I. MAKROLAR A. Makro Nedir Makro: Sık yapılan işleri otomatikleştirir.
Eğer Microsft Excel’de belirli ibir işi tekrarlı olarak (yinelemeli) yapıyorsanız, bu işi makro ile otomatik hale getirebilirsiniz. Örneğin her ay sonu yaptığınız işlemler. işlemler. Makro, belli bir işi yapmak üzere her istediğinizde çalıştırabileceğiniz bir Visual Basic modulü içersine depolanmış komutlar ve fonksiyonlar dizisidir. B. Makro Türleri Makroları, oluşturma yöntemine göre iki grupta toplayabiliriz.
Kayıt (Record) Yöntemi ile makro oluşturma. Visual Basic Editörü ile makro oluşturma. Makro kaydetmek tıpkı bir kasete müzik kaydetmeye benzer. Bir kez kaydedilen müzik nasıl tekrar tekrar çalınabiliyorsa bir kez kaydedilen makro da tekrar tekrar çalıştırılabilir. Makro kaydetmeye yada yazmaya başlamadan önce makronun yapacağı işe göre kullanılacak komutlar ve adımlar planlanmalıdır. Çünkü özellikle kayıt makrosu oluşturulurken bir hata yapılırsa hatayı düzeltme düzeltme adımları da kaydedilecektir. Her yeni bir makro kaydedişinizde; makro, çalışma kitabına eklenen bir modül sayfasına saklanır. Visual Basic editörü ile de makro düzenlenebilir. Visual Basic Editörü ile makroları, bir modülden diğerine ya da çalışma kitapları arasında makro kopyalayabilir ve makro ya da modülün adını değiştirebilirsiniz .
II. MAKRO GELĐŞTĐRME Bu bölümde bir kayıt makrosunun nasıl yaratılacağı, çalıştırılacağı ve yeniden düzenlemelerin yapılması işlemleri anlatılmaktadır. Kayıt makroları daha önce de belirtildiği gibi rutin işleri otomatik hale getiren işlem tanımlamalarındır. Veri üzerinde yapılacak işlemler bir kez yapılırken makro olarak kayıt edilir (record). Ardından bu makro yeni veriler üzerinde kullanılır. A. Makro Geliştirmede Kullanılacak Adımlar Bu yöntemi kullanmadan önce yapacağımız işin adımlarını çok iyi belirlemeliyiz hatta gerekiyorsa bir kenara kenara adım adım not alın. Makro kaydetme:
1. Tools menüsünden Macro komutunu ve Record New Macro komutunu seçin . 2. Macro Name kutusuna makro için bir ad yazın . Örneğin “Kolon Topla”. Not: Makro adının ilk karakteri harf olmalıdır. Diğer karakterler harf, rakam yada alt çizgi karakteri olabilir. Makro adında boşluğa izin verilmez ;boşluk yerine alt çizgi çizgi işareti kullanılabilir. 3. Store macro in kutusundan makroyu kaydetmek istediğiniz yeri seçin. Eğer makronuzun Excel’in her yerinde yerinde geçerli olmasını istiyorsanız ; makronuzu makronuzu XLStart klasöründeki, Personal Macro Workbook a kaydedin. Saklama yerleri: This Workbook: Bulunulan çalışma kitabına. New Workbook: Yeni bir çalışma kitabına Personal Macro Workbook: Sadece makroların bulunduğu özel bir çalışma kitabına. Makronuzun bir açıklama içermesi için Description kutusuna açıklamanızı yazabilirsiniz. (Bu açıklama makronun yaptığı iş olabilir). 4. OK düğmesine tıklayarak makro kayır işlemine başlanır. 5. Makroya kaydetmek istediğiniz işlemleri yapın. Makro çalışırken bazı hücreleri seçecek yada bu hücrelerden giriş çıkış yapacaksa bu hücrelerin neye bağlı olarak seçileceği ile ilişkili bir ön tanımlama yapmak gerekir. Yani makronun erişeceği hücreler makro çalıştırıldığı anda aktif olan hücreye bağlı olarak değişecekse (göreceli adres kullanacaksa) Stop Recording Araç çubuğundaki Relative References butonuna tıklayıp onu basılı duruma getirin, ancak bir müddet sonra hücre adresleri önceki aktif hücrelerden atkilenmeyecekse bu durumda Relative Reference butonuna bir kez daha tıklayarak onu basılmamış duruma duruma getirin. Bir makro içersinde hem mutlak hemde göreceli adresleme tekniğini birlikte kullanabilirsiniz. Her birinin etkisi kendisinden sonra yapılan eylemleri etkiler. 6. Kaydı bitirmek için Stop Recording düğmesine tıklayın.. Not: Makro kayıt ederken genellikle temiz (hatasız) bir kullanım gerekir. Eğer kayıt sırasında hata yapılırsa bu hatalar makronun çalıştırılmasında da karşımıza gelir. Bunun dışında kayır ederken durum çubuğunda “Recording” açıklaması yer alır. B. Makro Iletişim Kutusu Kaydedilen makroları çalıştırmak, yendien düzenleme ve silmek için makro iletişim kutusu kullanılır.
Đletişim kutusu seçenekleri: Macro Name: Makronun adını içerir. Macros In : Listelenen makroların yer aldığı projeleri gösterir. Run: Seçilen makroyu çalıştırır. Step Into: Makronun ilk satırını göstererek işletim için göstergeci bu satırın başına getirir. Edit: Makro kodunu açarak görülmesini ve düzenlenmesini sağlar. Create: Yeni bir makro yaratmak için kod penceresi açar. Delete: Seçilen makroyu projeden çıkarır.
C. Makro Senaryoları Makroların kayıt edilerek yaratılması ve daha sonra istenildiği kadar kullanılması; gereksinimlere göre farklı işlerde kullanılmasını sağlar.
Örneğin: Bir ay, ürün toplamının (ya da başka bir işlemin) diğer bir ürün ya da ay için de uygulanması. Bunun dışında yine her ay düzenlenen bütçe özetleme işleminin her ay otomatik olarak makro ile yapılması. Bunun dışında biçimleme işlemleri yapan makrolar, hesaplama işlemleri yapan makrolar, grafik çizen makrolar, veriler üzerinde toplu değişiklik yapan makrolar gibi makrolar yaratılır. Örnek: 142 numaralı ascii (Ä) karakterlerini i harfi ile değiştiren makronun kaydedilmesi. 1. Tools menüsünden Macro oradan da Record New Macro’a tıklayınız. Record macro iletişim kutusu görüntülenecektir. Macro Name kutusuna makro adı olarak TurkceABC giriniz. Makroyu klavye kısayoluyla çalıştırmak istiyorsanız, Shortcut key kutusuna bir harf giriniz. 2. Ok düğmesine tıklayınız. Edit menüsünden Replace ya da Klavyeden Ctrl-H kısayolunu kullanarak değiştirme komutunu çalıştırınız. Find What kutusuna 142 (ALT+142) nolu ascii karakterini, Replace with kutusuna da i harfini giriniz . Replace All düğmesine tıklayınız. Sayfadaki tüm ASCII 142 karakterlerinin yerine i harfleri yazılacaktır. 3. Stop Recording düğmesini tıklayarak, makro kaydını bitirin. D. Makroyu Çalıştırma Yöntemleri Excelde hazıladığınız bir makroyu aşağıdaki ortamlardan çalıştıra bilirsiniz.
1. Microsoft Excel Tool Menüsünden 2. Düğme aracılığıyla 3. Çizilen bir nesne ya da grafik aracılığıyla 3. Klavye kısayoldan 4. Araç çubuğundan 5. Özel olaylara bağlı olarak Đpucu: Çalışmakta olan bir makroyu durdurmak için ESC ye basınız. 1. Makroyu Microsoft Excel Tool Menüsünden çalıştırmak 1. Tools menüsünden, Macro menüsü oradan da istenine makro seçilir. 2. Macro Name kutusunan, çalıştırmak istediğiniz makronun adını yazın.Yada altındaki listeden çalıştırmak istediğiniz makroyu seçin. 3. Run düğmesine tıklayın. 2. Makroyu bir düğme,çizim nesnesi yada grafik yardımı ile çalıştırmak. Çalışma kitabınızdaki bir butona ,çizim nesnesine yada grafiğe bir makro atayabilirsiniz .Buton, çizim nesnesi yada grafiğe tıkladığınızda bunlara atanmış olan makrolar otomatik olarak çalışırlar 3. Bir nesneye bir makro atama adımları 1. Makronun atanacağı nesneye tek tıklayarak nesneyi seçin. 2. Seçili nesnenin üzerinde iken sağ tıklayıp açılan kısayol menüsünden Assign Macro ya tıklayın. Varolan bir makroyu atamak için Macro Name kutusuna nesneye atanacak makronun adını yazın ve OK düğmesine tıklayın. Eğer yeni kayıt makrosu kaydedip nesneye onu atamak istiyorsanız Record düğmesine tıklayın 4. Makroyu Klavye kısayolundan çalıştırmak Bu işlem iki yoldan yapılır: 1. Makro (ilk defa) yaratılırken 2. Makro yaratıldıktan sonra 1. Tools menüsünden Macro komutunu seçin.
2. Macro Name kutusuna yeni makronun adını yazın. 3. Shortcut key kutusuna makro çalıştırmak için kullanacağınız harfi yazın. Mevcut bir makroya bir kısayol tuşu atamak istediğiniz zaman: 1. Tools menüsünden Macro komutunu seçin. 2. Option düğmesine tıklayın. 3. Shortcut key kutusuna bir harf giriniz. Kısayol olarak CTRL + harf (küçük harfler için) veya CTRL+ SHIFT + harf (büyük harf için) tuşlarına basabilirsiniz. Kısayol tuşu olarak rakam yada özel karakter kullanamazsınız. Kısayol olarak tanımladığınız anahtara eğer önceden Excel tarafınfan bir makro atanmışsa önceki tanımlama geçersiz olacaktır. Tabiki sadece tanımladığınız makronun geçerli olduğu olduğu çalışma kitaplarında. 5. Makroyu Araç çubuğu butonundan çalıştırmak. Bir makroyu var olan yada kendi oluşturacağınız bir araç çubuğundaki butondan çalıştırabilirsiniz . Araç Çubuğu’na Makro Atama Adımları 1. View menüsünden Toolbars komutunu seçilir. 2. Customize komutunu seçin.
Makro atamak istediğiniz araç çubuğu görüntüde değilse Toolbar sekmesine tıklayıp görüntülenmesini istediğiniz araç çubuğunun başındaki onay kutusunu fare ile tıklayarak doldurun. 3. Commands sekmesine tıklayıp, Categories listesinden Macros bölümüne tıklayın ve görüntüye gelen Custom Button nesnesini bir araç çubuğunun üzerine sürükleyin. 4. Araç çubuğunun üzerine sürüklediğiniz özel düğme nesnesine sağ tıklayrak açılan menüden Assign Macro ya tıklayın. 5. Macro Name kutusuna butona atamak istediğniz makronun adını yazın. 6. Makroyu bir özel olaya bağlı olarak çalıştırmak. Excelde bir olay meydana geldiğinde bir makronun kendiliğinden devreye girmesi için makroya özel adlar verilebilir. Otomatik çalışan makro adları ; Auto_Open: Bu makronun etkin olduğu çalışma kitabı açılırken çalışır. Auto_Close: Bu makronun etkin olduğu çalışma kitabı kapatılırken çalışır. E. MAKRO DÜZENLENME Makro düzenlemek, Record macro yöntemi ile kaydedilmiş makrolar üzerinde değişiklik yapmak ya da Create Macro yöntemi ile yeni makro geliştirmeyi kapsar
Record yöntemi yöntemi ile geliştirilmiş geliştirilmiş makroları düzenlemek için: 1. Tools menüüsünden Macro, oradan da Macros seçeneğine tıklayın .
2. Đstediğiniz makroyu seçin ve Edit düğmesine basın. Bu gelen ekran VBA dilinde kod kod yazmak yada önceden yazılmış makroları tekrar düzenlemek amacıyla kullanılan bir kod geliştirme ekranıdır. Makro kaydederken yapmış olduğunuz işlemlerin VBA dilindeki karşılıkları Sub Macro adı ve End Sub deyimleri arasında göreceksiniz. Bu bölümde şimdilik yapabileceğimiz en basit işlem önceden kaydettiğimiz. bir makronun içeriğini değiştirmek ve düzenlemektir. sayfası arasında geçiş için Taskbar yada Klavyeden Alt-Tab kısayolunu Not :Excel ve Makro modul sayfası kullanabilirsiniz .
SheetEkle adıyla kaydettiğimiz makronun kodları aşağıdaki şekilde görünecektir.
Sub SheetEkle() ' ' SheetEkle Macro ' Macro recorded 2/5/98 by sau9 ' ' Keyboard Shortcut: Ctrl+q ' Sheets.Add End Sub Başlangıç olarak bu kodları satır satır açıklayıp ne işe yaradıklarını anlamaya çalışalım. Sub Sheetekle()
Bu satır makromuzun adının Sheetekle olduğunu gösteriyor. Sub deyimi bunun bir altprogram olduğunu gösteriyor. Tek tırnak (‘) işareti ile başlayan satırlar programın çalışmasını etkilemez ancak program içersine yazılacak açıklama satıraları tırnak işareti başlaması gerekir. Sheet.Add Programın tek komut satırı olan bu satır Sheet tipinde bir nesne ekleneceğini gösteriyor. End sub ve programın bittiği satır. Sheet.Add satırını Sheet.Delete olarak değiştirip makromuzu bir kez kez de bu şekliye çalıştıralım . Tabi makroyu çalıştırmadan önce Excel penceresine geçmek gerekir.
Diğer bir örnek; Ascii karakterlerini Türkçe harfle değiştiren makronun Edit Macro ortamında düzenlenmesi. Tools menüsünden Macro oradan da macros a tıklayınız Macro name kutusundan TurkceAbc adlı makroyu seçip Edit düğmesine tıklayınız. TurkceABC makrosu aşağıdaki şekilde görüntülenecektir. Sub TURKCEABC() ' ' TURKCEABC Macro ' Macro recorded 2/5/98 by sau9 ' ' Keyboard Shortcut: Ctrl+Shift+Q ' Cells.Replace What:=”î”, Replacement:=”i”, LookAt:=xlPart, SearchOrder _ :=xlByRows, MatchCase:=False End Sub Yukarıdaki örnek sadece 142 nolu ascii karakterini değiştirecek şekilde. Ancak çok sayısada farklı karakterin değiştirilmesi isteniyosa her biri için teker teker kayıt makroları oluşturmak zaman alır bunun için elimizdeki bu kayıt makrosu üzerinde bazı değişiklikler yaparak bu sorunu çözelim. What =”î” satırı aranan karakteri, Replacement=”i” satırı da yerine konacak karakteri gösterir.
Makromuzu aşağıdaki şekle getirelim. Sub TURKCEABC() ' ' TURKCEABC Macro ' Macro recorded 2/5/98 by sau9 ' ' Keyboard Shortcut: Ctrl+Shift+Q ' Cells.Replace What:=”ÿ”, Replacement:=”i”, LookAt:=xlPart, SearchOrder _ :=xlByRows, MatchCase:=False Cells.Replace What:=”£”, Replacement:=”ü”, LookAt:=xlPart, SearchOrder _ :=xlByRows, MatchCase:=False End Sub Excel penceresine geçip makroyu çalıştırın. 1. Create Macro yöntemi ile Makro oluşturmak. Tool menüsünden Macro ya oradan Macros’a tıklayın Macro Name kutusuna makroya vermek istediğiniz (yeni) adı yazıp Create butonuna tıklayın. Ardından Visual Basic editörü içinde:
Sub makroadı() End Sub
Alanları görünecektir. Sub makroadı() -bu kısımda kodlarınızı yazınEnd Sub Not : Create yöntemi ile oluşturulan makrolar da aynen Record yöntemi ile kaydedilen makrolar gibi çalıştırılırlar.
III. EXCEL VBA Visual Basic for Application (VBA), Microsoft Visual Basic programlama dilinin nesne temelli bir uyarlamasıdır. Nesneler Microsoft uygulamaları tarafından sağlanır.
Visual Basic for Application, Excel içinde yer alır. Excel gibi diğer uygulamalar da VBA’ı destekler. Visual Basic bilen kullanıcılar VBA’e alışmaları çok kolay olacaktır. Excel bilen kullanıcılar ise hem hem VBA’i öğrenecek hem de Visual Basic’i öğrenecektir. VBA, güçlü ve kolay kullanılan bir makro dili olarak geliştirilmiştir. Uzman ve yeni başlayan kullanıcılar (kendi işleri ile ilgili) gereksinimlerini VBA ile kolayca çözebilecektir. VBA sayesinde diğer uygulamalarla da iletişim sağlanır. Birbirine bağlanabilen bu uygulamalar; Microsoft Excel, Microsoft Power Point, Microsoft Project ve Visual Basic ile yazılmış uygulamalar. A.Visual Basic Editörü Excel içinde bir makro ya da VBA kodu yazmak için Visual Basic araç çubuğu üzerinde yer alan “Visual Basic Editor” kullanılır.
Eğer daha önce Excel ya da Word ortamında makro yazdıysanız, Visual Basic Düzenleyicisi ilk başta daha önce görmediğiniz pencereler ve düğmelerle karışık gelecektir. Not: Visual Basic Düzenleyici içindeki özel bir pencere hakkında bilgi almak için, o pencereyi açtıktan sonra F1 tuşuna basın. 1. Özellikler Penceresi Bir özellik, bir nesnenin rengi ya da başlığı gibi bir karakteristiğidir. Bir nesnenin boyu, rengi, yazı tipi bilgiler bu pencere aracılığıyla düzenlenir. 2. Proje Gezgini Bir çalışma kitabı, belge, şablon ya da sunumla ilişkilendirilmiş kodların hepsi çalışma kitabı, belge, şablon ya da sunumla beraber otomatik olarak kaydedilen bir proje içinde saklanır. Visual basic düzenleyicinin içindeki, proje gezgini ile açık bulunan her çalışma kitabı, belge, şablon ya da sunumun içindeki projeleri görebilir, değiştirebilir ve aralarında geçiş yapabilirsiniz.
Proje gezgini penceresini isterseniz değişik yerlere yerleştirebilir ya da boyutlarını değiştirebilirsiniz. Proje gezgininde açık bulunan her çalışma kitabı, belge, şablon ya da sunum için bir proje vardır. Her proje içinde ise, olayları temsil eden nesneleri bulacaksınız. Bu nesneler; Belgeler, Çalışma kitapları ve Çalışma sayfalarıdır. Formlar: (Kullanıcı formları olarak da adlandırılır) Kullanıcıların veri girişi ya da bilgi alış verişi için kullanılan iletişim kutularıdır. Standart Modüller: Özel bir nesne ya da bir formla ilişkisi olmayan kodlan taşırlar. Sınıf Modüller: Özel bir nesne tipinin kodunu taşırlar. Referanslar: Diğer projelere olan referansları taşırlar. Bir modül ya da form içindeki kodu görebilmek için, nesneye tıkladıktan sonra, Proje gezgini penceresinin üstündeki, Kod Görüntüle düğmesine basın. Kod Görüntüle düğmesi Bir nesne ya da formun kendisini görebilmek için ise, nesneye tıkadıktan sonra, Proje gezgini penceresinin üstündeki, Nesne Görüntüle düğmesine basın. Nesne Görüntüle düğmesi 3. Kod Penceresi Bir proje içindeki kodları görebilmek için, kodu taşıyan elemana tıkladıktan sonra, Proje Gezgini penceresinin üst tarafında bulunan Kodu Görüntüle düğmesine basmanız gerekir. Đpucu: Kod penceresinde aynı anda birden fazla yordam görebilmek için, Araçlar, Seçenekler menüsündeki, Düzenleyici sekmesinden, Tam Modül Görünümünü Varsay kontrol kutusunu seçin. Her seferinde bir yordam görebilmek için ise bu kontrol kutusunu temizleyin.
Kod pencerenin üst tarafında bulunan Nesne (Object) ve Yordam (Procedure) listelerini kullanarak kodlar arasında geçiş yapabilirsiniz. Nesne kutusundan, (Genel) üzerine gelin ve Yordam kutusundan, özel bir olaya atanmamış bir Yordam adına tıklayın. Nesne kutusunda, bir nesneye tıklayın, ardından Yordam kutusundan, herhangi bir olay üzerine basarak, o olaya atanmış bulunan kodları görün.
B. Bir Procedure'ın Yapısı Visual Basic düzenleyici ortamına yaratılacak olan program kokdu makro ya da procedure (yordam) olarak adlandırılır.
Visual Basic’te değişik türde yordamlar (procedure) kullanılır: Sub Function Property Bir Sub yordamı herhangi bir değer döndürmez. Çağrılarak ya da bir olaya tepki olarak çalışır. Function yordamlar ise bir değer döndürüler. Örneğin bir faiz hesabının sonucunu döndürürler. Property yordamlar ise bir değer döndürüler, atama yaparlar ve nesnelerin referanslarını düzenlerler. Bir Sub yordamının yapısı: [Private|Public][Static] Sub yordam adı (argümanlar ) Deyimler
End Sub
Yordam çalıştırıldığında Sub ve End deyimleri arasında kalan satırlar işletilir. Sub yordamlar standart modüller, class modüller ve form modülleri içinde yer alırlar. Sub yordamlar varsayım olarak bütün modüllerde Public tanımlanır. Bunun anlamı bu yordamların uygulamanın heryerinden (diğer modüllerden) çağırılabilmesidir. Argümanlar ise tanımlanan bir değişken gibidir. Çağırılan yordamdan geçen değerler olarak tanımlanır. Visual Basic’te yordamlar (procedure) ikiye ayrılırlar:
Genel yordamlar Olay yordamları 1. Genel Yordamlar Bir genel procedure belli bir işlemi üstlenen program parçasıdır. Örneğin bir dosyanın açılması ya da raporun bastırılması için kullanılabilir. Genel yordamlar diğer yordamlardan çağrılırlar. Böylece belli bir işlevi olan bu birim programın her yerinden istenildiği kadar çağrılarak kullanılır. Buna karşın olay yordamları ise kullanıcının yarattığı bir olay nedeniyle çalışır. Olay yordamları kullanıcıların hareketlerine tepki olarak çağrılırlar. Örneğin bir düğmeye tıklayarak bir işlemin başlatılması. Đyi bir programlama stratejisi içinde bir takım ortak görevler genel yordamlar olarak planlanmalıdır. Böylece kod tekrarına gerek kalmaz. Yapısı: Sub yordam adı(arguments )
-deyimlerEnd Sub
2. Olay Yordamları Olay yordamları bir olayın (event) oluşmasına tepki olarak çalışırlar. Visual Basic nesneleri (formlar, metin kutuları, düğmeler, vb) belli olayları tanırlar. Böylece olay oluştuğunda; o olay için hazırlanmış olay yordamı çalışır. Bir komut düğmesinin olayları: Click: Tıklama GotFocus: Odaklanma,üzerine gelme.
KeyDown: Bir tuşa basmak. MouseDown: Farenin bir tuşuna basmak.
Olay yordamları, bir nesnenin alt tire ile olaylara bağlı olarak geliştirilir. Bu adlar Visual Basic kod editörü tarafından otomatik olarak ya da manuel olarak oluşturulur. Yapısı:
Nesne_Olay Örnek: Command1_Click
Olay yordamları Visual Basic nesnelerinin olaylarına bağlı olarak geliştirilirler: Örneğin Form1_load olay yordamı bir formun açılması sırasında çalışacak bir yordamı, Command1_Click olay yordamı da bir komut düğmesine tıklandığında çalışacak bir kod birimini gösterir. Yapısı: Sub kontrol adı_olay adı(argümanlar )
-deyimlerEnd Sub
Olay yordamlarının adını kod editörü içinde doğrudan yazabileceğiniz gibi Visual Basic tarafından otomatik olarak koda eklenen yordam ve olay adlarını da kolayca kullanabilirsiniz. Bu işlem için kod editörü penceresinde nesne ve olay seçilir. 1. Kod editörü penceresinde Object kutusundan istediğiniz nesneyi seçin. 2. Procedure kutusundan isteğiniz procedure’ı seçin. 3. Sub procedure’ınız hazır. Not: Burada procedure’ların adlarıyla ilgili olarak önemli bir konuyu açıklamak istiyorum. Bir komut düğmesine bir olay yordamı ekledikten sonra; örneğin Command1_Click, özellikler tablosundan Name özelliği ile kontrolün adı değiştirilirse Visual Basic bunu takip edemez ve eski procedure’ı genel bir procedure olarak modül genel düzeyine atar. Bu durumda procedure yazılmadan önce adlandırma işleminin yapılması gerekir.
3. Fonksiyonlar Visual Basic procedure'ları sadece Sub olarak düzenlenmez. Bir diğer procedure yapısı da Function olarak bilinen fonksiyonlardır. Bir procedure olarak düzenlenen fonskiyonlar belli bir işlemi kod olarak içeren ve bir değeri geri döndüren program parçalarıdır. Bir yordam olarak yaratılan fonksiyonların Sqr, Val gibi Visual Basic’te hazır olarak bulunan fonksiyonlarla ilişkisi yoktur. Fonksiyonlar kullanım bakımından bir işlemi yapan ve istenildiği yerde kullanılabilen bir kod birimidir. Örneğin bir faiz fonksiyonu istenildiği program içinde istenilen yerde çağırılarak kullanılır. Bir fonksiyon yordamının yapısı: [Private|Public][Static] Function yordam adı (argümanlar ) [As tip]
-deyimlerEnd Function
Fonksiyonlar ayrı bir yordam olarak düzenlenirler. Fonskiyonların kullanımında argümanlar önemlidir. Fonksiyonlar argümanları alırlar, bir dizi işlem yaparlar ve sonucu döndürürler. Sub yordamlar ile Function yordamlar arasında farklar şunlardır: Bir fonksiyon değer döndürür ve genellikle bir eşitliğin sağında kullanılır.
Bir sub ise belli bir işi yapar. Đşlemi tamamlar bir değer ya da parametre ile kullanım zorunluluğu yoktur. Function UcretHes(deger1, deger2, deger3)
-deyimlerEnd Function Yapısı: Ucret = UcretHes(gun, baz, katsayı)
Fonsiyon yordamlar bir değeri elde etmemizi sağlarlar. Fonksiyonlar değişken gibi veri tipine sahiptirler. Bu veri tipi dönecek verinin tipini belirler. Fonksiyonlar bir hesaplamanın parçası da olabilirler. Toplam = Ikramiye + UcretHes(gun, baz, katsayı) / 360 Örneğin çapı verilen bir dairenin alanını hesaplayan bir fonskiyon ya da verilen dereceyi fahrenheit’e çeviren bir fonksiyon gibi. Örnek: Dereceyi Fahrenheit'e çeviren fonksiyon
Fonksiyonun tanımı: Function Fahrenheit(x) Fahrenheit = x * 9 / 5 + 32 End Function Fonksiyonun kullanımı: Private Sub Command1_Click() Dim Değer As Integer Değer = InputBox(" ") MsgBox Fahrenheit(Değer) End Sub C. Nesneler Nesne (obkect) çalışma tablosu (worksheet), sayfa (sheet), sayfa üzerinde üzerinde bulunan bir aralık, çizim, grafik, bir düğme nesne olarak adlandırılır.
Şekil: Microsoft Excel Nesneleri
Excel VBA'de işlevsel olan makrolar nesneler sayesinde yazılır. Nesneler (objects), Excel'de kontrol edilecek şeyleri temsil eder. Bunlar Workbook (Çalışma Tablosu), Rows (Satırlar), Cells (Hücreler), Charts (Grafik) vb bir şey olabilir. Nesnelerle işlem yapmak için iki önemli aracın bilinmesi gerekir. Bunlar: Methods (Metotlar) ve Properties (Özellikler) dir. Metotlar nesnelerle yapılacak işlemleri tanımlar. Örneğin bir alanın silinmesi uygun nesne (alan) ve uygun metot (silme işlemi) ile yapılır. Özellikler ise nesnenin özelliklerini gösterir. Örneğin hücrenin renkli ya da italik olarak yazılması gibi. Nesne Application Workbook
Açıklama Excel uygulamasının geneli Excel Çalışma Kitabının tamamı
Worksheet Range Chart
Bir Çalışma Kitabındaki bir Çalışma Tablosu Bir ya da daha çok hücre Bir Çalışşma Tablosundaki bir Grafik
Nesne tanımlanmasında nesnenin kendini kapsayan ve kendi içindeki nesne ile birlikte yapılmasından tam nesne tanımlaması ortaya çıkar: Application.Workbooks("butce").Worksheet("ocak").Range("a1") 1. Özellikler Bir nesnenin özelliği onun rengi, uzunluğu gibi niteliklerini düzenlemek için kullanılır: Range("A1").Font.Bold = True Cells(5,1).Font.Size = 34 2. Nesnelerinin Önemli Özellikleri Her nesnenin çok sayıda özelliği vardır. Aşağıdaki tabloda yaygın kullanılan özellikler yer almaktadır: Özellik ActiveCell ActiveSheet
ActiveWorkbook Bold Italic Column Row ColumnWidth Hight Width RowHeight Selection Value
Açıklama Aktif pencerenin aktif hücresi Aktif Çalışma Kitabının aktif Çalışma Tablosu Excel'deki aktif Çalışma Tablosu Metnin harflerinin kalın görünmesi Metnin harflerinin yatık görünmesi Bir alandaki ilk kolonu tanımlayan sayı Bir alandaki ilk satırı tanımlayan sayı Belirtilen alanda kolonların genişliği Nesnenin yüksekliği Nesnenin genişliği Belirtilen alandaki satırların yüksekliği Seçilen alan ya da nesne Bir hücrenin içindeki değer
3. Metotlar Metotlar ise nesne-temelli programlamanın işlemlerini (komutlarını) oluştururlar. Her nesne olası işlemlerini metotlarıyla tanımlar. Metotların kullanımında nesne, ardından nokta ile metot kullanılır. Nesne.Metot ActiveCell.Clear ActiveWorkbook.Close 4. Nesnelerin Önemli Metotları Her nesnenin çok sayıda metotu vardır. Aşağıdaki tabloda yaygın kullanılan metotlar yer almaktadır: Metot Add Clear
Açıklama Aynı tipte yeni bir nesne yaratır Belirtilen alanın silinmesini sağlar
Copy Delete Open Close Activate
Alanın panoya (clipboard) kopyalanmasını sağlar. Belirtilen nesneyi siler Çalışma Kitabını açar Belirtilen nesneyi kapatır Belirtilen nesneyi aktifleştirir
Örnek: Range("A1:B5").Select Range("A1").Activate Range("A1:B5").Delete Range("B5").Value = "Ne haber?" D. Gösterim Excel üzerinde işlem yaparken genellikle hücrelerdeki veriler kullanılır. Hücrelerle (cells) işlem yapmak için hücreler içindeki değerleri göstermek gerekir. Bu işlem için Range ve Cells metotları kullanılır.
Range (“A1”) Cells(1,1) Değerleri: Range (“A1”).Value Cells(1,1).Value 1. A1 gösterimi ile hücre ve aralik. Range metodunu kullanarak A1 gösterimi ile hücre y ada aralık seçebilirsiniz. Aşağıdaki altprogram A1:D5 aralığındaki hücrelerin görünümünu koyu (bold) olarak değiştirir. Sub AralıkFormatla() Workbooks("Book1").Sheets("Sheet1").Range("A1:D5").Font.Bold = True End Sub Aşağıdaki tablo Range metodu kullanarak Bazı A1 gösterimi adreslemeler yapılmıştır: Gösterim Anlamı Range("A1") A1 hücresi Range("A1:B5") A1 den B5 e kadar Range("C5:D9,G9:H16") Çoklu aralık seçimi Range("A:A") A kolonu Range("1:1") Birinci satır Range("A:C") A dan C kolonuna kadar Range("1:5") Birinci satırdan beşinci satıra kadar Range("1:1,3:3,8:8") Birinci, üçüncü, sekizinci satır Range("A:A,C:C,F:F") A, C, ve F kolonları 2. Đndeks Numarası Kullanarak Hücre Gösterimi Satır ve sütun index numaralarını kullarak tek bir hücre GÖSTERĐMĐ için Cell özelliğini kullanabilirisiniz. Bu özellik içeriği bir tek hücre olan bir aralık değerini döndürür. Aşağıdaki örnekte Cells(6,1) , sheet1 üzerindeki A6 hücresinin değerini Value özelliği kullanarak 10 yapmaktadır. Sub DegerGir() Worksheets("Sheet1").Cells(6, 1).Value = 10 End Sub
Cell özelliği tanımlı bir aralık içesinde döngü kurulacağı zaman oldukça kullanışlı olmaktadır. Çünkü indeks numarası olarak bir değişken kullanılmasına izin vermektedir.
Aşağıdaki örnekte sheet1 in A1 den A20 ye kadat olan hücrelerine 1 den 20 ye kadar sayılar yazdırılmaktadır. Sub DegerGir() Dim counter As Integer For counter = 1 To 20 Worksheets("Sheet1").Cells(counter, 3).Value = counter Next counter End Sub Not: Eğer bir aralık içersindeki hücreler üzerinde işlem yapacaksanız bu durumdan Range özelliğini kullanınız.
Örnek: Aşağıdaki örnekte değerleri artıran bir makro yazarak sayfa üzerinde düğmeler aracılığıyla çalıştırın
3. Satır ve Sütunların Gösterimi Tüm satır yada tüm kolonla çalışmak için Rows ya da Columns özelliklerini kullanmak gerekir. Bu özellikler içeriği hücre aralığı olan bir aralık nesnesi dödürürler. Aşağıdaki örnekte Rows(1) , birinci satırı döndürür. ColorIndex özelliğinin değeri 46 yapılıp hücredeki metnin rengi kırmızı yapılmaktadır. Sub KirmiziYap() Worksheets("Sheet1").Rows(1).Font.ColorIndex = 46 End Sub Not: Yukarıdaki örnekte gördüğümüz gibi altprogram adlarında Türkçe harf kullanmıyoruz.
Aşağıdaki tablo Satır ve Sütun özelliklerini kullanarak, satır ve sütun işaret etmeyi göstermektedir. Seçim Rows(1) Rows Columns(1) Columns("A") Columns
Anlamı Birinci satır Çalışma kitabındaki bütün satırlar Birinci kolon birinci kolon Çalışma kitabındaki tüm kolonlar
Aynı anda birden fazla kolon ya da satırla çalışıyorsanız, daha kolay erişim için, Union metodunu kullanarak bir nesne değişkeni tanımlayınız. Bu kolon ve satırların özelliklerini değiştirmek istediğinizde de nesne değişkenini kullanınız. Aşağıdaki örnek çalışma kitabının sheet1 birindeki birinci, üçüncü, beşinci satırların biçimini Bold olarak değiştirmektedir. Sub BirKacSatır() Worksheets("Sheet1").Activate Dim myUnion As Range Set myUnion = Union(Rows(1), Rows(3), Rows(5))
myUnion.Font.Bold = True End Sub 4. Kısayol Gösterimin Kullanılması Range özelliğinin yanı sıra kısayol gösteriminde köşeli parantez içinde A1 gösterimini ya da aralık adını kullanılabilir. Bu gösterimde Range ifadesini ya da tırnak işaretlerini kullanmak zorunda değilsiniz.
Aşağıdaki örnek A1:B5 aralığındaki hücre içeriklerini silmektedir. Sub ClearRange() Worksheets("Sheet1").[A1:B5].ClearContents End Sub
Aşağıdaki örnek MyRange olarak adlandırılmış hücrelere 30 değerini atanaktadır. Sub SetValue() [MyRange].Value = 30 End Sub
5. Adlandırılmış Hücrelerin Gösterimi Bu yöntemde bir adres gösterimi Range özelliğinin bir aralık adı ile birlikte kullanımından meydana gelmektedir. Aşağıdaki örnek MayBook.xls dosyasında MyRange olarak gösterilen aralığı italik yapmaktadır. Sub AralıkBicimle() Range("MyBook.xls!MyRange").Font.Italic = True End Sub
Aşağıdaki örnek Report.xls çalışma kitanında bulunan Sheet1 deki Sales aralığının etrafına çerçeve çizmektedir. Sub FormatSales() Range("[Report.xls]Sheet1!Sales").BorderAround weight:=xlthin End Sub
Aralık seçmek için goto metodunu dakullanabilirsiniz. Goto metodu hem çalışma kitabını ve çalışma tablosunu aktif eder ardından da gösterilen aralığı seçer. Aşağıdaki örnek MyBook.xls çalışma kitabında bulunan MyRange aralığının ieçeriğini silmektedir. Sub ClearRange() Application.Goto Reference:="MyBook.xls!MyRange" Selection.ClearContents End Sub
Aşağıdaki örnek aktif çalışma kitabı için aynı altprogramın nasıl yazılabileceğini göstermektedir. Sub ClearRange() Application.Goto Reference:="MyRange" Selection.ClearContents End Sub
Adlandırılmış aralıkta bulunan hücreler boyunca döngü örneği. Aşağıdaki örnek adlandılımış aralıktaki herbir hücre için döner ve değeri 50 den küçük olan bir hücreye rastlarsa bu hücrenin yazı rengini sarı yapar. Sub SariyaBoya() Const limit As Integer = 50 For Each c In Range("MyRange")
If c.Value < limit Then c.Interior.ColorIndex = 27 End If Next c End Sub
6. Göreceli Adresleme Başka hücre adreslerini referans kabul eden hücrelerle çalışmanın en yaygın yolu Offset özelliğini kullanmaktır. Aşağıdaki örnekte aktif çalışma tablosundaki aktif hücrenin bir satır aşağı üç satır sağındaki hücre çift alt çizgi ile biçimlendirilmektedir. Sub Underline() ActiveCell.Offset(1, 3).Font.Underline = xlDouble End Sub Not: Makro kaydederken göreceli adresleme yapmak için makro kaydı sırasında Stop macro butonunun yanındaki Relative References butonuna tıklayabilirsiniz.
Hücre aralığı boyunca dönmek için döngü içersinde Cell özelliği ile birlikte değiken kullanbilirsiniz. Aşağıdaki örnekte 3. sütunun 1 den 20. satırına kadar 5 ten 100 e kadar 5 er 5 er artan sayılar yazdırılmaktadır. Counter değişkeni burada hem satır index numarası hemde hücreye atanacak değerin hesaplanmasında kullanılmıştır. Sub Dongu() Dim counter As Integer For counter = 1 To 20 Worksheets("Sheet1").Cells(counter, 3).Value = counter * 5 Next counter End Sub 7. Range Nesnesi Kullanarak Hücre Gösterimi Range nesnesi için bir nesne değişkeni tanımlarsanız , değişken adını kullanarak aralık üzerinde kolayca işlem yapabilrisiniz.
Aşağıdaki örnekte MyRange adlı bir nesne değişkeni tanımlayıp değişkene aktif çalışma kitanının Sheet1’i üzerindenki A1:D5 aralığını atanarak,tanımlanan aralık Rand() fonksiyonu kullanılarak rasgele sayılarla doldurulmaktadır. Sub Random() Dim myRange As Range Set myRange = Worksheets("Sheet1").Range("A1:D5") myRange.Formula = "=RAND()" myRange.Font.Bold = True End Sub 8. Çalişma Tablosundaki Bütün Hücrelerin Gösterimi Eğer Cell özelliğini index numarası kullanmadan bir çalışma tablosu üzerinden uygulasanız , bu özellik çalışma tablosundaki bütün hücrelerin seçili olduğu bir nesne değeri döndürür.
Aşağıdaki örnek aktif çalışma kitabına bağlı Sheet1 içiindeki tüm hücrelerin içeriğini siler. Sub ClearSheet() Worksheets("Sheet1").Cells.ClearContents End Sub
EXCEL VE MENÜLERĐ DOSYA : YENĐ : Yeni bir Excel sayfası açmak için kullanılır. AÇ : Önceden kaydedilmiş herhangi bir Excel dosyasını açmak için kullanılır. Tıklanıldığında bir Aç penceresi gelir buradan dosya türünü değiştirerek istenilen türden dosyanın açılmasını sağlar.
KAPAT : Aktif olan çalışma kitabını kapatmak için kullanılır. Eğer birden fazla çalışma kitabı varsa önce Şhift tuşuna basıp daha sonra Dosya menü alt başlığına baktığımızda Kapat yerine Tümünü Kapat olduğunu görürüz. Bu seçildiğinde tüm çalışma kitaplarının sıra ile kapandığını görürüz.
KAYDET : Aktif olan çalışma kitabını daha sonra kullanmak üzere saklamaya yarar. Tıklandığında Farklı Kaydet penceresi açılır . Kayıt edilecek yer ve Dosya adı yerine isim verilerek Kaydet düğmesine basılır. Eğer Açma ve Değiştirme parolası konulmak isteniyorsa bu pencere üzerinde Seçenekler düğmesine tıklanarak ilgili alanlar doldurulur.
FARKLI KAYDET : Kaydedilmiş bir dosya üzerine yapılan işlemlerden sonra bu dosyanın önceki hali korunmak istenildiğinde kullanılır. Kaydet ile kullanımı aynıdır.
HTML OLARAK KAYDET : Düzenlenmiş bir Çalışma Sayfasını var olan bir Web sayfasına eklemek yada yeni bir Web sayfası oluşturmak için kullanılır.
SAYFA YAPISI : Çalışma sayfalarının düzenlenmesi için kullanılır. Tıklandığında üzerinde Sayfa, Kenar boşlukları, Üstbilgi / Altbilgi , Çalışma sayfası olmak üzere 4 adet sekme bulunan Sayfa yapısı penceresi gelir. Sayfa sekmesinin Alt başlıkları : Yönlendirme : Sayfanın yatay ve Dikey olması sağlanır Ölçek : Sayfanın belli bir oranda görünüşünü sağlar. Eğer istenilirse Sığdır düğmesi aktif hale getirilerek yazıların istediğimiz kadar sayfaya sıkıştırılması mümkün olabilir. Kağıt boyutu : Đstenilen kağıt boyutunun seçimini sağlar. Baskı kalitesi : Đstenilen dpi ile basılmasını sağlar. ( Mürekkep tasarrufu sağlanabilir ) Kenar Boşlukları sekmesinin alt başlıkları : Sayfa yapısının sağ, sol, alt, üst boşluklarını belirleyerek düzenleme yapılmasını sağlar, ayrıca Alt ve Üst bilgi için ayrılan yerler belirlenir. Ortala bölümünde Çalışma sayfasının sayfaya göre yerleştirilmesi yapılmaktadır. Bu dikey yada yatay olarak düzenlenebilir. Üst bilgi / Alt bilgi sekmesinin alt başlıkları : Sayfa üzerindeki bilgilerin daha açıklatıcı olması için kullanılan Üst bilgi yada Alt Bilginin düzenlemesi yapılır. Çalışma sayfası sekmesinin alt başlıkları : Çalışma sayfası üzerinde başlık düzenlemeleri, yazdırma alanları belirlemeleri ve sayfa sıralama şekilleri belirlenmektedir. Bunlardan Kılavuz Çizgileri düğmesi aktif ise Hücreleri belirleyen çizgiler görünecek, değilse çalışma sayfası metin görünümünü alacaktır. ( Çizgiler görülmeyecektir. )
YAZDIRMA ALANI : Yazıcıya gönderilmek istenen kısmın belirlenmesini sağlar. (Normal şartlarda yazıcıya bilgi gönderilmek istendiğinde bütün çalışma sayfası yazıcıya yönlenir ) Çalışma sayfası üzerinde herhangi bir alan seçildiğinde bu alt başlık tıklanırsa yanında küçük bir menü açıl acak
bu menüden “ Yazdırma alanını belirle “ seçildiğinde Excel otomatik olarak seçilen kısmın etrafını kesik çizgilerle çizer ve o alanın kullanımda olduğunu belirler. Eğer ön izleme yapılırsa sadece bu alan görülür. Belirlenen bölümün yazdırma alanı olmasından vazgeçilirse yine aynı alt başlıkta “ Yazdırma alanını temizle” seçilerek dosyanın önceki haline dönülür. BASKI ÖNĐZLEME :Çalışma sayfasının yazıcı çıkışı alınmadan önceki halini görmek için kullanılır. Yukarıda ki sayfada eğer sayfa sayısı birden fazla ise Baskı Önizleme sayfası üzerinde Önceki yada Sonraki düğmeler aktif hale geçecektir. Buradaki düğmelerle birden fazla sayfa üzerinde incelemeler yapabiliriz. Yazdır düğmesi sayesinde çalışma sayfası yazıcıya yönlendirilir Büyüt düğmesi ile var olan sayfa büyüteç altında izlenebilir Ayarla düğmesi ile Sayfa Yapısı alt başlığındaki Kenar Boşlukları kartı gelir ve kenar boşlukları düzenlenebilir. Kenar boşluğu butonu tıklanarak önizleme kısmında otomatik olarak kenar boşlukları aktif hale getirilir. Sayfa sonu önizleme butonu tıklanırsa sayfa sonunun ön izlemesi yapılır Kapat butonu ile önizlemeden çıkılır normal çalışma sayfasına dönülür ( Esc tuşu ile de dönülür.)
YAZDIR : Aktif olan çalışma sayfasını yada yazdırma alanı olarak belirlenen bölgenin yazıcı çıkışını almak için kullanılır. Tıklanıldığında yazdır penceresi açılır, burada varsa yazıcılardan biri seçilir, hangi sayfaların yazıcıdan alınacağı ve kaç tane yazdırılacağı belirlenir.
ÖZELLĐKLER : Çalışmakta olduğunuz sayfa hakkında bilgi vermek amacı ile kullanılır. Tıklanıldığında özellikler penceresi açılarak üzerinde bulunan Genel, Özet, Đstatistikler, Đçindekiler ve Özel sekmeleri dosya hakkında bilgiler içindir.
DÜZEN : GERĐ AL : Yapılan en son işlemin geri alınmasını sağlar YĐNELE: Yapılan son işlemden geri adım atılmış ise , yani geriye doğru bir sayım yapılmış ise bu işlerin tekrar iptalini sağlar.
KES : Çalışma sayfası üzerinde işaretlenen herhangi bir hücrenin, satırın , sütünun yada çalışma sayfasının tümünün bulunduğu yerden kesilip başka bir yere taşınmasını sağlar. Bu alt başlığa Standart araç çubuğundan ulaşabileceğimiz gibi seçili alan üzerinde iken sağ tuş ile işlemi gerçekleştirmek mümkündür. Yine klavyeden işaretleme yaptıktan sonra CTRL+X veya ŞHĐFT+DEL tuşları ile de işlemi gerçekleştirebiliriz. Bu işlemden sonra Word ortamında olduğu gibi hemen yerinden koparılmaz kesik çizgilerle kesilen yer belirlenmiş olur. Yapıştırmak istenilen yer belirlendiğinde Yapıştır işlemi ile işaretli alan taşınmış olur. Ayrıca taşıma işlemi bir de şu şekildedir : alan işaretle, kes, fareyi kesili alan çizgileri üzerine getirince farenin izlencesi ok konumuna dönüştüğünde sol tuş ile sürükleme yaparak istenilen alana taşınır. Çok sayfalı çalışma sayfalarında Kes– Yapıştır daha mantıklıdır.
KOPYALA : Çalışma sayfası üzerinde işaretlenen herhangi bir hücrenin, satırın , sütünun yada çalışma sayfasının tümünün işaretlenerek başka bir yere kopyalanmasını sağlar. Bu alt başlık istenilenin çoğaltılmasını sağlar. Bu alt başlığa Standart araç çubuğundan ulaşabileceğimiz gibi seçili alan üzerinde iken sağ tuş ile işlemi gerçekleştirmek mümkündür. Yine klavyeden işaretleme yaptıktan sonra CTRL+C veya CTRL+ĐNSERT tuşları ile de işlemi gerçekleştirebiliriz. Kopyalama sadece hücre içindekileri göründüğü gibi kopyalamaz. Bazen karşımıza bir formül de gelebilir. O zaman hücre içeriğini değil de içindeki formülü kopyalayacaktır. Fare kullanarak kopyalama işlemi daha hızlı ve daha kolaydır. Ayrıca farenin bize sağladığı üstünlüklerde vardır. ÖRNEK 1 : Bir hücredeki bir yazıyı birden fazla hücreye kopyalamak için hücreyi aktif hale getiriniz ve doldurma kulpundan ( hücrenin sağ alt köşesindeki nokta işaretinden ) farenin işareti + şekline gelince tutup sol tuş ile aşağı yukarı sağa yada sola çekiniz ÖRNEK 2 : Herhangi bir tabloda hücreleri seri bir şekilde numaralandırmak isterseniz öncelikle başlangıç olarak düşündüğünüz hücreyi numaralandırınız , ikinci hücreyi de artırmış olan değeri yazınız ve iki hücreyi de seçerek doldurma kulpundan sol tuş ile istediğiniz yöne çekiniz. Đstediğiniz numaradan istenilen aralıklarla ilerlediğini göreceksiniz.
YAPIŞTIR : Hafızaya alınmış hücre veya hücre gruplarının içeriğini istediğimiz bir yere yapıştırmamızı sağlar. Bu işlemi yapmadan önce hafızada mutlaka bir bilginin olması gereklidir. Klavyeden CTRL+V tuş kombi nesi ile de yapabiliriz.
ÖZEL YAPIŞTIR : Hafızadaki bilgilerin bir takım süzgeçlerden geçirilerek yapıştırılmasını sağlar. Tıklanıldığı zaman Özel Yapıştır penceresi açılır bu sayede hücre içindeki bilgilerin bir takım özellikleri seçilebilir. Bunlar yapıştır bölümünde kullanıcıya sunulmuştur. Bu pencerede Bağ Yapıştır düğmesine tıklanırsa yapıştırdığınız bilgi kopyalandığı yerdeki bilgiye bağlı kalacaktır. Yani kopyalanan yerde bilgi üzerinde değişiklik yapıldıysa özel yapıştırılmış yerdeki bilgide değişecektir. Normal yapıştırma işleminde bu mümkün değildir.
DOLDUR : Đşaretlenen hücrelerin içeriklerinin ve biçimsel özelliklerinin istenilen yönde çoğaltılmasını sağlar. Tıklanıldığında içinde Aşağı, Sağ , Yukarı, Sol, Seriler, Đkiyana yasla bulunan seçenek penceresi açılacaktır. Aşağıya doldurma: bir hücreye yazılan yazı ile doldurulacak alan seçilir ve aşağıya doldur işlemi yapılırsa ilk hücredeki yazı seçilen diğer hücreleri aşağıya doğru doldurur. Sağa doldurma : yazılı hücre yada hücrelerde bulunanları şeçerek doldurulması gereken sağ alan da belirlendikten sonra sağa doldurma seçeneği ile belirlenen alana seçili hücredeki yazılar aktarılmış olur. Yukarı ve Sola doldurma da benzer işlemlerle yapılır. Çalışma sayfaları boyunca : Seçili bir alanı ekle menüsünden eklenecek olan birden fazla çalışma sayfasına da ekleyebilmek için elimiz Shift tuşuna basılı iken aşağıda çalışma sayfalarından herhangi birine farenin sol tuşu ile tıklanarak sayfaların seçimi yapılmış olacak ve önceden seçilmiş alanı bu sayfalara doldurmak için doldur seçeneği içinde Çalışma sayfaları boyunca seçimi yapılarak doldurulur. Seri ALT başlığının kullanımı: Belli bir başlangıç değerinden standart artışlarla düzenli bir sıralama yapılmasını sağlar. Bu pencerede önce seri artışın satır mı yoksa sütunda mı olacağı belirlenir. Daha sonrada seri türü belirlenir. Örnek1 : Satır ve Doğrusal çalışması : A1 hücresine 5 yaz ve satırı işaretle serilerden adım değerine 3 yaz ( son değerde belirlenebilir ) tamam denildiğinde A1 den sağa doğru 5 den itibaren 3 artış ilr sayılar devam eder. Örnek 2 :Satır ve Büyüme çalışması : A2 ye 10 yaz adım ve satırı işaretle serilerden adım değeri de 5 olarak seçilirse solundaki hücrede sayı değerinin 5 katı büyüme ile devam eder. Sütunla çalışmada benzer şekildedir Örnek 3 : Sütun Tarih çalışması : A3 e bugünkü tarihi yaz aşağı doğru sütun seçimi yap be adım değerini 1 yap ( son değer konulabilir ) tamam denildiğinde 1 artış ile tarihleri sütuna yazar. Đki yana yasla : işaretlenmiş hücreler içindeki metinsel ifadeleri hücre içersine eşit dağılacak şekilde yerleştirir. EĞĐLĐM ÇALIŞMASI : B2 ye 5 B7 ye 48 yaz ve bu arayı seçerek doldur dan serilerden eğilimi seçin o aralıktaki artış miktarını yazarak boş hücreleri artış miktarı ile doldurur.
TEMĐZLE : Hücre içindeki biçim, açıklama yada ifadeleri temizlemek için kullanılır. Hücre seçili iken bu seçenek seçilirse bir menü penceresi açılarak Tümü, Biçimler, Đçindekiler, Açıklamalar seçeneği bulunur hangisi temizlenmek istenirse o seçilir. Herhangi bir hücreye Açıklama koyarak bu yöntemle Açıklamayı temizleyiniz.
SĐL : Hücre içindeki yazıyı hücrenin üzerinde bir sütun seçildiğinde sil komutu ile ekrana gelen pencereden Yukarı Ötele yi seçerse hücredeki yazı yukarıya gelir. Soldan bir hücre seçilir ve sola kaydır seçimi yapılırsa metin sola kayar. Satır yada sütun üzerinde seçili bir hücreyi silme ise aynı komut ile yapılır silinecek satır mı yoksa sütun mu olacağı belirtilir. SAYFAYI SĐL : A ktif hücrenin bulunduğu sayfa geçici olarak silinecektir. Sayfa 1 de ise sayfa 1 silinir.
SAYFAYI TAŞI VE KOPYALA : Etkin hücre hangi sayfada ise o sayfanın yerini istenilen sayfanın önüne getirebiliriz yada sayfayı en sona taşıyabiliriz yada aynı sayfanın kopyasını yaratabiliriz.
BUL : Aranması istenilen karakter veya kelime bul penceresinde aranan yerine yazılır ve aratma yapılır bilgisayar bulduğu karakter veya kelime üzerine konumlanır. Sonraki ile bir sonraki aranacak yere gider.
DEĞĐŞTĐR : Değişecek olan kelime aranan yerine, yerine yazılacak olan kelimede yeni değer yerine yazılarak istenilirse birer birer, istenirse tümü birden değiştirilebilir. GĐT : Bulunan hücreden istenilen hücreyi etkin yapmamızı sağlar. Đlgili bölüme gidilmek istenilen hücre adı yazılır.
GÖRÜNÜM MENÜSÜ NORMAL : Ekran görüntüsünün normal görünümünü sağlar SAYFA SONU : E tkin olan sayfada bulunan dolu hücreleri görüntüler, sayfa yapısı küçülür ve sayfa numarası arka alan da görülür
ARAÇ Ç UBULARI : Excel ortamında kullanılacak olan araç çubukları listesine ulaşılır ve seçim yapılması sağlanır .
ÜST VE ALT BĐLGĐ : Çalışma sayfasında ki üst bilgi yada alt bilgi hakkında bilgi verir istenildiğinde bilgi eklenir. Bunlar sayfanın kenar boşluğu üzerinde yer alırlar .
EKLE MENÜSÜ : Çalışma kitabına hücre, satır, sütun, çalışma sayfası, resim grafik türleri ve en önemlisi formül eklemek için kullanılır.
HÜCRELER : Çalışma sayfasına hücre eklemek amacı ile kullanılır Tıklanıldığında 4 seçenekli bir pencereden istenilen seçim yapılarak seçilen hücrenin çalışma sayfasına eklenildiği görülür. SATIR : Çalışma sayfasına satır ekler. Her hangi bir hücrede iken satır ekle işaretlenirse bulunan hücrenin üzerine satır ekler ve satır numaraları otomatik olarak değişir.
SÜTUN : Çalışma sayfasına sütun ekler. Her hangi bir hücrede iken sütun ekle işaretlenirse bulunan hücrenin soluna sütun ekler ve sütun numaraları otomatik olarak değişir.
ÇALIŞMA SAYFASI : Çalışma kitabının altına sayfa ekler altta bulunan sayfa üzerine sağ tuş ile tıklanıldığında sayfayı silme adını değiştirme taşıma yada kopyalama işlemleri yapılır.
GRAFĐK : Elimizdeki verilere göre grafik çizmemizi sağlar. Veri üzerinde grafikte yer alınması istenen alanlar seçilir ve grafik seçimi yapılırsa Grafik Sihirbazı penceresi açılarak ilerlenir.
Fx ĐŞLEV : Matematiksel işlemleri daha kolay ve daha çabuk çözebilmek için kullanılır. Seçildiğinde Đşlev Yapıştır penceresi açılır ve işlev kategorilerine ait yerden işlev adı seçilerek işlem yaptırma yoluna gidilir. Buradaki formüllerin yetersiz olduğu düşünülürse kendi formülünüzü Formül Çubuğundan baş tarafa “ = “ koyarak yazabilirsiniz.
AD : Hücrelerin isimlendirilmesi ve tanımlanması gibi işlemlerde kullanılır Önceden hazırlanmış olan herhangi bir hücreye tabloda kullandığımız isimlerin haricinde, özel isimler verilebilir. Tıklanıldığında Tanımla, Yapıştır, Yarat, Uygula, Etiket seçeneklerinin bulunduğu pencere açılır. Tanımla : etkin hücreye ad verebilmek için pencere açar.
AÇIKLAMALAR : Çalışma sayfasına açıklama yazmak yada saklamak için kullanılır . Bu alt başlık seçildiğinde otomatik olarak Açıklama araç çubuğu aktif hale gelir. Açıklama konulan hücre üzerinde sağ üst köşede renkli bir alan oluşur. RESĐM : Çalışma sayfasına resim ekler. Kuruluş Şeması hariç Word paketi ile aynıdır. Kuruluş şeması da bir kuruluşun hiyerarşik yapısını düzenlemek içindir.
HARĐTA : Dünya üzerindeki herhangi bir ülkenin, kıtanın yada dünyanın tamamının haritasını görüntülemek için kullanılır. Tıklanıldığında fare “ + “ şeklini alır sol butona basılı tutulup hareker ettirdiğimizde ekrana bir çerçeve çizdirilir istenilen harita bu alana gelir.
NESNE : Çalışma sayfasına nesne ekler tıklanıldığında Nesne penceresi açılır isteğe göre buradan seçim yapılır.
KÖPRÜ : Excel ortamında herhangi bir Browser gibi çalışmak amacı ile kullanılır . Đstenilen alanlara link atılır.
BĐÇĐM MENÜSÜ : HÜCRELER : Hücre yada hücre gruplarına değişik biçimler uygulamak için kullanılır SATIR : Sayfada satır üzerinde işlem yapmak için kullanılır Satır üzerinde biçimsel özellikler satır yüksekliği, satırın gizliliği yada görüntülü olması gibidir.
SÜTUN : Sütun üzerinde biçimsel değişiklik yapmada kullanılır. Satır ile işlevleri sütun olarak aynıdır.
SAYFA : Çalışma sayfası üzerinde biçimsel değişiklikler yapmamızı sağlar Bunlar sayfa adını değiştirme, sayfayı gizleme, yada art alan ekleme olarak karşımıza çıkar. Art alan seçilirse Baskı ön izlemede gözükmez ve yazıcıdan var olan art alan çıkmaz.
OTOMATĐK BĐÇĐM : Seçilen tablonun düzenlenmesi için kullanılır. Tıklanıldığında seçili olan tablo biçimini bir başkası ile değiştirilmesini sağlayacak olan pencere açılır
KOŞULLU BĐÇĐMLENDĐRME : Belirlenen şartlara göre hücrelerin biçimlendirilmesini sağlar.
BĐÇEM : Excel standartlarında olan biçimsel özelliklerin değiştirilmesi sağlanır.
ARAÇLAR MENÜSÜ : YAZIM KLAVUZU : Çalışma sayfasındaki yazım hatalarının kontrolünün yapılması sağlanır. Hata bulunduğunda Önerilen kısmından yazmak istenilen varsa seçilerek değişiklik yapılır yoksa düzeltilir, değişiklik yapılması istenmiyorsa Yoksay butonuna tıklanır.
OTOMATĐK DÜZELT : Yazı yazarken metnin otomatik olarak düzeltilmesini sağlar. ÇALIŞMA KĐTABINI PAYLAŞTIR : Çalışma kitabını aynı anda birden fazla kullanıcı tarafından kullanılmasını sağlar .
DEĞĐŞĐKLĐKLERĐ ĐZLE : Çalışma sayfasında yapılan değişikliklerin izlenmesini sağlar . Tıklanıldığında Değişiklikleri Vurgula penceresi açılır , bu pencere onaylandıktan sonra bütün değişiklikler ekranda bize bir açıklama satırı olarak görünecektir.
KORUMA : Çalışma sayfasını veya çalışma kitabını korumak için kullanılır Aynı zamanda çalışma kitabını korur ve paylaşır.
MAKRO : Birden fazla işlemi bir tuş yada butonla devreye sokabilmek için yapılan işlemler topluluğudur.
ÖZELLEŞTĐR : Excelde yüklü olupta araç çubuklarında yada menü altlarında olmayan seçenek yada butonların eklenmesini sağlar. Ayrıca özel araç çubuğu yaratılır.
SEÇENEKLER : Bu pencere sayesinde görünüm, hesaplama, renk , grafik, düzen liste ve liste oluşturma gibi işlemlerin istenildiği gibi yapılmasını sağlar.
ĐÇĐNDEKĐLER Formüller değerleri nasıl hesaplar?...................................................................................................................................27 Formül sözdizimi hakkında...............................................................................................................................................39 Çalışma sayfası işlevleri hakkında ....................................................................................................................................39 Formül sözdizimi hakkında...............................................................................................................................................39 Formülü düzenleme...........................................................................................................................................................39 Dizi formülünü düzenleme................................................................................................................................................40 Formülün tümünü veya parçasını hesaplanan değerle değiştirme.....................................................................................40 Formülü veya dizi formülünü silme ..................................................................................................................................40 Hücre ve aralık başvuruları hakkında................................................................................................................................40 Göreceli ve mutlak başvuruların arasındaki fark ..............................................................................................................41 R1C1 başvuruları hakkında...............................................................................................................................................41 Çok sayıdaki sayfada aynı hücreye veya aralığa 3-B başvuru kullanarak başvurma ........................................................41 3-B başvuruları kullanma yönergeleri...............................................................................................................................42 Çalışma sayfalarını taşıdığınızda, kopyaladığınızda, eklediğinizde veya sildiğinizde 3-B başvuruya ne olur?................42 Dizi formülleri ve nasıl girilecekleri hakkında..................................................................................................................42 Çalışma kitaplarındaki hesaplamalar hakkında.................................................................................................................43 Diğer çalışma sayfalarındaki veya çalışma kitaplarındaki değerleri hesaplamak için formüller kullanma hakkında .......43 TARĐH VE SAAT FONKSĐYONLARI ...........................................................................................................................43 BUGÜN ........................................................................................................................................................................44 TARĐH ..........................................................................................................................................................................44 BUGÜN ........................................................................................................................................................................44 GÜN..............................................................................................................................................................................44 ŞĐMDĐ ...........................................................................................................................................................................45 TARĐHSAYISI..............................................................................................................................................................45 ZAMANSAYISI ...........................................................................................................................................................46 DAKĐKA.......................................................................................................................................................................46 YIL................................................................................................................................................................................46 HAFTANINGÜNÜ.......................................................................................................................................................47 SAAT............................................................................................................................................................................47 AY.................................................................................................................................................................................47 SERĐTARĐH..................................................................................................................................................................48 TAMĐŞGÜNÜ...............................................................................................................................................................48 SERĐAY........................................................................................................................................................................49 HAFTASAY.................................................................................................................................................................49 ĐŞGÜNÜ .......................................................................................................................................................................49 METĐN FONKSĐYONLARI.........................................................................................................................................50 DAMGA .......................................................................................................................................................................50 TEMĐZ ..........................................................................................................................................................................50 KOD..............................................................................................................................................................................50 BĐRLEŞTĐR ..................................................................................................................................................................51 LĐRA .............................................................................................................................................................................51 ÖZDEŞ..........................................................................................................................................................................51 BUL ..............................................................................................................................................................................52 SAYIDÜZENLE...........................................................................................................................................................52 SOLDAN ......................................................................................................................................................................53 UZUNLUK ...................................................................................................................................................................53 KÜÇÜKHARF..............................................................................................................................................................53 PARÇAAL....................................................................................................................................................................53 YAZIM.DÜZENĐ..........................................................................................................................................................54 DEĞĐŞTĐR ....................................................................................................................................................................54 YĐNELE ........................................................................................................................................................................54 SAĞDAN......................................................................................................................................................................55 MBUL...........................................................................................................................................................................55 MBUL($B$17;$A$14) eşittir 5.....................................................................................................................................56 YERĐNEKOY ...............................................................................................................................................................56
M...................................................................................................................................................................................56 METNEÇEVĐR.............................................................................................................................................................56 KIRP .............................................................................................................................................................................57 Örnek.............................................................................................................................................................................57 BÜYÜKHARF..............................................................................................................................................................57 SAYIYAÇEVĐR............................................................................................................................................................57 MATEMATĐKSEL FONKSĐYONLAR ...........................................................................................................................57 MUTLAK .....................................................................................................................................................................57 TAVANAYUVARLA ..................................................................................................................................................58 COS...............................................................................................................................................................................58 EĞERSAY....................................................................................................................................................................58 EĞERSAY(A3:A6;”elmalar”) eşittir 2 .........................................................................................................................58 ÇĐFT..............................................................................................................................................................................59 ÜS .................................................................................................................................................................................59 ÇARPINIM...................................................................................................................................................................59 TABANAYUVARLA ..................................................................................................................................................59 OBEB............................................................................................................................................................................60 TAMSAYI ....................................................................................................................................................................60 OKEK ...........................................................................................................................................................................60 LN .................................................................................................................................................................................60 LOG ..............................................................................................................................................................................61 LOG10 ..........................................................................................................................................................................61 MOD .............................................................................................................................................................................61 KYUVARLA................................................................................................................................................................61 TEK...............................................................................................................................................................................62 PĐ...................................................................................................................................................................................62 ÇARPIM .......................................................................................................................................................................62 BÖLÜM........................................................................................................................................................................62 S_SAYI_ÜRET.............................................................................................................................................................63 RASGELEARADA ......................................................................................................................................................63 ROMEN........................................................................................................................................................................63 YUVARLA...................................................................................................................................................................64 AŞAĞIYUVARLA.......................................................................................................................................................64 YUKARIYUVARLA....................................................................................................................................................64 ĐŞARET.........................................................................................................................................................................65 SĐN................................................................................................................................................................................65 KAREKÖK...................................................................................................................................................................65 ALTTOPLAM ..............................................................................................................................................................65 TOPLA..........................................................................................................................................................................66 ETOPLA .......................................................................................................................................................................66 TAN ..............................................................................................................................................................................67 NSAT............................................................................................................................................................................67 VE .................................................................................................................................................................................67 VE(B1:B3) eşittir YANLIŞ...........................................................................................................................................67 VE(1
EÇĐFTSE.......................................................................................................................................................................74 ETEKSE........................................................................................................................................................................75 S ....................................................................................................................................................................................75 YOKSAY......................................................................................................................................................................75 TĐP ................................................................................................................................................................................76 ARAMA VE BAŞVURU ĐŞLEVLERĐ ............................................................................................................................76 ADRES .........................................................................................................................................................................76 ALANSAY ...................................................................................................................................................................77 SÜTUN .........................................................................................................................................................................77 SÜTUNSAY.................................................................................................................................................................77 DOLAYLI.....................................................................................................................................................................78 SATIR...........................................................................................................................................................................78 SATIRSAY...................................................................................................................................................................78 DEVRĐK_DÖNÜŞÜM .................................................................................................................................................79 HATA MESAJLARI.........................................................................................................................................................80 ##### hatasının anlamı nedir? ......................................................................................................................................80 #BÖL/0! hatasının anlamı nedir? ..................................................................................................................................80 #YOK hatasının anlamı nedir?......................................................................................................................................80 #AD? hatasının anlamı nedir?.......................................................................................................................................81 #BOŞ! hatasının anlamı nedir? .....................................................................................................................................81 #SAYI! hatasının anlamı nedir?....................................................................................................................................81 #BAŞV! hatasının anlamı nedir?...................................................................................................................................82 #DEĞER! hatasının anlamı nedir?................................................................................................................................82 Formüllerdeki hesaplama işleçleri ....................................................................................................................................83 BĐRLEŞTĐR ......................................................................................................................................................................84 Microsoft Excel tarih ve saat hesaplamalarını nasıl yapar? ..........................................................................................84 Tarih ve saat girme ipuçları...........................................................................................................................................85 Đşlem Tablosu Đşlevleri Hakkında .................................................................................................................................86 Microsoft Excel'deki işlev tuşları..................................................................................................................................91
EXCEL ÖĞRENĐYORUZ "Word sizi pek fazla zorlamamıştı. Biraz zaman ayırırsanız Word'ü tüm detayları ile öğrenirsiniz. Ama Excel çok daha karmaşık bir program. Üstelik kullanım alanları çok geniş olabilir." Bugün Excel öğrenmeye başlayacaktık. Đşin başından gözlerini korkutmak istemiyordum, ama Excel'i tüm işlevleri, tablolama, veri tabanı ve makro özellikleri ile öğretmek, öyle 4 güne sığdırılabilecek bir şey değildi. Zaten onlar da raporlarında Excel'in ancak %20'sini kullanabileceklerdi. Bu yüzden Word'de olduğu gibi bir yöntem izleyip, verimli çalışabilmeleri ve hesap tablolarını düzenleyebilmeleri için pratik püf noktaları öğretecektim. Amacım, raporlarını bir an önce hazırlamalarını sağlamaktı. Excel'in karmaşık detaylarını PC World'de sürekli yayınlanan Excel sayfalarını takip ederek öğrenebilirlerdi. "Hücrelere veri girmeyi, basit fonksiyonları kullanmayı biliyoruz" dedi Elif, "Ama bunlar yeterli değil. Tabloları Word belgelerinin içine yerleştirmek, grafikler hazırlamak, sorunsuz yazıcı çıkışları almak istiyoruz." "Korkmayın, benimle işiniz bittiğinde, dört dörtlük bir rapor hazırlayabilecek durumda olacaksınız. Sabırsızlandığınızı görüyorum. Öyleyse hemen başlayalım…" ÖZEL BĐR EXCEL 52. Excel'de çalışırken belgelerimizin belirli aralıklarla otomatik olarak kaydedilmesini sağlayabilir miyiz? Araçlar*Đçine Ekle (Tools*Add-Ins) komutunu çalıştırın. Ekrana gelen diyalog kutusunda Otomatik Kaydet (AutoSave) seçeneğini işaretleyip Tamam düğmesine basın. Artık Araçlar (Tools) menüsünü açtığınızda Otomatik Kayıt (AutoSave) seçeneğinin eklendiğini göreceksiniz. Bu komutu çalıştırınca ekrana Otomatik kaydetme ayarlarını yapabileceğiniz bir diyalog kutusu gelecektir. Otomatik kaydetme aralığı ve buna benzer diğer bir sürü seçeneği buradan ayarlayabilirsiniz. 53. Excel tablolarımı kağıda dökerken üstbilgi ve altbilgi alanlarında değişik, kendime özel bilgiler yazdırmak istiyorum. Örneğin basılan sayfanın başlığı, sayfayı hazırlayan kişinin adı vs.. gibi. Bunu nasıl başarabilirim? Excel5.0 ile çalışma sayfalarınızı ka ğıda dökerken alt tarafa özel bilgiler yazdırmak istiyorsanız, Dosya*Sayfa Yapısı (File*Page Setup) komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun Üstbilgi/Altbilgi (Header/Footer) sekmesine gidin. Burada üstbilgi (header) v e altbilgi (footer) alanlarını özelleştirebilir, bu alanlara yazılacak olan bilgileri aşağı doğru açılan listelerden seçebilirsiniz. Excel 95 sizin için bir dizi seçenek hazırlamıştır. Bu seçenekler arasında kendinize uygun olan seçeneği bulamazsanız Özel Üstbilgi (Custom Header) veya Özel Altbilgi (Custom Footer) düğmelerinden birine basıp ekrana gelecek olan diyalog kutusunda istediğiniz özel ayarı yapabilirsiniz. 54. Bir hücreye yazdığımız rakamlar bazen ondalık kesir basamaklı, bazen TL eklenmiş olarak görünüyor. Bazen de yazdıklarım tarihe dönüşüveriyor. Bunun nedeni nedir? Bunun nedeni, seçtiğiniz hücrelerin biçiminin kullanma amacınızdan farklı biçimlenmiş olması. Bu durumu düzeltmek için, hücre veya hücreleri seçin, sağ fare tuşu ile üzerine tıklayıp Hücreleri Biçimle (Format Cells) komutuna tıklayın. Karşınıza gelen diyalog kutusunun Sayı (Number) bölmesindeki listede, Genel, Sayı, Para Birimi, Tarih, Zaman gibi seçenekler göreceksiniz. Bunlar hücrenin biçimini belirler. Bu diyalog kutusunun sağındaki pencere içinde ise bu biçimlerin farklı türleri yer alır. Her birinin üzerine geldiğinizde açıklaması diyalog kutusunun üzerinde görünür, ama bir örnek vererek konuyu daha iyi açıklayalım: Hücreye yazdığımız rakamın ondalık kesirden sonra iki hanesinin görünmesini istiyorsak, 27
Hücreleri Biçimle diyalog kutusunda Sayı seçeneğini seçin; Ondalık Yerleri (Decimal places) kısmına 2 yazın. Excel ondalık kesrini virgül (,) olarak gösterir. Buradaki 1000 Ayracı Kullan (Use 1000 Seperator) seçeneğini işaretlerseniz, rakam sondan itibaren üçer hanede bir nokta (.) ile ayrılacaktır (örneğin 345 bin, 345.000,00 olarak gösterilir). 55. Para birimi girdiğimiz hücrelerde hep TL çıkıyor. Bazen para birimi olarak ABD doları da ($) kullanıyoruz. Hücre biçimlerini kendimiz belirleyemez miyiz? Default para birimini Windows 95 belirler. Bunu Denetim Masası*Bölgesel Ayarlar*Para Birimi (Control Panel*Regional Settings*Currency) bölmesinden değiştirebilirsiniz. Ancak yapacağınız değişiklik tüm belgelerinizi etkiler. Bazı hesap tablolarında TL, bazılarında $ işareti kullanacaksanız, Excel size hücreleri özel olarak biçimleme seçeneği sunar. Özel biçimlemek istediğiniz hücreleri seçip üzerlerine sağ fare tuşu ile tıklayın ve Hücreleri Biçimle*Sayı (Format Cells) komutunu çalıştırın. Karşınıza gelen diyalog kutusunun Sayı (Number) bölmesine girip listeden Đsteğe Uyarlanmış'ı (Custom) seçin. Tür (Type) kısmının altındaki listede bazı hazır rakam formatları göreceksiniz. Bunlardan sizin için uygun olanını seçin. Örneğin seçtiğiniz hücrede 3455 yazıyorsa ve listeden #.##0,00 seçeneğini işaretlemişseniz, gerçek rakam 3.455,00 olarak görünecektir. Rakamınızın nasıl görüneceğini diyalog kutusunun Örnek (Sample) kısmında görebilirsiniz. Son olarak Tür kısmında görünen biçimin sonuna bir boşluk bırakıp $ işaretini yazın. Tamam düğmesine tıkladığınızda hücrede 3.455,00 $ yazdığını göreceksiniz. 56. Excel'i her açtığımda yazıtipi, üstbilgi ve altbilgi alanları, kenar boşlukları, kılavuz çizgileri default olarak geliyor. Bu default değerleri değiştiremez miyiz? Bu ayarların bazılarını Araçlar*Seçenekler (Tools*Options) komutu ilke açılan diyalog kutusunun çeşitli bölmelerinden değiştirebilirsiniz, ancak hepsini değil. Bunun daha değişik bir yolu var: Excel'de yeni bir kitap (workbook) açın ve yazıtipinden, altbilgi ve üstbilgi alanlarına, kenar boşluklarından kılavuz çizgilerinin görünüp görünmeyeceğine her şeyi istediğiniz gibi düzenleyin. Sonra bu kitabı Excel programınızın bulunduğu klasörün altındaki XLStart klasörüne KĐTAP.XLT adıyla kaydedin. (Đngilizce Excel 95 kullanıyorsanız bu dosyayı BOOK.XLT adıyla kaydedin.) Artık Excel'i her açtığınızda kendi belirlediğiniz default değerlerle karşılaşacaksınız. BUNLARI DA BĐLĐN! 57. Excel Sayfasız Açılsın. Excel'i her açtığınızda, karşınıza boş bir kitap sayfası gelir. Mevcut bir Excel dosyasını açacaksanız, bu sayfa boşu boşuna açılmış olur. Excel'in sayfasız olarak açılmasını istiyorsanız, masaüstünde bir Excel kısayolu yaratın. Bu kısayola sağ fare tuşu ile tıklayıp Özellikler (Properties) komutunu çalıştırın. Kısayol (Shortcut) bölmesinin H edef (Target) kısmında yazılı program yolunun sonuna /E parametresini ekleyin. 58. Ondalık ve Basamak Ayraçları. Excel'de ondalık ayracı default olarak virgül (,), binlik hane ayracı nokta (.) işaretleri ile gösterilir. Aslında bunu Windows 95 belirler. Ondalık ayracının nokta, binlik basamak ayracının virgül olmasını istiyorsanız, Windows 95'te Denetim Masası*Bölgesel Ayarlar*Sayı (Control Panel*Regional Settings*Number) bölmesine girin. Aradığınız ayarları burada bulacaksınız. 59. Sayfalara Đsim. Bir Excel çalışma kitabının sayfaları Sayfa1, Sayfa2,… olarak isimlendirilmiştir. Bunlara özel bir isim vermek istiyorsanız sayfa sekmesinin üzerine çift tıklayın, yeni sayfa ismini girip Tamam düğmesine tıklayın. 60. Özel Düğmeler. Excel araç çubuklarında bulamadığınız düğmeleri arıyorsanız, araç çubuğuna sağ fare tuşu ile tıklayıp Özelleştir (Customize) komutunu çalıştırın. Her bir kategoriyi seçtiğinizde, yan tarafta kullanabileceğiniz düğmeleri göreceksiniz. Bu düğmelerin üzerine tıkladığınızda,
28
diyalog kutusu üzerinde açıklaması belirecek. Bu düğmeleri fare ile araç çubuğuna sürükleyip bırakabilirsiniz. 61. Belgelere Kolay Ulaşım. Excel ile hazırladığınız belgeleri belirli bir klasör altında tutuyorsanız, Dosya*Aç komutuyla direkt karşınıza bu klasörün çıkmasını isteyebilirsiniz. Bunun için Araçlar* Seçenekler*Genel (Tools*Options*General) bölmesine girin. "Varsayılan dosya yeri" (Default file location) bölmesine Dosya Aç komutu ile açılmasını istediğiniz klasörün yolunu yazın. 8.GÜN PRATĐK EXCEL PÜFLERĐ Müşterilerim, Excel'i daha rahat kullanabilmek için öğrendikleri özelleştirme numaralarını akşam denemiş, sabah ta raporlarını hazırlayabilmek için kafalarında pek çok soruyla gelmişlerdi. "Acele etmeyin" dedim, "bugün sırada pratik Excel püf noktaları var. Bunları da öğrenin, yarın raporunuzu düzenlemek için soracağınız sorulara geçeriz…" 62. Hücrelerde formüller kullanarak hesaplama yaptırıyoruz. Bulunan değerleri başka sayfaların başka hücrelerinde de kullanmanın pratik bir yolu var mı? Diyelim ki, Sayfa1'in D sütununa mart ayı giderlerini kalem kalem girdiniz ve sütun sonunda tüm giderleri toplayıp mart ayı giderlerini buldunuz. Bu toplamı başka hücrelerde kullanacaksanız kopyalayıp yapıştırmak yetmez; çünkü formülde hücre adresleri yeni hücrenin konumuna göre değişir; yani bir anlamda değerler değil formül kopyalanır. Yapılacak iş, formülü değil hücre adresini kopyalamaktır. Örneğin mart ayı toplamı, Sayfa1'in D5 hücresinde ise bunu başka bir sayfadaki başka bir hücreye kopyalarken =Sayfa1!D5 formülünü kullanmanız gerekir. Bunun pratik yolu ise, kaynak alınacak hücrelere bir ad vermektir. Örneğin, orijinal mart ayı toplamının bulunduğu hücreyi seçip Ekle*Ad*Tanımla (Insert*Name*Define) komutunu çalıştırırsanız, karşınıza Ad Tanımla (Define Name) diyalog kutusu çıkar. Çalışma kitabındaki adlar (Names in workbook) kısmına bir ad girin (örneğin mart_toplam). Burada sözcükler arasında boşluk bırakmamaya dikkat edin. Tamam düğmesine tıkladığınızda o hücrenin bir ismi olur. Artık o çalışma kitabının herhangi bir sayfasında herhangi bir hücreye =mart_toplam yazdığınızda, orijinal hücredeki mart ayı toplamı görünecek. 63. Excel'de formüller kullandığımızda, hücrelerde bazen hata mesajları çıkıyor. B unların anlamı nedir? O halde size hata mesajlarının anlamını açıklayalım. #SAYI/0! (#DIV /0!) Formülünüz bir sayıyı sıfıra bölmeye veya bölme işlemi için boş bir hücreye göndermeye çalışıyor. Bildiğiniz gibi bir sayı sıfıra bölünemez. #AD? (#NAME?) Formül, çalışma tablosunda bulunmayan bir alan adına başvuru yapıyor. Hücrelerinizi adlandırdıysanız, yazım yanlışı yapmış ta olabilirsiniz. #YOK! (#NULL?) Formülde hücre başvurularını bağımsız değişkenlerden ayırmak için virgül veya noktalı virgül kullanmanız gereken yerlerde boşluk kullandığınızı gösterir. #SAYI! (#NUMBER!) Formülünüzde bir sayı ile ilgili bir sorunla karşılaştığınızı gösterir. Bu, Excel formülünde yanlış türde bir bağımsız değişken veya hesaplama sonucu, çalışma sayfasında görüntülenemeyecek kadar büyük v eya küçük bir değer olabilir. #REF! Excel, geçersiz bir hücre başvurusu ile karşılaştığında belirir. Bu, formül içinde başvurulmuş bir hücreyi sildiğinizde veya üzerine başka bir hücre yapıştırdığınızda olabilir. #DEĞER! (#VALUE!) Bir formülde yanlış türde bir bağımsız değişken, yanlış tür bir işlem kullandığınızda veya metin girişi içeren hücrelere başvuru yapan
29
matematik işlemler yapmaya kalkıştığınızda belirir. 64. Word'de büyük harflerle yazdığımız sözcükleri küçük, küçük harflerle yazdıklarımızı büyük yapmayı öğrenmiştik. Excel'de bunun için bir kısayol tuş kombinasyonu yok mu? Bunun için bir klavye kombinasyonu yok ama yaratacağınız iki ufak makro ile bu işi kendiniz halledebilirsiniz. Metni büyük harfli yapmak için şu makroyu kullanın: Sub BuyukHarf() For Each c In Selection.Cells c.Value=Ucase$(c.Value) Next c End Sub Metni küçük harf yapmak içinse şu makroyu kullanın: Sub KucukHarf() For Each c In Selection.Cells c.Value=Lcase$(c.Value) Next c End Sub Bu makroları kullanmak için, içindeki sözcükleri değiştirmek istediğiniz hücreleri seçin ve makroyu çalıştırın. Đsterseniz bu makroları araç çubuğuna düğme olarak da atayabilirsiniz. (Makro yaratmayı bilmiyorsanız, bkz. 95 no'lu püf noktası.) 65. Excel'de Otomatik doldurma özelliği olduğunu duydum. Bu nasıl çalışıyor? Excel, haftanın günlerini, ayları ve rakamları otomatik doldurabilir. Örneğin bir hücreye Ocak yazın; bu hücreyi seçili duruma getirip sağ alt köşesindeki noktayı fare ile çekiştirerek seçili alanı sütunun altına doğru 4-5 hücre genişletin. Diğer hücrelerin (Şubat, Mart, Nisan,…) olarak dolduğunu göreceksiniz. Rakamlarda ise en az iki veri girişi gerekir. Örneğin bir sütunda ilk hücreye 1, ikinci hücreye 2 yazıp aynı işlemi yaparsanız, geri kalan hücreler (3, 4, 5,…) olarak dolar. Bu tür verilerde ilk iki hücreye birer atlamalı doldurma yaparsanız (örneğin 1 ve 3 ya da Ocak, Mart) otomatik doldurma işlemi de birer atlamalı devam eder (1, 3, 5, 7, 9… veya Ocak, Mart, Mayıs,… gibi). Sadece gün, ay ve rakamlarla da sınırlı değilsiniz. Otomatik doldurulacak serileri kendiniz tanımlayabilirsiniz. Bunun için Araçlar*Seçenekler*Özel Listeler (Tools*Options*Custom Lists) bölümüne girip YENĐ LĐSTE seçeneğini işaretleyin ve Liste Girdileri (List entries) kısmına serinizi yazıp Ekle (Add) düğmesine tıklayın. 66. Excel'de seçili bir sütunu nasıl başka bir sütuna taşırım? Excel'de belirli bir hücre alanını seçtiyseniz, bu alanın etafında bir kontur çizgisi oluşur. Fare imlecini bu kontur çizgisinin üzerine getirdiğinizde, imleç ok işareti halini alır. Bu imleçle bir hücre alanını boş bir alana sürükleyip bırakabilirsiniz. Böylece veriler bir alandan başka bir alana taşınmış olur. Ama sürüklediğiniz alan dolu ise, buradaki verilerin silineceği uyarısı ekrana gelir. Bu işlemi yaparken
tuşunu basılı tutarsanız, seçili alan kopyalanır, yani ayni alandan iki tane olur. Burada da sürüklediğiniz alan dolu ise, buradaki verilerin silineceği uyarısı ekrana gelir. Aynı işlemi + tuşlarına basarak gerçekleştirirseniz, taşıma yaptığınız alanda yeni bir sütun oluşur ve komşu hücrelerdeki veriler bozulmadan verileriniz araya girer. 67. Elimizde pound, Fahrenhaeit, galon gibi metrik sistemde kullanılmayan birimler cinsinden değerler var. Bunları Excel'de kolayca metrik sisteme dönüştürebilir miyiz? Evet. Ama önce Araçlar*Đçine Ekle (Tools*Add-Ins) komutu ile çıkan diyalog kutusundan Çözümleme Araç Paketi'ni (Analysis ToolPak) işaretleyip bu
30
modülün yüklenmesini sağlamalısınız. Bu işlem tamamlandıktan sonra ÇEVĐR (CONVERT) fonksiyonunu kullanarak birimleri dönüştürebilirsiniz. Aşağıda sırasıyla libreyi kilograma, Fahrenheit'ı Celcius'a, litreyi galona, watt'ı beygirgücüne dönüştürmek için verdiğimiz 4 örnek fonksiyonlara bakabilirsiniz. Bunlarda rakam yerine hücre adresi yazarsanız o hücredeki rakama göre işlem yapılır. Diğer birimlerin nasıl kullanılacağını Excel Yardım dosyalarında ÇEVĐR (CONVERT) sözcüğünü aratarak bulabilirsiniz. =ÇEVĐR(1; "lbm"; "kg") =ÇEVĐR(78; "F"; "C") =ÇEVĐR(C12; "lt"; "gal") =ÇEVĐR(30; "w"; "h") 68. Bir sayının iptal edildiğini göstermek için Bir Excel hücresinin üzerini bir köşeden bir köşeye çizmemiz gerekiyor. Ama hücrenin boyutunun değiştiğinde çizginin de boyunun buna göre hizalanmasını istiyoruz. Çizim (Drawing) araç çubuğunu açın. Bu araç çubuğu üzerindeki Çizgi (Line) düğmesine tıklayın. Fare imleci bir artı işaretine dönüşecektir. Diyagonal olarak çizeceğiniz hücrenin üzerine gelin, klavyeden tuşuna basın ve basılı tutun; çizginizi çizin. tuşuna basıp bu çizgiyi çizince çizgi bu hücreye yapıştırılır. Artık hücre bir yere taşınırsa ya da boyutu değişirse çizginin boyutları da otomatik olarak buna göre değişecektir. Çizginin renk, kalınlık gibi özelliklerini ayarlamak için çizginin üzerine çift tıklayın ve açılan diyalog kutusundan gerekli ayarları yapın. BUNLARI DA BĐLĐN! 69. Hücreyi Metne Uydurmak. Excel'de yazdığınız bir metnin yazıldığı hücreye tamı tamına uymasını sağlamak için Biçim*Sütun*En Uygun Genişlik (Format*Column*AutoFit) komutunu kullanabilirsiniz. Bu işlemin en pratik yolu ise, metni girdikten sonra fare imlecini hücrenin bulunduğu sütunun başlığına götürüp, sağ hücre sınırı üzerine çift tıklamaktır. Aynı şey satırlar için de geçerlidir. 70. Sayfalar, Sayfalar. Excel durum çubuğu tüm sayfaları aynı anda görüntülemeye yetmez. Tüm sayfaları görmek için durum çubuğunun sağındaki sola sağa kaydırma düğmelerinin üzerine sağ fare tuşu ile tıklayın ve istediğinizi seçin. 71. Otomatik Toplam. Bir sütundaki tüm değerleri toplamını o sütunun altındaki hücreye yazdırmak istiyorsanız, bu hücreye gelip araç çubuğundaki Otomatik Toplam (üzerinde sigma simgesi var) düğmesine tıklayabilirsiniz. Klavyeyi tercih edenler ise ++0 tuşuna basabilir. 72. Enter Tuşunu Kontrol Edin. Excel'de bir hücreye yazdıktan sonra tuşuna basarsanız, etkin hücre seçicisi bir alt hücreye, + tuşuna basarsanız bir üst hücreye geçer. Ama genelde alt alta hücreleri değil yan yana hücreleri dolduruyorsanız bu düzeni değiştirebilirsiniz. Araçlar*Seçenekler*Düzen (Tools*Options*Edit) bölmesine girin, Yön bölmesini Sağ olarak belirleyin. Artık tuşuna bastığınızda bir sağdaki hücre seçilecek. 73. Hızlı Kopyalama. Bir hücrenin içeriğini bir alttaki hücreye kopyalamak istiyorsanız, alt hücreye gidip +<"> tuşlarına basın. 74. Formül Kopyalama. Aynı formülü aynı anda birden fazla hücreye girmek için, hücrelerin tümünü seçin, formülü yazın ve + tuşuna basın.
31
75. Büyük Alanları Seçmek. Büyük bir veri alanını fare ile kaydırarak seçmek yerine bir anda geniş bir seçili alan oluşturabilirsiniz. Bunun için +* tuşlarına basmanız yeterli. Excel sizin için bu büyük alanı seçecektir. 8. GÜN TABLOLARIMIZI DÜZENLEYELĐM Đşlerinin yavaş yavaş yoluna girdiğini gören Elif ve Tamer artık birbirlerine dargın görünmüyorlardı. Eee, bunda benim katkım da yabana atılacak gibi değildi. Doğrusu, buna hayıflanayım mı yoksa, dedektifliğe yeni bir boyut eklediğimden dolayı sevineyim mi bilemiyordum. Bir ağızdan beni soru yağmuruna tuttuklarında, artık bunları düşünecek durumda değildim… 76. Excel'de her sütuna girdiğimiz veriler uzadıkça uzuyor. Bazen tablonun tamamını değil, belirli bir değere sahip girdileri görüntülemek istiyoruz. Bunu nasıl yaparız? Bu işlemi Excel'in AutoFilter (Otomatik Süz) özelliğini kullanarak gerçekleştireceksiniz. Önce işlemi uygulayacağınız sütunları seçili hale getirin. Sonra Veri*Süz*Otomatik Süz (Data*Filter*AutoFilter) seçeneğini aktif hale getirin. Bu işlemi yaptığınızda bütün sütunların başlarına birer kutucuk konacaktır. Artık bu kutucuklardan filtreleme kriter seçeneklerinizi belirtebilirsiniz. Kutucuğa sol fare düğmesiyle bir kere tıklayın. Aşağı doğru açılan bir liste kutusu belirecektir. Burada sütundan görmek istediğiniz kriterleri belirleyebilirsiniz. Otomatik Süz seçeneğini kullanarak kriterlerinizi değişik yönlerde yöntemlerle belirleyebilirsiniz. Örneğin aşağı doğru açılan liste kutusunda Özel (Custom) seçeneğini tercih ettiğinizde, ekrana Özel Otomatik Süzme (Custom AutoFilter) diyalog kutusu gelecektir. Bu seçenek kutusunu kullanarak seçiminize büyüktür, küçüktür, eşittir, vs.. gibi seçenekleri de ekleyebilirsiniz. Ayrıca bu süzme yöntemi ile kaç girdi bulunduğunu görmek istiyorsanız, durum çubuğuna bakın. Burada belirlediğiniz kritere gö re bulunan girdi sayısı yazıyor olacaktır. 77. Excel'de hazırladığımız tabloyu Word'e nasıl aktarırız? Bunun üç yolu var: Basit Yapıştırma (bkz. Bunları da Bilin!; xx. Tablo Yapıştırma); Gömme; ve Bağlama. Basit yapıştırma hesap tablosunun sadece bir görüntüsünü yapıştırır. Excel'de bu hesap tablosunu açıp yapacağınız değişiklikler, Word'e yapıştırılmış tabloya yansımaz. Gömme (Embedding) işleminde ise, Excel tablosunda yapacağınız değişiklikler Word'e yapıştırılmış tabloya yansımaz, ancak Word'deki tablo üzerine çift tıkladığınızda, tablo ile birlikte Word'ün araç çubuğu ve menüleri Excel'inki gibi olur ve tablo üzerinde gerekli değişiklikler yapılabilir. Gömme işlemi için şu adımları izleyeceksiniz: Excel'deki tabloyu seçip +C tuşlarıyla kopyaladıktan sonra Word'e geçin ve Düzen*Özel Yapıştır (Edit*Paste Special) komutunu çalıştırın. Açılan diyalog kutusunda Yapıştır (Paste) ve Microsoft Excel Çalışma Sayfası Nesne'yi (Microsoft Excel Worksheet Object) seçin. Tamam düğmesine tıklayın. Bağlama (Linking) işlemi ise Excel'deki tabloda sonradan yaptığınız değişikliklerin, Word'e yapıştırdığınız tabloya yansımasını sağlar. Bağlama işlemi için şu adımları izleyeceksiniz: Excel'deki tabloyu seçip +C tuşlarıyla kopyaladıktan sonra Word'e geçin ve Düzen*Özel Yapıştır (Edit*Paste Special) komutunu çalıştırın. Açılan diyalog kutusunda Bağ Yapıştır (Paste Link) ve Biçimlendirilmiş Metin'i (Formatted Text) seçip Tamam düğmesine tıklayın. Word'deki tablo üzerine sağ fare tuşu ile tıklayıp açılan menüden Bağlantıyı Güncelleştir (Update Link) komutuna tıklarsanız, tablonuz Excel'de yapılan
32
değişikliklere göre güncellenir. Bu menüde Excel'de bağlantı kurulmuş dosyayı açmak için de komutlar vardır. 78. Excel'de girdiğimiz verileri bir form halinde düzenlemek, bu forma yeni veriler girmek ve istediğimiz verileri aratmak mümkün mü? Elbette. Örneğin elimizde firma isim ve telefonlarının bulunduğu bir veritabanı olsun. Bu veritabanın tümünü seçip Veri*Form (Data*Form) komutuna tıklayın. Karşınıza aşağıdaki gibi bir form kutusu gelecek. Bu formu dBase tarzı gerçek bir veritabanı formu olarak kullanabilirsiniz. Yeni (New) komutuna tıklayarak ilgili alanlara yeni veriler eklerseniz, bunlar Excel tablonuzda en alt satıra eklenecektir. Bu şekilde büyük bir veritabanı oluşturduysanız, Ölçüt (Criteria) komutuna tıklayarak istediğiniz gibi arama yaptırabilirsiniz. 79. Đşverenimiz satışa sunacağı bir ürün için maliyetlerini ve satış gelirlerini vermiş. Belirli bir kar elde etmek için ne kadar satış yapması gerektiğini öğrenmek istiyor. Bunu Excel'de hesaplatabilir miyiz? Elbette. Bunu için Excel'in Hedef Ara (Goal Seek) özelliğini kullanacaksınız. Bunu bir örnek üzerinde anlatalım: Diyelim ki işvereninizin satış gelirlerini, giderleri ve karı aşağıda verilen tablodaki gibi olsun. Burada kar 450 milyon TL olarak gözüküyor. Đşverenin hedefi ise 500 milyon TL. Araçlar*Hedef Ara (Tools*Goal Seek) komutunu çalıştırın. Hücre Ara (Set cell) kısmında sonuç almak istediğiniz hücrenin adını girin (burada $B$5, B5 hücresini tanımlıyor). Sonuç Hücre (To value) kısmına hedeflediğiniz değeri girin (burada 500 milyon). Daha sonra Değişecek Hücre (By changing cell) kısmına, bu sonucu elde etmek için değiştirmek istediğiniz hücrenin ismini girin (burada $B$1). Tamam düğmesine tıkladığımızda, 500 milyon TL kar elde etmek için, işverenin satışlardan elde ettiği geliri 2.4 milyar TL'ye çıkarması gerektiği bulunur. Elbette Değişecek Hücre kısmına $B$4 yazsaydık, bu karı elde etmek için giderlerin kaç liraya düşürülmesi gerektiği ortaya çıkardı. Hedef Ara özelliği bu küçük örnekte basit görünebilir, ancak karmaşık formüllerin kullanıldığı hücrelerde çok işe yarar. 80. Bazı tablolarımız, sayfayı yatay konuma getirsek bile sayfaya sığmıyor. Ne yapmalıyız? Önce araç çubuğundaki Sayfa Önizleme (Print Preview) düğmesine tıklayarak sayfanın baskıdan önceki görünümüne geçin. Üstteki Kenar Boşluğu (Margins) düğmesine tıklayın. Hücrelerin ve sayfanın sınırları belli olacak; bunları çekiştirerek hem hücrelere sığmayan metinleri düzeltebilir, hem de sayfada yazılabilecek alanın boyutlarını genişletebilirsiniz. Tablonuz bir sayfaya yine sığmıyorsa Ayarla (Setup) düğmesine tıklayın. Karşınıza sayfa yapısını ve diğer sayfa ayarlarını yapabileceğiniz bir diyalog kutusu gelecek. Burada sayfanın yatay dikey ayarlarını yapabileceğiniz gibi, Sığdır (Fit to) seçeneğini işaretleyerek, tablonuzu enine ve boyuna kaç sayfaya sığdırmak istediğinizi belirleyebilirsiniz. Gerekirse Küçültme/Büyütme (Adjust to) alanına yüzde cinsinden değerler girerek tablonuzu büyütüp küçültebilirsiniz. Bu işlemler hücreleri ve yazıtipini uygun boyutlarsa getirecektir. Tabii fazla uzun bir ta blo hazırlamışsanız, bunu tek sayfaya sığdırmak, yazıların okunamayacak kadar küçülmesine yol açacaktır. Fazla zorlamayın ve tablonuzu birden fazla sayfada sunmanın yollarını arayın. Ne de olsa bir kağıdın boyutları sınırlıdır. 81. Bazen sütun başlıklarını birden fazla satıra yaymam gerekiyor. Bir hücrenin içinde birden fazla satır kullanmanın yolu nedir? Sütun başlıklarınızın birinci satırda yer aldığını varsayalım. Satırın başındaki satır numarasına bir kere tıklayın ve tüm satırı seçili duruma getirin. Biçim*Hücreler (Format*Cells) komutunu
33
çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusundan Hizalama (Alignment) bölümüne gidin. Bu bölümde de hücre içerisindeki metnin yatay ve dikey olarak nasıl yerleştirileceği ayarlanabilir. Bunun hemen yanındaki Metni Sar (Wrap Text) seçeneğini aktif hale getirirseniz, hücre içerisinde istediğiniz kadar satır kullanabilirsiniz. Excel hücre içerisindeki satırları otomatik olarak bir alta kaydırır. Eğer satırı istediğiniz yerde alta geçirmek istiyorsanız hücre içerisinde satırı yazarken yerine tuşlarını kullanarak satırı bir alta kaydırabilirsiniz. 82. Excel hücrelerine girdiğim metinler, ekranda hücreye sığmış gözükse bile, yazıcıdan eksik çıkıyor. Ne yapabilirim? Excel'de hücre sınırlarını çekiştirerek bir metni hücreye tam sığdırdığınızı düşünebilirsiniz. Ancak emin olmayın; önce Dosya*Baskı Önizleme (File*Print Preview) komutunu çalıştırın. Ta blonuzun kağıt üzerinde nasıl görüneceğini aktaran bir pencere açılacaktır. Böylece hem eksiklerinizi, hem de hücrelere sığmayan metinleri görebilir, gerekli düzeltmeleri yapabilirsiniz. 83. Đki farklı sayfadaki hesap tablolarımı raporumuzun tek sayfasına nasıl bastırabiliriz? Diyelim ki Excel kitabınızın ilk sayfasında (Sayfa1- "Sheet1") aşağıdaki gibi bir tablo var. Sayfa2'de ise çok benzer, ancak B Grubu olarak adlandırılmış birtakım veriler olsun. B Grubu verileri A Grubu verilerinin tam altına taşınmış halde yazıcı çıkışı almak istiyorsunuz. O halde Sayfa2'ye (Sheet2) gidin. Görünüm*Araç Çubuğu*Özelleştir (View*Toolbars*Customize) düğmesine tıklayın. Kategoriler (Categories) listesinde Yardımcı (Utility) seçeneğinin üzerine gelin. Sağ tarafta, üzerinde fotoğraf makinesi simgesi olan düğmeyi araç çubuğuna sürükleyip bırakın. Bu kamera düğmesidir. Diyalog kutularını kapattıktan sonra Sayfa2'de veri girilmiş alanı seçin (Burada A1:D6) ve kamera düğmesine tıklayın. Sayfa1'e geçip bu sayfanın altındaki uygun bir hücreye (örneğimizde A8) tıklayın. Sayfa2'deki verilerin bir görüntüsü Sayfa1'in üzerine yapıştırılacaktır. tuşunu basılı tutarak yapıştırılan görüntüyü uygun bir konuma sürükleyin. Yapıştırdığınız alanın çerçevesini silmek için üzerine sağ fare tuşu ile tıklayıp menüden Nesneyi Biçimle (Format Object) komutunu çalıştırın. Desen (Pattern) bölmesinde Hiçbiri (None) seçeneğini işaretleyip Tamam düğmesine tıklayın. Aşağıdaki gibi bir tablo elde edeceksiniz. Sayfa2'deki değerleri değiştirirseniz, Sayfa1'e yapıştırdığınız alan içindeki değerler de değişecek. 84. Excel 4.0'ın Seçenekler menüsünde yazdırma alanını belirlemeye yarayan Yazdırma Alanını Seç diye bir komut vardı. Bu komutu Excel 95'te bulamıyorum. Bir Excel tablosunda istemediğiniz alanların kağıt üzerine aktarılmaması için basılacak alanı tanımlamanız gerekir. Excel 95'te de bu komut olmasına karşın menülerden kaldırılmış. Gerçi Araçlar*Seçenekler*Genel bölmesinde Excel 4.0 menüleri seçeneğini işaretleyerek eski menülere dönüş yapma şansınız v ar ama, Excel'i her açtığınızda tekrar tekrar bu ayarı yapmamanız için daha kısa bir yol öğreteyim: Araç çubuğu üzerine sağ fare tuşu ile tıklayıp Özeleştir'i (Customize) seçin. Kategoriler (Categories) listesinde Dosya (File) satırının üzerine gelin. Yan tarafta gördüğünüz düğmeler içinde ilk sıranın sonundaki yazıcı simgeli düğmeyi (normal yazıcı simgesine göre daha küçüktür) fare ile sürükleyip araç çubuğu üzerine bırakın. Artık bir alanı seçip bu düğmeye tıkladığınızda yazıcıya sadece bu alanı gönderebilirsiniz. BUNLARI DA BĐLĐN!
34
85. Seçimin Vaziyeti. Bir Excel çalışma sayfasında bir dizi hücreyi seçtikten sonra bu seçim alanındaki bazı bilgileri Excel penceresinin hemen altındaki durum çubuğunda bulunan Otomatik Hesaplama kutusundan alabilirsiniz. Bu kutuda normalde seçtiğiniz hücredeki sayıların toplamı görüntülenir. Ancak bu kutunun üzerine gidip sağ fare düğmesine bastığınızda bir menü açılır. Bu menüden seçimle ilgili ortalama, sayı adedi, en büyük ve en küçük değerleri ve elbette sayıların toplamını ekrana getirebilirsiniz. 86. Başlık Ortalama. Çalışma tablosunun bir satırında belirli hücreler arasına ortalanmış bir başlık yazmak istiyorsanız, ilk hücreye başlığınızı yazın. Sonra o satırda ilk hücre ile birlikte ortalama yapılacak tüm hücreleri seçin ve araç çubuğunda Sütunlar Arasında Ortala (Merge and Center) düğmesine tıklayın. 87. Tablo Yapıştırma. Excel'de hazırladığınız tabloyu bir Word belgesine, Word tablolarına benzer bir şekilde yapıştırmak istiyorsanız, tabloyu Excel'de seçip +C tuşlarına basın. Daha sonra Word belgesine geçip Düzen*ÖzelYapıştır (Edit*Paste Special) komutunu çalıştırın. Türü (As) kısmında Biçimlendirilmiş Metin'i (Formatted Text) seçip Tamam düğmesine tıklayın. 88. Word'den Excel'e Tablo. Word'de hazırladığınız bir tablo varsa bunu Excel'e kes/yapıştır yöntemi ile biçimi bozulmadan aktarabilmeniz için o tablonun Word'ün tablo yaratma fonksiyonları ile değil, aralarına sekme (Tab) verilerek hazırlanmış olması gerekir. Bu sekmeler, Excel'de verinin bir sağdaki hücreye yazılacağını belirtir. 9. GÜN GRAFĐKLER, FONKSĐYONLAR, MAKROLAR Đşte son güne gelmiştik. Excel'in grafik özellikleri, makroları ve fonksiyonları ile ilgili sorularını cevaplayıp birkaç püf noktası verdiğimde raporlarını hazırlamak için hiçbir eksikleri kalmayacaktı. "Grafiklerle ve fonksiyonlarla uğraşmak pek kolay iş değil" dedi Tamer. "O kadar çekinmeyin; sizin için gerekli olanları öğrenmeniz zor değil. Excel 95, grafik sihirbazı ile grafik yaratma işlerini kolaylaştırıyor. Fonksiyonlara, yani işlevlere gelince, temel matematik işlevlerini kullanmakta zorlanmazsınız. Ama Excel'de 430'a yakın işlev var. Bunların hepsini anlatmaya zaman yetmez. Ama mantığını bir kez kaparsanız arkası gelir." "Ya makrolar?" diye sordu Elif. "Makrolar biraz uzman işidir. Art a rda yaptığınız işlemleri tek komuta indirmesi için, Word'deki gibi Makro Kaydet komutu ile temel makrolar yaratabilirsiniz. Ancak, gerçek makrolar yaratmak için Visual Basic For Applications isimli makro yaratma dilini iyi bilmeniz gerekir. Yine de size birkaç örnek vereceğim. Şimdi dersimize geçelim…" 89. Excel'de bir grafiği nasıl çizdiririz? Bunu basit bir örnek üzerinde açıklayalım. Diyelim ki aşağıdaki gibi bir veritabanımız var. Bu veritabanında belirtilen kamyonların her ay taşıdıkları yük miktarı grafik olarak gösterilmek isteniyor. Önce bu tablonun tamamını seçin ve araç çubuğundaki Grafik sihirbazı (Chart Wizard) butonuna tıklayın. Đmleç artı işaretine dönüşecektir. Bu imleç ile hesap tablosunun boş bir alanına bir dikdörtgen çizin. Karşınıza Grafik sihirbazının 1. adımı çıkacak. Tablonun tamamını önceden seçtiğiniz için Aralık (Data range) kısmında değişiklik yapmanız gerekmez; Đleri (Next) düğmesine tıklayın. 2. ve 3. adımlarda grafiğinizin biçimini seçeceksiniz; bu tercih size kalmış. 4. adımda satır veya sütunlardaki verilerin grafik üzerindeki yerleşimi ile ilgili ayarlar var. Örneğimizde bu diyalog kutusunda bir değişiklik yapmak gerekmiyor; ama diyalog kutusunda görünen örnek grafiğe göre bu seçeneklerin ne işe yaradığını kolayca görebilirsiniz. 5. adımda göstergeyi (lejand) ekleme seçeneğinin yanı sıra, grafik başlığını ve eksen başlıklarını yazabileceğiniz alanlar bulunur. Bunları doldurun. Son düğmesine tıkladığınızda grafiğiniz oluşacak. Grafiğin renklerini,
35
çizgi ve kenarlık kalınlıklarını değiştirmek için, Grafiğin üzerine çift tıklayın; daha sonra biçimini değiştirmek istediğiniz öğenin üzerine çift tıklayın. Karşınıza biçimle ilgili her tür değişikliği yapabileceğiniz bir diyalog kutusu gelecek. 90. Excel'de bir zaman serisine göre girdiğimiz verilerle bir çubuk grafik hazırladık. Bu çubuk grafik üzerinde serinin genel gidişini (trendini) gösterebilir miyiz? Bunun için EĞĐLĐM (TREND) işlevini kullanacaksınız. Örneğin elimizde aşağıdaki gibi bir veritabanı olsun. Satış Trendini (eğilimini) hesaplamak için, A3 alanına Satış Trendi yazdıktan sonra B3:G3 alanını seçin. Hemen ardından =EĞĐLĐM(B2:G2) formülünü yazıp ++ tuşlarına aynı anda basın. Böylece satış trendi değerlerini bulmuş oldunuz. Bunu grafiğe dönüştürmek içinse, A1:G3 arasındaki hücreleri seçin, Grafik Sihirbazı (Chart Wizard) düğmesine tıklayıp çalışma sayfası üzerinde bir grafik alanı yaratın. Grafik Sihirbazı'nın 2. adımında tipi olarak karma (çizgi-çubuk) grafik türünü, 3. adımda ilk seçeneği işaretleyin. Böylece aşağıdaki gibi, hem aylık satışları hem de satış trendini gösteren bir grafik elde edeceksiniz. 91. Tablomuza yazdığımız bazı rakamların en yakın tam sayıya yuvarlanmasını istiyoruz. Bunu nasıl yaparız? Bunun için Excel'in YUVARLA (ROUND) fonksiyonundan yararlanabilirsiniz. Ancak, fonksiyonlar verilerin bulunduğu hücrelerde kullanılamazlar; yoksa fonksiyon döngüye girer. Bu yüzden, bir sütuna sayıları girdiyseniz, yanındaki sütuna YUVARLA fonksiyonu ile yuvarlatılmış hallerini yazmalısınız. Sonra gerekirse gerçek rakamların bulunduğu sütunu seçip, sağ fare menüsünden Gizle (Hide) komutu ile bu sütunu gizleyebilirsiniz. Şimdi YUVARLA fonksiyonunun nasıl kullanıldığını anlatalım: =YUVARLA(A5;-1) gibi bir değer A5 sütunundaki rakamı bir basamak yuvarlar. Örneğin rakam 3456 ise 3460 yapar. -1 yerine -2 kullansaydık yuvarlanmış rakam 3500 olacaktı. Burada eksi (-) işareti sizi şaşırtmasın: Burada 1, 2 gibi pozitif bir değer kullansaydık, varsa ondalık kesirden sonrasını yuvarlayacaktı. Örneğin 3456,45 gibi bir rakam için =YUVARLA(A5;1) fonksiyonunu kullanırsanız, yuvarlanmış rakam 3456,5 olur. 92. Bir hücrenin değeri örneğin 100'den fazla ise 100 yazılması, az ise gerçek değerin yazılmasını istiyoruz. Bunu nasıl başarabiliriz? Bunu Excel'in IF fonksiyonunu kullanarak yapacağız. aşağıdaki gibi bir hesap tablonuzun olduğu varsayalım. Burada A ve B sütunlarında yazan değerleri toplayıp D sütununa yazıyoruz. Sizin istediğiniz D sütunundaki değerin 100'den fazla olması durumunda buraya 100 yazılması olduğuna göre D sütununda ufak bir IF formülü kullanmamız gerekiyor. Burada yazmamız gereken formül ise EĞER((C3+B3)>100,100,C3+B3). Đngilizce Excel kullanıyorsanız EĞER yerine IF formülünü kullanabilirsiniz. 93. Hücreye girdiğim tarihin o yılın kaçıncı günü olduğunu hesaplatmak istiyorum. Yani, 1 Ocak için 1. Gün, 31 Kasım için 366. Gün olacak şekilde. Bunu nasıl başarabilirim? Aynı zamanda Jülyen takvimi adı verilen bu işlemi yapmak Excel için son derece kolaydır. Ancak dikkat edilmesi gereken bir nokta var, o da artık yıllar. Neyseki Microsoft'çular Excel'i yaparken bunu ayarlayacak bir şeyler geliştirmişler. A1 hücresinde düzgün olarak yazılmış tarihin olduğunu düşünelim. B1 hücresine =A1-TARĐH(YIL(A1)-1;12;31) formülünü girerseniz, bu formül A1 hücresindeki tarihin yılın kaçıncı gününe karşılık geldiğini gösterecektir. (Đngilizce Excel kullanıyorsanız, TARĐH yerine DATE fonksiyonunu kullanın.) 94. Raporumuzda matrisler kullanacağız. Bu matrislerin çarpımını Excel'de otomatik yaptırabilir miyiz? Excel bu özelliğe sahip. Örneğin çalışma tablonuzun A1:C3 alanında 3x3'lük bir matris ile F1:G3 alanında 3x2'lik birer matris olsun. (Đki matrisin çarpılabilmesi için, ilk matrisin sütun sayısının, ikinci matrisin satır sayısına eşit olması gerektiğini hatırlatalım.)
