Organização Pessoal e Gestão do Tempo
Manual de Formação UFCD 0404 - Organização Pessoal e Gestão e Tempo
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Organização Pessoal e Gestão do Tempo
OBJETIVOS: No final do módulo, os formandos deverão ser capazes de: Identificar e aplicar técnicas individuais de gestão do tempo; Planificar tarefas e atividades de trabalho, pessoais e de lazer; Identificar os desperdiçadores de tempo profissionais e pessoais; Identificar fatores positivos e negativos que influenciam o seu desempenho e Planificar a agenda de trabalho e pessoal:
CONTEÚDOS PROGRAMÁTICOS: Introdução Organização Pessoal: Qual a importância? Organização Pessoal Noção de Tempo Desperdiçadores de Tempo Gestão de Tempo Domínio do Planeamento Aproveitamento eficaz do tempo – prioridades, critérios Construção de Horários para as atividades Pontos Chave para a organização pessoal e gestão de tempo Técnicas Individuais de Trabalho Erros no planeamento, na decisão, na comunicação, no controlo Meios electrónicos para Gestão de Tempo Factores para melhor gerir o tempo Conclusão Bibliografia
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Organização Pessoal e Gestão do Tempo
Introdução Antes de iniciar qualquer aquisição de conhecimento na área da organização pessoal e da gestão de tempo, é importante que se tenha consciência da própria organização pessoal e da forma como se gere o tempo. Ou seja, é importante que seja feita uma avaliação para que perante o diagnóstico se possa formular um plano de ação que seja o mais vantajoso e adequado a cada pessoa de modo se que aproveite este bem tão essencial que é o tempo e se aumente a auto-estima e a realização pessoal de cada individuo. Para isso, é necessário que se comece por perceber os objetivos pessoais e laborais que cada pessoa possui e que a partir destes se verifique as atividades que são realizadas para os atingir bem como o modo de realização. Depois dos objectivos traçados é importante que defina as atividades que melhor se adequa tendo em conta o tempo disponível e objetivos traçados. O plano de ação traçado deve ser flexível e adequado a cada pessoa, tendo em conta os pontos que influenciam positivamente e negativamente o seu rendimento em cada atividade de modo a utilizar o mínimo de esforço, o mínimo de tempo e o máximo nos resultados dessa mesma atividade.
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Organização pessoal: Qual a importância? Quando se fala de organizar, encontra-se pessoas que se consideram organizadas, pessoas que se consideram organizadas mas depende da motivação, pessoas que se consideram organizadas e que planeiam a vida tanto que o resultado final é “nenhum”, pessoas que não se consideram organizadas, pois consideram que não conseguem planear e costumam dizer que “eu não planeio nada porque depois sai-me tudo ao contrário” e por último, pessoas que se consideram mesmo desorganizadas. Bom, consegue-se perceber que a organização tem importância na vida das pessoas e que tem consequências quando é tida em conta. Sendo assim, sabe-se que pessoas que possuem uma boa organização pessoal e laboral têm como vantagens a diminuição do estresse e do cansaço, pois sabem o que lhes vai acontecer na próxima semana, no próximo dia e sabem o tempo e o esforço assim como o material que vão utilizar, por isso relaxam mais. Outra das vantagens é o aumento da produtividade, pois mais uma vez gerem melhor o seu tempo, a utilização de menos esforço e diminuição o do risco de perder coisas e essencialmente perder tempo na procura das mesmas. Tudo esta segurança e o facto de atingir os objetivos traçados, acabam por ter um aumenta da qualidade de vida e um aumento da auto-estima e do sentimento de realização pessoal. Para isso, é imprescindível realizar uma avaliação diagnóstica do modo como uma pessoa gere o seu tempo e se organiza. Pode-se utilizar um teste designado de “Sabe Gerir o seu Tempo” que se encontra em anexo e que ajuda a perceber se as pessoas sabem gerir o tempo e a identificar onde é que não se organizam ou tem mais dificuldades em se organizar.
