Tarea semana 2 Héctor Eduardo Contreras Castillo Control de Gestión y Rendición de Cuentas Instituto IACC Enero 21 de 2019
E lig e un rubro de empres a (puede s er donde trabajas u otra) y elabora la estructura formal que permita de mejor manera realizar un control de g estión. E xplica el por qué decidis te hacer la estructura de es a forma. P res enta un org anig rama y en bas e a él define los canales de comunicación y s u rendici ón de cuentas.
INSTITUTO PROFESIONAL AIEP SpA AIEP es una organización dedicada a la formación técnico y profesional de jóvenes y adultos que residen en Chile y que, dada una variable de condiciones por parte del estudiante, toman esta opción para perfeccionarse a través de un título. ELABORACIÓN DE LA ESTRUCTURA FORMAL Tamaño de la empresa: AIEP es una organización que cuenta con más de 1.600 colaboradores y cerca de 4.000 docentes en todas sus sedes a nivel nacional (24), llegando a alcanzar a más de 90.000 estudiantes a nivel nacional. Dadas estas cifras, se deja en manifiesto que esta empresa es de Gran Tamaño. 1. División del trabajo: para poder lograr una mejor gestión y control del mismo, se sugiere generar descriptores de cargos, que permitan en primera instancia, estandarizar las labores y en segunda instancia, elegir a la persona más idónea para ocupar el cargo vacante. Dado a la magnitud de la empresa, es que se hará descriptor de cargo para el área de administración. Jefe de Administración Principales funciones
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Controlar los activos y recursos que la institución tenga a disposición para el funcionamiento de las instalaciones
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Velar por el cumplimiento de las políticas y procedimientos que la organización defina
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Dirigir al equipo de trabajo a cargo
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Planificar acciones que permitan un buen reclutamiento y retención de personal idóneo para la institución
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Reportar y subsanar contingencias de operación y de infraestructura que la sucursal pueda presentar
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Controlar y velar por la correcta ejecución del presupuesto asignado a la sucursal
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Apoyar a los demás departamentos que la sede disponga.
Asistente de administración Principales funciones
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Apoyar las labores que la jefatura directa la indique realizar
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Generar reportes de estado de instalaciones para la perfecta operación del recinto
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Recepcionar y transferir los llamados de la central telefónica
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Encargado del despacho y la recepción de la correspondencia de la organización
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Mantener el archivo del departamento administrativo al día
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Realizar trámites que se le encomiende fuera de la oficina (correo, municipalidad, etc)
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Mantener el inventario actualizado
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Otros que la jefatura directa le pueda encomendar, trabajos relacionados con el área al cual reporta
Personal de Servicios Menores Principales funciones
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Mantener las instalaciones de la empresa en perfecto estado de higiene, orden y limpieza
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Reponer insumos en servicios higiénicos cada vez que sea necesario
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Realizar aseo profundo a todas las oficinas cada 30 días
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Realizar aseo detallado a todas las oficinas cada 15 días
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Preocuparse de la limpieza diaria de todos los sectores con mayor afluencia de público
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Encargados de llevar el inventario relacionado con los insumos de limpieza
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Avisar con antelación cada vez que se requiera la reposición de dichos insumos
Maestro de Mantención Principales funciones
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Velar por la operatividad de la sede
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Mantener todos los servicios básicos en funcionamiento
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Realizar mantenciones preventivas y correctivas en grifería, servicios higiénicos, iluminación, jardines y otros que sean necesarios para la buena atención del público y del personal que trabaja en sede.
Encargado de Informática Principales funciones
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Realizar mantenciones correctivas y preventivas a todos lo concerniente al área informática de la sede
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Velar por la seguridad de los equipos
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Informar destrozos o pérdidas de hardware
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Otros que la jefatura le encomiende relacionados con la naturaleza del cargo y del área al cual pertenece.