36
3x3'lük (mxn formatındaki) matris ile 3x2'lik (nxp formatındaki) iki matris çarpılırsa, 3x2'lik (mxp formatında) yeni bir matris oluşur. O halde çalışma tablomuzun boş ve uygun bir yerinde 3x2'lik bir alan seçin ve bu alana =DÇARP(A1:C3; F1:G3) formülünü girip (Đngilizce Excel kullanıyorsanız DÇARP yerine MMULT fonksiyonunu kullanın) ++ tuşlarına basın. Đşte matris çarpımınız karşınızda… 95. Excel'de makro yaratmaya çalışıyoruz ama yazdığımız makro, sayfa (sheet) olarak üzerinde çalıştığımız kitapa ekleniyor. Makroları tüm kitaplarda geçerli kılmanın yolu yok mu? Bu, Excel'i yaratanların bir azizliği. Excel'de makrolar Word'den farklı bir şekilde kaydedilir. Makrolarınızı tüm belgelerde geçerli kılmak için şu yolu izlemelisiniz: Excel'de bir kitap (workbook) açın. Araçlar*Makro Kaydet*Yeni Makro Kaydet (Tools*Record Macro*Record New Macro) komutuna tıklayın. Karşınıza gelen diyalog kutusuna yeni makronuzun adını girin ve Seçenekler (Options) düğmesine tıklayın. Saklama Yeri (Store in) kısmında Kişisel Makro Çalışma Kitabı (Personal Macro Workbook) seçeneğini işaretleyin. Tamam düğmesine tıklayarak açılan Modül sayfasında yeni makronuzu yazın. (Bu şekilde makro yazmak için Visual Basic for Applications dilini bilmeniz veya elinizde makro örneklerinin olması gerekir.) Dosyayı PERSONAL.XLS adıyla EXCEL\XLSTART dizinine kaydedin. Bundan böyle her Excel'i açtığınızda bu dosya karşınıza gelecek, yarattığınız her yeni makro bu dosyaya eklenecek ve üzerine açtığınız tüm dosyalarda tüm makrolarınız geçerli olacak. Tabii, Excel'i her açtığınızda PERSONAL.XLS dosyasının görünmesini istemeyebilirsiniz. Öyleyse bu dosya açıldığında Pencere*Gizle (Windows*Hide) komutunu çalıştırın. Yeni bir makro yaratacağınız zaman bu dosyayı Pencere*Göster (Window*Unhide) komutuyla görünür hale getirmeniz gerektiğini de unutmayın. 96. Excel'de girdiğim verileri sıralamak veya süzmek (filtrelemek) istediğimde bunların doğru sırada olmadığını görüyorum. Nedendir ve nasıl düzeltilir? Bu, büyük olasılıkla, girdilerin başında yanlışlıkla boşluk bırakıyor olmanızdan kaynaklanıyor. Ama tek tek bu boşlukları silmek zorunda değilsiniz. Seçtiğiniz hücrelerde bunu sizin yerinize yapan bir makro var: Sub BoslukSil() For Each c In Selection.Cells c.Value=Application.Trim(c.Value) Next c End Sub 97. Formül (işlev) kullanarak yaptığım hesapların, formül olarak değil, rakamsal değer olarak görünmesini istiyorum. Bir hücrede formül kullanarak yaptığınız hesabı başka bir hücreye kopyalayacaksanız, bu hücreyi seçin ve Ctrl+C tuşları ile kopyalayın. Sonra kopyalama yapacağınız hücreye geçerek Düzen*ÖzelYapıştır (Edit*Paste Special) komutunu çalıştırın. Ekrana gelen diyalog kutusunda Değerleri (Values) seçeneğini işaretleyip Tamam düğmesine tıklayın. Ama bir hücre veya hücre grubundaki formülleri rakamsal değere çevirmek istiyorsanız, şu makroyu da kullanabilirsiniz: Sub Form2Deger() For Each c In Selection.C ells c.Formula=c.Value Next c End Sub BUNLARI DA BĐLĐN! 98. Dikine Başlıklar. Excel tablonuzda dikine başlıklar kullanmak istiyorsanız, başlığın yer aldığı hücreyi seçin, üzerine sağ fare tuşu ile tıklayıp Hücreleri Biçimle (Format Cells) komutunu çalıştırın. Hizalama (Alignment) bölmesine geçip Yönelim (Orientation) kısmından dikine başlık formatını seçip Tamam düğmesine tıklayın. 99. Otomatik Biçim. Excel'de hazırladığınız tablolara şık bir görünüm vermek istiyorsanız, tabloyu seçip Biçim*Otomatik Biçim (Format*AutoFormat) komutunu çalıştırın. Karşınıza gelen diyalog kutusunda pek çok tablo biçimini örnekleri ile birlikte bulacaksınız. 100. Romen Rakamları. Bir sayının Romen rakamları ile görünmesini istiyorsanız, ROMEN() formülünü kullanabilirsiniz. B2 hücresinde 1996 sayısının olduğunu varsayalım. Eğer A2 hücresinde bu sayıyı
37
Romen rakamı ile görmek istiyorsanız, bütün yapacağınız şey A2 hücresine ROMEN(B2) formülünü girmektir. 101. Fırıldak. Hesap tablonuza bir hücrenin değerini artırıp azaltacak düğmeler eklemek için Fırıldak (Spinners) özelliğini kullanabilirsiniz. Bu düğmeyi kullanmak için herhangi bir hücreye herhangi bir değer girin. Forms (Formlar) araç çubuğundan Fırıldak aracının düğmesine basın. Farenizi kullanarak hesap tablosunda istediğiniz yere istediğiniz boyutta bir fırıldak çizin. Fırıldak üzerine sağ fare tuşuyla basın; Nesne Biçimle (Format Object) komutunu çalıştırın. Diyalog kutusunun Hücre Bağlantısı (Cell Link) bölmesinde sayının etkileyeceği adresi girin (örneğin B3 için $b$3). Bu diyalog kutusundan ayrıca hücrenin alabileceği minimum ve maksimum değerleri, artış miktarını ayarlayabilirsiniz. Đşte bu kadar. Artık arttırma/azaltma düğmenizi kullanabilirsiniz. Elbette bu çaylakların Excel bilgilerini geliştirmek için daha bir fırın ekmeğe ihtiyaçları vardı. Ama artık işi bilen birini mi tutarlar, yoksa bu öğrendiklerinin üzerine her gün bir taş daha koyup kendileri mi Excel uzmanı olurlardı, orası kendilerine kalmıştı. Doğrusu bu maceranın bitmesi işime geliyordu. Bana artık hayrı dokunmayacağı anlaşılan o yeşil gözleri değil, birikmiş faturalarımı düşünmek zorundaydım. Elif ve Tamer ofisimden ayrıldıklarında, geride bol sıfırlı bir çek ve daha dün kıyamet habercisi gibi yağan sağanağı hiçe sayarcasına parıldayan bir nisan güneşi bırakmışlardı. Ofisimin kapısını kilitleyip Cihangir'deki evime doğru yol alırken iyi bir tatili hakkettiğimi düşünüyordum. Şöyle Fethiye civarlarında, bol deniz, bol kum ve bol ormanlı bir tatili…
38
Formüller değerleri nasıl hesaplar? Bir formül, bir çalışma sayfasındaki verileri çözümleyen bir eşitliktir. Formüller, çalışma sayfası değerleri üzerinde, toplama, çarpma ve karşılaştırma gibi işlemleri yapar; ayrıca, değerleri birleştirebilir. Formüller, aynı çalışma sayfasındaki başka hücrelere, aynı çalışma kitabının başka sayfalarındaki hücrelere veya başka çalışma kitaplarındaki sayfalarda bulunan hücrelere başvurabilir. Aşağıdaki örnek, B4 hücresinin değeri ile 25’i toplamakta ve sonra sonucu, D5, E5 ve F5 hücrelerinin toplamına bölmektedir.
Formül sözdizimi hakkında Formüller, değerleri, sözdizimi olarak bilinen belirli sırayla hesaplar. Formülün sözdizimi, hesaplamanın sürecini tanımlar. Microsoft Excel’de formüller eşit imiyle (=) başlar, arkasından da formülün hesapladığı gelir. Örneğin, aşağıdaki formül, 5’ten 1’i çıkarmaktadır. Sonra da, formülün sonucu hücrede görüntülenir. =5-1
Hücre başvuruları hakkında Bir formül, bir hücreye başvurabilir. Bir hücrenin, başka bir hücreyle aynı değeri içermesini istiyorsanız, bir eşit imi ve arkasından hücreye başvuruyu girin. Formülü içeren hücreye, bağımlı hücre denir ¾ bu hücrenin değeri, diğer hücredeki değere bağlıdır. Formülün başvurduğu hücre her değiştiğinde, formülü içeren hücre de değişir. Aşağıdaki formül, B15 hücresindeki değeri, 5’le çarpmaktadır. Formül, B15 hücresindeki değer her değiştiğinde, yeniden hesaplanacaktır. =B15*5 Formüller, hücrelere veya hücre aralıklarına veya hücreleri veya aralıkları gösteren adlara veya etiketlere başvurabilir.
Çalışma sayfası işlevleri hakkında Microsoft Excel, işlev olarak bilinen pek çok önceden tanımlanmış veya yerleşik formül içerir. Đşlevler, basit veya karmaşık hesaplamalar yapmak için kullanılabilir. Çalışma sayfalarında en sık kullanılan işlev, hücre aralıklarını toplamada kullanılan TOPLA işlevidir. Değerler içeren az sayıda hücrenin toplam değerini hesaplamak için bir f ormül yaratabilirsiniz; ancak, TOPLA çalışma sayfası işlevi, pek çok hücre aralığını hesaplar.
Formül sözdizimi hakkında Formül sözdizimi, bir formüldeki öğelerin yapısı veya sırasıdır. Microsoft Excel’de, formüller, bir eşit imi (=) ve arkasından hesaplanacak öğeler (işlenenler) ve hesaplama işleçlerini içeren belirli bir sözdizimi izler. Her bir işlenen, değişmeyen bir değer (sabit değer), bir hücre veya aralık başvurusu, bir etiket veya bir çalışma sayfası işlevi olabilir. Varsayılan olarak, Microsoft Excel bir formülü, soldan sağa doğru, eşit imiyle (=) başlayarak hesaplar. Formülün sözdizimini değiştirerek, hesaplamanın nasıl yapıldığını denetleyebilirsiniz. Örneğin, aşağıdaki formül, Microsoft Excel çarpmayı toplamadan önce hesapladığı için, 11 sonucunu verir: Formül, 2’yle 3’ü çarpar (sonuçta 6 ortaya çıkar) ve sonra 5 ekler. =5+2*3 Aksi durumda, sözdizimini değiştirmek için ayraç kullanırsanız, ilk olarak 5’le 2’yi toplayıp, sonra sonucu 3’le çarparak, 21 sonucunu elde edebilirsiniz. =(5+2)*3
Formülü düzenleme 1 Düzenlemek istediğiniz formülü içeren hücreyi tıklatın. Hücre bir bağlantı içeriyorsa, düzenlemek istediğiniz hücrenin yanındaki bir hücreyi tıklatın, sonra düzenlemek istediğiniz formülü içeren hücreyi seçmek için, bir ok tuşunu kullanın. 2 Formül çubuğunda formülde değişiklikleri yapın. Formüldeki bir işlevi düzenlemek istiyorsanız, işlevdeki bağımsız değişkenleri düzenleyin. 3 ENTER tuşuna basın. 39
Formül, bir dizi formülü ise, CTRL+ÜST KARAKTER+ENTER tuşlarına basın.
Dizi formülünü düzenleme 1 Dizi aralığındaki herhangi bir hücreyi tıklatın. 2 Formül çubuğunu tıklatın. Formül çubuğu etkin durumdayken, dizi formülünde bağlayıcı ayraçlar ( { } ) görünmez. 3 Dizi formülünü düzenleyin. 4 CTRL+ÜST KARAKTER+ENTER tuşlarına basın.
Formülün tümünü veya parçasını hesaplanan değerle değiştirme Bir formülün, başvurduğu hücrelerde değişiklik yaptığınız zaman, artık yeniden hesaplamaması için, formülü “dondurabilirsiniz”. Bir formülü, hesaplanan değeriyle değiştirerek, Microsoft Excel formülü kalıcı olarak siler. Bir formülün yalnızca bir parçasını dondurmak istiyorsanız, yalnızca, yeniden hesaplanmasını istemediğiniz parçasını değiştirebilirsiniz.
Formülü veya dizi formülünü silme Uyarı Bir formülü sildiğiniz zaman, Microsoft Excel formülü ve değeri kaldırır. 1 Formülü içeren hücreyi tıklatın. Formül, bir dizi formülüyse, diziyi seçin. 2 DELETE tuşuna basın.
Hücre ve aralık başvuruları hakkında Bir başvuru, bir çalışma sayfasındaki bir hücreyi veya hücre aralığını tanımlar ve Microsoft Excel’e formülde kullanmak istediğiniz değerleri veya verileri nerede araması gerektiğini belirtir. Başvurularla, çalışma sayfasının farklı kısımlarında bulunan verileri bir formülde kullanabilir veya bir hücredeki değeri birden fazla formülde kullanabilirsiniz. Ayrıca, aynı çalışma kitabının başka sayfalarındaki hücrelere, başka çalışma kitaplarına ve başka programlardaki verilere başvurabilirsiniz. Başka çalışma kitaplarındaki hücrelere yapılan başvurulara, dış başvuru denir. Başka programlardaki verilere yapılan başvurulara, uzaktan başvuru denir. Varsayılan olarak, Microsoft Excel , sütunları harflerle (A’dan IV’ye kadar, toplam 256 sütun olarak) ve satırları sayılarla (1’den 65536’ya kadar) etiketleyen A1 başvuru biçemini kullanır. Bir hücreye başvurmak için, sütun harfini, arkasından da satır numarasını girin. Örneğin, D50, D sütunuyla 50. satırının kesiştiği yerdeki hücreye başvurur. Bir hücre aralığına başvurmak için, aralığın sol üst köşesindeki hücrenin başvurusunu girin, iki nokta üst üste imi (:) girin, sonra aralığın sağ alt köşesindeki hücrenin başvurusunu girin. Aşağıdakiler, başvuru örnekleridir. Buna başvurmak için Bunu kullanın A. sütun ve 10. satırdaki hücre A10 A. sütun ve 10. satırdan 20.satıra kadar olan hücreler A10:A20 15. satır ve B. sütundan E. sütuna kadar olan hücreler B15:E15 5. satırdaki tüm hücreler 5:5 5. satırdan 10. satıra kadar olan bütün hücreler 5:10 H. sütundaki bütün hücreler H:H H. sütundan J. sütuna kadar olan tüm hücreler H:J Çalışma sayfasındaki satırların ve sütunların numaralandırıldığı bir başvuru biçemi de kullanabilirsiniz. R1C1 biçemi, makrolardaki satır ve sütun konumlarını hesaplamak için yararlıdır ve göreceli hücre başvurularını göstermek için yararlı olabilir. R1C1 biçeminde, Microsoft Excel, bir hücrenin konumunu, “R”; arkasından bir satır numarası, “C” ve arkasından bir sütun numarasıyla belirtir. Notlar
40
Microsoft Excel’de yapmak istediğinize bağlı olarak, formülün konumuna bağlı hücrelere başvurular olan göreceli hücre başvuruları veya her zaman belli bir konumdaki hücrelere başvuran başvurular olan mutlak başvuruları kullanabilirsiniz. Bir çalışma sayfasında bulunan belli sütunlardaki veya satırlardaki hücrelere başvuru yapmak için, çalışma sayfasındaki sütunların ve satırların etiketlerini kullanabilirsiniz veya hücreleri, hücre aralıklarını, formülleri veya sabit değerleri göstermek için tanımlayıcı adlar yaratabilirsiniz. Aynı hücredeki veya hücre aralığındaki verileri çalışma kitabı içindeki çok sayıda çalışma sayfasında çözümlemek istiyorsanız, bir 3-B başvuru kullanın. 3-B başvuru, hücre veya aralık başvurusunu, ondan önce de bir çalışma sayfası adları aralığını içerir. Microsoft Excel, başvurunun başlangıç ve bitiş adları arasında depolanan herhangi çalışma sayfalarını kullanır.
Göreceli ve mutlak başvuruların arasındaki fark Bir formül yarattığınızda, hücrelere veya aralıklara yapılan başvurular, çoğunlukla formülü içeren hücreye göre konumlarına dayandırılır. Aşağıdaki örnekte, B6 hücresi, =A5 formülünü içermektedir; Microsoft Excel, B6 hücresinin bir hücre üstünde ve bir hücre solundaki değeri bulur. Bu işleme, göreceli başvuru denir. Göreceli başvurular kullanan bir formülü kopyaladığınız zaman, yapıştırılan formüldeki başvurular güncelleştirilir ve formülün konumuna bağlı olarak farklı hücrelere başvurur. Aşağıdaki örnekte, B6 hücresindeki formül, B7 hücresine kopyalanmıştır. B7 hücresindeki formül, B7 hücresinin bir hücre yukarısında ve solundaki hücreye başvuran =A6 olarak değişir. Bir formülü başka bir hücreye kopyaladığınız zaman, başvuruların değişmesini istemiyorsanız, bir mutlak başvuru kullanın. Örneğin, formülünüz A5 hücresini, C1 hücresiyle çarpıyorsa (=A5*C1) ve formülü başka bir hücreye kopyalarsanız, her iki başvuru da değişir. Başvurunun değişmeyen parçalarından önce bir dolar imi ($) yerleştirerek, C1 hücresine bir mutlak başvuru yaratabilirsiniz. C1 hücresine bir mutlak başvuru yaratmak için, örneğin, formüle, aşağıdaki biçimde dolar imleri ekleyin: =A5*$C$1
R1C1 başvuruları hakkında R1C1 biçeminde, Microsoft Excel, bir hücrenin konumunu, “R”, arkasından bir satır numarası, “C” ve arkasından bir sütun numarasıyla gösterir. Örneğin, R1C1 mutlak hücre başvurusu A1 başvuru biçemindeki $A$1 mutlak hücre başvurusuyla eşdeğerdir. Etkin hücre A1’se, göreceli hücre başvurusu R[1]C[1], bir satır aşağıdaki ve bir sütun sağdaki hücreye, yani B2’ye başvuru yapar. Aşağıda, R1C1 biçemindeki başvuruların örnekleri verilmiştir. Başvuru Anlamı R[-2]C Đki satır yukarıda ve aynı sütundaki hücreye göreceli bir başvuru R[2]C[2] Đki satır aşağıda ve iki sütun sağdaki hücreye göreceli bir başvuru R2C2 Đkinci satır ve ikinci sütundaki hücreye göreceli bir başvuru R[-1] Etkin hücrenin yukarısındaki tüm satıra göreceli bir başvuru R Geçerli satıra göreceli bir başvuru
Çok sayıdaki sayfada aynı hücreye veya aralığa 3-B başvuru kullanarak başvurma Çalışma kitabının, birden fazla çalışma sayfası içermesi gerekir. 1 Đşlevi girmek istediğiniz hücreyi tıklatın. 2 Bir = (eşit imi) yazın, işlevin adını girin, sonra bir açma ayracı yazın. 3 Başvurulacak ilk çalışma sayfasının sekmesini tıklatın. 4 ÜST KARAKTER tuşunu basılı tutun ve başvurulacak son çalışma sayfasının sekmesini tıklatın. 5 Başvurulacak hücreyi veya hücre aralığını seçin. 6 Formülü tamamlayın.
41
3-B başvuruları kullanma yönergeleri 3-B başvuruları, başka sayfalardaki hücrelere başvurmak, adlar tanımlamak ve aşağıdaki işlevleri kullanarak formüller yaratmak için kullanabilirsiniz: TOPLA, ORTALAMA, ORTALAMAA, SAY, SAYA, MAK, MAKA, MIN, MINA, ÇARPIM, STDSAPMA, STDSAPMAA, STDSAPMAS, STDSAPMASA, VAR, VARA, VARS ve VARSA. 3-B başvurular, dizi formüllerinde kullanılamaz. 3-B başvurular, kesişim işleci ile (tek bir boşluk) birlikte veya dolaylı kesişme kullanan formüllerde kullanılamaz.
Çalışma sayfalarını taşıdığınızda, kopyaladığınızda, eklediğinizde veya sildiğinizde 3-B başvuruya ne olur? Aşağıdaki örnekler, bir 3-B başvuruda içerilen hücreleri taşıdığınızda, kopyaladığınızda, eklediğinizde ve sildiğinizde neler olduğunu açıklamaktadır. Örnekler, 2’den &’a kadar olan çalışma sayfalarındaki A2’yle A5 arasındaki hücreleri toplamak için, =TOPLA(Sayfa2:Sayfa6!A2:A5) formülünü kullanmaktadır. Çalışma sayfasında, Sayfa2 ile Sayfa6 (bu örnekteki uç noktalar) arasına sayfa eklerseniz veya kopyalarsanız, Microsoft Excel eklenen sayfalardaki A2 ile A5 arasındaki hücrelerdeki bütün değerleri, hesaplamalara ekler. Çalışma sayfasında, Sayfa2 ile Sayfa6 arasında, sayfa silerseniz, Microsoft Excel bu sayfaların değerlerini, hesaplamadan kaldırır. Sayfa2 ile Sayfa6 arasındaki sayfaları, başvurular sayfa aralığının dışındaki bir konuma taşırsanız, Microsoft Excel bu sayfaların değerlerini, hesaplamadan kaldırır. Sayfa2’yi veya Sayfa6’yı aynı çalışma kitabındaki başka bir konuma taşırsanız, Microsoft Excel hesaplamayı, aradaki yeni sayfa aralığını içerecek biçimde ayarlar. Hesaplamadaki herhangi bir sayfayı silerseniz, Microsoft Excel hesaplamayı, aradaki sayfa aralığını içerecek biçimde ayarlar.
Dizi formülleri ve nasıl girilecekleri hakkında Bir dizi formülü çok sayıda hesaplama yapabilir ve sonra tek bir sonuç veya çok sayıda sonuç verebilir. Dizi formülleri, dizi bağımsız değişkenleri olarak bilinen iki veya daha fazla değer kümesi üzerinde işlem yapar. Her bir dizi bağımsız değişkeninin aynı sayıda satırı ve sütunu bulunması gerekir. Dizi formüllerini, temel, tek değerli formüllere yarattığınız biçimde yaratırsınız. Formülü içerecek hücreyi veya hücreleri seçin, f ormülü yaratın ve sonra formülü girmek için, CTRL+ÜST KARAKTER+ENTER tuşlarına basın. Yalnızca tek bir sonuç istiyorsanız, Microsoft Excel’in o sonucu yaratmak için pek çok hesaplama yapması gerekebilir. Örneğin, aşağıdaki formül, yalnızca D5:D15 aralığında bulunan, A sütununun aynı satırındaki hücrenin “Mavi Havacılık Şirketi” metnini içerdiği hücrelerin ortalamasını almaktadır. EĞER işlevi, A5:A15 aralığındaki, “ Mavi Havacılık Şirketi “ metnini içeren hücreleri bulur ve sonra D5:D15 aralığındaki ilişkili hücrenin değerini, ORTALAMA işlevine verir. {=ORTALAMA(EĞER(A5:A15=” Mavi Havacılık Şirketi “,D5:D15))} Bir dizi formülüyle çok sayıda sonuç hesaplamak için, diziyi, dizi bağımsız değişkenleriyle aynı sayıda satırı veya sütunu olan bir hücre aralığına girmeniz gerekir. Aşağıdaki örnekte, beş tarihlik bir seri için (sütun A’da), beş satış rakamı (sütun B’de) verilmiştir ve EĞĐLĐM işlevi, satış rakamları için düz çizgi değerleri belirler. Formülün bütün sonuçlarını görüntülemek için, sütun C’deki beş hücreye (C10:C15) girilir. {=EĞĐLĐM(B10:B15,A10:A15)} Bir dizi formülünü, çalışma sayfasına girilmemiş olan bir değer serisinin tek veya çok sayıda sonucunu hesaplamak için de kullanabilirsiniz. dizi formülleri, sabitleri, dizi formülü olmayan formüllerin kabul ettiği biçimde kabul edebilir; fakat, dizi sabitlerini belli bir biçimde girmeniz gerekir. Örneğin, bir önceki örnekteki aynı beş tarih ve beş değer verilince, gelecekteki iki ek tarih için satışları planlayabilirsiniz. Formüller veya işlevler dizi sabitleri olamayacağı için, aşağıdaki örnek, EĞĐLĐM işlevindeki üçüncü bağımsız değişkenin ek tarihlerini göstermek için seri numaraları kullanmaktadır:
42
{=EĞĐLĐM(B10:B15,A10:A15,{35246;35261})}
Çalışma kitaplarındaki hesaplamalar hakkında Hesaplama, formülleri hesaplama ve sonra sonuçları, formülleri içeren hücrelerde değerler olarak görüntüleme işlemidir. Varsayılan olarak, Microsoft Excel açık olan bütün çalışma kitaplarını otomatik olarak hesaplar. Bununla birlikte, hesaplamanın ne zaman yapılacağını denetleyebilirsiniz. Mümkün olan her defasında, Microsoft Excel yalnızca, değişmiş olan değerler içeren başka hücrelere bağımlı olan hücreleri güncelleştirir. Bu tür bir hesaplama, gereksiz hesaplamalardan kaçınmaya yardımcı olur. Microsoft Excel, ayrıca, çalışma kitapları açıldığı veya kaydedildiği her defasında, bu çalışma kitaplarını kaydeder. Microsoft Excel, hücrelerin temel aldığı veya depoladığı değerleri hesaplar. Ekranda gördüğünüz değer, depolanan değeri nasıl biçimlendirmeyi ve görüntülemeyi seçtiğinize bağlıdır. Örneğin, bir tarihi “22/6/96” olarak görüntüleyen bir hücre, hücredeki tarih için depolanan değer olan bir seri numarası da içerir. Tarihin görüntüsünü, başka bir biçime değiştirebilirsiniz (örneğin, “22-Haz-96”); fakat, bir değerin çalışma sayfasındaki görünümünü değiştirmek, depolanan değeri değiştirmez. Hesaplama devam ettikçe, komutlar seçebilir, sayılar veya formüller girmek gibi işlemler yapabilirsiniz. Microsoft Excel, diğer komutları veya işlemleri yerine getirmek için, hesaplamayı geçici olarak keser ve sonra hesaplamaya devam eder. Çalışma kitabı çok sayıda formül içeriyorsa, çalışma sayfaları veri tabloları içeriyorsa veya çalışma kitapları, çalışma kitabı yeniden hesaplandığı her defasında otomatik olarak yeniden hesaplanan işlevler içeriyorsa, hesaplama işlemi daha fazla zaman alabilir.
Diğer çalışma sayfalarındaki veya çalışma kitaplarındaki değerleri hesaplamak için formüller kullanma hakkında Farklı çalışma sayfalarında ve çalışma kitaplarında depolanan verileri, bağlama veya dış başvurular kullanarak paylaşabilirsiniz. Büyük çalışma sayfası modellerini aynı çalışma kitabında tutmanın kullanışlı olmadığı durumlarda, bağlama özellikle yararlıdır. Bağlama, iki çalışma kitabı arasındaki bağlarla sınırlı değildir; bağlantılı çalışma kitaplarının sıra düzenlerini de kurabilirsiniz. Aşağıdaki örnekte, ORTALAMA çalışma sayfası işlevi, Pazarlama adlı çalışma sayfasındaki B1:B10 aralığındaki ortalama değeri hesaplamaktadır. Dış başvurular, şu işlemler için kullanabilirsiniz: Birden fazla çalışma kitabındaki verileri birleştirme. Birçok kullanıcının veya bölümün çalışma kitaplarını bağlantılandırabilir ve sonra kalıcı verileri bir özet çalışma kitabında tümleyebilirsiniz. Özgün çalışma kitapları, hala, özet çalışma kitabından ayrı olarak değiştirilebilir. Verilerinizin farklı görünümlerini yaratma. Verilerinizin ve formüllerinizin tümünü bir veya daha fazla kaynak çalışma kitabına girebilir ve sonra yalnızca kaynak çalışma kitaplarındaki kalıcı verilere bağlantıları içeren bir rapor çalışma kitabı yaratabilirsiniz. Büyük, karmaşık modelleri yükleme. Karmaşık bir modeli, bağımsız bir çalışma kitapları serisine bölerek, model üzerinde, ilgili bütün sayfalarını açmadan çalışabilirsiniz. Küçük çalışma kitaplarını değiştirmek daha kolaydır, çok fazla bellek gerektirmezler ve daha hızlı açılabilir, kaydedilebilir ve hesaplanabilirler.
TARĐH VE SAAT FONKSĐYONLARI TARĐH Belirli bir tarihin seri numarasını verir TARĐHSAYISI Metin biçimindeki bir tarihi seri numarasına dönüştürür GÜN Seri numarasını, ayın bir gününe dönüştürür GÜN360 Đki tarih arasındaki gün sayısını, 360 günlük yıla dayanarak hesaplar SERĐTARĐH Başlangıç tarihinden itibaren, belirtilen sayıda ay önce ya da sonraki tarihin seri numarasını verir SERĐAY Belirtilen sayıda ay önce ya da sonraki ayın son gününün seri numarasını verir SAAT Bir seri numarasını, saate dönüştürür DAKĐKA Bir seri numarasını dakikaya dönüştürür 43
AY TAMĐŞGÜNÜ ŞĐMDĐ SANĐYE ZAMAN ZAMANSAYISI
Bir seri numarasını aya dönüştürür Đki tarih arasındaki tam çalışma günlerinin sayısını verir Geçerli tarihin ve saatin seri numarasını verir Bir seri numarasını saniyeye dönüştürür Belirli bir zamanın seri numarasını verir Metin biçimindeki zamanı seri numarasına dönüştürür
BUGÜN Bugünün tarihini seri numarasına dönüştürür HAFTANINGÜNÜ Bir seri numarasını, haftanın gününe dönüştürür ĐŞGÜNÜ Belirtilen sayıda çalışma günü öncesinin ya da sonrasının tarihinin seri numarasını verir YIL Bir seri numarasını yıla dönüştürür YILORAN Başlangıç_tarihi ve bitiş_tarihi arasındaki tam günleri gösteren yıl kesirini verir TARĐH Belirli bir tarihin seri sayısını verir. Seri sayıları hakkında daha fazla bilgi için ŞĐMDĐ işlevine bakın. Sözdizimi TARĐH(yıl;ay;gün)
Yıl Windows için Microsoft Excel’de 1900’den 9999’a kadar, Macintosh için Microsoft Excel’de 1904’tem 9999’a kadar bir sayıdır. Ay yılın ayını ifade eden bir sayıdır. Ay 12’den büyükse, ay o ay sayısını belirtilen yıldaki ilk aya ekler. Örneğin, TARĐH(90;14;2) 2 Şubat 1991’i temsil eden seri sayısını verir. Gün ayın gününü ifade eden bir sayıdır. Gün belirtilen aydaki gün sayısından fazlaysa, gün o gün sayısını ayın ilk gününe ekler. Örneğin, TARĐH(91;1;35) 4 Şubat 1991’i temsil eden seri sayısını verir. Uyarılar Windows için Microsoft Excel ve Macintosh için Microsoft Excel varsayılan tarih sistemi olarak farklı tarih sistemleri kullanırlar. Daha fazla bilgi için, ŞĐMDĐ işlevine bakın. TARĐH işlevi, yıl, ay ve günün sabit değil, formül olduğu durumda çok yararlıdır.
Örnekler 1900 Tarih sistemi kullanıldığında (Windows için Microsoft Excel’de varsayılan sistem), TARĐH(91; 1; 1) eşittir 332391; Ocak 1991’e karşılık gelen seri sayısı. 1904 Tarih sistemi kullanıldığında (Macintosh için Microsoft Excel’de varsayılan sistem), TARĐH(91; 1; 1) eşittir 31777; 1 Ocak 1991’e karşılık gelen seri sayısı.
BUGÜN Geçerli tarihin seri sayısını verir. Seri sayısı, Microsoft Excel’in tarih ve zaman hesaplamalarında kullandığı tarih-zaman kodudur. Seri sayıları hakkında daha fazla bilgi için, ŞĐMDĐ işlevine bakın. Sözdizimi BUGÜN( )
GÜN Seri_no’ya karşılık gelen ayın gününü verir. Gün 1 ile 31 arasında bir tamsayı olarak verilir. Sözdizimi GÜN(seri_no)
Seri_no Microsoft Excel’in tarih ve zaman hesaplamaları için kullandığı tarih-zaman kodudur. Seri_no ‘yu bir sayı yerine “15-4-93” ya da “15-Nis-1993” gibi metin olarak da verebilirsiniz. Metin kendiliğinden bir seri sayısına dönüştürülür. Seri_no hakkında daha fazla bilgi için, ŞĐMDĐ işlevine bakın. 44
Uyarılar Windows için Microsoft Excel ve Macintosh için Microsoft Excel varsayılan tarih sistemi olarak farklı tarih sistemleri kullanırlar. Daha fazla bilgi için, ŞĐMDĐ işlevine bakın. Örnekler GÜN(“4-Oca”) eşittir 4 GÜN(“15-Nis-1993”) eşittir 15 GÜN(“11/8/93”) eşittir 11
ŞĐMDĐ Geçerli tarih ve zamanın seri sayısını verir. Sözdizimi ŞĐMDĐ( ) Uyarılar Windows için Microsoft Excel 97 ve Macintosh için Microsoft Excel 97 farklı varsayılan tarih sistemleri kullanırlar. Windows için Microsoft Excel, seri sayıları aralığının 1 Ocak 1900’den 31 Aralık 9999’a kadar olan tarihlere karşılık geldiği 1900 tarih sistemini kullanır. Macintosh için Microsoft Excel ise, seri sayıları aralığının 1 Ocak 1904’den 31 Aralık 9999’a kadar olan tarihlere karşılık geldiği 1904 tarih sistemini kullanır. Ondalık virgülün sağındaki sayılar zamanı belirtir; solundaki sayılar tarihi belirtir. Örneğin, 1900 tarih sisteminde 367,5 seri sayısı 12., 1 Ocak 1901 tarih-zaman bileşimini ifade eder. Araçlar menüsünden Seçenekler’i tıklattığınızda görünen Seçenekler iletişim kutusunun Hesaplama sekmesinde 1904 tarih sistemi onay kutusunu seçerek ya da temizleyerek tarih sistemini değiştirebilirsiniz. Başka bir platformdan bir belge açtığınızda tarih sistemi otomatik olarak değişir. Örneğin, Microsoft Excel’de çalışıyorsanız ve Macintosh için Microsoft Excel’de yaratılmış bir belgeyi açarsanız, 1904 tarih sistemi onay kutusu kendiliğinden seçilir. Ancak işlem tablosu hesaplanırken ya da işlevi içeren makro çalışırken ŞĐMDĐ işlevi değişir. Sürekli olarak güncelleştirilmez. Örnekler 1900 tarih sistemini kullanıyorsanız ve b ilgisayarınızın yerleşik saati 12:30:00., 1-Oca-1987’ye ayarlanmışsa: ŞĐMDĐ() eşittir 31778,52083
On dakika sonra: ŞĐMDĐ() eşittir 31778,52778
TARĐHSAYISI Tarih_metni ile ifade edilen tarihin seri sayısını verir. Metinle ifade edilen bir tarihi seri sayısına çevirmek için TARĐHSAYISI işlevini kullanın. Sözdizimi TARĐHSAYISI(tarih_metni)
Tarih_metni bir tarihi bir Microsoft Excel tarih biçiminde veren metindir. Windows için Microsoft Excel’de varsayılan tarih sistemi kullanıldığında, tarih_metni 1 Ocak 1900’den 31 Aralık 9999’a kadar olan bir tarihi ifade etmelidir. Macintosh için Microsoft Excel’de varsayılan tarih sistemi kullanıldığında, tarih_metni 1 Ocak 1904’ten 31 Aralık 9999’a kadar olan bir tarihi ifade etmelidir. Tarih_metni bu aralığın dışındaysa TARĐHSAYISI işlevi #DEĞER! hata değerini verir. Tarih_metni’nin yıl bölümü belirtilmezse, TARĐHSAYISI bilgisayarınızın yerleşik saatinden geçerli yılı kullanır. Tarih_metni’ndeki zman bilgisi gözardı edilir. Uyarılar Windows için Microsoft Excel ve Macintosh için Microsoft Excel varsayılan tarih sistemi olarak farklı tarih sistemleri kullanırlar. Daha fazla bilgi için, ŞĐMDĐ işlevine bakın. Đşlevlerin çoğu tarih değerlerini kendiliğinden seri sayılarına dönüştürür.
Örnekler Aşağıdaki örnek 1900 Tarih Sistemi’ni kullanıyor: TARĐHSAYISI(“22.8.55”) eşittir 20323 TARĐHSAYISI(“22-AĞU-55”) eşittir 20323 Bilgasayarınızın yerleşik saatinin 1993’e ayarlı olduğunu ve 1900 Tarih Sistemi’ni kullandığınızı varsayalım: TARĐHSAYISI(“5-TEM”) eşittir 34155
45
ZAMANSAYISI Zaman_metni’nin temsil ettiği zamanın seri sayısını verir. Seri sayısı, 0:00:00 ile 23:59:59 arasındaki zamanı temsil eden 0 ile 0,99999999 arasındaki ondalık bir kesirdir. Metin olarak ifade edilen bir zamanı bir seri sayısına çevirmek için ZAMANSAYISI işlevini kullanın. Sözdizimi ZAMANSAYISI(zaman_metni)
Zaman_metni Microsoft Excel’in yerleşik zaman biçimlerinden birinde bir zaman veren bir metin dizisidir. Zaman_metni içindeki tarih bilgisi dikkate alınmaz. Uyarılar Windows için Microsoft Excel ve Macintosh için Microsoft Excel varsayılan tarih sistemi olarak farklı tarih sistemleri kullanırlar. Tarih sistemleri ve seri sayıları hakkında daha fazla bilgi için, ŞĐMDĐ işlevine bakın. Örnekler ZAMANSAYISI(“2:24 AM”) eşittir 0.1 ZAMANSAYISI(“22-Ağu-55 6:35 AM”) eşittir 0,274305556
DAKĐKA Seri_no’ya karşılık gelen dakikayı verir. Dakika, 0 ile 59 arasında bir tamsayı olarak verilir. Sözdizimi DAKĐKA(seri_no)
Seri_no Microsoft Excel tarafından tarih ve zaman hesaplamalarında kullanılan tarih-zaman kodudur. Seri_no’yu bir sayı yerine “16:48:00” ya da “4:48:00” gibi metin olarak verebilirsiniz. Metin kendiliğinden seri sayısına dönüşür. Seri sayıları hakkında daha fazla bilgi için, ŞĐMDĐ işlevine bakın. Uyarılar Windows için Microsoft Excel ve Macintosh için Microsoft Excel varsayılan tarih sistemleri olarak farklı sistemler kullanırlar. Daha fazla bilgi için, ŞĐMDĐ işlevine bakın. Örnekler DAKĐKA(“4:48:00”) eşittir 48 DAKĐKA(0,01) eşittir 14 DAKĐKA(4,02) eşittir 28
YIL Seri_no’ya karşılık gelen yılı verir. Yıl, 1900-9999 aralığında bir tamsayı olarak verilir. Sözdizimi YIL(seri_no)
Seri_no Microsoft Excel tarafından tarih ve zaman hesaplamalarında kullanılan tarih-zaman kodudur. Seri_no’yu bir sayı yerine “15-Nis-1993” ya da “15-4-93”, gibi bir metin olarak verebilirsiniz. Metin otomatik olarak bir seri sayısına dönüştürülür. Seri_no hakkında daha fazla bilgi için, ŞĐMDĐ işlevine bakın. Uyarılar Windows için Microsoft Excel ve Macintosh için Microsoft Excel varsayılan tarih sistemi olarak farklı tarih sistemleri kullanırlar. Daha fazla bilgi için, ŞĐMDĐ işlevine bakın. Örnekler YIL(“5/7/90”) eşittir 1990 1900 tarih sistemini (Windows için Microsoft Excel’de varsayılan sistem) kullanıyorsanız: YIL(0,007) eşittir 1900 YIL(29747,007) eşittir 1981 1904 tarih sistemini (Macintosh için Microsoft Excel’de varsayılan sistem) kullanıyorsanız: YIL(0,007) eşittir 1904 YIL(29747,007) eşittir 1985
46
HAFTANINGÜNÜ Seri_no’ya karşılık gelen haftanın gününü verir. Gün, 1’den (Pazar) 7’ye (Cumartesi) kadar bir tamsayı olarak verilir. Sözdizimi HAFTANINGÜNÜ(seri_no; döndür_tür)
Seri_no Microsoft Excel tarafından tarih ve zaman hesaplamalarında kullanılan tarih-zaman kodudur. Seri_no’yu bir sayı yerine “15-Nis-1993” ya da “15-4-93”, gibi bir metin olarak verebilirsiniz. Metin otomatik olarak bir seri sayısına dönüştürülür. Seri_no hakkında daha fazla bilgi için, ŞĐMDĐ işlevine bakın. Döndür_tür sonuç değerinin tipini belirleyen bir türdür. Döndür_tür Verilen Sayı 1 ya da belirtilmemiş 1’den (Pazar) 7’ye (Cumartesi) kadar sayılar. Microsoft Excel’in önceki sürümlerinde olduğu gibi. 2 1’den (Pazartesi) 7’ye (Pazar) kadar sayılar. 3 0’den (Pazartesi) 7’ye (Pazar) kadar sayılar. Uyarılar Windows için Microsoft Excel ve Macintosh için Microsoft Excel varsayılan tarih sistemi olarak farklı tarih sistemleri kullanırlar. Daha fazla bilgi için, ŞĐMDĐ işlevine bakın. 1900 tarih sistemini kullanırken bir değeri belirli bir sayı biçimine dönüştürmek için METNEÇEVĐR işlevini de kullanabilirsiniz:
METNEÇEVĐR(“16/4/90”; “gggg”) eşittir Pazartesi Örnekler HAFTANINGÜNÜ(“14/2/90”) eşittir 4 (Çarşamba) 1900 tarih sistemini kullanıyorsanız (Windows için Microsoft Excel’de varsayılan sistem): HAFTANINGÜNÜ(29747,007) eşittir 4 (Çarşamba) 1904 tarih sistemini kullanıyorsanız (Macintosh için Microsoft Excel’de varsayılan sistem): HAFTANINGÜNÜ(29747,007) eşittir 3 (Salı)
SAAT Seri_no’ya denk düşen saati verir. Saat, 00:00 ile 23:00 arasındaki bir tamsayıdır. Sözdizimi SAAT(seri_no)
Seri_no Microsoft Excel tarafından tarih ve zaman hesaplamalarında kullanılan tarih-zaman kodudur. Seri_no’yu bir sayı yerine “16:48:00” gibi metin olarak verebilirsiniz. Metin kendiliğinden seri sayısına dönüşür. Seri sayıları hakkında daha fazla bilgi için, ŞĐMDĐ işlevine bakın. Not Windows için Microsoft Excel ve Macintosh için Microsoft Excel varsayılan tarih sistemleri olarak farklı sistemler kullanırlar. Daha fazla bilgi için, ŞĐMDĐ işlevine bakın. Örnekler SAAT(0,7) eşittir 16 SAAT(29747,7) eşittir 16 SAAT(“3:30:30 PM”) eşittir 15
AY Ayrıca bkz.Seri_no’ya karşılık gelen ayı verir. Ay, 1 (Ocak) ile 12 (Aralık) arasındaki bir tamsayıdır Sözdizimi AY(seri_no) Seri_no Microsoft Excel tarafından tarih ve zaman hesaplamalarında kullanılan tarih-zaman kodudur. Seri_no’yu bir sayı yerine “15-4-1993” ya da “15-Nis-1993” gibi metin olarak verebilirsiniz. Metin kendiliğinden seri sayısına dönüşür. Seri sayıları hakkında daha fazla bilgi için, ŞĐMDĐ işlevine bakın. Uyarılar 47
Windows için Microsoft Excel ve Macintosh için Microsoft Excel varsayılan tarih sistemleri olarak farklı sistemler kullanırlar. Daha fazla bilgi için, ŞĐMDĐ işlevine bakın. Örnekler AY(“6-May”) eşittir 5 AY(366) eşittir 12 AY(367) eşittir 1
SERĐTARĐH Belirtilen tarihten (başlangıç_tarihi) belirtilen sayıda ay önceki ya da sonraki tarihi temsil eden seri sayıyı verir. Ayın ihraç tarihiyle aynı gününe denk düşen ödeme tarihlerini ya da vade tarihlerini hesaplamak için SERĐTARĐH işlevini kullanın. Bu işlev kullanılabilir değilse, Çözümleme Araç Paketi’ni yüklemek için Kur programını çalıştırın. Çözümleme Araç Paketi’ni yükledikten sonra, Araçlar menüsündeki Eklentiler komutu ile onu seçmeniz ve etkinleştirmeniz gerekir. Sözdizimi SERĐTARĐH(başlangıç_tarihi; aylar)
Başlangıç_tarihi başlangıç tarihini ifade eden bir tarihtir. Aylar başlangıç_tarihi’nden önceki ya da sonraki ayların sayısıdır. Aylar için pozitif bir değer gelecekteki bir tarihi, negatif bir değer geçmiş bir tarihi verir. Uyarılar Bağımsız değişkenlerden biri sayısal değilse, SERĐTARĐH işlevi #DEĞER! hata değerini verir. Başlangıç_tarihi geçerli bir tarih değilse, SERĐTARĐH işlevi #SAYI! hata değerini verir. Aylar tamsayı değilse, kesirli kısmı atılır.
Örnekler SERĐTARĐH(TARĐHSAYISI(“15/01/91”);1) eşittir 33284 ya da 15/02/91 SERĐTARĐH(TARĐHSAYISI(“31/03/91”);-1) eşittir 33297 ya da 28/02/91
TAMĐŞGÜNÜ Ayrıca bkz.Başlangıç_tarihi ile son_tarih arasındaki tam çalışma günlerinin sayısını verir. Çalışma günlerine hafta sonları ve tatil olarak belirlenmiş tarihler dahil edilmez. Belli bir dönem boyunca çalışılan gün sayısı temelinde gerçekleşen işçi haklarını hesaplamak için TAMĐŞGÜNÜ işlevini kullanın. Bu işlev kullanılabilir değilse, Çözümleme Araç Paketi’ni yüklemek için Kur programını çalıştırın. Çözümleme Araç Paketi’ni yükledikten sonra, Araçlar menüsündeki Eklentiler komutu ile onu seçmeniz ve etkinleştirmeniz gerekir. Sözdizimi TAMĐŞGÜNÜ(başlangıç_tarihi; son_tarih; tatiller)
Başlangıç_tarihi başlangıç tarihini temsil eden bir seri tarih sayısıdır. Son_tarih son tarihi temsil eden bir seri tarih sayısıdır. Tatiller resmi tatiller ve tarihleri değişen bayramlar gibi, çalışma takviminin dışında bırakılacak isteğe bağlı bir ya da daha fazla seri tarih sayısıdır. Uyarılar Bağımsız değişkenlerden herhangi biri sayısal değilse, TAMĐŞGÜNÜ işlevi #DEĞER! hata değerini verir. Bağımsız değişkenlerden herhangi biri geçerli bir seri tarih sayısı değilse, TAMĐŞGÜNÜ işlevi #SAYI! hata değerini verir.
Örnek TAMĐŞGÜNÜ(TARĐHSAYISI(“01/10/91”); TARĐHSAYISI(“01/12/91”); TARĐHSAYISI(“28/11/91”)) eşittir 43
48
SERĐAY Ayrıca bkz.Başlangıç_tarihi’nden önceki ya da sonraki belirtilmiş ay sayısı olan ayın son günü için seri sayısını verir. Ayın son gününe denk gelen vade tarihlerini ya da ödeme tarihlerini hesaplamak için SERĐAY işlevini kullanın. Bu işlev kullanılabilir değilse, Çözümleme Araç Paketi’ni yüklemek için Kur programını çalıştırın. Çözümleme Araç Paketi’ni yükledikten sonra, Araçlar menüsünden Eklentiler komutunu seçmeniz ve etkinleştirmeniz gerekir. Sözdizimi SERĐAY(başlangıç_tarihi;aylar)
Başlangıç_tarihi başlangıç tarihini temsil eden bir tarihtir. Aylar başlangıç_tarihi’nden önceki ya da sonraki ayların sayısıdır. Aylar için pozitif bir sayı gelecek bir tarihi; negatif bir sayı geçmiş bir tarihi verir. Uyarılar Bağımsız değişkenlerden biri sayısal değilse, SERĐAY işlevi #DEĞER! hata değerini verir. Başlangıç_tarihi geçerli bir tarih değilse, SERĐAY işlevi #SAYI! hata değerini verir. Aylar tamsayı değilse kesirli kısmı atılır. Başlangıç_tarihi artı aylar geçersiz bir tarih veriyorsa, SERĐAY işlevi #SAYI! hata değerini verir.
Örnekler SERĐAY(TARĐHSAYISI(“01/01/93”); 1) eşittir 34028 ya da 28/2/93 SERĐAY(TARĐHSAYISI(“01/01/93”); -1) eşittir 33969 ya da 31/12/92
HAFTASAY Ayrıca bkz.Haftanın, sayısal olarak bir yıl içinde bulunduğu yeri belirten bir sayı verir. Bu işlev kullanılabilir değilse, Çözümleme Araç Paketi’ni yüklemek için Kur programını çalıştırın. Çözümleme Araç Paketi’ni yükledikten sonra, Araçlar menüsündeki Eklentiler komutu ile onu seçmeniz ve etkinleştirmeniz gerekir. Sözdizimi HAFTASAY(tarih; sbayrak)
Tarih bir seri tarih sayısı olarak ifade edilen tarihtir. Sbayrak haftanın hangi gün başladığını belirten 0 ya da 1 değeridir. SBayrak Haftanın Başlangıcı 1 2 3
Hafta Pazar günü başlar. Haftanın günleri 1’den 7’ye sıralanır. Hafta Pazartesi günü başlar. Haftanın günleri 1’den 7’ye sıralanır. Hafta Pazartesi günü başlar. Haftanın günleri 0’dan 6’ya sıralanır.
Örnekler Tarih, 9 Ocak 1994, Pazar ise: HAFTASAY(34343; 0) eşittir 3 HAFTASAY(34343; 1) eşittir 2
ĐŞGÜNÜ Ayrıca bkz.Başlangıç_tarihi’nden belirtilen sayıdaki çalışma günü önceki ya da sonraki tarihi temsil eden bir sayıyı verir. Fatura ödeme tarihlerini, tahmini teslimat zamanlarını ya da çalışma günü sayısını hesaplarken, hafta sonlarını ve tatiller olarak belirlenen tarihleri dışarda bırakmak için ĐŞGÜNÜ işlevini kullanın. Sayıyı tarih şeklinde görmek için, Biçim menüsünden Hücreler’i tıklatın, Kategori kutusundan Tarih’i tıklatın ve sonra Tür kutusunda bir tarih biçimini tıklatın. Bu işlev kullanılabilir değilse, Çözümleme Araç Paketi’ni yüklemek için Kur programını çalıştırın. Çözümleme Araç Paketi’ni yükledikten sonra, Araçlar menüsündeki Eklentiler komutu ile onu seçmeniz ve etkinleştirmeniz gerekir. Sözdizimi ĐŞGÜNÜ(başlangıç_tarihi; günler; tatiller)
49
Başlangıç_tarihi başlangıç tarihini ifade eden bir seri tarih sayısıdır. Günler başlangıç_tarihi’nden önceki ya da sonraki haftasonu ve tatil olmayan günlerin sayısıdır. Günler için pozitif bir sayı gelecekteki bir tarihi, negatif bir sayı ise geçmiş bir tarihi verir. Tatiller resmi tatiller ve tarihi değişen tarihler gibi, çalışma takviminden çıkarılacak bir ya da daha fazla tarihten oluşan isteğe bağlı bir liste. Liste, bir hücre aralığı veya tarihleri temsil eden bir sayı dizisi sabiti olabilir. Uyarılar Bağımsız değişkenlerden herhangi biri sayısal değilse, ĐŞGÜNÜ işlevi #DEĞER! hata değerini verir. Başlangıç_tarihi geçerli bir tarih değilse, ĐŞGÜNÜ işlevi #SAYI! hata değerini verir. Başlangıç_tarihi artı günler geçersiz bir tarih verirse, ĐŞGÜNÜ işlevi #SAYI! hata değerini verir. Günler tamsayı değilse, kesirli kısmı atılır.
Örnekler ĐŞGÜNÜ(TARĐHSAYISI(“03/01/91”); 5) eşittir 33248 ya da 10/01/91 7 Ocak 1991 ve 8 Ocak 1991 tatilse: ĐŞGÜNÜ(TARĐHSAYISI(“03/01/91”); 5; {33245; 33246}) eşittir 33252 ya da 14/01/91
METĐN FONKSĐYONLARI DAMGA Numarası belirtilen karakteri verir. Başka tipte bilgisayarlardaki dosyalardan almış olabileceğiniz sayfa kod numaralarını karakterlere çevirmek için DAMGA işlevini kullanın. Đşletim ortamı Karakter kümesi Macintosh Macintosh karakter kümesi Windows ANSI Sözdizimi DAMGA(sayı) Sayı 1 ile 255 arasında hangi karakteri istediğinizi belirleyen bir sayıdır. Karakter, bilgisayarınız tarafından kullanılan karakter takımından alınır. Örnekler DAMGA(65) eşittir “A” DAMGA(33) eşittir “!”
TEMĐZ Ayrıca bkz.Yazdırılamayan tüm karakterleri metinden çıkarır. Đşletim sisteminizde yazdırılamayan karakterler içeren başka uygulamalardan alınmış metin üzerinde TEMĐZ işlevini kullanın. Örneğin, genellikle veri dosyalarının başında ve sonunda olan ve yazdırılamayan düşük seviyeli bazı bilgisayar kodlarını çıkarmak için TEMĐZ işlevini kullanabilirsiniz. Sözdizimi TEMĐZ(metin) Metin içinden yazdırılamayan karakterleri çıkarmak istediğiniz herhangi bir işlem tablosu bilgisidir. Örnek
DAMGA(7) yazdırılamayan bir karakter verdiği için: TEMĐZ(DAMGA(7)&”metin”&DAMGA(7)) eşittir “metin”
KOD Bir metin dizisindeki ilk karakter için sayısal bir kod verir. Sonuç olarak verilen kod bilgisayarınız tarafından kullanılan karakter kümesine karşılık gelir. Đşletim sistemiKarakter kümesi Macintosh
Macintosh karakter kümesi 50
Windows
ANSI
Sözdizimi KOD(metin) Metin ilk karakterinin kodunu öğrenmek istediğiniz metindir. Örnekler KOD(“A”) eşittir 65 KOD(“Alfabe”) eşittir 65
BĐRLEŞTĐR Birkaç metin öğesini tek bir metin öğesi olarak birleştirir. Sözdizimi BĐRLEŞTĐR (metin1; metin2; ...)
Metin1; metin2;... tek bir metin öğesi olarak birleştirecek 1 ile 30 arasında metin öğesidir. Metin öğeleri, metin dizisi, sayı ya da tek hücre başvurusu olabilir. Uyarılar &” işleci, metin öğelerini birleştirmek için, BĐRLEŞTĐR işlevinin yerine kullanılabilir. Örnekler BĐRLEŞTĐR(“Toplam “; “Değer”) eşittir “Toplam Değer”. Bu aşağıdakinin eşdeğeridir “Toplam”&” “&”Değer” . BĐRLEŞTĐR(“C5,”için debi”,C2,C8,”/km”,”’dır.”) eşittir “Kızılırmak için debi 32/km’dir.”
LĐRA Para birimi biçimini kullanarak, onlukları istenen haneye yuvarlayarak, bir sayıyı metne dönüştürür. Kullanılan biçim: #.##0,00 TL_);(#.##0,00 TL). Sözdizimi LĐRA(sayı,onluklar)
Sayı bir sayı, bir sayı içeren bir hücreye başvuru ya da sayı veren bir formüldür. Onluklar ondalık noktanın sağındaki basamak sayısıdır. Onluklar negatifse, sayı ondalık noktanın soluna yuvarlanır. Onluklar belirtilmezse, 2 olduğu varsayılır. Uyarılar Bir sayı içeren bir hücreyi Biçim menüsünden Hücreler komutuyla biçimlemek ile bir sayıyı doğrudan LĐRA işleviyle biçimlemek arasındaki en önemli fark, LĐRA işlevinin sonucu metne dönüştürmesidir. Hücreler komutuyla biçimlenen bir sayı hala bir sayıdır. Formüllerde LĐRA işleviyle biçimlenmiş sayıları kullanmaya devam edebilirsiniz, çünkü Microsoft Excel metin değerleri olarak girilmiş sayıları hesaplama yaparken sayılara dönüştürür. Örnekler LĐRA(1234,567; 2) eşittir “1234,57 TL” LĐRA(1234,567, -2) eşittir “1200 TL” LĐRA(-1234,567; -2) eşittir “(1200 TL)” LĐRA(-0,123; 4) eşittir “(0,1230 TL)” LĐRA(99,888) eşittir “99,89 TL”
ÖZDEŞ Đki metin dizisini karşılaştırır ve tam olarak aynıysalar DOĞRU’yu, aynı değilseler YANLIŞ’ı verir. ÖZDEŞ büyük-küçük harfe duyarlıdır, ama biçim farklarını gözardı eder. Bir belgeye girilmekte olan metni test etmek için ÖZDEŞ işlevini kullanın. Sözdizimi ÖZDEŞ(metin1;metin2)
Metin1 ilk metin dizisidir. Metin2 ikinci metin dizisidir. Örnekler ÖZDEŞ(“sözcük”; “sözcük”) eşittir DOĞRU ÖZDEŞ(“Sözcük”; “sözcük”) eşittir YANLIŞ ÖZDEŞ(“S özcük”; “sözcük”) eşittir YANLIŞ
51
Kullanıcı tanımlı bir değerin bir aralıktaki bir değere uyduğundan emin olmak için, bir hücreye bir dizi olarak aşağıdaki formülü girin. Tek bir hücreye bir dizi formülü girmek için, CTRL+ÜST KARAKTER+ENTER (Windows için Microsoft Excel’de) tuşlarına basın. TestDeğeri adı kullanıcı tanımlı bir değer içeren bir hücreye başvuruda bulunur; KarşılaştırAralık adı, kontrol edilecek metin değerlerinin listesine başvuruda bulunur. {=OR(ÖZDEŞ(TestDeğeri; KarşılaştırAralık))}
BUL Bir metin dizisini başka bir metin dizisi içinde bulur ve bul_metin’in ilk oluştuğu karakterin sayısını verir. Bir metin dizisi içinde başka bir metin dizisini bulmak için MBUL işlevini de kullanabilirsiniz, ama MBUL’un tersine BUL işlevi büyük-küçük harfe duyarlıdır ve joker karakterlere izin vermez. Sözdizimi BUL(bul_metin; metin; başlangıç_sayısı) Bul_metin bulmak istediğiniz metindir. Bul_metin “” (boş metin) ise, BUL arama dizisindeki ilk karakteri (başlangıç_sayısı ya da 1 numaralı karakter) seçer. Bul_metin joker karakterler içeremez.
Metin bulmak istediğiniz metni içeren metindir. Başlangıç_sayısı aramanın başlatılacağı karakteri belirtir. Metin’deki ilk karakter karakter sayısı 1’dir. Başlangıç_sayısı belirtilmezse, 1 olduğu varsayılır. Uyarılar Bul_metin, metin’de yoksa, BUL işlevi #DEĞER! hata değerini verir. Başlangıç_sayısı sıfırdan büyük değilse, BUL işlevi #DEĞER! hata değerini verir. Başlangıç_sayısı, metin’in uzunluğundan büyükse, BUL işlevi #DEĞER! hata değerini verir. Örnekler BUL(“M”,”Meryem Turkmen”) eşittir 1 BUL(“m”,”Meryem Turkmen”) eşittir 6 BUL(“M”,”Meryem Turkmen”,3) eşittir 8
Bir işlem tablosunda parçalar ve seri sayıları listeniz olduğunu ve her hücreden parça adlarını ayıklayıp seri sayılarını dışarda tutmak istediğinizi varsayalım. # simgesini bulmak için BUL işlevini ve seri sayısını gözardı etmek için PARÇAAL işlevini kullanabilirsiniz. A2:A4 sırasıyla aşağıdaki seri sayılarıyla parçaları içermektedir: “Seramik Đzolatörler #124-TD4587”, “Bakır Teller #12-671-6772”, “Değişken Rezistörler #116010”. PARÇAAL(A2;1;BUL(“ #”;A2;1)-1) eşittir “Seramik Đzolatörler” PARÇAAL(A3;1;BUL(“ #”;A3;1)-1) eşittir “Bakır Teller” PARÇAAL(A4;1;BUL(“ #”;A4;1)-1) eşittir “Değişken Rezistörler”
SAYIDÜZENLE Bir sayıyı belirtilen sayıda ondalığa yuvarlar, bir virgül ve noktalar kullanarak sayıyı onluk biçimde biçimler ve sonucu metin olarak verir. Sözdizimi SAYIDÜZENLE(sayı;onluklar;virgül_yok)
Sayı yuvarlamak ve metne dönüştürmek istediğiniz sayıdır. Onluklar ondalık virgülün sağındaki basamak sayısıdır. Virgül_yok DOĞRU olduğunda SAYIDÜZENLE işlevinin sonuç metnine noktalar dahil etmesini önleyen bir mantıksal değerdir. Virgül_yok YANLIŞ’sa ya da belirtilmemişse, sonuç metni her zamanki gibi noktaları içerir. Microsoft Excel’de sayılar hiçbir zaman 15’den fazla anlamlı basamak içeremezler, ama onluklar 127’ye kadar çıkabilirler. Onluklar negatifse, sayı ondalık virgülün soluna yuvarlanır. Onluklar belirtilmezse 2 olduğu varsayılır.
Uyarılar
52
Bir sayı içeren bir hücreyi Biçim menüsünden Hücreler komutuyla biçimlemekle, sayıyı doğrudan SAYIDÜZENLE işleviyle biçimlemek arasındaki en önemli fark, SAYIDÜZENLE işlevinin sonucu metne dönüştürmesidir. Hücreler komutuyla biçimlenen bir sayı hala bir sayıdır. Örnekler SAYIDÜZENLE(1234,567; 1) eşittir “1234.6” SAYIDÜZENLE(1234,567; -1) eşittir “1230” SAYIDÜZENLE(-1234,567; -1) eşittir “-1230” SAYIDÜZENLE(44,332) eşittir “44,33”
SOLDAN Bir metin dizisindeki ilk (ya da en soldaki) karakteri ya da karakterleri verir. Sözdizimi SOLDAN(metin; sayı_karakterler)
Metin Süzmek istediğiniz karakterleri içeren metin dizisidir. Sayı_karakterler SOLDAN işlevinin vermesini istediğiniz karakter sayısını belirler. Sayı_karakterler sıfırdan büyük ya da sıfıra eşit olmalıdır. Sayı_karakterler metnin uzunluğundan büyükse, SOLDAN işlevi tüm metni verir. Sayı_karakterler belirtilmezse, 1 olduğu varsayılır. Örnekler SOLDAN(“Satış Fiyatı”; 5) eşittir “Satış”
A1 “Đzmir”i içeriyorsa: SOLDAN(A1) eşittir “Đ” Bazı muhasebe programları, negatif sayıları değerin sağında bir eksi (-) işareti ile görüntülerler. Negatif sayıları bu şekilde saklayan bir programla yaratılmış bir dosyadan veri alıyorsanız, Microsoft Excel değerleri metin olarak alabilir. Metinleri değerlere dönüştürmek için, en sağdaki karakter (-) simgesi hariç metnin tüm karakterlerini döndürmeli ve sonucu -1 ile çarpmalısınız. Sayı_karakterler değişkeni için, metin dizesindeki karakter sayısını hesaplamak üzere UZUNLUK çalışma sayfası işlevini kullanın ve sonra 1 çıkarın. Örneğin, A2 hücresindeki değer “156–“ ise, aşağıdaki formül bu değeri -156’ya çevirir. SOLDAN(A2,UZUNLUK(A2)–1)*–1
UZUNLUK Bir metin dizisindeki karakterlerin sayısını verir. Sözdizimi UZUNLUK(metin) Metin uzunluğunu bulmak istediğiniz metindir. Boşluklar da karakter olarak sayılır. Örnekler UZUNLUK(“Phoenix, AZ”) eşittir 11 UZUNLUK(“”) eşittir 0
KÜÇÜKHARF Metindeki tüm büyük harfleri küçük harfe çevirir. Sözdizimi KÜÇÜKHARF(metin) Metin küçük harfe çevirmek istediğiniz metindir. KÜÇÜKHARF işlevi metindeki harf olmayan karakterleri değiştirmez. Örnekler KÜÇÜKHARF(“E. E. Birliği”) eşittir “e. e. birliği” KÜÇÜKHARF(“Apt. 2B”) eşittir “apt. 2b” KÜÇÜKHARF işlevi YAZIM.DÜZENĐ ve BÜYÜKHARF işlevlerine benzer. YAZIM.DÜZENĐ işlevi için verilen örnekleri inceleyin
PARÇAAL Belirlediğiniz konumdan başlayarak, bir metinden belirli sayıda karakteri verir.
53
Sözdizimi PARÇAAL(metin; başlangıç_sayısı; sayı_karakterler)
Metin Süzmek istediğiniz karakterleri içeren metindir. Başlangıç_sayısı metinde Süzmek istediğiniz ilk karakterin konumudur. Metin’deki ilk karakterin başlangıç_sayısı 1’dir ve öyle devam eder. Başlangıç_sayısı, metin uzunluğundan büyükse PARÇAAL işlevi “” (boş metin) verir. Başlangıç_sayısı, metin büyüklüğünden küçükse, ama başlangıç_sayısı artı sayı_karakterler, metin uzunluğunu aşıyorsa, PARÇAAL metin’in metnin sonuna kadar olan karakterleri verir. Başlangıç_sayısı 1’den küçükse, PARÇAAL işlevi #DEĞER! hata değerini verir.
Sayı_karakterler metin’den kaç karakter verileceğini belirler. Sayı_karakterler negatifse, PARÇAAL işlevi #DEĞER! hata değerini verir. Örnekler PARÇAAL(“Ad Yapıştır”; 1; 2) eşittir “Ad” PARÇAAL(“Ad Yapıştır”; 4; 20) eşittir “Yapıştır” PARÇAAL(“1234”; 5; 5) eşittir “” (boş metin) Ayrıca KOD ve BUL işlevleri için verilen örnekleri inceleyin.
YAZIM.DÜZENĐ Metin dizesindeki ilk karakteri ve metinde bir harf dışındaki bir karakteri izleyen diğer harfleri büyük harfe çevirir. Tüm diğer harfleri küçük harfe çevirir. Sözdizimi YAZIM.DÜZENĐ(metin)
Metin tırnak işaretleri içindeki metin, metin veren bir formül ya da yer yer büyük harfle yazılmasını istediğiniz metni içeren bir hücreye başvurudur. Örnekler YAZIM.DÜZENĐ(“bu bir BAŞLIKTIR”) eşittir “Bu Bir Başlıktır” YAZIM.DÜZENĐ(“5-paralık değeri yok”) eşittir “5-Paralık Değeri Yok” YAZIM.DÜZENĐ(“76BüTçe”) eşittir “76Bütçe”
DEĞĐŞTĐR Bir metnin yerine başka bir metin koyar. Sözdizimi DEĞĐŞTĐR(eski_metin; başlangıç_sayısı; sayı_karakterler; yeni_metin)
Eski_metin içinde bazı karakterleri değiştirmek istediğiniz metindir. Başlangıç_sayısı yerine yeni_metin’i koymak istediğiniz eski_metin’de karakterin konumudur Sayı_karakterler yerine yeni_metin’i koymak istediğiniz eski_metin’de karakterlerin sayısıdır Yeni_metin eski_metin’deki karakterlerin yerini alacak metindir Örnekler Aşağıdaki formül, eski_metin’deki altıncı karakterden başlayarak, beş karakterin yerine yeni_metin’i koyar. DEĞĐŞTĐR(“abcdefghijk”; 6; 5; “*”) eşittir “abcde*k” Altıncı karakterden onuncu karaktere kadar olan karakterler “*” ile değiştirilir.
Aşağıdaki formül, 1990’ın son iki basamağını 91 olarak değiştirir: DEĞĐŞTĐR(“1990”; 3; 2; “91”) eşittir “1991” A2 hücresi “123456”yı içeriyorsa: DEĞĐŞTĐR(A2; 1; 3; “@”) eşittir “@456” SAĞDAN işlevi “ABCDEF”yi verirse: DEĞĐŞTĐR(SAĞDAN(A3; 6); 1; 6; “*”) eşittir “*”
YĐNELE Metni belirtilen sayıda yineler. Bir hücreyi bir metni yineleyerek doldurmak için YĐNELE işlevini kullanın. Sözdizimi
54
YĐNELE(metin, sayı_kere)
Metin yinelemek istediğiniz metindir. Sayı_kere metin’in kaç kez yineleceğini belirten pozitif bir sayıdır. Sayı_kere 0 (sıfır) ise, YĐNELE işlevi “” (boş metin) verir. Sayı_kere tamsayı değilse, kesirli kısmı atılır. YĐNELE işlevinin sonucu 255 karakterden uzun olamaz. Đpucu Đşlem tablonuzda basit bir histogram yaratmak için bu işlevi kullanabilirsiniz. Örnekler YĐNELE(“*-“; 3) eşittir “*-*-*-“
A3 hücresi “Satışlar”ı içeriyorsa: YĐNELE($A$3; 2,9) eşittir “SatışlarSatışlar”
SAĞDAN Bir metindeki son (en sağdaki) karakteri ya da karakterleri verir. Sözdizimi SAĞDAN(text; sayı_karakterler)
Metin Süzmek istediğiniz karakterleri içeren metindir. Sayı_karakterler kaç karakter Süzmek istediğinizi belirler. Sayı_karakterler sıfırdan büyük ya da sıfıra eşit olmalıdır. Sayı_karakterler metnin uzunluğundan büyükse, SAĞDAN işlevi metnin tamamını verir. Sayı_karakterler belirtilmezse, 1 olduğu varsayılır. Örnekler SAĞDAN(“Satış Fiyatı”; 6) eşittir “Fiyatı” SAĞDAN(“Stok Sayısı”) eşittir “ı” SAĞDAN işlevi, SOLDAN işlevine benzer. daha fazla örnek için SOLDAN işlevine bakın.
MBUL Belirli bir karakterin ya da metin dizisinin ilk bulunduğu karakterin sayısını verir (soldan sağa doğru). Bir karakteri ya da metin dizisini başka bir metin dizisi içinde yerini bulmak için MBUL işlevini kullanabilir ve PARÇAAL ya da DEĞĐŞTĐR işlevlerini kullanarak metni değiştirebilirsiniz. Sözdizimi MBUL(bul_metin; metin; başlangıç_sayısı)
Bul_metin bulmak istediğiniz metindir. Bul_metin’de joker karakterler, soru işareti (?) ve yıldızı (*) kullanabilirsiniz. Soru işareti tek bir karakteri bulur; yıldız bir dizi karakteri bulur. Gerçek bir soru işaretini ya da yıldızı bulmak istiyorsanız, karakterden önce bir tilde (~) yazın. Bul_metin bulunamazsa, #DEĞER! hata değeri verilir. Metin içinde bul_metin’i aramak istediğiniz metindir. Başlangıç_sayısı soldan saymaya başlayarak, metin’in içinde, aramayı başlatmak istediğiniz karakter sayısıdır. Başlangıç_sayısı belirtilmezse, 1 olduğu varsayılır. Başlangıç_sayısı 0’dan büyük değilse ya da metin’in uzunluğundan büyükse, #DEĞER! hata değeri verilir.
Đpucu Metnin solundan belirlenen sayıda karakteri atlamak için başlangıç_sayısı’nı kullanın. Örneğin, “AYF0093.YoungMensApparel” gibi bir metin dizisiyle çalıştığınızı varsayalım. Metin dizisinin tanımlayıcı kısmında, metnin seri sayısı kısmını araştırmadan, ilk “Y”nin sayısını bulmak için, başlangıç_sayısı’nı 8’e ayarlayın. MBUL işlevi 8. karakterle başlar, sonraki karakterde bul_metin’i bulur ve 9 sayısını verir. MBUL işlevi her zaman, başlangıç_sayısı’ndan değil, metin dizisinin solundan itibaren karakterlerin sayısını verir. Uyarılar MBUL işlevi, metni araştırırken büyük-küçük harf ayrımı yapmaz. MBUL işlevi BUL işlevine benzer, ama BUL işlevi büyük-küçük harfe duyarlıdır. Örnekler MBUL(“r”;”Durum”;3) eşittir 3
B17 hücresi “marj” ve A14 hücresi “Kâr Marjı”nı içeriyorsa:
55
MBUL($B$17;$A$14) eşittir 5 DEĞĐŞTĐR işlevine, yeni metni eklemeye başlayacağınız doğru başlangıç_sayısı’nı vermek için MBUL işlevini DEĞĐŞTĐR işleviyle birlikte kullanın. Yukarıdaki örnekle aynı hücre başvurularını kullanarak: DEĞĐŞTĐR($A$14;MBUL($B$17;$A$14);6;”Tutarı”) “Kâr Tutarı”nı verir. YERĐNEKOY Metinde, yeni_metin’in yerine eski_metin’i koyar. Metin dizisindeki belirli bir metni değiştirmek istediğinizde YERĐNEKOY işlevini, bir metin dizisinde belirli bir yerde geçen metni değiştirmek için DEĞĐŞTĐR işlevini kullanın. Sözdizimi YERĐNEKOY(metin; eski_metin; yeni_metin; yineleme_sayısı) Metin metin ya da karakterlerini değiştirmek istediğiniz metni içeren hücreye başvurudur. Eski_metin değiştirmek istediğiniz metindir. Yeni_metin eski_metin’in yerine koymak istediğiniz metindir . Yineleme_sayısı eski_metin’in, geçtiği hangi yerlerde yeni_metin ile değiştirileceğini belirtir. Yineleme_sayısı belirtilirse, eski_metin yalnız orada değiştirilir. Belirtilmezse, eski_metin, metin’de geçtiği her yerde yeni_metin ile değiştirilir. Örnekler YERĐNEKOY(“Satış Verisi”; “Satış”; “Maliyet”) eşittir “Maliyet Verisi” YERĐNEKOY(“1. Dönem, 1991”; “1”; “2”; 1) eşittir “2. Dönem, 1991” YERĐNEKOY(“1. Dönem, 1991”; “1”; “2”; 3) eşittir “1. Dönem, 1992” Hüciçi adlı hücredeki Ayraç adlı metin sabitini, geçtiği her yerde köşeli ayraçlarla değiştirmek için: YERĐNEKOY(Hüciçi; Ayraç; “] [”) M Değer’in başvuruda bulunduğu metni verir Sözdizimi M(değer)
Değer test etmek istediğiniz değerdir. Değer metin ise ya da metne başvuruda bulunuyorsa, M işlevi değer’i verir. Değer metne başvuruda bulunmuyorsa, M işlevi “” (boş metin) verir. Uyarılar Genellikle bir formülde M işlevini kullanmanız gerekmez, çünkü Microsoft Excel gerekli olduğunda değerleri kendiliğinden dönüştürür. Bu işlev başka iş tablosu uygulamalarıyla uyumluluk açısından dahil edilmiştir. Örnekler B1 “Yağmur” metnini içeriyorsa: M(B1) eşittir “Yağmur” B2 19 sayısını içeriyorsa: M(B2) eşittir “” M(“Doğru”) eşittir “Doğru” M(DOĞRU) eşittir “”
METNEÇEVĐR Bir değeri belirtilen sayı biçiminde metne çevirir. Sözdizimi METNEÇEVĐR(değer, biçim_metni)
Değer sayısal bir değer, bir sayısal değeri değerlendiren bir formül ya da bir sayısal değer içeren bir hücreye yapılan bir başvurudur
56
Biçim_metni Hücreleri Biçimlendir iletişim kutusundaki Sayı sekmesinde Kategori kutusundan metin biçiminde bir sayı biçimidir. Biçim_metni yıldız (*) içeremez ve Genel sayı biçiminde olamaz. Uyarılar Bir hücreyi Biçim menüsündeki Hücreler komutunun Sayı sekmesindeki bir seçenekle komutla biçimlendirmek, yalnız biçimi değiştirir, değeri değiştirmez. METNEÇEVĐR işlevini kullanmak bir değeri biçimlenmiş metne dönüştürür ve sonuç artık hesaplanmış bir sayı değildir. Örnekler METNEÇEVĐR(2,715; “0,00 TL”) eşittir “2,72 TL” METNEÇEVĐR(“15/4/91”, “gg mmmm yyyy”) eşittir “15 Nisan 1991”
KIRP Sözcükler arasındaki tek boşluklar dışında metinden tüm boşlukları kaldırır. Boşlukları düzenli olmayan, başka bir uygulamadan aldığınız metin üzerinde KIRP işlevini kullanın. Sözdizimi KIRP(metin) Metin içinden boşlukların kaldırılmasını istediğiniz metindir.
Örnek KIRP(“ Đlk Dönem Gelirleri “) eşittir “Đlk Dönem Gelirleri” BÜYÜKHARF Metni büyük harfe çevirir. Sözdizimi BÜYÜKHARF(metin) Metin büyük harfe çevrilmesini istediğiniz metindir. Metin bir başvuru ya da metin dizisi olabilir. Örnekler BÜYÜKHARF(“toplam”) eşittir “TOPLAM” E5 hücresi “verim”i içeriyorsa BÜYÜKHARF(E5) eşittir “VERĐM”
SAYIYAÇEVĐR Bir sayıyı temsil eden bir metni sayıya çevirir. Sözdizimi SAYIYAÇEVĐR(metin)
Metin tırnak işaretleri içindeki metin ya da dönüştürmek istediğiniz metni içeren bir hücreye yapılan bir başvurudur. Metin, Microsoft Excel’in tanıdığı sabit sayı, tarih ya da zaman biçimlerinden herhangi birinde olabilir. Metin bu biçimlerden birinde değilse, SAYIYAÇEVĐR işlevi #DEĞER! hata değerini verir. Uyarılar Genellikle bir formülde SAYIYAÇEVĐR işlevini kullanmanız gerekmez, çünkü Microsoft Excel gerekli olduğunda metni otomatik olarak sayılara çevirir. Bu işlev başka iş tablosu programlarıyla uyumluluk açısından dahil edilmiştir. Örnekler SAYIYAÇEVĐR(“$1, 000”) eşittir 1.000 SAYIYAÇEVĐR(“16:48:00”)-SAYIYAÇEVĐR(“12:00:00”) eşittir “16:48:00”-“12:00:00” eşittir 0.2, 4 saat ve 48 dakikaya karşılık gelen seri sayısı.
MATEMATĐKSEL FONKSĐYONLAR M UTLAK Bir sayının mutlak değerini verir. Bir sayının mutlak değeri, işareti olmadan sayıdır. Sözdizimi MUTLAK(sayı) 57
Sayı mutlak değerini istediğiniz gerçek sayıdır. Örnekler MUTLAK(2) eşittir 2 MUTLAK(-2) eşittir 2
A1, -16’yı içeriyorsa: KAREKÖK(MUTLAK(A1)) eşittir 4
TAVANAYUVARLA Sıfırdan uzağa, anlamın en yakın katına yuvarlanmış sayıyı verir. Örneğin, fiyatlarınızda kuruşları kullanmak istemiyorsanız ve ürününüzün fiyatı 4, 42 TL ise, fiyatları en yakın 5 kuruşa yuvarlamak için =TAVANAYUVARLA(4,42;0,05) formülünü kullanın. Sözdizimi TAVANAYUVARLA(sayı;anlam)
Sayı yuvarlamak istediğiniz değerdir. Anlam kendisine yuvarlamak istediğiniz kattır. Uyarılar Bağımsız değişkenlerden herhangi biri sayısal değilse, TAVANAYUVARLA işlevi #DEĞER! hata değerini verir. Sayının işaretinden bağımsız olarak, bir değer sıfırdan uzağa ayarlandığında yukarı yuvarlanır. Sayı, anlamın tam bir katıysa, yuvarlama yapılmaz. Sayı ile anlamın işaretleri farklıysa, TAVANAYUVARLA işlevi #SAYI! hata değerini verir. Örnekler TAVANAYUVARLA(2,5; 1) eşittir 3 TAVANAYUVARLA(-2,5; -2) eşittir -4 TAVANAYUVARLA(-2,5; 2) eşittir #SAYI! TAVANAYUVARLA(1,5; 0,1) eşittir 1,5 TAVANAYUVARLA(0,234; 0,01) eşittir 0,24
COS Verilen açının kosinüsünü verir. Sözdizimi COS(sayı) Sayı Kosinüsünü istediğiniz radyan cinsinden açıdır. Açı derece cinsindense, radyana çevirmek için PĐ()/180 ile çarpın. Örnekler COS(1,047) eşittir 0,500171 COS(60*PĐ()/180) eşittir 0,5; 60 derecenin kosinüsü
EĞERSAY Verilen ölçütlere uyan bir aralık içindeki boş olmayan hücreleri sayar. Sözdizimi EĞERSAY(erim; ölçüt)
Erim içinde boş olmayan hücreleri saymak istediğiniz hücre aralığıdır. Ölçüt hangi hücrelerin sayılacağını tanımlayan sayi, ifade ya da metin biçimindeki ölçüttür. Örneğin, ölçüt 32, “32”, “>32”, “elmalar” olarak ifade edilebilir. Örnekler A3:A6’nın sırasıyla “elmalar”, “portakallar”, “şeftaliler”, “el malar”ı içerdiğini varsayalım.
EĞERSAY(A3:A6;”elmalar”) eşittir 2 B3:B6’nın sırasıyla 32, 54, 75, 86 sayılarını içerdiğini varsayalım. EĞERSAY(B3:B6;”>55”) eşittir 2
58
ÇĐFT En yakın çift tamsayıya yuvarlanmış sayı’yı verir. Bu işlevi ikişer ikişer gelen öğeleri işlemek için kullanabilirsiniz. Örneğin, bir ambalaj sandığı bir ya da iki öğelik sıraları kabul ediyor. En yakın ikiye yuvarlanan öğe sayısı sandığın kapasitesine denk geldiği zaman sandık dolar. Sözdizimi ÇĐFT(sayı) Sayı yuvarlanacak değerdir. Uyarılar Sayı sayısal değilse, ÇĐFT işlevi #DEĞER! hata değerini verir. Sayı’nın işaretinden bağımsız olarak, sıfırdan uzağa ayarlandığında bir değer yuvarlanır. Sayı bir çift tamsayı olduğunda, yuvarlama olmaz. Örnekler ÇĐFT(1,5) eşittir 2 ÇĐFT(3) eşittir 4 ÇĐFT(2) eşittir 2 ÇĐFT(-1) eşittir -2
ÜS Sayı’nın kuvvetine yükseltilmiş e’yi verir. Sabit e, doğal logaritmanın tabanı olans 2,71828182845904’e eşittir. Sözdizimi ÜS(sayı) Sayı e tabanına uygulanmış üstür. Uyarılar Başka tabanların kuvvetlerini hesaplamak için, üs alma işlecini (^) kullanın. ÜS işlevi, sayı’nın doğal logaritması olan LN işlevinin tersidir. Örnekler ÜS(1) eşittir 2,718282 (e’nin yaklaşık değeri) ÜS(2) eşittir e2 ya da 7,389056 ÜS(LN(3)) eşittir 3
ÇARPINIM Bir sayının çarpınımını verir. Bir sayının çarpınımı, 1*2*3*...* sayı’ya eşittir Sözdizimi ÇARPINIM(sayı) Sayı çarpınımını istediğiniz negatif olmayan sayıdır. Sayı tamsayı değilse kesirli kısmı atılır. Örnekler ÇARPINIM(1) eşittir 1 ÇARPINIM(1,9) eşittir ÇARPINIM(1) eşittir 1 ÇARPINIM(0) eşittir 1 ÇARPINIM(-1) eşittir #SAYI! ÇARPINIM(5) eşittir 1*2*3*4*5 eşittir 120
TABANAYUVARLA Sayıyı aşağı, sıfıra doğru, anlamın en yakın katına yuvarlar. Sözdizimi TABANAYUVARLA(sayı; anlam)
Sayı yuvarlamak istediğiniz sayısal değerdir. Anlam kendisine yuvarlamak istediğiniz kattır. Uyarılar Bağımsız değişkenlerden biri sayısal değilse, TABANAYUVARLA işlevi #DEĞER! hata değerini verir. Sayı ve anlam farklı işaretlere sahipse, TABANAYUVARLA işlevi #SAYI! hata değerini verir. Sayı’nın işaretinden bağımsız olarak, sıfırdan uzağa ayarlandığında bir sayı yuvarlanır. Sayı, anlamın tam bir katıysa yuvarlama olmaz. Örnekler TABANAYUVARLA(2,5; 1) eşittir 2
59
TABANAYUVARLA(-2,5; -2) eşittir -2 TABANAYUVARLA(-2,5; 2) eşittir #SAYI! TABANAYUVARLA(1,5; 0,1) eşittir 1,5 TABANAYUVARLA(0,234; 0,01) eşittir 0,23
OBEB Đki ya da daha fazla tamsayının en büyük ortan bölenini verir. En büyük ortak bölen hem sayı1’i hem de sayı2’yi kalansız bölen en büyük tamsayıdır. Bu işlev kullanılabilir değilse, Çözümleme Araç Paketi’ni yüklemek için Kur programını çalıştırın. Çözümleme Araç Paketi’ni yükledikten sonra, Araçlar menüsünden Eklentiler komutunu seçmeniz ve etkinleştirmeniz gerekir. Sözdizimi OBEB(sayı1; sayı2; ...) Sayı1, sayı2;... 1 ile 29 arasında değerlerdir. Herhangi bir değer tamsayı değilse, kesirli kısmı atılır. Uyarılar Bağımsız değişkenlerden biri sayısal değilse, OBEB i şlevi #DEĞER! hata değerini verir. Bağımsız değişkenlerden biri sıfırdan küçükse, OBEB işlevi #SAYI! hata değerini verir. Bir her sayıyı tam olarak böler. Bir sayının bölenleri yalnızca kendisi ve birdir. Örnekler OBEB(5; 2) eşittir 1 OBEB(24; 36) eşittir 12 OBEB(7; 1) eşittir 1 OBEB(5; 0) eşittir 5
TAMSAYI Bir sayıyı aşağıya doğru en yakın tamsayıya yuvarlar. Sözdizimi TAMSAYI(sayı) Sayı aşağı doğru bir tamsayıya yuvarlamak istediğiniz gerçek sayıdır. Örnekler TAMSAYI(8,9) eşittir 8 TAMSAYI(-8,9) eşittir -9
Aşağıdaki formül A1 hücresindeki pozitif bir gerçek sayının ondalık kısmını verir: A1-TAMSAYI(A1)
OKEK Tamsayıların en küçük ortak katını verir. En küçük ortak kat, sayı1, sayı2 vb tüm tamsayı bağımsız değişkenlerin bir katı olan en küçük pozitif tamsayıdır. Farklı paydaları olan kesirleri toplamak için OKEK işlevini kullanın. Bu işlev kullanılabilir değilse, Çözümleme Araç Paketi’ni yüklemek için Kur programını çalıştırın. Çözümleme Araç Paketi’ni yükledikten sonra, Araçlar menüsündeki Eklentiler komutu ile onu seçmeniz ve etkinleştirmeniz gerekir. Sözdizimi OKEK(sayı1; sayı2; ...) Sayı1; sayı2;... En küçük ortak katını istediğiniz 1 ile 29 arasında değerdir. Değer tamsayı değilse, kesirli kısmı atılır. Uyarılar Bağımsız değişkenlerden herhangi biri sayısal değilse, OKEK işlevi #DEĞER! hata değerini verir. Herhangi bir bağımsız değişken birden küçükse, OKEK işlevi #SAYI! hata değerini verir. Örnekler OKEK(5; 2) eşittir 10 OKEK(24; 36) eşittir 72
LN Bir sayının doğal logaritmasını bulur. Doğal logaritmalar e sabitine (2,71828182845904) dayanırlar.
60
Sözdizimi LN(sayı) Sayı doğal logaritmasını bulmak istediğiniz pozitif reel sayıdır. Uyarılar LN işlevi, ÜS işlevinin tersidir. Örnekler LN(86) eşittir 4,454347 LN(2,7182818) eşittir 1 LN(ÜS(3)) eşittir 3 ÜS(LN(4)) eşittir 4
LOG Bir sayının belirlediğiniz tabandaki logaritmasını verir. Sözdizimi LOG(sayı; taban)
Sayı logaritmasını bulmak istediğiniz pozitif reel sayıdır. Taban logaritmanın tabanıdır. Taban belirtilmezse 10 olduğu varsayılır. Örnekler LOG(10) eşittir 1 LOG(8; 2) eşittir 3 LOG(86; 2,7182818) eşittir 4.454347
LOG10 Bir sayının 10 tabanındaki logaritmasını verir. Sözdizimi LOG10(sayı) Sayı 10 tabanındaki logaritmasını bulmak istediğiniz pozitif reel sayıdır. Örnekler LOG10(86) eşittir 1,934498451 LOG10(10) eşittir 1 LOG10(1E5) eşittir 5 LOG10(10^5) eşittir 5
MOD Sayı, bölen’e bölündükten sonra kalanı verir. Sonuç, bölen’le aynı işarete sahiptir. Sözdizimi MOD(sayı; bölen)
Sayı bölme işlemi sonucunda kalanını bulmak istediğiniz sayıdır. Bölen Sayı’yı bölmek istediğiniz sayıdır. Bölen 0 ise, MOD işlevi #SAYI/0! hata değerini verir. Uyarılar MOD işlevi, TAMSAYI işlevinin terimleriyle ifade edilebilir: MOD(n, d) = n - d*TAMSAYI(n/d) Örnekler MOD(3, 2) eşittir 1 MOD(-3, 2) eşittir 1 MOD(3, -2) eşittir -1 MOD(-3, -2) eşittir -1
KYUVARLA Đstenen katsayıya yuvarlanan sayıyı verir. Bu işlev kullanılabilir değilse, Çözümleme Araç Paketi’ni yüklemek için Kur programını çalıştırın. Çözümleme Araç Paketi’ni yükledikten sonra, Araçlar menüsündeki Eklentiler komutu ile onu seçmeniz ve etkinleştirmeniz gerekir. Sözdizimi KYUVARLA(sayı; katsayı)
61
Sayı yuvarlanacak değerdir. Katsayı sayıyı yuvarlamak istediğiniz katsayıdır. Uyarılar KYUVARLA, eğer bölünen sayının kat ile bölümünden kalan, katın değerinin yarısına eşit veya ondan büyükse, sıfır hariç yuvarlama yapar. Örnekler KYUVARLA(10; 3) eşittir 9 KYUVARLA(-10; -3) eşittir -9 KYUVARLA(1,3; 0.2) eşittir 1,4 KYUVARLA(5; -2) eşittir #SAYI!
TEK En yakın tek tamsayıya yuvarlanmış sayıyı verir. Sözdizimi TEK(sayı) Sayı yuvarlanacak sayıdır. Uyarılar Sayı sayısal değilse, TEK, #DEĞER! hata değerini döndürür. Sayının işaretine bakılmaksızın, sıfırdan sonraki rakamlar yukarıya yuvarlanır. Sayı bir tek tamsayı ise, yuvarlama olmaz. Örnekler ODD(1.5) eşittir 3 ODD(3) eşittir 3 ODD(2) eşittir 3 ODD(-1) eşittir -1 ODD(-2) eşittir -3
PĐ Matematik sabiti p sayısını (3,14159265358979) 15 basamağa kadar verir. Sözdizimi PĐ( ) Örnekler PĐ()/2 eşittir 1,57079... SĐN(PĐ()/2) eşittir 1
Bir çemberin yarıçapı Yarıçap adlı bir hücredeyse, aşağıdaki formül çemberin alanını hesaplar: PĐ()*(Yarıçap^2)
ÇARPIM Bağımsız değişken olarak verilen tüm sayıları çarpar ve çarpımı verir. Sözdizimi ÇARPIM(sayı1; sayı2; ...) Sayı1; sayı2;... çarpmak istediğiniz i ile 30 arasında sayıdır.
Uyarılar Sayı, mantıksal değer, mantıksal değer ya da sayıların metinsel ifadeleri olan bağımsız değişkenler belirleyebilirsiniz. Hata değerleri ya da sayılara dönüştürülemeyen metin olan bağımsız değişkenler hatalara yol açarlar. Bir bağımsız değişken bir dizi ya da başvuru ise, dizideki ya da başvurudaki sayılar kullanılır. Dizideki ya da başvurudaki boş hücreler, mantıksal değerler, metin ya da hata değerleri dikkate alınmaz.
Örnekler A2:C2 hücreleri 5, 15 ve 30 sayılarını içeriyorsa: ÇARPIM(A2:C2) eşittir 2250 ÇARPIM(A2:C2; 2) eşittir 4500
BÖLÜM Bir bölmenin tamsayı kısmını verir. Bir bölmenin kalanını atmak istediğinizde bu işlevi kullanın. 62
Bu işlev kullanılabilir değilse, Çözümleme Araç Paketi’ni yüklemek için Kur programını çalıştırın. Çözümleme Araç Paketi’ni yükledikten sonra, Araçlar menüsündeki Eklentiler komutu ile onu seçmeniz ve etkinleştirmeniz gerekir. Sözdizimi BÖLÜM(pay, payda)
Pay bölünendir. Payda bölendir. Uyarılar Bağımsız değişkenlerden biri sayısal değilse, BÖLÜM işlevi #DEĞER! hata değerini verir. Örnekler BÖLÜM(5; 2) eşittir 2 BÖLÜM(4,5; 3,1) eşittir 1 BÖLÜM(-10; 3) eşittir -3
S_SAYI_ÜRET Düzgün dağıtılmış, 0’dan büyük ya da 0’a eşit ve 1’den küçük rasgele bir sayı verir. Đşlem tablosu her hesaplandığında yeni bir rasgele sayı verilir. Sözdizimi S_SAYI_ÜRET( ) Uyarılar A ve b arasında rasgele bir reel sayı vermek için, şu formülü kullanın:
S_SAYI_ÜRET()*(b-a)+a Rasgele bir tamsayı vermek için, RASGELEARADA işlevini kullanın. S_SAYI_ÜRET işlevini, rasgele bir sayı üretmek için kullanmak istiyor, ama hücre her hesaplandığında sayıların değişmesini istemiyorsanız, formülü rasgele bir sayıya çevirmek için formül çubuğuna =S_SAYI_ÜRET() yazıp F9 tuşuna basabilirsiniz. Örnekler 0’dan büyük ya da 0’a eşit ama 100’den küçük rasgele bir sayı üretmek için, aşağıdaki formülü kullanın: S_SAYI_ÜRET()*100
RASGELEARADA Belirlediğiniz sayılar arasından rasgele bir sayı verir. Đşlem tablosu her hesaplandığında yeni bir rasgele sayı verilir. Bu işlev kullanılabilir değilse, Çözümleme Araç Paketi’ni yüklemek için Kur programını çalıştırın. Çözümleme Araç Paketi’ni yükledikten sonra, Araçlar menüsündeki Eklentiler komutu ile onu seçmeniz ve etkinleştirmeniz gerekir. Sözdizimi RASGELEARADA(alt; üst)
Alt RASGELEARADA işlevinin vereceği en küçük tamsayıdır. Üst RASGELEARADA işlevinin vereceği en büyük tamsayıdır.
ROMEN Metin olarak normal sayılarını Romen’e çevirir. Sözdizimi ROMEN(sayı; form)
Sayı dönüştürmek istediğiniz normal sayıdır. Form istediğiniz Romen sayı tipini belirleyen bir sayıdır. Romen sayı biçemi Klasik’ten Basitleştirilmiş’e doğru gider ve form’un değeri arttıkça daha kısa olur. Aşağıdaki ROMEN(499;0) örneğe bakın. Form Tip 0 ya da belirtilmemiş Klasik 63
1 Daha kısa. Aşağıdaki örneğe bakın 2 Daha kısa. Aşağıdaki örneğe bakın 3 Daha kısa. Aşağıdaki örneğe bakın 4 Basitleştirilmiş DOĞRU Klasik YANLIŞ Basitleştirilmiş Uyarılar Sayı negatifse #DEĞER! hata değeri verilir. Sayı 3999’dan büyükse, #vDEĞER! hata değeri verilir. Örnekler ROMEN(499;0) eşittir “CDXCIX” ROMEN(499;1) eşittir “LDVLIV” ROMEN(499;2) eşittir “XDIX” ROMEN(499;3) eşittir “VDIV” ROMEN(499;4) eşittir “ID” ROMEN(1993;0) eşittir “MCMXCIII”
YUVARLA Bir sayıyı belirlenen sayıda basamağa yuvarlar. Sözdizimi YUVARLA(sayı; sayı_rakamlar)
Sayı yuvarlamak istediğiniz sayıdır. Sayı_rakamlar sayıyı yuvarlamak istediğiniz basamak sayısını belirtir. Sayı_rakamlar 0’dan (sıfırdan) büyükse, sayı belirtilen ondalık hane sayısına yuvarlanır. Sayı_rakamlar 0 ise, sayı en yakın tamsayıya yuvarlanır. Sayı_rakamlar 0’dan küçükse, sayı ondalık virgülün soluna yuvarlanır. Örnekler YUVARLA(2,15; 1) eşittir 2,2 YUVARLA(2,149; 1) eşittir 2,1 YUVARLA(-1,475; 2) eşittir -1,48 YUVARLA(21,5; -1) eşittir 20
AŞAĞIYUVARLA Bir sayıyı aşağı, sıfıra doğru yuvarlar. Sözdizimi AŞAĞIYUVARLA(sayı; sayı_rakamlar)
Sayı aşağı doğru yuvarlamak istediğiniz herhangi bir gerçek sayıdır. Sayı_rakamlar sayıyı yuvarlamak istediğiniz basamak sayısıdır. Uyarı AŞAĞIYUVARLA işlevi YUVARLA işlevine benzer ama her zaman aşağı doğru yuvarlar. Sayı_rakamlar 0’dan büyükse, sayı aşağı doğru belirtilen sayıda ondalık haneye yuvarlanır. Sayı_rakamlar 0 ise ya da belirtilmemişse, aşağı doğru en yakın tamsayıya yuvarlanır. Sayı_rakamlar 0’dan küçükse, sayı aşağı doğru ondalık virgülün soluna yuvarlanır. Örnekler AŞAĞIYUVARLA(3,2; 0) eşittir 3 AŞAĞIYUVARLA(76,9;0) eşittir 76 AŞAĞIYUVARLA(3,14159; 3) eşittir 3,141 AŞAĞIYUVARLA(-3,14159; 1) eşittir -3,1 AŞAĞIYUVARLA(31415,92654, -2) eşittir 31400
YUKARIYUVARLA Bir sayıyı yukarı doğru, sıfırdan uzağa yuvarlar. Sözdizimi YUKARIYUVARLA(sayı; sayı_rakamlar)
Sayı yukarı yuvarlamak istediğiniz herhangi bir gerçek sayıdır. Sayı_rakamlar sayıyı yuvarlamak istediğiniz basamak sayısıdır. 64
Uyarılar YUKARIYUVARLA işlevi YUVARLA işlevine benzer, ama her zaman bir sayıyı yukarı yuvarlar. Sayı_rakamlar 0’dan büyükse, sayı yukarı doğru, belirtilen sayıda ondalık haneye yuvarlanır. Sayı_rakamlar 0 ise ya da belirtilmemişse, sayı yukarı doğru en yakın tamsayıya yuvarlanır. Sayı_rakamlar 0’dan küçükse, sayı yukarı doğru, ondalık virgülün soluna yuvarlanır. Örnekler YUKARIYUVARLA(3,2;0) eşittir 4 YUKARIYUVARLA(76,9;0) eşittir 77 YUKARIYUVARLA(3,14159; 3) eşittir 3,142 YUKARIYUVARLA(-3,14159; 1) eşittir -3,2 YUKARIYUVARLA(31415,92654; -2) eşittir 31500
ĐŞARET Bir sayının işaretini belirler. Sayı pozitifse 1’i, sayı 0 ise 0’ı ve sayı negatifse -1’i verir. Sözdizimi ĐŞARET(sayı) Sayı herhangi bir reel sayıdır. Örnekler ĐŞARET(10) eşittir 1 ĐŞARET(4-4) eşittir 0 ĐŞARET(-0,00001) eşittir -1
SĐN Verilen açının sinüsünü verir. Sözdizimi SĐN(sayı) Sayı sinüsünü bulmak istediğiniz radyan cinsinden açıdır. Bağımsız değişkeniniz derece olarak verilmişse, radyana çevirmek için PĐ()/180 ile çarpın. Örnekler SĐN(PĐ()) eşittir 1,22E-16, bu yaklaşık olarak sıfırdır. p’nin sinüsü sıfırdır. SĐN(PĐ()/2) eşittir 1 SĐN(30*PĐ()/180) eşittir 0,5 (30 derecenin sinüsü)
KAREKÖK Pozitif bir karekök verir. Sözdizimi KAREKÖK(sayı) Sayı Karekökünü bulmak istediğiniz sayıdır. Sayı negatifse, KAREKÖK işlevi #SAYI! hata değerini verir. Örnekler KAREKÖK(16) eşittir 4 KAREKÖK(-16) eşittir #SAYI! KAREKÖK(MUTLAK(-16)) eşittir 4
ALTTOPLAM Bir listede ya da veritabanında bir alt toplam verir. Genellikle Veri menüsünden Alt Toplamlar komutunu kullanarak alttoplamları olan bir liste yaratmak daha kolaydır. Alt toplamları olan liste bir kez yaratıldıktan sonra, ALTTOPLAM işlevini düzenleyerek onu değiştirebilirsiniz. Sözdizimi ALTTOPLAM(işlev_sayısı; ref)
Đşlev_sayısı bir listede alttoplamları hesaplamak için hangi işlevin kullanılacağını belirleyen 1 ile 11 arasında bir sayıdır. Işlev_sayısı Đşlev 1 2
ORTALAMA BAĞ_DEĞ_SAY 65
3 BAĞ_DEĞ_DOLU_SAY 4 MAK 5 MĐN 6 ÇARPIM 7 STDSAPMA 8 STDSAPMAS 9 TOPLA 10 VAR 11 VARS Ref1, Ref2, ... alt toplamını almak istediğiniz 1 ile 29 arasında aralık ya da başvurudur. Uyarılar Ref içinde başka alt toplamlar (ya da içi çe girmiş alt toplamlar) varsa, bu içiçe girmiş alt toplamlar, iki kez sayımın önlenmesi için gözardı edilir. ALTTOPLAM işlevi gizli satırları dikkate almaz. Ayıklamış olduğunuz bir listenin sonucunda elde ettiğiniz görünen verinin alt toplamını almak istediğinizde bu önemlidir. Başvurulardan biri 3-B ise, ALTTOPLAM #DEĞER! hatasını verir. Örnek ALTTOPLAM(9;C3:C5) TOPLA işlevini kullanarak C3:C5 hücrelerinin bir alt toplamını elde edecektir
TOPLA Bir hücre aralığındaki tüm sayıları toplar. Sözdizimi TOPLA(sayı1, sayı2, ...) Sayı1, sayı2,... toplamını istediğiniz 1 ile 30 arasında bağımsız değişkendir. Sayılar, mantıksal değerler ve sayının doğrudan bağımsız değişkenler listesine yazdığınız metin ifadeleri dikkate alınır. Aşağıdaki birinci ve ikinci örneklere bakın. Bir bağımsız değişken bir dizi ya da başvuru ise, o dizideki ya da başvurudaki yalnız sayılar dikkate alınır. Dizideki ya da başvurudaki boş hücreler, mantıksal değerler ve hata değerleri dikkate alınmaz. Aşağıdaki üçüncü örneğe bakın. Hata değerleri ya da sayıya çevrilemeyen metin olan bağımsız değişkenler hatalara yol açarlar. Örnekler TOPLA(3; 2) eşittir 5 TOPLA(“3”; 2; DOĞRU) eşittir 6, çünkü metin değerleri sayılara çevrilir ve DOĞRU mantıksal değeri 1 sayısına dönüştürülür.
Önceki örneğin tersine, A1 hücresi “3”ü, B1 hücresi ise DOĞRU’yu içeriyorsa: TOPLA(A1; B1; 2) eşittir 2 çünkü başvurularda sayı olmayan değerlere yapılan başvurular dönüştürülmez. A2:E2 hücreleri 5, 15, 30, 40 ve 50 sayılarını içeriyorsa: TOPLA(A2:C2) eşittir 50 TOPLA(B2:E2; 15) eşittir 150
ETOPLA Verilen bir ölçütle belirlenen hücreleri toplar. Sözdizimi ETOPLA(erim; ölçüt; toplam_erimi)
Erim değerlendirilmesini istediğiniz hücre aralığıdır. Ölçüt hangi hücrelerin toplanacağını belirleyen bir sayı, ifade ya da metin biçimindeki ölçüttür. Örneğin, Ölçüt 32, “32”, “>32”, “elmalar” olarak ifade edilebilir. Toplam_erimi toplanacak gerçek hücrelerdir. Toplam_erimi’ndeki hücreler, ancak aralıkta karşılık gelen hücreler ölçüte uyuyorsa toplanırlar. Toplam_erimi belirtilmezse, aralıktaki hücreler toplanır. Örnek
66
A1:A4’ün dört evin değerini içerdiğini varsayalım: 100000 TL, 200000 TL, 300000 TL, 400000 TL. B1:B4 ise her değere karşılık gelen satış komisyonlarını içermektedir : 7000 TL, 14000 TL, 21000 TL, 28000 TL. ETOPLA(A1:A4;”>160000”;B1:B4) eşittir 63000 TL
TAN Verili açının tanjantını verir. Sözdizimi TAN(sayı) Sayı tanjantını bulmak istediğiniz radyan cinsinden açıdır. Bağımsız değişkenleriniz derece cinsindense, radyana çevirmek için PĐ()/180 ile çarpın. Örnekler TAN(0,785) eşittir 0,99920 TAN(45*PĐ()/180) eşittir 1
NSAT Sayının kesirli kısmını atarak bir sayıyı tamsayıya çevirir. Sözdizimi NSAT(sayı; sayı_rakamlar)
Sayı kesirli kısmını atmak istediğiniz sayıdır. Sayı_rakamlar tamsayıya çevirmenin duyarlığını belirten bir sayıdır. Sayı_rakamlar için varsayılan değer sıfırdır. Uyarılar NSAT ve TAMSAYI işlevleri, ikisi de tamsayılar vermeleri açısından benzerdirler. NSAT işlevi sayının kesirli kısmını atar. TAMSAYI işlevi ise, sayının kesirli kısmının değeri temelinde sayıları aşağıya doğru en yakın tamsayıya yuvarlar. TAMSAYI ve NSAT yalnızca negatif sayılar kullanıldığında farklıdırlar: NSAT(-4,3) -4’ü, TAMSAYI(-4,3) ise -5’i verir çünkü -5 daha küçük olan sayıdır. Örnekler NSAT(8,9) eşittir 8 NSAT(-8,9) eşittir -8 NSAT(PĐ()) eşittir 3 MANTIKSAL FONKSĐYONLAR
VE Tüm bağımsız değişkenleri DOĞRU’ysa DOĞRU’yu verir; Bir ya da daha fazla bağımsız değişkeni YANLIŞ’sa YANLIŞ’ı verir. Sözdizimi VE(mantıksal1;mantıksal2; ...) Mantıksal1;mantıksal2;... DOĞRU ya da YANLIŞ olabilen, test çevirmek istediğiniz 1 ile 30 arası koşuldur. Bağımsız değişkenler, DOĞRU veya YANLIŞ gibi mantıksal değerler oluşturmalı veya mantıksal değerler içeren diziler veya başvurular olmalıdır. Bir dizi ya da başvuru bağımsız değişkeni metin ya da b oş hücreler içeriyorsa, bu değerler gözardı edilir. Belirlenen aralık hiçbir mantıksal değer içermiyorsa, VE işlevi #DEĞER! hata değerini verir. Örnekler VE(DOĞRU; DOĞRU) eşittir DOĞRU VE(DOĞRU; YANLIŞ) eşittir YANLIŞ VE(2+2=4; 2+3=5) eşittir DOĞRU
B1:B3 DOĞRU, YANLIŞ ve DOĞRU değerlerini içeriyorsa:
VE(B1:B3) eşittir YANLIŞ B4 1 ile 100 arasında bir sayı içeriyorsa:
67
VE(1
EĞER Belirlediğiniz koşulun sonucu DOĞRU ise bir değeri, YANLIŞ ise başka bir değeri verir. Değerler ve formüller üzerinde koşula bağlı testler yapmak için EĞER işlevini kullanın. Sözdizimi 1
Mantıksal_kontrol DOĞRU ya da YANLIŞ olarak değerlendirilebilecek herhangi bir değer ya da ifadedir. Eğer_doğruysa_değer mantıksal_kontrol DOĞRU ise verilen değerdir. Mantıksal_kontrol DOĞRU ise ve eğer_doğruysa_değer belirtilmemişse, DOĞRU verilir. Eğer_doğruysa_değer başka bir formül olabilir. Eğer_yanlışsa_değer mantıksal_kontrol YANLIŞ ise verilen değerdir. Mantıksal_kontrol YANLIŞ ise ve eğer_yanlışsa_değer belirtilmemişse, YANLIŞ verilir. Eğer_yanlışsa_değer başka bir formül olabilir. Uyarılar Daha ayrıntılı testler oluşturmak için, eğer_doğruysa_değer ve eğer_yanlışsa_değer bağımsız değişkenleri olarak en fazla yedi EĞER işlevi içiçe kullanılabilir. Aşağıdaki son örneğe bakın. Eğer_doğruysa_değer ve eğer_yanlışsa_değer bağımsız değişkenleri değerlendirildiğinde, EĞER işlevi, bu cümlelerin verdiği değeri verir.
EĞER işlevinin bağımsız değişkenlerinde dizi olanlar varsa, EĞER cümlesi işlediğinde dizinin her öğesi değerlendirilir. Eğer_doğruysa_değer ve eğer_yanlışsa_değer bağımsız değişkenlerinden bazıları harekete yönelik işlevler ise, tüm işlemler yapılır. Örnekler Aşağıdaki örnekte, A10 hücresindeki değer 100 ve mantıksal_kontrol DOĞRU ise B5:B15 aralığındaki toplam değer hesaplanır. Aksi takdirde, mantıksal_kontrol YANLIŞ ise, EĞER işlevini içeren hücrenin temizlenmesine neden olan boş metin (“”) döndürür. EĞER(A10=100,TOPLA(B5:B15),””) Bir gider işlem tablosunun, B2:B4’te Ocak, Şubat ve Mart için şu veriyi içerdiğini varsayalım: 1500, 500, 500. C2:C4 aynı dönemler için “Tahmini Giderler”i içeriyor: 900, 900, 925. Belirli bir ayda bütçe dışına çıkıp çıkmadığınızı kontrol etmek için, aşağıdaki formüllerle bir ileti için metin hazırlayarak bir formül yazabilirsiniz: EĞER(B2>C2;”Bütçeyi aşıyor”;”Bütçenin altında”) eşittir “Bütçeyi aşıyor” EĞER(B3>C3;”Bütçeyi aşıyor”;”Bütçenin altında”) eşittir “Bütçenin altında” Sayılara OrtalamaDeğer adıyla başvuruda bulunulan harf dereceleri atamak istediğinizi varsayalım. Aşağıdaki tabloya bakın . OrtalamaDeğer Sonuç 89’dan büyük A 80 ile 89 arası B 70 ile 79 arası C 68
60 ile 69 arası D 60’dan küçük F Aşağıdaki içiçe EĞER işlevini kullanabilirsiniz: EĞER(OrtalamaDeğer>89;”A”;EĞER(OrtalamaDeğer>79;”B”; EĞER(OrtalamaDeğer>69;”C”;EĞER(OrtalamaDeğer>59;”D”;”F”)))) Yukarıdaki örnekte, ikinci EĞER cümlesi aynı zamanda ilk EĞER cümlesinin eğer_yanlışsa_değer bağımsız değişkenidir. Aynı şekilde, üçüncü EĞER cümlesi, ikinci EĞER cümlesinin eğer_yanlışsa_değer bağımsız değişkenidir. Örneğin, ilk mantıksal_kontrol (Ortalama>89) DOĞRU’ysa, “A” verilir. Đlk mantıksal_kontrol YANLIŞ’sa ikinci EĞER cümlesi değerlendirilir ve böyle devam eder.
