SKRIPSI
ARRIDA SANI
PROFIL SISTEM DOKUMENTASI PENGADAAN OBAT DI APOTEK WILAYAH SURABAYA
FAKULTAS FARMASI UNIVERSITAS AIRLANGGA DEPARTEMEN FARMASI KOMUNITAS SURABAYA 2011
Lembar Pengesahan
PROFIL SISTEM DOKUMENTASI PENGADAAN OBAT DI APOTEK WILAYAH SURABAYA
SKRIPSI
Dibuat untuk Memenuhi Syarat Mencapai Gelar Sarjana Farmasi pada Fakultas Farmasi Universitas Airlangga 2011
Oleh: ARRIDA SANI NIM. 050710171
Disetujui Oleh:
Pembimbing Utama
Pembimbing Serta
Dr. Wahyu Utami, Apt., M.S. NIP. 195812101985032002 195812101985032002
Dra. Liza Pristianty, Apt., M.Si, M.M. NIP. 196211151988102002 196211151988102002
ii
Lembar Pengesahan
PROFIL SISTEM DOKUMENTASI PENGADAAN OBAT DI APOTEK WILAYAH SURABAYA
SKRIPSI
Dibuat untuk Memenuhi Syarat Mencapai Gelar Sarjana Farmasi pada Fakultas Farmasi Universitas Airlangga 2011
Oleh: ARRIDA SANI NIM. 050710171
Disetujui Oleh:
Pembimbing Utama
Pembimbing Serta
Dr. Wahyu Utami, Apt., M.S. NIP. 195812101985032002 195812101985032002
Dra. Liza Pristianty, Apt., M.Si, M.M. NIP. 196211151988102002 196211151988102002
ii
LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH
Demi perkembangan ilmu pengetahuan, saya menyetujui skripsi/karya ilmiah saya, dengan judul PROFIL SISTEM DOKUMENTASI PENGADAAN OBAT DI APOTEK WILAYAH SURABAYA untuk dipublikasikan atau ditampilkan di internet, digital library Perpustakaan Universitas Airlangga, atau media lain untuk kepentingan akademik sebatas sesuai dengan Undang-Undang Hak Cipta. Demikian pernyataan persetujuan publikasi skripsi/karya ilmiah ini saya buat dengan sebenarnya.
Surabaya, 23 Agustus 2011
Arrida Sani NIM. 050710171
iii
LEMBAR PERNYATAAN
Dengan ini saya menyatakan bahwa sesungguhnya hasil skripsi/tugas akhir ini adalah benar-benar merupakan hasil karya saya sendiri. Apabila di kemudian hari diketahui menggunakan data fiktif atau merupakan hasil dari plagiarisme, maka saya bersedia menerima sangsi berupa pembatalan kelulusan dan pencabutan gelar yang saya peroleh.
Surabaya, 23 Agustus 2011
Arrida Sani NIM. 050710171
iv
KATA PENGANTAR Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan karunia yang dilimpahkanNya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi yang berjudul Profil Sistem Dokumentasi Pengadaan Obat di Apotek Wilayah Surabaya ini dapat diselesaikan dengan baik, yang mana skripsi ini
merupakan salah satu syarat untuk menyelesaikan pendidikan Sarjana Strata 1 di Fakultas Farmasi Universitas Airlangga. Skripsi ini dapat diselesaikan karena bantuan dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini, peneliti mengucapkan terimakasih kepada: 1. Dekan Fakultas Farmasi Universitas Airlangga atas fasilitas, sarana dan prasarana yang digunakan penulis selama penyelesaian pendidikan sarjana. 2. Ibu Dr. Wahyu Utami, Apt., M.S. selaku dosen pembimbing utama sekaligus dosen wali yang telah membimbing, mengarahkan serta memberi masukan dan nasihat kepada penulis dengan kesabaran dan keikhlasan hati baik dalam penyelesaian skripsi ini maupun selama masa studi penulis di Fakultas Farmasi Universitas Airlangga. 3. Ibu Dra. Liza Pristianty, Apt., M.Si, M.M. dan Ibu Arie Sulistyarini, S.Si., Apt. selaku dosen pembimbing serta I dan II yang telah membimbing, mengarahkan dan memberi masukan kepada saya dengan kesabaran dan keikhlasan sehingga skripsi ini dapat terselesaikan. 4. Ibu Ekarina Ratna Himawati, M.Kes., Apt. dan Ibu Elida Zairina, Apt.,MPH selaku dosen penguji yang telah memberikan nasehat dan saran untuk perbaikan usulan skripsi sehingga memudahkan peneliti dalam pelaksanaan penelitian. 5. Para dosen Fakultas Farmasi Universitas Airlangga yang telah mendidik dan membimbing serta membantu penulis dalam penyelesaian studi di Fakultas Farmasi Universitas Airlangga. 6. Bapak dan Ibu Dosen serta staf Departemen Farmasi Komunitas yang telah membantu saya dalam penyelesaian skripsi ini. 7. Keluarga tercinta terutama ayah dan ibu yang telah memberikan dorongan semangat dan doa selama penyelesaian skripsi ini dan masa studi saya.
v
8. Ukhti Auliya, Bella, Mulat, Dewi, Novita, Nurul serta saudara perempuan dan saudara laki-laki penulis lainnya yang setiap saat selalu ada untuk mengobarkan semangat dalam hidup penulis. 9. Beastudi Etos-Dompet Dhuafa Republika dan orang-orang luar biasa di dalamnya yang telah memberikan secercah harapan di awal masa studi penulis sehingga penulis berkesempatan mengeyam studi di perguruan tinggi serta mampu terus bertahan dan melanjutkan hingga saat ini. 10. Teman-teman penulis seperjuangan: Edo, Mbak Devinda, Farid, Gendhis, Beti, Ninis, Mela, Alfi, Fenita dan teman-temanku angkatan 2007 lainnya serta seluruh keluarga besar Fakultas Farmasi Universitas Airlangga. 11. Semua pihak yang tidak dapat disebutkan satu per satu yang secara langsung maupun tidak langsung telah banyak membantu penyelesaian penulisan ini. Tidak lupa penulis mengucapkan permohonan maaf yang t erdalam apabila terdapat kesalahan dan kekurangan yang telah penulis lakukan baik disengaja maupun tidak, serta segala kekurangan dalam penulisan skripsi ini. Penulis juga mengharapkan banyak kritik dan saran dalam rangka penyempurnaan naskah akhir skripsi ini. Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih. Semoga apa yang telah penulis buat dapat bermanfaat dan digunakan sebagaimana mestinya.
Surabaya, 23 Agustus 2011
Penulis
vi
RINGKASAN PROFIL SISTEM DOKUMENTASI PENGADAAN OBAT DI APOTEK WILAYAH SURABAYA
Arrida Sani Apotek merupakan sarana pelayanan kefarmasian sekaligus tempat dilakukannya praktik kefarmasian oleh apoteker (PP No.51, 2009). Dalam rangka mempertanggungjawabkan praktik kefarmasian, semua aktivitas manajemen harus dituangkan dalam sistem dokumentasi sebagai bukti praktis. Kunci sukses pelayanan kefarmasian terletak pada kemampuan apoteker dalam mengelola obat yang meliputi perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan pelayanan (Kepmenkes No.1027, 2004). Pengadaan obat sebagai bagian dari pelayanan kefarmasian menjadi sangat penting karena obat menjadi produk utama seorang apoteker yang melakukan praktik di apotek. Pada kenyataannya, setiap proses pengadaan tidak dapat dipisahkan dan selalu diawali dengan perencanaan. Salah satu standard dari setiap aktivitas apoteker adalah dokumentasi yaitu dengan cara merekam fakta dari suatu kejadian dan mengabadikannya dalam bentuk dokumen. Informasi dalam dokumen tersebut dapat digunakan sebagai dasar pertimbangan oleh apoteker saat mengambil keputusan selama praktik profesi dalam pelayanan kefarmasian. Dokumen-dokumen pada setiap pelayanan kefarmasian akan tertata dengan baik jika didukung dengan sistem dokumentasi yang baik. Adanya dokumen dan sistem dokumentasi sangat berperan dalam usaha peningkatan kualitas pelayanan kefarmasian yang berasaskan pharmaceutical care . Oleh karena itu, dibutuhkan penelitian pada proses pengadaan obat untuk mengetahui sejauh mana aktivitas pelayanan kefarmasian didokumentasikan, terutama oleh apoteker, dalam usaha menjamin ketersediaan obat di apotek. Dengan demikian pelayanan kefarmasian yang bermutu dapat tercapai. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui profil sistem dokumentasi pengadaan obat di apotek wilayah Surabaya yang meliputi bentuk dokumen, pelaksana dokumentasi, batas penyimpanan dokumen dan tindakan terhadap dokumen yang melewati batas penyimpanan, serta pemeriksaan yang perlu dilakukan terhadap dokumen yang terkait dan peluang terjadinya ketidaksesuaian antar dokumen yang terkait dengan obat yang datang. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif. Pemilihan apotek yang digunakan sebagai tempat pengambilan data dengan besar sampel 50 apotek dipilih secara simple random sampling. Pengumpulan data penelitian ini diperoleh dengan bantuan instrument berupa kuisioner. Data yang digunakan dalam penelitian ini didapatkan dari jawaban kuisioner yang dientry ke dalam file dalam bentuk (.xls), diolah menggunakan program Microsoft Office Excel 2007 dan disajikan dalam bentuk tabel dan diagram. Hasil penelitian menunjukkan bahwa seluruh apotek melakukan perencanaan sebelum melakukan pengadaan obat mendokumentasikannya dalam bentuk buku (80%), lembaran (18%) dan notulen rapat (2%). Dari seluruh apotek, 100% apotek yang melakukan pengadaan obat selain
vii
narkotik dan psikotropik, 96% melakukan pengadaan obat narkotik dan 98% melakukan pengadaan obat psikotropik. Pencatatan saat penerimaan obat datang 84% dilakukan oleh apotek dengan bentuk dokumen 50% berupa buku penerimaan obat. Pemeriksaan yang dilakukan saat penerimaan obat 92% terhadap kesesuaian faktur dengan SP, 100% terhadap kesesuaian obat dengan faktur, 81% terhadap tanggal kadaluarsa, nomor batch dan harga obat, serta 90% terhadap kondisi fisik obat. Ketidaksesuaian yang pernah terjadi pada 94% apotek dengan frekuensi yang paling sering terjadi adalah 47,62% obat sesuai SP tapi tidak sesuai dengan faktur dan sebaliknya, obat sesuai faktur tapi tidak sesuai SP. Pemeriksaan terhadap faktur 98% dilakukan dengan memperhatikan nama obat, 96% jumlah obat dan 94% tanggal kadaluarsa. Pengarsipan faktur dilakukan oleh apotek 72% dalam map/folder/buku. Pencatatan setelah obat datang yang dilakukan oleh 98% apotek dilakukan 87,76% atas daar penambahan stok dan 55,10% dilakukan pada kartu stok. Dari hasil tersebut dapat disimpulkan bahwa dokumentasi yang dilakukan pada proses pengadaan obat dilakukan oleh sebagian besar apotek. Belum adanya ketentuan tentang bentuk dokumen dan batas waktu penyimpanan, menjadikan SOP ( Standard Operational Procedure) perlu diteliti sebagai acuan sistem dokumentasi di masing-masing apotek. Seorang apoteker yang bertanggung jawab atas pengelolaan obat sebagai salah satu pekerjaan kefarmasian harus selalu berusaha untuk mendisiplinkan diri dan memahamkan kepada petugas apotek yang lain akan pentingnya pelaksanaan dokumentasi untuk menjamin ketersediaan obat di apotek dalam rangka peningkatan mutu pelayanan kefarmasian. Namun, masih banyak kekurangan dan keterbatasan dalam penelitian ini sehingga perlu dilakukan penelitian lebih lanjut tentang dokumentasi pengadaan obat khususnya dan pelayanan kefarmasian pada umumnya.
viii
ABSTRACT THE PROFILE OF DRUG PROCUREMENT DOCUMENTATION SYSTEM IN COMMUNITY PHARMACIES IN SURABAYA
Drug management is a series of activities including planning, procurement, storage and service. Each of these activities require a planning, therefore planning plays an important role in drug management. One of the standards of the activities is documentation which is done by recording the fact of every incident as a document. Documents in pharmaceutical services will be well arranged if supported by good documentation system. The existence of the documents and documentation system are very useful to increase the quality of pharmaceutical services based on pharmaceutical care. The aim of this research was to find out the profile of drug procurement documentation system at community pharmacies in Surabaya. The data of this description study were collected by questionnaire from 50 community pharmacies that were selected by simple random sampling technique. Data were analyzed descriptively using Microsoft Excel 2007. Some tables, pie and bar charts were made to describe the profile of drug procurement documentation system in community pharmacies in Surabaya. The result showed that most of the community pharmacies in Surabaya have conducted the drug procurement documentation system. Keywords: documentation pharmacies
system,
ix
drug
procurement,
community
DAFTAR ISI halaman Halaman Judul..............................................................................................
i
Lembar Pengesahan......................................................................................
ii
LEMBAR PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH...................
iii
LEMBAR PERNYATAAN........................................................................
iv
KATA PENGANTAR.................................................................................
v
RINGKASAN..............................................................................................
vii
ABSTRACT.................................................................................................
ix
DAFTAR ISI................................................................................................
x
DAFTAR TABEL........................................................................................
xiv
DAFTAR GAMBAR...................................................................................
xv
DAFTAR LAMPIRAN................................................................................
xvii
DAFTAR SINGKATAN..............................................................................
xviii
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah............................................................
1
1.2 Rumusan Masalah Penelitian....................................................
3
1.3 Tujuan Penelitian.......................................................................
3
1.4 Manfaat Penelitian.....................................................................
3
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Apotek dan Apoteker.................................................................
4
2.1.1 Definisi Apotek................................................................
4
2.1.2 Definisi Apoteker.............................................................
4
2.2 Obat................................ ..........................................................
4
2.3 Pengelolaan Obat.......................................................................
4
2.3.1 Perencanaan Pengadaan Obat...........................................
5
2.3.2 Pengadaan Obat................................................................
6
2.3.3 Penyimpanan Obat............................................................
9
2.3.4 Pelayanan Obat.................................................................
10
2.4 Asuhan Kefarmasian..................................................................
10
2.5 Pelayanan Kefarmasian...............................................................
12
2.6 Dokumen.....................................................................................
12
x
2.7 Sistem Dokumentasi...................................................................
13
2.7.1 Definisi Profil.....................................................................
13
2.7.2 Definisi Sistem...................................................................
13
2.7.3 Definisi Dokumentasi........................................................
13
2.7.4 Dokumentasi dalam Pharmaceutical Care........................
15
BAB III KERANGKA KONSEPTUAL ......................................................
16
BAB IV METODE PENELITIAN
4.1 Jenis Penelitian..........................................................................
17
4.1.1 Berdasarkan Sifat atau Tempat Data Diperoleh...................
17
4.1.2 Berdasarkan Tujuan Penelitian...........................................
17
4.1.3 Berdasarkan Waktu Pengumpulan Data..............................
17
4.2 Sumber Data.............................................................................
17
4.3 Lokasi dan Waktu Penelitian....................................................
17
4.4 Populasi Penelitian....................................................................
18
4.5 Sampel Penelitian......................................................................
18
4.5.1
Teknik Pengambilan Sampel...............................................
18
4.5.2
Jumlah Sampel....................................................................
18
4.5.3
kriteria Inklusi dan Eksklusi...............................................
19
4.6 Variabel Penelitian.....................................................................
20
4.7 Definisi Operasional.................................................................
21
4.8 Metode Pengumpulan Data dan Instrumen Penelitian..............
22
4.9 Kerangka Operasional Penelitian.............................................
23
4.10 Pengujian Instrumen.................................................................
23
4.10.1 Uji Validitas.................................................................
23
4.11 Teknik Analisis Data................................................................
24
BAB V HASIL PENELITIAN
5.1
Perencanaan Pengadaan Obat...................................................
26
5.1.1
Bentuk Dokumen Perencanaan Obat............................
27
5.1.2
Pelaksanaan Dokumentasi Perencanaan.......................
27
5.1.3
Batas Penyimpanan Dokumen Perencanaan................
28
5.1.4
Tindakan terhadap Dokumen Perencanaan yang Melewati Batas Penyimpanan......................................
xi
29
5.2
Pengadaan Obat......................................................................
30
5.2.1
Obat Golongan Narkotik............................................
30
5.2.1.1 Sumber Pengadaan Obat Golongan Narkotik
30
5.2.1.2 Pembuat Surat Pesanan Obat Golongan Narkotik........................................................
30
5.2.1.3 Batas Penyimpanan Dokumen SP Narkotik
31
5.2.1.4 Tindakan terhadap Dokumen SP Narkotik
5.2.2
yang Melewati Batas Penyimpanan.............
31
Obat Golongan Psikotropik..........................................
32
5.2.2.1 Sumber Pengadaan Obat Golongan Psikotropik......................................................
32
5.2.2.2 Pembuat Surat Pesanan Obat Golongan Psikotropik......................................................
33
5.2.2.3 Batas Penyimpanan Dokumen SP Psikotropik 33 5.2.2.4 Tindakan terhadap Dokumen SP Psikotropik
5.2.3
yang Melewati Batas Penyimpanan..............
34
Obat Selain Golongan Narkotik dan Psikotropik..........
34
5.2.3.1 Sumber Pengadaan Obat Selain Golongan Narkotik dan Psikotropik................................
34
5.2.3.2 Pembuat Surat Pesanan Obat Selain Golongan Narkotik dan Psikotropik...............
35
5.2.3.3 Batas Penyimpanan Dokumen SP Obat Selain Golongan Narkotik dan Psikotropik...
36
5.2.3.4 Tindakan terhadap Dokumen SP Obat Selain Golongan Narkotik dan Psikotropik yang Melewati Batas Penyimpanan.....................
37
5.2.3.5 Cara Pemesanan Obat Selain Golongan Narkotik dan Psikotropik..............................
37
5.2.3.6 Bentuk DokumenPemesanan Obat Selain
5.3
Golongan Narkotik dan Psikotropik..............
38
Penerimaan Obat......................................................................
39
5.3.1
39
Bentuk Dokumen Pencatatan saat Penerimaan Obat...
xii
5.3.2
Komponen yang Dicatat Ulang saat Penerimaan Obat
40
5.3.3
Pemeriksaan saat Penerimaan Obat.............................
40
5.3.4
Ketidaksesuaian yang Terjadi pada Pemeriksaan saat Penerimaan Obat.........................................................
5.3.5
5.3.6
41
Hal-hal yang Diperhatikan saat Penerimaan terhadap Faktur..........................................................................
43
Pengarsipan Faktur......................................................
43
5.3.6.1 Bentuk Dokumen Faktur...............................
43
5.3.6.2 Batas Penyimpanan Dokumen Faktur...........
44
5.3.6.3 Tindakan terhadap Dokumen Faktur yang Melewati Batas Penyimpanan....................... Pencatatan Obat......................................................................
45
5.4.1
Pertimbangan dalam Melakukan Pencatatan Obat.....
45
5.4.2
Bentuk Dokumen Pencatatan Obat............................,
46
5.4.3
Penggunaan Dua Macam Kartu Stok..........................
48
5.4.3.1 Kartu Stok Gudang.......................................
48
5.4.3.2 Kartu Stok Pelayanan....................................
49
5.4.4
Penggunaan Satu Macam Kartu Stok..........................
51
5.4.5
Penggunaan Komputer................................................
52
PEMBAHASAN..................................................................................
54
5.4
BABVI
45
BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN
7.1
Kesimpulan.................................................................................
68
7.2
Saran...........................................................................................
68
DAFTAR PUSTAKA...................................................................................
69
LAMPIRAN.................................................................................................
71
xiii
DAFTAR TABEL
halaman Tabel IV.1 Variabel Penelitian................................................................
20
Tabel V.1 Pelaksanaan Perencanaan Pengadaan Obat............................
26
Tabel V.2 Pelaksana Dokumentasi Perencanaan.....................................
28
Tabel V.3 Pelaksanaan Pengadaan Obat Narkotik..................................
30
Tabel V.4 Pelaksanaan Pengadaan Obat Psikotropik..............................
32
Tabel V.5 Pelaksanaan Pengadaan Obat Selain Narkotik dan Psikotropik............................................................................... 34 Tabel V.6 Pembuat SP Obat Selain Narkotik dan Psikotropik................
36
Tabel V.7 Bentuk Dokumen Pemesanan Obat Selain Narkotik dan Psikotropik.............................................................................
39
Tabel V.8 Pelaksanaan Dokumentasi saat Penerimaan Obat.................
39
Tabel V.9 Komponen yang Dicatat Ulang saat Penerimaan Obat.........
40
Tabel V.10 Pemeriksaan yang Dilakukan saat Penerimaan Obat...........
41
Tabel V.11 Pelaksanaan Dokumentasi terhadap Faktur.........................
43
Tabel V.12 Pelaksanaan Dokumentasi setelah Obat Datang.................
45
Tabel V.13 Frekuensi Pengisian Kartu Stok Gudang............................
48
Tabel V.14 Frekuensi Pengisian Kartu Stok Pelayanan........................
50
Tabel V.15 Frekuensi Pengisian Kartu Stok Obat................................
51
Tabel V.16 Frekuensi Pengisian Komputer..........................................
53
xiv
DAFTAR GAMBAR
halaman Gambar 3.1 Bagan Kerangka Konseptual..............................................
16
Gambar 4.2 Bagan Kerangka Operasional Penelitian............................
23
Gambar 5.1 Data Responden Penelitian................................................
26
Gambar 5.2 Bentuk Dokumen Perencanaan..........................................
27
Gambar 5.3 Pelaksana Dokumentasi Perencanaan................................
27
Gambar 5.4 Batas Penyimpanan Dokumen Perencanaan......................
29
Gambar 5.5 Tindakan terhadap Dokumen Perencanaan........................
29
Gambar 5.6 Sumber Pengadaan Narkotik..............................................
30
Gambar 5.7 Pembuat SP Narkotik.........................................................
31
Gambar 5.8 Batas Penyimpanan Dokumen SP Narkotik......................
31
Gambar 5.9 Tindakan pada Dokumen SP Narkotik..............................
32
Gambar 5.10 Sumber Pengadaan Psikotropik.........................................
32
Gambar 5.11 Pembuat SP Psikotropik....................................................
33
Gambar 5.12 Batas Penyimpanan Dokumen SP Psikotropik.................
33
Gambar 5.13 Tindakan pada Dokumen SP Psikotropik.........................
34
Gambar 5.14 Sumber Obat Selain Golongan Narkotik dan Psikotropik
35
Gambar 5.15 Pembuat SP Obat Selain Narkotik dan Psikotropik..........
36
Gambar 5.16 Batas Penyimpanan Dokumen SP Obat Selain Narkotik dan Psikotropik................................................................
36
Gambar 5.17 Tindakan pada Dokumen SP Obat Selain Narkotik dan Psikotropik......................................................................
37
Gambar 5.18 Cara Pemesanan Obat Selain Narkotik dan Psikotropik
37
Gambar 5.19 Bentuk Dokumen Pemesanan Obat Selain Narkotik dan Psikotropik.......................................................................
38
Gambar 5.20 Bentuk Dokumen Pencatatan Ulang saat Penerimaan Obat 39 Gambar 5.21 Ketidaksesuaian antara SP, Faktur dan Obat..................
41
Gambar 5.22 Jenis Ketidaksesuaian yang Pernah Terjadi....................
42
xv
Gambar 5.23 Hal-hal yang Diperhatikan saat Pemeriksaan terhadap Faktur..............................................................................
43
Gambar 5.24 Bentuk Dokumen Pengarsipan Faktur di Apotek..........
44
Gambar 5.25 Batas Penyimpanan Dokumen Faktur............................
44
Gambar 5.26 Tindakan terhadap Dokumen Faktur..............................
45
Gambar 5.27 Pertimbangan dalam Melakukan Pencatatan Obat........
46
Gambar 5.28 Bentuk Dokumen saat Pencatatan Obat.........................
47
Gambar 5.29 Penggunaan Dokumen Pencatatan Obat.........................
47
Gambar 5.30 Komponen yang Dicantumkan pada Kartu Stok Gudang
48
Gambar 5.31 Frekuensi Pengisian Kartu Stok Gudang........................
49
Gambar 5.32 Pelaksana Pengisian Kartu Stok Gudang........................
49
Gambar 5.33 Komponen yang Dicantumkan pada Kartu Stok Pelayanan 50 Gambar 5.34 Pelaksana Pengisian Kartu Stok Pelayanan.....................
50
Gambar 5.35 Komponen yang Dicantumkan pada Kartu Stok Obat....
51
Gambar 5.36 Frekuensi Pengisian Kartu Stok Obat..............................
52
Gambar 5.37 Pelaksana Pengisian Kartu Stok Obat..............................
52
Gambar 5.38 Komponen yang Dicantumkan pada Komputer...............
53
Gambar 5.39 Pelaksana Pengisian pada Komputer................................
53
xvi
DAFTAR LAMPIRAN
halaman Lampiran 1 Bagan Alur Pengadaan Obat..............................................
71
Lampiran 2 Kuisioner…………………................................................
72
Lampiran 3 Hasil Pilot Study.................................................................
76
Lampiran 4 Daftar Nama Apotek di Wilayah Surabaya Tahun 2011....