Organização Pessoal A organização pessoal passa pela definição e concretização de vários passos. O primeiro passo é sem dúvida a definição da missão pessoal de cada indivíduo, pois quem não sabe onde quer ir não sabe qual o caminho que deve escolher e não sabe identificar as oportunidades que lhe surge. Para além disso, quem não souber qual o caminho e os objetivos que quer atingir não saberá quanto tempo é que necessita para chegar lá. Concretizando, é necessário avaliar a situação atual, definir o objetivo que é a situação desejada e construir o 4
Organização Pessoal e Gestão do Tempo plano de açao que se situa a nível temporal entre estas duas situações anteriormente descritas. Deve-se assim definir metas/objetivos a curto, médio e longo prazo. E importante que se construa uma lista do que quer chegar, onde quer chegar e como a pessoa pretende estar nos próximos, 6 meses, 5 anos e 10 anos. Claro que é importante que estes objetivos sejam coerentes no tempo, no esforço e entre si. Sendo que a missão pessoal deve estar presente me tudo o que faz e em tudo o que adquire e pretende. Claro está, que para que se possa traçar todos os objetivos deve-se reprogramar a mente. Como e que se pode fazer isto? Bom, antes de tudo, deve-se assumir que cada pessoa é dona e autora dos seus atos e dos seus pensamentos, logo deve assumir o comando da sua vida e minimizar ao máximo as influências de terceiros. Quando se fala de influências, fala-se de pessoas negativas e que deitam por terra os objetivos dos outros colocando-os como difícil de alcançar mostrando automaticamente os obstáculos mais evidentes que a partida a pessoa terá pela frente. Deve-se claro avaliar os prós e os contras de cada objetivo pensado e idealizado. Claro que as influências não são apenas externas, por vezes as influências internas, ou seja, a pressão dos pensamentos por vezes são mais fortes e mais bloqueadores que a presença de outras pessoas. Dai, uma das medidas, é evitar os “não posso”, “não consigo”, e os “não sou capaz”. Estes pensamentos, são pensamentos bloqueadores e levam as pessoas a não fazer nada para os atingir porque se derrotam a si mesmos. Deve-se também ter atenção que cada pessoa deve descobrir as resistências internas e as crenças limitativas. Para que se consiga uma maior eficiente a nível pessoal deve-se ter em conta os seguintes métodos: a prática e o esforço. Bom, uma das maiores preocupações das pessoa que pretendem obter uma melhor eficiência é sem dúvida a rentabilização do tempo. A prática refere-se ao conhecimento dos métodos mais indicados para realizar a atividades e depois é praticar e praticar. Já no caso d esforço, este refere-se ao conhecimento do esforço mínimo para a realização da atividade proposta. Sendo que deve-se ir controlando os objetivos e a obtenção dos mesmos. A falta de organização leva à desorientação.
Noção de Tempo Tempo “Significa a duração sucessiva de qualquer fenómeno ou movimento real das coisas (…) propriedade que as coisas têm de coexistirem ou de se sucederem, consideradas
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Organização Pessoal e Gestão do Tempo objetivamente; sucessão de dias, horas, momentos. (…)”Grande dicionário de língua Portuguesa – Circulo de Leitores , p.267 A noção de tempo é um conceito relativo e variável. Relativa porque quando se pensa em tempo automaticamente se faz em relação entre duas ou mais situações. Se se analisar a vida, dá para perceber que o tempo é aquilo que cria limites e barreiras na vida das pessoas, pois tudo o qeu as pessoas fazem tem um certa duração de tempo (muito ou pouco) e pode ser situado no tempo (antes, depois, durante qualquer coisa). Variável porque varia de pessoa para pessoa, depende de ocasião para ocasião e está de acordo com a forma como a pessoa o percepciona.
Conceitos de Tempo
Tempo astronómico – este é u conceito imposto pela natureza e assenta na divisão do ano em meses, dos meses em dias, dos dias em horas, a diferenciação das estações do ano, distinção do dia e da noite. E um conceito rigoroso e descrito em todos os calendários.
Tempo Psicológico – define-se na percepção, mais ou menos variável, da forma como o tempo astronómico vai ou não sendo ocupado, vivido. Não é rigoroso, pois varia de pessoa para pessoa e também varia com a ocasião. Na verdade, o tempo que se ocupa nem sempre se ocupa da forma mais convenientemente.