DEĞĐL Bağımsız değişkeninin değerini tersine çevirir. Bir değerin belirli bir değere eşit olmadığından emin olmak istediğinizde DEĞĐL işlevini kullanın. Sözdizimi DEĞĐL(mantıksal)
Mantıksal DOĞRU ya da YANLIŞ olarak değerlendirilebilecek bir değerdir. Mantıksal YANLIŞ ise, DEĞĐL DOĞRU’yı; mantıksal DOĞRU ise, DEĞĐL YANLIŞ’ı verir. Örnekler DEĞĐL(YANLIŞ) eşittir DOĞRU DEĞĐL(1+1=2) eşittir YANLIŞ
YADA Bağımsız değişkenlerden biri DOĞRU’ysa DOĞRU’yu verir; tüm bağımsız değişkenler YANLIŞ’sa YANLIŞ’ı verir. Sözdizimi YADA(mantıksal1; mantıksal2; ...) Mantıksal1; mantıksal2;... DOĞRU mu YANLIŞ mı olduğunu test etmek istediğiniz 1 ile 30 arasında bağımsız değişkendir. Bağımsız değişkenler DOĞRU ve YANLIŞ gibi mantıksal değerler ya da mantıksal değerler içeren diziler ya da başvurular olmalıdır. Bir dizi ya da başvuru bağımsız değişkeni metin, sayılar ya da boş hücreler içeriyorsa, bu değerler dikkate alınmaz. Belirtilen erim mantıksal değer içermiyorsa, YADA işlevi #DEĞER! hata değerini verir. Bir dizide bir değerin olup olmadığını görmek için bir YADA dizi formülü kullanabilirsiniz. Bir dizi formülü girmek için CTRL+ÜST KARAKTER tuşlarına basın. Örnekler YADA(DOĞRU) eşittir DOĞRU YADA(1+1=1;2+2=5) eşittir YANLIŞ
A1:A3 erimi DOĞRU, YANLIŞ ve DOĞRU değerlerini içeriyorsa: YADA(A1:A3) eşittir DOĞRU Ayrıca ÖZDEŞ işlevi için verilen örneklere de bakın.
DOĞRU DOĞRU mantıksal değerini verir. Sözdizimi DOĞRU( ) Uyarılar
DOĞRU değerini, bu işlevi kullanmadan doğrudan hücrelere ve formüllere girebilirsiniz. DOĞRU işlevi başka iş tablosu uygulamalarıyla uyumluluk açısından dahil edilmiştir. ĐSTATĐSTĐKSEL FONKSĐYONLAR
MĐN Değer kümesindeki en küçük sayıyı verir.
69
Sözdizimi MĐN(sayı1; sayı2; ...) Sayı1; sayı2;... en küçük değeri bulmak istediğiniz 1 ile 30 arasında sayıdır. Sayı, boş hücre, mantıksal değer ya da sayıların metinsel ifadeleri olan bağımsız değişkenler belirleyebilirsiniz. Hata değerleri ya da sayılara dönüştürülemeyen metin olan bağımsız değişkenler hatalara yol açarlar. Bir bağımsız değişken bir dizi ya da başvuru ise, dizideki ya da başvurudaki sayılar kullanılır. Dizideki ya da başvurudaki boş hücreler, mantıksal değerler, metin ya da hata değerleri dikkate alınmaz. Mantıksal değerlerin ve metnin dikkate alınması gerekiyorsa, MĐNA’yı kullanın. Bağımsız değişkenler hiç sayı içermiyorlarsa, MĐN işlevi 0’ı verir.
Örnekler A1:A5 hücreleri 10, 7, 9, 27 ve 2 sayılarını içeriyorsa: MĐN(A1:A5) eşittir 2 MĐN(A1:A5; 0) eşittir 0 MĐN işlevi MAK işlevine benzer. MAK işlevi için verilen örnekleri de inceleyin.
ORTANCA Belirtilen sayıların orta değerini verir. Orta değer, bir dizi sayının ortasındaki sayıdır; başka bir deyişle sayıların yarısı orta değerden büyük, yarısı küçüktür. Sözdizimi ORTANCA(sayı1; sayı2; ...) Sayı1; sayı2;... orta değerini istediğiniz 1 ile 30 arasında sayıdır. Bağımsız değişkenler sayı ya da sayı içeren ad, dizi ya da başvurular olmalıdır. Microsoft Excel her başvuru ya da dizi bağımsız değişkenindeki tüm sayıları inceler. Bir dizi ya da başvuru bağımsız değişkeni metin, mantıksal değer ya da boş hücreler içeriyorsa, bu değerler gözardı edilir; ancak, sıfır değerini içeren hücreler dahil edilir. Uyarılar Dizideki sayıların sayısı çiftse, ORTANCA işlevi ortadaki iki sayının ortalamasını hesaplar. Aşağıdaki ikinci örneğe bakın. Örnekler ORTANCA(1; 2; 3; 4; 5) eşittir 3 ORTANCA(1; 2; 3; 4; 5; 6) 3 ve 4’ ün ortalaması olan 3,5’ a eşitttir
MAK Bir değer kümesindeki en büyük değerleri verir. Sözdizimi MAK(sayı1; sayı2; ...) Sayı1; sayı2;... maksimum değerini bulmak istediğiniz 1 ile 30 arasında sayıdır. Sayı, boş hücre, mantıksal değer ya da sayıların metinsel ifadesi olan bağımsız değişkenler belirleyebilirsiniz. Hata değerleri ya da sayıya çevrilemeyen metin olan bağımsız değişkenler hatalara yol açarlar. Bir bağımsız değişken bir dizi ya da başvuru ise, yalnız dizideki ya da başvurudaki sayılar kullanılır. Dizideki boş hücreler, mantıksal değerler ya da hata değerleri gözardı edilir. Mantıksal değerlerin ve metinleri gözardı edilmemesi gerekiyorsa, MAKA işlevini kullanın. Bağımsız değişkenler sayı içermiyorsa, MAK işlevi 0’ı (sıfır) verir.
Örnekler A1:A5, 10, 7, 9, 27 ve 2 sayılarını içeriyorsa: MAK(A1:A5) eşittir 27 MAK(A1:A5;30) eşittir 30
ORTALAMA Bağımsız değişkenlerin ortalamasını (aritmetik ortalama) verir. Sözdizimi ORTALAMA(sayı1;sayı2; ...) Sayı1;sayı2; ... ortalamasını istediğiniz 1 ile 30 arasında sayısal bağımsız değişkendir.
Uyarılar Bağımsız değişkenler, sayı ya da sayı içeren ad, dizi veya başvuru olmalıdır. Bir dizi ya da başvuru bağımsız değişkeni metin, mantıksal değer ya da boş hücre içeriyorsa, bu değerler gözardı edilir; ancak sıfır değerini içeren hücreler dahil edilir.
70
Đpucu Hücrelerin ortalamasını alırken, özellikle Araçlar menüsündeki Seçenekler komutunun Görünüm sekmesinde Sıfır Değerleri onay kutusunu temizlediyseniz, boş hücrelerle sıfır değeri içeren hücreler arasındaki farkı akılda tutun. Boş hücreler sayılmaz ama sıfır değerleri sayılır. Örnekler A1:A5 adlandırılmış Puanlar ise ve 10, 7, 9, 27 ve 2 sayılarını içeriyorsa: ORTALAMA(A1:A5) eşittir 11 ORTALAMA(Puanlar) eşittir 11 ORTALAMA(A1:A5; 5) eşittir 10
ORTALAMA(A1:A5) eşittir TOPLA(A1:A5)/BAĞ_DEĞ_SAY(A1:A5) eşittir 11 C1:C3 adlandırılmış DiğerPuanlar ise ve 4, 18 ve 7 sayılarını içeriyorsa: ORTALAMA(Puanlar; DiğerPuanlar) eşittir 10,5
BĐLGĐ FONKSĐYONLARI HÜCRE Bir başvurudaki sol üst hücrenin biçimi, yeri ya da içeriği hakkında bilgi verir. Sözdizimi HÜCRE(bilgi_tipi; ref)
Bilgi_tipi hangi tipte hücre bilgisi istediğinizi belirleyen bir metin değeridir. Aşağıdaki liste, olası bilgi_tipi değerlerini ve karşılık gelen sonuçları göstermektedir. Bilgi_tipi Sonuç “address” Metin olarak, ref’teki ilk hücrenin başvurusu. “column” Ref’teki hücrenin sütun sayısı. “color”Hücrede negatif değerler için renk kullanılacaksa 1; aksi halde 0 “contents” Ref’teki sol üst hücrenin içeriği. “filename” Metin olarak, ref’i içeren dosyanın adı (tam yolu dahil). Ref’i içeren işlem tablosu henüz kaydedilmemişse boş metin (“”) verir. “format” Hücrenin sayı biçimine karşılık gelen metin değeri. Çeşitli biçimlere ait metin değerleri aşağıdaki tabloda gösterilmektedir. Hücrede negatif değerler için renk kullanılmışsa metin değerinin sonunda “-“ verilir. Hücre, pozitif değerler ya da tüm değerler için ayraçlar kullanılarak biçimlenmişse, metin değerinin sonunda “()” verilir. “parentheses” Hücre pozitif değerler ya da tüm değerler için ayraçlarla biçimlenmişse 1; aksi halde 0 verilir. “prefix” Hücrenin “etiket öneki”ne karşılık gelen metin değeri. Hücre sola hizalı metin içeriyorsa tek tırnak işareti (‘), hücre sola hizalı metin içeriyorsa çift tırnak işareti (“), hücre ortalanmış metin içeriyorsa şapka (^), hücre doldurulmuş metin içeriyorsa ters eğik çizgi (\), başka bir şey içeriyorsa boş metin (“”) verir. “protect” Hücre kilitli değilse 0, kilitliyse 1. “row” Ref’teki hücrenin satır sayısı. “type” Hücredeki veri tipine karşılık gelen metin değeri. Hücre boşsa boş için “b” verir; hücre bir metin sabiti içeriyorsa etiket için “e” ve hücre başka bir şey içeriyorsa “d” verir. “width” Bir tamsayıya yuvarlanmış olarak sütun genişliği. Sütun genişliğinin her birimi seçili yazı tipi büyüklüğündeki karakterin genişliğine eşittir. Ref hakkında bilgi edinmek istediğiniz hücredir. Ref bitişik olmayan bir seçimse, HÜCRE işlevi #DEĞER! hata değerini verir.
Aşağıdaki liste, bilgi_tipi “biçim” olduğunda ve ref yerleşik bir sayı biçimiyle biçimlenmiş bir hücre olduğunda, HÜCRE işlevinin verdiği değerleri göstermektedir. Microsoft Excel biçimi HÜCRE’nin verdiği değer Genel “G” 0 “F0”
71
#,##0 “,0” 0.00 “F2” #,##0.00 “,2” $#,##0_);($#,##0) “C0’ $#,##0_);[Kırmızı]($#,##0) “C0-“ $#,##0.00_);($#,##0.00) “C2” $#,##0.00_);[Kırmızı]($#,##0.00) “C2-“ %0 “P0” %0,00 “P2” 0,00E+00 “S2” # ?/? ya da # ??/?? “G” g/a/yy ya da g/a/yy s:dd ya da gg/aa/yy. “D4” g-aaa-yy ya da gg-aaa-yy “D1” g-aaa ya da gg-aaa “D2” aaa-yy “D3” gg/aa “D5” s:dd AM/PM “D7” s:dd:nn AM/PM “D6” s:dd “D9” s:dd:nn “D8” HÜCRE formülündeki bilgi_tipi bağımsız değişkeni “biçim” ise ve hücre daha sonra özel bir biçimle biçimlenirse, HÜCRE formülünü güncelleştirmek için işlem tablosunu yeniden hesaplamanız gerekir. Uyarılar HÜCRE işlevi, başka iş tablosu programlarıyla uyumluluk açısından dahil edilmiştir. Örnekler HÜCRE(“satır”;A20) eşittir 20
B12 “g-aaa” biçimine sahipse: HÜCRE(“biçim”;B12) eşittir “D2” A3 TOPLAM’ı içeriyorsa: HÜCRE(“içerik”; A3) eşittir “TOPLAM”
BOŞLUKSAY Belirtilen aralıktaki boş hücreleri sayar. Sözdizimi BOŞLUKSAY(erim) Erim içindeki boş hücreleri saymak istediğiniz aralıktır. Uyarılar “” (ya da boş metin) veren formüller içeren hücreler de sayılır. Sıfır değerleri içeren hücreler sayılmaz. Örnek Yukarıdaki işlem tablosunda, B3’ün şu formülü içerdiğini varsayalım: EĞER(C3<30;””;C3); formülün sonucu “” (boş metin)dir. BOŞLUKSAY(B2:C5) eşittir 2
HATA.TĐPĐ Microsoft Excel’in hata değerlerinden birine karşılık gelen bir sayı verir. EĞER işlevinde HATA.TĐPĐ’ni kullanarak hata tipini sınayabilir ve hata değeri yerine bir metin geri döndürebilirsiniz. Sözdizimi HATA.TĐPĐ(hata_değer)
Hata_değer tanımlayıcı sayısını bulmak istediğiniz hata değeridir. Hata_değer gerçek hata değeri olabileceği halde, genellikle test etmek istediğiniz bir formülü içeren bir hücreye başvuru olacaktır. 72
hata_değer HATA.TĐPĐ işlevinin sonucu #BOŞ! 1 #SAYI/0! 2 #DEĞER! 3 #BAŞV! 4 #AD? 5 #SAYI! 6 #YOK 7 Herhangi başka bir şey #YOK Örnek Aşağıdaki formül, E50 hücresinin #YOK değeri içerip içermediğini denetler. #YOK değeri varsa, “Değer kullanılamıyor” metni görüntülenir. Aksi takdirde E50’deki değer verilir. EĞER(HATA.TĐPĐ(E50)=7, “Değer kullanılamıyor”, E50)
BĐLGĐ Çalışılan işletim ortamı hakkında bilgi verir. Sözdizimi BĐLGĐ(metin_türü) Metin_türü hangi tip bilgi verilmesini istediğinizi belirleyen metindir. Metin_türü Sonuç “directory” Geçerli dizin ya da klasörün yolu “memavail” Bayt cinsinden, kullanılabilir bellek miktarı “memused” Veri için kullanılan bellek miktarı “numfile” Etkin işlem tablolarının sayısı “origin” Lotus 1-2-3 sürüm 3.x uyumluluğu için “$A:” eklenmiş, metin olarak A1 biçemi başvuru. Geçerli kaydırma konumuna bağlı olarak pencerede görünür olan en üstteki ve en soldaki hücrenin hücre başvurusunu verir. “osversion” Metin olarak, geçerli işletim sistemi sürümü “recalc” Geçerli yeniden hesaplama kipi; “Otomatik” ya da “El Đle”yi verir “release” Metin olarak, Microsoft Excel sürümü “system” Đşletim ortamının adı: Macintosh = “mac” Windows = “pcdos” “totmem” Halen kullanılmakta olan dahil olmak üzere, byte cinsinden kullanılabilir toplam bellek Örnekler Đki işlem tablosu da açıksa, aşağıdaki formül 2’yi verir: BĐLGĐ(“numfile”) E Đşlevleri Bu kısım, bir değerin ya da başvurusunun tipini test etmek için kullanılan dokuz işlevi açıklamaktadır. E işlevleri olarak anılan bu işlevlerin herbiri, değerin tipini kontrol eden ve sonuca göre DOĞRU ya da YANLIŞ’ı verir. Örneğin, değer boş bir hücreye başvuru ise, EBOŞSA işlevi DOĞRU mantıksal değerini verir; aksi halde YANLIŞ’ı verir. Sözdizimi EBOŞSA(değer) EHATA(değer) EHATALIYSA(değer) EMANTIKSALSA(değer) 73
EMETĐNDEĞĐLSE(değer) EMETĐNSE(değer) EREFSE(değer) ESAYIYSA(değer) EYOKSA(değer) Değer test edilmesini istediğiniz değerdir. Değer, test etmek istediğiniz bir boşluk (boş hücre), hata, mantıksal değer, metin, sayı ya da başvuru değeri ya da bunlardan birine başvuruda bulunan bir ad olabilir. Đşlev Bu durumda DOĞRU’yu verir EBOŞSA Değer boş bir hücreye başvuruda bulunuyorsa. EHATA Değer #YOK dışında bir hata değerine başvuruda bulunuyorsa. EHATALIYSA Değer herhangi bir hata değerine başvuruda bulunuyorsa (#YOK, #DEĞER!, #BAŞV!, #SAYI/0!, #SAYI!, #AD? ya da #BOŞ!). EMANTIKSALSA Değer bir mantıksal değere başvuruda bulunuyorsa. EMETĐNDEĞĐLSE Değer metin olmayan herhangi bir öğeye başvuruda bulunuyorsa. (Değer boş bir hücreye başvuruda bulunuyorsa bu işlevin DOĞRU’yu verdiğini unutmayın.) EMETĐNSE Değer metne başvuruda bulunuyorsa. ESAYIYSA Değer bir sayıya başvuruda bulunuyorsa. EREFSE Değer bir başvuruya başvuruda bulunuyorsa. EYOKSA Değer #YOK (değer yok) hata değerine başvuruda bulunuyorsa. Uyarılar E işlevlerinin değer bağımsız değişkenleri dönüştürülmez. Örneğin, bir sayının gerekli olduğu birçok başka işlevde, “19” metin değeri 19 sayısına çevrilir. Ancak ESAYIYSA(“19”) formülünde, “19” bir metin değerinden dönüştürülmez ve ESAYIYSA işlevi YANLIŞ’ı verir. E işlevleri, bir hesaplamanın sonucunu test etmek için formüllerde yararlıdır. EĞER işleviyle birleştiklerinde, formüllerdeki hataları bulmanın bir yöntemini sağlarlar (aşağıdaki örneklere bakın). Örnekler EMANTIKSALSA(DOĞRU) eşittir DOĞRU EMANTIKSALSA(“DOĞRU”) eşittir YANLIŞ ESAYIYSA(4) eşittir DOĞRU Farklı bölgelerde Altın fiyatlarına ilişkin bir işlem tablosunda C1:C5’in aşağıdaki metin değerleri,i sayı değerlerini ve hata değerlerini gösterdiğini varsayalım: sırasıyla “Altın”, “Bölge1”, #BAŞV!, , 330,92 TL, #YOK. EBOŞSA(C1) eşittir YANLIŞ EHATALIYSA(C3) eşittir DOĞRU EHATA(C5) eşittir YANLIŞ EMETĐNSE(C2) eşittir DOĞRU (Bölge1 metin olarak biçimlendiyse) ESAYIYSA(C4) eşittir DOĞRU (330,92 TL metin olarak değil bir sayı olarak girildiyse) EREFSE(Bölge1) eşittir DOĞRU (Bölge1 bir erim adı olarak tanımlandıysa) EYOKSA(C3) eşittir YANLIŞ EYOKSA(C5) eşittir DOĞRU Başka bir işlem tablosunda A1:A4 eriminin ortalamasını hesaplamak istediğinizi, ama hücrelerin sayı içerdiğinden emin olmadığınızı varsayalım. A1:A4 sayı içermiyorsa, ORTALAMA (A1:A4) #SAYI/0! hata değerini verir. Bu durumda olası hata değerlerini bulmak için aşağıdaki formülü kullanabilirsiniz: EĞER(EHATALIYSA(ORTALAMA(A1:A4));”Sayı Yok”;ORTALAMA(A1:A4))
EÇĐFTSE Sayı çiftse DOĞRU’yu, sayı tekse YANLIŞ’ı verir. 74
Bu işlev kullanılabilir değilse, Çözümleme Araç Paketi’ni yüklemek için Kur programını çalıştırın. Çözümleme Araç Paketi’ni yükledikten sonra, Araçlar menüsündeki Eklentiler komutu ile onu seçmeniz ve etkinleştirmeniz gerekir. Sözdizimi EÇĐFTSE(sayı) Sayı test edilecek değerdir. Sayı tamsayı değilse, kesirli kısmı atılır.
Uyarılar Sayı sayısal değilse, EÇĐFTSE işlevi #DEĞER! hata değerini verir. Örnekler EÇĐFTSE(-1) eşittir YANLIŞ EÇĐFTSE(2,5) eşittir DOĞRU EÇĐFTSE(5) eşittir YANLIŞ
ETEKSE Sayı tekse DOĞRU’yu, sayı çiftse YANLIŞ’ı verir. Bu işlev kullanılabilir değilse, Çözümleme Araç Paketi’ni yüklemek için Kur programını çalıştırın. Çözümleme Araç Paketi’ni yükledikten sonra, Araçlar menüsündeki Eklentiler komutu ile onu seçmeniz ve etkinleştirmeniz gerekir. Sözdizimi ETEKSE(sayı) Sayı test edilecek değerdir. Sayı tamsayı değilse, kesirli kısmı atılır.
Uyarılar Sayı sayısal değilse, ETEKSE işlevi #DEĞER! hata değerini verir. Örnekler ETEKSE(-1) eşittir DOĞRU ETEKSE(2,5) eşittir YANLIŞ ETEKSE(5) eşittir DOĞRU
S Bir sayıya çevrilmiş bir değeri verir. Sözdizimi S(değer)
Değer dönüştürülmesini istediğiniz değerdir. S işlevi, aşağıdaki tabloda listelenen değerleri dönüştürür. Değer ya da başvuru içeriği S işlevinin verdiği Bir tarih O sayı Bir tarih, Microsoft Excel’in yerleşik tarih biçimlerinden birinde O tarihin seri sayısı DOĞRU 1 Başka bir şey 0 Uyarılar Genellikle bir formülde S işlevini kullanmak gerekli değildir, çünkü Microsoft Excel gerekli olduğunda değerleri otomatik olarak dönüştürür. Bu işlev başka iş tablolarıyla uyumluluk açısından dahil edilmiştir. Örnekler A1 hücresi “7”yi, A2 “Çift”i ve A3 hücresi “DOĞRU”yu içeriyorsa: S(A1) eşittir 7 S(A2) eşittir 0, çünkü B2 metin içeriyor S(A3) eşittir 1, çünkü C2 DOĞRU’yu içeriyor S(“7”) eşittir 0, çünkü “7” metindir S(“17/4/91”) eşittir 0, çünkü “17/4/91” metindir
YOKSAY #YOK hata değerini verir. #YOK, “değer bulunamadı” anlamına gelen hata değeridir. Boş hücreleri işaretlemek için YOKSAY işlevini kullanın. Eksik bilgi için ayırdığınız hücrelere 75
#YOK hata değerini girerek, hesaplamalarınıza istemeden boş hücreleri dahil etmekten kaçınabilirsiniz. (Bir formül #YOK hata değerini içeren bir hücreye başvuruda bulunduğu zaman, formül #YOK hata değerini verir.) Sözdizimi YOKSAY( ) Uyarılar Đşlev adına boş ayraçları dahil etmeniz gerekir. Aksi halde, Microsoft Excel bunu bir işlev olarak tanımaz. #YOK değerini doğrudan bir hücreye yazabilirsiniz. YOKSAY işlevi başka iş tablosu programlarıyla uyumluluk açısından dahil edilmiştir.
TĐP Değerin tipini verir. Başka bir işlevin davranışı belli bir hücredeki değerin tipine bağlı olduğu zaman TĐP işlevini kullanın. Sözdizimi TĐP(değer)
Değer sayı, metin, mantıksal değer ve benzeri gibi herhangi bir Microsoft Excel değeri olabilir. Değer TĐP işlevinin sonucu Sayı 1 Metin 2 Mantıksal değer 4 Formül8 Hata değeri 16 Dizi 64 Uyarılar TĐP işlevi, en çok BAĞIMSIZ.DEĞĐŞKEN ve GĐRĐŞ gibi, çeşitli tiplerde veri kabul eden işlevleri kullanırken yararlıdır. Đşlevin hangi tipte veri verdiğini anlamak için TĐP işlevini kullanın. Örnekler A1 “Gamze” metnini içeriyorsa: TĐP(A1) eşittir TĐP(“Gamze”) eşittir 2 TĐP(“MR. “&A1) eşittir 2 TĐP(2+A1) eşittir TĐP(#DEĞER!) eşittir 16 TĐP({1;2\3;4}) eşittir 64
ARAMA VE BAŞVURU ĐŞLEVLERĐ ADRES Verilen belirli satır ve sütun sayıları ile bir hücre adresini metin olarak yaratır. Sözdizimi ADRES(satır_sayısı; sütun_sayısı; mutlak_sayı; a1; tablo_metni) Satır_sayısı hücre başvurusunda kullanılacak satır sayısıdır. Sütun_sayısı hücre başvurusunda kullanılacak sütun sayısıdır. Mutlak_sayı sonuç olarak verilecek başvurunun tipini belirler. Mutlak_sayı Bu başvuru tipini verir 1 ya da belirtilmemiş Mutlak 2 Mutlak satır; göreceli sütun 3 Göreceli satır; mutlak sütun 4 Göreceli A1 A1 ya da R1C1 başvuru biçemini belirten mantıksal bir değerdir. A1 DOĞRU’ysa ya da belirtilmemişse, ADRES A1-biçemi bir başvuru verir; YANLIŞ’sa, ADRES R1C1-biçemi bir başvuru verir.
76
Tablo_metni dış başvuru olarak kullanılacak işlem tablosunun adını belirten metindir. Tablo_metni belirtilmezse, tablo adı kullanılmaz. Örnekler ADRES(2;3) eşittir “$C$2” ADRES(2;3;2) eşittir “C$2” ADRES(2;3;2;YANLIŞ) eşittir “R2C[3]” ADRES(2;3;1;YANLIŞ,”[Kitap1]Tablo1”) eşittir “[Kitap1]Tablo1!R2C3” ADRES(2;3;1;YANLIŞ;”EXCEL TABLOSU”) eşittir “EXCEL TABLO!R2C3”
ALANSAY Bir başvurudaki alanların sayısını verir. Alan, bir bitişik hücreler aralığı ya da tek bir hücredir. Sözdizimi ALANSAY(ref) Ref bir hücre ya da hücre aralığına başvurudur ve birden fazla alana başvuruda bulunabilir. Birkaç başvuruyu tek bir bağımsız değişken olarak belirlemek istiyorsanız, Microsoft Excel’in noktalı virgülü bir alan ayıracı olarak yorumlamaması için fazladan ayraçlar kullanmanız gerekir. Aşağıdaki ikinci örneğe bakın. Örnekler ALANSAY(B2:D4) eşittir 1 ALANSAY((B2:D4;E5;F6:I9)) eşittir 3 Fiyatlar adı B1:D4, B2 ve E1:E10 alanlarına başvuruda bulunuyorsa: ALANSAY(Fiyatlar) eşittir 3 SÜTUN Verilen başvurunun sütun sayısını verir. Sözdizimi SÜTUN(ref) Ref sütun sayısını bulmak istediğiniz hücre ya da hücre aralığıdır. Ref belirtilmezse, SÜTUN işlevinin göründüğü hücrenin başvurusu olduğu varsayılır. Ref bir hücre aralığıysa ve SÜTUN yatay bir dizi olarak girilirse, SÜTUN işlevi başvurunun sütun sayısını yatay bir dizi olarak verir. Ref birden fazla alana başvuruda bulunamaz. Örnekler SÜTUN(A3) eşittir 1
Herhangi üç yatay olarak bitişik hücreye bir dizi olarak girildiğinde: SÜTUN(A3:C5) eşittir {1;2;3} SÜTUN C5’e girilirse: SÜTUN() eşittir SÜTUN(C5) eşittir 3
SÜTUNSAY Bir dizi ya da başvurudaki sütunların sayısını verir. Sözdizimi SÜTUNSAY(dizi) Dizi bir dizi ya da dizi formülü veya sütunlarının sayısını bulmak istediğiniz bir hücre aralığına başvurudur. Örnekler SÜTUNSAY(A1:C4) eşittir 3 SÜTUNSAY({1;2;3\4;5;6}) eşittir 3
77
DOLAYLI Metinle belirlenen başvuruyu verir. Başvurular, içerikleri görüntülenmek üzere derhal değerlendirilirler. Formülün kendisini değiştirmeden formül içindeki hücre başvurusunu değiştirmek isterseniz, DOLAYLI işlevini kullanın. Sözdizimi DOLAYLI(ref_metni; a1)
Ref_metni A1 biçemi bir başvuru, R1C1 biçemi bir başvuru, başvuru olarak tanımlanmış bir ad içeren bir hücreye başvuru ya da metin dizesi olarak bir hücreye başvurudur. Ref_metni geçerli bir hücre başvurusu değilse, DOLAYLI işlevi #BAŞV! hata değerini verir. A1 ref_metni hücresinde hangi tip başvurunun içerildiğini belirleyen mantıksal bir değerdir. A1 DOĞRU’ysa ya da belirtilmemişse, ref_metni A1 biçemi bir başvuru olarak kabul edilir. A1 YANLIŞ’sa, ref_metni R1C1 biçemi bir başvuru olarak kabul edilir.
Uyarılar Ref_metni bir başka çalışma kitabına başvuruyorsa (dış bir başvuru), diğer çalışma kitabı açık olmalıdır. Kaynak çalışma kitabı açık değilse, DOLAYLI, #BAŞV! hata değerini verir.
Örnekler A1 hücresi “B2” metnini, B2 hücresi ise 1,333 değerini içeriyorsa: DOLAYLI($A$1) eşittir 1,333 A1 içindeki metni “C5” olarak değiştirirseniz, C5 hücresi de 45 değerini içeriyorsa: DOLAYLI($A$1) eşittir 45 Çalışma alanı R1C1 biçemi başvuruları görüntülemeye ayarlanmışsa, R1C1 hücresi R2C2’yi ve R2C2 hücresi 1,333 değerini içeriyorsa: TAMSAYI(DOLAYLI(R1C1;YANLIŞ)) eşittir 1 B3 hücresi “Hasan” metnini, Hasan olarak tanımlanmış hücre esi 10 değerini içeriyorsa: DOLAYLI($B$3) eşittir 10 Bir hücreye başvuran bir formül yarattığınızda, hücre silmek üzere Kes komutunu kullanarak hücre taşındıysa veya satır ve sütun eklenmesi ve silinmesi nedeniyle hücre taşındıysa, bu hücrenin başvuruları güncelleştirilecektir. Üstündeki satırın silinmesinden veya yeni satır eklenmesinden etkilenmeden formülün her zaman aynı hücreye başvurmasını istiyorsanız, DOLAYSIZ çalışma sayfası işlevini kullanın. Örneğin, her zaman A10 hücresine başvurmak istiyorsanız, aşağıdaki sözdizimini kullanın: DOLAYSIZ(“A10”)
SATIR Bir başvurunun satır sayısını verir. Sözdizimi SATIR(ref) Ref satır sayısını öğrenmek istediğiniz hücre ya da hücre aralığıdır. Ref belirtilmezse, SATIR işlevinin göründüğü hücrenin başvurusu olduğu varsayılır. Ref bir hücre aralığıysa ve SATIR işlevi düşey bir dizi olarak girilirse, SATIR işlevi başvurunun satır sayılarını düşey bir dizi olarak verir. Ref birden fazla alana başvuruda bulunamaz. Örnekler SATIR(A3) eşittir 3 Üç düşey hücreye bir dizi formülü olarak girildiğinde: SATIR(A3:B5) eşittir {3\4\5} SATIR C5’e girilirse: SATIR() eşittir SATIR(C5) eşittir 5 SATIRSAY Bir başvurudaki ya da dizideki satırların sayısını verir. 78
Sözdizimi SATIRSAY(dizi) Dizi satır sayısını öğrenmek istediğiniz bir dizi, dizi formülü ya da hücre aralığı başvurusudur. Örnekler SATIRSAY(A1:C4) eşittir 4 SATIRSAY({1;2;3\4;5;6}) eşittir 2
DEVRĐK_DÖNÜŞÜM Dikey hücre aralığını yatay hücre aralığına veya tam tersine dönüşüm işlemi yapar. DEVRĐK_DÖNÜŞÜM işlevi, dizi’deki sütun ve satır sayısıyla aynı sayıda satır ve sütuna sahip olan bir aralığa bir dizi formülü olarak girilmelidir. Bir işlem tablosunda bir dizinin düşey ve yatay yönelimini değiştirmek için DEVRĐK_DÖNÜŞÜM işlevini kullanın. Örneğin, DOT gibi bazı işlevler yatay diziler verirler. Aşağıdaki formül, DOT ile y kesme noktası ve dikey diziyi verir: DEVRĐK_DÖNÜŞÜM(DOT(Ydeğerleri,Xdeğerleri)) Sözdizimi DEVRĐK_DÖNÜŞÜM(dizi)
Dizi bir işlem tablosunda devrik dönüştürmek istediğiniz bir dizidir. Bir dizinin devrik dönüşümü, dizinin ilk satırını, yeni dizinin ilk sütunu, dizinin ikinci satırını yeni dizinin ikinci sütunu olarak kullanarak ve böyle devam ederek yaratılır. Örnek A1:C1’in sırasıyla 1, 2 ve 3’ü içerdiğini varsayalım. Aşağıdaki formül A3:A5 hücrelerine bir dizi olarak girildiğinde: DEVRĐK_DÖNÜŞÜM($A$1:$C$1) A3:A5’te sırasıyla karşılık gelen değerlere eşittir Formüllerdeki etiketler ve adlar hakkında
Çalışma sayfalarının çoğunlukla, her sütunun üstünde ve her satırın solunda, çalışma sayfasındaki verileri tanımlayan etiketleri olur. Đlgili verilere başvurmak istediğiniz zaman, formüllerin içindeki bu etiketleri kullanabilirsiniz. Çalışma sayfasında, hücreleri, hücre aralıkların, formülleri veya sabitleri göstermek için, etiket olmayan tanımlayıcı adlar da yaratabilirsiniz. Bir çalışma sayfasındaki verilere başvuran bir formül yarattığınız zaman, verilere başvurmak için, çalışma sayfasındaki sütun ve satır etiketlerini kullanabilirsiniz. Örneğin, bir tablo, Satışlar etiketli bir sütunda satış miktarlarını ve Destek etiketli bir bölüm için bir satır içeriyorsa, =Destek Satışlar formülünü girerek, Destek bölümünün satış miktarını bulabilirsiniz. Etiketler arasındaki boşluk, formülün, Destek etiketli satır ile Satışlar etiketli sütunun kesişme noktasındaki değeri vermesini belirten kesişme işlecidir. Verilerinizin etiketleri yoksa veya çalışma sayfasında, aynı çalışma kitabındaki başka sayfalarda kullanmak istediğiniz bilgiler depolanmışsa, hücreyi veya aralığı tanımlayan bir ad yaratabilirsiniz. Bir formüldeki tanımlayıcı bir ad, formülün amacını anlamayı kolaylaştırabilir. Örneğin, =TOPLA(ĐlkDönemSatışlar) formülünü tanımlamak, =TOPLA(Satışlar!C20:C30) formülünü tanımlamaktan daha kolay olabilir. Bu örnekte, ĐlkDönemSatışlar adı, Satışlar adlı çalışma sayfasındaki C20:C30 aralığını göstermektedir. Çalışma kitabı içindeki bütün sayfalar için ad kullanılabilir. Örneğin, PlanlananSatışlar adı, çalışma kitabının ilk sayfasındaki A20:A30 aralığına başvuruyorsa, PlanlananSatışlar adını, aynı çalışma kitabındaki diğer herhangi sayfalarda, A20:A30 aralığına başvurmak için kullanabilirsiniz. Adlar, değişmeyen formüller veya değerler (sabitler) göstermek için de kullanılabilir. Örneğin, satış işlemlerine uygulanan satış vergisi miktarını (yüzde 6,2 gibi) göstermek üzere SatışVergisi adını kullanabilirsiniz. Not Varsayılan olarak, adlar, mutlak hücre başvurularını kullanır.
79
HATA MESAJLARI ##### hatasının anlamı nedir? Bir hücreye girilen sayısal değer, hücrede görüntülenmek için çok geniş. Sütun başlıkları arasındaki sınırı sürükleyerek, sütunu yeniden boyutlandırabilirsiniz. Hücredeki formül, hücreye uymak için çok uzun olan bir sonuç veriyor. Sütun başlıkları arasındaki sınırı sürükleyerek sütunun genişliğini değiştirebilir veya hücrenin sayı biçimini değiştirebilirsiniz. Sayı biçimini değiştirmek için, Biçim menüsünden Hücreler’i tıklatın, Sayı sekmesini tıklatın, sonra başka bir biçim seçin. Tarihleri veya saatleri çıkardığınız zaman, formülü doğru olarak kurduğunuzdan emin olun. Microsoft Excel’de tarihler ve saatlerin pozitif değerler olmaları gerekir. Tarih veya saat formülü negatif bir sonuç veriyorsa, Microsoft Excel, hücrenin genişliği boyunca #### görüntüler. Değeri görüntülemek için, Biçim menüsünden Hücreler’i tıklatın, Sayı sekmesini tıklatın, sonra tarih veya saat biçimi dışında bir biçim seçin. #BÖL/0! hatasının anlamı nedir? #BÖL/0! hata değeri, bir formül 0’a (sıfır) bölerse, ortaya çıkar. Olası nedeni Önerilen eylem Boş bir hücreye veya böleni sıfır olan bir hücreye olan hücre başvurusunu kullanma. (Bir işlenen boş bir hücreyse, Microsoft Excel boşu, sıfır olarak yorumlar.) Hücre başvurusunu değiştirin veya bölen olarak kullanılan hücreye sıfırdan başka bir değer girin. Bölen olarak başvurulan hücreye #YOK değerini girebilirsiniz; bu işlem, formülün sonucunu, bölen değerinin kullanılamadığını belirtmek için, #YOK’tan #BÖL/0!’a değiştirecektir. Sıfırla (0) belirtilen bölme içeren bir formül girme ¾ örneğin, =5/0. Böleni, sıfırdan farklı bir sayıya değiştirin. #BÖL/0! değerini veren bir işlev veya formül içeren bir makroyu çalıştırma. Đşlevdeki veya formüldeki bölenin sıfır veya boş olmadığından emin olun. #YOK hatasının anlamı nedir? #YOK hata değeri, bir değer, bir işlevde veya formülde kullanılamıyorsa, ortaya çıkar. Çalışma sayfanızdaki belirli hücreler, henüz kullanılamayan veriler içeriyorsa, bu hücrelere #YOK girin. Bu hücrelere başvuran hücreler, bir değer hesaplamayı denemek yerine #YOK verecektir. Olası nedeni Önerilen eylem YATAYARA, ARA, KAÇINCI veya DĐKEYARA çalışma sayfası işlevinde bakılan_değer bağımsız değişkeni için uygun olmayan bir değer verme. Bakılan_değer bağımsız değişkeninin, doğru değer türünde olduğundan ¾ örneğin, bir değer veya bir hücre başvurusu olduğundan, ancak bir aralık başvurusu olmadığından emin olun. Sıralanmamış bir tabloda bir değerin yerini belirlemek için DĐKEYARA veya YATAYARA çalışma sayfası işlevini kullanma. Varsayılan olarak, tablolarda veri arayan işlevlerin artan sırayla sıralanması gerekir. Bununla birlikte, DĐKEYARA ve YATAYARA çalışma sayfası işlevleri, işleve, tablo sıralanmamış olsa bile tam eşleşeni bulmasını öneren bir aralık_bak bağımsız değişkeni içerir. Tam bir eşdeğer bulmak için, aralık_bak bağımsız değişkenini YANLIŞ olarak belirleyin. Bir bağımsız değişkeni, dizi formülünü içeren aralıkla aynı satır veya sütun sayısına sahip olmayan bir dizi formülünde kullanma. Dizi formülü çok sayıda hücreye girilmişse, formülün başvurduğu aralıkların aynı sayıda satıra ve sütuna sahip olduğundan emin olun veya dizi formülünü daha az hücreye girin. Örneğin, dizi formülü, 15 satır yüksekliğinde bir aralığa (C1:C15) girilmişse ve formül, 10 satır yükseklikte bir aralığa (A1:A10) başvuruyorsa, C11:C15 aralığı, #YOK görüntüleyecektir. Bu hatayı düzeltmek için, formülü daha küçük bir 80
aralığa girin (örneğin, C1:C10) veya formülün başvurduğu aralığı, aynı sayıda satır içerecek şekilde değiştirin (örneğin, A1:A15). Yerleşik veya özel bir çalışma sayfası işlevindeki bir veya daha fazla bağımsız değişkeni geçme. Đşlevdeki bütün bağımsız değişkenleri girin. Kullanılamayan bir özel çalışma sayfası işlevini kullanma. Çalışma sayfası işlevini içeren çalışma kitabının açık olduğundan ve işlevin uygun şekilde çalıştığından emin olun. #YOK değeri veren bir işlev giren makroyu çalıştırma. Đşlevdeki bağımsız değişkenlerin doğru olduğundan ve doğru konumda bulunduğundan emin olun.
#AD? hatasının anlamı nedir? #AD? hata değeri, Microsoft Excel bir formüldeki metni tanımadığı zaman ortaya çıkar. Olası nedeni Önerilen eylem Formülde kullanılan bir adı silme veya varolmayan bir adı kullanma. Adın varolduğundan emin olun. Ekle menüsünden Ad’ı seçin, sonra Tanımla’yı tıklatın. Ad listelenmemişse, Tanımla komutunu kullanarak adı ekleyin. Adı yanlış yazma. Yazımı düzeltin.Formüle doğru adı eklemek için, adı formül çubuğunda seçebilir, Ekle menüsünden Ad’ı seçebilir ve sonra Yapıştır’ı tıklatabilirsiniz. Ad Yapıştır iletişim kutusunda, kullanmak istediğiniz adı tıklatın ve sonra Tamam’ı tıklatın. Bir işlevin adını yanlış yazma. Yazımı düzeltin. Formül Paleti’ni kullanarak, formüle doğru işlev adını ekleyin.Çalışma sayfası işlevi, bir eklenti programın bir parçasıysa, eklenti programın yüklenmesi gerekir. Bir formüle, çift tırnak imi içine koymadan bir metin girme. Girdinizi bir metin olarak kullanmayı istemiş olsanız bile, Microsoft Excel girdinizi bir ad olarak yorumlamaya çalışır. Formüldeki metni, çift tırnak imi içine alın. Örneğin, aşağıdaki formül, “Toplam miktar” metin parçasını, B50 hücresindeki değerle birleştirmektedir:=”Toplam miktar “&B50 Bir aralık başvurusundaki bir iki nokta üst üste imini (:) geçme. Formüldeki bütün aralık başvurularının bir iki nokta üst üste imi (:) kullandığından emin olun, örneğin, TOPLA(A1:C10). #BOŞ! hatasının anlamı nedir? #BOŞ! hata değeri, kesişmeyen iki alanın bir kesişimini belirttiğiniz zaman ortaya çıkar. Olası nedeni Önerilen eylem Yanlış bir aralık işleci veya yanlış bir hücre başvurusu kullanma. Kesişmeyen iki alana başvurmak için, birleşim işlecini, yani virgül (,) kullanın. Örneğin, formül iki aralığı topluyorsa, iki aralığın bir virgülle ayrıldığından emin olun (TOPLA(A1:A10,C1:C10)). Virgül geçilirse, Microsoft Excel her iki aralıkta ortak olan hücreleri toplamaya çalışır, ancak, A1:A10 ve C1:C10 aralıkları kesişmediği için, ortak hiçbir hücreleri yoktur.Aralıkların başvurusundaki yazım hatalarını denetleyin. #SAYI! hatasının anlamı nedir? #SAYI! hata değeri, bir formüldeki veya işlevdeki bir sayıyla ilgili bir sorun ortaya çıktığında oluşur. Olası nedeni Önerilen eylem Sayısal bir bağımsız değişken gerektiren bir işlevde kabul edilemez bir bağımsız değişken kullanma. Đşlevde kullanılan bağımsız değişkenlerin, doğru tür bağımsız değişkenler olduğundan emin olun. ĐÇ_VERĐM_ORANI veya FAĐZ_ORANI gibi yineleyen bir çalışma sayfası işlevi kullanma ve işlevin, sonucu bulamaması. Çalışma sayfası işlevi için başka bir başlangıç değeri kullanın.
81
Microsoft Excel’de gösterilmek için çok büyük veya çok küçük bir sayı veren bir formül girme. Formülü, sonucu, ile arasında olacak biçimde değiştirin
#BAŞV! hatasının anlamı nedir? #BAŞV! hata değeri, bir hücre başvurusu geçerli olmadığı zaman ortaya çıkar. Olası nedeni Önerilen eylem Başka formüllerin başvurduğu hücreleri silme veya taşınan hücreleri, başka formüller tarafından başvurulan hücrelerin üstüne yapıştırma. Formülleri değiştirin veya hücreleri sildikten veya yapıştırdıktan hemen sonra, Geri Al simgesini tıklatarak çalışma sayfasındaki hücreleri geri yükleyin. #BAŞV! veren bir işlev giren bir makroyu çalıştırma Đşlevi denetleyerek, bir bağımsız değişkenin geçerli olmayan bir hücreye veya hücre aralığına başvurup başvurmadığını anlayın. Örneğin, makro, işlevin üstünde bir hücreye başvuran bir işlev girerse ve işlevi içeren hücre satır 1’deyse, işlev, #BAŞV! verecektir; çünkü, satır 1’in üstünde hiçbir hücre yoktur. Çalışmayan bir uygulamaya veya kullanılamayan “sistem” gibi bir Devingen Veri Değişimi (DDE) konusuna bir uzaktan başvuru kullanma. Uygulamayı başlatın.Doğru DDE konusunu kullandığınızdan emin olun. #DEĞER! hatasının anlamı nedir? #DEĞER! hatası, yanlış tür bir bağımsız değişken veya işlenen kullandığında veya Formül Otomatik Düzelt özelliği formülü düzeltemediğinde ortaya çıkar. Olası nedeni Önerilen eylem Formül, bir sayı veya DOĞRU veya YANLIŞ gibi mantıksal bir değer gerektirdiğinde metin girme. Microsoft Excel, metni, doğru veri türüne çeviremez. Formülün veya işlevin, gereken işlenen veya bağımsız değişken için doğru olduğundan ve formülün başvurduğu hücrelerin geçerli değerler içerdiğinden emin olun. Örneğin, A5 hücresi bir sayı içeriyorsa ve A6 hücresi “Yok” metnini içeriyorsa, =A5+A6 formülü, #DEĞER! hata değerini verecektir. TOPLA çalışma sayfası işlevini, formülde, iki değeri toplamak için, aşağıdaki biçimde kullanın (TOPLA işlevi, metni göz ardı eder):=TOPLA(A5:A6) Bir dizi formülü girme veya düzenleme ve sonra ENTER tuşuna basma. Dizi formülünü içeren hücreyi veya hücre aralığını seçin, formülü düzenlemek için F2 tuşuna basın, sonra CTRL+ÜST KARAKTER+ENTER tuşlarına basın. Bir hücre başvurusunu, formülü veya işlevi,dizi sabiti olarak girme Dizi sabitinin, bir hücre başvurusu, formül veya işlev olmadığından emin olun. Bir aralık değil, tek bir değer gerektiren bir işlece veya işleve bir aralık sağlama. Aralığı, tek bir değerle değiştirin.Aralığı, formülü içeren ya aynı satırı veya aynı sütunu içerecek biçimde değiştirin. Dizey çalışma sayfası işlevlerinin birinde, geçerli olmayan bir dizey kullanma. Dizeyin boyutlarının, dizey bağımsız değişkenleri için doğru olduğundan emin olun. #DEĞER! veren bir işlev giren bir makroyu çalıştırma. Đşlevin yanlış bir bağımsız değişken kullanmadığından emin olun.
82
Formüllerdeki hesaplama işleçleri Đşleçler, bir formülün öğeleri üzerinde yapmak istediğiniz hesaplama türünü belirtir. Microsoft Excel, dört farklı hesaplama işleci türü içerir: aritmetik, karşılaştırma, metin ve başvuru. ·Aritmetik işleçler, toplama, çıkarma veya çarpma gibi temel matematiksel işlemleri yapar; sayıları birleştirir ve sayısal sonuçlar verir.
Aritmetik işleç + (artı imi) – (eksi imi) * (yıldız imi) / (ileri eğri çizgi) % (Yüzde imi) ^ (düzeltme imi)
Anlamı Toplama Çıkarma Olumsuzlama Çarpma Bölme Yüzde Üs
Örnek 3+3 3–1 –1 3*3 3/3 % 20 3^2 (3*3'le aynıdır)
·Karşılaştırma işleçleri, iki değeri karşılaştırır, sonra DOĞRU veya YANLIŞ mantıksal değerini verir. Karşılaştırma işleci = (eşit imi) > (büyük imi) < (küçük imi) >= (büyük veya eşit imi) <= (küçük veya eşit imi) <> (eşit değildir imi)
Anlamı Eşittir Büyüktür Küçüktür Büyük veya eşittir Küçük veya eşittir Eşit değildir
Örnek A1=B1 A1>B1 A1=B1 A1<=B1 A1<>B1
·"&" metin işleci, iki veya daha fazla metin değerini birleştirerek tek bir metin parçası verir. Metin işleci & (ve imi) ardarda bağlar
Anlamı Örnek Bir sürekli metin değeri vermek için, iki değeri bağlar veya "Kızıl" & "ırmak" "Kızılırmak" verir
·Başvuru işleçleri, hesaplamalar için hücre aralıklarını bağlar. Başvuru işleci Anlamı Örnek : (iki nokta üst üste) Đki başvuru arasındaki bütün hücrelere, bu iki başvuruyu da içermek üzere, bir başvuru veren aralık işleci B5:B15 ; (noktalı virgül) Çok sayıda başvuruyu, tek bir başvuruda birleştiren birleşme işleci TOPLA(B5:B15;D5:D15) 83
(tek boşluk) işleci
Đki başvurudaki ortak hücrelere bir başvuru veren kesişme TOPLA(B5:B15 A7:D7) Bu örnekte, B7 hücresi, her iki aralıkta ortaktır.
BĐRLEŞTĐR Birkaç metin öğesini tek bir metin öğesi olarak birleştirir. Sözdizimi BĐRLEŞTĐR (metin1; metin2; ...)
Metin1; metin2;... tek bir metin öğesi olarak birleştirecek 1 ile 30 arasında metin öğesidir. Metin öğeleri, metin dizisi, sayı ya da tek hücre başvurusu olabilir. Uyarılar &" işleci, metin öğelerini birleştirmek için, BĐRLEŞTĐR işlevinin yerine kullanılabilir. Örnekler BĐRLEŞTĐR("Toplam "; "Değer") eşittir "Toplam Değer". Bu aşağıdakinin eşdeğeridir "Toplam"&" "&"Değer" . BĐRLEŞTĐR("C5,"için debi",C2,C8,"/km","'dır.") eşittir "Kızılırmak için debi 32/km'dir."
Microsoft Excel tarih ve saat hesaplamalarını nasıl yapar? Microsoft Excel, tarihleri, seri değerleri olarak bilinen sıralı numaralar olarak, saatleri de, saatler günün kısımları olarak düşünüldüğü için, ondalık kesirler olarak depolar. Tarihler ve saatler sayılardır ve bu nedenle toplanabilir, çıkarılabilir veya başka hesaplamalara eklenebilir. Örneğin, iki tarih arasındaki farkı belirlemek için, bir tarihi bir diğerinden çıkarabilirsiniz. Tarihi veya saati içeren hücrenin biçimini Genel biçime değiştirerek, bir tarihi veya saati bir seri numarası veya bir ondalık kesir olarak görebilirsiniz. Microsoft Excel 97 iki tarih sistemini destekler: 1900 ve 1904 tarih sistemleri. Windows için Microsoft Excel 97'nin varsayılan tarih sistemi 1900'dür. 1904 tarih sistemine değiştirmek için, Araçlar menüsünden Seçenekler'i tıklatın, Hesaplama sekmesini tıklatın, sonra 1904 tarih sistemi onay kutusunu seçin. Aşağıdaki tablo, her iki tarih sisteminin ilk tarihini ve son tarihini ve her tarihle ilişkilendirilen seri numarasını göstermektedir.
Tarih Sistemi 1900
Đlk Tarih 1, Ocak, 1900
Son Tarih 31, Aralık, 9999 84
1904
(seri değeri 1) 2, Ocak, 1904 (seri değeri 1)
(seri değeri 2958525) 31, Aralık, 9999 (seri değeri 2957063)
Not Microsoft Excel 97'de bir tarih girdiğinizde ve yıl için yalnızca iki basamak girdiğinizde, Microsoft Excel yılı aşağıdaki biçimde girer: ·Yıl için 00 ile 29 arasında bir sayı yazarsanız, 2000 ile 2029 arasındaki yıllar. Örneğin, 28/5/19 yazarsanız, Microsoft Excel tarihin 28, Mayıs, 2019 olduğunu varsayar. ·Yıl için 30 ile 99 arasında bir sayı yazarsanız, 1930 ile 1999 arasındaki yıllar. Örneğin, 28/5/91 yazarsanız, Microsoft Excel, tarihin 28, Mayıs, 1991 olduğunu varsayar.
Tarih ve saat girme ipuçları ·Microsoft Excel, tarihleri ve saatleri sayı olarak düşünür. Saatin veya tarihin çalışma sayfasında görüntülenme şekli hücreye uygulanan sayı biçimine bağlıdır. Microsoft Excel'in tanıdığı tarih veya saat yazdığınız zaman, hücrenin biçimi Genel sayı biçiminden yerleşik tarih veya saat biçimine değişir. Varsayılan olarak hücredeki tarihler ve saatler sağa hizalanır. Microsoft Excel tarih veya saat biçimini tanıyamazsa tarih veya saat metin olarak girilir ve hücrede sola hizalanır. ·Denetim Masası'nın Bölgesel Ayarları'nda seçtiğiniz seçenekler, geçerli tarihin ve saatin varsayılan biçimini ve tarih ve saat ayırıcıları olarak tanınan karakterleri belirler , örneğin, Amerika Birleşik Devletleri kullanımına dayanan sistemlerde, iki nokta üstüste (:) ve bölü işareti (/). ·Tarihi ve saati aynı hücreye yazmak için,tarihle saati bir boşlukla ayırın. ·12 saatlik zaman biçimine dayanan bir saat yazmak için saatten sonra bir boşluk bırakıp, ardından da AM veya PM (veya A veya P) yazın. Yoksa Microsoft Excel saati 24 saatlik zaman biçimine dayandırır. Örneğin, 3:00 PM yerine, 3:00 yazarsanız,saat, 3:00 AM olarak depolanır. ·Tarihi veya saati görüntülemek için kullanılan biçime bakmaksızın Microsoft Excel bütün tarihleri seri numaraları olarak ve de bütün saatleri ondalık kesirler olarak depolar. Tarihi, seri numarası olarak görüntülemek veya saati kesir olarak görüntülemek için tarihi veya saati içeren hücreleri seçin. Biçim menüsünden Hücreler'i tıklatın, Sayı sekmesini tıklatın, sonra Kategori kutusunda Genel'i tıklatın. ·Saatler ve tarihler eklenebilir, çıkarılabilir ve diğer hesaplamalara katılabilir. Tarihi veya saati formülde kullanmak için, tarihi veya saati, tırnak işaretleri içine alınmış metin olarak girin. Örneğin, aşağıdaki formül, 68 farkını görüntüler: ="5/12/94"-"3/5/94" ·Microsoft Excel'de (ve Lotus 1-2-3'te) günler yüzyılın başından itibaren numaralandırılır, tarih seri numarası 1, 1 Ocak 1900 tarihine karşılık gelir. Hesaplamalarda kullanılan tarih sistemini değiştirmek için, Araçlar menüsündeki Seçenekler'i tıklatın, sonra Hesaplama sekmesini tıklatın. Çalışma kitabı seçenekleri'nin altında, 1904 tarih sistemi onay kutusunu seçin. Bir çalışma kitabını, 1904 tarih sistemi kullanan başka çalışma kitaplarıyla birlikte kullanıyorsanız, bu çalışma kitabı için de 1904 tarih sistemini kullanın.
85
Windows için Microsoft Excel'de, Microsoft Excel Macintosh için sürüm 2.0 veya daha sonraki sürümlerinde yaratılmış bir dosyayı açarsanız, Microsoft Excel dosya biçimini tanır ve tarihleri otomatik olarak 1900 tarih sistemine değiştirir. Aynı şekilde, Macintosh'ta Windows için Microsoft Excel dosyasını açarsanız, Microsoft Excel tarihleri 1904 tarih sistemine değiştirir.
Đşlem Tablosu Đşlevleri Hakkında Microsoft Excel'de, işlem tablosu işlevleri, karar alma, herekete geçme ve değer dönüştürme işlemlerini kendiliğinden yapmak için işlem tablolarında kullanılabilecek hesaplama araçlarıdırlar. Đşlev Sihirbazı Đşlev Sihirbazı formüllerin girilmesini kolaylaştırır. Đşlev Sihirbazı'nı başlatmak için, Ekle Menüsünde Đşlev'i tıklatın. Đşlevler, "Mali", "Matematik ve Trigonometri" ya da "Đstatistik" gibi kategoriye göre listelenmiştir. Liste kutusundan bir işlev seçtiğinizde, noktalı virgüllerin ve ayraçların doğru yerleştirilmesinin yanısıra, işlevin ve bağımsız değişkenlerinin tanımı kendiliğinden görünür. Kullanım Özellikleri ·Sözdizimi satırında, gerekli bağımsız değişkenler kalındır, isteğe bağlı bağımsız değişkenler ise normaldir (kalın değil). ·Đşlevlerin ve bağımsız değişkenlerin tanımlandığı metinde, ister gerekli ister isteğe bağlı olsunlar, tüm bağımsız değişkenler normal metindir (kalın değil). Bir bağımsız değişkenin gerekli ya da isteğe bağlı olup olmadığını anlamak için sözdizimi satırındaki biçimi kullanın. Gerekli ve isteğe bağlı bağımsız değişkenler hakkında daha fazla bilgi için, bu kısımda daha ileride "Đşlevlerin Sözdizimi"ne bakın. ·Bağımsız değişken adları genellikle sözcükler arasında altçizgi karakterleri içerirler; örneğin sayı_karakterler bir bağımsız değişken adıdır. ·Makro ve hücre adlarında sözcükler arasında noktalama kullanılmaz; örneğin SatışToplamı bir hücre adıdır. ·Đşlevler eşit işareti (=) olmadan gösterilirler. Her formülün başlangıcından önce bir eşit işareti yazın ama içiçe girmiş formüllerde işlevlerden önce eşit işareti yazmayın. Örneğin, ÇARPIM, =TOPLA(3;(ÇARPIM(2;4))) içinde içiçe girmiş bir işlevdir Đşlevlerin Sözdizimi Her işlev açıklaması bir sözdizimi satırı içerir. Örneğin, HÜCRE işlevinin sözdizimi satırı şöyledir: HÜCRE(bilgi_tipi; ref) Sözdizimi satırında, gerekli bağımsız değişkenler kalındır; isteğe bağlı bağımsız değişkenler kalın değildir. Bir işlevde gerekli bağımsız değişkenleri belirtmezseniz, işlevi bir hücreye giremezsiniz. Yukarıdaki örnekte, bilgi_tipi kalındır, dolayısıyla gereklidir. Ref kalın değildir, dolayısıyla isteğe bağlıdır. Bu durumda aşağıdakilerin ikisine de izin verilir: HÜCRE("biçim"; B12) HÜCRE("biçim")
86
HÜCRE() olamaz, çünkü bilgi_tipi gerekli bir bağımsız değişkendir. Bir bağımsız değişkenden sonra üç nokta (...) geliyorsa, bu veri tipinde birden fazla bağımsız değişkeniniz olabilir. Formüldeki karakterlerin sayısının 1024'ü aşmaması koşuluyla, bazı işlevler için 30'a kadar bağımsız değişkene izin verilir. Tek başına bir dizi 255 karakterden uzun olamaz. Örneğin, MAK işlevinin sözdizimi şöyledir: MAK(sayı1;sayı2;...) Aşağıdaki formüllere izin verilir: MAK(26) MAK(26;31) MAK(26;31;29) Addan sonra içi boş ayraçları olan işlevlerin bağımsız değişkenleri yoktur; ancak Microsoft Excel'in işlevi tanımasını sağlamak için ayraçları dahil etmeniz gerekir. Bağımsız Değişken Adları Birçok bağımsız değişken adı, bağımsız değişken olarak kullanılacak bilgi türünü belirtir. Bağımsız değişkenin adında kısaltılmış olarak sayı, ref ya da mantıksal varsa, o bağımsız değişken sırasıyla bir sayı, başvuru ya da mantıksal değer olacaktır. Örneğin YUVARLA(sayı; sayı_rakamlar) işlevinde, ilk bağımsız değişken bir sayı, ikinci bağımsız değişken de bir sayı olmalıdır. Aynı şekilde, bir bağımsız değişkenin adındaki sayı, başvuru, mantıksal, metin ve dizi sözcükleri, bağımsız değişkenin o veri tipinde olmasını belirler. Değer, bağımsız değişkenin tek bir değer sonucuna varan herhangi bir şey olabileceği anlamına gelir. Bu değer bir sayı, metin, mantıksal ya da hata değeri olabilir. Bağımsız Değişkenleri Kullanma Bağımsız değişkenler, bir işlevin yeni bir değer üretmek ya da bir işlem yapmak için kullandığı bilgidir. Bağımsız değişkenler her zaman işlev adının sağ tarafına ve ayraçlar içinde yerleştirilirler. Çoğu bağımsız değişkenin belli bir veri t ipinde olması beklenir. Verdiğiniz bağımsız değişken ya uygun tipte ya da Microsoft Excel'in uygun tipe dönüştürebileceği başka bir tipte olmalıdır. Bir bağımsız değişken, istenen veri tipini üreten herhangi bir şey olabilir. Örneğin, bağımsız değişkenlerini toplayan TOPLA işlevi 1 ile 30 arasında bağımsız değişken alabilir. TOPLA işlevine, bir sayı ya da sayılar üreten aşağıdaki dört tür bağımsız değişkenden herhangi birini verebilirsiniz: ·Sayı olan bir değer: TOPLA(1;10;100) ·Sayı veren bir formül: TOPLA(0,5+0,5;ORTALAMA(5;5);10^2)
87
Yukarıdaki örnekte olduğu gibi, bir işlevi, başka bir işlevin bir bağımsız değişkeni olarak kullanmaya işlevleri içiçe geçirme denir. Bu örnekte, ORTALAMA işlevi TOPLA işlevinin bir bağımsız değişkenidir. Bir formülde en fazla yedi işlev düzeyini içiçe geçirebilirsiniz. ·Bir sayı ya da sayı veren bir formül içeren bir hücreye ya da hücre aralığına yapılan bir başvuru: TOPLA(A1;A2) TOPLA(A1:A5) Yukarıdaki ikinci örnek TOPLA(A1;A2;A3;A4;A5) formülünün eşdeğeridir. Aralık biçimini kullanmanın üstünlüğü, A1:A5 bağımsız değişkeninin tek bir bağımsız değişken sayılması, oysa diğer formda beş bağımsız değişken sayılmasıdır. 30'dan fazla sayıyı toplamak istediğinizde, aralık biçimini kullanmanız gerekecek, çünkü bu işlevle en fazla 30 bağımsız değişken kullanabilirsiniz. ·Bir değere, bir formüle ya da bir değer veya formül içeren bir hücreye ya da aralığa başvuruda bulunan bir ad: TOPLA(AyarlananDeğer;Enflasyon) Bağımsız Değişken Tipleri Bir işlevin bağımsız değişkenleri aşağıdakilerden biri olabilir: ·Sayılar ·Metin ·Mantıksal değerler ·Hata değerleri ·Başvurular ·Diziler
Bir işleve sayılar, metin, mantıksal değerler ve hata değerleri vermek için bağımsız değişkenlerin başvuru ve dizi tiplerini de kullanabilirsiniz. Sayılar Sayı örnekleri: 5,003, 0, 150,286 ve -30,05. Ondalık haneleri olmayan sayılara tamsayı denir: 5, 0, 150 ve -30. Sayılar 15 basamakla sınırlıdır. Metin Metin örnekleri: "a", "Sözcük", "w/punc." ya da "". Formüllerde kullanılan metin değerleri çift tırnak işareti içine alınmalıdır. Metnin kendisi tırnak işaretleri içeriyorsa, metindeki her çift tırnak işareti için iki çift tırnak işareti kullanın. Örneğin, "ah o eski "güzel" günler" metnindeki karakterlerin uzunluğunu bulmak için, aşağıdaki formülü girin: UZUNLUK("ah o eski ""güzel"" günler") Metin değerleri, tırnak işaretleri de dahil olmak üzere en f azla 255 karakter uzunluğunda olabilirler. Karakter içermeyen bir metin sabiti "" olarak yazılır ve "boş metin" olarak adlandırılır. Not Bir bağımsız değişken olarak kullanılan metin tırnak işaretleri içine alınmazsa, Microsoft Excel onun bir ad olduğunu varsayar ve adın başvuruda bulunduğu değerle
88
değiştirmeye çalışır. Tırnak içine alınmamış metin bir ad değilse ve dolayısıyla ilişkili bir değeri yoksa, Microsoft Excel #AD? hata değerini verir.
Mantıksal değerler Mantıksal değerler DOĞRU ve YANLIŞ'tır. Mantıksal bağımsız değişkenler DOĞRU ya da YANLIŞ olarak değerlendirilen B10>20 gibi ifadeler de olabilir. Hata değerleri Hata değeri örnekleri: #SAYI/0!, #YOK, #AD?, #BOŞ!, #SAyı!, #BAŞV! ve #DEĞER!. Başvurular Başvuru örnekleri: $A$10, A10, $A10, A$10, R1C1 ya da R[10]C[-10]. Başvurular tek tek hücrelere, aralıklara ya da çoklu seçimlere başvuruda bulunabilirler ve göreceli, mutlak ya da karma olabilirler. Bir başvuruyu, sayı, metin, hata değeri ya da mantıksal değer olması gereken bir bağımsız değişken olarak kullandığınızda, başvuru tarafından belirlenen hücrelerin içeriği, bağımsız değişken olarak kullanılır. ·Başvurular veren işlevler, başvurunun yerine başvuruda içerilen değeri görüntülerler. ·Çoklu bir seçimi tek bir başvuru bağımsız değişkeni olarak vermek için, başvuruyu ikinci bir ayraçlar takımı içine alın, örneğin: TOPLA((E5:E8;E10:E18); ORTALAMA(A1:A5)) Diziler Diziler bağımsız değişkenlerin ve işlevlerin hücrelere giriliş biçimini özelleştirmenize izin verir. Diziler bağımsız değişkenler olarak kullanılabilir ve formüller dizi formülleri olarak girilebilir; örneğin ={TOPLA(B2:D2*B3:d3)}. Dizileri kullanmak bazı işlem tablosu formüllerinin tasarımını basitleştirir ve bellek tasarrufu sağlayabilir. Bağımsız Değişkenler Listesinde Noktalı Virgüllerin Kullanılması Tek tek bağımsız değişkenleri noktalı virgüllerle ayırmanız gerekir, ama fazla noktalı virgüller yazmamaya dikkat edin. Bir bağımsız değişkenin yerini tutması için bir noktalı virgül kullanır ama bağımsız değişkeni girmezseniz, Microsoft Excel, bağımsız değişken gerekli değilse, o değişkenin varsayılan değerini kullanır. Örneğin, üç bağımsız değişkeni olan bir işlem tablosu işlevinin bağımsız değişkenleri için (;bağdeğ2;bağdeğ3) yazarsanız, Microsoft Excel bağdeğ1 için uygun bir değer koyar. (bağdeğ1;;) yazarsanız, bağdeğ2 ve bağdeğ3 için uygun değerler koyar. Đşlem tablosu işlevlerinde, özellikle hesaplamadan önce bağımsız değişkenleri sayan işlevlerde, fazladan noktalı virgüler bağımsız değişkenlerin sayısını etkiler ve böylelikle hesaplanma biçimi değişir. Örneğin, ORTALAMA(1;2;3;4;5) 3'ü verir, ORTALAMA(;;1;2;3;4;5) ise 2,14'ü verir. Çoğu bağımsız değişken için, belirtilmeyen bir bağımsız değişkenin yerine koyulan değer, bağımsız değişkenin veri tipine bağlı olarak, 0, YANLIŞ ya da "" (boş metin)dir. Belirtilmeyen bağımsız değişkenlerin varsayılan değeri genellikle etkin hücre ya da seçimdir. Örneğin HÜCRE işlevinde ikinci bağımsız değişkeni belirtmez ve birinci bağımsız değişken için "biçim"i belirlerseniz, seçili hücre varsayılan başvuru olarak girilecektir. Belirtilmeyen
89
bir bağımsız değişkenin başka bir değer olması gerekiyorsa, bağımsız değişkenin açıklaması bunu belirtecektir. Not Bir bağımsız değişken olarak bir başvuru kullanıyorsanız ve bu başvuru birleşim işleci olarak virgül içeriyorsa, başvuruyu ayraç içine alın. ALANSAY işlevi, bir bağımsız değişken alır: bir başvuru. ALANSAY(A1,C1)formülünü girmeye çalışırsanız, Microsoft Excel A1 ve C1'i ayrı bağımsız değişkenler olarak yorumlar ve "Çok fazla bağımsız değişken" iletisini verir. Doğru biçim şöyle olacaktır: ALANSAY((A1,C1)).
90
Microsoft Excel'deki işlev tuşları
F1
F2
Đşlev tuşu Yardım'ı veya Office Yardımcısı'nı görüntüleme Etkin hücreyi düzenleme
ÜST KARAKTER Bu Nedir?
CTRL
CTRL+ ÜST ALT KARAKTER Grafik sayfası ekleme
ALT+ ÜST KARAKTER Yeni bir çalışma sayfası ekleme
Bir hücre Farklı Kaydet Kaydet komutu açıklamasını komutu düzenleme F3 Formüle bir ad Formüle bir işlev Bir ad tanımlama Satır ve sütun yapıştırma yapıştırma etiketleri kullanarak adlar yaratma F4 Son işlemi Son Bul'u Pencereyi Çıkış yineleme yineleme kapatma (Sonrakini Bul) F5 Git Bul iletişim Pencere kutusunu boyutunu geri görüntüleme yükleme F6 Sonraki Önceki bölmeye Sonraki çalışma Önceki çalışma bölmeye taşınma kitabı kitabı taşınma penceresine penceresine taşınma taşınma F7 Yazım Kılavuzu Pencereyi taşıma komutu F8 Bir seçimi Seçime ekleme Pencereyi Makro iletişim genişletme yeniden kutusunu boyutladırma görüntüleme F9 Bütün açık Etkin çalışma Çalışma kitabını çalışma sayfasını simge durumuna kitaplarındaki hesaplama küçültme bütün sayfaları hesaplama F10 Menü çubuğunu Kısayol Çalışma kitabı etkinleştirme menüsünü penceresine görüntüleme ekranı kaplatma veya pencereyi önceki boyutuna getirme F11 Grafik yaratma Yeni bir çalışma Bir Microsoft Visual Basic sayfası ekleme Excel 4.0 makro Düzenleyicisi' sayfası ekleme ı görüntüleme F12 Farklı Kaydet Kaydet komutu Aç komutu Yazdır komutu komutu
Formül çubuğu Biçimlendirme araç çubuğu Çalışma Aktif Hücre sayfaları Sa fa ...
Çizim Araç çubuğu
Standart araç çubuğu
Şekil 1 Standart Excel Çalışma Sayfası
91
Excel nedir?
Microsoft Excel, Office 97 programı ile gelen çok güçlü bir tablolama programıdır. Excel programı ile tablo şeklinde metinler yazabilir, bu metinlere karşılık gelen sayılar üzerinde işlemler yapabilir, ve bu tablolar için grafikler çizerek etkileyici sayfalar oluşturabilirsiniz.
Microsoft Excel ‘e giriş Bilgisayarınıza Ms-Office yüklü ise Microsoft Excel
programını BAŞLAT mönüsünden PROGRAMLAR içerisinden çalıştırabilirsiniz. BUL komutu ile çalıştırmak için EXCEL.EXE dosyasını bulmanız gerekir.
Microsoft Excel Ekranı:
Microsoft Excel ilk açıldığı zaman karşımıza kılavuz çizgileri ile ayrılmış; satırlar ve sütunlardan oluşan bir pencere gelir. Ekrandaki beyaz renkli hücrelerden oluşan bu bölgeye ÇALIŞMA SAYFASI denir. Satırlarla sütunların kesiştiği her bir alana da HÜCRE adı verilir.
Başvuru adresleri Her hücreyi bilgisayara tanıtmak için kullanılan bir başvuru adresi vardır. Bu adresler hücrenin bulunduğu satır ve sütunun adını yazmak suretiyle belirlenir. Örneğin ilk satırla ilk sütunun kesiştiği yerdeki hücrenin adresi A1, onun altındaki hücrenin adresi ise A2 dir. A1’in sağındaki hücre ise B1 olarak adlandırılır.
Etkin Hücre (Aktif Hücre) Farenin sol tuşuna basarak yada yön (ok) tuşlarını kullanarak bir hücre seçtiğinizde bu hücre aktif hücre olur. Aktif hücrenin etrafında diğerlerine öre daha kalın bir kenarlık bulunur ve aktif hücrenin içerisinde herhangi bir metin yazılı ise bu metin formül çubuğunda gözükür. Aktif hücre o an içerisinde işlemler yapabileceğiniz hücredir. (Ör: yazı yada formül yazabilir, fon yada yazı rengini değiştirebilirsiniz., vb...). O an içi n aktif olan hücrenin adresi ise formül çubuğunun sağ tarafında gözükür. Excel çalışma sayfası ilk açıldığında A1 hücresi aktif hücredir. Aktif hücreyi değiştirmek için ya aktif hale getirmek istediğiniz hücreye fare sol tuşuyla tıklayacaksınız yada klavyeden aşağıdaki tablodaki tuş kombinasyonları yardımıyla istediğiniz hücreye geçeceksiniz.
Aktif hücrenin gideceği yer Bir hücre sola Bir hücre sağa Bir hücre aşağıya Bir hücre yukarıya Aktif hücrenin sırasında tablodaki en sol hücreye Aktif hücrenin sırasında tablodaki en sağ hücreye Aktif hücrenin sırasında tablodaki en aşağı hücreye Aktif hücrenin sırasında tablodaki en yukarı hücreye A1 hücresine Tablonun en son hücresine Bir alt görüntüye Bir üst görüntüye
Tuş Kombinasyonları Sol Ok Sağ Ok Aşağı Ok Yukarı Ok Ctrl + Sol Ok Ctrl + Sağ Ok Ctrl + Aşağı Ok Ctrl + Yukarı Ok Ctrl + HOME CTRL + END Page Up Page Down
92
Bir çalışma sayfası 256 sütun ve 65536 satırdan oluşur. Sütunlar A’dan IV’ye; satırlar ise 1’den 65536’ya kadar isimlendirilirler.
Araç ve Mönü çubukları: Microsoft Excel ile çalışmaya başlamadan önce ilk yapılması gereken araç ve mönü çubuklarını kontrol etmektir. Mönü çubuğu Excel’de yapabileceğiniz her türlü işlemi komutlar halinde içinde barındıran bir yerdir. Hemen Đsim Çubuğunun altında bulunan bu yerde sırasıyla aşağıdaki Mönüler bulunur. Dosya Düzen Görünüm Ekle Biçim Araçlar Veri Pencere Yardım
Dosya açma , kaydetme , Yazdırma vb... Kes Kopyala, Yapıştır, vb... Ekrandaki Değişiklikleri yapan mönü Çalışma sayfasına eklemeler yapmak için Seçili yerlerin özelliklerini değiştirme Đşleri kolaylaştıracak seçenekler için Veri tabanı işlemleri için Açık pencerelerdeki bazı işlemler Yardım Dosyaları için
Araç çubukları ise mönü çubuğunda olan bazı komutlara kolay ulaşmak için düzenlenmiş üzerlerinde çeşitli tuşlar olan ve genellikle mönü çubuğunun altında bulunan çubuklardır. Bunları ekrana getirmek yada yok etmek için GÖRÜNÜM mönüsünden ARAÇ ÇUBUKLARI seçeneği üzerine gelinir. (yada mönü çubuğu üzerinde sağ tuşa basılır.) Đstenilen seçenek üzerine gelinip farenin sol tuşuna basıldığında o araç çubuğu ekrana gelecek veya ekranda ise kaybolacaktır. Bu listede yanında onay (check) işareti olan varsa bu araç çubuğu görüntüde demektir. Bu araç çubuklarından Standart ve Biçimlendirme araç çubuklarının görüntüde olması işlemlerinizi daha kolay yapmak için gereklidir. Ayrıca GÖRÜNÜM mönüsünün içindeki FORMÜL ÇUBUĞU seçeneğinin yanında da onay işaretinin olması gerekir.
Çalışma Sayfaları Microsoft Excel bir tablolama programıdır. Yapılan bir tablo ile aynı yada yakın konularda tablo yapılacağı zaman yeni bir dosya açmadan bu tabloyu oluşturabiliriz. Çalışma sayfasının sol alt kısmında Excel ilk açıldığında Sayfa 1, Sayfa 2, Sayfa 3 yazılı sekmeler bulunur. Bu sekmelerin her biri ayrı bir çalışma sayfasıdır. Uygulama 1 : Çalışma sayfasının adının değiştirilmesi Sayfa 1 yazan sekme üzerine 2 kez tıklayın. (Yada biçim mönüsünden SAYFA oradan da YENĐDEN ADLANDIR komutu) Altı siyah renk ile gölgelenince klavyeden “Faiz Hesabı” yazın ENTER tuşuna basın. Microsoft Excel ilk açıldığında 3 çalışma sayfasından oluşur. Eğer daha fazla sayıda çalışma sayfasına gerek varsa çalışma sayfası eklemeniz gerekir. Uygulama 2: Yeni Çalışma Sayfası Ekleme Ekle mönüsüne girin Çalışma sayfası komutunu seçin Hazırladığınız çalışma sayfalarını silebilirsiniz. 93
Uygulama 3: Çalışma Sayfasını silme Sayfa 3 yazan sekme üzerine sağ tuşla tıklayın Açılan mönüden SĐL’i seçin Yada Sileceğiniz Çalışma Sayfası içinde iken DÜZEN mönüsünden Sayfayı Sil komutunu Seçin
ÖNEMLĐ NOT: Bu işlemin GERĐ AL ‘ı Yoktur Sildiğiniz sayfalar içindeki bilgiler kaybolacaktır. Microsoft Excel hücrelerinin içine veri girebilmek için ilk önce çalışacağınız hücreyi aktif duruma getirmeniz gerekir. Daha sonra klavyeden istediğiniz rakamı, sayıyı yada formülü girebilirsiniz. Ancak hücreye yazmış olduklarınızın Excel tarafından anlaşılabilmesi için mutlaka yazım işleminin bitimini takiben başka bir hücreyi aktif duruma getirmelisiniz. Bunu yaparken ENTER yada TAB tuşlarını kullanın.
VERĐ GĐRĐŞĐ
Enter tuşu ile bir hücre aşağı, TAB tuşu ile bir hücre sağa gidebilir ve buralara da istediğiniz verileri girebilirsiniz. Hücre içerisine girdiğiniz bu yazı üzerinde herhangi bir değişiklik yapacaksanız yine bu hücreyi aktif duruma getirmelisiniz. Çünkü TAB ve ENTER tuşları aktif hücrenin yerini değiştirecektir. Hücreyi aktif hale getirdikten sonra Microsoft Word programında olan değişiklerin bir çoğunu uygulayabilirsiniz (yazı tipi, yazı tipi boyutu değiştirme; yazıları kalın, italik, yada altı çizili yazma gibi) Eğer hücre içine yazmış olduğunuz bir metinde değişiklik yapmak istiyorsanız; yine hücreyi aktif duruma getirdikten sonra; Klavye’den F2 tuşuna basın ve ekleme noktasını (cursor) değişiklik yapacağımız yere getirin Hücre içine çift tıklayıp ekleme noktasını (cursor) değişiklik yapacağımız yere getirin Formül Çubuğunda değişiklik yapmak istediğiniz yere farenizle tıklayın. yukarıdaki seçeneklerden herhangi birini kullanabilirsiniz. Hücre içine yazdıklarınızı silmek için ise hücreyi aktif hale getirdikten sonra klavye’den DELETE tuşuna basabilirsiniz.
GÖLGELENDĐRME göstergesinin
Yapılacak herhangi bir değişiklikten önce (yazı tipi, punto veya sayılar üzerinde değişiklik9 bu değişikliğin uygulanacağı bütün hücrelerin gölgelendirilmesi gerekmektedir. Gölgelendirme yapılırken mouse halde olması şarttır.
GÖLGELENDĐRME KURALLARI: Bir hücre aralığı gölgelendirilecekse (örneğin B3’ten C7’ye kadar olan tüm hücreler) mouse ile ilk hücre üzerine gelip (B3) sol tuşa basılı t utarak son hücreye (C7) kadar sürüklenir. Bir sutun seçilecek ise; o sütunun harfi üzerine gelinip sol tuşa bir kere basılır. (örneğin C sütununu gölgelendirmek için C harfine basın.) Bir satır gölgelendirilecekse; (ör. 2. Satır) o satırın rakamı üzerine gelinip (2 nin üzerine) sol tuşa 1 kez basılır. Ardışık (peşpeşe gelen) satırlar veya sutunlar gölgelendirilecekse bunlardan ilki üzerine gelinereek sol tuşa baslı tutarak sonuncusunun üzerine kadar çekilir. Belgenin tümü seçilecekse; A harfinin solunda ve 1 rakamının üzerindeki boş kutu üzerine 1 kere basılır. 94
Ardışık olmayan hücre, sütun, satır veya alan seçilecekse; Ctrl tuşuna basılı tutularak gerekli alanlar gölgelendirilir. Bazı durumlarda hücre içi ne yazmış olduğunuz yazılar hücreyi çerçeveleye sınırların dışına taşacaktır. Bu gibi durumlarda hücrenin sınırlarını gösteren GENĐŞLĐKLERĐNĐ AYARLAMA çeperleri hareket ettirmeniz gereklidir. Bir hücrenin sınırlarını genişliği ve yüksekliği olarak iki şekilde ayarlayabiliriz. Ancak Excel’de herhangi bir hücre için değil de bir sütun veya bir satır için ayar yapmak vardır ki bu ayarlar her zaman satır ve sütun rakam ve harfleri arasındaki kılavuz çizgileri yardımıyla yapılır.
HÜCRE YÜKSEKLĐKLERĐ VE
Örneğin B sütununun genişliği ile ilgili ayar yapmak istersek fare göstergesini B ile C harfleri arasındaki kılavuz çizgisi üzerine yada 3. satır üzerinde bir değişiklik yapmak istersek 3 ile 4 rakamları arasındaki kılavuz çizgisi üzerine gelmemiz lazımdır. Bu noktaların üzerine geldiğinizde fare göstergesinin soldaki şekle geldiğini fark edersiniz. Artık sol tuşa basılı tutup sağa sola çekebilir yada eğer boyutunu değiştirdiğiniz satır veya sütunda herhangi bir yazı varsa sol tuşa iki kere basabilirsiniz.
yapılan her çalışmanın belirli bir isimle DOSYALARLA ÇALIŞMAK Excel’de kaydedilmesi gerekmektedir. Bu sayede bu tablolar ile yeniden çalışılmak istenirse bunların tekrar çağırılıp üzerlerinde işlemler yapma olanağını kazanırız.
DOSYA AÇMA Excel’de var olan bir dosyayı açmak için iki yol kullanılabilir. Birincisi Dosya mönüsünün en altında bulunan listedir. Burada en son açmış olduğunuz 4 dosyanın ismi görüntülenir. Bu dosyalardan herhangi biri üzerine gelip bir kere farenin sol tuşuna basarsanız dosyalarınız açılacaktır. (Şekil 2)
Đkinci yöntem ise Dosya mönüsünden AÇ komutunu kullanmaktır. Burayı kulandığınız zaman açılan iletişim kutusu içerisinde arama yapmak gerekir Bakılacak Yer: isimli kutunun içerisinde dosyanızın bulunmuş olduğu klasör adının yazması gereklidir. Hemen altındaki Büyük kutunun içerisinde ise Bakılacak Yer: kutusunun içerisinde bulunan klasörün içeriğini görebilirsiniz. Bu ekranda üst klasörlere çıkmak için Bakılacak Yer: yazan kutunun sağındaki üçgene basıp listeden gitmek istediğniz Şekil 1 Dosya mönüsü klasörü seçmeli; bir alt klasöre inmek için ise büyük kutunun içerisinde gitmek istediğiniz klasöre çift tıklamalısınız. 95
DOSYAYI KAYDETME: DOSYAYI ĐLK KEZ KAYDETME Bir dosyayı ilk kez kaydederken araç çubuklarından veya Dosya mönüsünden KAYDET isimli komutu seçmemiz gerekir. Burayı seçtiğimizde karşımıza Farklı Kaydet iletişim kutusu çıkar. Burada Kayıt Yeri yazan yere dosyayı kaydetmek istediğimiz klasörü; dosya adı yazan yere ise dosyanızın yeni adını yazmanız gerekir. Buraya Excel ’in dosya uzantısı olan .xls ‘in yazılmasına gerek yoktur. Windows 95’te maksimum 255 olan dosyaya verilebilecek olan adlarda kullanılabilecek karakter sayısı EXCEL ’de 218 karakter ile sınırlandırılmıştır. Dosya ’ya verilecek olan adlarda aşağıdaki karakterler kullanılamaz. / \ < > * : ; “ vb. gibi
DOSYALARI TEKRAR KAYDETMEK Excel ‘de kaydetmiş olduğumuz dosyaları farklı bir isimle veya farklı bir yere kaydetmek istiyorsak söz konusu dosyayı açtıktan sonra Dosya mönüsünden Farklı Kaydet isimli komuta tıklarız. Bu durumda ilk kez kaydederken karşımıza çıkan iletişim kutusu tekrar gözükecek ve üzerindeki değişiklikleri rahatça yapabileceğiz.
DOSYALARI KAPATMAK
Kapat tuşu
Excel de açık durumda bulunan dosyaları kapatmak için iki yol vardır. Bunlardan birisi Excel programını tümden kapatmak ki bu en üstte ki kapat basılarak yapılabilir. Diğeri ise sadece açık olan dosyayı kapatmaktır ki bu da genelde mönü çubuğu üzerindeki işaretine basılarak yapılabilir.
KES ,KOPYALA, YAPIŞTIR ĐŞLEMLERĐ
Excel’de herhangi bir hücre veya hücre topluluğu içinde yazılan metinleri başka bir tarafa taşımak veya kopyalamak için kullanabileceğiniz teknikler aşağıda
gösterilmiştir.
KOPYALAMA: Excel’de kopyalama yapmak aslında diğer Microsoft ürünleri ile kopyalama yapmaktan farklı değildir. Kopyalamada mantık gölgelendirme ile işaretlediğimiz yerleri aktif olan yere yapıştırmaktır. Örnek: A1 hücresine adınızı, a2 hücresine soyadınızı, A3 hücresine de çalıştığınız yeri yazın. A1’den a3’e kadar olan hücreleri gölgelendirin Kopyala tuşu
Biçimlendirme araç çubuğundan kopyala tuşuna basın veya düzen mönüsünden kopyala komutunu seçin (bunu yaptığınızda a1-a3 arası kesikli çizgilerden oluşan bir kutu 96
içine alınacaktır.) B1 hücresine tıklayın Araç çubuklarından veya düzen mönüsünden yapıştır komutunu seçin
Taşıma: Taşıma işleminin kopyalamadan farkı gölgelendirilmiş bir hücre veya hücre topluluğunun yerini değiştirmektir.
Örnek: A1-A3 arasını gölgelendirin
Biçimlendirme araç çubuğundan veya düzen mönüsünden kes komutunu seçin (bunu yaptığınızda a1-a3 arası kesikli çizgilerden oluşan bir kutu içine alınacaktır.) Kes tuşu
C1 hücresine tıklayın Araç çubuklarından veya düzen mönüsünden yapıştır komutunu seçin
Ardışık hücreleri kopyalama (Listeleme): Bu işlem belki de Excel programının en çok kullanılan özelliğidir. Excel’in içerisinde bulunan liste içerisindeki herhangi bir metini hücrelerden birine yazdığınızda elde edebilirsiniz. Örnek: Biraz önceki sayfayı temizleyin. (belgenin tümünü gölgelendirip, DELETE tuşuna basın) A1 hücresine Pazar yazıp Enter’a basın Sonra tekrar A1 hücresini aktif duruma getirip fare göstergesini siyah çerçevenin sağ alt köşesindeki nokta ’nın üzerine getirin. Küçük Siyah Artı işareti oluşunca sol tuşa basılı tutarak fareyi aşağıya doğru çekin. Haftanın günlerinin listelendiğini göreceksiniz. Aynı olayı B1,C1,D1,E1,F1 hücrelerine sırası ile Mart, 29.12.1999 , Ara-98 , 28-ARA , Banka yazarak uygulayın Excel için anlamı olmayan bir metin yazdıktan sonra aynı işlemi yaparsanız (Banka gibi) aşağıya doğru kopyaladığınızda bu metin bütün hücrelere aynen yazılacaktır.
Şekil 2 Ardışık hücreleri kopyalama
Ms-Excel’de girilebilecek formüller ikiye ayrılır. Matematiksel işlemler ve işlevler. Matematiksel işlemler günlük hayatımızda kullanılan 4 işlem ve biraz daha karışık matematiksel problemlerin çözümü için yapılırlar. Bu formüllerin işe yaramadığı durumlarda işlevler kullanılır.
HÜCRELERE FORMÜL GĐRĐŞĐ
MATEMATĐKSEL ĐŞLEMLER
97
Matematiksel işlemler programcını yapılacak formülün makineye vermesi ile gerçekleştirilir. Herhangi bir formülü yazmak için işlem sonucunun gözükmesi istenen hücre aktif duruma getirilir. Bundan sonra içine =, + veya – işaretlerinden birisinin yazılması gereklidir. Arkasından formülün kendisi yazılabilir. Not: formül yazmadan önce ( - ) işareti ile formüle başlanması formüle yazılan ilk rakamın negatif olarak değerlendirilmesi demektir. Örnek: 500 ile 700 rakamlarını toplamak istiyoruz. A1 hücresine 500 A2 hücresine 700 yazın A3 hücresini aktif hale getirip =A1+A2 yazın Enter’a basın. II. yol: A4 hücresine +500+700 yazın Enter’a basın Görüldüğü gibi formüllerin başına = , + veya – işareti koyup işlemi ya rakamın kendisini yada rakamların bulunduğu hücre adreslerini kullanarak yazabiliriz. Ancak Excel’de hücre adresleri yazarak formül oluşturmak ilerde ki aşamalarda sıklıkla kullanacağımız bir olaydır. Đkinci teknik olan, işlev yapıştırma ise daha sonraki konularımızda işlenecektir.
bir tablo oluşturmak gerçekten çok kolaydır. Operatörün tek TABLO OLUŞTURMAK Yeni yapması gereken kendisine gerekli olan kendisine gerekli olan tüm verileri kafasında toplamak ve bunları (genelde sütunlar halinde ) Excel’e vermektir. Örneğin aşağıdaki konuda bir tablo hazırlamak istiyoruz. Bir yatırımcının elinde bir miktar toplu parası var. Bu parayı kısımlara ayırarak çeşitli vadelerde ve değişik faiz oranlarında bankaya yatırmak istiyor. Bu yatırımcının eline geçecek brüt faiz miktarını Brüt faizden %12 vergi kesintisi ile bu verginin %5 ‘i kadar paranın fon olarak kesilmesinden sonraki net faizi hesaplayın. Böyle bir tablo hazırlamak için bize gereken formül: A * n* t faiz= 365 ‘tir. A= Anapara N= faiz Oranı T= Vade miktarı olarak düşünürsek Tabloyu hazırlamak için Standart araç çubuğundan Yeni tuşuna basın. Yeni bir Excel çalışma kitabı gelecektir. Sayfa1 üzerine çift tıklayarak adını Faiz Tablosu olarak değiştirin. 1. satıra sütunları karıştırmamak için bir başlık satırı hazırlamalıyız. A1 hücresine Anapara , B1 hücresine Faiz Oranı, C1 hücresine vade(gün), D1 hücresine de Brüt Faiz yazın. Aşağıdaki tabloyu hazırlayın: 98
Bu tabloyu hazırlarken birkaç ufak noktaya dikkat etmeniz gereklidir. Birincisi Excel’de rakam yazarken kesinlikle yüzde ayraç biçimleri yada birim koyulmaz. Yani 1.000.000 yada 1000000 TL. yazılması bir hatadır. Excel ‘e yazılan rakamlar sağ metinler ise sol tarafa hizalanır. Böylece yazmış olduğunuz metnin Excel tarafından rakam mı yoksa bir metin olarak mı algılandığını anlamış olursunuz. Diğer bir nokta ise ondalıklı sayıları girerken yapılabilecek hatadır Excel ondalık ayracı olarak her zaman virgül (,) işaretini kullanır. Onun yerine ( . ) yazmak hatalı olacak ve Excel bunu başka bir değer olarak kabul edecektir. Değinilmesi gereken son nokta ise yüzde rakamlarının matematiksel ifadelerinin yazılmış olmasıdır. (Ör: %79 değil 0,79) Excel’de rakamların sade bir şekilde yazılması gerektiğini görmüştük. Yazılmış olan rakamlara birim eklemek istersek ilk önce söz konusu rakamların bulundukları hücreleri gölgelendirmemiz gereklidir. Daha sonra Biçimlendirme Araç çubuğu üzerinden ya da Biçim mönüsünden çeşitli özellikler verebiliriz.
RAKAMLARA BĐRĐM EKLEMEK:
Biraz önceki faiz tablomuz üzerinde A sütununun tamamı TL. birimi ile yazılması gereklidir. Aynı listede B sütununun ise yüzdeli bir halde yazılması gereklidir. Bu yüzden;
Para Birimi ve yüzde Biçemi Tuşu
A sütununun tamamını gölgelendirin Biçimlendirme araç çubuğu üzerinde PARA BĐRĐMĐ düğmesine basın B sütununu gölgelendirin YÜZDE BĐÇEMĐ tuşuna basın
Đçerisinde rakam bulunmayan hücrelere de aynı işlemi yapabilirsiniz. Bu hücrelere önceden çeşitli özellikler vermek daha sonra yazılan rakamların tekrar o özellikleri almasına neden olacaktır. D,E,F,G sütunlarını gölgelendirip para birimi tuşuna basın. Görüldüğü gibi hücrelerin özellikleri biçimlendirme araç çubuğu üzerinden değiştirilebilmektedir. Yüzde biçemi tuşunun sağ tarafındaki tuş olan binlik ayraç biçemi tuşu ise sayıya herhangi bir birim vermez ancak sayının kolay okunabilmesi için binlik haneler halinde aralarına noktalar koyar.
Ondalık arttır ve azalt tuşları
Bu tuşun sağ tarafındaki iki tuş ise virgülden sonra kaç hane görmek istediğinizi ayarlar. Ondalık Arttır tuşu basamak sayısını arttırır, ondalık azalt ise bunu azaltır. Virgülden sonraki 0 rakamlarının herhangi bir fdeğeri olmamasına rağmen özellikle finansal ifadelerde kuruş, sent gibi rakamlar belirtilecekse kullanılır. Đpucu: Biçimlendirme Araç çubuğu üzerindeki bu düğmelere bastığınızda bazı özellikleri değiştirmek isterseniz Denetim Masası içerisinden Bölgesel Ayarlar ikonunu çalıştırın.
Eğer hücrelerinize buradaki TL haricinde bir birim vermek isterseniz (örneğin $) yapmanız gereken işlem hücreleri gölgelendirdikten sonra BĐÇĐM mönüsünden HÜCRELER seçeneğine girmeniz gerekir. Sayı sekmesinin içinde sol taraftaki kategorilerden birini seçip sağ tarafta istediğimiz değişiklikleri yapmamız gerekir. Örneğin sol tarafta Para Birimi’ni seçip sağ tarafta simge yazılı yerden bir para 99
birimi seçebilirsiniz. TAMAM tuşuna bastığınızda yapmış olduğunuz değişiklikler gölgelendirmiş olduğunuz hücrelere yansıyacaktır.
Formülleri kopyalama:
Biraz önceki tabloyu hazırladığımızda artık tablomuzdaki sayılara özellikler vermiş olduk. Eğer yukarıdaki etapları tamamlayabildiyseniz tablonuz aşağıdaki gibi gözükmelidir.
Artık formülleri yazma aşamasına gelmiş bulunuyoruz. D1 hücresine tıklayıp ve aşağıdaki formülü aynen yazarak Enter tuşuna basın = A2*B2*C2/365 Formül sonucunun hücre içerisinde görünmüştür. Aynı hücreyi aktif duruma getirin ve yukarıda Formül Çubuğu’nda yazanı okuyun. Gördüğünüz gibi hücrenin içinde formül sonucu gözükmesine karşın formül çubuğunda gözüken formülün kendisidir. Eğer ki hücrede gözüken rakamın yanlış olduğu hakkında şüpheleriniz varsa formül çubuğu üzerindeki formülün doğru olup olmadığını araştırabilirsiniz. D1 hücresine yazdığınız bu formülü aşağısındaki hücreler için aynen uygulayabiliriz. Yapmamız gereken tek işlem ardışık hücreleri kopyalamak kısmında anlatılan tekniği uygulamaktır. D1’i aktif duruma getirin Fare göstergesini hücre çeperinin sağ alt kısmına getirin Küçük siyah artı oluşunca sol tuşa basılı tutarak aşağıya doğru çekin E1 hücresine F1 hücresine G1 hücresine
=D1*0,12 =E1*0,05 =D1-E1-F1
Yazıp her birini aşağıya doğru kopyalayın. Doğru işlem yaptıysanız aşağıdaki tabloyu elde edeceksiniz.
Tabloyu kaydetmek gereklidir. Standart araç çubuğundan yada Dosya mönüsünden Kaydet komutunu tıklayın. Dosya Adı kısmına Faiz hesabı yazarak Kaydet tuşuna basın. Tablonuzun kaydedilip kaydedilmediğinden emin olmak için isim çubuğunda Faiz hesabı yazdığından emin olun. Kaydet tuşu 100
TABLOYU BĐÇĐMLENDĐRME Ms-Excel’de bir tablo yapıldıktan sonra bunu sunuya hazır hale getirmek büyük önem taşır. Çünkü tablonun güzel bir görünümde olması sununun çekiciliğini arttırır.
Zemine renk verme Bir tablonun zeminine renk vermek için ilk önce renk vereceğimiz alanı Excel’e tanıtmamız lazımdır. Bunun için ise gölgelendirme işlemi yapmamız gerekir. Biraz önce kullandığımız Faiz hesabı dosyasında hazırladığımız tablo üzerinde işlem yapmak gerekirse; A1-G1 arasındaki hücreleri gölgelendirin Biçimlendirme araç çubuğundan Dolgu Rengi isimli tuşun sağındaki aşağı bakan üçgene basın Açılan renk skalasından açık sarıyı seçin A2-G5 arası hücreleri gölgelendirin Açılan renk skalasından parlak yeşili seçin
Açıklama [BK1]: Renk zevki
benden iyi birisi buradaki renkleri değiştirsin
Yazılara renk verme Yapılan tabloda arzu ederseniz yazdığınız yazılara da renk verebilmeniz mümkündür. A2-G5 arası hücreleri gölgelendirin Biçimlendirme araç çubuğundan Yazı Tipi Rengi isimli tuşun sağındaki aşağı bakan üçgene basın Açılan renk skalasından açık sarıyı seçin Yazı Tipi Rengi Tu u
101
Hücrelere kenarlık atma Ms-Excel ilk açıldığında görülen hücreleri ayırmakta kullanılan bütün çizgilerin adı Kılavuz çizgileridir. Lakin bunlar Excel çalışma sayfasında gözükseler bile kesinlikle yazıcı çıktısında görülemezler. Bu yüzden tablonun kenarlıklarını kendimizin atması gereklidir.
A1-G5 arasındaki hücreleri gölgelendirin. Kenarlıklar tuşunun sağındaki üçgene basın Açılan menüden en alt sırada soldan ikinci kenarlık çeşidini seçin
Kenarlıklar tuşu ve alt mönüsü
Tekrar Kaydetme: Yapmış olduğumuz bu belgeyi tekrar kaydetmek istediğimiz zaman tekrar kaydet tuşuna basarız. Fakat bu sefer karşımıza Farklı kaydet iletişim kutusu gelmez. Bunun sebebi daha önce kaydederken bizim bu dosyaya bir isim vermemiz ve kayıt yerini belirtmemizdir. Excel bu bilgilere sahip olduğundan bu dosyanın üzerine yapmış olduğumuz değişiklikleri kaydeder.
Dosyayı başka adla kaydedin Dosya mönüsünden Farklı Kaydet komutunu seçin. Farklı Kaydet iletişim kutusu açılınca Dosya Adı kısmına Galeri yazıp Kaydet tuşuna basın. Artık aynı dosyadan Galeri ve Faiz hesabı olmak üzere iki tane vardır. Bir önceki dersimizde formülleri aşağıya doğru kopyalayarak tablo yaratmayı görmüştük. Formülleri aşağıya doğru kopyaladığımızda formüldeki hücre adreslerindeki rakamların birer birer arttığını da HÜCRE KAVRAMI gördük. Đşte kopyalandığında artış gösteren bu tür hücrelere Göreceli Hücreler denir. Bir hücreyi aynı metodu kullanarak yukarı, sağa ve sola da çekebiliriz. Yukarı çektiğimizde hücredeki adresindeki sayılar azalacak, sağa ve sola çektiğimizde ise hücre sütun harfleri sırası ile artacak ve azalacaktır. Ancak bazen öyle durumlar karşımıza gelecek ki hücre içinde ki bu adreslerin sabit kalmasını isteyeceğiz. Özellikle döviz kuru, faiz oranı gibi sıklıkla değişebilen rakamlarla ilgili tablolar hazırladığımızda hücrelerin içinde adresleri sabit tutma metodunu yani mutlak hücreyi kullanırız.
GÖRECELĐ HÜCRE VE MUTLAK
Örnek: Bizim bir araba satıcısı olduğumuzu düşünelim ve sattığımız arabaların dolar kuru üzerinden elimize ulaştığını farz edelim. Müşterilerimiz arabaların TL üzerinden fiyatlarını öğrenmek istediklerinde bunu onlara derhal söyleyebilecek bir tablo hazırlayalım. Standart Araç Çubuğu üzerinde YENĐ tuşuna basın. Daha sonra, aşağıdaki tabloyu hazırlayın:
102
Yukarıdaki tabloda D sütunundaki Fiyatı (TL) kısmını doldurabilmek için $ ‘ın günlük kurunu bilgisayara vermemiz lazım. Burada D4 hücresine “ =C4 * 350000 “(350000 doların günlük satış kuru) yazıp aşağıya doğru kopyalayabilirdik. Ancak, döviz kurlarını her geçen gün dğişken olduğunu bildiğimiz için bu her gün yapmamız gereken bir işlem olurdu. Bunun yerine, B2 hücresine gidip dolar kurunu yazmamız ve formülde kuru buradan okutmamız yerinde olacaktır. B2 hücresine 350000 yazın. D4 hücresine tıklayın. = C4 * B2 yazın. F4 tuşuna basıp ENTER ’a basın. Bu işlemi yaptıktan sonra son yazmış olduğunuz hücre adresinin başına ve ortasına birer $ işareti koyulduğunu göreceksiniz. Formülü aşağıya doğru kopyalayın.
Sağdaki rakamların gözükmesi gerekir. Ayrıca eğer D4, D5, D6, D7 ve D8 hücrelerine birer birer tıklayarak formül çubuğunda yazanlara bakın.
Hücre D4 D5 D6 D7 D8
Đçeriği =C4 * $B$2 =C5 * $B$2 =C6 * $B$2 =C7 * $B$2 =C8 * $B$2
103
Hücrenin içerisinde görülen formülde dikkat ederseniz C4 adresi göreceli hücre metodu ile yazılmış ve aşağıya doğru çekildiği için de içindeki rakam birer birer artmaktadır. Ancak aynı hücreye yazılan B2 hücresi F4 tuşuna basılarak $B$2 haline döndürülmüş ve aşağıya doğru çekildiğinde bile sabit (değişmeden) kalmaktadır. Đşte bu şekilde hazırlanmış hücrelere Mutlak Hücre denir. Mutlak hücre metodu ile bir tablo hazırladığınızda sadece bir tek hücreyi değiştirerek bu değişikliğin diğer hücreleri de etkilemesini sağlarsınız. Bu örneğimizde her dolar kurunun değiştiğinde tablodaki TL fiyatlarının da değiştiğini göreceksiniz. B2 hücresine tıklayın. 360000 yazın.
Tabloyu düzenleme: Daha önce bir tablonun nasıl düzenleneceği hakkında biraz bilgi sahibi olmuştuk. Şimdi bu tabloyu düzenleyelim. B2 hücresine basın. Biçimlendirme Araç Çubuğu üzerinde Para Birimi tuşuna basın. C sütununu tamamen gölgelendirin. Para Birimi tuşuna basın D sütununu tamamen gölgelendirin. Biçim mönüsünden Hücreler’e girin. Sayı sekmesinden Para birimini seçip gölgelendirdiğiniz hücrelerin $ özelliği kazanmasını sağlayın. A1-D1 arası hücreleri gölgelendirin. Biçimlendirme Araç çubuğunda Birleştir ve Ortala tuşuna basın. (Bu tuş gölgelendirmiş olduğunuz tüm hücreleri birleştirir ve tek bir hücre haline getirir. Bu sayede daha güzel bir görünüm elde edersiniz.) Birleştir ve Ortala tuşu
A1-D8 arasını gölgelendirin ve Biçim mönüsünden Otomatik Biçimlendirme ‘yi seçin. Gelen iletişim kutusunun sol tarafında Renkli2’ye tıklayıp TAMAM tuşuna basın.
Önemli Not: Bu seçenek tablonuza otomatik olarak Renk ve biçim verecektir. Ancak bunu çalıştırmadan önce eğer tablonuzun tamamını gölgelendirirseniz. Excel kilitlenebilir. Bu yüzden gölgelendirmeyi dikkatli yapmaya özen gösterin. Yukarıdaki işlemleri yaptığınızda tablonuzun aşağıdaki gibi olması gerekir:
Microsoft Excel programında 4 işlemle yapılamayacak veya yapıldığı zaman uzun formüller gerektiren işlemlerde karşınıza gelecektir. Bu gibi durumlarda Excel programının içindeki fonksiyonları kullanmanız gerekir. Excel içerisinde 300’ü aşkın sayıda fonksiyon bulunmakta ve bu fonksiyonların tamamına yakınının birbirinden değişik kullanılış tarzları bulunmaktadır. Bunlardan bazıları üzerinde duralım.
Fonksiyonlar
Daha önce yaptığımız Araba tablosunu açın. Dosya mönüsünden Aç’ı tıklayın Gelen iletişim kutusunda Bakılacak Yer isimli kutunun içinde Belgelerim yazdığından emin olun Aşağısındaki kutudan Araba.xls dosyasını bulup işaretleyin Aç tuşuna basın. 104
Bu dosyada daha önce elimizdeki arabaların dolar fiyatlarını ve bu fiyatların TL’ ye çevirdiğimizde kaç lira ettiğini hesaplamıştık. Şimdi Bu arabaların hepsinin toplam kaç dolar ve kaç lira olduğunu hesaplamak isteyelim. Bunun için arabaların dolar fiyatlarının yazılı olduğu C sütununu kullanacağız.
C10 hücresine tıklayın. C sütununun toplamını almak için Standart araç çubuğunda OTOMATĐK TOPLAM tuşuna basın. C sütununun toplamını otomatik olarak almak için fonksiyonu sizin için yazacaktır. Not: bu fonksiyonu bu şekilde kullanabilmek için mutlaka toplanacak rakamlar arasında boşluk bulunmaması gerekir. Eğer boşluk varsa daha sonraki yöntemlerden biriyle yapmanız gerekir. Ayrıca bu yöntem kullanılırken toplanacak satırlar ve sütunlarla aynı satır yada sütunda olmalıdır. Hücrenin içinde aşağıdaki formül yazar:
Otomatik Toplam tuşu
=TOPLA(C4:C8) Yukardaki formül C4 ile C8 arasındaki tüm hücrelerin toplanacağını anlatan formüldür. Bu formülü eğer ki herhangi bir hücrenin içine elle de yazarsanız yine aynı sonucu bulursunuz. A11’e tıklayın. Arabaların Toplam Satış fiyatı yazın B11’e tıklayın Yukardaki formülü yazın Excel’de herhangi bir satırda ki ya da sütundaki rakamların toplamı bu şekilde alınabili r. Ama MS-Excel’de bu şekilde kullanılan daha bir çok fonksiyon bulunmaktadır. Bu fonksiyonlar diğer işlerinizi halletmek için yardımcı olacaklardır. A12, A13, a14, ve A15 hücrelerine sırasıyla “Ortalama”, “Maksimum”, “Minimum”, ve “Kaç tane araba” yazın B12 hücresine =ORTALAMA(C4:C8) B13 hücresine MAK(C4:C8) B14 hücresine MĐN(C4:C8) B15 hücresine’de BAĞ_DEĞ_SAY(C4:C8) yazın. Bunlar sırasıyla C4 ile C8 arasındaki hücrelerin ortalamasını, en büyük olan değeri, en küçük olan değeri, ve bu aralıkta kaç tane hücre bulunduğunu hesaplayacaktır.
Buraya kadar 5 tane fonksiyonun nasıl kullanıldığını gördük. Excel’de bulunan diğer fonksiyonların hepsinin listelendiği yer ĐŞLEV SĐHĐRBAZI dır. Đşlev Đşlev a ı tır tu u
105
Sihirbazı EKLE mönüsünden ĐŞLEV adlı komutla eklenebildiği gibi Standart Araç çubuğu üzerindeki Đşlev Yapıştır Tuşu yardımıyla da çağırılabilir.
Fonksiyonlar hakkında yardım alma:
YENĐ tuşuna basarak yeni bir çalışma kitabı açın Boş bir hücreyi aktif hale getirin. Đşlev yapıştır tuşuna basın
Office Yardımcısı: Office yardımcısı kullanıcılara çeşitli konularda bilgiler veren bir uygulamadır. Bazı durumlarda Office yardımcısı kendiliğinden ortaya çıkarken bazen de iletişim kutularının içerisindeki ve standart araç çubuğundaki soru işaretine bastığınızda ekrana gelir. Đşlev yapıştır tuşuna bastıktan sonra iletişim kutusunun alt köşesindeki soru işaretine bastığınızda ekranınıza gelecektir. Đşlev sihirbazınızda sol taraftaki kategorilerden Tarih ve Saat’ e basın. Sağ tarafta AY işleminin üzerine tıklayın. Office Yardımcısını çağırmak için Sağ alt köşedeki soru işaretine basın Office Yardımcısının talimatlarını okuyarak işleminize devam edin. AY fonksiyonu hakkında gerekli yardımı ve bu yardımla ilgili çeşitli örnekleri gelen dosya içinde göreceksiniz. Yardım aldıktan sonra dosyayı kapatın.
MANTIKSAL FONKSĐYONLAR Eğer Fonksiyonu: Eğer matematiksek bir fonksiyon değildir. Bir mantıksal fonksiyon olarak değerlendirilir. Eğer fonksiyonu koşullu testler yapılacağı zamanlarda kullanılır. Koşullu testler A1=B1 , A1=”PEŞĐN”, C2>=200000 gibi cevabi DOĞRU veya YANLIŞ olarak nitelendirilebilecek ifadelerdir. Bu ifadelerin değerlerinin DOĞRU yada YANLIŞ olmasına göre değişebilecek çeşitli şartlarda olabilir. Örneğin A1=”PEŞĐN” ise satılan malda herhangi bir indirim yapılabilir.
106
ÖRNEK: Farzedelim ki bir bankanın krediler servisinde çalışıyoruz ve bizden kredi alacakların bir listesini yaptıktan sonra bunların hangilerinin belirli şartlara göre kredi alabileceğini toplam kredi isteyenlerin sayısını vs. gibi rakamları bizden istesinler. Aşağıdaki tabloyu hazırlayın:
Bankanın kurallarına göre Aylık Geliri 450.000.000 TL üzerinde olmayan bir kişiye kredi verilmesi yasaklanmış olsun. D sütununa kredi alabileceklerin bir listesini yapalım. D4 hücresine tıklayın. ĐŞLEV YAPIŞTIR tuşuna basın. Sağ tarafta Mantıksal’a sol tarafta EĞER ‘e tıklayın ve TAMAM tuşuna basın. Aşağıdaki kısım gelecektir.