93
xvii
DAFTAR SINGKATAN
AA
: Asisten Apoteker
APA
: Apoteker Pengelola Apotek
CD
: Compact Disc
Depkes
: Departemen Kesehatan
Kepmenkes
: Keputusan Menteri Kesehatan
PBF
: Pedagang Besar Farmasi
PP
: Peraturan Pemerintah
PSA
: Pemilik Sarana Apotek
RI
: Republik Indonesia
SMS
: Short Message Service
SOP
: Standard Operational Procedure
SK
: Surat Keputusan
SP
: Surat Pesanan
UU
: Undang-Undang
xviii
BAB I PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang
Apotek adalah “sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktik kefarmasian oleh apoteker” (PP No.51, 2009). Pelayanan kefarmasian harus memenuhi standard mutu yang telah ditetapkan (UU No.36, 2009; PP No.51, 2009; Kepmenkes No.1027, 2004) sehingga semua hal yang terkait dengan penjaminan
mutu
praktik
kefarmasian
di
apotek,
harus
bisa
dipertanggungjawabkan oleh apoteker baik dari aspek legalitas, aspek manajemen maupun etika. Dalam rangka mempertanggungjawabkan kegiatan praktiknya, perlu dibuktikan secara praktis yaitu dengan cara semua aktivitas manajemen harus dituangkan dalam sistem dokumentasi. Aktivitas praktik kefarmasian di apotek lebih mengedepankan bidang pelayanan kefarmasian dimana kunci sukses dari pelayanan kefarmasian di apotek terletak pada kemampuan apoteker dalam mengelola obat mulai dari pengadaan obat sampai penjaminan penggunaan obat yang benar. Menurut Depkes RI (1991), pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang menyangkut empat fungsi pokok yaitu perencanaan, pengadaan, pendistribusian dan penggunaan obat dengan memanfaatkan sumber-sumber yang tersedia, mencakup pola/ tata laksana dan perangkat lunak lainnya, tenaga, sarana dan dana dalam rangka mencapai tujuan. Namun pada kenyataannya, perencanaan tidak dapat dipisahkan dari proses pengadaan dalam setiap kegiatan pengelolaan obat,
sebagaimana
disebutkan
pengelolaan/manajemen
adalah
oleh suatu
Seto proses
&
Nita
kegiatan
(2004)
yang
bahwa
terdiri
dari
perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan dengan memadukan penggunaan ilmu dan seni untuk mencapai tujuan organisasi. Dengan kata lain, setiap proses pengadaan selalu diawali dengan perencanaan. Perencanaan pengadaan merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran, untuk menghindari kekosongan obat (Kepmenkes No.1197, 2004). 1
2
Sedangkan pengadaan adalah sebuah tahapan penting dalam manajemen pengelolaan obat yang berfungsi untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan di dalam fungsi perencanaan yang telah dilakukan sebelumnya (Omi, 2002; Seto & Nita, 2004). Menurut International Pharmacy Federation (1997), apoteker memiliki tanggung jawab profesi untuk mendokumentasikan pengalaman dan aktivitas praktik untuk ikut serta dalam praktik penelitian farmasi dan penelitian terapi. Dokumentasi dari setiap kegiatan apoteker merupakan salah satu standard dari aktivitas penyediaan dan penggunaan obat maupun produk kesehatan lain yang dilakukan dengan merekam fakta dari suatu kejadian dan mengabadikannya untuk digunakan di waktu yang akan datang (Guzman & Verstappen, 2003). Dengan demikian, dokumentasi dapat diartikan sebagai aktivitas dari perekaman informasi, atau pengumpulan dan pengelolaan dokumen-dokumen. Definisi dokumentasi menurut Vesper (1998) adalah “lembar informasi yang terorganisasi sebagai bukti yang sah menurut ketentuan yang berlaku”. Sebagai seorang pengambil keputusan, apoteker dapat menjadikan informasi dalam dokumen sebagai dasar pertimbangan saat mengambil sebuah keputusan selama praktik profesi dalam kegiatan pelayanan kefarmasian. Dokumendokumen pada setiap kegiatan pelayanan kefarmasian akan tertata dengan baik dengan adanya sistem dokumentasi yang baik. Sistem dokumentasi didefinisikan sebagai suatu tatanan yang sistematik dari kegiatan-kegiatan perekaman informasi atau pengelolaan dokumen-dokumen dari suatu fakta atau kejadian. Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI nomor 1027 tahun 2004, dijelaskan tentang perlunya pelaksanaan kegiatan administrasi dalam pelayanan kefarmasian di apotek yang meliputi pencatatan, pengarsipan dan dokumentasi. National
Association
of
Pharmacy
Regulatory
Authorities
menyebutkan bahwa pharmaceutical care yang berorientasi lebih kepada pasien daripada produk/obat, sangat bergantung pada catatan informasi yang tepat sebagai dasar pengambilan keputusan dan tindakan. Dapat disimpulkan bahwa adanya dokumen dan sistem dokumentasi sangat berperan dalam usaha peningkatan kualitas pelayanan kefarmasian yang berasaskan pharmaceutical care.
3
Oleh karena itu, diperlukan adanya penelitian tentang profil sistem dokumentasi khususnya pada proses pengadaan obat di apotek. Lokasi untuk penelitian ini adalah di apotek wilayah Surabaya, dengan pertimbangan Surabaya merupakan kota dengan jumlah penduduk terbanyak kedua setelah Jakarta. Lingkungan penduduk yang padat dengan daya beli yang rata-rata tinggi memungkinkan pendirian apotek yang cukup banyak sehingga variasi kondisi yang akan ditemui oleh peneliti di lapangan pun lebih banyak. Dengan besarnya jumlah penduduk tersebut, diperlukan adanya jaminan mutu pelayanan kesehatan terutama pelayanan kefarmasian. Kegiatan pengadaaan obat sebagai bagian dari pelayanan kefarmasian di apotek menjadi sangat penting dalam menjamin ketersediaan obat dimana obat menjadi produk utama seorang apoteker yang melakukan praktik di apotek. Dari penelitian ini diharapkan dapat memberikan gambaran profil sistem dokumentasi pada proses pengadaan obat di apotek wilayah Surabaya.
1.2.
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka dapat dirumuskan permasalahan yaitu bagaimana profil sistem dokumentasi pengadaan obat di apotek wilayah Surabaya?
1.3.
Tujuan
Tujuan yang diharapkan dengan adanya penelitian ini adalah untuk mengetahui profil sistem dokumentasi pengadaan obat di apotek wilayah Surabaya.
1.4.
Manfaat Penelitian
Penelitian ini mempunyai manfaat, yaitu untuk memberikan gambaran umum sistem dokumentasi pada pengadaan obat di apotek wilayah Surabaya yang nantinya dapat menjadi informasi dan bahan evaluasi untuk lebih merapikan dokumentasi pelayanan kefarmasian di apotek dan menyusunnya secara sistematis.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Apotek dan Apoteker
2.1.1
Definisi Apotek
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian, apotek adalah sarana pelayanan kefarmasian tempat dilakukan praktik kefarmasian oleh apoteker. 2.1.2
Definisi Apoteker
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian, apoteker adalah sarjana farmasi yang telah lulus sebagai apoteker dan telah mengucapkan sumpah jabatan apoteker.
2.2
Obat
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan, obat adalah bahan atau paduan bahan, termasuk produk biologi yang digunakan untuk mempengaruhi atau menyelidiki sistem fisiologi atau keadaan patologi dalam rangka penetapan diagnosis, pencegahan, penyembuhan, pemulihan, peningkatan kesehatan dan kontrasepsi, untuk manusia.
2.3
Pengelolaan Obat
Pekerjaan kefarmasian adalah pembuatan termasuk pengendalian mutu sediaan farmasi, pengamanan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusi atau penyaluran obat, pengelolaan obat atas resep dokter, pelayanan informasi obat, serta pengembangan obat, bahan obat dan obat tradisional. Salah satu wujud dari pelaksanaan pekerjaan kefarmasian yaitu pengadaan sediaan farmasi (PP No.51, 2009). Menurut Keputusan Menteri Kesehatan nomor 1027/Menkes/SK/IX/2004, pengelolaan sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan lainnya dilakukan sesuai ketentuan
perundangan
yang
berlaku
meliputi
perencanaan,
pengadaan,
penyimpanan dan pelayanan. Yang dimaksud sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika. Sedangkan perbekalan kesehatan adalah
4
5
semua bahan selain obat dan peralatan yang diperlukan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan. Pengelolaan obat adalah suatu rangkaian kegiatan yang menyangkut empat fungsi pokok yaitu perencanaan, pengadaan, pendistribusian, dan penggunaan obat dengan memanfaatkan sumber-sumber yang tersedia, mencakup pola/tata laksana dan perangkat lunak lainnya, tenaga, sarana dan dana dalam rangka mencapai tujuan. Tujuan pengelolaan obat adalah memelihara dan meningkatkan penggunaan obat secara rasional dan ekonomis di unit-unit pelayanan kesehatan melalui penyediaan obat-obatan yang tepat jenis, tepat jumlah dan tepat waktu dan tempat (Depkes RI, 1991). Manajemen/pengelolaan adalah suatu proses kegiatan yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan dengan memadukan penggunaan ilmu dan seni untuk mencapai tujuan organisasi (Seto & Nita, 2004).
2.3.1
Perencanaan Pengadaan Obat
Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit menyebutkan bahwa perencanaan pengadaan merupakan proses kegiatan dalam pemilihan jenis, jumlah dan harga perbekalan farmasi yang sesuai dengan kebutuhan
dan
anggaran,
untuk
menghindari
kekosongan
obat
dengan
menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi disesuaikan dengan anggaran yang tersedia. Perencanaan mencakup kegiatan dalam menetapkan sasaran-sasaran, pedoman-pedoman, garis-garis besar apa yang akan dituju dan pengukuran penyelenggaraaan bidang logistik. Penentuan kebutuhan merupakan perincian dari fungsi perencanaan, bilamana perlu semua faktor yang mempengaruhi penentuan kebutuhan harus diperhitungkan terutama menyangkut keterbatasan organisasi. Dalam penentuan kebutuhan adalah menyangkut proses memilih jenis dan menetapkan
dengan
prediksi
jumlah
kebutuhan
persediaan
barang/obat
perjenisnya di apotek ataupun rumah sakit. Penentuan kebutuhan dapat dikatakan
6
merupakan perincian yang konkrit dan detail dari perencanaan logistik (Seto & Nita, 2004). Dalam skripsinya, Henny Febriawati menuliskan kegiatan pokok dalam proses perencanaan pengadaan obat meliputi (Pancaningrum, 2008): 1. Pemilihan jenis obat 2. Penentuan jumlah kebutuhan obat 3. Menentukan tata cara pemesanan 4. Pemilihan pemasok Menurut Yenis Sutan (1999), beberapa kriteria dalam seleksi pemasok diantaranya (Pancaningrum, 2008):
Harga terjangkau dengan diskon besar Kualitas barang ( Expired Date minimal satu tahun, terdapat label dengan tulisan nama obat, tanggal produksi, cara penyimpanan, nama dan alamat pabrik).
Pelayanan (garansi, pengiriman tidak terlambat, pengalaman konsumen lain).
2.3.2
Pengadaan Obat
Pengadaan merupakan salah satu wujud dari pelaksanaan pekerjaan kefarmasian. Dalam Peraturan Pemerintah No.51 (2009), terdapat pasal yang mengatur bahwa: ”Dalam menjalankan pekerjaan kefarmasian pada fasilitas pelayanan kefarmasian, apoteker dapat dibantu oleh Apoteker Pendamping dan/atau Tenaga Teknis Kefarmasian”. Pada bab ketentuan umum, dijelaskan bahwa yang termasuk Tenaga Teknis Kefarmasian adalah Sarjana Farmasi, Ahli Madya Farmasi, Analis Farmasi dan Tenaga Menengah Farmasi/Asisten Apoteker (PP No.51, 2009). Pengadaan adalah sebuah tahapan yang penting dalam manajemen pengelolaan obat dan menjadi sebuah prosedur rutin di dalam sistem manajemen obat. Proses pengadaan yang efektif akan menjamin ketersediaan obat dalam jumlah yang benar dan harga yang pantas serta kualitas obat yang terjamin (Omi, 2002).
7
Pengadaan merupakan usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan yang berfungsi untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan di dalam fungsi perencanaan (Seto & Nita, 2004). Menurut Anief (1995), pengadaan barang dalam sehari-hari disebut juga pembelian dan merupakan titik awal dari pengendalian persediaan (Pancaningrum, 2008). Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam melakukan pengadaan menurut Anief (1995) seperti yang telah dituliskan oleh Dyah Ayu Pancaningrum dalam skripsinya tahun 2008, antara lain:
Waktu pembelian, untuk mencegah kekosongan persediaan. Lokasi, perlu memperhitungkan lokasi PBF berada. Bila waktu yang diperlukan untuk pengiriman singkat, maka waktu pembelian dapat dilakukan pada saat barang hampir habis.
Frekuensi dan volume pembelian. Makin kecil volume/jumlah barang yang dibeli, makin tinggi frekuensi dalam melakukan pembelian. Adapun yang harus dilakukan saat penerimaan barang/obat, diantaranya: 1) Menerima barang/obat dan dokumen-dokumen pendukungnya, antara lain Surat Pesanan/surat kontrak, surat kiriman, faktur barang/obat (Seto & Nita, 2004). 2) Memeriksa barang/obat dengan dokumen-dokumen yang bersangkutan baik dari segi jumlah, mutu, tanggal kadaluwarsa, merk, harga dan spesifikasi lain bila diperlukan (Seto & Nita, 2004). 3) Obat-obatan yang diterima dibuatkan berita acara/tanda penerimaan dan pemeriksaan obat sesuai dengan hasil pemeriksaan menggunakan formulir Daftar Permintaan/Penyerahan obat. Berita acara pemeriksaan penerimaan obat adalah dokumen tanda bukti pemeriksaan pada penerimaan obat yang mencantumkan tanggal penerimaan, jenis, keadaan, banyaknya, sumber dan lain-lain yang bersangkut paut dengan obat tersebut (Depkes RI, 1991). 4) Pencatatan untuk menjamin obat-obat yang ada dalam persediaan digunakan secara efisien, perlu dilakukan pencatatan-pencatatan atas persediaan obat tersebut. Dengan adanya pencatatan yang dikerjakan secara teratur dan terus-menerus, diharapkan Apotek, PBF, Industri Farmasi dan Farmasi Rumah Sakit akan dapat mengikuti perkembangan persediaan bahan-
8
bahan/obat jadi dengan baik. Oleh karena itu, sangat penting mencatat semua barang (bahan/obat) yang ada di dalam persediaannya agar dapat mengikuti perkembangan keadaaan usahanya dari waktu ke waktu (Seto & Nita, 2004). Menurut Depkes RI (1991), pencatatan stok obat adalah rangkaian kegiatan dalam rangka penatausahaan obat-obatan secara tertib, baik obat-obatan yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di unit-unit pelayanan puskesmas dan rumah sakit, serta merupakan sarana perhitungan dalam rangka pertanggungjawaban obat-obatan yang berada dalam gudang obat. Selain itu, pencatatan stok obat juga menjadi sarana informasi dalam rangka pengendalian persediaan. Kegiatan pencatatan stok obat meliputi (Depkes RI, 1991): (1) Pencatatan atas penerimaan obat. (2) Pencatatan atas pengeluaran/pemakaian obat. (3) Pencatatan atas persediaan obat. Tiap pengeluaran obat harus segera dicatat pada kartu stok obat, kartu persediaan obat, dokumen permintaan/penyerahan obat (Depkes RI, 1991). Untuk persediaan narkotika dan psikotropika harus dilakukan pencatatan sesuai dengan Undang-Undang nomor 35 tahun 2009 tentang narkotika pasal 14 ayat 2 menyebutkan bahwa “Industri Farmasi, pedagang besar farmasi, sarana penyimpanan sediaan farmasi pemerintah, apotek, rumah sakit, pusat kesehatan masyarakat, balai pengobatan, dokter dan lembaga ilmu pengetahuan wajib membuat, menyampaikan dan menyimpan laporan berkala mengenai pemasukan dan/atau pengeluaran Narkotika yang berada dalam pengusaannya” (UU No.35, 2009). Aturan pencatatan untuk psikotropika terdapat dalam Undang-Undang Nomor 5 (1997) Pasal 33 ayat 1 disebutkan bahwa “Pabrik obat, pedagang besar farmasi, sarana penyimpanan sediaan farmasi Pemerintah, apotek, rumah sakit, puskesmas, balai pengobatan, dokter, lembaga penelitian dan/atau lembaga pendidikan, wajib membuat dan menyimpan catatan mengenai kegiatan masingmasing yang berhubungan dengan psikotropika”. Pada ayat 2 disebutkan bahwa
9
“Menteri melakukan pengawasan dan pemeriksaan atas pelaksanaan pembuatan dan penyimpanan catatan sebagaimana dimaksud pada ayat (1)” (UU No.5, 1997).
2.3.3
Penyimpanan Obat
Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 1027/Menkes/SK/IX/2004 yang perlu diperhatikan pada penyimpanan: 1. Obat/bahan obat harus disimpan dalam wadah asli dari pabrik. Dalam hal pengecualian atau darurat dimana isi dipindahkan pada wadah lain, maka harus dicegah terjadinya kontaminasi dan harus ditulis informasi yang jelas pada wadah yang baru, wadah sekurang-kurangnya memuat nomor batch dan tanggal kadaluarsa. 2. Semua bahan obat harus disimpan pada kondisi yang sesuai, layak dan menjamin kestabilan bahan. Perlu juga diperhatikan lokasi dari tempat penyimpanan di gudang untuk menjamin bahwa barang/obat yang disimpan mudah diperoleh dan diatur sesuai penggolongan barang, kelas terapi obat/khasiat obat dan sesuai abjad (Seto & Nita, 2004). Menurut Farmakope Indonesia edisi IV tahun 1995, suhu penyimpanan obat dibedakan menjadi lima, yaitu: o
1. Dingin. Dingin adalah suhu tidak lebih dari 8 , lemari pendingin mempunyai o
o
suhu antara 2 dan 8 , sedangkan lemari pembeku mempunyai suhu antara o
o
20 dan -10 . o o 2. Sejuk. Sejuk adalah suhu antara 8 dan 15 . Kecuali dinyatakan lain, bahan
yang harus disimpan pada suhu sejuk dapat disimpan di lemari pendingin. 3. Suhu kamar. Suhu kamar adalah suhu pada ruang kerja. Suhu kamar o
o
terkendali adalah suhu yang diatur antara 15 hingga 30 . o o 4. Hangat. Hangat adalah suhu antara 30 dan 40 .
5. Panas berlebih. Panas berlebih adalah suhu di atas 40 o.
10
2.3.4
Pelayanan Obat
Fasilitas pelayanan sediaaan farmasi berupa: apotek; instalasi farmasi rumah sakit; puskesmas; klinik; toko obat; atau praktek bersama. Penyerahan dan pelayanan obat berdasarkan resep dokter dilaksanakan oleh apoteker (PP No.51, 2009). Pelayanan yang dimaksud adalah pelayanan obat dan informasi obat yang lengkap. Menurut Juliantini dan Widayawati (1996), pelayanan informasi obat tersebut bertujuan untuk menunjang penggunaan obat secara benar dan obyektif agar efektif, aman, rasional, bermutu, murah dan mudah didapat (Pratiwiningsih, 2008).
2.4
Asuhan Kefarmasian
Asuhan kefarmasian adalah suatu kegiatan pelayanan dimana praktisinya memiliki tanggung jawab terhadap pemenuhan kebutuhan (informasi) pasien tentang obatnya dan efek terapetik yang akan diperoleh karena mengkonsumsinya. Asuhan kefarmasian merupakan sebuah pelayanan profesional baru yang sedang dikembangkan dalam profesi kefarmasian. Keberadaanya tidak ditujukan untuk mengambil alih peranan dokter atau praktisi lainnya, tetapi lebih untuk memenuhi kebutuhan pasien terhadap sistem pelayanan kesehatan yang mulai banyak bermunculan, banyaknya produk obat dan informasi obat yang muncul di masyarakat, peningkatan kompleksitas dari terapi obat, ditemukannya banyak kasus morbiditas dan mortalitas karena penggunaan obat dan banyaknya penggunaan obat yang tidak rasional (Cippole, 1998). Asuhan kefarmasian ( pharmaceutical care ) seperti didefinisikan oleh Hepler dan Strand, adalah “merupakan bentuk tanggung jawab moral profesi poteker dalam penyediaan layanan sehubungan dengan terapi obat dengan tujuan untuk memperoleh kepastian efek terapi yang dapat meningkatkan kondisi kesehatan dan kualitas hidup pasien”. Pemberian layanan asuhan kefarmasian dimaksudkan untuk membantu pasien lebih mengerti status kesehatan dan terapi obat mereka. Tujuannya adalah peningkatan dari kondisi kesehatan dan kualitas hidup pasien, terkait didalamnya yaitu identifikasi, pencegahan dan penyelesaian masalah-masalah terkait dengan obat (Cippole, 1998).
11
Filosofi dari asuhan kefarmasian menjabarkan adanya pendekatan yang difokuskan pada pasien, hal ini melibatkan kebutuhan sosial pasien terkait obat, dan hal-hal explisit lain yang diperlukan pasien selama mendapat pelayanan yang merupakan bentuk tanggung jawab farmasis untuk membuat pasien merasa yakin bahwa terapi obat yang diterimanya sudah sesuai, dan yang paling efektif dari yang tersedia, yang paling aman, dan diberikan sesuai dengan yang diindikasikan (Cippole, 1998). Asuhan kefarmasian muncul karena adanya kebutuhan masyarakat, yang kemudian berlanjut dengan pendekatan kepada pasien untuk memahami dan mengetahui apa yang dibutuhkan pasien. Hal inilah yang kemudian menjadi dasar pemikiran untuk pengembangan dan pengadaan dari kerjasama terapetik, dan diakhiri dengan deskripsi dari praktisi mengenai tanggung jawab yang lebih spesifik (Cippole, 1998). Dengan peningkatan morbiditas dan mortalitas terkait obat di masyarakat menunjukkan semakin diperlukannya tenaga profesional untuk merancang dan melakukan pembenahan. Untuk lebih jauh lagi bisa disimpulkan mengenai filosofi dari asuhan kefarmasian adalah tanggung jawab yang sebenar-benarnya dari seorang farmasis untuk memenuhi kebutuhan masyarakat akan terapi obat yang sesuai, efektif, aman dan nyaman digunakan (Cippole, 1998). Pendekatan yang terpusat pada pasien berarti bahwa seluruh kebutuhan pasien terkait dengan obat dilihat sebagai suatu bentuk tanggung jawab dari praktisi, tidak terbatas pada kategori obat tertentu atau penyakit tertentu. Tentunya seluruh perhatian, harapan, pengertian pasien tentang penyakitnya dan yang berhubungan dengan terapi obat yang dijalani pasien menjadi tanggung jawab penuh praktisi, dengan menekankan pada kebutuhan pasien bukan pada anjuran dari praktisi, dalam melaksanakan praktik dari asuhan kefarmasian (Cippole, 1998).
12
2.5
Pelayanan Kefarmasian
Pelayanan kefarmasian adalah suatu pelayanan langsung dan bertanggung jawab kepada pasien yang berkaitan dengan sediaan farmasi dengan maksud mencapai hasil hasil yang pasti untuk meningkatkan mutu kehidupan pasien. Fasilitas pelayanan kefarmasian dapat dilakukan melalui praktik di apotek, instalasi farmasi rumah sakit, puskesmas, klinik, toko obat, atau praktek bersama. Dalam menjalankan pekerjaan kefarmasian pada fasilitas pelayanan kefarmasian, apoteker dapat dibantu oleh apoteker pendamping dan/atau tenaga teknis kefarmasian (PP No.51, 2009). Pelayanan kefarmasian adalah pengelolaan dan penggunaan obat secara rasional yang merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari sistem pelayanan kesehatan secara menyeluruh yang dilaksanakan secara langsung dan bertanggung jawab demi tercapainya kualitas hidup manusia (Aziza, 1996).
2.6
Dokumen
Dokumen adalah lembar informasi yang terorganisasi sebagai bukti yang sah menurut ketentuan yang berlaku. Dokumen bisa diartikan sebagai sesuatu yang dicatat atau dicetak pada kertas sesuai dengan aslinya, resmi, atau lembaran yang sah dari sesuatu hal. Di zaman multimedia saat ini, dokumen bisa lebih dari sekedar simbol di atas kertas. Pesan suara atau video bisa menjadi dokumen. Suatu dokumen bisa juga berupa kode digital dalam perangkat komputer (Vasper, 1998). Dokumen adalah pembawa informasi, bisa disebut materi informasi atau materi sederhana (Guzman & Verstappen, 2003).
13
2.7
Sistem Dokumentasi
2.7.1
Definisi Sistem
Sistem adalah sehimpunan unsur yang melakukan sesuatu kegiatan atau menyusun skema atau tata cara melakukan sesuatu kegiatan pemrosesan untuk mencapai sesuatu atau beberapa tujuan dan hal ini dilakukan dengan cara mengolah data dan atau energi dan atau barang (benda) di dalam jangka waktu tertentu guna menghasilkan informasi dan atau energy dan atau barang (benda) (Amirin, 2003). Definisi lain dikutip Tatang M. Amirin dari Elias M. Award (1979:4) sistem dikatakan merupakan sehimpunan komponen atau sub sistem yang terorganisasikan dan berkaitan sesuai dengan rencana untuk mencapai sesuatu tujuan tertentu (Amirin, 2003).
2.7.2
Definisi Dokumentasi
Dalam menjalankan pelayanan kefarmasian di apotek, perlu dilaksanakan kegiatan administrasi yang meliputi (Depkes RI, 2004): 1. Administrasi Umum. Pencacatan,
pengarsipan,
pelaporan
narkotika,
psikotropika
dan
dokumentasi sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 2. Administrasi Pelayanan. Pengarsipan resep, pengarsipan cacatan pengobatan pasien, pengarsipan hasil monitoring penggunaan obat. Dokumentasi dapat diartikan sebagai pengumpulan dokumen-dokumen dari suatu pekerjaan atau perekaman dari suatu kejadian. Di beberapa bagian di dunia, arti dari kata "dokumentasi" membawa pemikiran yaitu pengumpulan dokumen. Definisi
ini cenderung memberi makna yang sebenarnya dari
pengumpulan dokumen yang telah tersimpan. Dokumentasi, dalam arti perekaman dari suatu fakta dan proses dalam membuat dokumen, terkadang sangat penting dalam hal penemuan atau suatu praktek kegiatan yang bermanfaat untuk yang lainnya. Jadi, kita mendengar dokumentasi dari sebuah penemuan, dari sebuah teknik dari suatu produksi atau dari suatu keberhasilan di seluruh dunia (Guzman & Verstappen, 2003).
14
Menurut Guzman & Verstappen (2003) dokumentasi terdiri dari beberapa hal: a. Mengidentifikasi informasi apa yang dibutuhkan dan bagaimana cara untuk mendapatkannya. b. Merekam informasi yang ada dan mengumpulkannya dalam suatu kumpulan (disebut dokumen) atau mengumpulkan dokumen yang mengandung informasi yang dibutuhkan. c. Mengelola dokumen dan membuatnya mudah diakses, dan menyediakan dokumen-dokumen untuk pihak yang membutuhkan informasi tersebut. Dokumentasi juga berarti bagian spesifik dari suatu proses. Jadi, dokumentasi dapat diartikan aktivitas dari perekaman informasi, atau aktivitas dari pengumpulan dan pengelolaan dokumen-dokumen. Dokumentasi dilakukan untuk merekam fakta dari suatu kejadian dan mengabadikannya untuk digunakan di waktu yang akan datang (Guzman & Verstappen, 2003). Dokumentasi merupakan suatu aktivitas pengamatan balik, maksudnya untuk melihat kebutuhan di masa depan. Seseorang yang memastikan suatu informasi akan membutuhkan dokumen-dokumen yang bisa menjadi acuan. Bahkan, jika telah didokumentasikan sebagaimana mestinya, informasi bisa digunakan kembali (Guzmen & Verstappen, 2003). Menurut Vasper (1998) beberapa alasan dari sudut bisnis dan ilmiah dokumentasi perlu dilakukan adalah karena: 1. Dokumen merupakan sumber yang berharga 2. Dokumen digunakan untuk memudahkan komunikasi 3. Dokumen memudahkan seorang pengambil keputusan dapat menjadikan informasi dalam dokumen sebagai dasar pengambilan keputusannya 4. Dokumen dapat menyediakan suatu rekaman bagaimana sesuatu bisa terjadi atau sebagai alasan rasional pengambilan suatu keputusan 5. Dokumen mengabadikan data dan pengamatan 6. Dokumen memperkuat suatu tuntutan 7. Dokumen
menyediakan
menginterpretasi.
sebuah
tempat
untuk
menganalisa
dan
15
Dokumentasi dari setiap kegiatan/aktifitas apoteker merupakan salah satu standard dari aktivitas penyediaan dan penggunaan obat yang diresepkan dan produk kesehatan yang lain ( International Pharmacy Federation, 1997). Sistem dokumentasi dapat diartikan sebagai suatu tatanan yang sistematik dari kegiatan-kegiatan perekaman atau pengelolaan dokumen-dokumen dari suatu fakta atau kejadian (Wahmuda, 2009).
