12 TIPOS DE CARTAS COMERCIALES (ejemplos y algunos ejercicios) Disposición general de una carta comercial (1) [Acuse de recibo de pedido] 2. Disposición general de una carta comercial (2) [Dar respuesta negativa a un ofrecimiento de cooperación] 3. Pedidos. Demanda. 2 ejercicios 4. Reclamaciones. 2 ejercicios 5. Cartas de contabilidad: Extracto de cuenta 6. Cartas de presentación y recomendación 7. Circulares. 2 ejercicios 8. Ofertas de servicios. Demanda de empleo. Ejercicio 9. Informes personales. 2 ejercicios 10. Cortesía comercial. 2 ejercicios 11. Cartas de cobranza 12. Ofertas de productos 1. DISPOSICIÓN GENERAL DE UNA CARTA COMERCIAL [Acuse de recibo de pedido] M E T A L T R Ó N I C A , S. A. Componentes electrónicos y aparatos de alta tecnología Mesón de Paredes, 80 - 28888-Madrid (España) - teléfono 12 34 56 1.
Madrid, 12.II.2003
AB Elektrodelar Sten Sturegatan 22 S-412 57 - Göteborg (Suecia) Asunto: diodos Super-X Estimados Señores: Tenemos el agrado de contestar su última carta recibida hoy. Hemos tomado debida nota del pedido hecho por ustedes y contamos con enviarles el producto dentro de un plazo de diez días. Les informamos que en la actualidad la demanda de diodos Super-X es grande. No obstante, el departamento de producción trabaja intensamente para que nuestra empresa pueda seguir cumpliendo con los plazos de entrega habituales. Aprovechamos la ocasión ocasión para saludarles muy muy atentamente. (por) METALTRÓNICA, S. A. ........................................................ Gerente DM/bt Anexos: 1 folleto de componentes electrónicos 1 lista de precios de componentes electrónicos
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2. DISPOSICIÓN GENERAL DE UNA CARTA COMERCIAL [Dar respuesta negativa a un ofrecimiento de cooperación] E D I T O R I A L E U R O A M E R I C A N A , S. A. Dirección, oficinas y almacenes: Cervantes, 25 - Teléfono 265030 Teléfono exclusivo para pedidos: 226531 Telex 2988 - EDEU-E. 28015 MADRID N/Referencia: 68244 GM/ml - S/Referencia: RS/ms Madrid, 25.I.1998.
Don Roberto Castro Fuenteovejuna, 18, 3ro., B COLMENAR VIEJO (Madrid) Estimado Señor Castro: He recibido el proyecto "Diccionario de Neologismos". Evidentemente, la obra puede ser interesante, pero no creo que en estos momentos pueda incluirse dentro de los proyectos que tenemos para nuestra Colección de filología española. Por tanto, considero mucho más oportuno esperar hasta el mes de diciembre antes de tomar una resolución definitiva. Un cordial saludo, (por) "EUROAMERICANA", S. A. ............................................................. Guillermo Argentini
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3. PEDIDOS Al hacer un pedido el comerciante adquiere un compromiso. Por ello debe expresar con claridad y precisión en su nota las condiciones que desea. Cuando por primera vez hace un pedido a una empresa es muy conveniente que de referencias, a fin de que el vendedor tenga la posibilidad de informarse sobre su solvencia comercial. Con un pedido se solicita el envío de una determinada mercancía. Los detalles de un pedido pueden consignarse ya sea en la carta misma --que entonces hace las veces de nota de pedido--, o en un documento por separado que se adjunta a la carta comercial. Antes de realizar un pedido suele resultar propicio hacer una demanda pidiendo información sobre precios y condiciones. DEMANDA (1) Estimados Señores: Necesito comprar una partida grande de rodamientos para bicicletas. Dado que Uds. producen este tipo de artículo, les agradeceré se sirvan enviarme informes de las diferentes magnitudes y clases que fabrican, incluyendo lista de precios al por mayor. Agradeciendo su gentileza, les saluda atentamente, [firma] Ejercicios a DEMANDA (1) : INDUSTRIAL Y COMERCIAL, S. A., de Bilbao, pidiendo el precio de 1000 kg de masilla plástica, clase extra, envasada en tubos de 250 gr. Pídeles que especifiquen condiciones de pago y fecha de entrega. b) En nombre de GOLOSINAS, S. A., de Madrid, escribe a FÁBRICA DE CARAMELOS, S. R. L., pidiendo precios y condiciones de venta de las confituras que fabrican.