Burada mantıksal sınama kısmı bilgisayara verilen doğru veya yanlış olarak değerlendirilabilecek bir ifadedir. Bu ifade içinde > (büyüktür), < (küçüktür), = (eşittir), >= (büyük ya da eşittir9, <= )Küçük ya da eşittir) ya da <> (Eşit değildir) ifadelerinden birisinin bulunması şarttır. Bunların altındaki Eğer doğuysa değer ve eğer yanlışsda değer kısmlarına ise Mantıksal sınama kısmına yazdığımız ifasdenin doğru ya da yanlış olması durumlarında ne gibi işlem yapılacağı söylenir. Buna göre yukardaki örneğimizde Mantıksak sınama kısmına C2>=450000000 ifadesi yazılır. (C2 hücresinde aylık gelir olduğu için.) bu ifadenin doğru olması durumunda yapılacak şeyi bilgisayara girmek için Eğer Doğru Đse Değer kısmına tıklayın ve “Kredi alabilir” yazın. Eğer Yanlışsa Değer Kısmına ise “kredi alamaz” yazın. Tamam tuşuna basın ve formülü aşağıya doğru kopyalayın. Gerçekten de Aylık geliri 450.000.0000 TL den büyük olan herkese kredi alabilir küçüklere de kredi alamaz yazacaktır. Eğer doğru ise değer kısmı ile Eğer yanlış ise değer kısmına yazılan şeyler yukardaki gibi “kredi alamaz” gibi bir metin olabileceği gibi bir sayı yada bir formül bile olabilir.
107
Herhangi bir formül Đşlev yapıştır ile yapılacağı gibi formülü hücreye yazarak ta yapılabilir.E4 hücresine aşağıdaki ifadeyi yazın. =EĞER(C4>600000000;C4*5;1000000000) Enter’a basıp aşağıya doğru kopyaladığınızda yukardaki işlemde şunu elde edeceksiniz. Aylık Geliri 600.000.000 TL’nin üstünde olan herkese aylık gelirinin maksimum 5 katı bundan düşük olanlara i se maksimum 1.000.000.000 TL kredi verilecektir.
ĐÇ ĐÇE FORMÜLLER: Yukarıdaki örnekte maaşı 450.000.000 TL’nin altında olanlar i nsanların da 1.000.000.000 TL kredi alabileceği cıktı. Oysa ki bu banka kurallarına aykırı demiştik. Bu yüzden bu sorunu çözmek için iç Đçe eğer Fonksiyonunu kullanacağız. Mantıksal bir sınama sonucunda iki tane ihtimal varsa tek bir eğer fonksiyonu yaterlidir. Ama eğer ki ihtimal sayısı ikiyi aştıysa bu durumda iç içe EĞER fonksiyonları geliştirilmiştir. Yukardaki sorunumuz Bize kredi için başvuran birinin aylık gelirinin 600.000.000 TL üzerinde olduğu durumlarda aylık gelirinin 5 katı; 650.000.000 ile 450.000.000 milyon arasında olduğu zaman 1.000.000.000 TL kredi verileceğidir. Ayrıca Eğer ki maaşı 450.000.000 TL’nin altında olduğunda ise bu adam kredi alamayacaktır. F4 hücresine aşağıdaki formülü yazın ve aşağı doğru çekin. =EĞER(C4>600000000;C4*5;EĞER(C4<450000000;”KREDĐ ALAMAZ”;1000000000)) Đç içe eğer yazışırken birinci eğerin Eğer yanlışsa Değer kısmı yerine ikinci bir eğer fonksiyonu yerleştirilir. Bu şekildi iç içe yedi Eğer fonksiyonu kullanılabilir. Ayrıca bu eğerleri yazarken dikkat edilmesi gereken başka bir nokta ise bir hücrenin içine girilebilecek maksimum karakter sayısının 256 olduğudur. Örnek: Bir ilkokul öğrencisinin notlarını hesaplarken:
=EĞER(B3<40; “KALIR”;EĞER(B3<50;”GEÇER”;EĞER(B3<60;”ORTA”;EĞER(B3<80;”ĐYĐ”;”PEKĐYĐ”))))
=EĞER(B3<40; “KALIR”;EĞER(B3<50;”GEÇER”;EĞER(B3<60;”ORTA”;EĞER(B3<80;”ĐYĐ”;”PEKĐYĐ”)))) Formülü kullanılır. (öğrencinin notları B3 ve onun altındaki hücrelerde olduğu düşünülürse) VE, YADA DEĞĐL ĐŞLEVLERĐ. Eğer fonksiyonu ile beraber yada ayrı kullanılan başka fonksiyonlar da vardır. Bunlar VE yada ve değil işlemleridir. Bunlara örnek vermek gerekirse; =EĞER(VE(C2<200;D2>500000);”SATIN ALINACAK”;”STOKTA VAR”) Yukarıdaki örnekte c2 hücresindeki değer 200 den küçük ve d2 hücresi 500000 den büyükse Satın alınacak yazacak. Eğer bu şartlardan birisi bile uymazsa stokta var yazacaktır. VE yerine YADA kullanırsak şartlardan yalnızca biri gerçekleşse bile SATIN ALINACAK yazısı görünecektir.
TARĐHSEL FONKSĐYONLAR: Excel fonksiyonları ile en karmaşık tarihsel fonksiyonları bile hesaplamamız mümkündür. A1 hücresine 30.12.1999 yazın A2 hücresine 28.02.1999 yazın A3 hücresine =A1-A2 yazın ve çıkan rakamı sayı haline çevirin. Çıkan sonuç size arada kaç gün olduğunu söyleyecektir.
108
Çıkan rakamı 7 ye bölerseniz hafta;122ye bölerseniz ay; 365’e bölerseniz yıl sayısını yaklaşık olarak bulabilirsiniz. Boş hücrelere aşağıdakileri yazın: =ŞĐMDĐ() =BUGÜN() Bu iki fonksiyon bilgisayarın sistem saatinde kayıtlı olan tarihi ve saati verirler. Ve bu tarih değişkendir. Yani aynı dosyayı bir iki gün sonra açtığınızda tarihinde değiştiğini görürsünüz. =YIL(“16.10.1997”) =YIL(BUGUN())
formülü bize 1997 sonucunu verir. formülü ise içinde bulunduğumuz yılı sonuç olarak çıkartır.
=AY(“16.10.1997”) =AY(BUGÜN())
formülü 10 sonucunu verir formülü ise içinde bulunduğumuz ayı sonuç olarak çıkartır
=GÜN(“16.10.1998”) =GÜN(BUGÜN())
formülü bize 16 sonucunu verir formülü ise içinde bulunduğumuz günü sonuç olarak çıkartır
parntez içine bir hücre adreside girebilirsiniz: ÖR: =GÜN(A1)
gibi
GÜN360(“01.06.1999”;”08.09.1999) işlevi parantez içindeki tarihler arasında ne kadar gün olduğunu hesaplar. Yalnız bunu kullanırken genellikle muhasebe hesaplarında kullanılan 30 günlük aylar sistemini temel alır. =HAFTANINGÜNÜ(A1) gibi bir fonksiyon yazdığınızda ise size 1 ile 7 arasında rakamlar verecektir. Bu rakamlardan 1 PAZAR 7 ise CUMARTESĐ’ye eşittir. (AMERĐKA sistemi) Formülü; =HAFTANINGÜNÜ(A1;2) şeklinde yazarsak bu durumda 1 PAZARTESĐ 7 ise PAZAR olacaktır. (AVRUPA sistemi) =METNEÇEVĐR(“30.08.1975”;”gggg”)
Bu fonksiyonu yazdığınızda sonucu CUMARTESĐ olacaktır.
Şablon Hazırlama:
Şablonlar bilgisayarda yaptığımız bazı işleri kolaylaştırmak amacıyla yapılırlar. Bununla beraber devamlı kullandığınız tabloları standartlaştırıp diğerlerinden farklı görünüşte olmalarını da engellerler. Excel’de bilgisayar içine yüklenmiş hazır şablonları kullanabileceğiniz gibi aynı zamanda kendi yarattığınız şablonları da kullanabilirsiniz.
Şablon yaratma: Bir şablon yaratmak için ilk önce şablonun yaratılacağı tablo hazırlanır. Ya da daha önce hazırlamış olduğunuz bir dosya açılır. Dosya mönüsünden Farklı Kaydet komutu çalıştırılır. Arzu edilirse bir dosya ismi verilebilir. Kayıt türü açılır liste kutusunun içinden ŞABLON ifadesi seçilir ve KAYDET tuşuna basılır.
Yaratılmış bir Şablonu açma: Daha önceden yaratılmış bir şablonu ya da Excel içinde hazır bulunan bir şablonu açmak için DOSYA mönüsünden YENĐ komutu seçilir. Yaratmış olduğunuz şablonlar burada gözükecektir. Ayrıca Boş Belge isimli şablon da size boş bir belge yaratacaktır. Excel ile b irlikte gelen diğer şablonları diğer sekmelere tıklayarak görebilirsiniz.
109
Bir Excel dosyası her zaman .xls uzantılıdır. Oysa ki Bir Excel şablonu her zaman .xlt uzantısı taşır. Bununla beraber bir normal bir dosyayı istediğimiz klasöre kaydedebiliriz. (genelde Excel ve Word BELGELERĐM klasörünü tercif eder.) Oysa ki bir şablon hep c:\program files\Microsoft Office\Templates klasörüne kaydedilir. Ayrıca bir şablon açılıp kaydedilmek istendiğinde gelen Farklı Kaydet iletişim kutusunda Kayıt Türü Microsoft Excel Çalışma Kitabı olacaktır. Burası değiştirilmediği müddetçe orijinal Şablon hiç bozulmayacak ve kaydettiğiniz dosya normal bir Excel Dosyası olarak kaydedilecektir.
Şablon yaratmadan önce yapılabilecek işlemler: Hücre kilitleme: Bazı durumlarda tecrübesiz kullanıcıların hücrelere erişimini engellemek amacıyla hücreleri kilitlemek iyi bir yöntemdir. Bu yöntem kullanılırken formül olmayan hücreleri kilitlerini kaldırmak ve bu sayede formüllerin rakamları aldığı hücreleri değiştirmek suretiyle dinamik bir tablo sistemi yaratmak yararlı olacaktır. Başlangıçta her Excel hücresi aslında kilitlidir. Sadece açılışta bu kilitler aktif değildir. Faiz Tablosu dosyanızı yeniden açın. Bu tablo üzerinde şablon yaratma işlemi yapacağız:
Yukarıdaki tabloda D,E,F, ve G sütunlarında bulunan tüm rakamlar formüller sayesinde oluşturulmuştur. Ayrıca bunlar A,B,C sütunlarındaki rakamları okumak suretiyle çalışmaktadır. Bu nedenle bizim A,B,C sütunlarının özelliklerini değiştirmezken diğer sütunları kilitlememiz gereklidir. A2-C5 arasını gölgelendirin. Biçim mönüsünden Hücreler komutuna girin. 6. Sekme olan KORUMA (sağda) sekmesine tıklayın. Burada kilitli yazan kutunun içindeki onay imini kaldırın ve TAMAM tuşuna basın. Bu işlem gölgelendirmiş olduğunuz tüm hücrelerin kilitli özelliğini kaldıracaktır. Bundan sonra hücrelerin bu kilit özelliğini aktif duruma getirmek lazımdır. Bunun için yapmanız gereken ARAÇLAR mönüsüne girip KORUMA seçeneğine tıklamanızdır. Buradan da SAYFAYI KORU seçeneğini seçin. Parola vermeniz isteğe bağlıdır. Bu sayfa korumasını koyduğunuzda A2-C5 arasındaki için sadece rakam bulunan tüm sayılar değişebilir karakterli olacaktır. Ancak diğer tüm hücreleri değiştirmeye veya silmeye kalkıştığınızda Excel buna izin vermeyecektir.
Gereksiz hücreleri boşaltma:
110
Şablon yaparken arzu edildiği taktirde arzu edilmeyen hücrelerin içindeki rakamların silinmesi yapabileceğiniz diğer bir olaydır. Yukarıdaki tabloda A2-C5 arasındaki rakamları silin. Böylece Şalon yarattığınız zaman buralar boş kalacak ve sizin hangi hücreleri dolduracağınızı daha rahat kararlaştırabilirsiniz.
Açıklama koyma: Bazı hücrelere açıklama koyarak buralara neler yazılabileceğini sizin dışınızda bu t abloyu dolduran kullanıcılara anlatabilirsiniz. Örneğin C2 hücresine tıklayın. EKLE mönüsünden AÇIKLAMA komutunu seçin. Çıkan sarı kutuya şunları yazın. “Bu sütuna GÜN üzerinde vade yazılır.” Daha sonra da boş bir hücreye tıklayın. Sarı Kutu devamlı gözüküyorsa hücre üzerinde iken sağ tuşa basarak AÇIKLAMAYI GĐZLE komutunu kullanabilirsiniz.
Hücre girişlerini Kısıtlama: Bu bölüme VERĐTABANI kısmında değinilecektir. Ancak şablon yaratırken girilebilecek verileri kısıtlamak da yanlış bilgi girilmesini engelleyecektir.
VERĐTABANI ĐŞLEMLERĐ
Veritabanı sütunlar halind sıralanmış bir çok veriden oluşan bir tablodur. Müşteri listesi, stok takip tablosu yada kütüphanedeki kitapların listesi veritabanı tablolarına örnek olarak gösterilebilir. Bir kütüphanedeki kitapların listesini tutmak için yazar adı, kitap adı, türü, basım evi, t arihi, yeri ve kitabın kütüphanenin neresinde olduğu gibi ayrıntılar girilerek liste hazırlanır ve üzerinde çeşitli işlemler gerçekleştirilebilir.
VERĐTABANI HAZIRLAMA: Bir veritabanını hazırlarken ilk satıra her zaman başlıklar yazılır. Aşağıdaki örnekte bir işletmede çalışanların listesi yapılmıştır.
Yukarıdaki tabloyu genişletmeden önce bu tabloya girilebilecek verileri sınırlayalım ve nasıl daha kolay veri girilebileceğini görelim. Eğitim durumu satırını kolayca doldurabilmek için; E1,E2,E3 ve E4 hücrelerine sırasıyla Đlkokul, Lise, Ön lisans ve Lisans yazın. D sütununu gölgelendirin Veri mönüsünden DOĞRULAMA’yı seçin
111
Açılan iletişim kutusundan Herhangi Bir Değer yazan iletişim kutusunun içinden Liste ‘yi seçin Kaynak yazan kutunun sağındaki düğmeye basın. Aşağıdaki tablonuz görününce sol tuşa basılı tutarak E1-E4 arasını işaretleyip ENTER’a basın. TAMAM’a basın Artık d sütunundaki gölgelendirdiğiniz hücrelerden hangisinin üzerine tıklarsanız sağında bir üçgen oluşacaktır. Üçgenin üzerine tıklayıp açılan listeden istediğiniz değeri seçebilirsiniz. Seçtiğiniz değer hücre içine eklenir.
Değerleri sınırlama: Mesela yukarıdaki listede F sütunundaki doğum Tarihi sütununa girilen değerleri sınırlamak istiyorsunuz. Bu sütuna yazılabilecek her değerin 1930 ile 1990 arasında olmasını ve bunların haricinde değerler yazıldığında Excel’in bizi uyarmasını ve hatta bu değerleri kabul etmemesini istiyoruz. F sütununu gölgelendirin. VERĐ mönüsünden DOĞRULAMA’ya girin. Açılan iletişim kutusunda Herhangi bir değer kısmını Tüm Sayı yapın. En büyük kısmına 1990, en küçük kısmına 1990 yazın. Đkinci sekmeye tıklayın. (Bu sekmede kullanıcıya hücrelere yazılabilecek değerler hakkında bilgi verilir. Başlık kısmına “UYARI!”;hata uyarısı kısmına “ Bu hücreye 1930-1990 arası sayı girilebilir yazın. Üçüncü sekmeye tıklayın. (Bu sekmede yanlış veri girildiğinde hangi hata mesajının verileceğini yazarsınız) Başlık kısmına “DĐKKAT!!!” ; Hata uyarısı kısmına da “Hatalı veri girişi! Lütfen girdiğiniz sayıyı değiştirin” yazın. (Not: Bu sekmede hata uyarısı kısmında “DUR” yazısı varsa yazdığınız sayı kesinlikle kabul edilmez. Eğer aynı yerde “UYARI” yazıyorsa buraya girdiğiniz sayıyı kabul etmek için sizden onay alır. Eğer “BĐLGĐ” yazıyorsa sadece ikaz eder ama sayıyı kabul eder.) TAMAM tuşuna tıklayın C sütununda herhangi bir hücreye 1930-1990 arasında olmayan bir sayı yazın. Kabul edilmediğini göreceksiniz.
TABLOYU VERĐTABANI OLARAK TANIMLAMA: Bir tabloyu veri tabanı olarak tanımlamak için ilk önce yapmanız gereken işlem başlıkları girmek olmalıdır demiştik. Aynı zamanda bu başlıkları Excel’in çeşitli işler yaparken daha kolay algılayabilmesi için Başlık satırlarını diğerlerinden daha değişik yazı karakterleriyle yada değişik stillerde (kalın, Đtalik vb.) yazın. Bu arada yine başlık satırı ile listedeki değerler arasında boş bir satır b ırakmamaya özen gösterin.
VERĐTABANI TABLOSUNU DOLDURMA: Veritabanı tablosunu doldurmak için iki değişik yol vardır. Bu yollardan birincisi tabloyu gerekli hücrelere tıklayarak doldurmadır. Bunu yaptığınız zaman üst tarafta veri tablosu kısımda hücrelere girilebilecek değerleri sınırlama ve kolay veri girişi için yaptığımız her türlü kolaylığı kullanabilirsiniz. Ayrıca mesela ünvanı gibi aynı sütunda birden fazla aynı değer girilebilecek sütun varsa bunları da kolaylıkla girebilirsiniz. D2 hücresine tıklayın. Memur yazın Enter’a basın D3 hücresine M harfini bastığınızda Memur yazısı Otomatikman gözükecektir. Bu durumda ENTER’a basarsanız Hücreye Memur yazar. M harfi ile başlayan başka bir şey yazacaksanız bu durumda yazmaya devam edin. (örneğin doğrudan Müdür yazın) Bu hücrelere veri girmenin bir başka yolu da VERĐ mönüsünden FORM seçeneğini kullanmaktır. Bu seçeneğe girebilmek için Aktif hücrenizin mutlaka Listenin içerisinde bir yerlerde olması gerekir. Eğer listenin dışında bir yerlerde ise bu seçenek Veri Listesini bulamaz. Hücreyi veritabanı tablosunda herhangi bir yere getirip VERĐ mönüsünden FORM’a girin
112
Başlıklarınız kendiliğinden algılanacaktır. Bu durumda artık yapmanız gereken tüm işlem başlıkların karşısındaki kutucukları doldurmaktır. Aşağıdaki kutuya TAB tuşu ile Yukarıdaki kutuya SHĐFT – TAB tuş kombinasyonu ile ulaşabilirsiniz. Sağ taraftaki Yeni tuşuna basarak 2. Bir kaydı girmeniz mümkündür. Öncekini bul ve sonrakini bul tuşu diğer kayıtlara ulaşmak için kullanılır. Sil ise yazmış olduğunuz bir kaydı tamamen satır olarak silecektir.
VERĐ TABANI ÜZERĐNDEKĐ ĐŞLEMLER Veritabanı üzerindeki işlemler her zaman işlerinizi kolaylaştıracak ve zaman kazanmanızı sağlayacaktır. Çünkü büyük veri tabanları ile çalışırken aramış olduğunuz verileri tablonun içinden süzmek ve bunları belirli etaplara göre sıralamak arama işlerini kolaylaştırır.
Verileri Sıralama: Aşağıdaki tabloyu hazırlayın.
Artan ve azalan Sıralama Tuşları
Yukarıdaki tablo çok küçük çapta bir veritabanı tablosudur. Bu tablo üzerinde istemiş olduğumuz herhangi bir sütundaki verileri alfabetik yada sütundaki veriler sayı ise büyükten küçüğe sıralamamamız mümkündür. Bunu yapmak için Aktif Hücreyi sıralamak istediğiniz sütunun üzerinde her hangi bir hücreye getirin ve Standart araç Çubuğundaki Artan Sıralama ya da Azalan sıralama tuşlarına basın. Bu tuşlara bastığınızda aktif hücrenizin olduğu sütunun kendi arasında sıralandığını görürsünüz. Bu sıralama yapılırken satırlar kendi aralarında bozulmamış ama satırlar söz konusu sütunu sıralamak için yer değiştirmişlerdir.
Đleri dereceden Sıralama:
113
Yukarıdaki tuşlar sadece tek bir sütunu sıralamak için kullanılır. Eğer birden fazla sütun için bu işlemi yapmak istiyorsanız bunu VERĐ mönüsü içinden yapmanız gerekecektir. Örneğin yukarıdaki örnekte eğer Eğitim Durumu kategorisi sıralanacak olursa Lise mezunları ve Ön Lisans mezunlarını alt alta yazacak ancak bunları kendi aralarında sıralamayacaktır. Bunları da kendi aralarında sıralayabilmek için VERĐ mönüsünden SIRALA komutu çalıştırılır. Bu iletişim kutusu yanda olduğu gibi doldurulup TAMAM tuşuna basıldığında birinci olarak Eğitim Durumuna göre sıralama yapar: Eğer Eğitim Durumu Sütununda birbiri ile aynı iki hücre varsa bu durumda bu iki hücreyide kendi aralarında Ünvanlarına göre sıralar. Bundan sonra eğer ünvanları da aynı ise üçüncül sıralama ölçütü Sicil numaraları olacaktır.
Veri Süzme: Veri süzme işlemi yapılmış bir veri tablosu içinden istenilen değerleri çekip çıkarmaktır. Örneğin bir önceki tablomuzda bunu deneyelim. Veri Mönüsünden SÜZ komutunu açılan listeden de SIRALA komutunu seçin. Veri tabanınızdaki her sütunun başına birer üçgen işareti koyuldu. Örneğin Lise mezunlarını bulmak için EĞĐTĐM DURUMU sütunundaki üçgene basın ve açılan listeden LĐSE ‘yi seçin. Lise mezunlarını listeleyecektir. Eski listeye dönmek için aynı üçgene asıp Tümü seçeneğine tıkalyın. Lise mezunu .olan memurların listesi içşnde UNVANI kısmında MEMUR’u EĞĐTĐM DURUMU kısmından da LĐSE’yi seçmeniz gerekir. Bunun dışında daha karmaşık süzmeler de yapabilirsiz. Örneğin doğum tarihi 1965-1975 arasında olan insanların listesini bulmak için ; Biraz önce yaptığınız süzme işlemini her iki kategoride de TÜMÜ seçeneğini seçerek iptal edin. DOĞUM TARĐHĐ yazan sütunun yanındaki üçgene basıp ÖZEL’i seçin. Çıkan iletişim kutusunu aşağıdaki gibi d oldurun. TAMAM ‘a basın Listenizdeki öğeler sadece 1965 ile 1975 arasında doğmuş olanlardır.
Alt Toplam Yaratmak: Alt toplam yaratmak bir sütundaki sıralı verilerin toplamını, sayısını, ortalamasını almak için tkili bir yöntemdir.
114
Aşağıdaki tabloyu hazırlayın.
Bu tabloda B sütunundaki verilerin teker teker toplamını almak istiyoruz. Yani bu ay içinde Kırtasiyeye ne kadar; Faturaya ne kadar; ve ulaşıma ne kadar ödeme yapmışız bunların toplamını almak istiyoruz. Bunun için ilk önce B sütunundaki verileri A’dan Z’ye sıralamamız gerekir. Burayı AZ’ye sıralayın ve aktif hücreniz tablonun içinde iken VERĐ mönüsünden ALTTOPLAMLAR komutunu çalıştırın. Đletişim kutusunun içindeki kutuları sağdaki gibi doldurun. Burada 1. Kutunun içindeki kısım mutlaka A-Z’ye sıraladığımız sütun olmalıdır. Đşlev ise 3. Kutuda onay imi attığınız kısma uygulanacak işlevdir. Tamam tuşuna bastığınızda buradaki her veri için bir alt toplam alabileceğiniz bir alt tablo ekrana gelir. Bu tablodan tekrar eski tabloya dönmek için yandaki iletişim kutusuna tekrar girip TÜMÜNÜ KALDIR tuşuna basmak gerekir.
Özet tablo yaratmak Özet tablolar bir veritabanındaki verileri istenilen şekilde düzenleyerek bir tablo haline getirmek için kullanılan bir methodtur. Bir veriyi istenilen hale getirmenin en etkin yoludur. Biraz önceki tabloyu tekrar çağırın. Bu tabloda istediğimiz şey kimin hangi tarihlerde toplam ne kadarlık harcama yaptığını ve peşin için ayrı Vadeli alışveriş için ayrı bir sonuç hesaplamak istiyoruz.
115
Not: Bu işi yapabilmeniz için Alt toplam işlemini iptal etmeniz gerekir. VERĐ mönüsünden ÖZET TABLO RAPORU’na girin. Özet Tablo Sihirbazı gelecektir. 1. Adım: Bu adımda özet tablonuzun yararlanacağı verilerin nerede olduğunu EXCEL’e verirsiniz. seçenek Verileriniz bir Excel tablosunda ise kullanılır. seçenek ise verileri başka bir dosyadan alacaksanız kullanılır. seçenek ise aynı tablodan başka çalışma sayfalarında var ise kullanılabilecek bir seçenektir. seçeneği işaretleyip ĐLERĐ tuşuna basın.
Adım: Bu adımda Veri tablosunun hangi aralıkta olduğunu Excel’e Tanımlarsınız. Eğer Aralık kutusunda veirerinizin bulunduğu tablonun aralığı yoksa buraya A3-E18 arasını tarayarak tabloyu gösterirsiniz. Daha sonra ĐLERĐ tuşuna basın. Adım: bu adım özet tablonuzun şeklini ayarladığınız bir adımdır. Sol taraftaki katogori başlıklarını sürükleyerek
yukarıdaki şekildeki gibi olacak şekilde SATIR, SÜTUN, SAYFA ve VERĐ yazan yerlere sürükleyin. Ve ĐLERĐ tuşuna basın. Adım tablonuzu nereye yapacağınızı gösteren adımdır. YENĐ ÇALIŞMA SAYFASI seçeneğinin seçili olduğundan emin olun ve SON tuşuna basın. Özet toblonuz yeni bir çalışma sayfasına yaratılmıştır. Burada Harcama yapan ve Ödeme şekli açılan kutularının içindeki değerleri değiştirin ve tablonuzun nasıl değiştiğini görün.
116
117
Çizim Araç Çubuğu: Microsoft Excel programı yapmış olduğunuz tabloları daha etkileyici bir şekle getirmeniz için çeşitli çizim nesneleri koymuştur. Bu çizim nesnelerinin hepsini Çizim Araç Çubuğunda bulabilirsiniz. Eğer Görünüm Mönüsünde Araç Çubuklarının içinde Çizim Araç çubuğunun olduğundan emin olun. Genelde ekranın altında Çizim Araç Çubuğunu görebilirsiniz. Metin kutusu
Bunlardan metin kutusu özellikle Excel için çok önemli sayılabilir. Microsoft Excel bir tablo yapım programıdır. Düzgün yazılar yazmak bu programla bir hayli zordur. Ancak bir metin kutusu açarak yapmış olduğunuz bir tablo yada bir grafik için açıklama yazabilirsiniz. Bunu yapmak için Çizim Araç çubuğu üzerinde Metin Kutusuna tıklayın. Sayfanın üzerine gidin. Ters bir Haç işareti oluşacaktır. Sol tuşa basılı tutarak bir dikdörtgen çizin. Đçerisinde cursor (ekleme Noktası) yanıp sönecektir. Bundan sonra istediğiniz açıklamayı yazabilirsiniz.
GRAFĐK ÇĐZĐMĐ
Microsoft Excel yapmış olduğunuz tabloları istediğiniz halde bir grafiğe çevirebilen bir programdır. Piyasada yapılan bir çok grafik bu programla yapılmış olup. Bunun örneklerini her tarafta görebilmemiz mümkündür. Excel’de bir grafik çizebilmemiz için mutlak suretle bu grafikle ilgili tablonun hazırlanması gereklidir. Örnek: Aşağıdaki tabloyu hazırlayın:
118
Bu tablo bir hisse senedinin 10 günlük değer artış ve azalışını incelediğimiz bir tablodur. Görmüş olduğunuz gibi tablo için gerekli değerleri içeren tabloyu sağ taraftaki gibi hazırladım. Bir tabloyu yapmak için gerekli olan ikinci nokta ise gölgelendirme yapmaktır. Tabloyu gölgelendirirken ise dikkat edilmesi gereken nokta üst başlık satırı ile birlikte tablonun tamamının gölgelendirilmesi gerektiğidir. Eksik veya fazla satır gölgelendirmek tabloda bazı öğelerin bozuk olmasına yol açabilir.
A2-D13 arasını gölgelendirin Yöntem 1: Gölgelendirme işlemi yaptıktan sonra hızlı bir şekilde grafik çizmek için kullanılır. Eğer çizilecek grafiğin özellikleri, türü, ve yeri (hangi çalışma sayfasına çizileceği önemli değilse klavyeden F11 tuşlarına basarak kolay ve hızlı bir şekilde grafik elde edebilirsiniz. F11 tuşuna basıca grafik1 isimli bir çalışma sayfa açılır ve grafik buraya çizilir. Original sayfanız ise Sayfa1 içerisindedir. Yöntem 2:
Grafik Ekle tuşu
Bu yöntem ile çizilecek grafikle ilgili tüm özellikler ayarlanabilir. Gölgelendirme işlemi yaptıktan sonra araç çubuklarından Grafik Sihirbazı tuşuna basılır yada EKLE mönüsünden GRAFĐK komutuna tıklanır. Bu iki komutta karşınıza Grafik sihirbazı iletişim kutusunu çıkaracaktır.
Grafik Sihirbazı: Grafik sihirbazı dört adımdan oluşur. Bir sonraki adıma Đleri tuşu ile bir önceki adıma Geri tuşu ile geçilir. Her bir adımda Grafiğin değişik bir özelliği ayarlanır. 1. Adım: Grafiğin bu adımı grafik türünü belirleyebileceğiniz adımdır. Çizmek istediğiniz grafik türünü sol tarafta, bunun çeşitli türlerini de sağ tarafta görebilirsiniz. Ayrıca burada herhangi bir grafik seçtiğinizde Örneği görüntülemek için basılı tut yazan tuşun üzerine gelip sol tuşa basılı tuttuğunuzda bir örnek görüntü çıkıyorsa bu grafiği çizebilirsiniz demektir. Eğer buraya bastığınızda bir yazı çıkıyorsa başka bir grafik çizdirmeniz gereklidir. Sol tarafta Hisse Senedi’ne tıklayın. Sağ tarafta 1. Kutuya tıklayın. Đleri tuşuna basın
119
2. Adım: 2. adımda yapılan işlem grafiğin doğru olup olmadığını kontrol etmektir. Veri aralığı kısmında yablonun hangi hücreler arasında gölgelendirildiğini görebiliriz. Seri yeri kısmında ise tablonun Excel tarafından yatay mı yoksa dikey mi olarak okunacağını ayarlarız. Eğer bu iletişim kutusunun üst kısmında bir grafik görülmüyorsa bu durumda çizeceğimiz grafik Excel tarafından hesaplanamıyor demektir. Muhtemel problemler arasında yanlış gölgelendirme yapmak, yanlış grafik türü seçmek ya da grafiğin sütunlar halinde değil de satırlar halinde okunması gerektiği sayılabilir.
3. adım: Grafik Sihirbazının 3. Adımı Grafiğe çeşitli özellikler kazandırabildiğimiz bir yerdir. 6 sekmeden oluşur. Başlıklar Sekmesi:
Başlıklar sekmesinde grafiğe başlıklar atarız. Atılan bu başlıklar hemen sağ taraftaki örnekte rahatlıkla görülebilir. Grafik Başlığı kısmına Ana başlığı, (X) Kategori ekseni kısmına grafiğin alt kısmında yer alan değerlerin başlığını, (Y) Kategori ekseni kısmına ise grafiğin sol kısmında olan değerlerin başlığı atılır. Bunların herhangi birisinin yazılıp yazılmaması isteğinize bağlıdır. Gri olan kısımlar ise seçtiğiniz başka tür grafiklerde aktif durumda olurlar. 2. adım: Eksenler Sekmesi:
120
Bu sekme kategori eksenlerinden herhangi birisini ekrandan kaldırmak ya da ekrana eklemek için kullanılır. Bazı tip grafiklerde kategori eksenleri pek fazla işe yaramadığı için bu eksenleri kaldırarak çizim alanını genişletmek olasıdır. Otomatik, Kategori ve Zaman ölçeği isimli seçenekler ise veriler tarih formatlı değil de başka şekillerde verildiğinde bunları tarih formatına çevirmek için kullanılır. 3. sekme Kılavuz çizgileri:
Bu sekme grafiğin okunmasını kolaylaştırmak ve değerleri daha rahat takip edebilmek için çizim alanına dikey ve yatay olarak kılavuz çizgileri eklemek için kullanılır. Kutucukların içerisine onay imleri koyarak değişiklikleri takip edebilirsiniz. 4. Sekme: Gösterse sekmesi: Gösterge grafiğin sağ tarafında bulunan ve grafik üzerindeki değerlerin neleri gösterdiğini anlatan açıklama kutusudur. Bu sekme ile bu açıklama kutusunu görünümden kaldırabilir veya yerini değiştirebilirsiniz.
121
5. Sekme: Veri etiketleri Sekmesi
Bu sekmede grafiğin üzerindeki çizgilerin üzerine değerlerini ekleyebilmeniz mümkündür. Değerler yerine etiketleri (örnekte tarihleri) de ekleyebilirsiniz. Diğer aktif olmayan seçenekler ise başka tür grafikler seçtiğinizde aktifleşecektir. Bu sekme özellikle pasta, çubuk ve sütun grafikler için son derece kullanılan bir seçenektir. 6. Sekme Veri Tablosu Sekmesi:
122
Veri tablosu sekmesi grafiğin değerlerini üzerine aldığı tabloyu grafiğin altına ekler. Ancak bu seçenek bazı durumlarda çizim alanının boyutunu küçülttüğü için genelde tercih edilmez. 4. adıma geçmek için Đleri tuşuna basın 4 Adım: Grafik sihirbazının 4. Adımı Grafiğin nereye çizileceğini gösterir Burada Eğer Yeni Sayfa Olarak seçeneğini işaretlerseniz Grafik1 isimli (numara çizmiş olduğunuz grafik sayısına göre değişebilir) çalışma sayfasına çizer. Nesne Olarak ‘ı seçerseniz bu durumda yanında yazan çalışma sayfasının içine çizecektir. (Yanındaki kutunun içinde Sayfa1 yazıyorsa tablonuzun bulunduğu sayfaya grafiği çizer.)
Adımda Nesne olarak seçeneğini işaretleyip SON’a basın.
Grafik Alanı üzerindeki işlemler: Fare göstergesini çizmiş olduğumuz grafik üzerinde herhangi bir noktaya getirdiğinizde üzerinde bulunduğunuz yerin ismini yazar. Bu anda eğer burası üzerinde bir değişiklik yada herhangi bir şey yapmak isterseniz sol tuşla bir kere basıp o noktayı aktif hale getirebilirsiniz. Bir Grafik üzerinde olabilecek çeşitli imler aşağıdaki tabloda gösterilmiştir.
123
Đsim Çizim Alanı Grafik Başlığı
Açılama Grafik kenarındaki beyaz yer Grafikteki gri renkli alan Ana Başlık
Katogori Ekseni Başlığı Değer Ekseni Başlığı Kategori Ekseni Değer Ekseni Gösterge
X ekseni başlığı Y ekseni başlığı X ekseni değerleri Y ekseni değerleri Açıklama Kutusu
Seriler Veri Değerleri
Değerlerin yerleri Çizim alanındaki sayılar
Grafik Alanı
Örnekte
Tüpraş 10 günlük değeri Tarihler Değerler Tarihler Değerler Sağdaki kutu
Yazı tipi desen X X X X X X X X X
hizalama
Diğer X X
X X X X X X
X
X
Bir grafiği 4. Adımda bir nesne olarak çıkardıysanız bu tablo göze hoş gelmeyen bir şekilde çıkabilir. Bu durumda grafik üzerinde çeşitli değişiklikler yapmanız gereklidir. Bu noktada öneli olan çizim alanını büyütmek olmalıdır. Çizim alanını büyütmek için birkaç yöntem kullanılabilir. Bunlardan bir tanesi grafik alanını büyütmek olabilir. Grafik alanını büyütmek için yapmanız gereken şey grafik alanına tıkladıktan sonra oluşan kulakçıkların üzerine gelip sürükleme metodu ile grafiği büyültmektir. Bir diğer yöntem ise diğer öğelerin boyutlarını yada yazı karakterlerini küçültmek olmalıdır. Şimdi sayfa 1 ‘e çizdiğimiz grafik üzerinde bazı şeyleri değiştirmeye uğraşalım.
Grafik alanını büyütme: Grafik alanı üzerine tıklayın. Etrafında çıkan kulakçıkların üzerine gelip grafik alanını biraz büyütün. (aynı teknikle Çizim alanının boyutunu da değiştirebilirsiniz.
Grafik alanının Rengini değiştirme: Grafik Alanı üzerine tıklayın. Grafik alanı üzerinde iken sağ tuşa basın. Grafik Alanını biçimlendir komutunu seçin. Desen Sekmesine tıklayın. Buradan bir renge tıklayın (eğer bu renkler size yeterli gelmiyorsa EFEKTLERĐ DOLDUR tuşuna basın). TAMAM tuşuna basın.
Hizalama: Sol taraftaki değer ekseninde bir rakama sağ tuş ile tıklayın. Ekseni biçimlendir komutunu seçin. Hizalama sekmesine tıklayın Burada Oo lik açıyı değiştirin TAMAM tuşuna basın.
Veri etiketi ve değerler arası çizgi ekleme: Çizim alanındaki değerler üzerinde gezinin. Seriler “kapanış” yazısı üzerinde sağ tuşa basın. Veri serisini biçimlendir’i seçin Desenler sekmesinde çizgi rengini otomatik yapın Veri etiketleri sekmesinde Değeri Gösteri seçin
124
TAMAM’a basın Bu gibi çeşitli olayları çeşitli sekmeler üzerinde gerçekleştirebilirsiniz. Bu sayede çok daha etkileyici grafikler oluşturmanız mümkündür. NOT: Grafiğin değerleri okumuş olduğu tablodaki herhangi bir değişiklik doğrudan grafiğe de yansıyacaktır. Bunu tabloda herhangi bir değeri değiştirerek görebilirsiniz.
Grafik başlığı Gösterge Grafik Alanı
Çizim alanı
Veri etiketleri Değer ekseni başlığı Değer ekseni
Kategori ekseni
Kategori ekseni başlığı
Veri serisi
Yukardaki şekilde çizilmiş olan bir grafik görülmektedir. Bu grafikte çeşitli yerlerin adını görebilirsiniz.
125
ĐÇĐNDEKĐLER ĐÇĐNDEKĐLER.............................................................. GĐRĐŞ.............................................................................. Maliyet Kavramı...................................................................4 Maliyet Gideri.......................................................................4 ĐŞÇĐLĐK GĐDERLERĐ
1. Đşçilik Kavramı Ve Özellikleri.........................................5 2. Đşçilik Giderlerinin Sınıflandırılması..............................6 2.1. Direkt Đşçilik Maliyetleri...........................................6 2.2. Endirekt Đşçilik Maliyetleri.......................................6 3. Đşçilik Giderlerinin Đzlenmesi...........................................7
4. Ücret Sistemleri.................................................................8 4.1. Zaman Esasına Göre Ücret Sistemi ........................10 4.2. Parça Başına Ücret Sistemi......................................11 4.2.1. Para Akordu ...................................................11 4.2.2. Zaman Akordu................................................12 4.2.3. Grup Akordu...................................................12 4.3. Primli Ücret Sistemleri.............................................14 4.4. Diğer Teşvik Sistemleri............................................14 4.4.1. Đşçilerin Kara Katılması................................14 4.4.2. Yıllık Đkramiyeler...........................................14 5. Đşçi Ücret Ve Giderlerinin Unsurları.............................15 5.1. Brüt Ücretin Hesaplanması.....................................15 5.2. Sosyal Sigortalar Kurumu Đşveren Payı................18 5.3. Đşsizlik Sigortası.......................................................19 5.4. Đkramiyeler ..............................................................19 5.5. Kıdem Tazminatı..................................................... 20
126
5.6. Đhbar Tazminatı.......................................................22 5.7. Diğer Sosyal Yardımlar...........................................23 6. Đşçilik Giderleriyle Đlgili Bazı Özel Sorunlar...............24 6.1. Boş Geçen Zaman Karşılığı Ücretler Ve Muhasebeleştirilmesi................................................24 6.2. Fazla Mesai Ödemelerinin Muhasebeleştirilmesi................................................26 6.3. Yıllık Đzin, Tatil Ve Đkramiye Ödemelerinin Muhasebeleştirilme..................................................28 6.4. Kıdem Tazminatının Muhasebeleştirilmesi...........30 6.5. Harekete Geçirme Maliyetinin Muhasebeleştirilmesi................................................32 6.6. Sosyal Sigorta Đşveren Hissesi Primlerinin Muhasebeleştirilmesi............................................... 33 6.7. Verimlilik Primlerinin Muhasebeleştirilmesi...............................................33 7. Direkt Đşçilik Giderlerinin Muhasebeleştirilmesi......................................................
127
GĐRĐŞ
Maliyet muhasebesi endüstriyel faaliyette bulunan (veya hizmet üreten) işletmelerin ürettikleri mamüllerin saptayabilmek için maliyet giderlerinin türlerini (gider türleri) ortaya çıktıkları yerler itibariyle (gider yerleri) ve üretilen mamüllerin türlerine göre (gider taşıyıcıları) izlemek için yapılan hesaplar ve tutulan kayıtları kapsamaktadır. Biz bu çalışmamızda maliyet türlerinden işçilik giderlerini ayrıntılı bir şekilde incelemeye çalışacağız. Đşçilik giderlerine geçmeden önce bazı temel kavramları üzerinde duralım.
128
Maliyet Kavramı En geniş anlamı ile maliyet (lost) kavramı, bir amaca ulaşmak bir nesneye sahip olabilmek için katlanılan fedakarlıkların tümüdür. Yukarıda tanımdan hareket edildiğinde maliyet kavramının muhasebenin konusu içerisinde girebilmesi için katlanılan fedakarlıkların para değeri ile ölçülebilir olması gerekmektedir. 2563 Sayılı Vergi Usul Kanunumuzda satın alınan mal ve üretim ve üretilen mamül ya da hizmetin maliyet hedefleri ayrı ayrı tanımlanmıştır. Maliyet bedeli 262. maddede genel olarak şöyle tanımlanmıştır. Maliyet Bedeli olarak böyle bir kıymetin iktisap edilmesi ve yahut değerinin arttırılması nedeniyle yapılan ödemelerle bunlara ilişkin tüm giderlerin toplamını ifade eder.
Maliyet Gideri Maliyet gideri üretim işletmelerinde üretilmesi amaçlanan mamulün elde edilmesi için kullanılan veya tüketilen mal ve hizmetlerin parasal olarak ifadesidir. Tanımdan da anlaşılacağı üzere maliyet giderinin en belirgin özelliği üretim için mal ve hizmet tüketimidir. Sözü edilen tüketim biçiminde mal ve hizmetler tümü ile tüketilip yok edilmemekte aksine, şekil değiştirerek yepyeni bir mamule dönüştürmektedir. Kısacası maliyet gideri kavramında üretim için tüketim sözkonusu olmaktadır. Maliyet giderleri, üretilen malların satışı esnasında işletmeye tekrar gelir olarak geri dönmektedir. . (Yükçü,1999:39)
129
ĐŞÇĐLĐK GĐDERLERĐ
Đşçilik Kavramı ve Özellikleri Mamül ve hizmet üretimi için gereken üretim faktörü emek veya işgücüdür.Đşçilik maliyetleri,işveren tarafından işgücü ile ilgili yapılan ödemelerin tümüdür.Emek,insanların gereksinimlerini gidermek için gelir elde etmeyi amaç edinmiş zihinsel ve bedensel çalışmalardır ücret ise insan emeğinin karşılığıdır.(Hacırüstemoğlu,1995:120) Đşçilik Kavramı,bir mamülün ya da hizmetin üretilmesinde kullanılan ya da bu üretime yardımcı olan emeğin parasal tutarını ifade eder. Önce bir mamülün ya da hizmetin üretilmesinde harcanan süre belirlenir. Daha sonra bu harcanan süre, parayla ifade edilir. Başka bir yerde de Đşçilik Kavramı mamül üretmek için harcanan insan emeğinin parasal olarak ifadesidir. Mamül maliyetinin hesaplanmasında dikkate alınması gereken işçilik gideri diğer maliyet unsurlarından farklı bazı özellikler taşımaktadır. Bu özellikler şöyle sıralanabilir. (Üstün,1996:139)
1- Đşçilik gideri saklanması, stoklanması, biriktirilmesi mümkün olmayan bir gider kalemidir. Đşçi veya memur mesainin başlama veya bitiş saatleri arasında işletmede bulunduğu sürece işveren tarafından yeterli miktarda iş verilip verilmediğine yüksek veya düşük verim sağlanıp sağlamadığına bakılmaksızın ücret almaya hak kazanır. Bu da işletme için mamul maliyetlerindirilmesinde bir maliyet gideridir. 2- Đşçilik giderlerine günlük saatlik ücretlere ek olarak sosyal mevzuat hükümleri veya toplu sözleşme hükümlerine göre bazı sosyal yardım, çocuk zammı ücretli izin, giyecek ve yiyecek gibi ilaveler yapılabilir. 3- Đşçilik gideri tüm maliyetleri etkileyen aktif karakterli bir giderdir. Her ne kadar işçilik giderlerinin toplam maliyetlerin içindeki nisbi payı son yıllarda düşmekte ise de yine de maliyet giderlerinin verimli ve etkili kullanımını olumlu veya olumsuz etkileyen bir maliyet gideri ve özelliğini korumaktadır. 4- Ücret gideri işveren için bir gider özelliği taşırken ücret almaya hak kazanan işçi için gelir anlamındadır. Bu gelir üzerinden kesilecek vergi ve sosyal mevzuata ilişkin primlerin takibi ve ödenmesi işletmelere çeşitli sorumluluklar yükler. (Yükçü,1999:105)
130
2. Đşçilik Giderlerinin Sınıflandırılması
Đşçilik giderleri üretilen mamüller ile ilişkilerine göre direkt veya endirekt işçilik maliyeti olarak ikiye ayrılabilir.
2.1. Direkt Đşçilik Maliyetleri Direkt işçilik, üretilen mamüllere doğrudan doğruya yüklenebilen ve mamülün temel yapısını oluşturan, hammaddenin biçimini, yapısını ve niteliğini değiştiren maliyetlerdir. Örneğin; bir konfeksiyon dikiş fabrikasında dikiş makinaları operatörüne bir inşaat şantiyesinde beton döken işçilere ödenen ücretler vb. (Üstün,1996:140)
Bu giderler,angi mamul ve mamul grubu için harcandığı izlenebilen ve herhangi bir dağıtım anahtarına gerek duymadan ,işçi başına düşen çalışma süresi ölçülebilen işcilik giderlerinden oluşur.(Ders Notları) Direkt işilik giderleri 7/A seçeneğinde 720-Direkt Đşçilik Giderleri Hesabında izlenirken 7/B seçeneğinde 791-Đşçi Ücret ve Giderleri Hesabında izlenmektedir. (Yükçü,1999:106)
2.2. Endirekt Đşçilik Maliyetleri Nihai mamüllerin üretiminde kullanılan direkt işçilik dışında kalan ve bu mamüllere doğrudan doğruya yüklenmeleri olanaksız olan işçiliklere, Endirekt Đşçilik adı verilir . Endirekt işçilikler de aynı direkt hammadde gibi, yardımcı işçilik ve yönetici işlicilik olmak üzere i kiye ayrılır. Yardımcı işçilik, üretim faaliyetlerinin düzenli biçimdi sürdürülmesine yardım eden işçilik olup, bakım ve onarım işçileri kapıcı ve çırak vb. personele ödenen işçilik maliyetlerinden oluşur. Yönetici işçilik de; üritem faaliyetlerini yöneten ustabaşı gözlemci, atölye şefi vb. kişilere ödenen maliyetlerden oluşur. (Üstün,1996:141)
Endirekt işçilikler ile üretilen mamüller arasında direkt ilişki kurmak mümkün olmadığından bu giderler mamül maliyetine bazı dağıtım anahtarları veya dağıtım yöntemleri aracılığıyla dağıtılacak yüklenir. Endirekt Đşçilik Giderleri 7/A seçeneğinde 730-Genel Üretim Giderleri Hesabında izlenirken 7/B seçeneğinde tüm işçilik giderleri 791 - Đşçi Ücret ve giderleri hesabında izlenmektedir.
3. Đşçilik Giderlerinin Đzlenmesi
Đster üretim işletmesi özelliğinde olsun isterse ticari veya hizmet türünde olsun. Đşletmelerde işçilik giderlerinin izlenmesi önem göstermektedir. Đşveren için bir maliyet unsuru, çalışan işçi içinse bir gelir kaynağı işçiliğin hatasız belirlenmesi ve ödenmesi işgücü verimliliği açısından da önemlidir. (Üstün,1999:106)
Đşçilik miktarları çoğu kez iki aşamada izlenmektedir. Đşçinin bir günde ya da bir hesap döneminde işletmede geçirdiği zaman, Đşçinin bu zamanını hangi işler üzerinde ya da hangi gider merkezinde geçirdiği. (Yükçü,1996:143) Đşçiliklerin izlenmesi prosüdür çalışma süresinin belirlenmesi hakedilen ücretin hesaplanması ücretlerin maliyetlere yansıtılması ve daha sonra ödemelerin yapılması gibi bir çok aşamadan yapılmasına rağmen burada daha çok çalışma
131
süresinin belirlenmesi ve maliyetlere yansıtılması gibi maliyet muhasebesinin konusuna giren konulara değinilecektir. Đşçilerin çalışma sürelerinin belirlenmesi konusunda önceki dönemlerde puantaj kartları kullanılmasına rağmen artık günümüzde bu farksiyon daha çok işçi saat kartı (cloch card) ile görülmektedir. Bu kart her işçi için ayrı ayrı düzenlenmiştir. Đşçilerin haftalık veya aylık çalışma sürelerini günleri itibariyle göstermektedir. Đşçilerin işletmede geçirdikleri toplam süreleri de içeren bu karta dayanarak ücret bordroları hazırlar. Genellikle her işletmenin girişinde bulundurulan bu kartların yakınında yerel zamanı gösteren bir de saat bulunmaktadır. Her işçi işyerine giriş ve çıkışta kendi kartını saate bastırarak işe başlama ve işten ayrılma saatlerini karta yansıtır. Günümüzde teknolojik gelişmelerle beraber bu sistem artık yerini bar-kod sistemine veya işçilerin el izini okuyarak giriş ve çıkışı kaydeden optik okuyucu sistemlerine dönmüştür. Đşçilik ücretlerinin maliyetlere yansıtılmasında kullanılan iki önemli belge de “Đşçi çalışma kartı” ve “Đşçi Çalışma Kartı Özeti”dır. Burada amaç işçilerin işletmede geçirdikleri süreleri hangi bölümlerde hangi işler için geçirdiklerini tespit etmek ve bu sürelerin toplamların belirlenmesi suretiyle üretimi gerçekleştirilen mamüllere veya sparişlere yüklenmesinde yardımcı olan araçlardır. (Üstün,1999:108)
4. Ücret Sistemleri Çağdaş yöneticinin en önemli amacı kontrolü altında bulunan tüm olanakları en etkili bir biçimde kullanmak ve mevcut koşullarda bunlardan en yüksek parasal faydayı elde etmek oluşturur. Đnsan gücüne ise yönetmek ise kağıt üzerinde planlanıp örgütlendiği gibi kolay gerçekleştirilemez Kişileri verimli çalıştırabilmek için; Yöneticinin yetenekli olmaları ve etkin bir yönetimi yerine getirebilmeleri Kişilerin kendilerinde iş yapma arzusunun oluşturulması gerekir.
132
Bu nedenle yöneticiler, çalışanları en etkin bir biçimde çalışmaya sevk edebilmek için çeşitli uygulamalarda bulunmalıdır. Bunlar ise yönetilme, güdüleme ve teşvik gibi adlarla tanımlanmaktadır. Teşvik; işçileri yaptığı yaptığı işe çalışma ortamına ortamına endustriyel çalışma çalışma yerine kültür ve öğrenim düzeyine ve benzeri unsurlara göre farklılık gösterir. Đşçilerin bu durumlarına göre uygun teşvik sistemlerinin düşünülüp uygulanması uygulanması özellikle değerlendirilmesi değerlendirilmesi gereken noktayı oluşturur. Teşvik uygulaması dengeli bir değerlendirmeden değerlendirmeden sonra uygulamaya başlandığında işletmede her alanda çok yararlı sonuçlar doğurabilir. Ama bununla beraber yanlış bir teşvik politikası da işletmenin amaçları için yanlış sonuçlar doğurabilir. Đşçilerin üretime katılmalarıyla oluşan ekonomik fedakarlıklar işçilik maliyetlerini oluşturmaktadır. oluşturmaktadır. Đşçilik maliyetlerinin temelinide temelinide işçilere ödenen ücreti oluşturur. Ücret; Üretim maliyetlerinin maliyetlerinin hesaplanmasında hesaplanmasında ve dönem kar veya veya zararının belirlenmesinde belirlenmesinde etkili olan bir üretim unsuru unsuru zararın belirlenmesinde belirlenmesinde etkili olan bir üretim unsuru olan emeğe ödenen bedeldir. Đş kanunda belirtilen ücret kavramı ise “Genel olarak ücret, bir kimseye bir iş karşılığında ödenen meblağı içerir.” (Üstün,1996:148) (Üstün,1996:148) Ödenecek ücretin belirlenmesine ilişkin önemli kavramlardan biriside ücret haddidir. Ücret haddi; çalışılan bir saatlik sürenin veya bir birimlik ücretin karşılığı olarak belirlenmiş ücreti ifade eder örneğin; 10.000 TL/saat veya 2.000 TL/saat gibi ücret gelirini hesaplayabilmek hesaplayabilmek için ücret haddi ile çalışan toplam süreyi veya üretilen toplam miktarı çarpmak gerecektir. Bu noktada ücretle ilgili diğer iki önemli kavram ise Çıplak ücret ve Giydirilmiş ücrettir. Çıplak ücret işçiye çalışmasının karşılığında direkt olarak herhangi bir ilave yapılmadan ödenen miktardır. Giydirilmiş ücret ise işçinin belli bir çalışma karşılığında aldığı çıplak ücrete prim, ikramiye, yemek, yakacak ve kira gibi çeşitli ödemelerin eklenmesi suretiyle bulunan rakamdır. (Yükçü,1999:108) Ücretle ilgili açıklanması gereken bir diğer kavram ise asgari ücrettir. Asgari ücret; iş kanunumuzda yer alan asgari ücret, ilgili kurullarca saptanan ve kuruluşlarca işçilere ödenmesi zorunlu olan en alt düzey ücreti ifade eder. Asgari ücret yönetmeliğinde tanım şöyledir; “Đşçilere bir çalışma günü karşılığı
133
olarak ödenen ve işçinin asgari gıda, mesken, giyim, sağlık aydınlatma, taşıt ve kültürel eğlence gibi zaruri ihtiyaçlarını cari fiyatlar üzerinden karşılanmaya yetecek miktarda olan bir ücrettir. ”(Üstün,1996:149) ”(Üstün,1996:149) Ücretin hesaplanması ve ödeme şekillerinin değişik biçimlerde oluşu değişik ücret sistemlerini Zaman esasını göre ücret sistemi ,Akord (parça) esasına göre ücret sistemi,Prim esasına göre ücret sistemi diye ayrılmaktadır.(Hacırüstemoğlu,1995:125)
4.1. Zaman Esasına Esasına Göre Ücret Sistemi Özellikle Türkiye’de en çok uygulanmakta olan bu ücret sisteminde ödenecek ücret hesaplanmasında işçinin işletmede geçirdiği süre esas alınır. Bu ücret sisteminde işçinin verimine bakılmamıştır işçinin saat gün veya ay olarak işletmede geçirdiği süre işçinin alacağı ücrette etkilidir Bu sistemin özellikle üretimde kaliteyi esas alan işletmelerde veya üretim safhasının bir band üzerinde gerçekleştirildiği ve işçinin iş akışını etkileyemeyeceği durumlarda kullanıldığı söylenebilir.
Bu ücret sisteminde genellikle şu iki husus söz konusudur. Đşçilerin zaman birimi (saat) başına aldığı ücret sabit olduğu için alınan tüm ücret verim düzeyine bakılmaksızın işin süresiyle doğru orantılı olarak artar. Verim birimi (mamül) başına düşen işçilik gideri zamana göre ters orantılı olarak düşer. Başka bir ifadeyle verim yüksekliğinde birim işçilik giderleri düşerken verim düştüğünde birim işçilik gideri yükselir. (Üstün,1996:149-150)
ÖRNEK: Normal üretim koşullarında 2 saatte 1 adet x mamülü mamülü üretilmektedir. 8000 TL TL saat ücreti alan işçi A, bir haftada 40 saatlik üretimden sonra 20 adet x mamülü üretilmiştir. üretilmiştir. Aynı ücreti alan B ise aynı sürede 15 adet x mamülü üretebilmiştir.
A işçinin bir adet x mamülünü 2 saatte üretirken, B işçisi bir adet x mamülünü 2 saat 40 dakikada üretebilmiştir. Bu durumda A ve B işçilerinin ürettiği x mamullerinin işçilik birim maliyetleri ayrı ayrı hesaplanabilir. A işçisi (40 saat x 8.000 TL)/20 adet =16 000 TL B işçisi (40 saat x 8.000 TL)/15 adet =21 333 TL Görüldüğü gibi A işçisi x mamülün bir adedini 16 000 TL’ye üretirken B işçisi A işçisine göre zamanı ekonomik kullanamadığından kullanamadığından 21 333 TL’ye üretilebilmiştir.(Yükçü,1999:109) 134
4.2. Parça Başına Başına Ücret Sistemi Bu sistem zaman başına ücret sisteminin tam tersidir. Burada Burada geçen süreye bakılmayıp belirli bir zaman içerisinde fiilen üretilen mamül miktarına göre ödenir. Bu sisteme “akord sistemi”de denilmektedir. Bu sistemin en önemli özelliği yapılan işle ödenen ücret arasında doğrudan bir ilişki vardır. Đşçi bu sistemde ne kadar çok üretirse o kadar çok ücret alacağını bilerek hareket etmektedir. Birim başına işçilik maliyeti sabit olduğundan çalışma verimliliğinin düşmesi direkt işçilik maliyetlerini yükseltmez. Bu sistem giderlerin hesaplarını kolaylaştırdığı gibi işçilerde gelirlerinin artmasını kolayca izleyip kontrol edebilir. (Yükçü,1999:110)
4.2.1. Para Akordu Üretilen mamül başına bir ücret belirlenir. Bu ücretin birim başına akord değeri olarak adlandırabiliriz. Ödenecek ücret üretim miktarı ile birim başına akord değerinin çarpımı sonucu hesaplanır. Ücret günlük haftalık veya aylık ödendiğinde günlük haftalık ve aylık ücretleri şöyle olacaktır. Günlük : 8 Adet x 6 000 TL/adet = 48 000 TL Haftalık: 40 Adet x 6 000 TL/adet = 240 000 TL Aylık: 176 Adet x 6 000 TL/adet = 1.056 000 TL Bu akord sistemi genellikle evinde dışarıya fason imalat yapanlar için uygulanan bir sistemdir.
4.2.2. Zaman Akordu Akord faktörünün hesaplanmasında akord uygulanan işletmelerde iş verimliliğinin zaman temeline göre çalışmaya genellikle %20 civarında yüksek olduğu varsayımıyla normal saat ücretine aynı oranda bir zam yapılır. Buna apre akord faktörü şu şekilde hesaplanır. Saat Ücreti + Zam Akord Faktörü = 60 dakika
Örneğin ; bir işçinin saat ücreti 8 000 TL işçinin Akord zammı %20, Akord zamanı bir birim için 10 dakikadır. Đşçi 8 saatlik bir çalışmanın sonucunda günde 50 adet mamül ürettiğinde işçinin günlük kazancı şöyle hesaplanabilir. hesaplanabilir. 8000 TL + (8000 x %20) Akord Faktörü = 60 dakika Akord Faktörü = 160 TL / dakika Buna göre işçinin günlük kazancı 50 adet x 10 dakika x 160 TL/dakika = 8 000 TL
135
4.2.3. Grup Akordu Grup akordu belirli bir işin grup halinde yapılması veya belirli bir mamül grubunun yine bir grup işçi tarafından üretilmesi durumunda grup akordu uygulanır. Sistemin esası hak edilen toplan ücretin grupta yer alan işçilere normal saat ücretlerine göre çalışma sürelerini de dikkate alarak dağıtma işlemidir.
Đşçiler A B C D E
Çalışma Süresi 6 10 12 8 9
Normal Saat Üc. 6000 7000 5000 10000 8000
Normal Çalışma Üc. 36000 70000 60000 80000 72000 318000
Toplam grup akordu 413.400 TL.sının dağıtımı için önce dağıtım faktörünün hesaplanması gerekmektedir. Normal Çalışma Dağıtım 413.400 TL. Đşçiler Üc. Faktörü Dağıtım Faktörü=1.3 A 36000 318.000 TL. B 70000 1.3 C 60000 1.3 D 80000 1.3 E 72000 1.3
Akord Üc. 46800 91000 78000 104000 93600 413400
Her bir işçinin grup akordundan alacağı pay:
136
Grup akordu daha çok montaja dayalı işlerde aynı üretim hattında çalışan işçi grubu için ve ambalaj sanayiinde uygulanabilir. (Yükçü,1999:112) (Yükçü,1999:112)
4.3. Primli Ücret Sistemleri Sistemleri Günümüz işletmelerinde gelişmiş üretim teknikleri ve otomasyon sayesinde işçiler üretim hızını tek başlarına etkiler ve bu nedenle nedenle akord ücretlerinin önemi önemi azalmaktadır. Primli ücret sisteminde sisteminde normal üretim miktarı aşıldığında kök (çıplak) ücrete ek olarak prim ödenmesi yapılmaktadır. Bu sistemin amacı işletme amaçlarının gerçekleştirilmesini kolaylaştırmak için, mali teşvik yoluyla işçilerin daha fazla güdülenmesi oluşturur.
Primli ücret sistemlerinde üretim artışı normalin üzerine çıktığında ya da tamam tasarrufu sağlandığında bu verim artışı ve tasarrufu edilen zamanların karşılığı işçiler ve işletme arasında paylaşılmaktadır. paylaşılmaktadır. Bu paylaşma primli ücret sistemlerinin niteliğini ve normal akord sistemlerinden en önemli farkını oluşturmaktadır. (Üstün,1996:152)
4.4. Diğer Teşvik Sistemleri Đşçilerde sahiplenme duygusunu artırarak işletmeye bağlılığını artırmaya yönelik çeşitli teşvik sistemleri uygulanabilir. Sözkonusu teşvik sistemleri aşağıdaki gibi özetlemek mümkündür. (Yükçü,1999:113)
4.4.1. Đşçilerin Kara Katılması Katılması Özellikle son yıllarda bazı işletmeler, ya sadece yönetim, üretim, satış bölümlerinde çalışanlara, çalışanlara, yada işcilerin tümüne, tümüne, hak ettikleri ücret dışında işletmede dönem sonunda elde edilen karın bir kısmını dağıtmaktadır. dağıtmaktadır. Bu sistem sayesinde de işçilerin verimi artmakta ve işçilerde bir güven duygusu oluşturmaktadır. oluşturmaktadır. Đşçiler daha çok çalıştıkça işletmede daha fazla kar elde edeceğinden işçiler ne kadar verimli çalışılırsa kardan o kadar çok pay alacaklar bilincinin yaratılması yaratılması gerekir
4.4.2. Yıllık Đkramiyeler Đkramiyeler belirli zamanlarda ve özellikle dönem sonlarında ödendiğinden işletmenin maliyetleri maliyetleri dönem sonlarında artar. Bu nedenle nedenle dağıtılacak
137
ikramiyelerin yıllık tahmini tutarları 12 aya bölünerek bu giderlerin her aya eşit dağıtılması böylece maliyetlerin dönem sonunda artmaması artmaması sağlanmış olur. Bu sistem kardan pay verme sistemine göre daha etkili olabilir. Çünkü yılda 2-3 defa verilebilmektedir. Ayrıca işletme kar etmese bile işçilerine ikramiye verebilir. . (Üstün,1996:155) (Üstün,1996:155)
5. Đşçi ücret ücret ve giderlerinin unsurları Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğinde Gider Türleri arasında ikinci sırada sayılan işçi ücret ve giderlerinin unsurları aşağıdaki gibi sıralanabilir.
Brüt ücret Sosyal sigortalar kurumu işveren payı Tasarruf teşvik fonu işveren payı Kıdem tazminatı Đhbar tazminatı Diğer sosyal yardımlar
5.1. Brüt ücretin Hesaplanması Brüt ücret toplamının bulunabilmesi için,bir işçinin bir ay içinde (aylık hesaplanıyor ise) hakettiği ücret ve eklerin hesaplanması gerekir.Đşçinin ücret ve ekleri, o işyerinin toplu sözleşmesinde ki esaslara göre hesaplanır.Bir işyerinde, toplu sözleşmede öngörülen işçilik giderleri tutarlarının aşağıdaki gibi olduğunu varsayalım. Normal Ücret Saat ücreti : 30.000 TL.........Günlük TL.........Günlük Yevmiye : 30.000 TL. 9 =270.000 TL. öngörülen normal çalışma süresi, günde 9 saatten 5 gün olmak üzere haftada 45 saat, veya vardiya usulu çalışma durumunda günde 7.5 saatten 6 gün haftada 45 saat. Fazla Çalışma Süresi Süresi Normal çalışma süreleri dışında ve hafta tatillerindeki fazla çalışma % 100 zamlı ulusal bayram ve genel tatil günlerinde fazla çalışma % 200 zamlı ödenir. Kıdem Zammı Đşletmede geçen her tam fiili hizmet yılı için günlüğü 5000’den kıdem zammı verilir. Üretim ve Verimlilik Primi Đşçilerin üretimle olan ilişkilerine göre,izin ve hastalıkları hariç olmak ücret al dıkları günler için ödenen çıplak gündelikleri üzerinden % 50 üretim primi ödenmesi uygun görülmektedir. Gece Çalışma Primi Đşçilere, gece vardiyasında çalışılması durumunda her fiili çalışma saati için 15.000 TL. gece zammı ödenir. Çocuk Yardımı Đşçilere çocuk başına ayda 50.000 TL. TL. çocuk zammı ödenir. Tahsil Yardımı Đşçilerin ilkokulda okuyan çocuklarına yılda brüt 300.000 TL.,ortaokul,lise ve dengi okullarında okuyan çocuklarına yılda brüt 600.000 TL. ,yüksek okulda okuyan ç ocuklarına yılda brüt 900.000 TL tahsil yardımı yapılmaktadır. Vasıta Yardımı Đşçilere işe gidip gelmesi için günde 4.000 TL. vasıta yardımı yapılmaktadır. *
Yemek Yardımı Đşçilere fiilen çalıştığı günlere için bir öğün yemek parası olarak günde 20.000 TL. ödenir. Aydınlatma Yardımı
138
Đşletme lojmanlarında oturan işçilere toplu iş sözleşmesi uyarınca ayda nakdi olarak 50.000 TL. aydınlatma yardımı yapılır. Aile Yardımı Evli işçilere ayda 200.000 TL. aile yardımı yapılmaktadır. Yakacak Yardımı Đşçilere ayda 200.000 TL. yakacak yardımı ödenir. Đkramiyeler Đşçilere yılda 60 günlük ücretleri toplamı üzerinden ilave tediye sözleşmede belirtilen durumlar hariç devamlı olarak çalışan işçilere 30 günlük brüt ücretleri tutarında devamlılık ikramiyesi ve 30 günlük brüt ücretleri tutarında tatil ikramiyesi ödenmektedir. Bu esaslara göre,esas üretim gider yerinde yerinde çalışan bir işçinin Ocak ayı brüt ücret tutarını aşağıdaki verilere göre hesaplamaya çalışalım. Đşçinin Adı Soyadı : Halil Yavuz Medeni Hali : Evli,Đki Çocukludur. Çalışılan Süre : 22 gün,günde 9 saat,toplam 99 saat/ay,bunun 90 saati 20.00 ile 06.00 arasında gece vardiyasında çalışılmıştır. Fazla Çalışma Süresi : Hafta tatillerinde toplam 18 saat fazla mesai yapılmıştır. Kıdem : 15 Yıl Buna göre Halil Yavuz’un, Ocak ayı brüt ücret tutarı ve ekleri aşağıdaki gibi olacaktır.
Normal Ücret 8.100.000 TL. Fiili Çalışılan Süre : 22 gün x 270.000 TL. = 5.940.000 TL. Hafta Tatili : 8 gün x 270.000 TL. = 2.160.000 TL. Kıdem Zammı Fiili Çalışılan Süre : 15 x 22 x 5.000 Hafta Tatili 15 x 8 x 5.000 Gece Çalışma Pr. 90 saat x 15.000 Fazla Çalışma Üc. Normal Zamlı
2.250.000 TL. = 1.650.000 TL. = 600.000 TL. 1.350.000 TL.
= 1.350.000 TL. 1.260.000 TL. : 18 saat x ( 30.000 + 5.000 ) = 630.000 TL. : 18 saat x ( 30.000 + 5.000 ) = 630.000 TL.
Üretim Verimlilik Pr. 30.000 x 0.50 x 22 gün = 330.000 TL.
330.000 TL.
Çocuk Yardımı 50.000 X 2 = 100.000 TL.
100.000 TL.
Vasıta Yardımı 22 gün x4.000 =88.000 TL.
88.000 TL.
Yemek Yardımı 22 gün x 20.000 =440.000 TL.
440.000 TL.
139
Aydınlatma Yardımı
50.000 TL.
Aile Yardımı
200.000 TL.
Yakacak Yardımı
200.000 TL.
BRÜT ÜCRET TOP.
14.800.000 TL.
Brüt ücretin hesabında ikramiyeler ve tahsil yardımı dikkate alınmamıştır.Çünkü,gerek ikramiyeler gerekse tahsil yardımı yılın belirli aylarında ortaya çıktığından Ocak ayı bordrosunda yer almamıştır.(Akdoğan,2000:294)
5.2. Sosyal Sigortalar Sigortalar Kurumu Đşveren Đşveren Payı Sosyal sigortalar kurumu ülkemizin en önemli sosyal güvenlik kurumlarından biridir. Kurum işçilere ve varislerine iş kazası, meslek hastalığı ve diğer hastalık durumlarında, doğum, hastalık, yaşlılık ve ölüm gibi durumlarda yardım sağlar. Kurum bu yardımları sağlarken hem işçiden hem de işverenden bazı kesintiler yapar.
Sigorta Kolu
Đşçi Payı
Đşveren Payı
Toplam
Đş kazaları meslek hastalıkları sigortası
-
%1,5-7
%1,5-7
Hastalık sigortası
%5
%6
%11
Analık sigortası
-
%1
%1
Mamullük, yaşlılık ve ölüm sigortası
%9
%11
%20
Đş kazaları ve meslek hastalıkları hastalıkları sigortası işyerinin işyerinin güvenlik derecesine derecesine göre değişmektedir. (Yükçü,1999:117) (Yükçü,1999:117)
Tehlike ĐŞ KOLU Sınıfı Hukuki Hizmetler 1 Et Kesilmesi,Hazırlanması Kesilmesi,Hazırlanması ve Muhafazası 2 Tarım,Hayvancılık,Ormancılık Tarım,Hayvancılık,Ormancılık 3 Kauçuk Sanayi 4 Deniz Nehir ve Göllerde Balıkçılık 5 Demir Madenciliği 6 Ham Petrol ve Gaz Arama Đşleri 7 Sanayi ve Kullanılan Kimyasal Madde Đmali8 Taş,Kil ve Kum Ocakları 9 Kömür Madenciliği 10
Prim Oranı %1.5 %2.0 %2.5 %3.0 %3.5 %4.0 %4.5 %5.5 %6.5 %7.0
140
5.3. Đşsizlik Sigortası Çalışanların Tasarrufu Teşvik Edilmesi ve bu tasarrufların Doğru Değerlendirilmesine Dair Kanun 10 veya daha fazla sayıda işçi çalıştıran işyerlerinde çalışan işçilerin ücretlerinden tasarruf kesintisi yapılmasını öngörmektedir. 10 işçi olarak belirlenmiş olan tavanın saptanmasında aynı işverene bağlı farklı işyerlerinde çalışan işçiler bir bütün olarak düşünülmektedir.
Tasarrufu teşvik fonu kesintisi işçide %2 işverenden %3 toplam olarak %5 tir.
5.4. Đkramiyeler Daha önce de sözedildiği gibi başarılı bir çalışmanın sonucu yapılan bir ilavedir. Đşverenin takdiriyle bayram, yılbaşı ikramiyesi ikramiyesi biçiminde toplu sözleşme hükmü hükmü gereğince ve kardan pay alma biçiminde ödenebilmektedir.(Yükçü,1999:118)
5.5. Kıdem Tazminatı Đş kanunumuzda işçinin ve işverenin haklı nedenlerle iş aktini feshedebileceği durumlar belirtilmiştir. Böyle bir durumda işverence işçiye çalışarak geçirdiği her yıl için 30 günlük ücreti tutarında kıdem tazminatı ödenir. Bir yılı aşan süreler içinde aynı oran üzerinden yapılacak hesaplama ile ödeme yapılır. . (Yükçü,1999:118) Kıdem tazminatı hesaplanırken alınan fiyat işçinin son aldığı ücrettir. Son bir yıl içerisinde işçi ücretine zam yapılması durumunda kıdem tazminatına tazminatına esas olacak ücret, işçinin işten ayrılma tarihi ile zammın yapıldığı tarih arasında alınan ücretin aynı süre içinde çalışan günlere bölünmesiyle hesaplanır. Toplu Sözleşmeler ve iş akitleriyle belirlenen Kıdem tazminatı tutarı en yüksek dereceli devlet memurunun 5474 sayılı T.C. Emekli Sandığı Kanunu hükümlerine göre bir hizmet yılı için ödenecek en fazla emeklilik ikramiyesini geçemez. (Üstün,1996:161) (Üstün,1996:161) Kıdem tazminatı hesaplanırken esas alınacak ücret ve giderler şunlardır.
141
Esas Brüt Ücret Ek Ödemeler Đkramiyeler Kasa Tazminatları Sosyal Yardımlar Yemek Yardımı Giyim Yardımı Ulaşım Yardımı Yakacak Yardımı Çocuk Yardımı
ÖRNEK: Kombassan da çalışmakta olan ve ayrılmaya karar veren Fulya Ak isimli personelin kıdem tazminatı hesaplanmasına hesaplanmasına ilşkin bilgiler bilgiler aşagıda verilmiştir. verilmiştir.
KIDEM TAZMĐNATI HESAPLAMA TABLOSU SĐCĐL NO. 1969 SSK SĐCĐL NO. 4201199814749 ADI FULYA SOYADI AK GĐRĐŞ TARĐHĐ 01/10/1998 CIKIŞ TARĐHĐ 24/11/2000 ÜCRETĐ 5.622.221 AYLIK KIDEM TAZ.TAVANI 558.440.000 YILLIK KIDEM GÜNÜ 30 ĐHBAR GÜNÜ 45 TOPLAM ÇALIŞMA GÜNÜ 773(2/01/23) KIDEME ESAS ÇALIŞMA GÜNÜ 64.42 KIDEME ESAS GÜNLÜK KAZANÇ 7.571.975 KIDEM TAZMĐNATI : ĐHBAR TAZ.: BRÜT TUTAR : 487.761.362 BRÜT TUTAR : 340.738.869 DAMGA VERGĐSĐ : 2.926.568 GELĐR VERGĐSĐ : 51.110.830 NET TUTAR : 484.834.793 484.834.793 DAMGA VERGĐSĐ VERGĐSĐ : 2.044.433 2.044.433 NET TUTAR : 287.583.605 287.583.605 NET TOPLAM TAZMĐNAT :772.418.399
GELĐR NEVĐ YILLIK TUTAR AYLIK TUTAR GÜNLÜK TUTAR ÜCRETĐ S.PRĐMĐ YAKACAK BAYRAM YEMEK
2.023.999.560 2.023.999.560 316.176.923 141.242.940 169.491.528 75.000.000
168.666.630 26.348.077 11.770.245 14.124.294 6.250.000
5.622.221..00 5.622.221..00 878.269.....00 878.269.....00 392.341.....00 392.341.....00 470.809.....00 470.809.....00 208.333.....00 208.333.....00
TOPLAM
2.725.910.951 2.725.910.951
227.159.246
7.571.975 142
ÖRNEK Đzleyen dönemde işten ayrılacak personel için 200 milyon TL.kıdem tazminatı ödeneceği bütçelenmiştir. Đzleyen dönemde işten ayrılan personel için ödenen kıdem tazminatı karşılık tutarı 500.000.000 tl. ‘dır. Đzleyen cari dönem içinde ayrılan kıdem tazminatı karşılık tutarı 500.000.00 TL.’dır. Bu verilere göre yapılacak kayıtlar şöyle olacaktır:
Kıdem tazminatı tutarının kısa vadeli yabancı kaynaklara alınması(Akdoğan,2000:314) 472 KIDEM TAZMĐNATI KARŞILIĞI
200.000.000
372 KIDEM TAZMĐNATI KARŞILIĞI
200.000.000
Kıdem tazminatı tutarının ödenmesi
372 KIDEM TAZMĐNATI KARŞILIĞI
200.000.000
472 KIDEM TAZMĐNATI KARŞILIĞI
40.000.000
100 KASA
240.000.000
Kıdem tazminatı karşılık tutarının ayrılması 770 GENEL YÖNETĐM GĐDERĐ
500.000.000 TL.
472 KIDEN TAZMĐNATI KARŞILIĞI
500.000.000
143
950 KANUNEN KABBUL EDĐL.GĐD.
260.000.000
950 KAN.KABUL.EDĐL.GĐD.AL.HS.
260.000.000
Yukarıda belirtilmemiş olan tüm ek ödeme ve sosyal yardımlar kıdem tazminatının hesaplanmasında dikkate alınır.
5.6. Đhbar Tazminatı Süresi belli olmayan hizmet sözleşmelerini işçi ve işveren feshedebilir. Sözleşmenin feshinden önce karşı tarafa bildirilmesi gerekir. Biz burada maliyetler açısından işverenin feshi durumunu ele alacağız.
Đşveren ihbar süresini işçinin işyerinde çalıştığı süreyi esas alarak hesaplamak durumundadır. Çalışma süresi arttıkça ihbar süresi de uzamaktadır. Çalışma Süresi
Đhbar Süresi
Altı aydan az
2 hafta
Altı ay-bir buçuk yıl arası
4 hafta
Bir buçuk yıl-üç yıl arası
6 hafta
Üç yıldan fazla
8 hafta
Đşverenler iş aktinin feshinde iki yol izleyebilirler;
1) Yukarıdaki sürelerle işveren işçiyi çalıştırmaya devam etmektedir. Böyle davranması durumunda işveren işçiye günde en az iki saat iş arama izni vermelidir. 2) Genellikle uygulanan yöntem ise işveren işçiye yukarıdaki sürelere ilişkin ücreti peşin olarak öder. Buna ihbar tazminatı denmektedir. Đhbar tazminatı hesaplanırken esas ücretle beraber diğer bütün haklarda dikkate alınarak hesaplama yapılır. Đhbar tazminatı sözleşmenin feshedildiği son yevmiye üzerinden hesaplanır. Buna geçici olmayan her türlü prim ve yıllık ikramiyeler de eklenir. Đhbar tazminatı bir iş karşılığı olarak verilmediği için gelir ve damga vergisi dışında herhangi bir kesinti yapılmamaktadır. (Yükçü,1999:120)
5.7. Diğer Sosyal Yardımlar Evlenme Yardımı Doğum Yardımı 144
Ölüm Yardımı Yakacak Yardımı Yemek Yardımı Erzak Yardımı Giyim Yardımı Çocuk Yardımı Aile Yardımı Ulaşım Yardımı
6. Đşçilik Giderleriyle Đlgili Bazı Özel Sorunlar
Hammadde ve malzeme maliyetlerinde olduğu gibi, işçilik maliyetlerinde de özel olarak ele alınıp incelenme gereken bazı sorunlar vardır. Bu özel sorunları boş geçen zamana ilişkin işçilik fazla çalışma ödemeleri, yıllık ikramiye ve izin ödenmeleri vb. konular oluşturur. Bu işçilik maliyetleri “genel üretim giderleri arasına mı” yoksa “sonuç hesaplarına mı aktarılacaktır.” Şimdi maliyetlerle ilgili özel sorunları tek tek inceleyelim.
6.1. Boş Geçen Zaman Karşılığı Ücretler ve Muhasebeleştirilmesi Boşa geçen zaman bir işçinin çeşitli nedenlerle üretim faaliyetlerinde bulunmadan boşa harcadığı zamanı ifade eder boş işçiliği oluşturan nedenler, şunlardır:
Tesis, makine ya da tezgahın bozulması, Hammadde ve malzemelerin ya da ara ürünlerin zamanında üretime verilmemesi, Sipariş eksikliği nedeniyle üretimin normal çalışma kapasitesine ulaşamaması, Yardımcı hizmetlerin ya da araç gereçlerin eksik olması, Malzemenin bozuk olması, Đş tanımındaki ve yönetmeliklerdeki eksiklikler, Enerji sıkıntısından doğan kısıtlamalar.(Üstün,1996:156) Đşletmede boşa geçen zamana ilişkin giderlerin muhasebeleştirilmesinde iki yaklaşımda bulunulabilir. Birincisi; boşa geçen işçilik giderlerinin nedenleri yukarıda sayılan koşullarda gerçekleşmiş ise bunlar gider olarak genel üretim giderleri hesabına kaydedilir. Böyle yapıldığı takdirde boşa geçen işçilik giderleri o dönemde üretilmiş olan tüm mamüllere yüklenmiş olmaktadır. Đkinci yaklaşım ise, boşa geçen zamanın nedeni doğal üretim koşullarının dışında sayılabilecek doğal afetler, enerji kısıntısı gibi nedenlere dayanmakta
145
ise, boşa geçen işçilik giderleri dönem giderleri olarak kaydedilir. (Yükçü,1999:122)
ÖRNEK
Ahmet Çalışkan X işletmesinde 1500 TL saat ücreti ile çalışmaktadır. Đşçi günde 8 saat toplam 26 işgünü olan bir ay içerisinde bir üretim departmanında görev yapmıştır.
Ay sonunda yapılan incelemelerde işçinin makinaların normal tanımlanması ve bakımı için 5 saatini boşa geçirdiği anlaşılmıştır. Ay sonundaki incelemede işçinin 12 saat elektrik kesintisi nedeniyle çalışmadığı anlaşılmıştır.
Đstenen: Veriler iki farklı duruma ilişkin işletmenin muhasebe kayıtlarını yapınız.
Çözüm: a) Ahmet Çalışkan’ın ücreti: 26 gün x 8 saat x 1500 TL = 312.000TL Boşa geçen zaman
: 5saat x1500 TL
= 7.500 TL
Çalışılan sürenin karşılığı ücret:
304.500TL
Beş saatlik çalışma süresi, işletmenin kontrolündeki boşa geçtiği için G.Ü.G olarak muhasebeleştirilebilir. 720 – Direkt Đşçilik Gideri 730 – G.Ü.G
304 500 7 500
381 – Gider Tahakkukları
312 000 146
b) Ahmet Çalışkan’ın ücreti 26 gün x 8 saat x 15000 = 312 000 TL Boşa geçen zaman
12 saat x 1500
= 18 000 TL
Çalışılan sürenin karşılığı olan ücret
294 000 TL
Bu boşa geçen süre işletmenin kontrolü dışındaki bir elektrik kesintisinde meydana geldiği için 720 – Direkt Đşçilik Gid. 680 – Çalışılmayan Kısım Gider ve Zararlar 381 – Gider Tahakkukları
294 000 18 000 312.000 TL
6.2. Fazla Mesai Ödemelerinin Muhasebeleştirilmesi Bilindiği üzere iş yasalarına göre işletmelerde normal çalışma saatleri dışında çalışılan zamanlar için işçilere fazla mesai ödemesi gerekmektedir. Fazladan yapılan bu ödemelerin muhasebeleştirilmesi üretilen mamulün maliyetinin belirlenmesinde etkili olmaktadır. Đşçilerin normal çalışma saatleri dışında çalışmaları halinde kendilerine ödenen ek ücretler bu hesapta izlenir.Ülkenin genel yararları yahut iş niteliği veya üretimin artırılması gibi nedenlerle yasada yazılı günlük çalışma süresinin dışında yapılan çalışmalar,fazla çalışma olarak 1475 sayılı iş kanununun 35. maddesinde belirtilir.Yasada yazılı günlük çalışma süresinden amaç iş yasasının 61/a maddesi gereğince,cumartesi günleri çalışma çalışmamasına göre belirlenen ve 7.5 saat ile 9 saat arasında değişen günlük normal çalışma süreleridir.(Genel bakımından haftalık çalışma süresi 45 saattir.)Bu sürenin dışındaki çalışmalar fazla çalışma olarak kabul edilmektedir.Đş yasasına göre fazla çalışma süresi günlük normal iş süresi dışında,günde 3 saati geçemez.Ayrıca ,fazla çalışma yapılacak günlerin toplamı da bir yılda,fazla çalışmaya başlandığı günden itibaren 90 işgününden fazla olamaz.
147
Fazla çalışma ücretinin hukuki dayanağı iş yasasının 35 ve 36. maddeleridir.Đşçinin fazla çalışmaya hak kazanabilmesi için günlük normal çalışma süresinden sonra ,işverene ait bir işi yapmış olması veya yapmak üzere hazır beklemesidir.(Akdoğan,2000:276) Fazla çalışma ,işletme tam kapasite çalışırken yapılmış ise hangi siparişe ait olduğu biliniyor ise direkt işçilik olarak alınmalıdır.Vardiya primleri ise genel üretim giderleri içerisinde mamul maliyetlerine aktarılmalıdır.Fazla çalışmanın belli bir işle bağıntısı kurulamıyor ise genel üretim giderleri içerisinde yer almalıdır.Đşletme fazla çalışmayı etkinsizliği dolayısıyla yapmış ise o zaman sonuç hesapları ile bağıntı kurulmalıdır.(ders notları)(Hacırüstemoğlu,1995:128) Bu işlem 3 şekilde yapılabilir. Normal çalışma temposunda çalışırken alınan bir siparişi yetiştirmek üzere yapılan fazla mesai direkt işçilik giderleri olarak doğrudan doğruya yüklenmesi uygun olmaktadır. Fazla mesai ödemelerinin muhasebeleştirilmesine ilişkin ikinci yaklaşım bunların genel üretim geliri hesabına kaydedilerek, o dönemde üretilen tüm mamullerin maliyetine yansıtılmasıdır. Bu yaklaşım çoğunlukla fazla mesaiye neden olan sipariş ile fazla mesai arasında bir ilişki kurulmadığından söz konusu olur. Bu yaklaşıma ilişkin şöyle bir örnek verilebilir. (Yükçü,1999:123)
ÖRNEK Haftalık normal çalışma süresinin 40 saat (8 saat x 5 gün) olduğu bir işletmede beş işçi aynı üretim departmanında 1500 TL saat ücreti ile çalışmaktadır. Đşçiler kapasite yetersizliği nedeni ile bir hafta boyunca 10’ar saat fazla mesai yapmak zorunda kalmışlardır. Fazla mesai için %50 fazla mesai ücreti almışlardır. Đşletmenin bir haftalık ücret giderleri ile ilgili muhasebe kayıtlarını şu şekilde yapabiliriz.
Normal mesai ücreti : 5 işçi x 40 saat x 1500 TL
=300.000
Fazla mesai normal ücret : 5 işçi x 10 saat x 10 saat x 1500 TL
= 75.000 148
375 000 Fazla mesai pirimi : 75 000 x %50 720 – Direkt Đşçilik Giderleri
375 000 TL
730 – G.Ü.G.Hesabı
37 500 TL
381 – Gider Tahakkukları
412 500
6.3. Yıllık Đzin, Tatil ve Đkramiye Ödemelerinin Muhasebeleştirilmesi Yıllık izin ücretleri ve ikramiyeler işçilere belirli zamanlarda ödendiği için işletmenin maliyetleri bu belirli zamanlarda artar. Đşçiler izinlerini genellikle yaz aylarında kullanır ve ikramiyeler de dönem sonunda dağıtılır. Bu nedenle (yıllık) izin, tatil ikramiye ve benzer sosyal nitelikli ödemelerin yıllık olarak işletmelerce tahmin edilmesi gerekir. Böylece işletmelerce tahmin edilen yıllık tutarlar, 12 aya bölünmek suretiyle bu maliyetlerin her aya eşit biçimdi dağıtılması sağlanmış olur. Yıllık izin ücretleri ve toplu olarak ödenen ikramiyeler genel üretim gideri olarak tahmin edilir. (Üstün,1996:160)
Söz konusu giderler sadece ödemelerin yapıldığı aylarda üretilen mamullere yüklenirse bu dönemde üretilen mamullerin maliyeti diğer dönemlerde üretilen mamullerin maliyetine göre daha yüksek olarak oluşur. Doğal olarak bu da yöneticileri yanlış yönlendirebilir. Bu nedenle bu giderlerin yıllık olarak bütçelenmesi ve ödemelerin 1/12 sinin mamul maliyetine yansıtılması daha doğru bir yaklaşım olacaktır. Bu yapılırken de 373- Maliyet Gider karşılıkları hesabından yararlanılması uygun olacaktır. Bir üretim işletmesinde çalışan işçilere toplu iş sözleşmesi hükümleri gereğince Nisan ve Ekim aylarında birer aylık ücret tutarında ikramiye ödenmektedir. 199x yılı için bütçelenmiş ikramiye toplamı 12 000 TL’dir. Nisan ayında 7000 TL Ekim ayında ise 7200 TL fiili olarak ikramiye ödenmiştir. Bütçelenen ikramiye tutarı olan 12000 TL’lik miktarının 1/12 si (12000/12=1000) kesin ikramiye tutarı belli oluncaya kadar her ay işçilik gideri olarak karşılık ayrılmak suretiyle gider kaydedilmelidir. Đkramiye tutarı direk işçilik gideri niteliğinde olmayıp genel üretim gideri olarak kaydedilmesi daha doğru olacaktır. Bunun karşılığında 373-Maliyet Gideri Karşılığı Hesabı alacaklandırılmalıdır.
149
Đkramiye tutarının ödendiği ay olan nisan ayına kadar her ay yapılması gereken kayıt şöyle olmalıdır. 730 – G.Ü.G. Đkramiyeler
1.000
373 – Maliyet Gideri Karşılığı Hs.
1.000
Ocak ayı işçi ikramiyesi karşılığı Nisan ayında ikramiye ödendiğinde 7 000 TL’den 950 TL Sosyal sigortalar kurumu işçi payı, 1800 TL gelir vergisi, 330 TL damga vergisi kesilmiş, ayrıca 1200 TL Sosyal Sigortalar Kurumu işveren payı hesaplanmıştır. .(Yükçü,1999:124)
373 – Maliyet Gider Karşılığı
4 000
180 – Gelecek Aylara ait Gid.
3 000
730 – G.Ü.G
1 200
335 – Personele Borçlar
2 920
360 – Ödenecek Vergi ve Fonlar 360.00 – Gelir Vergisi 360.01 – Damga Vergisi
1 800 330
361 – Ödenecek Sosyal Güvenlik Kesintileri 2 150 361.00 – Ödenecek SSK Đşçi Payı 361.01 – Ödenecek SSK Đşveren Payı
6.4. Kıdem Tazminatının Muhasebeleştirilmesi Kıdem tazminatının mamul maliyetine yansıtılmasında uygulanacak muhasebeleştirme işlemi de yıllık izin, tatil ve ikramiye ödemelerinde olduğu gibidir. Muhasebe Sistemi Uygulama Tebliğine göre kıdem tazminatlarının karşılık ayrılmak suretiyle gider yazılması böylece kıdem tazminat türünün yıllara dağıtılması benimsenmiştir. Đlk defa kıdem tazminatı ayrılmasında kıdem yükü ne tür işçilik ile ilgili ise o hesaplar örneğin 720. Direk Đşçilik Gideri Hesabı, 730. Genel Üretim Giderleri Hesabı, 770. Genel Yönetim Gideri Hesabı gibi hesaplar borçlanır 472.
150
Kıdem Tazminatı Karşılığı Hesabı alacaklanır. Đzleyen dönemde kıdem tazminatı ödeneceği zaman birinci madde 472. Kıdem Tazminatı Karşılığı Hesabı borçlanır, 372. Kıdem Tazminatı Karşılığı Hesabı alacaklanır. Đkinci Madde 372. Kıdem Tazminatı Karşılığı Hesabı borçlu 100. Kasa Hesabı alacaklı olur. Bu arada ödeme yapılmayan kısım var ise Kanunen Kabul Edilmeyen Gider Hesabına aktarılır. Geçmiş döneme ait ilk kez kıdem tazminatı ayrılacağı zaman toplam tutar beş yıla bölünür ve yıllık yük bulunur. Bu yük 681.Önceki Dönem Gider ve Zarar Hesabına borç 472.Kıdem Tazminatı Karşılığı Hesabına alacak yazılır. (Hacırüstemoğlu,1995:129)
Öncelikle kıdem tazminatı yıllık olarak bütçelenir, bütçelenmiş kıdem tazminatının bir aya düşen payı her ay karşılık hesabı kullanılarak genel üretim giderleri hesabı aracılığı ile mamul maliyetine yansıtılır. Kıdem tazminatı ödemesi yapıldığında da karşılık hesabı borçlandırılarak kapatılır. Kıdem Tazminatı Tutarı = Hizmet (Kıdem) Süresi x Son Günlük Brüt Ücret Tutarı x 30 Ancak yasalarda kıdem tazminatına bir üst sınır getirilmiştir. Buna göre, devlet memurları kanununa tabi en yüksek devlet memurlarına T.C. Emekli Sandığı Kanunu Hükümlerine göre, bir hizmet yılı için ödenecek en yüksek emeklilik ikramiyesini aşamayacağı esasını getirmiştir. Böylece kıdem tazminatının üst sınırı devlet memuru için öngörülen emeklilik ikramiyesine bağlanmış olmaktadır. ( Akdoğan, 2000: 285)
KIDEM TAZMĐNATI TAVANININ HESAPLANMASI 1. En yüksek aylık gösterge 2. En yüksek ek gösterge 3. En yüksek kıdem aylığı göstergesi 4. %7'lik ilave (1.500+7.000'in %10'u) 5. Taban aylığı göstergesi x Taban aylığı katsayısı
x x x x
Genel katsayı Genel katsayı Genel katsayı Genel katsayı
= = = = = +
6. TOPLAM (KIDEM TAZMĐNATI TAVANI)
x x x x x x
Katsayı ve gösterge değişiminde kıdem tazminatı tavanı da değişmektedir.
ÖRNEK Bir üretim işletmesinde 1998 yılı başında o yıl işçilerin hak kazanacakları kıdem tazminatı tutarının 3.120 milyon TL olacağı tahmin edilmiştir. 1998 yılı sonunda Ali Yorgun adlı işçinin emekli olacağı ve yıl sonu itibari ile 850 000 000 TL kıdem tazminatı alacağı bildirilmiştir. Bu verilere göre 1998 yılı boyunca her ay yapılması gereken kayıt için aylık kıdem tazminatı k arşılığının hesaplanması gerekmektedir. ( Yükçü, 1999: 127)
3.120.000.000 TL / 12 ay = 260.000.000 TL
151
730 – G.Ü.G
260.000.000 TL
472 – Kıdem Tazminatı Karşılığı
260.000.000 TL
Çalışan işçilerin üretim bölümünde olduğu kabul edildiğinde 730 No’lu hesaba yükleme yapılmıştır. Pazarlama elemanları için 760, araştırma geliştirme elemanları için 750, genel yönetim elemanları için 770 Genel Yönetim Gideri Hesabı kullanılması gerekmektedir. Aylık olarak gider kaydedilen yukarıdaki tutarın kanunen kabul edilen bir gider olabilmesi için ödemenin yapılmış olması gerekmektedir. Ödeme yapıldığı için yukarıdaki tutarı nazım hesaplarda kanunen kabul edilmeyen gider olarak işlenmesi gerekmektedir. 900 – Kanunen Kabul Edilmeyen Gider
260.000.000
901 – Kanunen Kabul Edilmeyen Gider Karşılığı 260.000.000
6.5. Harekete Geçirme Maliyetinin Muhasebeleştirilmesi Üretime başlamadan önce makine ve işgücünün üretime geçirilmesini planlamak amacıyla üretim yapılmaksızın yapılan işçilik giderleri harekete geçirme maliyeti olarak bilinmektedir.
Bu işçilik maliyetleri doğrudan doğruya o sipariş veya üretimle ilişkisi kurulabilirse Direkt Đşçilik Maliyetlerine aksi takdirde G.Ü.G aracılığıyla ilgili dönemdeki üretilen tüm mamul maliyetine yansıtılabilir.
6.6. Sosyal Sigorta Đşveren Hissesi Primlerinin Muhasebeleştirilmesi Bilindiği gibi Sosyal sigorta primleri hem işçiden hem de işverenden kesilmektedir. Đşçiden kesilen bölüm brüt ücretin içerisinde yer aldığından direkt veya endirekt işçilik gideri olarak mamul maliyetine yansımaktadır. Ancak işverenden kesilen bölüm ise brüt ücretin dışında ayrıca
152
hesaplanmaktadır. Bu işveren primleri genel üretim giderleri ile mamul maliyetine yansımaktadır. (Yükçü, 1999: 129)
6.7. Verimlilik Primlerinin Muhasebeleştirilmesi Bilindiği gibi işçilik verimini artırabilmek için çeşitli üretimi teşvik edici primlerin ödenmesi mümkündür. Đster safha maliyet sistemi, isterse sipariş maliyet sistemi uygulanıyor olsun ödenen primlerle üretilen mamul arasında net bir ilişki kurulabiliyorsa, verimlilik primleri ödemeleri ilgili sipariş veya safha maliyetin yüklenmesi uygundur. (Yükçü, 1999:
7. DĐREKT ĐŞÇĐLĐK GĐDERLERĐNĐN MUHASEBELEŞTĐRĐLMESĐ YGULANMASINDA ŞÖYLE OLMALIDIR .
irekt Đşçilik Giderleri Hs. -Üretim Đşçilikleri enel Üretim Giderleri -Boşa Geçen Zaman Đşçiliği -Fazla Çalışma ve Vardiya Primleri 153
-Yıllık Đzin ve Đkramiyeler -Kıdem Tazminatları -Sosyal Yardımlar -SSK Đşveren primi 335.Personele Borçlar Hs. 360.Ödenecek Vergi ve Fonlar 361.Ödenecek Sosyal Kesintiler Hs. 369.Ödenecek Diğer Yükümlülükler Hs.
hakkuku
arımamul-Üretim Hs. 721.Direkt Đşçilik Yansıtma Hs. 731.Genel Üretim Gideri Yansıtma Hs.
ITMA HESAPLARI ĐLE YANSITMA
amuller Hs. 151.Yarımamul Üretim Hs.
maliyetinin oluşması
irekt Đşçilik Yansıtma Hs. enel Üretim Gideri Yansıtma Hs. 720.Direkt Đşçilik Giderleri Hs. 730.Genel Üretim Giderleri Hs.
a hesaplarının kapatılması (dönem sononda )
154
GULANMASINDA ĐSE;
çi Ücret ve Giderleri Hs. 335.Personale Borçlar Hs. 360.Ödenecek Vergi ve Güvenlik Kesintileri Hs. 361.Ödenecek Sosyal Güvenlik Kesintileri Hs. 369.Ödenecek Diğer Yükümlülükler Hs.
hakkuku
etim Maliyeti Hs. 798.Gider Çeşitleri Yansıtma Hs.
a hesabı ile yansıtma
amuller Hs. 799.Üretim Maliyeti Hs.
maliyetinin oluşması
ider Çeşitleri Yansıtma Hs. 791.Đşçi Ücret ve Giderleri Hs.
155
a hesabının kapatılması (dönem sonunda )
(Hacırüstemoğlu,1995:131)
156
157
Birinci Bölüm MALĐYET MUHASEBESĐ ĐLE ĐLGĐLĐ GENEL BĐLGĐLER
1-TEKDÜZEN HESAP PLANINDA 7/A SEÇENEĞĐ 1.1-7/A Seçeneğinde Maliyet Hesapları: Tekdüzen muhasebe sisteminin, genel muhasebe kısmı 1972 yılı başında KĐT’lerde uygulamaya konulmuştur. Maliyet muhasebesi kısmı ise 1977 yılında uygulamaya konulmuştur. Maliyet muhasebesinin 5 yıl sonra uygulamaya konulmasının nedeni, t ekdüzen genel hesap planında maliyet hesapları kısmını oluşturan 700’lü hesapların açık ve ayrıntılı olarak anlatılmamış olmasıdır. Tekdüzen hesap planında maliyet hesapları kısmını oluşturan 700’lü hesaplar üç grup altında 1 toplanmaktadır. Bunlar; -Gider Hesapları -Gider Yansıtma Hesapları -Fark Hesapları
1.1.1-Gider Hesapları: Gider hesapları mal ve hizmet oluşturulması için yapılan giderlerin toplandığı ve maliyet unsurlarına dönüştürülerek giderlerin izlendiği hesaplardır. Gider hesapları dönem sonlarında ilgili yansıtma hesapları ile karşılaştırılarak kapatılır. Örmeğin; 710Direkt Đlk Madde ve Malzeme gider hesabı, 711-Direkt Đlk Madde ve Malzeme giderleri yansıtma hesabı ile karşılaştırılarak kapatılır. Gider hesapları şu hesaplardan oluşmaktadır;2 700-Maliyet Muhasebesi Bağlantı Hesabı 710-Direkt Đlk Madde ve Malzeme Gider Hesabı 720-Direkt Đşçilik Gider Hesabı 730-Genel Üretim Gider Hesabı 740-Hizmet Üretim Gider Hesabı 750-Araştırma ve Geliştirme Gider Hesabı 760-Pazarlama, Satış ve Dağıtım Gider Hesabı 770-Genel Üretim Gider Hesabı 780-Finansman Giderleri
1 2
AKINCI Nejat,N. ERDOĞAN, Maliyet Muhasebesi, Barış Yayınları, Đzmir, 1995, Syf:134 YÜKÇÜ Süleyman, Maliyet Muhasebesi, Anadolu Matbaacılık, Đzmir, 1993, Syf:105 158
Gider hesaplarından 710,720,730,750,760,770,780 nolu hesaplar üretim işletmelerinde, 740,750,760,770,780 nolu hesaplar hizmet işletmelerinde, 750,760,770,780 nolu hesaplar ticaret işletmelerinde kullanılmaktadır.
1.1.2-Gider Yansıtma Hesapları:
Dönem içerisinde üretimin yapılması için meydana gelen maliyetlerinin izlendiği gider hesaplarının dönem sonunda kapatılması için gider yansıtma hesapları kullanılır. Dönem sonlarında ilgili hesaplar ile karşılaştırılarak kapatılır ve alacaklı hesap niteliğine sahip olur. Gider yansıtma hesapları şu hesaplardan oluşmaktadır;3 701-Maliyet Muhasebe Yansıtma Hesabı 711-Direkt Đlk Madde ve Malzeme Yansıtma Hesabı 721-Direkt Đşçilik Gideri Yansıtma Hesabı 731-Genel Üretim Gideri Yansıtma Hesabı 741-Hizmet Üretim Gideri Yansıtma Hesabı 746-Özel Mamul Mühendisliği Giderleri Yansıtma Hesabı 751-Araştırma ve Geliştirme Gideri Yansıtma Hesabı 756-Programlanmış Büyük Proje Giderleri Yansıtma Hesabı 761-Pazarlama, Satış ve Dağıtım Gideri Yansıtma Hesabı 771-Genel Yönetim Gideri Yansıtma Hesabı 781-Finansman Gideri Yansıtma Hesabı
1.1.3-Fark Hesapları:
Fark hesapları mal ve hizmetin üretilmesinde üretime başlanmadan belirlenen maliyetler (standart maliyetler) ile mal ve hizmetin üretimi tamamlandıktan sonra gerçekleşmiş olan maliyetler (fiili maliyet) arasındaki farkların izlendiği hesaptır. Fark hesapları farkın olumlu ve olumsuz olmasına göre borç veya alacak bakiyesi verir. Dönem sonlarında 6. grupta bulunan ilgili hesap ile kapatılır. Fark hesapları şu hesaplardan oluşmaktadır; 4 712-Direkt Đlk Madde ve Malzeme Fiyat Farkları 3 4
AKINCI, Syf:137 AKINCI, Syf:139 159
713-Direkt Đlk Madde ve Malzeme Miktar Farkları 722-Direkt Đşçilik Ücret Farkları 723-Direkt Đşçilik Zaman Farkları 732-Genel Üretim Giderleri Farkları 733-Genel Üretim Giderleri Verimlilik Farkları 734-Genel Üretim Giderleri Kapasite Farkları 742-Hizmet Üretim Giderleri Farkları 747-Özel Mamul Mühendislik Gider Farkları 752-Araştırma ve Geliştirme Gider Farkları 757-Programlanmış Büyük Proje Gider Farkları 762-Pazarlama, Satış ve Dağıtım Gider Farkları 772-Genel Yönetim Gider Farkları 782-Finansman Gider Farkları 1.2-7/A Seçeneğine Tabi Olma Şartları:
Muhasebe sistemi uygulama genel tebliği üç sıra no ile 7/A seçeneğine tabi olma şartları açıklanmıştır. Buna göre 7/A seçeneğine tabi olmak için iki şartın gerçekleşmesi gerekmektedir. Bu şartlar; -Đşletmenin aktif toplamının 25 milyar TL’yi aşmış olmasıdır. -Đşletmenin net satışlarının 50 milyar TL’yi aşmış olmasıdır. Ayrıca aktif toplamı ile net satışı ne kadar olursa olsun 7/A seçeneğini kullanmak isteyen Ticaret Đşletmeleri 7/A seçeneğine tabi olabilir. 1.3-7/A Seçeneğinde Maliyet Yerleri ve Maliyet Dağılımı:
Đşletmelerde maliyetler maliyet yerlerinde toplanır. Maliyet yeri, üretimin yapıldığı ve maliyetlerin meydana geldiği işletmenin bir bölümü veya bölüm içerisindeki bir yer şeklinde tanımlanabilir.
160
Tekdüzen hesap planında maliyet yerleri aşağıdaki gibidir; 5 0-Esas üretim maliyet yeri 1-Yardımcı üretim maliyet yeri 2-Yardımcı hizmet maliyet yeri 3-Yatırım maliyet yeri 4-Üretim yerleri yönetim maliyet yeri 5-Araştırma ve geliştirme maliyet yeri 6-Pazarlama, satış ve dağıtım maliyet yeri 7-Genel yönetim maliyet yeri Maliyet dağılımı, yardımcı maliyet yerlerinde toplanan giderlerin belirlenen yöntemlerle esas maliyet yerlerine dağıtılmasıdır. Buna göre dağıtma konu olabilecek maliyetler, genel olarak üretime, yönetime, satış ve yatırım faaliyetlerine yardımcı olarak kurulan bölümlerin maliyetleridir. Dağıtım işlemi sona erdikten sonra dağıtıma konu olan maliyetlerin genel toplamı, yansıtma hesapları aracılığı ile ilgili hesaplara borç olarak kaydedilir. 2-MALĐYET MUHASEBESĐ ĐLE ĐLGĐLĐ TEMEL KAVRAMLAR: 2.1-Maliyet Muhasebesinin Tanımı:
Üretim Đşletmeleri belirlemiş oldukları maliyet dönemi içinde ürettikleri mal veya hizmetin toplam ve birim maliyetlerini bulmak ve bu maliyetleri diğer dönemler ile karşılaştırmak ve analiz etmek zorundadırlar. Maliyet muhasebesi, bir maliyet döneminde, maliyetle ilgili belgelere dayanarak maliyet türlerini belirleme, maliyetleri maliyet yerlerine yükleme, üretilen mal veya hizmetin gerçek maliyetini hesaplama, kayıt etme, raporlama ve analiz etme işlemlerinin toplamıdır. 6
5 6
AKINCI, Syf:143 ALTUĞ Osman, Maliyet Muhasebesi, Evrim Yayınevi, 11. Baskı, Đstanbul, 1996, Syf:2 161
Kısaca maliyet muhasebesi üretim ile ilgili yapılan tüm işlemleri kapsamaktadır. Ayrıca maliyet muhasebesi işletme içinde oluşan iş ve işlemleri miktar ve değer olarak izlemeye yöneliktir. Đşletmeler sonuçları belirlemiş oldukları maliyet dönemleri itibariyle belirlerler. Maliyet dönemleri 1,3,7,8 ve hatta 12 aylık olabilir. Ancak maliyet döneminin kısa tutulması daha avantajlıdır. Çünkü diğer dönemlere oranla gerçeği daha fazla yansıtır. 2.2-Maliyet Muhasebesinin Gelişimi:
Đnsanlar var oluşlarından bugüne kadar yaşamlarını sürdürmek için üretim yapmıştır. Đlk zamanlarda ürettiklerini, kendilerinin üretemediği ve başkalarının ürettiği şeylerle takas etmişlerdir. Ancak takas ederken ürettiklerinin maliyetini göz önünde bulundurarak takas işlemini gerçekleştirmişlerdir. Buradan da anlaşıldığı gibi insanlar ilk zamanlarda maliyetle ilgilenmeye başlamışlardır. Teknolojinin gelişmesi ile yani üretimin atölyelerde ve fabrikalarda yapılması ile maliyet sistemine önem verilmiş ve maliyet ile üretim arasında mantıklı ilişkiler kurulmuştur. Aynı malı üreten işletmelerin çoğalması ile rekabet ortaya çıkmıştır. Đşletmeler, birbirleri ile rekabet edebilmek, üretecekleri mal veya hizmetin maliyetini aşağı çekebilmek için maliyet muhasebesinden faydalanmaya mecbur kalmıştır. Bugün maliyet muhasebesi büyükten küçüğe mal ve hizmet üreten her yerde kullanılmaktadır. 2.3-Maliyet Muhasebesinin Önemi:
Maliyet muhasebesi finansal iç bilgi sisteminin temelini oluşturur. Bu nedenle maliyet muhasebesi yönetim açısından çok önemlidir. Yönetim, hangi mamul üretileceğine karar vermek, ürettiği mamulün birim maliyetini hesaplayabilmek, işletmenin başarı değerini ölçmek için maliyet muhasebesine ihtiyaç duyar.
162
Maliyet muhasebesi, her bir mal veya hizmetin birim maliyeti, çalışan bir parçanın, bölümün veya fabrikanın maliyeti, işçilik maliyeti, hurda, düzeltme maliyeti, aktivitelerin değişen bölümleri ile maliyet davranışları gibi konularda bilgiler sağlar. Yönetim, fiyatların kararlaştırılması, üretim planlaması ve maliyet kontrolünde, organizasyonun planı ve maliyet kontrolünde, üretim planları, işçilik maliyeti kontrolünde, kar planlaması, üretim ve satış karları maliyet kontrolünde maliyet muhasebesinden faydalanılır. 2.4-Maliyet Muhasebesinin Amaçları:
Üretim işletmelerinde, üretilen mamul ve hizmetlerin maliyetlerini hesaplamak için çeşitli maliyet hesaplamaları kullanılmaktadır. Bu hesaplamaların konusu da maliyet muhasebesinin amaçlarını oluşturur. Buna göre maliyet muhasebesinin amaçları aşağıda olduğu gibidir. -Üretilen mamul veya hizmetlerin maliyetinde kullanılan çeşitli giderlerin dağıtılması, -Maliyetlerin yükselmesi durumunda maliyet fiyatı gelişimini gö zetmek, -Mamul satış fiyatının belirlenmesine yardımcı olmak, -Stokların kontrol edilmesine yardımcı olmak, -Faaliyet sonuçlarının elde edilmesine yardımcı olmak, -Giderler üzerinde kontrolün sağlanması, -Kısa, orta ve uzun dönemli planlama faaliyetleri için gerekli bilgilerin sağlanması, -Đşletme faaliyetlerinin kontrolünde ve analizinde yardımcı olmaktır.