2.7.3
Dokumentasi dalam Pharmaceutical Care National Association of Pharmacy Regulatory Authorities mengatakan
bahwa dokumentasi proses pharmaceutical care dimulai dari skala besar yang dapat berkembang secara pesat, secepat membedah tubuh atau tindakan medis yang lain. Di semua upaya perencanaan farmakoterapi, pasien seharusnya menerima informasi komunikatif yang cukup untuk memungkinkan mereka dapat mengutarakan alasan menurut pemikiran mereka dan untuk memikirkan kembali semua cara alternatif, resiko, keuntungan dan segala kemungkinan yang akan berhubungan dengan keputusan mereka sendiri. Informasi yang tersedia untuk pasien dianggap/dinilai bermutu apabila memenuhi dua standar yaitu: 1. Informasi secara umum didapatkan dari praktisi yang kompeten meliputi para spesialis dalam masyarakat. 2. Informasi tersebut akan memperkenankan orang yang memiliki alasan untuk membuat pilihan tepat yang menyangkut keperluan mereka sendiri. Pharmaceutical care tidak dapat diwujudkan tanpa adanya perekaman
atau dokumentasi dari informasi, keputusan dan tindakan yang tepat ( National Association of Pharmacy Regulatory Authorities, 2002-2004).
BAB III KERANGKA KONSEPTUAL
Pelayanan Kefarmasian
Pekerjaan Kefarmasian Perencanaan Pengadaan Obat
Pengelolaan Obat
Pengadaan Obat Penyimpanan Obat Pendistribusian Obat Menjamin Ketersediaan Obat secara Efektif dan Efisien
Pelayanan Kefarmasian yang Bermutu Gambar 3.1 Bagan Kerangka Konseptual
16
D o S k i u s m t e e n m t a s i
BAB IV METODOLOGI PENELITIAN
4.1
Jenis Penelitian
4.1.1
Berdasarkan Sifat atau Tempat Data Diperoleh
Penelitian ini termasuk penelitian observasi. Observasi adalah suatu metode pengumpulan data secara sistematis melalui pengamatan dan pencatatan terhadap fenomena yang diteliti. Metode ini menuntut adanya pengamatan baik secara
langsung
maupun
tidak
langsung
terhadap
obyek
penelitiannya
(Hariwijaya, 2008). 4.1.2
Berdasarkan Tujuan Penelitian
Penelitian ini termasuk penelitian deskriptif karena bertujuan untuk membuat profil/gambaran secara sistematis, faktual dan akurat mengenai faktafakta, sifat-sifat serta hubungan fenomena yang diselidiki (Nazir, 2005). 4.1.3
Berdasarkan Waktu Pengumpulan Data
Penelitian ini termasuk penelitian Cross Sectional di mana data yang menyangkut variabel bebas atau resiko dan variabel terikat atau akibat, akan dikumpulkan dalam waktu yang bersamaan (Notoatmodjo, 2010).
4.2
Sumber Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini meliputi: 1. Data yang diperoleh dengan bantuan instrumen berupa kuisioner. 2. Data apotek di wilayah Surabaya yang diperoleh dari survei pendahuluan.
4.3
Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan di apotek wilayah Surabaya selama bulan April sampai bulan Mei 2011.
17
18
4.4
Populasi Penelitian
Populasi dalam penelitian ini sejumlah 625 apotek yang diperoleh dari survei pendahuluan, yaitu dengan cara meninjau kembali keberadaan lokasi apotek di wilayah Surabaya.
4.5
Sampel Penelitian
4.5.1
Teknik Pengambilan Sampel
Teknik sampling yang digunakan adalah dengan simple random sampling. Menurut Notoatmodjo (2010), simple random sampling yaitu teknik pengambilan sampel dimana setiap anggota populasi mempunyai kesempatan yang sama untuk diambil menjadi sampel. Teknik random sampling ini hanya boleh digunakan apabila setiap anggota populasi bersifat homogen atau diasumsikan homogen. Dalam penelitian ini, teknik pengambilan sampel secara random sampling menggunakan bantuan program Microsoft Excel 2007 .
4.5.2
Jumlah Sampel
Sampel adalah himpunan bagian atau sebagian yang diambil dari keseluruhan objek yang diteliti dan dianggap mewakili seluruh populasi (Notoatmodjo, 2010). Dari survei pendahuluan, diperoleh jumlah keseluruhan populasi dalam penelitian ini adalah 625 apotek. Dengan kata lain, jumlah sampel penelitian dapat diketahui dengan menghitung sample size menggunakan rumus sebagai berikut:
Rumus (Lwanga & Lameshow, 1997):
n=
NxZ 2 x pxq d 2 x(N - 1) Z 2 x pxq
19
Keterangan: N Zα2 p
q d n
= Jumlah populasi = Standar deviasi normal, ditentukan Z α = 1,96 yang sesuai dengan derajat kemaknaan ( α) = 95% = Proporsi untuk sifat tertentu yang diperkirakan terjadi pada populasi. Apabila tidak diketahui proporsi atau sifat tertentu tersebut, maka p = 0,5 = 1,0 – p = Penyimpangan terhadap populasi atau derajat ketepatan yang diinginkan = Besarnya sampel
Jika jumlah populasi (N) = 631, dengan harga d = 0,15, maka diperoleh jumlah sampel: n=
625x(1,96) 2 x 0,5x0,5 (0,15) 2 x(625 - 1) (1,96) 2 x 0,5x0,5
n = 40,02 ∞ 50 sampel
4.5.2
Kriteria Inklusi dan Eksklusi
Kriteria sampel yang akan dimasukkan dalam penelitian ini adalah seluruh apotek yang ada di wilayah Surabaya pada periode bulan April sampai bulan Mei tahun 2011. Sampel ini tidak termasuk apotek yang berada di rumah sakit karena diperkirakan manajemen pengadaan obatnya berbeda dengan apotek lain.
20
4.6
Variabel Penelitian
Tabel IV.1 Variabel Penelitian Variabel
Indikator
Parameter
Perencanaan
Dokumen
Ketersediaan dokumen
Pengadaan
perencanaan
Bentuk dokumen
Obat
Pelaksana dokumentasi
Butir Pertanyaan
No. 1 No. 2
Penyimpanan dokumen Lama dokumen disimpan
No. 3
Tindakan terhadap dokumen Pemesanan
Surat Pesanan
Ketersediaan dokumen
Obat
Obat Narkotik
Lama dokumen disimpan Pelaksana
No. 4
Tindakan terhadap dokumen Sumber obat Surat Pesanan
Ketersediaan dokumen
Obat
Lama dokumen disimpan
Psikotropik
Pelaksana
No. 5
Tindakan terhadap dokumen Sumber obat Surat Pesanan
Ketersediaan dokumen
Obat selain
Lama dokumen disimpan
Narkotik dan
Pelaksana
Psikotropik
Tindakan terhadap dokumen
No. 6
Sumber obat Pelaksanaan pemesanan obat Bentuk dokumen Penerimaan Obat
Faktur Obat
Ketersediaan dokumen Bentuk dokumen Macam pemeriksaan
No. 7
No. 8 No. 9
21
Pemeriksaan terhadap faktur Ketidaksesuaian yang sering terjadi Arsip faktur
No. 10 No. 11
Ketersediaan dokumen Bentuk dokumen Lama penyimpanan
No. 12
Tindakan terhadap dokumen Pencatatan
Dokumen
Obat
pencatatan obat
Ketersediaan dokumen Bentuk dokumen
Dokumen stok
Ketersediaan dokumen
obat
Bentuk dokumen Frekuensi pelaksanaan
No. 13
No. 14
Pelaksana
4.7
Definisi Operasional
Dalam penelitian ini, yang dimaksud dengan istilah-istilah di bawah ini adalah sebagai berikut: 1. Sistem dokumentasi Keterkaitan antara aktivitas/kegiatan satu dengan lainnya dengan bukti proses berupa dokumen. 2. Pengadaan obat Kegiatan pengadaan obat mulai dari perencanaan, pemesanan hingga penerimaan dalam rangka menjamin ketersediaan obat di apotek. 3. Perencanaan Kegiatan yang mengawali proses pengadaan obat, meliputi penentuan jenis dan jumlah obat yang habis atau akan dipesan serta PBF mana yang dituju. 4. Dokumen Perencanaan Segala bentuk catatan/perekaman informasi yang digunakan untuk membantu dalam kegiatan perencanaan pengadaan obat di apotek.
22
5. Salesman
Orang yang datang ke apotek untuk menawarkan atau mengantar obat sebagai utusan distributor/PBF. 6. Pemesanan Kegiatan permintaan untuk mengadakan atau membeli obat yang disampaikan baik secara lisan (bertatap muka langsung/telepon) atau tertulis (surat pesanan/email). 7. Rekaman Tertulis Pemesanan Obat melalui Telepon Dokumen yang berupa ringkasan pemesanan obat melalui telepon berisi daftar rancangan nama dan jumlah obat yang akan dipesan, nama PBF yang akan dituju serta tanggal pemesanan obat. 8. Penerimaan Kegiatan menerima obat yang datang dan selanjutnya dilakukan pemeriksaan kesesuaian dengan surat pesanan dan faktur. 9. Obat sesuai SP, tapi tidak sesuai faktur Obat yang dikirim ke apotek sudah sesuai dengan spesifikasi yang tercantum pada SP (nama obat, kekuatan obat, sentuk sediaan dan nama pabrik tertentu) tetapi tidak sesuai dengan apa yang tertulis pada faktur yang menyertai obat. 10. Obat sesuai faktur, tapi tidak sesuai SP Obat yang dikirim ke apotek sudah sesuai dengan spesifikasi yang tercantum pada faktur tetapi tidak sesuai dengan apa yang tertulis pada SP (nama obat, kekuatan obat, sentuk sediaan dan nama pabrik tertentu). 11. Faktur sesuai SP, tapi tidak sesuai obat Spesifikasi yang tercantum pada faktur sudah sesuai dengan yang ditulis pada SP tetapi tidak sesuai dengan obat yang dikirim ke apotek. 12. SOP (Standard Operasional Prosedur) Catatan berisi uraian pelaksanaan kegiatan yang disusun secara rinci dan sistematis sebagai pedoman atau petunjuk pelaksanaan pada suatu proses.
23
4.8
Metode Pengumpulan Data dan Instrumen Penelitian
Instrumen penelitian adalah alat-alat yang digunakan oleh peneliti untuk pengumpulan data (Notoatmodjo, 2005). Instrumen yang digunakan pada penelitian ini berupa kuesioner. Kuisioner adalah daftar pertanyaan yang digunakan oleh peneliti untuk memperoleh data dari sumbernya secara langsung melalui proses komunikasi atau dengan mengajukan pertanyaan (Hendri, 2009). Pada lembaran pertama dari kuisioner dijelaskan tentang tujuan penelitian, serta petunjuk atau penjelasan tentang bagaimana menjawab atau mengisi kuisioner tersebut, seperti dengan cara memberikan tanda check ( √) pada kolom pilihan jawaban. Kuisioner (daftar pertanyaan) tidak sela lu responden sendiri yang mengisi, ada kuisioner yang ditanyakan secara lisan kepada responden dan yang mengisi adalah peneliti berdasarkan jawaban lisan dari responden.
24
4.9
Kerangka Operasional Penelitian
Survei Pendahuluan Pembuatan Instrumen (kuisioner)
Uji coba Instrumen (kuisioner)
Random Sampling terhadap populasi
Diperoleh jumlah sampel
Terjun ke lapangan
DATA diperoleh
Pengolahan DATA
Pembuatan NASKAH
Penarikan kesimpulan Gambar 4.2 Bagan Kerangka Operasional Penelitian
4.10
Pengujian Instrumen
4.10.1 Uji Validitas
Validitas menunjukkan sejauh mana suatu alat pengukur itu mengukur apa yang ingin diukur (Singarimbun & Effendi, 1995). Pada penelitian ini, digunakan pengujian validitas isi. Selain dari literatur, isi kuisioner juga diperoleh melalui diskusi dengan para dosen dan mengacu pada variabel penelitian (Tabel IV.1). Dalam variabel penelitian tersebut, terdapat indikator dan parameter yang ingin diteliti serta nomor butir pertanyaan pada kuisioner.
25
4.11
Teknik Analisis Data
Pada penelitian ini, analisis data dilakukan secara deskriptif. Data penelitian yang diperoleh dari lembar kuisioner dientry ke dalam lembar pengumpul data dalam bentuk soft file (.xls). Setelah itu, data diolah dengan menggunakan bantuan program Microsoft Excel 2007 pada komputer dan disajikan dalam bentuk diagram atau tabel.
BAB V HASIL PENELITIAN
Penelitian ini diawali dengan pelaksanaan pilot study pada 11 apotek yang terpilih secara acak untuk menguji validitas isi dari kuisioner yang akan digunakan. Data dari pilot study dicoba untuk diolah dan disajikan dalam bentuk tabel (Lampiran 3). Selanjutnya, dilakukan pengambilan data penelitian pada 50 apotek di wilayah Surabaya dari bulan April sampai dengan Mei 2011. Apotek yang disurvei meliputi 48 apotek (92%) milik swasta/perseorangan dan enam apotek (12%) milik swasta/jaringan. Responden yang mengisi kuisioner penelitian ini 42% adalah seorang AA, 10% adalah Apoteker Pendamping, 16 % adalah APA sekaligus PSA, 22% adalah APA, 6% adalah PSA dan 4% lainnya adalah karyawan dan asisten PSA. n = 50
Gambar 5.1 Data Responden Penelitian
5.1.
Perencanaan Pengadaan Obat
Kegiatan
perencanaan
sangat
penting
dilakukan
sebelum
apotek
melakukan pengadaan obat. Dari 50 apotek yang diteliti, diperoleh bahwa semua apotek (100%) melakukan perencanaan sebelum melakukan pengadaan obat.
Tabel V.1 Pelaksanaan Perencanaan Pengadaan Obat Aktivitas Dilakukan Tidak Perencanaan Pengadaan Obat 50 apotek 0 100% 0% Persentase
26
27
5.1.1
Bentuk Dokumen Perencanaan
Pada saat perencanaan, dibutuhkan suatu dokumen yang dapat membantu dan memudahkan apotek dalam melakukan perencanaan sebelum melakukan pengadaan obat. Sejumlah 40 apotek (80%) mendokumentasikan perencanaannya dalam bentuk buku, sembilan apotek (18%) mendokumentasikan dalam bentuk lembaran dan satu apotek (2%) mendokumentasikan dalam bentuk notulen rapat. n = 50
Gambar 5.2 Bentuk Dokumen Perencanaan
5.1.2
Pelaksana Dokumentasi Perencanaan
Kegiatan pendokumentasian saat perencanaan pengadaan obat di apotek bisa dilaksanakan oleh satu orang atau lebih. Dokumentasi perencanaan di 21 apotek (42,86%) dilakukan oleh lebih dari satu orang, 28 apotek (57,14%) dilakukan oleh satu orang tertentu dan ada satu apotek yang tidak memberi keterangan siapa pelaksana dokumentasi perencanaan di apotek (Tabel V.2). Secara keseluruhan, Dokumentasi perencanaan di apotek yang terbanyak (46,94%) dilakukan oleh AA, 18 apotek (36,73%) dilakukan oleh APA, sembilan apotek (18,37%) dilakukan oleh PSA, lima apotek (10,20%) dilakukan oleh Apoteker Pendamping dan 14 apotek (28,57%) dilakukan oleh petugas/karyawan bagian tertentu seperti kasir, karyawan bagian gudang dan lain sebagainya. n = 49
Gambar 5.3 (a) Pelaksana Dokumentasi Perencanaan
28
n = 49
Gambar 5.3 (b) Pelaksana Dokumentasi Perencanaan Tabel V.2 Pelaksana Dokumentasi Perencanaan Apotek
21 apotek (dilakukan lebih dari satu orang)
28 apotek (dilakukan oleh satu orang)
1 apotek 5.1.3
Pelaksana Dokumentasi
APA AA PSA Apoteker Pendamping Lainnya: Karyawan Kasir Semua karyawan (bergantian) APA AA PSA Apoteker Pendamping Lainnya: Karyawan bagian gudang Dokter-Dokter Tidak ada keterangan
n
(%)
9 12 5 4
(18,37) (24,49) (10,20) (8,16)
2 1 8 9 11 4 1
(4,08) (2,04) (16,33) (18,37) (22,45) (8,16) (2,04)
2 1
(4,08) (2,04)
Batas Penyimpanan Dokumen Perencanaan
Kegiatan pendokumentasian saat perencanaan pengadaan obat di apotek tidak hanya meliputi pencatatan, tetapi juga penyimpanan dokumen selama rentang waktu tertentu. Sejumlah 46 apotek (92%) menyimpan dokumen perencanaan dengan 31 apotek (65,96%) menyimpan dokumen sampai buku habis, tujuh apotek (14,89%) menyimpan dokumen selama satu tahun, tiga apotek (6,38%) menyimpan dokumen selama satu bulan dan satu apotek (2,13%) menyimpan dokumen selama satu minggu. Sedangkan lima apotek (10,64%) memberikan jawaban di luar pilihan jawaban yang telah disediakan dengan satu apotek (2,13%) menyimpan dokumen selama lebih dari satu tahun, satu apotek
29
(2,13%) menyimpan dokumen selama tiga tahun, dua apotek (4,25%) menyimpan dokumen selama lebih dari tiga tahun dan satu apotek (2,13%) menyimpan dokumen sampai lembaran habis. Ada satu apotek yang memilih dua jawaban, yaitu menyimpan dokumen sampai buku habis dan diberi batas penyimpanan selama lebih dari satu tahun. n = 46
Gambar 5.4 Batas Penyimpanan Dokumen Perencanaan
5.1.4
Tindakan terhadap Dokumen Perencanaan yang Melewati Batas Penyimpanan
Setiap apotek memiliki ketentuan mengenai batas waktu penyimpanan dokumen perencanaan dan tindakan yang dilakukan terhadap dokumen yang melewati batas penyimpanan tersebut. Sejumlah 28 apotek (60,87%) akan memusnahkan dokumen, sedangkan 18 apotek (39,13%) tetap menyimpan dokumen. n = 46
Gambar 5.5 Tindakan terhadap Dokumen Perencanaan
30
5.2
Pengadaan Obat
5.2.1
Obat Golongan Narkotik
Apotek merupakan tempat penyaluran obat yang resmi bagi masyarakat, terutama untuk obat golongan narkotik. Dari 50 apotek yang diteliti, ada dua apotek (4%) yang tidak menyediakan atau melayani obat golongan narkotik. Tabel V.3 Pelaksanaan Pengadaan Obat Narkotik Aktivitas Dilakukan Tidak Pengadaan Obat Golongan Narkotik 48 apotek 2 apotek 96% 4% Persentase 5.2.1.1 Sumber Pengadaan Obat Golongan Narkotik
Penyaluran obat golongan narkotik yang diperbolehkan diatur dalam undang-undang. Sejumlah 43 apotek (89,58%) melakukan pengadaan obat golongan narkotik melalui distributor, satu apotek (2,08%) melakukan pengadaan obat melalui apotek lain dan empat apotek (8,33%) melakukan pengadaan obat melalui distributor dan apotek lain. n = 48
Gambar 5.6 Sumber Pengadaan Narkotik
5.2.1.2 Pembuat Surat Pesanan Obat Golongan Narkotik
Setiap apotek yang melakukan order obat golongan narkotik harus membuat dan mengirimkan SP terlebih dulu kepada salesman. SP obat golongan narkotik di 37 apotek (75,51%) dibuat oleh APA, di 10 apotek (20,41%) dibuat oleh AA dan di dua apotek (4,08%) dibuat oleh Apoteker Pendamping.
31
n = 48
Gambar 5.7 Pembuat SP Narkotik
5.2.1.3 Batas Penyimpanan Dokumen SP Narkotik
Lembar SP Narkotik yang dimiliki tiap apotek dibuat rangkap empat. Selain diserahkan kepada salesman untuk kepentingan order, apotek juga menyimpan lembar yang terakhir untuk dijadikan arsip. Sejumlah 23 apotek (47,92%) menyimpan dokumen SP obat golongan narkotik selama satu sampai tiga tahun, 21 apotek (43,75%) menyimpan dokumen selama lebih dari tiga tahun, dua apotek (4,17%) menyimpan dokumen selama satu bulan sampai kurang dari satu tahun, satu apotek (2,08%) menyimpan dokumen selama kurang dari satu bulan dan satu apotek (2,08%) menyimpan dokumen sampai lembaran SP habis. n = 48
Gambar 5.8 Batas Penyimpanan Dokumen SP Narkotik
5.2.1.4 Tindakan terhadap Dokumen SP Narkotik yang Melewati Batas Penyimpanan
Setiap apotek memiliki ketentuan mengenai batas waktu penyimpanan dokumen SP narkotik dan tindakan yang dilakukan terhadap dokumen yang melewati batas penyimpanan. Terdapat 26 apotek (54,17%) yang memusnahkan dokumen, sedangkan 22 apotek (45,83%) tetap menyimpan dokumen.
32
n = 48
Gambar 5.9 Tindakan pada Dokumen SP Narkotik 5.2.2
Obat Golongan Psikotropik
Apotek merupakan tempat pelayanan obat yang resmi bagi masyarakat, termasuk untuk obat golongan psikotropik. Dari 50 apotek yang diteliti, ada satu apotek (2%) yang tidak menyediakan atau melayani obat golongan psikotropik. Tabel V.4 Pelaksanaan Pengadaan Obat Psikotropik Aktivitas Dilakukan Tidak Pengadaan Obat Golongan Psikotropik 49 apotek 1 apotek 98% 2% Persentase 5.2.2.1 Sumber Pengadaan Obat Golongan Psikotropik
Pengadaan untuk obat golongan psikotropik diatur dalam undang-undang, sebagaimana obat golongan narkotik. Sejumlah 39 apotek (82,46%) melakukan pengadaan obat golongan psikotropik melalui distributor, tujuh apotek (14,29%) melakukan pengadaaan obat melalui distributor dan apotek lain, satu apotek (2,04%) melakukan pengadaan obat melalui distributor dan sub distributor, dua apotek (4,08%) melakukan pengadaan obat melalui apotek lain dan tidak ada apotek (0%) yang melakukan pengadaan obat melalui sub distributor. n = 49
Gambar 5.10 Sumber Pengadaan Psikotropik
33
5.2.2.2 Pembuat Surat Pesanan Obat Golongan Psikotropik
Pengadaan psikotropik menggunakan SP khusus psikotropik yang dibuat rangkap dua. Untuk satu lembar SP dapat digunakan untuk memesan le bih dari satu jenis psikotropik. SP obat golongan psikotropik di 36 apotek (73,47%) dibuat oleh APA di dua apotek (4,08%) dibuat oleh Apoteker Pendamping, di satu apotek (2,04%) dibuat oleh APA dan Apoteker Pendamping, di sembilan apotek (18,37%) dibuat oleh AA dan di satu apotek (2,04%) dibuat oleh APA dan AA. n = 49
Gambar 5.11 Pembuat SP Psikotropik
5.2.2.3 Batas Penyimpanan Dokumen SP Psikotropik
Lembar SP obat golongan psikotropik yang dimiliki tiap apotek juga dibuat rangkap dua. Selain diserahkan kepada salesman untuk kepentingan order, apotek juga menyimpan lembar yang kedua untuk dijadikan arsip. Sejumlah 22 apotek (44,90%) menyimpan dokumen selama satu sampai tiga tahun, 21 apotek (42,86%) menyimpan dokumen selama lebih dari tiga tahun, empat apotek (8,16%) menyimpan dokumen selama satu bulan sampai kurang dari satu tahun, satu apotek (2,04%) menyimpan dokumen selama lebih dari satu bulan dan satu apotek (2,04%) menyimpan dokumen sampai lembaran SP habis. n = 49
Gambar 5.12 Batas Penyimpanan Dokumen SP Psikotropik
34
5.2.2.4 Tindakan terhadap Dokumen SP Psikotropik yang Melewati Batas Penyimpanan
Setiap apotek memiliki ketentuan mengenai batas waktu penyimpanan dokumen SP psikotropik dan tindakan yang dilakukan terhadap dokumen tersebut. Sejumlah 26 apotek (53,06%) memusnahkan dokumen ketika melewati batas penyimpanan, sedangkan 23 apotek (46,94%) tetap menyimpan dokumen. n = 49
Gambar 5.13 Tindakan pada Dokumen SP Psikotropik 5.2.3
Obat Selain Golongan Narkotik dan Psikotropik
Apotek merupakan tempat penyaluran obat yang resmi bagi masyarakat, termasuk obat selain narkotik dan psikotropik. Dari 50 apotek yang diteliti, diperoleh bahwa semua apotek (100%) melakukan pengadaan obat selain narkotik dan psikotropik.
Tabel V.5 Pelaksanaan Pengadaan Obat Selain Narkotik dan Psikotropik Aktivitas Dilakukan Tidak Pengadaan Obat Selain Narkotik dan Psikotropik 50 apotek 0 100% 0% Persentase 5.2.3.1 Sumber Pengadaan Obat Selain Golongan Narkotik dan Psikotropik
Pengadaan untuk obat selain golongan narkotik dan psikotropik lebih bervariasi jika dibandingkan dengan obat golongan narkotik dan psikotopik. Sejumlah 17 apotek (34%) melakukan pengadaan obat selain golongan narkotik dan psikotropik melalui distributor, sub distributor dan apotek lain, 12 apotek (24%) melalui distributor dan sub distributor, lima apotek (10%) melalui distributor dan apotek lain, empat apotek (8%) melalui sub distributor dan apotek lain, delapan apotek (16%) melalui distributor, tiga apotek (6%) melalui sub distributor dan satu apotek (2%) melalui apotek lain.
35
n = 50
Gambar 5.14 (a) Sumber Obat Selain Golongan Narkotik dan Psikotropik
Secara keseluruhan, pengadaan untuk obat selain golongan narkotik dan psikotropik terbanyak (40%) diperoleh melalui distributor, 34% melalui sub distributor dan 26% melalui apotek lain. n = 50
Gambar 5.14 (b) Sumber Obat Selain Golongan Narkotik dan Psikotropik
5.2.3.2 Pembuat Surat Pesanan Obat Selain Golongan Narkotik dan Psikotropik
SP obat selain golongan narkotik dan psikotropik sebagai bukti legal bagi PBF, bisa diberikan ketika salesman mengantar obat ke apotek. SP obat selain golongan narkotik dan psikotropik terbanyak (42%) dibuat oleh APA, di dua apotek (4%) dibuat oleh Apoteker Pendamping, di 12 apotek (24%) dibuat oleh AA, di tiga apotek (6%) dibuat oleh APA dan Apoteker Pendamping, di tiga apotek (6%) dibuat oleh APA dan AA, di dua apotek (4%) dibuat oleh Apoteker Pendamping dan AA, di satu apotek (2%) dibuat oleh Apoteker di BM yang merupakan pusat pengadaan, di dua apotek (4%) dibuat oleh PSA, di dua apotek (4%) dibuat oleh AA dan karyawan, serta di dua apotek (4%) dibuat oleh semua karyawan di apotek secara bergantian.