PEDIDO (1) Estimados Señores: Hace un par de semanas recibimos su catálogo general y nos han interesado los artículos que ustedes fabrican. Les adjuntamos nuestra nota de pedido Nro. 318 rogándoles consideren las condiciones estipuladas en la misma. Como esta es la primera operación mercantil que realizamos con ustedes, les hacemos saber que pueden pedir informes sobre nuestra solvencia al Banco de Bilbao y Vizcaya (BBV), de esta plaza, o al Banco del Sur, sucursal Jaén, con el que ya hemos operado varias veces. En espera del cumplimiento de nuestro pedido, aprovechamos la ocasión para saludarles atentamente. Ejercicios a PEDIDO (1) : a) Como si fueses doña Carmen Luzuriaga, de Burgos, escribe a INDUSTRIAS DEL ACERO, S. A., de Santander, incluyendo tu pedido Nro. 123, que es el primero que haces a dicha casa. Da referencias comerciales y bancarias. Diles que se trata de un
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pedido para probar, y que si quedas satisfecha, continuarás comprándoles ese tipo de mercancía. b) En nombre de AB SYSTEMET, de Estocolmo (Suecia), escribe a BODEGAS Y VIÑEDOS "TRAPICHE", S. R. L., de Mendoza (Argentina). Pídeles el envío de 3800 cajas de vino tinto tipo reserva a un precio no superior a SEK 20 la botella de 0,75 l. Da referencias bancarias en Suecia y en Nueva York y ruégales que tengan mucho cuidado con el embalaje. El envío deberán hacerlo lo antes posible, remitiendo 500 cajas por vía aérea y el resto por vía marítima.
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4. RECLAMACIONES El lenguaje empleado en las cartas de reclamación debe ser elegido cuidadosamente. Ello evitará herir los sentimientos del destinatario. Si bien una reclamación debe ser cortés, a ella no debe faltarle firmeza de expresión, tratando siempre de presentar una solución al problema originario. Con una carta de reclamación se exige el cumplimiento de algún compromiso contraído anteriormente. En la carta se debe presentar detalladamente no sólo l o que se reclama sino también el por qué de ello. Una advertencia: cuando un vendedor recibe reclamaciones, no dejará de lado la posibilidad de que el cliente esté reclamándole injustificadamente con el solo fin de obtener bonificaciones. RECLAMACIÓN (1) Estimados Señores: Con mucha preocupación hemos comprobado que tanto la cantidad como la calidad del vino por ustedes remitido no coinciden con lo formulado en nuestro pedido Nro. 76. En lugar de mandarnos 3800 cajas de vino tinto tipo común de mesa nos han enviado 1000 cajas de menos y, en cambio, nos han remitido 1500 cajas de vino blanco tipo demi-sec que no habíamos pedido. Dado que la diferencia ocurrida nos ocasiona trastornos y molestias considerables, agradeceremos pongan interés en evitar anomalías análogas , puesto que si se repiten nos veremos obligados a dar por terminadas nuestras apenas iniciadas relaciones mercantiles con ustedes. Veríamos con mucho agrado el pronto envío de las cajas de vino tinto que faltan, con instrucciones sobre la devolución de las que obran en nuestro poder sin haber sido pedidas. Con nuestros atentos saludos. Ejercicios a RECLAMACIÓN (1) : a) En nombre de SÁNCHEZ y Cía., de Almería, escribe a MERCERÍAS UNIDAS, de Almería, acusando recibo de las mantillas especificadas en el pedido Nro. 10. En vez de remitir la clase de mantilla pedida modelo "Morena", han enviado dos cajas conteniendo 300 metros de mantilla común. Ruégales que remitan lo antes posible la mercancía deseada, con instrucciones para la devolución de la enviada por equivocación. b) En nombre de LA INDUSTRIAL DEL ALAMBRE, de Toledo, escribe a SIDERURGIA METALIC, de Oviedo, diciendo haber recibido 3 toneladas de alambre de 2 mm. de diámetro y 2 toneladas de 3 mm. Ya que el pedido se refería a 5 toneladas de alambre de 2 mm. de diámetro, indicar que te quedarías con todo el alambre recibido sólo si te conceden un descuento del 20% sobre el precio de toda la factura. Si no están de acuerdo con ello, pídeles que te remitan las 2 toneladas de alambre de 2 mm. que faltan, con indicaciones para la reexpedición del alambre enviado equivocadamente. 5. CARTAS DE CONTABILIDAD Fundamentalmente interesan aquí las cantidades y los documentos que las confirman. La argumentación en este tipo de cartas será sencilla. Con este tipo de cartas se anuncian envíos de fondos y se acusa el recibo de los mismos; se notifican 55555555555555555555
bonificaciones y puestas en circulación de letras de cambio; se envían extractos de cuenta, y otras operaciones por el estilo.