3-ÜRETĐM, MALĐYET, GĐDER-HARCAMA, HASILAT, KAR/ZARARIN TANIMI: 3.1-Üretimin Tanımı:
163
Üretim, insanların ihtiyaçlarını gideren vasıtaların sağlanması ve ihtiyaçları karşılayacak hale getirilmesidir. Đnsanların üretim faaliyeti, var olan bir çok malı sentez ve analiz işlemiyle ihtiyaçları tatmine yarayacak hale getirerek bunları arzulayanların emrine sunma işlemidir. Bazı kişilere göre üretim, yeni maddeler yaratmaktır. Madde yaratmak tabiatın kudret ve kuvveti dahilinde olan bir iştir. Đnsanların yaptıkları sadece dünya üzerindeki mevcut mallardan fayda sağlamaktır. Başka bir deyişle insanların yaptıkları şey eşya üzerinde şekil ve yer değişikliğidir. Malları farklı yerdeki ihtiyaç sahiplerine sunmak için yapılan hizmetlerde üretimdir. Örneğin;yiyecek ihtiyacımız için buğdayın ekilip biçilmesi sonra mamul hale getirilmesi, tüketime hazırlanması ve ihtiyaç sahibine verilmesi üretimdir. Büyük bir üretim faaliyeti kendi içinde ayrı ayrı küçük üretim işletmelerinin neticesidir. Örneğin;Buğdayın sadece ekilip biçilmesi bir üretim aşamasıdır. Büyük üretim faaliyetlerini, maddeleri meydana getiren atomlara benzetebiliriz. Bir çok atom birleşerek bir cismi meydana getirirler. Bir çok üretim faaliyeti de birleşerek ihtiyaçları gideren malları meydana getirirler. Fakat atomların meydana gelişleri ile malların meydana gelişleri farklıdır. Mallar, ihtiyaçları tatmin edebilecek özelliği kazanıncaya kadar bir çok değişime uğrar. Üretim ihtiyaçlarımızı giderecek mal veya hizmetleri elde etmek amacıyla yapılan her türlü faaliyettir. Üretim faaliyetinin esas amacı insan ihtiyaçlarını tatmin etmektir. Üretim faaliyetinin doğabilmesi için dört faktöre ihtiyaç vardır. Bunlar; tabiat, emek, sermaye ve müteşebbistir. 7 a-Tabiat:Tabiat üretimin esas ve temel faktörüdür. Tabiatın en önemli unsuru
topraktır. Toprak tabiatın insanlara bahşettiği bir imkanıdır. Çünkü hayat orada başlar, orada biter. Bütün faaliyetlerimiz toprağa bağlıdır.
7
OĞUZ Orhan, Đktisada Giriş, Đstanbul, 1992, Syf:13 164
Tabiat toplumların her birine türlü imkanları eşit olarak dağıtmamıştır. Yer altı ve yer üstü zenginlikleri dünyanın her köşesinde aynı değildir. Bazı yerlerde yerüstü zenginlikleri fazla, bazı yerlerde yeraltı zenginlikleri fazladır. b-Emek: Emek üretim faktörlerinden biridir. Aktif faktörde denir. Emek insan
gücüdür. Üretimde kullanılan insan gücü hem bedeni, hem de fikri olur. c-Sermaye: Üretim faktörlerinden üçüncüsü sermayedir. Sermaye üretimde emek
ile beraber uygulanır ve ihtiyacımız olan mallar ortaya çıkmaktadır. d-Müteşebbis: Şu ana kadar açıkladığımız üretim faktörlerinin birleşmesiyle
üretim yapılabilir. Bu birleşme işlemini her türlü sorumluluğu üzerine alarak belirli bir organizasyona bağlayan kişiye müteşebbis denir. Müteşebbis, üretim faktörlerini bir araya getirerek, onları harekete geçiren ve bu konuda her türlü riski üstlenen kişidir. Müteşebbis üretim faktörlerini birleştirmekte ve elde edilen sonucun her türlü külfetine katlanmaktadır.
3.2-Maliyet Tanımı:
Đşletmelerin kendi faaliyet konusunu oluşturan mamul veya hizmetleri elde edebilmek için harcadığı çeşitli üretim faktörlerinin para ile ölçülebilen değerine maliyet denir. Bu tanımlamaya göre özellikle şu üç noktaya dikkat edilmelidir:8
8
BURSAL Nasuhi, Maliyet Muhasebesi, Sermet Matbaası, Đstanbul, 1980, Syf:5
165
-Bu faktör harcamasının ürün maliyetine girebilmesi için bunun o işletmenin faaliyet konusunu oluşturan mamul veya hizmeti elde etmek amacıyla yapılmış olması gerekir. -Para ile ölçülebilen bir değer olması gerekir. -Üretimde kullanılacak üretim faktörlerinin tespit edilmesi gerekir. Özellikle, ekonominin gelişme göstermesi, işletmelerin büyümesi ve mal ve hizmetin çeşitlerinin artması sonucu işletmeler maliyetlere önem vermişlerdir. Günümüzde maliyetle ilgisi olmayan ekonomik bir birim yoludur. Ekonomik değeri olan her şeyin bir maliyeti vardır. Bu nedenle bütün işletmeler maliyetle karşılaşırlar. Çünkü bir malın veya hizmetin üretiminden satışına kadar bütün faaliyetlerde maliyetin bilinmesi gerekir. Maliyetlerle ilgili bilgilerden işletme içinde; en çok satış fiyatının tespitinde, işletme faaliyetlerinin sonuçlarının belirlenmesinde ve çeşitli işletme kararlarının verilmesinde faydalanılır. Đşletme dışında da maliyetler işletmelerin karşılaştırılmasında, mesleki ve resmi kuruluşlara bilgi vermede ve planlamada kullanılır.
3.3-Gider-Harcama Tanımı:
Gider, işletmenin faaliyetlerini ve varlığını sürdürebilmesi ve karşılığında bir gelir elde etmesi için belirli bir dönemde kullandığı ve tükettiği mal ve hizmetlerin faydası, tükenmiş maliyetlerin gelirden düşülen kısmıdır. Tanımlamadan da anlaşıldığı gibi giderden söz edebilmek için aşağıdaki koşulların olması gerekir;9 -Yararı tükenen maliyetler işletmenin devamlılığı ile ilgili olmalıdır. -Maliyetlerin yararının belli bir dönemde tüketilmiş olması gerekir.
9
BURSAL Syf:7
166
Harcama ise. bir varlık elde etmek, bir hizmet sağlamak amacıyla yapılan ödemelerdir. Harcama için temel unsur ödemedir. Harcama bir şey üretmek için veya üretime etkisi olmayan bir olaydan dolayı yapılabilir. Ayrıca yapılan harcamaların bir kısmı bir varlığın elde edinilmesi için yapılacağı gibi hasılatın elde edinilmesi için de yapılabilir. 3.4-Hasılatın Tanımı:
Hasılat, işletmenin satmak için başkasından satın aldığı veya işletmelerin ürettiği mal veya hizmetin satışından veya satış dışından sağlanan değerlerdir. Hasılat üretim dışı hasılat veya işletme hasılatı olarak ikiye ayrılır; Üretim dışı hasılat; Üretilen mal veya hizmetlerin satışı dışında sağlanan
değerlerdir. Örneğin; kiralar, kur farkları, tahvil karları, kar payları v.b. Đşletme hasılatı; Üretilen mal veya hizmetlerin satışı ile üretimle ilgili işlemler
karşılığında sağlanan değere denir. Đşletme hasılatı kendi içinde üçe ayrılır; -Satış hasılatı: Üretilen mal ve hizmetin satışı sonucu elde edilen değerdir. -Đşletmenin aktifleşen üretimi: Đşletmenin kendisi için yaptığı ve gider olarak yazdığı
üretimdir. -Yan hasılat: Üretim sonucunda meydana gelen kırıntı, döküntü gibi maddelerin
satışından elde edilen değerdir. 3.5-Kar/Zararın Tanımı:
Đşletmelerin temel amacı, belirli bir maliyete katlanarak mal ve hizmet üretmek ve maliyetten daha fazla gelir elde etmektir. Đşte maliyet ile gelir arasındaki olumlu farka kar, maliyet ile gelir arasındaki olumsuz farka zarar denir. 4-MALĐYET SĐSTEMĐNĐN TANIMI: 167
Maliyet sistemi üretilen mal veya hizmetlerin ne kadara mal olduğunu hesaplamaya yarayan bir sistemdir. Maliyetlerin kapsam, nitelik ve hesaplanış şekli ile ilgili bir takım maliyet hesaplama yöntemlerinin birlikte kullanılmasından maliyet sistemi oluşur. 10 Đşletme amaçlarını gerçekleştirmede maliyet sisteminin büyük önemi vardır. Çünkü maliyet sistemi ile birim maliyetler belirlenir, işletme faaliyetleri ölçülür, planlanır, alınacak kararlara yardımcı olunur. Đşletmeler üretmiş oldukları mal veya hizmetlerin ne kadara mal olduğunu sağlıklı olarak belirlerler ise işletmelerin başarı durumu artar. Çünkü maliyetlerin doğru olarak hesaplanması savurganlığı ortadan kaldırır ve karı en yüksek düzeye çıkarmak için hangi ürünlerin, hangi pazarlarda, hangi fiyatlarla satılması gerektiğini belirler ve kar planlaması ve kontrolünü sağlar. 5-MALĐYET SĐSTEMĐNĐ ETKĐLEYEN FAKTÖRLER:
Đşletmelerin üretmiş oldukları mal ve hizmetlerin maliyetlerini hesaplama yöntemleri farklıdır. Bu farkları doğuran faktörleri şöyle sıralayabiliriz; 11 -Đşletmenin teknik yapısı -Đşletmenin üretim politikası -Đşletmenin büyüklüğü -Yönetimin maliyet sisteminden beklentileri Maliyet sistemi üzerinde ilk etkili olan faktör işletmenin faaliyet konusunun gerektirdiği üretim tekniğidir. Tek tip mal üreten bir işletmenin maliyet sistemi ile çeşitli malların üretildiği bir işletmenin maliyet sistemi arasında çok farklılık vardır. Ayrıca teknik bakımdan birbirine bağlı safhalar biçiminde üretimde bulunan işletmeler ile temel üretimin yanında zorunlu olarak birleşik üretim yapan işletmelerin maliyet sistemi de farklıdır. 10 11
SAVCI, Syf:38 SAVCI, Syf:38-39 168
Maliyet sistemini etkileyen ikinci önemli faktör üretim politikasıdır. Örneğin; yedek parça üretimi yapan bir işletme yedek parçaları seri halde üretebileceği gibi sipariş üzerine de üretim yapabilir. Bu durumda farklı maliyet sisteminin uygulanması gerekir. Maliyet sistemini etkileyen üçüncü faktör işletmenin büyüklüğüdür. Đşletmelerin büyüklüğü ile teknoloji seçimi arasında doğrudan bir ilişki vardır. Bilgisayarlı üretim kontrolü ve robot kullanımı gibi büyük yatırımlar ancak belirli bir üretim düzeyinde karlı olur. Maliyet sistemini etkileyen en son faktör ise yönetimin maliyet sisteminden beklentileridir. Yöneticiler, maliyet muhasebesinden etkili bir kontrol ve planlama aracı olarak verecekleri kararlarda yararlanmak isterler. Bu da ancak gelişmiş ve ayrıntılı maliyet sistemi ile mümkün olur. 6-ÜRETĐM MALĐYETĐNĐN TANIMI ve UNSURLARI:
Üretim maliyeti bir üretim döneminde üretim faaliyetlerinin tamamladığı noktada meydana gelen maliyetlere denir. Bu maliyetler; direkt ilk madde ve malzeme, direkt işçilik ve genel üretim giderlerinden oluşur. Üretim maliyetleri, mal ve hizmet üreten işletmeler için çok önemlidir. Çünkü üretim maliyetleri, işletmenin faaliyet konusu olan mal ve hizmet üretiminde harcanan üretim faktörlerinin değeridir. Ayrıca işletmeler üretilen malların maliyetini bularak satılan malların maliyetini hesaplayabilir. Üretim maliyetinin unsurları direkt ilk madde ve malzeme, direkt işçilik ve genel üretim giderleri oluşturur. 6.1-Direkt Đlk Madde ve Malzeme Gideri:
169
Direkt ilk madde ve malzemeler, üretim işlemi sırasında mamul bünyesine doğrudan doğruya giren ve mamulün özünü oluşturan maddelerdir. Bu maddeler fiziksel veya kimyasal değişikliğe uğrayarak mamul bünyesinde kullanılırlar.
6.2-Direkt Đşçilik Gideri:
Direkt işçilik gideri mal veya hizmet üretiminde çalışan işçilere ödenen ücretlerin toplamıdır. Bu gider ile üretilen mamul arasında ekonomik veya mantıklı bir ilişki kurulabilir. 6.3-Genel Üretim Gideri:
Đşletmenin mal ve hizmet üretimi için yaptığı direkt ilk madde ve malzeme gideri ile direkt işçilik giderinin dışında kalan giderlere genel üretim gideri denir. Genel üretim giderleri üretim maliyetine doğrudan doğruya yüklenemez, dağıtım yolu ile üretim maliyetine yansıtılır nitelikte olması gerekir. Genel üretim giderlerinin başlıcaları şunlardır; 12 -Endirekt malzeme gideri -Endirekt işçilik gideri -Dışarıdan sağlanan fayda ve hizmetler -Çeşitli giderler -Amortisman gideri -Genel yönetim ve finansman gideri 7-MALĐYET MUHASEBESĐNĐN DĐĞER MUHASEBE DALLARI ĐLE ĐLĐŞKĐSĐ: 7.1-Maliyet Muhasebesi ile Yönetim Muhasebesi Arasındaki Đlişki:
Yönetim muhasebesi yönetimle ilgili olan tüm faaliyetleri belirlemek, kaydetmek ve yorumlamak için kullanılır. Yönetim muhasebesi ile stratejiler açıkça ifade 12
SAVCI, Syf:41
170
edilir, planlanır ve kontrol edilir, kararlar alınır, kaynakların kullanılacağı belirlenir. Kısaca yönetim muhasebesi bir tarafta işletmenin ölçümlenmesiyle ilgilenirken diğer taraftan da işletmenin planlanması ve gelecekte karar verme amacıyla ilgilenir. Yönetim muhasebesinin yönetimdeki etkisi şöyledir; -Stratejik plan -Bütçeleme ve kar planlama -Finansal yönetim -Finansal mesaj ve bilgi işlem -Finansal kontrol -Denetim Yukarıdaki bilgilerden de anlaşıldığı gibi Yönetim muhasebesi ile maliyet muhasebesi arasında benzerlik vardır. Yönetim muhasebesinin konusu geniş ve daha tekniktir. Ayrıca yönetim muhasebesinin temel malzemesi, maliyet muhasebesinin çıktılarının sağlandığı temel bilgilerdir. Hem yönetim muhasebesinin hem de maliyet muhasebesinin temel ilgileri aşağıda olduğu gibidir; -Đç plan -Kontrol ve karar verme amaçları ile maliyetlerin etkisi -Aktiviteler ve üretimle ilgili bilgiler 7.2-Maliyet Muhasebesi ile Genel Muhasebenin Đlişkisi:
Genel muhasebe, işletmelerin varlık, sermaye ve borç değişikliklerini tespit eden ve hesap dönemi içindeki başarıyı, yani kar ve zararı belirleyen muhasebe türüdür. Genel muhasebe işletmenin dış dünyası ile ilgili hesapsal ilişkileri izler. Genel muhasebe kayıtları her işletme tarafından tutulması zorunlu kayıtlardır. Bu kayıtlar sürekli bir zaman hesabıdır. Genel muhasebe kayıtları belirli bir dönemdeki durumu gösterir. Maliyet muhasebesi işletmelerde üretilen mal veya hizmetlerin maliyetini hesaplamaya yarayan bir muhasebe türüdür. Maliyet muhasebesinde de hesaplar 171
döneme göre yapılmakta ancak burada önemli olan zaman değil, bir mamul birimi veya mamul serisidir. Maliyet muhasebesi, adeta genel muhasebenin içine yerleşmiş ve onu tamamlamıştır. Maliyet muhasebesi maliyetlerle ilgili rakamları genel muhasebeden ve diğer ilgili servislerden alır, bu rakamları üretimle ilgili hesaplara kaydeder. Daha sonra üretim tamamlanınca tamamlanan mamuller maliyeti üzerinden mamul stokları hesabına devreder. Satışlarla birlikte yeniden genel muhasebe kayıtlarına dönülür ve genel muhasebe ile ilgili hesaplara kaydedilir. Maliyet muhasebesi ile genel muhasebe arasındaki farkları şöyle sıralayabiliriz; -Bilgi verdikleri kişiler ve çıkar grupları farklıdır. -Bilgilerin kullanış amaçları farklıdır. -Bilgilerin niteliği farklıdır. 7.3-Maliyet Muhasebesi ile Finansal Muhasebe Arasındaki Đlişki:
Finansal muhasebe işletme dışı gereksinme sahipleri için bilgi sağlamaya yöneliktir.13Finansal muhasebe varlık, borç ve öz sermaye durumu dışında, bir hesap dönemine ilişkin faaliyet sonuçları, öz sermaye değişimi ve nakit akışına ilişkin raporları sağlar. Finansal muhasebe için maliyet bilgilerine ihtiyaç duyulur. En önemlisi finansal muhasebede yer alan stok değerlemesi ve kar hesaplaması için maliyet bilgilerinden yararlanılır. Gerçekte maliyet muhasebesi finansal muhasebenin bir uzantısıdır ve finansal muhasebeden sağlanan bilgiler yardımıyla üretilen mamul ya da hizmetlerin maliyeti hesaplanır. Maliyet muhasebesinde üretilen mamul ya da hizmetlerin maliyetleri hesaplanırken finansal muhasebe kayıtlarından yararlanılır. Maliyet muhasebesi sisteminde finansal muhasebe sisteminden elde edilen bilgiler yardımıyla üretilen mamul ya da hizmet maliyetleri hesaplanırken; finansal
172
muhasebe sistemi altında işletme sonuçlarının çıkartılması ise, maliyet muhasebesi sisteminden sağlanacak bilgiler yardımıyla yapılmaktadır.
BĐRĐNCĐ BÖLÜM
ENFLASYON MUHASEBESĐ Muhasebe; tamamen veya kısmen mali karakterde ve para ile ifade edilebilen işlemlere ilişkin anlamlı ve güvenilir bilgileri sağlayacak biçimde verilerin ilgili kaynaklardan toplanması, doğruluklarının saptanması, kaydedilmesi, düzenlenmesi, raporlar halinde sunulması, analiz ve yorumlanmasıdır. Đşletme dili olarak da tanımlanan muhasebe, yukarıdaki tanımdan da anlaşılacağı gibi, belli fonksiyonların yerine getirilmesi ile ilgilidir. Verilerin toplanması, kaydedilmesi, düzenlenmesi, finansal raporlara dönüştürülmesi, finansal raporların analiz edilmesi ve yorumlanması, muhasebenin temel fonksiyonları olarak kabul edilir.
Uygulama açısından bakıldığınd 13
ALTUĞ Osman, Maliyet Muhasebesi, Türkmen Kitabevi, Đstanbul, 1999, Syf:7 173
a muhasebeyi “muhasebe kuramı” ve “muhasebe uygulaması” olarak ikiye ayırmak da 174
mümkündür. Muhasebe, işletme ile ilgili çevrelere işletme hakkında sunulacak bilgilerin 175
üretilmesi ile uğraşır. Bu bilgilerin taşıması gereken bazı temel özellikler şu şekilde 176
belirlenebi lir. Doğru olmalıdır, belgeye dayalı olmalıdır, işletmenin geleceği ile ilgili tahminlerden ve yorumlardan arındırılmış olmalıdır, işletmenin durumunu olduğu gibi yansıtmalıdır, Güvenilir olmalıdır, işletmenin durumunu tarafsız bir şekilde göstermelidir, doğruluğuna ve tarafsızlığına şüphe uyandırmayacak şekilde sunulmalıdır, Başka şirketlerle ve dönemler itibariyle karşılaştırılabilir olmalıdır, Đlgililere zamanında sunulmalıdır. Üretilen muhasebe veri ve bilgilerinin bu özellikleri taşıması için muhasebe kuramına uygun olarak üretilmeleri ve muhasebe uygulamasına uygun olarak raporlanması gerekir. Muhasebe kuramı; muhasebenin temel kavramları, genel kabul görmüş muhasebe ilkeleri ile muhasebe standartlarından oluşur. Muhasebe uygulaması ise, rapor sistemi ve tekdüzen hesap planı ile kendini gösterir. Enflasyon muhasebesi, yapılan bu açıklamalar çerçevesinde muhasebe kuramı ve uygulamasında da tam olarak yerini bulamamaktadır çünkü geleneksel anlımdaki muhasebe kavramından farklı uygulamalar içermektedir. Enflasyon muhasebesi ile ifade edilmek istenen, yüksek enflasyon dönemlerinde finansal tabloların enflasyona göre düzeltilmesi için yapılan bir işlemler zinciridir. Enflasyon muhasebesi için şu şekilde bir tanım vermek de mümkündür: “Tarihi maliyetlerle ifade edilmiş işletme değerine fiyat değişmelerinin etkilerini gösteren ve gerekli önlemleri alarak, işletme değerinin gerçeği belirtmesine olanak veren muhasebe sistemleri” dir. 1
Bu arada belirtilmelidir ki enflasyon muhasebesi; enflasyonu etkilemez; başka bir değişle enflasyonun yükselmesine neden olmadığı gibi, enflasyonun düşmesini de sağlamaz, enflasyonun işletmeler üzerindeki etkilerini gidermez, ancak enflasyonun işletmelerin finansal tabloları üzerindeki etkilerini ortaya koyar.
177
Bu nedenle enflasyon muhasebesi başta isletme yöneticiler in olmak üzere 178
işletme ile ilgili kişi ve kuruluşları n sağlıklı ve doğru kararlar almalarına ve 179
faaliyette bulunmaları na olanak sağlar. ĐKĐNCĐ BÖLÜM
ENFLASYONUN ĐŞLETMELER VE FĐNANSAL TABLOLAR ÜZERĐNDEKĐ ETKĐLERĐ Đktisat kuramına göre enflasyon, toplam talebin toplam arzdan fazla olması durumudur. Buna bağlık olarak enflasyon, fiyatlar genel düzeyindeki önemli ve sürekli artıştır. Fiyatlar genel düzeyindeki artışlar, paranın satın alma gücünün azalması anlamına gelir. Enflasyon, ekonomideki tüm kesimler üzerinde gelir dağılımının dağılımının bozulması, toplumsal huzurun kaybolması gibi olumsuz etkilere sahiptir. Bu etkiler makro ekonomi (ekonominin geneli) için belirlenebileceği belirlenebileceği gibi, işletmeler (mikro ekonomi) düzeyinde de değerlendirilmelidir. değerlendirilmelidir.
2.1. ENFLASYONUN ĐŞLETMELER ÜZERĐNDEKĐ ETKĐLERĐ
Enflasyonun işletmeler üzerindeki temel etkileri, aşağıdaki şekilde sınıflandırılabilir:
180
Uzun Vadeli Yatırımlardan Kısa Vadeli Yatırımlara Yöneliş
Enflasyonun genel ekonomi üzerindeki etkilerinden birisi, geleceğe dönük belirsizliklerin belirsizliklerin ve risklerin risklerin ortaya çıkmasıdır. çıkmasıdır. Türkiye’nin Türkiye’nin genel ekonomik ekonomik yapısı ve durumu da dikkate alındığında bu olumsuzluk işletmeler açısından çok daha fazla önem taşımaktadır. taşımaktadır. Yüksek enflasyon dönemlerinde işletme yöneticileri, yöneticileri, ortaya çıkan belirsizlik belirsizlik ve riskler nedeniyle uzun vadeli yatırımlardan kaçınırlar. Özellikle sanayi işletmeleri, sabit yatırımların yüksek olduğu işletmelerdir. işletmelerdir. Fabrika binası, tesisler ve makine parkı gibi maddi duran varlık yatırımları işletmelere sabit bir maliyet yükler. Bu tür sabit maliyetler ise işletmeler açısından faaliyet riskinin doğmasına neden olur. Maddi duran varlıklar, işletmenin işletmenin uzun vadeli gelir elde etmeyi amaçladığı varlıklardır. varlıklardır. Bu varlıkların kullanılmasıyla kullanılmasıyla elde edilecek olan nakit girişleri, işletmeye bir yıldan daha uzun bir süre içinde içinde gerçekleşmektedir. gerçekleşmektedir. Bu nedenle nedenle işletme yöneticileri, yöneticileri, enflasyon enflasyon dönemlerinde ellerindeki ellerindeki kaynakları bu tür uzun vadeli yatırımlara yöneltmek yerine daha kısa vadeli yatırımları tercih ederler. Getirisi daha garantili olan ve işletmeye
2 daha kısa süre içinde nakit girişi ve kâr sağlayan hazine bonosu, devlet tahvili gibi menkul kıymet yatırımları ile faiz ve repo gibi yatırımlar bu kapsamda değerlendirilmelidir. değerlendirilmelidir. Özellikle halka açık şirketlerin gelir tablolarında; tablolarında; işletmelerin işletmelerin esas faaliyetlerinden elde ettikleri kâr tutarından daha büyük tutarlara ulaşan diğer faaliyet gelirleri ve kârları göze çarpmaktadır. çarpmaktadır. Aktif Yapı Değişikliği
Bilançonun aktif tarafı, işletmenin varlık yapısını gösterir. Đşletmenin faaliyetlerini faaliyetlerini sürdürmek amacıyla sahip olduğu bu varlıklar, dönen ve duran varlıklar olarak sınıflandırılır. Yüksek enflasyon dönemlerinde işletmelerin varlık yapılarında değişikliklerin, hatta çarpıklıkların ortaya çıktığı bilinmektedir. bilinmektedir. Bu değişikliğin iki temel nnedeni edeni vardır. Bunlardan birincisi, yukarıda da açıklandığı gibi işletmelerin kısa vadeli yatırımlara yatırımlara yönelmesidir. Enflasyonun bulunmadığı ekonomik ortamlarda, ortamlarda, özellikle özellikle sanayi işletmelerinde işletmelerinde duran duran varlıkların dönen varlıklardan fazla olması olağandır çünkü maddi duran varlıkların değerlerin değerlerin dönen varlıklara göre daha yüksektir. Yüksek enflasyon dönemlerinde ise işletmeler uzun vadeli yatırımlardan kısa vadeli yatırımlara yöneldikleri için, sanayi işletmelerinde bile, dönen varlıklar duran varlıklardan daha yüksek tutarlara ulaşabilmektedir. ulaşabilmektedir.
181
Đşletme bilançolarında izlenen aktif yapı çarpıklığın diğer nedeni ise, muhasebenin temel kavramlarından kavramlarından birisi olan maliyet esası kavramıdır. Bu kavram; para dışındaki işletme varlıklarının muhasebeleştirilmesinde, muhasebeleştirilmesinde, elde etme maliyetlerinin maliyetlerinin esas alınmasının öngörür. Dönen ve duran varlıkların dönüş hızlarının birbirinden birbirinden çok farklı olması, bu çarpıklığın ortaya çıkmasına neden olur. Duran varlıklar, bir yıldan daha uzun bir süre bilançoda izlenirler. Enflasyonun yüksek olduğu yıllarda, yıllar önce alınmış bir duran varlığın maliyeti düşük olarak yer alır. Buna karşılık dönen varlıklar, bir yıl içinde paraya çevrilen çevrilen veya bir yıl içinde içinde işletmeden işletmeden para çıkışı çıkışı gerektirmeyen gerektirmeyen varlıklardır. varlıklardır. Bu nedenle bilançodaki değerleri duran varlıklara göre çok daha kısa sürede yenilenir ve daha yeni satın alma gücü ile ifade edilir. Bu gerekçelerle, gerekçelerle, yüksek enflasyon dönemlerinde işletmelerin aktif yapılarında değişiklikler olmaktadır. Finansman Sorunu, Aşırı Borçlanma ve Ağır Faiz Yükü Yüksek enflasyon dönemlerinde işletmelerin normalden daha fazla borçlanma gereği doğmaktadır. doğmaktadır. Buna neden olan çeşitli etkenler bulunmaktadır. Bu etkenlerden en önemlisi, işletmelerin içine düştüğü nakit sıkıntısıdır. Enflasyon, paranın satın alma gücünde gücünde düşüşe neden olur. Toplumun Toplumun önemli bir kesiminin kesiminin sabit gelirli olması, diğer önemli bir kısmının ise düşük gelir düzeyine sahip olması piyasadaki mal ve hizmetlere olan talebi azaltır. Bu nedenle işletmelerin satışlarında da talep yetersizliği nedeniyle azalma olur. Đşletmeler, mevcut durumlarını korumak ve özellikle sabit maliyetlerini karşılamak amacıyla nakit girişine gereksinim duyarlar. Bu gereksinim de genellikle borçlanma yoluyla karşılanır.
Satışlardaki düşüşün artırılması için başvurulan yollardan birisi vadeli satışlardır. satışlardır. Peşin olarak satış yapamayan işletmeler, vadeli satışlara yönelerek stoklarını eritmek ve işletmeye nakit girişi sağlamak yoluna giderler. Bu durum da nakit girişini geciktirir. 3 Başka bir deyişle, nakit girişini vadede yayar.Vadenin yayar.Vadenin uzaması nedeniyle ortaya çıkan nakit gereksinimi gereksinimi ise borçlanarak karşılanır. Đşletmeler vadeli satışlara yöneldikleri gibi, alımlarını da mümkün mümkün oldukça vadeli yapmaya çalışırlar. Enflasyon oranının altında bir vade farkıyla alım yapılabilmesi, işletmeleri bu şekilde davranmaya yöneltmekted yöneltmektedir. ir. Bu nedenle de borçlarından borçlarından artışlar yaşanmaktadır. yaşanmaktadır. Belirtilen bu zorunlu borçlanma gerekçeleri dışında, işletme politikaları da borçlanmaya neden olabilmektedir. Yüksek enflasyon dönemlerinde işletmeler uzun vadeli yatırımlardın kısa vadeli yatırımlara yönelmeleri işletmeleri nakit sıkıntısına sokabilmektedir. Paranın yüksek ve sabit getirili yatırım araçlarında (faiz, repo, hazine bonosu, devlet tahvili, vb.) tutulması, hammadde-malzeme veya mal stoku yapmaması gibi nedenler, işlem güdüsüyle elde tutulan para miktarını azaltmaktadır. Günlük veya kısa vadeli nakit gereksinimi ise borçlanma yoluyla karşılanmaktadır. karşılanmaktadır. Đşletmelerin içine düştükleri bu finansman sıkıntısı, aşırı borçlanmaya neden olurken, beraberinde yüksek yüksek faiz ödemelerini ödemelerini de getirmektedir. getirmektedir. Ekonomideki Ekonomideki kredi kuruluşları kuruluşları da 182
olmak üzere tüm işletmelerin benzer şekilde hareket etmeleri, para arzını daraltmaktadır. Başka bir deyişle işletmelerin, borçlanma amacıyla kullanacakları para miktarı azalmaktadır. Para arzının düşük, buna karşılık para talebinin yüksek olması ise borçlanma maliyetlerini yükseltmektedir. yükseltmektedir. Kredi kuruluşlarından kuruluşlarından borçlanma yoluna giden işletmeler, daha yüksek faiz yüküne katlanmak zorunda kalmaktadırlar.
Yüksek enflasyonun genel ekonomi üzerindeki etkilerinden biri olan belirsizlik ortamı da yüksek yüksek faizlerin bir başka nedenidir. nedenidir. Belirsizliğin Belirsizliğin artması artması riskin, riskin artması ise maliyetlerin maliyetlerin yükselmesi anlamına gelir. Kredi verenler, katlandıkları katlandıkları riskin karşılığında yüksek getiri talep ettikleri için, işletmelerin faiz yükleri artmaktadır. Üretim Daralması
Yukarıda uzun vadeli yatırımlardan kısa vadeli yatırımlara yöneliş, aktif yapı değişikliği ve finansman sorunu başlıklı kısımlardan açıklanan nedenlerden ötürü, özellikle sanayi işletmelerinde işletmelerinde üretim üretim daralması yaşanmaktadır. yaşanmaktadır. Üretilen mal ve hizmetlere talebin azalması, ekonomik belirsizlikler nedeniyle işletmelerin yatırımlardan kaçınmaları, yüksek ve sabit getirili yatırım araçlarına yönelmeleri, yönelmeleri, vb. nedenlerle üretim miktarı azalmaktadır. Üretimin azalması ve zamanla durması içe işletmelerin hayat damarını kesmekte; ekonominin içinde bulunduğu olumsuz olumsuz koşulların artırarak artırarak ekonomik ekonomik ve sosyal çöküntüyü çöküntüyü hızlandırmaktadır. Yönetim ararlarında Yanlışlıklar
Đşletmelerde alınan pek çok karar, muhasebenin ürettiği verilere dayanır. Daha sonraki kısımlarda açıklanacağı üzere yüksek enflasyon, üretilen muhasebe bilgileri üzerinde olumsuz etkilere sahiptir. Yüksek enflasyon dönemlerinde geleneksel geleneksel muhasebe kavram ve ilkeleri kullanılarak elde edilen bilgiler doğruyu doğruyu yansıtmaz. Doğru Doğru olmayan bilgilere bilgilere dayalı dayalı olarak alınan kararların da genellikle yanlış olacağı açıktır. Bu nedenle yüksek enflasyon dönemlerinde alınan yönetim kararlarına dayalı olarak belirlenen stok, üretim, satış, ücret vb. işletme politikaları ile gerçekleştirilen gerçekleştirilen işlemler, uzun vadede işletme politikaları ile 4 gerçekleştirilen gerçekleştirilen işlemler, uzun vadede işletmeler açısından sorunlara yol açmaktadır. Örneğin işletmelerin işletmelerin gelir tablosunda yer alan kar rakamları, işletmelerin işletmelerin gerçek kârı değildir. Nominal kâr olarak ifade edilebilecek edilebilecek bu rakam, işletmenin gerçek kârından ve enflasyon payından oluşmaktadır. oluşmaktadır. Nominal kâra kâra göre yapılan yorumlar yorumlar ve alınacak alınacak kararlar doğru olmayacaktır. olmayacaktır. Đşletmelerin Đşletmelerin sona ermesine neden olabilecek bu kararlara ilişkin örnekler ve açıklamalar, açıklamalar, yüksek enflasyonun finansal tablolar üzerindeki etkilerinin anlatıldığı daha sonraki kısımlarda ele alınmaktadır. alınmaktadır.
183
2.2. ĐŞLETMELERĐN ENFLASYONDAN ENFLASYONDAN ETKĐLENME DERECELERĐNĐ ETKENLER
BELĐRLEYEN
Enflasyon, her işletmeyi aynı şekilde etkilemez. Yukarıda belirtilen etkilerin ortaya çıkması, işletmelerin ekonomik ve finansal yapılarıyla doğrudan ilişkilidir. Đşletmelerin enflasyondan etkilenme derecelerini belirleyen temel etkenler şunlardır. Enflasyon Oranı:
Ülkede yaşanan enflasyonun oranı işletmeleri doğrudan etkiler. Ancak burada belirtilmek istenen oran, genel fiyat düzeyindeki artış değildir. Đşletmelerin içinde bulunduğu sektörlerde yaşanan fiyat artışları, genel fiyat düzeyindeki artıştan çoğu zaman daha farklıdır. Başka bir deyişle, sektörler açısından ortaya çıkan enflasyon oranı genellikle ülke ekonomisi için açıklanan enflasyon oranından farklıdır. Bu nedenle her işletme enflasyondan aynı oranda etkilenmez. Đçinde bulunulan sektörde yaşanan fiyat artışlarının düzeyi, işletmelerin enflasyondan etkilenme derecelerini belirlemektedir. Đşletme Varlıklarının ve Kaynaklarının Enflasyondan Etkilenme Şekilleri:
Đşletme bilançolarında yer alan varlıklar ve kaynaklar, enflasyondan etkilenme şekillerine göre parasal ve parasal olmayan olarak ikiye ayrılırlar. Bazı varlıklar enflasyondaki artışla birlikte değer kazanırken, bazı borçlar da enflasyona endekslenmiştir. Bazı varlıklar ise enflasyon ortamında değer kaybederler. Sonraki kısımlarda ayrıntılı bir şekilde açıklanacak bu özellikler nedeniyle, işletmelerin ekonomik ve finansal yapıları işletmelerin enflasyondan etkilenme dereceleri üzerinde etkilidir. Đşletme Varlıklarının Yapısı ve Bu Varlıkların Dönüş Hızları:
Đşletme varlıkları, dönen ve duran varlıklar olarak ikiye ayrılır. Bu ayırım, varlıkların paraya dönüşme dönemleri dikkate alınarak yapılır. Bir yıl içinde paraya dönüşecek veya bir yıl içinde işletmeden para çıkışı gerektirmeyen varlıklar dönen varlıkları oluşturur. Bir yıldan uzun vadede paraya dönüşecek veya işletmeye para girişi sağlayacak varlıklar ise duran varlıklardır. Belirtilen özellikleleri nedeniyle dönen varlıklar, işletmede daha kısa süre kalırlar. Bu varlıklardaki dönüşümün hızlı olması, enflasyonun işletme üzerindeki olumsuz etkisini azaltır. Her yeni dönen varlık, en yeni satın alma gücüyle işletme varlıkları arasına katılır. Başka bir deyişle, fiyatlardaki artışı bünyesinde barındırarak muhasebe muhasebe kayıtlarına alınır. Bu nedenle, dönüş hızı yüksek olan varlık bulunduran işletmeler enflasyondan daha az etkilenir. 5 Buna karşılık duran varlıklar işletmede daha uzun süre kalır. Maliyet esasına göre muhasebeleştirilen bu varlıklar, alındıkları dönemin fiyatları ile muhasebeleştirilen bu varlıklar, a lındıkları dönemin fiyatları ile muhasebeleştirilir. Muhasebe kayıtlarında düşük satın alma güçleri ile yer alan ve dönüş hızları düşük olan bu varlıkların satın alma güçleri ise enflasyonla birlikte yükselir. Bu durum, işletmelerin enflasyondan daha fazla etkilenmelerine neden olur. Đşletme Kaynaklarının Yapısı:
Đşletmeler, varlıklarını; işletme dışından sağladıkları yabancı kaynaklar ile ortaklar tarafından getirilen sermaye ve ortaklara dağıtılmayan kârlardan oluşan özkaynaklar ile finanse ederler. Yüksek enflasyon dönemlerinde işletmelerin borçlanma yoluna gittikleri ve özkaynakla finansman yoluna pek gitmedikleri bilinmektedir. Her finansman şeklinin bir maliyeti vardır. Borçlanmanın maliyeti, işletmeler tarafından ödenen faizdir. Enflasyon dönemlerinde faiz oranlarının yükselmesi, özellikle kısa vadeli olarak borçlanan işletmeler için önemli bir sorundur. Uzun vadeli borç vermek istemeyen kredi kuruluşları, belirli teminatlar karşılığında kısa vadeli kredi kullandırmak yoluna gitmektedirler. Bu şekilde borçlanmak zorunda kalan işletmeler, uygun koşullarda yeni borçlar bularak faaliyetlerini sürdürmek yolunu seçmektedirler. Bunu başaramayan işletmeler ise, kâr elde etseler bile, iflas edebilmektedirler. Özkaynakların maliyeti, yabancı kaynakların maliyetinden yüksektir. Bu nedenle, normal ekonomik koşullar altında işletmelerin özkaynaklarından tutarı kadar borçlanma yoluna gitmeleri normal kabul edilir. Đşletmelerin finansal yapılarının değerlendirilmesinde, gelişmekte olan ülkelerde toplum
184
kaynakların %60’ının yabancı kaynak, %40’ının özkaynak olması da kabul görmektedir. Bununla birlikte enflasyon ortamında çok yüksek faizlerle borçlanmak, işletmelerin finansman maliyetlerini düşürmemekte, işletmenin çıkarlarına uygun olmamaktadır. 2.3.
ENFLASYONUN FĐNANSAL TABLOLAR ÜZERĐNDEKĐ ETKĐLERĐ
Finansal raporlamanın amacı; işletme ile ilgili çevrelere, işletme ile ilgili olarak alacakları kararlar için sağlıklı bilgi ve veriler sunmaktır. Finansal tablo kullanıcıları olarak da tanımlanan bu çevrelerin gereksinim duyduğu bilgi ve verilerin doğru ve güvenilir olması, önceki dönemin ve rakip işletmelerin verileriyle karşılaştırılabilir olması ve ilgililere zamanında sunulması sunulması gerekir. Finansal raporlama amacıyla kullanılan çok sayıda rapor ve tablo vardır ancak işletme ile ilgili kesimlerin işletme hakkında alacakları kararlarda daha çok finansal tablolar kullanılır. Đşletme yönetimi dışındaki çevrelerin diğer rapor ve tablolara ulaşması da mümkün değildir. Bu nedenle genel amaçlı olarak yapılan finansal raporlamanın en önemli aracı finansal tablolardır. Finansal tabloların yukarıda belirtilen amacı gerçekleştirmesi; muhasebenin ilkelerinin ve muhasebe standartlarının uygulanmasına uygulanmasına bağlıdır. Geleneksel muhasebe, muhasebe kayıtlarının yapılmasında ve buna bağlı olarak finansal tabloların düzenlenmesinde muhasebenin muhasebenin temel kavramlarının kullanılmasını öngörür. Bu kavramlardan özellikle parayla ölçülme kavramı ve maliyet esası kavramı, konumuz açısından önemlidir. 6 Đşletmeler satarak veya kullanarak gelir elde etmek amacıyla varlık edinirler. Bunların muhasebeleştirilmesinde muhasebeleştirilmesinde de amaç, bu varlıkları izlemektir. Ancak ilgili varlıkların değerlerinin her gün nasıl değiştiğini izlemek bu amaç kapsamında değildir. Bu nedenle de varlıkların muhasebe kayıtlarındaki değerleri sık sık düzeltilmez. Bununla birlikte yüksek enflasyon dönemlerinde böyle bir uygulama yetersiz kalmaktadır. Bir ülkede dönemler itibariyle paranın satın alma gücünün büyük oranda değişmesi, maliyet esasına göre ve aynı para birimiyle yapılan geleneksel muhasebe kayıtlarının güvenilirliğini etkiler. Bu kavramların kullanılması, finansal tabloların işletmelerin ekonomik ve finansal yapıları ile faaliyet sonuçlarını gerçeğe uygun şekilde yansıtmasını da engeller. Başka bir deyişle, finansal tablo kullanıcılarına doğru ve gerçeğe uygun bilgi sunulamaz. sunulamaz. Đşletme ile ilgili çevrenin, işletme ile ilgili olarak alacakları kararlarda karşılaşabilecekleri sorunlar ve bunların etkileri şu şekilde özetlenebilir: Đşletme Açısından: Finansal durumun ve faaliyet sonuçlarının finansal tablolarda yanlış olarak yer alması ve bunlara dayalı olarak yanlış kararlar alınması. Sermaye Piyasası Yatırımcıları Açısından: Yanlış bilgiye dayanarak yatırım kararı alınması. Đşletmeye Kredi Sağlayanlar Açısından: Đşletmelere verilen kredilerin geri ödenmeme riskinin saptanmaması saptanmaması ve batık kredilerin ortaya çıkması. Devlet Açısından: Đşletmelerden gerektiği tutarda vergi alınmaması (vergi adaletsizliği), uzun vadede vergi gelirlerinin azalması. Bunun yanı sıra enflasyon, finansal tabloların karşılaştırılma olanağını da ortadan kaldırır. Her sektörün enflasyondan farklı derecede etkilenmesi, aynı sektörde faaliyette bulunan işletmelerin ekonomik ve finansal yapılarının birbirinden farklı olması, varlıkların ve kaynakların parayla ölçülme kavramı ve maliyet esası kavramına göre muhasebe kayıtlarına alınması karşılılaştırma yapmayı engeller. Đşletmenin finansal tablolarının dönemler itibariyle ve başka işletmelerle karşılaştırılması durumunda, anlamlı sonuçlara ve yorumlara ulaşılmaz. Parayla ölçülme kavramı gereği aynı para birimiyle ancak farklı satın alma güçleriyle finansal tablolara yansıyan rakamların finansal analizi de yapılamaz. Belirtilen genel etkiler dışında enflasyonun finansal tablolara etkileri; bazı varlıkların ve kaynakların gerçek değerlerinin bilançoda izlenememesi, gelir tablosunda yer alan dönem kârının ve özellikle brüt satış kârının olduğundan yüksek hesaplanması şeklinde kendini göstermektedir. Bu iki etki, temel finansal tablolar olarak kabul edilen bilanço ve gelir tablosu esas alınarak daha ayrıntılı şekilde incelenmelidir. 2.3.1. Enflasyonun Bilanço Üzerindeki Etkileri
185
Bilanço, işletmenin belli bir andaki ekonomik yapısını ve fi nansal durumunu gösteren tablodur. tablodur. Enflasyonun bilançoya etkileri, bilanço kalemlerinin niteliğine göre farklılık gösterir. Bilanço kalemleri, enflasyondan etkilenme durumlarına göre ikiye ayrılır: Parasal kalemler ve parasal olmayan kalemler. 7 2.3.1.1. Enflasyonun Parasal Kalemlere Etkileri
Parasal kalemler, “para değerindeki değişmeler karşısında nominal değerleri aynı kalan ancak satın alma güçleri fiyat hareketlerine göre ters yönde değişen kalemlerdir.” Başka bir deyişle, fiyatlar genel düzeyinin yükseldiği ortamda satın alma güçleri düşen kalemlerdir. Bu kalemler, sözleşme ve statüleri gereği fiyat hareketleri ne olursa olsun, nominal tutarları sabit kalan kalemler olarak da ifade edilirler. Bu kalemler için en uygun örnekler; kasa, bankalar, bankalar, alacaklar ve borçlar hesaplarıdır. Yüksek enflasyon dönemlerinde; anaparaları ve getirileri enflasyona göre değişmeyen parasal varlık bulunduran işletmeler, paranın satın alma gücünün düşmesi nedeniyle kayba uğrarlar. Anaparaları ve getirileri enflasyona göre değişmeyen yükümlülükleri bulunan işletmeler ise kazanç elde ederler. Enflasyon ortamında parasal varlıkları parasal kaynaklarından fazla olan işletmeler, enflasyondan dolayı “parasal kayba” (satın alma güçlerinde kayba) uğrarken, parasal kaynakları parasal varlıklardan fazla olan işletmeler satın alma güçlerini koruyup “parasal kazanç” (satın alma gücü kazancı) elde ederler. 2.3.1.2. Enflasyonun Parasal Olmayan Kalemlere Etkileri
Parasal olmayan kalemler, “para değerindeki değişmelere paralel olarak nominal değerleri değişen fakat satın alma güçleri aynı kalan kalemlerdir.” Bu kalemler, fiyat değişiklikleri karşısında satın alma güçlerini kaybetmezler. Bilançonun stoklar ve maddi duran varlıklar hesap gruplarında yer alan hesaplar ve özkaynaklar, parasal olmayan kalemler için en uygun örneklerdir. Parasal olmayan kalemler, fiyat hareketleri doğrultusunda değer kazanıp kaybeder. Bu kalemlerin bilançoda maliyet değerleri ile yer almaları, enflasyon dönemlerinde gerçek değerlerinin altında gösterilmelerine neden olur. Bu durum ise, bu bilgilere dayalı olarak yapılan finansal analizlerin ve alınan yönetim kararlarının yanıltıcı sonuçlara ulaşmasına yol açar. Bu açıdan aç ıdan bakıldığında; bilançolarında büyük oranda parasal olmayan varlık (ki bunlar genellikle duran varlıklar arasındadır) bulunduran işletmelerin finansal tabloları enflasyondan daha çok etkilenir. 2.3.2. Enflasyonun Gelir Tablosu Üzerindeki Etkileri
Gelir tablosunda yer alan gelir, gider, kâr ve zarar unsurları da enflasyon dönemlerinde gerçeği yansıtmaz. Özellikle brüt satış kârı; satış hasılatının en yeni satın alma gücüyle, satışlarının maliyetinin ise daha eski satın alma gücüyle hesaplanması nedeniyle gerçekçi değildir. Üretim işletmelerinde satılan mamuller maliyeti; direkt ilk madde ve malzeme giderleri, direkt işçilik giderleri, genel üretim giderleri, dönem başı ve dönem sonu yarı mamul ve mamul stokları esas alınarak belirlenir. Satılan mamuller maliyetinin enflasyondan etkilenme derecesi, belirtilen kalemlerin fiyatlarında oluşan değişmelerle doğrudan ilişkilidir. Bu kalemler içindeki direkt ilk madde ve malzeme giderleri ile dönem başı yarı mamul ve mamul stoklarının daha eski satın alma güçleri ile hesaplanması, üretim maliyetinin düşük hesaplanmasına neden olur. Buna karşılık satış hasılatının satış anındaki en yeni satın alma gücüyle hesaplanması, bu tutarın olması gereken değere en yakın tutarla muhasebeleştirilmesine muhasebeleştirilmesine olanak verir. Satış hasılatı ile satılan mamuller maliyeti arasındaki 8 fark olarak hesaplanan brüt satış kârı ise, olduğundan daha yüksek olarak raporlanmış olur. Genel üretim giderleri içerinde yer ye r alan amortisman giderleri de üretim maliyetinin yanlış hesaplanmasında hesaplanmasında önemli etkiye sahiptir. Alış maliyetleri ile muhasebe kayıtlarında yer alan makinelerin, fabrika binasının vb. maddi duran varlıkların amortisman tutarları enflasyon dönemlerinde küçük kalmaktadır. Bu nedenle üretim maliyeti yine olması gerekenden düşük hesaplanmaktadır. Satışların maliyetinin bir diğer unsuru olan satılan ticari mallar maliyetinin hesaplanmasında ticari malların maliyet bedeli esas alındığından satılan ticari mallar maliyetinin düşük hesaplanması, hesaplanması, satış hasılatının ise daha gerçekçi olması; satış kârının bir kez daha olduğundan yüksek hesaplanmasına hesaplanmasına yol açar. 186
Özetle; finansal tabloların düzenlenmesine parayla ölçülme ve maliyet esası kavramlarının kullanılması, yüksek enflasyon dönemlerinde işletmelerin finansal tablalarında yer alan rakamların gerçeği yansıtmasını engeller ve gelir tablosunda fiktif (gerçekte olmayan) kârların oluşmasına neden olur. Başka bir değişle gelir tablosunda yer alan nominal kâr, gerçek kâr ile enflasyon kârından oluşur. Đşletme yönetiminin nominal kâr rakamını esas alarak yapacağı ödemeler ve alacağı kararlar, uzun dönemde rasyonel olmaz çünkü geleneksel muhasebe ile hesaplanan kâr rakamı üzerinden devlete vergi ödenir, ortaklara ve çalışanlara temettü dağıtılır, ücretler belirlenirken işçilere prim verilir. Gerçekte ise işletme, sermayesini vergi, temettü, prim vb. şekilde dağıtılır. Bu nedenle, yüksek enflasyon dönemlerinde işletmelerin finansal yapıları zayıftır.
9
187
Microsoft EXCEL "ĐLERĐ DÜZEY" Ders Notları
ĐÇĐNDEKĐLER M I. MAKROLAR .................................................................................................................................................. 190 A. Makro Nedir............................................................................................................................................... 190 B. Makro Türleri ............................................................................................................................................. 190 II. MAKRO GELĐŞTĐRME ................................................................................................................................ 191 A. Makro Geliştirmede Kullanılacak Adımlar ................................................................................................ 191 B. Makro Iletişim Kutusu................................................................................................................................ 192 C. Makro Senaryoları...................................................................................................................................... 193 D. Makroyu Çalıştırma Yöntemleri .................................................................................................................... 193 1. Makroyu Microsoft Excel Tool Menüsünden çalıştırmak....................................................................... 193 2. Makroyu bir düğme,çizim nesnesi yada grafik yardımı ile çalıştırmak. ................................................. 193 3. Bir nesneye bir makro atama adımları ................................................................................................... 193 4. Makroyu Klavye kısayolundan çalıştırmak............................................................................................. 194 5. Makroyu Araç çubuğu butonundan çalıştırmak. .................................................................................... 194 6. Makroyu bir özel olaya bağlı olarak çalıştırmak. .................................................................................... 194 E. MAKRO DÜZENLENME......................................................................................................................... 195 1. Create Macro yöntemi ile Makro oluşturmak. ....................................................................................... 198 III. EXCEL 97 VBA ........................................................................................................................................... 200 A.Visual Basic Editörü ................................................................................................................................... 200 188
1. Özellikler Penceresi ................................................................................................................................ 200 2. Proje Gezgini........................................................................................................................................... 200 3. Kod Penceresi ......................................................................................................................................... 201 B. Bir Procedure'ın Yapısı .............................................................................................................................. 202 1. Genel Yordamlar..................................................................................................................................... 202 2. Olay Yordamları ..................................................................................................................................... 202 3. Fonksiyonlar............................................................................................................................................ 203 C. Nesneler...................................................................................................................................................... 204 1. Özellikler................................................................................................................................................. 205 2. Nesnelerinin Önemli Özellikleri ............................................................................................................. 205 3. Metotlar................................................................................................................................................... 206 4. Nesnelerin Önemli Metotları................................................................................................................... 206 D. Gösterim..................................................................................................................................................... 206 1. A1 gösterimi ile hücre ve aralik. ............................................................................................................. 207 2. Đndeks Numarası Kullanarak Hücre Gösterimi ...................................................................................... 207 3. Satır ve Sütunların Gösterimi.................................................................................................................. 208 4. Kısayol Gösterimin Kullanılması............................................................................................................ 208 5. Adlandırılmış Hücrelerin Gösterimi........................................................................................................ 209 6. Göreceli Adresleme................................................................................................................................. 210 7. Range Nesnesi Kullanarak Hücre Gösterimi........................................................................................... 210 8. Çalişma Tablosundaki Bütün Hücrelerin Gösterimi ............................................................................... 210 E. Temel Giriş Çikiş Deyimleri ...................................................................................................................... 210 1. MsgBox Deyimi................................................................................... Hata! Yer işareti tanımlanmamış. 2. MsgBox Fonksiyonu............................................................................ Hata! Yer işareti tanımlanmamış. 3. Giriş Kutularınının Kullanımı .............................................................. Hata! Yer işareti tanımlanmamış. F. Program Denetimi........................................................................................ Hata! Yer işareti tanımlanmamış. 1. Döngüler............................................................................................... Hata! Yer işareti tanımlanmamış. 2. Do...Loop Deyimi ................................................................................ Hata! Yer işareti tanımlanmamış. Döngünün Başında ve Sonunda Denetim ................................................. Hata! Yer işareti tanımlanmamış. 3. Bir Koşul Doğru Oluncaya Kadar Döngü ............................................ Hata! Yer işareti tanımlanmamış. 4. For...Next Deyimi ................................................................................ Hata! Yer işareti tanımlanmamış. 5. Karar Yapıları ...................................................................................... Hata! Yer işareti tanımlanmamış. 6. If...Then...Else Deyimi ......................................................................... Hata! Yer işareti tanımlanmamış. 7. Select Case Deyimi .............................................................................. Hata! Yer işareti tanımlanmamış.
189
I. MAKROLAR A. Makro Nedir Makro: Sık yapılan işleri otomatikleştirir. Eğer Microsft Excel’de belirli ibir işi tekrarlı olarak (yinelemeli) yapıyorsanız, bu işi makro ile otomatik hale getirebilirsiniz. Örneğin her ay sonu yaptığınız işlemler. Makro, belli bir işi yapmak üzere her istediğinizde çalıştırabileceğiniz bir Visual Basic modulü içersine depolanmış komutlar ve fonksiyonlar dizisidir.
B. Makro Türleri Makroları, oluşturma yöntemine göre iki grupta toplayabiliriz. Kayıt (Record) Yöntemi ile makro oluşturma. Visual Basic Editörü ile makro oluşturma. Makro kaydetmek tıpkı bir kasete müzik kaydetmeye benzer. Bir kez kaydedilen müzik nasıl tekrar tekrar çalınabiliyorsa bir kez kaydedilen makro da tekrar tekrar çalıştırılabilir. Makro kaydetmeye yada yazmaya başlamadan önce makronun yapacağı işe göre kullanılacak komutlar ve adımlar planlanmalıdır. Çünkü özellikle kayıt makrosu oluşturulurken bir hata yapılırsa hatayı düzeltme adımları da kaydedilecektir. Her yeni bir makro kaydedişinizde; makro, çalışma kitabına eklenen bir modül sayfasına saklanır. Visual Basic editörü ile de makro düzenlenebilir. Visual Basic Editörü ile makroları, bir modülden diğerine ya da çalışma kitapları arasında makro kopyalayabilir ve makro ya da modülün adını d eğiştirebilirsiniz .
190
II. MAKRO GELĐŞTĐRME Bu bölümde bir kayıt makrosunun nasıl yaratılacağı, çalıştırılacağı ve yeniden düzenlemelerin yapılması işlemleri anlatılmaktadır. Kayıt makroları daha önce de belirtildiği gibi rutin işleri otomatik hale getiren işlem tanımlamalarındır. Veri üzerinde yapılacak işlemler bir kez yapılırken makro olarak kayıt edilir (record). Ardından bu makro yeni veriler üzerinde kullanılır.
A. Makro Geliştirmede Kullanılacak Adımlar Bu yöntemi kullanmadan önce yapacağımız işin adımlarını çok iyi belirlemeliyiz hatta gerekiyorsa bir kenara adım adım not alın.
Makro kaydetme: 1. Tools menüsünden Macro komutunu ve Record New Macro komutunu seçin . 2. Macro Name kutusuna makro için bir ad yazın . Örneğin “Kolon Topla”.
Not: Makro adının ilk karakteri harf olmalıdır. Diğer karakterler harf, rakam yada alt çizgi karakteri olabilir. Makro adında boşluğa izin verilmez ;boşluk yerine alt çizgi işareti kullanılabilir. 3. Store macro in kutusundan makroyu kaydetmek istediğiniz yeri seçin. Eğer makronuzun Excel’in her yerinde geçerli olmasını istiyorsanız ; makronuzu XLStart klasöründeki, Personal Macro Workbook a kaydedin. Saklama yerleri: This Workbook: Bulunulan çalışma kitabına. New Workbook: Yeni bir çalışma kitabına Personal Macro Workbook: Sadece makroların bulunduğu özel bir çalışma kitabına. Makronuzun bir açıklama içermesi için Description kutusuna açıklamanızı yazabilirsiniz. (Bu açıklama makronun yaptığı iş olabilir). 4. OK düğmesine tıklayarak makro kayır işlemine başlanır. 5. Makroya kaydetmek istediğiniz işlemleri yapın.
191
Makro çalışırken bazı hücreleri seçecek yada bu hücrelerden giriş çıkış yapacaksa bu hücrelerin neye bağlı olarak seçileceği ile ilişkili bir ön t anımlama yapmak gerekir. Yani makronun erişeceği hücreler makro çalıştırıldığı anda aktif olan hücreye bağlı olarak değişecekse (göreceli adres kullanacaksa) Stop Recording Araç çubuğundaki Relative References butonuna tıklayıp onu basılı duruma getirin, ancak bir müddet sonra hücre adresleri önceki aktif hücrelerden atkilenmeyecekse bu durumda Relative Reference butonuna bir kez daha tıklayarak onu basılmamış duruma getirin. Bir makro içersinde hem mutlak hemde göreceli adresleme tekniğini birlikte kullanabilirsiniz. Her birinin etkisi kendisinden sonra yapılan eylemleri etkiler. 6. Kaydı bitirmek için Stop Recording düğmesine tıklayın..
Not: Makro kayıt ederken genellikle temiz (hatasız) bir kullanım gerekir. Eğer kayıt sırasında hata yapılırsa bu hatalar makronun çalıştırılmasında da karşımıza gelir. Bunun dışında kayır ederken durum çubuğunda “Recording” açıklaması yer alır.
B. Makro Iletişim Kutusu Kaydedilen makroları çalıştırmak, yendien düzenleme ve silmek için makro iletişim kutusu kullanılır.
Đletişim kutusu seçenekleri:
Macro Name: Makronun adını içerir. Macros In : Listelenen makroların yer aldığı projeleri gösterir. Run: Seçilen makroyu çalıştırır. Step Into: Makronun ilk satırını göstererek işletim için göstergeci bu satırın başına getirir. Edit: Makro kodunu açarak görülmesini ve düzenlenmesini sağlar. Create: Yeni bir makro yaratmak için kod penceresi açar. Delete: Seçilen makroyu projeden çıkarır.
192
C. Makro Senaryoları Makroların kayıt edilerek yaratılması ve daha sonra istenildiği kadar kullanılması; gereksinimlere göre farklı işlerde kullanılmasını sağlar. Örneğin: Bir ay, ürün toplamının (ya da başka bir işlemin) diğer bir ürün ya da ay için de uygulanması. Bunun dışında yine her ay düzenlenen bütçe özetleme işleminin her ay otomatik olarak makro ile yapılması. Bunun dışında biçimleme işlemleri yapan makrolar, hesaplama işlemleri yapan makrolar, grafik çizen makrolar, veriler üzerinde toplu değişiklik yapan makrolar gibi makrolar yaratılır. Örnek: 142 numaralı ascii (Ä) karakterlerini i harfi ile değiştiren makronun kaydedilmesi. 1. Tools menüsünden Macro oradan da Record New Macro’a tıklayınız. Record macro iletişim kutusu görüntülenecektir. Macro Name kutusuna makro adı olarak TurkceABC giriniz. Makroyu klavye kısayoluyla çalıştırmak istiyorsanız, Shortcut key kutusuna bir harf giriniz. 2. Ok düğmesine tıklayınız.
Edit menüsünden Replace ya da Klavyeden Ctrl-H kısayolunu kullanarak değiştirme komutunu çalıştırınız. Find What kutusuna 142 (ALT+142) nolu ascii karakterini, Replace with kutusuna da i harfini giriniz . Replace All düğmesine tıklayınız. Sayfadaki tüm ASCII 142 karakterlerinin yerine i harfleri yazılacaktır. 3. Stop Recording düğmesini tıklayarak, makro kaydını bitirin.
D. Makroyu Çalıştırma Yöntemleri Excelde hazıladığınız bir makroyu aşağıdaki ortamlardan çalıştıra bilirsiniz. 1. Microsoft Excel Tool Menüsünden 2. Düğme aracılığıyla 3. Çizilen bir nesne ya da grafik aracılığıyla 3. Klavye kısayoldan 4. Araç çubuğundan 5. Özel olaylara bağlı olarak Đpucu: Çalışmakta olan bir makroyu durdurmak için ESC ye basınız.
1. Makroyu Microsoft Excel Tool Menüsünden çalıştırmak 1. Tools menüsünden, Macro menüsü oradan da istenine makro seçilir. 2. Macro Name kutusunan, çalıştırmak istediğiniz makronun adını yazın.Yada altındaki listeden çalıştırmak istediğiniz makroyu seçin. 3. Run düğmesine tıklayın.
2. Makroyu bir düğme,çizim nesnesi yada grafik yardımı ile çalıştırmak. Çalışma kitabınızdaki bir butona ,çizim nesnesine yada grafiğe bir makro atayabilirsiniz .Buton, çizim nesnesi yada grafiğe tıkladığınızda bunlara atanmış olan makrolar otomatik olarak çalışırlar
3. Bir nesneye bir makro atama adımları 1. Makronun atanacağı nesneye tek tıklayarak nesneyi seçin. 2. Seçili nesnenin üzerinde iken sağ tıklayıp açılan kısayol menüsünden Assign Macro ya tıklayın.
Varolan bir makroyu atamak için Macro Name kutusuna nesneye atanacak makronun adını yazın ve OK düğmesine tıklayın. 193
Eğer yeni kayıt makrosu kaydedip nesneye onu atamak istiyorsanız Record düğmesine tıklayın
4. Makroyu Klavye kısayolundan çalıştırmak Bu işlem iki yoldan yapılır: 1. Makro (ilk defa) yaratılırken 2. Makro yaratıldıktan sonra 1. Tools menüsünden Macro komutunu seçin. 2. Macro Name kutusuna yeni makronun adını yazın.
3. Shortcut key kutusuna makro çalıştırmak için kullanacağınız harfi yazın. Mevcut bir makroya bir kısayol tuşu atamak istediğiniz zaman: 1. Tools menüsünden Macro komutunu seçin. 2. Option düğmesine tıklayın.
3. Shortcut key kutusuna bir harf giriniz. Kısayol olarak CTRL + harf (küçük harfler için) veya CTRL+ SHIFT + harf (büyük harf için) tuşlarına basabilirsiniz. Kısayol tuşu olarak rakam yada özel karakter kullanamazsınız. Kısayol olarak tanımladığınız anahtara eğer önceden Excel tarafınfan bir makro atanmışsa önceki tanımlama geçersiz olacaktır. Tabiki sadece tanımladığınız makronun geçerli olduğu çalışma kitaplarında. 5. Makroyu Araç çubuğu butonundan çalıştırmak. Bir makroyu var olan yada kendi oluşturacağınız bir araç çubuğundaki butondan çalıştırabilirsiniz .
Araç Çubuğu’na Makro Atama Adımları 1. View menüsünden Toolbars komutunu seçilir. 2. Customize komutunu seçin. Makro atamak istediğiniz araç çubuğu görüntüde değilse Toolbar sekmesine tıklayıp görüntülenmesini istediğiniz araç çubuğunun başındaki onay kutusunu fare ile tıklayarak doldurun. 3. Commands sekmesine tıklayıp, Categories listesinden Macros bölümüne tıklayın ve görüntüye gelen Custom Button nesnesini bir araç çubuğunun üzerine sürükleyin. 4. Araç çubuğunun üzerine sürüklediğiniz özel düğme nesnesine sağ tıklayrak açılan menüden Assign Macro ya tıklayın. 5. Macro Name kutusuna butona atamak istediğniz makronun adını yazın.
6. Makroyu bir özel olaya bağlı olarak çalıştırmak. Excelde bir olay meydana geldiğinde bir makronun kendiliğinden devreye girmesi için makroya özel adlar verilebilir. Otomatik çalışan makro adları ; Auto_Open: Bu makronun etkin olduğu çalışma kitabı açılırken çalışır. Auto_Close: Bu makronun etkin olduğu çalışma kitabı kapatılırken çalışır.
194
E. MAKRO DÜZENLENME Makro düzenlemek, Record macro yöntemi ile kaydedilmiş makrolar üzerinde değişiklik yapmak ya da Create Macro yöntemi ile yeni makro geliştirmeyi kapsar Record yöntemi ile geliştirilmiş makroları düzenlemek için:
1. Tools menüüsünden Macro, oradan da Macros seçeneğine tıklayın .
2. Đstediğiniz makroyu seçin ve Edit düğmesine basın. Bu gelen ekran VBA dilinde kod yazmak yada önceden yazılmış makroları tekrar düzenlemek amacıyla kullanılan bir kod geliştirme ekranıdır.
195
Makro kaydederken yapmış olduğunuz işlemlerin VBA dilindeki karşılıkları Sub Macro adı ve End Sub deyimleri arasında göreceksiniz. Bu bölümde şimdilik yapabileceğimiz en basit işlem önceden kaydettiğimiz. bir makronun içeriğini değiştirmek ve düzenlemektir.
Not :Excel ve Makro modul sayfası arasında geçiş için Taskbar yada Klavyeden Alt-Tab kısayolunu kullanabilirsiniz . SheetEkle adıyla kaydettiğimiz makronun kodları a şağıdaki şekilde görünecektir. Sub SheetEkle() ' ' SheetEkle Macro ' Macro recorded 2/5/98 by sau9 ' ' Keyboard Shortcut: Ctrl+q ' Sheets.Add End Sub Başlangıç olarak bu kodları satır satır açıklayıp ne işe yaradıklarını anlamaya çalışalım.
196
Sub Sheetekle() Bu satır makromuzun adının Sheetekle olduğunu gösteriyor. Sub deyimi bunun bir altprogram olduğunu gösteriyor. Tek tırnak (‘) işareti ile başlayan satırlar programın çalışmasını etkilemez ancak program içersine yazılacak açıklama satıraları tırnak işareti başlaması gerekir. Sheet.Add Programın tek komut satırı olan bu satır Sheet tipinde bir nesne ekleneceğini gösteriyor. End sub ve programın bittiği satır.
Sheet.Add satırını Sheet.Delete olarak değiştirip makromuzu bir kez de bu şekliye çalıştıralım . Tabi makroyu çalıştırmadan önce Excel penceresine geçmek gerekir. Diğer bir örnek; Ascii karakterlerini Türkçe harfle değiştiren makronun Edit Macro ortamında düzenlenmesi. Tools menüsünden Macro oradan da macros a tıklayınız Macro name kutusundan TurkceAbc adlı makroyu seçip Edit düğmesine tıklayınız. TurkceABC makrosu aşağıdaki şekilde görüntülenecektir. Sub TURKCEABC() ' ' TURKCEABC Macro ' Macro recorded 2/5/98 by sau9 ' ' Keyboard Shortcut: Ctrl+Shift+Q ' Cells.Replace What:=”î”, Replacement:=”i”, LookAt:=xlPart, SearchOrder _ :=xlByRows, MatchCase:=False End Sub Yukarıdaki örnek sadece 142 nolu ascii karakterini değiştirecek şekilde. Ancak çok sayısada farklı karakterin değiştirilmesi isteniyosa her biri için teker teker kayıt makroları oluşturmak zaman alır bunun için elimizdeki bu kayıt makrosu üzerinde bazı değişiklikler yaparak bu sorunu çözelim. What =”î” satırı aranan karakteri, Replacement=”i” satırı da yerine konacak karakteri gösterir.
197
Makromuzu aşağıdaki şekle getirelim. Sub TURKCEABC() ' ' TURKCEABC Macro ' Macro recorded 2/5/98 by sau9 ' ' Keyboard Shortcut: Ctrl+Shift+Q ' Cells.Replace What:=”ÿ”, Replacement:=”i”, LookAt:=xlPart, SearchOrder _ :=xlByRows, MatchCase:=False Cells.Replace What:=”£”, Replacement:=”ü”, LookAt:=xlPart, SearchOrder _ :=xlByRows, MatchCase:=False End Sub Excel penceresine geçip makroyu çalıştırın.
1. Create Macro yöntemi ile Makro oluşturmak. Tool menüsünden Macro ya oradan Macros’a tıklayın Macro Name kutusuna makroya vermek istediğiniz (yeni) adı yazıp Create butonuna tıklayın.
Ardından Visual Basic editörü içinde:
198
Sub makroadı() End Sub Alanları görünecektir. Sub makroadı() -bu kısımda kodlarınızı yazınEnd Sub Not : Create yöntemi ile oluşturulan makrolar da aynen Record yöntemi ile kaydedilen makrolar gibi çalıştırılırlar.
199
III. EXCEL VBA
Visual Basic for Application (VBA), Microsoft Visual Basic programlama dilinin nesne temelli bir uyarlamasıdır. Nesneler Microsoft uygulamaları tarafından sağlanır. Visual Basic for Application, Excel içinde yer alır. Excel gibi diğer uygulamalar da VBA’ı destekler. Visual Basic bilen kullanıcılar VBA’e alışmaları çok kolay olacaktır. Excel bilen kullanıcılar ise hem hem VBA’i öğrenecek hem de Visual Basic’i öğrenecektir. VBA, güçlü ve kolay kullanılan bir makro dili olarak geliştirilmiştir. Uzman ve yeni başlayan kullanıcılar (kendi işleri ile ilgili) gereksinimlerini VBA ile kolayca çözebilecektir. VBA sayesinde diğer uygulamalarla da iletişim sağlanır. Birbirine bağlanabilen bu uygulamalar; Microsoft Excel, Microsoft Power Point, Microsoft Project ve Visual Basic ile yazılmış uygulamalar.
A.Visual Basic Editörü Excel içinde bir makro ya da VBA kodu yazmak için Visual Basic araç çubuğu üzerinde yer alan “Visual Basic Editor” kullanılır.
Eğer daha önce Excel ya da Word ortamında makro yazdıysanız, Visual Basic Düzenleyicisi ilk başta daha önce görmediğiniz pencereler ve düğmelerle karışık gelecektir.
Not: Visual Basic Düzenleyici içindeki özel bir pencere hakkında bilgi almak içi n, o pencereyi açtıktan sonra F1 tuşuna basın.
1. Özellikler Penceresi Bir özellik, bir nesnenin rengi ya da başlığı gibi bir karakteristiğidir. Bir nesnenin boyu, rengi, yazı tipi bilgiler bu pencere aracılığıyla düzenlenir.
2. Proje Gezgini Bir çalışma kitabı, belge, şablon ya da sunumla ilişkilendirilmiş kodların hepsi çalışma kitabı, belge, şablon ya da sunumla beraber otomatik olarak kaydedilen bir proje içinde saklanır. Visual basic düzenleyicinin içindeki, 200
proje gezgini ile açık bulunan her çalışma kitabı, belge, şablon ya da sunumun içindeki projeleri görebilir, değiştirebilir ve aralarında geçiş yapabilirsiniz. Proje gezgini penceresini isterseniz değişik yerlere yerleştirebilir ya da boyutlarını değiştirebilirsiniz. Proje gezgininde açık bulunan her çalışma kitabı, belge, şablon ya da sunum için bir proje vardır. Her proje içinde ise, olayları temsil eden nesneleri bulacaksınız. Bu nesneler; Belgeler, Çalışma kitapları ve Çalışma sayfalarıdır.
Formlar: (Kullanıcı formları olarak da adlandırılır) Kullanıcıların veri girişi ya da bilgi alış verişi için kullanılan iletişim kutularıdır. Standart Modüller: Özel bir nesne ya da bir formla ilişkisi olmayan kodlan taşırlar. Sınıf Modüller: Özel bir nesne tipinin kodunu taşırlar. Referanslar: Diğer projelere olan referansları taşırlar. Bir modül ya da form içindeki kodu görebilmek için, nesneye tıkladıktan sonra, Proje gezgini penceresinin üstündeki, Kod Görüntüle düğmesine basın. Kod Görüntüle düğmesi Bir nesne ya da formun kendisini görebilmek için ise, nesneye tıkadıktan sonra, Proje gezgini penceresinin üstündeki, Nesne Görüntüle düğmesine basın. Nesne Görüntüle düğmesi
3. Kod Penceresi Bir proje içindeki kodları görebilmek için, kodu taşıyan elemana tıkladıktan sonra, Proje Gezgini penceresinin üst tarafında bulunan Kodu Görüntüle düğmesine basmanız gerekir.
Đpucu: Kod penceresinde aynı anda birden fazla yordam görebilmek için, Araçlar, Seçenekler menüsündeki, Düzenleyici sekmesinden, Tam Modül Görünümünü Varsay kontrol kutusunu seçin. Her seferinde bir yordam görebilmek için ise bu kontrol kutusunu temizleyin. Kod pencerenin üst tarafında bulunan Nesne (Object) ve Yordam (Procedure) listelerini kullanarak kodlar arasında geçiş yapabilirsiniz. Nesne kutusundan, (Genel) üzerine gelin ve Yordam kutusundan, özel bir olaya atanmamış bir Yordam adına tıklayın. Nesne kutusunda, bir nesneye tıklayın, ardından Yordam kutusundan, herhangi bir olay üzerine basarak, o olaya atanmış bulunan kodları görün.
201
B. Bir Procedure'ın Yapısı Visual Basic düzenleyici ortamına yaratılacak olan program kokdu makro ya da procedure (yordam) olarak adlandırılır. Visual Basic’te değişik türde yordamlar (procedure) kullanılır: Sub Function Property Bir Sub yordamı herhangi bir değer döndürmez. Çağrılarak ya da bir olaya tepki olarak çalışır. Function yordamlar ise bir değer döndürüler. Örneğin bir faiz hesabının sonucunu döndürürler. Property yordamlar ise bir değer döndürüler, atama yaparlar ve nesnelerin referanslarını düzenlerler. Bir Sub yordamının yapısı:
[Private|Public][Static] Sub yordam adı (argümanlar ) Deyimler
End Sub Yordam çalıştırıldığında Sub ve End deyimleri arasında kalan satırlar işletilir. Sub yordamlar standart modüller, class modüller ve form modülleri içinde yer alırlar. Sub yordamlar varsayım olarak bütün modüllerde Public tanımlanır. Bunun anlamı bu yordamların uygulamanın heryerinden (diğer modüllerden) çağırılabilmesidir.
Argümanlar ise tanımlanan bir değişken gibidir. Çağırılan yordamdan geçen değerler olarak tanımlanır. Visual Basic’te yordamlar (procedure) ikiye ayrılırlar: Genel yordamlar Olay yordamları
1. Genel Yordamlar Bir genel procedure belli bir işlemi üstlenen program parçasıdır. Örneğin bir dosyanın açılması ya da raporun bastırılması için kullanılabilir. Genel yordamlar diğer yordamlardan çağrılırlar. Böylece belli bir işlevi olan bu birim programın her yerinden istenildiği kadar çağrılarak kullanılır. Buna karşın olay yordamları ise kullanıcının yarattığı bir olay nedeniyle çalışır. Olay yordamları kullanıcıların hareketlerine tepki olarak çağrılırlar. Örneğin bir düğmeye tıklayarak bir işlemin başlatılması. Đyi bir programlama stratejisi içinde bir takım ortak görevler genel yordamlar olarak planlanmalıdır. Böylece kod tekrarına gerek kalmaz.
Yapısı: Sub yordam adı(arguments )
-deyimlerEnd Sub
2. Olay Yordamları Olay yordamları bir olayın (event) oluşmasına tepki olarak çalışırlar. Visual Basic nesneleri (formlar, metin kutuları, düğmeler, vb) belli olayları tanırlar. Böylece olay oluştuğunda; o olay için hazırlanmış olay yordamı çalışır.
202
Bir komut düğmesinin olayları:
Click: Tıklama GotFocus: Odaklanma,üzerine gelme. KeyDown: Bir tuşa basmak. MouseDown: Farenin bir tuşuna basmak. Olay yordamları, bir nesnenin alt tire ile olaylara bağlı o larak geliştirilir. Bu adlar Visual Basic kod editörü tarafından otomatik olarak ya da manuel olarak oluşturulur.
Yapısı: Nesne_Olay
Örnek: Command1_Click Olay yordamları Visual Basic nesnelerinin olaylarına bağlı olarak geliştirilirler: Örneğin Form1_load olay yordamı bir formun açılması sırasında çalışacak bir yordamı, Command1_Click olay yordamı da bir komut düğmesine tıklandığında çalışacak bir kod birimini gösterir. Yapısı:
Sub kontrol adı_olay adı(argümanlar ) -deyimler-
End Sub Olay yordamlarının adını kod editörü içinde doğrudan yazabileceğiniz gibi Visual Basic tarafından otomatik olarak koda eklenen yordam ve olay adlarını da kolayca kullanabilirsiniz. Bu işlem için kod editörü penceresinde nesne ve olay seçilir. 1. Kod editörü penceresinde Object kutusundan istediğiniz nesneyi seçin. 2. Procedure kutusundan isteğiniz procedure’ı seçin. 3. Sub procedure’ınız hazır.
Not: Burada procedure’ların adlarıyla ilgili olarak önemli bir konuyu açıklamak istiyorum. Bir komut düğmesine bir olay yordamı ekledikten sonra; örneğin Command1_Click, özellikler tablosundan Name özelliği ile kontrolün adı değiştirilirse Visual Basic bunu takip edemez ve eski procedure’ı genel bir procedure olarak modül genel düzeyine atar. Bu durumda procedure yazılmadan önce adlandırma işleminin yapılması gerekir.
3. Fonksiyonlar Visual Basic procedure'ları sadece Sub olarak düzenlenmez. Bir diğer procedure yapısı da Function olarak bilinen fonksiyonlardır. Bir procedure olarak düzenlenen fonskiyonlar belli bir işlemi kod olarak içeren ve bir değeri geri döndüren program parçalarıdır. Bir yordam olarak yaratılan fonksiyonların Sqr, Val gibi Visual Basic’te hazır olarak bulunan fonksiyonlarla ilişkisi yoktur. Fonksiyonlar kullanım bakımından bir işlemi yapan ve istenildiği yerde kullanılabilen bir kod birimidir. Örneğin bir faiz fonksiyonu istenildiği program içinde istenilen yerde çağırılarak kullanılır. Bir fonksiyon yordamının yapısı:
[Private|Public][Static] Function yordam adı (argümanlar ) [As tip] -deyimler-
203
End Function Fonksiyonlar ayrı bir yordam olarak düzenlenirler. Fonskiyonların kullanımında argümanlar önemlidir. Fonksiyonlar argümanları alırlar, bir dizi işlem yaparlar ve sonucu döndürürler. Sub yordamlar ile Function yordamlar arasında farklar şunlardır: Bir fonksiyon değer döndürür ve genellikle bir eşitliğin sağında kullanılır. Bir sub ise belli bir işi yapar. Đşlemi tama mlar bir değer ya da parametre ile kullanım zorunluluğu yoktur.
Function UcretHes(deger1, deger2, deger3) -deyimlerEnd Function
Yapısı: Ucret = UcretHes(gun, baz, katsayı) Fonsiyon yordamlar bir değeri elde etmemizi sağlarlar. Fonksiyonlar değişken gibi veri tipine sahiptirler. Bu veri tipi dönecek verinin tipini belirler. Fonksiyonlar bir hesaplamanın parçası da olabilirler. Toplam = Ikramiye + UcretHes(gun, baz, katsayı) / 360 Örneğin çapı verilen bir dairenin alanını hesaplayan bir fonskiyon ya da verilen dereceyi fahrenheit’e çeviren bir fonksiyon gibi.
Örnek: Dereceyi Fahrenheit'e çeviren fonksiyon Fonksiyonun tanımı: Function Fahrenheit(x) Fahrenheit = x * 9 / 5 + 32 End Function
Fonksiyonun kullanımı: Private Sub Command1_Click() Dim Değer As Integer Değer = InputBox(" ") MsgBox Fahrenheit(Değer) End Sub
C. Nesneler Nesne (obkect) çalışma tablosu (worksheet), sayfa (sheet), sayfa üzerinde üzerinde bulunan bir aralık, çizim, grafik, bir düğme nesne olarak adlandırılır. Şekil: Microsoft Excel Nesneleri
204
Excel VBA'de işlevsel olan makrolar nesneler sayesinde yazılır. Nesneler (objects), Excel'de kontrol edilecek şeyleri temsil eder. Bunlar Workbook (Çalışma Tablosu), Rows (Satırlar), Cells (Hücreler), Charts (Grafik) vb bir şey olabilir. Nesnelerle işlem yapmak için iki önemli aracın bilinmesi gerekir. Bunlar: Methods (Metotlar) ve Properties (Özellikler) dir. Metotlar nesnelerle yapılacak işlemleri tanımlar. Örneğin bir alanın silinmesi uygun nesne (alan) ve uygun metot (silme işlemi) ile yapılır. Özellikler ise nesnenin özelliklerini gösterir. Örneğin hücrenin renkli ya da italik olarak yazılması gibi.
Nesne Application Workbook Worksheet Range Chart
Açıklama Excel uygulamasının geneli Excel Çalışma Kitabının tamamı Bir Çalışma Kitabındaki bir Çalışma Tablosu Bir ya da daha çok hücre Bir Çalışþma Tablosundaki bir Grafik
Nesne tanımlanmasında nesnenin kendini kapsayan ve kendi içindeki nesne ile birlikte yapılmasından tam nesne tanımlaması ortaya çıkar: Application.Workbooks("butce").Worksheet("ocak").Range("a1")
1. Özellikler Bir nesnenin özelliği onun rengi, uzunluğu gibi niteliklerini düzenlemek için kullanılır: Range("A1").Font.Bold = True Cells(5,1).Font.Size = 34
2. Nesnelerinin Önemli Özellikleri Her nesnenin çok sayıda özelliği vardır. Aşağıdaki tabloda yaygın kullanılan özellikler yer almaktadır:
Özellik ActiveCell ActiveSheet
Açýklama Aktif pencerenin aktif hücresi Aktif Çalışma Kitabının aktif
205
ActiveWorkbook Bold Italic Column Row ColumnWidth Hight Width RowHeight Selection Value
Çalışma Tablosu Excel'deki aktif Çalışma Tablosu Metnin harflerinin kalın görünmesi Metnin harflerinin yatık görünmesi Bir alandaki ilk kolonu tanımlayan sayı Bir alandaki ilk satırı tanımlayan sayı Belirtilen alanda kolonların genişliği Nesnenin yüksekliği Nesnenin genişliği Belirtilen alandaki satırların yüksekliği Seçilen alan ya da nesne Bir hücrenin içindeki değer
3. Metotlar Metotlar ise nesne-temelli programlamanın işlemlerini (komutlarını) oluştururlar. Her nesne olası işlemlerini metotlarıyla tanımlar. Metotların kullanımında nesne, ardından nokta ile metot kullanılır. Nesne.Metot ActiveCell.Clear ActiveWorkbook.Close
4. Nesnelerin Önemli Metotları Her nesnenin çok sayıda metotu vardır. Aşağıdaki tabloda yaygın kullanılan metotlar yer almaktadır:
Metot Add Clear Copy Delete Open Close Activate
Açıklama Aynı tipte yeni bir nesne yaratır Belirtilen alanın silinmesini sağlar Alanın panoya (clipboard) kopyalanmasını sağlar. Belirtilen nesneyi siler Çalışma Kitabını açar Belirtilen nesneyi kapatır Belirtilen nesneyi aktifleştirir
Örnek: Range("A1:B5").Select Range("A1").Activate Range("A1:B5").Delete Range("B5").Value = "Ne haber?"
D. Gösterim Excel üzerinde işlem yaparken genellikle hücrelerdeki veriler kullanılır. Hücrelerle (cells) işlem yapmak için hücreler içindeki değerleri göstermek gerekir. Bu işlem için Range ve Cells metotları kullanılır. Range (“A1”) Cells(1,1) Değerleri:
206
Range (“A1”).Value Cells(1,1).Value
1. A1 gösterimi ile hücre ve aralik. Range metodunu kullanarak A1 gösterimi ile hücre y ada aralık seçebilirsiniz. Aşağıdaki altprogram A1:D5 aralığındaki hücrelerin görünümünu koyu (bold) olarak değiştirir. Sub AralıkFormatla() Workbooks("Book1").Sheets("Sheet1").Range("A1:D5").Font.Bold = True End Sub Aşağıdaki tablo Range metodu kullanarak Bazı A1 gösterimi adreslemeler yapılmıştır:
Gösterim Range("A1")
Anlamı A1 hücresi
Range("A1:B5") Range("C5:D9,G9:H16") Range("A:A") Range("1:1") Range("A:C") Range("1:5") Range("1:1,3:3,8:8") Range("A:A,C:C,F:F")
A1 den B5 e kadar Çoklu aralık seçimi A kolonu Birinci satır A dan C kolonuna kadar Birinci satırdan beşinci satıra kadar Birinci, üçüncü, sekizinci satır A, C, ve F kolonları
2. Đndeks Numarası Kullanarak Hücre Gösterimi Satır ve sütun index numaralarını kullarak tek bir hücre GÖSTERĐMĐ için Cell özelliğini kullanabilirisiniz. Bu özellik içeriği bir tek hücre olan bir aralık değerini döndürür. Aşağıdaki örnekte Cells(6,1) , sheet1 üzerindeki A6 hücresinin değerini Value özelliği kullanarak 10 yapmaktadır.
Sub DegerGir() Worksheets("Sheet1").Cells(6, 1).Value = 10 End Sub Cell özelliği tanımlı bir aralık içesinde döngü kurulacağı zaman oldukça kullanışlı olmaktadır. Çünkü indeks numarası olarak bir değişken kullanılmasına izin vermektedir. Aşağıdaki örnekte sheet1 in A1 den A20 ye kadat olan hücrelerine 1 den 20 ye kadar sayılar yazdırılmaktadır.
Sub DegerGir() Dim counter As Integer For counter = 1 To 20 Worksheets("Sheet1").Cells(counter, 3).Value = counter Next counter End Sub Not: Eğer bir aralık içersindeki hücreler üzerinde işlem yapacaksanız bu durumdan Range özelliğini kullanınız. Örnek: Aşağıdaki örnekte değerleri artıran bir makro yazarak sayfa üzerinde düğmeler aracılığıyla çalıştırın
207
3. Satır ve Sütunların Gösterimi Tüm satır yada tüm kolonla çalışmak için Rows ya da Columns özelliklerini kullanmak gerekir. Bu özellikler içeriği hücre aralığı olan bir aralık nesnesi dödürürler. Aşağıdaki örnekte Rows(1) , birinci satırı döndürür. ColorIndex özelliğinin değeri 46 yapılıp hücredeki metnin rengi kırmızı yapılmaktadır.
Sub KirmiziYap() Worksheets("Sheet1").Rows(1).Font.ColorIndex = 46 End Sub
Not: Yukarıdaki örnekte gördüğümüz gibi altprogram adlarında Türkçe harf kullanmıyoruz. Aşağıdaki tablo Satır ve Sütun özelliklerini kullanarak, satır ve sütun işaret etmeyi göstermektedir.
Seçim Rows(1) Rows Columns(1) Columns("A") Columns
Anlamı Birinci satır Çalışma kitabındaki bütün satırlar Birinci kolon birinci kolon Çalışma kitabındaki tüm kolonlar
Aynı anda birden fazla kolon ya da satırla çalışıyorsanız, daha kolay erişim için, Union metodunu kullanarak bir nesne değişkeni tanımlayınız. Bu kolon ve satırların özelliklerini değiştirmek istediğinizde de nesne değişkenini kullanınız. Aşağıdaki örnek çalışma kitabının sheet1 birindeki birinci, üçüncü, beşinci satırların biçimini Bold olarak değiştirmektedir.
Sub BirKacSatır() Worksheets("Sheet1").Activate Dim myUnion As Range Set myUnion = Union(Rows(1), Rows(3), Rows(5)) myUnion.Font.Bold = True End Sub
4. Kısayol Gösterimin Kullanılması Range özelliğinin yanı sıra kısayol gösteriminde köşeli parantez içinde A1 gösterimini ya da aralık adını kullanılabilir. Bu gösterimde Range ifadesini ya da tırnak işaretlerini kullanmak zorunda değilsiniz. Aşağıdaki örnek A1:B5 aralığındaki hücre içeriklerini silmektedir. Sub ClearRange() 208
Worksheets("Sheet1").[A1:B5].ClearContents End Sub Aşağıdaki örnek MyRange olarak adlandırılmış hücrelere 30 değerini atanaktadır.
Sub SetValue() [MyRange].Value = 30 End Sub
5. Adlandırılmış Hücrelerin Gösterimi Bu yöntemde bir adres gösterimi Range özelliğinin bir aralık adı ile birlikte kullanımından meydana gelmektedir. Aşağıdaki örnek MayBook.xls dosyasında MyRange olarak gösterilen aralığı italik yapmaktadır.
Sub AralıkBicimle() Range("MyBook.xls!MyRange").Font.Italic = True End Sub Aşağıdaki örnek Report.xls çalışma kitanında bulunan Sheet1 deki Sales aralığının etrafına çerçeve çizmektedir.
Sub FormatSales() Range("[Report.xls]Sheet1!Sales").BorderAround weight:=xlthin End Sub Aralık seçmek için goto metodunu dakullanabilirsiniz. Goto metodu hem çalışma kitabını ve çalışma tablosunu aktif eder ardından da gösterilen aralığı seçer. Aşağıdaki örnek MyBook.xls çalışma kitabında bulunan MyRange aralığının ieçeriğini silmektedir.
Sub ClearRange() Application.Goto Reference:="MyBook.xls!MyRange" Selection.ClearContents End Sub
Aşağıdaki örnek aktif çalışma kitabı için aynı altprogramın nasıl yazılabileceğini göstermektedir. Sub ClearRange() Application.Goto Reference:="MyRange" Selection.ClearContents End Sub
Adlandırılmış aralıkta bulunan hücreler boyunca döngü örneği. Aşağıdaki örnek adlandılımış aralıktaki herbir hücre için döner ve değeri 50 den küçük olan bir hücreye rastlarsa bu hücrenin yazı rengini sarı yapar.
Sub SariyaBoya() Const limit As Integer = 50 For Each c In Range("MyRange") If c.Value < limit Then c.Interior.ColorIndex = 27 End If Next c End Sub
209
6. Göreceli Adresleme Başka hücre adreslerini referans kabul eden hücrelerle çalışmanın en yaygın yolu Offset özelliğini kullanmaktır. Aşağıdaki örnekte aktif çalışma tablosundaki aktif hücrenin bir satır aşağı üç satır sağındaki hücre çift alt çizgi ile biçimlendirilmektedir.
Sub Underline() ActiveCell.Offset(1, 3).Font.Underline = xlDouble End Sub Not: Makro kaydederken göreceli adresleme yapmak için makro kaydı sırasında Stop macro butonunun yanındaki Relative References butonuna tıklayabilirsiniz. Hücre aralığı boyunca dönmek için döngü içersinde Cell özelliği ile birlikte değiken kullanbilirsiniz. Aşağıdaki örnekte 3. sütunun 1 den 20. satırına kadar 5 ten 100 e kadar 5 er 5 er artan sayılar yazdırılmaktadır. Counter değişkeni burada hem satır index numarası hemde hücreye atanacak değerin hesaplanmasında kullanılmıştır.
Sub Dongu() Dim counter As Integer For counter = 1 To 20 Worksheets("Sheet1").Cells(counter, 3).Value = counter * 5 Next counter End Sub
7. Range Nesnesi Kullanarak Hücre Gösterimi Range nesnesi için bir nesne değişkeni tanımlarsanız , değişken adını kullanarak aralık üzerinde kolayca işlem yapabilrisiniz. Aşağıdaki örnekte MyRange adlı bir nesne değişkeni tanımlayıp değişkene aktif çalışma kitanının Sheet1’i üzerindenki A1:D5 aralığını atanarak,tanımlanan aralık Rand() fonksiyonu kullanılarak rasgele sayılarla doldurulmaktadır.
Sub Random() Dim myRange As Range Set myRange = Worksheets("Sheet1").Range("A1:D5") myRange.Formula = "=RAND()" myRange.Font.Bold = True End Sub
8. Çalişma Tablosundaki Bütün Hücrelerin Gösterimi Eğer Cell özelliğini index numarası kullanmadan bir çalışma tablosu üzerinden uygulasanız , bu özellik ç alışma tablosundaki bütün hücrelerin seçili olduğu bir nesne değeri döndürür. Aşağıdaki örnek aktif çalışma kitabına bağlı Sheet1 içiindeki tüm hücrelerin içeriğini siler.
Sub ClearSheet() Worksheets("Sheet1").Cells.ClearContents End Sub
210
NOT: Bu doküman Faruk Çubukçu tarafından yazılmıştır. Ticari amaçlı kullanılamaz.