Por norma, utiliza-se expressões de acordo com a ocupação de tempo que se vai realizando ao longo do dia. Alguns exemplos podem ser “ hoje estou perdido no tempo”; hoje a manha rendeu”; “ o tempo nunca mais passa”. Sendo que costuma-se ocupar o tempo numa fase inicial por atividades mais conhecidas e mais agradáveis.
Porque é que nos falta tempo? Tendo em conta o tempo, este pode ser desperdiçado em vários pontos. Podem estes ser de cariz cultural, ambiental, de gestão, individual e estrutural
Cultural - as regras invisíveis como são os valores, ideologias, hábitos e comportamentos de uma organização, exigem preocupação porque são as principais motivadoras dos comportamentos que determinam o desempenho
Ambiental – condições físicas, ambientais, de higiene e segurança que envolvem as atividades (iluminação, barulho, temperatura, vigilância, ventilação, etc)
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Organização Pessoal e Gestão do Tempo De Gestão – existem causas que se relacionam com a falta de gestão ou pelo menos pela má qualidade da mesma ou dos recursos existentes. Individual – Atitude do indivíduo face ao trabalho, indisciplina pessoal, dificuldade em estabelecer prioridades, má utilização de instrumentos de organização, falta de formação adequada Estrutural – as funções desempenhadas pelos trabalhadores nem sempre estão bem distribuídas.
Desperdiçadores de Tempo Para que se faça uma boa avaliação da forma como se rentabiliza o tempo, deve-se conhecer quais são os possíveis desperdiçadores de tempo e de que forma estes nos podem influenciar, pois estes podem influenciar as pessoas de maneira muito diferente, o importante é que cada pessoa tenha consciência disso e os possa combater logo que se aperceba deles. Depressão e ansiedade Desorganização - Local arrumado trabalho eficiente; organização (menos papel, organizá-lo de uma forma eficiente); muitos papeis guardados desorganização; (há que solucionar o que fazer com cada um deles); a secretária apenas com o indispensável (monitor teclado, rato, telefone); Objetivos arrumados em gavetas e prateleiras. Dificuldades de delegação Distração - As distracções podem ser internas e externas Fadiga – A qualidade ambiental dos espaços interiores dos edifícios poderá originar a fadiga. Inflexibilidade - Surge inflexibilidade quando um problema inesperado perturba o calendário cuidadosamente organizado e não há capacidade para resolver esse problema. Não definição de objetivos/metas e prioridades Perfeccionismo - é um obstáculo à gestão do tempo porque existem pessoas que estabelecem objectivos pouco realistas. Há o receio de não desempenhar uma tarefa tão bem como o desejado. Receio do Insucesso Procrastinação
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Organização Pessoal e Gestão do Tempo A forma como as pessoas agem e pensam influencia o seu bem-estar, Ou seja, a pessoa sente-se bem ou mal de acordo com a interpretação que faz dos seus comportamentos e com aquilo que realizam. Assim Procrastinar é deixar para o dia seguinte, adiar ou protelar. “Não me apetece agora, faço quando me apetecer” Sabe-se que as pessoas que são mais eficientes e que melhor concretizam os seus objetivos sabem que só através da ação é que aumentam e melhoram a sua motivação. E por conseguinte, esta motivação gera mais ação. As pessoas que procrastinam vêm os outros como pessoas muito seguras, confiantes e que nunca se põem em causa. Em contra partida, os outros consideram que as pessoas que procrastinam são pessoas irresponsáveis e preguiçosas. Mas o problema está, não na sua irresponsabilidade mas no fato de desejarem tanto o sucesso que devido ao medo de o não alcançar acabam por não fazer a tarefa e/ ou atividade. Sendo assim, acabam por ter autoestima baixa porque assentam a percepção de si naquilo que realizam, e se não realizam nada devido ao medo, acabam por não se sentirem realizadas. Esta necessidade de fazer tudo perfeito – perfeccionismo, pode repercutir-se em sintomas de stress e ansiedade que acabam por agravar a procrastinação. A motivação gera alegria e satisfação e se for recompensada a motivação aumenta. Sendo assim as pessoas que procrastinam utilizam frases do tipo: “Tenho de começar” “Devia fazer isto” Face a estes pensamentos, rapidamente a sua percepção de si facilmente entra em funcionam e acabam por contrapor com a seguinte frase: “ mas não tem de ser agora, posso fazer mais tarde”. Tornando-se mais difícil agir com estes pensamentos bloqueadores. Uma forma para combater estes pensamentos é substitui-los por “desejável”; “benéfico” e “vantajoso”.