ENVÍO DE UN EXTRACTO DE CUENTA (1) Estimados Señores: Nos complacemos en remitirles adjunto el extracto de su cuenta cerrada el 30 de enero. La cuenta arroja un saldo a nuestro favor de ptas. 300.000, cosa que suponemos será aprobada por Uds. En caso de que vean inconvenientes de cualquier especie, les rogamos que tomen contacto con nosotros para salvar eventuales diferencias de contabilidad. Como es habitual, hemos dispuesto del saldo mediante giro a su cargo y a 15 d/v. [= días vista] a la orden del Banco Popular. Esperamos seguir viéndonos favorecidos con sus pedidos y le saludamos atentamente. Anexo: extracto de su cuenta Ejemplo del cuerpo de una carta de contabilidad señalando un error en la extensión de un extracto de cuenta: Señores: Cuando examinamos el extracto de cuenta enviado por ustedes, constatamos que habían omitido nuestro pago de ptas. 15.900, importe correspondiente a los envases que devolvimos oportunamente y de los cuales acusaron recibo el mes pasado. Ejemplo de una carta de contabilidad disculpándose por un error cometido al extender un extracto de cuenta: Señores: Acusamos recibo de su carta del 20 del corriente y les rogamos que sepan perdonar el error involuntario cometido por nuestro Departamento de Contabilidad al extender el extracto de su cuenta. Les adjuntamos un nuevo extracto de cuenta con la esperanza de que merecerá su conformidad.
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6. CARTAS DE PRESENTACIÓN Y RECOMENDACIÓN Estas cartas tienen por objeto presentar y recomendar a su portador exponiendo, al mismo tiempo, los deseos del recomendado. Normalmente, son cartas dirigidas a personas de amistad de donde surge su tono familiar. Ejemplo: Estimados Señores: Tengo el placer de recomendarle al portador de la presente, Juan Ramírez, quien ha terminado sus estudios comerciales y desea empezar a trabajar como auxiliar de contabilidad, o actividad similar, en alguna empresa de Madrid. Tengo buenas referencias tanto de sus aptitudes morales como de su capacidad intelectual. Es un chico educado en un ambiente familiar intachable y, por sus habilidades, lo considero como un joven de porvenir. Le quedaría sumamente reconocido si pudiese usted otorgarle una plaza en su oficina. En caso contrario, le agradecería que no olvide la presente carta si alguna vez se entera de una vacante apta para él. Rogándole disculpe mi atrevimiento, y agradeciéndole desde ya su atención, le saludo cordialmente.
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7. CIRCULARES Las cartas circulares tienen como cometido comunicar noticias de interés actual exponiendo, al mismo tiempo, las causas de las mismas. Las circulares suelen escribirse en gran cantidad y en forma impresa. Con este tipo de carta puede anunciarse la constitución, modificación o disoluciónde una empresa, cambios de domicilio, la visita de viajantes, la modificación de precios, etc. Normalmente, las circulares no se contestan, pero sí puede hacérselo por motivos de cortesía o deseos de iniciar alguna operación comercial. CIRCULAR (1) : Estimados Señores: El alza de precios que en las últimas semanas experimentaron las materias primas ha puesto a nuestra industria en una situación difícil. Ello ha resultado en costes de fabricación más elevados. A pesar de esta situación, y para beneficiar a nuestros clientes, decidimos mantener los precios de venta viejos hasta que comience a regir el nuevo convenio laboral. Los pedidos hechos antes de esa fecha serán servidos sin el nuevo aumento, aun realizando nuestro envío con posterioridad a la entrada en vigor de la nueva lista de precios. Con la esperanza de que sabrá comprender los motivos de esta decisión, les saludamos con toda consideración. Ejercicios a CIRCULAR (1) : a) En nombre de BODEGAS GIOL, de Mendoza (Argentina), escribe a AB SYSTEMET, de Estocolmo (Suecia) señalandoles que, debido a que la última cosecha de uvas fue muy buena y a que la calidad de los vinos resultó excelente, los precios han experimentado una baja considerable. Indica en el escrito la inclusión de una lista de precios actualizada, pero que la misma sólo tendrá validez durante los meses de setiembre y octubre próximo. b) En nombre de INDUSTRIAS QUÍMICAS, S. R. L., de Bilbao, escribe a EKA-KEMI, de Surte (Suecia), recordándoles que como gran parte de l a materia prima de los productos fabricados por INDUSTRIAS QUIMICAS son de importación, y como ha habido cambios en las monedas extranjeras y devaluación de la peseta, todo ello ha contribuido a modificar los precios de coste. Adjúntales una nueva lista de precios, la cual entra a regir en el día de la fecha.