Orta Seviye Excel Çözümleri Boş hücreleri kontrol etmek : Excel'in =EBOŞSA fonksiyonu istediğimiz görevi yerine getirecektir. Bunun için yapacağımız şey şöyle olabilir.Eğer B sütunundaki hücrelere aşağıdaki formülü girersek =EĞER(EBOŞSA(A1);"ahmet";"mehmet") bu durumda B sütunundaki hücrelerin istediğiniz değerleri aldığına şahit olacaksınız. Örnek formül önce A1 hücresinin durumunu değerlediriyor. =EBOŞSA formülü eğer hedefteki hücre boşsa DOĞRU, boş değilse YANLIŞ değerini alır. Hücredeki =EĞER formülü de =EBOŞSA formülünden gelen değere göre B1 hücresinin değerini "ahmet" veya "mehmet" yapmaktadır. Düzgün TL gösterimi : Bir hücrenin içerisindeki rakamı başka bir hücre içerisinde Türk lirası formatlama kurallarına uygun olarak görüntülemek için Excel'in özel bir fonksiyonu olan =LĐRA fonksiyo nunu kullanabilirsiniz. =LĐRA fonksiyonu aşağıdaki gibi kullanılır: =LĐRA(hücre;ondalık) burada hücre bölümüne değerin alınacağı hücrenin adresini yazmak gerekli. Ondalık bölümünde ise TL gösteriminde kullanılacak olan ondalık bölümün, yani virgülün sağ tarafında yer alacak olan rakamların sayısını ayarlayabilirsiniz. Örneğin A1 hücresinde 1200,23 sayısı varsa bu durumda B1 hücresine =LĐRA(A1;3) formülünü girdiğinizde B1 hücresinde 1.200,230 yazdığına şahit olacaksınız. Ayrı bölümleri basmak : Kullanırken bir hesap tablosu belgesinde birbiri ile komşu olmayan bölgeleri tek bir kağıda basmak isteyebilirsiniz. Bunun için basılacak olan bölümleri CTRL tuşuna basıp basılı tutarak belirleyin. Daha sonra DOSYA menüsünden YAZDIRMA ALANI * YAZDIRMA ALANINI BELĐRLE komutunu çalıştırın. Seçmiş olduğunuz bölümlerin çevreleri kesikli çizgi ile işaretlenecektir.Daha sonra DOSYA menüsünden YAZDIR komutunu çalıştırın. Artık sadece CTRL ile seçmiş olduğunuz bölümler kağıda dökülecektir. Bu yöntemi kullanarak geniş bir hesap tablosu belgesinde sadece istediğiniz önemli bölgelerin kağıda dökülmesini sağlayabilirsiniz. Uzun metinleri bölme : Eğer tablolarınızda çok büyük metinler varsa ve hücre genişlikleri bu metinlerin tamamını gösterecek şekilde ayarlanmamışsa, ekranda hesap tablonuzu incelerken metni okumakta zorlanırsınız. Çünkü bir hücrenin içeriği diğer hücrenin başı tarafından bölünerek hücre içeriğini okunmaz hale getirir.Eğer bu tür hücrelerin içeriğini incelemek istiyorsanız hücreyi ikiye bölerek, ve hücre içeriğini çift satır haline getirerek daha rahat okunmalarını sağlayabilirsiniz. Bunun için iki satır haline getirmek istediğiniz hücrenin üzerine gelin ve tuşuna basın. Đmleç hücrenin içerisine girecektir. Hücrenin bölünen metninden hemen sonraya bu imleci getirin ve ALT + ENTER tuşlarına basın. Hücre içeriği bu imleç pozisyonundan sonra bir alt satıra atlayacak, hücrenin yüksekliği de bu satırlara göre otomatik olarak ayarlanacaktır. Düz metni sütunlara bölmek : Excel’de tutulan kayıtlarda herhalde en sık kullanılan alan isim alanıdır. Genellikle isim tek bir hücreye yazılır ama kimi zaman bu uygulama sorunlar getirebilir. 10,000 kayıtlık bir veritabanındaki isim alanını elinizle ad ve soyad olarak iki ayrı alana bölmeye çalıştığınızı düşünebiliyor musunuz? Tabii bu sorun karşımıza sadece isim örneğinde çıkmayabilir. Örneğin semt ve şehir bilgisinden oluşan bir alanı ikiy e bölmemiz gerekebilir.Bu soruna pek çok farklı çözüm getirilebilir. Bunlardan en kolayı, Excel’in Text to Columns (metinleri sütuna çevir) komutu. Tek yapmanız gereken, bölmek istediğiniz hücreleri işaretleyip, Data/Text to Columns komutunu çalıştırmak.Bundan sonra gerçekleştirmeniz gereken iki adım kalıyor. Đlk adımda metni nasıl bölmek istediğinizi karar vermelisiniz. Delimited seçeneği metni belirleyici karakterlerle bölmenizi sağlarken, Fixed Width seçeneği sabit boylarda bölmeleme yapmanızı sağlar. Genellikle işe yarayacak olan seçenek Delimited seçeneğidir. Eğer bu seçeneği seçerseniz, bir sonraki adımda metnin hangi karakterlere göre ayrılacağını belirliyorsunuz. Fixed Width seçeneğini seçerseniz, elinizle sütun genişliklerini belirliyorsunuz. Küçük küçük notlar :
211
Đçeriği karışık hücreler için açıklama yazmak Excel’de çok sık yapılan bir işlemdir. Özellikle karmaşık fonksiyonlar içeren hücrelerin yanına genellikle o hücredeki formülleri açıklayan metinler girilir. Excel’de daha önceki sürümlerde de bulunan Not ekleme özelliği bu açıklama metinlerinin çalışma sayfalarında ve çıktılarda gereksiz yer harcamalarını engeller. Herhangi bir hücreye bir not eklemek için I nsert/Note’u seçmeniz ve istediğiniz metni girmeniz yeterlidir. Eğer isterseniz ve ses kartınız varsa sesli bir mesaj da kaydedebilirsiniz. Bundan sonra not eklenmiş hücrelerin sağ üs köşelerinde küçük kırmızı bir üçgencik belirecektir. Bu hücrelerin üzerine geldiğinizde notu içeren bir kutu açılacaktır. Hatta kaydetmiş olduğunuz ses dosyası da otomatik olarak çalınıyor. Eh, bu kadar kolaylık sunulunca da kullanmamak olmaz! Kolayca dolan hücreler : Hücreler belirli bir düzende artan ya da azalan değerler girecekseniz sakın tüm verileri klavyeden tek tek girmeye kalkmayın. Excel’de bu işin de bir kolayı var. Eğer se riniz doğrusal bir artış sergiliyorsa, sadece ilk iki veriyi girin, daha sonra bu iki hücreyi işaretleyip, kulp denilen, işaretli alanın sağ alt köşesindeki siyah noktayı sürükleyin. Eğer büyüyen bir artış görmek istiyorsanız, sağ tuşla sürükleyin ve açılan menüden Growth Trend’i seçin.Eğer sadece tek hücre seçerseniz, tüm alanlar o hücrenin değeriyle doldurulur. Đşaretli hücre bir tarih bilgisi içeriyorsa, otomatik olarak günler arttırılır. En çok kullanılan değerleri gösterme : Excel tam bu iş için kullanılacak bir formül geliştirmiş. =ENÇOK_OLAN() adındaki bu formül verdiğiniz bir aralıkta en fazla tekrar eden değeri gösteriyor. Yandaki gibi bir hesap tablosuna sahip olduğunuzu varsayalım. Değerler B2:B8 aralığında sütununda yer alsınlar. B1 hücresine de B sütununda en fazla tekrar eden değerin yazılmasını istiyorsunuz. O zaman B1 hücresine gi receğimiz formül =ENÇOK_OLAN(B2:B8) şeklinde olacaktır. Bu durumda yan örneğimizde görüldüğü gibi B1 hücresinin değeri en fazla tekrar edilen sayı olan 3 olacaktır. Excel sayfalarını birleştirmek : Bir Excel çalışma kitabının içerisinde bulunan bir veya daha fazla çalışma sayfasını başka bir çalışma kitabına almak istiyorsanız, bütün yapacağınız önce hedef, daha sonra da kaynak Excel çalışma kitabını açmak. Daha sonra Pencere menüsünden Yerleştir * Yatay komutunu çalıştırarak iki dosyanın da içeriğinin ekranda görünmesini sağlayın. Kopyalamak ya da taşımak istediğiniz çalışma sayfalarının alt tarafında bulunan sayfa TAB'larından fare ile tutun ve hedef Excel çalışma kitabının üzerine bırakın.Bu işlemi yaptığınızda sayfayı taşımış olacaksınız. Eğer sayfayı kopyalamak, yani orijinalini kaynak çalışma kitabında bırakmak istiyorsanız sürükle ve bırak işlemi sırasında CTRL tuşuna basın ve basılı tutun. Sürüklenen simgenin yanında bir + (artı) işareti belirecektir. Bu işaret sayfanın "kopyalandığını" gösterir. Bir sütunda kaç tane : Kullanılan formül EĞERSAY() formülü. Bu formülün iki parametresi var. Birinci parametresinde sayılacak sütunun adresini, ikinci parametrede ise aranacak ve sayılacak sayı veya metni veriyorsunuz.Bu örnekte aranacak sütun A sütunu. Burada B2 hücresinde kullanılan f ormül =EĞERSAY(A:A;B1) şeklinde. Yani diyor ki, "A sütununda B1 hücresi ile aynı olan kaç tane hücre var? Bana göster!". Sonuç olarak ekran görüntüsünden de inceleyebileceğiniz gibi, B1 hücresine "ali" yazılmış, bu sütunda 2 tane "ali" olduğu için B2 hücresinde de 2 yazıyor. Üst ve alt bilgiler : Excel ile çalışma sayfalarınızı kağıda dökerken alt tarafa özel bilgiler yazdı rmak istiyorsanız, Dosya Menüsünden Sayfa Yapısı komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun Üstbilgi/Altbilgi sekmesine gidin. Burada üstbilgi (header) ve altbilgi (footer) alanlarını özelleşti rebilir, bu alanlara yazılacak olan bilgileri aşağı doğru açılan listelerden seçebilirsiniz. Excel 95 sizin için bir dizi seçenek hazırlamış olacaktır. Bu seçenekler arasında kendinize uygun olan seçeneği bulamazsanız Özel Üstbilgi veya Özel Altbilgi düğmelerinden birine basıp ekrana gelecek olan diyalog kutusunda istediğiniz özel ayarı yapabilirsiniz. Excel ve seriler : Bir sütunu belli bir farka artan sayılarla doldurmak mı istiyorsunuz? Bunun için alt alta sayıları yazmanıza veya toplama-çıkartma formülleri ile uğraşmanıza gerek yok. Diyelim ki 0’dan başlayarak beşer beşer yazdıracaksınız. Önce birinci hücreye 0 altındaki hücreye de 5 yazı n. Daha sonra bu iki hücreyi fare ile seçili duruma getirin. Seçili duruma getirdiğiniz hücrelerin alt sağ tarafında küçük bir karenin çıktığını göreceksiniz. Fare imleci ile bu karenin üzerine gelin ve işareti tutarak aşağı doğru sürükleyin, sütundaki değerlerin bitmesini istediğiniz yerde durun, fare düğmesinden e linizi çekin.Seçili duruma gelmiş olan alan otomatik olarak bir seri biçiminde doldurulacaktır. Anlatırken biraz karışık gibi görünen bu yöntemin, eliniz alıştıktan sonra aslında ne kadar kolay olduğunu göreceksiniz ve bir kere alıştıktan sonra vazgeçemeyeceksiniz. Aynı seri mantığı Türkçe Excel i çin Aylar, tarihler ve haftanın günleri için de
212
geçerlidir. Yani Ocak yazdıktan sonra fare ile çekiştirerek Excel’e otomatik olarak Şubat, Mart vs.. yazdırabilirsiniz. Excel ve Romen rakamları : Eğer bir sayının romen rakamları ile görünmesini istiyorsanız, Excel’in ROMEN() formülünü kullanabilirsiniz. Bu formülün kullanımı son derece kolaydır. B2 hücresinde 1996 sayıs ının olduğunu varsayalım. Eğer A2 hücresinde bu sayının romen rakamı ile gösterimini görmek istiyorsanız, bütün yapacağınız şey A2 hücresine ROMEN(B2) formülünü girmektir. Sütun genişliğini otomatik olarak ayarlamak : Bir Excel hesap tablonuz var ve içinde bir sürü veri bulunuyor. Ancak sütun genişlikleri düzgün olarak ayarlanmadığı için verilerin bir kısmı görülmüyor, bir kısmı da üs tüste çakışıyorlar. Sütun genişliğini otomatik olarak ayarlamak için yapılacak en kolay işlemi merak ediyor musunuz? Hemen söyleyelim: Önce genişliği otomatik olarak ayarlanacak olan sütunları seçili duruma getirin. Daha sonra fare imlecini sütun başlıklarını birbirinden ayıran çizginin üzerine getirin. Bunu yaptığınızda fare imlecinin ayraç haline geldiğini göreceksiniz. Bu aşamada çift tıklayın. Seçili olan sütunların genişlikleri otomatik olarak içindeki tüm verilerin görünebileceği şekle gelecektir. Uzun isim vermeyin : Excel'de dosya isimlerinin genişliği maksimum 21 karakter olabilir. DOS'un 8 karakter sınırından sonra 21 karakter genişliğinde dosya ismi tanımlamak ilk anda cazip gelebilir. Fakat bu durumda isim v erme süreci zaman alıcı olabilir. Bu arada çalışma tablosu içinde kullandığınız alanların da isimlerinin kıs a olmasına dikkat etmelisiniz. Çünkü çalışma tablosu içinde bir hücre içi nde maksimum 255 karakter yazabilirsiniz. Bu nedenle hücre içinde yazacağınız formüller içindeki uzun alan i simleri nedeniyle hücredeki formül yazımınızı tamamlamadan formülünüz 255 karakteri aşacaktır. Excel'de sıfır atma : Excel'de yaptığınız çalışmalarda bol sıfırlı sayılar kullanıyorsanız, yazdığınız sayının görülebilmesi için sütun genişliğini arttırmanız gerekebilir. Bu da çalışma tablosunun geniş bir alana yayılmasına neden olur. Sütun genişliğini arttırmak yerine bu sayıların 0 olan 3, 6, 9 veya daha fazla hanesini saklayabilirsiniz. Bunun için FORMAT NUMBER komutlarını seçip, ekrana gelen menüden Code Text Box seçeneğini Tab tuşunu kullanarak veya fare ile seçerek #,##0, ifadesi ni yazmalısınız. Böylece çalışma tablonuzda yazdığınız 100000000 sayısı 100000 olarak, eğer #,##,0,, formatını kullanırsanız 100 olarak görüntülenir. Alanlara isim verme : Çalışma tablosundaki alanları hücre adresleriyle tanımlayabileceğiniz gibi isim de verilebilir.Eğer Excel'de çalışıyorsanız, isim vermek istediğiniz alanı işaretleyip Formula * Define * Name komutlarını seçip, belirlediğiniz alana vermek istediğiniz ismi yazın. 1-2-3'de önce / Rnage * Name * Create komutlarını seçip, sonra alan ismini ve adresini yazıp Enter'a basın.Burada isim verilen alan, bazen bir hücre bazen de birden fazla hücreden oluşan bir alan olabilir. Đsmi TOP olan B1..B30 alanında toplamak istediğiniz sayıların var olduğunu farz edelim. Büyük alanları seçmenin kısa yolu : Eğer büyük bir veri alanına ihtiyacınız varsa fare ile kaydırarak bütün veriyi seçmek yerine bir anda geniş bir seçili alan oluşturabilirsiniz. Bunun için Ctrl-* veya Ctrl-Shift-8 tuşlarına basmanız yeterli. Excel sizin için bu büyük alanı oluşturacaktır. Kısa yoldan formül silme : Formül barında, formül düzenlerken, bazı karakterleri silmek istediğinizde bu karakterleri seçip Delete tuşuna basabilirsiniz yada her zamanki gibi BackSpace tuşunu kullanabilirsiniz. Peki tamamını hiçbir şey seçmeden Ctrl-Delete tuşlarını kullanarak silebileceğinizi biliyor muydunuz? Bunun için imleci satırın başına geçmeniz yeterli. Çünkü bu komut imlecin bulunduğu yerden sonuna kadar tüm bölümü siler. Sayı formatlama : Çok az kullanıcı Excel'in sayı formatlama araçlarını tam anlamıyla kullanır. Örneğin * işareti girilecek karakterin sütun genişliği doluncaya kadar tekrarlanmasını sağlar. Varsayalım ki negatif sayıları parantez içinde kullandığınız, finansal bir tablo yaratıyorsunuz ve açma parantezinin, hücrenin soluna yaslanmasını istiyorsunuz. Eğer Excel 4.0 kullanıyorsanız Format menüsünden Number komutunu Excel 5.0 kullanıyorsanız Format menüsünden Cells'i buradan number'ı seçin.Çıkan diyalog kutusunda All yada Number kategorileri için #,##0,00_);(#,##0,00) formatını seçin. Yeni modu girmek için Code Penceresini tıklayın ve açma parantezinden sonra bir * ve bir boşluk ekleyin. Bitirmek için OK tuşuna basın. Formül sonlarına açıklamalar eklemek :
213
Formüllerimize açıklamalar eklemek hesap tablonuzu daha anlaşılır hale getirecek ve ihtiyacınız olursa değişmeleri daha kolay yapmanızı sağlayacaktır. Excel 'de açıklamalarınızı hücre ismi olarak, veya hücre notu olarak girebilirsiniz. Bunun için INSERT&Name/ veya Note komutlarını da kullanabilirsiniz. Satır ve Sütun eklenmesini engelleme : Boş bir sayfada A1 hücresinden başlayarak önce End End--Aşağı Ok sonra EndEnd-Yukarı Ok tuşlarına basınız. Gelmiş olduğunuz son hücreye herhangi bir şey yazınız. Şimdi A1 hücresine dönmek için Home tuşuna basınız. Artık bundan sonra siz veya başka birisi çalışma sayfasına herhangi bir satır veya sütun ekleyemeyecek, eklemeye kalkarsa karşısına beklemediği bir hata mesajı gelecektir. Ekranı büyütmenin başka bir yolu : Çoğu kullanıcı Windows'ta çalışırken ekranın sağ üst köşesindeki o klu kutuya tıklayınca pencerenin tüm ekranı kapladığını bilir. Yine çoğu kullanıcı Döküman ismi bulunan çubuklara çift tıklama ile dökümanın maksimize edildiğini bilir. Excel hesap tablosu yazılımı bize bize üçüncü bir yol daha sağlıyor. Eğer ekranın sağ alt köşesindeki küçük kareye çift tıklarsanız Excel penceresinin tam ekrana yayılmasını sağlarsınız Bir excel hücresine bir sat satırdan ırdan fazla yazı'nın yazılması (Metin sarma) : Hücre sonuna gelen metnin alt satırdan devam etmesi işlemine Microsoft Türkçesinde “metin sarma” adı veriliyor. Metni sardıracağınız hücreleri seçili duruma getirin. Seçili hücrelerin üzerinde herhangi bir noktaya sağ fare tuşuyla tıklayıp açılan menüden Hücreleri Biçimle komutunu çalıştırın. Ekrana gelen diyalog kutusunun Hizalama bölmesinde Metni Sar seçeneğini işaretleyin ve Tamam düğmesine tıklayın. Bu diyalog kutusunda metnin hizalanması ile ilgili diğer seçenekleri de bulacaksınız. Yılın kaçıncı günündesiniz : Aynı zamanda Jülyen takvimi adı verilen bu işlemi yapmak Excel için son derece kolaydır. Ancak dikkat edilmesi gereken bir nokta var, o da artık yıllar. Neyse, Allah’tan Microsoft’çular Excel’i yaparken bunu ayarlayacak bir şeyler geliştirmişler. A1 hücresinde düzgün olarak yazılmış tarihin varolduğunu düşünelim. Eğer B1 hücresine =A1-TARĐH(YIL(A1)-1;12;31) formülünü girerseniz, bu formül A1 hücresindeki tarihin yılın kaçıncı gününe tekabül ettiğini gösterecektir. Eğer Đngilizce Excel kullanıyorsanız, aynı formülü =A1-DATE(YEAR(A1)-1;12;31) biçiminde yazmanız gerekecekti. Excel'de dikey yazdırma : Dikey yazdırmak istediğiniz alanı seçin. Farenin oku seçili alan üzerindeyken farenin sağ kulağını tıklayın. Çıkan menüden Hücreleri Biçimle'yi seçin. Hizalama kısmında aradığınız çözümü bulacaksınız. Đstediğiniz yönelimi seçip işlemi uygulatın. Hücre çizgilerini gizlemek yada göstermek : Bir Excel tablosunda çalışırken hücrelerin boyutlarını gösteren kılavuz çizgilerini zaman zaman göstermek zaman zamanda gizlemek isteyebilirsiniz. Bu işi yapacağınız bir düğmeyi araç çubuğuna eklemeye ne dersiniz. Böylece bu düğmeye bir defa bastığınızda kı lavuz çizgileri görüntülenir, bir defa daha bastığınızda gizlenir. Böyle akıllı bir düğmeyi araç çubuğuna eklemek için aşağıdaki adımları takip edin. 1) Araçlar menüsünden Özelleştir komutunu çalıştırın. 2) Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun Komutlar bölümüne gidin. 3) Kategoriler listesinde Formlar seçeneğini seçili duruma getirin. Sağ taraftaki bölümde Kılavuzu değiştir seçeneğini bulun. 4) Bu seçeneğin üzerine gidin, sol fare düğmesine basın, basılı tutun ve düğmeyi araç çubuklarından herhangi birinin üzerine sürükleyip bırakın. 5) Tamam düğmesine basarak diyalog kutusunu kapatın.Artık araç çubuğunda oluşturmuş olduğunuz bu düğmeye basarak kılavuz çizgilerini bir gösterebilir, bir gizleyebilirsiniz. Kağıt dökümlerini ortalamak : EXCEL belgelerinizi kağıda döktüğünüzde baskının ortalanmasını istiyorsanız kağıda dökmeden önce Dosya menüsünden Sayfa Yapısı komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun Kenar Boşlukları bölümüne gelin. Burada Yatay ve Dikey ortalama seçeneklerini aktif hale getirin. Excel hesap tablonuzun içeriğini kağıda ortalayarak basacaktır. Örnek için aşağıdaki resme bakabilirsiniz. Excel içinde hesap makinesi : Basit hesaplamalar yapmak için de Excel'in formülleri ile uğraşmaya değmez. Excel araç çubuğuna bir hesap makinesi simgesi ekleyip bu düğmeye basılınca Windows 95'in basit hesap makinesinin açılmasını sağlayarak işlerinizi kolaylaştırabilirsiniz. Bunu yapmak için aşağıdaki adımları takip etmeniz yeterli: Herhangi bir Excel araç çubuğunun üzerine sağ fare düğmesi ile tıklayın ve Özelleştir komutunu çalıştırın. Komutlar bölümüne gelin. Kategoriler bölümünde Araçlar seçeneğine gelin.Sol taraftaki listeden Özel seçeneğine gelin, yan tarafında minik bir hesap makinesi simgesi olması lazım. Bu seçeneği sürükleyip istediğiniz bir araç çubuğunun üzerine bırak. Kapat düğmesine basarak diyalog kutusunu kapatın. Bundan sonra Excel içinde mini bir hesaplama yapmak istediğiniz zaman bütün yapacağınız
214
araç çubuğuna eklemiş olduğunuz hesap makinesi düğmesine basmak. Hesap makinesi programı açılacaktır. Đleri Seviye Excel Çözümleri Excel'de Excel'de size özel sayı formatları : Excel’de hücrelere sayı biçimi verirken, size s unulan seçenekler dışında kendi isteğinize bağlı fo rmatlar da oluşturabilirsiniz. Bu formatları oluşturmak için Format/Cells (Biçim/Hücreler) altında Number (Sayı) sekmesinde Custom (Đsteğe Uyarlanmış) alanına istediğiniz biçim özelliklerini girmelisiniz. Temel sayı biçim kodları: Excel’de Belirli sayıda basamak belirtmek için 0 , # ve ? karakterleri kullanılır. # karakteri kullanıldığında, sıfırlar sadece anlamı olduğunda görüntülenir. 0 karakteri kullanıldığında ise sıfırlar anlamlı olsalar da olmasalar da görüntülenir.?? karakteri ise format tanımından daha az basamak olması halinde boşluklar eklenmesi (hizalama için) ya da kesirli sayılar görüntülenmesi için kullanılır. Ondalık kısımları görüntülemek için "..", binleri ayırmak için ise ",," kullanılır. Biçime renk eklemek için, kodlardan önce köşeli parantez içinde renk isimini (örneğin [RED] ya da Türkçe’de [KIRMIZI]) veya paletteki renk numarasını (örneğin [COLOR 6]) kullanabilirsiniz. Bir hücrenin içeriğini grafik başlığı olarak olarak kullanmak kullanmak :: Yapacağınız şey oldukça basit. Aşağıda görüldüğü gibi bir Excel grafiğine sahip olduğunuzu varsayalım. Önce işleri garantiye almak için Çizim araç çubuğunu görüntüleyin. Bunun için de araç çubuklarının bulunduğu yerde boş bir alana sağ fare düğmesi ile tıklayın, ekrana gelecek olan menüden Çi zim komutunu çalıştırın.Excel grafiğinizin üstüne tıklayarak seçili duruma getirin. Çizim araç çubuğundan metin aracının düğmesine basın. Sürükle ve bırak yönetimini kullanarak Excel grafiğinin üzerine görüntülemek istediğiniz metnin yer alacağı alanı çizin. Daha sonra Excel penceresinin üst tarafındaki Formül çubuğunun içindeki boş beyaz alana tıklayın. = (eşittir işareti) yazın. Đçeriğinin görüntülenmesini istediğiniz hücrenin üzerine fare ile tıklayın.Enter tuşuna bastığınızda üzerine tıkladığınız hücrenin içeriği grafiğin üstündeki metin kutusuna transfer edilecek. Dosyayı kaydedin. Artık bu hücreyi her değiştirdiğinizde grafiğin başlığı da hücrenin içeriğine göre otomatik olarak değiştirilecektir. Devrik dönüşüm fonksiyonun pratik kullanımı : Bir Excel dosyanız var ve veriler sütunlarda dizilmiş olarak görüntüleniyor. Ancak siz bu sütunlardaki verileri satırlara dönüştürmek istiyorsunuz. Aynen yan taraftaki resimde görüldüğü gibi. Ayrıca sütunlar ve satırlar arasındaki bağlantının da kopmamasını istiyorsunuz ki orijinal sütunlar değiştirildiğinde diğer satırlar da otomatik olarak güncellensin.Bunu yapmak için Excel'in DEVRĐK-DÖNÜŞÜM() formülünü kullanabilirsiniz. Yandaki örnekte görülen basit hesap tablosuna bir göz atın. Burada A1:C6 alanı, devrik dönüştürülme yöntemi ile E9:J11 alanına kopyalanmıştır. Kopyalama dinamik link şeklinde olduğu için, kaynak alanda herhangi bir hücreyi değiştirdiğinizde, bu değişiklik anında hedef alanda da kendisini gösterecektir. Bu işlemi yapmak için aşağıdaki adımları takip ettik: 1. A1:C6 alanına gerekli verileri girdik. 2. E9:J11 alanını seçili duruma getirdik. 3. Formül çubuğunda formül olarak =DEVRĐK_DÖNÜŞÜM(A1:C6) yazdık, ancak bu formül bir dizi formülü olduğu için Ctrl + Shift + Enter tuşlarına bastık. Bu işlemleri yaptığımızda sütunlar satırlara dinamik olarak aktarıldı. Yukarıdaki adımların en önemlisi 3. Adımda formülü yazdıktan sonra Ctrl + Shift + Enter tuşlarına basmak. Direkt olarak Enter tuşuna basarsanız formül çalışmayacaktır. Excel ile otomatik kayıt : Excel ile çalışırken belirli aralıklarla belgenizi otomatik olarak kaydedilmesini mi i stiyorsunuz. Program menülerinde bu tip bir seçenek yok ama bir eklenti olarak gelen AUTOSAVE.XLA bu işi sizin için yapacaktır. Bunun için yapacağınız tek şey Tools menüsünden AddAdd-Ins komutunu çalıştırmak. Ekrana gelecek AddAdd-Ins diyalog kutusunda o anda sistemde kurulu ve kullanılabilir durumda olan eklentilerin bir listesi gelecektir. Buradan AutoSave AutoSave'i seçili hale getirin ve OK OK düğmesine basın. Artık Tools menüsünü bir daha açtığınızda bu menüye bir de AutoSave yani Otomatik Kayıt seçeneğinin eklendiğini göreceksiniz. Bu komutu çalıştırınca ekrana Otomatik kaydetme ayarlarını yapabileceğiniz bir diyalog kutusu gelecektir. Otomatik kaydetme aralığı ve buna benzer diğer bir sürü seçeneği buradan ayarlayabilirsiniz. Excel ile etiket atama : Basit bir yöntemle herhangi bir makro kullanmadan bunu yapabiliriz. Diyelim ki Excel açıkve BOOK1 adlı bir hesap tablomuz var. Birinci kolonda bölge adları diğer kolonda da o bölge içerisindeki şehirler bulunuyor. Sizin bütün istediğiniz ise bu satırlarda birbirleri ile aynı olan bölge adlarını çıkarmak ve ayrı
215
bir hesap tablosuna kategorilere ayrılmış verileri girmek. Önce Book1'deki verileri Sort edin. Daha sonra ikinci kolonu seçin ve insert menüsünden Columns komutunu çalıştırarak A ile B kolonunun arasına bir kolon ekleyin. B2 hücresine gelin ve =IF(A2=A1,"",A2) formülünü girin. Bu formülün görevi bi,r solundaki hücre ile onun altındaki hücreyi karşılaştırmak ve birbirleri ile aynıy sa o hücreyi boş bırakmak, farklıysalar sol taraftaki hücrenin değerini üzerine yazmaktır. Formülü girdikten sonra CTRL+Insert tuşlarına basın, daha sonra B2 hücresinin altında kalan hücreleri seçerek ENTER tuşuna basın. Böylece formül B kolonunun tüm hücrelerine kopyalanacaktır. Hesap tablonuz istediğiniz gibi bir görünüm kazanacaktır. Hesap tablonuza en son görünümünü vermek için A kolonunu tümüyle seçin ve Format menüsünün Column * Hide komutunu çalıştırın. Aynı işl emi A kolonunun başlık Tab'ına sağ fare tuşuyla tıklayıp ekrana gelecek olan menüden Hide komutunu çalıştırarak ta yapabilirsiniz. Belgelere kolay ulaşım : Araçlar (Tools) menüsünden Seçenekler (options) komutunu çalıştırın ve Genel (General) bölmesine girin. "Varsayılan dosya yeri" (Default file location) bölmesine istediğiniz dizini girin ve Tamam'a tıklayın. Artık Dosya*Aç komutunu çalıştırdığınızda karşınıza bu dizin gelecek. Ayrıca yeni oluşturduğunuz bir hesap tablosunu kaydetmek istediğinizde de yine karşınıza bu dizin gelecek.Aynı şeyi Word 6.0'da da yapabilirsiniz. Bunun için Araçlar (Tools) menüsünden Seçenekler (Options) komutunu çalıştırın. Dosya konumları (File locations) bölmesine girin. Belgeler s atırını seçerek Değiştir düğmesine basın ve yeni dizin ismini yazın. Tamam düğmesine bastığınızda işlem tamam olacak. Excel ve Spinners (Otomatik değer Arttırma/Azaltma) : Excel kullanırken hesap tablonuza bir hücrenin değerinini arttırıp azaltacak düğmeler eklemek, spinners aracını kullanarak çok kolaydır.Bunu yapmak için aşağıdaki örnek adımları takip edin. 1- Herhangi bir hücreye herhangi bir değer girin. 2- "Forms" araç çubuğundan "spinners" aracının düğmesine basın. Eğer araç çubuğu açık değilse bunu View*Toolbars komutunu çalıştırdıktan sonra "Forms" seçeneğini seçerek açın. 3- Farenizi kullanarak hesap tablosunda istediğiniz yere istediğ iniz boyutta bir spinner çizin. 4- Spinner üzerine gelip sağ fare düğmesine basın. 5- Ekrana gelecek olan menüde Format*Object komutunu çalıştırın. Diyalog kutusunun Cell Link bölmesinde sayının etkileyeceği adresi girin. (Örneğin B-3 için $b$3 gibi.) Bu diyalog kutusundan ayrıca hücrenin alabileceği minimum ve maksimum değerleri, artış miktarını ayarlayabilirsiniz. Đşte bu kadar. Artık arttırma/Azaltma düğmenizi kullanabilirsiniz. Excel ve Bazı Đstatistiki Fonksiyonların Kullanımı : Aşağıdaki örneklerle bazı istatiki fonksiyonların kullanımları mevcuttur. Kombinasyon: Örnek: Elektronik cihazlar imal eden bir fabrikada 10 elektronik tüpten meydana gelen bir grup mamülden ikişerli numuneler seçilecektir. Kaç farklı numune grubu teşkil edileceğini Excel'de şöyle bulabilirsiniz. Sıra önemli olmadığından numune grupları birer kombinasyondur. Buna göre problemin çözümü =COMBIN(10,2) formülü ile bulunacaktır. 45 grup olarak verilir. Kikare değeri: Đstatistikle ilgilenen herkesin bildiği kikare tablosunu kullanmaya Excel =CHIDIST fonksiyonu ile artık gerek yoktur. Bir değerin (18.307) s erbestlik derecesi 10 olan dağılımındaki kikare değeri =CHIDIST(18.307,10) formülü ile 0.05 olarak bulunur. Frekans Hesaplama: Çalışma tablosunda A1:A9 alanında, sırayla 79, 85, 78, 85,83, 81, 95, 88, 97 değerleri olduğunu varsayalım. Bunları gruplamak, sonra da gruplara kaçar değer düştüğünü hesaplamak istiyorsanız C4:C6 alanında bulunan sayılara (70, 78, 79) göre grup aralıklarını belirleriz. Daha sonra gruplara kaçar eleman düştüğünü =FREQUENCY(A1:A9,C4:C6) ile hesaplayıp, 0, 2, 5, 2 frekanslarını buluruz.F Değeri: Đstatistikle ilgilenen herkesin bildiği iki serbestlik derecesine göre hazırlanmış F tablosunu kullanmaya Excel =FDIST fonksiyonu ile artık gerek tok. Bir değerin (15.20) serbestlik dereceleri 6,4 olan dağılımdaki F Değeri =FDIST (15.20,6,4) formülü ile sonuç 0.01 olarak kolayca bulunur. Ortalamaya yakın sayı : Diyelim ki sayılarımız "Değerler" isimli bir alanda olsun. Formülü =INDEX(Değerler,MATCH(MIN(ABS(Değerler-AVERAGE(Değerler))),ABS(Değerler-AVERAGE_ (Değerler))),ABS(Değerler-AVERAGE(Değerler)),0) şeklinde yazdıktan sonra Ctrl+Shift ve Enter tularına basınız. Formülün işleyişi ne gelince; ABS(DeğerlerAVERAGE(Değerler)) kısmı, array formüldeki pozitif sayıların sapmalarını verir.MIN sapmalar içinde en küçüğünü bulur.MATCH ise bu en küçük sayının sapmalar içindeki yerini bulur. Son olarak INDEX ise sayıyı o anki pozisyonundan orijinal listedeki pozisyonuna gönderir. Hücreleri otomatik olarak doldurma :
216
Hesap Tabloları son sürümlerinde, otomatik doldurma araçlarını hizmetinize sunmuştur. Diyelim ki hesap tablonuzda sık sık sabit kimselerin isimlerini kullandığıjnız dosyalar var. Her seferinde bu isimleri tek tek girmek yerine otomatik doldurma araçlarını kullanabilirsiniz. Excel'de "Auto Fill" oluşturup istediğinizde kullanmak mümkün. Excel'de böyle bir işlem yapmak için daha az uğraşıyorsunuz. M enüden Tools* Options komutlarını ve hemen ardından Custom List'i seçiyoruz. New Liste'e bir kere tıklayın ve listenizi oluşturun. Listeyi kaydetmek için Add'e tıklayın.Kullanım ise; Listeden bir maddeyi hücreye yazıp, hücrenin köşesinde + belirince sürükleyin. Ayrıca bir yol daha var: Alanı belirledikten sonra Edit * Fill komutlarını seçmek. Makro ile bir hücredeki bütün yazıları büyük harfe harfe dönüştürmek dönüştürmek :: Sub buyharf() For Each c In Selection.Cells c.Value = UCase$(c.Value) Next c End Sub Bütün yapacağınız bu makroları girdikten sonra ilgili hücrenin üzerine giderek istediğiniz makroyu çalıştırmak. Gerisini makro otomatik olarak hallediyor. Bir küçük problem var, büyük Đ harfini küçültemiyor. Makro ile bir hücredeki hücredeki bütün yazıları küçük harfe dönüştürmek : Sub kucharf() For Each c In Selection.Cells c.Value = LCase$(c.Value) Next c End Sub Bütün yapacağınız bu makroları girdikten sonra ilgili hücrenin üzerine giderek istediğiniz makroyu çalıştırmak. Gerisini makro otomatik olarak hallediyor. Bir küçük problem var, büyük Đ harfini küçültemiyor. Komutları düğmeleştirmek : Sık kullanacağınız ancak Excel'in menü veya araç çubuklarında olmayan bir komutu bir düğme olarak Excel araç çubuğuna eklemek için aşağıdaki adımları takip edin. Buradaki örnek,"yalnızca görünür hücreler" seçeneği için anlatılmıştır, siz diğer komutları eklemek için minik tefek bazı değişiklikler yapmalısınız. 1. Herhangi bir araç çubuğunun üzerinde boş bir yere gidin ve sağ fare düğmesine basın. 2. Açılacak olan menüden Özelleştir komutunu çalıştırın. 3. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun Komutlar bölümüne gelin, listeden Düzen komutunu seçili duruma getirin. 4. Bu işlemi yaptığınızda sağ taraftaki listede Düzen komutunun seçenekleri görüntülenecektir. bu listede aşağı doğru kayaraktan "görünür hücreleri seç" seçeneğini bulun ve seçili duruma getirin. 5. Bu seçeneği fare ile sürükleyerek herhangi bir araç çubuğunun üzerine getirin ve bırakın. Bıraktığınız yerde bir düğme oluşacaktır. Artık bu düğmeyi kullanarak sadece görünür hücrelerin seçilmesini sağlayabilirsiniz. Gizli hücreleri kopyalamak istemiyorum : Evet, Excel kopyalama yapmadan önce sadece görünür hücreleri seçili duruma getirmenize imkan sağlayan bir komuta sahiptir. Ancak bu komut son derece diplerde gizlenmekte olduğundan pek çok kullanıcı bu seçeneğin farkına varmaz. Gizli hücreler içeren bir Excel belgesinde sadece görünür hücreleri seçili duruma getirmek için aşağıdaki adımları takip edin: 1. Gizli hücreler de dahil olmak üzere kopyalamak istediğiniz bütün hücreleri seçili duruma getirin. 2. tuşuna basın. 3. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunda ÖZEL düğmesine basın. 4. Açılacak olan yeni diyalog kutusunda "Yalnızca görünür hücreler" seçimini aktif hale getirin ve ENTER tuşuna basın. 5. Control + C tuşlarına basarak kopyalayın. 6. Yapıştıracağınız hücreye gelin ve ENTER tuşuna basın. Bu adımları takip ettiğinizde sadece görünür hücrelerin kopyalandığına şahit olacaksınız.
217
TEMEL DOSYA ĐŞLEMLERĐ Excel ile çalışmadan önce dosya işlemleri hakkında bilgi sahibi olmanız gerekir. (Eğer Word kullanıyorsanız, sizin bu konuyu okumanıza gerek olmayabilir!) Excel'de dosya kavramı yerine çalışma kitabı kavramı kullanılmaktadır. Bir çalışma kitabı, çalışma sayfalarından oluşmaktadır. Yeni bir Çalışma Kitabı Oluşturmak
Excel'i ilk çalıştırdığınızda karşınıza yeni bir çalışma kitabı açılacaktır. Bu kitabın açılıştaki adı Kitap1/Book1 olarak görünecektir. Çalışmalar bu kitap üzerinde yapılır. Dosya kapatılacağı zaman ya da Excel'den çıkmak istenildiğinde bu kitabı kaydetmek istenilip istenilmediği sorulur. Kaydetmek istiyorsanız. Yeni çalışma kitabı açmak için: 1. (Dosya/Yeni) (Fıle/New) komutunu seçilir.
2. Standart Araç Çubuğu'ndan (Yeni/New) simgesi tıklanır. Çalışma Sayfası
Bir Çalışma Sayfasında sütun ve satırların kesiştiği birime "Hücre" denir. Hangi hücre aktif halde ise "Formül Çubuğu" üzerinde bulunan "Hücre Adresi" bölümünde aktif olan hücre adı yazar. Hücre içeriği de "Formül Çubuğu" üzerinde gözükür. Sol tarafta "Satır Numaraları" 1, 2, 3... biçiminde; "Sütun Başlıkları" ise A, B, C ... biçimindedir.
Mevcut Bir Çalışma Kitabını Açmak
"Dosya/File" - "Aç/Open" komutunu tıklayınız. Karşınıza "Aç/Open" iletişim penceresi çıkacaktır.
218
Bu iletişim penceresinde açmak için belgenin üzerine sonra da “Aç” düğmesine tıklanır. Ya da belgenin üzerine çift tıklanir. Eğer açmak istediğiniz belge başka bir sürücüde ya da klasördeyse “Bak” bölgesindeki ok işareti üzerine tıklanır. Buradan aranılan belge bulunur ve üzerine çift tıklanır. Çalışma Kitabını Kaydetmek
1. 2. 3. 4.
Çalışma kitabını kaydetmek için "Dosya" menüsünden " Kaydet" (Save) komutu seçilir. Araç çubuğu üzerindeki "Kaydet" (Save) düğmesi tıklanır. Shift-F12 Ctrl-S
Eğer dosya daha önceden bilgisayar veya diskete kaydedilmediyse dosyaya bir isim verilmesi gerekecektir. "Dosya adı" (File Name) kutusuna uygun bir dosya adı yazılıp "Kaydet" (Save) düğmesine veya enter tuşuna basılır.
Çalışma Kitabını Yeni Adla Kaydetmek
Daha önceden kaydedilmiş ve yeniden açılmış bir dosya üzerinde çalışıp, dosyayı yeni haliyle başka bir isimle kaydetmek (yani bir kopyasını çıkartmak) istediğinizde "Dosya/Farklı Kaydet" (File/Save As) komutu verilir. Bu işlem için araç çubuğu üzerindeki "Kaydet" düğmesi kullanılmaz. Çalışma Kitabını Kapatmak
219
Bir çalışma kitabını kapatmak için "Dosya-Kapat" komutu ya da ekranın sağ üst köşesinde bulunan "Pencereyi Kapat" düğmesine basılır.
Eğer kapatmak istediğiniz çalışma kitabında değişiklik yapmışsanız Excel size bu kitabı bu haliyle kaydetmek isteyip istemediğinizi soracaktır. Kaydetmek istiyorsanız "Evet" (Yes) , kaydetmek istemiyorsanız "Hayır" (No) , "Çalışma Kitabı üzerinde" işlem yapmaya devam etmek için "Đptal/Cancel" düğmesine basılır.
SATIR-SÜTUN BOYUTLANDIRILMASI Çalışma sayfasında kullanılan sütun genişliklerinin ayarlamak için; Birinci yöntem "Sütun Başlıkları" arasındaki çizgi üzerine gelinir. Đmleç iki ucunda ok olan artı işareti biçimine gelince farenin sol tuşuna basılır ve parmak kaldırılmadan; genişletmek için sağa, daraltmak için sola çekilir. Đkinci yöntem 1. Genişletmek ya da daraltmak istediğiniz sütunlardan en az birer hücre seçilir. 2. Menü Araç çubuğundan "Biçim/Sütun/Genişlik" yani Menü bar dan (Format/Column/Wıdth) komutu seçilir. 3. Sütun genişliğine 15 yazıp "Tamam" (Ok) düğmesine basılır. Çalışma sayfasında kullanılan satır yüksekliklerinin ayarlanması için; Birinci yöntem "Sütun Başlıkları" arasındaki çizgi üzerine gelinir. Đmleç iki ucunda ok olan artı işareti biçimine gelince farenin sol tuşuna basılır ve parmak kaldırılmadan; daraltmak için saşağı veya yukarı çekilir. Đkinci yöntem 1. Yükseltmek ya da alçaltmak istediğiniz satırlardan en az birer hücre seçin. 2. Menü Araç çubuğundan "Biçim/Satır/Yükseklik" yani Menü bar dan (Format/Row/Height) komutu seçilir. 3. Satır yüksekliğine 15 yazın ve "OK" (Tamam) düğmesine basın. SATIR-SÜTUN-HÜCRE EKLEME VE SĐLME Satır, sütun ya da hücre silmek için; 1. Silmek istediğiniz satır, sütun ya da hücre seçilir Seçim yapma: a. Bir satırı veya satırları seçmek için "Satır Numaraları"nın üzerine basılır. Ard arda satırları seçmek için başlangıç ve bitiş satırı seçildikten sonra fare uygun biçimde kaydırılır. b. Bir sütunu veya sütunları seçmek için "Sütun Başlığı"nın üzerine basılır Ard arda sütunları seçmek için başlangıç ve bitiş sütunu seçildikten sonra fare uygun biçimde kaydırılır.
220
c. Yanyana hücreleri seçmek için fare seçimin yapılacağı köşelerden birisine getirilip, çapraz biçimde fare kaydırılır. d. Yanyana olmayan satırları/sütunları/hücreleri seçmek için önce Ctrl tuşuna basılır, parmak kaldırılmadan seçilmek istenen satırlar/sütunlar/hücreler seçilir. 1. "Düzen/Sil" (Edit/Clear) komutu tıklanır. 2. Karşınıza gelen "Sil" penceresinden "Hücreleri sola ötele"/"Hücreleri yukarı ötele"/"Tüm satır"/"Tüm sütun" seçilip, "Tamam" düğmesine basılır. Not: Aynı işlemi farenin sağ tuşu kullanılarak açılan kısayol menüsünden de yapılabilir. Satır sütun ya da hücre eklemek için; 1. Fareyi sonrasına eklemek istediğiniz satır ya da sütuna getirin. 2. "Ekle" menüsünden isteğinize göre "Satır" "Sütun" ya da "Hücreler" komutunu seçilir. Yani Insert/Cells,Rows,Columns Not: Eğer hücre eklemek istiyorsanız karşınıza gelen pencerede, mevcut hücrelerin ne yöne doğru öteleneceği sorulur. HÜCRELERĐ HĐZALAMA VE BĐRLEŞTĐRME Aşağıdaki tabloda görünen değişik hizalamaları gerçekleştirmek için aşağıdaki adımları sırasıyla yapın:
Adım1: 1. A1 Hücresine 1.Hafta yazın 2. B2 den G2 ye kadar olan hücreleri yatay olarak seçin. Sonra Biçim/Format menüsünden Hücreler/Cells'î seçin 3. Karşınıza gelen pencerede "Hizalama" (Alignment) sekmesini tıklayın. 4. Hücreleri birleştir/Merge Cells seçildikten sonra tamam düğmesini tıklayın. 5. Oluşan bu büyük hücreye Haftalık Ders Programı yazın. Adım2: 1. 3 nolu satırı seçin ve Biçim/Format menüsünden yine hücreler/Cells'i seçin 2. Açılan pencereden Yön/Orientation dan 45 derecelik açıyı ve Yatay-Dikey kutularınaı merkez olarak yani Horizontal -Vertical Center olacak şekilde işaretleyip tamam düğmesine basın 3. B3 e saat C3 e Pazartesi D3 e Salı ve diğerlerini sırayla yazın. 4. 3 Nolu sütunu genişletin
221
Adım3: 1. A4 Hücresinden A10 Hücresine kadarki alanı birleştirin 2. Oluşan Hücreye Okulun adını yazın 3. "Biçim" menüsünden "Hücreler" komutunu tıklayın. 4. "Hizala" sekmesinde, 90 derecelik açıyı ve yine Yatay-Dikey olarak merkezi seçin. 5. Cedvelin içini doldurup kenarlıklarını koyun KENARLIK-GÖLGELENDĐRME-YAZI RENGĐ
OTOMATĐK BĐÇĐMLENDĐRME Şekilde görülen biçimsiz tabloyu yandaki gibi otomatik biçimlemek için; 1. Aktif hücreyi biçimlemek istediğiniz tablonun üzerinde herhangi bir hücreye getirin. 2. "Biçim" (Format) menüsünden "Otomatik biçim" (Auto Format)'i tıklatın. 3. Karşınıza gelen pencereden istediğiniz biçimi seçin ve "Tamam"ı tıklayın. K OPYALA-YAPIŞTIR
Şekildeki hücreleri Seç-Kopyala -Yapıştır yöntemiyle çoğaltmak için; 1. Çoğaltmak istediğiniz hücreleri (A1'den B4'e kadar) seçin. 2. Farenin sağ düğmesine seçili alan üzerinde iken tıklatın. 3. Karşınıza gelen kısayol menüsünden "Kopyala" (Copy) komutunu tıklatın. 4. Yapıştırmak istediğiniz yere (hücreye) (D1 hücresine) tıklayın. 5. Farenin sağ düğmesini tıklayıp kısa yol menüsünü görüntüleyin. 6. Bu menüden " Yapıştır" komutunu tıklayın. KES-YAPIŞTIR
Şekildeki hücreleri Seç-Kes-Yapıştır yöntemiyle taşımak için; 1. Taşımak istediğiniz hücreleri (A1'den B4'e kadar) seçin. 2. Farenin sağ düğmesine işaretli alan üzerinde iken tıklatın. 3. Karşınıza gelen kısayol menüsünden "Kes" (Cut) komutunu tıklatın. 4. Yapıştırmak istediğiniz yere (hücreye) (E1 hücresine) tıklayın. 5. Farenin sağ düğmesini tıklayıp kısa yol menüsünü görüntüleyin. 6. Bu menüden "Yapıştır" komutunu tıklayın.
222
Aynı işlemleri, araç çubuğu üzerindeki yanda görülen düğmelerle de yapabilirsiniz. Ayrıca, aynı işlemleri farklı sayfalar üzerinde de uygulayabilirsiniz.
SAYI BĐÇĐMLENDĐRME
Excel'de oluşturulan tabloların daha rahat anlaşılması ve daha güzel görülmesi açısından sayıları da biçimlendirebiliriz. Şu unutulmamalıdır ki hücredeki sayıların değerleri değil sadece biçimleri (görünüşleri) değişir. Etkin hücrenin değeri, formül çubuğunda görüntülenir. Yandaki örnek tabloda görülen iki sütunun da değerleri aynıdır, sadece biçimleri farklıdır.
Hücrede/Hücrelerdeki işlemleri yapmak için; 1. 2. 3.
Biçimlendirmek istediğimiz hücre ya da hücreleri seçin. "Biçim" menüsündn "Hücreler"i tıklayın. Đstediğiniz sayı biçimini seçin.
Bu işlemleri araç çubuğu üzerindeki düğmeleri kullanarak da yapabilirsiniz. Para biçimi biçemi Yüzde biçemi Binlik ayraç biçemi Ondalığı artırır Ondalığı azaltır
HÜCREYE AÇIKLAMA EKLEME Eğer hazırladığınız çalışma sayfalarını sizden başkası da kullanıyorsa, bazı verilere ilişkin açıklamalarda bulunmak zorunda kalabilirsiniz. Bu gereksinimi karşılamak amacıyla Excel size, hücrelere not iliştirme olanağı sunmaktadır. Herhangi bir hücreye açıklama eklemek için; 1. 2. 3. 4. 5.
Tabloda görülen bütün verileri girin. Aktif hücreyi B5 hücresine getirin. "Ekle"(Insert) menüsünden "Açıklama" (Comment) komutunu tıklatın. Karşınıza gelen kutuya açıklamanızı yazın. Metni yazmayı bitirince, açıklama kutusunun dışında herhangi bir yerde fareyi tıklayın.
223
Fareyi B5 hücresinin üzerine tekrar getirdiğinizde açıklama görünecektir. Açıklamayı Düzenleme 1. Düzenlemek istediğiniz açıklamayı içeren hücreye farenin sağ tuşu ile tıklayın. 2. "Açıklama Düzenle"yi yani (Edit Comment)'i tıklayın. NOT: Aynı menüden "Açıklama Sil" (Delete Comment) komutu ile açıklamayı silebilirsiniz. BĐTĐŞĐK HÜCRELERE DAYANARAK HÜCRELERĐ OTOMATĐK DOLDURMA Hücrenin doldurma tutamacını sürükleyerek o hücreyi aynı satırdaki diğer hücrelere kopyalayabilirsiniz. Hücre, Excel'in seri olarak genişletebileceği bir sayı, tarih veya zaman süresi içeriyorsa, değerleri kopyalama yerine değerlere ekleme yapılır. Örneğin, hücre "Ocak" değerini içeriyorsa, satırdaki veya sütundaki diğer hücreleri hemen "Şubat", "Mart" ve devamı aylarla doldurabilirsiniz. Sayıları Otomatik Doldurma Eğer 1, 2, 3….. ya da 2, 4, 6….gibi artan bir listeyi hızlı ve kolay bir şekilde oluşturacaksak, bunu sağlamak için; Şekilde görülen verileri girin. Đlgili hücreleri seçtikten sonra, imlecin şekildeki gibi artı işareti şekline dönüşmesini sağlayın. Doldurma tutamacından tutarak (imlecin artı işareti şekli) fare ile aşağı yönde sürükleyin.
Tarih, Ay ve Gün Otomatik Doldurma 1. Birinci satırdaki değerleri girin. Mesela 18.07.2002 2. Her birini teker teker seçtikten sonra doldurma tutamaçlarından seçerek aşağı yöne doğru otomatik doldurun. Bütün bu işlemler için sadece ilk hücreyi seçiyoruz. FORMÜL HAZIRLAMA VE KULLANMA Adres kullanılarak hesaplamalar yapılabilir. Formül kullanmak için önce içeriği formül ile belirlemek istenen hücre aktif duruma getirilir. Formül girişi doğrudan hücreye yapılacağı gibi formül çubuğu aracılığı ile de yapılabilir. Ancak formül girişlerinin formül çubuğundan yapılması önerilmektedir. Formül hazırlamak için hücreye önce "=" işareti girilir. Örnek olarak, A1 ve B1 hücrelerindeki iki sayıyı toplamak için yazılacak formülü hazırlayalım. Formülü C1 hücresine hazırlayacağız. Bunun için: 1. C1 hücresine gelinir. 2. Formülü =A1+B1 şeklinde yazılıp, enter tuşuna basılır. Aşağıdaki şekilleri inceleyerek formülü yazmaya çalışın.
224
Bunun için; 1. B10 hücresi aktif hücre durumunda iken imleci formül çubuğuna taşıyın. 2. B10 hücresine formül yazmak için önce "=" karakterini girin. 3. Ardından içerikleri toplanacak hücre adreslerinin aralarına "+" işareti konulmak suretiyle formül çubuğuna yazın. 4. Sonra enter ya da formül çubuğu üzerindeki onay işaretli olan yeşil U düğmeye basın. Hücre içinde toplama işleminin sonucu görüntülenirken, formül çubuğunda hazırlanan formül görüntülenir. C8 hücresinin (giderler toplamını) için, aynı işlem "Formül Kopyalama" yöntemiyle yapılır. "Net" adlı sütunun değerini bulmak için; B3 hücresinin değerinden C3 hücresinin değerinin çıkarılması gerekmektedir. Bunun için; 1. D3 hücresi aktif hücre durumunda iken imleci formül çubuğuna taşıyın. 2. D3 hücresine formül yazmak için önce "=" karakterini girin. 3. Ardından birbirinden çıkarılacak hücre adreslerinin arasına "-" işaretini koymak suretiyle formül çubuğuna yazın. 4. Sonra enter ya da formül çubuğu üzerindeki onay işaretli olan düğmeye basın. Bu işlemi, D4, D5, D6 ve D7 hücreleri için tek tek yapabileceğiniz gibi birazdan okuyacağınız daha kolay bir yöntem öneriyoruz size.
FORMÜLLERĐ KOPYALAMA Şimdi aynı toplama işlemini ya da formül hazırlama işlemini C sütunundaki sayısal bilgi içeren hücreler için yapalım. Ancak yeni baştan formül hazırlamak yerine, B10 hücresi için hazırlanan formülü C10 hücresine kopyalayabiliriz. HAZIR FONKSĐYONLARI KULLANMA Fonksiyonlar, bağımsız değişken adı verilen belirli değerleri, sözdizimi adı verilen belli bir sırayla kullanarak hesaplamalar yapan önceden tanımlanmış formüllerdir. Topla Fonksiyonu Bir sütunda bulunan birden fazla hücrenin içeriğini toplamak üzere formül hazırlarken yukarıdaki örnekte yapıldığı gibi formül çubuğuna içerikleri toplanacak hücrelerin adlarını tek tek yazmak yerine, Excel'in hazır TOPLA() fonksiyonundan yararlanabilirsiniz. Bu amaçla formül yazmak üzere formül çubuğuna "=" karakterini yazdıktan sonra büyük harflerle TOPLA yazılır. Fonksiyonlara parametre olarak verilen bilgiler parantez içine yazılır. Formülde aynı hat üzerindeki hücreleri toplamak için bütün hücre adlarını fonksiyona parametre olarak vermek pratik değildir. Bu gibi 225
durumlarda içerikleri aynı işleme tabi tutulacak hücreler, Hücre Erimi olarak belirtilir. Hücre erimlerinde, işleme tabi tutulacak ilk hücre ile son hücrenin adı arasına iki nokta ":" karakteri konulur. Eğer kullanmak istediğiniz hazır fonksiyonun özelliklerini biliyorsanız formül ç ubuğuna formülü doğrudan yazabilirsiniz, bilmiyorsanız "Ekle" (Insert) menüsündeki "Đşlev" (Function) komutundan yararlanabilirsiniz. Komutu vermeden önce kendisi için formül hazırlamak istediğiniz hücreyi aktif hücre durumuna getirmeniz gerekir.
"Ekle-Đşlev" Komutu verdikten sonra ekrana "Đşlev Yapıştır" (Isert Function) diyalog kutusu gelir. Bu pencerede "Đşlev Kategorisi" (Or select a category) ve "Đşlev Adı" (Select a function) adında iki liste kutusu bulunmaktadır. Ayrıca "En Son Kullanılan" adında bir kategori daha vardır. "Topla" işlevi bu listede de yer alabilir. Otomatik Toplama: Excel, TOPLA (SUM) işlevi dışında otomatik toplama adıyla bir kolaylık daha sunmaktadır. Otomatik toplama işlemi için araç çubuğunda S işaretli düğme bulunmaktadır. Otomatik toplama imkanından yararlanmak için, sonucu bulunaca k değerin yazılacağı hücre önce aktif hücre durumuna getirilmelidir. Ancak bu hücrenin söz konusu sütun veya satırda içeriği toplanacak en son hücreden hemen sonraki hücre olmasına dikkat etmelisiniz. Yukarıda verilen örneği şimdi de otomatik toplama özelliği ile yapalım.
Bu amaçla, sonucun yazılacağı B10 hücresini aktif hücre durumuna getirelim. Daha sonra araç çubuğu üzerindeki otomatik toplama düğmesini tıklarsanız, Excel, B sütununda bulunan ve sayısal değer içeren hücrelerin erim olarak kullanıldığı bir formülü otomatik olarak hazırlar. Excel, sizden hazırlanan bu formülü onaylamanızı ister (Enter'a basınız). Yanda verilen ekran görüntüsünü inceleyiniz.
Eğer içeriklerini toplamak istediğiniz hücrelerin Excel tarafından tespit edilmesini istemiyorsanız, söz konusu hücreleri seçili duruma getirip ondan sonra araç çubuğundaki "Otomatik Topla" (AutoSum) düğmesine tıklayın. Aşağıda şekil olarak verilen örneği inceleyin.
226
EĞER FONKSĐYONU Değerler ve formüller üzerinde koşula bağlı testler yapmak için "Eğer" (IF) fonksiyonunu kullanırız. Belirlediğiniz koşulun sonucu "Doğru" ise bir değeri, "Yan lış" ise başka bir değeri verir. Bu fonksiyon dışarıdan parametre olarak üç bilgi almaktadır. Đlk parametrede bir karşılaştırma bulunmaktadır. Karşılaştırmanın sonucu doğru değerini içeriyorsa "Eğer" fonksiyonu geriye kendisine 2. parametre olarak verilen bilgiyi, karşılaştırmanın sonucu yanlış ise "Eğer" fonksiyonu bu kez 3.parametreyi geriye döndürür. EXCEL'de mantıksal bir koşulu sınamak için aşağıdaki işlemciler kullanılır. < <= = >= > <>
küçük küçük veya eşit eşit büyük veya eşit büyük eşit değil
EXCEL'DE işlemlerde işlem önceliği şu şekildedir: 1. 2. 3. 4.
parantez içi * veya / + veya -
Bu fonksiyonun nasıl çalıştığını görmek amacıyla aşağıdaki ekran görüntüsün ü inceleyiniz.
Bu örnekte her satırda bir müşteriye ait toplam alım ve ödemeler tutarı yer almaktadır. Söz konusu müşterinin satın aldığı malların fatura değeri yaptığı ödemelerden fazla ise D sütununa "Borçlu", yaptığı ödemeler daha fazla ise bu kez D sütunundaki ilgili hücreye "Alacaklı" bilgisi yazılacaktır. D sütunundaki hücrelerin içeriklerini belirlemek için yazılacak IF fonksiyonu ekranda görülmektedir.
ĐÇ ĐÇE EĞER KULLANIMI
227
=EĞER(A2<20;"SOĞUK";EĞER(A2<70;"ILIK";"SICAK")) =IF(A2<20;"SOĞUK";IF(A2<70;"ILIK";"SICAK")) DĐKKAT! 1. Açılan ve kapatılan parantez sayıları birbirine eşit olmalıdır. 2. Karakterler çift tırnak içinde gösterilmelidir. Sayılar çift tırnak içine alınmazlar. 3. Doğru ya da yanlış değer verilmeyecekse noktalı virgül mutlaka konulmalıdır. Örnek; "EĞERSAY" (CONUTIF) B9 HÜCRESĐNDEKĐ FORMÜL: =COUNTIF(B2:B8;1) formülünün anlamı: B2 ile B8 arasındaki hücrelerden değeri 1 olanları say. B2 ile B8 arasındaki 1'lerin sayısını bulmak için "=COUNTIF(B2:B8;1)"; 2'lerin sayısını bulmak için =COUNTIF(B2:B8;2) formülü kullanılır. "EĞER" (IF) ile "VE" (AND) nin birlikte kullanımı D2 HÜCRESĐNDEKĐ FORMÜL: =IF(AND(B2=1;C2=2);1;0) formülünün anlamı: B2 h ücresindeki değer 1'e eşit ve C2 hücresindeki değer 2'ye eşit ise sonucu 1 yaz, değilse 0 yaz. "EĞER" (IF) ile "YADA" (OR) nın birlikte kullanımı C2 HÜCRESĐNDEKĐ FORMÜL: =IF(OR(B2=1;C2=2);1;0) formülünün anlamı: B2 hücresindeki değer 1'eşit yada C2 hücresindeki değer 2'ye eşit ise sonucu 1 yaz, değilse 0 yaz.
ORTALAMA FONKSĐYONU "ORTALAMA" (AVERAGE) fonksiyonu, değerlerin toplamını değer sayısına bölerek ortalamayı hesaplar. Bu fonksiyonun en büyük avantajı, uzun formüller yazmak zorunda olmamanızdır. Örneğin, 13 tane hücre içerisinde yer alan sayıların ortalamasını hesaplamak için uzun bir formül hazırlamanız gerekir: =(C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8+C9+C10+C11+C12+C13)/13 Ancak bu uzun formülün yerine "ORTALAMA" (AVERAGE) fonksiyonunu kullanmanız yararınıza olacaktır: = AVERAGE(C1:C13)
228
E2 HÜCRESĐNDEKĐ FORMÜL: =AVERAGE(B2:D2) F2 HÜCRESĐNDEKĐ FORMÜL: =IF(E2<45;"KALDI";"GEÇTĐ") G2 HÜCRESĐNDEKĐ FORMÜL: =IF(E2<25;0;IF(E2<45;1;IF(E2<55;2;IF(E2<70;3;IF(E2<85;4;5)))))
Karma Adres: Örnek Çarpım Tablosu $A3: A 3'deki değerler sabit kalsın. B$2: 2. Satırdaki değerler sabit kalsın. B3 adresli Hücreye uygulanan Fonksiyonu kopyalayarak diğer boş yerlere yapıştırabilirsiniz.
1. Sayfanın A1 adresindeki değer ile 2. Sayfadaki A1 adresindeki değeri topla. 3.sayfanın A1 hücresinde iken: "=Sheet1!A1+Sheet2!A1" Yüzde Bulma Resimi inceleyin.
229
Bazı Formül Örnekleri: : A1 ile A8 arasındaki hücrelerde en çok yinelenen değerleri bulur. : A1 ile A8 arasındaki hücrelerde "En Büyük" sayıyı bulur. : A1 ile A8 arasındaki hücrelerde "En Küçük" sayıyı bulur. : A1 ile A8 arasındaki hücrelerde 3'ten küçük olan sayıları sayar. : A5 ile A10 arasındaki hücrelerin değeri ile B5 ile B10 arasındaki hücrelerin değerlerini =SUM(A5:A10;B5:B10) topla. =SUMIF(C3:C9;"<10";C3:C9): C3 ile C9 hücreleri (mantıksal koşulun sınanacağı bölge) arasindaki sayılar eğer 10 dan küçükse C3 ile C9 (toplama işleminin yapılacağı bölge) hücrelerindeki sayıları topla. A8 hücresindeki değer, A1 ile A7 hücreleri arasındaki sayıların toplamıdır. =A1*40/100+A1 B1 hücresinde %40 kar ile satış fiyatı hesaplanırken =A1*0,05 B1 hücresinde %05 nakliye ücretini hesaplarken =MEDIAN(A1) A1 de bulunan sayıyı B1 hücresine ortalama olarak hesaplarkaen =MODE(A1:A8) =MAX(A1:A8) =MIN(A1:A8) =SUMIF(A1:A8;"<3")
DERS 10: EXCEL'DE TABLO OLUŞTURMAK Amaçlar:
-Microsoft Excel'i Başlatmak. -Çalışma Ortamını Tanımak. -Yardım Almak.
I. GĐRĐŞ Microsoft Excel©, Microsoft firması tarafından geliştirilmiş bir hesap tablosu (çalışma tablosu) programıdır. Özellikle bilgisayar üzerinde hesaplama ağırlıklı çalışmaların yapılmasını sağlar. Örneğin bütçe yapmak gibi çalışmalar, Microsoft Excel için ideal çalışmalardır.
Microsoft Excel ile yapabilecekleriniz sadece bütçe ya da istatistik ile sınırlı kalmaz. Özellikle sayısal bilgilerin işlenmesinde idealdir. Bunlar mühendislik hesaplamaları olabilir, muhasebe bilgileri olabilir, finansal hesaplamalar olabilir, aritmetik işlemler ya da özel formüller olabilir.
Excel, Microsoft Office ailesi içinde yer alır. Genellikle yüklenmesi de Office programı içinde olur. Dünyada yüz milyonları aşan kullanıcısı vardır ve hemen her bilgisayar kullanıcının bildiği programlardandır. Ancak daha etkin ve doğru kullanmak açısından kitaplara ve eğitime ihtiyacımız vardır.
NOT: Excel kimi firmalar için çok önemlidir. Bütün satış analizleri ya da yaşamsal mali bilgiler diyelim Excel'de tutulur. Bu anlamda iyi bir Excel kullanıcı olmak size iyi işler (fırsatlar) sağlayabilir.
230
A. EXCEL 2000'Đ BAŞLATMAK Excel 2000'i başlatmak için çok sayıda yöntem kullanılabilir.
Office araç çubuğundan:
Excel simgesine tıklayarak. ya da;
Start (Başlat) menüsünden: Start (Başlat) düğmesine tıklanır. Programs işaret edilir. Ardından Microsoft Excel seçilir.
II. ÇALIŞMA ORTAMI Microsoft Excel programı çalıştırıldıktan sonra, çalışma ortamı olarak adlandırdığımız programın kullanıcı arabirimi ekrana gelir. Bu ortam üzerindeki menüler, araç çubukları ve diğer kontroller aracılığıyla program kullanılır.
Şekil 10-1: Excel Çalışma Ortamı
Başlık Çubuğu:
231
Microsoft Excel'in ve açılan dosyanın adını taşır. Excel'e ilk girişte ortamda açılan workbook'un bir adı yoktur. Bu ad Excel tarafından Book1 (Kitap1), Book2. biçiminde verilir. Bu adlar birer geçici ya da temsili addır. Daha sonra tablo kaydedileceği zaman File (Dosya) menüsünden Save As (Farklı Kaydet) komutu ile dosyaya anlamlı bir ad verilir.
Menü Çubuğu:
Microsoft Excel'in sahip olduğu menüleri taşır ve gösterir. Örneğin File (Dosya), Edit (Düzen) gibi komutlar menü çubuğunda yer alır.
Standart Araç çubuğu:
Üzerinde Open (Aç), Save (Kaydet) ve Print (Yazdır) gibi genel kullanıma ait düğmeler bulunur.
Formatting Araç Çubuğu:
Üzerinde metin ya da paragrafları biçimlemek için düğmeler bulunur. Yazı fontları, koyu yazma vb.
Formula Bar (Formül Çubuğu):
Formüllerin görüldüğü bir alandır. Özellikle bir formül sonucu oluşan değerlerin bulunduğu hücrenin izlenmesi ve diğer işlemlerin yapılması için kullanılır.
Microsoft Excel 2000, verilerin hücre içinde değiştirilmelerine izin verir.
Formül çubuğu hakkında ilk bilgiler:
-Üzerinde çarpı işareti bulunan birinci kırmızı düğme Cancel anlamındadır. -Đkinci yeşil tuş ise OK anlamına gelir. Aynı işlemi ENTER tuşuna basarak da yapabilirsiniz. -Fx düğmesi ise bir fonksiyonu kolayca b ulup girebileceğimiz Function Wizard (Đşlev Sihirbazı) düğmesidir.
Status Bar (Durum Çubuğu): Status Bar çalışma ekranın en altında bulunur. Bu çubuk yapılan işlemleri yazı ile size tanımlar. Ayrıca büyük harf (CAPS), Sayısal (NUM) vb. tuş takımından hangisinin aktif olduğunu belirtir. Đsterseniz Status Bar'ın ekrana çıkmasını engelleyebilirsiniz. Bu işlem için View menüsünden, Status Bar seçeneğini seçmeniz gerekir. Bu alanda işlemlerle ilgili mesaj ve bilgi de verilir.
232
Sütun Başlıkları:
Excel ortamının en önemli kısmı çalışma tablosunun (worksheet) bulunduğu alandır. Bu alan verileri girdiğimiz ve sonuçları gördüğümüz yerdir. Her sütunun üstünde yer alan, sütun seçmek, sütun genişliğini arttırmak ya da azaltmak için kullanılan ve üzerinde A'dan IV'ye kadar 256 tane alfabetik referanslar bulunan bölüm.
Şekil 10-2: Hücre Referansları
Satır Başlıkları:
Her satırın solunda yer alan, satır seçmek, satır yüksekliğini arttırmak ya da azaltmak içi n kullanılan ve üzerinde 1'den 65,536'a kadar sayısal referanslar bulunan bölüm.
A. WORKSHEET (ÇALIŞMA SAYFASI) Worksheet (çalışma sayfası, sayfa ya da tablo olarak da adlandırılır), Excel'in temel çalışma ortamıdır. Veriler bu çalışma alanının hücrelerine girilir. Worksheet A'dan Z'ye, sonra da aynı trafik plakalarında olduğu gibi AA'dan IV'ye kadar olmak üzere, 256 tane sütuna ve 1'den başlayıp, 65536'ya kadar devam eden satıra sahiptir.
Görüldüğü gibi bir worksheet satır ve sütunlardan oluşur. Bu alanların kesiştiği yer ise, Cell (Hücre) olarak adlandırılır. Hücreler aynı amiral battı oyunundaki gibi sütun adı ve satır numarası ile adlandırılırlar. Bu düzen bir matrise, belki de bir satranç tahtasına da benzetilebilir.
Hücre Hücre Hücre
Hücre Hücre Hücre
233
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
Hücreler A1'den başlayıp IV65536'ya kadar devam eder. Yani sol üstteki birinci hücre A1, sağ alttaki sonuncu hücre IV65536'dır. Aşağıdaki tablo bir worksheet içindeki hücrelerin adlandırılmaları konusunda size yardımcı olacaktır.
Şekil 10-3: Çalışma Sayfası
Hücre (cell): 234
Worksheet üzerindeki her bir kutucuğa hücre (cell) denir. Bu kutular A1, A2, K15 gibi adreslerle gösterilir. Bu gösterim biçimine referans denir.
Hücreler verilerin ve formüllerin içine girildiği alanlardır. Excel'deki bütün çalışmalar hücreler üzerinde çalışılarak yapılır.
DERS 11: ÇALIŞMA TABLOSUNU ORGANĐZE ETMEK Amaçlar:
-Yeni Bir Çalışma Kitabı ve Sayfası Oluşturmak. -Satır ve Sütunları Düzenlemek. -Veri Girmek.
I. ÇALIŞMA SAYFASI (WORKSHEET) VE ÇALIŞMA KĐTABI (WORKBOOK) Çalışma sayfası ve çalışma kitabı, Excel kullanırken üzerinde çalıştığımız alanı ifade eder. Hesaplama yapacağımız veriler, çalışma tablosunda yer alan hücrelere girilir ve hücrelerin adresi aracılığıyla hesaplamalar yapılır. Bu nedenle verilerin düzeni ve hesaplamaların yapılması bakımında çalışma sayfalarının ve kitaplarının iyi şekilde planlanması ve kullanılması gerekir.
Çalışma kitabı, çalışma sayfalarını içerir. Bir konteyner ya da bir dosyadır ve Excel içinden açılan kaydedilen bilgileri taşır. Bir çalışma kitabında varsayılan olarak üç, gereksinime göre de çok sayıda çalışma sayfası açılabilir.
Şöyle düşünebilirsiniz; çalışma kitabı bir kitap. Çalışma sayfaları da aynı kitabın sayfaları gibi sayfalar.
A. ÇALIŞMA KĐTABINA YENĐ BĐR SAYFA EKLEMEK Excel başlatıldığında ortamda Kitap1 (Book1) adıyla bir çalışma kitabı ve Sayfa1 (Sheet1) adıyla bir sayfa açılır. Excel ile yaratacağınız bir ya da daha çok sayfa (sheet) bir dosya olan çalışma kitabı içinde saklanır.
B. ÇALIŞMA KĐTABINI KAYDETMEK Yarattığınız çalışma sayfalarını tekrar kullanmak ya da kaydetmek istiyorsanız, yapmanız gereken onu sabit diske kaydetmektir. Bu işlem için File (Dosya) menüsünden Kaydet (Save) komutu kullanılır.
II. VERĐLERĐMĐZĐ SÜTUN VE SATIR (TABLO) OLARAK DÜZENLEMEK Excel ile verilerimizi düzenlemek istediğimizde ilk olarak yapmamız gereken verilerimizi bu sütun ve satır yapısına uygun bir hale getirmektir.
235
Örnek:
Giderler
Ocak
Kira
200
Sigorta
100
Visa
100
Telefon
50
Cep Telefon
20
Digiturk
12
Migros
100
Kitap
20
Giyim
100
Benzin
100
Otobüs
20
Taksi Öğlen Yemeği
20 20
Vergiler
Toplam
20
882
Hepimizin iyi bildiği bir şeyi (aylık giderlerimizi) düşünelim. Aylık giderlerimizi bir Excel sayfasına yazıp toplayabiliriz. Ancak bu iyi bir Excel kullanımı anlamına gelmez. Giderlerimizi belli türlere ayırıp sınıfladığımızda, aylar, yıllar olarak düzenlediğimizde, ortalamalar, artışlar, azalışları ortaya çıkardığımızda, hatta tasarruflarımızı ya da faiz hesaplamalarımızı da yaptığımızda Excel'den yararlanmış oluruz.
Örnek:
Kişisel Giderler
OCAK
Giyim
100
Visa
100
Cep Telefon
20
Öğlen Yemeği Kitap
20 20
236
Genel Giderler
Kira Telefon Migros
200 20 100
Temizlikçi
60
Vergiler
20
Digiturk
20
Aidatlar
20
Sigortalar Hayat
30
Sağlık
30
Emlak
20
Kasko
20
Vergiler Emlak
20
Çevre
10
Otomobil Benzin
100
Bakım
50
A. SAYFA ÜZERĐNDE ĐŞLEMLER Bir sayfa temel veri girişinin ve işlemlerinin yapıldığı yerdir.
Veri Girişi:
237
Verileri girmek istediğiniz hücreye tıklayın ya da ok tuşlarıyla gidin ve veriyi yazın. Veri girişini bitirmek için mutlaka ENTER tuşuna basın.
ĐPUCU: Aktif hücre. Excel'de sayfa üzerinde veri girilecek hücre diğerlerinde farklı bir görünümdedir. Kalın çerçeveli olan bu hücre üzerinde bulunulan ve veri girişi yapılacak olan hücreyi tanımlar. Bu hücre aktif hücre olarak adlandırılır. Hareket:
Bir çalışma sayfasının hücreleri arasında hareket edebilmek için herhangi bir hücrenin üzerine tıklayın. Bir hücreyi tıklatmak, o hücreyi aktif hücre haline getirir. Sayfanın diğer bölgelerini görüntüleyebilmek için ok tuşlarını, sağ taraftaki dikey ve alt taraftaki yatay kaydırma çubuklarını kullanabilirsiniz. Çalışma sayfaları üzerinde hareket tuşları:
Đşlem
Yapmanız gereken
Bir satır aşağı ya da yukarı
Dikey kaydırma çubuğundaki oklara tıklayın.
Bir sütun sola ya da sağa
Yatay kaydırma çubuğundaki oklara tıklayın.
Bir pencere aşağı ya da yukarı:
Dikey kaydırma çubuğunda kaydırma kutusunun altına ya da üstüne tıklayın.
Bir pencere sola ya da sağa
Yatay kaydırma çubuğunda kaydırma kutusunun soluna ya da sağına tıklayın.
Büyük bir mesafe
Kaydırma kutusunu istediğiniz yere sürükleyin.
Sayfalar Arasında Geçiş:
Sayfa tablarına tıklayarak ya da CTRL+PgUp ve PgDown
Excel'de açılan çalışma kitapları üç çalışma sayfası içerir. Yeni bir Excel çalışma kitabı açtığınızda kaşınıza üç tane sayfa açılır. Daha sonradan bunlara eklemeler ya da çıkartmalar yapılabilir. Üstünde çalışmak istediğiniz sayfayı seçmek için, alt taraftan sayfaların (Sayfa1) adlarını gördüğünüz yerden, sayfa sekmesine (sheet tabı) tıklayın. Eğer sayfa adları içinde, istediğiniz sayfanın adını göremezseniz, sekmeyi görebilmek için sekme kaydırma düğmelerini kullanarak sayfanızın sekmesini bulun.
Yeni Bir Sayfa Ekleme:
Bir çalışma kitabına yeni bir çalışma sayfası eklemek için Insert (Ekle) menüsünden Worksheet (Sayfa) komutu kullanılır.
III. VERĐ DÜZENLEME ĐŞLEMLERĐ Veri düzenleme işlemleri; verilerin girişi, düzeltilmesi, seçilmesi, silinmesi, kopyalanması gibi rutin işlemleri kapsar.
238
A. YAPILAN ĐŞLEMLERĐ ĐPTAL ETMEK (UNDO (GERĐ AL) Excel size yaptığınız işlemlerden den vazgeçme olanağı sağlar. Örneğin bir silme işleminin ardından, bu işlemden vazgeçmek istediniz. Đşte hemen Undo düğmesine tıklayabilirsiniz. Herhangi bir işlemi yerine getirdikten hemen sonra kararınızı değiştirebilir ya da işlemi geriye döndürmek (iptal etmek) isteyebilirsiniz. Bunun için Undo (Geri Al) komutunu kullanabilirsiniz. Undo (Geri Al) işlemi için şunlardan biri yapılır. -Fare ile Undo (Geri Al) düğmesine tıklanır. -Edit menüsünden Undo komutu seçilir. -CTRL+Z tuşlarına tıklayın.
B. SEÇĐM Windows altında çalışan bütün uygulamalarda bir prensip vardır. Đşlem yapmak istediğiniz veriyi işaretlemeniz gerekir. Ardından işlem yapmak gerekir.
Excel'de en çok yapılan işlem seçim işlemidir. Bir hücreye veri girecekseniz, bir hücreyi ya da bir alanı silecekseniz, kopyalayacaksanız, taşıyacaksanız, biçimleyecekseniz ya da o veri alanı üzerinde herhangi bir işlem yapılacaksanız, önce o hücre ya da veri alanını seçmeniz gerekir. Seçme işlemi genellikle fare ile yapılır.
Seçilebilecek Excel elemanları:
Seçim
Yapmanız gereken
Tek bir hücre
Hücreye fare ile tıklayın ya da klavyeden ok tuşlarıyla giderek.
Bir alan
Alanın ilk hücresini tıklatıp, sonuncuya kadar sürükleyin.
Bitişik olmayan hücre ya da hücre alanları: basılı tutarak diğer hücre ya da
Önce ilk hücre ya da hücre aralığını seçip, sonra CTRL tuşunu aralıkları seçin.
Geniş bir hücre aralığı Önce aralıktaki ilk hücreyi tıklatıp sonra SHIFT tuşunu basılı tutarak aralıktaki son hücreyi tıklayın. Son hücreyi görünür hale getirmek için kaydırma çubuklarını kullanabilirsiniz. Tüm bir satır
Satır başlığına tıklayın.
Tüm bir sütun
Sütun başlığına tıklayın.
Bitişik satır ya da sütunlar Satır ya da sütun başlığı boyunca sürükleyin ya da önce ilk satır ya da sütunu seçip sonra SHIFT tuşuna basılı tutarak, son satır ya da sütunu seçin. Bitişik olmayan satır ya da sütunlar: Önce ilk satır ya da sütunu seçip sonra CTRL tuşuna basılı tutarak diğer satır ya da sütunları seçin. Bir çalışma sayfasının tüm hücreleri: Çalışma Sayfasının sol üst köşesinde satır ve sütun başlıklarının kesiştiği, boş düğmeyi tıklayın
239
C. KOPYALAMA VE TAŞIMA Kopyalama (copy) ve taşıma (move) işlemi çalışma tablosu üzerindeki verilerin yer değiştirmesi ya da bir yerdeki verilerin diğer bir yere kopyalanması ile ilgili işlemleri kapsar.
Hücre Đçindeki Verileri Taşıma ya da Kopyalama Veriyi kısa bir mesafeye taşımanın ya da kopyalamanın en kolay yolu hücreleri seçmek ve hücre kenarlığını fare ile sürüklemektir. Hücreleri daha uzun bir mesafeye, diğer bir sayfa, çalışma kitabı ya da uygulamaya taşımak ya da kopyalamak için Cut, Copy ve Paste düğmelerini kullanın.
Kopyalamak:
Edit (Düzen) menüsünü kullanarak;
1.Kopyalanacak alanı seçin. 2.Edit (Düzen) menüsünden, Copy (Kopyala) komutunu seçin. 3.Kopyalanacak yere fare ile tıklanır ya da hedef hücreye ok tuşlarıyla gelinir. 4.Edit (Düzen) menüsünden Paste (Yapıştır) komutu seçilir.
Taşımak:
Edit (Düzen) menüsünü kullanarak;
1.Taşınacak alanı seçin. 2.Edit (Düzen) menüsünden Cut (Kes) komutunu seçin. 3.Taşınacak yere fare ile tıklanır ya da hedef hücreye ok tuşlarıyla gelinir. 4.Edit (Düzen) menüsünden, Paste (Yapıştır) seçeneği seçilir.
DERS 12: FORMÜL GĐRMEK Amaçlar:
-Veri Girmek. -Hesaplama Yapmak
240
-Temel Fonksiyonları Kullanmak. -Mutlak ve Göreceli Alanları Anlamak.
I. VERĐ GĐRMEK Hani, Excel görsel bir hesap makinesi idiydi ya? Đşte bu hesaplama yetenekleri formüller aracılığıyla sağlanır. Bu derste formüllerle birlikte hücrelere girilen verilere de bakacağız.
Sonuç almak için önce verilerinizi Excel'e girmeniz gerekir. Örneğin 2002 yılı bütçesinin analizi yapılacaksa; 2002 yılının satış, maliyet vb bilgileri bir ya da daha çok çalışma tablosu olarak Excel'e girilmelidir. Veri girişi özellikle veri türleri ve biçimi bakımından uygun şekilde yapılmalıdır.
ĐPUCU: Veri girişini bitirmek için mutlaka ENTER tuşuna basın.
ĐPUCU: Veri girişi sırasında mevcut sütun genişlikleri yeterli gelmezse iki sütun arasındaki çizgiye fare ile yaklaşın. Fare simgesi iki başlı ok olduğunda sol tuşa basarak sürükleyin ve sütunu genişletin.
A. GĐRĐLEN VERĐLERĐN TÜRÜ Hücre içine girilen veriler sabit veriler ve formül girmek olmak üzere ikiye ayrılır. Sabit veriler bir hücreye bir sayı ya da metin bilgi girmek anlamına gelir. Bir sabit değer bir sayı, tarih ya da bir de sözcük olabilir.
Metin bilgiler daha çok sütün başlıkları ve diğer tanımlayıcı bilgileri ifade ederler. Örneğin ürün adı, ya da personel adı, adresi gibi. Sayısal bilgiler ise adet, miktar, faiz oranı gibi üzerinde aritmetik işlem yapılan verilerdir. Örneğin satış miktarı, fiyatı, hizmet süresi gibi.
Bir tabloda metin ve sayısal bilgiler girmek
OCAK 2001
Kişisel Giderler
OCAK
Giyim
100
Visa
100
Cep Telefon
20
Öğlen Yemeği
20
Kitap
20
Yukarıdaki tabloda "OCAK2001" olarak girilen değer bir hücreye metin bilginin girilmesidir.
241
ĐPUCU: Excel sayısal verileri daha iyi okunmaları için sağa yaslar. Metin verileri ise sola yaslar.
NOT: Bu dokümanlar Faruk Çubukçu tarafından hazırlanmıştır. Burada adı geçen ticari ünvanlar ve markalar bilgi amaçlı kullanılmışlardır ve kendi imtiyazlarına sahiptirler. Bu dokümanlar ticari amaçlı olarak kullanılmaz. Daha fazla bilgi için www.farukcubukcu.com adresine bakınız.
B. FORMÜL GĐRMEK Excel'in en önemli özelliği hücreye girilen formüldür. Çünkü formül diğer hücreler içindeki veriler üzerinde istediğiniz işlemi yapmanızı sağlar. Bir faiz hesabı, bir ortalama hesabı hücreye gireceğiniz formül sayesinde gerçekleşecektir.
Hücreye formül girmek için = tuşuna basılarak (SHIFT+0) başlanır. Formül girilir ardından ENTER tuşuna basılarak sonuç bulunulan hücreye döndürülür.
Formül:
=A1+A2
Anlamı: A1 hücresindeki değerle A2 hücresindeki değeri topla ve bulunduğun (formülün yazıldığı) yere topla.
Örnek:
Ürünler/satış adedi
Ocak
Şubat
A MALI
20
12
B MALI
22
12
C MALI
12
9
D MALI
2
1
Toplam
=b2+b3+b4+b5
=c2+c3+c4+c5
Bir hücreye bir formül girişinin ardından Excel formülleri hesaplayarak sonucunu hücreye yerleştirir.
Ürünler/satış adedi
Ocak Şubat
242
A MALI
20
12
B MALI
22
12
C MALI
12
9
D MALI
2
1
Toplam
56
34
Aynı işlem SUM fonksiyonu aracılığıyla da yapılabilir:
Ürünler/satış adedi
Ocak Şubat
A MALI
20
12
B MALI
22
12
C MALI
12
9
D MALI
2
1
Toplam
=SUM(b2:b5) =SUM(c2:c5)
Bir formül çok sayıda elemanı içerebilir. Bunlar hücreler (hücre adresleri), operatörler (işleçler), sabit değerler, fonksiyonlar (SUM, AVERAGE - TOPLA, ORTALAMA gibi) ve alan adları olabilir.
Örneğin aşağıdaki ifade doğru bir formüldür:
=B1+C2*C5-10*SUM(K2:L3)-2
Anlamı: Bulunduğun hücreye; Önce K2 ila L3 alanı arasında kalan alanları topla, sonra C2 ile C5'i çarp, çıkana B1'i ekle, çıkandan 10 çıkar ve son kalandan 2 çıkar.
Bir hücreye formül girmek = tuşuna basılarak başlanır. Yazılan formül, formül çubuğunda görülür.
Bir formül girmek için:
1. Formülü girmek istediğiniz hücreyi seçin.
243
2. Formülden önce bir eşit işareti (=) girin. Formüle bir ad ya da fonksiyon ekleyerek başlarsanız, Excel eşit işaretini otomatik olarak ekleyecektir.
Kural: Bir formül eşit işaretiyle (=) başlamalıdır.
NOT: Bir formülü, Formül çubuğunda yer alan = simgesine tıklayarak ya da Function Wizard kullanarak daha kolay girebilirsiniz.
C. ARĐTMETĐK OPERATÖRLER Formüller hücreler üzerindeki işlemleri tanımlar. Đşlemler ise ya aritmetik işlemlerdir ya da fonksiyonlardır. Aritmetik işlemler aritmetik operatörler (işleçler) aracılığıyla yapılır.
Aritmetik operatörler:
Aritmetik operatörler Anlamları
+ (artı işareti)
Toplama
- (eksi işareti)
Çıkarma
/ (eğik çizgi)
Bölme
* (yıldız işareti) Çarpma
D. HÜCRE ĐÇERĐĞĐNĐ DÜZENLEMEK Bir hücreye veri girdikten sonra değiştirilebilir. Ancak özellikle verinin uzun ya da bir formül olması durumunda veriyi değiştirmek gerekebilir. Bir hücredeki veriyi değiştirmenin çok sayıda yolu vardır:
-Formül çubuğu üzerinden seçmek. -Hücre üzerinde çift tıklamak. -F2 tuşuna basmak.
Bir hücredeki veriyi değiştirmenin ek kolay yolu hücrenin üzerine gelip fare ile çift tıklamaktır. Bunu yaptığınızda hücre tekrar veri girişine hazır duruma gelecektir. Đstediğiniz değişiklikleri ok tuşları yardımıyla yaptıktan sonra ENTER düğmesine basara değişikliği onaylarsınız. Yapılan değişikliğin ardından ESC tuşuna basarak yapılan değişikliği iptal edebilirsiniz.
244
Đptal (cancel) düğmesi (Klavyeden ESC tuşu ile aynı görevi taşır)
OK düğmesi (Klavyeden ENTER tuşu ile aynı görevi taşır)
E. FORMÜLÜ DEĞĐŞTĐRMEK Özellikle uzun bir formülün yazılmasının ardından formülün bazı karakterinin değiştirilmesi gerektiğinde o hücreye formülün yeniden yazılması yerine formülün değiştirilmesi işlemi yapılır. Formülü değiştirmek için değişik yollar izlenebilir.
1. yol: Formülü yazdığınız hücre üzerinde çift tıklamak. 2. yol: Formülü yazdığınız hücre üzerinde F2 tuşuna basmak. 3. yol: Formül çubuğu üzerinde istenilen işlemleri yapmak.
Örneğin uzun bir formül:
=B1+C2*C5-10*SUM(K2:L3)-2
=B1+C2*C5-10*TOPLA(K2:L3)-2
II. TEMEL FONKSĐYONLAR (ĐŞLEVLER) Microsoft Excel'deki yerleşik fonksiyonlar, standart çalışma sayfası üzerinde temel işlemlerin yapılmasını sağlar. Fonksiyonları, çalışma sayfanızdaki formüllere girerek kullanabilirsiniz. Bir formül, bir eşit işareti (=) ile başlar ve bir değerler ve işleçler karışımı ile devam eder.
Herhangi bir fonksiyonu sihirbazı kullanmadan kullanmak isterseniz fonksiyonun kullanım biçimini bilmeniz gerekir. Özellikle alanların (hücrelerin) nasıl belirtileceğini iyi bilmek gerekir.
=SUM (A1:A19) =TOPLA (A1:A19)
Yukarıdaki formül bulunduğu hücreye A1'den A19'a kadar olan değerleri toplar.
=AVERAGE(A1:A19) =ORTALAMA(A1:A19)
245
Yukarıdaki formül bulunduğu hücreye A1'den A19'a kadar olan değerlerin ortalamasını hesaplar.
=MAX(A1:A19)
Yukarıdaki formül bulunduğu hücreye A1'den A19'a kadar olan değerlerin en büyüğünü hesaplar.
Fonksiyonları kullanmak için şunlardan birini yapın:
-Araç çubuğundan Function Wizard (Đşlev Sihirbazı) düğmesini tıklayın. -Insert (Ekle) menüsünden, Function (Đşlev) komutunu seçin -Eşittir (=) işaretine bastıktan sonra, formül çubuğundaki Function Wizard düğmesine basın
Bu sihirbaz toplam iki adımdan oluşur. Đlk adım fonksiyonun seçilmesidir. Đstediğiniz fonksiyonu, sağ taraftaki Function Name altından seçin. Đstediğiniz fonksiyonu burada göremezseniz, sol taraftaki Function Category altından bir kategori adı tıklayın ve sağ tarafta çıkan adlardan istediğinizi seçin. Aşağıdaki tabloda kategorilerin kısa açıklamalarını bulacaksınız.
Function Category (Đşlev Kategorisi):
Kategori
Açıklama
Most Recently Used (En Son Kullanılan) En son kullandığınız 10 fonksiyon burada listelenir. Siz fonksiyonları kullandıkça bu listeye eklenirler. All (Hepsi)
Excel içindeki bütün fonksiyonların listesi.
Financial (Finansal)
Finans ve muhasebe ile ilgili fonksiyonlar.
Date & Time (Tarih ve Saat)
Zaman ve tarih ile ilgili fonksiyonlar.
Math & Trig (Metemetik ve Trigonometri) Matematik ve trigonometri ile ilgili fonksiyonlar. Statistical (Istatistiksel)
Đstatistik ve analizle ile ilgili fonksiyonlar.
Lookup & Reference (Arama ve Başvuru) Belli alanlarla yapılan işlemlerle ile ilgili fonksiyonlar. Database (Veritabanı)
Veritabanı işlemleri.
Text (Metin)
Metin bazlı işlemler.
Logical (Mantıksal)
Mantıksal fonksiyonlar.
Information (Bilgi)
Kullanıcıya bilgi vererek yardımcı olmaya çalışan fonksiyonlar.
User Defined (Kullanıcı Tanımlı) tanımlı fonksiyonlar bölümüne bakın.
Sizin yaratacağınız fonksiyonlar burada listelenecektir. Kullanıcı
246
UYGULAMA Microsoft Windows 9x ya da Windows 2000 yüklü bir bilgisayarda aşağıdaki uygulamaları yapın:
1. Microsoft Excel'i başlatın.
Start (Başlat) menüsünden Programs'ı işaret etmek ve Microsoft Excel'i tıklayın.
2. Basit işlemler:
Hücre içinde yer alan formülü değiştirin:
1. Hücreye tıklayınız. 2. F2 tuşuna basınız. Hücre düzenleme moduna geçiş yapıldığından yön tuşları ile hücre içersinde hareket edebilir DELETE yada BACKSPACE tuşları ile metin silebilir. Yada araya metin ekleyebilirsiniz.
3. Formül Đşlemi:
Kişisel Giderler
OCAK
Giyim
100
Visa
100
Cep Telefon
20
Öğlen Yemeği
20
Kitap
20
Genel Giderler
Kira Telefon
200 20
Migros
100
Temizlikçi
60
Vergiler
20
247
Digiturk
20
Aidatlar
20
Sigortalar
Hayat
30
Sağlık
30
Emlak
20
Kasko
20
Vergiler
Emlak
20
Çevre
10
Otomobil
Benzin
100
Bakım
50
Đşlemler:
Ocak ayının bütün giderlerini toplayın: Gider gruplarına göre ara toplamlar alın.
Her bir bölüm toplamının genel toplamdaki oranının hesaplayın. Örneğin Otomobil harcaması toplam genel gider harcamasını yüzde 10'u gibi.
Örneğe devam edin ve ŞUBAT ayının değerlerini de girin. Ardından toplamların ve tek tek değerlerin artış oranlarını hesaplayın. Daha ileri gidelim, Gelir bütçenizi de ekleyin. Giderlerinizi %10 azalttığınızda ne kadar para artırabileceğinizi hesaplayın....
248
DERS 13: GRAFĐK OLUŞTURMAK Amaçlar:
-Değişik türde grafik çizmek. -Grafikleri biçimlemek.
I. GRAFĐK ÇĐZMEK Önceki derslerde Excel'in bütçe oluşturmak gibi mali hesaplamalara bir çözüm olduğunu belirtmiştik. Hatta aylık giderlerimizi Excel'le hesaplamıştık. Bu derste ise daha önce oluşturduğumuz verileri grafiklerini çizmeye çalışacağız.
Grafik (chart), rakamlalar ifade edilen verilere görsel bir vurgu kazandırmayı sağlar. Yani siz müdürünüzün önüne aylık satış rakamlarını koymanın yanı sıra, aylık artışın göreceli büyümesini bir çubuk grafikle ifade ederseniz, daha iyi bir etki yaratmış olursunuz. Đşte grafikler verilerin dili olacak şekilde, verilerimize yorum ekler.
A. GRAFĐK YARATMAK Excel'in grafik sihirbazı, bir düğme ile çalışmaya başlar ve sayfada tanımlanan veri alanını belli sayıda adımla grafik olarak biçimlendirir. Veri alanı seçildikten sonra, Chart Wizard (Grafik Sihirbazı) düğmesine basılır. Daha sonra sayfa üzerinde grafiğin yer alacağı bir dörtgen alan fare ile işaretlenir. Daha sonra aşağıdaki adımlardan geçilerek grafik çizilir:
Bu işlemler:
1.Veri alanı seçilir. 2. Grafik tipi seçilir. 3. Yerleşim şekli seçilir. 4. Grafik başlığı, eksen etiketleri, gösterge (legend) gibi elemanlar eklenir.
Ardından, çıkan grafik sihirbazı toplam 4 adımdan oluşur ve grafiği çizer.
Đlk adım grafik tipinin seçildiği adımdır. Grafik türü kutusundan seçilen tiplerin alt türleri, Grafik alt türü kutusunda görünecektir. Đstediğiniz ve verilerinize uygun olan grafik tipini (types) seçin.
Yaygın kullanılan grafik türleri şunlardır:
249
Column (sütun): Zamana göre değerlerin birbirine göre değerlerini ifade eder. Örneğin aylık giderleri göstermek için kullanılabilir.
ŞEKĐL 13-1: SÜTUN GRAFĐK
Line (çizgi): Zaman içindeki değişimi ifade etmede kullanılır. Örneğin USD kurunu takip için.
ŞEKĐL 13-2: ÇĐZGĐ GRAFĐK
250
Pie (pasta): Bir toplam içindeki değerleri payını göstermede kullanılır. Örneğin: Yıllık gelir içinde departmanların gelirlerinin oranını göstermek gibi.
Ardından verileri grafiğe yerleştirilmesi seçilir:
NOT: Bu dokümanlar Faruk Çubukçu tarafından hazırlanmıştır. Burada adı geçen ticari ünvanlar ve markalar bilgi amaçlı kullanılmışlardır ve kendi imtiyazlarına sahiptirler. Bu dokümanlar ticari amaçlı olarak kullanılmaz. Daha fazla bilgi için www.farukcubukcu.com adresine bakınız.
Veri aralığı kutusuna zaten seçili bulunan alanın adresi gelecektir. Seri yeri (Series in) seçeneklerinden, verilerin satırların mı sütunların mı grafiği çizmek için kullanılacağını belirler. Đkinci sekme olan Series sekmesinden, serilerin sırası belirlenebilir.
Next (Đleri) düğmesine basarak üçüncü adıma geçin. Bu adımdaki sekmelerin sayısı seçilen grafik tipine göre değişecektir. Đletişim kutusunun görevi grafiğin biçimlemesini ayarlamaktır.
Đpucu: Grafiği yaratılacak veri alanı seçildikten sonra F11 tuşuna basarak kolayca bir grafik yaratabilirsiniz. 251
B. GRAFĐĞĐ BĐÇĐMLEMEK Grafiğin oluşturulmasının ardından grafik araç çubuğunu ve diğer biçimleme araçlarını kullanarak grafiğin rengi, özellikleri yeniden ayarlanabilir.
GÖZDEN GEÇĐRME 1. Grafik türleri nelerdir ve hangi amaçla kullanılırlar. 2. Toplam satışların ürün gruplarına göre oranlarını ortaya çıkarmak için hangi grafik türü daha iyidir? 3. Dolar kurunun yıllara göre artışını göstermek için hangi grafik türünü kullanırdınız?
UYGULAMA Microsoft Windows 9x ya da Windows 2000 yüklü bir bilgisayarda aşağıdaki uygulamaları yapın:
Grafik çizin:
Kişisel Giderler
ocak şubat mart
nisan toplam
Giyim
100
50
50
12
212
Visa
100
100
200
300
700
Cep Telefon
20
30
20
40
110
Öğlen Yemeği
20
30
30
30
110
Kitap
10
Kişisel Gider Toplamı250
10
220
0
300
30
412
50
1182
252
Đşlemler:
Ocak-Nisan ayları arasındaki kişisel gider harcamalarının toplamlarını aylık değişimlerini gösterecek bir sütun (column) grafik çizin.
Dört aylık toplam giderin aylara göre dağılımını bir pasta grafikle gösterin
DERS 14: FONKSĐYONLAR (ĐŞLEVLER) Amaçlar:
-Fonksiyon Sınıflamasını Tanımak. -Fonksiyonları Kullanmak. -Fonksiyon Sihirbazını Kullanmak.
I. FONKSĐYONLAR NE ĐŞE YARAR? Daha önceki haftalarda da Microsoft Excel'in bir hesaplama aracı olduğunu belirtmiştik. Bu anlamda hesaplama için çok sayıda işlem yapılır; bunlar bir ortalama işlemi ya da bileşik faiz hesabı olabilir. Đşte Excel'in bu yetenekleri Worksheet fonksiyonları (işlev) olarak adlandırılan çok sayıda hazır fonksiyon tarafından yapılır. SUM, AVERAGE (TOPLA, ORTALAMA) gibi bildiğimiz fonksiyonları örnek gösterebiliriz.
Microsoft Excel'deki yerleşik fonksiyonlar, standart çalışma sayfası ve makro sayfası hesaplamalarını yapar. Fonksiyonları, çalışma sayfanızdaki formüllere girerek kullanabilirsiniz. Bir formül, bir eşit işareti (=) ile başlar ve bir değerler ve işleçler karışımı ile devam eder. Formülün en başında bir fonksiyon görünüyorsa, herhangi bir formülde olduğu gibi, onu bir eşit işareti ile başlatmalısınız.
Örnek:
SUM fonksiyonu:
=SUM (B2:B17)
=TOPLA (B2:B17)
Yukarıdaki fonksiyonun anlamı: Bulunulan hücreye, B2 hücresinden B17 hücresine kadar olan hücreleri toplam ve yaz.
253
Fonksiyonlar yukarıdaki gibi basit olabileceği gibi, çok sayıda fonksiyon içeren formüller şeklinde de olabilir.
=SUM(AVG(INT(SUM(K45:K55)*3/8):M3),45) gibi uzun ve iç içe de olabilir.
Birçok işlemi yaparken fonksiyonları bilmek ve kullanmak kolaylık sağlar. Bunun yanı sıra finanstan, muhasebeye ve diğer mühendislik alanlarında çok sayıda işlemi yapmak için Excel fonksiyonları gerçek birer çözümdür.
Microsoft Excel 2000'de belli kategoriler altında çok sayıda fonksiyon vardır:
Kategori
Açıklama
Most Recently Used (En Son Kullanılan) fonksiyonları kullandıkça bu listeye eklenirler.
En son kullandığınız 10 fonksiyon burada listelenir. Siz
All (Hepsi)
Excel içindeki bütün fonksiyonların listesi.
Financial (Finansal)
Finans ve muhasebe ile ilgili fonksiyonlar.
Date & Time (Tarih ve Saat)
Zaman ve tarih ile ilgili fonksiyonlar.
Math & Trig (Metemetik ve Trigonometri)
Matematik ve trigonometri ile ilgili fonksiyonlar.
Statistical (Istatistiksel)
Đstatistik ve analizle ile ilgili fonksiyonlar.
Lookup & Reference (Arama ve Başvuru)
Belli alanlarla yapılan işlemlerle ile ilgili fonksiyonlar.
Database (Veritabanı)
Veritabanı işlemleri.
Text (Metin)
Metin bazlı işlemler.
Logical (Mantıksal)
Mantıksal fonksiyonlar.
Information (Bilgi) fonksiyonlar.
Kullanıcıya bilgi vererek yardımcı olmaya çalışan
User Defined (Kullanıcı Tanımlı) Sizin yaratacağınız fonksiyonlar burada listelenecektir. Kullanıcı tanımlı fonksiyonlar bölümüne bakın.
A. FONKSĐYONLARI KULLANMAK Fonksiyonların kullanımında önemli olan her fonksiyonun gerekli parametrelerinin yazılmasıdır. Örneğin bir toplama işlemi yapılacaksa SUM fonksiyonu ile gerekli alanlar belirtilerek toplanmalıdır.
=SUM(A1:E1)
=TOPLA(A1:E1)
Yukarıdaki fonksiyon çalışma tablosundaki A1 hücresinden A10 hücresine kadar olan 10 alanı toplar.
254
A1
1
1000
2
2000
3
3000
4
4000
5
1000
6
=SUM(A1:E1)
SUM fonksiyonunun uygulanmasının sonucu olarak:
A1
1
1000
2
2000
3
3000
4
4000
5
1000
6
11000
255
NOT: Bu dokümanlar Faruk Çubukçu tarafından hazırlanmıştır. Burada adı geçen ticari ünvanlar ve markalar bilgi amaçlı kullanılmışlardır ve kendi imtiyazlarına sahiptirler. Bu dokümanlar ticari amaçlı olarak kullanılmaz. Daha fazla bilgi için www.farukcubukcu.com adresine bakınız.
B. FONKSĐYON SĐHĐRBAZI Karmaşık ve içiçe fonksiyonları kullanacağım zaman genellikle sihirbazı kullanırım. Çünkü elle yazarken öğeleri birbirine ayıran karakterinden tutunda daha birçok olası sorun bizi beklemektedir. Bu nedenle birkaç fare tıklamasıyla fonksiyonları kullanmak için fonksiyon sihirbazı çok yararlıdır.
Fonksiyon sihirbazını başlatmak:
Fonksiyon sihirbazını başlatmak için, genellikle veri alanı içinde formülünü konulacağı ya da işlemin yapılıp sonucun konulacağı hücre üzerine gelindikten sonra, araç çubuğunda Function Wizard (Đşlev Sihirbazı) düğmesi tıklanır. Ardından sihirbaz ekranı karşınıza gelir.
Sihirbaz toplam iki adımdan oluşur. Đlk adım fonksiyonun seçilmesidir. Đstediğiniz fonksiyonu, sağ taraftaki Function Name (Fonksiyon Adı) altından seçin. Đstediğiniz fonksiyonu burada göremezseniz, sol taraftaki Function Category (Fonksiyon Kategorisi) altından bir kategori adı tıklayın ve sağ tarafta çıkan adlardan istediğinizi seçin.
Not: Excel'de yer alan mevcut fonksiyonlara ek olarak finansal ve bilimsel alanda kullanılan diğer fonksiyonları da fonksiyon listesine eklemek ve k ullanmak istiyorsanız Tools menüsünden Add-Ins komutu ile ek fonksiyon kütüphanelerini (Analysis Toolpak) yükleyiniz.
II. SIK KULLANILAN FONKSĐYONLAR Tarih ve saat fonksiyonları, tarih ve saat (zaman) bilgisinin elde edilmesi ve işlenmesini sağlar.
DATE Fonksiyonu:
Excel'de her güne bir seri numarası verilir. DATE fonksiyonu belirtilen bir tarihin (günü) seri numarasını verir.
=DATE(yıl, ay, gün)
=TARĐH(yıl, ay, gün)
Sonucunda o tarihin numarası elde edilir.
256
TODAY Fonksiyonu:
Bulunulan günü verir. Genellikle sistem tarihinden gün bilgisini alarak işlem yapıldığında kullanılır.
=TODAY() - "1/1/2001"
= BUGÜN()
Yukarıdaki ifade ile bugün ile yıl sonu arasında kaç gün olduğu hesaplanır.
TIME Fonksiyonu:
Zamanın seri numarası olarak karşılığını verir. Bir günün başlangıç anı 0 ile, bitiş anı da 0.9999 değeri ile ifade edilir.
=TIME(saat, dakika, saniye)
Sonucunda o zaman değerinin numarası elde edilir.
NOW Fonksiyonu:
O anki zamanı tarih ve zaman olarak verir. Diğer bir deyişle o anki zamanı gün, ay, yıl ve saat olarak verir.
=NOW()
= ŞĐMDĐ()
Sonucunda o anın değeri elde edilir.
INT Fonksiyonu:
Belirtilen bir sayıyı tam sayıya yuvarlar.
257
=INT(2.34)
Sonucu: 2
=TAMSAYI()
Örneğin rastgele üretilen bir değeri tamsayıya çevirmek için:
=INT(RAND()+1)
Sayısal loto sayısı üretmek:
=TAMSAYI((S_SAYI_ÜRET()*49)+1)
PRODUCT Fonksiyonları
Verilen sayıları çarpar.
=PRODUCT(3,7)
ya da
=ÇARPIM(3,7)
Sonucu: 21
RAND Fonksiyonu:
0 ile 1 arasında rastgele bir sayı üretir.
258
=S_SAYI_ÜRET()
=RAND()
RAND() fonksiyonu 0 ile 1 arasında bir gerçek bir sayı üretir. Bu nedenle genellikle bir sayı ile çarpılır ve tamsayıya çevrilerek kullanılır.
=Int(Rnd(1) * 49) + 1
Yukarıdaki fonksiyon her çalıştığında 1 ila 48 arasında bir sayı üretir.
ROUND Fonksiyonu
Tanımlanan bir sayıyı belirtilen ondalık uzunluğa yuvarlar.
=ROUND(sayı, hane sayısı)
=ROUND(42.789, 1)
=YUVARLA(42.789, 1)
Sonucu: 42.72
EXCEL'in en yaygın kullanıldığı alanlardan birisi de finanstır (mali işler). Çok sayıda finansal fonksiyonun kullanımını öğrenerek mevcut ticari işlemlerinizi kolaylaştırabilir ya da yeni çözümler ve uygulamalar yapabilirsiniz.
PMT Fonksiyonu:
En yaygın kullanılan finansal (mali) fonksiyondur. Payment (ödeme) fonksiyonu, belli bir faiz oranı üzerinden n dönem sonunda gerçekleşecek nakit girişi ya da çıkışını hesaplar.
259
=PMT(ana para, faiz, süre)
Örnek: Yıllık %90 faizle 400 milyon liralık malı 12 ay taksitle almak için ne kadar ödeme yapmanız gerekir?
=PMT(%90/12;12;-400000000)
III. UYGULAMA Microsoft Windows 9x ya da Windows 2000 yüklü bir bilgisayarda aşağıdaki uygulamaları yapın:
1. Ay ortalamalarını, giderlerin önceki aya göre artış oranlarını hesaplayan formülleri yazın.
2. ROUND fonksiyonunu kullanarak virgüllü çıkan sonuçları tam yuvarlatın.
3. INT fonksiyonunu kullanarak virgüllü çıkan sonuçları tam sayıya çevirin.
4. Đşlemleri elle ve daha sonra da Fonksiyon Sihirbazıyla yapın.
Veri:
Kişisel Giderler
ocak şubat Artış Oranı?
mart
Giyim
100
50
50
12
212
Visa
100
100
200
300
700
=?
nisan
toplam
260
Cep Telefon
20
30
20
40
110
Öğlen Yemeği
20
30
30
30
110
0
30
50
300
412
1182
Kitap
10
10
Kişisel Gider Toplamı250
220
Ay Ortalamaları
?
?
?
?
?
?
?
GÖZDEN GEÇĐRME 1. Fonksiyon (işlev) kullanmanın deneyimli bir kullanıcıya ne gibi yararları olabilir?
2. Finansal fonksiyonlar nelerdir? Örnek veriniz.
3. Kullanıcı kendi fonksiyonunu yazabilir mi? Bu ne gibi yararlar sağlar?
DERS 15: VERĐ ANALĐZĐ Amaçlar:
-Verileri filtrelemek. -Sıralama ve alt toplamlar almak.
I. VERĐ ANALĐZĐ Veri analizi, Excel'in normal hesaplama yeteneklerinin dışında özellikle stok kayıtları, personel kayıtları gibi kayıt olarak düzenlenmiş veriler üzerinde yapılan özel düzenleme işlemlerini kapsar. Bunların başında verilerin filtrelenmesi (süzme), ara toplamların (subtotal) alınması ve verilerin sıralanması gelir.
A. VERĐLERĐN SIRALANMASI Dikkat ederseniz, düzenli çıktılar belli bir alana göre sıralıdır. Adına göre, soyasında göre vb. sıralama (sort) işlemi bir çalışma tablosunda yer alan bilgilerin belli bir sütuna göre sıralanmasıdır. Örneğin Excel içinde saklanan personel bilgileri, ürün bilgileri gibi belli sütunlardan oluşmuş düzenli tabloların belli sütunlarına göre sıralanması o tabloların daha kullanış olmasını sağlar.
Sıralama işlemi bizim bütçe tablolarımıza çok gerekmeyeceğinden öğrenci listesi üzerinde sıralama işlemini açıklayalım: 261
Tablo: Öğrenciler tablosu
ADI SOYADI
BÖLÜMÜ
Ahmet Yılmaz
Đşletme
39
Mehmet Demir
Đşletme
40
I VĐZE
Ayşe Kazanç
Ekonomi
90
Nuri Yılmaz
Đşletme
77
Zeki Yazar
Đşletme
60
Bekir Kangal
Ekonomi
49
Suat Konya
Ekonomi
66
BÖLÜMÜ
I VĐZE
Tablo: Ada göre sıralı
ADI SOYADI Ahmet Yılmaz
Đşletme
Ayşe Kazanç
Ekonomi
90
Bekir Kangal
Ekonomi
49
Mehmet Demir
Đşletme
40
Nuri Yılmaz
Đşletme
77
Suat Konya
Ekonomi
66
Zeki Yazar
Đşletme
60
39
Microsoft Excel, verinin biçimine değil, taşıdığı değere göre düzenlemek için belirli bir sıralama düzeni kull anır. Ascending (Küçükten büyüğe) bir sıralamada, Excel alfabetik sıralamayı kullanır.
Sıralama işlemi:
1. Sıralanacak alan üzerindeki bir hücreye tıklayın. (ya da sıralanacak verileri seçin) 2. Data (Veri) menüsünden Sort (Sıralama) komutunu seçin. 3. Sort by kutusundan hangi sütuna göre sıralanacağını seçin. 4. OK düğmesine tıklayarak sıralamayı yapın.
262
ÖNEMLĐ: Sort (sıralama) iletişim kutusunda yer alan Header row (Başlık Satır var) ve No header row (Başlık Satırı Yok) seçeneği tablonun sütün başlıklarının olup olmaması ile ilgilidir. Eğer tabloda sütun başlığı varsa Excel otomatik olarak Header row seçeneğini seçer ve sıralamada bu sütun başlıklarını kullanır. Eğer sütun başlıklarının sıralamada kullanmak istemiyorsanız o zaman No header row seçeneği seçilir. Bu durumda Sort by (Sıralama ölçütü) alanında sütunlar Column1, Column2 olarak görülür.
NOT: Bu dokümanlar Faruk Çubukçu tarafından hazırlanmıştır. Burada adı geçen ticari ünvanlar ve markalar bilgi amaçlı kullanılmışlardır ve kendi imtiyazlarına sahiptirler. Bu dokümanlar ticari amaçlı olarak kullanılmaz. Daha fazla bilgi için www.farukcubukcu.com adresine bakınız.
Şekil 15-1: Sıralama Đşlemi
B. VERĐLERĐN FĐLTRELENMESĐ Bir listeyi filtreleyerek (süzerek), sadece belirttiğiniz kriterlere uygun satırları görüntüleyebilirsiniz. Örneğin listede yalnızca Đşletme bölümü öğrencileri görmek gibi.
Özellikle uzun listelerle uğraşırken ya da belli özelliklere göre verileri ayırmak isterseniz Excel'in filteleme özelliklerinden yararlanabilirsiniz.
Bir tablo üzerinde filtreleme yapmak için şu işlemler seçilir:
1. Tablo ya da tablo içindeki bir hücre seçilir. 2. Data (Veri) menüsünden Filter (Süz) işaret edilir. Ardından AutoFilter seçeneği seçilir.
263
3. Bu düzenlemenin ardından otomatik filtre kutuları sütunların başlıklarına yerleştirilir.
Ardından istenilen değerler seçilerek filtreleme yapılır.
Filtre kutularında o sütunun değerleri, All ve Top 10 seçenekleri yer alır. All seçeneği özellikle yapılan bir filtrelemenin arından tüm listeye tekrar dönülmesini sağlar. Top 10 seçeneği ise ilk on kaydın seçilmesini sağlar.
Listeden Otomatik Filtre Oklarını Kaldırmak için:
Data (veri) menüsünden Filter (süz) komutunu işaretleyin, sonra tekrar AutoFilter (Otomatik Süz) seçeneğini tıklayın.
Bir sütunda yapılan filtreyi kaldırmak ve verilerin tamamını tekrar görmek için; sütunun okunu kullanarak seçenekleri açılır ve All seçeneği seçilir.
Bunun dışında filtrelenen bir listede saklanan tüm satırları yeniden görüntülemek için;
Data (veri) menüsünden Filter (Süz) komutunu işaretleyin, sonra Show All (Tümünü Göster) komutunu tıklayın.
ĐPUCU: Verilerin filtrelenmesi (süzülmesi) özellikle satış bilgileri gibi belli bir düzende hazırlanmış veriler üzerinde yapılacak işlemlerdir. Örneğin illerinde içinde bulunduğu bir satış bilgilerine bakarken, illere göre filtreleme yapmak istemez misiniz? Örneğin Đzmir ilinin satışları, Đstanbul satışlar ya da Adana satışları gibi.
UYGULAMA 1. Sıralama:
Tablo: Öğrenciler tablosu
ADI SOYADI
BÖLÜMÜ
Ahmet Yılmaz
Đşletme
39
Mehmet Demir
Đşletme
40
Ayşe Kazanç
Ekonomi
Nuri Yılmaz
Đşletme
I VĐZE
90 77
264
Zeki Yazar
Đşletme
60
Bekir Kangal
Ekonomi
49
Suat Konya
Ekonomi
66
Yukarıdaki veri üzerinde şu sıralamaları yapın:
Ada göre artan Ada göre azalan Nota göre artan Nota göre azalan Önce bölümüne ve sonra adına göre artan.
2. Filtreleme:
Bölümlere göre filtreleme işlemleri yapın.
GÖZDEN GEÇĐRME 1. Sıralamanın yararları nelerdir? 2. Filtrelemenin yararları nelerdir?
DERS 16: ÖZET TABLOLAR OLUŞTURMAK Amaçlar:
-Özet tabloları tasarlamak. -Özet tablolar üzerinde işlemler yapmak.
I. PĐVOT TABLOLAR Sıralama ve süzme, çalışma tablolarımıza özetleme görünüm ve sorgulama bakımından özellikler katar. Bu özelliklerin yanı sıra, Excel bir de özet tablo (pivot table) olarak daha gelişmiş bir yeteneğe sahiptir.
265
Pivot tablolar (Özet tablolar), Excel'in en gelişmiş özelliklerinden birisidir. Verileri gruplamayı, alt toplamlar almayı sağlar. Bunun dışında dış veritabanlarına b ağlanmayı sağlayan gelişmiş bir bölümdür.
Özet tablolar, sum (topla), count (say), average (ortalama )gibi sizin belirleyeceğiniz bir işlev kullanarak veriyi özetleyebilir. Alt toplamları veya genel toplamları otomatik olarak ekleyebilir. Bunun dışında hesaplanmış alanlar veya öğeler ekleyerek kendi formüllerinizi kullanabilirsiniz.
Excel 2000 içinde Pivot tablolar Web sayfası üzerinde yayınlanabilir. Böylece kullanıcılar bir Web browser (Internet Explorer) aracılığıyla datalara erişebilirler.
A. BĐR PĐVOT TABLO YARATMAK Özet tablo yaratmak için, çözümlemek istediğiniz veriyi bulmanıza ve düzenlemenize yardımcı olarak kullanacağınız Pivot Table Wizard kullanın. Başlamak için, Data (veri) menüsünden Pivot Table (Özet Tablo ve Özet Grafik Sihirbazı) seçeneğini tıklayın.
Çıkan iletişim kutusu, toplam dört adımdan oluşan özet tablo sihirbazının ilk adımını oluşturur ve size özet tabloyu oluşturacak verilerin nereden alınacağını soracaktır.
NOT: Bu dokümanlar Faruk Çubukçu tarafından hazırlanmıştır. Burada adı geçen ticari ünvanlar ve markalar bilgi amaçlı kullanılmışlardır ve kendi imtiyazlarına sahiptirler. Bu dokümanlar ticari amaçlı olarak kullanılmaz. Daha fazla bilgi için www.farukcubukcu.com adresine bakınız.
Genelde kullanılan veriler doğrudan Excel'de yaratılan tablolardır (Microsoft Excel list or database) Ancak istenirse dış bir veri kaynağı ile (Access vb.) yaratılan veriler, birden fazla sayfadan oluşan veriler ya da diğer bir özet tablosu kullanılabilir. Đstediğiniz seçeneği işaretledikten sonra Next düğmesine basarak ikinci adıma geçin.
Đkinci adım, ilk adımda seçilen seçeneğe göre verilerin yerinin belirtilmesidir. Ardından Next düğmesine basın.
Ardından üçüncü adımda Pivot tablonun yaratılacağı yer sorulur. Bu yer mevcut çalışma tabosu (existing worksheet) ya da yeni bir çalışma tablosu (new worksheet) olabilir.
Şekil 16-1: Özet Tablo Tasarımı
266
Dördüncü adım özet tablonun oluşturulduğu asıl adımdır. Đ letişim kutusunun sağ tarafında seçilen alanın başlıkları bulunur. Bu başlıkları sürükleyip gerekli yerlere bırakarak özet tabloyu oluşturmanız gerekir.
Örnek: Satışlar tablosu
Tarih
Ürün
Grup
Fiyat
1/1/2001
Domates
Sebze
300
1/1/2001
Patates
Sebze
399
1/1/2001
Elma
Meyve
400
1/1/2001
Domates
Sebze
300
1/1/2001
Elma
Meyve
400
2/1/2001
Elma
Meyve
400
2/1/2001
Domates
Sebze
300
Yukarıdaki tabloda, Excel Pivot Tablosu bize ürün gruplarının toplam fiyatlarını kolayca verebilir.
Örnek: Satışlar özet tablosu:
Tarih
Ürün
Grup
Fiyat
267
1/1/2001
Domates
Sebze
300
1/1/2001
Patates
Sebze
399
1/1/2001
Domates
Sebze
300
2/1/2001
Domates
Sebze
300
Sebze
Top
1/1/2001
Elma
Meyve 400
2/1/2001
Elma
Meyve 400
1/1/2001
Elma
Meyve 400
Meyve
1299
Top
1200
NOT: Veri alanına yerleştirilen alana göre ortadaki veri alanı üzerinde yapılacak işlem veri tipine göre SUM olarak belirlenir. Bu işlem (fonksiyon) değiştirilebilir.
UYGULAMA Tablo:
Tarih
Ürün
Grup
Fiyat
1/1/2001
Domates
Sebze
300
1/1/2001
Patates
Sebze
399
1/1/2001
Elma
Meyve 400
1/1/2001
Domates
Sebze
1/1/2001
Elma
Meyve 400
2/1/2001
Elma
Meyve 400
2/1/2001
Domates
Sebze
300
300
Yukarıdaki tablo üzerinde; ürünleri gruplarına göre fiyat toplamını ve grup içindeki eleman sayısını gösteren bir Pivot Tablosu yapın.
268
GÖZDEN GEÇĐRME 1. Pivot Tablosu'unun yararlarını açıklayın? 2. Pivot tablo içinde hangi fonksiyonlar kullanılabilir? COUNT fonksiyonun kullanılabileceği bir durumun örneğini verebilir misiniz?
DERS 17: INTERNET VE INTRANET ĐŞLEMLERĐ Amaçlar:
-Tabloyu Web Sayfası Olarak Kaydetmek ve Yayınlamak. -Web Araç Çubuğunu Kullanmak.
I. INTERNET VE INTRANET ÖZELLĐKLERĐ Hızla yayılan Internet erişimi, Excel kullanıcıların da birtakım Web ile ilgili işlemler yapmasını sağlar. Örneğin verilerini Web sayfası olarak kaydedebilmek gibi. Excel 2000'de yer alan Internet ve Intranet olanakları içinde Web sayfası tasarlama, Web klasörlerin erişmek, E-mail göndermek gibi özellikler yer alır.
A. WEB SAYFASI YARATMAK Excel 2000 ile Web sayfası yaratmak için değişik yöntemler kullanabilirsiniz. Bu iş için tasarlanmış sihirbaz ya da şablonları kullanarak bir Web sayfası (web sitesi) tasarlayabileceğiniz gibi herhangi bir Excel çalışma kitabını ya da sayfasını Web sayfası olarak tasarlayıp Web Page olarak kaydedebilirsiniz. Bu işlem sırasında sayfa HTML koduna (Web sayfalarının yaratılmasında kullanılan dil) çevirilir.
Bir Çalışma Kitabını Web Sayfası Olarak Kaydetmek:
Excel 2000 içinde hazırlanan bir çalışma kitabının (workbook) normal Excel dosyası ya da Web sayfası olarak kaydedilmesi herhangi bir format kaybına neden olmaz. Excel 2000'in bu özelliği dual-format olarak adlandırılmıştır.
Bir belgeyi Web sayfası olarak kaydetmek için:
1. File (Dosya) menüsünden Save As Web Page (Web Sayfası Olarak Kaydet) komutuna tıklayın.
2. Web sayfasının yeri seçilir ve adı girilir.
269
B. PĐVOTTABLE VE PĐVOTCHART'LARIN WEB SAYFASI OLARAK KAYDEDĐLMESĐ Önceki haftada Pivot Tablolarında ne kadar yararlı olduğundan bahsetmiştik. Excel 2000 ile gelen yeniliklerin başında Pivot tablo ve grafiklerinin Web page olarak kaydedilmesi ve yayınlanması gelmiştir.
Bu işlemi yapmak için:
Đçinde PivotTable ya da PivotChart olan çalışma kitabı File (Dosya) menüsünden Save As Web Page (Web Sayfası Olarak Kaydet) olarak kaydedilir. Bu işlem sırasında bütün Workbook mu yoksa bir sheet mi yayınanacak, ayrıca interactivity seçeneği ile de Pivot tablo üzerinde işlem yapılaması sağlanır. Bu düzenlemelerin ardından Excel bilgilerin yayınlanır.
NOT: Bu dokümanlar Faruk Çubukçu tarafından hazırlanmıştır. Burada adı geçen ticari ünvanlar ve markalar bilgi amaçlı kullanılmışlardır ve kendi imtiyazlarına sahiptirler. Bu dokümanlar ticari amaçlı olarak kullanılmaz. Daha fazla bilgi için www.farukcubukcu.com adresine bakınız.
C. WEB SAYFASINI INTRANET/INTERNET ÜZERĐNDE YAYINLAMAK Eğer şirketinizde bir Intranet varsa ya da Internet'e erişim varsa Excel 2000 i le hazırlanan Web sayfaları Web folder (Web server üzerindeki klasörler) üzerine kayıt edilebilir.
Web sayfasını Internet üzerinde yayınlamak (ya da erişilebilir hale getirmek) için Web sayfasının bir Internet Servis sağlayıcı tarafından yayınlanması ya da bilgisayarınıza Web Server yazılımını yüklenmesi gerekir.
Web Server Üzerindeki Bir Web Sayfasını Açmak:
1. Standart araç çubuğunda yer alan Open (Aç)düğmesine tıklayın.
2. Places Bar üzerinde Web Folders seçeneğine tıklayın. Ardından Web sayfanızın bulunduğu klasör üzerinde çift tıklayın.
3. Listede yer alan Web sayfanızı açmak için üzerinde çift tıklayın.
270
D. WEB ARAÇ ÇUBUĞU Excel 2000 ortamında yer alan Web araç çubuğu Intranet ve Internet e rişiminde kolaylık sağlamak için geliştirilmiştir. Web araç çubuğunda ileri/geri düğmeleri, Internet üzerinde arama (search) düğmesi, Favorites düğmesi ile sık kullanılan sitelere, kanallara erişim sağlanır.
Bunun dışında Web araç çubuğunda yer alan adres araç çubuğu istenilen yerel adreslerin ve Internet adreslerinin yazılarak erişimin sağlandığı bir bölüme de sahiptir. Bu adresler URL (Uniform Resourse Locator) olarak yazılabilir.
UYGULAMA Belgenin HTML olarak kaydedilmesi Bir belge yaratın ve normal (.xls) olarak kaydedin. Daha sonra aynı belgeyi Web Page olarak kaydedin.
DERS 18: MAKROLAR Amaçlar:
-Makrolar oluşturmak. -Makrolar çalıştırmak.
I. MAKRO NEDĐR Sürekli bir Excel kullanıcısıysanız, hep aynı verileri karşınızda görürsünüz. Satışlar tablosu gibi. Ayrıca, bir de sürekli aynı işlemleri yaparsınız: Satışların ortalamaları ve bazı istatistikleri gibi. Đşte makrolar sizin için.
Makrolar sık sık yapılan işleri otomatikleştirmek için hazırladığımız tanımlardır. Daha sonra bu işlemi yeniden yapmak için makroyu çalıştırırız. Özellikle, Microsoft Excel'de belirli bir işi süreli (yinelemeli) yapıyorsanız, örneğin bir grafik çizmek ve yazıcıya yollamak gibi; bu işi makro ile otomatik hale getirebilirsiniz.
NOT: Makro, belli bir işi yapmak üzere tasarladığınız ve istediğiniz an çalıştırabileceğiniz bir Visual Basic modulü içinde depolanmış komutlar ve fonksiyonlar dizisidir. Excel içinde kayıt ederek (record) ya da Visual Basic editörü ile program yazarak yaratılabilir.
A. MAKRO TÜRLERĐ Makroları, oluşturma yöntemine göre iki grupta toplayabiliriz.
.
Kayıt (Record) Yöntemi ile makro oluşturma.
.
Visual Basic Editörü ile makro oluşturma. Bu işlem program yazmak anlamına geliyor.
271
Makro kaydetmek, aynı bir film kaydı gibidir. Đşlemi bir kez olmak üzere yaparken kaydedersiniz. Ardından bu kaydı istediğiniz kadar çalıştırırsınız.
B. MAKRO GELĐŞTĐRMEK Bir makro belli bir işi yerine getirmek üzere ha zırlanır:
Bir Makro kaydetmek:
1. Tools (Araçlar) menüsünden Macro (Makro) komutunu ve Record New Macro (Yeni Makro Kaydet) komutunu seçin . 2. Macro Name kutusuna makro için bir ad yazın . Örneğin "AyToplam". 3. Store macro in kutusundan makroyu kaydetmek istediğiniz yeri seçin. Eğer makronuzun Excel'in her yerinde geçerli olmasını istiyorsanız ; makronuzu XLStart klasöründeki, Personal Macro Workbook a kaydedin.