36
n = 50
Gambar 5.15 Pembuat SP Obat Selain Narkotik dan Psikotropik Tabel V.6 Pembuat SP Obat Selain Narkotik dan Psikotropik Pembuat SP n (%) APA 27 (54,0) Apoteker Pendamping 7 (14,5) AA 19 (38,0) Lainnya: Karyawan 2 (4,0) PSA 2 (4,0) Semua karyawan (bergantian) 2 (4,0) Apoteker di BM 1 (2,0) 5.2.3.3 Batas Penyimpanan Dokumen SP Obat Selain Narkotik dan Psikotropik
Lembar SP obat selain narkotik dan psikotropik yang dimiliki tiap apotek dibuat rangkap supaya dapat disimpan sebagai arsip apotek. Sejumlah 18 apotek (36%) menyimpan dokumen SP obat selain narkotik dan psikotropik selama lebih dari tiga tahun, 16 apotek (32%) menyimpan dokumen selama satu sampai tiga tahun, 10 apotek (20%) menyimpan dokumen selama satu bulan sampai kurang dari satu tahun dan enam apotek (12%) menyimpan dokumen selama kurang dari satu bulan. n = 50
Gambar 5.16 Batas Penyimpanan Dokumen SP Obat Selain Narkotik dan Psikotropik
37
5.2.3.4 Tindakan terhadap Dokumen SP Obat Selain Narkotik dan Psikotropik yang Melewati Batas Penyimpanan
Setiap apotek memiliki ketentuan mengenai batas waktu penyimpanan dokumen SP obat selain golongan psikotropik dan tindakan yang dilakukan terhadap dokumen yang sudah melewati batas penyimpanan. Sejumlah 36 apotek (72%) yang memusnahkannya, sedangkan 14 apotek (28%) tetap menyimpannya. n = 50
Gambar 5.17 Tindakan pada Dokumen SP Obat Selain Narkotik dan Psikotropik 5.2.3.5 Cara Pemesanan Obat Selain Narkotik dan Psikotropik
Pengadaan obat selain narkotik dan psikotropik lebih sering dilakukan daripada obat golongan narkotik dan psikotropik. Selain itu, cara pemesanannya pun lebih fleksible. Obat selain narkotik dan psikotropik dipesan oleh 23 apotek (46%) melalui telepon atau salesman yang rutin datang ke apotek; tiga apotek (6%) melalui telepon, salesman yang rutin datang ke apotek, atau SP dikirim terlebih dahulu; satu apotek (2%) melalui telepon atau SMS, salesman rutin datang ke apotek, atau SP dikirim terlebih dahulu; satu apotek (2%) melalui email; satu apotek (2%) melalui faximile; tiga apotek (6%) dengan mengirim SP dulu; enam apotek (22%) melalui telepon; tiga apotek (6%) melalui salesman yang rutin datang ke apotek; dan sembilan apotek (18%) mengirim SP dulu atau melalui telepon. n = 50
Gambar 5.18 (a) Cara Pemesanan Obat Selain Narkotik dan Psikotropik
38
Secara keseluruhan, pengadaan obat selain golongan
narkotik dan
psikotropik terbanyak (82%) dilakukan oleh apotek melalui telepon, 58% melalui salesman yang rutin datang ke apotek, 36% dengan mengirim SP dulu dan 6%
melalui SMS, faximile atau email. n = 50
Gambar 5.18 (b) Cara Pemesanan Obat Selain Narkotik dan Psikotropik
5.2.3.6 Bentuk Dokumen Pemesanan Obat Selain Narkotik dan Psikotropik
Sejumlah 38 apotek (76%) memiliki bentuk dokumen hanya berupa SP, sedangkan apotek lainnya juga menggunakan dokumen selain SP. n = 50
Gambar 5.19 Bentuk Dokumen Pemesanan Obat Selain Narkotik dan Psikotropik
Sejumlah lima apotek (10%) menggunakan dokumen lain selain SP berupa rekam tertulis pemesanan lewat telepon, empat apotek (8%) menggunakan dokumen yang digunakan pada saat perencanaan, satu apotek (2%) menggunakan dokumen berupa bon permintaan barang dalam bentuk soft copy dan satu apotek (2%) menggunakan dokumen yang tersimpan di komputer dalam bentuk soft copy.
39
Tabel V.7 Bentuk Dokumen Pemesanan Obat Selain Narkotik dan Psikotropik Bentuk Dokumen
n (%)
SP Selain SP: Rekam tertulis (pemesanan lewat telepon) Dokumen pada perencanaan Buku pencatatan barang Bon permintaan barang ( soft copy) Komputer 5.3
38 (76,0) 5 4 1 1 1
(10,0) (8,0) (2,0) (2,0) (2,0)
Penerimaan Obat
Pada
saat
penerimaan
obat
datang,
diperlukan
pencatatan
ulang/dokumentasi terkait kelengkapan data yang dibutuhkan oleh apotek. Dari 50 apotek yang diteliti, diperoleh bahwa 42 apotek (84%) yang melakukan pencatatan ulang saat penerimaan obat dan hanya delapan apotek (16%) yang tidak melakukan dokumentasi. Tabel V.8 Pelaksanaan Dokumentasi saat Penerimaan Obat Aktivitas Dilakukan Tidak Dokumentasi saat Penerimaan Obat 42 apotek 8 apotek 84% 16% Persentase 5.3.1
Bentuk Dokumen Pencatatan saat Penerimaan Obat
Kegiatan dokumentasi saat penerimaan obat dapat dilakukan pada dokumen penerimaan obat yang bisa berbeda tiap apotek. Sejumlah 21 apotek (50%) melakukan dokumentasi di buku penerimaan obat, 13 apotek (30,95%) melakukannya langsung pada faktur, lima apotek (11,90%) di komputer, dua apotek (4,76%) di buku penerimaan obat dan faktur, serta satu apotek (2,38%) di buku penerimaan obat dan komputer. n = 42
Gambar 5.20 Bentuk Dokumen Pencatatan Ulang saat Penerimaan Obat
40
5.3.2
Komponen yang Dicatat Ulang saat Penerimaan Obat
Setiap apotek memiliki pandangan yang berbeda mengenai poin-poin apa saja yang harus dicatat untuk melengkapi data dalam kaitannya dengan penjaminan mutu obat. Sejumlah 83,33% apotek mencatat ulang tanggal penerimaan obat saat penerimaan obat, 69,05% apotek mencatat ulang tanggal faktur dan nama PBF, 64,29% apotek mencatat ulang nomor faktur, 61,90% apotek mencatat ulang jumlah pembayaran, 45,24% apotek mencatat ulang tanggal jatuh tempo pembayaran, serta poin-poin lainnya yang dicatat ulang saat penerimaan obat di apotek (Tabel V.4).
Tabel V.9 Komponen yang Dicatat Ulang saat Penerimaan Obat Bentuk Dokumen
Nomor Faktur Tanggal Faktur Nama PBF Tanggal Jatuh Tempo Pembayaran Jumlah Pembayaran (Rupiah) Tanggal Terima Obat Lainnya: Nama Barang Paraf Nomor Batch Paraf dan Stempel Stempel dan Nama Terang Penerima Paraf, Stempel dan Nama Terang Penerima 5.3.3
n (%)
27 29 29 19 26 35
(64,29) (69,05) (69,05) (45,24) (61,90) (83,33)
2 3 1 4 1 1
(4,76) (7,14) (2,38) (9,52) (2,38) (2,38)
Pemeriksaan saat Penerimaan Obat
Pemeriksaan yang dilakukan saat menerima obat terhadap dokumendokumen yang terkait dengan pengadaan obat sangat penting untuk dilakukan oleh pihak apotek. Dari 50 apotek yang diteliti, diperoleh bahwa pemeriksaan kesesuaian antara faktur dan SP selalu dilakukan oleh 46 apotek (92%), jarang dilakukan oleh dua apotek (4%) dan dua apotek lainnya tidak pernah. Sedangkan pemeriksaan kesesuaian antara obat yang datang dengan faktur yang menyertai secara rutin dilakukan oleh seluruh apotek (100%). Sejumlah 41 apotek (82%) selalu melakukan pemeriksaan tanggal kadaluarsa, nomor Batch dan harga obat, delapan apotek (16%) jarang melakukannya dan hanya satu apotek (2%) yang
41
tidak pernah melakukannya. Sebagian besar apotek yang diteliti (90%) selalu memeriksa tampilan/kemasan obat, hanya 10% yang jarang melakukannya. Tabel V.10 Pemeriksaan yang Dilakukan saat Penerimaan Obat Selalu Jarang Tidak Pernah Pemeriksaan yang Dilakukan n (%) n (%) n (%) Kesesuaian faktur dengan SP 46 (92,0) 2 (4,0) 2 (4,0) Kesesuaian obat dengan faktur 50 (100,0) 0 (0,0) 0 (0,0) Pemeriksaan tanggal kadaluarsa, 41 (82,0) 8 (16,0) 1 (2,0) No. Batch dan harga obat Pemeriksaan tampilan/kemasan obat 45 (90,0) 5 (10,0) 0 (0,0) 5.3.4
Ketidaksesuaian yang Terjadi pada Pemeriksaan saat Penerimaan Obat
Pemeriksaan terhadap dokumen terkait saat menerima obat yang datang di apotek, sangat penting untuk dilakukan. Sebagian besar apotek yang diteliti, 47 apotek (94%) pernah menemui ketidaksesuaian saat pemeriksaan antara dokumen SP dan faktur dengan obat yang datang, hanya tiga apotek (6%) yang tidak pernah menemuinya. n = 50
Gambar 5.21 Ketidaksesuaian antara SP, Faktur dan Obat
Dari 47 apotek (94%) yang pernah menemui ketidaksesuaian (Gambar 5.20), ada lima apotek yang tidak memberikan urutan ketidaksesuaian yang pernah terjadi. Berdasarkan survei terhadap jenis dan frekuensi ketidaksesuaian yang paling sering terjadi dengan pemberian urutan, diperoleh bahwa obat yang datang sesuai dengan SP tapi tidak sesuai dengan faktur paling sering terjadi pada 10 apotek (23,81%), jenis ketidaksesuaian kedua yang sering terjadi pada 20 apotek (47,62%) dan jenis ketidaksesuaian yang paling jarang terjadi pada 12 apotek (28,57%).
42
Untuk faktur yang sesuai SP tapi tidak sesuai dengan obat yang datang, merupakan jenis ketidaksesuaian yang paling sering terjadi pada 11 apotek (26,19%), jenis ketidaksesuaian kedua yang sering terjadi pada 16 apotek (38,10%), sedangkan paling jarang terjadi pada 15 apotek (35,71%). Untuk obat datang yang sesuai dengan faktur tapi tidak sesuai dengan SP, merupakan jenis ketidaksesuaian yang paling sering terjadi pada 20 apotek (26,19%), termasuk jenis ketidaksesuaian kedua yang sering terjadi pada delapan apotek (19,05%), sedangkan paling jarang terjadi pada 14 apotek (33,33%). n = 42
Gambar 5.22 (a) Jenis Ketidaksesuaian yang Pernah Terjadi
Dengan demikian, ketidaksesuaian pada urutan pertama menurut 20 apotek (47,62%) adalah obat yang datang sesuai dengan faktur tetapi tidak sesuai dengan SP, pada urutan kedua menurut 20 apotek (47,62%) adalah dengan obat yang datang sesuai dengan SP tetapi tidak sesuai dengan faktur, sedangkan urutan ketiga menurut 15 apotek (35,71%) adalah faktur sesuai dengan SP tetapi tidak sesuai dengan obat yang datang. n = 42
Gambar 5.22 (b) Jenis Ketidaksesuaian yang Pernah Terjadi
43
5.3.5
Hal-hal yang Diperhatikan saat Pemeriksaan terhadap Faktur
Faktur merupakan dokumen yang menyertai obat ketika diterima oleh apotek. Sebagian besar apotek yang disurvei (98%) memperhatikan nama obat saat memeriksa faktur, 96% memperhatikan jumlah obat, 94% memeriksa tanggal kadaluarsa obat, 76% memperhatikan nama PBF, 70% memperhatikan bentuk sediaan obat, 44% memperhatikan nomor Batch produk obat, 42% memperhatikan kekuatan obat, 40% memperhatikan harga obat dan hanya 6% yang memperhatikan diskon. n = 50
Gambar 5.23 Hal-hal yang Diperhatikan saat Pemeriksaan terhadap Faktur
5.3.6
Pengarsipan Faktur
Dokumen berupa faktur yang menyertai obat datang memiliki arti penting bagi pihak apotek. Selain untuk penjaminan mutu obat, faktur juga dibutuhkan terkait jatuh tempo pembayaran obat ke salesman. Dari 50 apotek yang diteliti, diperoleh bahwa semua apotek (100%) melakukan pengarsipan terhadap faktur.
Tabel V.11 Pelaksanaan Dokumentasi terhadap Faktur Aktivitas Dilakukan Tidak Dokumentasi terhadap Faktur 50 apotek 0 100% 0% Persentase 5.3.6.1 Bentuk Dokumen Faktur
Setiap apotek memiliki keperluan untuk menyimpan dokumen/arsip faktur dengan cara dan bentuk dokumen yang berbeda. Sejumlah 36 apotek (78%) menyimpan faktur dengan cara menyatukannya di dalam map/folder/buku ( hard
44
copy) dan hanya satu apotek (2%) yang menyimpan dalam bentuk soft copy di
komputer. Sejumlah 13 apotek (26%) menyimpan faktur dalam bentuk soft copy dan hard copy. n = 50
Gambar 5.24 Bentuk Dokumen Pengarsipan Faktur di Apotek
5.3.6.2 Batas Penyimpanan Dokumen Faktur
Arsip faktur yang disimpan oleh tiap apotek memiliki batas waktu penyimpanan yang berbeda. Dari 50 apotek yang diteliti, ada dua apotek yang tidak memberi keterangan berapa lama arsip faktur disimpan. Sejumlah 22 apotek (45,83%) menyimpan dokumen/arsip faktur selama lebih dari 3 tahun, 18 apotek (37,50%) menyimpan dokumen selama satu sampai tiga tahun, enam apotek (12,50%) selama satu bulan sampai hampir satu tahun, dua apotek (4,17%) sampai dengan tanggal jatuh tempo pembayaran dan tidak ada apotek yang menyimpan dokumen kurang dari satu bulan. n = 48
Gambar 5.25 Batas Penyimpanan Dokumen Faktur
45
5.3.6.3 Tindakan
terhadap
Dokumen
Faktur
yang
Melewati
Batas
Penyimpanan
Setiap apotek memiliki ketentuan mengenai batas waktu penyimpanan dokumen/arsip faktur dan tindakan yang akan dilakukan terhadap dokumen tersebut. Dari 50 apotek yang diteliti, ada satu apotek yang tidak memberi keterangan tentang tindakan yang dilakukan terhadap dokumen yang melewati batas penyimpanan. Terdapat 25 apotek (51%) yang memusnahkan dokumen ketika sudah melewati batas penyimpanan, sedangkan 24 apotek (48%) tetap menyimpannya. n = 49
Gambar 5.26 Tindakan terhadap Dokumen Faktur
5.4
Pencatatan Obat
Kegiatan pencatatan/dokumentasi setelah obat datang di apotek sangat dibutuhkan untuk berbagai pertimbangan. Dari 50 apotek yang diteliti, sebagian besar apotek (98%) melakukan dokumentasi dan hanya satu apotek (2%) yang tidak melakukannya.
Tabel V.12 Pelaksanaan Dokumentasi setelah Obat Datang Aktivitas Dilakukan Tidak Dokumentasi setelah Obat Datang 49 apotek 1 apotek 98% 2% Persentase 5.4.1 Pertimbangan dalam Melakukan Pencatatan Obat
Hal itu dilakukan dengan pertimbangan terbanyak (46,94%) meliputi tiga aspek, yaitu tanggal kadaluarsa, penambahan stok obat dan perubahan harga. Sebagian apotek melakukan pencatatan dengan pertimbangan dari dua aspek saja, yaitu 18,37% penambahan stok obat dan perubahan harga, sejumlah 8,16%
46
tanggal kadaluarsa dan perubahan harga, sedangkan 10,20% tanggal kadaluarsa dan penambahan stok obat. Sisanya, pencatatan setelah obat datang dilakukan hanya dengan mempertimbangkan satu aspek saja. Sejumlah 2,04% dengan pertimbangan perubahan harga, 12,24% penambahan stok obat dan 2,04% tanggal kadaluarsa. n = 49
Gambar 5.27 (a) Pertimbangan dalam Melakukan Pencatatan Obat
Pertimbangan terbanyak (87,76%) yang digunakan oleh pihak apotek dalam melakukan pencatatan setelah obat datang adalah penambahan stok obat. Sejumlah 75,51% atas dasar perubahan harga dan 67,35% atas dasar tanggal kadaluarsa. n = 49
Gambar 5.27 (b) Pertimbangan dalam Melakukan Pencatatan Obat
5.4.2 Bentuk Dokumen Pencatatan Obat
Bentuk dokumen yang digunakan saat melakukan pencatatan/dokumentasi setelah obat datang berbeda pada tiap apotek. Dari 49 apotek yang melakukan dokumentasi setelah obat datang, ada 27 apotek (55,10%) yang melakukannya pada kartu stok, tiga apotek (6,12%) mendokumentasikan pada komputer, 18 apotek (36,73%) pada kartu stok dan komputer, dan hanya satu apotek (2,04%)
47
yang mendokumentasikan pada komputer, daftar harga barang dan langsung pada barang. n = 49
Gambar 5.28 (a) Bentuk Dokumen saat Pencatatan Obat
Bentuk dokumen yang terbanyak (91,84%) digunakan oleh apotek adalah kartu stok, 44,90% pada komputer dan 2,04% pada daftar harga barang dan langsung pada barang. n = 49
Gambar 5.28 (b) Bentuk Dokumen saat Pencatatan Obat
Sebagian besar apotek yang menggunakan satu macam kartu stok dan tujuh apotek (34,69%) menggunakan dua macam kartu stok, sedangkan hanya ada empat apotek (8,17%) yang menggunakan komputer. n = 49
Gambar 5.29 Penggunaan Dokumen Pencatatan Obat
48
5.4.3 Penggunaan Dua Macam Kartu Stok
Apotek yang menggunakan dua macam kartu stok, biasanya membedakan kartu stok barang yang ada di gudang (kartu stok gudang) dengan kartu stok yang ada di tempat pelayanan obat (kartu stok pelayanan).
5.4.3.1 Kartu Stok Gudang
Kartu stok gudang di tiap apotek bisa berbeda satu sama lain. Dari 17 apotek, seluruh apotek (100%) mencantumkan nama obat pada kartu stok gudang. Sejumlah 16 apotek (94,12%) mencantumkan jumlah keluar-masuk-sisa, 14 apotek
(82,35%)
mencantumkan
tanggal
faktur,
13
apotek
(76,47%)
mencantumkan nama PBF, 10 apotek (58,82%) mencantumkan tanggal kadaluarsa, sembilan apotek (52,94%) mencantumkan nomor faktur, tujuh apotek (94,12%) mencantumkan kekuatan obat, satu apotek (5,88%) mencantumkan bentuk sediaan dan hanya satu apotek (5,88%) yang mencantumkan tanggal masuk dan keluar pada kartu stok gudang. n = 17
Gambar 5.30 Komponen yang Dicantumkan pada Kartu Stok Gudang
Dari 17 apotek yang menggunakan kartu stok gudang, hanya satu apotek (2%) yang mengisi kartu stok setiap obat datang saja, sedangkan 16 apotek (98%) mengisi kartu stok setiap obat datang dan keluar.
Tabel V.13 Frekuensi Pengisian Kartu Stok Gudang Aktivi Aktivitas tas Setiap Set iap Obat Obat Datang Datang Set Setiap iap Obat Obat Keluar Keluar Pengisian Kartu Stok Gudang 17 apotek 16 apotek 100% 94% Persentase
49
n = 17
Gambar 5.31 Frekuensi Pengisian Kartu Stok Gudang
Pengisian kartu stok gudang di 11 apotek (64,71%) dilakukan oleh karyawan bagian gudang, karyawan bagian umum, karyawan yang bertugas mengambil obat di gudang dan semua karyawan berpeluang mengisi kartu stok gudang. Sejumlah sembilan apotek (52,94%) dilakukan oleh AA, dua apotek (11,76%) dilakukan oleh APA dan tidak ada yang dilakukan oleh Apoteker Pendamping ataupun PSA. n = 17
Gambar 5.32 Pelaksana Pengisian Kartu Stok Gudang
5.4.3.2 Kartu Stok Pelayanan
Kartu stok pelayanan yang digunakan oleh apotek kemungkinan berbeda satu sama lain sebagaimana kartu stok gudang. Dari 17 apotek, seluruh apotek (100%) mencantumkan nama obat dan jumlah keluar-masuk-sisa pada kartu stok obat. Sejumlah 16 apotek (94,12%) ( 94,12%) yang mencantumkan tanggal pengambilan, 12 apotek (70,59%) yang mencantumkan paraf petugas, sembilan apotek (52,94%) yang mencantumkan bentuk sediaan, tujuh apotek (41,18%) yang mencantumkan kekuatan obat, enam apotek (35,29%) yang mencantumkan nomor resep, empat apotek (23,53%) yang mencantumkan nomor faktur dan hanya satu apotek (5,88%) yang mencantumkan nama PBF pada kartu stok pelayanan.
50
n = 17
Gambar 5.33 Komponen yang Dicantumkan pada Kartu Stok Pelayanan
Dari 17 apotek yang menggunakan kartu stok pelayanan, semua apotek (100%) mengisi kartu stok setiap obat datang dan keluar secara tertib. Tabel V.14 Frekuensi Pengisian Kartu Stok Pelayanan Aktivitas Setiap Obat Datang Setiap Obat Keluar Pengisian Kartu Stok Pelayanan 17 apotek 17 apotek 100% 100% Persentase Pengisian kartu stok pelayanan di 10 apotek (64,71%) dilakukan oleh kasir dan semua karyawan/petugas yang mengambil obat dan harus mengisi kartu stok pelayanan. Sejumlah 11 apotek (52,94%) dilakukan oleh AA, satu apotek (11,76%) dilakukan oleh APA, satu apotek (11,76%) dilakukan oleh Apoteker Pendamping dan tidak ada yang dilakukan oleh PSA. n = 17
Gambar 5.34 Pelaksana Pengisian Kartu Stok Pelayanan
51
5.4.4 Penggunaan Satu Macam Kartu Stok
Apotek yang hanya menggunakan satu macam kartu stok, biasanya menggunakan kartu stok yang ada di gudang (kartu stok gudang) atau kartu stok yang diletakkan di dekat barang (kartu stok pelayanan). Dari 28 apotek yang menggunakan satu macam kartu stok ini, yang untuk selanjutnya disebut kartu stok obat, seluruh apotek (100%) mencantumkan jumlah keluar-masuk-sisa pada kartu stok. Sejumlah 26 apotek (92,68%) yang mencantumkan nama obat, 21 apotek (75%) mencantumkan bentuk sediaan, 19 apotek (67,86%) mencantumkan nama PBF, 16 apotek (57,14%) mencantumkan tanggal kadaluarsa, 14 apotek (50%) mencantumkan tanggal faktur, sembilan apotek (32,14%) mencantumkan kekuatan obat, enam apotek (32,14%) mencantumkan tanggal faktur dan 23 apotek (82,14%) yang mencantumkan poin lain seperti nomor resep, tanggal, paraf dan nama petugas. n = 28
Gambar 5.35 Komponen yang Dicantumkan pada Kartu Stok Obat
Dari 28 apotek yang menggunakan satu macam kartu stok obat, hanya 4 apotek (14%) yang mengisi kartu stok hanya setiap obat datang, sedangkan 24 apotek (86%) mengisi kartu stok setiap obat datang dan keluar.
Tabel V.15 Frekuensi Pengisian Kartu Stok Obat Aktivitas Setiap Obat Datang Setiap Obat Keluar Pengisian Kartu Stok Obat 28 apotek 24 apotek 100% 86% Persentase
52
n = 28
Gambar 5.36 Frekuensi Pengisian Kartu Stok Obat
Pengisian kartu stok obat di 10 apotek (35,71%) dilakukan oleh kasir, karyawan bagian umum, dan semua karyawan/petugas yang mengambil obat dan harus mengisi kartu stok. Sejumlah 20 apotek (71,43%) dilakukan oleh AA, delapan apotek (28,57%) dilakukan oleh APA, enam apotek (21,43%) dilakukan oleh Apoteker Pendamping dan dua apotek (7,14%) dilakukan oleh PSA. n = 28
Gambar 5.37 Pelaksana Pengisian Kartu Stok Obat
5.4.5 Penggunaan Komputer
Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK), maka ada beberapa apotek (Gambar 5.27 (a)) yang juga menggunakan komputer dengan software program tertentu selain menggunakan kartu stok. Dari empat apotek
yang hanya menggunakan komputer, seluruh apotek (100%) mencantumkan nama obat pada komputer. Sejumlah tiga apotek (75%) yang mencantumkan bentuk sediaan, tiga apotek (75%) yang mencantumkan nama PBF dan tiga apotek (75%) yang mencantumkan diskon pada komputer. Sejumlah dua apotek (50%) mencantumkan kekuatan obat, dua apotek (50%) mencantumkan nomor faktur, dua
apotek
(50%)
mencantumkan
tanggal
faktur,
dua
apotek
(50%)
mencantumkan tanggal kadaluarsa dan dua apotek (50%) mencantumkan jumlah keluar-masuk-sisa pada komputer.
53
n=4
Gambar 5.38 Komponen yang Dicantumkan pada Program Stok Komputer
Dari empat apotek yang menggunakan komputer, semua apotek (100%) memasukkan data obat pada komputer setiap obat datang dan keluar.