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8. OFERTAS DE SERVICIOS Las demandas de empleo (fijo) y las ofertas de servicios profesionales o especiales constituyen lo que aquí llamo "cartas de ofertas de servicios". Demanda de empleo (fijo) El solicitante de empleo debe consignar en su demanda detalles sobre su persona, su personalidad y sus aspiraciones, datos personales, conocimientos poseídos, estudios realizados y casa de estudios, empresas donde ha trabajado anteriormente y cargos ocupados, cargo o puesto que le gustaría obtener en su nuevo trabajo, etc. Cartas de ofertas de servicios profesionales o especiales Son verdaderas cartas publicitarias en las que se señalan ventajas concretas para el destinatario, al mismo tiempo que se subrayan probables desventajas al no utilizarlos. DEMANDA DE EMPLEO (FIJO) (1) Estimados Señores: Suponiendo que con frecuencia en su importante empresa se producirán vacantes, tengo el placer de ofrecerles mis servicios. Tengo 22 años y he cursado mis estudios de perito mercantil en la Escuela Superior de Comercio, habiendo obtenido muy buenas calificaciones. Para informarse sobre mis aptitudes y comportamiento, pueden dirigirse a la Dirección de la citada escuela. Si desean informarse sobre mi familia, pueden hacerlo por medio de la casa AUTOMOTORES, S. A., de Madrid, donde trabaja mi padre, Antonio García. Por supuesto, quedo a su disposición para someterme a las pruebas de aptitud que juzguen necesarias. También podría trabajar a prueba unos meses sin que ello constituya compromiso alguno para ustedes. En espera de sus noticias, les saluda respetuosamente, DEMANDA DE EMPLEO (FIJO) (2) Estimados Señores: Me es muy grato ofrecerles mis servicios como secretaria bilingüe (sueco <--> español) y especialista en ciencias económicas. Me considero especialmente apta dada mi experiencia de trabajo durante cuatro años en empresas con actividades en la Unión Europea. Adjunto mi currículo y fotocopias de todos mis títulos y certificados, así como de referencias personales. Estoy dispuesta a concretar una entrevista con ustedes si consideran adecuado mi ofrecimiento. En espera de sus gentiles noticias, los saludo muy atte. firma
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Ejercicio a DEMANDA DE EMPLEO (1) : Escribe a INDUSTRIAS DEL CALZADO, S. A., de Zaragoza, como si fueses Kerstin Andersson (21 años, escribes bien a máquina sin faltas de ortografía y tienes nociones de contabilidad). Expresa que te ofreces para ocupar la primera vacante de asistente que tengan. Indica el nombre de tu madre y su lugar de trabajo, citando también otras dos personas conocidas quienes pueden facilitar informes sobre tu persona. Termina la carta señalando tu mejor voluntad para desempeñar el trabajo.