Gestão de Tempo Gestão Significa (…) “acção ou forma de agir, de administrar algo. Tempo que dura essa acção.” Nova Enciclopédia Larousse – Circulo de Lietores, p.313
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Organização Pessoal e Gestão do Tempo “Tempo é dinheiro”
Ambos são recursos limitados e valiosos, mas o dinheiro faz-se e o tempo não. Daí o tempo ser infinitamente mais precioso que o dinheiro. Domínio do Planeamento Planear, esta é das tarefas mais importantes na vida de um pessoa. Contudo, na realidade nem toda a gente o faz, e algumas quando o fazem não o fazem da forma cais correta o que por vezes leva a que as pessoas deixem de planear e vejo o planeamento de uma forma negativa.
Porque é que as pessoas não planeiam se é tão importante? As pessoas não planeiam porque consideram que é perder tempo. Consideram que o tempo que durante o tempo que estão a planear já poderiam estar a realizar as atividades e a poupar tempo. Claro está que este pensamento induz em erro. Bom, o melhor uso que se pode dar ao tempo é planear. Planear acaba por ser a definição de objetivos e estes são descritos em resultados e não em tarefas realistas e alcançáveis. Esta tarefa pode apenas caracterizar-se por pensar no futuro de uma forma sistemática no que pode e deve acontecer e quais são as melhores condições para que as atividades sejam realizadas com sucesso. Para isso, o plano de açao deve conter não só as tarefas que se pretende realizar, mas o tempo que cada tarefa necessita para ser realizada. Devido a uma má construção da lista de atividades há uma percentagem de pessoas que não consegue realizar as tarefas a que se propõe o que leva a frustração e à sensação de fracasso e não só. Leva também à acumulação de atividades para os das seguintes que acaba por prejudicar ainda mais a execução das mesmas. Assim, é fundamental que a pessoa defina os seus objetivos anuais, semestrais, mensais, semanais e diários, sendo que estes devem estar em constante harmonia, só assim é possível uma adequada gestão de tempo. Quem planeia a sua própria vida, acaba por utilizar mais tempo em atividades de lazer sendo muito vantajoso para a rentabilização do trabalho e da satisfação a nível pessoal.
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Organização Pessoal e Gestão do Tempo Aproveitamento eficaz do tempo Para que se possa aproveitar melhor o tempo, há que saber discriminar que tarefas/atividades se devem fazer primeiro e de seguida. Assim, é fundamental que a pessoa consiga depois de discriminar as atividades na sua lista e atividades, consiga estabelecer prioridades. Mas antes disso há que definir o que é uma prioridade. A prioridade é um direito, estabelecido por um regulamento de passar antes dos outros. Efeito de chegar primeiro, de passar antes dos outros devido à sua importância. Ou seja, uma tarefa prioritária passará à frente de outra. Para que se possa definir uma atividade como prioritária pode-se utilizar os seguintes critérios: de urgência e de importância. Sendo assim, para que se possa estabelecer uma tarefa como prioritária e distingui-la das outras com os critérios de urgência e importância deve-se ter em atenção os seguintes pontos: Conhecer e analisar as diferentes tarefas a executar Deve-se começar pelas tarefas mais difíceis e menos agradáveis de executar De manha as pessoas têm mais energia e estão mais cansadas No fim do dia as tarefas que devem ser feitas são as mais simples e as mais rotineiras
Assim, pode-se ter tarefas importantes e tarefas urgentes. Tarefas Importantes - são tarefas que contribuem significativamente para atingir os nossos objetivos. Têm um valor elevado e tendem a ter consequências a longo prazo. Tarefas Urgentes – são tarefas que têm de ser feitas agora, não esperam, podem ou não estar relacionadas com os nossos objetivos e com consequências a longo prazo.