Saklama yerleri:
This Workbook (Bu Çalışma Kitabı): Bulunulan çal ışma kitabına.
New Workbook (Yeni Çalışma Kitabı): Yeni bir çalışma kitabına
Personal Macro Workbook (Kişisel Makro Çalışma Kitabı) : Sadece makroların bulunduğu özel bir çalışma kitabına.
Makronuzun bir açıklama içermesi için Description (Açıklam) kutusuna açıklamanızı yazabilirsiniz. (Bu açıklama makronun yaptığı iş olabilir).
4. OK düğmesine tıklayarak makro kayır işlemine başlanır. 5. Makroya kaydetmek istediğiniz işlemleri yapın.
6. Kaydı bitirmek için Stop Recording (Kaydı Durdur) düğmesine tıklayın..
ĐPUCU: Makro kayıt ederken genellikle temiz (hatasız) bir kullanım gerekir. Eğer kayıt sırasında hata yapılırsa bu hatalar makronun çalıştırılmasında da karşımıza gelir. Bunun dışında kayıt ederken durum çubuğunda "Recording" açıklaması yer alır.
272
C. MAKROLARI ÇALIŞTIRMAK Hazırladığınız bir makroyu değişik yöntemlerle çalıştırabilirsiniz:
Makroyu Microsoft Excel, Tools (Araçlar) Menüsünden Çalıştırmak:
1. Tools (Araçlar) menüsünden, Macro menüsü oradan da istenen makro seçilir. 2. Macro Name (Makro Adı) kutusundan, çalıştırmak istediğiniz makronun adını yazın.Yada altındaki listeden çalıştırmak istediğiniz makroyu seçin. 3. Run (Çalıştır) düğmesine tıklayın.
Ayrıca çalışma tablosuna bir grafik nesne ekleyip, ardında onun üzerinde sağ tıklayıp makronun bu grafik nesneye tıklanmasıyla çalıştırılması sağlanır.
UYGULAMA Öğrencilerin notlarını gösteren bir grafiği hazırlayan makro hazırlayın:
ADI SOYADI Ahmet Yılmaz
BÖLÜMÜ Đşletme
39
Mehmet Demir Đşletme
40
Ayşe Kazanç Nuri Yılmaz Zeki Yazar Bekir Kangal Suat Konya
Ekonomi
I VĐZE
90
Đşletme Đşletme Ekonomi Ekonomi
77 60 49 66
273
Hazır Fonksiyonları Kullanma
HAZIR FONKSĐYONLARI KULLANMA Fonksiyonlar, bağımsız değişken adı verilen belirli değerleri, sözdizimi adı verilen belli bir sırayla kullanarak hesaplamalar yapan önceden tanımlanmış formüllerdir. Topla Fonksiyonu Bir sütunda bulunan birden fazla hücrenin içeriğini toplamak üzere formül hazırlarken yukarıdaki örnekte yapıldığı gibi formül çubuğuna içerikleri toplanacak hücrelerin adlarını tek tek yazmak yerine, Excel'in hazır TOPLA() fonksiyonundan yararlanabilirsiniz. Bu amaçla formül yazmak üzere formül çubuğuna "=" karakterini yazdıktan sonra büyük harflerle TOPLA yazılır. Fonksiyonlara parametre olarak verilen bilgiler parantez içine yazılır. Formülde aynı hat üzerindeki hücreleri toplamak için bütün hücre adlarını fonksiyona parametre olarak vermek pratik değildir. Bu gibi durumlarda içerikleri aynı işleme tabi tutulacak hücreler, Hücre Erimi olarak belirtilir. Hücre erimlerinde, işleme tabi tutulacak ilk hücre ile son hücrenin adı arasına iki nokta ":" karakteri konulur.
Eğer kullanmak istediğiniz hazır fonksiyonun özelliklerini bi liyorsanız formül çubuğuna formülü doğrudan yazabilirsiniz, bilmiyorsanız "Ekle" menüsündeki "Đşlev" komutundan yararlanabilirsiniz. Komutu vermeden önce kendisi için formül hazırlamak istediğiniz hücreyi aktif hücre durumuna getirmeniz gerekir.
"Ekle-Đşlev" Komutu verdikten sonra ekrana "Đşlev Yapıştır" diyalog kutusu gelir. Bu pencerede "Đşlev Kategorisi" ve "Đşlev Adı" adında iki liste kutusu bulunmaktadır. Ayrıca "En Son Kullanılan" adında bir kategori daha vardır. "Topla" işlevi bu listede de yer alabilir.
Otomatik Toplama: Excel, TOPLA() işlevi dışında otomatik toplama adıyla bir kolaylık daha sunmaktadır Otomatik toplama işlemi için araç çubuğunda yanda görülen düğme bulunmaktadır. 274 Otomatik toplama imkanından yararlanmak için, sonucu bulunacak değerin yazılacağı hücre önce aktif hücre durumuna getirilmelidir. Ancak bu hücrenin söz konusu sütun
Dosya Açmak, Kapatmak, Kaydetmek
Temel Bilgiler
Microsoft Excel, satır ve sütunların bulunduğu hücrelerin meydana getirdiği çalışma sayfalarının bir kitapta toplanmış halidir. Çalışma sayfalarını oluştu ran satırlar sayılarla; sütunlar ise harflerle belirtilir. Satır ve sütunların kesiştiği yere hücre denir. Excel’in işlem sayfası üzerinde çizgileri diğerlerine göre daha kalın olan hücre etkin hücre olarak adlandırılır. Etkin hale getirilmek istenen hücreye klavyedeki yön tuşları ile gidilebilir yada farenin imleci ile o hücre tıklanır. Birinci satır ile birinci sütunun kesiştiği yer A1, bir altındaki hücre ise A2 olarak adlandırılır. Excel’de yapılabilecek bütün işlemler ve fonksiyonlar Resim 1.1’de yer almaktadır.
Resim 1.1 Menünün altında yer alan ve kimilerince düğme kimilerince de toolbar olarak adlandırabileceğimiz kısayol tuşları (Resim 1.2) ile de menüde yer alan konutlara erişim imkanı bulunmaktadır.
Resim 1.2 Bir Excel kitabının birden fazla sayfası bulunabilir. Bu sayfalar arasındaki geçiş ekranın alt sol tarafında (Resim 1.3) bulunan işlem sayfalarına tıklayarak sağlanır. Resim 1.3 Püf Nokta : Eğer sütunlar harflerle değil sayılarla gösteriliyor ise referansının A1 şeklinde gözükmesi için Tools menüsünden Options komutu seçilmeli
Yeni Dosya Açmak ve Kaydetmek
Microsoft Excel’i her başlattığınızda, açılan boş sayfa ile çalışabilir yada FILE menüsünden New komutunu seçerek boş bir sayfa ile çalışmaya başlayabilirsiniz. Üstünde çalışılan bir dosyayı kaydetmek için ise FILE menüsün den Kaydet komutu seçilir.(Resim 1.4)
(Resim 1.4) Menüde Save, Save As, Save As Html, Save Workspace olarak adlandırılımış dört farklı kaydetme komutu bulunmaktadır. Save komutu daha önceden kaydedilmiş dosyanın
275
üstüne güncelleme yapar. Save As ise, üzerinde çalışılan dosyanın farklı bir isimde ve yeni bir dosya olarak kaydedilmesini sağlar. Kayıt edilmemiş olan dosyalara Book1, Book2 gibi isimler verilir. Bu dosyalar kaydedilmek istendiği taktirde Save ya da Save As komutlarından hangisi seçilirse seçilsin Save As komutu çalışır.
(Resim 1.5) Save in olarak adlandırılan kutucukta dosyanın kaydedilmek istendiği yer seçilir. File Name kutucuğuna ise dosyaya verilecek olan isim yazılır ve Save düğmesine basılarak kaydetme işlemi tamamlanır.Kayıt işlemi klavyeden CTRL+S tuşuna basılarak da yapılabilmektedir. Dosya Açmak Önceden kaydedilmiş dosyalarımızı açmak için FILE menüsünden Open komutunu (Resim 1.6) ya da CTRL+O tuşlarını kullanırız.Hangi yolu kullanırsak kullanalım;
Resim 1.6 Şeklinde pencere ile karşılaşırız. Bu pencerede Look in ile anlatılmak istenen, açmak istenen dosyanın nerede kayıtlı olduğudur. Doğru dizini seçtiğimiz taktirde dosya ismi ekranımızda belirmiş olacaktır. Mouse ile dosyayı seçtikten sonra Open Komutunu seçtiğimizde ya da dosyayı iki kere tıkladığımızda dosyamız açılmış olur. Dosya Kapamak Dosya kapamanın yollarından biri FILE menusunden Close komutunu kullanmaktır.
276
(Resim 1.7) Đkinci yol, ekranın sağ üst köşesinde bulunan düğmesine tıklamaktır. Đki adet olan çarpı düğmelerinden üstte bulunanı Excel programını kapamaya, alttaki ise Excel’de çalıştığımız dosyayı kapamaya yarar.
Resim 1.7 Eğer dosyada yapılan işlemleri kaydetmeden kapamak istersek taktirde save edip edilmeyeceğini soran bir mesaj penceresi ile karşılaşırız. (Resim 1.8) ‘Yes’ ile sa ve işlemi yapılır, ‘No’ ile kayıt işlemi yapmadan dosyayı kapar.
Resim 1.8 1-OTOMATĐK KAYDETME: Excel'de çalışırken belgelerimizin belirli aralıklarla otomatik olarak kaydedilmesini sağlayabilir miyiz? Araçlar*Đçine Ekle (Tools*Add-Ins) komutunu çalıştırın. Ekrana gelen diyalog kutusunda Otomatik Kaydet (AutoSave) seçeneğini işaretleyip Tamam düğmesine basın. Artık Araçlar (Tools) menüsünü açtığınızda Otomatik Kayıt (AutoSave) seçeneğinin eklendiğini göreceksiniz. Bu komutu çalıştırınca ekrana Otomatik kaydetme ayarlarını yapabileceğiniz bir diyalog kutusu gelecektir. Otomatik kaydetme aralığı ve buna benzer diğer bir sürü seçeneği buradan ayarlayabilirsiniz.
2-ÜST VE ALT BĐLGĐ: Excel tablolarımı kağıda dökerken üstbilgi ve altbilgi alanlarında değişik, kendime özel bilgiler yazdırmak istiyorum. Örneğin basılan sayfanın başlığı, sayfayı hazırlayan kişinin adı vs.. gibi. Bunu nasıl başarabilirim? Excel5.0 ile çalışma sayfalarınızı kağıda dökerken alt tarafa özel bilgiler yazdırmak istiyorsanız, Dosya*Sayfa Yapısı (File*Page Setup) komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun Üstbilgi/Altbilgi (Header/Footer) sekmesine gidin. Burada üstbilgi (header) ve altbilgi (footer) alanlarını özelleştirebilir, bu alanlara yazılacak olan bilgileri aşağı doğru açılan listelerden seçebilirsiniz. Excel 95 sizin için bir dizi seçenek hazırlamıştır. Bu seçenekler arasında kendinize uygun olan seçeneği bulamazsanız Özel Üstbilgi (Custom Header) veya Özel Altbilgi (Custom Footer) düğmelerinden birine basıp ekrana gelecek olan diyalog kutusunda istediğiniz özel ayarı yapabilirsiniz.
277
3-SAYILARI BĐÇĐMLEME: Bir hücreye yazdığımız rakamlar bazen ondalık kesir basamaklı, bazen TL eklenmiş olarak görünüyor. Bazen de yazdıklarım tarihe dönüşüveriyor. Bunun nedeni nedir? Bunun nedeni, seçtiğiniz hücrelerin biçiminin kullanma amacınızdan farklı biçimlenmiş olması. Bu durumu düzeltmek için, hücre veya hücreleri seçin, sağ fare tuşu ile üzerine tıklayıp Hücreleri Biçimle (Format Cells) komutuna tıklayın. Karşınıza gelen diyalog kutusunun Sayı (Number) bölmesindeki listede, Genel, Sayı, Para Birimi, Tarih, Zaman gibi seçenekler göreceksiniz. Bunlar hücrenin biçimini belirler. Bu diyalog kutusunun sağındaki pencere içinde ise bu biçimlerin farklı türleri yer alır. Her birinin üzerine geldiğinizde açıklaması diyalog kutusunun üzerinde görünür, a ma bir örnek vererek konuyu daha iyi açıklayalım: Hücreye yazdığımız rakamın ondalık kesirden sonra iki hanesinin görünmesini istiyorsak, Hücreleri Biçimle diyalog kutusunda Sayı seçeneğini seçin; Ondalık Yerleri (Decimal places) kısmına 2 yazın. Excel ondalık kesrini virgül (,) olarak gösterir. Buradaki 1000 Ayracı Kullan (Use 1000 Seperator) seçeneğini işaretlerseniz, rakam sondan itibaren üçer hanede bir nokta (.) ile ayrılacaktır (örneğin 345 bin, 345.000,00 olarak gösterilir).
4-PARA BĐRĐMĐNĐ DEĞĐŞTĐRME: Para birimi girdiğimiz hücrelerde hep TL çıkıyor. Bazen para birimi olarak ABD doları da ($) kullanıyoruz. Hücre biçimlerini kendimiz belirleyemez miyiz? Default para birimini Windows 95 belirler. Bunu Denetim Masası*Bölgesel Ayarlar*Para Birimi (Control Panel*Regional Settings*Currency) bölmesinden değiştirebilirsiniz. Ancak yapacağınız değişiklik tüm belgelerinizi etkiler. Bazı hesap tablolarında TL , bazılarında $ işareti kullanacaksanız, Excel size hücreleri özel olarak biçimleme seçeneği sunar. Özel biçimlemek istediğiniz hücreleri seçip üzerlerine sağ fare tuşu ile tıklayın ve Hücreleri Biçimle*Sayı (Format Cells) komutunu çalıştırın. Karşınıza gelen diyalog kutusunun Sayı (Number) bölmesine girip listeden Đsteğe Uyarlanmış'ı (Custom) seçin. Tür (Type) kısmının altındaki listede bazı hazır rakam formatları göreceksiniz. Bunlardan sizin için uygun olanını seçin. Örneğin seçtiğiniz hücrede 3455 yazıyorsa ve listeden #.##0,00 seçeneğini işaretlemişseniz, gerçek ra kam 3.455,00 olarak görünecektir. Rakamınızın nasıl görüneceğini diyalog kutusunun Örnek (Sample) kısmında görebilirsiniz. Son olarak Tür kısmında görünen biçimin sonuna bir boşluk bırakıp $ işaretini yazın. Tamam düğmesine tıkladığınızda hücrede 3.455,00 $ yazdığını göreceksiniz.
5-DEFAULT AYARLARINI DEĞĐŞTĐRMEK: Excel'i her açtığımda yazıtipi, üstbilgi ve altbilgi alanları, kenar boşlukları, kılavuz çizgileri default olarak geliyor. Bu default değerleri değiştiremez miyiz? Bu ayarların bazılarını Araçlar*Seçenekler (Tools*Options) komutu ilke açılan diyalog kutusunun çeşitli bölmelerinden değiştirebilirsiniz, ancak hepsini değil. Bunun daha değişik bir yolu var: Excel'de yeni bir kitap (workbook) açın ve yazıtipinden, altbilgi ve üstbilgi alanlarına, kenar boşluklarından kılavuz çizgilerinin görünüp görünmeyeceğine her şeyi istediğiniz gibi düzenleyin. Sonra bu kitabı Excel programınızın bulunduğu
278
klasörün altındaki XLStart klasörüne KĐTAP.XLT adıyla kaydedin. (Đngilizce Excel 95 kullanıyorsanız bu dosyayı BOOK.XLT adıyla kaydedin.) Artık Excel'i her açtığınızda kendi belirlediğiniz default değerlerle karşılaşacaksınız.
6-EXCEL SAYFASIZ AÇILSIN Excel'i her açtığınızda, karşınıza boş bir kitap sayfası gelir. Mevcut bir Excel dosyasını açacaksanız, bu sayfa boşu boşuna açılmış olur. Excel'in sayfasız olarak açılmasını istiyorsanız, masaüstünde bir Excel kısayolu yaratın. Bu kısayola sağ fare tuşu ile tıklayıp Özellikler (Properties) komutunu çalıştırın. Kısayol (Shortcut) bölmesinin Hedef (Target) kısmında yazılı program yolunun sonuna /E parametresini ekleyin.
7-ONDALIK VE BASAMAK AYRAÇLARI. Excel'de ondalık ayracı default olarak virgül (,), binlik hane ayracı nokta (.) işaretleri ile gösterilir. Aslında bunu Windows 95 belirler. Ondalık ayracının nokta, binlik basamak ayracının virgül olmasını istiyorsanız, Windows 95'te Denetim Masası*Bölgesel Ayarlar*Sayı (Control Panel*Regional Settings*Number) bölmesine girin. Aradığınız ayarları burada bulacaksınız.
8-SAYFALARA ĐSĐM VERMEK: Bir Excel çalışma kitabının sayfaları Sayfa1, Sayfa2,… olarak isimlendirilmiştir. Bunlara özel bir isim vermek istiyorsanız sayfa sekmesinin üzerine çift tıklayın, yeni sayfa ismini girip Tamam düğmesine tıklayın.
9-ÖZEL DÜĞMELER EKLEMEK. Excel araç çubuklarında bulamadığınız düğmeleri arıyorsanız, araç çubuğuna sağ fare tuşu ile tıklayıp Özelleştir (Customize) komutunu çalıştırın. Her bir kategoriyi seçtiğinizde, yan tarafta kullanabileceğiniz düğmeleri göreceksiniz. Bu düğmelerin üz erine tıkladığınızda, diyalog kutusu üzerinde açıklaması belirecek. Bu düğmeleri fare ile araç çubuğuna sürükleyip bırakabilirsiniz.
10-EXCEL’ĐN DOSYA AÇ KLASÖRÜYLE AÇILMASI:
279
Excel ile hazırladığınız belgeleri belirli bir klasör altında tutuyorsanız, Dosya*Aç komutuyla direkt karşınıza bu klasörün çıkmasını isteyebilirsiniz. Bunun için Araçlar* Seçenekler*Genel (Tools*Options*General) bölmesine girin. "Varsayılan dosya yeri" (Default file location) bölmesine Dosya Aç komutu ile açılmasını istediğiniz klasörün yolunu yazın.
11-BULUNAN DEĞERLERĐ BAŞKA HÜCRELERDE KULLANMA: Hücrelerde formüller kullanarak hesaplama yaptırıyoruz. Bulunan değerleri başka sayfaların başka hücrelerinde de kullanmanın pratik bir yolu var mı? Diyelim ki, Sayfa1'in D sütununa mart ayı giderlerini kalem kalem girdiniz ve sütun sonunda tüm giderleri toplayıp mart ayı giderlerini buldunuz. Bu toplamı başka hücrelerde kullanacaksanız kopyalayıp yapıştırmak yetmez; çünkü formülde hücre adresleri yeni hücrenin konumuna göre değişir; yani bir anlamda değerler değil formül kopyalanır. Yapılacak iş, formülü değil hücre adresini kopyalamaktır. Örneğin mart ayı toplamı, Sayfa1'in D5 hücresinde ise bunu başka bir sayfadaki başka bir hücreye kopyalarken =Sayfa1!D5 formülünü kullanmanız gerekir. Bunun pratik yolu ise, kaynak alınacak hücrelere bir ad vermektir. Örneğin, orijinal mart ayı toplamının bulunduğu hücreyi seçip Ekle*Ad*Tanımla (Insert*Name*Define) komutunu çalıştırırsanız, karşınıza Ad Tanımla (Define Name) diyalog kutusu çıkar. Çalışma kitabındaki adlar (Names in workbook) kısmına bir ad girin (örneğin mart_toplam). Burada sözcükler arasında boşluk bırakmamaya dikkat edin. Tamam düğmesine tıkladığınızda o hücrenin bir ismi olur. Artık o çalışma kitabının herhangi bir sayfasında herhangi bir hücreye =mart_toplam yazdığınızda, orijinal hücredeki mart ayı toplamı görünecek. 12-HATA MESAJLARININ ANLAMI: Excel'de formüller kullandığımızda, hücrelerde bazen hata mesajları çıkıyor. Bunların anlamı nedir? O halde size hata mesajlarının anlamını açıklayalım. #SAYI/0! (#DIV /0!) Formülünüz bir sayıyı sıfıra bölmeye veya bölme işlemi için boş bir hücreye göndermeye çalışıyor. Bildiğiniz gibi bir sayı sıfıra bölünemez. #AD? (#NAME?) Formül, çalışma tablosunda bulunmayan bir alan adına başvuru yapıyor. Hücrelerinizi adlandırdıysanız, yazım yanlışı yapmış ta olabilirsiniz. #YOK! (#NULL?) Formülde hücre başvurularını bağımsız değişkenlerden ayırmak için virgül veya noktalı virgül kullanmanız gereken yerlerde boşluk kullandığınızı gösterir. #SAYI! (#NUMBER!) Formülünüzde bir sayı ile ilgili bir sorunla karşılaştığınızı gösterir. Bu, Excel formülünde yanlış türde bir bağımsız değişken veya hesaplama sonucu, çalışma sayfasında görüntülenemeyecek kadar büyük veya küçük bir değer olabilir. #REF! Excel, geçersiz bir hücre başvurusu ile karşılaştığında belirir. Bu, formül içinde başvurulmuş bir hücreyi sildiğinizde veya üzerine başka bir hücre yapıştırdığınızda olabilir. #DEĞER! (#VALUE!) Bir formülde yanlış türde bir bağımsız değişken, yanlış tür bir işlem kullandığınızda veya metin girişi içeren hücrelere başvuru yapan matematik işlemler yapmaya kalkıştığınızda belirir. 13-BÜYÜK KÜÇÜK HARF DEĞĐŞĐMĐ: Word'de büyük harflerle yazdığımız sözcükleri küçük, küçük harflerle yazdıklarımızı büyük yapmayı öğrenmiştik. Excel'de bunun için bir kısayol tuş kombinasyonu yok mu? Bunun için bir klavye kombinasyonu yok ama yaratacağınız iki ufak makro ile bu işi kendiniz halledebilirsiniz.
280
Metni büyük harfli yapmak için şu makroyu kullanın: Sub BuyukHarf() For Each c In Selection.Cells c.Value=Ucase$(c.Value) Next c End Sub Metni küçük harf yapmak içinse şu makroyu kullanın: Sub KucukHarf() For Each c In Selection.Cells c.Value=Lcase$(c.Value) Next c End Sub Bu makroları kullanmak için, içindeki sözcükleri değiştirmek istediğiniz hücreleri seçin ve makroyu çalıştırın. Đsterseniz bu makroları araç çubuğuna düğme olarak da atayabilirsiniz. (Makro yaratmayı bilmiyorsanız, bkz. 95 no'lu püf noktası.) 14-OTOMATĐK DOLDURMA: Excel, haftanın günlerini, ayları ve rakamları otomatik doldurabilir. Örneğin bir hücreye Ocak yazın; bu hücreyi seçili duruma getirip sağ alt köşesindeki noktayı fare ile çekiştirerek seçili alanı sütunun altına doğru 4-5 hücre genişletin. Diğer hücrelerin (Şubat, Mart, Nisan,…) olarak dolduğunu göreceksiniz. Rakamlarda ise en az iki veri girişi gerekir. Örneğin bir sütunda ilk hücreye 1, ikinci hücreye 2 yazıp aynı işlemi yaparsanız, geri kalan hücreler (3, 4, 5,…) olarak dolar. Bu tür verilerde ilk iki hücreye birer atlamalı doldurma yaparsanız (örneğin 1 ve 3 ya da Ocak, Mart) otomatik doldurma işlemi de birer atlamalı devam eder (1, 3, 5, 7, 9… veya Ocak, Mart, Mayıs,… gibi). Sadece gün , ay ve rakamlarla da sınırlı değilsiniz. Otomatik doldurulacak serileri kendiniz tanımlayabilirsiniz. Bunun için Araçlar*Seçenekler*Özel Listeler (Tools*Options*Custom Lists) bölümüne girip YENĐ LĐSTE seçeneğini işaretleyin ve Liste Girdileri (List entries) kısmına serinizi yazıp Ekle (Add) düğmesine tıklayın. 15-SEÇĐLĐ SÜTUNU BAŞKA SÜTUNA TAŞIMA: Excel'de seçili bir sütunu nasıl başka bir sütuna taşırım? Excel'de belirli bir hücre alanını seçtiyseniz, bu alanın etafında bir kontur çizgisi oluşur. Fare imlecini bu kontur çizgisinin üzerine getirdiğinizde, imleç ok işareti halini alır. Bu imleçle bir hücre alanını boş bir alana sürükleyip bırakabilirsiniz. Böylece veriler bir alandan başka bir alana taşınmış olur. Ama sürüklediğiniz alan dolu ise, buradaki verilerin silineceği uyarısı ekrana gelir. Bu işlemi yaparken tuşunu basılı tutarsanız, seçili alan kopyalanır, yani ayni alandan iki tane olur. Burada da sürüklediğiniz alan dolu ise, buradaki verilerin silineceği uyarısı ekrana gelir. Aynı işlemi + tuşlarına basarak gerçekleştirirseniz, taşıma yaptığınız alanda yeni bir sütun oluşur ve komşu hücrelerdeki veriler bozulmadan verileriniz araya girer. 16-BĐRĐM DÖNÜŞTÜRME: Elimizde pound, Fahrenhaeit, galon gibi metrik sistemde kullanılmayan birimler cinsinden değerler var. Bunları Excel'de kolayca metrik sisteme dönüştürebilir miyiz? Evet. Ama önce Araçlar*Đçine Ekle (Tools*Add-Ins) komutu ile çıkan diyalog kutusundan Çözümleme Araç Paketi'ni (Analysis ToolPak) işaretleyip bu modülün yüklenmesini sağlamalısınız. Bu işlem tamamlandıktan sonra ÇEVĐR (CONVERT ) fonksiyonunu kullanarak birimleri dönüştürebilirsiniz. Aşağıda sırasıyla libreyi kilograma, Fahrenheit'ı
281
Celcius'a, litreyi galona, watt'ı beygirgücüne dönüştürmek için verdiğimiz 4 örnek fonksiyonlara bakabilirsiniz. Bunlarda rakam yerine hücre adresi yazarsanız o hücredeki rakama göre işlem yapılır. Diğer birimlerin nasıl kullanılacağını Excel Yardım dosyalarında ÇEVĐR (CONVERT) sözcüğünü aratarak bulabilirsiniz. =ÇEVĐR(1; "lbm"; "kg") =ÇEVĐR(78; "F"; "C") =ÇEVĐR(C12; "lt"; "gal") =ÇEVĐR(30; "w"; "h") 17-HÜCRE ORTASINA ÇĐZGĐ ÇĐZMEK: Bir sayının iptal edildiğini göstermek için Bir Excel hücresinin üzerini bir köşeden bir köşeye çizmemiz gerekiyor. Ama hücrenin boyutunun değiştiğinde çizginin de boyunun buna göre hizalanmasını istiyoruz. Çizim (Drawing) araç çubuğunu açın. Bu araç çubuğu üzerindeki Çizgi (Line) düğmesine tıklayın. Fare imleci bir artı işaretine dönüşecektir. Diyagonal olarak çizece ğiniz hücrenin üzerine gelin, klavyeden tuşuna basın ve basılı tutun; çizginizi çizin. tuşuna basıp bu çizgiyi çizince çizgi bu hücreye yapıştırılır. Artık hücre bir yere taşınırsa ya da boyutu değişirse çizginin boyutları da otomatik olarak buna göre değişecektir. Çizginin renk, kalınlık gibi özelliklerini ayarlamak için çizginin üzerine çift tıklayın ve açılan diyalog kutusundan gerekli ayarları yapın. 18-HÜCREYĐ METNE UYDURMAK. Excel'de yazdığınız bir metnin yazıldığı hücreye tamı tamına uymasını sağlamak için Biçim*Sütun*En Uygun Genişlik (Format*Column*AutoFit) komutunu kullanabilirsiniz. Bu işlemin en pratik yolu ise, metni girdikten sonra fare imlecini hücrenin bulunduğu sütunun başlığına götürüp, sağ hücre sınırı üzerine çift tıklamaktır. Aynı şey satırlar için de geçerlidir. 19-ÇOK UZUN SAYFALAR. Excel durum çubuğu tüm sayfaları aynı anda görüntülemeye yetmez. Tüm sayfaları görmek için durum çubuğunun sağındaki sola sağa kaydırma düğmelerinin üzerine sağ fare tuşu ile tıklayın ve istediğinizi seçin. 20-OTOMATĐK TOPLAM. Bir sütundaki tüm değerleri toplamını o sütunun altındaki hücreye yazdırmak istiyorsanız, bu hücreye gelip araç çubuğundaki Otomatik Toplam (üzerinde sigma simgesi var) düğmesine tıklayabilirsiniz. Klavyeyi tercih edenler ise ++0 tuşuna basabilir. 21-ENTER TUŞUNU KONTROL EDĐN. Excel'de bir hücreye yazdıktan sonra tuşuna basarsanız, etkin hücre seçicisi bir alt hücreye, + tuşuna basarsanız bir üst hücreye geçer. Ama genelde alt alta hücreleri değil yan yana hücreleri dolduruyorsanız bu düzeni değiştirebilirsiniz. Araçlar*Seçenekler*Düzen (Tools*Options*Edit) bölmesine girin, Yön bölmesini Sağ olarak belirleyin. Artık tuşuna bastığınızda bir sağdaki hücre seçilecek. 22-HIZLI KOPYALAMA. Bir hücrenin içeriğini bir alttaki hücreye kopyalamak istiyorsanız, alt hücreye gidip +<"> tuşlarına basın.
282
23-FORMÜL KOPYALAMA. Aynı formülü aynı anda birden fazla hücreye girmek için, hücrelerin tümünü seçin, formülü yazın ve + tuşuna basın. 24-BÜYÜK ALANLARI SEÇMEK. Büyük bir veri alanını fare ile kaydırarak seçmek yerine bir anda geniş bir seçili alan oluşturabilirsiniz. Bunun için +* tuşlarına basmanız yeterli. Excel sizin için bu büyük alanı seçecektir. 25-EXCEL'DEN WORD'E TABLO AKTARMA: Bunun üç yolu var: Basit Yapıştırma (bkz. Bunları da Bilin!; xx. Tablo Yapıştırma); Gömme; ve Bağlama. Basit yapıştırma hesap tablosunun sadece bir görüntüsü nü yapıştırır. Excel'de bu hesap tablosunu açıp yapacağınız değişiklikler, Word'e yapıştırılmış tabloya yansımaz. Gömme (Embedding) işleminde ise, Excel tablosunda yapacağınız değişiklikler Word'e yapıştırılmış tabloya yansımaz, ancak Word'deki tablo üzerine çift tıkladığınızda, tablo ile birlikte Word'ün araç çubuğu ve menüleri Excel'inki gibi olur ve tablo üzerinde gerekli değişiklikler yapılabilir. Gömme işlemi için şu adımları izleyeceksiniz: Excel'deki tabloyu seçip +C tuşlarıyla kopyaladıktan sonra Word'e geçin ve Düzen*Özel Yapıştır (Edit*Paste Special) komutunu çalıştırın. Açılan diyalog kutusunda Yapıştır (Paste) ve Microsoft Excel Çalışma Sayfası Nesne'yi ( Microsoft Excel Worksheet Object) seçin. Tamam düğmesine tıklayın. Bağlama (Linking) işlemi ise Excel'deki tabloda sonradan yaptığınız değişikliklerin, Word'e yapıştırdığınız tabloya yansımasını sağlar. Bağlama işlemi için şu adımları izleyeceksiniz: Excel'deki tabloyu seçip +C tuşlarıyla kopyaladıktan sonra Word'e geçin ve Düzen*Özel Yapıştır (Edit*Paste Special) komutunu çalıştırın. Açılan diyalog kutusunda Bağ Yapıştır (Paste Link) ve Biçimlendirilmiş Metin'i (Formatted Text) seçip Tamam düğmesine tıklayın. Word'deki tablo üzerine sağ fare tuşu ile tıklayıp açılan menüden Bağlantıyı Güncelleştir (Update Link) komutuna tıklarsanız, tablonuz Excel'de yapılan değişikliklere göre güncellenir. Bu menüde Excel'de bağlantı kurulmuş dosyayı açmak için de komutlar vardır. 26-BAZI TABLOLARIMIZ, SAYFAYI YATAY KONUMA GETĐRSEK BĐLE SAYFAYA SIĞMIYOR. NE YAPMALIYIZ? Önce araç çubuğundaki Sayfa Önizleme (Print Preview) düğmesine tıklayarak sayfanın baskıdan önceki görünümüne geçin. Üstteki Kenar Boşluğu (Margins) düğmesine tıklayın. Hücrelerin ve sayfanın sınırları belli olacak; bunları çekiştirerek hem hücrelere sığmayan metinleri düzeltebilir, hem de sayfada yazılabilecek alanın boyutlarını genişletebilirsiniz. Tablonuz bir sayfaya yine sığmıyorsa Ayarla (Setup) düğmesine tıklayın. Karşınız a sayfa yapısını ve diğer sayfa ayarlarını yapabileceğiniz bir diyalog kutusu gelecek. Burada sayfanın yatay dikey ayarlarını yapabileceğiniz gibi, Sığdır (Fit to) seçeneğini işaretleyerek, tablonuzu enine ve boyuna kaç sayfaya sığdırmak istediğinizi belirleyebilirsiniz. Gerekirse Küçültme/Büyütme (Adjust to) alanına yüzde cinsinden değerler girerek tablonuzu büyütüp küçültebilirsiniz. Bu işlemler hü creleri ve yazıtipin i uygun boyutlarsa getirecektir. Tabii fazla uzun bir tablo hazırlamışsanız, bunu tek sayfaya sığdırmak, yazıların okunamayacak kadar küçülmesine yol açacaktır. Fazla zorlamayın ve tablonuzu birden fazla sayfada sunmanın yollarını arayın. Ne de olsa bir kağıdın boyutları sınırlıdır. 27-HÜCRENĐN ĐÇĐNDE BĐRDEN FAZLA SATIR KULLANMANIN YOLU NEDĐR?
283
Sütun başlıklarınızın birinci satırda yer aldığını varsayalım. Satırın başındaki satır numarasına bir kere tıklayın ve tüm satırı seçili duruma getirin. Biçim*Hücreler (Format*Cells) komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusundan Hizalama (Alignment) bölümüne gidin. Bu bölümde de hücre içerisindeki metnin yatay ve dikey olarak nasıl yerleştirileceği ayarlanabilir. Bunun hemen yanındaki Metni Sar (Wrap Text) seçeneğini aktif hale getirirseniz, hücre içerisinde istediğiniz kadar satır kullanabilirsiniz. Excel hücre içerisindeki satırları otomatik olarak bir alta kaydırır. Eğer sa tırı istediğiniz yerde alta geçirmek istiyorsanız hücre içerisinde satırı yazarken yerine tuşlarını kullanarak satırı bir alta kaydırabilirsiniz. 28-ĐKĐ FARKLI SAYFADAKĐ HESAP TABLOLARIMI RAPORUMUZUN TEK SAYFASINA NASIL BASTIRABĐLĐRĐZ? Diyelim ki Excel kitabınızın ilk sayfasında (Sayfa1- "Sheet1") aşağıdaki gibi bir tablo var. Sayfa2'de ise çok benzer, ancak B Grubu olarak adlandırılmış birtakım veriler olsun. B Grubu verileri A Grubu verilerinin tam altına taşınmış halde yazıcı çıkışı almak istiyorsunuz. O halde Sayfa2'ye (Sheet2) gidin. Görünüm*Araç Çubuğu*Özelleştir (View*Toolbars*Customize) düğmesine tıklayın. Kategoriler (Categories) listesinde Yardımcı (Utility) seçeneğinin üzerine gelin. Sağ tarafta, üzerinde fotoğraf makinesi simgesi olan düğmeyi araç çubuğuna sürükleyip bırakın. Bu kamera düğmesidir. Diyalog kutularını kapattıktan sonra Sayfa2'de veri girilmiş alanı seçin (Burada A1 6) ve kamera düğmesine tıklayın. Sayfa1'e geçip bu sayfanın altındaki uygun bir hücreye (örneğimizde A8) tıklayın. Sayfa2'deki verilerin bir görüntüsü Sayfa1'in üzerine yapıştırılacaktır. tuşunu basılı tutarak yapıştırılan görüntüyü uygun bir konuma sürükleyin. Yapıştırdığınız alanın çerçevesini silmek için üzerine sağ fare tuşu ile tıklayıp menüden Nesneyi Biçimle (Format Object) komutunu çalıştırın. Desen (Pattern) bölmesinde Hiçbiri (None) seçeneğini işaretleyip Tamam düğmesine tıklayın. Aşağıdaki gibi bir tablo elde edeceksiniz. Sayfa2'deki değerleri değiştirirseniz, Sayfa1'e yapıştırdığınız alan içindeki değerler de değişecek. 29-SEÇĐMĐN VAZĐYETĐ. Bir Excel çalışma sayfasında bir dizi hücreyi seçtikten sonra bu seçim alanındaki bazı bilgileri Excel penceresinin hemen altındaki durum çubuğunda bulunan Otomatik Hesaplama kutusundan alabilirsiniz. Bu kutuda normalde seçtiğiniz hücredeki sayıların toplamı görüntülenir. Ancak bu kutunun üzerine gidip sağ fare düğmesine bastığınızda bir menü açılır. Bu menüden seçimle ilgili ortalama, sayı adedi, en büyük ve en küçük değerleri ve elbette sayıların toplamını ekrana getirebilirsiniz. 30-BAŞLIK ORTALAMA. Çalışma tablosunun bir satırında belirli hücreler arasına ortalanmış bir başlık yazmak istiyorsanız, ilk hücreye başlığınızı yazın. Sonra o satırda ilk hücre ile birlikte ortalama yapılacak tüm hücreleri seçin ve araç çubuğunda Sütunlar Arasında Ortala (Merge and Center) düğmesine tıklayın. 31-TABLO YAPIŞTIRMA. Excel'de hazırladığınız tabloyu bir Word belgesine, Word tablolarına benzer bir şekilde yapıştırmak istiyorsanız, tabloyu Excel'de seçip +C tuşlarına basın. Daha sonra Word belgesine geçip Düzen*ÖzelYapıştır (Edit*Paste Special) komutunu çalıştırın. Türü (As) kısmında Biçimlendirilmiş Metin'i (Formatted Text) seçip Tamam düğmesine tıklayın. 32-WORD'DEN EXCEL'E TABLO. Word'de hazırladığınız bir tablo varsa bunu Excel'e kes/yapıştır yöntemi ile biçimi
284
bozulmadan aktarabilmeniz için o tablonun Word'ün tablo yaratma fonksiyonları ile değil, aralarına sekme (Tab) verilerek hazırlanmış olması gerekir. Bu sekmeler, Excel'de verinin bir sağdaki hücreye yazılacağını belirtir. 33-EXCEL'DE BĐR GRAFĐĞĐ NASIL ÇĐZDĐRĐRĐZ? Bunu basit bir örnek üzerinde açıklayalım. Diyelim ki aşağıdaki gibi bir veritabanımız var. Bu veritabanında belirtilen kamyonların her ay taşıdıkları yük miktarı grafik olarak gösterilmek isteniyor. Önce bu tablonun tamamını seçin ve araç çubuğundaki Grafik sihirbazı (Chart Wizard) butonuna tıklayın. Đmleç artı işaretine dönüşecektir. Bu imleç ile hesap tablosunun boş bir alanına bir dikdörtgen çizin. Karşınıza Grafik sihirbazının 1. adımı çıkacak. Tablonun tamamını önceden seçtiğiniz için Aralık (Data range) kısmında değişiklik yapmanız gerekmez; Đleri (Next) düğmesine tıklayın. 2. ve 3. adımlarda grafiğinizin biçimini seçeceksiniz; bu tercih size kalmış. 4. adımda satır veya sütunlardaki verilerin grafik üzerindeki yerleşimi ile ilgili ayarlar var. Örneğimizde bu diyalog kutusunda bir değişiklik yapmak gerekmiyor; ama diyalog kutusunda görünen örnek grafiğe göre bu seçeneklerin ne işe yaradığını kolayca görebilirsiniz. 5. adımda göstergeyi (lejand) ekleme seçeneğinin yanı sıra, grafik başlığını ve eksen başl ıklarını yazabileceğiniz alanlar bulunur. Bunları doldurun. Son düğmesine tıkladığınızda grafiğiniz oluşacak. Grafiğin renklerini, çizgi ve kenarlık kalınlıklarını değiştirmek için, Grafiğin üzerine çift tıklayın; daha sonra biçimini değiştirmek istediğiniz öğenin üzerine çift tıklayın. Karşınıza biçimle ilgili her tür değişikliği yapabileceğiniz bir diyalog kutusu gelecek. 34-RAKAMLARIN EN YAKIN TAM SAYIYA YUVARLANMASI: Bunun için Excel'in YUVARLA (ROUND) fonksiyonundan yararlanabilirsiniz. Ancak, fonksiyonlar verilerin bulunduğu hücrelerde kullanılamazlar; yoksa fonksiyon döngüye girer. Bu yüzden, bir sütuna sayıları girdiyseniz, yanındaki sütuna YUVARLA fonksiyonu ile yuvarlatılmış hallerini yazmalısınız. Sonra gerekirse gerçek rakamların bulu nduğu sütunu seçip, sağ fare menüsünden Gizle (Hide) komutu ile bu sütunu gizleyebilirsiniz. Şimdi YUVARLA fonksiyonunun nasıl kullanıldığını anlatalım: =YUVARLA(A5;-1) gibi bir değer A5 sütunundaki rakamı bir basamak yuvarlar. Örneğin rakam 3456 ise 3460 yapar. -1 yerine -2 kullansaydık yuvarlanmış rakam 3500 olacaktı. Burada eksi (-) işareti sizi şaşırtmasın: Burada 1, 2 gibi pozitif bir değer kullansaydık, varsa ondalık kesirden sonrasını yuvarlayacaktı. Örneğin 3456,45 gibi b ir rakam için =YUVARLA(A5;1) fonksiyonunu kullanırsanız, yuvarlanmış rakam 3456,5 olur. 35-Raporumuzda matrisler kullanacağız. Bu matrislerin çarpımını Excel'de otomatik yaptırabilir miyiz? Excel bu özelliğe sahip. Örneğin çalışma tablonuzun A1:C3 alanında 3x3'lük bir matris ile F1:G3 alanında 3x2'lik birer matris olsun. (Đki matrisin çarpılabilmesi için, ilk matrisin sütun sayısının, ikinci matrisin satır sayısına eşit olması gerektiğini hatırlatalım.) 3x3'lük (mxn formatındaki) matris ile 3x2'lik (nxp formatındaki) iki matris çarpılırsa, 3x2'lik (mxp formatında) yeni bir matris oluşur. O halde çalışma tablomuzun boş ve uygun bir yerinde 3x2'lik bir alan seçin ve bu alana =DÇARP(A1:C3; F1:G3) formülünü girip (Đngilizce Excel kullanıyorsanız DÇARP yerine MMULT fonksiyonunu kullanın) ++ tuşlarına basın. Đşte matris çarpımınız karşınızda… 36- MAKROLARI TÜM KĐTAPLARDA GEÇERLĐ KILMANIN YOLU: Bu, Excel'i yaratanların bir azizliği. Excel'de makrolar Word'den farklı bir şekilde kaydedilir. Makrolarınızı tüm belgelerde geçerli kılmak için şu yolu izlemelisiniz: Excel'de
285
bir kitap (workbook) açın. Araçlar*Makro Kaydet*Yeni Makro Kaydet (Tools*Record Macro*Record New Macro) komutuna tıklayın. Karşınıza gelen diyalog kutusun a yeni makronuzun adını girin ve Seçenekler (Options) düğmesine tıklayın. Saklama Y eri (Store in) kısmında Kişisel Makro Çalışma Kitabı (Personal Macro Workbook) seçeneğini işaretleyin. Tamam düğmesine tıklayarak açılan Modül sayfasında yeni makronuzu yazın. (Bu şekilde makro yazmak için Visual Basic for Applications dilini bilmeniz veya elinizde makro örneklerinin olması gerekir.) Dosyayı PERSONAL.XLS adıyla EXCEL\XLSTART dizinine kaydedin. Bundan böyle her Excel'i açtığınızda bu dosya karşınıza gelecek, yarattığı nız her yeni makro bu dosyaya eklenecek ve üzerine açtığınız tüm dosyalarda tüm makrolarınız geçerli olacak. Tabii, Excel'i her açtığınızda PERSONAL.XLS dosyasının görünmesini istemeyebilirsiniz. Öyleyse bu dosya açıldığında Pencere*Gizle (Windows*Hide) komutunu çalıştırın. Yeni bir makro yaratacağınız zaman bu dosyayı Pencere*Göster (Window*Unhide) komutuyla görünür hale getirmeniz gerektiğini de unutmayın. 37-FORMÜL (ĐŞLEV) KULLANARAK YAPTIĞIM HESAPLARIN, FORMÜL OLARAK DEĞĐL, RAKAMSAL DEĞER OLARAK GÖRÜNMESĐNĐ ĐSTĐYORUM. Bir hücrede formül kullanarak yaptığınız hesabı başka bir hücreye kopyalayacaksanız, bu hücreyi seçin ve Ctrl+C tuşları ile kopyalayın. Sonra kopyalama yapacağınız hücreye geçerek Düzen*ÖzelYapıştır (Edit*Paste Special) komutunu çalıştırın. Ekrana gelen diyalog kutusunda Değerleri (Values) seçeneğini işaretleyip Tamam düğmesine tıklayın. Ama bir hücre veya hücre grubundaki formülleri rakamsal değere çevirmek istiyorsanız, şu makroyu da kullanabilirsiniz: Sub Form2Deger() For Each c In Selection.C ells c.Formula=c.Value Next c End Sub 38-DĐKĐNE BAŞLIKLAR KULLANMAK: Excel tablonuzda dikine başlıklar kullanmak istiyorsanız, başlığın yer aldığı hücreyi seçin, üzerine sağ fare tuşu ile tıklayıp Hücreleri Biçimle (Format Cells) komutunu çalıştırın. Hizalama (Alignment) bölmesine geçip Yönelim (Orientation) kısmından dikine başlık formatını seçip Tamam düğmesine tıklayın. 39-OTOMATĐK BĐÇĐM. Excel'de hazırladığınız tablolara şık bir görünüm vermek istiyorsanız, tabloyu seçip Biçim*Otomatik Biçim (Format*AutoFormat) komutunu çalıştırın. Karşınıza gelen diyalog kutusunda pek çok tablo biçimini örnekleri ile birlikte bulacaksınız. 40-ROMEN RAKAMLARI. Bir sayının Romen rakamları ile görünmesini istiyorsanız, ROMEN() formülünü kullanabilirsiniz. B2 hücresinde 1996 sayısının olduğunu varsayalım. Eğer A2 hücresinde bu sayıyı Romen rakamı ile görmek istiyorsanız, bütün yapacağınız şey A2 hücresine ROMEN(B2) formülünü girmektir. 41-HÜCRE DEĞERĐNĐ ARTTIRIP AZALTACAK DÜĞMELER: Hesap tablonuza bir hücrenin değerini artırıp azaltacak düğmeler eklemek için Fırıldak
286
(Spinners) özelliğini kullanabilirsiniz. Bu düğmeyi kullanmak için h erhangi bir hücreye herhangi bir değer girin. Forms (Formlar) araç çubuğundan Fırıldak aracının düğmesine basın. Farenizi kullanarak hesap tablosunda istediğiniz yere istediğiniz boyutta bir fırıldak çizin. Fırıldak üzerine sağ fare tuşuyla basın; Nesne Biçimle (Format Object) komutunu çalıştırın. Diyalog kutusunun Hücre Bağlantısı (Cell Link) bölmesinde sayının etkileyeceği adresi girin (örneğin B3 için $b$3). Bu diyalog kutusundan ay rıca hücrenin alabileceği minimum ve maksimum değerleri, artış miktarını ayarlayabilirsiniz. Đşte bu kadar. Artık arttırma/azaltma düğmenizi kullanabilirsiniz. 42-EXCEL ĐÇĐNDE HESAP MAKĐNASI BASĐT hesaplamalar yapmak için de Excel'in formülleri ile uğraşmaya değmez ki. Excel araç çubuğuna bir hesap makinesi simgesi ekleyip bu düğmeye basılınca Windows 95'in basit hesap makinesinin açılmasını sağlayarak işlerinizi kolaylaştırabilirsiniz. Bunu yapmak için aşağıdaki adımları takip etmeniz yeterli: Herhangi bir Excel araç çubuğunun üzerine sağ fare düğmesi ile tıklayın ve Özelleştir komutunu çalıştırın. Komutlar bölümüne gelin. Kategoriler bölümünde Araçlar seçeneğine gelin. Sol taraftaki listeden Özel seçeneğine gelin, yan tarafında minik bir hesap makinesi simgesi olması lazım. Bu seçeneği sürükleyip istediğiniz bir araç çubuğunun üzerine bırak. Kapat düğmesine basarak diyalog kutusunu kapatın. Bundan sonra Excel içinde mini bir hesaplama yapmak istediğiniz zaman bütün yapacağınız araç çubuğuna eklemiş olduğunuz hesap makinesi düğmesine basmak. Hesap makinesi programı açılacaktır. 43-EXCEL SAYFALARINI BĐRLEŞTĐRMEK Bir Excel çalışma kitabının içerisinde bulunan bir veya daha fazla çalışma sayfasını başka bir çalışma kitabına almak istiyorsanız, bütün yapacağınız önce hedef, daha sonra da kaynak Excel çalışma kitabını açmak. Daha sonra Pencere menüsünden Yerleştir * Yatay komutunu çalıştırarak iki dosyanın da içeriğinin ekranda görünmesini sağlayın. Kopyalamak ya da taşımak istediğiniz çalışma sayfalarının alt tarafında bulunan sayfa TAB'larından fare ile tutun ve hedef Excel çalışma kitabının üzerine bırakın. Bu işlemi yaptığınızda sayfayı taşımış olacaksınız. Eğer sayfayı kopyalamak, yani orijinalini kaynak çalışma kitabında bırakmak istiyorsanız sürükle ve bırak işlemi sırasında CTRL tuşuna basın ve basılı tutun. Sürüklenen simgenin yanında bir + (artı) işareti belirecektir. Bu işaret sayfanın "kopyalandığını" gösterir. 44-SÜTUNLARI SATIR OLARAK KOPYALAMAK: Excel'de Sayfa1 de hazırladığım bir formun başlığı A1 ile A10 hücreleri arasında bulunmaktadır. Sayfa1 de A sütununa yazılmış bu verileri Sayfa2 de 1. satıra kopyalamak istiyorum. Bu işlemi yapabileceğim en kısa yol hangisidir? 45-KESĐRLĐ SAYILARLA ÇALIŞMAK Excel ile çalışıyorum. Belki size garip gelecek ancak zaman zaman kesirli sayılar yazmam gerekiyor. Örneğin 15 2/3 (on beş tam 2 bölü 3 yani) gibi bir sayı yazmak istediğimde
287
15 ile 2 arasında boşluk bırakmak canımı sıkıyor. Bu işi yapmanın en kolay bölü işaretinin sağ tarafındaki asteriks (*) düğmesine basmak. Böyle yazdığımda işim kolaylaşıyor. Böyle yazsam da daha sonra bu yıldızlar otomatik olarak boşluk haline dönüştürülse olmaz mı? Eğer olursa bunu nasıl yapacağım? Bu isteğinizi başarmak için sayılar yıldızlı olarak yazıp daha sonra bir makro yardımı ile bul-değiştir şeklinde boşluklara dönüştürme yoluna gidebilirsiniz. Ancak yıldız karakterini direkt olarak arattırıp bulduramazsınız, çünkü Excel yıldız işaretine wildcard (bir veya birden fazla harfin yerine geçen bir işaret) uygulaması yapar. Bu yüzden yıldız karakterini arattırırken ~* şeklinde bir notasyon kullanmalısınız. Aşağıdaki makro gerekli işlemi yapmaktadır. Sub arabul() Selection.Replace "~*", " " End Sub Bu makroyu yaratmak ve her Excel oturumunda açılmasını ve aktif olmasını sağlamak için aşağıdaki adımları takip edin: 1. Ctrl + N tuşlarına basarak yeni ve boş bir Excel belgesi açın. 2. Alt + F8 tuşlarına basın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunda makro ismi olarak "arabul" (tırnaklar yok) yazın ve Yarat düğmesine basın. 3. Makronuzun Sub ve EndSub bölümlerinin gösterildiği Visual Basic makro düzenleyicisi ekrana gelecek. Burada iki satır arasına Selection.Replace "~*", " " yazın. 4. Alt + F4 tuşlarına basarak Visual Basic makro düzenleyicisi penceresini kapatın. 5. Ctrl + S tuşlarına basın. 6. Dosyayı Personal.xls adında C:\Program Files\Microsoft Office\Office\XLStart klasörüne kaydedin. Bundan böyle, kesirli sayılarınızı yıldız kullanarak yazabilirsiniz. Değiştirmek istediğiniz alanı seçili duruma getirip Alt + F8 tuşuna basın ve Arabul makrosunu çalıştırın. Yıldızlar otomatik olarak boşluklara dönüştürülecektir. 46-EXCEL VE SERĐLER Bir sütunu belli bir farka artan sayılarla doldurmak mı istiyorsunuz? Bunun için alt alta sayıları yazmanıza veya toplama-çıkartma formülleri ile uğraşmanıza gerek yok. Diyelim ki 0’dan başlayarak beşer beşer yazdıracaksınız. Önce birinci hücreye 0 altındaki hücreye de 5 yazın. Daha sonra bu iki hücreyi fare ile seçili duruma getirin. Seçili duruma getirdiğiniz hücrelerin alt sağ tarafında küçük bir karenin çıktığını göreceksiniz. Fare imleci ile bu karenin üzerine gelin ve işareti tutarak aşağı doğru sürükleyin, sütundaki değerlerin bitmesini istediğiniz yerde durun, fare düğmesinden elinizi çekin. Seçili duruma gelmiş olan alan otomatik olarak bir seri biçiminde doldurulacaktır. Anlatırken biraz karışık gibi görünen bu yöntemin, eliniz alıştıktan sonra aslında ne kadar kolay olduğunu göreceksiniz ve bir kere alıştıktan sonra vazgeçemeyeceksiniz. Aynı ser i mantığı Türkçe Excel için Aylar, tarihler ve haftanın günleri için de geçerlidir. Yani Ocak yazdıktan sonra fare ile çekiştirerek Excel’e otomatik olarak Şubat, Mart vs.. yazdırabilirsiniz.
288
47-ÇALIŞMA SAYFALARINA KOLAY ERĐŞĐM: Excel'de üzerinde çalıştığınız yüklü bir hesap tablosunun çok kullandığınız bir bölümüne hızlı yoldan erişmek mi istiyorsunuz? Hemen size bir püf noktası verelim. Excel'de belli bir hesap tablosu dosyasının belli bir bölümüne Windows 95 altından kısayol atayabilirsiniz. Bunun için önce hesap tablosunu açın ve ilgilendiğiniz hücre veya hücreleri seçili duruma getirin. Düzen menüsünden Kopyala komutunu çalıştırın. Daha sonra masaüstünde boş bir yere gelin. Sağ fare düğmesine basın, ekrana gelecek olan menüden Kısayol Yapıştır komutunu çalıştırın. Masaüstünde bu hesap tablosunda o hücrelere referans edecek olan bir kısayol simgesi belirecektir. Artık Excel'i kapatabilirsiniz. Ne zaman bu kısayol simgesinin üzerine çift tıklarsanız, Excel otomatik olarak açılacak, gerekli hesap tablosu belgesi yüklenecek ve belirlemiş olduğunuz hücre veya h ücrelere ekrana seçili durumda getirilecektir. Not: Aynı püf noktası Word için de geçerlidir. 48-EXCEL GRAFĐKLERĐNE YENĐ DEĞERLER EKLEMEK Bir Excel tablosunda kullanmakta olduğunuz bir grafiğe bir dizi yeni değer eklemek istediğinizde pek çok Excel kullanıcısının yaptığı gibi grafiği silip yeni verilerle bütün sütunları seçip grafik sihirbazını tekrar çalıştırmanız şart değil. Pek çok kullanıcı bunu yaptığı için grafiklerini her seferinde formatlamak için boşu boşuna zaman kaybederler. Halbuki Excel varolan bir grafiğe yeni veriler eklenmesini son derece kolaylaştırmıştır. Aşağıdaki gibi bir hesap tablosuna sahip olduğunuzu varsayalım. Bu hesap tablosunda A2:B5 alanında dört satır veri bulunuyor. Peki biz bu grafiğe üç yeni satır eklemek istediğimizde ne yapacağız? Bütün yapacağımız verileri orijinal verilerin altına eklemek. Bu satırları ekledikten sonra da bu yeni verileri grafiğe tanıtmak. Bunun için de yeni eklemiş olduğunuz verileri seçili duruma getireceksiniz. Daha sonra seçimin kenarlarında herhangi bir yere sol fare düğmesine ile sürükleme ve bırakma yapmanız gerekli. Aynen hücreleri kopyalar veya taşır gibi. Ancak bu sefer taşıyacağınız yer direkt olarak olarak grafiğin üzeri olacaktır. Fare düğmesinden elinizi çektiğinizde grafik otomatik olarak bu yeni verileri de bünyesine ekleyecek, boyutlarını otomatik olarak ayarlayacaktır. Böylece grafiğinizin formatını, yerleşimini veya herhangi bir özelliğini değiştirmeden yeni verileri almış olacaksınız. 49-KOMUTLARI DÜĞMELEŞTĐRMEK BĐR önceki mektuba verdiğimiz cevap Excel'in menülerinde veya araş çubuklarında olmayan, dolayısı ile de kullanıcıyı birkaç adım atmak zorunda bırakan bir püf noktası içeriyordu. Elbette bu adımları basitleştirmek boynumuzun borcu, bu yüzden hemen hemen bütün Excel komutları içeren bu püf noktasını vermenin zamanının geldiğini düşünüyorum. Sık kullanacağınız ancak Excel'in menü veya araç çubuklarında olmayan bir komutu bir düğme olarak Excel araç çubuğuna eklemek için aşağıdaki adımları takip edin. Buradaki örnek, bir önceki püf noktasında anlatılan "yalnızca görünür hücreler" seçeneği için anlatılmıştır, siz diğer komutları eklemek için minik tefek bazı değişiklikler yapmalısınız. 1. Herhangi bir araç çubuğunun üzerinde boş bir yere gidin ve sağ fare düğmesine basın. 2. Açılacak olan menüden Özelleştir komutunu çalıştırın. 3. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun Komutlar bölümüne gelin, listeden Düzen
289
komutunu seçili duruma getirin. 4. Bu işlemi yaptığınızda sağ taraftaki listede Düzen komutunun seçenekleri görüntülenecektir. bu listede aşağı doğru kayaraktan "görünür h ücreleri seç" seçeneğini bulun ve seçili duruma getirin. 5. Bu seçeneği fare ile sürükleyerek herhangi bir araç çubuğunun üzerine getirin ve bırakın. Bıraktığınız yerde bir düğme oluşacaktır. Artık bu düğmeyi kullanarak sadece görünür hücrelerin seçilmesini sağlayabilirsiniz. 50-EXCEL BELGELERĐNDE VURGULAMA ÇALIŞMA arkadaşlarınız ile paylaşmakta olduğunuz Excel belgelerinizin belli bir bölümün e vurgulama yapmak istediğinizde Excel'in çizim aracının Otomatik Şekil seçeneklerini kullanabilirsiniz. Eğer çizim araç çubuğu ekranda görünür halde değilse araç çubuklarından herhangi birinin üzerine gelip sağ fare düğmesine basın, ekrana gelecek olan menüden Çizim komutunu çalıştırın. Excel belgenizi hazırlayın, daha sonra çizim araç çubuğunun Otomatik Şekil menüsünü açın, Belirtme Çizgileri bölümüne gelin. Burada zevkinize uygun bir konuşma balonu bulun, fare imlecini kullanarak belgenin uygun yerine konuşma balonunu çizin, içine yazacağınız metni girin ve formatlayın. 51-WORD VE EXCEL DOSYALARINA ŞĐFRE Word ve Excel dosyalarınıza kaydetme sırasında şifre koyabilirsiniz. Dosya enüsün deki Farklı Kaydet (Save As...) seçeneğine girdiğinizde sağ altta bulunan Seçenekler... (Options) düğmesini tıklayarak dosya şifreleme kısmına girebilirsiniz. Burada iki şifre kısmı vardır. Đlki dosyanın açılmasını sağlayacak şifre, ikincisi ise dosya üzerinde değişiklik yaparak kaydetme izini verecek şifredir. Şifreler girildiği zaman tekrar girilmesi istenerek mutabakat yapılır. Đkinci şifre özel durumlarda kullanılır. Dosyanın açılabilmesini, fakat üzerinde değişiklik yapılmasını önlemek için ikinci şifreyi kullanabilirsiniz. Sadece ilk şifre kullanıldığında, dosya açma ve değiştirme yetkisi tek şifrede olur. Şifrelenerek kaydedilmiş dosyalar açılmak istendiğinde ilk önce şifre sorulur. Verilen şifre doğruysa ondan sonra dosya açılır. Eğer yazma yetkisi şifresi de kullanıldıysa, ikinci şifre de istenir. Đkinci şifre verilmez ya da yanlış girilirse, dosya sadece okuma modunda açılır. Oldukça etkili ve güvenli olan bu şifrelemeye güvenebilirsiniz. Normal bir kullanıcının bu güvenlik duvarını aşması çok zordur. Şunu da unutmayın: Şifreyi unuttuğunuzda bu sizin için de geçerlidir!.. 52-EXCEL’DE FONT LĐSTELERĐ Yıllarca bir sürü True Type yazıtipi kullandıktan sonra, makinemdeki fontları düzenleme, kullanmadıklarımdan kurtulma aşamasına geldim. Asıl yapmak istediğim, bir Excel ya da Word makrosu yaratarak var olan bütün yazı tiplerinden örnekler alıp görüntülemek. Üstelik her bir yazıtipinin adının iyi okunabilen bir font ile ve yalnızca bir tek satırı kaplayarak görüntülenmesini istiyorum. Nasıl yaparım? Excel’in nesne modellemesi, bir yazıtipi adları seçkisini içermediğinden, sadece Excel’i kullanarak böyle bir tablo yaratmanın kolay bir yolu yok. Ancak makinenizde Word de varsa, bu işi Nesne Bağlama ve Gömme Teknolojisi’nden (OLE) faydalanarak yapabilirsiniz.
290
Şekildeki program kodunun ilk satırı, Word uygulamasını bir nesne değişkenine dönüştürür. Böylece, bu ilk komutu izleyen komutlar Word’ün nesne modelini, FontNames (Yazıtipi Adları) seçkisi de dahil kullanabilir. For Each döngüsü, her yazıtipi adını bir sütuna ve bu yazıtipine denk örneği de komşu sütuna yerleştirir. For Each döngüsünün devamındaki komut, sonuç tablosunda yazıtipi adlarını ve onlara bağlı yazıtipi örneklerini alfabetik olarak dizmeye yarar. Bu işlemler sırasında Word’ün açık olması gerekmez, sadece sistemde kurulu olması yeterlidir. Bu makro, belgede başka bir verinin olup olmadığına bakmayacağından, hesap tablosunun boş bir sayfasında uygulanmalıdır. 53-TÜRKÇE KARAKTER PROBLEMLERĐNDEN BIKMADIK OFFICE 97 Standart Türkçe kullanıyoruz. Bu paketteki WORD 97 den yazmış olduğumuz belgeleri (Times New Roman, Arial, Courier fontlarında) FAX-WORKS, Rapidd Comm., Bitware faks programlarında yazdırırken Türkçe problemimiz var. (Yazıcılarda hiç bir sorun yok.) Excel 97 de böyle bir sorun yok. Yazdıklarımız TUR uzantılı fontlarla hiç sorun çıkarmıyor. Fax programları doğru karakterleri gönderiyor.) Microsof Destek Hattı ile yaptığım görüşmede EXCEL 97'nin font tanımlarını WIN.INI'den aldığını söylediler. WORD 97'nin de bu tanımları REGISTRY den okuduğunu belirttiler. Microsoft FAX da böyle bir sorun yok. Yeni sürücüler bulmamızı önerdiler. Acaba Word 97'nin de Excel 97 gibi fontları WIN.INI'den kullanmasını sağlayabilir miyiz, yoksa başka bir çözüm var mı? Office 95 Türkçe paketindeki WORD 95 de böyle bir sorun yok. Bu sorun en son aldığımız 56 K Usr Robotics modemin RapiddComm. Faks yazılımında da karşımıza çıktı. Konuyu bilgilerinize sunar, yardımlarınız için şimdiden teşekkür ederim. BU sorunuzun cevabını daha önce iki kez dergimizde vermiş olmakla birlikte, çok tekrarlanan bir soru olduğu ve haber gruplarımıza yazan Vedat Biner adlı okurumuzun önerdiği yeni bir çözüm bulunduğu için sorunuza yer veriyoruz. Önce bizim bulduğumuz çözüm: Başlat*Çalıştır bölümüne Sysedit yazıp Enter tuşuna basın. Açılan Sistem Yapılandırma Düzenleyicisi içindeki WIN.INI penceresine geçin ve [FontSubstitutes] başlıklı bölümü bulun. Bu bölümde Arial Times New Roman ve Courier New için - (örneği sadece Arial için veriyoruz, diğerlerini de uygulayın) aşağıdaki üç satırın bulunmasına dikkat edin (genelde en alttaki yoktur). Arial Tur,162=Arial,162 Arial Tur,0=Arial,162 Arial,0=Arial,162 Okurumuzun gönderdiği çözüm ise şöyle: Önce Office 97 orijinal sürümü mü yoksa üzerine SR1 yaması yüklenmiş sürümü mü kullandığınızdan emin olun. Şimdi sıra geldi Registry'de yapılacak bazı ayarlara. Office 97 Service Pack 1 için: Regedit'i çalıştırın. HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\8.0\Word\Options bölümünü açın. Sağ pencere bölmesine sağ tıklayıp New*String Value'yu (Yeni*Dize Değeri) seçin.
291
Yeni Satıra NoWideTextPrinting yazıp Enter'e basın. Bu değeri 1 yapın. Regedit programından çıkın. Office 97 orijinal sürüm için: Regedit'i çalıştırın. HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\8.0\Word bölümünü açın. Sağ pencere bölmesine sağ tıklayıp New*String Value'yu (Yeni*Dize Değeri) seçin. Yeni Satıra Flags yazıp Enter'e basın. Bu değeri 8192 yapın. Regedit programından çıkın. 54-EXCEL TABLOLARI VE DEĞERLER Bir Excel tablosunda MAX() fonksiyonunu kullanarak bir alan içerisinde en büyük değere ulaşmak oldukça kolay. Ama benim yapmak istediğim sadece bu sayıyı belirlemek değil. Bu sayıyı alıp binlerce sayı içeren başka bir hesap tablosuna eklemek istiyorum. Bir alan içerisindeki en büyük değerli hücrenin adresini veren bir formül hazırladım ama bu büyük değer o alanda birden fazla kere geçerse bu formül işe yaramıyor. Sanırım en büyük değere rastladığında o hücreyi aktif yapan bir formüle ihtiyacım var. Ne yapmalıyım? Aşağıda listelenmiş olan makroyu bir deneyebilirsiniz. Makromuz tek bir fare tıklaması ile bir tablonun en büyük değerini veya bu değerler birden fazla ise aralarından birini buluyor. Makro aktif hücrenin yakınlarından yola çıkıyor ve aktif hücreden büyük bir değer içeren hücreye rastladığında bu hücreyi aktif hücre yapıyor. Makroyu oluşturmak için Insert * Makro * Module komutlarını çalıştırın ve aşağıda görülemn metni girin. Satır açıklamalarını girmenize gerek yoktur. Makroyu çalıştırmak için, sayılar içeren bir tablonun içerisinde bir yere tıklayın, Tools menüsünden Macro komutunu çalıştırın ve ekrana gelecek olan listede ilgili makro (burada BuyukBul) ismi üzerine çift tıklayın. Eğer makroyu kullanışlı buluyorsanız, araç çubuğuna bir düğme olarak atayabilir ve gerektiğinde kolayca erişebilirsiniz. 'Bir tablodaki en büyük değeri belirlemek' Dim FindArea As Object Sub FindBig() 'Aranacak alanı belirlemek Set FindArea = Selection.CurrentRegion 'Bu alandaki en büyük değeri bulmak. FindArea.Find(What:=Application.Max(FindArea), After:=ActiveCell).Active
292
End Sub 55-ÇALIŞMA SAATLERĐ GRAFĐĞĐ: Ofisimde çalışanların çalışma saatlerini bir grafikte görmek istiyorum. Böylece kimin hangi saatte ulaşılabilir olduğunu anlayabileceğiz. Çalışanların saatleri sık sık değişiyor bunun için her seferinde çizim yapmak zorlaşıyor. Bu tür bir "dinamik" çalışma saati diyagramını Excel ile nasıl yaratabilirim? Excel’in yatay çubuk grafiklerini kullanarak bunu başarabilirsiniz. Önce çalışma saatlerini gösteren verileri Excel’e girmek gerekli. Örnek verileri yandaki resimde A1 5 arasında bulabilirsiniz. Daha sonra B2:C5 arasını seçili duruma getirin ve Biçim menüsünden Hücreler komutunu çalıştırın. Ekran gelecek olan diyalog kutusun un Sayı bölümüne gelin. Sol listeden Zaman sağ listeden de 13:30 seçimini yapın ve Tamam düğmesine basın. Zaman formatlarını tamamladıktan sonra yapacağınız tek şey grafiği oluşturmak ve formatlamak. Önce A1:B5 ve D1 5 hücrelerini seçili duruma getirin. Bunu, fare ile A1:B5’i seçip daha sonra tuşuna basıp basılı tutarak D1 5 arasını seçime ekleyerek başarabilirsiniz. Seçimi yaptıktan sonra grafik sihirbazının düğmesine basın. Bu sihirbaz adım adım grafiği oluşturmanıza yardımcı olacaktır. 2. Adımdda Çubuk grafiklerini seçin. Sihirbazın 3. Adımında 3 numaralı grafik tipini seçin. 4. Adımda veri Serilerini "Sütunlarda", X ekseni ve Gösterge metni etiketlerini "ilk 1 sütun" olarak belirleyin. 5. adımda gösterge ekleme seçeneğini kapatın. Grafik başlığını "zaman çizelgesi" gibi bir şeyler yapın. Bu adım bittiğinde Son düğmesine basın. Grafik ekrana gelecektir. Şimdi grafik ekranda görüldüğü gibi biraz "makyaja" tabi tutulacak. Önce çubuk grafiklerin ilk parçalarının üzerine çift tıklayın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunda Sınırı Hiçbiri, Alanı hiçbiri yapın ve tuşuna basın. Çubukların birinci bölümü yok olacaktır. Sıra, saat aralıklarını belirlemeye geldi. Burada X ekseninin üzerine çift tıklayın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun Ölçek bölümüne gelin ve Ana birimi 0,16667 ve Đm etiketlerini de "yüksek" yapın.Tamam düğmesine basın. Son bir şey kaldı. Grafiğin üzerine sağ fare düğmesi ile tıklayın. Ekrana gelecek olan menüden Kılavuz çizgileri ekle komutunu çalıştırın. Y değer eksenine birincil kılavuz çizgileri ekleyin. Đşte bitti 56-EXCEL'DE KILAVUZ ÇĐZGĐLERĐ Excel'deki ' Kılavuz Çizgileri' ni, fonu beyaz renk ile boyayarak yok ediyorum. Izgarayı başka bir yöntemle kaldırmam mümkün mü? HÜCRELERĐN rahat takip edilmesini sağlayan kılavuz çizgileri (grid) bazen de ayak bağı olur. Tablodaki kılavuz çizgileri kaldırmak için; Araçlar menüsündeki Seçenekler kısmına girin. Görünüm tablosundaki Kılavuz Çizgi seçeneğine tıklayın. Bu yöntemi kullanmak yerine size başka bir teklifimiz var: Kılavuz çizgileri kaldırmak için çok daha pratik ve uzun vadeli bir çözüm. Ekranın üst tarafındaki ' Araç Çubuklarına' ekleyeceğimiz simge ile tek tıklama ile kılavuz çizgilerini yok edebilir ya da ekrana getirebilirsiniz. Ekranın üst tarafındaki araç çubuklarından (toolbar) birinin üzerine farenin okunu getirip sağ tuşa tıklayın. Çıkan menünün en altındaki ' özelleştir' seçeneğine tıklayın. Kategorilerden ' formlar' ı seçin. Sağ tarafta yer alan simgelerden üzerinde noktalar olanına tıklayın. Pencerenin alt tarafında ' kılavuz çizgileri değiştirir' ta nımı çıkacaktır. Simgeyi farenin sol tuşu ile tutarak üstteki araç çubuklarının sağ tarafındaki boş alana taşıyıp, bırakın. Özelleştir penceresini kapatın. Bundan böyle kılavuz çizgilerini kaldırmak veya koymak için bu simgeye tıklamanız yeterli olacaktır. Aynı şekilde çok kullandığınız diğer
293
özellikleri de benzer şekillerde araç çubuklarına ekleyebilirsiniz. 57-TABLOLAR KULLANMA Yazılarımda (Word'de) zaman zaman tablolar kullanmam gerekiyor. Fakat bu tablolar biraz detaylı veya büyük olduğunda çalışmak çok zorlaşıyor, bilgisayar oldukça yavaşlayabiliyor. Bu tür dezavantajları nasıl ortadan kaldırabilirim? WORD'TE büyük ve komplike tablolar hazırlamak Excel'e göre zordur. Onun için küçük tablolar dışında Excel'i kullanın. Excel'de hazırladığınız bir tabloyu Word'ün içine de aktarabilirsiniz. Kopyala ve yapıştır komutları bunun için yeterlidir. Size diğer bir tavsiyemiz de kullandığınız Word'ü terfi ettirip, en son sürü münü kullanmanızdır. Ofis 97'nin Word'ü işinizi kolaylaştıracaktır. 58-KÜÇÜK OFFICE PÜFLERĐ l Eğer bir klasördeki birden fazla Office belgesini bir kerede açmak istiyorsanız Dosya Aç diyalog kutusunda dosya isimlerini görünce Ctrl tuşu ile isimlere tek tek tıklayın, isimler seçili duruma geleceklerdir. Aç düğmesine basın, belgelerin hepsi sırayla açılacaklardır. l Araç çubuklarındaki düğmeleri ALT tuşuna basıp basılı tutup düğmeyi fare ile sürükleyerek yeni araç çubuklarına taşıyabilirsiniz. l Office programlarının çizim araç çubuğundan Elips veya Dikdörtgen şekillerini kullanırken tam bir daire veya tam bir kare yapmak istiyorsanız çizimi yaparken SHIFT tuşuna basın ve basılı tutun. Kare veya dairenin ortadan başlayarak çizilmesini sağlamak için de CTRL + SHIFT tuşlarına basılı tutun. l Soyadı standart olmayan dosyaları metin olarak kaydederken soyadının arkasına TXT eklenmesini engellemek için dosya adını "DENEME.XXX" gibi olacak şekilde tırnak işaretlerinin arasına alın. l Office belgelerindeki resim veya çizimleri en-boy oranın yamultmadan büyütmek veya küçültmek için boyutunu değiştirirken CTRL+SHIFT tuşlarına basılı tutun. l Excel'de bir dizi hücreye tek bir isimle referans vermek için hücreleri seçili duruma getirin ve CTRL + F3 tuşlarına basın. l Excel'de seçtiğiniz bir alanın grafiğini hızlıca görüntülemek için F11 tuşuna basın. l Excel'de satırları hızlıca gizlemek için gizlenecek olan satırları seçin ve Ctrl+9 tuşlarına basın. Sütunları gizlemek için de Ctrl+0 tuşlarını kullanın. 59-MAKROLARI DÜĞMELERE DÖNÜŞTÜRMEK Excel'de oluturduğum bir makro var. Rakamları yazıya dönüştürüyor (12 ---> on iki gibi). Oluşturduğum makronun ismini hücreye yazdığımda makro çalışmıyor. Makroyu çalıştırmak için her seferinde menüden Araçlar * Makro komutunu kullanmak zorunda kalıyorum. Excel 5.0 Türkçe kullanıyorum. Acaba Excel makrolarını daha hızlı çalıştırmak için bir yol var mı? Evet var. Hesap tablosu içinde bir düğme yaratıp, makronuzu bu oluşturacağınız bir düğmeye bağlayarak kolayca çalıştırabilirsiniz. Đşe önce düğme yaratarak başlamak lazım. Bunun için (eğer aktif değilse) çizim araç çubuğunu görünür hale getirin. Bu araç
294
çubuğundaki düğme yaratma araç düğmesine basın. Çalışma sayfasının uygun bir yerine girin ve sol fare düğmesine basıp basılı tutup sürükleyerek bir düğme çizin. Sol fare düğmesinden elinizi çektiğinizde ekrana "Makro Ata" penceresi gelecektir. Bu pencereden düğmeye atanacak olan makroyu belirleyin. 60-SAYFALAR ARASINDA HIZLI GEÇĐŞ Excel kullanıyorum. Bir çalışma kitabının içinde bazen on tane sayfa bulunabiliyor ve ben bir kontrol yapmak için sırayla birinci, üçüncü ve yedinci sayfalara bakmak zorundayım. Sayfalar arasında geçiş yapmanın en kısa yolu nedir? Bir Excel çalışma kitabının (workbook) içinde bir ton çalışma sayfası olabilir. Ve değişik bilgileri değişik sayfalarda tutuyorsanız bu sayfalar arasında geçiş yapmak zaman zaman işkence biçimine dönüşebilir. Bu işin bizlere göre en kısa yolu, bir sayfaya atlamak istediğinizde Excel çalışma penceresinin sol alt tarafında bulunan "|<" düğmesinin üzerine sağ fare tuşu ile tıklamaktır. Ekrana bir menü açılacak ve içinde Excel belgesinin içinde yer alan çalışma sayfalarının isimleri yer alacak. Bütün yapacağınız bu menüden atlamak istediğiniz çalışma sayfasının adını seçmek. 61-OTOMATĐK PARÇA ĐSMĐ Ufak bir araba servisimiz var ve geçenlerde bir bilgisayar aldık. Excel ile hazırlanmış bir tablomuz var ve fatura kesme gibi işlemleri bu tablodan hallediyoruz. An cak benim bir isteğim var. Müşterinin satın aldığı her parçanın bir kodu bir de ismi var. Bunları tek tek yazmak zoruma gidiyor. Acaba sadece parça no'sunu yazsak (artık bütün parçaların kodlarını ezbere biliyoruz) ve Excel yandaki sütuna otomatik olarak parçanın adını görüntülese nasıl olur? Bu tür bir formül yazmak kolay mıdır? Đstediğiniz şeyi yapmanın iki yolu var. Birinci kolay, hızlı ve fazla deneyim gerektirmeyen bir yöntem. Đkincisinde ise işe biraz daha tablolama bilgisi giriyor. Adetim olduğu üzere hızlı ve basit yöntemi anlatmak isterim. Đstediğiniz işlemi yapabilecek bir Excel formülü bulunuyor. Adı da =ELEMAN() bu formülün. Kullanımı da aşağıdaki gibi: =ELEMAN(listedeki kaçıncı eleman;"liste1";"liste2";....) Burada elimizde bir listede parçaların isimleri bulunuyor. Örneğin elimizde ki parçaların isimlerinin "Amortisör", "sibop", "krank mili" ve "mitsubishi kriko" olduklarını varsayalım. Bunların parça numaraları da sırasıyla 1, 2, 3 ve 4 olsun. Örnek resimde de görüldüğü gibi B sütununda formül, A sütununda da parça numarası bulunacak diyelim. Bu durumda B2 hücresine yazacağımız formül =ELEMAN(A2;"Amortisör";"sibop";"krank mili";"mitsubishi kriko") olacaktır. Örnek resimde de görüldüğü gibi A sütununa parça numarası girildiğinde B sütununda hemen yanında parçanın adı otomatik olarak belirecektir. 62-ONU BUNA ÇEVĐRMEK Bir Excel tablom var. Her şeyi birbirine bir dizi formülle bağladım. Bunu incelemesi ve kontrol etmesi için bir meslektaşıma göndermek istiyorum. Ancak onun formülleri değil, sadece sayıları görmesini istiyorum. Ne yapacağım? Ayrıca Excel kullanırken bir hücrenin içindeki büyük harfleri küçük harflere veya küçük harfleri büyük harflere değiştirmenin imkanı var mıdır? Yardımcı olursanız çok sevinirim.
295
Önce birinci sorunuzu yanıtlayalım. Aşağıdaki basit makroyu yazacaksınız. Daha sonra formülü sayıya dönüştürmek istediğiniz hücrenin üzerine gidip bu makroyu çalıştıracaksınız. Gerisi otomatik.
Sub Form2val() For Each c in Selection.Cells c.formula=c.value Next c End Sub Đkinci sorunuzun cevabı Excel'in komutları arasında yok ancak minik iki makro ile sorununuza verebileceğiz. Aşağıdaki makro bir hücrenin içindeki bütün yazıları büyük harf yapıyor. Sub buyharf() For Each c In Selection.Cells c.Value = UCase$(c.Value) Next c End Sub hemen altındaki, makro ise bir hücre içindeki bütün yazıları küçük harf ediyor. Sub kucharf() For Each c In Selection.Cells c.Value = LCase$(c.Value) Next c End Sub Bütün yapacağınız bu makroları girdikten sonra ilgili hücrenin üzerine giderek istediğiniz makroyu çalıştırmak. Gerisini makro otomatik olarak hallediyor. Bir küçük problem var, büyük Đ harfini küçültemiyor. Ne yapalım, bu kadar kusur kadı kızında bile bulunurmuş! 63-BOŞ HÜCRELERĐ KONTROL ETMEK Windows 98 altında Excel 97 kullanıyorum. Şöyle bir seçenek var mı merak ediyorum. Hücrelerden birinin değerinin başka bir hücreye bağıntılı olarak değişmesini istiyorum. Kısacası şöyle: B sütunundaki hücrelerinin eğer A sütununda aynı satırdaki hücre boşsa örneğin "ahmet" olmasını, eğer boş değilse "mehmet" olmasını istiyorum. Bunu yapmak için nasıl bir formül veya makro kullanmam gerekiyor? Bunu yapmak için makroya gerek yok. Excel'in =EBOŞSA fonksiyonu istediğiniz görevi yerine getirecektir. Bunun için yapacağınız şey öyle. Aşağıdaki örnek resimde görüldüğü
296
gibi bir hesap tablosuna sahip olduğunuzu varsayalım. Eğer B sütunundaki hücrelere aşağıdaki formülü girersek =EĞER(EBOŞSA(A1);"ahmet";"mehmet") bu durumda B sütunundaki hücrelerin istediğiniz değerleri aldığına şahit olacaksınız. Örnek formül önce A1 hücresinin durumunu değerlediriyor. =EBOŞSA formülü eğer hedefteki hücre boşsa DOĞRU, boş değilse YANLIŞ değerini alır. Hücredeki =EĞER formülü de =EBOŞSA formülünden gelen değere göre B1 hücresinin değerini "ahmet" veya "mehmet" yapmaktadır. 64-NE OLACAK BU VERĐLERĐN HALĐ Excel kullanana bir üniversite öğrencisiyim. Programa pek fazla hakim olabildiğimi söyleyemem ancak ödevlerimizde kullandığımız grafikleri güzelce çizdirebiliyorum. Bilgisayardan anlayan bazı arkadaşlarımdan aldığım bilgilere göre Excel bir grafiğin sonunda grafiğin eğimine göre bundan sonra gelecek olan bilgileri tahmin edebiliyormuş. Bu özelliğe sahip olduğunu duymak hoşuma gitti, ödevlerimde kullanabilirim. Ancak bunun nasıl yapılacağını bilmiyorum. Acaba bunu bana anlatabilir misiniz? Elbette. Excel'in TRENDLINES yani EĞĐLĐM ÇĐZGĐLERĐ fonksiyonunu kullanarak bir grafikte belli bir adımdan sonra grafiğin gelişine göre hangi verinin geleceğini tahmin ettirebilirsiniz. Bunun için önce aşağıdaki gibi bir hesap tablosu ve grafiğe sahip olduğunuzu varsayalım. Şimdi, bu grafikte 2000 senesinden 2005 senesine kadar olan ciro tahminlerini de görüntülemek isteyelim. Bunun için önce grafiği üzerindeki herhangi bir sütuna gidin ve Sağ fare düğmesine basın. Ekrana gelecek menüden EĞĐLĐM ÇĐZGĐSĐ EKLE komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunda ekleyeceğiniz eğilim çizgisinin tipini belirleyebilirsiniz. Burada birinci seçenek olan D OĞRUSAL seçeneğini aktif hale getirin. Daha sonra aynı diyalog kutusunun SEÇENEKLER bölümüne gelin. Burada kaç dönem ileriye doğru tahmin yaptırtmak istediğiniz belirleyin ve eğilim çizgisine "gelecek yılların tahmini" filan gibisinden bir isim verin. Aynı diyalog kutusunda GRAFĐK ÜZERĐNDE DENKLEMĐ GÖRÜNTÜLE seçeneğini de aktif hale getirin ve TAMAM düğmesine basın. TAMAM düğmesine bastığınızda grafiğinizdeki verilere eğilim çizgisi eklenecek ve grafik bundan sonraki ayarladığınız dönemlere kadar uzatılacaktır. Ayrıca grafiğin ü zerinde bu uzamanın doğrusal denklemi de görüntülenecektir. Bu denklemi kullan arak gelecek yıllarda değerin nelere ulaşacağını hesaplayabilirsiniz. Not: Grafiğe eklenen verilerin formülü ve tipi ile oynayarak tahminlerinizi daha da rafine edebilirsiniz. Örneğin denklemi doğrusaldan ÜS seçeneğine değiştirerek verilerin dikey olarak değil de daha yumuşak bir eğimle yükselmesini sağlayabilirsiniz. 65-OTOMATĐK TOPLAMA Satırlarda verilerim bulunuyor. Bu verilerin yanına da o satırın toplamını yazmak istiyorum . E2 hücresine gelip otomatik toplama tuşuna bastığımda aynen istediğim gibi B2 2 toplamı buraya yazılıyor. E3 hücresi için de problem yok. Ancak E4 hücresinden itibaren problemler başlıyor. E4 hücresine gelip otomatik toplama tuşuna basınca bu sefer bu hücreye E2:E3 toplamı yazılıyor. Bu neden oluyor? Neyi yanlış yapıyorum?
297
Siz herhangi bir şeyi yanlış yapmıyorsunuz. Bu problem 123 for Windows’da da var, Quattro Pro for Windows’da da. Nedeni ise otomatik toplamanın yatay-dikey ayrımı yapmaması. E2 satırında yukarıda yer olmadığı için soldakileri topluyor, E3 satırında yine yukarıda sadece tek bir sayı olduğu için soldakileri topluyor. E4’e gelince işler karışıyor çünkü burada hem yukarıda hem de solda sayılar var. Öncelik yukarıdaki sayılara veriliyor (zaten biz de sayıları alt alta yazıp toplamaz mıyız?) ve E2:E3 arası toplanıyor. Probleminizin çözümü çok basit ve bütün hesap tablosu programları için geçerli. Bütün yapacağınız otomatik toplama tuşuna basmadan önce B2:E4 alanını seçili duruma getirmek. Daha sonra da otomatik toplama tuşuna basmak. Böyle yapınca aynen istediğiniz gibi B ile D arasındaki sayılar toplanacak ve E sütununa yazılacaktır. 66-HÜCRELERĐ OTOMATĐK OLARAK DOLDURMA Hesap Tabloları son sürümlerinde, otomatik doldurma araçlarını hizmetinize sunmuştur. Diyelim ki hesap tablonuzda sık sık işyerinde çalışanların isimlerini kullandığıjnız dosyalar var. Her seferinde bu isimleri tek tek girmek yerine otomatik doldurma araçlarını kullanabilirsiniz. 1-2-3'de "Fill by Example", Excel'de "Auto Fill", Quattro Pro'da "Speed Fill" ardışık kalıplar yaratıp istediğinizde kullanmak mümkün. Lotus 1-2-3'de sık sık kullanacağınız listeyi programın FILLS.INI dosyasında oluşturuyorsunuz. Bu dosya \123R4W\PROGRAMS alt dizininde bulunuyor. Lotus halihazırda 3 tane set kullanmış size [SET 4] ile başlamak düşüyor. Listemizde kullanacağımız maddeleri ITEMx=,(x burada listedeki madde numarasını veriyor) diye ayrı ayrı satırlara giriyoruz. Listenizin hep aynı kalmasını istiyorsanız boş bir satıra case=exact yazmanız gerekiyor. Listeyi kullanmak artık çok kolay istediğiniz bir hücreye bir madde yazın ve alanı belirleyin daha sonra Range * Fill by Example komutunu çalıştırın. Listeniz hazır. Excel 5.0'da böyle bir işlem yapmak için daha az uğraşıyorsunuz. Menüden Tools* Options komutlarını ve hemen ardından Custom List'i seçiyoruz. New Liste'e bir kere tıklayın ve listenizi oluşturun. Listeyi kaydetmek için Add'e tıklayın. Kullanım ise 1-2-3 ile hemen hemen aynı. Listeden bir maddeyi hücreye yazıp, hücrenin köşesinde + belirince sürükleyin. Ayrıca bir yol daha var: Alanı belirledikten sonra Edit * Fill komutlarını seçmek. Quattro Pro'da da 1-2-3 ile hemen hemen aynı yolu izliyoruz. Onun da QPW.INI isimli bir dosyası var. Kalıpları bu dosyaya yzıp kaydediyorsunuz. Örneğin Çalışanlar=Serkan, Fulya, Burak dediğinizde Çalışanlar listenin ismi oluyor. Artık kullanım için geriye sadece isimlerden birini girip alanı belirlemek ve Speed Fill komutunu vermek kalıyor. 67-KÜÇÜK KÜÇÜK NOTLAR Đçeriği karışık hücreler için açıklama yazmak Excel’de çok sık yapılan bir işlemdir. Özellikle karmaşık fonksiyonlar içeren hücrelerin yanına genellikle o hü credeki formülleri açıklayan metinler girilir. Excel’de daha önceki sürümlerde de bulun an Not ekleme özelliği bu açıklama metinlerinin çalışma sayfalarında ve çıktılarda gereksiz yer harcamalarını engeller. Herhangi bir hücreye bir not eklemek için Insert/Note’u seçmeniz ve istediğiniz metni girmeniz yeterlidir. Eğer isterseniz ve ses kartınız varsa sesli bir mesaj da kaydedebilirsiniz. Bundan sonra not eklenmiş hücrelerin sağ üs köşelerinde küçük kırmızı bir üçgencik belirecektir. Bu hücrelerin üzerine geldiğinizde notu içeren bir kutu açılacaktır. Hatta kaydetmiş olduğunuz ses dosyası da otomatik
298
olarak çalınıyor. Eh, bu kadar kolaylık sunulunca da kullanmamak olmaz! 68-SATIRLARI ĐSTĐLA EDEN DEĞERLER Hesap tablosu olarak Excel kullanıyorum. Veriler sütunlarda duruyor ve ben bu değerlerden en fazla tekrar edilenleri bulmak ve sütunun en üstüne otomatik olarak yazdırmak istiyorum. Bunu nasıl başarabilirim? Ece Tekin / ĐZMĐR Excel tam bu iş için kullanılacak bir formül geliştirmiş. =ENÇOK_OLAN() adındaki bu formül verdiğiniz bir aralıkta en fazla tekrar eden değeri gösteriyor. Yandaki gibi bir hesap tablosuna sahip olduğunuzu varsayalım. Değerler B2:B8 aralığında sütununda yer alsınlar. B1 hücresine de B sütununda en fazla tekrar eden değerin yazılmasını istiyorsunuz. O zaman B1 hücresine gireceğimiz formül =ENÇOK_OLAN(B2:B8) şeklinde olacaktır. Bu durumda yan örneğimizde görüldüğü gibi B1 hücresinin değeri en fazla tekrar edilen sayı olan 3 olacaktır. 69-KLASÖRLERĐNĐZLE ÇALIŞIRKEN BEŞ PÜF NOKTASI EĞER içini görüntülemek istediğiniz klasörün sabit diskteki adresini biliyorsanız, bu klasöre ulaşmak için iki saat klasörden klasöre tıklayarak atlamak yerine klavyeden klasörün adresini yazmak daha kolaydır. Đşte size klasörlerinizle daha verimli çalışmanızı sağlayacak birbirinden değerli 5 püf noktası: L veya L tuşlarına basarak ' Çalıştır' penceresini ekrana getirin. Artık klasörün adresini tıkır tıkır yazarak klasörün içeriğini ekrana çıkartabilirsiniz. Buraya ' Winword' veya ' Excel' gibi program isimleri yazarak bu programların çalışmasını, veya kayıtlı programaların belgelerinin isimlerini yazarak bu belgelerin açılmasını da sağlayabilirsiniz. Örneğin ' C:\ocak 98\rapor.xls' yazıp tuşuna bastığınızda Windows size bu Excel belgesini açıverecektir. Bir Windows gezgini penceresinde A G (Araçlar * Git) tuşlarına basarak da klasörün adını yazacağınız bir diyalog kutusunu ekrana getirtebilirsiniz. Sık sık bu yöntemi kullanıyorsanız, bu diyalog kutularının içinde yukarı veya aşağı ok tuşlarını kullanarak daha önceden açılmış olan klasör veya programları tekrar ekrana getirebileceğinizi bilin, günü birinde işinize yarayabilir. Bu arada, sık sık kullanılan bir programın veya klasörün ismini yazarken ekrana bakın bir taraftan da. Çünkü Windows bir iki tuş vuruşundan sonra daha önce açılmış uygun bir klasör ismi varsa bunu ekrana getiriveriyor, size de sadece tuşuna basmak kalıyor. DOS penceresi içerisinde iken bir klasöre atlamak istediğinizde komut satırında ' START C:\ocak 98' yazıp tuşuna basmanız yeterlidir. Bir ağ bilgisayarında paylaştırılmış olan bir klasöre işaret etmek istediğinizde çift ters bölü kullanabilirsiniz. Örneğin Orhan isimli bir bilgisayarda paylaştırılmakta olan deneme isimli bir klasörün içeriğini \\orhan\deneme şeklinde bir satır ile görüntüleyebilirsiniz. 70-ALANLARA ĐSĐM VERME Hesap Tablosu yazılımlarında, alanları hücre adresleri ile tanımlamak yerine isim de verilebildiğini duydum. Bu konuda beni aydınlatırsanız çok memnun olurum. Çalışma tablosundaki alanları hücre adresleriyle tanımlayabileceğiniz gibi isim de verebileceğiniz doğru. Eğer Excel'de çalışıyorsanız, isim vermek istediğiniz alanı işaretleyip Formula * Define * Name komutlarını seçip, belirlediğiniz alana vermek istediğiniz ismi yazın. 1-2-3'de önce / Rnage * Name * Create komutlarını seçip, s onra alan ismini ve adresini yazıp Enter'a basın.
299
Qattro Pro'da Edit * Names * Create komutlarını seçip alan ismini yazın. Burada isim verilen alan, bazen bir hücre bazen de birden fazla hücreden oluşan bir alan olabilir. Đsmi TOP olan B1..B30 alanında toplamak istediğiniz sayıların var olduğunu farz edelim. Bu işlemi, Quattro Pro ve 1-2-3'te @SUM(B1..B30) veya @SUM(TOP) ile, Excel'de =SUM(TOP) formülleri ile yapabilirsiniz. 71-FORMÜL GĐRMENĐN KOLAY YOLU EXCEL'ĐN artık hesap tablolarında bir sütunun başlığından sütun içeriğini isimlendirecek kadar akıllandığını biliyor musunuz. Örneğin başlığı DENEME olan bir grup sayıyı toplamak istediğinizi varsayalım. Eskiden olsa bu sayıları ya =TOPLA(A1:A10) formülü ile toplar ya da bu sayı topluluğuna bir isim verir ve =TOPLA(isim) formülünü kullanırdık. Artık bunlara gerek yok. Aşağıdaki örnek resimde görüldüğü gibi bir tablonun başlıklarını kullanarak Excel'e toplama işlemi yaptırabiliyorsunuz. Resim her şeyi anlatıyor, bütün yapacağınız toplamın yaz ılacağı hücreye gitmek ve =TOPLA(sütun_başlığı) formülünü kullanmak. 72-EĞER ĐŞLEVĐNĐN KULLANILMASI: Benim bir hesap tablom var, tablomun bir sütununda değişik sayılar yer alıyor. Ben, bu sayıların tipine göre yandaki hücrelere değişik bilgiler yazılmasını istiyorum. Örneğin bu sayı 1 ise "ali", 2 ise "veli" yazılması gibi. Bunu nasıl başarabilirim. Excel'in EĞER formülünü birkaç kere iç içe kullanarak bu istediğinizi başarabilirsiniz. EĞER formülü EĞER(karşılaştırma; doğruysa; yanlışsa) şeklinde kullanılır. Karşılaştırma bildiğimiz mantıksal bir karşılatırmadır. Örneğin 1>2 veya A1=1 gibi. Bu karşılaştırmanın sonucu "doğru" ise "doğruya" bölümündeki değer, yanlış ise "yanlışsa" bölümündeki değer görüntülenir. YANLIŞSA bölümünün içinde bir EĞER formülü daha kullanarak başka bri durumda neler yapılmasını istediğinizi Excel'e anlatabilirsiniz. Sizin durumunuzda kullanacağınız formül =EĞER(A1=1;"ali";EĞER(A1=2;"veli";"yok")) şeklinde olacaktır. Burada ilk önce A1 hücresinin değerinin 1 olup olmadığı kontrol ediliyor, eğer 1 ise "ali" metni görüntüleniyor. Eğer değil ise bu sefer de yine A1 hücresinin değerinin 2 olup olmadığı kontrol ediliyor, eğer 2 ise "veli" metni görüntüleniyor. Eğer bu iki seçenekten biri değilse A1 hücresinin değeri, o zaman da "yok" metni görüntüleniyor. Değişik seçeneklere göre iç içe daha fazla EĞER formülü kullanarak istediğiniz sayının karşılığında istediğiniz metnin görüntülenmesini sağlayabilirsiniz. Örnek için aşağıdaki resme bakabilirsiniz. 73-BĐR SÜTUNDA KAÇ TANE (EĞERSAY ĐŞLEVĐ) Excel tablomdaki bir sütunda bir hücrenin kaç kere tekrar edildiğini öğrenmek istiyorum. Ancak bu sayfada öyle bir yapı kurmalıyım ki, örneğin veriler A sütun unda iseler B1 hücresine yazdığım değerin sütunda kaç kere tekrar edildiği B2 hücresinde
300
yazılsın. Bunu nasıl başarabilirim. Sorunuzun cevabı altta görülen Excel dosyasında saklı. Kullanılan formül ise EĞERSAY() formülü. Bu formülün iki parametresi var. Birinci parametresinde sayılacak sütunun adresini, ikinci parametrede ise aranacak ve sayılacak sayı veya metni veriyorsunuz. Bu örnekte aranacak sütun A sütunu. Burada B2 hücresinde kullanılan formül =EĞERSAY(A:A;B1) şeklinde. Yani diyor ki, "A sütununda B1 hücresi ile aynı olan kaç tane hücre var? Bana göster!". Sonuç olarak ekran görüntüsünden de inceleyebileceğiniz gibi, B1 hücresine "ali" yazılmış, bu sütunda 2 tane "ali" olduğu için B2 hücresinde de 2 yazıyor. 74-UZUN ĐSĐM VERMEYĐN Excel'de dosya isimlerinin genişliği maksimum 21 karakter olabilir. DOS'un 8 karakter sınırından sonra 21 karakter genişliğinde dosya ismi tanımlamak ilk an da cazip gelebilir. Fakat bu durumda isim verme süreci zaman alıcı olabilir. Bu arada çalışma tablosu içinde kullandığınız alanların da isimlerinin kısa olmasına dikkat etmelisiniz. Çünkü çalışma tablosu içinde bir hücre içinde maksimum 255 karakter yazabilirsiniz. Bu nedenle hücre içinde yazacağınız formüller içindeki uzun alan isimleri nedeniyle hücredeki formül yazımınızı tamamlamadan formülünüz 255 karakteri aşacaktır. 75-ORTALAMAYA YAKIN SAYI Excel'de uzun bir liste halinde sayılar girdim. Öyle bir formüle ihtiyacım var ki; ortalama sayıya en yakın sayıyı bulmalı. Böyle bir formül var mı? Diyelim ki sayılarımız "Değerler" isimli bir alanda olsun. Formülü =INDEX(Değerler,MATCH(MIN(ABS(Değerler-AVERAGE(Değerler))),ABS(DeğerlerAVERAGE_ (Değerler))),ABS(Değerler-AVERAGE(Değerler)),0) şeklinde yazdıktan sonra Ctrl+Shift ve Enter tularına basınız. Formülün işleyişine gelince; ABS(Değerler-AVERAGE(Değerler)) kısmı, array formüldeki pozitif sayıların sapmalarını verir. MIN sapmalar içinde en küçüğünü bulur. MATCH ise bu en küçük sayının sapmalar içindeki yerini bulur. Son olarak INDEX ise sayıyı o anki pozisyonundan orijinal listedeki pozisyonuna gönderir. 76-HÜCREYE BĐR SATIRDAN FAZLA YAZMAK: Elbette mümkün. Hücre sonuna gelen metnin alt satırdan devam etmesi işlemine Microsoft Türkçesinde “metin sarma” adı veriliyor. Metni sardıracağınız hücreleri seç ili duruma getirin. Seçili hücrelerin üzerinde herhangi bir noktaya sağ fare tuşuyla tıklayıp açılan menüden Hücreleri Biçimle komutunu çalıştırın. Ekrana gelen diyalog kutusunun Hizalama bölmesinde Metni Sar seçeneğini işaretleyin ve Tamam düğmesine tıklayın. Bu diyalog kutusunda metnin hizalanması ile ilgili diğer seçenekleri de bulacaksınız. 77-SIRALI DEĞERLERĐ OTOMATĐK DOLDURMA:
301
Hücreler belirli bir düzende artan ya da azalan değerler girecekseniz sakın tüm verileri klavyeden tek tek girmeye kalkmayın. Excel’de bu işin de bir kolayı var. Eğer seriniz doğrusal bir artış sergiliyorsa, sadece ilk iki veriyi girin, daha sonra bu iki hücreyi işaretleyip, kulp denilen, işaretli alanın sağ alt köşesindeki siyah noktayı sürükleyin. Eğer büyüyen bir artış görmek istiyorsanız, sağ tuşla sürükleyin ve açılan menüden Growth Trend’i seçin. Eğer sadece tek hücre seçerseniz, tüm alanlar o hücrenin değeriyle doldurulur. Đşaretli hücre bir tarih bilgisi içeriyorsa, otomatik olarak günler arttırılır. 78-HÜCRE ÇĐZGĐLERĐNĐ GÖSTERMEK/GĐZLEMEK BĐR Excel tablosunda çalışırken hücrelerin boyutlarını gösteren kılavuz çizgilerini zaman zaman göstermek zaman zamanda gizlemek isteyebilirsiniz. Bu işi yapacağk bir düğmeyi araç çubuğuna eklemeye ne dersiniz. Böylece bu düğmeye bir defa bastığınızda kılavuz çizgileri görüntülenir, bir defa daha bastığınızda gizlenir. Böyle akıllı bir düğmeyi araç çubuğuna eklemek için aşağıdaki adımları takip edin. Araçlar menüsünden Özelleştir komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun Komutlar bölümüne gidin. Kategoriler listesinde Formlar seçeneğini seçili duruma getirin. Sağ taraftaki bölümde Kılavuzu değiştir seçeneğini bulun. Bu seçeneğin üzerine gidin, sol fare düğmesine basın, basılı tutun ve düğmeyi araç çubuklarından herhangi birinin üzerine sürükleyip bırakın. Tamam düğmesine basarak diyalog kutusunu kapatın. Artık araç çubuğunda oluşturmuş olduğunuz bu düğmeye basarak kılavuz çizgilerini bir gösterebilir, bir gizleyebilirsiniz. 79-DÜĞMELERĐN TANIMLARINI DEĞĐŞTĐRMEK DÜĞMELERDEN başladık, düğmelerden devam edelim derim. Herhangi bir Excel araç çubuğundaki düğmenin üzerine fare imlecini getirip biraz bekletirseniz sarı minik bir açıklamanın ekrana geldiğini görürsünüz. Genelde komutun adını içeren bu açıklamayı istediğiniz gibi değiştirebileceğinizi biliyor musunuz. Yine bir önceki örnekte oluşturduğumuz "sadece görünür hü creleri seçme" düğmesinin açıklamasını "bu düğmeye tıkladığınızda sadece görünür durumdaki hücreler seçilir, gizli hücreler seçilmez" şeklinde bir pehlivan tefrikası yapmak için a şağıdaki adımları izleyin: 1. Herhangi bir araç çubuğunun üzerinde sağ fare düğmesine basın. 2. Açılacak olan menüden Özelleştir komutunu çalıştırın. Özelleştir diyalog kutusu açılacaktır. 3. Açıklamasını değiştirmek istediğiniz düğmenin üzerinde sağ fare düğmesine basın. 4. Ad bölümüne tıklayın, buradaki açıklamayı silin ve kendi açıklamanızı yazın. 5. ENTER tuşuna basın, Özelleştir diyalog kutusunu kapatın. Đşte bu kadar. artık bu düğmenin üzerine fare imlecini getirip biraz bekleyince yazmış olduğunuz açıklama görüntülenecektir. Örnek için aşağıdaki resme bakabilirsiniz. 80-EXCEL'DE SIFIR ATMA Excel'de hazırladığım tablolarda bol sıfırlı sayılar kullanıyorum. Fakat bunların sütunlara
302
sığması zor oluyor. Sıfırları saklamanın bir yolu yok mu? Excel'de yaptığınız çalışmalarda bol sıfırlı sayılar kullanıyorsanız, yazdığınız sayının görülebilmesi için sütun genişliğini arttırmanız gerekebilir. Bu da çalışma tablosun un geniş bir alana yayılmasına neden olur. Sütun genişliğini arttırmak yerine bu sayıların 0 olan 3, 6, 9 veya daha fazla hanesini saklayabilirsiniz. Bunun için FORMAT NUMBER komutlarını seçip, ekrana gelen menüden Code Text Box seçeneğini Tab tuşunu kullanarak veya fare ile seçerek #,##0, ifadesini yazmalısınız. Böylece çalışma tablonuzda yazdığınız 100000000 sayısı 100000 olarak, eğer #,##,0,, formatını kullanırsanız 100 olarak görüntülenir. 81-EXCEL DĐZĐ FORMÜLLERĐ ĐLE SEÇĐLĐ VERĐLERĐN ÖZETLENMESĐ Hastanemizde kullanılan ana server'ımızdaki veri tabanından istediğim kriterlere uygun verileri Excel Workbook'uma aktarıyorum. Excel üzerinde bu verileri Pivot tablolar yardımı ile çeşitli analizler yapabilmek için parçalara ayırıyorum. Pivot tablolar benim çeşitli gruplardaki kayıtlarımın toplamlarını veya ortalamalarını almama yardımcı oluyor fakat ben bunların haricinde median hesabını da yapabilmek istiyorum. Excel'deki median() fonksiyonunu biliyorum fakat bir Pivot tablodan median üretme yolu var mı? Hayır. PivotTable'lar Worksheet'lerdeki gibi istatistiki fonksiyonlar içermezler. Ancak bir alan formülü kullanarak bu işi başarabilirsiniz. Bu işi, verdiğimiz örneği kendinize uyarlayarak adım adım gerçekleştirebilirsiniz. Biz, örnek olarak sizin göndermiş olduğunuz dosyanın bir benzerini kullandık. Hazırladığımız örnek Pivot tablo her doktorun hastalarının ortalama vizite sürelerini hesaplıyor. Değerler eklenmiş olan alan formülü ile seçiliyor ve median'ı hesaplanıyor. Yeni bir belge açın ve örnek resimde görülen A1 17 hücreleri arasındaki veri tabanının aynısını oluşturun C2:C17 arasındaki hücreleri işaretleyin, sonra Ekle menüsünden Ad * Tanımla komutunu çalıştırın. Alana isim olarak "dok_ad" girin ve Tamam tuşun a basın. Aynı işlemi D2 17 hücreleri için yapın yalnız burada alana isim olarak "kal_sure" ismini verin. Veri tabanınız içinden herhangi bir hücreyi seçin ve menüden Veri * Özet Tablo komutunu çalıştırın. Ekrana özet tablo sihirbazının penceresi gelecek. Burada ilk iki adımı üzerinde "ileri" yazan düğmelere basarak geçin. 3.adımda, alan tuşlarını (düğmelerini) sağ iç tarafa sürükleyerek aşağıdaki görüntüyü oluşturun. Örneğin "kalış süresi" düğmesini özet tablonun üzerine sürüklediğinizde ekranda üzerinde "toplam kalış süresi" yazan bir düğme görüntülenecektir. özet tabloyu örnek resimdeki gibi hazırladıktan sonra Özet Tablo sihirbazının "son" düğmesine basın. Pivot tablo hazırlanacak ve Excel belgenize yapıştırılacaktır. Ortalama kalış süresini de özet tablonun yanında görüntülemek için özet tablonun B1 hücresindeki, üzerinde Veri yazan düğmenin üzerine bir kere tıklayın ve elinizi farenin düğmesinden çekmeden düğmeyi sağa doğru sürükleyin. Sürükleme esnasında fare simgesi dikey tablodan yatay tabloya dönüşene kadar sürükleme işlemine devam edin. D2 hücresine "Median" etiketini yazın. D3 hücresine
=ORTANCA(EĞER(dok_ad=A3;1*kal_sure;""))
formülünü girin. Bu formülün bir dizi formülü olarak işlenmesi için tuşlarına basın. Aynı formülü D4 ve D5 hücrelerine kopyalayın. Đşte median değerleriniz!