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9. INFORMES PERSONALES Un comerciante puede pedir informes personales sobre alguna persona o empresa, especialmente al iniciar contactos mercantiles. Lo hace, p. ej., para informarse sobre las aptitudes de un solicitante de puesto de trabajo o sobre la solvencia comercial de una firma mercantil. Cuando es cuestión de cumplimiento con el pago de alguna persona, los comerciantes suelen dirigirse a agencias especiales para averiguar si el presunto cliente es moroso (= está en la lista del clearing) por no haber pagado en su debido tiempo una deuda contraída con anterioridad. Por discreción, los informes pedidos por carta no suelen incluir en el texto el nombre de quien se requieren informes. Se adjunta, en cambio, un papel con sus señas para que pueda fácilmente ser destruído. Algo similar ocurre con las respuestas a pedidos de informes. PEDIDO DE INFORMES PERSONALES (1) Estimados Señores: En el volante adjunto va el nombre de la persona que nos ha solicitado un empleo para trabajar en nuestro departamento de contabilidad. En su solicitud nos pone que trabajó dos años en la firma que ustedes tienen en Bilbao. Les agradeceríamos la gentileza de informarnos sobre el concepto que el solicitante les mereció durante dicho tiempo. Les aseguramos una reserva absoluta sobre los informes que nos puedan enviar. A la espera de su deferente atención, les saludamos atentamente. Anexo: 1 volante Ejercicios a INFORMES PERSONALES (1) : a) Susana Muñoz se ha ofrecido a TALLERES INDUSTRIALES, S. A., de Valencia, como asistente. Como les ha indicado que anteriormente trabajó en la empresa CAÑOS Y GRIFOS, S. A., también de Valencia, escribe una carta desde TALLERES INDUSTRIALES, S. R. L., pidiéndoles informes sobre su persona. Indica que te interesa informarte especialmente sobre la honradez y la moralidad de Susana Muñoz, ya que, en el caso de obtener el puesto, tendrá algunas veces que hacer las veces de cajera. b) Don Alberto Castro se ha ofrecido a AGROPEC, S. A., de Murcia, para ocupar el cargo de Jefe de Producción. Anteriormente desempeñó análogo cargo en la empresa CAMPO ABIERTO, S. A., de Barcelona. Escribe una carta pidiendo informes y rogándoles que éstos sean lo más completo posible. Asegúrales suma discreción.
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10. CORTESÍA COMERCIAL Las cartas de cortesía comercial no constituyen, en realidad, cartas mercantiles formales; son documentos con los cuales empresas se comunican entre sí; de aquí su importancia. En general son cartas breves en las que pueden tratarse tópicos muy distintos (agradecimiento, invitación, felicitación, etc.). CARTA DE CORTESÍA COMERCIAL (1) Estimados Señores: Les agradecemos el ofrecimiento hecho en su circular Nro. 126, en la que nos informan sobre la nueva constitución de su empresa. ¡Les deseamos mucha suerte en el futuro! A juzgar por el acertado rumbo que han dado a sus actividades, damos por hecho que alcanzarán un éxito rotundo. Hemos tomado nota de su dirección y esperamos poder dirigirnos a Uds. cuando se presente el momento oportuno. Con atentos saludos de,
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11. CARTAS DE COBRANZA El objeto de estas cartas es procurar el cobro de una deuda vencida, ya sea recordando su vencimiento o tratando de facilitarles las cosas al deudor para que pueda cumplir con su obligación. Generalmente, estas cartas se escriben con mucho tacto y, al mismo tiempo, con claridad y firmeza. El tono de lo que se dice en ellas varía de acuerdo al estatus del deudor. A veces hay que argumentar sobre un tema tratando de convencer al cliente moroso para que pague. CARTA DE COBRANZA (1) Estimados Señores: Contrariamente a su costumbre y a las condiciones de venta estipuladas con Ud., observamos que no ha pagado nuestra última factura a su debido tiempo. Agradeceremos tenga la bondad de cancelar el saldo a nuestro favor de ptas. 65.900 que arroja su cuenta. Esperando que sabrá comprender nuestra carta recordatoria, le saludamos atentamente.
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12. OFERTAS DE PRODUCTOS Las ofertas que por carta se hacen de ciertos productos tienen la finalidad de presentar a presuntos clientes no sólo artículos varios, sino también ofrecer precios especiales sobre ciertos artículos. Las ventajas que representa la oferta deben explicitarse claramente y con argumentos convincentes pudiendo, según el caso, adjuntar folletos de la mercancía en cuestión. OFERTA DE PRODUCTOS (1) Estimados Señores: El próximo mes tendremos el gusto de lanzar al mercado un nuevo producto con el nombre "Reluciente". Por correo aparte le enviamos una muestra de prueba. Como podrán constatar, es un artículo eficaz en la limpieza de superficies metálicas. Hemos constatado que, por su eficacia, puede competir con los productos similares que circulan en el mercado. "Reluciente" se presenta en dos tamaños y se podrá vender al público a ptas. 300 respective 550 el bote. Todos los pedidos que pasen de las 100.000 ptas. serán servidos franco de embalajes y portes y los facturaremos con un descuento del 40% sobre el precio de venta al consumidor. La venta de "Reluciente" se verá apoyada por una campaña publicitaria de carácter nacional, incluyendo la radio y la televisión. Esperando recibir pronto sus impresiones sobre nuestro ofrecimiento, les saludamos cordialmente.
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