1. PROSEDUR KERJA SURAT MASUK PADA SUBBAG UMUM BIDANG SEKRETARIAT DINAS KESEHATAN KOTA MEDAN
`
NOMOR SOP
:
800 /
TANGGAL PEMBUATAN
:
13 JULI 2016
/ VII /2016
TANGGAL REVISI
:
-
TANGGAL EFEKTIF
:
01 JANUARI 2017
DISAHKAN OLEH
:
SEKRETARIS DINAS KESEHATAN KOTA MEDAN
Drg. Hj. IRMA SURYANI, MKM PEMBINA TINGKAT I NIP. 19680113 199212 2 001
DINAS KESEHATAN KOTA MEDAN SEKRETARIAT NAMA SOP
: SURAT MASUK
DASAR HUKUM :
KUALIFIKAS I PELAKSANA
:
1. UNDANG-UNDANG NO. 25 TAHUN 2009 TENTANG PELAYANAN PUBLIK 2. PERATURAN MENTERI DALAM DALAM NEGERI NO. 55 TAHUN 2010 TENTANG TATA NASKAH DINAS DI LINGKUNGAN KEMENTERIAN DALAM NEGERI 3. PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI NO. 35 TAHUN 2012 TENTANG PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR ADMINISTRASI PEMERINTAHAN PEMERINTAHAN 4. PERATURAN DAERAH KOTA MEDAN NO. 3 TAHUN 2009 TENTANG PEMBENTUKAN ORGANISASI DAN TATA KERJA PERANGKAT DAERAH KOTA MEDAN 5. PERATURAN WALIKOTA MEDAN NO. 43 TAHUN 2010 TENTANG RINCIAN TUGAS POKOK DAN FUNGSI DINAS KESEHATAN KOTA MEDAN
1. PENDIDIKAN MINIMAL SLTA / SEDERAJAT 2. MEMAHAMI PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN YANG TERKAIT DENGAN PENYELENGGARAAN PENYELENGGARAAN NASKAH DINAS 3. MEMAHAMI TUGAS POKOK DAN FUNGSI 4. MENGETAHUI PROSEDUR PELAPORAN 5. MENGETAHUI PROSEDUR KEARSIPAN
SUB BAGIAN UMUM
KETERKAITAN
PERALATAN/PERLENGKAPAN
1. SOP SURAT KELUAR DI SEKRETARIAT SEKRETARIAT
KOMPUTER DAN PERALATAN PENDUKUNG , LEMBAR DISPOSISI, BUKU AGENDA SURAT MASUK, LEMARI ARSIP, BUKU EKSPEDISI , ODNER FILE
PERINGATAN :
PENCATATAN DAN PENDATAAN
JIKA SOP INI TIDAK DILAKSANAKAN, DILAKSANAKAN, MAKA KEGIATAN SURAT MENYURAT BERIKUTNYA AKAN TERKENDALA DAN TIDAK TERLAKSANA TERLAKSANA DENGAN BAIK
-
BUKU AGENDA SURAT MASUK/KELUAR DI SIMPAN SEBAGAI DATA ELEKTRONIK DAN MANUAL
NO.
KEGIATAN
1.
Menerima surat masuk dan mencatatkan surat masuk ke dalam buku agenda dan buku kontrol surat masuk dan menempelkan lembar disposisi untuk kemudian meneruskan kepada Kepala Dinas Verifikasi dan Klasifikasi surat masuk, apakah surat masuk tersebut bersifat kedinasan (intern) dan membutuhkan petunjuk dari Kepala Dinas , jika tidak akan di disposisi ke Bidang Membaca dan memberikan instruksi/arahan pada lembar disposisi untuk segera ditindaklanjuti ke Kepala Bidang
2.
3.
4.
5. 6.
7.
8. 9.
10. 11.
Kepala Dinas membaca dan memberikan instruksi/arahan kepada Sekretaris atau Kepala Bidang untuk ditindaklanjuti sesuai dengan isi disposisi surat Mencatat/mengagendakan ke dalam Buku Kontrol Surat Masuk di Sub Bagian Umum Hasil disposisi surat dari Kepala Dinas & Sekretaris kemudian mendistribusikan sesuai dengan isi disposisi surat Mencatat arahan Kepala Dinas kedalam Buku Kontrol dan meneruskan disposisi ke Sekretaris/Kepala Bidang ybs sesuai dengan isi disposisi Memerintahkan bawahan untuk segera melaksanakan sesuai denga isi disposisi Kadis Membuat konsep dan menugaskan staf untuk mengetik konsep balasan surat masuk sesuai dengan disposisi Kadis Mengetik konsep dan melaporkan ke atasan Memeriksa dan memparaf konsep untuk kemudian dilaporkan kepada atasan
KADIS
PELAKSANA SEKRETARIS KASUBBAG /KABID /KASIE
Ya
MUTU BAKU STAF
KELENGKAPAN -
Surat Masuk Buku Kontrol Lembar disposisi Buku Ekspedisi
WAKTU 15 Menit
3 Menit
Tdk - Surat Masuk - Buku Kontrol - Lembar disposisi
3 Menit
- Surat Masuk - Lembar disposisi
10 Menit
OUTPUT Tercatat dalam Buku Agenda Surat Masuk dan Buku Kontrol Memberikan saran/masukan /pertimbangan
Tercatat dalam lembar disposisi dan Buku Ekspedisi Dianalisis dan memberikan instruksi/arah an/perintah
Di paraf penerima
KETER ANGA N
KEPALA DINAS KESEHATAN KOTA MEDAN
Drg. Hj. USMA POLITA NASUTION, M.Kes PEMBINA UTAMA MUDA NIP. 19611003 198903 2 002