Construção de Horários para as atividades Planear é decidir o que fazer enquanto que construir e decidir quando fazê-lo. “Deitar cedo e cedo erguer dá saúde e faz crescer” 3 significados: 1. Levantar cedo 2. Iniciar as tarefas laborais quando chegar ao trabalho 3. Executar as tarefas, de acordo com as suas prioridades Assim, e como já foi referido, perante cada atividade é necessários definir o tempo necessário para a sua execução. Por norma, os horários devem começar com as tarefas mais importantes do plano diário tendo em conta o tempo em estimativo necessário. Bom, se se planear o dia no
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Organização Pessoal e Gestão do Tempo dia anterior por norma os dias parecem maiores e parece que se consegue fazer imensa coisa. Tendo horário planeado, deve-se claro ter em conta algumas alternativas e soluções para caso aconteçam alguns imprevistos. Assim, o horário não deve ser rígido pois é o tempo que deve ser controlado e não a pessoa que deve ser controlada pelo tempo. A elaboração de horários ajuda a controlar o dia e a poupar tempo.
Construir horários é um investimento, permite reduzir custos e tempos mortos. A sensação de realização pessoal aumenta quando os objetivos a que nos propusemos são cumpridos. A receita para aumentar as probabilidades de os atingir é
PLANEAR E FAZER HORÁRIOS
Pontos Chave para a organização pessoal e gestão de tempo 1. Lista de atividades 2. Critérios de Urgência e Importância 3. Critérios de Gravidade e de Repercussão nas outras tarefas 4. Ordenação na lista (Decidir; fazer; delegar) - Atribuir um número de ordem a cada actividade. É aqui que é necessário pôr o problema da delegação ou do adiamento da actividade; neste último caso, é imperativo prever uma data limite. 5. Controlo (Diferença entre previsto e realizado) - A simples verificação e, melhor ainda, a análise"previsto/realizado" é o ensinamento mais rico, indispensável para quem quer progredir.
A pessoa aprendeu o tempo quando: No início da semana faz uma lista de tarefas; Que dividem em maiores e mais pequenas; Reserva uma hora por dia para interrupções não previstas; Evita os adiamentos (não procrastina); Elimina os desperdícios de tempo; Sabe delegar pelo menos algumas tarefas.
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PLANO/AGENDA SEMANAL
O plano semanal é por vezes mais eficaz para as pessoas do que o plano diário. É mais eficaz porque permite uma visão mais abrangente das tarefas e da altura certa para as executar. Em primeiro lugar, definir os objetivos. Elaborar tarefas que levam aos objetivos. De seguida, é imprescindível estabelecer as prioridades para todas as atividades. Estabelecer a prioridade centrando-se na tarefa e nunca urgência. Um trabalho complexo em mãos deve dividir-se em partes é o melhor. Estimar quanto tempo pode ou deve disponibilizar-se para cada parte, permitindo uma sequência proveitosa para cada conjunto de atividades. Estipular locais onde é possível elaborar as tarefas. Não esquecer que deve deixar um tempo a mais para o imprevisto.
PLANO/AGENDA DIÁRIO Após a elaboração do plano semanal, pode-se passar ao plano diário. Em cada dia estabelece-se os objetivos e vão-se somando outras coisas que irão aparecendo e que aparentemente têm de ser feitas. A melhor hora para planear o dia seguinte é ao fim do dia, o mesmo se passará com o plano semanal ao fim de cada semana. Sendo possível avaliar o que se fez ou o que ficou por fazer. De manhã não há necessidade dessa preocupação, a memória está fresca porque não houve a preocupação durante a noite com as coisas que haveria de ter feito. As folhas de planeamento diário devem especificar as atividades a desenvolver, que prioridades, o tempo que demoram e horário para cada tarefa. O conjunto de folhas deste tipo chama-se agenda ou “organizer”. Cada pessoa escolhe o que melhor se adapte ás suas necessidades e sobretudo de forma que lhe seja útil. AGENDA É: Instrumento de base de trabalho para a gestão do tempo; Há que a utilizar de forma racional; Escolher o seu formato ou a sua natureza (manual ou informatizada); Conforme o gosto ou a sua funcionalidade.
