuesto. Es común que el análisis de precio tenga otra unidad, generando errores en la cotización. OBSERVACIONES: Coloca “coinciden” si las unidades entre el análisis de precio es igual a la unidad del presupuesto. En caso de que no coincidan, deben corregirse inmediatamente. CANTIDAD DE ANALISIS DE PRECIO UNITARIO: Suma las cantidades que corresponden a cada código del “análisis de precio unitario”. Sirve como referencia. NUMERO DE USOS DE A.P.U.: Nos indica cuantas veces estamos usando el mismo análisis de precio unitario. Solo nos sirve como referencia, no hay problema de que se repitan.
Para actualizar el presupuesto en esta hoja y consolidar los cálculos realizados, debe apretar (Ctr+P), ambas teclas juntas, para que la macro llene la planilla. Para evitar apropiación indebida de material intelectual y como esta incorporada en el curriculum, la macro genera, cada vez que se ejecuta, una hoja con los datos de autoria y donación. Pero no hay problema para borrar esta hoja, se marca con el ratón y en el cuadro de dialogo elige eliminar.
D.3.a) ANALISIS PRECIO UNITARIO: VISTA N° 1 Código P1.01.06 P1.01.06 P1.01.06 P1.01.06 P1.01.06
Cod Item/Tipo Ins 6 Materiales Mano de obra Equipos
Código insumo
Descripción Partida / Descripción Insumos RELLENO TIERRA BAJO RADIER EMPRELLENO MATERIAL DE RELLENO J Jornal COMP1 placa compactadora TOTAL MANO DE OBRA TOTAL MATERIALES TOTAL EQUIPOS TOTAL SUB CONTRATOS TOTAL PU
VISTA N° 2 Unidad M3 M3 HD GL
TOTAL CANT Total CANTxUnidad VALOR INS TOT PU 25.14 4,548 32.682 1.3 2,000.0 2,600.0 4.2738 0.170 9,400.0 1,598.0 25.14 1.0 350.0 350.0 0 1,598 2,600 350 4,548
VISTA N° 3 Mano de obra HD
Mano de obra HH
0.170
Mano de obra $
-
1,598
VISTA N° 4 TAREAS/Observaciones
Total por Insumo $ -
Equipo Materiales s $ $ 2,600
350
Sub contrato $ -
Total P.U. $ 4,548
Esta es la hoja más difícil de llenar, y base del análisis de precio unitarios. Es la que exige mayores conocimientos de EXCEL, no se asuste, son todos conocimientos básicos. D.3.b) PRIMERA FILA: Cuadro color Oro: Títulos. No deben modificarse. D.3.c) SEGUNDA FILA: Código, es el código de referencia del Precio Unitario, color verde. Es el código de Referencia puesto por el analista de costos que define el precio unitario. Color canela, formula que repite el codigo. Este código relaciona el PRESUPUESTO con los análisis de precios unitarios. Es único en la Base de Precios Unitarios, pero se puede repetir en el ítemizado. Puede contener números y letras. Cuadros Verdes. Son los que debemos llenar: CODIGO ITEM: Segundo Código del ITEMISADO, permite definir la secuencia de actividades de modo correlativo. La colocamos en la base de precios solo como referencia, no es obligatorio su uso, ya que no tiene relación con el sistema de precios unitarios. DESCRIPCION PARTIDA: En color verde, es la descripción del análisis de precio unitario, no es necesariamente igual a la descripción en el presupuesto. UNIDAD, Color verde, es la unidad del análisis de precio unitario considerada. En general son del tipo
M2, M3, Ud, Kg, Lt, etc… las cantidades colocadas en el presupuesto deben coincidir con esta unidad. La unidad del análisis de precio, debe ser igual a la unidad, del ítemizado. CANTIDAD TOTAL: Color canela, se llena automáticamente. Es la cantidad total en el ítemizado, que se relaciona con este precio unitario. Corresponde a la suma de cantidades de cada ítem del presupuesto relacionada con el análisis de precio unitario que tiene el código. TOTAL DE PRECIO UNITARIO: Es el valor de la unidad del precio unitario. Resulta de la suma de todos los importes que componen el análisis de precio unitario. D.3.d) TERCERA FILA y posteriores (Correspondientes a los insumos que componen los análisis de precios unitarios): Los cuadros de color CANELA se llenan automáticamente, y debemos cuidar de copiar las formulas correspondientes luego de copiar o insertar líneas o análisis de precios. TIPO DE INSUMO: Color canela. Lo copia según código de insumo, de planilla de insumos. CODIGO INSUMO, Color verde (debe llenarse) acá se coloca el código del insumo que estamos agregando en el análisis del precio unitario. Para eliminar un recurso basta borrar este código y se conservan las formulas. Para Agregar otros insumo, insertar una o mas líneas, y buscar el código del insumo deseado en la