Tabel V.16 Frekuensi Pengisian Program Stok Komputer Aktivitas Setiap Obat Datang Setiap Obat Keluar Pengisian Komputer 4 apotek 4 apotek 100% 100% Persentase Di apotek pertama, pemasukan data obat pada komputer dilakukan oleh APA atau Apoteker Pendamping. Di apotek kedua, dilakukan oleh APA, Apoteker Pendamping atau AA. Di apotek ketiga, dilakukan oleh semua karyawan/petugas. Di apotek keempat, dilakukan oleh APA, AA atau kasir. Dari uraian tersebut dapat disimpulkan bahwa pemasukan data obat pada komputer terbanyak (75%) dilakukan oleh APA. Sejumlah dua apotek (50%) dilakukan oleh AA, dua apotek (50%) dilakukan oleh Apoteker Pendamping, dua apotek (50%) dilakukan oleh kasir atau semua karyawan/petugas (lainnya) dan tidak ada yang dilakukan oleh PSA. n=4
Gambar 5.39 Pelaksana Pengisian pada Program Stok Komputer
BAB VI PEMBAHASAN
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui profil sistem dokumentasi pengadaan obat di apotek wilayah Surabaya yang meliputi bentuk dokumen, pelaksana dokumentasi, batas penyimpanan dokumen dan tindakan terhadap dokumen yang melewati batas penyimpanan, serta pemeriksaan yang perlu dilakukan terhadap dokumen yang terkait dan peluang terjadinya ketidaksesuaian antar dokumen yang terkait tersebut dengan obat yang datang. Sistem dokumentasi yang ada di tiap apotek diwakili oleh aktivitas dokumentasi dan komponen bukti proses (dokumen). Penelitian ini diawali dengan pelaksanaan pilot study untuk menguji validitas isi dari kuisioner, yaitu sejauh mana kuisioner tersebut mampu mengukur hal-hal yang ingin diukur dalam penelitian (Singarimbun, 1995). Parameter dari pilot study ini adalah isi kuisioner yang valid, yaitu dapat dipahami oleh
responden sehingga meminimalkan perbedaan/variasi persepsi ketika menjawab pertanyaan. Pilot study dilakukan sebanyak dua kali dengan sampel berturut-turut 5 apotek dan 11 apotek yang terpilih secara acak. Data dari hasil pilot study tersebut dicoba untuk diolah dan disajikan dalam bentuk tabel (Lampiran 3). Ada pertanyaan pada kuisioner pilot study I yang dihilangkan ketika penyusunan kuisioner pilot study II, yaitu pertanyaan tentang dasar perencanaan dan frekuensi pelaksanaan perencanaan di apotek. Kedua pertanyaan tersebut dihilangkan karena tidak berhubungan dengan judul penelitian ini dan tidak berpengaruh signifikan pada aktivitas perencanaan dan dokumentasinya sehingga selanjutnya pertanyaan pada kuisioner dimulai dari pelaksanaan dokumentasi saat perencanaan di apotek. Untuk pertanyaan lainnya, dilakukan penyesuaian pilihan jawaban yang diberikan oleh responden dan pengembangan pertanyaan yang dirasa perlu untuk kelengkapan data yang diperoleh nantinya. Selanjutnya, dilakukan survei untuk pengambilan data penelitian pada 50 apotek (di luar apotek yang menjadi sampel pada pilot study) yang terpilih secara acak dengan jumlah dilebihkan untuk mengantisipasi ketidaksediaan apotek mengisi kuisioner.
54
55
Pertanyaan mengenai status responden pada kolom identitas responden berfungsi untuk menentukan responden yang nantinya menjadi sasaran penelitian. Pengadaan di beberapa apotek yang dilakukan oleh bagian tertentu dengan sepengetahuan tenaga kefarmasian menjadi dasar bagi peneliti untuk memperluas cakupan responden yang diperbolehkan mengisi kuisioner. Responden dalam penelitian ini tidak hanya orang yang memiliki kewenangan untuk melakukan pengadaan obat, tapi juga orang yang secara langsung melakukan pengadaan obat atau setidaknya mengerti tentang pengadaan obat sehingga dapat diperoleh data yang sebenarnya dilakukan dan dapat mewakili pengadaan obat di apotek tersebut. Untuk menjamin bahwa responden yang menjawab kuisioner mengetahui tentang pengadaan dan jawaban yang diberikan adalah yang dilakukan di apotek, peneliti hanya melihat dari bahasa non verbal responden, yaitu melalui tatapan mata, kecepatan menjawab pertanyaan dan keyakinan saat responden menulis jawaban. Selain status responden, peneliti juga menanyakan apakah apotek termasuk milik perseorangan atau jaringan. Apotek milik perseoranganpun ternyata memakai sistem apotek pusat dan cabang. Perbedaan tipe apotek tersebut berpengaruh terhadap alur atau tahapan pengadaan di apotek dan dokumen yang menyertainya. Dari hasil survei (Gambar 5.1) diperoleh bahwa, sebagian besar (90%) responden yang mengisi kuisioner penelitian ini adalah seorang APA, APA yang sekaligus merupakan PSA, Apoteker Pendamping dan AA. Pengadaan sebagai salah satu pekerjaan kefarmasian harus dilakukan oleh tenaga kefarmasian yang terdiri dari apoteker dan tenaga teknis kefarmasian. Dalam Peraturan Pemerintah nomor 51 tahun 2009, dijelaskan bahwa: ”Tenaga teknis kefarmasian adalah tenaga yang membantu apoteker dalam melakukan pekerjaan kefarmasian, termasuk Asisten Apoteker”. Hanya sedikit responden yang berstatus sebagai karyawan, PSA atau orang yang menyebut dirinya sebagai asisten PSA. Hasil survei menggambarkan proses pengadaan obat di tiap apotek selalu diawali dengan kegiatan perencanaan (Tabel V.1). Kegiatan perencanaan yang baik akan mampu menjamin ketersediaan obat di apotek sehingga pelayanan obat kepada pasien pun dapat terus berlangsung. Salah satu cara untuk melaksanakan perencanaan yang baik adalah dengan adanya dokumen/catatan tentang persediaan obat. Dokumen perencanaan digunakan untuk mencatat obat atau barang di apotek
56
yang persediaannya menipis atau sedang kosong dalam rangka membantu melakukan perencanaan sebelum pengadaan. Pada Gambar 5.2 dapat dilihat bahwa ada bermacam-macam bentuk dokumen yang digunakan dalam melakukan perencanaan pengadaan obat. Sebagian besar (80%) apotek menggunakan dokumen perencanaan dalam bentuk buku yang lebih dikenal dengan sebutan buku defekta. Buku tersebut berisi daftar obat apa saja yang sedang kosong atau persediaannya menipis/akan habis. Selain lebih efisien karena bisa digunakan dalam waktu yang lama, apotek lebih memilih untuk menggunakan buku karena tidak mudah hilang jika dibandingkan dengan bentuk lembaran. Dengan catatan bentuk buku, bisa dilihat kembali lagi daftar obat hari sebelumnya yang mungkin saja belum di order karena suatu hal . Dari data hasil penelitian pada Tabel V.2 dan Gambar 5.3 tentang pelaksana dokumentasi perencanaan, dapat dilihat bahwa sebanyak 23 apotek menyatakan bahwa dokumentasi perencanaan dilakukan oleh AA, baik itu dikerjakan sendiri maupun dikerjakan secara bergantian dengan petugas lain di apotek. Kegiatan dokumentasi perencanaan dilakukan rutin setiap hari untuk kepentingan order yang memungkinkan untuk dilakukan lebih dari satu kali dalam sehari. Di sebagian besar apotek, dokumentasi perencanaan pengadaan di apotek dilakukan oleh AA sebagai tenaga teknis kefarmasian yang bertugas melakukan pengadaan di apotek (PP No. 51, 2009). Pada Gambar 5.4 ditunjukkan bahwa perencanaan pengadaan obat yang banyak didokumentasikan dalam bentuk buku (40 apotek dari n=50), disimpan oleh apotek sampai buku habis (31 apotek dari n=46). Penjelasan ini berkaitan dengan alasan sebagian besar apotek menggunakan bentuk buku sebagai dokumen perencanaan di apotek mereka, yaitu agar tidak mudah hilang tiap lembarnya dan dapat melihat sewaktu-waktu daftar obat yang akan atau telah di order . Dari Gambar 5.5 dapat diketahui bahwa dokumen perencanaan di apotek yang sebagian besar berupa buku, setelah lembaran buku sudah habis oleh sebagian besar apotek dimusnahkan (28 apotek dari n=46). Tindakan apotek tersebut didasarkan atas kegiatan order yang sangat sering dilakukan dengan pola order yang hampir sama setiap harinya sehingga petugas apotek dapat
mengingatnya dengan mudah tanpa melihat dokumen buku sebelumnya.
57
Hasil penelitian pada Tabel V.3 tentang pengadaan obat golongan narkotik, menunjukkan bahwa sebagian besar apotek (48 apotek dari n=50) melakukan pengadaan obat golongan narkotik. Hanya ada dua apotek yang tidak melakukannya. Sebagaimana tercantum dalam Undang-Undang nomor 35 tahun 2009 tentang narkotik, bahwa apotek wajib membuat, menyampaikan dan menyimpan laporan berkala mengenai pemasukan/pengeluaran narkotik yang berada dalam pengawasannya (UU No.35, 2009). Penjelasan tersebut bisa saja menjadi pertimbangan bagi apotek kecil untuk tidak melayani obat golongan narkotik bagi pasien. Apotek yang tidak mengadakan narkotik bisa juga termasuk apotek cabang dengan pengadaan narkotik yang dilakukan oleh apotek pusat. Dari Gambar 5.6, ada 8,33% apotek (n=48) yang melakukan pengadaan obat narkotik melalui dua sumber yaitu distributor dan apotek lain. Adanya permintaan pasien atas obat narkotik dengan resep yang melebihi jumlah persediaan narkotik yang ada sehingga apotek melakukan pengadaan narkotik melalui apotek lain dengan melampirkan resep dari pasien. Apotek lain yang dimaksud juga termasuk apotek pusat yang melakukan pengadaan obat narkotik untuk apotek-apotek cabang lainnya. Berdasarkan Undang-Undang nomor 35 tentang Narkotika tahun 2009, Industri Farmasi tertentu yang memiliki izin khusus penyaluran narkotik dari menteri hanya dapat menyalurkan narkotik kepada PBF tertentu, apotek, sarana penyimpanan sediaan farmasi pemerintah tertentu dan rumah sakit (UU No.35, 2009). Jadi meskipun pengadaan obat narkotik hanya dapat dilakukan di PBF Kimia Farma sebagai distributor tunggal narkotik, pengadaan obat narkotik melalui apotek juga diperbolehkan. Hasil penelitian pada Gambar 5.10, didapatkan bahwa 79,59% apotek (n=49) melakukan pengadaan psikotropik melalui distributor sebagaimana narkotik. Untuk obat golongan psikotropika, penyalurannya dapat dilakukan oleh pabrik obat kepada PBF, apotek, sarana penyimpanan sediaan pemerintah, rumah sakit dan lembaga penelitian dan/atau lembaga pendidikan (UU No.5, 1997). Hasil survei penelitian pada Gambar 5.7 menunjukkan pembuat SP narkotik sebagian besar apotek adalah APA. Pengisian SP narkotik yang dilakukan hanya mencakup penulisan jenis narkotik yang akan dipesan karena format sudah ditetapkan oleh distributor Kimia Farma. SP narkotik harus
58
menyertakan identitas dan tanda tangan APA sebagai pemesan dan diserahkan ke PBF Kimia Farma. Begitu juga dengan pembuat SP psikotropik, di sebagian besar apotek dilakukan oleh APA (Gambar 5.11). Apotek dimungkinkan membuat sendiri SP psikotropik karena tidak ada format yang tetap dan mengisinya apabila akan memesan obat psikotropik. SP psikotropik dibuat atas sepengetahuan APA dengan menyertakan identitas dan tanda tangan APA sebagai pemesan. Dari hasil penelitian pada Gambar 5.8 dan 5.12, diperoleh bahwa sebagian besar apotek menyimpan dokumen SP narkotik dan psikotropik selama satu sampai tiga tahun. Dokumen SP memiliki arti penting bagi distributor yaitu sebagai bukti legal bahwa telah mengeluarkan narkotik dalam jumlah tertentu atas permintaan apotek tertentu. Sedang bagi apotek, penyimpanan dokumen SP hanya berguna sampai obat narkotik datang ke apotek untuk dicocokkan dengan faktur yang menyertai. Namun, saat ini belum ada ketentuan yang mengatur berapa lama dokumen SP narkotik harus disimpan di apotek. Pada Gambar 5.9 dan 5.13 menunjukkan bahwa jika dokumen SP narkotik dan psikotropik tersebut melewati batas penyimpanan yang sudah ditetapkan oleh masing-masing apotek, maka oleh sebagian apotek akan dimusnahkan dan oleh sebagian apotek yang lain tetap disimpan. Pada Tabel V.5 didapatkan bahwa semua apotek melakukan pengadaan obat-obat selain narkotik dan psikotropik. Dari Gambar 5.14 (a) dapat terlihat bahwa pengadaan obat selain narkotik dan psikotropik pada satu apotek diperoleh melalui dari tiga sumber, yaitu distributor, sub distributor dan apotek lain. Hal ini dikarenakan pengadaan untuk obat-obat tersebut lebih sering dilakukan dan dalam jumlah yang tentunya lebih banyak karena permintaan pasien sangat tinggi sehingga terkadang sampai harus melakukan pengadaan melalui apotek lain. Selain itu, pengadaan yang sering dan dalam jumlah yang cukup besar menjadikan adanya potongan harga (meskipun kecil) dari distributor maupun sub distributor termasuk dalam pertimbangan pihak apotek ketika harus memilih PBF mana yang akan dituju. Meski demikian, pada Gambar 5.14 (b) dapat dilihat bahwa sumber pangadaan untuk obat selain narkotik dan psikotropik terbesar dari keseluruhan apotek adalah distributor. Hal tersebut menunjukkan bahwa apotek lebih mengutamakan kualitas/mutu dari obat yang akan ditawarkan kepada masyarakat.
59
Hasil penelitian tentang pembuat SP obat selain golongan narkotik dan psikotropik pada Gambar 5.15 dan Tabel V.6 menggambarkan bahwa di sebagian besar apotek yang membuat SP untuk obat selain narkotik dan psikotropik adalah APA. Hal tersebut dapat dipengaruhi oleh keharusan penyertaan identitas dan tanda tangan APA sehingga di sebagian apotek keterlibatan APA cukup besar dalam pembuatan atau pengisian SP sebelum melakukan pengadaan, sebagaimana SP narkotik dan SP psikotropik. Data hasil penelitian mengenai batas waktu penyimpanan dokumen SP obat selain narkotik dan psikotropik dapat dilihat pada Gambar 5.16. Karena pengadaan obat-obat tersebut lebih sering dilakukan, batas penyimpanan dokumen SP lebih lama dibanding dokumen SP narkotik dan SP psikotropik, yaitu lebih dari 3 tahun. Belum adanya ketentuan yang mengatur menjadikan hal tersebut sebagai kebijakan apotek dengan pertimbangan tertentu yang dituangkan dalam bentuk SOP. Begitu pun dengan tindakan yang dilakukan apotek terhadap dokumen tersebut ketika melewati batas penyimpanan (Gambar 5.17), oleh sebagian besar apotek dokumen SP obat selain narkotik dan psikotropik tersebut dimusnahkan. Hanya sebagian kecil apotek yang tetap menyimpan dokumen tersebut. Tindakan yang dilakukan apotek terhadap dokumen dengan pertimbangan banyaknya jumlah SP dari obat-obatan tersebut yang pengadaannya lebih intens dilakukan sehingga bisa diperkirakan jumlahnya akan lebih banyak dibanding SP obat narkotik dan psikotropik. Pada Gambar 5.18 (a), digambarkan cara pemesanan obat selain narkotik dan psikotropik terbanyak yang dilakukan apotek adalah dengan melalui telepon dan salesman rutin datang. Pemesanan obat selain narkotik dan psikotropik yang dilakukan melalui telepon ataupun melalui salesman yang rutin datang ke apotek setiap harinya, tetap membuat SP yang akan diberikan melalui salesman dari PBF tertentu saat pengiriman obat. Berbeda dengan pemesanan narkotik dan psikotropik yang harus mengirimkan SP dahulu ke PBF baru obat akan dikirim. Dari Gambar 5.18 (b) dapat diketahui bahwa sebagian besar apotek (41 apotek dari n=50) melakukan pemesanan melalui telepon meski ada sedikit apotek (3
60
apotek dari n=50) yang melakukan pemesanan dengan memanfaatkan teknologi yang ada, seperti SMS, faximile atau melalui email. Cara pemesanan yang bervariasi tersebut berpengaruh terhadap bentuk dokumen pemesanan yang dimiliki apotek. Pada Gambar 5.19 dan Tabel V.7 diperoleh hasil bahwa ada sebagian kecil apotek (12 apotek dari n=50) mempunyai dokumen lain selain SP. Dokumen lain yang dimil iki apotek selain SP adalah rekam tertulis pemesanan melalui telepon (5 apotek dari n=12). Macammacam bentuk dokumen yang ada tersebut berkorelasi dengan cara pemesanan yang dilakukan oleh apotek. Meski sebagian besar apotek melakukan pemesanan melalui telepon, hanya sedikit apotek yang memiliki dokumen selain SP. Hal ini bisa disebabkan perbedaan persepsi ketika menjawab pertanyaan dan tingkat kepahaman responden terhadap pertanyaan. Itu ditandai dengan adanya jawaban responden yaitu dokumen pada perencanaan sebagai dokumen pemesanan obat selain SP yang kemungkinan bisa rancu dengan rekam tertulis pemesanan lewat telepon karena peneliti tidak menggali lebih dalam tentang format dari masingmasing dokumen yang digunakan. Selain itu, cara pemesanan sebagian besar apotek melalui telepon dengan adanya responden yang menjawab dokumen pada perencanaan, kemungkinan apotek yang lain juga menggunakan dokumen pada perencanaan sebagai acuan saat menentukan jumlah obat yang akan dipesan namun tidak menyebutnya sebagai dokumen pada pemesanan selain SP. Pada Tabel V.8 diperoleh bahwa tidak semua apotek melakukan pencatatan saat menerima obat yang datang di apotek (42 apotek dari n=50) meski itu hanya berupa penulisan kembali tanggal penerimaan yang seringkali berbeda dengan tanggal pembuatan faktur. Dari Gambar 5.20 menunjukkan bentuk dokumen yang banyak digunakan untuk melakukan dokumentasi pada saat penerimaan obat yang baru datang ke apotek adalah buku penerimaan obat. Pada buku penerimaan obat tersebut, apotek lebih leluasa untuk mencatat ulang hal-hal apa saja yang perlu disalin terkait keperluan apotek, misal dalam hal ini adalah tentang keuangan apotek. Saat obat datang di apotek, ada dokumen yang menyertainya yang disebut dengan faktur. Pada faktur tertera harga obat per unit, potongan harga (jika ada) serta jumlah pembayaran dan tanggal jatuh tempo pembayaran. Selain itu, ada juga apotek (n=13) yang melakukan pencatatan saat
61
penerimaan obat langsung pada faktur. Dalam hal ini, lebih tepat jika disebut sebagai kegiatan pencatatan (bukan pencatatan ulang) karena pada faktur data yang tercantum sudah sangat lengkap. Apotek hanya menambahkan keterangan tanggal penerimaan obat yang terkadang berbeda dengan tanggal faktur dibuat, tanda tangan dan nama terang penerima serta stempel apotek. Komponen yang dicatat oleh apotek pada saat kegiatan baik pencatatan langsung pada faktur ataupun pencatatan ulang pada dokumen lain sangat bervariasi (Tabel V.9), tergantung keperluan dan kepentingan apotek. Komponen yang banyak dicatat ulang saat penerimaan obat datang meliputi tanggal terima obat, nama PBF, tanggal faktur, nomor faktur dan jumlah pembayaran. Lain dengan pencatatan pada faktur, komponen yang dicatat pada dokumen dalam bentuk buku penerimaan obat atau komputer akan lebih banyak atau bisa dikatakan menyalin data sehingga kegiatan tersebut dapat dikatakan sebagai pencatatan ulang. Pemeriksaan yang perlu dilakukan apotek saat menerima obat datang, meliputi kesesuaian obat dengan faktur, kesesuaian obat dengan SP, pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa, nomor batch dan harga obat serta pemeriksaan keadaan fisik obat. Pada Tabel V.10 menunjukkan bahwa tidak semua apotek melakukan keempat macam pemeriksaan saat penerimaan obat datang. Pada hasil yang tercantum dalam bentuk tabel, dikelompokkan menurut frekuensi pelaksanaan pemeriksaan di tiap apotek. Di satu macam pemeriksaan, ada apotek yang melakukannya secara rutin, jarang bahkan tidak pernah melakukannya. Hal ini bisa dipengaruhi oleh beberapa faktor antara lain pihak apotek kurang memahami manfaat dilakukannya masing-masing tahap pemeriksaan atau terbatasnya waktu untuk dapat melakukan semua tahapan pemeriksaan saat menerima obat datang di apotek. Pemeriksaan yang dilakukan terhadap dokumendokumen yang terlibat saat penerimaan obat (SP dan faktur) yang disesuaikan dengan obat yang datang sangat penting dilakukan untuk mengantisipasi terjadinya kesalahan atau ketidaksesuaian antara obat dengan dokumen yang ada. Apabila pemeriksaan-pemeriksaan tersebut dilakukan secara tertib dan cermat oleh apotek, akan dapat menunjang mutu obat yang dijual di suatu apotek.
62
Pada Gambar 5.21 tentang ketidaksesuaian antara SP, faktur dan obat yang datang diperoleh hasil bahwa hanya sedikit apotek (3 apotek dari n=50) yang tidak pernah menemui ketidaksesuaian saat melakukan pemeriksaan kesesuaian dokumen SP dan faktur dengan obat yang datang. Awalnya apotek menentukan sendiri urutan dari ketiga jenis ketidaksesuaian yang mungkin terjadi sesuai yang pernah dialami atau ditemui di apotek untuk masing-masing jenis ketidaksesuaian yang mungkin, hasil tersebut disajikan pada Gambar 5.22 (a). Dari hasil tersebut, akhirnya diperoleh urutan ketidaksesuaian dari yang paling sering terjadi adalah obat sesuai faktur tetapi tidak sesuai dengan SP, sebagaimana tercantum pada Gambar 5.22 (b). Ketidaksesuaian tersebut bisa disebabkan kesalahan penerima telepon saat mendengar permintaan obat yang dipesan oleh apotek melalui telepon sehingga obat yang diantar ke apotek sesuai dengan faktur yang menyertainya tapi tidak sesuai dengan SP. Mengingat pemesanan obat selain narkotik dan psikotropik paling banyak dilakukan melalui telepon, diperlukan adanya SOP pemesanan obat melalui telepon di apotek untuk meminimalisasi kesalahan antara obat yang dipesan dengan obat yang diantar pada pemesanan obat melalui telepon. Ketidaksesuaian kedua yang paling sering terjadi adalah obat sesuai SP tetapi tidak sesuai dengan faktur. Kesalahan tersebut bisa dipengaruhi oleh faktor human error , yaitu kesalahan pengetikan saat membuat faktur sehingga tidak sesuai dengan obat yang dibawa oleh salesman, dan ketika dicocokkan oleh pihak apotek dengan SP yang ada juga tidak sesuai. Jika obat yang datang tidak sesuai tidak sesuai dengan faktur, apotek dapat melakukan tindakan sesuai dengan SOP tentang pengadaan yang ada di apotek tersebut, seperti tetap menerima obat yang datang dengan melakukan return faktur. Faktur sesuai dengan SP tetapi tidak sesuai dengan obat merupakan ketidaksesuaian ketiga yang paling sering terjadi. Kesalahan tersebut bisa disebabkan karena faktor human error , yaitu kekeliruan salesman mengambil obat tertentu saat mengantar obat di apotek tertentu (obat tertukar dengan apotek lainnya). Oleh karena itu, pemeriksaan kesesuaian antara obat yang datang dengan dokumen yang ada menjadi sangat penting untuk dilakukan untuk menghindari kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi.