2. Departamentalización -
Departamentalización funcional: a continuación, se presenta organigrama acorde a las funciones y la jerarquía del departamento de administración
Jefe de Aministración
Asistente de Administración
Encargado de Informática
Encargado de Mantención
Personal de Servicio Menores
3. Cadena de mando: reportes y funciones:
Jefe de Aministración
Asistente de Administración
Reporta al Jefe de Administración, sin personal a Cargo
Encargado de Informática
Reporta al Jefe de Administración, sin personal a Cargo
Reporta al Director de sede, tiene 4 personas a cargo
Encargado de Mantención
Personal de Servicio Menores
Reporta al Encargado de Mantención, sin personal a Cargo
Reporta al Jefe de Administración, con personal a Cargo
4. Canales de comunicación:
Director de Sede
Departamento de Administración
Departamento Académico
El departamento de administración, debe reportar continuamente al director de la sede, pero a su vez, tiene contacto permanente con el departamento académico, dado a la cooperación que entre ambos debe existir para poder lograr la excelencia en la sede, este último no habla de una dependencia jerárquica, si no que de trabajo mancomunado. 5. Rendición de cuentas: es la estructura que indica claramente, a quien se le debe reportar el accionar y los avances que cada departamento está presentando, puede ser de manera diaria, semanal, quincenal, mensual, etc. Para el caso presentado se entrega la línea de rendición apropiada:
Rector Director de Sede
Departamento Administrativo
6. Organigrama: para esta empresa, se define la presentación de un organigrama vertical.
Director Sede
Secretaria Director
Asistente de Administración
Jefe de Administración
Jefe Departamento Académico
Encargado de Informática
Maestro de Mantención
Personal de Servicios Menores
Jefe Departamento de Becas
Dentro de la estructura formal de la empresa, se ha distinguido y comprobado que existe una estructura informal de preferencias del personal de administración, el cual dada la jerarquía y la naturaleza de sus funciones, han tenido mayor cercanía como equipo. La razon principal y recientemente detectada en netamente relacionada por el trabajo en equipo, el cual, con el pasar de la jornada diaria, se han percatado que tienen intereses comunes, como lo son el mantener a sus familias.
Por otra parte, podemos distinguir en color azul, una estructura informar dentro de la principal:
El personal de servicios menores, se relaciona constantemente con el maestro de mantención, por intereses laborales en común, debe mantener comunicación fluida entre todos, por lo que ha provocado que tengan cercanía entre ellos. Finalmente, la empresa contempla una estructura organizacional vertical, la cual se desglosa departamentos acordes a las necesidades de sus objetivos y en plena relación con los objetivos institucionales. Cada departamento tiene relación directa entre ellos, lo que no necesariamente representa jerarquía o mando entre todos. Existe un canal de comunicación que también es vertical y cada quien en su descriptor de funciones o de cargos debe reportar a su línea directa antecedente.
En esta situación, la empresa comienza a generar un plan para el control de gestión, ya que cada uno de los actores tiene pleno conocimiento de sus funciones y de la relación que debe tener con sus pares, jefes o subordinados. En sencillas palabras, la organización se describiría de la siguiente forma:
Director Sede
Secretaria Director
Jefe Departamento Adinistración
Jefe Departamento Académico
Jefe Departamento de Becas
Con la información anterior, ya se pueden generar objetivos a corto, mediano y largo plazo, por departamento, por trabajador y para toda la institución. Ahora bien, existiendo conocimiento de las relaciones que existen dentro de la organización, además se puede confirmar o descartar que dichas relaciones puedan ser dañinas o perjudiciales para la empresa en sí, logrando subsanar o adelantarse a hechos que puedan pas ar en el futuro. Con este conocimiento, la organización entonces, puede planificar de manera más detallada los planes de acción a llevar, designando labores, tareas y estandarizando cada uno de los procesos que se puedan conllevar, logrando tener el máximo del control de la gestión organizacional.
Bibliografía 2019, C. S. (s.f.). Apunte de clases control de gestión y plan de cuentas.