hoja insumos y copiar el código en el cuadro COD INSUMO del análisis de precio unitario. DESCRIPCION INSUMO: Color Canela. Se copia según código de insumo, de planilla de insumo. UNIDAD: de insumo, color canela. Se copia según código de insumo, de planilla de insumo. CANTIDAD TOTAL: Color Canela, es una formula, multiplica la cantidad asignada al precio unitario por la cantidad total del precio unitario, de segunda fila. Esta formula debe copiarse cuidadosamente, por que cambia en cada análisis de precio. CANTIDAD: Color verde. Se debe poner la cantidad de insumo ocupado por unidad, para el análisis de precio unitario. VALOR: Color Canela. Lo copia según código de insumo, de planilla de insumo. Es el valor de la unidad del insumo correspondiente. TOTAL INSUMO: Color Canela. Valor del insumo ocupado. Se calcula en esta hoja. Corresponde a la multiplicación de la cantidad unitaria por el valor de la unidad. D.3.e) FILA VACIA: Con celdas a llenar color rosadas, y filas de formulas color canela. Esta fila se deja en blanco con las formulas para que podamos insertar la misma fila copiada, para ir ampliando los análisis de precios unitarios. D.3.f) OTRAS CELDAS CELDAS EN AZUL: Corresponde a los totales. Los de debajo del análisis de precio, están para mejorar
la impresión. Los que están en las columnas de la derecha, corresponden a cálculos necesarios y se dejan fuera de la impresión. TOTAL POR INSUMO $: Es el valor total de recurso usado en la propuesta, y su suma nos debe dar el valor total del costo directo de la propuesta D.3.g) Para agregar un nuevos ANALISIS DE PRECIO UNITARIO, se copia e inserta otro ANALISIS DE PRECIO y luego agregan o reemplazan los nuevos insumos, debemos cuidar de repetir el código, que ajusta la cantidad del nuevo precio unitario. (Este punto es difícil de realizar, hay que tener conocimientos básicos de Excel.) F) IMPRESIÓN Ver la imagen previa de impresión y esconder las columnas que no deseamos que aparezcan, y dejar solo lo necesario para presentar en la propuesta. H) COSTO DIRECTO DE LA COTIZACION: Es el valor que obtenemos al sumar los PRECIOS TOTALES en el presupuesto. La planilla va con un error, para que usted lo corrija, los totales no cuadran y se calcula una diferencia, la que se debe a que hay dos insumos con el mismo código, ALAMBRE18. Si borramos el segundo alambre, tendremos la propuesta cuadrada.
USTED no debe olvidar que calculamos el costo directo, por lo que debemos agregar al precio calculado, Los gastos generales, los imprevistos, la utilidad, y los impuestos, para así generar el costo total que se debe cobrar.
Luego de corregir los errores, debe apretar Control+P, para calcular nuevamente el presupuesto. Y volver a chequear los resultados. J) PAGOS Y USOS Desarrollar un programa así lleva 15 años de experiencia en propuestas y análisis de precios unitarios, con unos tres años de aplicaciones y estudio de Excel en diferentes aplicaciones de control de proyectos. Y unos 3 meses de trabajo en el desarrollo del sistema y manual de uso básico. Para dejar el archivo Excel libre de pago por donación, agregue a la macro principal una rutina que repite los datos de autoria y donación, cada ves que corre la macro. Así lo podemos dejar libre de uso para cualquier persona. Dejamos la DONACION con la finalidad de obtener recursos para mejorar esta herramienta, promover otras herramientas similares, y apoyar emprendimientos sociales o comerciales en la zona. Por que queremos un trabajo digno y ayudar a otros a conseguirlo, estén trabajando como empleados,
emprendedores o como contratistas independientes. Nosotros ponemos de nuestra parte esta herramienta legal a su disposición, y puede ser usada y distribuida.
Los PAGOS: Por correo mediante Wester Union, consultar datos a uno de los siguientes correo,
[email protected] o
[email protected]. PayPal al correo
[email protected], en la web http://sites.google.com/site/preciounitario o http://preciounitario.blogspot.com/2009/02/propue stas-analisis-de-precios.html. Espero sinceramente que pueda dominar su uso, que no es trivial. Y pueda usar ampliamente todas las aplicaciones posibles. Les Saluda muy Atentamente JMSC