63
Hasil penelitian pada Gambar 5.23 disajikan dalam bentuk diagram batang yang menunjukkan frekuensi dari hal-hal yang harus diperhatikan saat memeriksa faktur. Hampir semua apotek (n=50) memperhatikan nama obat (98%), jumlah obat (96%) dan tanggal kadaluarsa obat (94%) ketika memeriksa faktur. Hal ini berhubungan kegiatan pemeriksaan saat menerima obat datang yaitu kaitannya dengan content dari faktur yang memuat identitas obat sehingga secara tidak langsung dilakukan usaha untuk menjamin mutu obat di dalam aktivitas pemeriksaan maupun hal-hal yang harus diperhatikan saat pemeriksaan. Dokumen faktur ternyata tak hanya memiliki arti penting dalam penjaminan mutu obat, tetapi juga dengan aspek keuangan apotek yang berhubungan dengan pembayaran obat ke PBF. Oleh karena itu, seluruh apotek yang menjadi sampel dalam penelitian ini melakukan pengarsipan terhadap faktur (Tabel V.11). Pada Gambar 5.24 ditunjukkan bahwa bentuk dokumen penyimpanan faktur berbeda-beda. Ada apotek yang menyimpan dokumen faktur dalam bentuk hard copy (dengan menyatukan faktur di dalam map/folder/buku), dalam bentuk soft copy di dalam komputer, maupun dalam bentuk hard copy dan soft copy. Ada kelebihan yang diperoleh ketika menyimpannya dalam dua bentuk
yaitu sebagai back up jika terjadi sesuatu yang tidak diinginkan selama proses penyimpanan (misal hilang atau rusak). Pada Gambar 5.25 diketahui bahwa sebagian besar apotek (22 apotek dari n=48) menyimpan dokumen faktur selama lebih dari tiga tahun. Selain karena terkait pelunasan pembayaran, lama penyimpanan dokumen faktur berhubungan dengan pajak yang harus dikeluarkan oleh apotek sehingga ada ketentuan yang mengaturnya. Setelah melewati batas waktu penyimpanan, sebagian apotek memusnahkan dokumen dan sebagian yang lain tetap menyimpannya (Gambar 5.26) sesuai kebijakan dari masing-masing apotek. Pada Tabel V.12 diperoleh hasil bahwa tidak semua apotek melakukan pencatatan setelah obat datang (49 apotek dari n=50). Data hasil penelitian yang disajikan pada Gambar 5.27 (a) menunjukkan pertimbangan yang mendasari sebagian besar apotek (23 apotek dari n=49) melakukan pencatatan setelah obat datang dengan mempertimbangkan ketiga aspek, yaitu meliputi tanggal kadaluarsa, penambahan stok obat dan perubahan harga, sedangkan apotek lain
64
menggunakan dua dari ketiga aspek tersebut dan bahkan hanya satu aspek sebagai pertimbangan aktivitas dokumentasinya. Namun, pada Gambar 5.27 (b) diperoleh hasil bahwa aspek terbesar yang dijadikan pertimbangan dalam melakukan dokumentasi tersebut adalah atas dasar penambahan stok obat. Perubahan harga yang
mungkin
jarang
terjadi
dalam
hitungan
rentang
waktu
tertentu
menjadikannya sedikit lebih rendah sebagai dasar pertimbangan dilakukannya dokumentasi, begitu pula dengan tanggal kadaluarsa. Dari Gambar 5.28 (a) tentang bentuk dokumen pencatatan setelah obat datang terutama dengan pertimbangan penambahan stok obat, dapat dilihat bahwa sebagian besar apotek (27 apotek dari n=49) melakukannya pada kartu stok dan sebagian yang lain (18 apotek dari n=49) melakukannya pada kartu stok dan komputer. Adapun kelebihan yang diperoleh ketika melakukan pencatatan stok obat pada kartu stok dan komputer adalah selain sebagai back up data, dengan program/ software tertentu pada komputer akan lebih mudah dan efisien dalam pelaksanaan pelayanan kepada pasien. Meski demikian, masih banyak apotek yang menggunakan kartu stok sebagai dokumen pencatatan stok obat jika dibandingkan dengan penggunaan komputer, dapat dilihat pada Gambar 5.28 (b). Dari Gambar 5.29 dapat diketahui bahwa ada tiga bentuk dokumen pencatatan stok yang digunakan secara rutin di apotek. Sebagian besar apotek menggunakan satu macam kartu stok dalam pencatatan dan pelayanan obat seharihari. Itu menunjukkan bahwa apotek tidak membedakan kartu stok pelayanan dan kartu stok gudang. Namun, tidak ditanya lebih lanjut mengenai jenis kartu stok mana yang dimiliki oleh apotek dengan satu macam kartu stok tersebut, apakah kartu stok gudang ataukah kartu stok pelayanan. Pada Gambar 5.30 dan 5.33 dapat dilihat komponen yang banyak dicantumkan masing-masing pada kartu stok gudang dan kartu stok pelayanan di apotek yang menggunakan dua macam kartu stok (n=17). Pada pelaksanaannya, ada satu apotek yang mengisi kartu stok gudang hanya setiap obat datang saja, tidak setiap obat datang dan keluar (Tabel V.13 dan Gambar 5.31). Hal ini menunjukkan bahwa apotek tidak selalu mendokumentasikan jumlah/stok obat sehingga dapat mengakibatkan ketidaksesuaian antara catatan stok obat dengan persediaan obat di gudang yang sesungguhnya. Berbeda dengan pengisian kartu
65
stok pelayanan yang dilakukan oleh apotek setiap obat masuk dan keluar (Tabel V.14). Pelaksana yang melakukan pengisian pada masing-masing kartu stok berbeda. Pada Gambar 5.32 menunjukkan bahwa pelaksana pengisian pada kartu stok gudang sebagian besar di apotek diserahkan pada orang lain di luar tenaga teknis kefarmasian (PP No.51, 2009), seperti karyawan bagian gudang, karyawan bagian umum atau karyawan yang bertugas mengambil obat di gudang. Pada Gambar 5.34 menunjukkan bahwa yang terbanyak melakukan pengisian pada kartu stok pelayanan adalah AA. Hal tersebut dapat dijadikan indikator bahwa AA lebih sering berada di apotek dan melakukan pelayanan obat kepada masyarakat. Hasil penelitian pada Gambar 5.35 menunjukkan komponen yang dicantumkan pada kartu stok oleh apotek yang hanya menggunakan satu macam kartu stok (n=28), yang selanjutnya disebut kartu stok obat. Dari gambar tersebut, sulit diketahui bahwa kartu stok obat yang digunakan di apotek tersebut termasuk dalam kartu stok gudang atau kartu stok pelayanan dan mungkin saja memang berbeda jenis kartu stoknya (gudang atau pelayanan) atau sama jenis tetapi yang dicantumkan pada kartu stok tersebut berbeda. Pelaksanaan pengisian kartu stok dilakukan setiap obat datang/masuk dan keluar, kecuali ada satu apotek yang melakukannya hanya setiap obat datang saja (Tabel V.15 dan Gambar V.36). Itu menunjukkan bahwa penggunaan kartu stok yang hanya satu macam tidak menjamin kepatuhan petugas apotek dalam mengisi. Hal tersebut dapat menyebabkan terjadinya ketidaksesuaian antara catatan stok obat dengan persediaan obat di apotek yang sesungguhnya. Dari Gambar 5.37 diketahui bahwa sebagian besar pelaksanaan pengisian kartu stok obat dilakukan oleh AA. Apotek yang menggunakan komputer masih terbatas jumlahnya karena bergantung pada keadaan, kondisi dan kebutuhan apotek. Pada Gambar 5.38 dapat terlihat komponen/data apa saja yang dicantumkan pada komputer. Hanya nama obat yang dicantumkan oleh seluruh apotek (n=4) pada komputer, sedangkan untuk bentuk sediaan, kekuatan obat, jumlah keluar-masuk-sisa, nomor dan tanggal
faktur,
nama
PBF
dan
diskon
hanya
sebagian
apotek
yang
mencantumkannya pada komputer. Pelaksanaan pengisian di komputer dilakukan secara tertib oleh seluruh apotek, yaitu setiap obat datang keluar (Tabel V.16). Seperti halnya dengan kartu stok, pelaksana pengisian data di komputer juga
66
dilakukan oleh orang yang berbeda (Gambar 5.39). Tidak selalu petugas apotek tertentu yang melakukan pengisian data obat yang masuk dan keluar. Penggunaan komputer dan kartu stok (konvensional) memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Kelebihan dari apotek yang menggunakan program stok di komputer adalah pelaksanaan pengisian data obat lebih cepat, sedangkan kekurangannya antara lain kapasitas penyimpanan terbatas, rawan kegagalan sistem dan biaya mahal. Sebaliknya, kelebihan dari apotek yang menggunakan kartu stok antara lain kapasitas tidak terbatas, tidak ada kegagalan sistem, biaya murah dan mudah dibuat. Penggunaan kartu stok juga memiliki kekurangan, yaitu pelaksanaan pengisian data obat membutuhkan waktu lama. Secara umum, sebagian apotek responden yang merupakan pemilik kewenangan dalam pekerjaan kefarmasian di apotek melakukan dokumentasi pada setiap aktivitas pengadaan obat. Mengingat dokumentasi merupakan faktor penting dalam pengelolaan dan pelayanan obat, dibutuhkan suatu sistem dokumentasi yang utuh dalam mencakup bentuk dokumen, lama penyimpanan dokumen dan tindakan yang dilakukan terhadap dokumen yang melewati batas penyimpanan, pelaksana dokumentasi, serta tahapan pemeriksaan yang perlu dilakukan terhadap dokumen-dokumen terkait dengan obat yang menjadi produk utama apoteker di apotek. Apabila keseluruhan faktor tersebut diperhatikan dan dijalankan dengan baik, maka dokumentasi dapat menjadi indikator terwujudnya pelayanan kefarmasian yang bermutu dengan menjaga ketersediaan obat di apotek secara terus-menerus. Pada saat pelaksanaan pengambilan data di lapangan, ada beberapa kendala yang menyebabkan pengambilan data dengan kuisioner di tiap apotek tidak sama. Salah satu kendalanya adalah kondisi apotek pada saat peneliti mengambil data. Kondisi apotek yang ramai tidak selalu menyebabkan apotek menyarankan peneliti untuk meninggalkan kuisioner di apotek supaya dapat diisi ketika apotek sepi, melainkan ada apotek yang tetap bersedia mengisi kuisioner pada saat itu karena petugas yang berjaga di apotek cukup banyak untuk tetap bisa melayani permintaan obat. Selain karena ramai, ada
beberapa apotek
menyarankan peneliti untuk meninggalkan kuisioner di apotek karena yang mengetahui tentang pengadaan di apotek tersebut sedang tidak berada di tempat.
67
Kendala lain yang berkaitan dengan kondisi apotek dan petugas yang mengisi, di beberapa apotek peneliti mendampingi responden ketika menjawab pertanyaan pada kuisioner dan secara tidak langsung melakukan intervensi-intervensi tertentu. Kendala lainnya adalah petugas yang mengisi kuisioner memiliki gengsi sehingga menjadi barrier untuk memilih jawaban yang terbaik atau yang sebenarnya dilakukan di apotek, padahal jawaban yang diberikan harus objektif. Hal tersebut tentu akan sangat berpengaruh terhadap data yang diperoleh, yaitu data menjadi bias, karena perbedaan persepsi tiap responden sehingga jawaban berbeda.
Nilai deviasi (d) yang biasa digunakan adalah 5% dan 10% (Notoadmodjo, 2005), sedangkan pada jurnal penelitian sosial di bidang farmasi diketahui nilai deviasi (d) yang digunakan berturut-turut 7% dan 10% (Purwanti dkk., 2004; Handayani dkk., 2009). Dalam penelitian ini, digunakan nilai d sebesar 15% sehingga jumlah sampel yang digunakan sebanyak 50 apotek dari 90 apotek yang seharusnya. Karena nilai d yang besar, kemungkinan kesalahan pada penelitian ini lebih besar. Dari hasil penelitian yang telah diuraikan di atas, masih terdapat banyak kekurangan dalam penelitian ini. Diantaranya adalah kurangnya pengetahuan peneliti tentang tema atau judul penelitian dan kesalahan dalam memahami istilah-istilah yang berhubungan di dalamnya sehingga pengumpulan data terkait penggunaan satu macam kartu stok di apotek kurang optimal. Selain itu, pada penelitian ini tidak diteliti lebih jauh tentang pencatatan stok obat narkotik dan psikotropik untuk kepentingan pembuatan laporan tiap bulan dari penggunaan obat golongan narkotik dan psikotropik sehingga memungkinkan bentuk dan format dokumen yang berbeda dengan obat selain narkotik dan psikotropik. Tidak adanya ketentuan khusus terhadap aktivitas dokumentasi dan format baku dokumen, masing-masing apotek membuat SOP untuk mengatur hal-hal strategis dalam pelayanan kefarmasian di apotek yang disesuaikan dengan kondisi dan kepentingan di tiap apotek. Oleh karena banyaknya keterbatasan dalam penelitian ini, diperlukan penelitian-penelitian lanjutan mengenai dokumentasi termasuk penelitian tentang SOP yang menjadi acuan pelaksanaan dokumentasi di apotek.
BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN
7.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian ini, diperoleh kesimpulan sebagai berikut: 1. Seluruh apotek (100%) melakukan aktivitas perencanaan sebelum melakukan pengadaan obat dan mendokumentasikannya dalam bentuk buku (80%), lembaran (18%) dan notulen rapat (2%). 2. Dari 50 apotek yang diteliti, 96% apotek melakukan pengadaan obat golongan narkotik, 98% apotek melakukan pengadaan obat golongan psikotropik dan 100% apotek melakukan pengadaan obat selain narkotik dan psikotropik. 3. Dari 84% apotek yang melakukan pencatatan saat penerimaan obat datang di apotek, 50% mendokumentasikannya pada buku penerimaan obat, 30,95% pada faktur dan 11% komputer. 4. Pencatatan yang dilakukan setelah obat datang (98%) dilakukan dengan pertimbangan penambahan stok obat (87,76%). Pencatatan stok obat dilakukan oleh apotek pada kartu satu macam kartu stok (57,14%), dua macam kartu stok (34,69%) dan pada program stok komputer (8,16%).
7.2 Saran
Beberapa hal yang disarankan oleh peneliti antara lain: 1. Penelitian ini, yang termasuk penelitian sosial di bidang farmasi, memiliki kelemahan yaitu penggunaan nilai deviasi (d) sebesar 15% dengan teknik simple random sampling sehingga kesalahannya lebih besar.
2. Perlu penelitian lebih lanjut tentang sistem dokumentasi pengadaan obat secara mendalam dalam kaitannya dengan mutu pelayanan kefarmasian. 3. Seorang apoteker yang bertanggung jawab atas pengelolaan obat sebagai salah
satu
pekerjaan
kefarmasian
harus
selalu
berusaha
untuk
mendisiplinkan diri dan memahamkan kepada petugas apotek yang lain akan pentingnya pelaksanaan dokumentasi untuk menjamin ketersediaan obat di apotek dalam rangka peningkatan mutu pelayanan kefarmasian.
68
69
DAFTAR PUSTAKA
Amirin, M.T., 2003. Pokok-pokok Teori Sistem . Rajawali Pers:Jakarta Aziza, N., 1996. Falsafah dan Tujuan Pelayanan Farmasi Rumah Sakit . Chulsum U., dan Novia, W., 2006. Surabaya:Kashiko. Hal 549.
Kamus
Besar
Bahasa
Indonesia.
Cipolle, R.J., Strand L.M., and Morley P.C., 1998. Pharmaceutical Care Practice . New York:McGraw-Hill Companies, Inc. Depkes RI, 1995. Farmakope Indonesia Edisi Keempat. Jakarta:Departemen Kesehatan Republik Indonesia, hal. li. Depkes RI, 1991. Pedoman Kerja Puskesmas Jilid 1 . Kesehatan Republik Indonesia.
Jakarta:Departemen
Depkes RI, 2004. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1027/MENKES/SK/IX/2004, Standar Pelayanan Kefarmasian di Apotek . Jakarta:Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Depkes RI, 2004. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 1197/MENKES/SK/X/2004, Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit . Jakarta:Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Guzman, M. and Verstappen, B., 2003. What is Documentation Vol 2. http://huridocs.org/acl_users/credentials_cookie_auth/login_form?came_ from=http%3A//huridocs.org/tools/tools/monitoring.pdf diakses tanggal 31 Desember 2008. Handayani, R.S., Rahami, dan Gitawati, R., 2009. Persepsi Konsumen Apotek terhadap Pelayanan Apotek di Tiga Kota di Indonesia. Makara, Kesehatan, Vol. 13, No.1, Juni 2009:22-26. Hariwijaya, M., dan Triton P.B., 2008. Pedoman Penulisan Ilmiah Proposal dan Skripsi Cetakan ke-2. Nyutran MG:Tugu Publisher. .
Hendri, J., 2009. Riset Pemasaran. http://www.hendri.staff.gunadarma.ac.id/ diakses tanggal 12 Desember 2010. International Pharmacy Federation., 1997. Standards for quality pharmacy services. http://www.fip.org/files/fip/Statements/latest/Dossier%20004%20 total.pdf diakses tanggal 16 Januari 2009
Joenoes, N.Z., 2001. Ars Prescribendi : Resep yang Rasional, Jilid 1, Edisi 2. Surabaya:Airlangga University Press. National Association of Pharmacy Regulatory Authorities., 2002-2004. Pharmacy Care Plans. http://www.napra.org/docs/0/95/157/162/169.asp diakses tanggal 13 Desember 2008.
Nazir, M., 2005. Metode Penelitian. Bogor: Ghalia Indonesia.
70
Notoatmodjo, S., 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan Ed. Revisi. Jakarta:PT Rineka Cipta. Omi, S.M.D., 2002. Practical Guidelines an Pharmaceutical Procurement for Countries with Small Procurement Agencies. Manila:World Health Organization Regional Office for the Western Pacific. Pancaningrum, D.A., 2008. Gambaran Perencanaan Pengadaan Obat-obatan di RSU Zahirah Jakarta. Jakarta:Universitas Indonesia. Pemerintah RI, 2009. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 51 Tahun 2009, Pekerjaan Kefarmasian. Jakarta:Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Pasal 1, 20 dan 34. Pemerintah RI, 1997. Undang-Undang Nomor 5 Tahun 1997, Psikotropik. Jakarta:Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Pasal 33 ayat 1 dan 2. Pemerintah RI, 2009. Undang-Undang Nomor 35 Tahun 2009, Narkotik. Jakarta:Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Pasal 14 ayat 2. Pemerintah RI, 2009. Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009, Kesehatan. Jakarta:Departemen Kesehatan Republik Indonesia. Pasal 1. Pratiwiningsih, H.D., 2008. Analisis Tingkat Kepuasan Konsumen terhadap Kualitas Pemberian Informasi Obat pada Apotek di Kecamatan Kartasura Sukoharjo. Surakarta:Universitas Muhamadiyah Surakarta. Purwanti, A., Harianto, dan Supardi, S., 2004. Gambaran Pelaksanaan Standar Pelayanan Farmasi di Apotek DKI Jakarta Tahun 2003. Majalah Ilmu Kefarmasian, Vol. I, No.2, Agustus 2004, 102-115. Seto, S., dan Nita, Y., 2004. Manajemen Farmasi . Surabaya:Airlangga University Press. Singarimbun, M., dan Effendi, S., 1995. Metode Penelitian Survei. Cetakan ke-2. Jakarta:LP3ES. Sugiyono, Dr., 2001, Metode Penelitian Administrasi, Bandung:CV. Alfabeta Sugiyono, Dr., 2000. Statistika Untuk Penelitian . Cetakan ke-2. Bandung:CV. Alfabeta. Vasper, L.J., 1998. Documentation system clear http://www.amazon.com/Documentation-Systems-James L.Vesper/dp/1574910507/ref=si3_rdr_bb_product diakses Desember 2008.
and
tanggal
. simple 31
Wahmuda, K., 2009. Profil Sistem Dokumentasi Pelayanan Kefarmasian di Puskesmas Wilayah Surabaya Barat. Surabaya:Universitas Airlangga.
71
Lampiran 1 BAGAN ALUR PENGADAAN OBAT
Proses Seleksi Pemasok (Pancaningrum, 2008) Harga terjangkau dengan diskon besar Kualitas barang Model dalam penyediaan Pelayanan (Pancaningrum, 2008) Pertimbangan Eksternal Pembelian tahunan (Depkes RI, 2004) Pembelian terjadwal Pola penyakit Pembelian terus menerus Kemampuan masyarakat Buda a Mas arakat
PENERIMAAN
(Pancaningrum, 2008)
Pemeriksaan PERENCANAAN
PEMESANAN
Pemantauan Status Pesanan (Pancaningrum, 2008)
Pertimbangan Internal (Pancaningrum, 2008) DOEN, Formularium Anggaran yang tersedia Penetapan prioritas Siklus penyakit Sisa persediaan Data pemakaian periode lalu Rencana pengembangan
(Pancaningrum, 2008)
Proses seleksi obat Penentuan jumlah obat Metode pengadaan Pemilihan pemasok/supplier Faktor (Pancaningrum, 2008) Waktu pembelian Lokasi PBF Frekuensi dan volume pembelian
Fisik Spesifikasi Jumlah
apakah sesuai dengan dokumen
Pencatatan Tanggal penerimaan Nama supplier Jumlah barang Tanggal kadaluarsa (bila ada) Harga beli
71
72
Lampiran 2
Tanggal: ….……………… Kode
: ………………….
KUISIONER Pengadaan obat adalah proses yang paling menentukan untuk menjamin ketersediaan obat di apotek sehingga perlu ditunjang dengan dokumentasi yang baik. Pada penelitian ini, kami ingin mengetahui profil sistem dokumentasi pengadaan obat yang Anda lakukan di apotek. Kami sangat berterima kasih jika Anda bersedia meluangkan waktu sekitar 5-10 menit untuk mengisi kuisioner ini. Informasi yang Anda berikan bersifat rahasia dan hanya digunakan untuk kepentingan penelitian. Jika ingin keterangan dan penjelasan lebih lanjut, dapat menghubungi Arrida Sani di 085645252583 (Fakultas Farmasi Universitas Airlangga Surabaya). Beri tanda atau isi pertanyaan di bawah ini dengan satu jawaban yang paling sesuai menurut Anda! IDENTITAS RESPONDEN
1 Tipe apotek 1
Swasta/Perseorangan
2
Swasta/Jaringan
2 Jumlah Apoteker di apotek 3 Status di apotek (sebagai)
3
Pemerintah
4
Lainnya: ……….
: ………. Apoteker
APA 2 APA & PSA 3 Apoteker Pendamping 4 Asisten Apoteker 5 PSA 6 Lainnya : ……….. 1
PERTANYAAN
1
Apakah Anda melakukan pencatatan saat perencanaan? 1 Ya Jika Ya, apa bentuk dokumennya? 1
2
Lembaran
2
Buku
3
Papan tulis
Tidak
Lainnya: ……….
Siapa yang melaksanakan kegiatan dokumentasi perencanaan di atas? (boleh lebih dari satu jawaban ) 2 Asisten Apoteker APA 5 Lainnya : ………. 1
3
4
2
3
PSA
Apakah Anda menyimpan dokumen tersebut? Jika Ya, berapa lama Anda menyimpannya? 2 1 minggu 1 hari 5 Sampai buku habis 1
4
1
Apoteker Pendamping
Ya
2
Tidak
4 1 tahun 1 bulan 6 Lainnya : ………. 3
Lalu, apa yang Anda lakukan dengan arsip dokumen di atas yang sudah melewati batas penyimpanan? 1
4
Dimusnahkan 2 Tetap disimpan
3
Lainnya: ……….
Untuk golongan obat Narkotik , darimana Anda memperoleh obat? (boleh lebih dari satu jawaban) 1
Distributor
2
Apotek lain
3
Lainnya: ……….
Siapa yang membuat Surat Pesanan Narkot ik ? 2 Apoteker Pendamping APA 4 Lainnya: ………. 1
3
Asisten Apoteker
73
Berapa lama arsip Surat Pesanan Narkot ik disimpan? 2 1 bulan - <1 tahun <1 bulan 5 Lainnya: ………. 1
3
1-3 tahun
4
> 3 tahun
Apa yang Anda lakukan dengan arsip Surat Pesanan di atas yang sudah melewati batas penyimpanan? 1
5
Memusnahkan 2 Tetap disimpan
3
Lainnya: ……….
Untuk golongan obat Psikotropik , darimana Anda memperoleh obat? (boleh lebih dari satu jawaban ) 1
Distributor
2
Sub distributor
3
Apotek lain
4
Lainnya: ……….
Siapa yang membuat Surat Pesanan Psikotropik ? 2 Apoteker Pendamping APA 4 Lainnya: ………. 1
3
Asisten Apoteker
Berapa lama arsip Surat Pesanan Psikotropik disimpan? 2 1 bulan - <1 tahun <1 bulan 5 Lainnya: ………. 1
3
1-3 tahun
4
> 3 tahun
Apa yang Anda lakukan dengan arsip Surat Pesanan di atas yang sudah melewati batas penyimpanan? 1
6
Memusnahkan 2 Tetap disimpan
3
Lainnya: ……….
Untuk golongan obat selain Narkotik dan Psikotropik , darimana Anda memperoleh obat? (boleh lebih dari satu jawaban ) 1
Distributor
2
Sub distributor
3
Apotek lain
3
Asisten Apoteker
4
Lainnya: ……….
Siapa yang membuat Surat Pesanan? 2 Apoteker Pendamping APA 4 Lainnya: ………. 1
Berapa lama arsip Surat Pesanan disimpan? 2 1 bulan - <1 tahun <1 bulan 5 Lainnya: ………. 1
3
1-3 tahun
4
>3 tahun
Apa yang Anda lakukan dengan arsip Surat Pesanan di atas yang sudah melewati batas penyimpanan? 1
7
Memusnahkan 2 Tetap disimpan
3
Lainnya: ……….
Bagaimana pelaksanaan pemesanan obat selain Narkotik & Psikotropik? (boleh lebih dari satu jawaban ) Surat Pesanan dikirim dulu 4 Lainnya: ………. 1
2
Melalui telepon
3
Pemasok rutin datang
Apa ada bentuk dokumen lain selain Surat Pesanan? 1
Ada
2
Tidak ada
Jika Ada, apa bentuk dokumennya? 1
8
Rekaman tertulis pemesanan obat melalui telepon
2
Lainnya: ……….
Apakah Anda melakukan pencatatan ulang saat penerimaan obat? 1
Ya
2
Tidak
Jika Ya, apa saja yang Anda catat? 2 Tgl faktur No. faktur 5 Jmlh pembayaran (Rupiah) 1
Nama PBF 6 Tgl penerimaan obat 3
Tgl jatuh tempo 7 Lainnya: ………. 4
di mana Anda melakukannya? 1
Buku penerimaan obat
2
Langsung pada faktur
3
Lainnya: ……….
74
9
10
3 Tidak Apakah Anda melakukan pemeriksaan berikut 1 Selalu 2 Jarang saat penerimaan obat? pernah a. Kesesuaian faktur dengan Surat Pesanan b. Kesesuaian obat dengan faktur c. Pemeriksaan tgl kadaluarsa, No.Batch dan harga obat d. Pemeriksaan tampilan/kemasan obat e. Lainnya: ………. Pada saat menerima obat, apa saja yang Anda perhatikan pada pemeriksaan terhadap faktur? (boleh lebih dari satu jawaban )
Nama obat 2 Bentuk sediaan 5 Harga obat 6 No.Batch 9 Lainnya: ………. 1
11
Kekuatan obat 7 Tgl kadaluarsa 3
4 8
Jumlah obat Nama PBF
Saat penerimaan obat, apakah pernah terjadi ketidaksesuaian Surat Pesanan, Faktur dan obat yang diterima? 1
Pernah
2
Tidak pernah
Jika Pernah, ketidaksesuaian yang sering terjadi: (berikan angk a 1,2,3 beruru tan mulai yang paling sering ) ….. Obat sesuai dengan Surat Pesanan, tapi tidak sesuai dengan Faktur ….. Faktur sesuai dengan Surat Pesanan, tapi tidak sesuai dengan obat ….. Obat sesuai dengan Faktur, tapi tidak sesuai dengan Surat Pesanan 12
Apakah Anda melakukan pengarsipan faktur di atas? 1
Ya
2
Tidak
Jika Ya, dalam bentuk apa? (boleh lebih dari satu jawaban ) 1
Buku, folder/map
2
Soft file, CD
3
Lainnya: ……….
3
1-3 tahun
Berapa lama arsip Faktur disimpan? 2 1 bulan - <1 tahun <1 bulan 5 Lainnya: ………. 1
4
> 3 tahun
Apa yang Anda lakukan dengan arsip Faktur di atas yang sudah melewati batas penyimpanan? 1
13
Memusnahkan
2
Tetap disimpan
3
Lainnya: ……….
Apakah Anda melakukan pencatatan setelah obat datang? 1
Ya
2
Tidak
Jika Ya, apakah dengan pertimbangan hal di bawah ini? (boleh lebih dari satu jawaban) Tanggal kadaluarsa 4 Lainnya: ………. 1
2
Penambahan stok obat
3
Perubahan harga
Di mana Anda melakukan pencatatan setelah obat datang? (boleh lebih dari satu jawaban) 1
Kartu Stok
2
Komputer dengan software tertentu
3
Lainnya: ……….
75
14
Apakah Anda membedakan kartu stok gudang dengan kartu stok barang? 1
Ya
2
Tidak
Jika Ya, apa saja yang Anda cantumkan pada kartu stok gudang? (boleh lebih dari satu jawaban) 3 Tgl faktur Nama obat-Bentuk sediaan-Kekuatan obat 2 No. faktur 4 Tgl kadaluarsa 5 Nama PBF 6 Tgl masuk dan keluar 7 Jumlah keluar-masuk-sisa 8 Nama/Paraf petugas 9 Lainnya: ………. 1
Frekuensi Anda melakukan pengisian kartu stok? (boleh lebih dari satu jawaban ) 1
Setiap obat datang
2
Setiap obat keluar
3
Lainnya: ……….
Siapa yang melakukan pengisian kartu stok tersebut? 2 Apoteker Pendamping APA 5 Lainnya: ………. 1
3
Asisten Apoteker
4
PSA
Lalu, apa saja yang Anda cantumkan pada kartu stok barang? (boleh lebih dari satu jawaban) Nama obat-Bentuk sediaan-Kekuatan obat 2 No. faktur 4 Tgl pengambilan 5 Jumlah keluar-masuk-sisa 7 Lainnya: ………. 1
3 6
No. resep Nama/Paraf petugas
Frekuensi Anda melakukan pengisian kartu stok? (boleh lebih dari satu jawaban ) 1
Setiap obat datang
2
Setiap obat keluar
3
Lainnya: ……….