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Organização Pessoal e Gestão do Tempo Técnicas Individuais de Trabalho Relativamente à técnicas de individuais de trabalho esta devem ser objetivas e adequadas a cada pessoa e a cada tarefa/atividade que a pessoa esteja a desempenhar. Deve-se analisar e optimizar o processo de trabalho, de forma a efetuá-lo com o mínimo esforço no menor tempo possível e com a maior garantia de o fazer correctamente, quando e onde ele tem de ser feito. Desta definição podemos destacar: 1. A adequação da forma de trabalhar 2. A análise de um processo de trabalho. 3. A optimização de um trabalho 4. A menor duração do tempo de trabalho 5. A maior motivação para o trabalho 6. O trabalho corretamente feito 7. O momento exato de fazer o trabalho 8. O local exato para fazer o trabalho.
Organização prática das tarefas Para que seja feita um boa organização prática das tarefas deve-se explorar ao máximo os recursos que possui de modo a economizar ao máximo os meios e/ou recursos. Assim deve-se planear para que se use o menos tempo possível de forma a obter a eficácia desejada. Bom, a organização da pessoa passa por vários pontos são eles: 1. Dos seus trabalhos pessoais. 2. Da sua documentação. 3. Das suas relações com os outros 4. Da utilização do seu tempo. 5. Da arrumação da sua secretária 6. Do estado do seu local de trabalho. Dos seus trabalhos pessoais Há tarefas que podem e devem ser feitas imediatamente quando surgem. Outras há que podem ser feitas mais tarde, porque não é oportuno ou razoável efectuá-las de imediato. 13
Organização Pessoal e Gestão do Tempo Toda a tarefa que não seja possível efectuar de imediato, deve pois ser anotada em agenda, ficha individual ou dossier, permitindo, assim, obter: 1. Ordenamento. 2.Memorização ou registo. 3. Acompanhamento e controlo. Em termos práticos, podem organizar-se quatro sectores de documentação, colocando os documentos em quatro pastas ou arquivos distintos: 1. "Para fazer" (em ordem decrescente de urgência). 2. "À espera de resposta". 3. "Em curso" (para controlo ou acompanhamento e também para actualização). 4. "Pendente" (para assuntos que não estão em movimento, mas que serão recuperados dentro de um período de tempo previsível). Todos os documentos podem passar de uma pasta para outra de acordo com as circunstâncias. Organização da documentação Existe dois tipos de documentação: documentação interna e documentação externa "Documentação interna" -a que diz directamente respeito á empresa e também ás funções normalmente exercidas e pode revestir o aspecto de normas, informações, circulares, etc. Deve ser arquivada: 1. De forma analítica. 2. De forma cronológica. 3. De forma geográfica. Esta documentação deve ser organizada de forma adaptada à função exercida e aos métodos de trabalho na empresa. "Documentação externa" - a que só indirectamente diz respeito à empresa e às funções exercidas e pode revestir o aspecto de artigos de revistas, ou de livros, recortes de jornal, etc., com interesse técnico ou cultural. Pode ser arquivada: 1. Por título do artigo ou do livro. 2. Por autor. Esta documentação deve ser organizada de acordo com os interesses técnico-culturais complementares às funções exercidas. Organização das relações com os outros Para não perturbar nem perder o nosso próprio tempo é indispensável: 1. Combinar uma hora de contacto regular e guardar tudo em pastas ou dossiers com o nome do interlocutor. 14
Organização Pessoal e Gestão do Tempo 2. Se o contacto é pontual, convém marcar pelo telefone, o momento que convém a ambos.
Organização do local de trabalho Para compatibilizar: 1. Ter à mão todos os documentos necessários ao trabalho diário. 2. Dispor de espaço para trabalhar, inteiramente livre. Erros no planeamento de atividades 1. Falta de planificação. 2. Falta de objectivos e prioridades. 3. Fazer primeiro o menos importante. 4. Mudar de prioridades. 5. Falta de datas limite. 6. Datas limite irrealistas. 7. Ignorar as próprias data limite. 8. Falta de plano diário por escrito. 9. Procurar fazer muitas coisas de uma só vez. 10. Estimativas irreais de tempo. 11. Actuar sem pensar. 12. Não prever o inesperado. 13. Projectos favoritos. 14. Viagens. 15. Sonhar acordado. 16. Tempo de espera. 17. Reuniões demasiado longas e mal preparadas
Erros na Organização 1. Secretária amontoada. 2. Desorganização pessoal. 3. Papeis 4. Correspondência 5. Burocracia.