303
Bu örnekte, EĞER() fonksiyonu her hasta için vizite süresini hesaplar. Daha sonra kullanılan ORTANCA() fonksiyonu her doktor için ayrı ayrı vizite süresinin median değerlerini hesaplar. 82-WORD VE POSTA LĐSTELERĐ Merhaba. Geçtiğimiz aylarda yazdığınız bir püf noktasında Word'ün adres-etiket birleştirme seçeneklerini kullanarak Word belgelerinin içinde Excel'den veri alabileceğimizden bahsetmiştiniz. Benim ise farklı bir isteğim var. Acaba Word'ün yine bu adres-etiket birleştirme seçeneklerini kullanarak arkadaşlarıma özel e-mail'ler gönderebilir miyim? Yani içlerinde isimlerinin yazdığı mailler gibi. Bunu nasıl başarabilirim? Word 97 ve Outlook Express kullanıyorum. Ben de bu tür bir soru ne zaman gelecek diye bekleyip duruyordum. Internet ile o kadar iç içe geçti ki bilgisayar kullanıcıları, artık hemen hemen bütün işlerini e-mail yolu ile halletmek istiyorlar. Söylediğiniz seçeneğin olup olmadığını araştırdım ve buldum. Word ile bunu başarabiliyorsunuz, hem de çok güzel başarabiliyorsunuz. Bunun için önce sisteminizde değişik programlardan gelen e-mail isteklerine cevap verecek bir MAPI istemcisi bulunmalı. Hemen hemen bütün gelişkin e-mail programlarından MAPI istemcisi olma seçeneği bulunuyor. siz mektubunuzda Outlook Express kullandığınızı yazmışsınız. Bu yüzden önce Outlook Express'in nasıl MAPI istemcisi yapılacağını anlatayım. Başka email programlarını kullananlar da kendi kullanmakta oldukları e-mail programı ile benzer ayarlar yapıp buy MAPI işini ayarlayabilirler. Outlook Express programını MAPI istemcisi yapmak için önce programı çalıştırın. TOOLS menüsünden OPTIONS komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun GENERAL bölümüne gelin. Burada MAKE OUTLOOK EXPRESS MY DEFAULT SIMPLE MAPI CLIENT (Outlook Express'i basit MAPI istemcim yap) seçeneğini aktif hale getirin. Örnek için aşağıdaki resme bakabilirsiniz. Bu ayarı yaptıktan sonra TAMAM düğmesine basıp diyalog kutusunu kapatın. MAPI ayarlarınızın aktif olabilmesi için Windows'u kapatıp açın. Windows tekrar açıldıktan sonra artık istediğiniz işlemi yapmaya başlayabiliriz. Aşağıdaki örnek resimde görüldüğü gibi bir Excel dosyası oluşturun. Gördüğünüz gibi birinci sütunda e-mail göndereceğiniz kişinin adı, ikinci sütun da da bu kişinin e-mail adresi bulunuyor. Ben örnekte bizim editörlerin e-mail adreslerini kullandım, elbette sizin de listeniz değişik olacaktır. Dosyayı herhangi bir isim vererek sabit diskte bir yerlere kaydedin. Dosyayı kaydettikten sonra Word uygulamasını açın. Bir belgeye e-mail mesajınızı yazın. Kullanıcı isminin yazılacağı bölümü boş bırakın, oraya sonra döneceğiz. E-mail mesajınızı yazdıktan sonra dosyayı kaydedin. Daha sonra ARAÇLAR menüsünden ADRES MEKTUP BĐRLEŞTĐR komutunu çalıştırın. Ekrana aşağıdaki örnek resimde de görüldüğü gibi üç adımlı bir diyalog kutusu gelecektir. Burada önce gönderilecek olan mesajın yer aldığı belgeyi belirtmelisiniz. Bunun için birinci adımda YARAT * MEKTUP FORMLARI komutunu çalıştırın. Ve ekrana gelecek olan diyalog kutusunda ETKĐN PENCERE düğmesine basın. Đkinci adımda bilgilerin alınacağı veri tabanını yani bizim örneğimizdeki Excel dosyasını Word'e bildirmemiz gerekiyor. Bunun için VERĐ AL düğmesine basın. Açılacak olan menüden VERĐ KAYNAĞI AÇ komutunu çalıştırın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunu kullanarak adres ve isimlerin yer aldığı EXCEL belgesini işaretleyin. Belgeyi açtığınızda, Word sayfasında hiçbir veri alanının işaretlenmediğini bildiren bir h ata mesajı ile
304
karşılaşacaksınız. BELGEYĐ DÜZENLE düğmesine basın. Bu düğmeye basınca diyalog kutularının kapatıldığına şahit olacaksınız. Word'ün üst tarafına da yeni bir araç çubuğu eklenecek. Şimdi bu araç çubuğunu kullanarak belge içerisinde arkadaşlarınıza yollayacağınız e-mail içerisinde yer alacak olan isim soyadı e-mail adresi gibi bilgilerin nereye yazılacağını ayarlayacaksınız. Bir verinin yazılmasını istediğiniz yere imleci getirin. Daha sonra araç çubuğundaki BĐRLEŞTĐRME ALANI EKLE menüsünü kullanarak eklemek istediğiniz alanı belgeye ekleyin. Đşiniz bittiğinde aşağı yukarı örnek resimde görüldüğü gibi bir Word belgesi ile karşılaşacaksınız. Veri vaziyetini böyle ayarladıktan sonra tekrar ARAÇLAR menüsünden ADRES MEKTUP BĐRLEŞTĐR komutunu çalıştırın. Artık diyalog kutusunda BĐRLEŞTĐR düğmesine basabilirsiniz. Bu düğmeye bastıktan sonra ekrana gelecek olan diyalog kutusun un sol üst tarafındaki aşağı doğru açılan listeden "Elektronik Posta" seçeneğini aktif hale getirin. Bu seçeneği aktif hale getirdikten sonra KUR düğmesine basın ve burada Excel dosyasından e-mail adreslerinin alınacağı sütunun başlığını seçili duruma getirin. Hemen altında da gönderilecek olan e-mail mesajının SUBJECT yani konu bölümünde yazacak olan metni ayarlayın ve TAMAM düğmesine basın. Şimdi Internet'e bağlanın. Daha sonra tekrar Word uygulamasına dönün ve Adres Mektup birleştirme diyalog kutusunda BĐRLEŞTĐR komutunu çalıştırın. Mail programınız kullanılarak yazmış olduğunuz e-mail mesajı Excel dosyasında ayarlamış olduğunuz email adreslerine teker teker postalanacaktır. Geçmiş olsun. 83-EXCEL DOSYALARINIZI HTML OLARAK KAYDETMEK Office 97'nin Internet desteği Web sayfası hazırlayan kullanıcıları oldukça memnun ediyor. Bu arada bu paketin Internet yeteneklerinden haberi de olmayanlar olabilir diye düşündük ve bu ay Excel belgelerini Internet üzerinde yayınlamak üzere HTML dosyaları olarak kaydetmeyi gösterelim dedik. Excel dahil herhangi bir Office uygulamasının belgesini HTML olarak kaydetmek için önce Web sayfası yazma eklentisinin pakete yüklenmesi gerekiyor. Bu eklentinin Office'nize yüklenip yüklenmediğini öğrenmek için basit bir yöntem var. Excel programını açın, boş bir belge ekrandayken Dosya menüs ünü açın. Eğer menüde "HTML olarak kaydet" diye bir komut varsa Web sayfası yazma eklentisi sisteminize yüklenmiştir. Eğer sisteminizde Web sayfası yazma eklentisi yoksa bu eklentiyi sisteme yüklemek için Office CD'nizi bilgisayarın CD-ROM sürücüsüne takın. Denetim Masasını açın ve Program Ekle/Kaldır simgesine çift tıklayın. Buradaki listede Microsoft Office'i bulun ve üzerine çift tıklayın. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun (Office CD'sini takmanızı ister) TAMAM düğmesine basın. Office kurulum programı çalışacaktır. Ekrana gelecek olan diyalog kutusunun Ekle/kaldır düğmesine basın. Buradaki seçeneklerden Web Sayfası Yazma seçeneğini aktif hale getirin ve TAMAM düğmesine basın. Yükleme işlemi tamamlandığında TAMAM düğmesine basarak yükleme programını kapatın. Şimdi Excel dosyalarınızı HTML olarak kaydedebilirsiniz. Bir Excel hesap tablosunu HTML olarak kaydettiğinizde sayfa içerisindeki veriler bir tablo olarak, grafikler de GIF görüntü dosyası olarak kaydedilir. Aşağıdaki gibi basit bir Excel sayfasına sahip olduğumuzu varsayalım. Burada görüldüğü gibi dosyamızda bir veri alanı ve bu veri alanını baz alarak çizilmiş olan bir grafik söz konusu. Şimdi dosyayı kaydedelim, daha sonra da HTML formatına dönüştürmek için Dosya menüsünden HTML olarak kaydet komutunu çalıştıralım. Ekrana Internet yardımcısı sihirbazı gelecek. Dört adımda Web dosyası yazmanıza imkan
305
veren bu sihirbazın birinci adımında HTML dosyasına kaydedeceğiniz verilerin girilmesi istenecektir. Basit Excel dosyalarının veri alanlarını sihirbaz otomatik olarak tanır ve kaydeder. Ancak karmaşık dosyalar söz konusu olduğunda burada bazı ayarlamalar yapmanız gerekebilir. Bir alanın HTML dosyasında tablo olarak görüntülenmesi için bu diyalog kutusunda Ekle düğmesine basın, fare ile tablo olarak görmek istediğiniz alanı seçili duruma getirin ve Enter tuşuna basın. ba sın. Bu alan Aralık$x$y şeklinde listeye eklenecektir. Alanlar yukarıdan aşağıya listelenecektir. Web sayfasında üstte görülmesini istediğiniz alanları yukarı ok yardımı ile listede yukarıya aşıyabilirsiniz. HTML dosyasına yazılacak olan veri alanlarını alanların ı bu adımda belirledikten sonra Đleri düğmesine basın. Bu düğmeye bastığınızda yeni bir adım gelecek. Burada dosyaları varolan bir HTML dosyasına eklemek veya sıfırdan boş bir HTML dosyası yaratmak kararlarından birini verebilirsiniz. Boş bir HTML dosyası yaratmak en iyisi, karışıklığa meydan vermez en azından. Tekrar Đleri düğmesine basarak üçüncü ü çüncü adıma geçelim. Bu adımda HTML dosyasının genel görünüşünün görünüşün ün ayarlarını yapmak mümkündür. Örnek resimde de görüldüğü gibi, Web sayfasının başlığını, sayfada yazılacak olan mesajı ve güncelleme tarihini sayfaya bu diyalog kutusunu kullanarak girebilirsiniz. Bu ayarları da yaptıktan sonra sihirbazın son adımına geldiniz. Burada sayfanın dilini ve hangi klasöre kaydedileceğini belirleyin. SON düğmesine bastığınızda dosyanız HTML olarak kaydedilecektir. Grafikler de aynı klasöre GIF dosyası olarak kaydedilir. Dosyayı kaydettiğiniz yere gidin ve HTML dosyasının üzerine çift tıklayın. Eğer aşağıdaki gibi bir görüntü ile karşılaşırsanız başarılısınız demektir. 84-GRAFĐK YARATMAK: EXCEL’ De istediğiniz grafiği yaratmak ve istediğiniz değerleri üzerinde göstermek . Grafiği çalışma yaprağınızın ( işlem tablonuzun ) içinde görmek istiyorsanız, grafiğini çizmek istediğiniz verileri seçer ve araç çubuğu üzerindeki Grafik Sihirbazı düğmesine tıklarsınız. Yaratabileceğiniz grafik türlerinin sayısı seçmiş olduğunuz verilere bağlıdır. Bu veriler, ( bir sütün ya da satır gibi ) tekbir veri serisi içerebileceği gibi, bir çok satır ve sütunu, yani birden çok veri serisini içerebilir. Örneğin, çember grafikler tek veri serisi kabul ederler. Yani ne kadar satır ya da sütun seçersiniz seçilen, çember grafikte bu satır sa tır ya da sütunlardan yalnızca birincisi grafiklenir. Kullanacağınız verileri seçtikten sonra, grafiğin konmasını istediğiniz yeri belirtmelisiniz. Đstediğiniz kadar büyük ya da küçük bir alan belirtebilirsiniz. Daha sonra istediğinizde grafiğin boyutlarını değiştirebilirsiniz. 85-GRAFĐK TÜRÜ SEÇMEK: Microsoft Office 95 & 97'de Grafik Sihirbazı bir çok grafik türü içerir. Bu türler ya da kategoriler içinden, temel grafik türünün bir çok çeşidini ( alt türünü ) seçebilirsiniz. Örneğin kılavuz çizgileri ya da etiketler içeren bir çeşit seçebilirsiniz. Seçtiğiniz grafik türüne bağlı olarak verilerinizin değişik görünüşlerini elde edebilirsiniz. Çubuk ve Sütun grafikler veri serilerini karşılaştırırlar; örneğin her bölgedeki, ya da h er yılın satış rakamları gibi. Sütun grafikler zamanla değişen rakamların karşılaştırmasını yapmakta daha uygundur. Çember grafikler bir parçanın bütüne ne kadar katkısı olduğunu göstermek, alan grafikleri değerlerin zaman içindeki değişim miktarlarını göstermek için en uygun grafik türleridir. Değişik grafik türlerini kullanmaya başladıktan sonra, verebileceksiniz 86-MAKROLARI TÜM KĐTAPLARDA ETKĐN KILMAK:
306
Excel'de makro yaratmaya çalışıyoruz ama yazdığımız makro, sayfa (sheet) olarak üzerinde çalıştığımız kitapa ekleniyor. Makroları tüm kitaplarda geçerli kılmanın yolu yok mu? Bu, Excel'i yaratanların bir azizliği. Excel'de makrolar Word'den farklı bir şekilde kaydedilir. Makrolarınızı tüm belgelerde geçerli kılmak için şu yolu izlemelisiniz: Excel'de bir kitap (workbook) açın. Araçlar*Makro Kaydet*Yeni Makro Kaydet (Tools*Record Macro*Record New Macro) komutuna tıklayın. Karşınıza gelen diyalog kutusuna yeni makronuzun adını girin ve Seçenekler (Options) düğmesine tıklayın. Saklama Yeri (Store in) kısmında Kişisel Makro Çalışma Kitabı (Personal Macro Workbook) seçeneğini işaretleyin. Tamam düğmesine tıklayarak açılan Modül sayfasında y eni makronuzu yazın. (Bu şekilde makro yazmak için Visual Basic for Applications dilini bilmeniz veya elinizde makro örneklerinin olması gerekir.) Dosyayı PERSONAL.XLS adıyla EXCEL\XLSTART dizinine kaydedin. Bundan böyle her Excel'i açtığınızda bu dosya karşınıza gelecek, yarattığınız her yeni makro bu dosyaya eklenecek ve üzerine açtığınız tüm dosyalarda tüm makrolarınız geçerli olacak. Tabii, Excel'i her açtığınızda PERSONAL.XLS dosyasının görünmesini istemeyebilirsiniz. Öyleyse bu dosya açıldığında Pencere*Gizle (Windows*Hide) komutunu çalıştırın. Yeni bir makro yaratacağınız zaman bu dosyayı Pencere*Göster (Window*Unhide) komutuyla görünür hale getirmeniz gerektiğini de unutmayın. 87-VERĐLERĐ SIRALAMAK VE SÜZMEK: Excel'de girdiğim verileri sıralamak veya süzmek sü zmek (filtrelemek) istediğimde bunların doğru sırada olmadığını görüyorum. Nedendir ve nasıl düzeltilir? Bu, büyük olasılıkla, girdilerin başında yanlışlıkla boşluk bırakıyor olmanızdan kaynaklanıyor. Ama tek tek bu boşlukları silmek zorunda değilsiniz. Seçtiğiniz hücrelerde bunu sizin yerinize yapan bir makro var: Sub BoslukSil() For Each c In Selection.Cells c.Value=Application.Trim(c.Value) Next c End Sub 88-HESAPLAMA SONUÇLARININ RAKAMSAL DEĞER OLARAK GÖRÜNTÜLENMESĐ: Formül (işlev) kullanarak yaptığım hesapların, formül olarak değil, rakamsal değer olarak görünmesini istiyorum. Bir hücrede formül kullanarak yaptığınız hesabı başka bir hücreye kopyalayacaksanız, bu hücreyi seçin ve Ctrl+C tuşları ile kopyalayın. Sonra kopyalama yapacağınız h ücreye geçerek Düzen*Özel Yapıştır (Edit*Paste Special) komutunu çalıştırın. Ekrana gelen diyalog kutusunda Değerleri (Values) seçeneğini işaretleyip Tamam düğmesine tıklayın. Ama bir hücre veya hücre grubundaki formülleri rakamsal değere çevirmek istiyorsanız, şu makroyu da kullanabilirsiniz:
307
Sub Form2Deger() For Each c In Selection.C ells c.Formula=c.Value Next c End Sub 89-HESAPLAMA SONUÇLARINI BAŞKA SAYFALARDA KULLANMAK: Hücrelerde formüller kullanarak hesaplama yaptırıyoruz. Bulunan değerleri başka sayfaların başka hücrelerinde de kullanmanın pratik bir yolu var mı? Diyelim ki, Sayfa1'in D sütununa mart ayı ay ı giderlerini kalem kalem girdiniz ve sütun sonunda tüm giderleri toplayıp mart ayı giderlerini buldunuz. Bu toplamı başka hücrelerde kullanacaksanız kopyalayıp yapıştırmak yetmez; çünkü formülde hücre adresleri yeni hücrenin konumuna göre değişir; yani bir anlamda an lamda değerler değil formül kopyalanır. Yapılacak iş, formülü değil hücre adresini kopyalamaktır. Örneğin mart ayı toplamı, Sayfa1'in D5 hücresinde ise bunu başka bir sayfadaki başka bir hücreye kopyalarken =Sayfa1!D5 formülünü kullanmanız gerekir. Bunun pratik yolu ise, kaynak alınacak hücrelere bir ad vermektir. Örneğin, orijinal mart ayı toplamının bulunduğu hücreyi seçip Ekle*Ad*Tanımla (Insert*Name*Define) komutunu çalıştırırsanız, karşınıza Ad Tanımla (Define Name) diyalog kutusu çıkar. Çalışma kitabındaki adlar (Names in workbook) kısmına bir ad girin (örneğin mart_toplam). Burada sözcükler arasında boşluk bırakmamaya dikkat edin. Tamam düğmesine tıkladığınızda o hücrenin bir ismi olur. Artık o çalışma kitabının herhangi bir sayfasında herhangi bir hücreye =mart_toplam yazdığınızda, orijinal hücredeki mart ayı toplamı görünecek. 90-EXCEL’Đ SAYFASIZ AÇMAK: Excel'i her açtığınızda, karşınıza boş bir kitap sayfası gelir. Mevcut bir Excel dosyasını açacaksanız, bu sayfa boşu boşuna açılmış olur. Excel'in sayfasız olarak açılmasını istiyorsanız, masaüstünde bir Excel kısayolu yaratın. Bu kısayola sağ fare tuşu ile tıklayıp Özellikler (Properties) komutunu çalıştırın. Kısayol (Shortcut) bölmesinin Hedef (Target) kısmında yazılı program yolunun sonuna /E parametresini ekleyin. 91-OTOMATĐK DOLDURMA: Excel, haftanın günlerini, ayları ve rakamları otomatik doldurabilir. Örneğin bir hücreye Ocak yazın; bu hücreyi seçili seç ili duruma getirip sağ alt köşesindeki noktayı fare ile çekiştirerek seçili alanı sütunun altına a ltına doğru 4-5 hücre genişletin. Diğer hücrelerin (Şubat, Mart, Nisan,…) olarak dolduğunu göreceksiniz. Rakamlarda ise en az iki veri girişi gerekir. Örneğin bir sütunda ilk hücreye 1, ikinci hücreye h ücreye 2 yazıp aynı işlemi yaparsanız, geri kalan hücreler (3, 4, 5,…) olarak dolar. Bu tür verilerde ilk iki hücreye birer atlamalı doldurma yaparsanız (örneğin 1 ve 3 ya da Ocak, Mart) otomatik doldurma işlemi de birer atlamalı devam eder (1, 3, 5, 7, 9… veya Ocak, Mart, Mayıs,… gibi). Sadece gün, ay ve rakamlarla da sınırlı s ınırlı değilsiniz. Otomatik doldurulacak serileri
308
kendiniz tanımlayabilirsiniz. Bunun için Araçlar*Seçenekler*Özel Listeler (Tools*Options*Custom Lists) bölümüne girip YENĐ LĐSTE seçeneğini işaretleyin ve L iste Girdileri (List entries) kısmına serinizi yazıp Ekle (Add) düğmesine tıklayın. 92-OTOMATĐK SÜZME: Excel'de her sütuna girdiğimiz veriler uzadıkça uzuyor. Bazen tablonun tamamını değil, belirli bir değere sahip girdileri görüntülemek istiyoruz. Bunu nasıl yaparız? Bu işlemi Excel'in AutoFilter (Otomatik Süz) özelliğini kullanarak gerçekleştireceksiniz. Önce işlemi uygulayacağınız sütunları seçili hale getirin. Sonra Veri*Süz*Otomatik Süz (Data*Filter*AutoFilter) seçeneğini aktif hale getirin. Bu işlemi yaptığınızda bütün sütunların başlarına birer kutucuk konacaktır. Artık bu kutucuklardan filtreleme kriter seçeneklerinizi belirtebilirsiniz. Kutucuğa sol fare düğmesiyle bir kere tıklayın. Aşağı doğru açılan bir liste kutusu belirecektir. Burada sütundan sütun dan görmek istediğiniz kriterleri belirleyebilirsiniz. Otomatik Süz seçeneğini kullanarak kriterlerinizi değişik yönlerde yöntemlerle belirleyebilirsiniz. Örneğin aşağı doğru açılan liste kutusunda Özel (Custom) seçeneğini tercih ettiğinizde, ekrana Özel Otomatik Süzme (Custom AutoFilter) diyalog kutusu gelecektir. Bu seçenek kutusunu kullanarak ku llanarak seçiminize büyüktür, küçüktür, eşittir, vs.. gibi seçenekleri de ekleyebilirsiniz. Ayrıca bu süzme yöntemi ile ka ç girdi bulunduğunu görmek istiyorsanız, durum çubuğuna bakın. Burada belirlediğiniz kritere göre bulunan girdi sayısı yazıyor olacaktır. 93-SÜTUNLARI SATIR OLARAK KOPYALAMAK: Excel'de Sayfa1 de hazırladığım bir formun başlığı A1 ile A10 hücreleri arasında bulunmaktadır. Sayfa1 de A sütununa yazılmış bu verileri Sayfa2 de 1. satıra kopyalamak istiyorum. Bu işlemi yapabileceğim en kısa yol hangisidir? 94-VERĐLERĐ FORM HALĐNDE DÜZENLEMEK: Excel'de girdiğimiz verileri bir form halinde düzenlemek, bu forma yeni veriler girmek ve istediğimiz verileri aratmak mümkün mü? Elbette. Örneğin elimizde firma isim ve telefonlarının bulunduğu bir veritabanı olsun. Bu veritabanın tümünü seçip Veri*Form (Data*Form) komutuna tıklayın. Karşınıza aşağıdaki gibi bir form kutusu gelecek. Bu formu dBase tarzı gerçek bir veritabanı formu olarak kullanabilirsiniz. Yeni (New) komutuna tıklayarak ilgili alanlara yeni yen i veriler eklerseniz, bunlar Excel tablonuzda en alt satıra eklenecektir. Bu şekilde büyük bir veritabanı oluşturduysanız, Ölçüt (Criteria) komutuna tıklayarak istediğiniz gibi arama yaptırabilirsiniz. 95-ZAMAN GRAFĐĞĐNĐN EĞĐLĐMĐ: Excel'de bir zaman serisine göre girdiğimiz verilerle bir çubuk grafik hazırladık. Bu çubuk grafik üzerinde serinin genel gidişini (trendini) gösterebilir miyiz? Bunun için EĞĐLĐM (TREND) işlevini kullanacaksınız. Örneğin elimizde aşağıdaki gibi bir veritabanı olsun. Satış Trendini (eğilimini) hesaplamak için, A3 alanına Satış Trendi yazdıktan sonra B3:G3 alanını seçin. Hemen ardından =EĞĐLĐM(B2:G2) formülünü yazıp ++ tuşlarına aynı anda basın. Böylece satış trendi değerlerini bulmuş oldunuz. Bunu grafiğe dönüştürmek içinse, A1:G3 arasındaki hücreleri
309
seçin, Grafik Sihirbazı (Chart Wizard) düğmesine tıklayıp çalışma sayfası ü zerinde bir grafik alanı yaratın. Grafik Sihirbazı'nın 2. adımında tipi olarak karma (çizgi-çubuk) grafik türünü, 3. adımda ilk seçeneği işaretleyin. Böylece aşağıdaki gibi, hem aylık s atışları hem de satış trendini gösteren bir grafik elde edeceksiniz. Uygulama Microsoft Office Excel 2003 Microsoft Excel 2000 ve 2002 Çalışırken koltuğunuzun yanında bir Excel uzmanının u zmanının hazır beklemesini ve verilerinizle çalışma konusunda size kullanışlı ipuçları vermesini dilediğiniz oldu mu? Olduysa, bu makale sizin için yazılmıştır. Excel'de verilerle çalışmanın yeni ve hızlı yollarını öğrenmek için aşağıdaki bölümleri okuyun. Verileri seçme * Bitişik olmayan hücreleri veya aralıkları seçmek için, ilk hücreyi hü creyi veya aralığı seçin, sonra diğer hücre veya aralıkları seçerken CTRL tuşunu basılı tutun. * Yalnızca bir bölgede yer alan boş hücreleri hü creleri seçmek için, bölgeyi seçin, Düzen menüsünde Git'i tıklatın, sonra da Özel'i ve Boşluklar'ı tıklatın. * Büyük bir aralık kolayca seçilebilir. Aralığın bir köşesindeki hücreyi tıklatın, karşı köşeye gidin ve ÜST KARAKTER tuşunu basılı tutarak bu köşedeki hücreyi seçin. * Hücreye verileri girdikten sonra seçimin taşınmasını istediğiniz yönü (örneğin, satırlarda çalışıyorsanız sağ) belirtebilirsiniz. Araçlar menüsünde Seçenekler'i tıklatın, Düzen sekmesinde Seçimi Enter tuşundan sonra taşı onay kutusunun seçili olmasına dikkat edin ve Yön kutusunda istediğiniz yönü tıklatın. * Çalışma sayfasında belirli bir alana gitmek için (geçerli bölge veya son hücre gibi) Düzen menüsünde Git'i tıklatın. Özel'i tıklatın ve istediğiniz seçeneği belirtin. Verileri düzenleme * Hücrenin içindekileri düzenlerken formül çubuğunu kullanmak yerine, hücreyi çift tıklatarak içindekileri doğrudan düzenleyebilirsiniz. * Doğrudan hücrelerin içinde düzenleme yapmak istemiyorsanız, Araçlar menüsün de Seçenekler'i tıklatın, Düzen sekmesini tıklatın ve Doğrudan hücre içinde düzenle onay kutusunun işaretini kaldırın. * Bir sayılık artışlar istiyorsanız, seçimin köşesindeki doldurma tutamağını sürüklerken CTRL tuşunu basılı tutun. * Haftanın günlerini, üç aylık dönemleri veya başka serileri artımlı yazmak istiyorsanız, ilk öğeyi seçin ve köşesindeki doldurma tutamağını sürükleyin. * Bitişik hücreleri yinelenen düzende doldurmak için kendi özel dolgu serilerinizi oluşturun. Araçlar menüsünde Seçenekler'i tıklatın ve sonra da Özel Listeler sekmesini tıklatın. * Hücre, nesne veya grafik öğesini sağ tıklattığınızda, kullanışlı komutları içeren bir kısayol menüsü görüntülenir. * Seçilen hücrenin veya aralığın köşesindeki doldurma tutamağını sağ fare düğmesiyle sürükleyip, görüntülenen kısayol menüsünde ilgili doldurma seçeneğini tıklatarak, söz konusu hücre veya aralığın içinde yer alan a lan verilerin diğer hücrelere nasıl doldurulacağını belirtin. * Excel hücreleri otomatik olarak doldururken, hem üç aylık dönemi hem de yılı artımlı olarak yazabilir. Örneğin 1Ç93, Ç193, 1. Çey93, 1. Çeyrek 1993. * Seçili hücrelerden oluşan bir aralığı silmek için, ÜST KARAKTER tuşunu basılı tutup doldurma tutamağını (seçimin sağ alt köşesinde yer alan tutamacı) yukarı ve sola doğru sürükleyin. * Bir hücrenin (veya hücre sütununun) içindekileri birden çok sütuna dağıtabilirsiniz. Hücreyi veya sütunu seçin, sonra da Veri menüsünde Metni Sütunlara Dönüştür'ü tıklatın. * ÜST KARAKTER tuşunu basılı tutup seçimin köşesindeki doldurma tutamağını sürükleyerek, boş hücrelerden oluşan bir aralığı hızla araya a raya ekleyebilirsiniz.
310
* Formül çubuğundaki Ad kutusunun yanında yer ye r alan aşağı oku tıklatarak çalışma kitabında kullandığınız tüm adlandırılmış hücreleri veya aralıkları gözden geçirebilirsiniz. * Yazım denetleyicisini başlatmak için F7'ye basın. * Hücre içeriğini taşımak için, seçilen hücrelerin hü crelerin kenarlığını başka bir konuma sürükleyin. Hücre içeriğini kopyalamak için, sürüklerken CTRL tuşunu basılı tutun. * Aynı anda birden çok sayfanın içeriğini düzenleyebilirsiniz. dü zenleyebilirsiniz. Düzenlemek istediğiniz sayfaların sekmelerini tıklatırken CTRL tuşunu basılı tutun, sonra da verileri düzenleyin. * Dosyayı her kaydettiğinizde yedeğini de alın. Farklı Kaydet iletişim kutusunda Araçlar'ı ve Genel Seçenekler'i tıklatın, sonra da Her zaman yedekle onay kutusunu seçin. Verileri biçimlendirme * Hücredeki metni girintili yazmak için, Biçimlendirme araç çubuğundaki Girintiyi Artır ve Girintiyi Azalt düğmelerini kullanabilirsiniz. * Başka bir çalışma kitabındaki özel stili eklemenin kolay yolu, söz konusu stilde biçimlendirilmiş hücreleri kopyalayıp yeni çalışma kitabına yapıştırmaktır. * Sütun veya satır başlığı sağ tıklatıldığında, Sütun Genişliği, Satır Yüksekliği, Gizle ve Göster komutlarını içeren bir kısayol menüsü görüntülenir. * Standart araç çubuğundaki Biçim Boyacısı düğmesini tıklatırsanız, aynı biçimi birden çok alana uygulayabilmeniz için düğme seçili kalacaktır. * Pencerenin en üstünde bir satırı dondurmak için, bunun altındaki satırı seçin ve Pencere menüsünde Bölmeleri Dondur'u tıklatın. * Hücre aralığına yerleşik bir tablo biçimi uygulamak için Biçim menüsü nde Otomatik Biçim'i tıklatın. * Gelecekteki çalışma kitaplarınız için varsayılan yazı tipini ayarlayabilirsiniz. Araçlar menüsünde Seçenekler'i tıklatın ve Genel sekmesindeki Standart Yapı Tipi ve Boyut seçeneklerini değiştirin. * Çalışma kitabının tamamında varsayılan metin biçimini değiştirmek için, Biçim menüsünde Stil'i tıklatın ve Normal Stilinin biçimini değiştirin. * Önceden biçimlendirilmiş HTML metnini tabloya dönüştürmek için, metni seçin ve Veri menüsünde Metni Sütunlara Dönüştür'ü tıklatın. * Satırları ve sütunları kolayca göstermek ve gizlemek için bunları gruplandırın. Satırları veya sütunları seçin, Veri menüsünde Gruplandır ve Seviyelendir'in üzerine gelin ve Gruplandır'ı tıklatın, sonra da Satırlar veya Sütunlar'ı seçin. * Binli ve milyonlu sayıları görüntülemek için yeni bir sayı biçimi oluşturun. Biçim menüsünde Hücreler'i tıklatın ve sonra da Özel kategorisini tıklatın. Tür kutusuna, binli basamakları için 0, veya #, milyonlar için de 0,, veya #,, yazın. yazın . * Değerden sonra dolar simgesi ($) yazarak dolar biçiminde bir değer girin. * Değerden önce bir yüzde işareti (%) yazarak yüzde biçiminde bir değer girin. * Biçim menüsünde Hücreler'i tıklatarak eksi sayıları kırmızı renkte görüntüleyin. Sayı sekmesinde Sayı veya Para Birimi kategorisini tıklatın ve Eksi sayılar'ın altında kırmızı biçimi seçin. PivotTable ve PivotChart raporları * Alanın düğmesini seçip başka bir ad yazarak yaza rak PivotTable® alanının adını değiştirin. * Grafik menüsündeki Grafik Seçenekleri'ni tıklatarak PivotChart® raporundaki göstergeyi taşıyın. Gösterge sekmesinde istediğiniz yerleştirme seçeneğini belirtin. * PivotTable raporunu özelleştirmek için PivotTable araç çubuğunda Raporu Biçimlendir'i tıklatın. * PivotTable Sihirbazı'nı başlatmadan, alan düğmelerini sürükleyerek alanları doğrudan sayfanın üzerinde özetleyin. * Bazı satır ve sütun alanlarını sayfa alan bırakma alanına sürükleyerek PivotTable raporunun kapladığı alanı küçültebilirsiniz. * PivotTable raporunun veri alanındaki bir hücrenin hücren in ayrıntılı verilerini, tabloda bu hücreyi çift tıklatarak gösterebilir veya gizleyebilirsiniz. * Öğenin kenarlığını sürükleyerek PivotTable alanındaki konumunu değiştirebilirsiniz.
311
* Kaynak veri sayfası verilerinde yaptığınız tüm değişiklikler hızla PivotTable raporunuza yansıtılabilir. PivotTable araç çubuğunda Veri Yenile'yi tıklatmanız yeterli olacaktır. Fonksiyonlar ve formüller * Fonksiyon seçer ve bağımsız değişkenlerini girerken yardıma gerek duyarsanız, Formül çubuğunda fx (Fonksiyon Ekle) düğmesini tıklatın. * Otomatik Toplam düğmesini tıklatmak yerine ALT+EŞĐTTĐR ĐŞARETĐ (=) tuşlarına da basabilirsiniz. * Etkin hücredeki formülü seçilen aralıktaki tüm hücrelere h ücrelere kopyalamak için, F2'ye basın ve sonra da CTRL+ENTER tuşlarına basın. * Aralık içine alt toplamları eklemek için, aralıktaki hücrelerden birini tıklatın ve sonra da Veri menüsünde Alt Toplamlar'ı tıklatın. * Aralıktaki tüm değerleri yüzde 10 azaltmak isterseniz, boş bir hücreye ,9 yaz ın. Hücreyi kopyalayın ve sonra aralığı seçin. Düzen menüsünde Özel Yapıştır'ı ve sonra da Çarp seçeneğini tıklatın. Makrolar Makrolar Hakkında Genel Bilgi - M.Temel Korkmaz Microsoft Office paket programı içinde bulunan programların bazılarında, kullanıcıya kolaylık olsun diye, sürekli tekrar edilen (rutin) işlemleri otomatik hale getirmek için Makro komutu kullanıcıya sunulmuştur. Özellikle Excel’in bu komuta belki de diğer programlardan daha çok ihtiyacı vardı. Makrolar hazırlanırken, Excel’in arka planında çalışan Visual Basic programlama dili de hazır halde beklemektedir. Herhangi bir kayıt yapıldığında bu programlama dili aktif hale gelir ve sizin yapmış olduğunuz herhangi bir makro komutunu programlama diline çevirir. Böylece daha sonra, hazırlamış olduğunuz makroyu düzenlemek istediğinizde, Excel bu imkanı size rahatlıkla sunar. Makrolar başlığı altında biz sadece makro hazırlamayı ve kullanmayı öğreteceğiz. Biraz da olsa Visual Basic kodlamaya göz atacağız. Biraz diyoruz, çünkü VBA KODKAMA bölümünde Excel’de VĐSUAL BASĐC kodlamayı geniş olarak ele alacağız. Makrolar yukarıda da belirttiğimiz gibi, sürekli tekrarlamak zorunda kaldığınız komutları, biçemleri vs.. sizin için otomatik hale getirir. Makro hazırlamadan yapmak istediğiniz işi eğer her defasında 100-150 komut vererek yapacaksanız, makroyu hazır hale getirdiğinizde, tek bir tıklama ile halledebilirsiniz. Makroları kendiniz hazırlayabileceğiniz gibi, daha önce hazırlanmış makroları da kullanma imkanınız var. Bu hem kendi bilgisayarınızdan hem de başka bilgisayarlardan transfer şeklinde olabilir. Burada uyarmadan geçmeyelim. Dışarıdan transfer ederek kullanacağınız her makro sizin için ne kadar faydalı da olsa dikkatli olmanız gerekmektedir. Bunun nedeni çok basit. Makroların bir programlama dili ile desteklendiğini söylemiştik. Đşte ipucu burada yatıyor. Dışarıdan transfer ettiğiniz her makro VĐRÜS içerebilir. Excel (makro kullanan diğer bir çok program da dahil, ama biz burada sadece Excel’den bahsedeceğiz), makro kayıtlı dosyayı açmak istediğinizde sizi uyaracaktır. Excel’de makro oluşturmanın üç yöntemi var 1- Makro Kaydetme: Makroları bir teyp kullanıcısı gibi kaydetmek. Makrolar bölümünün konusunu bu seçenek oluşturuyor. 2- VBA Kodlama: Makro olarak hazırlamak istediğiniz komutları modül olarak Visual Basic’de hazırlamak. VBA Kodlama bölümünün konusunu bu seçenek oluşturur. 3- Fonksiyon Hazırlama: Excel'in yerleşik fonksiyonları (işlevleri)'na benzer fonksiyonları modül sayfasını kullanarak hazırlayabilir. Uzun formüller yazmaktan kurtulursunuz. Fonksiyonlar bölümünün konusunu bu seçenek oluşturur.
Makrolar
312
Makro Kaydetmek - M.Temel Korkmaz 1- Araçlar menüsünden Makro komutunu, buradan da Yeni Makro Kaydet komutunu tıklayın. Makro komutu menüsünün altında bulunan Makrolar ve Yeni makro Kaydet komutlarının sol başlarında bulunan ikonlara dikkat ederseniz, bunların birer kayıt düğmesi olduğunu fark edeceksiniz. Burada şunu belirtmekte bir sakınca görmüyoruz: Makro kaydetmek demek, bir ses kasetine ses kaydetmek ya da bir video kasetine görüntü kaydetmek gibidir. 2- Yeni Makro Kaydet komutunu tıkladığınızda ekrana Makro Kaydet penceresi gelecektir.
Makro Kaydet penceresinde, Makro Adı bölümüne kaydetmek istediğiniz makronun adını yazın. 3- Makro kaydet penceresinde gerekli değişiklikleri yaptıktan sonra Tamam düğmesine tıklayın ve Kaydı Durdur araç çubuğunun ekrana gelmesini sağlayın.
Dikkat !!! Makronuzu hazırlamadan önce, yapmanız gereken her şeyi daha önce planlamalısınız. Çünkü makroyu kaydetmeye başladığınızda, yapmış olduğunuz hatalar ve bunları silmeniz dahi makroya kod olarak kaydedilecektir. Bunun ne gibi bir sıkıntı getireceğini ileriki satırlarda daha rahat kavrayacaksınız. Artık makronuzu yazdırma pozisyonuna geldiniz. Şimdi yazdırmak istediğiniz makroyu Excel Çalışma Sayfasında hazırlamaya başlayın. Biz aşağıdaki tabloyu hazırladık. Siz de buna benzer bir tablo hazırlayın. Bu tabloda mayıs ayının ilk harfi olan "m" nin diğer aylardan farklı olarak küçük olduğuna dikkat edin. (Şekil-2) Amacımız bu harfi değiştirip büyük "M" harfi yapmak olacak.
313
Şekil-2 4- Tablonuzu hazırladıktan sonra Kaydı Durdur penceresinden Kaydı Durdur ikonunu tıklayın.
Makrolar
Makro Çalıştırmak - M.Temel Korkmaz Makronuzu hazırlamış oldunuz. Artık bu makroyu istediğiniz yerde kullanabilirsiniz. Araçlar menüsünden Makro, buradan da Makrolar... komutunu tıklayın.Komutu tıkladığınızda ekrana Makro penceresi gelecektir.
Şekil-3
Sayfa2 sekmesine geçin. Bizim hazırlamış olduğumuz makro Sayfa1 sekmesinde idi. Bu nedenle Sayfa2 sekmesine geçtik. Herhangi bir hücre seçin ve Çalıştır düğmesine tıklayın. Biz B5 hücresini seçtikten sonra tıkladık. (Buna rağmen makroyu kaydederken nereye yerleştirdiysek Sayfa 2 de de aynı hücrelere yerleştirdi.)
314
Şekil-4
Çalıştır komutunu tıkladığınızda, makroyu hazırlarken, yapmış olduğunuz bütün işlemler hızlı bir şekilde gözünüzün önünden geçti. Nedenini biliyorsunuz. Makroyu kaydettiniz. Yani, kayıt işlerini yaparken, neler yaptıysanız hepsi ekranda tekrarlandı. Bazı kullanıcılar belki de olayı tam yorumlayamadılar ve Kopyala-Yapıştır metoduyla meydana gelen olayın aynısını beklediler. Diğer, bazı kullanıcılardan da Şekil-4 deki tabloyu Kopyala-Yapıştır yöntemiyle çoğaltmak çok daha kolay. Neden bunun için dakikalarca makro oluşturmak için gayret edip sıkıntıya girelim ki?” dediklerini duyar gibi oluyoruz. Doğru. Yukarıdaki tablo ve benzeri formatları çoğaltmak, Kopyala-Yapıştır yöntemiyle çok daha kolay gibi görünüyor. Ama yine belirtiyoruz, makro kaydetmek demek, sık sık kullanılan işlemlerinizi basit hale getiren bir olaydır. Şöyle düşünün. Bugün bir tablo oluşturdunuz ve kaydettiniz. Yarın tekrar bilgisayarın başına oturup, başka bir dosya açtınız. Açtığınız bu dosyada da dün hazırlamış olduğunuz tabloyu kullanmanız gerekiyor. Ne yapacaksınız? Dün hazırlamış olduğunuz dosyayı açacaksınız. Buradan tabloyu seçip kopyalayacaksınız ve bugün açmış olduğunuz dosyaya tekrar geri dönüp yapıştıracaksınız. Bu işlemleri günde 50 dosya için düşündüğünüzde ya da iş yerindeyseniz her gün 50 firma için buna benzer tablo oluşturacaksınız. Şimdi, sizin de fark ettiğiniz gibi, en azından makro hazırlayıp kaydetmek daha akıllıca ve kolay olacaktır. Yine de seçim sizin. Pekala, oluşturduğunuz makro, Visual Basic kodunda hazırlanmış değişkenler ve formüller içeriyorsa ne yapacaksınız? Bu defa makroyu kullanmak mecburiyetinde kalacaksınız.
Makrolar Makro Düzenlemek - M. Temel Korkmaz
Şimdi sıra hazırlamış olduğunuz makroyu düzenlemeye geldi. Hazırlamış olduğunuz makroda bazı değişikler yapmak istiyorsunuz ya da farkında olmadan yapmış olduğunuz hataları düzeltmek istiyorsunuz. Excel bunun için size imkan sağlıyor. Bunun için Düzenle düğmesini kullanabilirsiniz. Bizim hazırlamış olduğumuz tablonun A6 hücresine baktığınızda “mayıs” ayının başında bulunan “m” harfinin diğer aylardan farklı olarak küçük yazıldığınız göreceksiniz. Đlk olarak bu basit hatayı düzeltmeye çalışalım. Tabi, unutmayın ki makro, hazırlanmış, bitmiş ve kullanılmış. Siz bu hatayı daha sonra fark ediyorsunuz. Her defasında makroyu çalıştırıp, oluşan tablodan hatalı hücrenin üzerine gelip düzeltmek çok uzun ve can sıkıcı olacaktır.
315
Bu hatayı düzeltmek istiyorsanız, aşağıdaki adımları dikkatlice takip edin. 1- Araçlar menüsünden Makro komutunu, buradan da Makrolar... komutunu tıklayın. 2- Ekrana gelen Makro penceresinden Düzenle düğmesine tıklayın. Bu arada tabi ki, düzenlemek istediğiniz “Makro1” makrosu seçili durumda olmalıdır. Tıkladığınızda, ekrana aşağıdaki gibi hazırlamış olduğunuz makronun Visual Basic Kod Penceresi gelecektir.
Şekil-5
Daha önce de belirttiğimiz gibi Visual Basic Kod penceresi hakkında detaylı bilgiyi bir sonraki bölümde anlatacağız. Bu bölümde de gerek duyduğunuz bilgiyi oradan öğrenebilirsiniz. Pencere ilk etapta üç ana bölümden oluşuyor. 1-Proje Penceresi 2-Özellikler Penceresi 3-Kod Penceresi Kod penceresinin içine göz attığınızda 3 değişik rengin yer aldığını fark edeceksiniz. Kabaca söylemek gerekirse; Mavi, Yeşil ve Siyah. Bu renklerin herbiri ayrı bir olayı ifade eder. Mavi olan kısım, mesela burada ilk göze çarpan Sub yazısı, Visual Basic diline ait bir komuttur. Genelde komutlar kod penceresinde bu renk ve tarzda yazılır. Programlamaya aittir ve olmazsa olmaz türündendir. Yeşil renk ile yazılan kısımlar, programcıya ait açıklama kısımlarıdır. Programa dahil edilmezler. Bunlar sadece bilgi verirler. Buradaki asıl ayırt edici özellik, yazının yeşil olması değil, satırın başında bulunan (') işaretidir. Bu satırların olması veya olmaması programı etkilemez. Siyah renkte yazılan kısımlar da sizin programınızın ta kendisidir. Programın aslını oluştururlar. Olmazsa, programda yok demektir. Bu kısa açıklamalardan sonra, gelelim hatanın düzeltilmesine. Amacımız “mayıs” ayının başında bulunan “m” harfini büyütmek ve yazıyı “Mayıs” haline dönüştürmek.
316
Ekranda ilk etapta “mayıs” ayına ait satır görünmeyebilir. Bunun için kod penceresinin sağ tarafında bulunan Dikey Kaydırma Çubuğunun yardımıyla aradığınız satırlara ulaşın. Range("A6").Select ActiveCell.FormulaR1C1="mayıs" Fare ile tıklayarak “mayıs” ayının “m” harfini seçin ve silin. Klavyeden “M” harfini girin.
ActiveCell.FormulaR1C1="Mayıs" Visual Basic Kod penceresini kapatın ve Excel Çalışma sayfanıza geri dönün. Boş bir sayfa sekmesi açın (aynı sayfada da olabilir) ve hazırladığınız makroyu tekrar çalıştırın. “mayıs” ayının başındaki harfin “M” olduğuna dikkat edin.
Makrolar Makro Uyarısı - M. Temel Korkmaz Đçerisine makro kaydedilmiş bir Excel Çalışma Kitabını (dosyasını) açmak istediğinizde, dosyanın içeriği daha tam manasıyla açılmadan, ekrana makroları etkinleştirme penceresi gelecektir.
Bu bir uyarı penceresidir. Kendi oluşturduğunuz makrolar olabileceği gibi, başka kaynaklardan da makro transferi yapmanız mümkündür. Herhangi bir arkadaşınızdan, makro hazırlayıp satan bir kuruluştan veya internetten makro transfer etmiş olabilirsiniz. Unutmayın ki, virüsler, program ya da program parçası olabilecek her yere ulaşabilen programlardır. Oluşturduğunuz makronun da aslında bir program olduğunu Makro Düzenlemek konusunda öğrenmiştiniz. Đşte, Excel sizi bu konuda uyarıyor. Bunun içinde büyük bir pencerede uyarısını yapıyor. Pencereyi mutlaka okuyun.
Makrolar Virüsler - M. Temel Korkmaz Bir makro virüsü bir çalışma kitabında veya çalışma kitabı şablonundaki makrolarda saklanan bir tür bilgisayar virüsüdür. Etkilenmiş bir çalışma kitabını açtığınızda veya bir makro virüsünü
317
etkileyen bir işlem gerçekleştirdiğinizde makro virüsü etkinleşebilir, bilgisayarınıza yayılabilir ve gizli bir çalışma kitabında veya diğer bir belirlenemez yerde saklanabilir. Bu noktadan sonra makro virüsü kaydettiğiniz her çalışma kitabına otomatik olarak bulaşabilir. Diğer kullanıcılar virüs bulaşmış çalışma kitaplarını açarlarsa, makro virüsü onların bilgisayarlarına da yayılabilir. Microsoft Excel makro virüslerini bulmak ve kaldırmak için disketinizi, sabit diskinizi veya ağ sürücünüzü taramaz. Bu tür bir koruma istiyorsanız, virüs önleme yazılımı satın almanız ve yüklemeniz gerekir. Ancak, makro içeren bir çalışma kitabını her açışınızda Microsoft Excel bir uyarı iletisi görüntüleyebilir. Daha sonra çalışma kitabını makrolar etkinleştirilmiş olarak açma veya yalnızca görebilmeniz ve düzenleyebilmeniz için makroları devre dışı bırakmaya karar verebilirsiniz. Bir makro virüsü ancak çalışmasına izin verilirse zararlı olabilir, bu nedenle makroların devre dışı bırakılması, çalışma kitabını güvenle açmanıza olanak sağlar. Çalışma kitabının yararlı makrolar (örneğin şirketinizde kullanılan bir sipariş formu) içermesini bekliyorsanız çalışma kitabını makroları etkinleştirilmiş olarak açmak için Makroları Etkinleştir'i tıklatabilirsiniz. Çalışma kitabının makro içermesini beklemiyorsanız veya kaynağının güvenilirliğini bilmiyor veya güvenilirliğinden emin değilseniz çalışma kitabını makrolar devre dışı bırakılmış olarak açmak için Makroları Devre Dışı Bırak'ı tıklatabilirsiniz. Örneğin bilinmeyen bir kaynaktan, güvenli olmayan bir ağdan veya Internet bölgesinden bir elektronik posta iletisine ek olarak bir çalışma kitabı alabilirsiniz. Bu durumlarda virüssüz olduğunu doğrulamak için çalışma kitabını gönderen ile konuşmak iyi bir fikirdir. Makroları devre dışı bırakırsanız hiçbir makroyu çalıştıramaz, özel işlevleri yeniden hesaplayamaz, olay işleyicileri (fare tıklatmaları gibi eylemlere karşılık olarak çalışan makrolar) çalıştıramaz veya olayları başlatmak için ActiveX denetimlerini kullanamazsınız. Yine de makroları inceleyebilir ve düzenleyebilirsiniz. Dosya menüsünden Kaydet'i tıklattığınızda makrolar kaydedilir. Daha sonra çalışma kitabını kapatabilir ve makroları çalıştırmak istiyorsanız makroları etkinleştirilmiş olarak yeniden açabilirsiniz.
Makrolar Makro Seçeneklerini Değiştirmek - M. Temel Korkmaz Daha önce hazırlamış olduğunuz makroya bazı özellikler vermiştiniz. Mesela Kısayol Tuşu, atamıştınız ve kısa bir açıklama oluşturmuştunuz ya da var olan açıklamayı korumuştunuz. Fakat daha sonra bu değerlerin makronuz için uygun olmadığına karar verdiniz veya makronuzu biraz düzenleyip başka bir şekle soktunuz. Dolayısıyla, makro hakkındaki tanıtım ve kullanım değerlerini değiştirmek istiyorsunuz, yapmanız gereken şey çok basit. 1- Makro kayıtlı Çalışma Kitabını açın. Biz Makro1 makrosu kayıtlı Çalışma Kitabını açtık. 2- Araçlar menüsünden Makro komutunu çalıştırın. 3- Ekrana gelen Makro penceresinden Seçenekler düğmesini tıklayın.
318
Ekrana Makro Seçenekleri penceresi geldi. Đstediğiniz iki özelliği bu pencereden değiştirebilirsiniz. Tamam düğmesine tıkladığınızda değişiklikleriniz onaylanmış olacaktır.
Tamam düğmesine tıkladık ve Makro penceresindeki Tanım kutusunun da değiştiğini gördük. Diğer komutlara geçmeden önce Kod penceresindeki komutlar hakkında bazı bilgilere yer vermemiz okuyucular açısından iyi olur kanaatindeyiz. Gerçi bu konu Visual Basic bölümünde daha farklı bir şekilde ele alınacak.
Makrolar
Basit Bir Makro Oluşturmak - M. Temel Korkmaz
Oluşturacağımız makronun özellikleri aşağıdadır. Anlatacağımız adımları tek tek izleyin ve sakın Makroyu kaydederken söylediklerimizden başka herhangi bir işlem yapmayın. 1- Makro1 Çalışma Kitabını açın. Boş bir çalışma sayfasına geçin. 2- Yeni Makro Kaydet... komutunu çalıştırın. Makro Adı kutusuna “Deneme” yazın. Tamam düğmesine tıklayın. 3- Fare ile B2 hücresini seçin. 4- B-C sütun başlıkları arasındaki çizgiden fare ile tutun ve yeterli b ir miktar genişletin. Adınızın sığacağı kadar. 5-B2 hücresine klavyeden adınızı girin. 6-Enter tuşuna basın ve bir alt hücreyi seçin. 7-Tekrar fare ile B2 hücresini seçin. 8-Fare ile Kalın ikonuna tıklayın. 9-Fare ile Đtalik ikonuna tıklayın. 10-Fare ile Altı Çizili ikonuna tıklayın. 11-Fare ile Ortala ikonuna tıklayın.
319
12-Fare ile Dolgu Rengi ikonundan ve siyah rengi seçin. 13-Fare ile Yazı Tipi Rengi ikonuna tıklayın ve beyaz rengi seçin 14-Kaydı Durdur ikonuna tıklayın ve Deneme makrosunu tamamlamış olun. Hazırlamış olduğunuz Deneme makrosunun görüntüsü aşağıdaki gibi olacaktır. Tek fark, biz adımızı M. Temel Korkmaz olarak girdik.
Makrolar VBE'deki Bazı Komutlar - M. Temel Korkmaz Deneme olarak hazırlamış olduğunuz makronun Kod penceresini açmak için Araçlar>Makro>Makrolar... komutunu tıkladığınızda Makro penceresinde iki adet Makro adının olduğunu göreceksiniz. Bunlardan ilki daha önce hazırlamış olan “Aylar”, ikincisi de yeni hazırlanan “Deneme” makrosudur. Bu çalışma kitabı için hazırladığınız bütün makrolar bu pencerede otomatik olarak harf sırasına göre sıralanacaktır. Siz Deneme makrosunu seçin ve Düzenle düğmesine tıklayın. Deneme makrosuna ait Kod penceresi açılacaktır. Biz kod penceresindeki bilgilerin aynısını aşağıya aldık. Sub Deneme_Makro() ' Deneme_Makro Makro ' Makro xxx tarafından xx.xx.xxxx tarihinde kaydedildi Range("B2").Select Columns("B:B").ColumnWidth = 22.57 ActiveCell.FormulaR1C1 = "M. Temel Korkmaz" Range("B2").Select Selection.Font.Bold = True Selection.Font.Italic = True Selection.Font.Underline = xlUnderlineStyleSingle With Selection .HorizontalAlignment = xlCenter .VerticalAlignment = xlBottom .WrapText = False .Orientation = 0 .AddIndent = False .ShrinkToFit = False .MergeCells = False End With With Selection.Interior .ColorIndex = 1 .Pattern = xlSolid End With Selection.Font.ColorIndex = 2 End Sub Şimdi yukarıdaki makro kodundaki satırların bize neler anlattığını kısaca açıklayalım. Sub De neme_Makro() Bildiri deyimi. Visual Basic programında kullanılan yordam ve alt programlar Sub deyimi ile başlar. Burada “Deneme” adlı programın başladığı bildirilmektedir. 'Deneme Makro Genelde Kod penceresinde yeşil olarak görüntülenen bu satırlar (‘) kesme işareti ile başlıyorsa, programa ait olmayan fakat program hakkında açıklayıcı bilgi veren satırlardır.
320
Range("B2").Select B2 hücresinin seçildiğini belirtir. Her hücre seçiminde bu satır görüntülenir ve başka bir hücrenin seçildiği satıra gelene kadar yapılan işlemler, bu hücreye ait olan işlemlerdir. Columns("B:B").ColumnWidth = 22.57 B sütununun (sadece hücre değil), sütun genişliğinin 22.57 değerine kadar arttırıldığını ya da daraltıldığını anlatır. Geçerli sütun genişliğinin 8.43 birim olduğunu EXCEL TAM ÇÖZÜM SERĐSĐ’nin 1. KĐTAP’ında anlatmıştık. Bu ifadeye göre sütunu genişletmiş olduk. ActiveCell.FormulaR1C1 = "M. Temel Korkmaz" R1C1 formundaki seçilmiş olan aktif hücreye girilen veriyi anlatır. Range("B2").Select Makroyu hazırlarken 6. Adımda Eter tuşuna basılmıştı. Daha sonra tekrar B2 hücresi seçilmişti. Burada Enter tuşunun görevi hücreye girilen bilgiyi (veriyi) onaylamaktır. Fakat bizim şu an kullandığımız Excel’in Seçenekler penceresinde, Seçimi Enter tuşundan sonra taşı onay kutusu Aşağı seçili olduğu için, Enter’den sonra seçim bir aşağı hücreye geçmişti. Bunun için herhangi bir komut satırı yazılmadı, fakat ikinci defa B2 seçildiğinde yani fare tıklandığında, bu defa bu satır koda eklenmiş oldu. Selection.Font.Bold = True B2 hücresine yazılan isme ait yazıtipinin (fontun) Bold (kalın) olarak seçildiğini Doğru’ (True) lar. Bu seçimin zıddı False (yanlış) olur. Selection.Font.Italic = True B2 hücresine girilen isme ait fontun Italic (eğik) olarak seçildiğini doğrular. Selection.Font.Underline = xlUnderlineStyleSingle B2 hücresindeki seçili metnin altının düz bir çizgiyle çizilmiş olduğunu ifade eder. With Selection .HorizontalAlignment = xlCenter .VerticalAlignment = xlBottom .WrapText = False .Orientation = 0 .ShrinkToFit = False .MergeCells = False End With With–End With deyimi, kontrollere ait özelliklerin değiştirilmek istenmesi ya da bir metod çağrıldığı zaman, kontrol adının verilmesinde kolaylık sağlar. Kontrollere ait elemanların birden fazlasının özellikleri değiştirilmek istendiğinde kullanımda rahatlık sağlar. Örneğimizin 14. adımında fare ile Ortala ikonunu tıklayın demiştik. Đşte tam bu sırada üzerinde uğraştığımız hücreye ait bilginin özelliğini değiştirmek istediğimizde with özelliği devreye program bloğu olarak girdi. With ile bloğun başladığı End With ile de bittiği anlaşılır. HorizontalAlignment = xlCenter Hücredeki verinin yatay hizasının (HorizontalAlignment) hücre içinde ortalandığını (xlCenter) anlatan satırdır. VerticalAlignment = xlBottom Hücredeki verinin dikey hizasının (VerticalAlignment) hücrenin altında (xlBottom) olduğunu anlatan satırdır. Biz hücre içinde sadece bu kadar değişiklik yaptığımız için diğerleri sıfır değerini yada False değerini aldılar. Vertical satırında değişiklik yapmadığımız halde bunun da blok içerisinde gösterildiğini gördünüz. With Selection.Interior .ColorIndex = 1 .Pattern = xlSolid
321
End With Yukarıdaki program bloğunu da hücrenin içinin dolgu rengiyle boyandığını ve bu rengin renk indeksindeki (ColorIndex) 1. renk olan siyahın olduğu anlatılır. Selection.Font.ColorIndex = 2 Hücre içerisindeki bilginin yani fontun renk kutusundaki 2 numaralı renge (beyaza) atandığını anlatan satır. Evet, buraya kadar olan kısımda, oluşturduğunuz makronun Visual Basic kod haline dönüştüğünü anlamış oldunuz. Her ne kadar ilk etapta bu işin nasıl olduğunu anlamasanız da, şimdilik işimizin kodlarla olduğunu kavradınız. Ayrıca şunu da hemen fark ettiniz: Kod yazarak makro oluşturmak, makro kaydetmekten daha uzun ve zahmetli. Hem de hata yapma olasılığı var. Tabi ki bu düşünce, yukarıda anlattığımız türdeki makrolar için geçerli. Oysa, mükellef bir program hazırlamak için kod yazmayı mutlaka öğrenmek gerekir.
Makrolar Makroyu Düğmeye Atama - M. Temel Korkmaz Hazırladığınız bir makroyu, her kullanmak istediğinizde, Araçlar> Makro> Makrolar...> Makro Penceresi> Çalıştır Düğmesi yolunu kullanarak çalıştırmak uzun ve sıkıcı olabilir. Excel, bunun için kullanıcılarına kolaylık sağlamaktadır. Dilerseniz makronuzu Araç Çubuklarında bulan ikonlar gibi bir ikona atayabilirsiniz. Dilerseniz Menü Çubuğundaki gibi bir menü oluşturabilirsiniz. Đsterseniz hem Menü Çubuğuna menü olarak aynı anda da Araç Çubuğunda ikon olarak bulundurabilirsiniz. Seçim size ait. Daha önce oluşturduğunuz Makro1 makrosunu, hem Menü Çubuğuna atayalım hem de ikon olarak atayalım. Aşağıdaki işlemleri yapmadan evvel: Eğer elinizin altında Excel97 Tam Çözüm Kitabımızın 1. cildi mevcutsa, 1. baskısından “Araç-Formül ve Durum Çubukları” bölümünün 607-623 sayfaları arasını mutlaka okuyun. Orada anlattığımız için aşağıda kısa olarak bahsedeceğiz. 1-Araçlar>Özeleştir...>Özelleştir Penceresi>Komutlar Sayfa Sekmesini tıklayın. 2- Kategoriler liste kutusunun sağ tarafında bulunan Dikey Kaydırma Çubuğunu kullanarak aşağıdaki görüntüyü yakalayın.
3-Makrolar komutunu tıkladığınızda Komutlar liste kutusunda Özel Düğme görüntüsü ekrana gelecektir. 4-Farenizin sağ tuşunu basılı tutarak, Özel Düğme ikonunu Araç Çubuklarından herhangi birisinin üzerine sürükleyin ve bırakın.
322
5-Düğme, Araç Çubuğunda yerini aldığında, hem otomatik olarak seçili olduğuna dikkat edin, hem de tam bu esnada Özelleştir penceresindeki Seçimi Değiştir düğmesinin aktif hale geldiğine dikkat edin. 6-Özel Düğme ikonu seçiliyken, Seçeneği Değiştir düğmesine tıklayın. Açılan menüden Makro Ata komutunu seçin.
Makro Ata... komutunu seçtiğinizde ekrana Makro Ata penceresi gelecektir. Bu pencerenin daha önce hazırlamış olduğunuz makrolarınızı çalıştırmak, düzenlemek vs.. için kullandığınız Makro penceresine benzediğine dikkat edin.
Makro Ata penceresinde şu ana kadar kullandığınız Çalışma Kitabında hazırladığınız ne kadar makro varsa hepsinin ismi sıralanmış olarak beklemektedirler. Tabi bu arada şunu da belirtmeden geçmeyelim. Biz buradaki makroları oluştururken Makro Kaydet penceresindeki Makronun Saklanacağı Yer kutusuna Bu Çalışma Kitabı (This Workbook) seçeneğini girmiştik. 7-Makro Adı liste kutusuna Makro1 makrosunu girin.
323
8-Tamam düğmesine tıklayın. Makro Ata penceresi kapanacak ve Özelleştir penceresine tekrar geri döneceksiniz. Şimdi Makro1 isimli makronuzu Araç Çubuğunda bulunan Özel Düğmeye atamış olduğunuz. Dilerseniz Özelleştir penceresini kapatmadan Seçimi Değiştir Düğmesine tıklayarak açılan menüden düğmenize ait diğer özellikleri değiştirebilirsiniz. Mesela, Ad seçeneğini içerisinde yazan Özel Düğme yazısını silin ve Makro1 olarak tekrar yazın. 9-Diğer istediğiniz değişiklikleri de yaptıktan sonra Özelleştir penceresini kapatın ve Excel Çalışma Sayfanıza geri dönün. 10-Fare ile Araç Çubuğuna yerleştirdiğiniz Makro1 ikonuna tıklayın ve çalışma sayfasında oluşacak aşağıdaki görüntüyü yakalayın.
Şimdi de hızlı bir şekilde Menü Çubuğuna Aylar Makrosunu nasıl yerleştireceğinizi gösterelim.
Makrolar
Kaydedilmiş Makroyu Silmek - M. Temel Korkmaz Aslında bu konu, makrolar bölümündeki en kısa ve kolay olan konudur. Oluşturulmuş bir makroyu tamamen kaldırmak için Araçlar>Makro>Makrolar... komutlarını tıkladıktan sonra ekrana gelen Makro penceresinden, silmek istediğiniz bir makroyu seçin ve daha sonra Sil düğmesine tıklayın. Böylece hazırlamış olduğunuz kayıtlı makro silinecektir. Fakat silinmeden önce size aşağıdaki gibi bir uyarı mesajı verecektir.
Makrolar Makrolarda Adres - M. Temel Korkmaz
Bazı kullanıcıları ve makroları sürekli olarak kullanan okurlarımızın şöyle dediğini duyar gibi oluyoruz: “Yukarıdaki şekilde hazırladığımız herhangi bir makroyu bir çalışma kitabında birkaç yerde kullanmak istiyoruz. Fakat makroyu çalıştırdığımızda, hangi hücrelerde makroyu oluşturduysak her seferinde aynı yere yazdırıyor. Oysa bu tür bir makro bizim için çok kullanışlı değil.” Evet, böyle düşünen kullanıcılar çok haklı düşünmektedirler. Bu şekilde hep aynı hücreleri kullanan bir makro çok da kullanışlı değil. Tam burada makrolara ait adres tiplerinin anlatılması yerinde olacaktır. Makrolara ait iki türlü adres tipi vardır.
324
2. Göreceli Başvuru(Đzafi Adres) Tipi. Aşağıdaki bilgiler Microsoft Excel’in Yardım dosyasından alınıp aktarılmıştır. Konu hakkında açıklayıcı olması amacıyla orijinalini aynen buraya aktardık. Bu konu mutlaka öğrenilmesi gereken bir husustur.
Başvuru; çalışma sayfasındaki bir hücreyi veya hücre aralığını tanımlar ve Microsoft Excel'e formülde kullanmak istediğiniz değerleri veya verileri nerede araması gerektiğini belirtir. Başvurularla, çalışma sayfasının farklı kısımlarında bulunan verileri bir formülde kullanabilir veya bir hücredeki değeri birden fazla formülde kullanabilirsiniz. Ayrıca, aynı çalışma kitabının başka sayfalarındaki hücrelere, başka çalışma kitaplarına ve başka programlardaki verilere başvurabilirsiniz. Başka çalışma kitaplarındaki hücrelere yapılan başvurulara, dış başvuru denir. Başka programlardaki verilere yapılan başvurulara, uzaktan başvuru denir. Varsayılan olarak, Microsoft Excel , sütunları harflerle (A'dan IV'ye kadar, toplam 256 sütun olarak) ve satırları sayılarla (1'den 65536'ya kadar) etiketleyen A1 başvuru biçemini kullanır. Bir hücreye başvurmak için, sütun harfini, arkasından da satır numarasını girin. Örneğin, D50, D sütunuyla 50. satırının kesiştiği yerdeki hücreye başvurur. Bir hücre aralığına başvurmak için, aralığın sol üst köşesindeki hücrenin başvurusunu girin, iki nokta üst üste imi (:) girin, sonra aralığın sağ alt köşesindeki hücrenin başvurusunu girin. Aşağıdakiler, başvuru örnekleridir.
Buna başvurmak için A. sütun ve 10. satırdaki hücre A. sütun ve 10. satırdan 20.satıra kadar olan hücreler 15. satır ve B. sütundan E. sütuna kadar olan hücreler 5. satırdaki tüm hücreler 5. satırdan 10. satıra kadar olan bütün hücreler H. sütundaki bütün hücreler H. sütundan J. sütuna kadar olan tüm hücreler
Bunu kullanın A10 A10:A20 B15:E15 5:5 5:10 H:H H:J
Mutlak Başvuru: Bir formülde, formülü içeren hücrenin konumuna bakılmadan, hücrenin tam adresi, mutlak başvuru $A$1, $B$1 vs. biçimini alır. Göreceli Başvuru: MS Excel’e formül içeren hücreden başlayarak başka bir hücreyi nasıl bulacağını söyleyen, A1 gibi hücre başvurusu. Göreceli başvuru kullanma, kişiye bulunduğu yerden başlayarak nereye gideceğini açıklayan yönergelere benzer. Örneğin; “iki blok yukarı ve bir blok düz gidin” gibi. Göreceli ve Mutlak Başvuruların Arasındaki Fark Bir formül hazırladığınızda, hücrelere veya aralıklara yapılan başvurular, çoğunlukla formülü içeren hücreye göre konumlarına dayandırılır. Aşağıdaki örnekte, B6 hücresi, =A5 formülünü içermektedir; Microsoft Excel, B6 hücresinin bir hücre üstünde ve bir hücre solundaki değeri bulur. Bu işleme, göreceli başvuru denir.
Göreceli başvurular kullanan bir formülü kopyaladığınız zaman, yapıştırılan formüldeki başvurular güncelleştirilir ve formülün konumuna bağlı olarak farklı hücrelere başvurur. Aşağıdaki örnekte, B6 hücresindeki formül, B7 hücresine kopyalanmıştır. B7 hücresindeki formül, B7 hücresinin bir hücre yukarısında ve solundaki hücreye başvuran=A6 olarak değişir.
325
Bir formülü başka bir hücreye kopyaladığınız zaman, başvuruların değişmesini istemiyorsanız, bir mutlak başvuru kullanın. Örneğin, formülünüz A5 hücresini, C1 hücresiyle çarpıyorsa (=A5*C1) ve formülü başka bir hücreye kopyalarsanız, her iki başvuru da değişir. Başvurunun değişmeyen parçalarından önce bir dolar imi ($) yerleştirerek, C1 hücresine bir mutlak başvuru yaratabilirsiniz. C1 hücresine bir mutlak başvuru yaratmak için, örneğin, formüle, aşağıdaki biçimde dolar imleri ekleyin: =A5*$C$1 Hücre Taşıdıktan ve Kopyaladıktan Sonra, Hücre Başvuruları Hatalı Kopyalanan formüller, göreceli hücre başvuruları içeriyorsa, Microsoft Excel başvuruları (ve karma hücre başvurularının göreceli kısımlarını), çoğaltılmış formüllerde ayarlar. Örneğin, B8 hücresinin =TOPLA(B1:B7) formülünü içerdiğini varsayalım. Bu formülü, C8 hücresine kopyalarsanız, çoğaltılmış formül, o sütundaki ilişkili hücrelere başvurur: =TOPLA(C1:C7). Kopyalanan formüller, mutlak hücre başvuruları içeriyorsa, çoğaltılmış formüllerdeki başvurular değiştirilmez. Hücreleri taşırsanız, taşınan hücrelerdeki formüller ayarlanmaz. Bununla birlikte, taşınan hücrelere başvuran formüller ayarlanarak, yeni konumlarındaki hücrelere başvurmaları sağlanır. Đstediğiniz sonuçları alamadıysanız, özgün formüllerdeki başvuruları, ya göreceli ya da mutlak hücre başvurularına değiştirin. Sonra hücreleri yeniden kopyalayın. Yukarıdaki anlatılanlardan bu bölümde bahsetmek istediğimiz kısmı özetlemek gerekirse: Mutlak başvuruyu (sabit adres) kullanırsanız, hazırladığınız makroyu hep aynı hücrelere kopyalarsınız. Göreceli başvuruyu kullanırsanız, hazırladığınız makroyu seçtiğiniz herhangi bir hücreden başlatabilirsiniz. Sabit adres tipine ait örnekleri anladınız. Şimdi sıra Göreceli adres tipine örnek vermeye geldi. Aslında her ikisi arasında makro oluşturmak açısından hiçbir fark yok. Tamamen birbirinin aynısı. Tek fark makroyu kaydederken, Kaydı Durdur araç çubuğundaki Göreceli Başvuru ikonuna tıklamak. Şimdi basit bir Göreceli Başvuru tipinde makro hazırlayalım. 1-Araçlar menüsünden Makro komutunu, buradan da Yeni Makro Kaydet... komutunu tıklayın. 2-Açılan Makro Kaydet penceresindeki Makro adı kutusuna Göreceli yazın. Tamam düğmesini tıklayın. 3-Ekrana gelen Kaydı Durdur araç çubuğundaki Göreceli Başvuru ikonuna tıklayın. Đkonun basılı olduğuna dikkat edin. 4-Aynı adımları takip ederek Deneme makrosunun benzerini oluşturun. 5-Makro hazırlama işlemi bittiyse Kaydı Durdur ikonuna tıklayın ve kaydı durdurun. Göreceli makronuzu da B2 hücresinde oluşturdunuz. Şimdi çalışma tablonuzdan herhangi bir hücreyi seçin ve daha önce öğrendiğiniz şekilde Göreceli makronuzu çalıştırın. Biz D6
326
hücresini seçtik ve çalıştırdık. Aşağıdaki görüntüyü aldık.
Dikkat !!! Bizim burada basit bir makro örneği hazırlatmamızın elbette ki önemli bir noktası var. O da şu: Hazırladığımız makroların Kod penceresindeki kodların daha rahat anlatabilmek ve daha rahat anlamanızı sağlayabilmek. Aksi takdirde çok uzun lir kod listesi olur ki, bunun da kodunu açıklamanın yeri Visual Basic programcılık diline aittir. Ama siz daha sonra isteğinize uygun makroları hazırlayabilirsiniz. Şimdi sıra hazırlamış olduğumuz makronun kodunu görüntülemeye geldi. Evet aslında aynı makroyu yazdık. Fakat, başvuru tipini değiştirdik. Bakalım Göreceli Başvuru ikonunu tıklamanız kod sayfasında ne gibi değişikliklere sebep olmuş. Sub Göreceli() ' Göreceli Makro ' Makro Muhammed Temel Korkmaz tarafından kaydedildi. ActiveCell.Offset(1, 1).Range("A1").Select ActiveCell.Columns("A:A").EntireColumn.ColumnWidth= 22.57 ActiveCell.FormulaR1C1 = "M. Temel Korkmaz" ActiveCell.Select Selection.Font.Bold = True Selection.Font.Italic = True Selection.Font.Underline = xlUnderlineStyleSingle With Selection .HorizontalAlignment = xlCenter .VerticalAlignment = xlBottom .WrapText = False .Orientation = 0 .ShrinkToFit = False .MergeCells = False End With With Selection.Interior .ColorIndex = 1 .Pattern = xlSolid End With Selection.Font.ColorIndex = 2 End Sub Aşağıda; Göreceli ve Mutlak başvuru arasındaki sadece farklı olan satırları karşılaştırdık. Bunlardan Kalın olarak yazdırılan üstte olup Göreceli başvuruya ait kod satırı, altta bulunan da Mutlak (sabit) başvuruya ait kod satırıdır.
ActiveCell.Offset(1, 1).Range("A1").Select Range("B2").Select
327
ActiveCell.Columns("A:A").EntireColumn.ColumnWidth = 22.57 Columns("B:B").ColumnWidth = 22.57 ActiveCell.FormulaR1C1 = "M. Temel Korkmaz" ActiveCell.FormulaR1C1 = "M. Temel Korkmaz" ActiveCell.Select Range("B2").Select Yukarıda uzun metin halinde verdiğimiz yardım dosyası net olarak anlaşıldığında, bu başvuru kod satırları arasındaki fark da anlaşılacaktır. Yine de aşağıdaki tablolarda bu durumun izahı görsel olarak size sunulmuştur.
Microsoft Excel aşağıdakilerden hangi program türüne uyar? A- Kelime Đşlem Programları C- Elektronik tablolama programları
B- Đşletim Sistemi Programları D- Oyun programları
Microsoft Excel için aşağıdakilerden hangisi uygun değildir? A- Excel’de hesaplama rahatlıkla yapılabilir ? C- Excel’de veri analizleri yapılabilir ?
B- Excel’de grafik çizilebilir ? D- Excel’de çok güzel oyun oynanır ?
Aşağıdaki yöntemlerden hangisi Excel programını başlatmaz ? A- Başlat-Programlar-Microsoft Excel Kısayolu B- Başlat-Çalıştır-Excel yazıp Enter tuşuna basmak C- Masaüstünde varsa Excel kısayoluna çift tıklamak D- Yardım modülünden Excel’in çalışması hakkında bilgi almak
328
MIROSOFT EXCEL •
•
•
•
•
Temel Bilgiler Yeni Dosya Açmak ve Kaydetmek Dosya Açmak Dosya Kapatmak Hücre İşlemleri Birden Çok Hücre Seçmek (Bloklamak) Veri Girişi Hücrenin İçeriğini Değiştirmek Hücreden Veri Silmek Hücrenin İçeriğini Taşımak Hücrenin İçeriğini Kopyalamak Yazıtipinin ve Boyutunun Değiştirilmesi Hizalama Sınırların Çizilmesi Satır ve Sütunların Gizlenmesi Satır Yüksekliğinin Ayarlanması Satır ve Sütun Ekleme/Ç ıkarma Değişiklikleri Geri Alma Hızlı Tarihler Hızlı Veri Girişi Aktif Hücreyi Bulmak Satırlardan Sütunlara ve Sütunlardan Sat ırlara Faresiz Sağ Tıklama Hızlı Hesaplama (1) Hızlı Hesaplama (2) Hızlı Seçim Kendinize Bir Not Çalışma Sayfaları (Sheet) Çalışma Sayfalarının Kopyalanması ve Taşınması Çalışma Sayfalarının Silinmesi Çalışma Sayfasının Adının Değiştirilmesi Çalışma Sayfasına Resim Eklenmesi Çalışma Sayfalarının Kopyalanması ve Taşınması Çalışma Yaprağında Önizleme Yapmak Sayfa Yapısını Hazırlamak Çalışma Sayfasını Yazdırmak Çalışma Sayfasında Gezinti Çalışma Sayfalarında Girişleri Tekrarlama Formüller Satır ve Sütunları Otomatik Olarak Toplamak Aritmatik İşlemler İşlev Sihirbazı Yardımı ile Formül Yazmak Mantıksal Fonksiyonlar Grafik Hazırlama Grafik Oluşturma Grafiğe Data Eklemek Grafiğin Başlığını ve Değerini Değiştirmek Grafiğin Çalışma Sayfasından Yeni Sayfaya Taşınması Grafiğin Rengini ve Yaz ıtipini Değiştirme Grafik Serilerinin Yeniden Düzenlenmesi
Temel Bilgiler Microsoft Excel, sat ır ve sütunların bulunduğu hücrelerin meydana getirdiği çalışma sayfalarının bir kitapta toplanmış halidir. Çalışma sayfalarını oluşturan satırlar sayılarla; sütunlar ise harflerle belirtilir. Sat ır ve sütunların kesiştiği yere hücre denir. Excel’in i şlem sayfası üzerinde çizgileri diğerlerine göre daha kal ın olan hücre etkin hücre olarak adlandırılır. Etkin hale getirilmek istenen hücreye klavyedeki yön tu şları ile gidilebilir yada farenin imleci ile o hücre t ıklanır. Birinci satır ile birinci sütunun kesiştiği yer A1, bir altındaki hücre ise A2 olarak adland ırılır. Excel’de yapılabilecek bütün işlemler ve fonksiyonlar Resim 1.1’de yer almaktadır.
Resim 1.1 Menünün altında yer alan ve kimilerince düğme kimilerince de toolbar olarak adlandırabileceğimiz kısayol tuşları (Resim 1.2) ile de menüde yer alan konutlara eri şim imkanı bulunmaktad ır.
Resim 1.2 Bir Excel kitabının birden fazla sayfası bulunabilir. Bu sayfalar aras ındaki geçiş ekranın alt sol taraf ında (Resim 1.3) bulunan işlem sayfalarına tıklayarak sağlanır.
Resim 1.3 Püf Nokta : E ğer sütunlar harflerle değil say ılarla gösteriliyor ise referansının A1 şeklinde gözükmesi için Tools menüsünden Options komutu seçilmeli ve General penceresinden referans biçimini A1 olarak deği ştirmek gerekir.
|| Başa dön ||
Yeni Dosya Açmak ve Kaydetmek Microsoft Excel’i her başlattığınızda, açılan boş sayfa ile çalışabilir yada FILE menüsünden New komutunu seçerek boş bir sayfa ile çal ışmaya başlayabilirsiniz. Üstünde çalışılan bir dosyayı kaydetmek için ise FILE menüsünden Kaydet komutu seçilir.(Resim 1.4)
(Resim 1.4) Menüde Save, Save As, Save As Html, Save Workspace olarak adland ırılımış dört farklı kaydetme komutu bulunmaktad ır. Save komutu daha önceden kaydedilmi ş dosyanın üstüne güncelleme yapar. Save As ise, üzerinde çal ışılan dosyanın farklı bir isimde ve yeni bir dosya olarak kaydedilmesini sağlar. Kayıt edilmemiş olan dosyalara Book1, Book2 gibi isimler verilir. Bu dosyalar kaydedilmek istendiği taktirde Save ya da Save As komutlarından hangisi seçilirse seçilsin Save As komutu çal ışır.
(Resim 1.5) Save in olarak adlandırılan kutucukta dosyanın kaydedilmek istendiği yer seçilir. File Name kutucuğuna ise dosyaya verilecek olan isim yaz ılır ve Save düğmesine basılarak kaydetme işlemi tamamlanır.Kayıt işlemi klavyeden CTRL+S tuşuna basılarak da yapılabilmektedir. || Başa dön ||
Dosya Açmak Önceden kaydedilmiş dosyalar ımızı açmak için FILE menüsünden Open komutunu (Resim 1.6) ya da CTRL+O tuşlarını kullanırız.Hangi yolu kullan ırsak kullanalım;
Resim 1.6 Şeklinde pencere ile karşılaşırız. Bu pencerede Look in ile anlat ılmak istenen, açmak istenen dosyanın nerede kayıtlı olduğudur. Doğru dizini seçtiğimiz taktirde dosya ismi ekranımızda belirmiş olacaktır. Mouse ile dosyay ı seçtikten sonra Open Komutunu seçtiğimizde ya da dosyayı iki kere tıkladığımızda dosyamız açılmış olur. || Başa dön ||
Dosya Kapamak Dosya kapamanın yollarından biri FILE menusunden Close komutunu kullanmakt ır. (Resim 1.7) İkinci yol, ekranın sağ üst köşesinde bulunan düğmesine t ıklamaktır. İki adet olan çarpı düğmelerinden üstte bulunan ı Excel programını kapamaya, alttaki ise Excel’de çalıştığımız dosyayı kapamaya yarar.
Resim 1.7 Eğer dosyada yapılan işlemleri kaydetmeden kapamak istersek taktirde save edip edilmeyeceğini soran bir mesaj penceresi ile kar şılaşırız. (Resim 1.8) ‘Yes’ ile save işlemi yapılır, ‘No’ ile kay ıt işlemi yapmadan dosyayı kapar.
Resim 1.8 || Başa dön ||
Birden Çok Hücre Seçmek (Bloklamak) Birden fazla hücre üstünde ayn ı işlemler yapılacak ise, her defasında aynı işlemleri yapmaktan ziyade hücreler bloklanarak yapacağımız işlem sayısını azaltırız. Mesela A1’den A10 kadar olan hücrelerin yaz ı fontunun değişmesini istiyor isek; A1’den A10’a kadar olan hücreleri bloklar ız (Resim 1.9) ve fontu değiştiren komutu uygular ız. Zemin beyaz renkte ise seçili blok rengi siyaha, veriler siyahsa blok beyaz renge dönü şür.
(Resim 1.9) Bloklama işlemi için ilk hücre mouse ile seçildikten sonra mouse’un okunu son hücreye doğru sürükemek gerekmektedir. Bir başka yolu ise SHIFT tuşunu basılı tutarak klavyedeki yön tuşları ile bloklamak istediğimiz hücreleri seçmektir. SHIFT tuşu ile bitişik hücreler üstünde bloklama işlemi yapılır. Bitişik olmayan hücreler için CTRL tuşu kullanılmalıdır. Bu sayede etkin hale gelmiş olan alan üstünde kopyalama, başka bir yere hücrelerin içeriklerini taşıma… gibi bir çok işlem yapılabilir. || Başa dön ||
Veri Girişi Çalışma yaprağının her hücresine metin, say ı veya formul girilebilir. Standart hücre boyutlar ını aşan bir metni yazd ığımızda; eğer yan hücreler herhangi bir yaz ı içermiyor ise metnimizin tamamını görebiliriz. (Resim 1.10) Burada yapılması gereken A2 hücresinin boyutlar ını A sütünunun sağ taraf ındaki çizgiye iki kere tıklama ile yada mouse ile yaz ıyı içine alacak biçimde genişletmektir. (Resim 1.10) A2 hücresine ‘Doğuş Okullar Grubu’; B2 hücresine ‘Çağdaş, yüksek, kaliteli..’ yazalım. A2 hücresinde yaz ılı olan metin B2 hücresine taştığı için A2’deki metnin bir k ısmı gözükmeyecektir.
(Resim 1.11)
(Resim 1.12)
Püf Nokta : Excelde default olarak ENTER tuşu bir aşağıdaki hücreye, TAB tuşu ise bir sağdaki hücreye geçişi sağlar. TOOLS menüsünden OPTIONS iletişim pencerinin EDIT penceresinden ENTER tuşunun yönü değişebilir.
|| Başa dön ||
Hücrenin İçeriğini Değiştirmek Microsoft Excel’de hücrenin içeriğini kolayca değiştirebilirsiniz. En k ısa yolu değiştirmek istediğiniz hücreyi seçtikten sonra yaz ınızı yazmaktır. Bir diğer yolu hücreye çift tıklayarak imlecin hücrenin içerisine girmesini sa ğlamak ve değişiklikleri yapmaktır. Hücre içine girme işlemini F2 tuşuna basarak da yapılabilmektedir. Hücre seçili olduğu zaman hücrenin içindeki yaz ı otomatik olarak Formül Çubuğunda gözükecektir. (Resim 1.13)
Resim 1.13 İmleç formül çubuğunun üstünde iken şekli değişir ve ekleme noktası biçimini alır. Ekleme noktasını yazının istediğimiz yerine konumland ırıp hücre içeriğini değiştirebiliriz. || Başa dön ||
Hücreden Veri Silmek Bir veriyi hücreden kald ırmak istiyorsanız, hücreye yeni bilgiler yazarak ; yaz ınızın eskisinin yerini almasını sağlayabilirsiniz. Aynı işlem hücre seçildikten sonra DELETE tu şuna basılarak da yapılabilmektedir ya da EDIT menüsünden CLEAR komutunu kullanabilirsiniz. Eğer silme işlemini yeni birşey yazmak için yapacaksak; eski bilgilerin yerine doğrudan yenilerini girmek en h ızlı yöntemdir. || Başa dön ||
Hücrenin İçeriğini Taşımak Bir hücrenin içeriğini çalışma yaprağındaki herhangi bir hücreye taşımak için çeşitli
yöntemler kullan ılabilir. İçeriği taşınmak istenen hücre seçildikten sonra, mouse’un sa ğ tuşu tıklanarak kısayol menüsünden CUT komutu seçilir (Resim 1.14) Hücrenin çevresindeseçildi ğini gösteren kesik çizgiler belirecektir. Çal ışma sayfasında istediğimiz yere konumlan ıp yine mouse’ ın sağ tuşundan kısayol menüsünü açt ıktan sonra PASTE komutunu kullanarak hücrenin içeriği yeni bir hücreye taşınmış olur. CUT komutuna düğmesi kullanılarak da ulaşılabilir PASTE komutunun düğmelerde gösteriliş biçimi ise şeklindedir. Seçilen hücrelerin üstünde yap ılabilecek işlemler farenin sağ tuşu ile açılan bu kısayol menüsünde toplanm ıştır. Excel’de bir çok işlem için kısayol tuşu atanmıştır. Bir başka yol ise kesilecek bloğu seçtikten sonra CRTL+X tuşlarına birlikte basmaktır. CTRL+V tuşlarının birlikte basımı halinde; seçilen blok otomatik olarak yeni hücresine
Resim 1.14 yapıştırılabilir.Bu yol en kolay yol alarak bilinmektedir. Ayn ı işlem EDIT menüsünden CUT komutu kullanılarak da yapılabilir. || Başa dön ||
Hücrenin İçeriğini Kopyalamak Seçili olan bir veriyi kopyalamak için birkaç yol izlenebilir. Taşıma işleminde de olduğu gibi, ilk önce kopyalanmak istenen hücre seçilir. Sonra k ısayol menüsünden COPY komutu uygulanır. Çalışma sayfasında istenilen hücreye konumland ıktan sonra yine k ısayol menüsünden PASTE komutu uygulanarak içerik yeni hücreye kopyalanm ış olur. COPY komutuna düğmesinden de ulaşılabilir. EDIT menüsündeki COPY komutu da bir di ğer kullanım biçimidir. Klavyeden ise CTRL+C ile kopyalama; CTRL+V ile yap ıştırma işlemleri gerçekleştirilir. Püf Nokta : Yap ışt ırma i şlemi verinin otomatik olarak ço ğalt ılmasıd ır. PASTE komutunun uygulanması için; CUT veya COPY komutlar ının önceden uygulanmış olmas , ı yani hangi verinin kopyalanacağının ya da taşınacağının belli olması gerekmektedir.
|| Başa dön ||
Yazıtipinin ve Boyutunun Değiştirilmesi Yazıtiplerini değiştirmek için FORMAT menüsünden CELLS komutu uygulan ır.(Resim 2.1)
Resim 2.1 Açılan penceren FONT alt menüsüne girerek yaz ı tipi ve boyutu değiştirelebilir. (Resim 2.2)
Resim 2.2 Resim 2.2’de Arial olarak Font kutusunda seçili olan yaz ı tipi, sağ taraf ındaki aşağı yukarı hareket eden ok düğmelerini kullanarak farkl ı tipe dönüştürülebilir. Size kutusundaki 10 değeri de aynı biçimde azaltıp, çoğaltılabilir. Format Cells komutuna k ısayol menüsünden de ulaşılabilir.
Kısayol düğmeleri de aynı işlevdedir.
Püf Nokta : Microsoft Excel’de hücre ile ilgili yapılacak i şlemlerden önce deği şikli ğin hangi hücrede yapılması isteniyorsa ; o hücrenin seçili olup olmad ığı kontrol edilmelidir. A2 hücresinin yaz ı boyutu 20’ye ç ıkart ıld ığı zaman di ğer hücreler deği şikli ğe uğramayacakt ır. E ğer yapılacak i şlem bütün sayfaya uygulanacak ise EDIT menüsünden SELECT ALL komutu ile bütün sayfa seçilmelidir.
Kalın, Italik Yazım Bir metni koyu veya italik (yatay) olarak biçimlendirmek için istenilen hücre seçildikten araç çubuğundaki Bold (Kalın) düğmesine basılarak veya kısayol tuşlarından CTRL+B ile koyu yapılır. Format Cells iletişim penceresinin (Resim 2.2) Font Style kutusundan da aynı işlemler yapılabilir. Italik yazının kısayol düğmelerinde şeklindedir.
gösterilmesi
Altı Çizili Yazım (Underline) Microsoft Excel’de hücreye alt ı çizgili olarak veri yazmak için k ısayol düğmelerinden düğmesine veya CTRL+U tuşlarına basılmalıdır. Format Cells menüsünün Font penceresinden Underline kutucuğu (Resim 2.3) ile de aynı işlem yapılabilmektedir.
Resim 2.3 Single, altı tek çizgili ; Double alt ı çift çizgili yazmak içindir. || Başa dön ||
Hizalamak Microsoft Excel’de, metinler soldan, say ılar ise sağdan hizalanırlar. Ancak hücre içinde metinlerin sağdan, diğer verilerin ortadan hizalanmas ı istenebilir. Ya da, çalışma sayfasının üst taraf ına hücreler aras ında ortalanmış başlık koymak istenebilir. Format Cells iletişim penceresinin Alignment seçeneğinden hizalama işlemleri gerçekleştirilir. (Resim 2.4)
Resim 2.4 Horizantal penceresinde hücrenin içeri ğini yatay konumda hizalayan komutlar vardır.(Resim 2.5) Left sola hizalar, Center ortalar, Right sağa hizalar, Fill hücrenin içeriğini sınırları dolana kadar tekrar eder.Justify iki yana, Center Across Selection hücreler aras ında hizalar.
Resim 2.5
Text control kutusunda bulunan Wrap Text ile hücre içinde bulunan yaz ı hücrenin boyutlarını aşıyor ise; hücrenin bulunduğu satırın yüksekliğini, hücrenin içeriğinin boyutlarına göre arttırmak içindir. Shrink to Fit ise hücre boyutlar ını aşan yazıyı; yine hücrenin içine s ığacak şekilde küçültmek için kullan ılır. Merge Cells komutu ile de hücreler arasındaki kenar çizgileri kalkarak seçili hücreler tek bir hücre gibi i şlev görür Kısa yol düğmeleri ile de hizalama yapılabilir. Aynı menüdeki Orientation k ısmında ise, verinin hücreye hangi düzende yaz ılacağı gösterilmiştir. || Başa dön ||
Sınırlarının Çizilmesi Çalışma sayfalarında çizgi ve renkler kullan ılarak çalışmaların daha çarpıcı görünmesi sağlanabilir. Bir hücrenin üstüne, alt ına ve iki yanına eklenen çizgilerdir. Bir hücrenin etraf ına çerçeve çizmek için ya Format araç çubu ğundaki Outside Border düğmesi tıklanarak açılan seçeneklerden (Resim 2.5) istenilen çerçeve bu menüde varsa do ğrudan tıklanarak seçilir ya da Format menüsünden Cells komutunun BORDER penceresi Resim 2.5 kullanılır.
(Resim 2.6)
(Resim 2.6)
Outline ile hücrenin veya seçili hücrelerin d ışına, inside ile de içine çizgi çekilir. None, önceden çizilmiş sınırları kaldırmak için kullanılır. Line style ile çizginin düz kesik, çift çizgi mi… olacağı belirlenir. Color kutusundan ise çizginin rengi seçilir. Border kutular ından da çizginin hücrenin hangi taraf ına çekileceği belirlenir. Diğer işlemlerde olduğu gibi kısayol menüsünden Format Cells komutu da uygulanabilir. Püf Nokta :Outside Border düğmesi standart araç çubukalr ında gözükmüyor ise araç çubuğu üstünde mouse’ un sağ tuşuna basılarak genel araç çubuklar ı penceresinden seçilebilir.
|| Başa dön ||
Satır ve Sütunların Gizlenmesi Format menüsünde ROW ya da COLUMN seçeneklerinden (Resim 2.7) HIDE komutu
ile o anda etkin olan hücrenin bulundu ğu satır veya sütun gizlenir. UNHIDE komutu ile de tekrar görünür hale getirilir.
Resim 2.7 || Başa dön ||
Satır Yüksekliğinin Ayarlanması Satır yüksekliği, satır etikeki üstünde mouse t ıklanıp şekil1 şeklini aldığında yukarı veya aşağı sürüklenerek ayarlanabilir.Sat ır yüksekliğini ayarlamanın bir diğer yolu da Format/Row menüsünden Height komutunu seçmektir. (Resim 2.8)
Resim 2.8 Açılan diyalog penceresine istenen sat ır yüksekliği klavyeden girilebilir || Başa dön ||
Satır veya Sütun Ekleme/Çıkartma Microsoft Excel’de gerek duyulduğu zaman kolayca satır ve sütun eklenip, çıkarılabilir.Satır ya da sütun eklemek için, Insert menüsündeki Cells (Hücre), Row (Sat ır), Column (Sütun) komutlar ı kullanılır. Bir hücreyi, satırı ya da sütunu silmek için ise Edit menüsündeki Delete komutu kullan ılır. || Başa dön ||
Değişiklikleri Geri Almak
Excel’de yanlışlıkla bir hücre, grafik yada çalışma sayfası (Sheet1) silindiği zaman; bu türden hataları düzeltmek için Edit menüsündeki UNDO komutu ya da Undo k ısayol düğmesi kullanılır. Bu komut kullan ıldıktan sonra biraz önce yap ılan değişikliğin aslında doğru olduğu düşünülüp karar değiştirilebilir. Bu gibi durumlarda da Edit menüsündeki REPEAT komutu kullanılır. Kısayol düğmesi de aynı işlevdedir.Geri al komutunun ad ı son olarak yapılan işlemi yansıtacak biçimde değişmektedir. Bazı durumlarda Undo (Geri Al) komutu kullanılamaz. Örneğin son yapılan işlem çalışma defterini kaydetmek olursa Undo komutu yerine Can’t Undo (Geri Alınamaz) komutu görünür. CTRL+Z tuş kombinasyonu da ayn ı görevdedir. || Başa dön ||
Hızlı Tarihler İçinde bulunduğunuz günün tarihini (veya tarih ve saat) herhangi bir hücreye girmek için sadece =TODAY() veya =NOW() yazman ız yeterlidir. Böylece döküman ı her açtığınızda Excel o günkü tarihi ve saati hesaplayarak bu hücreyi güncelleyecektir. Tarihin sabit kalmasını istiyorsanız, CTRL+;'e basarak tarihi, CTRL+:'ye basarak da saati alabilirsiniz. || Başa dön ||
Hızlı Veri Girişi Eğer bir metni tablo içinde birkaç defa yaz ıyorsanız, bir iki harfini yazdıktan sonra Excel metni tamamlıyor. Eğer yanlış bir seçim yapmışsa, yazmaya devam edin ya da ALT tuşuna basarak diğer tüm seçenekleri görebilirsiniz. E ğer bu otomotik tamamlama özelliğinden rahatsız oluyorsanız, Tools menüsünden Options'a girin ve Edit bölümünde bulunan Hücre Değerleri içine Enable AutoComplate'in yan ındaki check'i kaldırın. || Başa dön ||
Aktif Hücreyi Bulmak Uzun dökümanlarla çal ışırken kimi zaman sayfalar aras ında gezinirken nerede çalışmakta olduğunuzu unutabilirsiniz. Böyle bir durumda CTRL+Backspace kombinasyonu ile aktif olan hücreye gidebilirsiniz. || Başa dön ||
Satırlardan Sütunlara ve Sütunlardan Satırlara Satırlar halinde bulunan verilerinizin sütun haline gelmelerini isterseniz, Excel bu değişimi yapabilir. Ancak kopyalama ve yap ıştırma işlemi yapmak zorundasınız. İstediğiniz
Açılan pencereden Transpose ibresini işaretleyin. || Başa dön ||
Faresiz Sağ Tıklama Genellikle klavye ile çalışan bir insansanız, SHIFT+F10 kombinasyonu ile sağ tıklama menüsünü ekrana getirebilirsiniz. || Başa dön ||
Hızlı Hesaplama (1) Belirli bir satır için hızlı bir şekilde hesaplama istiyorsanız, işiniz bittikten sonra sileceğiniz bir toplama formülü yazmak zorunda de ğilsiniz. Excel bir Status çubuğunun sağında AutoCalculate penceresine sahiptir. Birden fazla hücreyi seçtikten sonra AutoCalculate penceresine sağ tıklayarak değerlerin toplamını görebileceğiniz gibi aynı zamanda Ortalama, Count, CountNums, Max ve Min hesaplamalar ını da öğrenebilirsiniz. || Başa dön ||
Hızlı Hesaplama (2) Hesaplama yapmak için hücrelerin beraber halde bulunmas ına da gerek yoktur. Hesaplama işlemine katılacak hücreleri seçmek için hücreye t ıklarken CTRL tuşunu basılı tutman ız yeterli olacaktır. || Başa dön ||
Hızlı Seçim Hücrelerden oluşan bir bloğu taşırken, uzun metinler taraf ından kaplanan boş hücreleri de taşımanız mümkün. Ya da yan hücrelerden bir tanesini kaç ırabilirsiniz. Veri kaybetmeden Excel'in sizin için seçme işlemini gerçekleştirmesini sağlayabilirsiniz. CTRL+SHIFT+8 (8'i klavyenin sağ tarafta bulunan nümerik k ısmından değil de karakterler kısmının üstünden seçin.) kombinasyonu ile aktif hücrenin etraf ındaki ilk boş satır ve sütuna kadar tüm doldurulmuş hücreleri seçebilirsiniz. Taşıma ve kopyalama işlemlerini oldukça kolaylaştırabilirsiniz. || Başa dön ||
Kendinize Bir Not
Bir hücreye not eklemek için hücreye t ıklayın ve Insert menüsünden Comment'i seçin. İstediğiniz metni yazdıktan sonra Tools k ısmından Options'ı sonra da View' ı seçin. Alışılmış not gösterme biçimi Comment Indicator Only'dir. Hücrenin bir kö şesine ufak k ırmızı bir işaret ekler. Eğer notun her zaman aç ık olmasını isterseniz, Comments&Indicator' ı seçin. Hiç bir şekilde notun görülmesini istemezseniz de None seçene ğini işaretleyin. Belirli bir notu saklamak için ise hücreye sağ tıklayın ve HideComment'i seçin. Tüm sakl ı notları görüntülemek için ise View menüsünden Comments'i seçin. || Başa dön ||
Çalışma Sayfaları Çalışma Sayfasının altında yer alan geçiş düğmelerine tıklanarak bir çalışma defterinin istenilen sayfas ına kolaylıkla geçiş yapılabilir. Çalışma sayfaları arasında hareket etmek için klavye kısayollar ı da kullanılabilir. CTRL+PGDN bir sonraki sayfaya; CTRL+PGUP ise bir önceki sayfaya geçişi sağlar. Microsoft Excel’de birden fazla hücre seçilebildi ği gibi, aynı şekilde birden fazla çalışma sayfasıda seçilebilmektedir. Bitişik (komşu) olan birçok çal ışma sayfasını seçmek için SHIFT tuşu basılı tutularak istenilen sayfalar ı işaretleyerek seçilebilir. Seçmek istenen yapraklar bitişik değil ise CTRL tuşu ile seçim işlemi yapılır. Bir çal ıma defterindeki bir çok sayfa seçildiği zaman, her yaprağa aynı bilgiler ayna anda girilebilmektedir. || Başa dön ||
Çalışma Sayfalarının Kopyalanması ve Taşınması Sayfayı kopyalamak ya da taşımak için Edit/Move or Copy Sheet komutu kullan ılır. Açılan pencerede (Resim 2.9) bu Excel dosyas ında bulunan sayfalar bir liste olarak gözükür.
Resim 2.9 || Başa dön ||
Edit menüsündeki Delete Sheet komutu ile çal ışma sayfaları silinebilmektedir. Ya da kısayol menüsündeki Delete komutu kullan ılır. || Başa dön ||
Çalışma Sayfasının Adının Değiştirilmesi Sayfalarının isimlerinin değiştirilmesi için Format/Sheet menüsündeki Rename komutu kullanılır. (Resim 2.10) Ya da sayfa ad ının yazılı olduğu kısmı çift tıklamak gerekmektedir.
Resim 2.10 Adı değiştirilmek istenen sayfa seçili iken mouse’un sa ğ tuşu yardımı ile oluşan kısayol menüsündeki Rename komutu da ayn ı görevi görmektedir. Bu komutlardan herhangi biri uygulandığı zaman, Sayfa isminin yazılı olduğu kısım yeni ismin verilmesine haz ır durumdadır. || Başa dön ||
Çalışma Sayfasına Resim Eklenmesi Insert/Picture menüsünün yard ımı ile Çalışma sayfalarına resimler eklenebilir..
Resim 2.11
Clipart komutu uygulandığı zaman açılan diyalog penceresinden (Resim 2.12) istenilen resimler seçilerek sayfaya resim nesnesi eklenmiş olur. || Başa dön ||
Çalışma Yaprağında Önizleme Yapmak Sayfaların istenilen sat ır ve sütunları içerip içermediği, kenar boşluklarının gerektiği gibi olup olmad ığı, verilerin sütunlara s ığıp sığmadığını görmek için önizleme yap ılır. Bunun için File menüsündeki Print Preview komutu kullan ılır. Mouse’un oku sayfa üzerinde gezindikçe küçük bir büyüteç şeklini alır. Sayfadaki bazı bilgilerin yerine (#) işaretleri görüntülenir ise çal ışma yaprağını yazıcıya göndermeden önce sütunlar ı genişletmek gerekmektedir. || Başa dön ||
Sayfa Yapısını Hazırlamak Bazen çalışma yaprağının yalnızca bir bölümünü yazdırmak ya da bir sayfaya sığmayacak kadar fazla bilgi yazdırmak gerekebilir. File menüsündeki PAGE SETUP komutuyla, kağıt üzerindeki baskı alanını ve baskı ölçeğini ayarlamak çok kolaydır.(Resim 3.1)
Resim 3.1 Kağıdın Dikey mi (Portrait) yoksa yatay m ı (Landscape) durmas ı gerektiği Orientation’da belirtilir. Scaling bölümünde yaz ılacak kısmın ne oranda küçültülüp büyütüleceği ayarlanır. Fit to başlığıyla basılmak istenen dosya kaç sayfadan oluşursa oluşsun tek bir sayfada ç ıktının alınmasıdır. Paper Size k ısmında yazılıcak kağıdın A4 mü yoksa Letter …vb. olduğu belirlenir. First Page Number başlığıyla, yazılacak ilk sayfaya
vermek istenilen sayfa numaras ı değiştirilebilir.
Resim 3.2 İkinci bölüm Margins’ dir. Burada kenar bo şlukları ayarlamaları yapılır. Üst, alt, sağ ve soldan ne kadar boşluk kalması gerektiği belirtilir.Yazıcıya göre bu değerler belirli sınırlarda olmalıdır. Header, Footer ise bu bilgilerin üst ve alttan ne kadar uzakta olaca ğını gösterir.Center on Page seçeneği, basım alanı kağıt boyutundan küçükse kenarlarda kalacak boşluğun karşılıklı kenarlara eşit dağılmasını sağlar.Seçeneklerin ikiside seçili ise, bu alan kağıdın tam ortasında bulunur; seçenekler iptal edilirse sol üst kö şeye gider.
Resim 3.2 Üçüncü bölüm Header Footer. Bu bölümde kağıdın üst veya altına sayfa numarası, dosya adı, Excel sayfasının adı, tarih gibi haz ır hatırlatma notları koyulur. Bu seçenekler yeterli gelmediği taktirde Custom :Header veya Custom Footer seçeneklerinden istenilen notlar yazılabilir.
Resim 3.3 Eğer yazdırılacak alan tek sayfaya sığmıyor ve bazı satır yada sütunların her sayfada yazılması gerekiyorsa, bu satır sütunlar Repeat bölümünde belirtilir. Kılavuz çizgilerini, notlar ın veya satır ve sütun çizgilerinin yaz ılması isteniyorsa Print alt bölümünde seçilir. Page Order’dan ise sayfalar ın basılma sırasını(önce aşağı veya sola) dolayısıyla sayfa numaralarını ayarlayabilirsiniz. || Başa dön ||
Çalışma Sayfasını Yazdırmak Çalışma yaprağını yazdırmak için kısayol düğmelerinden Print düğmesini ya da File menüsünden PRINT komutu kullan ılır.Print düğmesine tıkladığınızda, çalışma yaprağınız o anki yazdırma ve sayfa ayarlarıyla, varsayılan yazıcıya gönderilir. (Resim 3.4)
Resim 3.4 Print komutu kullanılırsa, yazdırmadan önce baz ı değişiklikler yapılabilir. Kopya sayısı ve kaç sayfa yazdırılacağı gibi. Seçilen bir hücre erimi, çal ışma yaprağı yada tüm çalışma defteri yazdırılabilir. Sayfaların bir çok kopyas ının alınabileceği gibi, sayfaların yalnızca belirli
kısmının çıktısıda alınabilir || Başa dön ||
Çalışma Sayfalarında Girişleri Tekrarlama Çeşitli çalışma sayfalarını birbirlerine bağlamak oldukça kullanışlı bir yöntem. Fakat belirli kalıpları ve formları her sefer yeniden yazmak zorunda kalabiliriz. Bunu yerine çalışmakta olduğunuz tablonun çerçevesine t ıklayın. Daha sonra SHIFT bas ılı durumda iken en son tablonun çerçevesini seçin. Etiketinizi, ba şlıklarınızı ve formüllerinizi yazdığınızda diğer tüm tablolarda da otomatik olarak belirecektir. || Başa dön ||
Çalışma Sayfasında Gezinti Sayfanızda üzerinde sıkça değişiklik yaptığınız veya gözlemlediğiniz bölümleri isimlendirerek kolayca ulaşabilirsiniz. Bunun için istediğiniz bölgeyi seçtikten sonra Insert menüsünden Name'i seçip Define'a girin. Buradan istedi ğiniz ismi vererek bölgenizi tanımlayabilirsiniz. Daha sonra çal ışma sırasında F5 tuşuyla Goto kutusunu ekrana getirebilir ve isim verdiğiniz bölgelerin listesinden seçim yapabilirsiniz. Bu kutu daha evvel gitmek istediğiniz bölümleri hat ırlayabildiği için kimi zaman daha kolay bir şekilde erişim sağlayabilirsiniz. Başka bir Excel döküman ında tanımladığınız bölgeye gitmek için belgenin adını takiben bir ünlem işareti ve bölgenin ismini yazmal ısınız. Eğer birden çok sayfa ile ayn ı anda çalışıyorsanız, ekranın alt kısmında bulunan bölümdeki ok tuşları ile sayfalar arasında gezmek hem zahmetli hem de yavaş olur. Eğer bu ok tuşlarından herhangi birine sağ tıklarsanız tüm sayfaların listesi açılacak ve istediğiniz sayafaya direkt olarak ulaşabileceksiniz. || Başa dön ||
Satır ve Sütunları Otomatik Olarak Toplamak Standart araç çubuğundaki otomatik toplam düğmesine tıklayarak satır ve sütunları toplayan formül oluşturulur. Otomatik toplam 3 şekilde kullanılabilir: etkin hücreye en yak ın satır ya da sütundaki verileri toplamak; seçilmiş olan herhangi bir erimdeki verileri toplamak ve diğer toplamları içeren hücrelerin toplam ını (genel toplamlar) almak. En yak ın hücre erimindeki verileri otomatik olarak toplamak için, tıklamak yeterlidir. || Başa dön ||
Aritmetik İşlemler
Otomatik Toplam düğmesine çift
Yazılan her formül ‘‘=’’ ile başlar Verilerin başına ‘‘=’’ işareti konmaz. Bu durumda yaz ılan aynen hücre içinde görünür. Formül içeren hücrelere veri girişi yapılmamalıdır. Bu alanlar ın sonuçlar ı Excel taraf ından hesaplanarak yazılır. Bilgi girişi yapıldığı an formül silinir. || Başa dön ||
İşlev Sihirbazı Yardımıyla Formül Yazmak Hesaplama yapılacak olan hücre seçildikten sonra Standart araç çubu ğunun üzerindeki İşlev Sihirbazı düğmesinden formüllere ulaşılır. İşlev kategorisini ve işlevin adını seçtikten sonra gerekli argümanlar ın girilmesi ile formül kolayl ıkla yazılabilmektedir. || Başa dön ||
Mantıksal Fonksiyonlar Fonksiyon Adı SUM IF MAX MIN RANDOM NOW AVERAGE
Açıklama Toplam (=A1+A2+A3) ya da (=A1:A3) Eğer (Şart;doğruysa_değer;yanlışsa_değer) İstenen aralıklardaki en büyük say ı değerini bulur A1:A3 İstenen aralıklardaki en küçük say ı değerini bulur Rasgele Sayı Üret Bulunulan hücreye günün tarih ve saatini yazar Ortalamayı bulur
COUNT
Belirtilen aralıklarda kaç tane rakam olduğu sayısını bulur.
COUNTBLANK
Belirtilen aralıklardaki boşluk değerlerinin sayısını bulur.
|| Başa dön ||
Grafik Oluşturma Grafikte görünmesi istenen datalar ın bulunduğu hücreler seçilir. Sat ır ya da sütun başlıklarının da gösterilmesi isteniyor ise bunlar ın bulunduğu hücreler de seçim alan ının içinde yer almalıdır. hazırlanır.
Grafik sihirbazı olarak da adlandırılan kısayol düğmesi ile grafik
Resim 5.1
Resim 5.2
1. Adım: Standart Types ve Custom Types pencerelerinde grafiğin şekli belirlenir 2. Adım: Verilerin satır yada sütun bazında işleneceği seçilir.
Resim 5.3 TITLES Chart Title : Grafiğe Başlık yazılır. Category (X) axis : X eksenine alt başlık yazar Category (Y) axis : Y eksenine alt başlık yazar GRIDLINES Category (X) axis ve Category (Y) axis seçenekleri grafikteki yatay ve dikey çizgileri belirler. Major Gridlines : Aral ıkları tam olarak alır. Minor Gridlines : Aral ıkları bölünmüş olarak belirler. LEGEND Show Legend : Grafiği istenen verilerin isimlerini ya da başlıklarını gösterir.
Placement : Legend’ ın yerini belirler. DATA LABELS None : Grafikteki değerleri, isimleri göstermez. Show Value : Değerleri grafiğe ekler. Show Label : Başlıkları grafikte gösterir. DATA TABLES Show Data Tables : Grafiğin hemen altına verilerin girildiği tabloyu yerleştirir Show Legend Keys :Grafikte bulunan verilerin ayr ılmasını sağlıyan LegendKeyleri gösterir.
Resim 5.4 As New Sheet ile yeni bir sayfada, As Object in ile ayn ı sayfada oluşacak grafiğin çizimi tamamlanır. || Başa dön ||
Grafiğe Data Eklemek Grafik Yaprağına data eklemenin en kolay yolu, çal ışma yaprağındaki datayı kopyalayarak grafiğe yapıştırmaktır. Bir diğer yolu ise Chart menüsünden ADD DATA komutunu uygulamakt ır. Eklenmek istenen datalar bloklanmak suretiyle seçilir || Başa dön ||
Grafiğin Başlığını, Değerlerini Değiştirmek Kategori başlıklarını değiştirmek için çalışma sayfasında başlıkların bulunduğu hücreler seçilir ve yeni bilgisi yaz ılır. Başlıkları grafikten değiştirmek için ise; rafik seçildikten sonra Chart menüsünden Source Data seçilir. Category axis Labels kutusunun Series sekmesinde yeni aralık tanımlanması suretiyle değiştirilir. Aynı zamanda Name kutusuna yeni başlık girilmesi sureti ile de değiştirme yapılır yalnız bu şekilde değiştirme yapıldığı taktirde çalışma sayfası ile olan bağlantısı ortadan kalkacaktır.Değerler ise çal ışma sayfasına
değiştirilebilir. || Başa dön ||
Grafiğin Çalışma Sayfasından Yeni Sayfaya Taşınması Yeri değiştirmek istenen grafik seçildikten sonra CHART menüsünden LOCATION komutu uygulanır. Çalışma yaprağı içindeki grafiği yeni bir grafik sayfas ına taşınmak için AS New Sheet kutucuğu seçilir. Başka bir sayfada yerleşmiş olan grafiği çalışma yaprağına taşımak için ise As Object In kutucuğu seçilir. || Başa dön ||
Grafiğin Rengini, Yazı Tiplerini Değiştirme Kısayol menüsünden Format Plot Area komutu ile grafik üstünde her türlü düzenleme işlemi yapılır. Aynı menüye Format -à Selected Plot Area ile de ula şılabilir. || Başa dön ||
Grafik Serilerinin Yeniden Düzenlenmesi Grafikte değişlik yapmak istenen seri seçildikten sonra k ısayol menüsünden Format Data Series seçilir.