4
PSA
Siapa yang melakukan pengisian kartu stok tersebut? APA 2 Apoteker Pendamping 5 Lainnya: ………. 1
3
Asisten Apoteker
Jika Tidak dibedakan, apa saja yang Anda cantumkan pada kartu stok obat? (boleh lebih dari satu jawaban ) 3 Tgl faktur Nama obat-Bentuk sediaan-Kekuatan obat 2 No.faktur 4 Tgl kadaluarsa 5 Nama PBF 6 Tgl masuk dan keluar 7 Jumlah keluar-masuk-sisa 8 Nama/paraf petugas 9 Lainnya: ………. 1
Frekuensi Anda melakukan pengisian kartu stok? (boleh lebih dari satu jawaban ) 1
Setiap obat datang
2
Setiap obat keluar
3
Lainnya: ……….
Siapa yang melakukan pengisian kartu stok tersebut? 2 Apoteker Pendamping APA 5 Lainnya: ………. 1
3
Asisten Apoteker
4
PSA
76
Lampiran 3
Hasil Pilot Study
Pada penelitian ini, dilakukan pilot study untuk menguji validitas isi dari kuisioner yang digunakan sebanyak dua kali. Pelaksanaan pilot study yang pertama, dilakukan pada 5 apotek yang terpilih secara acak, sedangkan pilot study yang kedua dilakukan pada 11 apotek yang terpilih secara acak (di luar 5 apotek yang sudah digunakan pada pilot study pertama). Hasil pengolahan data dari kedua pilot study tersebut adalah sebagai berikut.
Hasil Pilot Study I
A.
Perencanaan Pengadaan Obat
A.1
Dasar Pelaksanaan Perencanaan Bentuk Dokumen Obat habis/kosong Persediaan obat menipis Permintaan pihak lain (dokter, pasien) Promosi obat
A.2
(%) (80%) (100%) (60%) (20%)
Frekuensi Pelaksanaan Perencanaan Bentuk Dokumen Setiap hari Setiap minggu Setiap tanggal/hari tertentu
A.3
n 4 5 3 1
n 5 0 1
(%) (100%) (0%) (20%)
Pencatatan saat Perencanaan Aktivitas Pencatatan saat Perencanaan Persentase
Dilakukan Tidak 5 apotek 0 100% 0%
77
A.4
Bentuk Dokumen Perencanaan Bentuk Dokumen Lembaran Papan tulis Buku Total
A.5
n 2 0 3 5
(%) (40%) (0%) (60%) (100%)
Batas Penyimpanan Dokumen Perencanaan Aktivitas Dilakukan Tidak Penyimpanan Dokumen Perencanaan 5 apotek 0 Persentase 100% 0% Batas Penyimpanan Dokumen n (%) 1 hari 1 (20%) 1 minggu 1 (20%) 1 bulan 1 (20%) 1 tahun 1 (20%) Sampai buku habis 1 (20%) 5 (100%) Total
A.6
Tindakan terhadap Dokumen Perencanaan yang Melewati Batas Penyimpanan Tindakan terhadap Dokumen n Dimusnahkan 3 Tetap disimpan 2 Total 5
A.7
(%) (60%) (40%) (100%)
Pelaksana Dokumentasi Perencanaan Pelaksana Dokumentasi n APA 0 Apoteker Pendamping 0 Asisten Apoteker 2 APA & Asisten Apoteker 1 APA & PSA 1 Petugas 1 Total 5
(%) (0%) (0%) (40%) (20%) (20%) (20%) (100%)
78
B.
Pengadaan Obat
B.1
Obat Golongan Narkotik Aktivitas Dilakukan Tidak Pengadaan Obat Golongan Narkotik 4 apotek 1 apotek Persentase 80% 20%
B.1.1 Sumber Pengadaan Obat Golongan Narkotik Sumber Obat Narkotik n Dist./Subdist. 4 Apotek lain 0 4 Total
(%) (100%) (0%) (100%)
B.1.2 Pelaksana Dokumentasi Surat Pesanan Obat Golongan Narkotik Pelaksana Dokumentasi SP Narkotik n APA 0 Apoteker Pendamping 0 AA 2 APA dan AA 1 Petugas 1 4 Total
(%) (0%) (0%) (50%) (25%) (25%) (100%)
B.1.3 Batas Penyimpanan Dokumen SP Narkotik Batas Penyimpanan SP Narkotik n <1 bulan 1 1 bulan - 1 tahun 2 1 - 3 tahun 1 Total 4 B.2
(%) (25%) (50%) (25%) (100%)
Obat Golongan Psikotropik Aktivitas Pengadaan Obat Golongan Psikotropik Persentase
Dilakukan 5 apotek 100%
B.2.1 Sumber Pengadaan Obat Golongan Psikotropik Sumber Obat Psikotropik n Dist./Subdist. 5 Apotek lain 0 Total 5
(%) (100%) (0%) (100%)
Tidak 0 0%
79
B.2.2 Pelaksana Dokumentasi Surat Pesanan Obat Golongan Psikotropik Pelaksana Dokumentasi SP Psikotropik n APA 2 Apoteker Pendamping 0 AA 1 APA & AA 1 Petugas 1 Total 5
(%) (40%) (0%) (20%) (20%) (20%) (100%)
B.2.3 Batas Penyimpanan Dokumen SP Psikotropik Batas Penyimpanan SP Psikotropik < 1 bulan 1 bulan - 1 tahun 1 - 3 tahun > 3 tahun Total B.3
n 0 3 2 0 5
(%) (0%) (60%) (40%) (0%) (100%)
Obat Selain Golongan Narkotik dan Psikotropik
B.3.1 Sumber Pengadaan Obat Selain Golongan Narkotik dan Psikotropik Sumber Obat selain Narkotik dan Psikotropik n Dist./Subdist. 2 Apotek lain 0 Dist./Subdist. & Apotek lain 3 Total 5
(%) (40%) (0%) (60%) 100%
B.3.2 Cara Pemesanan Obat Selain Narkotik dan Psikotropik Cara Pemesanan Obat selain Narkotik dan Psikotropik n
Dengan SP Melalui telepon Dengan SP & melalui telepon Dengan SP & melalui faximile Total
(%)
2 (40%) 0 (0%) 2 (40%) 1 (20%) 5 (100%)
B.3.3 Bentuk Dokumen Pemesanan Obat Selain Narkotik dan Psikotropik Bentuk Dokumen
Surat Pesanan Rekam tertulis pemesanan obat melalui telepon Surat Pesanan dan rekam tertulis pemesanan melalui telepon Surat Pesanan & Bukti Fax Total
n (%) 2 (40%) 1 (20%) 1 (20%) 1 (20%) 5 (100%)
80
B.3.4 Pelaksana Dokumentasi SP Obat Selain Narkotik dan Psikotropik Pembuat SP selain Narkotik dan Psikotropik n APA 2 Apoteker Pendamping 0 AA 2 Petugas 1 Total 5
(%) (40%) (0%) (40%) (20%) (100%)
B.3.5 Batas Penyimpanan Dokumen SP Obat Selain Narkotik dan Psikotropik Batas Penyimpanan SP selain Narkotik dan Psikotropik n <1 bulan 0 1 bulan - 1 tahun 3 1 - 3 tahun 1 > 3 tahun 1 5 Total
(%) (0%) (60%) (20%) (20%) (100%)
B.3.6 Tindakan terhadap Dokumen SP Obat Selain Narkotik dan Psikotropik yang Melewati Batas Penyimpanan Tindakan terhadap Dokumen n Dimusnahkan 2 Tetap disimpan 3 5 Total C.
(%) (40%) (60%) (1000%)
Penerimaan Obat Aktivitas Dilakukan Tidak Pencatatan saat Penerimaan Obat 4 apotek 1 apotek 80% 20% Persentase
C.1.
Komponen yang Dicatat Ulang saat Penerimaan Obat Komponen yang Dicatat Ulang n No. Faktur 4 Tgl penerimaan obat 4 Tgl jatuh tempo pembayaran 3 Jumlah pembayaran (rupiah) 3
(%) (100%) (100%) (75%) (75%)
81
C.1.
Bentuk Dokumen Pencatatan saat Penerimaan Obat Bentuk Dokumen n (%) Buku Penerimaan Obat 3 (75%) Faktur 1 (25%) Total 4 (100%)
C.3.
Pemeriksaan saat Penerimaan Obat Selalu Pemeriksaan yang Dilakukan n (%)
Identitas PBF Kesesuaian faktur dengan SP Kesesuaian obat dengan faktur Pemeriksaan fisik obat (termasuk tanggal kadaluarsa) Pemeriksaan No.Batch dan Harga Pemeriksaan berdasarkan SP C.4.
(100) (100) (100) (100)
1 (20) 1 (20)
n (%) 0 (0) 0 (0) 0 (0) 0 (0)
0 (0) 0 (0)
Tidak Pernah n (%)
0 0 0 0
(0) (0) (0) (0)
0 (0) 0 (0)
Hal-hal yang Diperhatikan saat Pemeriksaan terhadap Faktur Frekuensi Pelaksanaan Nama obat Jumlah obat Harga obat Kemasan obat Fisik (No.batch & Tgl kadaluarsa) Bentuk sediaan Kekuatan obat
C.5.
5 5 5 5
Jarang
n 5 5 3 4 5 1 1
(%) (100%) (100%) (60%) (80%) (100%) (20%) (20%)
Ketidaksesuaian yang Terjadi pada Pemeriksaan saat Penerimaan Obat Kejadian Pernah Terjadi Ketidaksesuaian pada Pemeriksaan 5 apotek 100% Persentase
Tidak Pernah 0 0%
Jenis Ketidaksesuaian yang Paling Sering Terjadi n (%) Obat sesuai SP tapi tidak sesuai Faktur 3 (60%) Faktur sesuai SP tapi tidak sesuai Obat 0 (0%) Obat sesuai Faktur tapi tidak sesuai SP 2 (40%) 5 (100%) Total
82
C.6.
Pengarsipan Faktur Aktivitas Dilakukan Tidak Pengarsipan terhadap Faktur 5 apotek 0 Persentase 100% 0%
C.6.1. Bentuk Dokumen Faktur Bentuk Dokumen n (%) Buku,folder/map 5 (100%) Soft file, CD 0 (0%) 5 (100%) Total C.6.2. Batas Penyimpanan Dokumen Faktur Batas Penyimpanan Dokumen n (%) <1 tahun 1 (20%) 1-3 tahun 2 (40%) 3-5 tahun 1 (20%) >5 tahun 1 (20%) 5 (100%) Total C.6.3. Tindakan
terhadap
Dokumen
Faktur
yang
Melewati
Penyimpanan Tindakan terhadap Dokumen n (%) Dimusnahkan 2 (40%) Tetap disimpan 3 (60%) Total 5 (100%) D.
Pencatatan Obat Aktivitas Dilakukan Tidak Pencatatan setelah Obat Datang 5 apotek 0 100% 0% Persentase Pertimbangan Pencatatan Obat Tgl kadaluarsa Penambahan stok obat Tgl Kadaluarsa & penambahan stok obat Penambahan stok obat & perubahan harga Total
n 1 1 2 1 5
(%) (20%) (20%) (40%) (20%) (100%)
Batas
83
D.1
Bentuk Dokumen Akti Aktivi vita tass Peng Pengis isia ian n Kartu rtu Sto Stok Persentase
D.2
Dila Dilaku kuka kan n Tida Tidak k 5 apote potek k 0 100% 0%
Komponen yang Dicantumkan pada Kartu Stok Kompon Komponen en yang yang Dicata Dicatatt pada pada Kartu Kartu Stok Stok Nam Nama obat bat No.f No.fak aktu turr Tgl faktur Tgl Tgl kada kadalu luar arsa sa Juml Jumlah ah kelu keluar ar-m -mas asuk uk-s -sis isaa Bent Bentuk uk sedi sediaa aan n Keku Kekuat atan an obat obat Nama PBF
D.3
n 5 `1 1 2 4 1 1 1
Frekuensi Pengisian Kartu Stok Frekuensi Pe Pengisian Ka Kartu St Stok n (%) Seti Setiap ap ming minggu gu 1 (20% (20%)) Seti Setiap ap bula ulan 0 (0%) (0%) Seti Setiap ap obat obat data datang ng 3 (60% (60%)) Seti Setiaap ob obat da datan tang da dan oba obatt kel kelu uar 1 (20% (20%)) 5 (100%) Total
D.4
Pelaksana Pengisian Kartu Stok Pelaksana Pengisian Kartu Stok
n
(%)
APA Apot Apotek eker er Pend Pendam ampi ping ng AA PSA Petugas
2 3 4 1 1
(40 %) (60% (60%)) (80%) (20%) (20 (20%)
(%) (100 (100%) %) (20% (20%)) (20%) (40% (40%)) (80% (80%)) (20% (20%)) (20% (20%)) (20%)
84
Hasil Pilot Study II
A.
Perencanaan Pengadaan Obat
A.1
Bentuk Dokumen Perencanaan Bentuk Dokumen Lembaran Buku Papan tulis Total
A.2
n 3 8 0 11
(%) (27%) (73%) (0%) (100%)
Pelaksana Dokumentasi Perencanaan Pelaksana Dokumentasi n (%) APA 2 (18.18%) Asisten Apoteker 4 (36.36%) PSA 3 (27.27%) AA & petu petuga gass admi admini nist stra rasi si 1 (9.0 (9.09% 9%)) APA, AA & PSA 1 (9.09%) Total 11 (100.00%)
A.3
Batas Penyimpanan Dokumen Perencanaan Akti Aktiv vitas itas Peny Penyim impa pana nan n Doku Dokume men n Pere Perenc ncan anaa aan n Persentase
Dila Dilaku kuka kan n Tidak idak 7 apot apotek ek 4 apot apotek ek 63.64% 36.36%
Batas Pe Penyimpanan Do Dokumen n (%) 1 minggu 1 (14.29%) 1 bulan 1 (14.29%) 1 tahun 2 (28.57%) Sam Sampai buku buku habis abis 3 (42 (42.86% .86%)) Total 7 (100.00%) A.4
Tindakan terhadap Dokumen Perencanaan yang Melewati Batas Penyimpanan Tindakan terhadap Dokumen n Dim Dimusnahk nahkaan 6 Teta Tetap p disim isimp pan 1 7 Total
(%) (85 (85.71 .71%) (14. (14.29 29%) %) (100.00%)
85
B.
Pengadaan Obat
B.1
Obat Golongan Narkotik Akti Aktivi vita tass Dila Dilaku kuka kan n Tida Tidak k Peng Pengad adaa aan n Obat Obat Golo Golong ngan an Nark Narkot otik ik 11 apot apotek ek 0 Persentase 100% 0%
B.1.4 Sumber Pengadaan Obat Golongan Narkotik Sumber Obat Narkotik n (%) Dist./Subdist. 9 (81.82%) Apotek lain 0 (0.00%) Dist Dist./ ./Su Subd bdis ist. t. & Apot Apotek ek lain lain 2 (18. (18.18 18%) %) Total 11 (100.00%) B.1.5 Pembuat Surat Pesanan Obat Golongan Narkotik Pemb Pembua uatt SP Nark Narkot otik ik n (%)) (% APA 10 (90.91%) Apoteker Pendamping 0 (0.00%) AA 0 (0.00%) PSA 0 (0.00%) Lainnya 1 (9.09%) Total 11 (100.00%) B.1.6 Batas Penyimpanan Dokumen SP Narkotik Bata Batass Peny Penyim impa pana nan n SP Nark Narkot otik ik 1 bulan - 1 tahun 1 - 3 tahun > 3 tahun 5 tahun Total B.2
n (%)) (% 1 (9.09%) 4 (36.36%) 4 (36.36%) 2 (18.18%) 11 (100.00%)
Obat Golongan Psikotropik Akti Aktivi vita tass Dila Dilaku kuka kan n Tida Tidak k Pengad Pengadaa aan n Obat Obat Golong Golongan an Psiko Psikotro tropik pik 11 apotek apotek 0 Persentase 100% 0%
86
B.2.1 Sumber Pengadaan Obat Golongan Psikotropik Sumber Obat Psikotropik n (%) Dist./Subdist. 9 (81.82%) Apotek lain 0 (0.00%) Dist./Subdist. & Apotek lain 2 (18.18%) 11 (100.00%) Total B.2.2 Pembuat Surat Pesanan Obat Golongan Psikotropik Pembuat SP Psikotropik n (%) APA 7 (63.64%) AA 2 (18.18%) AA & Apoteker Pendamping 1 (9.09%) Lainnya 1 (9.09%) Total 11 (100.00%) B.2.3 Batas Penyimpanan Dokumen SP Psikotropik Batas Penyimpanan SP Psikotropik 1 bulan - 1 tahun 1 - 3 tahun > 3 tahun 5 tahun Total B.3
n 2 3 4 2 11
(%) (18.18%) (27.27%) (36.36%) (18.18%) (100.00%)
Obat Selain Golongan Narkotik dan Psikotropik Aktivitas Dilakukan Tidak Pengadaan Obat Golongan Narkotik & Psikotropik 11 apotek 0 Persentase 100% 0%
B.3.7 Sumber Pengadaan Obat Selain Golongan Narkotik dan Psikotropik Sumber Obat selain Narkotik dan Psikotropik Dist./Subdist. Apotek lain Dist./Subdist. & Apotek lain Total
n (%) 8 (72.73%) 0 (0.00%) 3 (27.27%) 11 (100.00%)
87
B.3.8 Pembuat Surat Pesanan Obat Selain Golongan Narkotik dan Psikotropik Pembuat SP selain Narkotik dan Psikotropik n APA 2 AA 5 AA & Apoteker Pendamping 1 PSA 2 Lainnya 1 11 Total
(%) (18.18%) (45.45%) (9.09%) (18.18%) (9.09%) (100.00%)
B.3.9 Batas Penyimpanan Dokumen SP Obat Selain Narkotik dan Psikotropik Batas Penyimpanan SP selain Narkotik dan Psikotropik 1 bulan - 1 tahun 1 - 3 tahun > 3 tahun 5 tahun Tidak ada arsip Total
n
(%)
3 2 4 1 1 11
(27.27%) (18.18%) (36.36%) (9.09%) (9.09%) (100.00%)
B.3.10 Tindakan terhadap Dokumen SP Obat Selain Narkotik dan Psikotropik yang Melewati Batas Penyimpanan Tindakan terhadap Dokumen Dimusnahkan Tetap disimpan Total
n 10 1 11
(%) (90.91%) (9.09%) (100.00%)
B.3.11 Cara Pemesanan Obat Selain Narkotik dan Psikotropik Cara Pemesanan Obat selain Narkotik dan Psikotropik Dengan SP Dengan SP & melalui telepon Dengan SP, melalui telepon & sales datang Total
n
2 7 2 11
(%)
(18.18%) (63.64%) (18.18%) (100.00%)
88
C.
Penerimaan Obat Aktivitas Dilakukan Tidak Pencatatan saat Penerimaan Obat 11 apotek 0 Persentase 100% 0%
C.1.
Bentuk Dokumen Pencatatan saat Penerimaan Obat Bentuk Dokumen Buku Penerimaan Obat Buku Pembelian Faktur Lainnya Total
C.2.
(%) (63.64%) (9.09%) (9.09%) (18.18%) (100.00%)
Frekuensi Pelaksanaan Pencatatan saat Penerimaan Obat Frekuensi Pelaksanaan
C.3.
n 7 1 1 2 11
n
(%)
Selalu Kadang-kadang Tidak pernah
9 1 1
(81.82%) (9.09%) (9.09%)
Total
11
(100.00%)
Komponen yang Dicatat Ulang saat Penerimaan Obat Komponen yang Dicatat Ulang n No. Faktur 9 Tgl penerimaan obat 8 Tgl jatuh tempo pembayaran 4 Jumlah pembayaran (rupiah) 5 Nama PBF 1 Jumlah obat 1
C.4.
(%) (81.82%) (72.73%) (36.36%) (45.45%) (9.09%) (9.09%)
Pemeriksaan saat Penerimaan Obat Aktivitas Dilakukan Tidak Pemeriksaan saat Penerimaan Obat 11 apotek 0 100% 0% Persentase
89
Pemeriksaan yang Dilakukan
Kesesuaian faktur dengan SP Kesesuaian obat dengan faktur Kesesuaian obat dengan SP Pemeriksaan tanggal kadaluarsa, No. Batch dan harga obat Pemeriksaan tampilan/kemasan obat C.5.
Selalu
Jarang
n (%) 8 (73,0) 10 (91,0) 9 (82,0) 9 (82,0)
n 2 1 1 1
(%) (18,0) (9,0) (9,0) (9,0)
9 (82,0)
1 (9,0)
Tidak Pernah n (%) 1 (9,0) 0 (0,0) 1 (9,0) 1 (9,0)
1
Ketidaksesuaian yang Terjadi pada Pemeriksaan saat Penerimaan Obat Jenis Ketidaksesuaian yang Pernah Terjadi n Obat sesuai SP tapi tidak sesuai Faktur 3 Faktur sesuai SP tapi tidak sesuai Obat 4 Obat sesuai Faktur tapi tidak sesuai SP 4 Total 11
C.6.
(%) (27.27%) (36.36%) (36.36%) (100.00%)
Hal-hal yang Diperhatikan saat Pemeriksaan terhadap Faktur Frekuensi Pelaksanaan n (%) Nama obat 11 (100.00%) Jumlah obat 10 (90.91%) Harga obat 6 (54.55%) Tgl kadaluarsa 11 (100.00%) No.batch 8 (72.73%) Bentuk sediaan 9 (81.82%) Kekuatan obat 4 (36.36%) Nama PBF 9 (81.82%)
C.7.
(9,0)
Pengarsipan Faktur Aktivitas Dilakukan Tidak Pengarsipan terhadap Faktur 11 apotek 0 Persentase 100% 0%
C.7.1. Bentuk Dokumen Faktur Bentuk Dokumen n (%) Buku,folder/map 10 (90.91%) Buku, folder/map & Soft file, CD 1 (9.09%) 11 (100.00%) Total
90
C.7.2. Batas Penyimpanan Dokumen Faktur Batas Penyimpanan Dokumen <1 tahun 1-3 tahun 3-5 tahun >5 tahun Total C.7.3. Tindakan
terhadap
n 1 3 3 4 11
Dokumen
(%) (9.09%) (27.27%) (27.27%) (36.36%) (100.00%) Faktur
yang
Melewati
Penyimpanan Tindakan terhadap Dokumen Dimusnahkan tetap disimpan Total D.