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Organização Pessoal e Gestão do Tempo 6. Leitura. 7. Sistema de arquivo deficiente 8. Intervalo de controlo demasiado largo ou curto. 9. Excessiva organização. Erros no controlo 1. Telefone (chamadas imprevistas ou inutilmente longas). 2. Visitas inesperadas 3. Reuniões não programadas. 4. Distracções visuais. 5. Ruído. 6. Más condições físicas. 7. Fadiga. 8. Falta de autodisciplina. 9. Incapacidade de dizer "NÃO". 10. Confundir actividade com resultados. 11. Falta de normas. 12. Má memória. 13. Excesso de controlo. 14. Almoços demorados
Erros na comunicação 1. Falta de comunicação. 2. Comunicação confusa. 3. Não se manter informado. 4. Falta de informação. 5. Não ouvir. 6. Fazer ruído social. Erros na decisão 1.
Indecisão.
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Dúvida.
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Medo de cometer erros.
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Medo de comprometer-se. 16
Organização Pessoal e Gestão do Tempo 5.
Deixar para amanhã o que pode fazer hoje.
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Querer possuir todos os dados.
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Não pensar nas alternativas.
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Não avaliar as consequências negativas.
Meios electrónicos para Gestão de Tempo Novos atributos dos telefones:
Atendedor automático de chamadas;
Voice-mail;
Operação com as mãos livres.
Manter-se contactável:
Reencaminhar telefonemas ( reprogramar o telefone);
Telemóveis.
Desenvolvimento nos computadores: Portáteis; Modems (liga o seu computador a outros computadores através de uma linha telefónica); Scanners; Tecnologia ASR (Reconhecimento da voz); Bloco de notas; Organizes.
Fatores para melhor gerir o tempo 1. Definir claramente os objectivos prioritários a atingir e os resultados a alcançar, de forma a adequar o tempo à actividade a realizar. 2. Ter uma boa agenda, onde são escritas as tarefas a realizar e os compromissos, de modo a libertar memória para outros assuntos da vida. 3. Controlar as interrupções e minimizá-las (se trabalha num gabinete, feche a porta e “isole-se”. Se desenvolve actividade em espaço aberto, a solução poderá passar, se possível, por mudar-se para outra sala. Se recebe muitos telefonemas, peça para que sejam reencaminhados para um colega. Saiba dizer “não” com amabilidade).
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Organização Pessoal e Gestão do Tempo 4. Delegar tarefas. Tal permitirá que fique com mais tempo e se preocupe menos com as questões operacionais, aumentando simultaneamente as competências dos seus colaboradores. 5. Definir prioridades. Distinguir entre o essencial e o acessório, entre o urgente e o importante. 6. Preparar as reuniões para que estas sejam curtas e eficazes.
Não vale a desperdiçar o seu tempo, aproveite-o, ele é algo que nos acompanha ao longo dos nossos dias…não o deixe fugir pelas suas mãos!!
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Organização Pessoal e Gestão do Tempo Bibliografia Amos, Julie-Ann. Aproveitando ao Máximo o seu Tempo, Editora Market Books, 2001. Commarmond, Gisèle, e outros (2000) Gerir por Objectivos, Biblioteca Economia e Empresa, D. Quixote. Deco Proteste; Tempo para tudo/Organização e gestão pessoal pp. 34. Ochsner, Martin (2002). Técnicas Individuais de Trabalho, Editora Monitor Soares J. G (2000). A gestão do tempo: Quem manda em quem?”, Dirigir n.º 67, IEFP Menezes T. C., “Quem tem tempo para pensar”, Executive Digest Ano 6 n.º 67, pp. 64 Vertadier, Alan (2003). A Gestão do Tempo, Editorial Inquérito.
http://www1.fpce.uc.pt/servicos/gae/GT.pdf (31/05/2007) http://www1.fpce.uc.pt/servicos/gae/manuais2.html (31/05/2007) http://www1.fpce.uc.pt/servicos/gae/manuais3.html (31/05/2007) http://www1.fpce.uc.pt/servicos/gae/manuais4.html (31/05/2007) http://www.fc.ul.pt/gapsi/Procrastinacao.pdf (31/05/2007) http://www.readygo-br.com/FAD-Demos/GesTempo/int01/02int01z.htm (31/05/2007)
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