Pencatatan Obat Pertimbangan Pencatatan Obat Penambahan stok obat Perubahan harga Tgl kadaluarsa
D.5
n (%) 10 (90.91%) 1 (9.09%) 11 (100.00%)
n (%) 7 (63.64%) 8 (72.73%) 9 (81.82%)
Bentuk Dokumen Aktivitas Dilakukan Tidak Pembedaan Kartu Stok 4 apotek 7 apotek 36% 64% Persentase
D.5.1 Penggunaan Kartu Stok yang Tidak Dibedakan Komponen yang Dicatat pada Kartu Stok n Nama obat 7 Bentuk sediaan 4 Kekuatan obat 3 No.faktur 3 Tgl faktur 5 Tgl kadaluarsa 4 Jumlah keluar-masuk-sisa 6 Nama PBF 4
(%) (100.00%) (57.14%) (42.86%) (42.86%) (45.45%) (57.14%) (54.54%) (57.14%)
Batas
91
Setiap Obat Datang 7 apotek 100%
Aktivitas
Frekuensi Pengisian Kartu Stok Persentase Pelaksana Pengisian Kartu Stok APA AA PSA Lainnya
n 1 7 1 3
Setiap Obat Keluar 6 apotek 86%
(%) (14.29%) (100.00%) (14.29%) (42.86%)
D.5.2 Penggunaan Kartu Stok yang Dibedakan a. Kartu Stok Pelayanan Komponen yang Dicatat pada Kartu Stok n Nama obat 4 Bentuk sediaan 3 Kekuatan obat 1 Jumlah keluar-masuk-sisa 4
Frekuensi Pengisian Kartu Stok Persentase
Setiap Obat Datang 4 apotek 100%
Pelaksana Pengisian Kartu Stok APA AA Lainnya
n (%) 2 (50%) 3 (75%) 1 (25%)
Aktivitas
(%) (100%) (75%) (25%) (100%) Setiap Obat Keluar 4 apotek 100%
b. Kartu Stok Gudang Komponen yang Dicatat pada Kartu Stok n Nama obat 4 Bentuk sediaan 3 Kekuatan obat 1 No.faktur 2 Tgl faktur 4 Tgl kadaluarsa 0 Jumlah keluar-masuk-sisa 3
(%) (100 %) (75%) (25%) (50%) (100%) (0%) (75%)
92
Frekuensi Pengisian Kartu Stok Persentase
Setiap Obat Datang 4 apotek 100%
Pelaksana Pengisian Kartu Stok APA Apoteker Pendamping AA Lainnya
n 2 1 3 1
Aktivitas
(%) (50%) (25%) (75%) (25%)
Setiap Obat Keluar 4 apotek 100%
93
Lampiran 4
Daftar Nama Apotek di Wilayah Surabaya Tahun 2011 No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40
Nama Apotek
‘555’ 76 8 Abdi Abdi Mulia Adi Farma Adi Surya Adinda Agape Agripa Agung Farma Airlangga Al. Nawawi Alam Ria Farma Alba Medika Alda Alif Alin Farma Alisa Alqi Altera Amelia Amira Amorita Farma Ampel Anda Andhika Farma Aneka Farma Angelia Anita Farma Anjaya Anugrah Apollo Apotex Apt. Cahaya Mulya Argopuro Arjuno Asiatica Farma Asri Farma Asti Farma
Alamat
Kalianyar 29B Karang Tembok 76 Bongkaran 103/II Kenjeran 45 H.R. Mohammad Kav.401-403 Indrapura 28D Simpang Darmo Permai Selatan IX/10 Rungkut Menanggal Harapan U-6 Kawi 23 Pucang Anom 26 Pandegiling 177i Airlangga 37 Klakah Rejo 16 Raya Jemursari 189 Babatan Pantai IA Ngagel Rejo Kidul 32 Dinoyo 90 Gubeng Jaya V/5B Mojoarum 2/3 Tanah merah Utara 144 Dharmawangsa 12A Pucang Anom Timur 16 Wonosari Lor 99/A8 Raya Manukan Rukun 18 A/I Nyamplungan 133 Kranggan 8A Manukan Tama 137 Ahmad Yani Residen Kav.16 Gayungan Mulyosari 170 Menanggal I No.11 Kebalen Timur 103 Perak Timur 42D Sidosermo Airdas F/104A Ngagel Jaya 10 Raya Benowo 55 Argopuro 56 Raya Arjuno 101 Kutisari Utara 19A Dharmahusada 164 Klampis Harapan 6/1 AA-77
94
41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86
Atum Farma Bagan Waras Bagiana Bahagia Farma Balongsari Banyu Urip Barata Jaya Bawean BDH Beka Bella Bella 3 Ben Mari Ben Mario Benih Kasih Benowo Farma Berkah Anugrah Berlian Farma Berlin Bersama Bestari Bethany 2 Farma Bethesda Bhakti Rahayu Bhineka Farma Bhumyamca II Bianta Farma Biliton Binangun Bios Farma Bismillah Bisturi Farma Blauran Bonanza Boy Brain Klinik Brata Farma Bratang Bu Haji Bubutan Budi Farma Buhari Bukit Indah Bumyamca II Bunda Bunguran
Pasar Atom Tahap I Lt.1 No.1177 T Sidotopo Lor 10 Dharmahusada Indah 1/38 Paneleh 30 Balongsari Tama B5 Banyu Urip 372 Ngagel Rejo Kidul 125 Bawean 8 Kendung Sememi no.12 Karangmenjangan 165A Gresikan 61A Pogot 20 Ciliwung no 30 A Dharmahusada Indah F201/125 Dukuh Kupang Timur X/67A Benowo 35 Pakal Banyu Urip 232 Kutisari Indah Utara 10/116 Kebalen Timur 91 Nginden 2/139 Bibis Karah 51 Kapas Krampung 67 A Kapuas 49 Ketintang Madya I/16 Ngagel Jaya Selatan 135 Tambak Rejo 114 Karah Agung 40C Biliton No 53 Bratang Binangun 6/55 Panjang Jiwo Permai 4/21 Kebonsari Manunggal 14 Dharmawangsa 30E Blauran 53 Tambak Asri 6 Raya Menur 4A Sulawesi 63 Jemur Andayani 51 Bratang Gede 78 Raya Bukit Palma RB 2/7 Benowo Bubutan 103 Ngagel Jaya Selatan 125 Darmo Indah Sari EE-22 Bukit Darmo Raya Blok G/1 Tambah Rejo 114 Karang Empat Besar 80 Bunguran 63
95
87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132
Cahaya Farma Cahaya Indah Farma Cahaya Kencana Cakrawala Camellia Candi Mas Cemara Farma Cempaka Centro Century Pakuwon Century Golden City Century Sutos Century TP Century Carefour ITC Century HC Century HC Galaxy Mall Century HC Grand City Mall Century HC Royal Plasa Charity Che-che Chris Kencana Cindi Cipta Menanggal Citra 1 Citra Farma CnC Crystal Da-Har Damai Danakarya Danice Dapuan Darmo Darmo Indah Darul Hikmah Darus Syifa Davinci Farma Debby Farma Demak Dery Farma DF Farma Dharma Dharmahusada Dharmawangsa DHI A-28 Diah Farma
Gemblongan 64 Raya Arjuno 2 D Darmo Indah Blok RR/12A Simosidomulyo 6/51 Jambangan Baru Selatan B-34A Simo Gunung Barat tol 11 No. 60 Perak Timur 160 Manyar Kertoadi H-330 Wonorungkut Utara RK 86 Pakuwon Trade Centre Golden City Mall Surabaya Town Center Basuki Rahmat 8-12 Gembing 20-30 Carefour Rungkut Galaxy Mall 155-156 Grand City lt. L6 30-31 Gub Pojok Lower Ground Blok F/104A Rungkut Menanggal Selatan 1/S-4 Lidah Wetan Kencanasari Barat I/A-4 Raya Sutorejo Prima no. 3 Menanggal Utara 58 C Ketintang 156 Raya Rungkut Tengah 65C Pacuan Kuda 27 Klampis Jaya 33 A-3 Taman Darmo Harapan II/EG-1 Raya Arjuno 12 B Sidotopo wetan 16 Mojoarum I/20A Kebalen Timur 10-12 Sam Ratulangi 12 Darmo Indah Barat LL-19 Kebonsari Tengah 64-66 Raya Benowo 5 Kutisari Utara 52 Tenggumung Karya Lebar No 1 Demak 316 Perum Gunung Sari Indah Blok B/7 Dukuh Setro 7A/kav.2 Ketintang 170 Dharmahusada 176 Dharmawangsa 134 Dharmahusada Indah A-28 Menganti Lakarsantri 133
96
133 134 135 136 137 138 139 140 141
Diedfi Farma Dinar Dipenogoro Dipo Djati Djawa Farma Doonnoo Dr. Soetomo Dukuh Kupang
142
Dunia Farma
143 144 145 146 147 148 149 150 151
Duta Farma I Duta Farma II Duta Medika Duta Sehat Dwi Retno Dwijaya Ebenhaezer Edi El Syafi
152
Elly
153 154 155 156 157 158 159 160
Elpidos Elveka Farma Emilia Emmy Farma Enggal Waras Esa Farma Esa Farma 2 Esti Farma
161
Eterna Medika
162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175
Etika Farma Express Fajar Family Farma Family First Farijati Jaya Sejahtera Farma Farma Mas Farmaco Farmarin Farmasi Airlangga Fasha Febby Fillina
Wonosari Kidul 103 A Kampung Malang Tengah I/56 Bendul Merisi 141 Diponegoro 198 Kapasari 68-70 Kertajaya 10/19 Barata Jaya 19/8 Dr. Soetomo 80 Raya Dukuh Kupang 117 Ketampon Ruko Permata Bintoro Kav.29-30 Raya Dukuh Kupang 18 A Adityawarman 80 Mayjend Sungkono 37 Ciliwung 21 Kalibutuh 133 Kedung doro 36-46/B-2 Raya Darmo Indah 6 Pasar Kembang 114 Jemursari 142 Raya Rungkut Kidul 52A (Rungkut Kidul Industri) Tidar 308-310 Kebonsari Elveka II 26-28 Kutisari Utara 52 Dukuh Menanggal 19 SMEA 25 Sukomanunggal Jaya 22 H.R. Mohammad 86K Kertajaya Indah Tengah 27 Dharmahusada C (di dalam klinik Eterna Medika) Raya Darmo Permai II/ Blok C-1 Raya Semolowaru 1/ 2 Raya Arjuno 34 Menur Pumpungan 10 Lidah Wetan 12 Kupang Indah IX/1C Kupang Jaya 145 Bubutan 29 Ngagel Rejo Utara 46-48 Raya Manyar 75A Dharmawangsa 33B Wonokusumo 15-17 Dharmawangsa 82 Kranggan 110
97
176 177 178 179 180 181
Fitrin Flora Flora 2 Galih Gama Garuda Inti Farma
182
Gema Farma
183 184 185 186 187 188 189
Glory Gracia Graha Tata (Graha Farma) Guardian Pakuwon Guardian Delta Guardian 1 TP Guardian 2 TP Guardian Farma 2 Galaxy Mall Guardian Giant Guardian Giant Maspion Guardian Hero Mayjend Sungkono Gubeng Hasan Mulya Havandi Hikmah Hikmah Farma Hita Iboe Store Ibunda Ika Sehat Immanuel Farma Indah Farma Indah Farma 2 Indigo Indo Medika Intan Farma Inti Farma Ira Medica Irfanda Farma Jala Prima Jambangan Jasa Farma Jaya Farma Jaya Medika Jaya Menggala Jaya Mulya
190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218
Wisma Permai Barat V/OO-24(23) Dukuh Kupang Barat XVI/16 Kenjeran 356A Raya Gayung Kebonsari 57 Gubeng Kertajaya 9/35 Songoyudan 28 G Walk Shop Houses W2-16 Perum. Citraland Ruku Taman Gapura Blok N.01/15B Rungkut Lor 2E-24 Raya Bukit Darmo Golf R-07 Pakuwon Trade Centre Pemuda 33-36 Basuki rahmat 8-12 Basuki rahmat 8-12 Mall Galaxy 10-11 Dharmahusada Indah Timur Perum Taman Pondok Indah 223-243 A. Yani 73 Mayjend Sungkono 131B Raya Gubeng 39 Panjang Jiwo 7/10 Mulyosari 252 Menganti Lakarsantri 49 Kendangsari Industri 22 Bukit Darmoraya No.76 Raya Gubeng 68A-B K.H.Mas Mansyur 201 Tanah Merah 30 Raya Menganti Wiyung 117-118 Kupang Indah 19/33 Simpang Darmo Permai Selatan 22 Semolowaru Indah A-02 Prapen 27 Nginden Intan Raya 29 Prof. Dr. Moestopo 124 A. Yani 269A Karah 71 Sultan Iskandar Muda 32 Jambangan Kebon Agung 39 Raya Dukuh Kupang 47 Rangkah 2/83 Ngagel Jaya Utara 76 Manukan Krajan 33H/1A Manukan Krajan 33H/1A
98
219 220 221 222 223 224 225 226 227
Jaya Raja Jefarma Jessa Inti Farma Jireh Joko Tole Joyoboyo Prima Julian K 24 Mulyosari K-24 Raya Tandes
228
K-24 Taman Pondok Indah
229 230 231 232 233 234 235 236 237 238 239 240 241
K-24 Kutisari K-24 Kapas Krampung K-24 Boulevard K-24 Dharmahusada K-24 Indragiri K-24 Jemursari K-24 Manyar K-24 Pucang K-3 Kalibutuh Kalidami Farma Kalikepiting Kamilia
242
Kana Farma
243 244 245 246 247 248 249 250 251 252 253 254 255 256 257 258 259 260 261 262
Kandangan Kapas Krampung Kapasan Kapasari Karang Pilang Karang Tembok Kartika Karunia Farma Karya Farma Karya Sukses Kasih Karunia Kasih Karunia 2 Kasih Teresa Kebonsari Kedung Mangu Kedungsari Kemajuan Kencana Kendung Farma Kenjeran
Kenjeran 555 Sutorejo Prima Selatan 1/57 PA-38 Rungkut Harapan G-39 Wonorejo Permai Utara BB-591 Dharmawangsa 26 Joyoboyo 49-51 Mulyosari 98 Mulyosari 99 B Raya Tandes Lor No. 22 B Ruko Taman Pondok Indah A-31, Wiyung Kutisari Selatan 130 Kapas Krampung 220/1 (Ruko) Bukit Darmo Boulevard 8F Dharmahusada 121 Indragiri 9 Jemursari 205/A-05 Raya Manyar 53C Pucang Anom Timur 35 Perum Gunung Sari Indah K-3 Kalibutuh 122 Kalidami 25 Kalikepiting 29A Balongsari Tama TD/2 Klampis Jaya 31S Ruko Klampis 88/B18 Kandangan 10 Kapas Krampung 57 Kapasan169 C Kapasari 122 Mastrip Karang Pilang 51 Karang Tembok 90 Dharmawangsa 8 Menganti Keramat 19 Pucang Anom 35 Klampis harapan Raya Satelite Selatan 51 Sidoyoso 1 No.5 Ngagel Jaya Tengah 1/18 Kebonsari Tengah 79 Kedung Mangu 41 Kedungsari 49 K.H. Mas Mansyur 100 Sidotopo Wetan 5/24 Raya Kendung RT 3/RW 3 No. 76 Raya mulyosari 210
99
263 264 265
Kerta Indah Farma Kertopaten Farma Ketintang
266
Ketintang Usaha
267 268 269 270 271 272 273
Kharisma Khen Khrista (CV. Kusuma) Kimia Farma 166 Kimia Farma 186 Kimia Farma 24 Kimia Farma 35 Kimia Farma Karangmenjangan Kimia Farma Perak Timur Kimia Farma Siwalan Kerto Kimia Farma 22 Kimia Farma 23 Kimia Farma 243 Kimia Farma 25 Kimia Farma 26 Kimia Farma 45 Kimia Farma 52 Kimmi Klampis Farma Klinik Khrisna Kota Kota Baru KPRI RSU Dr. Soetomo 1 KPRI RSU Dr. Soetomo 2 KPRI RSU Dr. Soetomo 3 Kusuma Kutei Kutisari Lamda 2 Lancar LBC Lebak Jaya Lestari Farma Libra Libra 2 Libra-Z Lidah Farma Lippi Farma Listi Farma Lontar Asri
274 275 276 277 278 279 280 281 282 283 284 285 286 287 288 289 290 291 292 293 294 295 296 297 298 299 300 301 302 303 304 305 306
Kertajaya Indah Timur 8/15 Kertopaten 18 Ketintang Barat 36 Ketintang Baru Selatan VIII-3 (Sakura Regency C-2) Raya Jemursari 154 Tidar 94 Kupang Indah VIII/24 A. Yani 228 Siwalankerto 180 Dharmawangsa 24 Ngagel Jaya Selatan 109 Karangmenjangan 9 Perak Timur 166 Siwalan Kerto Timur Rungkut Madya 103 Raya Kendangsari Blok J/ Raya Arjuno 151 Raya Darmo 2-4 Diponegoro 94 Raya Darmo 94 Raya Dukuh Kupang 54 Puncak Indah Lontar 2 PTC unit A9-15 Klampis Semolo Timur …….. Mastrip Karang Pilang 49 Bongkaran 107 Klampis Anom 14 Prof. Dr. Moestopo 6-8 Prof. Dr. Moestopo 6-8 Prof. Dr. Moestopo 6-8 Kusumabangsa 49 Kutai 3A Kutisari Utara 7/10 Semolowaru 78 Simpang Darmo Permai Utara 29 Jemur Andayani Lebak Jaya Utara IV/1 Setro Baru 55 Arif Rahman Hakim 182 Ruko Galaxi Biru Permai 134 Galaxy Bumi Permai J1-05 Raya menganti Lidah Kulon 33 Manukan Tama 19-O No.40 Cempaka 23-I Raya Lontar 28
100
307 308 309 310 311 312 313 314 315 316 317 318 319 320 321 322 323 324 325 326 327 328 329 330 331 332 333 334 335 336 337 338 339 340 341 342 343 344 345 346 347 348 349 350 351 352
Luhana Masya Mahkota Farma Maju Maleo Manggala Farma Mansyur Manukan Manukan Krajan Manukan Kulon Manyar Mapan Marisa Marlida Martina Marturia Marvita Puspa Medical Center ITS Medika Farma Medika Utama Medika Utama II Mega Djaja Mega Farma Mega Surya Megah Meliana Melinda Menggala Mentari Menur Mercury Metrofarma Mina Miracle Mitra Barat Mitra Farma Mitra Hati Mitra Jaya 2 Mitra Sehai Mitro Rahayu Modern Dasa Medika Mojo Moniar (CV. Moniar) Monica Farma Moren Farma Mudita
Rungkut Lor RLIC/11 Kalirungkut Simolawang Baru 5 Raya Panjang Jiwo Permai Ruko Kav.N Gayungsari I/21 Wisma Menanggal I/12 Klampis Semolo Timur 43 K.H.Mas Mansyur 204-206 Manukan Lor 3K/4 Manukan Krajan Blok 32/P5 Manukan Kulon 78 Manyar Tirtomoyo 9/3 Rungkut Mapan Utara CA-26 Pandegiling 258 Balongsari Tama Tengah VIII A/6 Rungkut Mapan Utara 32AA-5 Pucang Jajar 7 Pacuan Kuda 3A Arif Rahman Hakin Raya Wonorejo Permai RK-50 Ciliwung 50 Pakuwon Town Square AA1 No.15 Simolawang Baru I/12 Kapas Krampung 148 Kalibutuh 48 Raya Lontar II Kertajaya 1347 Manyar Kertoarjo 2/3 Tidar 94 Sidoyoso I/42 Menur Pumpungan 78 Griya Kebraon Selatan IX/Blok FA 41 Undaan Wetan 60A Manyar 3 MH. Thamrin 40/Dr Soetomo Raya Kendung 49B Kranggan 57 Girilaya 131 Griya Kebraon Selatan A-11B Raya Menganti 411 Kutisari Indah Utara 4/1 Diponegoro 161 Mojoklanggru Kidul 84 blok D-1 Raya Kupang Jaya No. 1D Kedung Cowek 69 Darmo Indah Timur PS.19 Kupang Indah IX/IC
101
353 354 355 356 357 358 359 360 361 362 363 364 365 366 367 368 369 370 371 372 373 374 375 376 377 378 379 380 381 382 383 384 385 386 387 388 389 390 391 392 393 394 395 396 397 398
Mugi Waras Mujizat Mujur Mukti Husada Mulia Farma Mulya Husada Mulyorejo Mulyosari Murah Murni Farma Musi Mustajab Mustika Jaya I Mustika Jaya II Mustika Jaya III Mutiara Tama N-25 Nadia Nafiri Natanette Natasha Skin Care Natasha Skin Care Ngagel Jaya Nginden Farma Nindya Nirwana Nissi Novem Nur Fadilah Nur Intan Nur Sehat Nuri Nusa Farma Nusa Indah Nusantara Ocha Farma Okey Farma Okky Okta Omega Optima Oscar 2 Oscar Farma Pacarkeling Pahala Palapa
Darmo trade center LDA B-777 Manyar Kertoadi 37 Pucang Adi 33 Manukan Tengah X A/12 Ngagel Jaya 26 Ngagel Madya 1 Mulyorejo 27 (72?) Raya mulyosari 43 Darmo Indah Sari 1 AA/40 Klampis Jaya E-16 Musi 1 Dharmahusada Indah 3/J-28 K.H.Mas Mansyur 142 K.H.Mas Mansyur 246 Nyamplungan 69 Manukan Tama No. 164 Ngagel Tirto 25 Gayung Kebonsari VII/17 Darmo Permai Sel. 57 Ruko Klampis Square A-28 Dr. Soetomo 95 Kertajaya Indah Timur N0 25 Ngagel Jaya 50 Raya Nginden 72 Tanah Merah 3/76 Nyamplungan 109 Arif Rahman Hakim 14C Tidar 234 Petemon barat 5 C Nyamplungan 117 Jemur Ngawinan 18 Manukan Indah Blok 19 H/3 Putro Agung Wetan 36 Undaan Kulon 35 Undaan Kulon 109 Semolowaru Selatan 4/2 Ngagel Rejo Kidul 81 Tanjung Sadari 41 Kalibokor Selatan 94 Siwalankerto 54 Raya Rungkut Mapan FA-7 Dharmawangsa 28 Dharmawangsa 66 Pacar Keling 18 Simokalangan 33 Perum Griya Kebraon FA-39
102
399 400 401 402 403 404 405 406 407 408 409 410 411 412 413 414 415 416 417 418 419 420 421 422 423 424 425 426 427 428 429 430 431 432 433 434 435 436 437 438 439 440 441 442 443 444
Pamenang Panacea Pancar Pandegiling Pandugo Pangestu Pangestu Nugraha Paramedina Pasyha Paten Jaya Patung Kuda Patung Kuda Farma Pelangi Farma Pemuda Pendulang Penjaringan Sari Perdana Perdana 2 Perumda Dua Pharmacare Philia Phyxius Pharmacy Pirus Ploso Medika Podojodo Poli Farma 61 Poli Farma 77 Poz Prima Pradana Prapen Indah Farma Prasetya Prayogi Prayogi 2 Prayogi 3 Prayogi 4 Prayogo Prima Prima 2 Prima Anugrah Primadana Primadona Priska Prismy Farma Pro Asma Proderma Promitra
Darmo Permai Selatan I/4 Kedung Sari No.19A Simo Gunung 68-A Pandegiling 308 Pandugo 2 PII B-2 Jetis Baru 5 Darmo Indah Sari AA/40 K.H. Mas Mansyur No 107 Balas Klumprik 43 Rungkut Madya 111 Pert. Permata Mayj. Sungkono Blok B2 H.R. Mohammad B II no. 177A Pasar Atom Tahap II Lt.1 No.1021 T Kertajaya 57 Dukuh Kupang Barat No. 11A Pandugo Baru V blok Q-1/16 Manukan Wetan 66A Darmo Indah Barat F-36 Perumda 2/10 Myjend Sungkono 91D Baruk utara XV/ND 113 Arif Rahman Hakim Raya Manyar Jaya A-63 Ploso Baru 165 Rungkut Mutiara A-3 W.R. Supratman 61 Undaan Kulon 77 Mulyosari 168 A Rungkut Asri Timur XVIII/24 Sarono Jiwo 19 Darmokali 46 Kalianyar 62 Embong Ploso 29C Undaan Kulon 69 Darmo Permai Timur IV/23 Dharmawangsa 68 Demak 330 I Perak Barat 63 Tandes Lor IA/7A Keputih 15 Pacar Keling 17A Raya mulyosari 151A Bratang Binangun 6/17 Dharmahusada Indah Timur 7 Tembok dukuh 26 Dharmawangsa 12
103
445 446 447 448 449 450 451 452 453 454 455 456 457 458 459 460 461 462 463 464 465 466 467 468 469 470 471 472 473
Pucang Pucang Adi Pulo Puri Farma Puri Husada Purnama Puspasari Pusura PutatJaya Putra Mandiri Farma Putra Sejahtera Putri Buana Putri Farma Qualita Farma Qurota Raffa Farma Rahardja Farma Rahardjo Rahman Rakyat Ramdani Ratna Regina Rejeki Rejeki Husada Rendhita Residen Sudirman Restu Ria
474
Ria Farma
475 476 477 478 479 480 481 482 483 484 485 486 487 488 489
Rifky Rindang Farma Rizkina Farma Rizky Putra Farma Royal RSU Haji Surabaya Rukmini Rumkitmar Gunung Sari Rungkut Farma Saba Saba Beta Sabiq Sacharosa Sahabat Saka Medika
Pucang Anom Timur 34 Pucang Adi 70 Pulo Wonokromo 40 Pasar Kembang 4 Rungkut Menaggal Harapan Blok I/22 Nias 120 Raya Menganti 19 Yos Sudarso 9A Dukuh Kupang Timur VI/24 Darmo Indah Timur EU-7 Raya Panjang Jiwo 1B/18 Putro Agung Wetan 58-B Kenjeran 606 Pucang Sewu 41 Rungkut Kidul Industri 39 Karangan 210 Jojoran 1 NO 36.. Bendul Merisi 80 Tembok Dukuh 122 Kembang Jepuh 74 Ngagel Jaya Selatan 1/26 Kedung Cowek 66 Kapasari 40 Pucang Anom 4A Rungkut Kidul Industri 74A Kebraon II/67 Residen Sudirman 26A Karah 95 Manukan Tengah XX P/2 Perum Pratama Ruko A-5 Raya Menganti Menganti Karangan 66 Menanggal 2 No 5 Tembok Dukuh 94 Kalijudan 56 Raya Wiguna A no 8 Manyar Kertoadi Nginden Semolo 106 Golf II Wonorejo Selatan 8 Raya Tenggilis R/18 Raya Darmo Permai II/16 Jeruk no. 253, Lakarsantri Klampis Sacharosa 57 Karang Rejo Timur XI/52 Sememijaya VIII/2A
104
490 491 492 493 494 495 496 497 498 499 500 501 502 503 504 505 506 507 508 509 510 511 512 513 514 515 516 517 518 519 520 521 522 523 524 525 526 527 528 529 530 531 532 533 534 535
Salem Farma Salma Farma Sammy Saputra Jaya Saras Saras Abadi Sas Farma Satelite Satya Farma Savira Sawapulo Sayang Sehat Sejati Selaras Semarang Sembilan Sememi Semolowaru Senang Sendy Sentramedika Sepuluh Nopember Serasi Serayu Seruni Setail Farma Setia Setia Kawan Setiabudi Shallom Sherwin Shinta Farma Siaga Farma Sido Waras Sidoadi Sinar Husada Sinergi Utama Sini Murah SIP SIP 2 Siwalan Songoyudan Songoyudan Aswin Sosiana Sri Menganti
Ngagel Rejo Utara 35 Jojoran I blok B no. 01 Rungkut Mapan Utara EA-12A Kupang Jaya VII/23 Sukomanunggal Raya menganti 398 Kebraon II/26 Simogunung Kramat Timur 8 Satelite Utara VIII/BT.34 Diponegoro 97 Tenggilis Utara 2/12J-24 Sultan Iskandar Muda 33 Sutorejo Prima PX-32 Raya Darmo 50 Manukan Tama Blok B No.5 Nginden Semolo 7 Semarang 16 Ruko Taman Gapura Blok B/8 Raya Sememi Blok I/VII Semolowaru Selatan 11/2 Pecindilan 8 Menganti Gemol 122 Lombok 9 Arif Rahman Hakim Komp. ITS Kedungsari 24 Ronggowarsito 3 Seruni 30 Setail 3 Raya Jemursari 67 Rangkah 2/101 Rungkut Madya 141 Manyar Kertoarjo 27 Tambak Asri 205 Manukan Tama Blok IIH/15 Parangkusumo 2 Rungkut Kidul 18 Rungkut Lor 5J-16 Ruko Taman Pondok Indah A-25 Bratang Gede 141A Wonorejo I/1 Kranggan 54 Dharmahusada Indah Timur no 8 Siwalankerto timur 141E Songoyudan 90 Pasar Kembang 55/1 Manyar Kertoarjo 98 Raya Menganti 11
105
536 537 538 539 540 541 542 543 544 545 546 547 548 549 550 551 552 553 554 555 556 557 558 559 560 561 562 563 564 565 566 567 568 569 570 571 572 573 574 575 576 577 578 579 580 581
Sriwijaya Star Farma Steven Steven 2 Subur Prajitno Sugeng Sukolilo Sehat Sukomanunggal Sukses Sumber Farma Sumber Jaya Sumber Kasih Sumber Waras Super Farma Surabaya Skin Centre Suraya Surya Meditama Suryasari Sejahtera Tambakrejo Tambaksari Tanggul Tanjung Taurus Farma Tegalsari Teguh Farma Telaga Farma Tengger Farma Teno Jaya Terang Teta Tiara Tiara 2 Tiara Bukit Darmo Tiga Dua Lima Tower Farma Tri Arga Farma Tri Tunggal 2 Tribata Trijaya Abadi Trimas Trisa Trisula Farma Tritunggal Trunojoyo Tungga Dewi I Tungga Dewi II
Bratang Binangun 31 Raya Rungkut Menanggal 9A Pacuan Kuda 20 Petemon barat 205 Raya Mulyosari 286 Petemon barat 138 Arif Rahman Hakim 52A Sukomanunggal Jaya I no.42 Ruko Taman Gapura No. F12 CitraLand Keputran 58 Jagalan 45A Menganti 38-40 Gembong Sawah 49 Kedung Cowek 58 Prof. Dr. Moestopo 175 Rungkut Mejoyo Selatan III AL/5 Raya Manukan Tama no.197-199 Ngagel Jaya Utara 104 Tambak Rejo 51 Tambak Sari 103 Kapasan 79 Embong Tanjung 35 Rungkut Lor 5K/13 Dharmahusada 119 Karang Tembok 39 Kupang Panjaan II/177C Darmo Permai Selatan V 89 Banyu Urip 314 Kenjeran 182 Raya dharmahusada indah D 6-79 Raya Darmo Permai I/4A Mayjend Sungkono 27 Raya Bukit Darmo Golf R-22 Demak 325 Banyu Urip 62 Bratang Gede 100A Jolotundo Baru N0 6 Kembang Jepuh 145 Barata Jaya 19/48A Gubeng Kertajaya 7 Raya no. 15 Raya Kupang Baru no.20 Raya Manukan Tengah 10A no.11 Putro Agung Wetan 87 Trunojoyo 35 Gunungsari 88 Ksatryan 17
